Vitako intern dezember nr. 6 | 2017 - civitec
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Dezember Nr. 6 | 2017 Themen
Vitako Intern Vitako-Gutachten
Durchbrüche für ein digitales
Deutschland
Liebe Leser innen und Leser , vorstandswahl 2017
Neues Vorstandsmitglied
soeben ist ein von Vitako beauftragtes Gutachten erschienen, dass
fünf konkrete Vorschläge zur Verwaltungsdigitalisierung macht, die den Im Gespr äch
lang ersehnten Durchbruch einleiten könnten. Vitako bringt sich damit Wolfgang Beuermann, Stadt
in die Diskussion um Register, „Once Only“ und „Digital ready“ ein und Wolfsburg
stellt die kommunale Sicht auf diesen Themenkomplex vor.
Digital ready?
Nun beginnt die Zeit der Umsetzung, und auch da hat die Bundes- Vitako-Mitgliederversammlung
Arbeitsgemeinschaft konkrete Vorstellungen entwickelt, die auf der in Leipzig
Mitgliederversammlung in Leipzig diskutiert worden sind. Eben dort
fand auch die Wahl des neuen Vitako-Vorstandes statt, der mit Rudolf Flickenteppich
Gutachten zur DSGVO
Schleyer (AKDB) ein neues Mitglied erhalten hat.
Der Herbst ist traditionell die Zeit der Konferenzen, was sich auch Überregionales Forum
bei uns in Form interessanter Berichte über den 3. Mitteldeutschen IT- 3. Mitteldeutscher IT-Fachtag
Fachtag, die Governikus-Jahrestagung und die PROSOZ-Anwendertage
besucherrekorkd
niedergeschlagen hat.
Governikus-Jahrestagung 2017
Nicht zuletzt möchten wir noch auf ein Gutachten zur Datenschutz-
grundverordnung aufmerksam machen, das sich für ein einheitliches Gipfelstürmer
Vorgehen bei der Ausgestaltung von Landesdatenschutzgesetzen starkt IT-Großprojekt des LVR für
macht. Teilhabe
›
Bericht aus der EU
TOOP und SCOOP4C
Wir wünschen eine interessante Lektüre,
kooperieren
Ihr Vitako-Team
1
Vitako-Gutachen
Mehr Tempo bitte!
Durchbruch für ein digitales Deutschland 2017-2021
› Anders als seine Wirtschaftskraft vermuten ließe,
spielt Deutschland bei E-Government und Digitali-
sierung nicht in der ersten Reihe mit. Seit Jahren hat sich
Grasnarbe niemand bemerkt. Wenn wir bei E-Govern-
ment und Digitalisierung tatsächlich eine Dekade „ver-
schlafen“ haben, dann bleibt für einen solchen Irrläufer
die Bundesrepublik im europäischen und internationalen keine Zeit. Man wird dafür zu Recht keine politische
Vergleich im Mittelfeld eingerichtet. Vitako hat ein Gutach- Unterstützung finden. Seien wir realistisch (und ehrlich):
ten in Auftrag gegeben, das die gegenwärtige Situation Ein Projekt, das länger als 18 Monate dauert und zu kei-
analysiert und „Durchbrüche für ein digitales Deutsch- nen messbaren Zwischen- oder gar Endergebnis führt,
land“ aufzeigt. ist kein Projekt, es ist ein klarer Misserfolg. Schlimmer
noch: Es erschüttert nachhaltig den Glauben daran,
Der Normenkontrollrat hat eine Modernisierung der Register dass es diesmal im öffentlichen Sektor endlich anders
angeregt, um das Tempo der Digitalisierung zu erhöhen. Regis- wird. Dieser Logik muss auch die Registermodernisie-
ter gibt es beim Bund, in den Ländern und in Kommunen. Die rung folgen.
Frage, ob eine Zentralisierung beispielsweise der Personen- ►► Es ist kein IT-Projekt
stands- und Melderegister sinnvoll sei, wird im NKR-Gutachten Wie immer, wenn es um großflächige Veränderung geht:
ausdrücklich offengelassen. Gleichwohl möchte die Bundes- Wenn das Thema lediglich als IT-Projekt aufgesetzt
Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister – Vita- wird, ist Scheitern vorprogrammiert. Es ist nicht aus-
ko – vor Mammutprojekten im Bereich der Register abraten. reichend, wenn CIOs mit IT-Fachkräften die Register
Anstatt ein Meta-Register zu schaffen, das am Ende – wie so erneuern. Vielmehr geht es darum, dass wichtige Bür-
viele Großprojekte im E-Government zu scheitern drohen könn- gerdienstleistungen wie Kindergeld, Elterngeld oder die
te – sollten die vorhandenen Register aktualisiert und besser Gewerbeanmeldungen unter Leitung und insbesonde-
verknüpft werden. Das erscheint uns viel zielführender und re Verantwortung der Fachseite mit Unterstützung von
schneller in die Praxis umsetzbar. CIOs und IT-Fachkräften durchgängig digitalisiert wer-
den.
Eigenes Gutachten von Vitako ►► „Die Akten sollen laufen, nicht die Bürger“
Aus diesem Grund hat Vitako ein eigenes Gutachten be- Mit diesem Satz hat Wiens Bürgermeister Häupl die
auftragt, für dessen Ausarbeitung Dr. Markus Klimmer und Zielsetzung der Digitalisierung in seiner Stadt zusam-
Senator a.D. Wolfgang Branoner verantwortlich zeichnen. mengefasst. Als Ergebnis werden nun die Standes-
Die Autoren, beide ausgewiesene Experten im Bereich der ämter in Österreich abgeschafft, weil man sie als Be-
Verwaltungsmodernisierung, beginnen darin mit einer Be- urkundungsinstanz nicht mehr braucht. Ein schönes,
standsaufnahme des E-Government und benennen sodann ambitioniertes Ziel auch für Deutschland!
Leitprinzipien für die Umsetzung von Lösungsszenarien: ►► Was nicht kaputt ist, das sollte man auch nicht repa-
rieren
►► Schnellstmögliche, von Bürgern und Unternehmen Nirgendwo stimmt dieser Leitsatz aus den Handbüchern
wahrnehmbare Veränderung modernen Managements („If it ain’t broken don’t fix it“)
Große Veränderungen verlaufen – insbesondere im öf- mehr als in der IT beziehungsweise in Projekten mit gro-
fentlichen Sektor – immer dann im Sande, wenn man ßen IT-Komponenten.
jahrelang am Fundament baut, dies aber oberhalb der
Intern Nr. 6 | 2017 2
vitako-gutachten
►► Die Mangelressource IT-Fachkräfte mit Bedacht ein- re was die Schriftform und das persönliche Erscheinen
setzen auf Behörden anbelangt – entsprechen nicht mehr dem
IT-Fachleute sind Mangelware, egal auf welcher Verwal- digitalen Hier und Jetzt. Im Gegenteil: sie behindern die
tungsebene. Diese knappe Ressource müssen wir auf Digitalisierung von Leistungsprozessen der Verwaltung.
die richtigen Ansätze fokussieren. Oft wird vergessen, Gerade das Verwaltungsverfahrensgesetz ist ein Hort
von wem die Strategien und Konzepte hinterher umge- überkommener Regelungen. Es muss daher ein einheit-
setzt werden. Wir wandern auf einem ganz schmalen licher Rechtsrahmen für alle Verwaltungen (Bund, Län-
Grat. Funktionierendes zu reparieren, dafür haben wir der, Kommunen) geschaffen werden, der Automatisie-
keine Leute. Und in diesem Fall ist das auch gut so. rung als Regelfall begreift. Die digitale Verwaltung muss
Vorrang haben. Damit aber Daten und nicht die Bürger
Fünf Bausteine laufen, bedarf es neuer Lösungen und Änderungen beim
Damit die Digitalisierung spürbar vorankommt, benennt das Recht der behördlichen Datenverarbeitung. Diesbezüg-
Gutachten fünf Bausteine für ein Digitalisierungsprogramm lich hat Österreich eine interessante Lösung auf Basis
2017-2021: der Personenkennziffer (PKZ) gefunden, die wir über-
nehmen sollten. Sie basiert auf Pseudonymisierung und
►► „Rapid Prototyping“ - Bürger und Unternehmen entspricht dem Datenschutz.
