CLOUDPILOTS Factsheet Google Apps for Business
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CLOUDPILOTS Factsheet Google Apps for Business
Schon seit 2007 kann Google Apps als Software-
as-a-Service (SaaS) von Google bezogen werden.
Google ist einer der Pioniere auf dem Gebiet der
webbasierten Unternehmensanwendungen.
Google stellt Cloud-Dienste aufgrund der Erfah-
rung mit dem eigenen Geschäftsbetrieb und dem
Angebot von Kerndiensten, wie der Google-
Suche, in ähnlicher Weise zuverlässig und sicher
zur Verfügung. Das Sicherheitskonzept von
Google beinhaltet technische und organisatori-
sche Maßnahmen in den Bereichen Datenspeiche-
rung, Zugriffskontrolle und Datentransfer. Auch
Konzerne, wie der Basler Pharmariese Roche,
wechselten bereits mit 90.000 Mitarbeitern zu
Google Apps for Business.
Die Verantwortung für die Informationssicherheit,
Standortsicherheit und Betriebssicherheit über-
nimmt Google für Unternehmen aller Größenord-
nungen. Durch leistungsfähige und benutzerfreundliche Anwendungen spart Google Apps
Kosten in der IT und ermöglicht es Mitarbeitern, effizienter zusammenzuarbeiten – an
jedem Ort, zu jeder Zeit. Google Apps beinhaltet:
Google Mail - Bringt Ordnung und Effizienz ins Postfach
Google Kalender - Zeitmanagement für Mitarbeiter und Teams
Google Drive - Synchronisation von Dateien mit definierter Zugriffsberechtigung
Google Docs – Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und Grafik
Google Sites - Informationsportal für Teams im Intranet, Extranet und Internet
Google Groups - Diskussionsforum und kollaborativer Posteingang
Google+ für Unternehmen – Kommunikation im Enterprise Social Network
Google Apps bietet Ihren Nutzern die neuesten Innovationen und ermöglicht gleichzeitig
eine deutliche Senkung der Kosten für den Wartungsaufwand, die bei standortgebunde-
nen Lösungen anfallen. Google Apps for Business bietet die Nutzererfahrung, mit der
Millionen von Menschen beim Einsatz von Google Produkten im privaten Umfeld bereits
vertraut sind. Der Umstellungsaufwand bei den Anwendern im Unternehmen wird so mi-
nimiert. Mit Google Vault besteht darüber hinaus die Möglichkeit zur revisionssicheren
Archivierung von Mails und Dokumenten. Mehr als fünf Millionen Unternehmen verwen-
den bereits Google Apps for Business.
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Inhaltsverzeichnis Die Google Apps Kernanwendungen ............................................................. 3 Google Mail - Bringt Ordnung ins Postfach......................................................................................... 3 Google Kalender - Zeitmanagement für Mitarbeiter und Teams ....................................................... 4 Google Drive – Filesharing für den Einsatz in Unternehmen .............................................................. 5 Google Docs - Effiziente Zusammenarbeit ......................................................................................... 6 Google Sites - Portal für Teams im Intra-, Extra- und Internet ........................................................... 7 Google Groups for Business – Forum und kollaborativer Posteingang .............................................. 8 Google Vault - revisionssichere Archivierung von Mails..................................................................... 9 Google+ für Unternehmen................................................................................................................ 10 Microsoft Office und Google Apps for Business ............................................. 11 Google Apps Sync for Microsoft Outlook.......................................................................................... 11 Quickoffice für Android und iOS ....................................................................................................... 12 Google Apps for Business im Detail ............................................................ 13 Zertifizierte Sicherheit....................................................................................................................... 13 Zuverlässigkeit................................................................................................................................... 15 Mobile Device Management............................................................................................................. 15 Google Apps Device Policy für Android ............................................................................................ 16 Mobiler Zugriff auf Dokumente ........................................................................................................ 17 Integrierte Administration ................................................................................................................ 18 Authentifizierung .............................................................................................................................. 18 E-Mail-Schutz u. Konformität ............................................................................................................ 18 Google App Engine für Geschäftsprozesse und Unternehmensanwendungen .... 19 Grafische Prozessoptimierung mit RunMyProcess ........................................................................... 21 Chrome und Chromebooks for Business ...................................................... 22 Migration nach Google Apps und Parallelbetrieb............................................................................. 23 Integration von Daten und Prozessen .............................................................................................. 26 CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 2/28
Die Google Apps Kernanwendungen
Google Mail - Bringt Ordnung ins Postfach
Senden Sie E-Mails, wo immer Sie arbeiten
Google Mail kann auf jedem Computer oder mobilen Gerät mit einer Datenver-
bindung verwendet werden. Mit dem Offline-Support können Sie selbst dann
weiterarbeiten, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Ganz gleich,
ob Sie an Ihrem Schreibtisch, in einem Meeting oder im Flugzeug sitzen – Ihre
E-Mails sind immer verfügbar. Google Mail funktioniert eigenständig auf be-
kannten Mobiltelefonen wie Android, iPhone, BlackBerry und Windows Phone
und ermöglicht das Abrufen und Senden von E-Mails auf jedem beliebigen Gerät
mit einem Webbrowser.
Produktivität und Organisation
Google Mail steigert die Produktivität der Mitarbeiter im Unternehmen. Mit ei-
nem Speicherplatz von 25 GB müssen Sie niemals etwas löschen und mit der
leistungsstarken Suche finden Sie alle gesuchten Inhalte. Labels und Filter tra-
gen dazu bei, dass Sie immer gut organisiert sind. Bei Bedarf können Sie einer
anderen Person den Zugriff auf Ihr Postfach einrichten, so dass diese Person in
Ihrem Namen Nachrichten lesen, senden und löschen kann.
Effizient Kommunizieren
Ihr Posteingang wird nicht nur für Nachrichten, sondern auch für Kontakte bzw.
Personen verwendet. Sie sehen, welche Kollegen online sind und können über
den Text-, Sprach- und Video-Chat schnell und effizient einen offenen Punkt
klären. Neben den einzelnen E-Mails werden die Profilfotos, letzte Aktualisierun-
gen und freigegebene Dokumente Ihrer Kontakte angezeigt.
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Google Kalender - Zeitmanagement für Mitar-
beiter und Teams
Bleiben Sie organisiert und seien Sie pünktlich
Mit Google Kalender können Sie Ihren Tag organisieren und auf Ihrem Telefon
oder in Ihrem Posteingang Erinnerungen erhalten. Zudem können Sie Dateien
oder Dokumente an Ihren Termin anhängen, so dass Ihnen in Ihrem Meeting
von Anfang an die richtigen Materialien zur Verfügung stehen.
