SVcompactPlus 2021 Schnell und sicher durch die Sozialversicherung 120 Begriffe und ihre Erklärung - pronova BKK

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SVcompactPlus 2021 Schnell und sicher durch die Sozialversicherung 120 Begriffe und ihre Erklärung - pronova BKK
SVprofi 2022 2021
SVcompactPlus
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                     durchdie
                           die Sozialversicherung
                              Sozialversicherung
 Entgeltfortzahlung
120 Begriffe und ihreund Aufwendungsausgleich
                     Erklärung
Vorwort
    In dieser SVprofi-Ausgabe sind Informationen für den Arbeitgeber – aber auch für
    den Arbeitnehmer – enthalten, die sich mit dem Thema „Arbeitsunfähigkeit“ be-
    schäftigen. Neben dem Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall geht es
    dabei auch um die Anzeige- und Nachweispflichten des Arbeitnehmers und um den
    Übergang von Schadensersatzansprüchen.

    Um ihre finanziellen Belastungen durch fortgezahltes Entgelt zu reduzieren, entrichten­
    Unternehmen – sofern die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen – Umlagebeträge
    und können im Gegenzug bei Krankheitsfällen von Beschäftigten­Erstattungsansprüche
    geltend machen (Ausgleichsverfahren U1). Darüber hinaus­werden den Arbeitgebern­
    im Rahmen eines weiteren Ausgleichsverfahrens Mutterschutzaufwen­dungen erstattet
    (Ausgleichsverfahren U2). Hierzu zählen der Zuschuss zum Mutter­schaftsgeld sowie
    das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten fortgezahlte Entgelt (inklusive der
    hierauf entfallenden Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen).

    Die wichtigsten Informationen zur Entgeltfortzahlung sowie zu den beiden
    Ausgleichs­verfahren U1 und U2 finden Sie in dieser Broschüre.

    Mit freundlichen Grüßen

    Ihre pronova BKK

    Impressum
    Herausgeber und Verlag:

    inside partner                      Telefon (0 25 66) 93399-0
    Verlag und Agentur GmbH             Telefax (0 25 66) 93399-99
                                                                     © inside partner
    Am Bahndamm 9                       info@inside-partner.de
    48739 Legden                        www.inside-partner.de        Stand: Januar 2022

2   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Inhalt
1.     Allgemeines                                                5

2.	Voraussetzungen für die Entgeltfortzahlung                    5
2.1.   Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit           5
2.2.   Sterilisation oder Schwangerschaftsabbruch                  6
2.3.   Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen                     6
2.4.   Organ- oder Gewebespende                                    7

3.     Arbeitsverhältnis                                          8
3.1.   Beginn des Anspruchs                                        8
3.2.   Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses            9

4.	Zusammentreffen von Arbeitsunfähigkeit­
    mit anderen Gründen der Arbeitsverhinderung                   10
4.1.   Bezahlter Urlaub                                           10
4.2.   Unbezahlter Urlaub                                         10
4.3.   Gesetzliche Feiertage                                      10
4.4.   Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz          11
4.5.   Streik/Aussperrung                                         12
4.6.   Elternzeit                                                 12

5.	Dauer des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung­	                  13
5.1.   Sechs-Wochen-Frist                                         13
5.2.   Wiederholte Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit   15
5.3.   Hinzutritt einer weiteren Krankheit                        20

6.     Höhe der Entgeltfortzahlung                                21

                                                                       3
7.        Anzeige- und Nachweispflichten                22
    7.1.  Anzeigepflicht                                    22
    7.2.  Nachweispflicht                                   22
    7.3.  Aufenthalt im Ausland                             23
    7.4.	Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen            24

    8.        Übergang von Schadensersatzansprüchen         24

    9.        Ausgleich von Arbeitgeberaufwendungen
              bei Krankheit und Mutterschaft                25
    9.1.  Allgemeines                                       25
    9.2.  Beteiligte Arbeitgeber                            25
    9.3.	Umlagepflichtige Arbeitgeber zur U1
          für das Kalenderjahr 2022                         26
    9.4.  Begriff Arbeitnehmer                              26
    9.5.  Berechnung der Umlagebeträge                      30
    9.6.  Umlagesätze (Beitragssätze)                       32
    9.7.  Abführung der Umlagebeträge                       32
    9.8.  Erstattung der Aufwendungen in der U1             32
    9.9.  Erstattung der Aufwendungen in der U2             34
    9.10. Freiwilligendienstleistende                       35
    9.11. Versagen und Rückforderung der Erstattung         35
    9.12. Abtretung eines Schadensersatzanspruches          36
    9.13. Verjährung des Erstattungsanspruchs               36
    9.14. Maschinelles Antragsverfahren                     37
    9.15. Krankenkassenzuständigkeit                        38

4   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
1. Allgemeines
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist für Arbeitnehmer und Auszubilden-
de einheitlich im „Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen
und im Krankheitsfall“, kurz Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt. Es ist
grundsätzlich­für alle abhängig oder zur Berufsausbildung Beschäftigten anzuwen-
den, die in Deutschland in einem Arbeitsverhältnis stehen. Die Staatsangehörig-
keit oder der gewöhnliche Wohnort ist dabei unbedeutend. Auch für geringfügig
Beschäftigte gelten die Regelungen des EntgFG. Keine Arbeitnehmer im Sinne des
EntgFG sind Beamte, Teilnehmer an Jugend- oder Bundesfreiwilligendiensten sowie
Personen, die sich in Justizvollzugsanstalten befinden (Strafgefangene).

2.	Voraussetzungen
    für die Entgeltfortzahlung
2.1.      Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit

Der Arbeitgeber hat bis zur Dauer von sechs Wochen Entgeltfortzahlung zu leisten, wenn
der Arbeitnehmer infolge Krankheit unverschuldet arbeitsunfähig ist (s. Punkt 5.1.).
Der Begriff­„Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit“ ist im Sinne des Kranken­ver­siche­rungs­­
rechts zu verstehen. Danach liegt Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit vor, wenn der
Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit nicht mehr oder nur unter der Gefahr der
Verschlimmerung ausüben kann. Die Krankheitsursache ist dabei grundsätzlich
unerheblich. Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch dann, wenn z. B. ein
Sport- oder Verkehrsunfall vorliegt.

Ein Verschulden im Sinne des EntgFG liegt vor, wenn der Arbeitnehmer sich die Arbeits­
unfähigkeit besonders leichtfertig, grob fahrlässig oder vorsätzlich zugezogen hat.
Die Beurteilung, ob eine selbstverschuldete Arbeitsunfähigkeit vorliegt, ist immer eine
Einzelfallentscheidung. Hierzu gibt es eine umfangreiche Rechtsprechung des Bundes­
arbeitsgerichts. Wesent­lich ist, dass die Arbeitsunfähigkeit durch das schuldhafte­
Verhalten des Arbeitnehmers hervorgerufen wurde. Die Beweislast trifft den Arbeitgeber.
Wenn nach der Lebens­erfahrung auf ein schuldhaftes Verhalten des Arbeitnehmers
zu schließen ist (z. B. Beteiligung an einer tätlichen Auseinandersetzung) hat der Arbeit­
nehmer zu beweisen, dass er unverschuldet arbeitsunfähig ist (Beweislastumkehr).

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2.2.      Sterilisation oder Schwangerschaftsabbruch

    Eine nicht rechtswidrige Sterilisation oder ein Schwangerschaftsabbruch sind einer
    Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit gleichzusetzen.

    Als nicht rechtswidrig ist eine Sterilisation dann einzustufen, wenn diese im Auftrag
    und im Einverständnis des Arbeitnehmers von einem Arzt durchgeführt wird.

    Bei einem Schwangerschaftsabbruch hat der Arbeitgeber sowohl bei einem nicht
    rechtswidrigen als auch bei einem rechtswidrigen Schwangerschaftsabbruch, der
    straffrei bleibt, Entgeltfortzahlung zu leisten. Nicht rechtswidrig ist ein Schwanger-
    schaftsabbruch bei medizinischer oder kriminologischer Indikation. Rechtswidrig, aber
    straffrei sind Schwangerschaftsabbrüche, wenn die Schwangerschaft innerhalb der
    ersten zwölf Wochen nach vorheriger Beratung durch eine anerkannte Beratungs-
    stelle auf Verlangen der Frau von einem Arzt abgebrochen wird.

    Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht aber nur dann, wenn mit der Sterilisation
    oder mit dem Schwangerschaftsabbruch eine Arbeitsunfähigkeit verbunden ist.

    2.3.      Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen

    Wird von einem Sozialleistungsträger (z. B. Krankenkasse, Rentenversicherungsträger)
    eine ambulante oder stationäre Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme in einer
    Einrichtung der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation zugebilligt, besteht
    ebenfalls Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Ein Arbeitnehmer braucht bei einer Vor-
    sorge- oder Rehabilitationsmaßnahme nicht gleichzeitig krank zu sein. Es reicht aus,
    wenn er seine Arbeit wegen dieser Maßnahme nicht verrichten kann. Die Arbeits-
    verhinderung wegen dieser Maßnahmen ist der Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit
    gleichgestellt. Arbeitnehmer, die nicht gesetzlich kranken- oder rentenversichert sind
    und eine vergleichbare Maßnahme von ihrem Arzt verordnet bekommen, erhalten
    ebenfalls Entgeltfortzahlung.

6   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
2.4.     Organ- oder Gewebespende

Im Zusammenhang mit verschiedenen gesetzlichen Neuregelungen wurde festgelegt,
dass eine Arbeitsverhinderung infolge einer Organ- oder Gewebespende wie eine
unverschuldete Arbeitsunfähigkeit behandelt wird. Die Folge: Der Organ- oder
Gewebespender erhält für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, längstens jedoch für
sechs Wochen, sein Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber fortgezahlt.

Allerdings bleiben die Arbeitgeber mit dem fortgezahlten Entgelt nicht belastet;
sie haben grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der nach § 3a
Abs. 1 EntgFG geleisteten Entgeltfortzahlung.

Erstattet werden auf Antrag das an den Arbeitnehmer fortgezahlte Arbeitsentgelt
sowie die darauf entfallenden tatsächlich fortgezahlten Arbeitgeberanteile zum
Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie die ggf. gewährten Beitragszuschüsse nach
§ 172a SGB VI (für eine berufsständische Versorgungseinrichtung), nach § 257 SGB V
(Krankenversicherung) und nach § 61 SGB XI (Pflegeversicherung) sowie die erstat-
tungsfähigen Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersversorgung.

Die Erstattung ist bei der Krankenkasse zu beantragen, bei der der Organ- oder
Gewebe­empfänger versichert ist. Ist der Organ- oder Gewebeempfänger nicht
Mitglied­einer gesetzlichen Krankenkasse, erstattet der Kostenträger der Organ-
oder Gewebetransplantation (Private Krankenversicherung, Beihilfeträger) dem
Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen.

                                                                                     7
3. Arbeitsverhältnis
    Rechtliche Grundlage für die Entgeltfortzahlung ist das Bestehen eines Arbeits-
    oder Ausbildungsverhältnisses. Für den Abschluss eines Arbeitsvertrages gilt die
    Formfreiheit; er kann daher sowohl mündlich als auch schriftlich abgeschlossen
    werden. Bestehen gleichzeitig mehrere Arbeitsverhältnisse, so hat der Arbeitnehmer
    grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen jeden Arbeitgeber.

    3.1.      Beginn des Anspruchs

    Die sechswöchige Entgeltfortzahlung setzt bei ununterbrochenem Bestehen des
    Arbeitsverhältnisses frühestens nach einer „Wartezeit“ von vier Wochen ein.

        Beispiel
        Arbeitsverhältnis                                            ab 01.09.2022
        Arbeitsunfähigkeit                                           ab 21.09.2022

        Beurteilung:
        Wartezeit                                             01.09. bis 28.09.2022
        Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung                     ab 29.09.2022

    Hat ein Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag abgeschlossen und kann er die Arbeit
    zum Zeitpunkt der vereinbarten Arbeitsaufnahme wegen einer Arbeitsunfähigkeit
    nicht aufnehmen, so besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Voraussetzung
    ist, dass der Arbeitsvertrag vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit abgeschlossen wurde.
    Der sechswöchige Entgeltfortzahlungsanspruch beginnt auch hier erst nach Ablauf
    der Wartezeit von vier Wochen.

8   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Beispiel
   Arbeitsvertrag abgeschlossen                                      03.08.2022
   Arbeitsunfähigkeit                                             ab 24.08.2022
   Vereinbarte Arbeitsaufnahme                                        01.09.2022

   Beurteilung:
   Die Arbeitsunfähigkeit ist nach Abschluss des Arbeitsvertrages eingetreten.
   Die Wartezeit läuft vom 01.09. bis zum 28.09.2022. Anspruch auf
   6 Wochen Entgeltfortzahlung besteht ab 29.09.2022.

3.2.     Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet nach Ablauf von sechs Wochen,
spätestens­zum Ende des Arbeitsverhältnisses.

Der Arbeitgeber hat den Entgeltfortzahlungsanspruch für die Dauer von sechs Wochen
jedoch zu erfüllen, wenn er das Arbeitsverhältnis aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit
gekündigt hat (Anlasskündigung) oder wenn der Arbeitnehmer aus Gründen kündigt,
die der Arbeitgeber zu vertreten hat.

Ist die Arbeitsunfähigkeit der entscheidende Grund für die Kündigung gewesen, so
spricht man von einer Anlasskündigung. Kündigt der Arbeitgeber, nachdem ihm die
Arbeitsunfähigkeit bekannt geworden ist, so spricht der „Beweis des ersten Anscheins“
dafür, dass die Arbeitsunfähigkeit der Grund für die Kündigung war. Ob ein anderer
Kündigungsgrund vorgelegen hat, muss der Arbeitgeber beweisen.

Kündigungsgründe des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber zu vertreten hat, sind
beispielsweise Tätlichkeiten und unsittliches Verhalten.

                                                                                        9
4.	Zusammentreffen von
         Arbeitsunfähigkeit­mit anderen
         Gründen der Arbeitsverhinderung
     4.1.      Bezahlter Urlaub

     Tritt während eines bezahlten Urlaubes Arbeitsunfähigkeit ein, so wird der bezahlte
     Urlaub unterbrochen oder beendet. Zeiten der Arbeitsunfähigkeit dürfen nicht auf
     den Urlaub angerechnet werden. Der Arbeitnehmer erhält Entgeltfortzahlung.

     4.2.      Unbezahlter Urlaub

     Während des unbezahlten Urlaubes ruhen die Hauptpflichten des Arbeitnehmers und
     des Arbeitgebers, nämlich die Arbeitsleistung und die Entgeltzahlung. Daher besteht
     bei Eintritt von Arbeitsunfähigkeit während des unbezahlten Urlaubes kein Anspruch
     auf Entgeltfortzahlung. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über den unbezahlten Urlaub hi-
     naus an, besteht ab diesem Zeitpunkt ein sechswöchiger Entgeltfortzahlungsanspruch.

     Anders sieht es aus, wenn der unbezahlte Urlaub Erholungszwecken dienen sollte und
     der Zeitrahmen für einen üblicherweise bezahlten Urlaub nicht überschritten wird.
     In diesen Fällen wird der unbezahlte Urlaub in entsprechender Anwendung des § 9
     Bundesurlaubsgesetz abgebrochen und es besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

     4.3.      Gesetzliche Feiertage

     Sofern ein Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag arbeitsunfähig ist, für den
     ihm Arbeitsentgelt zustehen würde (z. B. Bezieher eines festen Monatsgehalts), so
     ist auch für diesen Tag Entgeltfortzahlung zu leisten.

10   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
4.4.     Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz

Besteht während der Schutzfristen vor und nach der Entbindung Arbeitsunfähigkeit,
so besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Vielmehr hat die Arbeitnehmerin
ggf. Anspruch auf Mutterschaftsgeld gegenüber ihrer Krankenkasse und auf den
Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld.

