Das Tax Operating Model - Was ist der Schlüssel zur Zukunft der Steuerabteilung ? - EY
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Das Tax Operating Model Was ist der Schlüssel zur Zukunft der Steuerabteilung?
66% 61% 72%
EY Tax Innovation Survey – Key Results
sind mit der Umsetzung der Befragten bieten Rund 72 Prozent der
der Maßnahmen und ihren Mitarbeitern in der Befragten sehen Innova-
Kontrollen aus ihrem Steuerabteilung keine tionen als Nebenprodukt
steuerlichen Kontroll- besonderen Anreize, der täglichen Arbeit an
system nicht zufrieden um innovative Ideen zu
entwickeln oder zu imple-
mentieren
70%
Fast 70 Prozent der
57%
der Befragten ver-
62%
sind die Auswirkungen
Befragten sind bei fügen über keine Weiter- von Design Thinking
der Planung zur SAP- bildungsmöglichkeiten zu auf die Steuerabteilung
S/4HANA-Migration innovationszuträglichen nicht bekannt
nicht oder nur kaum Themenbereichen
einbezogen
22%
Nur 22 Prozent schätzen
2%
Nur maximal 2 Prozent
24%
der Befragten sehen die
Innovationen als essen- geben an, bei unterschied- Entlastung der Mitarbeiter
ziell ein, damit die Steuer- lichen Steuerarten am als wesentlichstes Ziel von
abteilung mit dem Kern- Ziel der Digitalisierung Innovation
geschäft Schritt halten angekommen zu sein
kann
Impressum Herausgeber
Ernst & Young GmbH
Redaktion
Alexander Ludwig Reiter,
Gestaltung
Fuenfwerken Design AG,
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Alexander Vetten, Wiesbaden / Berlin
Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Andreas Homrighausen,
Steuerberatungsgesellschaft Nico Schönberg Druck
Druckhaus Sportflieger
Flughafenstraße 61
Redaktionsschluss
70629 Stuttgart
7. Mai 2021
T +49 711 9881 15572
TLM@de.ey.com
EDITORIAL 3
Liebe Leserinnen,
liebe Leser,
es ist schon viel zur Digitalisierung der Steuer-
funktion geschrieben und gesprochen worden. Doch
offenbar kommen nur die wenigsten voran und dann
auch nur für einzelne Steuerarten und Prozesse.
Dies zeigen die Ergebnisse unseres mit Ihrer Unter-
stützung durchgeführten EY Tax Innovation Survey,
die Sie in diesem Tax & Law Special finden.
Doch Eile und Transformation sind geboten! Real-
time-Analysen und ERP-Daten direkt an der Q uelle
durch die Finanzverwaltungen dieser Welt bahnen
sich ihren gesetzgeberischen Weg und es ist davon
auszugehen, dass sich der Trend verstärken wird.
Zu groß sind die Ausgaben der Länder im Zuge der Krisenbewältigung und zu groß
wird der Durst nach zusätzlichen Einnahmen sein.
Woran liegt es, dass Unternehmen nicht im Gleichschritt mit den Finanzverwaltungen
in vielen Ländern vorankommen? Auch hier offenbart unser Survey in Teilen enorme
Mängel beim technologischen Verständnis und eine fehlende Innovationskultur, um
im disruptiven Prozess die Potenziale für eine moderne Steuerabteilung zu erkennen,
die Mitarbeiter und Partner an der richtigen Stelle mitzunehmen und sie auf die neuen
Anforderungen vorzubereiten.
Es geht um nicht weniger als den Fortbestand der Handlungsfähigkeit einer jeden
Steuerabteilung. Denn wenn Formulare auf kurz oder lang verschwinden und Akten in
die Cloud kommen, sind Nachweise digital und viel granularer zu erbringen. Und das
setzt viel mehr voraus als nur einen weiterhin elementaren Steuersachverstand.
Doch keine Sorge, noch ist es nicht zu spät. Wie gewohnt stehen wir Ihnen mit einem
vielfältigen Team von Fachleuten zur Seite. Sowohl organisatorisch als auch IT- und
steuerfachlich. Viele Chancen ergeben sich übrigens durch den Wechsel auf S /4HANA.
Aber auch hier muss die Steuerabteilung sich frühzeitig versuchen einzubringen,
um nicht nur reaktiv auf Systemvorschläge der Finanzabteilung zu reagieren. Es
geht darum, die Digitalisierung der Steuerfunktion umfassend zu orchestrieren und
gemeinsam umzusetzen.
Es grüßt Sie herzlich
Cover und Illustrationen in dieser Ausgabe: Timo Meyer
Ihr Alexander Reiter
Tax Leader Germany
alexander.reiter@de.ey.com
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
4
6 Die Steuerwelt
Das Tax Operating Model im Umbruch
im Allgemeinen 6 Die fünf Dimensionen des Tax Operating Model
14 Der EY Tax Innovation Survey – Innovationskultur
16 IT-Infrastruktur
Der Mehrwert von moderner und -Architektur
Technologie und passender 18 Umsatzsteuer – die Heimat der datengestützten
Infrastruktur Steuerberatung
21 Die Bedeutung von Allianzen
22 Die Chancen von S/4HANA
24 Interview mit Vishal Verma von SAP zu den
Vorteilen von S/4HANA und Kooperationen
mit EY
26 EY Tax Innovation Survey – Fortschritt der
Transformation
28 Prozessplanung
Prozessdesign und Standardi und -gestaltung
sierung als Grundlagen der 30 Tax CMS – und die Bedeutung für die Prozess
Automatisierung integration
32 So gewinnt die Zollfunktion an Schlagkraft
36 Nicht alles selber machen – die Bedeutung von
Outsourcing in der Prozessgestaltung
40 Drohende Konflikte rechtzeitig erkennen
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
INHALT 5
42 Organisation
und Governance Ein Kulturwandel und
44 Philipp Depiereux über die Herausforderung,
agile Methoden helfen der
Mitarbeiter für den Wandel zu motivieren Steuerabteilung, sich neu
46 Von agil bis Scrum – Innovationsmethoden in der zu organisieren
Steuerabteilung
48 Personalentwicklung Mitarbeitermotivation und
50 Professor Guido Förster über den digitalen
Fortbildung sind unverzichtbare
Wandel im Studium Elemente einer Digitalisierungs-
52 Tax Academy – ein Weiterbildungsangebot strategie
54 EY Tax Innovation Survey – Personalentwicklung
56 Leistungsmessung
und Management Leistungsmessung in einer
58 Wie sich KPIs mit dem Target Operating Model
modernen Steuerabteilung
ändern
60 Interview mit Dr. Gerd Gutekunst, Leiter der
Konzernsteuerabteilung beim Energieversorger
EnBW
Glossar
62 Von Algorithmus bis Tags
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
6 SPECIAL
Die fünf Dimensionen des
Tax Operating Model
IT-Infrastruktur
Prozessplanung und -Architektur
und -gestaltung
Leistungsmessung Organisation
und Management und Governance
Personal-
entwicklung
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
TAX OPERATING MODEL 7
Die Steuerwelt
im Umbruch
Digitalisierung, Transformation, künstliche Intelligenz
und Big Data eröffnen völlig neue Möglichkeiten.
Doch wie gelingt die konkrete Umsetzung ?