Vereinbaren Sie Zeiten mit Ihrem Team
Mit der Kalenderfreigabe können Sie im Handumdrehen Zeiten mit den Perso-
nen vereinbaren, mit denen Sie zusammenarbeiten. Zudem schlägt die intelli-
gente Planungsfunktion Zeiten vor, die für alle akzeptabel sind. Wenn Sie beim
Verwalten Ihres Kalenders von anderen Personen unterstützt werden, können
Sie diesen Vorgang noch weiter vereinfachen, indem Sie die jeweilige Person für
den Zugriff bevollmächtigen. Dadurch können andere Nutzer Termine erstellen,
auf Einladungen antworten und Ihren Zeitplan verwalten.
Kalenderfreigabe für definierte Teams und Mitarbeiter
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kalender für andere Nutzer freizuge-
ben. Sie können eine Freigabe für bestimmte Gruppen oder Personen erteilen
oder Sie erstellen einen Teamkalender und betten Sie ihn in Ihr Intranet oder
Website ein oder richten Sie Zeitblöcke ein, so dass die Mitarbeiter die für sie
beste Zeit auswählen können.
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Google Drive – Filesharing für den Einsatz in
Unternehmen
Greifen Sie von jedem beliebigen Ort auf Ihre Dateien zu
Google Drive auf Ihrem Mac, PC, mobilen Gerät oder in Ihrem Browser bietet
einen ortsunabhängigen, zentralen Punkt für aktuelle Versionen Ihrer Dateien.
Sie können nicht nur beliebige Dateitypen für den Upload auswählen, sondern
in Google Drive auch Dokumente aus Google Docs speichern. Filesharing-
Systeme wie Dropbox haben auch den Weg in die Unternehmen gefunden,
weil Anwender sie einfach nutzen können. Doch geschäftliche Daten müssen
geschützt sein.
Berechtigungsmanagement für Dateien
Geben Sie einzelne Dateien oder vollständige Ordner für Einzelpersonen, Ihr
gesamtes Team oder sogar für Kunden, Lieferanten oder Partner frei. Mit
Google Drive können Sie gezielt auswählen, wer Ihre Dateien erhält. Erstellen
Sie Kommentare zu Dateien und beantworten Sie Dateikommentare, um
Feed- back zu erhalten oder Ideen einzubringen. Zeigen Sie mehr als 30 Da-
teitypen direkt in Ihrem Browser an, einschließlich Bildern, HD-Videos sowie
Adobe Illustrator- und Photoshop-Dateien. Wenn Sie ein Dokument auf einem
Endgerät bearbeiten, wird es auf allen anderen Geräten entsprechend aktuali-
siert.
Kaufen Sie nach Bedarf und wachsen Sie flexibel
Starten Sie mit 5 GB integriertem Speicherplatz für Ihre einzelnen Nutzer. Sie
benötigen mehr Speicher? Für nur € 3 pro Monat (pro 20 GB) können Admi-
nistratoren für die einzelnen Nutzer bis zu 16 TB (ja, das sind 16.000 GB!)
zentral kaufen und verwalten.
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Google Docs - Effiziente Zusammenarbeit
Erstellen oder hochladen
Erstellen Sie mit Google Docs beeindruckende Textdokumente, Tabellen, Prä-
sentationen und Formulare. Alle Dokumente können granuliert freigegeben
und in Echtzeit gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten werden.
● Textverarbeitung - Erstellen Sie umfangreiche Dokumente mit Bil-
dern, Tabellen, Gleichungen, Zeichnungen, Links usw.
● Tabellen - Mit dem leistungsstarken Tabelleneditor können Sie Listen
verwalten und freigeben, Projekte verfolgen, Daten analysieren und
Ergebnisse verfolgen.
● Präsentationen - Der Präsentationseditor unterstützt eingebettete
Videos, Animationen und dynamische Folienübergänge. So können Sie
optisch ansprechende Folien erstellen.
Sichere Freigabe und Arbeit im Team
Ihre Dokumente werden im Internet gespeichert. Sie erteilen eine definierte
Freigabe von Dokumenten für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams. Sie
können Ihre Dokumente so öffentlich oder privat gestalten, wie Sie möchten.
Zudem können Sie jederzeit festlegen, wer die einzelnen Dokumente anzei-
gen, kommentieren und bearbeiten darf. Google Docs ist für Teams konzi-
piert. Dabei können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten
und durch integrierte Chat- und Kommentarfunktionen wird die Zusammenar-
beit erleichtert. Google Docs ist on- und offline auf Smartphones und Tablets
mit Android- und iOS Betriebssystem verfügbar.
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Google Sites - Portal für Teams im Intra-, Ext-
ra- und Internet
Leichte Erstellung
Erstellen Sie Projekt-Websites, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu
müssen. Es ist genauso einfach wie das Schreiben eines Dokuments. Zudem
können Sie aus mehreren hundert bereits erstellten Vorlagen wählen, um
noch mehr Zeit zu sparen.
Einfache Organisation
Verwenden Sie Ihre Team-Website für die Organisation sämtlicher Dinge –
angefangen von Kalendern über Dokumente und Präsentationen bis hin zu
Videos. Dank der integrierten Suche auf Google-Basis können Sie später alle
gesuchten Inhalte problemlos finden. Mit Google Sites können Sie verschie-
dene Zugriffslisten für unterschiedliche Seiten der einzelnen Websites festle-
gen. Sie können diese Funktion beispielsweise dazu verwenden, die Anzeige
Ihrer Projekt-Website für einen Partner oder Lieferanten auf den jeweils rele-
vanten Teil zu beschränken oder um für Ihr Unternehmen ein vollständiges
Intranet mit dem entsprechenden Zugriff für die einzelnen Abteilungen zu
erstellen.
Schnelle Freigabe
Per Mausklick können Sie Ihre Website für Ihr Team, Ihr gesamtes Unter-
nehmen oder sogar für einen Kunden oder Partner freigeben. Dabei legen Sie
selbst fest, wer Ihre Website bearbeiten darf, und Sie können die Einstellun-
gen im Nachhinein jederzeit anpassen.
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Google Groups for Business – Forum und kol-
laborativer Posteingang
Google Groups-Gruppen können als Mailing-Liste und zur Freigabe von Doku-
menten, Websites und Videos für Teams und einzelne Mitarbeiter verwendet
werden. Gruppen können von den Nutzern problemlos eingerichtet werden und
der Gruppeneigentümer kann die Mitgliedschaft in den einzelnen Gruppen ver-
walten. Google Groups ist eine Funktion von Google Apps, die die Kommunikati-
on und Zusammenarbeit mit Gruppen von Personen erleichtert, beispielsweise
Projektteams, Abteilungen, Niederlassungen und Interessensgruppen. Eine
Gruppe ist wie eine Mailingliste. Sie enthält die E-Mail-Adresse ihrer Mitglieder,
hat jedoch auch eine eigene Adresse. Mit der einen zentralen E-Mail-Adresse für
die Gruppe können Sie folgende Aufgaben erledigen:
Versenden von E-Mails an Gruppenmitglieder
Einladen von Gruppenmitgliedern zu Besprechungen
Weitergeben von Inhalten an andere Gruppenmitglieder, beispielsweise
Google-Dokumente, Sites, Videos und Kalender
Gruppenverzeichnisse listen alle Gruppen für unser Unternehmen auf. Mit dem
Verzeichnis können Sie Informationen zu Gruppen anzeigen, einschließlich der
Gruppenmitglieder. Hier können Sie auch ohne Unterstützung durch die IT-
Abteilung neuen Gruppen beitreten. Diskussionsforen zeichnen die gesamte
Kommunikation zwischen Gruppenmitgliedern auf. Hier können Sie ältere Nach-
richten lesen und sogar Gruppennachrichten versenden bzw. beantworten.
