SPOTSi Schlau - Ihr Magazin - Unser Top-Thema
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SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Unser Top-Thema: Unser Motto:
GEMEINSAM Ziele erreichen!
Dokumentationen…
Unser Top-Thema dieses Mal „Dokumentationen –
notwendiges Übel oder absolutes Muss?“ Könnten wir ohne
Dokumentationen „leben“? Was meinen Sie?
Erfahren Sie mehr! Sonja Klimke
Ab Seite 4 SPOTS-BSS GmbH
Ausgabe 10, Herbst/Winter 2020
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
EDITORIAL
HERZLICH WILLKOMMEN!
Sehr geehrte Damen und Herren,
„Dokumentationen“ ist unser Thema. Ist das ein notwendiges Übel oder
immer noch ein „Muss“? Dieser Frage stellen wir uns in diesem Magazin.
Ob Produktbeschreibungen, Beschreibungen rund um Software oder
einfach die schriftliche Darstellung von Arbeitsanweisungen – alles ist
irgendwie „dokumentiert und festgehalten“.
Wer sich heute ein neues Auto kauft, erhält auch heute noch in
Katalogstärke das Handbuch dazu… bei jedem neuen Gerät – angefangen
vom „normalen“ Küchenmixer bis hin zu „Smarthome“-Produkten: überall liegt etwas
Schriftliches dabei…So unwichtig scheint das Thema „Dokumentation“ in unserer heutigen
Welt also nicht zu sein.
Neben diesem spannenden Thema haben wir zudem interessante Beiträge von unseren
Kollegen und Kolleginnen aus den unterschiedlichsten Richtungen erhalten. Lassen Sie sich
überraschen, was es Neues gibt!
Des Weiteren habe in „eigener Sache“ einen eigenen Beitrag zu verschiedenen SPOTS-BSS-
Punkten zusammengestellt - um Sie auf den aktuellen Stand zu bringen.
Wenn Sie sich ebenso mit einem Beitrag in unserem Magazin beteiligen möchten, melden Sie
sich bitte! Viel Spaß beim Lesen!
Ihre
Sonja Klimke, Geschäftsführerin
Sie möchten uns persönlich kennenlernen? GERNE! Besuchen Sie
uns:
Kommen Sie doch einfach auf einen Kaffee in Dortmund vorbei – oder vereinbaren Sie
ein Online-Meeting via „Teams“, „Teamviewer“ oder „Go-To-Meeting“.
Das nächste Business Frühstück ebenso wie die DYNAfair wird erst 2021 wieder
stattfinden…
Ausgabe 10/2020 Seite 1 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Inhalt
EDITORIAL ........................................................................................................................... 1
„Wenn ich nicht mehr weiter weiß… ...................................................................................... 3
Wunderwelt der technischen Dokumentation......................................................................... 7
10 Fragen an Learn4D365 ...................................................................................................15
Dokumentationen – zeitaufwendig, lästig, vernachlässigbar? ...............................................18
fastGUIDE Ein Modul das Ihnen den Alltag erleichtert .........................................................21
8 Erfolgsfaktoren für Ihr ERP-Projekt....................................................................................26
SPOTS-BSS-Bibliothek ........................................................................................................32
Informationen zu Workshops und mehr! ...............................................................................33
Tipps & Tricks aus dem NAV- & BC-Support ........................................................................34
SPOTS-BSS bietet mehr! Unser Herzensprojekt: SPOTS für Schulen .................................35
In eigener Sache…. ..............................................................................................................36
Die nächsten Termine ..........................................................................................................37
Zum Schluss ........................................................................................................................38
Impressum
Nachdruck nur mit ausdrücklicher
Herausgeber: Genehmigung der Redaktion sowie
Konzeption, Redaktion und Gestaltung: Angabe der Quelle und
SPOTS-BSS GmbH Belegexemplare.
Oslostraße 2 | 44269 Dortmund SPOTS-BSS GmbH, Dortmund
DEUTSCHLAND Sonja Klimke Bildnachweis:
Deckblatt, sowie Seiten 3,4,5,6,33:
Telefon: +49 (0)231 3177 6420 Druck: clipdealer, Seite 27,28,31 Christian
kontakt@spots-bss.com * www.spots-bss.com Kudler, Seite 33, 39 Sonja Klimke
style & print, Thomas Hornung
Ausgabe 10/2020 www.styleandprint.de SPOTSI Schlau ist unser
Erscheinungsweise: 2-mal jährlich Maskottchen – entwickelt von Lisa
Winter, bms GmbH
Ausgabe 10/2020 Seite 2 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
„Wenn ich nicht mehr weiter weiß…
von Sonja Klimke, SPOTS-BSS GmbH, Dortmund
…“bilde ich einen Arbeitskreis…“ oder schau in eine Dokumentation…
Brauchen wir das heute noch? Sind dicke Handbücher, ellenlange Projekt-
und sonstige Beschreibungen in unserer ach so hochtechnologischen Welt
überhaupt noch notwendig?
Frage ich heute jüngere Kollegen und Kolleginnen, erfahre ich mehr als einmal, dass Bücher
„total out“ sind. Heute wird der Großteil per Film(chen) konsumiert. Es gibt aber auch in der
Altersgruppe zwischen 15 bis 25 noch die „Bücherwürmer“ – so ist es ja nicht.
Woher kommt eigentlich das Bedürfnis alles zu dokumentieren? Gab es das denn in der
Vergangenheit auch schon?
Was wäre, wenn die Höhlenmalereien nicht dem Zweck gedient haben als „Bilder“ die doch
recht tristen Höhlenwände zu verzieren, sondern eher dazu gedacht waren, dem Jäger-
Nachwuchs aufzuzeigen wie eine Jagd auf ein Mammut auszusehen hat?
Lernen durch Bilder… das kannten also schon die Steinzeitmenschen .
Oder die alten Ägypter – die für solche Themen ja auch gern herangezogen werden: sie haben
ihr Wissen und ihre Geschichte buchstäblich in Stein gemeißelt – oder auf Wände gemalt. Und
geben uns noch heute zum Teil „Rätsel“ auf. Was wiederum auch so manchen heutige
Dokumentation ohne Probleme schafft.
Diese Aufzählung ließe sich noch endlos weiterführen… und ohne Gutenberg und den
Buchdruck, hätte es durchaus weiterhin noch lange Zeit Papyrus oder ähnliche Materialen
gebraucht, um etliche Themen aufzuschreiben.