Ü
ber das fast grenzenlose Potenzial technischer erst geht es darum, die nachhaltige Leistungsfähig-
Möglichkeiten kann jeder täglich in der Presse keit der technologischen Möglichkeiten realistisch ein-
lesen. Eine transformatorische Revolution zuschätzen und daraus ein Zielbild für das zukünftige
bricht sich Bahn, die auch die Steuerfunktion im Unter- Betriebsmodell der Steuerabteilung zu entwickeln – das
nehmen erfasst und der sich die Verantwortlichen und neue Target Operating Model. Erschwerend kommt im
ihre Mitarbeiter an der Unternehmensspitze und in der allgegenwärtigen Spannungsfeld zwischen Innovation
Fachebene nicht entziehen können. Enorme Chancen und Effizienz hinzu, dass jede Veränderung ihren konkre-
eröffnen sich für jede Steuerabteilung, jede kann daraus ten Business Case benötigt, um auch dem dauerhaften
ihren ganz individuellen Nutzen ziehen. In der Praxis steht Kostendruck Rechnung zu tragen. Doch damit nicht
jeder CFO und jeder Head of Tax und damit jeder Mit- genug: Die Finanzverwaltungen rüsten rund um den
arbeiter derzeit vor der Herausforderung, sich mit einem Globus digital auf und zwingen die Steuerfunktion ihrer-
bunten Strauß von Themen beschäftigen zu müssen, die seits zum Handeln.
nicht zum traditionellen Kerngeschäft gehören und die er
nicht in seinem Marschgepäck mitbekommen hat. Wo drückt der Schuh?
Jeder Beteiligte muss sich mit einem neuen Set an
Die besondere Schwierigkeit besteht weniger darin, Skills beschäftigen. Der Head of Tax und seine Mit-
einzelne Programme oder Tools zu ersetzen; zualler- arbeiter sehen sich vielschichtigen Fragestellungen
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
8 SPECIAL
usgesetzt und müssen zeitnah Lösungen finden. Sie
a Derzeit ist es schwierig, adäquate Bewerber mit techni-
müssen herausfinden, wo der Schuh in der Steuerabtei schem Know-how und einem tiefgreifenden Verständ-
lung im Stammhaus und weltweit drückt und in den nis von Prozessen zu finden. Damit stellt sich für die
nächsten Jahren drücken wird. In kaum einem Fall wird Steuerabteilung unweigerlich die Frage, ob und wie die
es möglich sein, Lösungen aus der Schublade zu ziehen. bestehende Mitarbeiterschaft weitergebildet (siehe
Vielmehr bedarf es eines klaren Leitmotivs, auf das die Seite 52) und ob Funktionen ausgelagert werden müs-
Mitarbeiter hinarbeiten können. sen (siehe Seite 36). Ein erfahrungsgemäß erfolg-
reicher Mittelweg ist der Einsatz von Innovations-Spots
Dieses Leitbild umfasst nicht nur Technologien, son- zur Schaffung eines digitalen Bewusstseins und einer
dern auch Mitarbeiter mit dem Willen, diesen Transfor Innovationskultur. Mitarbeiter mit innovativem Mindset
mationsprozess zu durchlaufen. Denn Letztere haben und technischen Skills werden gezielt als Spots in der
schlichtweg Angst, durch die Digitalisierung ersetzt zu Steuerabteilung platziert, um ihre Kollegen quasi anzu-
werden. Doch es braucht sie und ihre Erfahrungen mit stecken. Der Erfolg hängt dabei maßgeblich von den
einem anderen Skill-Set, um in dieser Herausforderung individuellen Vorbildfunktionen und der Schaffung einer
zu bestehen. langfristigen Mitarbeitermotivation ab.
Prozessplanung und -gestaltung
Es bedarf eines klaren Leitmotivs, Laut „EY Tax Innovation Survey“ setzen die meisten
Teilnehmer große Erwartungen in eine Prozessautomati
auf das Mitarbeiter hinarbeiten können sierung, um Kosten zu senken bzw. Mitarbeiterkapazi-
täten zu heben.
Automatisierung ist gut, aber man muss zuerst die
Target Operating Model Prozesse verstehen und analysieren, um sie optimie-
Hilfe findet die Steuerabteilung in der Strategiebera ren zu können („Process Mining“). Auch gut e tablierte
tung. Wie jede Unternehmensfunktion arbeitet auch Prozesse gehören auf den Prüfstand und müssen im
die Steuerabteilung in einem Operating Model – selbst Rahmen des Tax Target Operating Model optimiert und
wenn sich dessen nur wenige bewusst sind oder sich in eine ganzheitliche, integrierte Lösung überführt
die Mühe gemacht haben, dieses Modell zu d efinieren. werden. Der Teufel steckt bekanntlich im Detail und ein
Zur Entwicklung des eigenen Leitbildes empfiehlt sich zelne Befindlichkeiten bei involvierten Personen und
eine k onkrete Auseinandersetzung mit den e inzelnen Abteilungen sind nicht zu vernachlässigen.
Dimensionen des Target Operating Model. IT-Infra-
struktur und -Architektur sind zwar ein wesentlicher Angelehnt an die klassische IT-Entwicklung lassen sich
Bestandteil, aber nur einer. Es geht auch um P ersonal Prozessplanung und -gestaltung in der Steuerabteilung
und Personalentwicklung, um Prozessplanung und auch wie ein großes IT-Projekt durchführen: den Pro-
-gestaltung, O rganisation und Governance sowie schließ- zess outsourcen, durch einen Serviceprovider standardi
lich um Leistungsmessung und Management. sieren, optimieren und stabilisieren lassen und dann
zurückholen.
Personal und Personalentwicklung
Das Aufgabenprofil ist traditionell geprägt von steuer- Ausgangspunkt für das neue Prozessdesign kann auch
lichem Fachwissen. Gut war, wenn auch noch MS-Office- ein Tax-CMS-Projekt sein. In der praktischen Umset
Kenntnisse vorhanden waren. Eine Spezialisierung auf zung stellt sich allerdings die Frage nach der Operatio-
einzelne Steuerarten oder Verrechnungspreise galt nalisierung des steuerlichen Kontrollsystems. Wichtig ist
bislang als Eintrittskarte für jeden Bewerber. Heute es, den Nutzer in den Vordergrund zu stellen und sich
verändern die Digitalisierung und die Automatisierung nicht mit zusätzlichen Dokumentationspflichten aus-
von Prozessen das Anforderungsprofil rasant. Der Fokus zubremsen. Dabei helfen auch moderne Methoden wie
richtet sich von der Ausführung einer Aufgabe hin zu Design Thinking (siehe Seite 46).
ihrer Überwachung und der Fähigkeit, das Arbeitsergeb-
nis zu interpretieren bzw. mit anderen Datenquellen IT-Infrastruktur und -Architektur
zu plausibilisieren. Früher waren fachliche Kenntnisse Das Target Operating Model wird mehr denn je von
zur umsatzsteuerlichen Rechnungseingangsprüfung technischen Lösungen beeinflusst. Aufgrund der
unerlässlich, heute braucht die Steuerabteilung jeman- Vielschichtigkeit der steuerlichen Themen bietet
den, der diese Kenntnisse hat und sie in einen standardi- sich eine modulare IT-Architektur an. Wichtig ist die
sierten (und automatisierten) Prozess übersetzen kann. Ausrichtung am Kerngeschäft des Unternehmens.
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
TAX OPERATING MODEL 9
Digital durchleuchtet
ADIMA-Analyse eines US-amerikanischen Handelskonzerns
Verwendeter Name Website in einem Land
innerhalb eines Website-
Sicherheitszertifikats
Permanent Identifiers
von Thomson Reuters inkl.
zugehöriger Metadaten
des Unternehmens/
der Tochtergesellschaft
Die ADIMA-Datenbank (Analy
tical Database on Individual
Multinationals and Affiliates) Fundstelle in einer
der OECD nutzt eine Reihe Open-Source-Plattform
(z. B. Wikidata)
offener Big-Data-Quellen wie
Jahresabschlussberichte,
Thomson Reuters, Internet
seiten und Wikidata, um
multinationale Unternehmen
genau unter die Lupe zu
nehmen. Unternehmens
registernummer
Jahresabschluss
in einem Land
Der Legal-Entity-Identifier-Code,
auch als „LEI-Nummer“ bezeichnet,
ist eine eindeutige globale Identi-
fikationsnummer für ein Unterneh-
men, die von einer von der Global
Legal Entity Identifier Foundation
akkreditierten Local Operating Unit
ausgestellt wird. Finanzinstitute und
Regulierungsbehörden verwenden
LEIs, um z. B. Teilnehmer an den
Finanzmärkten zu identifizieren.
