ANLEITUNG EXCHANGE EMAIL EINRICHTUNG - MS OUTLOOK (WINDOWS-/MACOS) WEBMAIL APPLE MAIL SMARTPHONE (IOS-/ANDROID) - HFG OFFENBACH
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2022 Hochschule für Gestaltung Offenbach am Main Anleitung Exchange Email Einrichtung MS Outlook (Windows-/MacOS) Webmail Apple Mail Smartphone (iOS-/Android)
1 INHALT
2 Notebook-/PC - Microsoft Outlook 2016 ............................................................................................. 2
2.1 Outlook 2016 - Email Konto hinzufügen (Windows)..................................................................... 2
2.2 Outlook 2016 - Email Konto einrichten......................................................................................... 3
2.3 Outlook 2016 – Anwendung Starten ............................................................................................ 4
2.4 Outlook 2016 - Postfachbereinigung (Archivierung) .................................................................... 5
2.5 Outlook 2016 - Abwesenheitsnotiz einrichten ............................................................................. 8
2.6 Outlook 2016 - Gelöschte Elemente (E-Mails) wiederherstellen ............................................... 10
3 Browser (Webmailer) - Microsoft Outlook Web App (OWA) ............................................................. 11
3.1 OWA - Webmail Login über Internetbrowser ............................................................................. 11
3.2 OWA - Initialpasswort ändern – Eigenes Passwort festlegen ..................................................... 12
3.3 OWA - Abwesenheitsnotiz einrichten ......................................................................................... 13
4 Macbook-/IMac - Apple Mail MacOS ................................................................................................. 15
4.1 Apple Mail - Email Konto hinzufügen (MacOs Catalina) ............................................................. 15
4.2 Apple Mail - Email Konto einrichten ........................................................................................... 16
4.3 Apple Mail - Postfacharchivierung .............................................................................................. 18
5 Macbook-/IMac – Outlook 2019 für Mac........................................................................................... 20
5.1 Outlook 2019 – Email Konto hinzufügen .................................................................................... 20
5.2 Outlook 2019 – Postfacharchivierung......................................................................................... 22
6 iPhone-/iPad - Apple Mail .................................................................................................................. 23
6.1 iPhone-/iPad - Email Konto hinzufügen (iOS 15) ........................................................................ 23
6.2 iPhone-/iPad - Email Anwendung einrichten .............................................................................. 24
6.3 iPhone-/iPad - Automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) einschalten .................................. 25
7 Smartphone-/Tablet - Android Gmail ................................................................................................ 27
7.1 Android - Email Konto hinzufügen .............................................................................................. 27
7.2 Android – Email Konto konfigurieren ......................................................................................... 28
8 FortiMail Appliance – SPAM Filter ..................................................................................................... 29
8.1 SPAM Filter – Webportal ............................................................................................................ 29
1
2 NOTEBOOK-/PC - MICROSOFT OUTLOOK 2016
2.1 OUTLOOK 2016 - EMAIL KONTO HINZUFÜGEN (WINDOWS)
Beim 1sten Start von Outlook 2016 werden Sie mithilfe eines Assistenten durch den Einrichtungsprozess
geführt.
Klicken Sie auf Weiter, um die Einrichtung zu beginnen. Ihr Vor –und Nachname, sowie Ihre E-Mail-
Adresse werden automatisch hinzugefügt.
Klicken Sie auf Weiter.
2
2.2 OUTLOOK 2016 - EMAIL KONTO EINRICHTEN
Bitte folgenden Sie den unten aufgeführten Schritten um den Einrichtungsprozess abzuschließen.
Sollten Sie Ihr Email-Kennwort, das Sie von uns erhalten haben, noch nicht im OWA geändert haben,
ändern Sie das, bevor Sie Ihr Email-Konto einrichten. Siehe Punkt 3.2.
1. Klicken Sie auf Anderes Konto verwenden
2. Tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr
Kennwort ein. Ihr Benutzername setzt
sich aus der Domäne und ihrem Postfach
zusammen. Ihrer Postfachnummer (4-
stellig) ist das Präfix hfg vorangestellt.
3. Klicken Sie in die Checkbox ->
Anmeldedaten speichern.
