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Code of conduct
To all employees of Tchibo Hamburg, June 2017 Dear colleagues, We at Tchibo are working for a unique brand at a great company with wonderful people and lots of opportunities in the future. For every successful company it is indispensable to follow clear and explicit rules and definitions. In the following the Tchibo „Code of Conduct” defines these rules for all areas of our activities in the company. The Tchibo Code of Conduct is binding for all Tchibo employees and I ask you to take these rules of ethic business practices, fair conduct and full compliance with all legislation to heart and always follow and imple- ment them in your actions. Tchibo will advance sucessfully in future with your help and your commitment and I already would like to thank you for your support. With best regards, Thomas Linemayr
An alle Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter von Tchibo Hamburg, Juni 2017
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
wir bei Tchibo arbeiten für eine einzigartige Marke in
einem tollen Unternehmen mit großartigen Menschen
und vielen Chancen in der Zukunft.
Für jedes erfolgreiche Unternehmen ist es unabdingbar,
klaren und eindeutigen Regeln und Definitionen zu folgen.
Nachstehend finden Sie den Tchibo „Code of Conduct“,
der für alle Bereiche unseres Handelns im Unternehmen
diese Regeln definiert. Der Tchibo Code of Conduct ist
Thomas Linemayr, für alle Tchibo Mitarbeiter verbindlich und ich bitte Sie,
CEO der Tchibo GmbH diese Regeln ethischer Geschäftspraktiken, fairen Ver-
haltens und der uneingeschränkten Einhaltung aller Ge-
setze zu verinnerlichen und stets bei Ihrem Handeln zu
befolgen und umzusetzen.
Tchibo wird mit Ihrer Hilfe und Ihrem Engagement erfolgreich in die Zukunft
gehen und ich bedanke mich schon jetzt bei Ihnen allen für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Thomas LinemayrTABLE OF CONTENTS
1 Preamble
2 The fundamental rules of conduct
2.1 Fair competition
2.2 Prevention of corruption and granting of undue advantages
2.3 Data protection
2.4 Safety and environmental responsibility
2.5 Social responsibility
2.6 Discrimination ban
2.7 Insider law
2.8 Protection of corporate property and business secrets
2.9 Protection of intellectual property
2.10 Avoidance of conflicts of interest – private activities
2.11 Truthful and complete accounting and taxes in compliance with the law
2.12 Economical use of corporate resources
2.13 Representatives of the Company
3 Applicability and implementation of this Code of ConductINHALT
1 Präambel
2 Die grundlegenden Verhaltensregeln
2.1 Fairer Wettbewerb
2.2 Verbot von Korruption und Vorteilsgewährung
2.3 Datenschutz
2.4 Sicherheit und Umweltverantwortung
2.5 Soziale Verantwortung
2.6 Verbot der Diskriminierung
2.7 Insiderrecht
2.8 Schutz von Firmeneigentum und Geschäftsgeheimnissen
2.9 Schutz geistigen Eigentums
2.10 Vermeidung von Interessenkonflikten – private Betätigung
2.11 Gesetzesgemäße, lückenlose und wahrheitsgemäße Buchführung und Steuern
2.12 Sparsamer Umgang mit Unternehmensressourcen
2.13 Botschafter des Unternehmens
3 Geltung und Umsetzung des Kodexes1
Preamble
Our business partners’, customers’, any new rules but rather illustrates the
shareholders’, regulators’, the general requirements placed upon our behav-
public’s and other stakeholders’ trust in iour in both the external and internal
the responsible and lawful conduct of all discharge of our responsibilities. In this
Tchibo employees is of paramount im- regard, Tchibo employees are only re-
portance for our Company’s reputation sponsible to the Company, not any indi-
and success. We expect a high degree of vidual, e.g. their line manager.
social and ethical competence from all
our employees. These standards also Observing the laws and regulations of
apply when selecting our business part- the countries in which we operate is our
ners. utmost priority. We will not engage in
actions that might lead to a violation of
In order to strenghten the employees in laws, nor will we, through inaction, allow
their competences, Tchibo is going to pro- such laws to be broken. Any exception is
vide advice and proactive support. totally unacceptable, even if based upon
conduct or customs customary in the
Responsible and lawful conduct should trade or region.