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model
10 SPECIAL
Nahezu jeder Geschäftsvorgang wird in Unternehmen t reffen noch auf analoge, von Hierarchie durchwach
mittlerweile irgendwie digital erfasst. Die Buchhaltung sene und in thematische Bereiche gegliederte Steuer-
pflegt zwar jede Transaktion ein, doch mangelt es abteilungen. Hinzu kommen oft ein ausgeprägtes
der Steuerabteilung oft an operativem Durchgriff ins Silodenken und an Bereichsgrenzen orientierte Arbeits-
Accounting. Wichtig sind also interne Datentransparenz, weisen. Notwendig sind stattdessen funktionsüber-
Echtzeitzugriff und regelbasierte Kontrollen, die z. B. greifende Teams, hohe Effizienz und eine entsprechende
mit Machine Learning weiterentwickelt werden. Anpassungsgeschwindigkeit.
Der Echtzeit-Datenzugriff und steuerliches Daten-
management müssen für die Steuerabteilung ganz oben Um gleichzeitig Raum für Innovation zu schaffen, finden
derzeit flache Hierarchien mit bereichsübergreifenden
Teams und agilen Arbeitsweisen Einzug in die Steuer-
abteilungen. Es ist wesentlich, an den Ursprung dessen
Der Echtzeit-Datenzugriff muss zu gelangen, warum traditionell geprägte Abteilungen
mit der Transformation noch Probleme haben. In der
ganz oben auf der Agenda stehen alten Welt gibt es viele Betroffene, aber nur wenige
Beteiligte. Das muss sich ändern. Jede Transformation
ist eine Transformation der Mitarbeiter.
auf der Agenda stehen, weil auch Finanzverwaltungen
ihre IT-Infrastruktur auf Echtzeitzugriffe ausrichten Leistungsmessung und Management
(z. B. Italien, Mexiko oder Brasilien, siehe Abbildung oben Woran wird eine moderne Steuerabteilung gemessen?
und Folgeseite). Für die Geschäftsführung ist es wichtig, dass die Steuer-
abteilung ihren Beitrag zur Wertschöpfung leistet.
Organisation und Governance Der Head of Tax ist derweil gut damit beschäftigt, den
Eine hohe Geschwindigkeit im Kerngeschäft, Ad-hoc- zahlreichen regulatorischen Anforderungen Rechnung
Anfragen und die Erwartung kurzer Reaktionszeiten zu tragen und die Compliance sicherzustellen. Umso
EY TAX & LAW Special Tax Operating ModelTAX OPERATING MODEL 11
Level 0 Keine elektronische Steuererfassung
E-File: elektronische Steuererklärung
Level 1 Nutzung standardisierter elektronischer Formulare für
die Steuererklärung und automatische Übertragung steuer
relevanter Daten
Steuerverwaltung Level 2
E-Accounting: elektronische Belegübermittlung
im globalen Elektronische Übermittlung von grundlegenden Daten und
Belegen
Vergleich Level 3
E-Match: elektronischer Abgleich von Steuerdaten
Verifizierung durch die Finanzverwaltung mittels Zugriffs
auf Account-Daten
E-Audit: elektronische Betriebsprüfung
Level 4 Daten aus dem E-Accounting werden in Echtzeit geprüft und
den Steuerpflichtigen elektronisch übermittelt
E-Assessment: Steuerbescheid ohne Steuererklärung
Steuerbehörden können relevante Steuerdaten einsehen,
Level 5 ohne dass eine Steuererklärung abgegeben wurde. Der
Steuerbescheid wird automatisch berechnet und den Steuer-
pflichtigen zur Prüfung elektronisch übermittelt.
wichtiger ist es, gemeinsam mit der Geschäftsführung Neuordnung vor allem das Kerngeschäft effizient und
Kennzahlen zur Leistungsmessung zu entwickeln. Oft ist nachhaltig zu unterstützen. Mit anderen Worten: Die
Tax Compliance ein Hygienefaktor und auch die Gesamt- Steuerabteilung muss sich in einer Matrixorganisation
steuerquote kann nur als ein Indikator für den Erfolg der quer vernetzen. Sie muss sich von einem Kontroll- und
Steuerabteilung dienen. Reparaturbetrieb zu einem innovativen, funktionalen
Cockpit verwandeln.
Immer wichtiger werden KPIs aus der „Kundengruppe“
der Steuerabteilung, d. h. aus dem Kerngeschäft. Von
dort werden die an sie selbst gestellten Anforderungen
auf die Steuerabteilungen übertragen, z. B. „Same Day
Response“ als klare zwar interne, aber wichtige kunden- Die Steuerfunktion muss sich zu
orientierte Maßnahme. Gleichzeitig sinkt die Fehler-
toleranz, und das bringt die Steuerabteilung in eine
einer wertschöpfenden Abteilung
Zwickmühle, weil sie im Wesentlichen auf die Zulieferung für das Kerngeschäft wandeln
einer hohen Datenqualität z. B. aus dem Accounting
angewiesen ist.
Neben den klassischen KPIs finden sich deshalb immer
öfter Innovationskennzahlen zur Nutzung von Techno- Auf sich allein gestellt kann die Steuerabteilung eine
logien und zur Weiterbildung von Mitarbeitern in der nachhaltige und wertschöpfende Integration im Unter-
Zielvereinbarung der Steuerabteilung (siehe ab Seite 56). nehmen allerdings nicht erreichen. Wenn sich die Steuer-
abteilung in der Vergangenheit beklagt hat, zu spät
Design des Target Operating Model in unternehmerische Entscheidungen einbezogen zu
Neben der konsequenten Ausrichtung der Steuerfunk werden, muss sie Gleiches auch für das Design des eige-
tion auf die Unternehmensstrategie ist bei der digitalen nen T arget Operating Model gegen sich gelten lassen.
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model12 SPECIAL
Digitale
Auch Chile ist bereits weit in der Digitalisierung
des Steuersystems vorangeschritten. Über die ver-
gangenen Jahre hat die Finanzverwaltung stetig
Steuerverwaltung:
die Pflicht zur Übermittlung elektronischer Daten
ausgeweitet, z. B. für die elektronische Rechnungs-
Chile stellung mithilfe staatlich bereitgestellter Software.
Case Studies
Im Rahmen von Prüfungen können steuerliche
Informationen zwischen staatlichen Einrichtungen
übermittelt und anhand der vom Steuerpflichtigen
übermittelten Informationen in Gegenproben vali-
diert werden. Dazu werden steuerliche Daten sowohl
aus verschiedenen Übermittlungen automatisiert
zusammengesetzt als auch durch Analyse-Tools
ausgewertet.