Entstehung der “Dokumentation”
Über “Wikipedia” habe ich einen interessanten Eintrag gefunden: in Zusammenhang mit
dem Stichwort „Dokumentation“ taucht der Name „Paul Otlet“ auf. Hier ein kurzer Abriss:
„Paul Otlet (geb. 23.08.1868, gest. 10.12.1944 /Brüssel) stammt aus einer
Industriellenfamilie. Seine Kindheit verbrachte er bereits in Bibliotheken…
… Zusammen mit Henri La Fontaine gründete Paul Otlet am 12. September 1895 das „Office
International de Bibliographie” mit dem Ziel, eine Universelle Bibliothek – das Mundaneum
– zu schaffen. Im Mundaneum waren damals 15 Millionen Werke handschriftlich verzeichnet
und nach Themengebieten geordnet. Schon 1912 konnten 1500 schriftliche Anfragen zu
zahlreichen Wissensgebieten beantwortet werden. Im Rückblick betrachtet erscheint das
Mundaneum als eine erste analoge Suchmaschine. …“
(Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach „Paul Otlet“)
Ausgabe 10/2020 Seite 3 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Das Thema „Dokumentationen“ ist also weder „alt“ noch „neu“ – sondern Bestandteil unseres
Lebens.
Keine (ERP-)Software ohne Dokumentation!
Gerade im Softwarebereich – und hier
speziell auf NAV und Business Central
geschaut – wird oft und viel nach
Dokumentationen gefragt.
Im Gegensatz zu Microsoft, dass gern in
diesem Zusammenhang auf die „Onlinehilfe“
verweist, bemühen sich Partnerkollegen und -
kolleginnen – ebenso wie meine Person – den
Anwendern entsprechende Beschreibungen
zu den unterschiedlichsten Prozessen in ihrer
Lösung mitzugeben.
Dafür reicht die Onlinehilfe nämlich nicht!
Wir sprechen hier ja auch von einem ERP-System – und hier geht es nun einmal primär um
die eigentlichen Abläufe MIT der Lösung. Das „und hier drücken Sie auf einen Knopf“ ist
zwar nett und wenn sogar in der Onlinehilfe neben einer kurzen Erläuterung noch daneben
steht, was das Ganze im Hintergrund auslöst – perfekt!
Aber so sind Onlinehilfen meist nicht aufgebaut…
Und wenn dann dazu kommt, dass Anwender eine branchenspezifische Lösung haben bzw.
spezielle Unternehmensabläufe über eine Programmierung abgewickelt wurden, bleibt es
dem- oder derjenigen nicht erspart, eine Beschreibung mit aus zu liefern.
Dokumentationen schreiben ist lästig…
Mag sein, dass der eine oder andere es als „lästige Tätigkeit“ empfindet. Wichtig ist es allemal!
Zumal hier mehrere Punkte mit erledigt werden
a) Der Schreiber/die Schreiberin macht sich selbst nochmal den Prozess als solches
bewusst. Oft fallen beim Be-Schreiben einer Funktion und dem damit verbundenen
Test, auch Fehler oder fehlende Funktionen auf. Es ist also quasi ein Test nach dem
eigentlichen QS-Test.
b) Der Leser/die Leserin finden ihren Prozess im Optimalfall so wieder, dass sie mithilfe
dieser Beschreibung ihre Tätigkeit in der ERP-Lösung abbilden und nachvollziehen
können.
c) Es dient als Nachschlagewerk – unter anderem auch für den Support des Dynamics-
Partners. Denn wir können nun einmal nicht alle Prozesse unserer Anwender im Kopf
behalten…
Ausgabe 10/2020 Seite 4 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Echt jetzt? Und wie soll ich die Dokumentation erstellen?
Es gibt verschiedenste „Bordmittel“ mithilfe dessen eine Dokumentation erstellt werden kann.
Dazu zählen neben den „klassischen“ Textverarbeitungen wie WORD® auch Publisher & Co..
Des Weiteren gibt es zahlreiche „Hilfsmittel“ vom Aufzeichnen von Videos, Live-Chats (ja –
auch das würde dazu gehören), „Comics“ (wer kennt sie nicht – die Bildbeschreibungen von
großen Möbelhäusern?) und vieles mehr.
Es gibt ebenso Softwareprogramme, die „verführerisch“ für diejenigen erscheinen, die ungern
selbst Dokumentationen schreiben. Per Mausklick durch das eigentliche ERP-Programm
„surfen“ und ganz nebenbei stellt das „Dokumentier-Software“ eine Dokumentation
zusammen…
Ziemlich lieblos, wenn Sie mich fragen. Kann man machen… aber ist das dann das Ziel? Eine
Dokumentation so zu erstellen, damit man sagen kann ich hab eine?
Dann haben wir das Gleiche wie bei einer nicht nachvollziehbaren Produktbeschreibung zu
einem Bauteil im Möbelbereich… und das ist überflüssiges Material – meine persönliche
Meinung.
Was ist die Voraussetzung für eine gute Dokumentation bzw.
Produktbeschreibung?
Eine rein technische Beschreibung für Geräte,
Maschinen, Autos etc. haben da natürlich andere
Voraussetzungen als eine Dokumentation zu einem
Softwareprogramm. Das ist mir auch klar.
Neugier… Empathie… Fantasie… das wären schon drei
Kernkompetenzen, die jemand mitbringen sollte, um eine
vernünftige Beschreibung zu erstellen.
Ist der-/diejenige in der Lage sich in denjenigen hinein zu versetzen, der mein Produkt kauft
und anwendet?
Nur weil jemand tippen kann, bedeutet das nicht zwangsläufig das der-/diejenige auch eine
gute Dokumentation erstellen kann.
„Geduld“ ist auch ein wichtiger Baustein bei dem Ganzen. Es wird nicht alles auf Anhieb so
gut funktionieren, wie sich das der Einzelne vorstellt… das kann ich Ihnen aus eigener
Erfahrung sagen.
Ausgabe 10/2020 Seite 5 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Eine gute Basis ist die beste Voraussetzung für eine Dokumentation!
Bevor jemand das erste Mal anfängt zu schreiben, muss erst einmal klar sein, wie und was ich
alles benötige.
Brauche ich Bildmaterial? Habe ich die Urheberrechte berücksichtigt? Welches Programm zur
Erstellung nutze ich für die Dokumentation?
Wie sollen die Beschreibungen zur Verfügung gestellt werden? Als „Print“ und/oder auch als
Onlinefähige Daten? Sollen zusätzlich Videos erstellt werden und wenn ja, wie?
Wer kümmert sich um alles? (Schneiden von Videos, etc.)
Habe ich genügend Zeit und Ruhe – im Fall einer Software bzw. eines ERP-Programmes:
habe ich ein Testprogramm, auf dem ich parallel testen kann?
Und die wichtigste Frage: für WEN schreibe ich das Ganze eigentlich?
Es wäre vergebene Liebesmüh, wenn Sie sich so richtig ins Zeug legen und alles „geben“ –
und hinterher liest es keiner. DAS ist mehr als frustrierend. Und nimmt auch die „Lust“, weitere
Dokumentationen zu erstellen.