be a matter of course. The present Code
of Conduct therefore does not contain1
Präambel
Das Vertrauen unserer Geschäftspart- Dieser Verhaltenskodex enthält deshalb
ner, Kunden, Aktionäre, von Behörden, keine neuen Regeln, sondern veran-
der Öffentlichkeit sowie der sonstigen schaulicht die Anforderungen an unser
gesellschaftlichen Anspruchsteller in ein Verhalten sowohl im Außen- als auch im
verantwortungsbewusstes und gesetz- Innenverhältnis bei der Erfüllung unserer
mäßiges Verhalten aller Mitarbeiter* ist Aufgaben. Hierbei sind die Mitarbeiter
von großer Bedeutung für das Ansehen ausschließlich dem Unternehmen und
und den Erfolg unseres Unternehmens. nicht Einzelnen – wie zum Beispiel dem
Von allen Mitarbeitern wird ein hohes Vorgesetzten – verpflichtet.
Maß an sozialer und ethischer Kompe-
tenz erwartet. Dieser Maßstab gilt auch Die Beachtung der Gesetze und Vor-
bei der Auswahl unserer Geschäftspartner. schriften aller Länder, in denen wir tätig
sind, ist für uns oberstes Gebot. Wir tun
Um die Mitarbeiter hierbei zu stärken, oder unterlassen nichts, was zu einem
wird Tchibo sie durch seine Führungs- Gesetzesverstoß führen würde. Ausnah-
kräfte informieren und aktiv unterstützen. men hiervon sind nicht zulässig, auch
nicht aufgrund branchenüblicher oder
Verantwortungsvolles und gesetzmäßiges regionaler Gebräuche.
Handeln sollte selbstverständlich sein.
*„Mitarbeiter“ und „Kollegen“ wird als neutraler Begriff für Frauen und Männer gebraucht.PREAMBLE
Furthermore, Tchibo is committed to the • Guiding principles on business and
values recognised in free democracies. human rights
Our business conduct is based upon the http://www.ohchr.org/Documents/
following standards and guidelines in Publications/GuidingPrinciplesBusi-
particular: nessHR_EN.pdf
• The United Nations’ (UN) Declaration We know that the ethical standards as
of Human Rights expressed in local regulations vary from
http://www.un.org/en/documents/ country to country. If the regulations
udhr/ contained herein or international law
and conventions differ from local regu-
• The UN’s Convention on the Rights of lations, the stricter regulation shall ap-
the Child ply.
http://www.ohchr.org/en/profession-
alinterest/pages/crc.aspx It is impossible to foresee every individ-
ual case or situation. This code is
• The Organisation for Economic therefore kept general and universally
Co-operation and Development’s applicable. It is not supposed to replace
(OECD) Guidelines for Multinational detailed regulations or procedural
Enterprises instructions. It is rather to impart a
http://www.oecd.org/dataoecd/ clear understanding of the principles
56/36/1922428.pdf and values applied at and by Tchibo by
mentioning the core elements of all
• The International Labour Organiza- employees’ individual and corporate re-
tion’s (ILO) Fundamental Conventions sponsibility.
http://www.ilo.org/wcmsp5/groups/
public/---ed_norm/---declaration/docu-
ments/publication/wcms_095895.pdfPRÄAMBEL
Darüber hinaus fühlt sich Tchibo den in • Leitprinzipien für Wirtschaft und Men-
freiheitlichen Demokratien anerkannten schenrechte der Vereinten Nationen
und geltenden Wertvorstellungen ver- http://www.auswaertiges-amt.de/
pflichtet. In unserem unternehmerischen cae/servlet/contentblob/690490/
Handeln beachten wir insbesondere publicationFile/198919/UN-Leitprin-
folgende internationale Standards und zipien-DE.pdf
Richtlinien:
Uns ist bewusst, dass von Land zu Land
• Die Menschenrechtserklärung der die in den lokalen Vorschriften zum Aus-
Vereinten Nationen (UN) druck kommenden ethischen Standards
http://www.un.org/en/documents/ unterschiedlich sind. Sollten die Rege-
udhr lungen dieses Verhaltenskodex oder
internationale Rechtsvorschriften und
• Die Konvention der UN über die Rechte Konventionen von lokalen Vorschriften
von Kindern abweichen, gilt stets die strengere Re-
http://www.ohchr.org/en/professional- gelung.