Mexiko ist ein Musterbeispiel für die Digitalisierung In den Jahren 2017 und 2018 wurden in B rasilien
der indirekten Steuersysteme. Die Möglichkeit zur umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen einge
digitalen Rechnungsprüfung gibt es dort schon seit führt, die neben E-Accounting auch E-Audit-Lösungen
2011. Nicht zuletzt deswegen glänzt die mexikanische vorsehen. Daten aus der Buchführung werden an
Steuerverwaltung mit neuesten Technologien und eine staatliche Stelle elektronisch übermittelt. Zudem
Mexiko Datenverarbeitungssystemen. Die Übermittlung von
Brasilien gibt es sowohl auf Länder- als auch auf Bundes-
allen transaktionsbezogenen Daten ist inzwischen ebene eine zentrale Stelle zum Sammeln und Abglei
Pflicht. Zusätzlich zu den Informationen, die von den chen von verbrauchsteuerlichen Daten – zwar mit
Steuerzahlern zur Verfügung gestellt werden, greift besonderem Fokus auf materiellen Gütern, aber
die Steuerbehörde auch auf Informationen anderer zunehmend auch auf Dienstleistungen. Das größte
Regierungsbehörden und der ausländischen Steuer- Hindernis des komplexen digitalen Systems ist d erzeit
behörden zurück. Die Bundesbehörde führt Echt- noch die teilweise mangelnde Interkompatibilität
zeitanalysen durch, um Steuererklärungen zu über- von Datensätzen zwischen den verschiedenen
wachen, Zahlungen und Erstattungen zu verwalten Steuerbehörden und – für den Steuerpflichtigen –
und E-Audits zu analysieren. die Pflicht zur mehrfachen Abgabe identischer Daten
an verschiedene Steuerämter.
Einzelne und unabgestimmte Insellösungen führen ledig- sind, der Steuerabteilung die nötigen Schnittstellen zur
lich zu einem bunten Flickenteppich und konterkarieren Verfügung zu stellen und neue Technologien zeitnah zu
die Chancen der erfolgreichen Transformation. adaptieren. Hier helfen grundlegende strukturelle Ver-
änderungen der IT-Landschaft wie z. B. eine Digitalisie-
Gelegenheiten nutzen rung des Kerngeschäfts, aber auch die Einführung etwa
Folglich muss das Target Operating Model der Steuer- von S/4HANA. Beides bietet der Steuerabteilung eine
abteilung in all seinen Dimensionen in der Lage sein, einmalige Gelegenheit, die es konsequent zu nutzen gilt
eine Brücke zwischen der Unternehmensstrategie und (siehe ab Seite 22).
deren konkreter Umsetzung im Unternehmen zu bauen.
Neben den offenkundigen Standardisierungs- und Auto-
matisierungsbestrebungen hat die Entwicklung eines
Nur mit Steuerspezialisten wird die konkreten Target Operating Model noch eine über-
geordnete Funktion. Es legt für die Steuerabteilung
Steuerfunktion die Herausforderungen den Grundstein, um den an sie gestellten Ansprüchen
gerecht zu werden und die Möglichkeiten der Digitalisie-
nicht meistern können rung vollständig auszuschöpfen.
Der Mitspieler rüstet auf
In den aktuellen Debatten kommt die konkrete Umsetz- Ein wichtiger Aspekt, den der Head of Tax im Blick haben
barkeit mithilfe der technologischen Möglichkeiten muss, ist die Veränderung des steuerlichen Umfelds.
zwar in der Regel zu kurz, ist für den Erfolg der Trans- Überall in der Welt digitalisieren sich die F
isken. Seit
formation aber von essenzieller Bedeutung. Anfang 2019 gilt in Italien z. B. die allgemeine Pflicht zur
elektronischen Rechnungsstellung. In Spanien w erden
Bremsblöcke sind zu beseitigen. Dazu gehören histo- die umsatzsteuerrelevanten Daten innerhalb von
risch gewachsene Legacy-Systeme, die nicht in der Lage vier Tagen nach Rechnungsausstellung an die Finanz-
EY TAX & LAW Special Tax Operating ModelTAX OPERATING MODEL 13
Dem als „SII-System“ bekannten Prozess können Die Finanzverwaltung hat in den vergangenen
die Steuerpflichtigen freiwillig beitreten. Neben mehr- ahren viel in die Digitalisierung des Steuersystems
J
wertsteuerlichen Daten werden auch die Informa- investiert – mit teilweisem Erfolg. Steuerzahler
tionen aus anderen Steuererklärungen zunehmend müssen die meisten Erklärungen, Nachweise und
automatisiert in Gegenproben aus unterschiedlichen Dokumente elektronisch übermitteln. Darüber hinaus
Spanien Datensätzen überprüft.
Russland führt die Finanzverwaltung mithilfe automatisierter
Prozesse die Daten der verschiedenen Beteiligten
zusammen, um sie abzugleichen. Bereits heute sind
Echtzeit-Gegenprüfungen bei Umsatzsteuer- und
Zolldaten möglich.
Seit Anfang 2019 gilt in Italien die allgemeine Pflicht Im Jahr 2020 hat Polen eine erneute Digitalisie
zur elektronischen Rechnungsstellung für Trans- rungswelle des Steuersystems angestoßen. Ziel der
aktionen zwischen zwei Unternehmen und zwischen umfassenden Reform ist es, verschiedene Steuer-
Unternehmen und Kunden. Die Steuerverwaltung arten gebündelt zu erfassen und verschiedenen
setzt in diesem Zusammenhang zunehmend auf Steuerämtern zugänglich zu machen. Auf der Grund-
Italien (automatisierte) Gegenproben aus verschiedenen
Polen lage der übermittelten Daten aus dem E -Accounting
Datensätzen, etwa per Abgleich von Abzugsteuer soll die Finanzbehörde bereits automatisierte,
daten mit denen von Transaktionsdaten. Inner- vorausgefüllte Steuererklärungen ermitteln k önnen.
halb des Landes können Steuerbehörden steuerlich Bislang können rund 40 verschiedene Arten von
relevante Informationen über verschiedene föde- Steuererklärungen elektronisch eingereicht werden,
rale Ebenen hinweg austauschen und mithilfe der u. a. zur Mehrwert- und zur Körperschaftsteuer. Die
elektronischen Systeme Abgleiche schnell ausführen. alten Systeme wurden im Jahr 2020 teilweise durch
Insgesamt hat die automatische Bewertung von neue, digitale Prozesse abgelöst. Erklärtes Ziel der
Steuerangaben aufgrund der elektronisch über- Digitalisierung ist es, Chancen der Steuervermeidung
mittelten Daten deutlich zugenommen. zu reduzieren und die Steuerfahndung zu verbessern.
behörden gesendet. Mexiko hat schon 2011 die Möglich- gebungsverfahren frühzeitig zu identifizieren, Rechts-
keit zur digitalen Rechnungsübermittlung geschaffen; änderungen zu prüfen und deren Auswirkungen für
inzwischen ist dort die Übermittlung aller steuer- und das eigene Unternehmen zu beurteilen, aber zukünftig
transaktionsbezogener Daten Pflicht. In Brasilien w erden wird es elementar sein, direkt in Algorithmen zu d enken.
E-Accounting-Daten in Echtzeit geprüft; für die Steuer- Die Steuerfunktion steht also vor der besonderen
abteilung bedeutet dies, dass sie gegenüber den Finanz- Aufgabe, Personal mit Steuer- und Digitalexpertise zu
verwaltungen bereits bei der Beschaffung eine sehr rekrutieren, selbst auszubilden oder sich dafür Dritte
hohe Datenqualität sicherstellen muss. ins Boot zu holen.