Für den Beginn der Schutzfrist ist der vom Arzt errechnete voraussichtliche Ent­bin­dungs­
termin maßgeblich. Die Schutzfrist beginnt sechs Wochen vor dem mutmaßlichen
Entbindungstag und endet grundsätzlich acht Wochen nach der Geburt. Die Schutz­frist
verlängert sich bei vorzeitigen Geburten um den Zeitraum, um den die Geburt früher
als erwartet eingetreten ist. Bei Früh-, Mehrlingsgeburten oder ärztlich festgestellter
Behinderung des Kindes verlängert sich die Mutterschutzfrist auf zwölf Wochen
nach der Entbindung.

   Beispiel
   Voraussichtlicher Entbindungstermin                                   06.09.2022
   Tatsächlicher Entbindungstermin                                       01.09.2022
   Die Schutzfrist beträgt 8 Wochen bzw. 56 Kalendertage, da es sich nicht um
   eine Früh- oder Mehrlingsgeburt handelt und zudem keine ärztlich fest­
   gestellte Behinderung des Kindes vorlag.

   Beurteilung:
   Die Schutzfrist verläuft zunächst vom                       07.09. bis 01.11.2022
                                                                  (56 Kalendertage)
   Aufgrund der vorzeitigen Geburt verlängert sich die Schutzfrist um
   5 Kalender­tage (01.09. – 05.09.2022). Die Schutzfrist nach der Geburt
   verläuft demnach vom 02.09. bis 01.11.2022 (61 Kalendertage).

Ist außerhalb der Schutzfristen eine krankheitsbedingte – ggf. auch mit der Schwanger­
schaft zusammenhängende – Arbeitsunfähigkeit für einen Arbeitsausfall maßgebend,
so besteht kein Anspruch auf Mutterschutzlohn, sondern Anspruch auf Entgeltfort-
zahlung wegen Krankheit. Besteht allerdings ein individuelles (ärztliches Attest liegt
vor) oder ein generelles (z. B. Verbot zur Nachtarbeit) Beschäftigungsverbot, ist eine
Entgeltfortzahlung nach dem Mutterschutzgesetz zu leisten.

                                                                                             11
4.5.      Streik/Aussperrung

     Ein Arbeitgeber kann nicht ohne weiteres davon ausgehen, dass alle bei Streikbeginn
     arbeitsunfähigen Arbeitnehmer auch Streikteilnehmer sind. Nimmt ein Arbeitnehmer­
     trotz krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit an einem Streik teil, entfällt sein Anspruch
     auf Entgeltfortzahlung. Der Entgeltfortzahlungsanspruch bleibt bestehen, wenn er
     sich am Streik nicht beteiligt.

     Führt der Streik zur vollständigen Stilllegung des Betriebes und kann der Arbeitnehmer –
     auch ohne seine Streikbeteiligung – nicht beschäftigt werden, so entfällt der Entgelt-
     fortzahlungsanspruch. Dies gilt auch dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit vor Beginn
     des Streiks einsetzt. Bei einem Streik wird die Arbeitspflicht eines Arbeitnehmers nicht
     schon durch einen entsprechenden­Aufruf der Gewerkschaft suspendiert, sondern
     es ist Sache des einzelnen Arbeitnehmers, durch Niederlegung der Arbeit oder
     ausdrücklich gegenüber dem Arbeitgeber zu erklären, dass er sich am Streik beteiligt.
     Nur eine solche Erklärung hat den Wegfall­des Entgeltanspruchs und somit des
     Entgeltfortzahlungsanspruchs zur Folge.

     Auch arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer können rechtswirksam ausgesperrt
     werden. Der Entgeltfortzahlungsanspruch entfällt also, wenn der Arbeitgeber eine
     Abwehraussperrung vorgenommen hat. Dies gilt unabhängig davon, ob die Arbeits-
     unfähigkeit vor oder nach Beginn der Arbeitskampfmaßnahme eingetreten ist.

     Die Sechs-Wochen-Frist nach dem EntgFG verlängert sich nicht um Zeiträume, in
     denen der Arbeitnehmer infolge Streik oder Aussperrung keine Entgeltfortzahlung
     erhalten hat.

     4.6.      Elternzeit

     Wird während der Elternzeit keine Teilzeitbeschäftigung ausgeübt, besteht kein
     Anspruch auf Entgeltfortzahlung, da das Arbeitsverhältnis ruht. Der Anspruch auf
     Entgeltfortzahlung beginnt erst wieder ab dem Tag nach der Beendigung der Eltern-
     zeit. Eine Arbeitsunfähigkeit während der Elternzeit wird in diesem Fall nicht auf die
     Sechs-Wochen-Frist angerechnet (s. Punkt 5.1.).

12   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
5.	Dauer des Anspruchs
    auf Entgeltfortzahlung­

5.1.     Sechs-Wochen-Frist

Für jede Arbeitsunfähigkeit besteht ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf
Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen. Die Sechs-Wochen-Frist ist
nach dem BGB zu berechnen; d. h. es ist festzustellen, ob es sich um eine Ereignis-
frist oder um eine Beginnfrist handelt.

Hat der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet, so
gilt dieser Tag als Ereignistag und wird nicht in die Frist einbezogen. Anspruch auf
Entgeltfortzahlung besteht für den Rest des Tages und weitere 42 Kalendertage.

   Beispiel
   Arbeitsunfähigkeit                                              ab 26.08.2022
   Der Arbeitnehmer hat am 26.08.2022 noch bis 10.00 Uhr gearbeitet.

   Beurteilung:
   Der 26.08.2022 gilt als Ereignistag. Die 6-Wochen-Frist beginnt am 27.08.
   und endet am 07.10.2022. Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht somit
   vom 26.08. (10:01 Uhr) bis 07.10.2022.

Wurde an dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit nicht mehr gearbeitet, liegt eine
„Beginnfrist“ vor. Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht für 42 Kalendertage ab
dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit.

                                                                                       13
Beispiel
         Arbeitsunfähigkeit                                                ab 12.08.2022
         Der Arbeitnehmer hat am 12.08.2022 nicht mehr gearbeitet.

         Beurteilung:
         Die 6-Wochen-Frist und der Entgeltfortzahlungsanspruch beginnen am
         12.08. und enden am 22.09.2022.

     Beginnt die Arbeitsunfähigkeit an einem arbeitsfreien Tag und erhält der Arbeit-
     nehmer ein festes Monatsentgelt, beginnt die Sechs-Wochen-Frist mit dem ersten
     Tag der Arbeitsunfähigkeit. Wird kein festes Monatsentgelt gezahlt, wie z. B. bei
     Stundenlöhnern, liegt eine Ereignisfrist vor und die Sechs-Wochen-Frist beginnt am
     folgenden Tage.

         Beispiel
         Arbeitsunfähigkeit                                               ab 18.04.2022
                                                         (Ostermontag = arbeitsfreier Tag)
         Der Arbeitnehmer erhält ein festes Monatsentgelt

         Beurteilung:
         Die 6-Wochenfrist beginnt am 18.04. und endet am 29.05.2022.
         Würde der Arbeitnehmer nach Stunden bezahlt, wäre der 18.04.2022
         ein Ereignistag. Die 6-Wochen-Frist würde am 19.04. beginnen und am
         30.05.2022 enden.

14   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
5.2.     Wiederholte Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit

5.2.1. Begriff „dieselbe Krankheit“
Um dieselbe Krankheit handelt es sich, wenn die wiederholten Erkrankungen auf
dem gleichen Grundleiden oder auf derselben Krankheitsursache beruhen.

Die Feststellung, ob es sich um dieselbe Krankheit handelt, treffen die Krankenkassen
ggf. nach Rücksprache mit dem behandelnden Arzt oder dem Medizinischen Dienst
der Krankenkassen. Das Ergebnis, jedoch nicht die Diagnose, wird dem Arbeitgeber
auf Anfrage mitgeteilt.

5.2.2. Sechs-Monats-Frist
War der Arbeitnehmer bereits in der Vergangenheit wegen derselben Krankheit
arbeitsunfähig, besteht ein neuer „voller“ Sechs-Wochen-Anspruch auf Entgeltfort-
zahlung, wenn der Arbeitnehmer in der Zwischenzeit sechs Monate nicht wegen
derselben Krankheit arbeitsunfähig war. Ist das nicht der Fall, ist kein oder lediglich
ein reduzierter Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegeben.

