EXECUTIVE ASSISTANT/COORDINATOR THE NEW HANSE - AUSSCHREIBUNG

AUSSCHREIBUNG                                                           31.08.2021

EXECUTIVE
ASSISTANT/COORDINATOR
THE NEW HANSE

EXECUTIVE ASSISTANT - THE NEW HANSE (100%)
THE NEW INSTITUTE ist ein Institute of Advanced Study und eine Plattform
für die Gestaltung gesellschaftlichen Wandels. Es wurde 2020 in Hamburg
gegründet, um Antworten zu finden auf die drängendsten ökologischen,
wirtschaftlichen und politischen Herausforderungen der Zeit. THE NEW
INSTITUTE versammelt internationale VordenkerInnen aus Wissenschaft,
Praxis und Zivilgesellschaft, um wirksame und nachhaltige Zukunftskonzepte
zu entwickeln.

Das Pilotprogramm The New Hanse begleitet und unterstützt Hamburg dabei,
zur europäischen Modellstadt einer grünen digitalen Transformation zu
werden. In enger Zusammenarbeit mit Engagierten und Unternehmen vor Ort
und als weltoffene Metropole eingebunden in ein internationales Experten-
und Partnernetzwerk werden in den Aktionsbereichen “Digitale
Stadtbeteiligung”, ”Data Commons” und “NetZero” Projekte identifiziert, mit
denen ganz praktisch das Potenzial einer datengestützten und
bürgerzentrierten Zukunft aufgezeigt wird, die ohne Ressourcenübernutzung
auskommt.

Für diese Unternehmung suchen wir nach einem/einer Projektassistenz des
Leitungsteams vor Ort in Hamburg, die über ein ausgezeichnetes Netzwerk in
der Stadt (ob zu zivilgesellschaftlichen Organisationen oder alteingesessenen
Unternehmen wie auch Startups), sowie thematisches Interesse in den
Bereichen Neuer Urbanismus, Daten, digitale Demokratie und
Nachhaltigkeitspolitik verfügt - und mit Begeisterung Informations- und
Partnermanagement in einer hochdynamischen Umgebung organisiert.

IHRE AUFGABEN

-    Unterstützung bei Projektplanung und -organisation aller Programmteile
         von The New Hanse, u.a. administratorische und inhaltliche
         Vorbereitung von Terminen
    -    Koordination des Informations-, Kommunikations- und
         Teammanagements
    -    Unterstützung der Projekt-Finanzadministration und des
         Ressourcenmanagementsoloribus
    -    Koordinationstätigkeiten mit den weiteren Programmen von THE NEW
         INSTITUTE
    -    Unterstützung der Planung (& Analyse) von (internen) Workshops zu
         den Themengebieten Neuer Urbanismus, Daten, digitale Demokratie
         sowie Nachhaltigkeitspolitik
    -    Redaktionelle Tätigkeiten und Organisation von (öffentlichen)
         Veranstaltungen
    -    weitere Querschnittsaufgabenolore

    DAS BRINGEN SIE MIT
    -   Die organisatorische Fähigkeiten zur Koordinierung und Verwaltung von
        Projekten (einschließlich Finanz- und Ressourcenplanung)
    -   Mindestens einen einschlägigen Bachelor-Abschluss oder eine
        äquivalente aufgabenrelevante Ausbildung bzw. umfangreiche
        Kenntnissen im Veranstaltungs-/Projektmanagement (idealerweise mit
        inhaltlichem Interesse für Stadt, Daten, digitale Demokratie und
        Nachhaltigkeitspolitik) oder abgeschlossenes Studium in den Bereichen
        Neuer Urbanismus, Daten, digitale Demokratie und
        Nachhaltigkeitspolitik (zusätzlich mit nachgewiesenen Vorkenntnissen
        im Projektmanagement in dynamischen Umgebungen)
    -   Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und
        Schrift
    -   Hohe Motivation und Leistungsbereitschaft
    -   Ein solides Netzwerk in Hamburg zu verschiedenen Stakeholdern von
        Verwaltung, NGOs bis zu KMUs und Industrie
    -   Interesse an Menschen, verbindliches Auftreten und ausgeprägte
        Kommunikationsfähigkeiten
    -   Teamorientierung
    -   Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten und Priorisieren