Welche Altersgruppe spreche ich hier an? Sind es eher die „älteren“ oder eher „junge“? Auch
das macht einen Unterschied!
Sie sehen: es geht um mehr als nur „drauf los zu tippen“.
Ich wünsche Ihnen – falls Sie jetzt vor dem Thema stehen sollten, selbst eine Dokumentation
zu erstellen – viel Erfolg!
Falls Sie Fragen haben: melden Sie sich bitte!
Zur Autorin:
Sonja Klimke, geb. 1967, hat bereits 1984 das erste Mal in Form eines Schülerpraktikums in
der DV-Abteilung mitgearbeitet. Mittlerweile leitet sie die Firma SPOTS-BSS im zehnten Jahr
und bietet Workshops & Seminare, Support und deutschsprachige Literatur rund um Dynamics
365 Business Central/NAV und mehr.
Ihr Kontakt:
SPOTS-BSS GmbH
Oslostraße 2
44269 Dortmund
Tel: 0231 31776 420
E-Mail: sklimke@spots-bss.com
Web: www.spots-bss.com
Ausgabe 10/2020 Seite 6 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Wunderwelt der technischen Dokumentation
von Alexander Schoenhoff, sdvc GmbH
Beginnen wir unsere kurze mythische Reise mit einem kurzen Moment der
Andacht:
„Zeiger auswählbar durch das Eigentümers Operation.
- Drückt auf den Knopf 'Set' um die gespalte Zeit zu fassen,
wenn sie Stille läuft innerlich“
Diese zutiefst berührende Botschaft fand sich in der Betriebsanleitung zu einer schlichten,
asiatisch verursprungten Digitaluhr. Und einem Haiku nicht unähnlich, gebiert sie ein eigenes
kleines Universum.
In seiner Genderneutralität vorbildlich, wird der Operation 'das Eigentümers' gedacht.
Das Eigentümers, dem klassisch-tragischen Sisyphos gleich in verzweifeltem Unterfangen
begriffen, die „gespalte Zeit“ zu fassen, durch Drücken des Knopfes, da genannt 'Set'. Und
wahrlich, hatten wir nicht alle auch schon einmal den Eindruck gespalter Zeit.
Wer kennt es nicht? Am Morgen nach ausschweifender Festivität vielleicht – bei erstem
Lidschlag abrupter temporaler Spaltung angesichtig, das erhabene Gefühl innerlich laufender
Stille?
Ein weiteres geheimnisvolles Kleinod:
„Setzen sie das stereo Kopfphon in Kopfphon Wagenwinde ein,
die Macht ist an, sonst ist die Macht ab.
Für UKW Band, die Tafel wird angezündet, nur als den Laut des Radios - wird erhalten.
When Sie kleinen Lärm wollen, als die Stereo Wirkung, setzen den Umschalter an
'MONO'.“
Für manche Linguisten steht diese Anrufung in einer Linie mit den Merseburger
Zaubersprüchen.
Kopfphon Wagenwinde, das erscheint uns wie der Name eines mythischen Helden aus der
Feder des großen Lyrikers Sir Terence David John Pratchett.
Die kurze Beschreibung mäandert scheinbar um sich selbst. Wann ist Wagenwindes Macht
wirklich an, wann ist sie ... ab? Wo und wie muss ihm/ihr welcher doppelt vorhandene Teil
seiner/ihrer selbst, wann eingesetzt werden? Wie klein ist kleiner Lärm tatsächlich? Wir wissen
es nicht.
So manche Tafel wurde schon entzündet, um zu erforschen, welche Art Tafel denn überhaupt
gemeint sei. Wars die Schieferne vergangener Schulkindgenerationen? Wars die Tafel, an der
sich Menschen einfinden, um gemeinsam zu speisen? Oder wars gar die schokoladene Tafel?
Und wenn ja, in welcher Geschmacksrichtung? Rechteckig oder im Quadrat? In heller oder
gar in dunkler Art? Zu welcher Tageszeit, in welcher Fließgeschwindigkeit, aus welcher Höhe,
bei welcher Umgebungstemperatur und mit welchen Zutaten worin gegossen?
Kurz, eine kostbare Anleitung, wie sie okkulter nicht sein könnte.
Ausgabe 10/2020 Seite 7 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Erst kürzlich entdeckte ich das nachfolgende, wahrlich vollendete Mantra.
Ein großes Werk, welches – obgleich nicht in edlem Sanskrit geschrieben – schon nach
wenigen Rezitationen einen rasch zunehmenden transzendenten Zustand herbeiführt. Es
heißt, wem 100 Rezitationen gelingen, der ist auf direktem Weg ins Nirwana.
WARNUNG
Aus Sicherheitsgründen darf der nachfolgende Absatz nur EINMAL am Stück
gelesen werden!
Lesen Sie den Absatz nicht, wenn Sie alleine sind, nicht während Sie am Steuer
eines Fahrzeugs sitzen und auch nicht, wenn sie Maschinen bedienen oder andere
komplexe Tätigkeiten ausführen. Schwangeren oder Personen unter
bewusstseinsverändernder Medikation oder Menschen mit erhöhter
Suggestibilität wird empfohlen den nachfolgenden Absatz zu überspringen.
„Indem Sie die Druckformatvorlage des Dokuments mit der Druckformatvorlage der
Druckformatvorlage verbinden, können Sie die Druckformatvorlage der Dokumentenvorlage
aktualisieren. Wenn Sie die Druckformatvorlage eines Dokuments mit der Druckformatvorlage
einer Dokumentenvorlage verbinden, ersetzen die Druckformatdefinitionen des Dokuments
die gleichnamigen Druckformatdefinitionen der Dokumentenvorlage. Sämtliche Druckformate
in der Druckformatvorlage des Dokuments, die nicht in der Druckformatvorlage enthalten sind,
werden dieser hinzugefügt.“
BEMERKUNG
„Im besten Fall ist das Satire…“, dachte ich, als entdeckte, dass eben dieser Text (diversen
Quellen zufolge aus dem Handbuch von Microsoft Word für Windows 2.0) als Leseübung in
einem Buch von Thomas Bauer zum Thema Aphasie enthalten ist.
Die Diagnose Aphasie umfasst alle gestörten Verwendungsweisen der Sprache, also
Sprechen, Verständnis, Schreiben und Lesen bspw. nach einem Schlaganfall oder Schädel-
Hirn-Trauma.
Doch keine Sorge, sollten Sie Probleme damit haben den vorherigen Absatz fehlerfrei laut
zu lesen oder ihn beim ersten Durchgang zu verstehen, dürfte es Ihnen gehen wie
unzähligen anderen auch.
