WIE INTELLIGENTES INFORMATIONSMANAGEMENT IHR UNTERNEHMEN WETTBEWERBSFÄHIGER MACHEN KANN - 10 Tipps zur Auswahl eines ECM-Systems
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WIE INTELLIGENTES
INFORMATIONSMANAGEMENT IHR
UNTERNEHMEN WETTBEWERBSFÄHIGER
MACHEN KANN
10 Tipps zur Auswahl eines ECM-Systems1 | INHALTSVERZEICHNIS
2 Informationsmanagement ist mehr als nur ein neues Schlagwort
5 Tipp 1: Erschließen Sie Informationen durch Metadaten
7 Tipp 2: Steigern Sie Ihre Produktivität mit intelligentem Filtern
statt Suchen
10 Tipp 3: Stärken Sie die Zusammenarbeit – intern wie extern – mit
Collaboration-Funktionen
11 Tipp 4: Kontrollieren Sie Risiken durch bessere Zugriffssteuerung
13 Tipp 5: Mit Workflows Effizienz und Qualität schaffen
14 Tipp 6: Benutzerfreundlichkeit sichert Akzeptanz
15 Tipp 7: Mit einfachem Deployment schneller ans Ziel
16 Tipp 8: Kompatibilität und Skalierbarkeit im gesamten Unternehmen sichern
17 Tipp 9: Für eine intelligente Zukunft planen
18 Tipp 10: Unabhängige Analysten-Reports beachten
19 Checkliste zur Auswahl eines ECM-Systems
20 Quellen
21 Über M-Files2 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Vom Volumen und Wert der Informationen
Die Experten sind sich weitgehend einig, dass sich das weltweite Datenvolumen alle zwei Jahre
verdoppeln wird – ein 50-faches Wachstum von 2010 bis 2020. Aber wie viele dieser Daten
INFORMATIONS- haben geschäftlichen Wert? Das Forschungsunternehmen IDC schätzt, dass 33% der Daten
Informationen enthalten, die wertvoll sein könnten, wenn sie analysiert würden.1 Aber was ist
mit dem Rest des Datenspektrums? Der Global Databerg Report stellte fest, dass
MANAGEMENT IST durchschnittlich 85 % aller gespeicherten Daten entweder ungenutzt – im Englischen spricht
man auch von “Dark Data” –, redundant, veraltet oder trivial sind.2
MEHR ALS NUR Im intensiven Wettbewerb heutzutage kommt es darauf an, schnell die Daten zu identifizieren,
die nützlich und wertvoll sind. Nur so können wir fundierte Entscheidungen auf der Grundlage
EIN NEUES genauer und aktueller Informationen treffen.
SCHLAGWORT 15%
33%
Valuable 52%
Dark Data
in use3 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Was ist Informationsmanagement und warum brauchen wir es?
Ob Sie es nun Enterprise Information Management (EIM) oder Enterprise Content Management
(ECM) nennen – die Informationsmanagement-Branche entwickelt sich weiter. Die Analysten von
WAS IST Gartner behaupten gar pointiert, dass der Begriff ECM tot ist. Stattdessen sprechen sie von
Content Services und Content Services Platforms (CSP), da aus ihrer Sicht die alten Definitionen
den Markt für Informationsmanagement-Lösungen nicht mehr präzise genug beschreiben können.
INFORMATIONS- Als Weiterentwicklung des ECM-Konzepts wird intelligentes Informationsmanagement (IIM)
MANAGEMENT UND gesehen und die entsprechenden Systeme werden daher IIM-Systeme genannt. Die Association
for Intelligent Information Management (AIIM) definiert modernes, intelligentes
Informations-management als
WARUM BRAUCHEN
weder eine einzige Technologie, noch eine Methodik, noch
WIR ES? einen Prozess. Es ist vielmehr eine dynamische Kombination
von Strategien, Methoden und Werkzeugen, die wichtige
organisatorische Prozesse unterstützen, zur Erfassung,
Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von
Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.3
Im Mittelpunkt der AIIM-Definition steht die Idee, dass Informationsmanagement die Prozesse
einer Organisation unterstützen soll. In der Tat geht es um viel mehr als nur das Speichern und
Archivieren von Dokumenten. Mit ihrer Fülle an praktischen Funktionen kommen ECM-Systeme
vor allem in folgenden Gebieten zum Einsatz:
Dokumentenverwaltung Suche nach Informationen und Dokumenten
Records Management Digitalisierung von Materialien mittels
Workflows / Geschäftsprozess- optischer Zeichenerkennung (OCR)
management E-Mail-Verwaltung und -Archivierung4
Collaboration4 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS Durch den Einsatz eines ECM-Systems können Unternehmen von der Prozesse harmonisiert. Schließlich kann ein Unternehmen erhebliche Qualität, Integrität und Genauigkeit ihrer wichtigsten Informationen Kosteneinsparungen erzielen, indem es seine Informationen mit einer profitieren. Gleichzeitig unterstützt das System Knowledge Worker, indem ECM-Plattform verwaltet.4 es das Auffinden und Nutzen von Informationen erleichtert. Das Informationsmanagement kann zudem auch als Mittel zum Im Folgendem haben wir in 10 Tipps zusammengefasst, worauf Sie bei der Risiko-Management und zur Sicherstellung der Compliance eingesetzt Auswahl und Einführung einer ECM-Lösung achten sollten. werden, da es einheitliche Arbeitsabläufe und Prozeduren ermöglicht und
5 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Im einfachsten Sinne sind Metadaten Daten über Daten – Informationen, die an eine Datei
oder ein Dokument angehängt sind und deren Zweck es ist, diese Datei oder dieses Dokument
zu definieren, zu beschreiben und zu klassifizieren. Metadaten erlauben es, Informationen zu
finden, miteinander zu verknüpfen, zu schützen und zu speichern.
