Work Like Tomor w - 8 Wege, mit Power PDF arbeitsaufwendige PDF-Aufgaben zu bewältigen - ARP

W H I T E P A P E R

Work Like Tomorw.

8 Wege, mit Power PDF arbeitsaufwendige
PDF-Aufgaben zu bewältigen

E r s t kl assi g e D o k u m en tenk onve r tie r ung
u nd -b ea rb ei t u n g

Einführung
Ob Belege, Kontoauszüge, Geschäftsberichte oder Marketingmaterial – so gut wie
jedes Unternehmen arbeitet mit PDF-Dateien. Seit dem Einzug von PDF in die
Geschäftswelt in den frühen 1990ern hat sich jedoch an der Funktionsweise von
PDF-Dateien relativ wenig geändert.

Trotz der zahlreichen Vorteile bringen PDF-Dateien in puncto Bearbeitung
und Verwaltung bis hin zum Schutz von Informationen immer noch viele
Herausforderungen mit sich. Mit seinen erstklassigen Funktionen zum Konvertieren
und Verwalten von Dokumenten für Unternehmen jeder Größe löst Kofax Power
PDF™ die acht häufigsten PDF-Probleme am modernen Arbeitsplatz.

Zusammenfassung
Gegenwärtig verwenden die meisten Unternehmen zum Lesen und Bearbeiten von
PDF-Dateien noch Adobe ® Acrobat ® oder Adobe Reader ®. Mit dieser Produktlinie war
Adobe über Jahrzehnte führender Anbieter. Aber seit der Einführung 1993 hat sich das
Blatt gewendet.

Unternehmen, die Adobe-Produkte nutzen, haben Probleme wenn es darum
geht, die Sicherheit ihrer PDF-Dateien zu garantieren, Kunden kurzfristig
aktualisierte Dokumente bereitzustellen oder Mitarbeitern eine effiziente
Dokumentenkonvertierung und -bearbeitung ohne zeitaufwendige Korrekturen zu
ermöglichen. Kofax Power PDF löst diese und viele weitere Herausforderungen,
sodass Unternehmen effektiver im Management von Dokumentenprozessen werden.

Historischer Rückblick
In den 1990ern benötigten Unternehmen ein Dokumentformat, mit dem Informationen
präsentiert und gleichzeitig geschützt werden konnten. Adobe entwickelte das
Dateiformat PDF, das sich im Laufe des folgenden Jahrzehnts als Standard für die
geschäftliche Kommunikation durchsetzte. Da dieses Format in den 1990er und
frühen 2000er Jahren alle Geschäftsanforderungen erfüllte, konnte Adobe einen
wesentlichen Marktanteil erobern.

Aber die Technologie entwickelte sich weiter. Unternehmen stellten fest, dass Adobe-
Produkte ihren Anforderungen nicht mehr gerecht wurden. Sie mussten zusätzliche
Software oder externe digitale Signaturservices integrieren und sich durch komplizierte
Anleitungen kämpfen, die den Umgang mit PDFs effektiver und benutzerfreundlicher
machen sollten. Das wurde schließlich zu einer großen Herausforderung. Trotzdem
wurde die zum Arbeiten mit PDF-Dateien eingesetzte Technologie in vielen Fällen
nicht weiterentwickelt, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.

                                        2

Die aktuellen Probleme

Kleine und mittlere Unternehmen sind bei der Einbindung von PDF-Dateien
in ihre Arbeitsprozesse mit verschiedenen Problemen konfrontiert, darunter:

Š Andere Dateiformate in PDF konvertieren

Š ● P DF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren

Š ● U mfangreiche PDF-Dateien durchsuchen

Š ● P DF-Dateien bearbeiten

Š ● P DF-Dateien aus verschiedenen Quelldokumenten kombinieren

Š ● M ehrere PDF-Dateien aus einem Quelldokument erstellen

Š ● U mfangreiche Dokumente wie Handbücher oder Berichte verwalten

Š ● B eim Arbeiten mit PDF-Dateien die darin enthaltenen Informationen
  schützen

Jedes dieser Probleme stellt eine einzigartige Herausforderung dar. In der
Regel umgingen Unternehmen die Defizite der Produkte, indem sie Lizenzen
für – meistens ungeeignete – Zusatzprodukte erwarben, Zeit für einen
ineffizienten Ad-hoc-Ersatz vergeudeten oder einfach auf die Sicherheit und
den Komfort gut verwalteter PDF-Dateien verzichteten.