müssen so schnell wie möglich Veränderungen spü-
ren ►► Sonderthema Ausländerzentralregister (AZR)
Um eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltung Aus den tiefgreifenden Problemen des AZR hat sich
erfolgreich anzugehen, sollte man bei wichtigen Ereig- fälschlicherweise eine Diskussion um die Registerqua-
nissen beginnen. Kindergeld, Elterngeld, Gewerbean- lität insgesamt ergeben. Daher sollte dieser Schwach-
meldung – hier besteht großer Modernisierungsbedarf, punkt auch gesondert gelöst werden. Das AZR als
der viele Menschen betrifft. Die Leitprinzipien sind „Once Register zur „Datenhaltung im Prozess“ ist problembe-
only“ – die einmalige Datenauskunft von Bürger und haftet. Es gibt Probleme bei der Datenerhebung bezo-
Unternehmen – und daraus resultierende automatisierte gen auf Vollständigkeit, Datenqualität, Wiederverwert-
Verwaltungsabläufe. Um allerdings dorthin zu gelangen, barkeit (Identifikationsmerkmal). Erschwerend kommt
ist es sinnvoll, die Modernisierung ereignisbezogen an- hinzu, dass das AZR lediglich einen statischen Daten-
zugehen und auf vorhandene Infrastrukturen und Stan- bestand innerhalb eines sehr dynamischen Prozesses
dards aufzubauen. Sukzessiv lässt sich dann das digita- bereitstellt. Probleme bei der Datenverarbeitung resul-
le Verwaltungsportfolio erweitern. tieren daraus, dass nur eine beschränkte (Weiter-) Nut-
zung der Registerdaten wegen des Nachnutzungsverbo-
►► Gute Governance etablieren tes für den eindeutigen Identifikationsschlüssel möglich
Die Aufgaben der Harmonisierung und Standardisierung ist.
der IT in Deutschland liegen beim Steuerungsgremium Lösungselemente können im Einzelnen sein, den Da-
von Bund und Ländern, dem „IT-Planungsrat“. Dieser tenaustausch zwischen AZR und dezentralen Fachver-
wird mit einem aufgestockten Digitalisierungsbudget fahren zu verbessern, eine Standardisierung der Da-
und der Maßnahme „föderale IT-Kooperation“ (FITKO) tenfelder und der Schnittstellen zum Datenaustausch
zu neuer Schlagkraft finden. Es bietet sich an, dort auch voranzubringen, den Grunddatensatz „Geflüchteter“ mit
das Steuerungsgremium für die Registermodernisierung eindeutigen biometrischen Merkmalen zu versehen, ihm
anzusiedeln, in dem alle Verwaltungsebenen vertreten einen verfahrensübergreifenden eindeutiger Schlüssel
sein müssen. zu geben und die Schaffung einer E-Ausländerakte mit
Referenz auf Register und Fachverfahren .
►► Register im Schnellverfahren aufbauen
Auf der Arbeitsebene ist für die Harmonisierung und Kommunaler CDO
Standardisierung von Registern und Schnittstellen die Aus diesen Bausteinen würden sich ergebnisorientierte und ra-
im Land Bremen angesiedelte „Koordinierungsstelle sche Veränderungen ergeben, die allerdings eine verbindliche
für IT-Standards“ (KoSIT) zuständig. Sie gleicht aller- kommunale Sprechfähigkeit für digitale Themen erforderlich
dings, was das Tempo der Standardisierung anbelangt, machen. Die Autoren des Gutachtens sehen somit die Not-
einer Manufaktur. Was wir brauchen, ist eine Standar- wendigkeit gegeben, einen kommunalen „Chief Digital Officer“
disierungsfabrik, die Standards und Schnittstellen „am (CDO) zu ernennen. Kommunen seien gut beraten, die Stelle
Fließband“ produziert. Deswegen sollte über den Aus- eines solchen CDO einzurichten, der sich in der kommunalen
bau der KoSIT oder über Fremdvergaben von einzelnen Welt ebenso wie in der öffentlichen IT auskennt, ein fundiertes
Programmierleistungen nachgedacht werden. Nur dann Wissen über Register und Fachverfahren verfügt, in der kom-
können unsere funktionsfähige Infrastruktur (DOI) und munalen IT vernetzt ist und politisches Gespür mitbringt. Diese
die XÖV-Fachstandards zum Datenaustausch adäquat Position wird von Vitako mit großem Nachdruck unterstützt.
eingesetzt und weiterentwickelt werden.
Zum Gutachten: Link (PDF)
►► Das Recht ins digitale Zeitalter holen
Unsere rechtlichen Rahmenbedingungen – insbesonde-
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Aus der Geschäftsstelle
Vorstandswahl 2017
Rudolf Schleyer (AKDB) neu im Vitako-Vorstand
› Auf der Mitgliederversammlung
in Leipzig hat die Bundes-Ar-
beitsgemeinschaft der Kommunalen
IT-Dienstleister e.V. turnusgemäß ei-
nen neuen Vorstand gewählt. Der sie-
benköpfige Vitako-Vorstand wird alle
drei Jahre von den Mitgliedern neu
bestimmt.
Als Vorstandsvorsitzender bleibt Peter
Kühne (Lecos GmbH, Leipzig) im Amt.
Als seine beiden Stellvertreter sind Rein-
hold Harnisch (Kommunales Rechenzen-
trum Minden-Ravensberg/ Lippe, krz)
und William Schmitt (Kommunale Infor-
mationsverarbeitung Baden-Franken,
KIVBF) bestätigt worden.
Neu in den Vitako-Vorstand gewählt Neu gewählt: Der Vitako-Vorstand 2017 besteht aus Dr. Johann Bizer (Dataport), Reinhold Har-
worden ist Rudolf Schleyer (Anstalt für nisch (krz), Prof. Dr. Andreas Engel (Stadt Köln), William Schmitt (KIVBF), Bernd Landgraf (ITE-
BO), Rudolf Schleyer (AKDB), Peter Kühne (Lecos). (v.l.n.r.) (Bild: D. Richter, Vitako)
Kommunale Datenverarbeitung in Bay-
ern, AKDB). Er löst Alexander Schroth
(ebenfalls AKDB) ab, der sich in den Ru- dessen Know-how Vitako nicht verzich- Alexander Schroth verabschiedete
hestand verabschiedet. Zu den weiteren ten kann“, sagt Vorstandsvorsitzender sich nach neunjähriger Vorstandsarbeit
ordentlichen Vorstandsmitgliedern von Peter Kühne. und gab sich zuversichtlich, dass Vitako
Vitako gehören Dr. Johann Bizer (Data- Rudolf Schleyer bedankte sich für „eine kreative Rolle bei den Herausforde-
port), Prof. Dr. Andreas Engel (Stadt Köln das ihm entgegengebrachte Vertrau- rungen, die auf uns zukommen, spielen
und KDN) sowie Bernd Landgraf (ITEBO en und kündigte an, „möglichst viele wird. Es ist wichtig, dass wir geschlossen
GmbH). Entwicklungen aus dem eigenen Haus auftreten wie es bisher immer der Fall
„Wir freuen uns, mit Rudolf Schleyer in die Bundes-Arbeitsgemeinschaft war. Die Bedeutung von Vitako, davon
wieder einen Repräsentanten aus Bay- hineinzutragen“. bin ich überzeugt, wird weiter steigen“,
ern im Vorstand begrüßen zu dürfen, auf erklärte Schroth zum Abschied.