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Google Vault - revisionssichere Archivierung von
Mails
Vault ist optional und beinhaltet für zusätzliche € 4,00 pro Nutzer und Monat
(bzw. € 40,00 pro Nutzer und Jahr) revisionssichere Archivierungsfunktionen für
Mails.
Aufbewahrungsrichtlinien
Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien, die automatisch auf Ihre E-Mail- und
Chat-Nachrichten angewendet werden.
E-Mail- und Chat-Archivierung
Ihre E-Mail- und Chat-Nachrichten werden archiviert und gemäß Ihren Richtli-
nien aufbewahrt, um versehentliches Löschen zu verhindern.
Sobald eine Nachricht das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht, erfolgt
die Disposition zur Gewährleistung der Compliance mit den Aufbewahrungsricht-
linien automatisch.
E-Discovery und Litigation Hold
Mit leistungsstarken Suchtools zum Suchen und Abrufen relevanter E-Mail- und
Chat-Nachrichten sind Sie optimal auf Compliance-Audits vorbereitet. Verhän-
gen Sie bei Bedarf rechtliche Sperren für Nutzer. E-Mail- und Chat-Nachrichten
können von Nutzern nicht gelöscht werden, wenn sie ausgesetzt wurden.
Export und Prüfungen
Exportieren Sie spezielle E-Mail- und Chat-Nachrichten in Standardformate, um
sie weiter zu verarbeiten und zu überprüfen. Führen Sie Berichte über die Nut-
zeraktivität und -aktionen im Archiv aus. Dabei werden Suchvorgänge, Nachrich-
tenansichten, Exportvorgänge usw. angezeigt.
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info@cloudpilots.com Seite 9/28Google+ für Unternehmen
Beiträge auf Google+ lassen sich von Mitarbeitern so veröffentlichen, dass diese
als privat für das jeweilige Unternehmen markiert sind und sich auch nicht an
Außenstehende durch ein „Re-Share“ weiterverbreitet werden können. Google
Videokonferenzen mit Hangouts lassen sich direkt aus Google Mail heraus star-
ten. Teilnehmer können gemeinsam ein Google-Docs-Dokument editieren. Ein
Hangout lässt sich ebenfalls an einen Kalendereintrag anhängen, sodass die
Teilnehmer direkt aus dem Kalender heraus an dem Hangout teilnehmen kön-
nen. Administratoren können Vorgaben für die Reichweite von Google+ Beiträ-
gen machen und die Teilnehmer für Hangout auf Mitarbeiter des Unternehmens
beschränken.
Kostenlose Videokonferenzen mit bis zu 10 Teilnehmern
Mit dem persönlichen Kontakt in Hangouts geht die Arbeit im Team noch leich-
ter. Dazu bieten wir eine Reihe von praktischen Apps, etwa für die Bildschirm-
freigabe, die Zusammenarbeit in Google Docs und zum gemeinsamen Ansehen
von Präsentationen und Diagrammen. Klicken Sie einfach im Hangout auf "App
hinzufügen", um die passende App herauszusuchen. Wenn ein Teammitglied
den Hangout nicht betreten kann, können Sie die Person mit einem Klick auf
"Einladen" und den Link "+Telefon" auch telefonisch dazuschalten. Anrufe in
den USA und nach Kanada sind kostenlos, für Gespräche in andere Länder gel-
ten unsere günstigen Tarife.
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info@cloudpilots.com Seite 10/28Microsoft Office und Google Apps for Business
Google Apps Sync for Microsoft Outlook
Google Apps Sync for Microsoft Outlook ist ein Plug-in für Microsoft Outlook 2003 bis
2013, das es Ihnen ermöglicht, Ihr Google Apps for Business-Konto weiterhin mit Out-
look zu verwalten. Mit Google Apps Sync werden speziell Ihre E-Mails, Kontakte, Termi-
ne, Outlook-Notizen und Aufgaben zwischen Ihrem Google-Profil in Outlook und Ihrem
Google Apps-Konto in der Cloud synchronisiert. Das heißt, Sie können jederzeit über bei-
de Benutzeroberflächen auf dieselben Informationen zugreifen.
Nachdem Sie Ihr Google Apps-Profil erstellt haben, wird ein Fenster angezeigt, in dem
Sie Microsoft Outlook® starten und zwecks Nutzung mit Google Apps mit der Cloud syn-
chronisieren können.
1. Klicken Sie auf Microsoft Outlook starten, um Outlook zu starten. Sie können
diese Aktion auch ausführen, während Ihre Daten noch migriert werden.
2. Haben Sie neben dem soeben erstellten Google Apps-Profil noch weitere Outlook-
Profile – z. B. ein Microsoft® Exchange-Profil, aus dem Sie importieren –, werden
Sie aufgefordert, das zu öffnende Profil auszuwählen. Wählen Sie Ihr Google
Apps-Profil aus, um Ihr neues Konto zu verwenden. Sie können zu Ihrem alten
Exchange-Konto zurückkehren, indem Sie Outlook neu starten und Ihr Exchange-
Profil auswählen.
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info@cloudpilots.com Seite 11/28Quickoffice für Android und iOS
Laden Sie die kostenlose Anwendung
Quickoffice – Exclusively for Google Apps
for Business für das iPhone, iPod touch
und iPad im iTunes App Store herunter.
Benutzer mit Android basierten Smart-
phones und Tablets installieren Quick-
Office kostenlos über den Google Play
Store.
Wichtig: Google Apps-Nutzer sollten im
Store Quickoffice – Exclusively for Google
Apps for Business und nicht die kosten-
pflichtige Version Quickoffice Pro HD her-
unterladen. Quickoffice öffnet Word-
Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen direkt von Google Drive aus,
die sich auf dem Smartphone oder Tablet auch bearbeiten lassen. Dabei bleiben Forma-
tierungen, Bilder, Fußnoten oder andere Elemente erhalten.