interest/pages/crc.aspx
Nicht jeder Einzelfall, nicht jede Situa-
• Die Richtlinien der Organisation für tion lässt sich vorhersehen. Der Kodex
wirtschaftliche Zusammenarbeit und ist notwendigerweise breit angelegt und
Entwicklung (OECD) für multinationale von Natur aus allgemein gehalten. Er
Unternehmen soll nicht ausführliche Regelungen oder
http://www.oecd.org/dataoecd/56/ Verfahrensanweisungen ersetzen. Er soll
36/1922428.pdf vielmehr durch Nennung der Kernele-
mente der individuellen und unterneh-
• Die fundamentalen Konventionen der merischen Verantwortung allen Mitar-
International Labour Organisation (ILO) beitern ein klares Verständnis für die
http://www.ilo.org/wcmsp5/groups/ bei Tchibo gültigen Prinzipien und ethi-
public/---ed_norm/---declaration/docu- schen Werte geben.
ments/publication/wcms_095895.pdfTHE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.1 2.2
Fair competition Prevention of corruption and
granting of undue advantages
Competition law provides for the safe- Tchibo does not tolerate any corruption
guarding and maintenance of a free and and granting of undue advantages –
undiluted competition in the interest of regardless of what form it might take. In
all market participants, in particular: the context of our business activities, no
personal advantages may be demanded,
• prohibition of collusive pricing, regional accepted, offered or granted. If employ-
apportionment, customer apportion- ees are faced with such an offer or de-
ment for fixing of production volumes mand, they have to inform their line
by competitors, manager forthwith.
• prohibition of abusing a market-domi-
nating position. Presents and invitations must never be
accepted or given. The only exceptions
Collusive conduct, informal talks or are occasional gifts given in accordance
agreements that might effect or facilitate with a country’s customary rules of po-
a restraint of competition are also pro- liteness. The same applies to invitations.
hibited. When talking to competitors, it is When in doubt, please consult your line
prohibited to exchange confidential manager.
information on prices and forthcoming
price changes or customer and supplier
relations.
Fair competition also includes never of-
fering or granting undue advantages to
third parties, neither in cash nor in the
form of other benefits. This also applies
to countries where different customs
may hold.DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.1 2.2
Fairer Wettbewerb Verbot von Korruption und
Vorteilsgewährung
Das Kartellrecht bezweckt die Sicherung Korruption und Vorteilsgewährung – egal
und Aufrechterhaltung eines freien und in welcher Form – wird bei Tchibo nicht
unverfälschten Wettbewerbs im Interesse geduldet. Im Zusammenhang mit unserer
aller Marktteilnehmer. Kartellrechtliche Ge- geschäftlichen Tätigkeit dürfen keine
bote und Verbote betreffen insbesondere: persönlichen Vorteile gefordert, ange-
nommen, angeboten oder gewährt wer-
• das Verbot von Absprachen zwischen den. Sofern ein Mitarbeiter mit einem
Wettbewerbern über Preise, Gebietsauf- entsprechenden Angebot oder Verlan-
teilungen, Kundengruppen oder Pro- gen konfrontiert wird, muss er dies um-
duktionsmengen, gehend seinem Vorgesetzten melden.
• das Verbot des Missbrauchs einer
marktbeherrschenden Stellung. Geschenke und Einladungen dürfen
grundsätzlich nicht verteilt oder ange-
Auch ein abgestimmtes Verhalten, infor- nommen werden. Ausnahmen gelten nur
melle Gespräche oder Absprachen, die bei allgemein üblichen Gelegenheits-
eine Wettbewerbsbeschränkung be- oder Werbegeschenken und bei Geschen-
zwecken oder bewirken, sind verboten. ken, die der Sitte und Höflichkeit in einem
Bei Gesprächen mit Wettbewerbern dür- Land entsprechen. Gleiches gilt für Ein-
fen keine vertraulichen Informationen ladungen. Zweifelsfälle sind mit dem
über Preise und bevorstehende Preisän- Vorgesetzten zu klären.
derungen oder Kunden- und Lieferan-
tenbeziehungen ausgetauscht werden.