Unter uns…
Wir sind hier ja mehr oder weniger unter uns, also haben auch Sie bestimmt schon so manches
Highlight der Handbuch- und Dokumentationsgeschichte erlebt.
Da sind die großen Geisteswerke, zu deren Verwendung man über diverse akademische
Grade in unterschiedlichsten Fachdisziplinen verfügen muss, um sie überhaupt Absatz für
Absatz zu begreifen. Und solche, die in 6 bis 8 Punkt großer Schrift auf der Fläche eines
größeren Post-its wortgewaltige Elegien über die Verwendung eines Kopfhörer-Adapters
feilbieten. Als eigene Kunstform darf auch die reine Bildanleitung, nennen wir sie der
Einfachheit halber den „klassischen Ikeaismus”, nicht unerwähnt bleiben.
Ausgabe 10/2020 Seite 8 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Speziell bei Anleitungen aus dem Billigsegment frage ich mich immer mal wieder, ob so manches „Technical Manual” vom Praktikanten (oder dessen zufällig anwesendem Bekannten) mal eben durch eine sehr frühe Betaversion von Google Translate gejagt wurde. Oder ob sie nicht vielleicht doch eher von einer superintelligenten KI generiert wurde, in der sinistren Absicht unsere Gehirne durchs bloße Lesen seiner Logikbomben lahm zu legen. Und dann gibts noch die unterhaltsamen Texte, die übersetzt zunächst mit korrekten Wörtern aufwarten, dann aber dank ungünstiger Wortwahl und Kombination teils kuriose Untertöne einstreuen. Ich weiß natürlich, dass speziell Beiträge zu IT-Themen oft englische Fachbegriffe enthalten. Liegt in der Natur der Sache, schon klar. Und ebenfalls ja, „Bullshit-Bingo“ als Schlagwort für gedenglischtes Marketing-Sprech ist auch mir ein Begriff. Doch es bleibt für mich ein klares Zeichen für zunehmendem „Copy&Paste-Journalismus“ vorgeblicher Fachredakteure, dass sich gefühlt immer mehr Beiträge auf deutschsprachigen IT-Portalen und noch mehr in ebensolchen „Fach-Blogs“ in unserer Sprache einfach scheußlich lesen. Und das tun sie, eben weil sie völlig offensichtlich mit einem elektronischen Übersetzer zum banalen Füllmaterial der eigentlich zu transportierende Werbebannerseiten verwurstet wurden. Und das ganz ohne, dass man sich wenigstens nochmal kurz mit der Sinnhaftigkeit der Wortwahl oder der Satzbildung geschweige denn der eigenen Sprache beschäftigt hätte. Woran man das erkennt? An Wörtern und Begriffsbildungen, die es so im Deutschen nicht gibt. Beispiel: Rollrasen und gewebte Auslegware werden „ausgerollt“, Software nicht. Die wird ausgeliefert, gestartet, bereitgestellt oder aktiv geschaltet (und nein, die „geht“ dann auch nicht „live“). Ich könnte einen eigenen Beitrag nur zu diesem Thema schreiben, doch das inzwischen allgemein akzeptierte abrutschen in denglisch verhunzte Satzbauten zu beklagen, ist so sinnvoll, wie das ebenso allgemein gedenglischte „das macht Sinn“ gegen das korrekte „das ergibt Sinn“ ersetzt haben zu wollen. Als Cultural Asset ist High Value Content und Proper Use of Speech ein Genuine No-Brainer, aber hey, Chill & Yolo - ich will ja kein Showstopper sein oder hier unnötig die Pace hochfahren! So lange ihr alle fine damit seid solls auch nice für mich sein. Ist halt mehr so mein Personal Itch … Man erkennt wirklich schlechte Übersetzungen auch daran, dass man solche Texte einfach Wort für Wort ins zumeist Englische zurückübersetzen kann. Warum also Qualitätsinhalte liefern und wesentliches in sprachlich korrekter Weise dokumentieren, wenn man thematisch irgendwie passende Texte auch einfach als was Eigenes wiederverwerten kann? Ausgabe 10/2020 Seite 9 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Qualität hat eben ihren Preis… Diese Entwicklung ist uns allen als verwöhnten Null-Euro-Nutzern dieser Medien zu verdanken. Echte Qualitätstexte mit tatsächlich nutzbringendem Inhalt können nicht mal eben nebenbei geschrieben werden, echter Journalismus und echte Themenredaktion entstehen nicht in 5 Minuten. Wenn Redaktionen mit teils jahrzehntelanger Tradition aber heute ums Überleben gegen mehr oder weniger professionelle Blogger und Influencer* kämpfen, auch weil immer weniger Menschen bereit sind für hochwertig erarbeitete Inhalte zu bezahlen, bleibt den Betreibern eben am Ende wohl nur inhaltlichen Restmüll vom Volontär zwischen Werbeanzeigen stopfen zu lassen. Und jedes Mal, wenn irgendwer Clickbaits wie „Sie entdeckte das! Was dann geschah wird Dich zu Tränen treiben“ schreibt, stirbt irgendwo ein Katzenbaby! GANZ bestimmt! Aber ich schweife ab… *Siehe auch Gabler Wirtschaftslexikon https://t1p.de/6swi *Influencer, Tätigkeitsbezeichnung, vom engl. influence, dt. beeinflussen, der Einfluss, etabliert vermutlich um 2007 herum von Robert Cialdini, Wirtschaftswissenschaftler und Psychologe, durch dessen Buch „Influence: Science and Practice“; Buzzword im Grundwortschatz „Bullshit Bingo, v202008“ klingt nicht nur von Berlinern ausgesprochen nach der echten Grippe ist immunologisch, aber ungefährlicher. Untergattung des ‘gemeinen YouTubers, lat. Homo youtubericus vulgaris‘; von Marketingprofis hochgeschätzte, zumeist von Laienselbstdarstellern freiwillig und dann in hoher regelmäßiger Frequenz ausgeübte Tätigkeit, die bekanntlich #endsgeil, #trendy und damit #megacool ist. Genießt in der primär, aber nicht ausschließlich jugendlichen Themenzielgruppe teils höheres Ansehen als der Papst und der Dalai Lama zusammen. Die Agentur für Arbeit bietet noch keine geförderte Umschulung zum YouTuber an… In der allgemeinen Medienpraxis ist der Begriff die Kurzform von „Unaufgefordert, aber dafür höchst engagiert auftretender freier Mitarbeiter (m,w,d,x,y…) im