Die Sechs-Monats-Frist ist eine rückwärts (in die Vergangenheit) laufende Frist. Der
erste Tag der erneuten Arbeitsunfähigkeit ist immer der Ereignistag, sodass die Frist
mit dem Tag vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit beginnt und nach sechs Monaten
mit dem Tag endet, der der Zahl nach dem Ereignistag entspricht.

   Beispiel 1
   Arbeitsunfähigkeit                                               ab 29.08.2022
   Vorerkrankung                                               15.01. – 25.02.2022

   Berechnung der 6-Monats-Frist:
   Ereignistag:                                                        29.08.2022
   Fristbeginn:                                                        28.08.2022
   Fristende:                                                           29.02.2022

   Beurteilung:
   Die Vorerkrankung fällt nicht in die Frist. Für die Arbeitsunfähigkeit ab
   29.08.2022 besteht ein neuer 6-Wochen-Anspruch.

                                                                                          15
Beispiel 2
         Arbeitsunfähigkeit                                          ab 27.09.2022
         Vorerkrankung                                         25.02. – 29.03.2022

         Berechnung der 6-Monats-Frist:
         Ereignistag:                                                   27.09.2022
         Fristbeginn:                                                   26.09.2022
         Fristende:                                                     27.03.2022

         Beurteilung:
         Die Vorerkrankung fällt in die Frist. Ein neuer 6-Wochen-Anspruch besteht
         nicht.

     5.2.3. Zwölf-Monats-Frist
     Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch ergibt sich auch dann, wenn seit der ersten
     Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit ein Zeitraum von zwölf Monaten
     abgelaufen ist.

     Die Zwölf-Monats-Frist beginnt grundsätzlich mit der ersten Arbeitsunfähigkeit
     wegen derselben Krankheit. Die Fristenberechnung ist entsprechend der Berechnung
     der Sechs-Wochen-Frist vorzunehmen. Es ist also festzustellen, ob es sich um eine
     Ereignis- oder eine Beginnfrist handelt.

     Die Anrechnung von Vorerkrankungen ist nur innerhalb eines Arbeitsverhältnisses
     möglich. Hat der Arbeitnehmer zwischenzeitlich den Arbeitgeber gewechselt, so sind
     Vorerkrankungen beim vorherigen Arbeitgeber nicht zu berücksichtigen.

16   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Beispiel
   Arbeitsunfähigkeit                                            ab 01.08.2022
   Vorerkrankung                                      20.07.2021 – 05.03.2022

   Die Arbeitsunfähigkeit ist jeweils vor Arbeitsbeginn eingetreten.

   Berechnung der 6-Monats-Frist:
   Ereignistag:                                                        01.08.2022
   Fristbeginn:                                                        31.07.2022
   Fristende:                                                          01.02.2022

   Nach Prüfung der 6-Monats-Frist ergibt sich kein neuer 6-Wochen­-Anspruch,
   da die Vorerkrankung in die Frist fällt.

   Berechnung der 12-Monats-Frist:
   Fristbeginn:                                                        20.07.2021
   Fristende:                                                          19.07.2022

   Beurteilung:
   Die Arbeitsunfähigkeit ab 01.08.2022 liegt außerhalb der Frist. Ein Zeitraum
   von 12 Monaten seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit ist abgelaufen.
   Für die Arbeitsunfähigkeit ab 01.08.2022 besteht ein neuer 6-Wochen-
   Anspruch.

Ist der Zwölf-Monats-Zeitraum noch nicht abgelaufen, ist festzustellen, ob ggf.
noch ein Restanspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, denn innerhalb des Zwölf-
Monats-Zeitraums ist der Anspruch auf 42 Kalendertage begrenzt.

                                                                                    17
Beispiel
         Arbeitsunfähigkeit                                             ab 21.09.2022
         Vorerkrankung                                       02.03.2022 – 25.03.2022

         Die Arbeitsunfähigkeit ist jeweils vor Arbeitsbeginn eingetreten.

         Berechnung der 6-Monats-Frist:
         Ereignistag:                                                        21.09.2022
         Fristbeginn:                                                        20.09.2022
         Fristende:                                                          21.03.2022

         Die Vorerkrankung fällt in die Frist, ein neuer 6-Wochen-Anspruch ist nicht
         gegeben.

         Berechnung der 12-Monats-Frist:
         Fristbeginn:                                                        02.03.2022
         Fristende:                                                          01.03.2023

         Die Arbeitsunfähigkeit ab 21.09.2022 liegt in dieser Frist, ein Zeitraum von
         12 Monaten ist somit noch nicht abgelaufen.
         Es besteht kein neuer 6-Wochen-Anspruch.

         Beurteilung:
         Innerhalb des 12-Monats-Zeitraumes sind vom 02.03. bis 25.03.2022 bereits
         24 Kalendertage Entgeltfortzahlung geleistet worden. Daher besteht noch
         ein Restanspruch von 18 Kalendertagen vom 21.09. bis zum 08.10.2022.

     Eine Zwölf-Monats-Frist beginnt immer auch dann, wenn für eine Arbeitsunfähig-
     keit ein neuer „voller“ Sechs-Wochen-Anspruch besteht.

18   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Bestehen mehrere Vorerkrankungen und liegt zwischen einer dieser Vorerkrankungen­
ein Zeitraum von sechs Monaten, ergibt sich ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch
und gleichzeitig der Beginn einer neuen Zwölf-Monats-Frist.

   Beispiel
   Arbeitsunfähigkeit                                             ab 12.10.2022
   Vorerkrankungen                                           08.07. – 15.07.2022
                                                             23.12. – 31.12.2021
                                                              12.11. – 29.11.2021

   Die Arbeitsunfähigkeit ist jeweils vor Arbeitsbeginn eingetreten.

   Beurteilung:
   Bezogen auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit verläuft die Sechs-Monats-
   Frist vom 11.10. bis 12.4.2022. Die Vorerkrankung vom 08.07. – 15.07.2022
   fällt in diese Frist, ein neuer 6-Wochen-Anspruch für die aktuelle Arbeits-
   unfähigkeit ist daher nicht gegeben.
   Der Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit ist der 13.11.2021; dieser löst eine
   12-Monats-Frist aus.
   Da jedoch zwischen der Arbeitsunfähigkeit vom 08.07. bis 15.07.2022 und
   der Arbeitsunfähigkeit vom 23.12. bis 31.12.2021 ein Zeitraum von sechs
   Monaten liegt (6-Monats-Frist vom 07.07. bis 08.01.2022), besteht für die
   Arbeitsunfähigkeit ab 08.07.2022 ein neuer voller 6-Wochen-Anspruch
   und gleichzeitig wird eine 12-Monats-Frist vom 08.07.2022 bis 07.07.2023
   ausgelöst, die auch für die Arbeitsunfähigkeit ab 12.10.2022 maßgebend ist.
   Unter Anrechnung der Arbeitsunfähigkeit vom 08.07. bis 15.07.2022
   (= 8 Kalender­tage) besteht für die aktuelle Erkrankung somit ein Restanspruch
   von 34 Kalendertagen vom 12.10. bis zum 14.11.2022.

                                                                                    19
5.3.      Hinzutritt einer weiteren Krankheit

     Besteht Arbeitsunfähigkeit wegen einer Krankheit und tritt eine weitere Krankheit­
     hinzu, die für sich allein ebenfalls Arbeitsunfähigkeit verursacht, wird die Anspruchs­
     dauer von sechs Wochen nicht verlängert. Während einer bestehenden Arbeits­
     unfähigkeit beträgt die Anspruchsdauer also maximal sechs Wochen.

         Beispiel
         Arbeitsunfähigkeit wegen Rheuma
         (vor Arbeitsbeginn)                                       02.09. bis 17.09.2022
         Hinzutritt einer Herzerkrankung,
         die ebenfalls Arbeitsunfähigkeit begründet                          16.09.2022

         Beurteilung:
         Obwohl ab 18.09.2022 nur noch die Herzerkrankung besteht, ist insgesamt
         nur ein Anspruch auf 6 Wochen bis zum 13.10.2022 gegeben.