Quickoffice ermöglicht:
Erstellen, Bearbeiten und Ansicht von Word-Dokumente (. docx)
Erstellen, Bearbeiten und Ansicht Excel-Tabellen (. xlsx)
Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von PowerPoint-Präsentationen (. pptx)
Bearbeiten und Ansicht älteren Versionen von Word, Excel, PowerPoint(. doc,. xls,
und. ppt)
Änderungen nachverfolgen, Kommentare hinzufügen & Spell Check in Dokumente
(. doc &. docx)
Fenster fixieren mit SmartTouch, Multi-Edit-Toolbox für die schnelle Bearbeitun-
gen, Formula Builder zur einfachen Erstellung von Berechnungen (. xls & . xlsx)
Anzeigen von Präsentationen in
den Diashow-Modus & auf exter-
nen Monitor
sowie Built-in Laser-Pointer für
die Präsentation (. ppt & . pptx)
Nachdem sich der Nutzer an seinem
Google Apps Konto angemeldet hat,
werden die entsprechenden Drive-
Ordner „Für mich freigegeben“, „Mar-
kiert“, „Zuletzt geöffnet“ sowie alle Un-
terordner angezeigt. Eine umfassende
Liste der Features ist auf der WebSite
von Quickoffice verfügbar.
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info@cloudpilots.com Seite 12/28Google Apps for Business im Detail Zertifizierte Sicherheit Google stellt Cloud-Dienste aufgrund der Erfahrung mit dem eigenen Geschäftsbetrieb und dem Angebot von Kerndiensten, wie der Google-Suche, in ähnlicher Weise zuverläs- sig zur Verfügung. Die Sicherheitsstrategie umfasst alle Aspekte wie Unternehmenssicherheitsrichtlinien, organisatorische Sicherheit, Asset-Einstufung und –Überwachung, personelle, physische und betriebliche Sicherheit, Zugriffskontrolle, Systementwicklung und Wartung, Disaster Recovery sowie die Einhaltung behördlicher Auflagen. Die Sicherheitskontrollen, die Daten während der Verarbeitung in der Cloud isolieren, wurden von Anfang an zusammen mit der grundlegenden Technologie entwickelt. Si- cherheit ist daher eine Schlüsselkomponente aller Google Cloud Computing-Elemente, wie Server-Zuweisung, Datenspeicherung und Verarbeitung. Die Rechenzentren von Google sind auf Sicherheit, Zuverlässigkeit sowie Redundanz ausgelegt und werden von den weltweit führenden Experten auf dem Gebiet der Netz- werksicherheit unterstützt. Millionen von Organisationen vertrauen dieser Infrastruktur – dem gleichen Netzwerk, das die Anwendungen und Daten von Google selbst hostet – ihre wichtigsten Geschäftsdaten an. Google Apps bietet für Unternehmen zertifizierte und auditierte Sicherheit u.a. gemäß ISO 27001, SAS 70 Type II / SSAE 16 und FISMA Google beschäftigt ein Datensicherheitsteam bestehend aus den weltweit führenden Ex- perten auf dem Gebiet der Informations-, Anwendungs- und Netzwerksicherheit. Dieses Team ist rund um die Uhr im Einsatz. Es verantwortet die eingesetzten Sicherheitssyste- me vor Ort, die angepasste Sicherheitsinfrastruktur der Google-Anlagen, die Sicherheit der Unternehmensgelände sowie die Entwicklung, Dokumentation und Implementierung der Sicherheitsrichtlinien und -standards von Google. Bei jeder Google-Anwendung steht Sicherheit im Mittelpunkt, von Beginn an. Im Rahmen des Secure Code-Entwicklungsprozesses werden Google-Applikationen mehreren kom- plexen Sicherheitsprüfungen unterzogen. Die Entwicklungsumgebung für Anwendungen wird streng abgeschirmt und sorgfältig überwacht, um maximale Sicherheit zu gewähr- leisten. Darüber hinaus führen externe Dienstleister regelmäßig detaillierte Sicherheits- CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 13/28
prüfungen der Prozesse durch, um alle Eventualitäten von Sicherheitsrisiken ausschlie- ßen zu können. Weder wird dabei die laufende Leistung der Systeme beeinträchtigt, noch werden Kundendaten offengelegt. Die Google Apps Technologie verschlüsselt und verteilt Daten in einzelnen Sequenzen über eine Vielzahl von Servern und Datenträgern hinweg. Dieses System gewährleistet, dass die verschiedenen Datenteile nicht zusammenhängend gespeichert werden können. So wird verhindert, dass externe Personen oder Gruppen die Datenteile logisch zusam- menfügen oder verstehen können. Das System verteilt Dateinamen nach einem besonde- ren Zufallsprinzip und bewirkt zudem, dass es weder eine Auflistung der Dateinamen eines jeden Kunden gibt, noch einzelne Datenstücke lesbar oder selbst wieder zusam- mensetzbar sind. Die Daten werden zwischen mehreren Rechenzentren repliziert, wodurch Redundanz und beständige Verfügbarkeit gewährleistet sind. Damit weitere Si- cherheitsrisiken minimiert werden, wird jeder Google-Server speziell für seine Einzelfunk- tion konfiguriert und ausschließlich mit den dafür erforderlichen Software-Komponenten ausgestattet. Die homogene Serverarchitektur ermöglicht im Bedarfsfall schnelle Aktuali- sierungen und Konfigurationsänderungen über das gesamte Netzwerk hinweg. Mit der optionalen 2-Faktor-Authentifizierung, der Anmeldung am Google Apps Konto in zwei unabhängigen Überprüfungsverfahren, erhält Ihr Google Apps-Konto eine zusätzli- che Sicherheitsebene. Denn Passwörter sind eine kritische Schwachstelle Web-basierter Dienste. Mit der 2- Faktor-Authentifizierung sind zwei unabhängige Faktoren für den Login erforderlich: Ne- ben dem Nutzernamen und Passwort muss auch ein Bestätigungscode eingeben werden, wenn sich der Nutzer anmelden möchte. Damit ist das System auch resistent gegen das Ausspähen von Passwörtern, beispielsweise durch Malware oder die Unachtsamkeit des Nutzers. Auch wenn ein Passwort geknackt, erraten oder auf andere Art gestohlen wird, kann der Angreifer sich nicht ohne die Bestätigungscodes des entsprechenden Nutzers anmelden. Diese kann jedoch nur der Nutzer über sein eigenes Mobiltelefon abrufen. Der Google Authenticator ist eine kostenlose Anwendung für Android und iOS, mit deren Hilfe CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 14/28