Mit einem metadatengesteuerten Ansatz für ECM werden die folgenden Funktionen einfacher:7
1
Informationssuche und -konsolidierung
Metadaten werden
Ownership-Modelle für Informationen
bestimmen, wer in
und die Steuerung von Zugriffsrechten
Zukunft erfolgreich
Sichere Archivierung und das Management
von Aufbewahrungsfristen
sein wird.
John Mancini, AIIM
Informationen suchen
TIPP 1: In der Welt der Netzlaufwerke und der traditionellen File-Storage-Modelle speichern Benutzer
Dokumente und Informationen in bestimmten Ordnern und Unterordnern. Das führt
ERSCHLIEßEN SIE naturgemäß zu folgenden, grundlegenden Herausforderungen:
INFORMATIONEN 1
2
Werden Dateien am richtigen Ort gespeichert?
Wenn eine Datei logisch an verschiedenen
DURCH METADATEN
Orten gespeichert werden kann, wie wählt der
Benutzer den besten Ort aus?
3 Werden die Dateien an einem Ort gespeichert,
an dem andere Mitwirkende sie leicht
finden können?
4 Gibt es Redundanz, wenn die gleiche Datei
an mehreren Orten gespeichert ist,
möglicherweise sogar von
verschiedenen Benutzern?6 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Wenn wir Metadaten zur Klassifizierung von Informationen verwenden, Informationen konsolidieren
müssen Nutzer nicht wissen, wo sie eine Information oder ein Dokument
Es schafft enorme Probleme, wenn mehrere Systeme für vergleichbare
speichern. Wichtig ist, dass sie das, was sie über die Informationen selbst
Aufgaben genutzt werden. So entstehen isolierte Informationssilos mit oft
wissen, auch anderen Nutzern zugänglich machen können. Das geschieht in
redundanten Inhalten und Funktionen. Mit einem metadatenbasierten
Form von Metadaten. Wenn Daten oder Dokumente in einem metadaten-
ECM-System kann ein Unternehmen Informationen aus unterschiedlichen,
basierten ECM-System gespeichert werden, werden sie also mit Metadaten
sich überlappenden Systemen in einem zentralen, einheitlichen
versehen, die sie beschreiben. Das macht es einfacher, die gesuchten
Repository konsolidieren.
Informationen zu finden, denn es kommt auf den Kontext an – nicht auf den
Ort.
Konsolidierung ist mehr als nur das Verbinden und Anreichern von
Informationen über mehrere Systeme hinweg. Konsolidierung und
Aus Sicht des Anwenders sorgen Metadaten für ein effizienteres Auffinden
Neuorganisation von Informationen bedeutet, dass die Benutzer eine
von Informationen und Dokumenten, da sie eine für ihn optimale
einzige Version einer Datei finden – anstatt viele konkurrierende Dubletten
Suche ermöglichen.
und Versionen.
Nehmen wir dieses einfache Beispiel: In einem Projekt wird ein Vertrag über
eine Dienstleistung geschlossen. Aus Sicht der Rechtsabteilung sind
Verträge nach Vertragsart, Laufzeit und Vertragspartner zu ordnen. Aus
Sicht der Finanzbuchhaltung interessiert der Vertrag vor allem mit Blick auf
Kosten und Fälligkeiten. Für den Projektleiter ist die Art der Leistungen und
ihre Mengen relevant. Alle drei Nutzergruppen suchen nach dem Dokument
also mit völlig unterschiedlichen Suchkriterien. In der klassischen
Schlagwortsuche ohne Metadaten bleibt es dem Zufall überlassen, ob die
drei Gruppen das Dokument finden würden. Gleiches gilt für hierarchische
Ablagen, die immer nur eine Sicht der Dinge in ihrer Ordnerstruktur
abbilden können.