selbstgewählten medialen Vertriebsaußendienst auf eventueller Entgeltbasis“. Zurück zum Thema – technische Dokumentation Neben diesen Stilen und manchen Stilblüten gilt es auch immer wieder zu unterscheiden, ob es um die Dokumentation eines Highend-Produktes geht, das nach gängigen Industrieregeln entwickelt, QM-unterstützt, in Serie und schon seit längerer Zeit industriell gefertigt auf den Markt gebracht wird, oder ob es sich beim Hersteller um ein KMU, ein kleineres Familienunternehmen oder gar um einen Einzelunternehmer handelt, der sich „eher zufällig” beispielsweise vom Erfinder oder auch Handwerksmeister zum Maschinenbauunternehmer oder Prototypentwickler wandelte. Verstehen Sie mich nicht falsch, das ist in keinster Weise arrogant oder abwertend gemeint! Was ich hier anspreche, ist das zwischen diesen Welten signifikant unterschiedliche Denken und seine Auswirkungen auch auf Dokumentationen als solche, doch dazu später mehr. Ausgabe 10/2020 Seite 10 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Man kann über einzelne Verfasser denken was man will, doch der Beruf des technischen Redakteurs* (*ab hier in männlicher Form, in Vertretung aller Geschlechter) ist wichtig und anspruchsvoll in mehrerlei Hinsicht. Meinem Dafürhalten nach sind es bei weitem nicht nur fachliche und/oder theoretische Verständnisse und Befähigungen, die ein guter technischer Redakteur mitbringen muss. Gehe ich vom freiberuflichen „Einzelkämpfer” aus, muss dieser, neben schneller Auffassungsgabe, nicht selten auch gestalterische und mehrsprachige Kompetenzen mitbringen. Und er/sie muss in der Lage sein, das möglicherweise selbst gerade erst verstandene Wissen für andere verständlich in Worte zu fassen. Vorausgesetzt diese Person verfügt also über technisches Verständnis, ein Mindestmaß an kompakt vermittelnder Erzählkunst und ein Auge sowohl fürs Wesentliche als auch für Details, ist je nach Themenbereich schon viel gewonnen. Der Berufszugang ist Seiteneinsteigern und studierten Spezialisten möglich. Aber die Qualität des Ergebnisses ergibt sich wie so oft eher aus der Person als aus deren Ausbildung. Sinn für Sprache und Gestaltung sind jedoch noch lange nicht alles. Allein in den deutschsprachigen Ländern gibt es bekanntlich eine Vielzahl an Empfehlungen, Vorschriften und Regelwerken, die allesamt aufs peinlichste genau befolgt werden wollen. Dazu kommen dann noch akademische Empfehlungen, hier nur als Beispiel genannt die Problemtypologie, die im Kern dazu gedacht sind, Dokumentationen und Anleitungen sowie deren Erstellung und Bewertung nach wissenschaftlichen Gesichtspunkten weitestmöglich zu standardisieren. Nun klingt „standardisieren” für Seiteneinsteiger aus der Kreativwelt, also für Leute wie mich vor ein paar Jahren, spontan nach einem Rezept für sterbenslangweiligen Einheitsbrei. Erkennt man dann aber, dass professionelle (= effiziente und produktive) Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig und dann noch das Erzeugen von Content/Inhalten in Teams, in allen Arbeitswelten klare Spielregeln und damit eben auch allgemeingültige Standards erfordert – und das eben nicht nur in der vertrauten Medienagentur – wird das vermeintlich Langweilige plötzlich doch wieder zum selbsterklärenden Qualitätsmerkmal und Produktionssteigerungswerkzeug. Dokumentieren ist eine Kunst für sich! Doch nicht selten liegt die allerhöchste Kunst auch darin, dass vom Kunden zu bezahlende Textwerk mit dem von Gesetz und Vorschrift geforderten Mindestmaß an Information in Einklang zu bringen. Es wird nur allzu oft unterschätzt, dass technische Redakteure hochwertige Arbeit abliefern (müssen), die qualitativ mindestens in gleicher Anspruchshaltung steht wie das zu beschreibende Produkt selbst. Im Ergebnis nützlich, verständlich, fehlerfrei, Vorschriftskonform, Gefahren vermeidend und insgesamt zielführend zu nutzen. All das zu liefern, ist – grob gesehen – das Ziel. Und dieses Ziel zu erreichen braucht seine Zeit. Für angestellte und in der eigenen Produktpalette erfahrene Redakteure mag es einen Zeitvorteil geben, doch für Freiberufler ist Zeit immer auch gleich Geld. Und an der Qualität orientierte Arbeit hat bekanntlich ihren Preis, auch in der technischen Redaktion. Ausgabe 10/2020 Seite 11 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Massenprodukt oder eher Sonder-Exemplar? Auch das kann entscheidend sein! Handelt es sich beim zu beschreibenden Handbuchthema um ein Massenprodukt, lassen sich die Redaktions- und Dokumentationskosten relativ leicht in den Verkaufspreis einkalkulieren. Bei individualisierten Produkten und erst recht bei Muster- und Einzelstücken wie Spezialmaschinen und anderem technischen Gerät, sieht die Sache aber ganz anders aus. Und das gilt ganz besonders dann, wenn der Kunde des Handbuch-Auftraggebers aus dem Konzernumfeld kommt. Denn dort gehts im Einkauf um den aller(aller)letzten Cent. Es versteht sich von selbst, dass der billigste Anbieter im Zweifelsfall dennoch das bestmögliche Produkt gemäß Pflichtenhaft liefern muss. Wer das dann doch nicht kann, erfährt recht schnell, was es mit „Abzug nach Prüfung“ und „Vertragsstrafe“ auf sich hat. Der Begriff „Negativgewinn” bekommt da schon mal ganz neue Bedeutungen. „Sie wurden doch nicht gezwungen an der Ausschreibung teilzunehmen …” Ja, das ist ein Zitat. Und gerade hier kann ich aus eigener Erfahrung sagen, dass manch kleinerer Hersteller lieber das Risiko eingeht für eine suboptimale Doku abgemahnt zu werden, als den Handels(kampf)preis seiner Produkte aufgrund professioneller