auf dem Smartphone ein temporärer Code erzeugt wird. Das mobile Endgerät benötigt dazu keine Netzwerkverbindung. Zuverlässigkeit Die Anwendungs- und Netzwerkarchitektur von Google Apps mit Redundanz und unab- hängigen Subsystemen ist auf höchste Zuverlässigkeit und Betriebszeit ausgelegt. Die Servicevereinbarung (SLA) von Google garantiert eine 99,9-prozentige Verfügbarkeit für Google Apps for Business-Kunden. Geplante Ausfallzeiten sind in den Google-SLAs nicht vorgesehen. Im Google Apps Status Dashboard werden die aktuellsten Informationen zum Systemstatus angezeigt. Einen wirksamen und langanhaltenden Schutz gegen ex- terne Angriffe zu garantieren, hat bei Google höchste Priorität. Google betreibt seine Da- tenzentren mit speziell konfigurierter Hardware, auf der ein komplexes Betriebs- und Dateisystem ausgeführt wird. Eigens eingesetzte Google-Sicherheitsteams arbeiten mit externen Auditoren zusammen, um die Sicherheitsinfrastruktur ständig zu testen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass die Systeme für externe Angreifer undurchdringlich sind. Die Datenverarbeitungs- Cluster von Google sind für Flexibilität und Redundanz konzipiert, wodurch einzelne Ausfallpunkte beseitigt und die Auswirkung allgemeiner Ge- räteausfälle und Umgebungsrisiken auf ein Minimum reduziert werden. Google-Produkte und - Dienstleistungen werden einer Reihe von strengen Sicherheits- prüfungen unterzogen. Die von Google verwendete Anwendungs- und Netzwerkarchitektur wurde für maximale Zuverlässigkeit und Laufzeit konzipiert. Die Plattform- struktur von Google setzt voraus, dass die Sicherung gegen anhal- tende Hardwarefehler und die ro- buste Software- Ausfallsicherung derartigen Störungen standhalten. Alle Google-Systeme sind in sich redundant aufge- baut, und jedes Subsystem ist nicht von einem bestimmten physischen oder logischen Server abhängig, um bei Störungen weiter funktionieren zu können. Die Daten werden zwischen den gebündelten, aktiven Servern von Google mehrfach repliziert, damit sie bei einem Computerausfall immer noch über ein anderes System zugänglich sind und um Schutz gegen Datenzentrumsausfälle zu gewährleisten. Mobile Device Management Mit Google Apps Mobile Management können Administratoren Geräterichtlinien für ihren Mobilgerätebestand über ihr Google Apps-Steuerungsfeld erzwingen, ohne dass hierzu vor Ort ein Geräteverwaltungsserver erforderlich ist. Für Geräte, die unter iOS, Android oder Windows Mobile betriebenen werden, sind Mobile Device Management-Richtlinien anwendbar, die darauf ausgerichtet sind, den Nutzern Zugriff auf ihre Daten zu gewähren und gleichzeitig die Sicherheit der Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Diese CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 15/28
Richtlinien umfassen die Fähigkeit, Daten per Remote-Zugriff von verloren gegangenen
oder gestohlenen Geräten zu löschen, das Vorschreiben eines Gerätepassworts oder das
Festlegen von Anforderungen für eine bestimmte Passwortstärke authentifiziert.
Anwendungen wer-
den unter Verwen-
dung Ihres Do-
mainnamens aus-
geführt und Sie
sind jederzeit Herr
ihrer Daten. Google
Apps Mobile Ma-
nagement kann
sowohl für Android-
als auch für Google
Sync-Geräte ver-
wendet werden, die
Microsoft Exchange
ActiveSync ver-
wenden, um E-
Mails, Kontakte und
Termine aus Google Apps zu synchronisieren. Dazu zählen beispielsweise Smartphones
und Tablets mit iOS- oder Windows Mobile Betriebssystem.
Mit Google Apps Mobile Management können Sie Ihren Bestand an Mobilgeräten mithilfe
der folgenden Funktionen verwalten:
Detaillierte Richtlinien: Konfiguration der mobilen Einstellungen auf Ebene einzel-
ner Organisationseinheiten
Geräteaktivierung: Freigabe von mobilen Endgeräten, die eine Verbindung zu den
Google Apps-Daten herstellen können
Gerätekonsole: Darstellung der Mobilgeräte, die innerhalb der Unternehmensdo-
mäne eine Verbindung über Google Sync oder Android Sync herstellen können
Anwendungsprüfung: Anzeige aller Apps, die auf Google Apps- Daten zugreifen
und auf einem Android-Gerät installiert sind
Google Apps Device Policy für Android
Über die Seite Meine Geräte in Ihrem
Google Apps-Konto können Sie ein oder
mehrere Android-Geräte verwalten. Auf
diesen Geräten müssen Android 2.2 o-
der höher und die App “Google Apps
Device Policy” installiert sein. Um über
einen Webbrowser auf die Seite „Meine
Geräte“ zuzugreifen, rufen Sie die Seite
http://www.google.com/apps/mydevices
auf und melden Sie sich in Ihrem Google
Apps-Konto an. Sie können folgende
Funktionen auswählen.
PIN zurücksetzen: Setzt die PIN zurück, die Sie zum Entsperren Ihres Telefons
benötigen.
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info@cloudpilots.com Seite 16/28 Gerät klingeln lassen: Lässt Ihr Gerät fünf Minuten lang mit sehr großer Lautstär-
ke klingeln, damit Sie es besser lokalisieren können. Ihr Gerät klingelt selbst
dann, wenn der Lautlos-Modus aktiviert oder die Lautstärke auf null gestellt ist.
Gerät sperren: Sperrt Ihr Gerät. Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie Ihr Gerät
verlieren und vor unberechtigtem Zugriff schützen möchten. Sollte Ihr Gerät tat-
sächlich verloren gehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um es gegebe-
nenfalls per Remote-Zugriff löschen zu lassen.
Gerät löschen: Ihr Google Apps-Administrator muss diese Einstellung in seinem
Steuerfeld aktivieren, damit auf Ihrer Seite “Meine Geräte” die Option Gerät lö-
schen erscheint. Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, wird ein Fenster einge-
blendet, in dem Sie aufgefordert werden, das Löschen des Geräts per Remote-
Zugriff zu bestätigen.
Lokalisieren: zeigt auf einer Google-Karte an, wo sich Ihr Gerät befindet. Diese
Einstellung funktioniert nur, wenn die GPS- oder WLAN-Standortbestimmung für
das Gerät aktiviert ist. Ihr Standort ist nur auf dieser Seite einsehbar und wird
nicht an andere weitergegeben.
Mobiler Zugriff auf Dokumente
Mit der mobilen
Google Drive-App
können Sie auf
eine neue Art und
Weise mit Ihrem
iOS oder Android-
Gerät - Telefon
oder Tablet - so-
wohl auf Google-
Dokumente als
auch auf Google
Drive zugreifen.