Zu einem fairen Wettbewerb gehört auch,
in keinem Fall Dritten im Zusammenhang
mit der geschäftlichen Tätigkeit unbrech-
tigte Vorteile anzubieten oder zu gewäh-
ren, und zwar weder als Geldzahlungen
noch in Form von anderen Leistungen.
Dies gilt auch für Länder, in denen es
hiervon abweichende Sitten geben mag.THE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.3
Data protection
To us, protecting the personal data of issued by the authorities or part of our
our customers and employees and com- corporate guidelines. The safety regula-
plying with national, European and in- tions always have to be applied, not only
ternational data protection rules goes in one’s own interest but also in the in-
without saying. We focus our activities terest of colleagues and the entire Com-
on always processing personal data only pany.
giving due consideration to individual
interests and after assessing all data Everyone is jointly responsible for the
protection risks. Our security standards safety in their working environment. All
strive in particular to prevent unlawful employees are fully trained and in-
use by unauthorised persons. Our busi- structed in matters of health and safety.
ness partners are also subject to corre- We believe that acting in an environ-
sponding obligations to handle such mentally conscious manner is an ethical
data carefully. and business obligation. By fulfilling
that obligation, we are contributing to
2.4 the preservation of natural resources,
the diversity of species and the protec-
Safety and environmental
tion of our climate for generations to
responsibility
come and are safeguarding our own
The avoidance and safe containment of economic efficiency and competitive-
risks hazardous to man and nature is an ness. Compliance with the applicable
essential element of any responsible environmental rules and policies is a
conduct. This applies to all parts of our fundamental requirement. Each busi-
Company, particularly to product devel- ness decision we make takes environ-
opment, production and product moni- mental aspects into account.
toring. Any production cost and product
safety benefit analysis has to err on the We conduct our business and manage
side of product safety. locations in a manner that avoids ad-
verse environmental impact or reduces
Compliance with all safety regulations is it to the lowest possible level.
de rigueur, be they laid down by law,DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.3
Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten Unabdingbar ist die Einhaltung aller
unserer Kunden und Mitarbeiter sowie Sicherheitsvorschriften, gleichgültig ob
die Achtung nationaler, europäischer sie vom Gesetz vorgegeben, von den
wie internationaler Datenschutzrege- zuständigen Behörden erlassen oder in
lungen ist für uns selbstverständlich. Unternehmensrichtlinien geregelt sind.
Wir richten unser Handeln darauf aus, Im eigenen Interesse, aber auch im
personenbezogene Daten stets nur un- Interesse der Kollegen und des ganzen
ter Abwägung der Interessen des Einzel- Unternehmens, sind die Sicherheitsvor-
nen und nach Bewertung aller Daten- schriften stets und konsequent anzu-
schutzrisiken zu verarbeiten. Unsere wenden.
Sicherheitsstandards verfolgen insbe-
sondere das Ziel, den unrechtmäßigen Jeder ist für die Sicherheit in seinem
Gebrauch durch Unbefugte zu verhin- Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle
dern. Auch unsere Geschäftspartner Mitarbeiter werden diesbezüglich gründ-
werden entsprechend zum sorgsamen lich geschult und eingewiesen.
Umgang mit solchen Daten verpflichtet.
Umweltbewusstes Handeln ist für uns
2.4 ethische und unternehmerische Pflicht.
Wir leisten damit einen Beitrag zum Er-
Sicherheit und Umwelt-
halt der natürlichen Ressourcen, der
verantwortung
Artenvielfalt sowie zum Schutz unseres
Die Vermeidung und sichere Beherrschung Klimas auch für zukünftige Generationen
von Gefahren für Mensch und Natur ist ein und sichern so unsere eigene Wirt-
wesentlicher Bestandteil verantwortungs- schaftlichkeit und Wettbewerbsfähig-
bewussten Handelns. Dies gilt für alle keit langfristig. Die Einhaltung der je-
Bereiche unseres Unternehmens, insbe- weils geltenden umweltrechtlichen
sondere die Produktentwicklung, die Pro- Vorschriften ist hierfür Grundbedin-
duktion und die Produktbeobachtung. Die gung. Umweltbezogene Aspekte werden
Abwägung zwischen Produktionskosten bei jeder unternehmerischen Entschei-
und Produktsicherheit muss immer zu- dung berücksichtigt.
gunsten der Sicherheit ausfallen.THE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.4 2.6
Safety and environmental Discrimination ban
responsibility
Each of us must act in a manner that is All employees and business partners
environmentally conscious. In order for have the right to be treated by their line
us to be able to meet that goal on a long- managers and colleagues in a fair, polite
term basis, we offer education and train- and respectful manner.
ing programs.