     Liegt zwischenzeitlich, auch wenn nur kurzzeitig, Arbeitsfähigkeit vor, besteht unter
     Umständen ein erneuter Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

         Beispiel
         Arbeitsunfähigkeit wegen Rheuma
         (vor Arbeitsbeginn)                                      02.09. bis 09.09.2022
         Arbeitsunfähigkeit wegen Bronchitis                                  12.09.2022

         Beurteilung:
         Obwohl der Arbeitnehmer nicht arbeiten war (Wochenende 10.09. – 11.09.2022),
         lag Arbeitsfähigkeit vor. Für die neue Diagnose besteht ab 12.09.2022 ein
         neuer Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung.

20   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
6. Höhe der Entgeltfortzahlung
Dem Arbeitnehmer ist für die Dauer des Entgeltfortzahlungsanspruchs das Arbeits-
entgelt zu zahlen, welches unter Berücksichtigung der regelmäßigen Arbeitszeit bei
Arbeitsfähigkeit zu zahlen gewesen wäre (Entgeltausfallprinzip). Wird in dem Betrieb
verkürzt gearbeitet (z. B. Kurzarbeit oder witterungsbedingter Arbeitsausfall), gilt die
verkürzte Arbeitszeit als regelmäßige Arbeitszeit.

Änderungen im Arbeitsverhältnis – wie z. B. Änderung der Arbeitszeit, Erhöhung des
Arbeitsentgeltes durch Tarifvertrag –, die während der Entgeltfortzahlung eintreten,
sind zu berücksichtigen.

Ausdrücklich ausgenommen von der Entgeltfortzahlung sind Überstundenvergütungen
sowie Leistungen des Arbeitgebers, die bei Arbeitsunfähigkeit nicht anfallen (z. B.
Fahrkostenentschädigungen).

Allerdings können regelmäßig geleistete Überstunden die regelmäßige Arbeitszeit
erhöhen und dadurch eine höhere Entgeltfortzahlung bewirken. Dabei ist es im
Regelfall­erforderlich, dass der Arbeitnehmer in den letzten zwölf Monaten Überstunden
geleistet hat.

Tarifvertragliche Regelungen (Tariföffnungsklauseln) ergeben die Möglichkeit, bei
der Berechnung der Entgeltfortzahlung von der gesetzlichen Regelung abzuweichen.
Dadurch sollen Besonderheiten im Arbeitsverhältnis besser berücksichtigt werden
können.

                                                                                           21
7. Anzeige- und Nachweispflichten
     7.1.      Anzeigepflicht

     Die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber
     unverzüglich­, in der Regel also am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, mitzuteilen.
     Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit kann auch telefonisch oder mündlich erfolgen.

     Verletzt der Arbeitnehmer schuldhaft die Anzeigepflicht, kann es zu Schadenser-
     satzansprüchen des Arbeitgebers kommen.

     7.2.      Nachweispflicht

     Besteht die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist die Vorlage einer
     ärztlichen Bescheinigung unter Angabe der Dauer der Arbeitsunfähigkeit erforderlich.
     Die Bescheinigung ist dem Arbeitgeber am nächstfolgenden Arbeitstag vorzulegen.
     Allerdings kann der Arbeitgeber bestimmen, dass eine ärztliche Bescheinigung früher,
     also schon ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit, vorzulegen ist. Verlängert sich die
     Dauer der Arbeitsunfähigkeit, ist eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.

         Beispiel 1
         Beginn der Arbeitsunfähigkeit:                                       Sonntag
         Ablauf der 3 Kalendertage:                                          Dienstag
         Vorlage der ärztlichen Bescheinigung am nächsten Arbeitstag:       Mittwoch

         Beispiel 2
         Beginn der Arbeitsunfähigkeit:                      Dienstag in der Karwoche
         Ablauf der 3 Kalendertage:                                        Donnerstag
         Vorlage der ärztlichen Bescheinigung
         am nächsten Arbeitstag:                                 Dienstag nach Ostern

22   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Bestehen Zweifel an dem Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit, kann der Arbeitgeber
verlangen, dass die Krankenkasse eine gutachterliche Stellungnahme des Medizini-
schen Dienstes der Krankenversicherung einholt.

Legt der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber nicht
fristgerecht vor oder verletzt er seine Nachweispflichten im Ausland (s. Punkt 7.3.),
ist der Arbeitgeber berechtigt, die Entgeltfortzahlung vorläufig zu verweigern.

Es handelt sich hierbei allerdings um ein vorläufiges Leistungsverweigerungsrecht.
Wenn der Arbeitnehmer später den Arbeitsunfähigkeitsnachweis vorlegt, entfällt der
Verweigerungsgrund rückwirkend. Wird die Arbeitsunfähigkeit erheblich verspätet
nachgewiesen, kann die Forderung von Entgeltfortzahlung gegen Treu und Glauben
verstoßen und das vorläufige Verweigerungsrecht in ein endgültiges Verweigerungs-
recht umgewandelt werden. Allerdings müssen in diesem Fall besonders schwerwie-
gende Umstände vorliegen.

Ausblick: Ab dem 01.07.2022 sollen Arbeitgeber Zeiten der Arbeitsunfähigkeit (AU)
gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer bei den Krankenkassen elektronisch
abrufen können. Bis zu diesem Zeitpunkt werden AU-Bescheinigungen weiterhin in
Papierform (zur Vorlage beim Arbeitgeber) ausgestellt.

Damit einher geht, dass erkrankte Arbeitnehmer ab dem 01.07.2022 keine AU-Beschei­
nigung mehr beim Arbeitgeber vorlegen müssen. Ungeachtet dessen besteht eine
„Informationsverpflichtung“ für gesetzlich Krankenversicherte; sie müssen ihren
Arbeit­geber daher auch künftig unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit sowie
deren voraussichtliche Dauer informieren.

7.3.     Aufenthalt im Ausland

Wird der Arbeitnehmer im Ausland arbeitsunfähig (z. B. während des Urlaubs), hat er
in der schnellstmöglichen Art (z. B. Telefon oder E-Mail) dem Arbeitgeber die Arbeits-
unfähigkeit und deren Dauer und die Anschrift am Aufenthaltsort mitzuteilen. Die
Kosten für die Mitteilung hat der Arbeitgeber zu tragen. Auch der Krankenkasse ist
die Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Die Rückkehr aus dem Ausland hat der Arbeit-
nehmer ebenfalls dem Arbeitgeber und der Krankenkasse unverzüglich anzuzeigen.

Hat der Arbeitgeber Zweifel an der bestehenden Arbeitsunfähigkeit, ist er berechtigt,
den Arbeitnehmer durch einen Arzt am Aufenthaltsort untersuchen zu lassen.

                                                                                         23
7.4.	Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen

     Wird dem Arbeitnehmer eine Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme genehmigt­
     (s. Punkt 2.3.), so hat er dem Arbeitgeber unverzüglich den Beginn und die voraus­
     sichtliche Dauer, ggf. auch die Verlängerung der Maßnahme mitzuteilen. Eine
     Bescheinigung über die Bewilligung der Maßnahme ist dem Arbeitgeber ebenfalls
     vorzulegen. Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich kranken- oder rentenversichert, ist
     eine ärztliche Bescheinigung über die Notwendigkeit der Maßnahme vorzulegen.

     Ausblick: Ab dem 01.07.2022 sollen Arbeitgeber Zeiten der Arbeitsunfähigkeit (AU)
     gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer bei den Krankenkassen elektronisch
     abrufen können. Bis zu diesem Zeitpunkt werden AU-Bescheinigungen weiterhin in
     Papierform (zur Vorlage beim Arbeitgeber) ausgestellt.

     Damit einher geht, dass erkrankte Arbeitnehmer ab dem 01.07.2022 keine AU-
     Bescheinigung mehr beim Arbeitgeber vorlegen müssen. Ungeachtet dessen besteht
     eine „Informationsverpflichtung“ für gesetzlich Krankenversicherte; sie müssen
     ihren Arbeitgeber daher auch künftig unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit sowie
     deren voraussichtliche Dauer informieren.