Zeit für den Durchbruch
Vitako-Mitgliederversammlung diskutiert „Digital Ready“ und „Once Only“
› Wieso geht es mit Digitalisierung
und E-Government nicht recht vo-
ran, was sind die Hemmnisse? Diese
die Dienste nicht komfortabel und ein-
fach zu bedienen seien, wie man es von
Online-Portalen aus der Wirtschaft kennt.
etwa die Auszahlung von Kindergeld ab
der Geburt, ohne dass Eltern es bean-
tragen müssten, sind hierzulande – im
Frage stand im Mittelpunkt der Vitako- Vor allem Medienbrüche und nicht voll- Gegensatz zu Österreich – nicht mög-
Mitgliederversammlung am 23. und ständig digitalisierte Verfahren, bei dem lich. Insofern ist Deutschland noch nicht
24. November 2017 in Leipzig. am Ende beispielsweise die Gebühr se- „digital ready“.
parat und händisch zu entrichten ist, füh- Lange Zeit galten Schriftformerfor-
Dass E-Government und Digitalisierung ren dazu, dass sich die Bürger immer dernisse als großer Hemmschuh im di-
hierzulande nicht recht vorankommen, mehr zurückziehen. gitalen Workflow. Sie abzuschaffen, kann
ist eine unbequeme, aber sich stän- Für Vitako steht seit langem fest, aber nur ein erster Schritt sein. Bürger
dig bestätigende Wahrheit. Der letz- dass der Grund hierfür in veralteten und Unternehmen wollen durchgehend
te „eGovernment-Monitor“ wies bei der Rechtsvorschriften zu suchen ist, die digitale Prozesse und sind bereit, ihr Ein-
Bürgernutzung von Online-Diensten der noch nicht an die Bedingungen der di- verständnis für die behördeninterne Wei-
Verwaltung sogar rückläufige Zahlen gitalen Welt angepasst worden sind. terleitung und -verarbeitung ihrer einmal
aus. Immer wieder wird moniert, dass Vollautomatische Verwaltungsakte wie eingegeben Daten zu erteilen. 35 Pro-
Intern Nr. 6 | 2017 4
aus der Geschäftsstelle
die hierzulande eben noch sehenen Ausnahmen – die Einwilligung
nicht an die digitalen Erfor- der Betroffenen und eine generelle ge-
dernisse angepasst worden setzliche Erlaubnis – stellte Hoffmann
sind. Die Vitako-Mitglieder als zwei gangbare Auswege dar. Mit dem
wiesen darauf hin, dass Vorbehalt, dass die Anforderungen an
die Register selber hervor- eine Einwilligung durch die Bürger nun
ragend funktionieren. Aber strenger geworden sind und ein Entbün-
sie sind eben nur so gut, delungsgebot vorsehen, wonach keine
wie die Vorschriften zu ih- Generalvollmacht für die Datenweiter-
rer Führung. Wenn man an- verarbeitung erteilt werden kann. Einwil-
dere Daten benötigt als sie ligungen müssen strikt fallbezogen erteilt
in den Registern vorhanden werden und erscheinen in diesem Licht
Hannes Kühn (NKR) und Prof. Dr. Andreas Engel (KDN) disku- sind, ist das kein Problem als wenig praxistauglich für das Once
tieren über Registermodernisierung. von zentralen oder dezen- Only-Prinzip.
tralen Registern, sondern Aussichtsreicher sei die Möglich-
zent stimmen dem sogenannten„Once der Rechtsgrundlagen. keit einer gesetzlichen Erlaubnis zur
Only“-Prinzip zu, der einmaligen Daten- Datenweitergabe. Sie müsse allerdings
eingabe und -weiterleitung. Digital ready? sicherstellen, dass die Interessen des
Mit dem Thema „Ist unser Recht digital Gemeinwohls an Once Only die mögliche
verwaltungsmodernisierung ready? Und was müssen wir tun, um der Gefährdung des Persönlichkeitsrechts
Im Zuge der Diskussionen um das Tempo Digitalisierung zum Durchbruch zu ver- des Einzelnen überwiegen. Bundes- und
der Digitalisierung hatte sich im Oktober helfen“ befasste sich Christian Hoffmann Landesgesetzgeber seien laut Christian
der Nationale Normenkontrollrat (NKR) (Kanzlei Dr. Hoffmann, Kiel) und verwies Hoffmann aber durchaus in der Lage,
mit einem Gutachten zu Wort gemeldet, auf der Vitako-Mitgliederversammlung entsprechende Rechtsgrundlagen zu
das eine Modernisierung der Verwal- auf die Entlastung von Bürgern und Un- entwickeln, wobei hierfür eine „Daten-
tungsregister als notwendig erachtet. Der ternehmen und die dadurch erzielbaren schutzfolgeabschätzung“ unerlässlich
stellvertretende Leiter des NKR-Sekreta- Effizienzgewinne für die Verwaltung, sei: Bürgern muss ein Überblick sowohl
riats, Hannes Kühn, war auf Einladung wenn erst der Rechtsrahmen „digitali- über die von ihnen gespeicherten Daten
zur Vitako-Mitgliederversammlung nach siert“ worden ist: Fünf Milliarden Euro als auch über deren Verwendungszwe-
Leipzig gekommen, um das Gutachten Sparpotenzial sollen durch Once Only cke verschafft werden. Eine Rechtsum-
vorzustellen und an der Diskussion um für den EU-Binnenmarkt erreichbar sein. stellung sei aber prinzipiell möglich.
die Registermodernisierung teilzuneh- Allerdings konfligieren momentan
men. Nach Kühns Erläuterungen be- noch die Rechtsgrundlagen für Daten- Bürgercockpit geplant
standen die Vorarbeiten zum Register- verarbeitung, wie sie etwa das Onlinezu- In der anschließenden Diskussion wur-
Gutachten im Normenscreening, dem gangsgesetz in Paragraph 8 beschreibt, de dieser vielversprechende Ansatz breit
Prozess der Überprüfung von Rechts- mit dem Zweckerhebungsgrundsatz, den diskutiert. Vitako-Vorstand Johann Bizer
vorschriften für ein Schriftformerfordernis Christian Hoffman als „Kernelement des brachte die Idee eines „Bürger-Cockpit“
bei Verwaltungsdienstleistungen. Vitako verfassungsrechtlichen Datenschutzes“ auf, eine Art Showcase, das die Daten-
hatte mit der „Negativliste“ und der „Po- beschreibt. Demnach dürfen personen- weitergabe etwa im Fall von Elterngeld
sitivliste“ an diesem Projekt mitgewirkt. bezogene Daten nur zweckbezogen er- unter Berücksichtigung der rechtlichen
Unterdessen sei die Datenqualität in hoben und verarbeitet werden. Bedingungen transparent aufzeigt: ein-
den Fokus gerückt, und so hat der NKR mal unter den Bedingungen von Ein-
auf eine „zersplitterte Registerlandschaft“ zeleinwilligungen, das andere Mal im
aufmerksam gemacht und ein „Aufräu- Falle einer gesetzlichen Regelung.
men im Maschinenraum“ angeregt. Bes- Dieser praxisbezogene Vorschlag
sere Datenbestände und eine intelligente stieß auf große Zustimmung. Dieter
Vernetzung der Register von Bund, Län- Rehfeld (regio iT) sagte, man dürfe
dern und Kommunen führen in den Au- nicht nur „Konjunktivdiskussion“ führen.
gen des NKR zu größerem Nutzen auch Vitako und seine Mitglieder stünden vor
hinsichtlich des bereits erwähnten „Once allem auch für kommunale Umsetzung
Only“-Prinzips. und müssten zeigen, wie es in der Praxis
Dieser Einschätzung konnte Vitako funktioniert. Vitako will diese Diskussi-
bereits in einem eigenen Gutachten mit on aufgreifen und in Form einer Arbeits-
dem Titel „Durchbrüche für die digitale gruppe bündeln, die mit der Umsetzung
Verwaltung“ nicht ganz folgen. Und auch RA Dr. Christian Hoffmann erläutert seine Ide- eines „Bürger-Cockpits“ beauftragt wird,
in der Diskussion auf der Mitgliederver- en zum Once Only-Prinzip. (Foto: D. Richter) welches möglicherweise noch im Jahr
sammlung wurde deutlich, dass „Once 2018 vorgestellt werden kann.