    DAS BIETEN WIR
    -   100% Stelle vor Ort in Hamburg in direkter Alsterlage (Vertragslaufzeit
        zunächst 2 Jahre)
    -   faire Bezahlung (je nach Vorkenntnissen bis zu TV-L 13)

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-   ein kleines, motiviertes Team, Anbindung an die weiteren Programme
        von THE NEW INSTITUTE und ein internationales Partnernetzwerk

    Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (in einem pdf-Dokument) bis zum
    11.09.2021 an: jobs@thenew.institute
    (Die Vorstellungsgespräche finden digital in der zweiten Septemberhälfte
    statt.)

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JOB POSTING                                                                  31.08.2021

    EXECUTIVE
    ASSISTANT/COORDINATOR
    THE NEW HANSE

    EXECUTIVE ASSISTANT /COORDINATOR - THE NEW HANSE (100%)
    THE NEW INSTITUTE is an Institute of Advanced Study and a platform for
    shaping social change. Founded in Hamburg in 2020, its aim is to provide
    answers to the most pressing ecological, economic and political challenges of
    our time. THE NEW INSTITUTE gathers international thought leaders from
    academia, activism and civil society to develop impactful and sustainable
    concepts for the future.

    Our pilot programme The New Hanse accompanies and supports Hamburg in
    becoming a European model city of green digital transformation. In close
    cooperation with local stakeholders and businesses, and as international
    metropolis naturally integrated into an international network of experts and
    partners, pilot projects will be identified and implemented in action areas like
    "Digital City Participation", "Data Commons" and "NetZero" to demonstrate the
    potential of a data-driven, citizen-centred future - in which we arrive without
    continuing to overuse resources.

    For this venture, we are looking for an executive project assistant to the
    management team in Hamburg, featuring an excellent network in the city
    (whether to civil society organisations or long-established companies), as well
    as thematic interest in the fields of new urbanism, data, digital democracy
    and sustainability policy - who is enthusiastic about information- and partner
    management in a highly dynamic environment.

    It is very important to us that our team reflects the diversity that exists in our
    connected world, in terms of ethnicity, gender, sexual orientation, age, socio-
    economic class, physical ability or attributes, religious or ethical values system,
    national origin, and political beliefs. That is why we highly encourage people
    from all backgrounds to apply, so that we can build an institute which is true to
    its values.

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YOUR TASKS
    -   Supporting project planning and organisation of all elements of The New
        Hanse, including administrative and content-related preparation of all
        (partner) appointments. Co-Coordination of information,
        communication and team management
    -   Supporting the projects’ finance administration and resource-
        management
    -   Coordination with the other programmes of THE NEW INSTITUTE
    -   Supporting organisation and analysis of workshops on the topics of new
        urbanism, data, digital democracy and sustainability policy
    -   Editorial work, (co-)organisation of events
    -   Cross-sectional tasks

    YOUR PROFILE
    -   Solid organisational skills to coordinate and manage projects (including
        financials and resource planning).
    -   B.A. or task-relevant training in the field of; or extensive knowledge in
        event/project management (ideally paired with a substantive interest in
        cities, data, digital democracy and sustainability policy) or degree
        connected with new urbanism, data, digital democracy and sustainability
        policy (additionally: proven previous experience in project management
        in dynamic environments).
    -   Fluency in German and English, both written and spoken
    -   High motivation and willingness to perform
    -   A solid, pre-existing network in the city of Hamburg with stakeholders
        ranging from Government, civil society to businesses and SMEs
    -   An interest in people, an engaging manner and strong communication
        skills
    -   Ability to work independently and self--organised as well as in a small
        team

    BENEFITS
    -   100% position on site in Hamburg in direct Alster location (fixed contract
        for 2 years initially)
    -   Fair payment (according to prior expertise up to TV-L 13-equivalent)
    -   a small, motivated team and connection to a large international network
        and to the other programmes of THE NEW INSTITUTE

    Send applications with the usual documents attached in one document (pdf)
    by 11.09.2021 to the following email address: jobs@thenew.institute
    (Interviews will take place digitally in the second half of September)

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