     8. Übergang von
        Schadensersatzansprüchen
     Ist die Arbeitsunfähigkeit auf ein Ereignis zurückzuführen, durch welches der
     Arbeitnehmer Schadensersatzansprüche geltend machen kann (z. B. nach einem
     Verkehrsunfall, bei Schlägereien oder Überfällen), geht der Schadensersatzanspruch
     in Höhe der Entgeltfortzahlung und der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile
     zur Sozialversicherung auf den Arbeitgeber über. Hierzu hat der Arbeitnehmer dem
     Arbeitgeber unverzüglich alle notwendigen Angaben zu machen.

     Solange der Arbeitnehmer die Angaben über den Hergang des schädigenden Ereignisses
     und die Person des Schadensersatzpflichtigen dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt hat, kann
     dieser die Entgeltfortzahlung verweigern. Das Leistungsverweigerungsrecht kann auch
     endgültig sein, wenn der Arbeitnehmer den Übergang des Schadensersatzanspruchs
     verhindert.

24   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
9. Ausgleich von
   Arbeitgeberaufwendungen bei
   Krankheit und Mutterschaft
9.1.     Allgemeines

Bei krankheitsbedingten Arbeitsausfällen haben Arbeitnehmer mit wenigstens vier­-
wöchiger Unternehmenszugehörigkeit (auch Aushilfen und Teilzeitbeschäftigte)
Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Um in solchen Fällen
entlastet zu sein, haben Unternehmen – sofern die Voraussetzungen für die Teilnahme
am Ausgleichsverfahren vorliegen – Umlagebeträge zu entrichten und können im
Gegenzug Erstattungsansprüche geltend machen. Darüber hinaus werden dem
Arbeitgeber­im Rahmen des Ausgleichsverfahrens die Aufwendungen für den
Mutter­schutz vollständig erstattet.

Das Erstattungsverfahren für Aufwendungen der Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit
(U1-Verfahren) bzw. für Aufwendungen der Arbeitgeber für Mutterschaftsleistungen
(U2-Verfahren) ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt.

9.2.     Beteiligte Arbeitgeber

Am Erstattungsverfahren für Aufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren)
nehmen Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäfti-
gen. Wichtig: Ausgeschlossen von einer Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 sind
öffentliche Arbeitgeber (u. a. Bund, Länder, Gemeinde, sonstige Körperschaften,
Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts). Am Erstattungsverfahren für
Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschaftsleistungen (U2-
Verfahren) nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil – unabhängig von der Anzahl
ihrer Beschäftigten.

Als Arbeitgeber gilt, wer über Ort, Art und Weise der Beschäftigung bestimmt und
das Arbeitsentgelt zahlt. Bei Leiharbeitnehmern ist der Verleiher Arbeitgeber. Wer
Arbeitnehmer im Privathaushalt beschäftigt, gilt ebenfalls als Arbeitgeber.

Hat ein Arbeitgeber (natürliche Person) mehrere Betriebe, dann ist die Frage, ob er
am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen teilnimmt, einheitlich für alle Betriebe
zu beurteilen. Das geschieht in der Weise, dass die Zahl der in den einzelnen Betrieben

                                                                                          25
beschäftigten Arbeitnehmer zusammengerechnet wird. Auf wie viele Betriebe sich
     die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen verteilen, ist unerheblich. Dabei sind auch
     die im Haushalt des Arbeitgebers tätigen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu
     berücksichtigen. Bei juristischen Personen ist dagegen unabhängig davon, ob sie ge-
     gebenenfalls einem Konzern angehören, eine eigenständige Beurteilung erforderlich.

     Jeweils zu Beginn eines Jahres, bei (Wieder-)Eröffnung eines Betriebes oder bei
     erstmaliger Einstellung von Arbeitnehmern muss durch den Arbeitgeber festgestellt
     werden, ob er am Ausgleichsverfahren U1 teilnimmt.

     9.3.	Umlagepflichtige Arbeitgeber zur U1
           für das Kalenderjahr 2022
     Die Teilnahme am Ausgleichsverfahren ist Pflicht, sofern die Voraussetzungen erfüllt
     werden. Für das Kalenderjahr 2022 sind die Verhältnisse des Jahres 2021 maßgeb-
     lich (s. Beispiel Seite 28/29).

     Hat der Betrieb im ganzen Kalenderjahr 2021 bestanden, besteht Umlagepflicht zur U1,
     wenn mindestens acht Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wur-
     den. Dabei ist von der Zahl der Arbeitnehmer jeweils am Ersten des Monats auszugehen.

     Hat der Betrieb nicht im ganzen Kalenderjahr 2021 bestanden, besteht im Jahr 2022
     Umlagepflicht zur U1, wenn in mehr als der Hälfte der Monate (jeweils am Monats-
     ersten) nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.

     Bei einer Betriebseröffnung im Jahr 2022 ist gewissenhaft zu schätzen, ob in mehr
     als der Hälfte der Monate bis zum Jahresende die Grenze von 30 Arbeitnehmern
     überschritten wird. Die danach getroffene Entscheidung bleibt auch dann maßge-
     bend, wenn später die tatsächlichen Verhältnisse von der Schätzung abweichen.

     9.4.      Begriff Arbeitnehmer

     Bei der Prüfung, ob der Arbeitgeber nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt, ist
     von der Gesamtzahl der im Betrieb tatsächlich beschäftigten Arbeitnehmerinnen
     und Arbeitnehmer auszugehen. Dies bedeutet, dass bei der Feststellung der Arbeit-
     nehmerzahl grundsätzlich alle Arbeitnehmer des Betriebes zu berücksichtigen sind.

26   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Dabei ist auf den arbeitsrechtlichen Begriff des Arbeitnehmers abzustellen. Grund
dafür ist, dass das Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz auf arbeits­
rechtlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers basiert, die aus dem Entgeltfortzah-
lungsgesetz bzw. dem Mutterschutzgesetz resultieren.

Für die Feststellung, ob bis zu 30 Arbeitnehmer regelmäßig beschäftigt werden, sieht
das AAG allerdings Einschränkungen vor. Maßgeblich sind zunächst nur die Arbeit-
nehmer, die tatsächlich im Betrieb beschäftigt sind. Arbeitnehmer, die freiwilligen
Wehrdienst oder Bundesfreiwilligendienst leisten, sich in Elternzeit befinden ,
Aus­zubildende (hierzu gehören auch Praktikanten und Volontäre), Schwerbehinderte­,
Hausgewerbetreibende und Heimarbeiter sowie Vorruhestandsgeldbezieher sind
ebenso nicht zu berücksichtigen wie Arbeitnehmer in Altersteilzeit während einer
Freistellungs­phase­oder Arbeitnehmer während einer voll in Anspruch genommenen
Pflegezeit. Bei teilweiser Inanspruchnahme der Pflegezeit sind die für Teilzeitbe-
schäftigte maßgeblichen Wochenstunden zu beachten.

Teilzeitbeschäftigte werden, entsprechend ihrer Arbeitszeit, nicht in vollem Umfang
gezählt (s. nachstehende Tabelle und Beispiel Seite 28/29).

Übersicht der Arbeitnehmer im Sinne des AAG:

 Arbeitnehmer                                        Werden nicht         Werden
                                                     berücksichtigt   berücksichtigt­ zu
 Vollzeitbeschäftigte                                                      100 %
 Teilzeitbeschäftigte
 - bis 10 Stunden wöchentlich                                               25 %
 - mehr als 10 Stunden bis 20 Stunden wöchentlich                          50 %
 - mehr als 20 Stunden bis 30 Stunden wöchentlich                          75 %
 Arbeitnehmer in einer Arbeitsbeschaffungsmaßnahme                         100 %
 Unständig Beschäftigte                                                    100 %
 Arbeitnehmer in Elternzeit                                x
 Azubis, Praktikanten, Volontäre                           x
 Bundesfreiwilligendienst/freiwilliger Wehrdienst          x
 Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende                        x
 Schwerbehinderte                                          x
 Vorruhestandsgeldbezieher                                 x

                                                                                           27
Beispiel für die Feststellung der Umlagepflicht in der U1 für das Jahr 2022

                                        Beschäftigte

                                                                   wöchentl.
         Anzahl
                       beschäftigt als                             Arbeitszeit    Jan     Feb    März
       Beschäftigte
                                                                     in Std.