Begleitdokumentation über Gebühr aufzublähen und dann aus dem Rennen um eine Ausschreibung zu fliegen. „Ich hätte gern eine einfache Dokumentation“ – warum diese Aussage ein Boomerang werden kann… Aussagen in Anfragen für Kostenvoranschläge wie „ganz einfache Dokumentation” oder „ganz einfaches Handbuch” können sich dann für freie Redakteure im weiteren Verlauf als heftige Tretminen erweisen. Und ja, ich habe wenigstens einen solchen Kunden. Clevere Speziallösungen im Bereich Klimatechnik entwickelnd, selbst herstellend und vertreibend, peilt dieser seit Jahren die Serienfertigung an, tritt aber aufgrund des knallharten Wettbewerbs bei seinen Highend- Kunden schon bei der CAD-Entwicklung und der Schaltplandokumentation derart auf die finanzielle Bremse, dass ich bei der Erstellung seiner diversen Handbücher viel zu oft nur dank „Telepathie und Hellseherei” an Infos komme, die ich zur korrekten Auftragserfüllung zwingend brauche. Und genau für diesem Kunden darf ich dann in Vollproduktion auch die komplette 3D- Illustration und auch noch die Übersetzung ins Englische liefern. Und gings nach ihm, gäbe es das Ganze am besten zum vorher vereinbarten Festpreis - eh klar. Kämpft man (oder frau) sich dann durchs staubige Leitzordnerlabyrinth und durch Stapel loser Blätter und Handnotizen, kommt man (oder frau) sich immer wieder vor, wie Indy Jones (oder Lara Croft) auf der Suche nach der verlorenen Stückliste. Was das für ein Spaß sein kann, wird jeder bestätigen, der selbst schon in dieser Weise „Datenarcheologie” für andere betrieben hat. Ich arbeite seit knappen Vierteljahrhundert in mehreren Berufen, doch auch in dieser speziellen Sparte konnte ich eine der wesentlichsten praktischen Erfahrungen vielfach prüfen und immer wieder belegen: „Wenn zwei übers Gleiche reden, ist das noch lange nicht dasselbe”. Ausgabe 10/2020 Seite 12 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Kommunikation ist wie immer der Schlüssel! Für mich themenübergreifend wichtig und auch für meine anderen Tätigkeiten äußerst wertvoll, war die sehr praktische Erkenntnis, wie sehr sich Handeln, Denken und Kommunizieren von Handwerkern, Handwerksmeistern, Entwicklern, Technikern und Ingenieuren und natürlich auch Geschäftsführern im gleichen Themenkreis doch unterscheiden können. Da liegen nicht nur Welten, sondern stellenweise Galaxien oder gar Paralleluniversen dazwischen! Und jetzt vergleiche man diese bahnbrechende Erkenntnis einfach nochmal schnell mit dem Unterschied zwischen Endanwender und technischem Redakteur… Mangelnde Dokumentation ist ein „Stolperstein“! Und das in jeder Hinsicht… Eine durchgehende interne Dokumentation ist meines Erachtens absolut essenziell. Denn schon aus ihr allein lässt sich vergleichsweise schnell ein tragfähiges Grundgerüst, beispielsweise für ein Handbuch erzeugen, ohne dass weitere Personalzeiten zum Wissenstransfer einbezogen werden müssen. Und nicht zuletzt ist mangelhafte Dokumentation, gefolgt von einem entsprechend mangelhaften Handbuch, rechtlich betrachtet sogar ein echter einklagbarer Sachmangel. In dessen Folge kann vom Endkunden/Verbraucher Preisnachlass, Nachbesserung oder gar Rücktritt vom Vertrag eingeklagt werden. Ebenfalls nicht zu vergessen ist, dass schlechte Handbücher schlechte Kundenbewertungen einbringen können und damit in Folge Umsatzeinbußen drohen könnten. Das mag auf billige Massenprodukte im noch nicht unbedingt zutreffen, bei hochpreisigen Produkten aber ziemlich sicher etwas ausmachen. Und dass auch die Service- und Supportkosten in direkter Abhängigkeit zur Qualität der Dokumentation eines Produkts stehen, erklärt sich eigentlich von selbst. Gute Dokumentation hat also messbare Vorteile, auch in Zeiten zunehmend schnellerer Entwicklungen und immer kürzerer Produktlebenszeiten. Gute Dokumentation und darauf basierende, leicht verständliche und zielgruppengerechte Handbücher können Geld in mehrerlei Hinsicht einsparen. Weniger Ärger, weniger Streit, weniger Schäden, weniger Kosten für Service und Support. Wobei … speziell im Bereich Service und Support wird ein Django-mäßig hingeknurrtes „RTFM!” als universelle Antwort auf Fragen von Kunden wie Kollegen ja mal sowas von überhaupt nicht geschätzt! Denn mal ehrlich, wer liest denn schon Handbücher? Ausgabe 10/2020 Seite 13 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Zum Autor:
Alexander Schoenhoff, geb. 1968, ist seit mehr als 25 Jahren auch in der IT-Welt zuhause. Als
erfahrener Mediendesigner mit den Schwerpunkten DTP, Illustration und Web, sowie als
Trainer und Consultant für diverse Soft Skill-, IT- und Multimedia-Themen hat er stets einen
aufmerksamen Blick auf den Themenkreis „Technologie und Mensch“.
Er weiß durch sehr direkte Erfahrungen "am eigenen Leib" also auch um die teils extremen
Anforderungen und Probleme der Menschen in der IT- und Medienwelt. Parallel zu seiner
ebenfalls langjährigen Arbeit als Medizinjournalist hat er sich genau aus diesem Grund,
inzwischen gemeinsam mit seiner Frau, schon vor einigen Jahren auch als Heilpraktiker in
eigener Praxis etabliert.
Als primär fachmedizinisch arbeitende Praxengemeinschaft bietet die Heilpraxis Schoenhoff
in Rosenheim Dienstleistungen u.a. in den Schwerpunktbereichen Labordiagnostik,
Stoffwechsel- und Mikrobiomstörungen, Stressbelastungserkrankungen, Orthomolekulare
Medizin, Mesotherapie, Schmerztherapie, Gesprächs- und Hypnotherapie an.
Ihr Kontakt:
Sie möchten persönlich mit Herrn Schoenhoff sprechen? Unter
www.alexander-schoenhoff.de
finden Sie weitere Informationen.