                                       3

Ausgangssituation
Nicht jedes Unternehmen ist von allen diesen Problemen betroffen, aber
sicherlich kommen Ihnen einige sehr bekannt vor.

Anforderung:
Andere Dateiformate in PDF konvertieren

Beispiel:
Ein Unternehmen stellt Investoren jedes Jahr einen Abschlussbericht
zur Verfügung. Über das Jahr werden alle relevanten Informationen vom
Managementteam in Microsoft Excel erfasst. Ausgaben, Einnahmen,
Verbindlichkeiten und Vermögenswerte je Monat und Abteilung werden
in mehreren Dateien aufgeführt. Excel eignet sich zwar hervorragend
zum Erstellen und Bearbeiten dieser Aufstellungen, aber für einen
zusammenfassenden Bericht sind diese Dateien unbrauchbar.

Lösung:
Das Managementteam kann diese Excel-Dateien verwenden und Investoren
mit einem einfachen Kommentar auf relevante Grafiken aufmerksam machen.
Durch die Konvertierung in das PDF-Format stellt das Team eindeutige visuelle
Elemente zur Darstellung der Unternehmensleistung bereit.

                                      4

Anforderung:
PDF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren

Beispiel:
Ein Beratungsunternehmen, das auf Effizienzsteigerung in Betrieben spezialisiert
ist, benötigt von seinen Kunden Dokumente, die die internen Arbeitsabläufe
beschreiben. Diese werden im PDF-Format eingereicht, müssen aber vom
Unternehmen umfassend bearbeitet werden. Dazu wäre Microsoft Word am
besten geeignet, aber Word kann keine PDF-Dateien bearbeiten. Um diese
Aufgabe zu erledigen, müsste ein Mitarbeiter alle in der PDF-Datei enthaltenen
Informationen in eine neue Word-Datei abtippen.

Lösung:
Das Beratungsunternehmen kann die PDF-Datei in ein Word-Dokument
konvertieren und die Änderungen direkt in Word vornehmen. Dank der
Konvertierung können Mitarbeiter problemlos ganze Textblöcke verschieben,
Tabellen und Grafiken einfügen und umfassende Textänderungen im Dokument
vornehmen. Nach Einbau aller Änderungen kann das Word-Dokument zurück in
PDF konvertiert und dem Kunden präsentiert werden.

Anforderung:
Umfangreiche PDF-Dateien durchsuchen

Beispiel:
Viele Unternehmen erstellen papierbasierte und digitale Dokumente, die sie
nach relevanten Informationen durchsuchen müssen. Arztpraxen arbeiten mit
Patientenakten, die handgeschriebene Formulare mit einem großen Anteil
sich wiederholender Informationen enthalten. Zur Erfüllung von Compliance-
Anforderungen ist es Ärzten gesetzlich vorgeschrieben, diese Dokumente zu
erfassen und aufzubewahren. Aber viele Arztpraxen haben Schwierigkeiten,
physische Aufzeichnungen zu erfassen und zusammen mit anderen Patienten-
daten so zu verwalten, dass sie für die Patientenversorgung leicht zugänglich sind.

Lösung:
Die Arztpraxis kann diese Dokumente direkt in das PDF-Format scannen. Das
Praxispersonal kann diese digitalisierten Dokumente mithilfe eines PDF-Tools
in durchsuchbares PDF konvertieren. Das ermöglicht die Verwendung von
Suchvorlagen (z. B. Sozialversicherungsnummer oder Telefonnummer), um die
Anamnese des Patienten aufzurufen und ihm die optimale Behandlung zukommen
zu lassen.

                                         5

Anforderung:
PDF-Dateien bearbeiten

Beispiel:
Eine Marketingagentur liefert einem Kunden Designvorschläge und Dokumente.
Da das Endprodukt perfekt sein soll, entstehen während die Vorschläge
zwischen dem Designteam und dem Kunden hin- und herwandern oft mehrere
Versionen. Diese können zwar sehr ähnlich sein, erfordern aber jedes Mal
die Erstellung eines neuen PDF-Dokuments. Das Einholen von Feedback,
Anpassen des Quelldokuments und anschließende Konvertieren in PDF für die
Kundenpräsentation bedeutet einen enormen Zeitverlust.

Lösung:
Das Marketingteam kann das Feedback des Kunden direkt in die PDF-Datei
einarbeiten. Es kann sogar noch mehr Zeit sparen, indem es dem Kunden
direkten Zugang zur Datei in der Cloud gewährt und sich so das Hin- und
Hersenden per E-Mail bei jeder neuen Änderung erspart.