Only“ vor allem von den rechtlichen Die von der neuen EU-Datenschutz- Autor: Helmut Merschmann,
Rahmenbedingungen behindert wird, grundverordnung (DSGVO) nun vorge- Vitako
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Neues aus den Facharbeitsgruppen
Strategie der kleinen Schritte
Facharbeitsgruppe E-Government sieht Paradigmenwechsel
› Im Oktober traf sich die Fachar-
beitsgruppe E-Government zu ei-
nem Arbeitstreffen in Berlin. Zentrale
offene Fragen
Zum Thema Servicekonten berichtete
Frank-Rüdiger Srocke, dass die Inter-
nehmer aus Städten, Kreisen und der in
Zweckverbänden oder anderen Rechts-
formen zusammengeschlossenen IT-
Themen waren der aktuelle Stand des operabilität von Postfächern sowie die Dienstleistern haben sich hierzu aus-
Portalverbunds sowie der interopera- Konzeption von Unternehmenskonten führlich geäußert.
blen Servicekonten und ein Austausch und auch die Umsetzung von eIDAS- Neben vielen interessanten Ein-
der Vitako-Mitgliedshäuser zum The- Anforderungen noch angegangen wer- zelthemen lässt sich feststellen, dass das
ma Digitalisierungsstrategien. den müssten. Es gebe außerdem noch Thema Digitalisierung nun endlich in der
eine Reihe von offenen Fragen, für die Politik angekommen ist. Hervorgehoben
Im Mittelpunkt des ersten Tages stand Lösungen gefunden werden müssten. wurde außerdem, dass vor allem kleine-
der Austausch mit dem Bundesministeri- Dazu gehören die Grundregeln für ein- re Kommunen erheblichen Beratungs-
um des Innern (BMI), welches mit einem heitliche Unternehmenskonten sowie ein bedarf haben und zunehmend merken,
Gaststatus regelmäßig an den Sitzungen Rollen- und Rechtekonzept. dass sie es alleine kaum schaffen, sich
teilnimmt. BMI-Referent Frank-Rüdiger Außerdem müsse der Umgang mit den vielfältigen Anforderungen der Digi-
Srocke erläuterte den aktuellen Stand Fachdaten noch geklärt werden, denn talisierung zu stellen.
der Planungen zu den Themen Service- die Servicekonten dienten allein der
konto und Portalverbund. Identifizierung. Auch für die Speicherung interessante erkenntnis
Derzeit wird das Bundesportal für von Fachdaten bedürfe es noch eines Die interessanteste Erkenntnis des Ta-
Verwaltungsleistungen des Bundes Konzeptes, darüber hinaus seien weite- ges bestand darin, dass die Aufstellung
aufgebaut und mit bestehenden Lan- re Fragen zu klären wie der Single-Sign- von Master- und Digitalisierungsplänen
desportalen verknüpft. Hierzu laufen On, die Versendung von Bescheiden in oder von Strategiepapieren von den Be-
entsprechende Abstimmungen im IT-Pla- Postfächer sowie die Festlegung bun- teiligten zunehmend als nicht mehr ziel-
nungsrat. Für die Verknüpfung soll ein desweit einheitlicher Vertrauensniveaus. führend eingeschätzt wird. Die Verab-
Gateway mit einem Diensteverzeichnis In der anschließenden lebhaften Diskus- schiedung solcher Papiere nimmt oftmals
sowie einer Suchen-Finden-Komponente sion konnten die IT-Dienstleister einzelne so viel Zeit in Anspruch, dass man dabei
zur Verfügung gestellt werden. Das Ver- Themenkomplexe vertiefen und auf wei- Gefahr läuft, einzelne Akteure wieder zu
zeichnis soll alle Leistungen von Bund, tere offene Punkte hinweisen. verlieren. Oder man wird von der dyna-
Ländern und Kommunen abbilden, die Als weitere Themen standen am ers- mischen Entwicklung einfach überholt.
über Leika-Schlüssel und regionale ID ten Tag Erfahrungen mit dem Einsatz ei- Stattdessen scheint sich ein schrittwei-
gefunden werden können. nes Chatbots in der Berliner Verwaltung ses Vorgehen durchzusetzen, welches
Die Suchen-Finden-Komponente sowie der Austausch über Blockchain es erlaubt, in kleineren Etappen zum Ziel
wird gemeinsam mit dem Bundesland und das geplante europäische Single zu gelangen.
Sachsen-Anhalt entwickelt und soll die Digital Gateway auf der Agenda.
Beschreibungen von Leistungen enthal- Der zweite Tag der Vitako-Fachar- Autorin: Tina Siegfried, Vitako
ten. Diese sollen dezentral betrieben, beitsgruppe E-Government war dem
aber zentral bereitgestellt und so über Austausch der Mitglieder über Digita-
alle Ebenen hinweg durchsuchbar sein. lisierungsstrategien gewidmet. 35 Teil-
EURITAS-Treffen in Zagreb
› Am 27. und 28.11.2017 traf sich
das EURITAS-Chief Executi-
ve Board (CEB) zu seiner Herbstta-
wicklungen waren Vorhaben auf euro-
päischer Ebene (Single Digital Gateway,
Digital Agenda, TOOP) und die Vorbe-
und die Schweiz. Deutsche Mitglieder
sind das DVZ in Schwerin, das auch mit
Hubert Ludwig den Präsidenten von EU-
gung in Zagreb. Grund für die Einla- reitung eines CIO-Gipfels in Brüssel im RITAS stellt, sowie Dataport, ITDZ Ber-
dung nach Kroatien war der Beitritt Herbst 2018 Themen der zweitägigen lin und Vitako. Zur nächsten Sitzung im
von APIS IT, dem öffentlichen IT Veranstaltung. Sommer lädt Statens IT aus Dänemark
Dienstleister von kroatischem Staat Euritas ist der Verbund der europä- nach Kopenhagen ein, um nach dem
und der Stadt Zagreb. ischen öffentlichen IT Dienstleister al- Umzug in neue Räumlichkeiten die IT
ler staatlichen Ebenen. Mitglieder sind Strategie in Dänemark zu präsentieren.
Neben dem Erfahrungsaustausch über IT-Dienstleister aus sieben europäischen
Entwicklungen in den Mitgliedsinstituti- Ländern: Dänemark, Deutschland, Ita- Autor: Ralf Resch, Vitako
onen und einem Update zu neuen Ent- lien, Kroatien, Niederlande, Österreich
Intern Nr. 6 | 2017 6
neues aus den facharbeitsgruppen
Arbeitsaufträge verteilt
AG Servicekonten und Portalverbund traf sich zum ersten Mal
› Die Vitako Geschäftsstelle rief im
November die Mitglieder zur Mit-
wirkung an einer neuen Facharbeits-
die gemeinsame Arbeit mitzuteilen. Da
es bisher keine klaren Definitionen gab,
sollte die Gruppe zunächst ein gemein-
Im Ergebnis des ersten Treffens wur-
den zwei Unterarbeitsgruppen gebildet,
die konkrete Arbeitsaufträge mitnahmen.
gruppe „Servicekonten und Portalver- sames Verständnis von Begriffen wie Eine technisch geprägte Unterarbeits-
bund“ auf. Die Arbeitsgruppe befasst „interoperables Servicekonto“, „Portal- gruppe wird die praktische Umsetzung
sich im Zusammenhang mit dem aus verbund“ oder auch „Verwaltungsportal“ interoperabler Servicekonten prototy-
dem Online-Zugangsgesetz resultie- erarbeiten. pisch erarbeiten. Hierzu haben sich ver-
renden Portalverbund auch ausführ- schiedene Vitako-Mitglieder zur Mitarbeit
lich mit dem Thema interoperable miteinander kommunizieren bereit erklärt. Eine weitere Unter-Arbeits-
Servicekonten. Demnach bedeutet beispielsweise Inter- gruppe wird sich mit der Ausgestaltung
operabilität, dass sich verschiedene Ser- des Unternehmenskontos befassen. Ne-
Ziel der Zusammenarbeit ist es, bis zum vicekonten – zu denen Bürger- und Un- ben den Möglichkeiten der Authentifizie-
Frühjahr 2018 den Beweis zu erbringen, ternehmenskonten zählen – gegenseitig rung wird es darum gehen, ein erstes
dass die kommunalen IT-Dienstleister vertrauen und über eine gemeinsame In- Rechte- und Rollenkonzept zu entwer-
interoperable Servicekonten möglichst stanz, den sogenannten Metadatenser- fen, das für die meisten Anwendungen
schnell praktisch umsetzen und mit kon- ver, miteinander kommunizieren. Weitere tragfähig sein sollte. Die Arbeitsergeb-
kreten ersten Anwendungen betreiben Erwartungen der Teilnehmer an die Ar- nisse sollen Anfang 2018 präsentiert
können. beit der Gruppe waren beispielsweise die werden.