4. Klicken Sie auf OK.
3
2.3 OUTLOOK 2016 – ANWENDUNG STARTEN
Beim Starten von Outlook 2016 erhalten sie eine erneute Abfrage zur Eingabe Ihres Benutzernamens
und Ihres Email-Kennwortes.
Der Benutzername setzt sich aus der Domäne und Ihrer Postfachnummer zusammen.
hfg.l2w\hfgxxxx (xxxx steht für Ihre 4-stellige Postfachnummer).
Klicken Sie nochmals auf Anmeldedaten speichern und zum Fertigstellen auf OK.
Danach öffnet sich Outlook 2016, und Ihr Postfach wird mit dem Exchange Server verbunden.
Die Synchronisierung mit ihrem Email
Postfach beginnt.
Den aktuellen Fortschritt der
Synchronisation bekommen Sie in der
Statusleiste unten angezeigt.
4
2.4 OUTLOOK 2016 - POSTFACHBEREINIGUNG (ARCHIVIERUNG)
Die Standardpostfachgröße beträgt 1 GB. Bitte führen Sie in regelmäßigen Abständen, oder spätestens,
wenn Sie per Email aufgefordert werden, eine Archivierung Ihres Postfaches durch. Microsoft Outlook
2016 bietet hierfür ein Tool zur Archivierung Ihrer Emails an. Sie können nach der Archivierung auf alle
Emails im Archiv zugreifen. Das Archiv wird Ihnen unterhalb Ihres Postfaches in der Seitenleiste
angezeigt.
Das Tool zum Archivieren ihrer
Emails finden Sie über Datei ->
Informationen -> Tools zum
Aufräumen -> Archivieren.
Klicken Sie auf Tools zum
Aufräumen, dann öffnet sich
folgendes Menü.
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Danach klicken Sie auf Archivieren.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Archivierung
durchführen, erstellen Sie sich zuvor eine
Archivdatei.
Dazu klicken Sie auf Durchsuchen, es öffnet sich
in ein neues Fenster, siehe weitere Zeile unten.
Die Archivdaten werden in einer Archivdatei
gespeichert. Die Archivdatei können Sie über
durchsuchen auswählen bzw. auch eine neue
Archivdatei anlegen.
Bevor Sie die Archivierung starten, wählen Sie
das gesamte Postfach aus, und legen noch
einen Zeitraum fest, welche Elemente archiviert
werden sollen.
Danach klicken Sie auf OK um die Archivierung
zu starten.
6
Legen Sie unter Dateiname einen
Archivnamen fest. In unserem Bsp. ist das
archive.pst. Die Endung pst wird
automatisch hinzugefügt sobald Sie auf OK
klicken.
7
2.5 OUTLOOK 2016 - ABWESENHEITSNOTIZ EINRICHTEN
Eine Abwesenheitsnotiz können Sie direkt auch im Programm Outlook einrichten.
Öffnen Sie Outlook 2016 und klicken Sie im Menü auf Datei.
Zum Einrichten der
automatischen Antwort klicken
Sie auf Automatische Antwort.
Es öffnet sich ein neues
Fenster, in dem Sie die
Einstellungen für die
Automatische Antwort für Ihr
Email-Postfach vornehmen
können.
8
Zum Einschalten der Automatischen
Antwort klicken Sie auf Automatische
Antwort senden.
Sie können einen Zeitraum mit Datum
und Uhrzeit festlegen, ab wann die
Automatische Antwort versendet
werden soll und einen Nachrichtentext
für die Automatische Antwort erstellen.
Die Einstellungen die Sie vorgenommen
haben gelten innerhalb Ihrer
Organisation.
Für das Versenden einer Automatischen
Antwort außerhalb ihrer Organisation
müssen Sie auf den Reiter Außerhalb
meiner Organisation wechseln, und
diese noch einschalten.
Die Einrichtung beenden Sie mit Klick
auf OK.
92.6 OUTLOOK 2016 - GELÖSCHTE ELEMENTE (E-MAILS) WIEDERHERSTELLEN
Gelöschte Emails aus dem Ordner Gelöschte Elemente können mithilfe der Aktion Gelöschte Elemente
vom Server wiederherstellen, wiederhergestellt werden. Die gelöschten Emails aus dem Ordner
gelöschte Elemente werden bis zu einer Dauer von 30 Tagen in dem Papierkorb des Exchange Server
aufbewahrt.