Durch eine metadatenbasierte Art, die Informationen zu organisieren, kann
nicht nur allen drei Nutzergruppen eine individuelle, hierarchische Sicht
angeboten werden. Zusätzlich können die Nutzer einfach über eine
Einschränkung der Metadaten (Vertragsart, Laufzeit, Vertragspartner,
Kosten, Fälligkeiten, Leistungsart, Mengen) die gesuchten Informationen aus
dem Gesamtbestand herausfiltern, anstatt sich mühsam durch
Ordnerstrukturen hangeln zu müssen.7 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Die versteckten Kosten für das Nichtfinden von
benötigten Informationen
Für effizientes, produktives Arbeiten brauchen Sie die richtige Information zur richtigen Zeit
passend zum Kontext des Vorgangs, den Sie gerade bearbeiten. Hier hakt es jedoch in vielen
Organisationen: Laut einer IDC-Studie werden bis zu 30% eines Arbeitstages mit der Suche nach
Informationen verbracht.5
2
Für diese Misere gibt es drei Gründe, die eng miteinander verflochten sind:
Informationen liegen verstreut vor
Die Informationen einer Organisation liegen oftmals verstreut über unzählige Ablageorte wie
Systeme, Netzwerkordner, E-Mails und sogar noch in Papierform vor.
Wichtige Informationen gehen in der Masse unter
TIPP 2:
Das Problem wird noch dadurch verschärft, dass bis zu 85% der Daten als ungenutzt,
redundant, veraltet oder trivial eingeschätzt werden. Mit anderen Worten, diese Daten sind
nicht geschäftskritisch. Nur am Rande erwähnt sei, dass diese überschüssigen, nutzlosen
STEIGERN SIE IHRE Daten die Unternehmen bis zum Jahr 2020 insgesamt 4,6 Billionen Dollar kosten werden.2
Wachsender Anteil an Informationen ist unstrukturiert
PRODUKTIVITÄT Eine weitere Herausforderung liegt darin, dass ein wachsender Anteil der Daten sogenannte
unstrukturierte Daten sind. Ein typisches Beispiel für unstrukturierte Daten ist ein
MIT INTELLIGENTEM textlastiges Word-Dokument. Solche Informationen sind für IT-Systeme im Vergleich zu
(strukturierten) Datenbanken oft schlechter zu verstehen. Das erschwert die automatische
FILTERN STATT Verarbeitung und Klassifizierung.
Für den Nutzer ergeben sich daraus zwei Probleme:
SUCHEN Problem 1: Die richtige Version finden
Ein typisches Problem ist, dass in einer Organisation mehrere Versionen desselben Dokuments
existieren und zeitgleich verwendet werden können. In vielen Fällen werden sie an
unterschiedlichen Orten gespeichert, so dass es für den Benutzer praktisch unmöglich ist, zu
wissen, welche Version die neueste ist. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, sorgen
IIM-Systeme dafür, dass es zu jedem Zeitpunkt immer nur eine einzige, aktuelle Version eines8 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
1 Schritt Aussagekräftige
Metadaten vorschlagen
Nutze KI zur Analyse und zum
Verständnis der Daten, die die
Nutzer verwalten
3 Schritt Nutzern die relevanten Daten
zum richtigen Zeitpunkt anbieten 2 Schritt Unterscheide
geschäftskritische Daten
von Dark Data
Verstehen, wer der Nutzer ist Alle Repositories durchforsten
Proaktiv die Information anbieten, die jetzt Relevante Daten finden und ans
relevant ist (und nicht gestern oder morgen) Licht bringen
Mehr Relevanz in der Suche Datenmüll löschen
jeden Dokuments geben kann. Bei Bedarf können Benutzer auch die Moderne IIM-Systeme unterstützen die unternehmensweite Suche
teilweise umfassende Versionshistorie jedes Dokuments einsehen, um zu (Enterprise Search), mit der jeder Benutzer auf intuitive Weise über eine
ermitteln, wer die letzten Änderungen vorgenommen hat bzw. wer das einheitliche Benutzeroberfläche auf viele Quellen – also auch außerhalb des
Dokument geöffnet oder angesehen hat. Es ist auch möglich, auf eine ältere eigenen Repositories – zugreifen kann.
Version zurückzugreifen, wenn die Änderungen unnötig oder falsch waren.
Die Volltextsuche im Google-Stil kommt schnell an ihre Grenzen, weil zu viele
Problem 2: Die geschäftskritischen Ergebnisse geliefert werden und es sehr vom Suchbegriff abhängt, ob die
Informationen herausfiltern richtige Information gefunden wird. Beispielsweise kann ein Vertriebsleiter
nach Informationen suchen, indem er den Kundennamen zur Abfrage nutzt,
Eines der wichtigsten Ziele von Unternehmen für den Einsatz von Systemen
während ein Projektmanager nach denselben Informationen über die
zum Informationsmanagement ist, die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen,
Projektnummer sucht. In der klassischen Stichwort-Suche würde das zu
benötigte Informationen schnell zu finden. Einfache ECM-Systeme bieten
unterschiedlichen Ergebnissen führen.
dazu eine Suchfunktion im Google-Stil für die in ihnen gespeicherten
Informationen. Dieser Ansatz reicht jedoch nicht aus, wenn eine große
Moderne IIM-Systeme ergänzen daher die Stichwortsuche um die Nutzung
Menge an Informationen und Dokumenten zu verwalten ist.