Das erste Treffen fand am 20. No- gemeinsame Entwicklung pragmatischer
vember 2017 mit einer Vielzahl von Be- Lösungen und die Aufklärung darüber, Autor: Daniel Grimm, Vitako
teiligten in Berlin statt. Während der welche Lösungen bereits existieren und
Vorstellungsrunde waren die Teilneh- breit nutzbar gemacht werden können.
mer aufgefordert, ihre Erwartungen an
Lehren aus dem Katastrophenfall
Facharbeitsgruppe IT-Sicherheit tagte in München
› Die AKDB lud die Mitglieder der
Facharbeitsgruppe IT- Sicherheit
und Datenschutz am 16. und 17. No-
torische Teil des Straubinger Rathauses
einem Brand zum Opfer und hatte auch
verheerende Auswirkungen auf die IT
werden. Diese Themensammlung kann
dann beispielsweise in kleineren Work-
shops in den FAG-Sitzungen bearbeitet
vember 2017 nach München ein. der ansässigen Kommunalverwaltung. werden. Auf diese Weise sollen Hand-
Sturm schilderte, welche Maßnahmen lungsleitfäden entstehen, die den Mit-
Rudolf Schleyer, designierter Nachfolger ergriffen wurden, um die IT in kürzester gliedern Empfehlungen und Argumente
von Alexander Schroth als Vorstandsvor- Zeit wieder funktionsfähig und damit die für eine Verbesserung der Informations-
sitzender der AKDB und zugleich neues Stadtverwaltung wieder arbeitsfähig zu sicherheit und des Datenschutzes in den
Vorstandsmitglied bei Vitako, begrüßte machen, und auch welche Lehren man eigenen Häusern und bei kommunalen
die angereisten Teilnehmer und schilder- aus dem Katastrophenfall ziehen konnte. Kunden liefern.
te eingangs die möglichen Auswirkungen Sodann stand die Weiterentwicklung Als erste organisatorische Maßnah-
der EU-Datenschutzgrundverordnung der Facharbeitsgruppe auf der internen me wurde die Bestimmung eines Beira-
(EUDSGVO). Agenda. Die Sicherheitsexperten wol- tes aus maximal vier Personen beschlos-
Neben der EUDSGVO als Schwer- len zukünftig enger zusammenarbeiten, sen, der die Arbeitsgruppenleitung bei
punktthema standen auch klassische Konkurrenzdenken ablegen und dezidier- der Themensammlung und Ausgestal-
Themen der Informationssicherheit im te Probleme im Bereich der IT-Sicherheit tung der Treffen unterstützen soll. Der
Fokus. So wurde der erste Tag durch angehen, um gemeinsam Lösungen zu Beirat und die Leitung der Facharbeits-
einen Vortrag von Albert Sturm, Stadt erarbeiten und zu teilen. Hierfür soll auf gruppe nebst Stellvertretung werden auf
Straubing, eingeleitet, der die Erfahrun- konkrete Use-Cases, Vorfälle oder IT- der kommenden Sitzung am 19. und 20.
gen aus einer tatsächlich im vergange- Sicherheitsthemen fokussiert werden April 2018 in Berlin gewählt.
nen Jahr erlebten Katastrophe teilte. Vor und vor den Sitzungen mit Hilfe von Ab-
ziemlich genau einem Jahr fiel der his- fragen ein Themenspeicher aufgebaut Autor: Daniel Grimm, Vitako
Intern Nr. 6 | 2017 7
Meldungen
› ›
Algor ithmen Datenpolitik
Die Wissenschaftlichen Dienste des Gegenwärtige technologische Ent-
Deutschen Bundestages haben sich wicklungen – vom Internet der Dinge
mit dem „Einsatz und Einfluss von Al- über die Digitalisierung staatlicher Leis-
gorithmen auf das digitale Leben“ be- tungen bis hin zur Künstlichen Intelligenz
schäftigt. Ein Beitrag liefert zunächst – befeuern eine „Datafizierung“. Die
eine Definition: „Ein Algorithmus ist ein Fähigkeit zur Erhebung, Verarbeitung,
eindeutig geregeltes Verfahren zur Lö- Verbreitung und Analyse großer Daten-
sung einer Aufgabe und besteht aus ei- mengen ist der Kern von immer mehr
ner Reihe von Anweisungen, deren ein- Geschäftsmodellen und Lebensweisen.
zelne Schritte definiert sind.“ Sodann Kurzum: Der Zugang zur Welt eröffnet
kommen einige Anwendungsgebiete zur sich in immer stärkerem Maße über di-
Sprache wie etwa Suchmaschinen, Peo- gitale Daten. Dieses Phänomen ist nicht
ple Analytics oder Predictive Policing. Bei sehr neu, wenngleich sich das Ausmaß
letzterem handelt es sich um Software zuletzt stark beschleunigt hat. Viel älter,
die Verhaltens- und Entscheidungspro- namentlich einige Dekaden, ist dagegen
zesse analysiert und beispielsweise die das vorherrschende Datensteuerungs-
Rückfallwahrscheinlichkeit von Straftä- regime unserer Zeit: der Datenschutz.
tern berechnet. Die Stiftung Neue Verantwortung hat
Komplexe Algorithmen kommen in sich in einem Papier mit dem Titel „Da-
fast allen Lebensbereichen zur Anwen- tenpolitik jenseits von Datenschutz“ dem Wenn keine Modelle gefunden wer-
dung. Beispielsweise im Hochfrequenz- Thema gewidmet. Das Papier beschreibt den, so die Autoren, die es ermöglichen,
handel, bei der Personalauswahl, bei fünf zentrale Problemfelder: Daten zu gesellschaftlich akzeptieren
komplexen Modellierungen in der Klima- ►► die erschwerte Differenzierung von Zwecken zu nutzen, ohne dass Bürger
forschung, in automatisierten Staubsau- personenbezogenen und nicht-per- ihrer Grundrechte beraubt werden, dann
gern und Rasenmähern, persönlichen sonenbezogenen Daten; würden uns auch die damit verbunde-
Assistenten wie „Alexa“ oder „Siri“ und ►► Verlust der Kontrolle seitens der nen Chancen zur Förderung des Ge-
beim automatisierten und autonomen Verbraucher im Zuge der Einwilli- meinwohls entgehen. Dem könnte die
Fahren. gung; Gesellschaft nur durch die datenpoliti-
Der Beitrag problematisiert auch die ►► Probleme mit anderen Daten- sche Berücksichtigung zweier wesentli-
Voreingenommenheit von Code (Bias), schutzprinzipien und rechtliche cher Erkenntnisse vorbeugen:
digitale Diskriminierung und vorurteilbe- Grauzonen; Erstens müssten avancierte techni-
haftetes Programmieren. ►► eine unübersichtliche Akteursland- sche Maßnahmen Teil einer jeden effek-
schaft und Datenhandel; tiven Datensteuerung sein – ob im öf-
Link (PDF) ►► kollektive Effekte datenbasierter fentlichen oder im privatwirtschaftlichen
Entscheidungen. Bereich. Zweitens müssten neue institu-
Die zentrale These lautet: Der in der ge- tionelle, bereichsspezifische und gesell-
genwärtigen Datenpolitik weithin verfolg- schaftliche Datenmanagement-Ansätze
te zweigeteilte Ansatz - hier Personenbe- entwickelt werden, wobei die rechtlichen
zug, dann Datenschutzregime; dort kein Rahmenbedingungen nur eine von meh-
Personenbezug, dann Freifahrtschein - reren dabei zu berücksichtigenden Fak-
ist dafür verantwortlich, dass Grundrech- toren sind.