Auch die OECD ist dabei, die internationale steuer- Verlässliches Bild verschaffen
liche Transparenz neu zu definieren und datenbasiert Wie herausfordernd die Verantwortlichen die unaus-
zu k ontrollieren. Wie sehr die digitale Überprüfung in weichliche Digitalisierung der Steuerfunktion selbst
die Tiefe geht, zeigt das OECD-Projekt „ADIMA“. Hier empfinden, zeigt der jüngste „EY Tax Innovation Survey“.
nehmen Datenanalysten, Statistiker, Informatiker und Die Anfang 2021 durchgeführte Umfrage legt offen,
Programmierer rund 100 multinationale Unternehmen dass in den meisten Unternehmen durchweg Methoden-
unter die Lupe, um deren Wertschöpfungsketten samt kenntnisse fehlen, dass hier nur vereinzelt Innovationen
Gewinnanteilen weltweit nachzuvollziehen. in steuerlichen Deklarationsprozessen stattfinden und
dass nur wenige Unternehmen entsprechende Weiter-
Steuerliches Fachwissen plus IT bildungsangebote planen. Umso wichtiger ist es, sich
Steuerwissen allein wird also nicht mehr ausreichen, ein verlässliches Bild über die Möglichkeiten zu verschaf
denn nur mit Steuerspezialisten wird die Steuerfunktion fen, die künstliche Intelligenz, Big Data und digitale
Ansprechpartner
diese Herausforderungen nicht meistern können. Es Transformation bieten, um dann zielorientiert, klar und
Alexander Vetten
braucht neben dem steuerlichen Fachwissen auch effizient zu handeln. Innovation Leader Tax
IT-Expertise, um Algorithmen und Schnittstellen r ichtig Deutschland
einzusetzen. Es ist zwar weiterhin wichtig, Gesetz- alexander.vetten@de.ey.com
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model14 SPECIAL
Warum, denken Sie,
EY Tax Innovation Survey spielen Innovationen in
der Steuerabteilung eine
wichtige Rolle?
Noch nicht Angaben in Prozent
am Ziel Wer ist in Ihrem Unter-
Welche Technologie wird nehmen für Innovation
ihrem Hype gerecht ? Welche in der Steuerabteilung
Prozesse sind schon auto zuständig?
matisiert ? Wo stehe ich im Angaben in Prozent
Vergleich zu den anderen ?
All diese Fragen beantwortet
der EY Tax Innovation
Survey 2021.
Die Teilnehmer des Survey vertreten im
Mittel Unternehmen mit einem Konzern-
umsatz von 2,5 Milliarden Euro und bis zu
10.000 Mitarbeitern weltweit, während in der
Steuerabteilung selbst sechs bis zehn Steuer-
spezialisten tätig sind (Medianangaben).
Vergleich der
Impulsgruppen und
Eckdaten der Studie
An der Befragung nahmen im Maximum Digitalisierungsfortschritt
207 Personen teil. Die Befragung wurde
Angaben in Prozent
im Januar/Februar 2021 unter den Lesern
unseres eNewsletter Tax und des Tax & Law
Magazine durchgeführt. Wir bedanken uns
bei allen, die mitgemacht haben.
Für Nachfragen stehen wir Ihnen jederzeit
unter TLM@de.ey.com zur Verfügung.
Was sind die entscheiden-
den Ziele für Innovation
Weitere
Ergebnisse des in der Steuerfunktion?
Ansprechpartner Survey finden
Sie auf S. 23 Angaben in Prozent
Alexander Vetten
alexander.vetten@de.ey.com
Nico Schönberg
nico.schoenberg@de.ey.com
EY TAX & LAW Special Tax Operating ModelTAX OPERATING MODEL 15
Dass der Innovationsprozess im Bereich der
Umsatz- und Lohnsteuer am weitesten fort-
Zur Erleichterung von Prozessen 72
geschritten ist, geht Hand in Hand mit dem
Innovationen sind essenziell, um mit dem
Kerngeschäft mitzuhalten
22 Verständnis, dass Innovationen vor allem dafür
Um Erwartungen von Stakeholdern
3
da sind, Prozesse zu automatisieren und
gerecht zu werden
zu optimieren. Aktuelle Stellenprofile in die-
In der Steuerabteilung sind Innovationen
2
nicht notwendig sem Bereich kommen ohne ein tiefgreifendes
Prozessverständnis nicht mehr aus.
Leiter Steuern 39 Verantwortlichkeit für Innovation in der
Jeder Mitarbeiter der Steuerabteilung 35
Steuerabteilung findet man entweder auf den
Schultern des Leiters der Steuerabteilung oder
Arbeitsgruppe in der Steuerabteilung 11
gleich verteilt über alle Mitarbeiter. Einzelne
Innovationsexperte in der Steuerabteilung 6 Arbeitsgruppen oder Innovationsexperten
sind – zu Unrecht – klar in der Minderheit.
Innovationsabteilung des Unternehmens 2
Niemand 7
Im Schnitt erfolgreicher scheinen diejenigen
Steuerabteilungen zu sein, bei denen die
Mitarbeiterinvolvierte Innovationstreiber Impulse (auch) von den Mitarbeitern aus-
gehen. Wo dagegen „nur“ der Leiter der
55 45
n = 112 Steuerabteilung für Innovationen zuständig
ist, gibt es offenbar noch Verbesserungs-
potenziale und der Fortschritt der Digitali-
sierung in den abgefragten Steuerarten ist
noch nicht so weit wie bei denjenigen, bei
Leiter Steuern
denen Mitarbeiter in den Prozess eingebunden
67 33
n = 81 werden. Das spricht dafür, Verbesserungen
als Auftrag an die gesamte Abteilung zu
verstehen. Wie bei allen Veränderungen gilt es
auch für die Innovation der Steuerabteilung,
noch nicht bzw. am Anfang aus den „Betroffenen“ „Beteiligte“ zu machen
bereits fortgeschritten | weit fortgeschritten | am Ziel angekommen und mitunter den B uy-in der Mitarbeiter
sicherzustellen.
Entlastung der Mitarbeiter (bspw. von
24 Beschäftigt sich eine Steuerabteilung mit
Routinetätigkeiten)
Effektiveres Risikomanagement 22 Innovationen, geht es ihr vor allem um eine
Verbesserung der vorhandenen Arbeits-
Kostensenkung 16
abläufe. Unsere Befragten sehen als wich-
Schnellere Umsetzung rechtlicher und
regulatorischer Änderungen
15 tigste Ziele eine Entlastung der Mitarbeiter
Effizienteres Betriebsprüfungsmanagement 13
(Ressourcenmangel) und ein effektiveres
Risikomanagement. Eine untergeordnete Rolle
Transformation der Steuerfunktion
7
zum Tech und Data Center wird dagegen in der Transformation zum Data
Cashflow-Management 3 Center gesehen, obwohl hier ein wesentlicher
Werttreiber für die Steuerabteilung und das
Sonstiges 1
Gesamtunternehmen schlummert.
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model16 SPECIAL
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model17
IT-Infrastruktur
und -Architektur
Der Einsatz von modernen Technologien
gepaart mit Fachwissen und entsprechender
Infrastruktur bringt Steuerabteilungen auf
die Überholspur der Datenautobahn und
die strukturierte Auswertung von Daten in
die Führungsposition.