SDVC Medien GmbH
Alexander Schoenhoff
Birkenweg 5
83064 Nicklheim b. Raubling
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Ausgabe 10/2020 Seite 14 ©SPOTS-BSS GmbHSPOTSi Schlau – Ihr Magazin 10 Fragen an Learn4D365 von Sonja Klimke, SPOTS-BSS GmbH im Gespräch mit René und Michaela Gayer Herzlich Willkommen! Hallo Ihr Zwei! Die MBS-Training bzw. Learn4D365 gibt es ja bereits viele Jahre im Dynamics-Universum. Ihr und Euer Team versorgt die Anwender regelmäßig mit Dokumentationen jedweder Art zu den Themen Microsoft Dynamics 365 Business Central und CRM. Ich freue mich, dass Ihr Euch die Zeit nehmt mir ein paar Fragen zu diesem wichtigen Thema zu beantworten! Frage 1: Was macht Eurer Meinung nach eine gute Dokumentation aus? Eine gute Dokumentation sollte überschaubar, einfach, schnell zu handhaben und verständlich sein. Frage 2: Was hat sich Eurer Meinung nach in den letzten Jahren diesbezüglich geändert? Die Digitalisierung, speziell im Bücherbereich ist ein großer Vorteil geworden, weil mehr an Informationen schneller zur Verfügung steht. Gleichzeitig „überfordert“ es den Anwender manchmal zu viel an Informationen bereit zu haben. E-Books, Bücher, und Videos haben in Summe ihre Vor- und Nachteile. Zudem gibt es unterschiedliche „Einsatzgebiete“ für Dokumentationen. Da in Summe die Vorteile überwiegen und Information kosteneffizienter auch herzustellen sind, mussten und müssen sich bestimmte Generationen erst anpassen. Auch wenn bestimmte Kanäle heute präsenter sind und mehr Vorteile bieten, wird zumindest im Moment auch „Bewährtes“ weiterhin zurecht bestehen bleiben. Frage 3: Wenn Ihr Euer Klientel so anseht – könnt Ihr uns sagen, wie sich das „Gewicht“ zwischen Online-Tutorials/Videos und Online-Dokumentation in etwa verteilt? (heißt: wird mehr Video geguckt oder eher Online-Dateien abgerufen?) Die Nutzungsverteilung ist sehr unterschiedlich da manche Inhalte nur auf manchen Kanälen zur Verfügung stehen. Da wir in Summe mehr Videos als E-Books haben überwiegt total aber immer Video - nur ein Vergleich ist so eigentlich nicht herstellbar. Ausgabe 10/2020 Seite 15 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Frage 4: Was sind die größten Herausforderungen für einen Autor bzw. für das Erstellen einer vernünftigen Dokumentation? Lernen – Lernen – Lernen… und viel Zeit…. Frage 5: Gerade im IT-Bereich wird sehr viel auf Englisch dokumentiert. Ihr selbst bietet ebenfalls Online-Tutorials sowohl auf Englisch wie auf Deutsch an. Wie wichtig ist es Eurer Meinung nach, in der jeweiligen Landessprache zu dokumentieren? In der IT ist Englisch heute ein zentrales Element der Kommunikation. Das Lernen in der eigenen Muttersprache ist aber unserer Erfahrung nach immer einfacher. Frage 6: Was war für Euch die bisher größte Herausforderung in Zusammenhang mit dem Thema „Dokumentation“? Die immer noch größte Herausforderung ist die rasante Entwicklung von Hard- und Software. Daher lernen, lernen lernen. Frage 7: „Bücher“ werden von jüngeren Anwendern oft belächelt. Aber gerade die Printausgaben werden doch noch öfter angefragt. Wie seht Ihr das: ist das ein Generationsthema? In der IT ist es tatsächlich ein Generationsthema. Im Allgemeinen aber auch eher eine Frage des Verwendungszwecks. Sind es Lerninhalte, Romane, Allgemeines, Kochbücher? Je nach Anforderung will der Anwender dann eher ein Buch oder eben ein E-Book. Frage 8 Was war das Witzigste, was Ihr in Zusammenhang mit einer Dokumentation bzw. einem Handbuch gesehen bzw. gelesen habt? Ein auf Deutsch – Chinesisch gesprochenes Tutorial zum Aufwärmen des Trainers für die Aufnahme. Frage 9: Was können Eure Abonnenten auf Eurer Plattform als nächstes sehen bzw. abrufen? Diese Frage würde ich gerne einer Handvoll sehr bekannten Firmen auch stellen . Unsere Abonnenten-Pläne werden demnächst noch flexibler werden. Selbst Einzelpersonen wird es dann möglich sein auf unser volles Angebot zu zugreifen. Für unsere Abonnenten bedeutet jeder stabile Zuwachs mittelfristig mehr Flexibilität im Kosten/ Nutzen Verhältnis. Wir geben daher Zuwachsraten durch Aktionen bei Verlängerungen weiter und wollen und werden dies weiter ausbauen. In unseren Möglichkeiten versteht sich, wir sind leider nicht Amazon, oder Netflix. Elon Musk’s Neurolink z.B.: arbeitet daran das Gehirn über Neuronen direkt mit einem Computer zu verbinden. Was in die eine Richtung funktioniert sollte auch in die andere Richtung klappen. Lernen durch Übertragung. Ausgabe 10/2020 Seite 16 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Eine geniale, aber auch schauderhafte Vorstellung was damit möglich wäre.
Wir werden unsere Inhalte weiterhin regelmäßig ausbauen und vor allem auch für Partner den
direkten Verkauf an Endkunden noch flexibler gestalten.
Zusätzlich sind wir am Ausbau unseres Trainernetzwerkes dran, was am Ende auch wieder
neue und noch mehr Inhalte bringen wird. Also wir haben eine Vielzahl von bereits öffentlichen,
aber auch noch in den Kinderschuhen steckende Projekte. Wissen ist begrenzt. Fantasie nicht.
Frage 10: Hand aufs Herz: lest Ihr eigentlich selbst noch Dokumentationen?
Wir lesen, gucken, hören, testen, lernen, jammern, freuen uns und fangen dann wieder
von vorne an. Jede Woche. Die Hände sind dabei zumeist auf der Tastatur und der Maus
Vielen Dank für Eure Zeit! Wir freuen uns auf Eure neuen „Outputs“ bei Learn4D365!