Klicken Sie auf den Ordner in Ihren Favoriten
bzw. in Ihrem E-Mail-Postfach in der Ordnerleiste
auf der linken Seite.
Klicken Sie auf Start, und dann unter Aktionen auf
Gelöschte Elemente vom Server
wiederherstellen.
Wählen Sie die Emails aus, die Sie
wiederherstellen möchten, auch eine mehrfache
Auswahl ist möglich, und klicken auf OK.
Die ausgewählten E-Mails werden im Ordner
gelöschte Elemente wiederhergestellt.
103 BROWSER (WEBMAILER) - MICROSOFT OUTLOOK WEB APP (OWA)
3.1 OWA - WEBMAIL LOGIN ÜBER INTERNETBROWSER
Besuchen Sie die Website
https://hfg.ltow.de/owa
Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen
(Username) und Ihrem Email-Passwort
(Password) an.
Username: hfg.l2w\hfgxxxx (xxxx steht für Ihre 4-
stellige Postfachnummer)
Password: Initialpasswort erster Login bzw.
spätere Logins Ihr eigenes Passwort.
Dann auf klicken Sie auf Log On.
Die Anmeldung wird durchgeführt.
113.2 OWA - INITIALPASSWORT ÄNDERN – EIGENES PASSWORT FESTLEGEN
Nachdem Sie ihre Anmeldedaten beim ersten Login mit dem Initialpasswort durchgeführt haben,
befinden Sie sich auf der Startseite von Outlook Web Access. In der Menüleiste links oben finden Sie ein
kleines Symbol mit einem Zahnrad, mittig angeordnet zwischen ihrem Namen und dem Fragezeichen.
Über den Menüpunkt Kennwort ändern,
gelangen Sie zu den Optionen in den
Bereich Kennwort ändern.
Zum ändern des Kennwortes, tragen Sie bitte das
Initialpasswort in das Feld Aktuelles Kenntwort
ein.
Generieren Sie ein persönliches sicheres
Kennwort das den Kennwortrichtlinien
entspricht.
-8 – 12 Zeichen
-1 Klein-/ und Großbuchstabe
-1 Zahl und 1 Sonderzeichen
Tragen Sie ihr sicheres Kennwort in die beiden
Felder Neues Kennwort und Neues Kennwort
bestätigen ein, und klicken Sie auf Speichern.
123.3 OWA - ABWESENHEITSNOTIZ EINRICHTEN
Besuchen Sie die Website
https://hfg.ltow.de/owa
Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen
(Username) und Ihrem Passwort (Password) an.
Username: hfg.l2w\hfgxxxx (xxxx steht für Ihre 4-
stellige Postfachnummer)
Password: eigenes Passwort.
Dann auf klicken Sie auf Log On.
Die Anmeldung wird durchgeführt.
Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich auf der Startseite von Outlook Web Access. In der
Menüleiste links oben finden Sie ein kleines Symbol mit einem Zahnrad, mittig angeordnet zwischen
ihrem Namen und dem Fragezeichen.
Über den Menüpunkt Optionen, gelangen Sie
zur Übersichtseite ihres Kontos.
Navigieren Sie unter den Optionen zum
Menüpunkt Email organisieren und dann zu
Automatische Antworten.
13Für die Abwesenheitsnotiz (Antwortnachricht) legen Sie eine Startzeit und Endzeit fest, sowie einen
individuellen Nachrichtentext, den ihre Empfänger während Ihrer Abwesenheit automatisch zugestellt
bekommen. Klicken Sie auf Speichern um die Einrichtung Ihrer Abwesenheitsnotiz fertigzustellen.
144 MACBOOK-/IMAC - APPLE MAIL MACOS
4.1 APPLE MAIL - EMAIL KONTO HINZUFÜGEN (MACOS CATALINA)
Klicken Sie auf Systemeinstellungen im Apple
Menü oder im Dock.
Klicken Sie auf Internet Accounts
Klicken Sie nun auf Exchange.