Discrimination based upon a person’s
We especially promote sustainable con- race, colour, nationality, descent, sex,
sumption by providing extensive infor- religion or creed, political leanings, age,
mational briefings to our customers and disability, sexual orientation or other
by certifying our products with credible personal characteristics, i.e. without any
standards. material reason, is prohibited.
2.5 We all must respect the personal dignity
and beliefs of others. Any harassment
Social responsibility
and any form of unwanted physical con-
Observing human rights and fundamen- tact is prohibited.
tal social standards is the principle on
which any social existence is founded.
Violating these rights and standards
contradicts this principle. This applies
within our Company and also to our co-
operation with business partners. All
employees are responsible for an obser-
vance of all human rights and funda-
mental standards in their responsibili-
ties and sphere of influence.DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.4
Sicherheit und Umwelt-
verantwortung
Wir verhalten uns mit unserer Geschäfts- Einflussbereich Verantwortung dafür,
tätigkeit und an unseren Standorten so, dass die Menschenrechte und funda-
dass Umweltbeeinträchtigungen ver- mentalen Sozialstandards nicht verletzt
mieden bzw. auf das geringst mögliche werden.
Maß reduziert werden.
2.6
Jeder von uns ist zu umweltbewusstem
Verbot der Diskriminierung
Handeln aufgefordert. Damit wir hierzu
dauerhaft in der Lage sind, bieten wir Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner
Fortbildungsmaßnahmen an. haben das Recht auf faire, höfliche und
respektvolle Behandlung durch Vorge-
Nachhaltigen Konsum fördern wir insbe- setzte und Kollegen.
sondere durch ein umfangreiches Infor-
mationsangebot an unsere Kunden und Niemand darf wegen seiner Rasse,
die Siegelung von Produkten nach glaub- Hautfarbe, Nationalität, Abstammung,
haften Standards. Geschlecht, seines Glaubens oder seiner
Weltanschauung, seiner politischen
2.5 Einstellung, seines Alters, seiner körperli-
chen Konstitution, seiner sexuellen
Soziale Verantwortung
Orientierung, seines Aussehens oder
Die Beachtung der Menschenrechte und sonstiger persönlicher Eigenschaften
der fundamentalen Sozialstandards ist diskriminiert, das heißt ohne sachlichen
Grundsatz jedes menschlichen Zusam- Grund benachteiligt werden.
menlebens. Arbeitsbedingungen, die
solche Rechte und Standards verletzen, Wir alle sind verpflichtet, die persönliche
widersprechen diesem Grundsatz. Das Würde und Sphäre Anderer zu achten.
gilt innerhalb unseres Unternehmens Belästigungen und jede Form uner-
ebenso wie in der Zusammenarbeit mit wünschter körperlicher Kontakte sind
Geschäftspartnern. Jeder Mitarbeiter verboten.
trägt in seinem Zuständigkeits- undTHE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.7 2.8
Insider law Protection of corporate property
and business secrets
The insider law prohibits the use of in- Tchibo’s property may only be used
sider information – direct or indirect – to for business purposes. It is everyone’s
gain personal advantage when buying or responsibility to protect it against loss,
selling securities and the unauthorised damage or theft. Office equipment, aids,
disclosure of such information. commercial samples and Tchibo prod-
ucts are also corporate property.
Employees in possession of insider infor-
mation about maxingvest ag, Tchibo GmbH, Business secrets and other confidential
Beiersdorf AG or other companies with information have to be treated in the
which an important transaction is being strictest of confidence and protected
considered must not buy or sell their se- from disclosure to unauthorised per-
curities (and derivatives) and not dis- sons. Employees who have access to
close such information to third parties. business secrets and confidential infor-
This applies until such information is ei- mation must not disclose these to third
ther no longer relevant or in the public parties (including relatives and friends)
domain. or use them for non-business purposes.DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.7 2.8
Insiderrecht Schutz von Firmeneigentum
und Geschäftsgeheimnissen
Das Insiderrecht verbietet die Ausnut- Das Eigentum von Tchibo darf nur für
zung einer Insiderinformation zur – di- geschäftliche Zwecke genutzt werden.
rekten oder indirekten – Erlangung eines Als Treuhänder ist jeder von uns ver-
persönlichen Vorteils beim Kauf oder pflichtet, es vor Verlust, Beschädigung
Verkauf von Wertpapieren sowie die un- oder Diebstahl zu schützen. Auch Büro-
befugte Weitergabe von solchen Infor- und Arbeitsmaterial, Warenmuster und
mationen. Tchibo Produkte sind Firmeneigentum.