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model18 SPECIAL
Von 100 Millionen
auf 5 Millionen Euro
T
Datengetriebenes Steuer ypische Betriebsprüfungssituation: EY-Datenanalyse einspielten und diese mit
Der Schrecken saß tief im Unternehmen einem umfassenden umsatzsteuerlichen
management zahlt sich gerade und vor allem beim Management, nach- Algorithmus auswerteten. Mittels der Daten-
bei der Umsatzsteuer aus, wo dem die Betriebsprüfer ein vorläufiges Mehr analyse konnten sie anschließend die frag-
ergebnis von 100 Millionen Euro Umsatzsteuer lichen Reihengeschäftstransaktionen identi-
einzelne Steuerfindungsfehler gefunden hatten. Die Betriebsprüfung (BP) fizieren und umsatzsteuerlich korrekt und
schnell zu hohen Nachzah zog sich bereits seit einiger Zeit hin, immer zutreffend einordnen. Die nachträgliche Kon-
wieder wurden Termine mit der BP abgehalten, kretisierung der Geschäftsvorfälle führte dazu,
lungsforderungen führen. ohne zufriedenstellende Einigungen zum dass die Bemessungsgrundlage für die frag-
Mehrergebnis zu erzielen. lichen Reihengeschäfte auf 26 Millionen Euro
sank und somit eine Reduktion um 95 Pro-
Der Vorwurf: Umsatzsteuer aus Reihen- zent gegenüber der Schätzung vom Finanzamt
geschäftstransaktionen wurde in den letzten erreicht werden konnte.
fünf Jahren unzutreffend behandelt und ent-
sprechend zu wenig Umsatzsteuer entrichtet. Die Minderung der Bemessungsgrundlage
Die BP ermittelte eine Bemessungsgrundlage erfolgte aufgrund der aus der Datenanalyse
von ca. 550 Millionen Euro (auch auf der Basis gewonnenen Erkenntnisse, dass bisher von
von Schätzungen) und setzte die Umsatz- der BP als Reihengeschäft eingeordnete
steuerschuld auf 100 Millionen Euro fest. Im Geschäftsvorfälle nunmehr nicht mehr als
Unternehmen läuteten die Alarmglocken, Reihengeschäfte zu klassifizieren waren. Am
die Nachzahlung hätte schwer ins Kontor Ende sank die Umsatzsteuerschuld auf rund
geschlagen und ggfs. eine Gewinnwarnung 5 Millionen Euro. Ein Erfolg des datenbasier
ausgelöst. In dieser festgefahrenen S
ituation ten Steuermanagements. Manuell wäre die
wandte sich das Unternehmen, das wir an Identifikation der betroffenen Geschäftsvor-
dieser Stelle aus Gründen des Mandanten- fälle – und damit die Entkräftung der Steuer-
schutzes nicht nennen, an EY. schätzung – unmöglich gewesen.
Die Lösung zur Aufklärung der Reihen- Datenbasiertes Umsatzsteuermanagement
geschäftstransaktionen und Ermittlung der Das Beispiel zeigt, wie es Steuerabteilungen
Bemessungsgrundlagen lag nahe. Es waren mit datenbasiertem Umsatzsteuermanage
die im System aufgezeichneten Daten, die Ein- ment gelingt, die „staubigen“ Daten in einem
blicke in die verwirklichten Geschäftsvorfälle umsatzsteuerlichen Glanz erstrahlen zu las-
gewährten. Daten beschreiben umsatzsteuer- sen. Anhand dieser Methodik werden Daten-
liche Sachverhalte in einem tiefen Detailgrad. felder aus dem Vertrieb und Einkauf, der
Dies reicht von den Vertragsbedingungen Logistik und dem Finanzwesen in den umsatz-
über Lieferkonditionen und logistische Waren- steuerlichen Kontext gesetzt. Die im G
runde
bewegungen bis hin zu den Leistungsdetails ausdrucksleeren Daten werden somit zu
und der steuerlichen Erfassung der Trans- wertvollen Informationen. Der eigentliche
aktionen im Finanzwesen. Geschäftsvorfall ergibt sich dann, wenn diese
einzelnen umsatzsteuerrelevanten Informa
Die Umsatzsteuer- und Datenspezialisten tionen zusammengeführt werden.
verschafften sich rasch einen Überblick,
indem sie mehr als eine Million Rechnungs- Mit den aus den Daten gewonnenen
positionen mit den dazugehörigen Daten Geschäftsvorfällen werden automatisierte
aus dem Vertrieb und der Logistik in eine Klassifizierungen für die Umsatzsteuer vor-
EY TAX & LAW Special Tax Operating ModelIT-INFRASTRUKTUR UND -ARCHITEKTUR 19
Die sechs Stufen des datenbasierten
Umsatzsteuermanagements
Compliance
steuerliche
+ Korrekturen Tax Management
Vorgaben
Strategisches Umsatzsteuermanagement
Potenziale + Handlungskompetenz
Operatives Umsatzsteuermanagement
Leistungs-
+ Evaluation von Transaktionstypen
katalog
Geschäfts-
+ Zuweisung von Transaktionstypen
vorfall
steuerliche
+ Verknüpfung der Einzelinformationen
Information
SAP Daten + Umsatzsteuerliche Interpretation
Tax Technology
genommen. Nicht nur komplette Leistungs- den durch die Algorithmen verbunden und Wenn Systembrüche vorliegen
kataloge inklusive Bemessungsgrundlagen in einen umsatzsteuerlichen Kontext gesetzt. Was einfach klingt, ist besonders bei der
und umsatzsteuerlichem Compliance S tatus Datenbasiertes Steuermanagement bedeutet Berücksichtigung von Daten aus umliegenden
können abgeleitet werden, sondern auch für Unternehmen einen Kulturwandel, eine Systemen alles andere als trivial. In der P
raxis
Potenziale für die Steuerfindung und die Abkehr vom Silodenken und eine intensive gibt es Unternehmen, bei denen ein Teil der
Datenpflege. Vernetzung aller Unternehmensfunktionen, umsatzsteuerlichen Informationen aus Vor-
insbesondere zwischen Steuern und den ope- systemen ermittelt werden muss. In solchen
Die Ergebnisse des Ansatzes sind insbeson rativen Geschäftsbereichen, die die steuer- Fällen sind Berater gefordert, die zielgerichtet
dere bei Betriebsprüfungen und umsatz- lichen Tatbestände erfüllen. und mit fachlich-technischem Sachverstand
steuerlichen Streitigkeiten erstaunlich. Nicht alle relevanten Datenfelder ermitteln, um die
selten zeigt sich, dass der vom Finanzamt 70 verschiedene Felder Informationen bei der umsatzsteuerlichen
angenommene Sachverhalt auf Basis der Ein umsatzsteuerlicher Geschäftsvorfall Würdigung zu berücksichtigen. Dies geschieht
Daten in Wirklichkeit ein anderer ist bzw. die wird in SAP im Durchschnitt von ca. 70 ver- mit datentechnischen Kompetenzen und unter
geschätzten Bemessungsgrundlagen tatsäch- schiedenen Datenfeldern beschrieben. Die Anwendung von Umsatzsteueralgorithmen
lich viel niedriger sind. Häufig kann die dro- Datenfelder werden zunächst zusammen zumeist über einen Zeitraum von ein bis zwei
hende Steuernachzahlung dann signifikant mit weiteren beschreibenden Informationen Monaten.