te im digitalen Raum heute de facto nicht
effektiv geschützt würden. Link (PDF)
Politikbrief erschienen
› Erstmalig hat sich die Bundes-Ar-
beitsgemeinschaft der Kommuna-
len IT-Dienstleister - Vitako - mit einem
709 Bundestagsabgeordneten mit dem
sechsseitigen Politikbrief beliefert wor-
den. Thematisch spannt das Medium
Politikbrief an politische Entscheiden einen Bogen vom Portalverbund über
gewendet, um sie mit der Themenwelt Informationssicherheit bis zur Register-
und den Herausforderungen in der kom- modernisierung. Der Politikbrief kann
munalen Informationstechnik vertraut hier heruntergeladen werden:
zu machen. Unter anderem sind alle Link (PDF)
Intern Nr. 6 | 2017 8
aus der Branche
Flickenteppich Datenschutz
Dataport-Gutachten:Digitalisierung braucht einen einheitlichen Datenschutz
› Die Bundesländer haben mit der
Umsetzung der EU-Datenschutz-
grundverordnung (DSVGO) die sel-
Flickenteppich an länderspezifischen
Regelungen.
tene Gelegenheit, Vorschriften zu groSSe Chance
vereinheitlichen und damit eine ent- Ziel der europäischen Datenschutz-
scheidende Grundlage für die digi- grundverordnung ist nun gerade ein ein-
tale Transformation der öffentlichen heitlicher Rechtsrahmen. Für den Da-
Verwaltung zu schaffen. Das zeigt ein tenschutz in der öffentlichen Verwaltung
von der Firma Dataport in Auftrag ge- allerdings lässt die DSGVO den National-
gebenes Gutachten. Es macht auch staaten und den Bundesländern einigen
deutlich, dass die Bundesländer ihre Regelungsspielraum. So gibt die DSVGO
Landesdatenschutzgesetze vollstän- zwar die rein materiellen Datenschutz-
dig überarbeiten müssen. Denn die ziele bindend vor. Sie dürfen und sollen
EU-Datenschutzgrundverordnung auf Länderebene nicht infrage gestellt
hat nicht zum Ziel, nationales Recht werden. Verfahrensregeln dagegen kön-
zu ersetzen. Sie sieht eine Reihe von nen gestaltet werden – eine große Chan-
Öffnungsklauseln vor und räumt den ce für die öffentlichen Verwaltungen. So
Mitgliedstaaten einen Umsetzungs- könnte zum Beispiel übergreifend ein-
spielraum ein, enthält aber auch kla- heitlich festgelegt werden, unter welchen
re Regelungsaufträge an nationale Voraussetzungen verschiedene Fach- Gemeinsame Ausgestaltung
Gesetzgeber. verwaltungen Daten austauschen oder Mithilfe einer solchen einheitlichen Re-
gemeinsame Verfahren nutzen dürfen. gelung könnte somit nicht nur die or-
Warum ist das so wichtig? So wie es Eine Frage, die für den Großteil der Di- ganisatorische Zusammenarbeit inner-
zurzeit aussieht, entstehen in den ver- gitalisierungsprojekte in der öffentlichen halb der Verwaltungen und im Interesse
schiedenen Bundesländern gänzlich Verwaltung entscheidend ist. der Verwaltung erleichtert werden. Sie
unabhängig voneinander Landesge- Die zurzeit noch vorliegenden Re- würden zudem die übergreifende Zu-
setzgebungen. Deren Diversität, so das gelungen für die Übermittlung von per- sammenarbeit im Interesse der Bürger
Gutachten, kann zu einem entschei- sonenpersonenbezogenen Daten (Abruf) ermöglichen. Denn Lebenssachverhal-
denden Handicap für die digitale Trans- und die Verarbeitung personenbezoge- te der Bürger beschränken sich immer
formation der Verwaltung werden. Ein nen Daten aus einem Datenbestand weniger auf „Zuständigkeitsräume“ von
Handicap, das im Zweifel nur noch durch (gemeinsames Verfahren) sind überaus Verwaltungen. So ist es zum Beispiel
zentrale, bundeseinheitliche Vorgaben heterogen. Sie könnten jetzt ohne wei- denkbar, dass ein Bürger seinen Wohn-
behoben werden kann. Dabei lassen teres vereinheitlicht werden. Einen ent- sitz in Bundesland A hat, während der
sich die notwendigen Grundlagen auch sprechenden Formulierungsvorschlag Schulort der Kinder aber in Bundesland
im föderalen System umsetzen. Dafür hat Dataport auf Basis des Gutachtens B liegt. Das effiziente Bearbeiten von An-
braucht es aber einheitliche Gesetzge- entwickelt: trägen des Bürgers aber darf nicht daran
bungen. Die sind, so das Gutachten, ►► „Ein automatisiertes Verfahren, das scheitern, dass für Verwaltung A andere
nicht nur ein Hebel für die Digitalisierung, die Übermittlung personenbezoge- datenschutzrechtliche Verfahrensvoraus-
sondern auch für das Schaffen von Sy- ner Daten durch Abruf (Abrufver- setzungen gelten als für Verwaltung B.
nergien durch länderübergreifende Zu- fahren) oder mehreren Verantwort- Das vorliegende Gutachten be-
sammenarbeit. In Summe lässt sich also lichen gemeinsam die Verarbeitung schreibt die Notwendigkeit und die
sagen: Einheitlicher Datenschutz stärkt personenbezogener Daten aus Möglichkeiten für die gemeinsame Ge-
den Föderalismus. einem Datenbestand (gemeinsa- staltung der Landesdatenschutzgeset-
Eine hohe Diversität bei den Lan- mes Verfahren) ermöglicht, darf ze. Es enthält zudem eine Reihe von
desgesetzgebungen dagegen würde zu eingerichtet werden, soweit dies Vorgehensvorschlägen.
Dissynergien und damit zu Ineffizienz unter Berücksichtigung der schutz-
führen. Im Effekt führt das zu höheren würdigen Interessen der betroffe- Zum Gutachten: Link (PDF)
Kosten sowie einer langsameren und nen Person und der Aufgaben der
damit nicht am Interesse des Bürgers beteiligten Stellen angemessen
und der Wirtschaft ausgerichteten Ver- ist. Die beteiligten Stellen treffen Autorin: Britta Heinrich, Data-
waltung. Eine effiziente und hochdigita- als gemeinsam Verantwortliche port
lisierte Verwaltung benötigt also einen eine Vereinbarung gem. Artikel
einheitlichen Datenschutz und keinen 26 Absatz 1 der Verordnung (EU)
2016/679.“
Intern Nr. 6 | 2017 9
aus der branche
Akten für die Ewigkeit
Mit „DiPS.kommunal“ betreibt der LWL ein elektronisches Langzeitarchiv
› Kein Tusch – nur ein leises „Ping“
ist zu hören, als LWL-Archivarin
Nicola Bruns die Taste drückt. Und
vereinbarungen
mit dem KDN zur
Nutzung von DiPS.
ganz unspektakulär und leise wech- kommunal für ihre
seln Mitte September die ersten elek- Mitgliedskommu-
tronischen Daten in DiPS.kommu- nen geschlossen.
nal, der neuen technischen Lösung Servicegeber und
für das elektronische Langzeitarchiv Betriebsstätten
des LWL. sind die Stadt Köln
für die Kommu-
Die Freude beim anwesenden Projekt- nen im Landesteil
team, bestehend aus Beschäftigten des Rheinland und der
LWL-Archivamts und der LWL.IT Service LWL für die Kom-
Abteilung, ist groß. Denn der Tasten- munen in West-
druck ist der Startschuss für ein Archiv- falen-Lippe. Der Dr. Georg Lunemann, Erster Landesrat und Kämmerer des LWL (v.r),
Produkt, das schon von vielen Kommu- KDN ist Mitglied in Dr. Marcus Stumpf, Leiter des LWL-Archivamtes, und Wieland Schäfer,
nen in NRW erwartet wird. der Einkaufsgenos- Leiter der LWL.IT Service Abteilung freuen sich über den neuen Service.