von Metadaten und erlauben damit eine sogenannte Facettierte Suche.9 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Dabei grenzt der Nutzer sein gewünschtes Suchergebnis durch oder sogar nur auf der ECM-Plattform selbst gespeichert sind, sondern es ist
Metadatenattribute schnell auf den relevanten Teil ein. Über Metadaten möglich, Informationen über mehrere Plattformen hinweg – wie CRM, ERP,
kann viel besser beschrieben werden, wonach man sucht. Beispielsweise SharePoint, Netzlaufwerke und alle anderen ECM-Plattformen
nach einem Vertrag (Metadatum Dokumentenklasse) mit dem Kunden XYZ unternehmensweit – zu suchen. Diese Suche basiert darauf, was die
(Metadatum Kundenbezug) aus dem Jahr 2016 (Metadatum Informationen sie sind und nicht darauf, wo sie gespeichert sind. Für die
Vertragsdatum). So sind Informationen – in dem ihnen zugehörigen Kontext Benutzer bedeutet das, dass sie genau die Informationen angeboten
eingegrenzt – viel leichter zu finden und zu bewerten. Dabei ist der Ort, an bekommen, die sie benötigen – unabhängig davon, wo diese sich befinden.
dem sie gespeichert sind, irrelevant.6
Typischerweise wird diese erweiterte Unternehmenssuche – engl. Advanced
Der Begriff Enterprise Search bekommt also im Kontext von modernen Enterprise Search –durch das Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenten
IIM-Systemen eine völlig neue Bedeutung. Bei diesen Systemen beschränkt und Dateien ermöglicht, was das Auffinden der gesuchten Dateien, Daten
sich die Suche nicht nur auf Daten, die in einem einzigen Informationssilo und Informationen im richtigen Kontext erheblich erleichtert.10 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Jedes Unternehmen wird von Menschen vorangetrieben. Menschen, die in Teams
zusammenarbeiten, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Ein intelligentes Informations-
managementsystem macht diese Zusammenarbeit einfacher und nicht umständlicher.
Die Collaboration-Features moderner ECM-Systeme gehen über die Grenzen des Unternehmens
hinaus: Unterschiedliche Zielgruppen wie Mitarbeiter, Partner, Subunternehmer und Lieferanten
3
können über ein ECM-System effizienter zusammenarbeiten. Wenn das ECM-System zudem
robuste Co-Authoring-Funktionen enthält, können die Nutzer sogar gleichzeitig an den gleichen
Inhalten arbeiten.
Die Collaboration-Funktionen innerhalb eines ECM-Systems sind so aufgebaut, dass immer die
korrekte Version eines Dokuments verwendet wird; es gibt keine Duplikate und keine veralteten
Versionen. Auch das Bearbeiten (Hervorheben, Kommentieren) und Genehmigen von
Dokumenten wird vereinfacht.
TIPP 3: Außerdem wird es überflüssig, Anhänge per E-Mails zu versenden oder potentiell unsichere
File-Sharing-Plattformen zu nutzen – beides führt nur zu weiteren Dubletten und
STÄRKEN SIE DIE
Versionskonflikten. Mit einem modernen ECM-System können Benutzer einfach einen Link zu
einem Dokument per E-Mail versenden. Der Link kann von internen und externen Benutzern
genutzt werden, um das entsprechende Dokument einzusehen und zu bearbeiten.
ZUSAMMENARBEIT Darüber hinaus können Workflows an Dokumente angehängt werden, um sicherzustellen, dass
– INTERN WIE
Informationen einen geordneten Prüfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen.
EXTERN – MIT
COLLABORATION-
FUNKTIONEN11 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
4
TIPP 4: ECM-Systeme werden oft von Organisationen genutzt, um sie bei der Einhaltung von Gesetzen
oder Standards zu unterstützen. Moderne ECM-Systeme können beispielsweise dazu eingesetzt
werden, um ganz dediziert die Anforderungen verschiedener ISO-Normen zu erfüllen. Neben
KONTROLLIEREN diesen spezifischen Ansätzen erlauben ECM-Systeme auch, allgemeine Risikofaktoren zur
Datensicherheit in einem Unternehmen zu minimieren.
SIE RISIKEN Zwei typische, weitverbreitete Risikofaktoren sind zum einen die Verwendung von
Papierdokumenten, bei denen Zugriffe oder Kopien naturgemäß nicht protokolliert werden
DURCH BESSERE können, und zum anderen die Nutzung von File-Sharing-Anwendungen, die nicht dafür geeignet
sind, strikte Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
ZUGRIFFS- Papier als Problem
STEUERUNG In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 46% der Befragten an, dass Dokumente in
Papierform die größte Schwachstelle für Verletzungen der Informationssicherheit darstellen.9
Papierbasierte Prozesse sind wenig transparent und somit schlecht zu kontrollieren. Viele
Unternehmen können also von der Digitalisierung von Papierdokumenten und der
Durchsetzung klar dokumentierter Anweisungen zum Speichern, Verwenden und Austauschen
von Informationen profitieren. So leisten ECM-Systeme einen wesentlichen Beitrag zur
Steigerung der Datensicherheit und der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.12 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
File-Sharing als Sicherheitslücke Wie häufig werden Geschäftsdokumente über
eine File-Sharing-Anwendung wie Google Drive,
In einer aktuellen Umfrage hat M-Files ermittelt, wie häufig
Box, OneDrive oder Dropbox gespeichert
Geschäftsdokumente über File-Sharing-Anwendung wie Google Drive, Box, und/oder freigegeben?8
OneDrive oder Dropbox gespeichert und/oder freigegeben werden. Das
Ergebnis war mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit besorgniserregend.