gesenkt werden. Ein klarer Erfolg des daten- über standardisierte Schnittstellen, die
basierten Steuermanagements. auch die Finanzbehörden im Rahmen einer Ein Blick aufs Dashboard
Betriebsprüfung verwenden, extrahiert und Als Arbeitsergebnis bekommt der Umsatz-
Vernetzung der Unternehmensfunktionen anschließend zu einem umsatzsteuerlichen steuermanager ein Dashboard samt dazu-
Das datenbasierte Umsatzsteuermanagement Geschäftsvorfall zusammengesetzt. Mittels gehöriger Transaktionsübersicht auf Einzel-
führt das Wissen der einzelnen Unternehmens- Algorithmen erfolgt anschließend die umsatz- belegebene, das ihm alle relevanten
funktionen zusammen. Bisher arbeiteten diese steuerliche Würdigung der Geschäftsvor- Steuerinformationen auf einen Blick bereit-
mehr oder weniger unabhängig voneinander. fälle mit dem Ergebnis eines steuerlichen stellt. Es zeigt die volle Bandbreite der umsatz-
Es geht um das SAP-System, das Stammdaten- Erwartungswertes, der schließlich mit dem im steuerlichen Informationen, ruft kritische
management, die steuerliche Behandlung System aufgezeichneten Steuerkennzeichen Transaktionen auf und erlaubt das explorative
durch den erweiterten Finanzbereich mit verglichen wird. Das mühevolle und lang- Validieren der Geschäftsvorfälle. Die Datenana-
Accounting und Tax, die Verknüpfung mit ope- wierige Aufsetzen einzelner Testroutinen, die lyse betrifft alles, von der umsatzsteuerlichen
rativen Daten aus Ein- und Verkauf und die denselben Rechnungsbeleg im Zweifel mehr- Verbuchung einer Maschinenlieferung nach
Verarbeitung der Informationen aus der Pro- fach als auffällig ausweisen und damit ein Viel- Schweden über das Konsignationslager in
duktion und dem Bestandsmanagement. Sämt- faches an Ressourcen binden, gehört damit Österreich und grenzüberschreitende Reihen-
liche umsatzsteuerlich relevanten Daten wer- der Vergangenheit an. geschäfte bis hin zu Sachzuwendungen wie
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model20 SPECIAL
Preparation – Supply Chain Analytics Transition – Real Time Analytics
Extraktion Initialisierung Kalibrierung Integration Produktivsetzung
Datendownload Geschäftsvorfälle Analyseanpassungen Systemanbindung SaaS
dem 150 Euro teuren Blumenstrauß für den managements, der Effizienz und unter Compli- Diese Empfehlungen reichen von umsatz-
Firmenjubilar am deutschen Stammsitz. Alle ance-Gesichtspunkten ist die Automatisierung steuerlichen Systemeinstellungen über die
Datenflüsse lassen sich auf steuerliche Rele- umsatzsteuerlicher Entscheidungen über die Anpassung von Kunden- oder Materialstamm-
vanz und Optimierungschancen überprüfen. Gesamtorganisation hinweg unerlässlich. Wer daten bis hin zu Arbeitsanweisungen an den
dennoch auf die neuen technischen Möglich- Vertrieb oder den Einkauf, wenn es um die
Fehler der Vergangenheit keiten verzichtet, kann im Zeitalter der Digita- Erfassung bzw. um Änderungen von Incoterms
Anhand der Daten ist ersichtlich, ob in der lisierung immer weniger auf Verständnis und und die diesbezüglichen Auswirkungen auf die
angestammten Steuerlogik etwas nicht r ichtig Nachsicht hoffen – weder im eigenen Unter- umsatzsteuerliche Beurteilung von Reihen-
konfiguriert oder programmiert wurde und nehmen noch vor dem Finanzamt. geschäften geht.
folglich Fehler verursacht, die bis heute w irken
und bei der nächsten Betriebsprüfung zu Browser und Schnittstelle Stärkung des Stammhauses
einem bösen Erwachen führen können. Eine Eigene Ressourcen und Fachkenntnisse rund Organisatorisch rückt die digitale Steuer-
kritische, präventive Eigenanalyse wird umso um IT sind in der Steuerabteilung bei der funktion ins Zentrum der Unternehmens-
wichtiger, je mehr die Finanzbehörden selbst Digitalisierung nicht unbedingt erforderlich. matrix. Der Datenzugriff ermöglicht eine inten-
digital aufrüsten und ihrerseits immer wei- Wer sich für ein externes umsatzsteuerliches sive Vernetzung mit den anderen Funktionen.
ter in die (Un-)Tiefen der betrieblichen Buch- Datenmanagement „as a Service“ entscheidet, Das gilt auch für die Beziehungen zwischen
führung eintauchen. Die Überführung der braucht keine eigenen Systeme, sondern ledig- Zentrale und Außenstellen bzw. Konzernmutter
Steuerfunktion ins digitale Zeitalter ist folg- lich einen Internetzugang und eine Schnitt- und Tochtergesellschaften. Die Digitalisierung
lich unumgänglich – am besten vor der Steuer- stelle zur Übertragung von Echtzeitdaten, die stärkt das Stammhaus, von hier aus lassen
verwaltung. durch EY bereitgestellt und eingerichtet wird. sich alle steuerrelevanten Aktivitäten an sämt-
Bei EY erfolgt die Verarbeitung der Daten lichen Standorten in der Welt in Echtzeit über-
Fisken schalten auf Realtime in einer eigenen verschlüsselten Cloud in wachen und optimieren. Und was hier sehr
Die schnelle Verarbeitung umsatzsteuerlicher Deutschland, auf die das Unternehmen rund anschaulich für die Umsatzsteuer gelang, ist
Daten wird auch aus einem weiteren Grund um die Uhr Zugriff hat. auch für andere Steuerarten umsetzbar. Ent-
immer wichtiger. So steigen immer mehr scheidend sind die Nutzung steuerrelevanter
Fisken in der Welt bei der Umsatzsteuer auf Upgrade der Steuerabteilung Unternehmensdaten und ein Sinneswandel hin
die Erfassung in Realtime um. In Italien zum Die Steuerabteilung und der Head of Tax zur kontinuierlichen Wertschaffung aus der
Beispiel läuft jede Rechnung zunächst über erfährt durch datenbasiertes Umsatzsteuer- Steuerabteilung.
einen Rechner des staatlichen Informatik- management einen Bedeutungsgewinn. Es
unternehmens Sogei, bevor sie den E mpfänger kommt zu einer Funktionsverschiebung – mehr
erreicht. Jede Umsatz- und Vorsteuer wird noch: zu einem Upgrade im Unternehmen,
unmittelbar registriert. Fehler fallen sofort auf, weg von der Rolle eines buchhalterischen Ansprechpartner
nachträgliche Korrekturen sind mühselig. Sammel- und Reparaturbetriebs hin zu einer André Hengst
andre.hengst@de.ey.com
strategischen Rolle. Es geht darum, (umsatz-)
Michael Lörcher
Kein Pardon für Zettelwirtschaft steuerliche Vorgänge frühzeitig zu optimie- michael.loercher@de.ey.com
Die Ära der Schuhkartonbuchführung ist ren und ggf. Empfehlungen an die a nderen Paul Thürmann
endgültig vorbei. Aus Gründen des Risiko- Unternehmensfunktionen zu formulieren. paul.thuermann@de.ey.com
EY TAX & LAW Special Tax Operating ModelIT-INFRASTRUKTUR UND -ARCHITEKTUR 21
Strategische
Allianz
Neues Webcast-Format
Aus der digitalen Transformation von Steuerabteilungen
ergeben sich zahlreiche neue Fragestellungen, die wir im
Rahmen unserer neuen Webcast-Reihe „Operational Tax
Quarterly“ verdeutlichen.
EY kooperiert mit SAP, um steuer
Wenn Sie Interesse an regelmäßigen Webcast-Einladungen
liches Fachwissen mit technischer haben, senden Sie uns eine E-Mail an TLM@de.ey.com.
Expertise zu verknüpfen.
A
uch für Top-Player kann es sinnvoll sein, sich
beim explodierenden technologischen Fort-
schritt mit einem anderen Player zu verbünden.