                                        6

Anforderung:
PDF-Dateien aus verschiedenen Quelldokumenten kombinieren

Beispiel:
Ein Archivar einer historischen Gesellschaft digitalisiert alte Aufzeichnungen,
um sie für Forschungszwecke und zukünftige Zugriffe verfügbar zu machen.
Er speichert jede gescannte Seite als separates Dokument und stellt die Seiten
dann gemäß dem internen Organisationsschema der Gesellschaft in einem
Ordner zusammen. Um auf eine bestimmte Aufzeichnung zuzugreifen, muss der
Archivar mehrere Dokumente einzeln öffnen und durchsuchen, um die relevante
Information zu finden.

Lösung:
Der Archivar kann komplette Ordner mit PDF-Dateien zu einem einzigen
PDF-Dokument zusammenfassen und diesem Kommentare, zugehörige
Dokumente und Analysen sowie Bildmaterial hinzufügen. Eine hochwertige
Dokumentenkomprimierung sorgt für eine kompakte Dateigröße, ohne dass
dadurch die Lesbarkeit beeinträchtigt wird. Das Endergebnis ist eine einfach zu
nutzende Datei, die der Archivar dank intelligenter Suchfunktionen schnell und
einfach durchsuchen kann.

Anforderung:
Mehrere PDF-Dateien aus einem Quelldokument erstellen

Beispiel:
Ein Geschäftskunde reicht bei einem Wirtschaftsprüfungsunternehmen
ein Dokument ein. Dieses PDF-Dokument enthält Belege, Übersichten und
Kontoauszüge für ein ganzes Jahr. Das Unternehmen muss dieses Dokument
genau analysieren, um die verschiedenen Inhalte zu identifizieren und den
zuständigen Sachbearbeitern zuzuweisen. Das bedeutet, dass entweder
mehrere Personen jeweils an mehreren Kopien des Dokuments arbeiten oder ein
Mitarbeiter jede Seite des Dokuments mit einer Notiz versehen muss, die den
Dokumententyp und die zuständige Person beschreibt.

Lösung:
Das Unternehmen teilt das Dokument in separate PDF-Dateien auf, die den
verschiedenen Abteilungen entsprechen. Die einzelnen PDF-Dateien sind für
das gesamte Team in der Cloud verfügbar und können gemeinsam von den
Mitarbeitern jeder Abteilung bearbeitet werden, ohne redundante Kopien zu
erstellen.

                                         7

Anforderung:
Umfangreiche Dokumente wie Handbücher oder Berichte verwalten

Beispiel:
Zur Vorbereitung einer Vorstandssitzung generieren verschiedene Abteilungen
Berichte, die zu einem 100-seitigen Dokument zusammengestellt werden.
Die Seiten werden nummeriert und dann in eine PDF-Datei konvertiert. Das
Ergebnisdokument hat zwar ein Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite, welches
jedoch nicht mit den zugehörigen Seiten verlinkt ist. D. h. der Leser muss manuell
durch die Seiten blättern, um zur gewünschten Seite zu gelangen. Kurz vor der
Sitzung bemerkt eine Abteilung, dass in ihrem Bericht eine besonders wichtige
Seite fehlt. Um diese Seite nachträglich einzufügen, muss der Bericht in letzter
Minute aktualisiert und alle Seiten müssen neu nummeriert werden.

Lösung:
Die fehlende Seite lässt sich problemlos an der gewünschten Stelle im
endgültigen PDF-Dokument hinzufügen. Das dynamische Inhaltsverzeichnis mit
Seitennummern ermöglicht es Lesern, schnell und bequem zu einer beliebigen
Seite zu springen, indem sie einfach im Inhaltsverzeichnis darauf klicken.
Auch wenn mitten im Dokument eine Seite hinzugefügt wird, werden alle
Seitennummern und Links automatisch entsprechend aktualisiert.

                                         8

Anforderung:
Beim Arbeiten mit PDF-Dateien die darin enthaltenen Informationen
schützen

Beispiel:
Ein Innenarchitekturbüro hat einen Designvorschlag für einen wichtigen
prominenten Kunden ausgearbeitet. Nur wenige Mitarbeiter wissen von dem
Projekt. Und da der Kunde sich noch nicht für das Büro entschieden hat, wird das
Projekt hochvertraulich behandelt. Mitarbeiter, die an den Projektdokumenten
arbeiten, nutzen dasselbe Netzwerk wie ihre Kollegen. Diese dürfen auf keinen
Fall Zugriff auf die Dokumente haben. Das Büro muss einen Weg finden,
Mitarbeitern den nahtlosen Zugriff auf Dokumente zu gewähren, ohne die
Sicherheit und Vertraulichkeit zu beeinträchtigen.