154.2 APPLE MAIL - EMAIL KONTO EINRICHTEN
Tragen Sie Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre
Email Adresse ein und klicken Sie auf
Anmelden.
Klicken Sie auf manuell konfigurieren
Wichtig: Sollte Ihnen Manuell konfigurieren
nicht angezeigt werden, gehen Sie bitte einen
Schritt zurück, und tragen Ihre E-Mail-
Adresse im 1. Schritt bewusst falsch ein.
Bei Fragen kontaktieren Sie bitte den IT-
Support.
Name, E-Mail-Adresse und E-Mail Passwort
eingeben.
Klicken Sie auf Anmelden.
16Ergänzen Sie noch Benutzername, und interne-
/externe URL.
Benutzername: hfg.l2w\hfgxxxx
(xxxx steht für Ihre 4-stellige Postfachnummer)
Interne URL:
http://hfg-exc-02.hfg.l2w/EWS/exchange.asmx
Externe URL:
https://hfg.ltow.de/EWS/exchange.asmx
Zum Abschluss der Konto-Einrichtung auf Fertig klicken.
174.3 APPLE MAIL - POSTFACHARCHIVIERUNG
Bitte führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Postfacharchivierung durch.
Ihre Postfachgröße (Quota) beträgt 1 GB.
Zum Archivieren ihrer Mails aus
dem Posteingang, erstellen Sie
als erstes ein lokales Postfach in
Apple Mail.
Klicken Sie dazu auf das „+“
Zeichen neben Postfächer.
Tragen Sie einen Namen für das
Postfach ein.
Klicken Sie auf OK um das neue
Postfach anzulegen.
18Das Archiv wurde angelegt.
Wechseln Sie in den
Posteingang zurück, und
markieren Sie die Emails, die
archiviert werden sollen.
Wenn Sie mehrere Emails
gleichzeitig archivieren
möchten halten Sie die
cmd-Taste gedrückt und wählen
die Emails mit der linken
Maustaste aus.
Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf die markierte
Email, und bewegen Sie die
markierte Email in das lokale
Archiv.
Alternativ wählen Sie in der
Menüleiste von Apple Mail ->
Email aus, und bewegen den
Maus Cursor auf -> Bewegen in
und verschieben die markierte
Email in das lokale Archiv.
195 MACBOOK-/IMAC – OUTLOOK 2019 FÜR MAC
5.1 OUTLOOK 2019 – EMAIL KONTO HINZUFÜGEN
Starten Sie Outlook für Mac 2019.
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an und
klicken Sie auf Weiter.
Zur Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos, klicken Sie
auf Exchange.
20E-Mail-Adresse: name@hfg-offenbach.de
DOMÄNE\Benutzername: hfg.l2w\hfgxxxx
(xxxx steht für Ihre 4-stellige Postfachnummer)
Kennwort: Email Passwort
Zum Fertigstellen, klicken Sie auf Konto
hinzufügen.
Zum Abschluss der Konto Einrichtung,
gewähren Sie dem Server den Zugriff, um
Ihre Einstellungen zu konfigurieren.
Um diesen Server generell als
vertrauenswürdig einzustufen, setzten Sie
bitte den Haken in die Checkbox – Meine
Antwort immer für diesen Server
verwenden.
Die E-Mail-Einrichtung wurde erfolgreich
abgeschlossen.
Klicken Sie auf Fertig.
215.2 OUTLOOK 2019 – POSTFACHARCHIVIERUNG
Bitte führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Postfacharchivierung durch.
Ihre Postfachgröße (Quota) beträgt 1 GB.
1. Klicken Sie auf den Ordner,
aus dem E-Mail archiviert
werden sollen.
2. Markieren Sie die E-Mails die
Sie archivieren möchten.
3. Klicken Sie in der Menüleiste
auf Verschieben.
Klicken Sie auf Archiv (Auf meinem Computer).
Die markierten E-Mails werden, auf in den
lokalen Archivordner verschoben.
Klicken Sie auf das lokale Archiv.
Überprüfen Sie, ob alle markierten E-Mails in das
Archiv verschoben wurden.
Wiederholen Sie den Vorgang solange, bis Sie
ausreichend, freie Quota haben.