Man spricht von einem Ecosystem, in das einzelne von verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens
Unternehmen ihre besonderen Stärken einbringen und bei Transaktionen untereinander verwendet wird. Diese
gemeinsam einen Mehrwert schaffen. Prozesse erfolgen noch weitgehend manuell und sind
für die Mitarbeiter im Rechnungswesen mühsam und
Gerade die digitale Transformation, die neues D enken zeitaufwendig. Deshalb suchen wir gemeinsam mit SAP
und neue Fähigkeiten erfordert, ist für derartige Part nach einer Blockchain-basierten Lösung für die interne
nerschaften prädestiniert. Bei EY sind wir daher eine Verrechnungspreisgestaltung, bei der alle Materia-
globale Allianz mit SAP eingegangen. Ziel ist es, jetzt lien und Bewegungen im Zusammenhang mit der Her-
(„Now“) die operativen Prozesse zu optimieren, durch stellung eines Produktes und den damit verbundenen
agile Methoden („Next“) die Stärken unserer Mandan- Buchungen als einzelne Transaktionen verfolgt w erden
ten herauszuarbeiten und durch Innovation („Beyond“) können. Diese Lösung soll den Personal- und Zeitauf-
neue Geschäftsmodelle und Lösungen zu finden. wand für die Verrechnungspreisgestaltung drastisch
reduzieren.
Business Traveler
Ein Beispiel dafür ist unser Angebot EY Short Term Bedeutung der Plattform
Business Traveler. Mit unserem Alliance-Partner SAP Tragend für solche Allianzen sind Plattformen. So bietet
erarbeiteten wir eine integrierte Steuer- und Einreise- SAP eine Business Transformation Platform als Grund-
lösung für Geschäftsreisende, die die Europäische Richt- lage für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an.
line über die Entsendung von Arbeitnehmern berück- Auf der Plattform laufen alle relevanten Dienste eines
sichtigt. Diese Plattform unseres PAS-Teams (People Unternehmens, von hier aus lassen sich alle Geschäfte
Advisory Services) hilft Unternehmen, ihre Geschäfts- steuern. Über eine solche Plattform erfolgt der Zugang
reisen so zu planen, dass sich die reisenden Mitarbeiter zu neuen Technologien wie Blockchain, m aschinelles
nicht zu lange in einem bestimmten Land aufhalten Lernen, Robotic Process Automation (RPA), künst-
und dadurch eine steuerlich relevante Betriebsstätte liche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT).
begründen oder ein Visum beantragen müssen. Die Dadurch unterstützen wir gemeinsam mit unserem
Entwicklung einer solchen Lösung wäre ohne einen Alli- Allianzpartner SAP die Digitalisierung der Geschäfts-
ance-Partner nicht möglich. EY bringt das steuerliche prozesse unserer Mandanten. Letztlich bietet die strate-
und SAP das technische Wissen in dieses Ecosystem ein. gische Nutzung einer solchen Plattform den Teilnehmern
SAP ist hier auch der Pilotkunde und setzt diese Lösung auch die C hance, überzeugende neue Produkt- und
global ein. Dienstleistungsangebote in Zusammenarbeit zu ent-
wickeln und an den Markt zu bringen.
Blockchain und Verrechnungspreise
Ein weiteres Beispiel ist die Zusammenarbeit mit SAP
Ansprechpartner
bei der Blockchain, um unternehmensinterne Buch-
Tobias Lüpke
haltungsprozesse zur Verrechnungspreisgestaltung zu tobias.luepke@de.ey.com
transformieren und den digitalen (Markt-)Gegebenheiten Goran Guliš
anzupassen. Es geht um den Preisbildungsprozess, der goran.gulis@de.ey.com
EY TAX & LAW Special Tax Operating Model22 SPECIAL
Die Chancen
die großen Chancen der Digitalisierung bei
rozess- und transaktionsbasierten Themen
p
wie Zöllen, Quellensteuern nach § 50a EStG
von S/4HANA
und Sachzuwendungen nach § 37b EStG.
Aus buntem Vielerlei eins machen
Derzeit nutzen die meisten Steuerabteilungen
eine Vielzahl steuerlicher Applikationen für
ihre End-to-End-Prozesse, die über die Zeit
implementiert wurden. Die Heterogenität der
IT-Landschaft ist eine Herausforderung. Zum
einen existieren verschiedene Tool-Lösun-
gen unterschiedlicher Anbieter und Techno-
logien, zum anderen verfügen die Applika-
tionen alle über individuelle Schnittstellen
SAP führt ein neues System dabei, die Steuerfunktion von Anfang an ins und eine unterschiedliche Datenbasis für ihre
S/4HANA-Projekt zu integrieren. vorgesehene Nutzung. Interaktionen zwischen
ein, von dem die Steuerfunk den Softwareprodukten sind schwierig.
tion sehr profitieren kann. Business Cases
Das S/4HANA-Projekt bedeutet aus Sicht der Verankerung in die Geschäftsprozesse
M
it S/4HANA modernisiert SAP die Steuerabteilung nicht nur Aufwand für die S/4HANA bietet der Steuerabteilung jetzt
bestehende ERP-Softwarelösung. eigentliche Projekttätigkeit (Design, Konzep- die Möglichkeit, ihre End-to-End-Prozesse zu
Das neue ERP-System ermöglicht tion, Testing, Schulung, Dokumentation etc.), optimieren, zu automatisieren und sich in die
insbesondere eine Datenanalyse und -ver- sondern auch die Chance auf einen tatsäch- operativen Geschäftsprozesse zu integrieren.
arbeitung in Echtzeit. Spätestens Ende 2027 lichen Wertbeitrag im Unternehmen. Mittler- Neben der Nutzung von SAP Core (Standard-
müssen Unternehmen ihr SAP-System auf weile gibt es eine Vielzahl von Business funktionalitäten) stehen insbesondere die
S/4HANA umgestellt haben, da dann Kern- Cases, um die Investitionen in die Digitalisie- Nutzung von weiteren steuerspezifischen
anwendungen wie SAP ERP 6.0 nicht mehr rung der Geschäftsprozesse und deren Wert- SAP-Modulen, SAP Embedded Analytics,
unterstützt werden. Folglich müssen sich beitrag zu berechnen. Es geht um Effizienz- aber auch Microsoft-365-Produkte und wei-
die Unternehmen über alle Branchen hin- und Qualitätssteigerung, um die Minimierung tere Technologien im Fokus. Zudem w erden
weg Gedanken über ihre IT- und ERP-Strate- des steuerlichen Risikos und die Sicherstellung die operativen Geschäftsprozesse häufig
gie machen und dies in ihrer Roadmap für die der Tax Compliance. Solche Business-Case- bereits in einer Standardnotation zur Prozess-
Digitalisierung berücksichtigen. Wichtig ist Betrachtungen zeigen beispielsweise auch dokumentation abgebildet. Als Standard-
notation wird vielfach „Business Process
Model and Notation“ (BPMN) angewendet.
Gerade innerhalb von S/4HANA-Projekten
erfolgt regelmäßig eine Neumodellierung der
Prozesse, sodass die Steuerabteilung an diese
Dokumentation anknüpfen kann (insbesondere
auch zur Abbildung und Unterstützung von
Tax-Compliance-Management-Systemen).
Unterstützung
Flankierend unterstützt SAP mit dem Trans-
formationsangebot „RISE with SAP“ Unter-
nehmen beim Umstieg auf S/4HANA und
auf dem Weg in die Cloud. RISE versteht sich
als „Business Transformation as a Service“
und besteht aus unterschiedlichen Kompo-
nenten. „Business Process Intelligence“ soll
Unternehmen bei der ganzheitlichen digita-
len Transformation unterstützen und helfen,
Foto: picture alliance / dpa | Uwe Anspach
die Kern-ERP-Prozesse in die Cloud zu ver-
lagern. Hierzu wird unter anderem eine Platt-
form zur Prozessdokumentation in BPMN
zur Verfügung gestellt. Diese soll standardi
sierte Prozesskennzahlen, umfassende Bench-
marking-Daten, Process Mining, User Behavior
Mining und Customer Experience Analysis
enthalten. Damit ergeben sich auch im Bereich
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