Die Nutzung der o.g. Dienste kann bei aller Beliebtheit erhebliche
Sicherheitsrisiken beinhalten, insbesondere das der unautorisierten HÄUFIG
Dateifreigabe. Die Gründe, warum Mitarbeiter diese Plattformen nutzen,
sind vielfältig. Ein häufiger Grund ist, dass die von ihren Unternehmen zur 37%
Verfügung gestellten Tools zur Nutzung und zum Teilen von Dateien einfach -
nicht ausreichen.
Moderne ECM-Systeme erlauben es außerdem direkt aus dem ECM-System SELTEN NIE
46% 17%
heraus, Dateien kontrolliert und überwacht mit Externen zu teilen. Dabei
kann der Zugriff zeitlich limitiert und protokolliert werden.
Ownership und Zugriffsrechte
Ein metadatenbasiertes ECM-System ermöglicht es, Berechtigungen auf Quelle: M-Files
Basis von Benutzerrollen und Objekteigenschaften zu steuern. Abhängig
von der Rolle eines Nutzers im Unternehmen und den Metadaten des
Objekts, auf das zugegriffen werden soll, kann der Zugriff eingeschränkt
oder gewährt werden. werden. Zusätzlich ist es möglich, bei Bedarf Zugriffsberechtigungen sowie
Bearbeitungs- und Ansichtsrechte für einzelne Dokumente hinzuzufügen.
Die Berechtigungsverwaltung basiert also nicht auf einer Ordnerstruktur, Metadatengesteuerte Berechtigungen und die zugehörige Protokollierung
sondern auf Metadaten. Beispielsweise kann die Rolle “Projektleiter” von Änderungen helfen Unternehmen auch dabei, im Sinne des
unabhängig von der Struktur der Ablage den Zugriff auf alle Dokumente Risikomanagements und der Compliance nachzuweisen, dass sie die von
eines Projekts ermöglichen. Gleichzeitig kann die Rolle “externer der Organisation definierten Zugriffskontrollrichtlinien einhalten.
Projektmitarbeiter” bedeuten, dass der Mitarbeiter – wiederum unabhängig
von der Struktur der Ablage – auf Dateien eines Projektes zugreifen kann, Gleichzeitig erfordert die ständige Weiterentwicklung der
dabei aber die Dateien, die in ihren Metadaten als “intern” klassifiziert sind, Datenschutzgesetzgebung von Unternehmen, dass sie präziser arbeiten
ausgenommen werden. und über Verfahren zur Verarbeitung sensibler Daten verfügen. Durch die
Digitalisierung von Dokumenten in Papierform und die Kontroll- und
Ändern sich die Rolle oder Klassifizierungen von Objekten, ändert sich auch Steuerungsmechanismen moderner ECM-Systeme können Unternehmen
die Zugriffsberechtigung automatisch und sie muss nicht manuell gepflegt die Einhaltung neuer Anforderungen im Datenschutz sicherstellen.13 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Automatisierte oder auch nur teilautomatisierte Workflows in ECM-Systemen – beispielsweise
für die Freigabe von Rechnungen oder die Genehmigung von Verträgen – verbessern die
Effizienz und Qualität in den Prozessen.
Sie können sicherstellen, dass bestimmte Prozesse innerhalb der Organisation zunächst im
Detail beschrieben werden können und anschließend die Ausführung konsistent erfolgt – unter
5
Umständen sogar automatisch.10 Beispielsweise durchläuft eine Rechnung bei einem
Workflow automatisch den Genehmigungsprozess nach einem vordefinierten Verfahren von
einem Genehmigenden zum nächsten, ohne manuellen Aufwand. Das minimiert menschliche
Fehler und beschleunigt Arbeitsabläufe.
Darüber hinaus sind solche Workflows nicht auf Papierunterlagen oder physische
Unterschriften angewiesen – alles erhebliche Hemmnisse, wenn es um Nachverfolgbarkeit und
Transparenz geht. Prozess- und Workflow-Management sind das Herzstück intelligenter
Informationsmanagementsysteme und beinhalten in der Regel proaktive
TIPP 5: Benachrichtigungsfunktionen, die den Einzelnen über zu bearbeitende Dokumente
informieren. Der Benutzer hat stets einen Überblick über den aktuellen Status eines
MIT WORKFLOWS
Dokuments innerhalb des Workflows. Dadurch wird der Prozess gestrafft, weniger fehleranfällig
und überprüfbar.