Mitarbeiter, die über Insiderinforma- Geschäftsgeheimnisse und andere sen-
tionen über maxingvest ag, Tchibo GmbH, sible Informationen sind vertraulich zu
Beiersdorf AG oder über andere Unter- behandeln und vor Kenntnisnahme dazu
nehmen verfügen, mit denen eine wich- nicht befugter Personen zu schützen.
tige Transaktion erwogen wird, dürfen Mitarbeiter, die Zugang zu Geschäfts-
deren Wertpapiere (und Derivate) weder geheimnissen und vertraulichen Infor-
kaufen oder verkaufen und diese Infor- mationen haben, dürfen diese nicht an
mationen nicht an Dritte weitergeben. Dritte weitergeben (dazu zählen auch
Dies gilt so lange, bis die Informationen Familienangehörige und Freunde) oder
nicht mehr relevant sind oder öffentlich sie zu anderen als dienstlichen Zwecken
bekannt gegeben wurden. verwenden.THE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.9
Protection of intellectual property
Every one of us is responsible for Tchibo’s has a business relationship or competes
intellectual property and must do any- or might compete and in relation to
thing to protect Tchibo’s patents, trade- shares in such a company.
marks, brands, know-how etc. against
attacks or loss. This includes refraining Conflict of interest between the profes-
from any actions that might affect the sional responsibilities of an employee
prestige or value, in particular, of the and his or her personal interests have to
brand ”Tchibo“. By the same token, we be avoided. In their personal environ-
have to respect the intellectual property ment employees should also avoid any
of others. conduct that might contradict Tchibo’s
interests. When giving their personal
2.10 opinion in public, employees should not
refer to their position at Tchibo.
Avoidance of conflicts of interest
– private activities
There might also be conflicts of interest
All of us have to inform our line manager between Tchibo and affiliated companies
or the respective HR department of which must be avoided. All agreements
any intended acceptance of another com- and contracts with affiliated companies
pany’s employment or directorship, a have therefore to be drawn up in such a
paid side-line job or of the intention to way as if they were entered into with
start up an enterprise. This particularly third parties. Any deviation requires the
applies to any acceptance of a position in main Executive Board’s consent and has
or a job for a company with which Tchibo to be reported to maxingvest ag to be in-
cluded in the dependent company report.DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.9
Schutz geistigen Eigentums
Jeder von uns ist dafür verantwortlich im Wettbewerb steht oder stehen könn-
und muss alles Notwendige unterneh- te sowie für Kapital- und Gewinnbeteili-
men, um das bei Tchibo vorhandene geis- gungen in einem solchen Unternehmen.
tige Eigentum wie z. B. Patente, Waren-
zeichen, Marken oder Know-how vor An- Interessenkonflikte zwischen den dienst-
griffen oder Verlust zu schützen. Hierzu lichen Aufgaben eines Mitarbeiters und
gehört auch, Verhaltensweisen zu unter- seinen persönlichen Interessen sind zu
lassen, die das Ansehen und den Wert vermeiden. Auch im privaten Umfeld soll-
insbesondere der Marke „Tchibo“ beein- ten Verhaltensweisen vermieden werden,
trächtigen können. Das geistige Eigen- die die Interessen von Tchibo beeinträch-
tum anderer ist von uns zu respektieren. tigen können. Bei privaten Meinungs-
äußerungen in der Öffentlichkeit sollten
2.10 sich Mitarbeiter nicht auf ihre Funktion
im Unternehmen berufen.