Dokumente kön-
nen direkt in der Drive-App geöffnet und bearbeitet werden – ein Browser ist hierfür
nicht nötig. Die vorherige Version der App – Google Docs – wird bei Ihrem nächsten Up-
date in Google Play auf die Google Drive-App aktualisiert. Die Google Drive-App integriert
sich auch nahtlos in andere Funktionen Ihres Android-Geräts. Hier sind einige Dinge, die
Sie mit der Google Drive-App auf Ihrem Android-Gerät tun können:
Fotos mit der Kamera aufnehmen und diese in das Google Docs-Format konvertie-
ren
Dokumente für Ihre Kontakte freigeben
Bilder aus Ihrer Android-Galerie über die Web-Zwischenablage in Dokumente ko-
pieren
Über eine Verknüpfung auf dem Startbildschirm direkt auf die Drive-App zugreifen
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info@cloudpilots.com Seite 17/28Sie können einzelne Dateien in der Google Drive-App für Android und iOS auch offline ansehen, wenn Ihr Mobilgerät keine Verbindung zum Internet hat. Sie können ver- schiedenste Dateitypen offline verfügbar machen. Hierzu gehören Google-Dokumente, Google-Präsentationen, Google-Tabellen, hochgeladene Bilder und Dateien in Formaten wie PDF, DOC, XLS und PPT. Integrierte Administration Google Apps verfügt über eine komfortable und intuitive Administrationsoberfläche. Ins- besondere in größeren Umgebungen kann es aber sinnvoll sein, Nutzer, Gruppen und Kontakte, die keine Mitarbeiter sind, auf Basis der Nutzerdaten automatisiert vom LDAP- Server auszulesen. Bei Google Apps Directory Sync, das etwa Microsoft Active Directory oder auch das Lotus Domino N&A unterstützt, wird eine Verbindung zu Ihrem Google Apps-Verzeichnis hergestellt und es werden Nutzerkonten hinzugefügt/gelöscht, um eine Synchronisierung mit Ihrem vorhandenen Organisationsschema durchzuführen. Ferner können Sie umfangreiche Nutzerprofildaten wie private oder geschäftliche Mobilfunkruf- nummern, Adressen und Berufsbezeichnungen synchronisieren. Sie verwalten Ihre Syn- chronisierung, indem Sie Testsynchronisierungen durchführen und Änderungsbeschrän- kungen, Benachrichtigungen und geplante Synchronisierungen konfigurieren. Authentifizierung Google Apps bietet eine umfassende und sichere Nutzerauthentifizierung für alle Anwen- dungen. Noch höhere Sicherheit erreichen Sie, indem Sie die SAML-basierte Funktion für die Einmalanmeldung (SSO-API) einsetzen, die eine Integration Ihres eigenen Authentifi- zierungssystems mit der webbasierten Anmeldung von Google Apps ermöglicht. Die Google Apps Password Sync (GAPS) synchronisiert die Google Apps-Passwörter Ihrer Nutzer automatisch mit den Passwörtern des Active Directory. Sobald das Active Directo- ry-Passwort eines Nutzers geändert wird, leitet GAPS diese Änderung umgehend an Google Apps weiter. GAPS ändert zu keiner Zeit Ihre Active Directory-Passwörter; es nimmt lediglich eine Synchronisierung von Änderungen der Active Directory-Passwörter mit Google Apps vor. E-Mail-Schutz u. Konformität Eingehende E-Mails unterliegen den Spam-Filtern von Google. Als Spam eingestufte E- Mails werden daher automatisch in den Google Mail-Ordner "Spam" des Nutzers verscho- ben. Mit der Einstellung "Spam" können Sie jedoch eine Liste zugelassener Absender erstellen, um den Spam-Ordner zu umgehen. Sie können bestimmte Absender basierend auf der E-Mail-Adresse oder Domain sperren oder zulassen. Bei der Sperrung einer Do- main erhalten Nutzer ausschließlich authentifizierte Nachrichten von in der Liste aufge- führten Domains. Nachrichten von nicht aufgeführten Domains bzw. Nachrichten von aufgeführten Domains, die nicht mit DKIM bzw. SPF-Datensätzen überprüft werden kön- nen, werden mit einer Nachricht über die Richtlinie an den Sender zurückgeleitet. Sie können auch alle internen Nachrichten innerhalb Ihrer Organisation zulassen. CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 18/28
Google App Engine für Geschäftsprozesse und
Unternehmensanwendungen
Platform-as-a-Service in der
gleichen Anwendungs- und
Netzwerkarchitektur, wie
Google Apps. Für die Verfüg-
barkeit (99.95% SLA für Un-
ternehmen) zu jeder Zeit von
jedem Ort sorgt Google. Die
Applikationen skalieren nahtlos
mit wachsenden Nutzerzahlen.
Google App Engine ermöglicht
die Erstellung und das Hosten
von Webanwendungen auf
denselben Systemen, auf de-
nen auch die Anwendungen von Google laufen. App Engine ermöglicht eine schnelle Ent-
wicklung und Bereitstellung und eine einfache Verwaltung, bei der Sie sich nicht um die
Hardware, Patches oder Sicherungen sorgen müssen.
Müheloser Einstieg
App Engine ist ein umfassender Entwicklungs-Stack, der vertraute Technologien für die
Erstellung und das Hosting von Webanwendungen nutzt. Mit App Engine schreiben Sie
Ihren Anwendungscode, testen ihn an Ihrem lokalen Rechner und laden ihn durch einfa-
ches Klicken einer Schaltfläche oder mit einem Befehlszeilenskript in Google hoch. Sobald
Ihre Anwendung in Google hochgeladen wurde, hosten und skalieren wir Ihre Anwen-
dung für Sie. Sie brauchen sich nicht mehr um die Systemverwaltung zu sorgen, müssen
weder neue Instanzen Ihrer Anwendung aufstellen, noch Ihre Datenbank in Shards auf-
teilen oder Rechner kaufen. Wir kümmern uns um die gesamte Wartung, sodass Sie sich
ganz den Funktionen für Ihre Nutzer widmen können.
Automatische Skalierbarkeit
Erstmalig können Ihre Anwendungen dieselben skalierbaren Technologien nutzen, auf
denen auch die Google-Anwendungen basieren, z. B. BigTable und GFS. Automatische
Skalierungsfunktionen sind in App Engine integriert. Sie müssen daher lediglich Ihren
Anwendungscode schreiben und wir erledigen den Rest. Ganz gleich wie viele Nutzer Sie
haben oder wie viele Daten Ihre Anwendung speichert, App Engine passt sich an Ihre
Bedürfnisse an.
Zuverlässigkeit, Leistung und Sicherheit der Google-Infrastruktur
Google genießt den Ruf, eine sehr zuverlässige und leistungsstarke Infrastruktur anzu-
bieten. Mit App Engine profitieren Sie direkt von dem Knowhow, das Google in 10 Jahren
mit äußerst gut skalierbaren und leistungsorientierten Systemen sammeln konnte. Für
sämtliche App Engine-Anwendungen gelten dieselben Sicherheits- und Datenschutzricht-
linien, die auch für die Anwendungen von Google gelten. Wir legen hohen Wert auf Si-
cherheit und ergreifen daher die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Code- und
Anwendungsdaten.
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info@cloudpilots.com Seite 19/28Nutzung der Google App Engine zusammen mit Google Apps?