EFFIZIENZ UND Im Bereich der Qualitätssicherung werden ECM-Workflows oft genutzt, um Trainings- oder
Schulungsmaßnahmen von Mitarbeiter zu planen und zu überwachen. Damit können
QUALITÄT
Unternehmen das Risikomanagement in Bereichen wie der Arbeitssicherheit oder die
Umsetzung wichtiger Vorgaben verbessern. So können die Mitarbeiter automatisiert über neue
oder überarbeitete Arbeits- oder Sicherheitsanweisungen informiert werden und das System
SCHAFFEN kann nachverfolgen, wann ein Mitarbeiter die neuen Arbeitsanweisungen oder
Sicherheitsbestimmungen erhalten hat. Das schafft Transparenz über den Fluss
wichtiger Informationen.14 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Letztlich entscheidet die Akzeptanz einer neuen Lösung bei ihren Nutzern über den Wert, den
die Lösung für Ihr Unternehmen entfalten kann. Auch wenn das auf der Hand liegt, ist es
dennoch das größte Hindernis für viele Projekte zur Einführung neuer Systeme geworden. Auch
wenn die Menschen mit dem alten System unzufrieden sind, haben sie gelernt, damit zu leben.
Ein neues System wird sich nur dann durchsetzen, wenn es einfacher zu nutzen ist, mehr
Komfort bietet und vor allem dem Nutzer einen echten Mehrwert liefert.
6
Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung von 45% der Befragten möchten die
ECM-Systemen auf die Sicht des Endbenutzers
Benutzerfreundlichkeit in allen
und achten Sie besonders auf folgende
Funktionen. Diese beschleunigen typischerweise Geschäftsprozessen verbessern.
die Akzeptanz und sorgen so letztlich für einen AIIM eBook: Taming Information Sprawl
höheren Return on Investment. with a Radically New Approach to ECM.13
TIPP 6: BENUTZER- 1 EINE EINHEITLICHE, VERTRAUTE BENUTZEROBERFLÄCHE,
unabhängig von der gewählten Systembasis, der Bereitstellungsmethode oder dem
FREUNDLICHKEIT
verwendeten Gerät. Das hilft den Benutzern, sich schneller an das System zu gewöhnen.
SICHERT 2 EIN METADATENBASIERTES SYSTEM
erleichtert das Auffinden von Informationen, weil die Benutzer intuitiv wissen, was sie
suchen, aber nicht, wo sie danach suchen müssen.
AKZEPTANZ 3 FUNKTIONEN FÜR DEN MOBILEN EINSATZ
garantieren, dass Informationen auf allen Geräten verfügbar sind. Eine native mobile App
bietet besten Nutzerkomfort und Offline-Funktionen. Damit gibt es keinen Grund mehr
für die Nutzung externer File-Sharing-Anwendungen und Risiken werden minimiert.
4 FUNKTIONEN, DIE DIE ZUSAMMENARBEIT MIT INTERNEN UND EXTERNEN
PARTNERN ERMÖGLICHEN,
wie beispielsweise einfaches Benachrichtigen über die jeweils neuesten Informationen und
deren Aktualisierung sowie ihre gemeinsame Nutzung auf mobilen Endgeräten, erleichtern
die Zusammenarbeit und die Teamarbeit auch mit Partnern außerhalb des Unternehmens.
5 MEHRSPRACHIGE VERSIONEN
führen Unternehmen zu einer stärkeren Akzeptanz: Anwender bevorzugen weitgehend
ihre Muttersprache.15 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Das Letzte, was eine Organisation will, ist, dass das System, das ihr Leben einfacher machen soll,
schwierig in der Umsetzung und umständlich in der Nutzung ist. Die Umsetzung der neuen
ECM-Lösung wird vereinfacht, wenn das System in Phasen und entsprechend des Bedarfs
implementiert werden kann. So wird das Vorhaben nicht gleich zu Beginn zu einem
Mammut-IT-Projekt für die Organisation.
On-Premises, cloud-basiert oder hybrid?
7
Wie viele moderne Softwarelösungen können auch Systeme für intelligentes
Informationsmanagement on-premises, in der Cloud oder hybrid – eine Mischung aus beidem –
betrieben werden. Die Beliebtheit von Cloud-Diensten basiert heute auf der
Benutzerfreundlichkeit: Die neuesten Versionen der Software sind sofort verfügbar, Updates
erfolgen automatisch und die Nutzung einer mobilen Anwendung der Plattform ist einfach und
unkompliziert. All dies gilt auch für ECM-Systeme.
TIPP 7:
Ein hybrider Ansatz ermöglicht es Unternehmen, die Zuverlässigkeit von
On-Premises-Installationen mit der Flexibilität der Cloud zu verbinden. Manchmal müssen
Unternehmen bestimmte Arten von Daten on-premises speichern – sei es aus Compliance- oder
MIT EINFACHEM Sicherheitsgründen. Der hybride Einsatz bietet ihnen die Flexibilität, Daten dort zu speichern, wo
sie sie speichern wollen – vor Ort innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur oder in der Cloud. Von
DEPLOYMENT
einer hybriden Lösung kann sehr einfach ganz auf die Cloud umgestiegen werden, wenn dies
später notwendig oder gewünscht wird. Die Wahl einer Hybridlösung bietet zudem die
Möglichkeit, bereits getätigte Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur vollständig auszunutzen.