(Foto: LWL)
Zunächst war das elektronische senschaft der kom-
Langzeitarchiv eine Projektlösung nur munalen IT-Dienstleister ProVitako. Die derungen bei Software und Hardware
für den LWL. Jetzt wurde es durch das Mitglieder der Einkaufsgenossenschaft dauerhaft verständlich und benutzbar
mandantenfähige Produkt DiPS.kommu- stellen sich untereinander über einen bleibt“, erklärt Marcus Stumpf.
nal abgelöst, mit dem nun für mehrere inhousefähigen Leistungsaustausch die „Dabei fließen die Daten nicht alle
Kommunalarchive zentral ein digitales jeweiligen IT-Lösungen zur Verfügung. in einen großen Topf, sondern werden
Archivmagazin betrieben werden kann. Auf diesem Weg kann der KDN als Mit- nach den beteiligten Kommunen getrennt
„DiPS“ steht dabei für Digital Preserva- glied der ProVitako den hier organisier- abgelegt und sind auch nur für sie zu-
tion Solution, also frei übersetzt: Lösung ten IT-Dienstleistern für ihre Kommunen gänglich“, erklärt Wieland Schäfer, Leiter
zur digitalen Bestandserhaltung. auch außerhalb von NRW den Betrieb der LWL.IT Service Abteilung. Das Gan-
„Solange Verwaltungen ausschließ- von DiPS.kommunal anbieten. ze speichern die LWL-Experten gespie-
lich mit Papier gearbeitet haben, wuss- gelt in zwei fünf Kilometer voneinander
ten die Kommunalarchive, wie sie mit Archivierung im Verbund entfernten Rechenzentren, um auch im
den archivwürdigen Unterlagen umge- Als erste kommunale Archive werden Katastrophenfall keinen Datenverlust zu
hen mussten, damit sie dauerhaft erhal- die Städte Bochum, Hamm und Müns- riskieren.
ten blieben“, sagt Marcus Stumpf, Lei- ter ihre Daten mit DiPS.kommunal beim „Dieses Verfahren ist sehr aufwän-
ter des LWL-Archivamtes. Doch immer LWL speichern. Weitere Städte und Krei- dig und entsprechend teuer. Kleinere
mehr Akten gibt es nur noch in elektro- se stehen schon in den Startlöchern. Kommunen können es sich nicht leis-
nischer Form. Und was ist mit Digitalfo- „Damit können wir Daten wie bei- ten, eigene Lösungen aufzubauen. Sie
tos, Datenbanken, elektronischen Karten spielsweise die Geburten-, Heirats-, Part- sind aber gesetzlich verpflichtet, elekt-
und Plänen oder den Daten aus Rats- nerschafts- und Sterberegister aus den ronisch erfasste Daten zu archivieren“,
informationssystemen? Wie kann man Standesämtern oder die Gewerbean- sagt Lunemann. „Deshalb bieten wir ih-
all die Daten lesbar halten, wo doch die und -abmeldungen aus den Ordnungs- nen die Langzeitarchivierung im Verbund
notwendigen Programme und Geräte ämtern, die dort nur noch elektronisch an. Weil wir die Vorarbeit geleistet haben
schnell veralten? Dafür hat der LWL ge- geführt werden, bewahren“, so Georg und sich dann viele die Kosten für die
meinsam mit der Stadt Köln im Rahmen Lunemann, Erster Landesrat und Käm- Infrastruktur, das Fachpersonal und die
des „Digitalen Archiv NRW“ (danrw.de) merer des LWL. „Wir halten diese alten Wartung teilen, wird es bezahlbar.“
eine Lösung entwickelt, die allen Kom- Daten lesbar, damit Bürger darauf zu- Für die kommunalen Archive ist die
munen in NRW offen steht. rückgreifen können, wenn sie zum Bei- Arbeit ganz einfach: Über das Internet
spiel Renten- oder Erbschaftsansprüche können sie ihr Archivgut hochladen. Per
EInkauf über provitako belegen müssen oder sich über die Wirt- Knopfdruck können sie auch noch in 20
Der Service DIPS.kommunal wird den schaftsentwicklung ihrer Stadt informie- oder 50 Jahren auf die Daten zugreifen.
nordrhein-westfälischen Kommunen ren wollen.“
über den KDN, den Dachverband der Dabei ist es bei weitem nicht damit AUtoren: Juliane Brink (LWL.IT
kommunalen IT-Dienstleister in NRW, getan, die Daten einfach zu speichern: Service), Peter Worm (LWL-Archi-
angeboten. Mehrere IT-Dienstleister in „DiPS.kommunal sorgt dafür, dass das vamt)
NRW haben bereits Rahmenleistungs- elektronische Archivgut trotz der Verän-
Intern Nr. 6 | 2017 10aus der branche
Die neue Einfachheit
ekom21: Bürgerbüro Offenbach arbeitet (fast) papierlos
› Bis zu 20 Prozent weniger Zeitauf-
wand! So viel Zeit spart das Bür-
gerbüro Offenbach seit August bei
kann die Größe der
Dokumente übri-
gens einfach nach
der Vorgangsbearbeitung im Pass- seinen Bedürfnis-
und Meldewesen. Sachbearbeiter sen anpassen.
und Bürger freuen sich, zugleich sin- Doch der ei-
ken die Kosten. Wie ist das möglich? gentliche Clou:
Der Schlüssel ist die neu eingeführte Erklärungen oder
emeld21-eAkte. Meldescheine las-
sen sich direkt auf
Besonders ist das Bürgerbüro der Stadt dem Tablet rechts-
Offenbach schon seit seiner Gründung im gültig unterschrei-
Jahre 2000. Das liegt einerseits an seiner ben. Anschließend
Struktur, denn das als Amt organisierte archiviert das Ver-
Bürgerbüro bündelt Pass- und Melde- fahren die Unterla-
wesen, Führerschein- und Zulassungs- gen. Der gesamte
behörde in einer Einheit. Andererseits ist Vorgang wird auto-
man hier besonders innovationsfreudig. matisch gebündelt
„Wir nutzen Verwaltungsinnovationen und im digitalen Ar- Einem Tablet zum Verwechseln ähnlich: Der Bürgermonitor im Einsatz
und setzen neueste Technologien ein, chiv des Bürgerbü- (Foto: Stadt Offenbach am Main)
um den Bürgerservice kontinuierlich zu ros abgelegt. Phy-
verbessern“, sagt Martina Fuchs, Amts- sisch befinden sich die Daten dann im emeld21-eAkte in abgeschotteter Be-
leiterin des Bürgerbüros. So auch mit der BSI-zertifizierten Rechenzentrum der triebsumgebung. Als der Test bestanden
Einführung der emeld21-eAkte. ekom21, das wiederum über verschlüs- war, folgte eine Mitarbeiterschulung mit
Wer umzieht, einen neuen Pass be- selte Standleitungen mit dem Bürger- allen Beratern im Bürgerbüro. „Andert-
antragt oder aus der Kirche austreten büro verbunden ist. Kurzum, eine Um- halb Stunden reichten, dann konnte das
will, kennt das Vorgehen: Bevor Anträ- meldung, einen Passantrag oder einen Team arbeiten. So reibungslos haben wir
ge bearbeitet werden können, sind Infor- Kirchenaustritt kann man in Offenbach noch nie eine neue Lösung eingeführt“,
mationen zu lesen, Angaben zu bestäti- komplett papierlos erledigen. Manchmal sagt Martina Fuchs.