Google App Engine kann mit Google Apps verwendet werden, um einen benutzerdefinier-
ten Domain-Namen für Ihre Internet-orientierte Anwendung bereitzustellen, z. B. mei-
neanwendung.de. Ein von Ihnen über Google App Engine bereitgestellter Service ist
standardmäßig unter [ihre-anwendungs-id].appspot.com aufrufbar. Um das Markenbe-
wusstsein gegenüber Ihrer Anwendung zu verstärken, können Sie sie beispielsweise auch
unter [meine-marke].com o-
der www.[meine-marke].com
verfügbar machen.
Zur Einrichtung solcher nach
Ihrer Marke benannten Adres-
sen für Ihren Service ist es
jedoch erforderlich, dass Sie
die Inhaberschaft für den ent-
sprechenden Domain-Namen
nachweisen oder den Domain-
Namen über Google erwerben.
Google App Engine ermöglicht
den Nachweis der Inhaber-
schaft für eine Domain bzw.
den Erwerb eines Domain-
Namens über Google Apps.
Darüber hinaus bietet Google Apps eine Reihe von Services für Kommunikation und Zu-
sammenarbeit, die als Erweiterungen Ihrer Anwendung dienen können. So können Sie
über E-Mail mit den Nutzern Ihrer Anwendung kommunizieren, dabei E-Mail-Adressen
mit Ihrem Markennamen verwenden und außerdem die Google Mail-Oberfläche nutzen.
Außerdem können Sie Google Sites verwenden, um öffentliche "Wikis" für Ihren Service
zu erstellen.
Predictive Apps - die nächste Generation von Enterprise
Apps auf der Basis der Predictive API
Maschinenlernen konnte bislang weder leicht noch in einem überschaubaren Kostenrah-
men implementiert werden. Der neue Google-Dienst vereinfacht die Technologie: An-
wendungen übergeben an die Schnittstelle lediglich ihre Daten und bekommen Progno-
sen oder Empfehlungen zurück, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müs-
sen, die sich in der Blackbox der Prediction API befinden.
Lernen aus historischen Daten
Vorhersagen von wahrscheinlichen Szenarien
Besseres Agieren, statt reagieren
In der Google-Blackbox befindet sich ein ganzer Satz von verschiedenen Algorithmen.
Lädt ein Nutzer neue Daten und Lernkriterien hoch, werden die zunächst an alle vorhan-
denen Algorithmen übergeben. Die Rechenprozedur, die die besten Ergebnisse bringt,
übernimmt dann die Verarbeitung aller weiteren Daten desselben Nutzers.
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info@cloudpilots.com Seite 20/28Grafische Prozessoptimierung mit RunMyProcess
RunMyProcess ergänzt Google Apps um die Möglichkeiten, die eine Cloud-basierte Work-
flow-Management-Lösung bieten. RunMyProcess ist vollständig in Google Apps integriert.
Die Anwendung setzt Arbeits- und Informationsabläufe im Unternehmen ganzheitlich um.
Die Integration und auch
die Entwicklung im Rahmen
PaaS-Umgebung gelingt
durch die nahtlose Integra-
tion in Google Apps auf sehr
einfache Art und Weise.
Über die Single Sign-on
Funktion (SAML v2, Google
Open ID, OAuth und 2-
legged OAuth) ist der Be-
nutzer mit einem Passwort
in seiner Google Apps und
seiner Workflowumgebung.
Grafische Prozessmodellie-
rung
Einfache Arbeitsabläufe und
auch komplexe, dynamische Genehmigungs-Workflows werden einer grafischen Web-
oberfläche erstellt. Der integrierte Prozessdesigner ist ein Web-basierte Oberfläche zur
Erfassung und Modellierung der Prozesse Ihres Unternehmens. Unabhängig davon, wie
vielschichtig sich der Prozess darstellt: Ohne Programmierkenntnisse werden per Drag &
Drop auf der grafischen Oberfläche beliebig komplexe Prozesse erstellt. Darüber hinaus
ist es möglich, den Prozessen Felder, Regeln und Eskalationen zuzuweisen. Dadurch lässt
sich die Einhaltung von Fristen besser realisieren. Mehr als 1.200 Konnektoren für SaaS
und lokale Anwendungen & vereinfachte Integration bestehender IT-Lösungen in Google
Apps.
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info@cloudpilots.com Seite 21/28Chrome und Chromebooks for Business Google Chrome ist ein Browser, der für den Einsatz von moder- nen HTML5- und Cloud Compu- ting-Apps zugeschnitten ist. Chrome unterstützt zahlreiche Funktionen, die in anderen Browsern nicht zur Verfügung stehen, darunter Google Mail offline, Google Docs und Google Kalender sowie Desktop- Benachrichtigungen und Bear- beitungsfunktionen wie Drag & Drop und Ausschneiden & Einfü- gen. Für die Einrichtung von Chrome müssen Sie kein Upgrade Ihres Betriebssystems durch- führen oder teure Client-Software kaufen, um die Leistung und Sicherheit zu erhöhen. Da Sie Ihren aktuellen Browser nicht entfernen müssen, um Chrome in Ihrem Unternehmen bereitzustellen, können Sie ältere Apps in Internet Explorer ausführen und Chrome kann für alles andere genutzt werden. Unternehmen, die zu Chrome wechseln möchten, mit Mitarbeitern, die Zugriff auf ältere Apps haben müssen, können auch Google Chrome Frame verwenden, ein Plug-in von Internet Explorer, das Webseiten in Chrome darstellt. Google Chrome verwendet Technologien wie Safe Browsing und Sandboxing, um Ihr Un- ternehmen vor bösartigen Websites, Viren, Malware und Phishing-Attacken zu schützen, während Ihre Mitarbeiter im Web surfen. Der websiteübergreifende Skriptschutz bietet zusätzliche Sicherheit gegen Websites, die versuchen, Mitarbeiter- oder Unternehmens- daten zu stehlen. In Google Apps integriert - Chromebooks for Business Beim Start können sich die Nutzer sicher in ihren Google Apps-Konten anmelden und in Sekundenschnelle direkt auf Google-Anwendungen zugreifen. Lesezeichen, Anwendungen und andere Einstellungen können automatisch über die Chromebooks und Browser des Nutzers synchronisiert werden. Chromebooks führen keine vom Nutzer installierten Software-Anwendungen aus. Diese können der Ursprung von Viren und Malware sein. Innovative Sicherheitsfunktionen sind zum Beispiel Datenverschlüsselung, Sandbox-Technologie, der Gastmodus und "Verified Boot". Chromebooks wer- den direkt von Google automatisch mit Updates versorgt und verfügen so immer über aktuelle Funktionen. Zusätzliche Software ist nicht erforder- lich. Mithilfe der webbasierten Verwaltungskonsole können Administratoren bestimmte Richtlinien, Erweiterungen und Anwendungen für ein Gerät oder eine Gerätegruppe erzwingen. Und da die An- wendungsdaten in der Cloud gespeichert sind und nicht auf dem Gerät, bleiben die Daten auch bei einem Verlust oder Diebstahl des Computers sicher und zugänglich. Mit Chro- mebooks können Sie die Kosten für Hardware, Softwarelizenzen und teure Wartungsar- beiten wie manuelle Software-Aktualisierungen und Datensicherungen reduzieren. CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 22/28