SCHNELLER Migrationen vermeiden
ANS ZIEL Oftmals ist für die Umsetzung innovativer, neuer Lösungen der Zugriff auf bestehende
Informationen erforderlich, die sich in weniger modernen und leistungsfähigen Ablagen wie
Netzwerklaufwerken oder Legacy-Systemen aus dem Archiv/DMS/ECM-Bereich befinden.
Moderne Informationsmanagementsysteme können diese Daten mittels Standardschnittstellen
anbinden, ohne sie migrieren oder kopieren zu müssen. Damit reduzieren Sie die Hürden für die
Umsetzung: Sie müssen weder bestehende Prozesse umstellen, noch umfangreiche Migrationen
von Daten und Systemen vornehmen, bevor Sie innovative neue Lösungen einführen können.16 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Da Wandel und Wachstum im Geschäftsleben unumgänglich sind, muss ein ECM-System flexibel
genug sein, um den sich stetig ändernden Anforderungen gerecht zu werden und mit der
Organisation organisch wachsen zu können. Um Veränderungen Rechnung zu tragen, sollte eine
einzige Informationsmanagementlösung allein in der Lage sein, alle geschäftlichen
Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen:
8
Dokumentenverwaltung
Projektmanagement und
Projektdokumentation
Verwaltung von
Vertriebsdokumenten
Collaboration
TIPP 8: Fallmanagement
KOMPATIBILITÄT Vertragsmanagement
Qualitätsmanagement und
UND Compliance
Schulungs- und
SKALIERBARKEIT Kompetenzmanagement
Management von
IM GESAMTEN Personaldokumenten
(Personalakte)
UNTERNEHMEN
Bedenken Sie, dass Informationsmanagement-Projekte typischerweise mit einem Anwendungsfall
SICHERN oder innerhalb einer Abteilung beginnen und anschließend Schritt für Schritt weitere
Anwendungsfälle hinzukommen sollten.17 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Das Informationsmanagement hat in den vergangenen zehn Jahren erhebliche Fortschritte
gemacht. Dennoch haben viele Unternehmen noch immer Probleme, mit den wachsenden
Mengen an Content Schritt zu halten. Die Zahl der ECM-Implementierungen in Unternehmen
steigt zwar weiter rapide an – allein in den letzten fünf Jahren ist sie um 30% gestiegen.
Gleichzeitig bleibt eine große Lücke: Der Großteil (54%) der geschäftskritischen Informationen
befindet sich nach wie vor außerhalb von ECM-Systemen.11
9
Vor diesem Hintergrund ist es eine gute Nachricht, dass in letzter Zeit ausgefeilte Ansätze für
Produkte zum intelligenten Informationsmanagement umgesetzt wurden, die repository-neutral
sind. Bei diesen Lösungen spielt es keine Rolle, wo Informationen gespeichert sind. Obwohl sich
die Informationen über mehrere Systeme unterschiedlichster Art verteilen, können sie über eine
einheitliche Benutzeroberfläche genutzt werden. Zudem werden sie nach zentralen Regeln
verwaltet. Standardisierte Konnektoren stellen die Verbindung her und so müssen Informationen
nicht mehr von einem System in ein anderes migriert werden. Das erspart den Unternehmen
nicht nur viel Zeit und Geld, sondern vermeidet es auch, bestehende IT-Infrastrukturen zu stören.
TIPP 9: Zusätzlich nutzen Systeme zum intelligenten Informationsmanagement für eine ganze Reihe von
FÜR EINE
Funktionen künstliche Intelligenz. Dazu gehören automatisierte Vorschläge für Metadaten und
Klassifizierung. Zunehmend bewähren sich Methoden der Sprachverarbeitung wie Natural
Language Processing and Understanding sowie des maschinellen Lernens. Sie helfen dabei, auch
INTELLIGENTE unstrukturierte Informationen automatisiert besser zu verstehen. Mit all diesen Funktionen
lassen sich Nutzer noch besser unterstützen und Arbeitsabläufe rationalisieren.
ZUKUNFT PLANEN Diese Art von Funktionen zeigt auch den Weg in eine Zukunft auf, in der das
Informationsmanagement laut AIIM weit mehr als “noch ein weiteres System” sein wird. Zukünftig
wird das wichtigste Ziel von ECM darin bestehen, intelligente Lösungen und Strategien zu liefern,
die Nutzern dabei helfen, die komplexen Interaktionen zwischen Menschen, Prozessen und
Technologien zu bewältigen.1218 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Während Sie Ihren Auswahlprozess für ein ECM-System vorantreiben, sollten Sie die Lösungen
anhand Ihrer individuellen Anforderungen gründlich bewerten. Die Reports führender Analysten
für ECM können dabei ein wertvoller Input sein. Prüfen Sie, ob und wie die in Frage kommenden
Anbieter in den Reports der führenden Marktforschungsinstitute wie Forrester Research, Gartner
und Nucleus Research enthalten sind.