Vermeidung von Interessen-
konflikten – private Betätigung
Auch zwischen Tchibo und verbundenen
Jeder von uns muss die beabsichtigte Unternehmen kann es zu unzulässigen
Annahme eines Mandats in einem ande- Interessenkonflikten kommen. Um dies
ren Unternehmen, die Aufnahme einer zu vermeiden, müssen alle Absprachen
entgeltlichen Nebentätigkeit oder die und Verträge mit verbundenen Unter-
Absicht einer aktiven unternehmeri- nehmen so gestaltet werden, als wür-
schen Betätigung seinem Vorgesetzten den sie mit einem unabhängigen Dritten
oder dem zuständigen Personalbereich vereinbart. Abweichungen hiervon be-
mitteilen. Dies gilt insbesondere für die dürfen der Genehmigung des Vorstands
Übernahme von Funktionen in einem und sind der maxingvest ag zur Auf-
oder für ein Unternehmen, mit dem das nahme in den Abhängigkeitsbericht zu
Unternehmen in Geschäftsbeziehung oder melden.THE FUNDAMENTAL RULES OF CONDUCT
2.11 2.12
Truthful and complete accounting Economical use of corporate
and taxes in accordance with the resources
law
The use of Tchibo’s assets or money and Economical use of corporate resources
the execution of transactions is only goes without saying. Prior to any use of
allowed if such transactions are properly resources it has to be checked if it is in
posted and declared. Tchibo’s interest. If various solutions are
conceivable and of equal value, the most
All entries in Tchibo’s accounts and docu- economical solution is to be implemented.
ments have to be truthful, complete and
exact and be done pursuant to general 2.13
accounting standards.
Representatives of the Company
Payment applications and payments All our conduct is representative of our
may only be filed/effected in the interest Company in the eyes of the public and
of the Company and only for legal pur- we should be aware of this at all times.
poses. They have to conform with the Tchibo does not tolerate any behaviour
respective payment documents. damaging its reputation. By contributing
to Tchibo’s positive image through our
The tax laws are to be complied with in work, we also support the Company’s
every country. business success.DIE GRUNDLEGENDEN VERHALTENSREGELN
2.11 2.12
Gesetzesgemäße, lückenlose und Sparsamer Umgang mit
wahrheitsgemäße Buchführung Unternehmensressourcen
und Steuern
Die Verwendung von Vermögenswerten Der sparsame Umgang mit Unterneh-
oder Geldmitteln von Tchibo sowie die mensressourcen ist selbstverständlich.
Durchführung von Geschäften sind nur Bei jedem Einsatz von Mitteln ist zu
dann zulässig, wenn die jeweiligen Vor- prüfen, ob er im Interesse von Tchibo
gänge ordnungsgemäß verbucht und erfolgt. Sind verschiedene Lösungen
ausgewiesen werden. denkbar und gleichwertig, ist die spar-
samere zu wählen.
Alle Eintragungen in Bücher und Unter-
lagen von Tchibo müssen der Wahrheit 2.13
entsprechen sowie vollständig und genau
Botschafter des Unternehmens
sein. Sie müssen lückenlos und gemäß
den allgemeinen Buchführungsvorschrif- Wir alle werden in unserem Tun als Ver-
ten vorgenommen werden. treter des Unternehmens wahrgenom-
men. Dessen müssen wir uns täglich
Zahlungsanträge sowie Zahlungen dürfen aufs Neue bewusst sein. Rufschädigen-
ausschließlich im Unternehmensinter- des Verhalten wird nicht toleriert. Indem
esse und nur für gesetzlich zulässige wir durch unsere Arbeit zur positiven
Zwecke gestellt bzw. vorgenommen Wahrnehmung von Tchibo beitragen, un-
werden. Sie müssen mit den entsprech- terstützen wir auch den wirtschaftlichen
enden Zahlungsunterlagen überein- Erfolg des Unternehmens.
stimmen.