226 IPHONE-/IPAD - APPLE MAIL
6.1 IPHONE-/IPAD - EMAIL KONTO HINZUFÜGEN (IOS 15)
Tippen Sie auf dem Home-Bildschirm auf das
Einstellungen-Icon
Tippen Sie auf Mail
Tippen Sie auf Accounts
Tippen Sie auf Account hinzufügen
Tippen Sie auf Microsoft Exchange
23Geben Sie Ihre Email-Adresse, in der Form
name@hfg-offenbach.de und eine Beschreibung
Ihres Email Accounts ein.
Tippen Sie auf Weiter um fortzufahren.
Als weiterer Schritt erfolgt die manuelle
Konfiguration Ihres Accounts.
6.2 IPHONE-/IPAD - EMAIL ANWENDUNG EINRICHTEN
Geben Sie die Serverinformation zur
Authentifizierung ein:
E-Mail: name@hfg-offenbach.de
Server: hfg.ltow.de
Domain: hfg.l2w
Benutzername: hfgxxxx
(xxxx steht für Ihre 4-stellige Postfachnummer)
Passwort: Email Passwort
Beschreibung: frei wählbar (z.B. HfG)
Tippen Sie auf Weiter um fortzufahren.
24Sie können ihre Mail, Kontakte, Kalender,
Erinnerungen und Notizen synchronisieren.
Tippen Sie auf Sichern um die Einrichtung
abzuschließen.
6.3 IPHONE-/IPAD - AUTOMATISCHE ANTWORT (ABWESENHEITSNOTIZ) EINSCHALTEN
Tippen Sie auf dem Home-Bildschirm auf das
Einstellungen-Icon
Tippen Sie auf Mail
Tippen Sie auf Accounts
Tippen Sie auf das Konto z.B. Exchange - HfG
25Tippen Sie auf Automatische Antwort.
Tippen Sie auf Automatische Antwort, um diese
einzuschalten.
Ist die Automatische Antwort eingeschaltet,
können Sie ein Enddatum festlegen, den
Text Ihrer Abwesenheitsnachricht
bearbeiten, und zusätzlich die Externe
Abwesenheitsnachricht einschalten.
Zum Speichern Ihrer Einstellungen, Tippen
Sie auf Sichern.
267 SMARTPHONE-/TABLET - ANDROID GMAIL
7.1 ANDROID - EMAIL KONTO HINZUFÜGEN
Tippen Sie auf dem Home-Bildschirm auf das
GMail Icon.
Tippen Sie auf Exchange und Office 365
Tippen Sie die E-Mail-Adresse der HfG
name@hfg-offenbach.de ein
und tippen Sie anschließend auf Weiter.
Auf der nächsten Seite geben Sie bitte noch
Ihr Email Passwort ein, und tippen
anschließend auf Weiter.
277.2 ANDROID – EMAIL KONTO KONFIGURIEREN
Tippen Sie die Serverinformationen zur
Authentifizierung ein:
E-Mail: name@hfg-offenbach.de
Server: hfg.ltow.de
Domain\Nutzername: hfg.l2w\hfgxxxx
(xxxx steht für Ihre 4-stellige Postfachnummer)
Passwort: Email Passwort
Tippen Sie auf Weiter um die Einrichtung
abzuschließen.
288 FORTIMAIL APPLIANCE – SPAM FILTER
8.1 SPAM FILTER – WEBPORTAL
Rufen Sie die Login Seite der
FortiMail Appliance auf um auf das
Webportal des SPAM Filters zu
gelangen.
https://mail01.ltow.de/m/webmail
/
Melden Sie sich mit ihrer Email-
Adresse: z.B. name@hfg-
offenbach.de und ihrem Email-
Passwort an, das Sie sich selbst
vergeben haben.
In der Email Appliance haben Sie
Zugriff auf Emails die durch den
SPAM Filter gefiltert wurden.
Weiterhin können Sie bekannte
Absender zu einer erlaubten-
/blockierten Absenderliste
hinzufügen
In den Optionen, können Sie
festlegen, ob Sie weiterhin eine
Benachrichtigung erhalten
möchten, über abgeblockte Emails.
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