Migration nach Google Apps und Parallelbetrieb Wenn Sie eine Migration durchführen oder Google Apps parallel zur bestehenden Mail & Groupware-Lösungen nutzen möchten, dann ist es zu Beginn des Bereitstellungsprojekts wichtig, Informationen über die vorhandene IT-Umgebung zusammenzutragen. In einer strukturierten Checkliste werden Eckdaten, wie Netzwerkarchitektur/DNS, Authentifizie- rungslösungen, Bandbreite oder das E-Mail-Routing, abgefragt. Dabei ist die Art und der Umfang der Planungsphase von der Anzahl der Benutzer sowie der Komplexität der Bestandsumgebung abhängig. Wenn Google Apps parallel zur beste- henden Mail & Groupware-Lösungen genutzt werden soll, können Nutzer, Gruppen auto- matisiert vom Microsoft Active Directory, dem Lotus Domino N&A oder einem LDAP- Server ausgelesen werden. Gründe für einen Parallelbetrieb sind u.a.: die phasen-, abteilungs oder standortweise Einführung von Google Apps oder die Nutzung der Google Apps Sicherheitsfunktionen insbesondere für mobile User. Auch bei einer kompletten Migration nach Google Apps ist das Bestandssystem im Unter- nehmen bis zum Abschluss der Umstellung vollfunktional im Betrieb. Für die Planung und Einführung von Google Apps hat CLOUDPILOTS standardisierte Ver- fahren entwickelt, um eine effiziente und reibungsfreie Umstellungsphase im Unterneh- men zu sichern. CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH Im Mediapark 2, 50670 Köln +49 221 669506 0 http://www.cloudpilots.com Google Apps for Business (01/14) info@cloudpilots.com Seite 23/28
Einphasige Migration
Die Migration wird nach der Umstellung
des MX Records durchgeführt. Nachdem
die Mails nicht mehr im Altsystem sondern
beim neuen Google Apps Account an-
kommen, werden die bestehenden Daten
aus dem Altsystem nach Google Apps mi-
griert.
Zweiphasige Migration und Zweiphasige Migration PLUS
Die Daten aus dem Altsystem werden pa-
rallel zur produktiven Nutzung in den neu-
en Google Apps Account bis zu einem de-
finierten Stichtag (ca. 30 Tage vor dem
Go-Live) migriert. Die Nutzung des Altsys-
tems ist während der Datenübernahme zu
keiner Zeit durch die Migration beeinträch-
tigt. Nach der Umstellung der MX Records
werden die Restdaten nachmigriert. Wäh-
rend der kurzen Phase der Nachmigration
(i.d.R. während des Wochenendes) ist die Nutzung des Altsystems ist nur “lesend” mög-
lich.
Bei Unternehmen mit sehr hoher Mail und/oder Kalendernutzung auch über das Wochen-
ende, kann die Zeit der Nachmigration auf ein Minimum reduziert werden. Die Datenvo-
lumen werden mehrfach nachmigriert, so dass sich die letzte Phase in der nur die “lesen-
de” Nutzung des Altsystems möglich ist, auf 5 Stunden reduziert.
Welche Altsysteme werden unterstützt und was wird migriert?
Altsysteme, die migriert werden Aufga- Kalen-
Mail Kontakte Bemerkung
können ben der
Microsoft Exchange 2000 - 2010, ✓ (✓) ✓ ✓ Migration von öffentli-
Hosted Exchange, BPOS und Office chen Ordnern auf An-
365 frage
IBM/Lotus Domino 6.0.2 und höher ✓ (✓) ✓ ✓
Novell Groupwise 6.5.6 und höher ✓ ✓ ✓ ✓
Tobit David fx.10 - fx.12 ✓ ✓ ✓
Scalix 11 und höher ✓ ✓ ✓
Zarafa ✓ (✓) ✓ ✓
Dovecot, Cyrus, Courier ✓
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info@cloudpilots.com Seite 24/28Vergleich der Strategien zur Migration
Einphasige Zweiphasige Zweiphasige
Migration Migration Migration PLUS
Vorteile Vorteile Vorteile
➢ Go-Live kann zu jedem ➢ Zum “Go Live” stehen ➢ Die Einschränkungen
Zeitpunkt durchgeführt die Daten aus dem Alt- bei der Nutzung redu-
werden system in Google Apps zieren sich auf ein Zeit-
fenster in der Nacht
➢ geringerer Aufwand zur Verfügung
zwischen 0:00 und 5:00
➢ Der Wechel auf das Alt-
Uhr.
Nachteile system vor der Umstel-
➢ User starten mit einem lung der MX Records ist
Nachteile
“leeren” Postfach in jederzeit möglich
➢ höherer Aufwand durch
Google Apps kaskadierte Migrations-
➢ Kommt es bei der Mig- Nachteile phasen
ration zu Problemen ist ➢ höherer Aufwand durch
ein Wechsel auf das Alt- 2. Migrationsphase
system kaum möglich
Ablauf Ablauf Ablauf
1. Anlegen der Benutzer in 1. Anlegen der Benutzer 1. Anlegen der Benutzer in
Google Apps for Busi- in Google Apps for Bu- Google Apps for Busi-
ness (ggf. Google Vault siness (ggf. Google ness (ggf. Google Vault
einrichten) Vault einrichten) einrichten)
2. MX Records auf Google 2. Migration der Altdaten 2. Migration der Altdaten
Apps umstellen 3. MX Records auf Google mit kaskadierter Nach-
3. Go-Live Apps umstellen migration
4. Migration der Altdaten 4. Nachmigration 3. MX Records auf Google
5. Go-Live Apps umstellen
4. Abschließende Nachmig-
ration (5h)
5. Go-Live
Optionen
➢ Integration der Google Apps Benutzerverwaltung in den unternehmensweiten Verzeich-
nisdienst ( MS Active Directory oder LDAP). Der Dienst liest nur die Daten aus dem AD;
Daten werden nicht geändert.
➢ Einrichtung des Google Apps Connector for BlackBerry Enterprise Server. Unterstützt
werden BlackBerry Enterprise Server für MS Exchange und BES Express für MS Exchan-
ge (jeweils 5.0.2 oder 5.0.3)
➢ Einrichtung von Chrome for Business
➢ Einrichtung von Google Groups for Business sowie Migration aus öffentlichen Ordnern
des Altsystems
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info@cloudpilots.com Seite 25/28Sie können auch lesen