            1          Betriebsleiter                                 37,5         1       1       1

            5          Schreinermeister                               37,5         5       5       5

            1          Schreinermeister                               37,5         0       0       0
                       (schwerbehindert)

            16         Schreinergesellen                              37,5        16      16      16

            1          Schreinergeselle                               28,0       0,75    0,75    0,75

            1          Schreinergeselle                               28,0       0,75    0,75    0,75
                       (ab 15.07.2021 schwerbehindert)

            3          Schreinergesellen                              16,0        1,5     1,5     1,5

            1          Schreinergeselle                               10,0       0,25    0,25    0,25

            1          Schreinergeselle                               37,5         0       0       0
                       (bis 20.03.2021 Jugendfreiwilligendienst)

            3          Büroangestellte                                37,5         3       3       3

            1          Büroangestellte                                37,5         0       0       0
                       (schwerbehindert)

            1          Büroangestellte (ab 01.02.2021)                25,0         0     0,75    0,75

            1          Büroangestellte                                25,0       0,75      0       0
                       (Ende Beschäftigung: 15.01.2021)

            3          Auszubildende zum Schreiner                    37,5         0       0       0

            1          Raumpflegerin                                  14,0        0,5     0,5     0,5

            1          Raumpflegerin                                  10,0       0,25    0,25    0,25

            1          Praktikant                                     37,5         0       0       0

                   Zu berücksichtigende Arbeitnehmer insgesamt:                  29,75   29,75   29,75

     Im Ergebnis ist festzustellen, dass der Arbeitgeber in 2021 in acht Monaten die Grenze
     von 30 Arbeitnehmern nicht überschreitet. Daher ist der Betrieb im Kalenderjahr 2022
     umlagepflichtig zur U1.

28   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Zu berücksichtigende Arbeitnehmer in den Monaten Januar bis Dezember 2021

April   Mai        Juni        Juli       Aug         Sep         Okt         Nov   Dez

  1       1         1           1           1          1           1           1     1

  5       5         5           5           5          5           5           5     5

  0       0         0           0           0          0           0           0     0

 16      16         16          16         16          16          16         16    16

0,75    0,75       0,75        0,75       0,75        0,75        0,75       0,75   0,75

0,75    0,75       0,75        0,75         0          0           0           0     0

 1,5     1,5        1,5        1,5         1,5         1,5        1,5         1,5   1,5

0,25    0,25       0,25        0,25       0,25        0,25        0,25       0,25   0,25

  1       1         1           1           1          1           1           1     1

  3       3         3           3           3          3           3           3     3

  0       0         0           0           0          0           0           0     0

0,75    0,75       0,75        0,75       0,75        0,75        0,75       0,75   0,75

  0       0         0           0           0          0           0           0     0

  0       0         0           0           0          0           0           0     0

 0,5     0,5        0,5        0,5         0,5         0,5        0,5         0,5   0,5

0,25    0,25       0,25        0,25       0,25        0,25        0,25       0,25   0,25

  0       0         0           0           0          0           0           0     0

30,75   30,75     30,75       30,75        30          30         30          30    30

                                                                                           29
9.5.      Berechnung der Umlagebeträge

     9.5.1. Beitragspflichtige Einnahmen
     Die Umlagebeträge für die U1 und die U2 werden nach den gleichen Grundsätzen
     wie der Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnet. Dabei ist das Arbeitsentgelt im
     Sinne der Sozialversicherung (ohne einmalig gezahltes Arbeitsentgelt) aller im Betrieb
     beschäftigten Arbeitnehmer und Auszubildenden bis zur Höhe der Beitragsbemessungs-
     grenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung zu berücksichtigen. Bei renten­
     versicherungsfreien oder von der Rentenversicherungspflicht befreiten Arbeitnehmern
     und Arbeitnehmerinnen ist das Arbeitsentgelt maßgebend, nach dem die Rentenver­
     sicherungsbeiträge im Falle des Bestehens von Rentenversicherungspflicht zu berech­nen
     wären.

     Die Koppelung an die Bemessungsgrundlage für die Rentenversicherungsbeiträge
     bedeutet, dass für die Berechnung der Umlage nur solche Bezüge herangezogen
     werden können, die Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung darstellen.
     Vergütungen, die nicht zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung gehören,
     bleiben mithin bei der Berechnung der Umlage außer Ansatz.

     In der U1 bleibt das Arbeitsentgelt bei Arbeitnehmern mit einem Zeitarbeitsvertrag bis
     zu vier Wochen außer Ansatz, da für sie keine gesetzliche Entgeltfortzahlung anfällt.

     Dagegen ist die Umlage vom Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer zu berechnen, deren
     Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf länger als vier Wochen befristet oder
     unbefristet angelegt ist, und bei denen das Beschäftigungsverhältnis – aus welchen
     Gründen ist dabei unerheblich – vor Ablauf von vier Wochen nach Beschäftigungs-
     aufnahme endet.

     Zudem ist die Umlage aus dem Arbeitsentgelt der kurzfristig beschäftigten Arbeit-
     nehmer zu erheben, wenn sie mehr als vier Wochen beschäftigt sind, unabhängig
     davon, ob Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit vorliegt.

     Von der Umlagepflicht sind darüber hinaus erfasst das ausgezahlte Wertguthaben
     von Personen in der Altersteilzeit während der Freistellungsphase sowie das Arbeits-
     entgelt von Erwerbsunfähigkeits- und Erwerbsminderungsrentnern, von Altersrent-
     nern und von Personen in der Elternzeit.

30   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Die Berechnung der Umlagebeträge erfolgt unter Berücksichtigung der sozialversi-
cherungspflichtigen Tage (SV-Tage) und der Beitragsbemessungsgrenze zur Renten-
versicherung. So bleiben beispielsweise Zeiten des Krankengeldbezugs als beitrags-
freie Zeiten unberücksichtigt (s. nachfolgendes Beispiel).

Zuschüsse des Arbeitgebers zum Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld oder
Krankentagegeld und sonstige Einnahmen aus einer Beschäftigung, die für die Zeit
des Bezuges von Krankengeld, Krankentagegeld, Versorgungskrankengeld, Ver-
letztengeld, Übergangsgeld oder Mutterschaftsgeld oder während einer Elternzeit
weiter erzielt werden, gelten nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, sofern die
Einnahmen zusammen mit den Sozialleistungen das Nettoarbeitsentgelt nicht um
mehr als 50,00 Euro im Monat überschreiten. Soweit hiernach beitragspflichtige
Einnahmen vorliegen, sind diese ebenfalls umlagepflichtig.

   Beispiel – Berechnung des umlagepflichtigen Arbeitsentgeltes
   Arbeitnehmer bezieht Krankengeld                          08.03. bis 19.03.2022
   Das Arbeitsentgelt beträgt in der Regel 8.000,00 Euro. Aufgrund des Bezuges
   von Krankengeld im März 2022 beträgt das Arbeitsentgelt 5.000,00 Euro

   Berechnung der anteiligen BBG:
   SV-Tage im März:                        01.03. bis 07.03.2022 =           7 Tage
                                           20.03. bis 31.03.2022 =          12 Tage
   Summe		                                                                  19 Tage
   RV-BBG (West):               7.050,00 Euro : 30 x 19 SV-Tage = 4.465,00 Euro

   Beurteilung:
   Das Arbeitsentgelt von 5.000,00 Euro ist in Höhe von 4.465,00 Euro
   umlage­pflichtig.

                                                                                         31
9.6.      Umlagesätze (Beitragssätze)

     Die Umlagesätze für U1 und U2 werden getrennt festgesetzt. Die Höhe des Umlage­
     satzes wird von den Arbeitgebervertretern im Verwaltungsrat der Kranken­kassen
     bestimmt und in der Satzung festgeschrieben. Der Verwaltungsrat der Ersatzkassen­
     besteht nur aus Arbeitnehmervertretern. Daher sind bei den Ersatz­kassen die
     Spitzen­organisationen der Arbeitgeberverbände zu beteiligen. Die jeweils gültigen­
     Umlagesätze können aus der Beitragssatzdatei der Informations­technischen
     Service­stelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG)
     https://beitragssatz.itsg.de
     entnommen werden.