Die Reports zur Bewertung von Anbietern von Content- und Informationsmanagement sind:
10
Forrester Research: Forrester WaveTM - Enterprise Content Management - Business
Content Services
Gartner: Magic Quadrant for Content Services Platforms
Nucleus Research: Value Matrix for Enterprise Content Management (ECM)
TIPP 10:
Wir empfehlen zusätzlich, detaillierte und verlässliche ROI-Berechnungen anzufordern, um Ihre
Entscheidungsfindung zu unterstützen. So können Sie die Vor- und Nachteile der in die engere
Wahl kommenden ECM-Plattformen entsprechend der Auswahlkriterien Ihres
UNABHÄNGIGE Unternehmens vergleichen.
ANALYSTEN- RE
PO
REPORTS R T
BEACHTEN19 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Abschließend möchten wir Ihnen noch eine Checkliste mit auf den Weg geben, die viele Aspekte
dieses Whitepapers noch einmal in einer zugespitzten Form zusammenfasst.
Die Auswahl eines ECM-Systems muss sich an den Bedürfnissen des Unternehmens orientieren.
CHECKLISTE ZUR
Dabei stellen sich Fragen wie diese:
Mit welchen Problemen haben Sie zu kämpfen, wenn es um Informations- und
AUSWAHL EINES Content-Management geht?
Wem soll das System innerhalb der Organisation dienen?
ECM-SYSTEMS
Ist es möglich, mit externen Partnern zusammenzuarbeiten?
Kann das System leicht mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?
Diese Punkte sollten Sie beachten:
Wissen, was Sie brauchen und was Sie kaufen: Erstellen Sie einen Plan zur
Recherche und Auswahl der Anbieter unter Berücksichtigung Ihrer individuellen
Anforderungen.
Identifizieren Sie die Anforderungen Ihrer Organisation: Welche Probleme
wollen Sie lösen und wem muss das System dienen?
Stellen Sie sicher, dass der Zugang zu Informationen für interne und externe
Parteien geregelt werden kann.
Überprüfen Sie, ob das ECM-System den Zugriff auf Informationen in kritischen
Geschäftsanwendungen ermöglicht.
Stellen Sie sicher, dass das System einfach zu implementieren ist.
Ist das System metadatenbasiert?
Ist das System benutzerfreundlich?
Bietet der Hersteller Anwenderschulungen und Support an?
Ist das ECM skalierbar und kann sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln?
Ist der Lieferant in den ECM-Bewertungen von Gartner, Forrester und Nucleus
enthalten?
Ist der Anbieter an der Spitze der technologischen Entwicklung und werden die
aktuellen Trends im Informationsmanagement und die Wünsche der Anwender
konsequent in die Produktentwicklung einbezogen?20 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
1) Computerworld: "By 2020, There Will Be 5,200 GB of Data for Every Person on Earth"
2) Veritas: Veritas Global Databerg Report Finds 85% of Stored Data Is Either Dark or
edundant, Obsolete, or Trivial (ROT)
3) John Mancini, AIIM: blog post: "ECM Industry Labels Make Better Verbs than Nouns"
4) Juha Anttila, IICT: ECM - Enterprise Content Management.
Quellen 5) IDC: "The High Cost of Not Finding Information"
6) John Mancini, AIIM: The Next Wave – Moving from ECM to Intelligent
Information Management
7) M-Files: Whitepaper - Metadata: The Foundation for Next Generation Enterprise
Content Management.
8) M-Files: Unauthorized File Sharing: A Major Threat to Companies
9) AIIM & M-Files: Protect and Secure: Guarding Your Information
10) Wikipedia: Enterprise Content Management
11) AIIM: The State of Intelligent Information Management: Getting Ahead of The Digital
Transformation Curve, 2018
12) John Mancini, AIIM: The Next Wave – Moving from ECM to Intelligent
Information Management
13) AIIM: Taming Information Sprawl with a Radically New Approach to ECM21 | TIPPS ZUR AUSWAHL EINES ECM-SYSTEMS
Über M-Files M-Files bietet eine Softwareplattform der nächsten Generation für intelligentes
Informationsmanagement. Sie verbessert die Performance von Unternehmen und
Organisationen deutlich, indem sie den Menschen hilft, Informationen effektiver zu finden und zu
nutzen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) oder
anderen Content-Services-Plattformen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der
gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine
Datenmigration zu erfordern. Unter Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI)
bricht M-Files mit dem Intelligent Metadata Layer bestehende Informationssilos auf, indem es
den Nutzern den Zugriff und die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt.
Dabei können sich die Informationen in beliebigen Systemen, Repositories oder anderen
Datenquellen befinden, einschließlich Netzwerkordnern, SharePoint, File-Sharing-Diensten,
ECM-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen und
Ablagen. Tausende von Organisationen in über 100 Ländern – wie beispielsweise NBC Universal,
OMV, Rovio, SAS Institute und thyssenkrupp – nutzen M-Files für die Verwaltung ihrer
Informationen und Prozesse.
Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.
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