Die Steuergesetze sind in allen Ländern
einzuhalten.3 Applicability and implementation of this Code of Conduct The rules contained herein apply to all contract of employment. Periodically, Tchibo employees worldwide. Tchibo em- these executives will be asked to con- ployees are asked not only to apply their firm that they have understood and literal meaning but use their professional abided by the rules contained herein and ethical judgement to act in accord- and have reported all violations known ance with what is at the heart of these to them and will ensure that their em- principles in terms of corporate and indi- ployees adhere to the Code of Conduct. vidual responsibility. If there are separate guidelines in existence for individual de- All employees are entitled and asked to partments or companies, these shall ap- report violations of this code or Tchibo ply in addition to this Code of Conduct. guidelines. The Company is fully com- When in doubt, stick to the stricter rule. mitted to this policy. Without any disad- A violation of this code may lead to vantages for the reporting employee, actions under employment law for all breaches or suspected breaches of the employees, i. e. also executives. regulations may be reported at any time The Company Management team ensures to the Executive Board or any member that the principles and ethical values con- of the Company Management team. tained herein are conveyed to all employ- Furthermore, breaches of the regula- ees in an appropriate and ongoing way. tions may not only be reported to the All line managers with disciplinary sub- workers’ council or a line manager but – ordinated employees have to act as role also anonymously – at any time to a models, implement the Code of Conduct whistle-blower hotline. Any reported throughout the business and monitor violations will be forwarded to the Com- that it is adhered to by all employees. pliance Committee which will check Within their leadership responsibility all them and instigate a clearly defined executives are responsible for the full process that will lead to an appropriate appreciation and observance of this solution. code by their employees. No one will be held responsible for com- This is a special responsibility and there- mercial disadvantages which relate to fore an implicit term of any Tchibo the observance of this code.
3 Geltung und Umsetzung dieses Kodexes Die Regeln dieses Kodexes gelten für alle standteil des Arbeitsvertrages. Sie wer- Mitarbeiter der Tchibo GmbH und ihrer den in regelmäßigen Abständen um die Tochtergesellschaften, und zwar nicht Bestätigung ersucht, dass sie die Regeln nur wortgetreu, sondern auch sinnge- des Kodexes verstanden, eingehalten und mäß. Soweit Verhaltensregeln für einzel- alle ihnen bekannt gewordenen Verstöße ne Tätigkeitsbereiche oder Gesellschaf- gemeldet haben und sich ihrer Verant- ten in gesonderten Richtlinien festgelegt wortung dafür bewusst sind, dass ihre sind, gelten diese Richtlinien uneinge- Mitarbeiter die Regeln des Code of Con- schränkt neben dem Verhaltenskodex. In duct einhalten. Zweifelsfällen ist die jeweils strengere Jeder Mitarbeiter ist berechtigt und auf- Regel einzuhalten. gefordert, Verstöße gegen diesen Verhal- Ein Verstoß gegen den Verhaltenskodex tenskodex oder die bei Tchibo geltenden kann für alle Mitarbeiter, d. h. auch für Füh- Richtlinien zu melden. Das Unternehmen rungskräfte, zu arbeitsrechtlichen Maß- verpflichtet sich, es keinem Mitarbeiter nahmen führen. nachteilig anzulasten, wenn er der Unter- Die Unternehmensführung stellt sicher, nehmensleitung oder einem leitenden dass die Prinzipien und ethischen Werte Angestellten eine Verletzung oder eine dieses Kodexes allen Mitarbeitern des Un- vermutete Verletzung dieses Kodexes zur ternehmens in geeigneter Weise und Re- Kenntnis bringt. gelmäßigkeit kommuniziert werden. Regelverstöße können neben dem Be- Alle Vorgesetzten mit disziplinarischer triebsrat oder dem Vorgesetzen jederzeit Verantwortung haben neben ihrer Vor- – auch unter Wahrung der Anonymität – bildfunktion die Aufgabe, den Verhaltens- einer Whistleblower Hotline (früher Om- kodex ins Unternehmen zu tragen und budsstelle) gemeldet werden. Diese wird seine Einhaltung zu überwachen. Jeder gemeldete Verstöße dem Compliance Vorgesetzte ist im Rahmen seiner Füh- Committee weiterleiten, das diese prüft rungsverantwortung dafür zuständig, und anhand eines klar definierten Verfah- dass alle Mitarbeiter in seinem Verant- rens einen Prozess in Gang setzt, der zu wortungsbereich die Regeln des Kodexes einer sachgerechten Lösung führt. verstehen und befolgen. Niemand wird für geschäftliche Nachteile Deshalb nehmen wir bei diesen Mitarbei- verantwortlich gemacht, die auf die Befol- tern den Kodex als Hauptpflicht zum Be- gung des Kodexes zurückzuführen sind.
Code of Conduct Management Board Tchibo GmbH – Geschäftsführung der Tchibo GmbH
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