     9.7.      Abführung der Umlagebeträge

     Die Umlagebeträge werden im Beitragsnachweis unter den Beitragsgruppen U1 bzw.
     U2 aufgeführt und zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (bzw. bei
     geringfügig Beschäftigten mit den Pauschalbeträgen) abgeführt.

     9.8.      Erstattung der Aufwendungen in der U1

     Erstattungsfähig ist das fortgezahlte Arbeitsentgelt nach dem Entgeltfortzahlungs-
     gesetz (EntgFG), also die Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen. Ist tarif-
     oder arbeitsvertraglich darüber hinausgehend Arbeitsentgelt gezahlt worden, ist
     dieses nicht erstattungsfähig. Erstattungsfähig sind zusätzlich die auf die Entgelt-
     fortzahlung entfallenden Sozialversicherungsbeiträge sowie die Beitragszuschüsse
     zur Kranken- und Pflegeversicherung bei nicht pflichtversicherten Arbeitnehmern.
     Erstattungsfähig ist auch der Arbeitgeber­anteil zu einer berufsständischen Versor-
     gungseinrichtung oder zur betrieblichen Altersvorsorge.

     Der gesetzlich vorgegebene Erstattungssatz beträgt 80 %.

     Die Höhe der Erstattung kann durch die Ausgleichskasse bei den Krankenkassen
     eingeschränkt werden; hier sind die jeweiligen Kassensatzungen zu beachten.

32   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Denkbar sind hierbei
 	eine Senkung des Erstattungssatzes, wobei auch unterschiedliche Erstattungs-
   sätze angeboten werden können (40 % dürfen jedoch nicht unterschritten
   werden),
 	die Begrenzung des erstattungsfähigen Arbeitsentgelts auf die BBG der
   Rentenversicherung­,
 	eine Kürzung oder der Ausschluss der Erstattung der Arbeitgeberanteile zur
   Sozialversicherung.

   Beispiel
   Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers                     17.06. bis 27.06.2022
   Tägliche Arbeitszeit (Montag bis Freitag)                              8 Stunden
   Stundenlohn                                                           15,00 Euro
   Zusätzlich: Vermögenswirksame Leistungen (VL) – kalendertäglich 1,20 Euro

   Berechnung Entgeltfortzahlung:
   17.06. bis 27.06.2022 (7 Arbeitstage à 8 Stunden):                    56 Stunden
   56 Stunden x 15,00 Euro:                                             840,00 Euro
   VL 17.06. bis 27.06.2022:          11 Kalendertage x 1,20 Euro =       13,20 Euro
   Summe Entgeltfortzahlung:                                            853,20 Euro

   Berechnung Erstattung U1:
   80 % (Erstattungssatz) x 853,20 Euro (Entgeltfortzahlung) =          682,56 Euro

Hinweis: Das bei krankheitsbedingter Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe
eines Arbeitstages bzw. einer Arbeitsschicht (weiter) gezahlte Arbeitsentgelt (für die
ausgefallenen Arbeitsstunden dieses Tages bzw. dieser Schicht) stellt nach herrschender­
Rechtsmeinung keine Entgeltfortzahlung im Sinne des EntgFG dar. Aus diesem Grunde
ist es nach den Regelungen des AAG nicht erstattungsfähig. Ein Ausgleich der Arbeit­
geberaufwendungen für Entgeltfortzahlung erfolgt frühestens ab dem Folge­tag für
die weitere Zeit der Entgelt­fortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von
sechs Wochen.

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9.9.      Erstattung der Aufwendungen in der U2

     Während der Schutzfristen, sechs Wochen vor und acht (bei Früh- und Mehrlings-
     geburten oder ärztlich festgestellter Behinderung des Kindes zwölf) Wochen nach
     der Entbindung, zahlt die Krankenkasse in der Regel Mutterschaftsgeld bis zu einem
     Betrag von 13,00 Euro täglich.

     Frauen, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, erhalten Mutterschaftsgeld vom
     Bundesversicherungsamt bis zu einem Gesamtbetrag von 210,00 Euro.

     Zum Mutterschaftsgeld hat der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zur Höhe des Netto-
     entgelts zu zahlen. Dabei wird aber immer von einem Mutterschaftsgeld von 13,00
     Euro täglich ausgegangen. Dieser Zuschuss ist in voller Höhe zu erstatten.

         Beispiel
         Schutzfrist einer Arbeitnehmerin                       07.02. bis 16.05.2022
         Monatsgehalt                                            2.450,00 Euro brutto
                                                                  1.592,50 Euro netto
         Die Krankenkasse zahlt ein kalendertägliches Mutterschaftsgeld von 13,00 Euro.

         Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld:
         Kalendertägliches Nettogehalt: 1.592,50 Euro : 30 =               53,08 Euro
         Kalendertäglicher Zuschuss:
         53,08 Euro – 13,00 Euro Mutterschaftsgeld =                       40,08 Euro
         Zuschuss vom 07.02. bis 16.05.2022:
         99 Kalendertage x 40,08 Euro =                                 3.967,92 Euro
         Der Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld in Höhe von
         3.967,92 Euro ist in voller Höhe zu erstatten.

     Erstattungsfähig ist auch die Entgeltfortzahlung, die der Arbeitgeber während der
     nach dem Mutterschutzgesetz bestehenden Beschäftigungsverbote leisten muss.

34   SVprofi – Entgeltfortzahlung und Aufwendungsausgleich
Die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge und die Beitragszuschüsse zur Kranken-
und Pflegeversicherung bei nicht pflichtversicherten Arbeitnehmern und der Arbeit­geber­
anteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind ebenfalls erstattungsfähig.

Auch diese Leistungen des Arbeitgebers werden zu 100 % erstattet. Aber: Bei den
Arbeitgeberbeitragsanteilen ist statt der Erstattung in tatsächlicher Höhe auch eine
pauschale Erstattungsregelung über die Kassensatzung möglich.

9.10. Freiwilligendienstleistende

Teilnehmer an Freiwilligendiensten sind keine Arbeitnehmer im Sinne des Aufwen-
dungsausgleichsgesetzes (AAG). Sie beziehen kein Arbeitsentgelt, sondern erhalten
für ihre Tätigkeit ein monatliches Taschengeld von (2022) maximal 423,00 Euro (ggf.
zzgl. kostenlose Unterkunft, Verpflegung und Dienstkleidung). Für sie können daher
weder Erstattungsansprüche nach § 1 Abs. 1 AAG geltend gemacht werden, noch
sind U1-Umlagen zu erheben. Sie sind ferner bei der Ermittlung der Gesamtzahl der
Beschäftigten des Arbeitgebers (s. Punkt 9.4.) nicht zu berücksichtigen.

Abweichend hiervon werden Frauen, die einen Freiwilligendienst leisten, in das
U2-Verfahren einbezogen. Gleichzeitig geht damit für Arbeitgeber die Verpflichtung
einher, für alle Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem BFDG oder dem
JFDG Umlagen nach dem Ausgleichsverfahren U2 zu zahlen.

Zum Hintergrund: Frauen, die einen Freiwilligendienst leisten, sind hinsichtlich ihrer
Schutzrechte Arbeitnehmerinnen in regulären Arbeitsverhältnissen gleichgestellt.
Daher finden auch die Regelungen des Mutterschutzgesetzes auf sie entsprechende
Anwendung – u.a. verbunden mit dem Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss
zum Mutterschaftsgeld sowie auf Arbeitsentgelt bei einem Beschäftigungsverbot.

9.11.    Versagen und Rückforderung der Erstattung

Solange der Arbeitgeber die erforderlichen Angaben zur Feststellung der Umlage­
pflicht nicht macht, kann die Krankenkasse den Erstattungsanspruch versagen.
Macht der Arbeitgeber diese Angaben nachträglich, so ist die Erstattung durchzu-
führen, soweit der Anspruch nicht verjährt ist. Gleichzeitig kann die Krankenkasse
Erstattungen zurückfordern, wenn der Arbeit­geber schuldhaft falsche oder unvoll-
ständige Angaben gemacht hat. Eine Rück­forderung ist auch möglich, wenn der
Arbeitgeber eine Erstattung erhalten hat, obwohl er wusste oder wissen musste,
dass der Erstattungsanspruch nicht besteht.

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