gen und Erklärungen zu unterschreiben. aber wünschen Bürger trotzdem einen
Früher wurden diese Unterlagen ausge- Ausdruck. Diesen erhält man auf Wunsch Neue Einfachheit
druckt und dem Bürger ausgehändigt – – und somit arbeitet das Bürgerbüro auch Die Kundenberater sind von der emeld21-
bisweilen mehrere Seiten Papier. Nach nur fast papierlos. eAkte begeistert. In den ersten Tagen sei
Sichtung unterschrieb der Antragsteller. man zwar noch irritiert gewesen. „Es ging
Jetzt musste der unterschriebene Antrag reibungslose Einführung alles so einfach und schnell“, stutzten die
aber wieder ins Pass- oder Meldearchiv „Kein Ausdrucken, kein Scannen, fast Kundenberater anfangs einige Mal. Bis
zurück. Also scannte der Kundenberater kein Papier“, freut sich Martina Fuchs zu 20 Prozent Zeitersparnis hat Marti-
die zuvor ausgedruckten Unterlagen wie- und unterstreicht die Materialersparnis, na Fuchs ermittelt. Die neue Einfachheit
der ein und legte sie digital ab. Insgesamt denn alle Ausdrucke für Staatsangehö- bei der Vorgangsbearbeitung erhöht zu-
ein aufwändiger Weg. rigkeitserklärungen, Meldescheine und dem den Arbeitskomfort, denn alle ar-
so weiter entfallen ersatzlos. Durch das chivierten Bestandteile der E-Akte sind
e-Akte und Bürgermonitor Signatur-Tablet spart ein Bürgerbüro in aus emeld21 einsehbar. „Einige Arbeits-
Mit der emeld21-eAkte ist alles anders der Offenbacher Größenordnung etliche schritte fallen weg oder werden durch die
geworden, denn jetzt lassen sich Me- 10.000 Blatt im Jahr. Hinzu kommen – so neue Technik deutlich weniger zeitauf-
dienbrüche im Pass- und Meldewesen die Amtsleiterin – auch reduzierte Kosten wendig“, so Martina Fuchs.
vermeiden. Die E-Akte ergänzt das ein- für die Logistik, denn ein Meldeschein mit
gesetzte Einwohnermelde-Verfahren der Unterschrift gehört natürlich nicht in den Autor: Stefan Thomas, ekom21
ekom21, emeld21: Statt Unterlagen und regulären Papiermüll. Die Entsorgung mit
Erklärungen auszudrucken, verfügen die dem Reißwolf muss gewährleistet sein.
Kundenberater jetzt über einen Bürger- Seit August ist die E-Akte im produk-
monitor. Das ist ein robustes Tablet, auf tiven Einsatz. Vorausgegangen war eine
dem Bürger die Unterlagen angezeigt rund fünfwöchige Implementierungszeit,
bekommen. Wer schwächere Augen hat, dann testete das Einführungsteam die
Intern Nr. 6 | 2017 11aus der branche
Enge Zusammenarbeit
Governikus Jahrestagung 2017 verzeichnet Besucherrekord
› Rund 350 Teilnehmer besuchten
am 7. und 8. November die dies-
jährige Governikus Jahrestagung im
Unternehmen bei
einmaligen Inves-
titionen von ge-
Berliner dbb forum und konnten sich schätzt 2,5 Milliar-
über aktuelle Themen rund um die Di- den Euro jährlich
gitalisierung von Verwaltung und Jus- wäre der Aufwand
tiz informieren. nach noch nicht
einmal einem hal-
Bundes-CIO und Staatssekretär im ben Jahr amorti-
Bundesinnenministerium Klaus Vitt ver- siert. Da stellt sich
deutlichte in seiner Keynote, welche in der Tat die Fra-
Herausforderungen in der Verwaltungs- ge: was spricht da-
digitalisierung dringend gelöst werden gegen? Prof. Dr.
müssen. Die Potenziale der Digitalisie- Wilfried Bernhardt
rung seien in der föderalen Struktur nur und Franz-Rein-
in enger und guter Zusammenarbeit von hardt Habbel plä-
Bund, Ländern und Kommunen hervor- dierten nicht nur In Open Space-Workshops beschäftigten sich die Teilnehmer mit Fragen
zubringen. Die Vernetzung von Verwal- an diesem Punkt in rund um Umsetzung und Serviceorientierung.
tungssystemen sei dabei unumgänglich, der regen Diskussi-
um künftig entsprechende Dienstleistun- on dafür, „man solle
gen für Bürger und Unternehmen an- einfach mal machen“. Auch Klaus Vitt kommt, beschäftigt derzeit viele Verwal-
bieten zu können. Die Umsetzung des sieht die Modernisierung der Register- tungsmitarbeiter. In einem Workshop
Onlinezugangsgesetzes mit Hilfe einer landschaft als wichtigen Punkt. Dabei wurden Fragen beantwortet und Möglich-
gemeinsamen Digitalisierungsplattform gehe es nicht um die Register an sich, keiten zur Umsetzung auf Basis vorhan-
aller Verwaltungsebenen sei nur ein Bei- sondern eben um die intelligente Vernet- dener Komponenten, beispielsweise aus
spiel, wie der Rückstand im internationa- zung. Die technischen Voraussetzungen, den Anwendungen des IT-Planungsrates
len Vergleich von E-Government aufge- diese Vernetzung vorzunehmen, sind Governikus und Governikus MultiMes-
holt werden könne. vorhanden, wie zum Beispiel die OSCI-/ senger, aufgezeigt. Auch Fragen rund um
Während der beiden Kongresstage XTA-Infrastrukturen. den Portalverbund sowie die Notwendig-
wurde in mehreren Podiumsdiskussio- keit zur Serviceorientierung standen bei
nen und Interviews deutlich, wie wich- intelligente Vernetzung den Workshops im Mittelpunkt.
tig vor allem Konsolidierung, intelligente Die IT-Konsolidierung des Bundes, das Als Aussteller und Sponsoren waren
Vernetzung von Systemen, der Einsatz E-Rechnungsprojekt des IT-Planungsra- die Governikus-Partner Administration
von Basisdiensten und Webservices ist. tes, neue Herausforderungen rund um Intelligence, Bechtle, bol Systemhaus,
„Nach der Wahl ist vor dem neuen die eIDAS-Verordnung sowie im E-Jus- Ceyoniq, codia Software, Computacen-
Regierungsprogramm“, lautete der Titel tice-Bereich, die EU-Datenschutzgrund- ter, Deutsche Post, Fabasoft, Form-
einer Podiumsrunde, die mit dem Bun- verordnung waren weitere Themen, die Solutions, inoovo, Kodak alaris, Lava,
des-CIO Klaus Vitt, Franz-Reinhard Hab- im Rahmen der Veranstaltung diskutiert Materna, Microsoft, NetApp, Optimal
bel (DStGB), dem ehemaligen Staatsse- und besprochen wurden. Die Entwick- Systems, PDV-Systeme, Red Hat, rubi-
kretär und Sachsen-CIO Prof. Dr. Wilfried lungen rund um elektronische Identitäten con, sitepark, Software AG und WMD
Bernhardt sowie Malte Spitz (Netzpoliti- und Servicekonten spielten dabei eine Group auf der Governikus Jahresta-
ker B90/Die Grünen) relativ schnell auf genauso wichtige Rolle wie Signaturen, gung vertreten. Die Partner präsentier-
das diesjährige Gutachten des Normen- Siegel & Co. Parallel zu den Podiums- ten ihre Lösungen in Kombination mit
kontrollrates zu sprechen kam. Das Gut- runden informierten Governikus-Partner Governikus-Komponenten.
achten mit dem Titel „Mehr Leistung für über gemeinsame Best-Practice-Ansätze „Wir freuen uns, dass es uns ge-
Bürger und Unternehmen: Verwaltung und Lösungen sowohl in der Begleitaus- lungen ist, derart viele Teilnehmer und
digitalisieren. Register modernisieren.“ stellung als auch in Vorträgen. Partner zusammenzubringen. Nur ge-
berge enorme Potenziale, wobei die Ver- In Open Space-Workshops standen meinsam ist es möglich, die anstehenden
netzung der über 200 vorhandenen Re- Governikus-Experten für die Themen- Herausforderungen zu bewältigen“, sag-
gister in Deutschland dringend angegan- wünsche der Teilnehmer zur Verfügung. te Stephan Klein, Geschäftsführer der
gen werden müsse. Vor allem das Thema „besonderes Be- Governikus GmbH & Co. KG.
Bei den im Gutachten genannten hördenpostfach“, das gemäß aktueller
Einsparpotenzialen von jährlich 8 Milli- Gesetzeslage im elektronischen Rechts- Autorin: Petra Waldmüller-
arden Euro für Verwaltung, Bürger und verkehr ab 1. Januar 2018 zum Tragen Schantz, Governikus
Intern Nr. 6 | 2017 12Sie können auch lesen