Lösung:
Mit der richtigen Technologie kann das Büro kontrollieren, wer auf die
Projektdokumente zugreifen darf und berechtigten Nutzern das Öffnen und
Bearbeiten ohne Eingabe eines Passworts erlauben. Damit ist die Privatsphäre
des Kunden geschützt und das Team kann ungehindert arbeiten.

                                        9

Eine Lösung die funktioniert

Eine leistungsfähige Lösung zum Arbeiten mit PDF muss nicht teuer sein.
Manager in kleinen und mittleren Unternehmen brauchen eine Lösung, die von
allen Mitarbeitern genutzt werden kann, um die vorausgehend beschriebenen
Herausforderungen zu bewältigen. Die Lösung muss skalierbar sein und
Anwendern je nach geschäftlichen Anforderungen grundlegende oder erweiterte
Optionen bieten. Außerdem müssen Manager bestimmen können, wie viele
Mitarbeiter Zugang zur Lösung haben.

Funktionen müssen einfach und intuitiv sein und eine Integration mit Microsoft
Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint ermöglichen. Die
Benutzeroberfläche sollte auch bei komplizierten Funktionen vertraute Merkmale
aufweisen, wie z. B. die Menüoberfläche im Microsoft Office-Stil.

Und zu guter Letzt sollte die Lösung alle oben aufgeführten Technologien zur
Bewältigung der Anforderungen in einem Programm vereinen, sodass Mitarbeiter
nicht zwischen mehreren Programmen hin- und herwechseln müssen. Das
Ergebnis ist ein verbessertes optimiertes Nutzererlebnis

                                        10

Die Antwort
Power PDF ist die ideale Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen. Es erfüllt
die gängigsten PDF-Anforderungen und lässt sich nahtlos in vorhandene
Arbeitsabläufe integrieren. Unser Ziel ist es, Ihnen das Konvertieren von und
Arbeiten mit PDF-Dokumenten so einfach wie möglich zu machen.

Wir haben mit Power PDF eine benutzerfreundliche Software entwickelt,
die direkt in Microsoft Word und Excel integriert ist. Nach der Erstellung
von Dokumenten in diesen Programmen kann Ihr Team diese direkt per
Mausklick in PDF konvertieren, ohne auch nur eine Information zu verlieren.
Mitarbeiter können diese PDF-Dateien für die gemeinsame Bearbeitung in der
Cloud speichern und von überall darauf zugreifen – eine nützliche Funktion,
besonders für Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst
beschäftigen. Mit Power PDF ist die Entfernung zum Büro kein Problem, das
Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit ausbremst.

Power PDF sorgt für maximale Sicherheit beim Arbeiten mit PDF-Dokumenten.
Mit Ihren im Netzwerk integrierten Sicherheitseinstellungen beschränken
Sie den Zugriff auf PDF-Dateien auf die von Ihnen berechtigten Nutzern.
Passwortgeschützte Dateien lassen sich sicher und einfach mit Kunden und
Kollegen teilen. Bei sensiblen Dokumente können Sie zum Ausdrucken ein
Passwort anfordern und stellen somit sicher, dass vertrauliche Informationen
nicht in die falschen Hände gelangen.

Fazit
Internet und Informationstechnik haben unsere globale Geschäftswelt für
immer verändert. In praktisch jeder Branche werden Informationen in Form
von PDF-Dateien präsentiert. PDF-Konvertierung und -Bearbeitung sind
grundlegende Schritte in zahlreichen Arbeitsabläufen. Adobe-Produkte haben
den Grundstein gelegt. Und heute ermöglicht Power PDF Ihrem Unternehmen
nach dem Motto „Work Like Tomorrow“ zu agieren.

Probieren Sie Power PDF kostenlos aus auf Kofax.de. Entdecken Sie, wie
Power PDF Ihre Arbeitsabläufe optimiert.

                                        11

Work Like Tomorw.

kofax.de
© 2021 Kofax. Kofax und das Kofax-Logo sind Marken von Kofax, eingetragen in den
USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen hier erwähnten Marken sind Eigentum
der jeweiligen Inhaber.