Ihr Kontakt:
LEARN4D365
MBS-TRAINING
René & Michaela Gayer
Zehnergürtel 110/3
2700 Wiener Neustadt/ÖSTERREICH
Telefon: +43 664 840 7036
E-Mail: r.gayer@mbs-training.com
Web: www.learn4d365.com
Ausgabe 10/2020 Seite 17 ©SPOTS-BSS GmbHSPOTSi Schlau – Ihr Magazin Dokumentationen – zeitaufwendig, lästig, vernachlässigbar? von: Dr. Bella Diekmann, agiles Informationssysteme GmbH Um die Schlussfolgerung vorwegzunehmen: Dokumentationen sind auch heutzutage noch wichtig, und zwar nicht nur für die Anwender einer Software, sondern auch für die Entwickler im Unternehmen. Natürlich unterscheiden sich diese verschiedenen Typen der Dokumentation hinsichtlich Form und Ziel. Während man den Nutzern den Mehrwert bieten möchte, schnell und unkompliziert an Lösungen für ihre Antworten zu kommen, geht es bei der internen IT-Dokumentation eher um Wissenssicherung, Transparenz und Effizienz. Im Folgenden möchten wir die Bedeutung beider Dokumentationstypen beleuchten und auf die Erfahrungen eingehen, die wir im Zuge der Veröffentlichung unserer Lösung agilesWorkflow als App gemacht haben. Alles eine Frage der Komplexität Selbstverständlich braucht es nicht für jede Software eine ausführliche Nutzer-Dokumentation. Wer sich eine Filter-App für Bilder herunterlädt, wird sich in der Regel keine seitenlange Anleitung für ihre Benutzung durchlesen. Vermutlich ist die App selbsterklärend und zudem ähnlich aufgebaut wie bereits bekannte Anwendungen. Mit zunehmender Komplexität aber steigt die Notwendigkeit einer Dokumentation. Schließlich möchte man als Anbieter, dass sich die Anwender in der Software zurechtfinden und wissen, wie sie ihre Fragestellungen mit den eigens dafür entwickelten Funktionen lösen können. Um das Produkt aus der Kundenbrille zu betrachten und von vorneherein auf die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen, empfiehlt es sich außerdem, die Nutzer-Dokumentation zu einem festen Bestandteil des Entwicklungsprozesses zu machen. Hilfe ist nie redundant Es steht außer Frage, dass Software immer intuitiver wird. Apps werden schließlich bewusst so entwickelt, dass sie ohne Vorwissen einsatzbereit und anwendbar sind. Dafür müssen sie natürlich leicht verständlich sein. Wenn kein Berater mehr vorgesehen ist, der den Anwendern bei der Einrichtung hilft, muss aber gleichzeitig mehr Hilfe angeboten werden. So unterstützt z. B. ein Wizard bzw. Assistent die Anwender bei der Einrichtung und erklärt, was wie weshalb und wozu eingerichtet werden muss. Sogenannte Tooltipps, die Beschreibungen eines Elements anzeigen, wenn man mit der Maus über ein Element fährt, erleichtern ebenfalls die Bedienung. Bei komplexeren Anwendungen ist eine zusätzliche Dokumentation trotzdem empfehlenswert (s.o.). Diese bietet schließlich immer einen Mehrwert. Nutzungsbeispiele zur Verfügung zu stellen und noch einmal genau zu erklären, wie die App und die Prozesse eingerichtet werden und wo die Anwender auf welches Feld klicken müssen, kann nie schaden. Denn Hilfe ist nie redundant. Außerdem lassen sich mit einer Dokumentation auch Anwendungsfehler vermeiden. Dank einer Dokumentation sparen Software-Anbieter also nach hinten Zeit und Geld. Ausgabe 10/2020 Seite 18 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin Neue Dokumentationsformate Welche Form der Dokumentation bevorzugt wird, ist Geschmackssache. Der eine liest sich lieber ganz klassisch ein PDF-Dokument durch oder durchforstet es nach den für ihn relevanten Punkten. Der andere findet ein Video-Tutorial praktischer, das er z. B. parallel zur Einrichtung laufen lassen und bei Bedarf anhalten oder zurückspulen kann. Natürlich mag das auch altersabhängig sein. Fest steht aber, dass wir Menschen visuelle Wesen sind und Bilder 60.000 mal schneller verarbeiten können als Text. Da wundert es nicht, dass das Medium Video seinen Siegeszug angetreten hat. So schätzt z. B. das amerikanische Telekommunikationsunternehmen Cisco, dass Videos 2021 rund 80 Prozent des gesamten Internetverkehrs ausmachen werden. Vor diesem Hintergrund macht es Sinn, die klassische schriftliche Dokumentation um Video-Tutorials zu ergänzen. So bietet man den Nutzern die Wahl zwischen Bild oder Text und in jedem Fall einen Mehrwert. Die Notwendigkeit der internen Dokumentation Ebenso wichtig wie die Dokumentation für die Nutzer ist die interne IT-Dokumentation. Trotzdem wird sie oft sträflich behandelt. Vielen gilt sie als notwendiges Übel, das bei Zeitdruck als erstes wegfällt. Da meist keine speziellen Ressourcen für eine IT-Dokumentation zur Verfügung stehen, muss sie von den Mitarbeitern zusätzlich zu all den anderen Aufgaben erstellt werden. Das Ergebnis ist nicht selten unvollständig und bringt daher wenig Nutzen, weshalb dann auch in Zukunft weder Geld noch Zeit in die Erstellung einer Dokumentation fließen. Ein Teufelskreis. Dabei ist eine gute IT-Dokumentation Gold wert. Beim Entwickeln selbst wird das vielleicht noch nicht deutlich. Aber ein halbes Jahr später, wenn ein Nutzer eine Nachfrage hat oder sich ein Fehler eingeschlichen hat, ist eine Gedächtnisstütze sehr hilfreich. Auch um das Wissen im Unternehmen zu sichern, beispielsweise für neue Mitarbeiter, ist eine interne Dokumentation essentiell. Darüber hinaus ermöglicht sie schnellere Reaktionen auf Fehler und sorgt für klare Zuständigkeiten sowie transparente Abläufe. Erfahrungen auf dem Weg in AppSource Seit ein paar Monaten ist agilesWorkflow als App auf AppSource verfügbar. Voraussetzung für die Veröffentlichung im App-Store von Microsoft war unter anderem eine Testautomatisierung, die parallel zur Entwicklung geschrieben werden musste. Salopp gesagt prüfen dabei Testfunktionen, ob die Software tut, was sie soll. Werden zum Beispiel die unter einem Auftrag angelegten Kunden oder Artikel auch wieder gelöscht, wenn man den Auftragskopf löscht? Jeder Testfunktion entspricht also ein Testszenario. Da diese Testszenarios im Vorfeld beschrieben werden müssen, ist die Testautomatisierung eng mit dem Thema Dokumentation verwandt. Sie stellt gewissermaßen eine technische Dokumentation zur Funktionalität im System dar. Natürlich bedeutet die Testautomatisierung einen Mehraufwand. Die höhere Produktqualität durch das rechtzeitige Aufspüren von Fehlern und der daraus resultierende geringere Support-Aufwand wiegen diesen aber auf. Ausgabe 10/2020 Seite 19 ©SPOTS-BSS GmbH
SPOTSi Schlau – Ihr Magazin
Eine weitere Voraussetzung für die Veröffentlichung war das Verfassen einer detaillierten
User Documentation, anhand derer die App von Microsoft getestet wurde. Für
Selbstschulungszwecke ist dieses mehrere hundert Seiten lange Dokument allerdings zu
umfangreich. Anwender finden daher auf der Hilfeseite zur App eine ausführliche
Beschreibung verschiedener gängiger Szenarien. Darüber hinaus gibt es einen
Einrichtungsassistenten und Tooltipps. Für die nächste App ist außerdem ein Video-
Tutorial geplant.
Fazit:
Egal in welcher Form und für welche Zielgruppe – eine Dokumentation bietet immer einen
Mehrwert. Zeit und Aufwand in ihre Erstellung zu investieren, lohnt sich also.
Zur Autorin:
Bella Diekmann unterstützt die Redaktion von agiles. Sie hat Spanisch und Französisch
studiert und in Sprachwissenschaft promoviert. Neben ihrer Leidenschaft für Sprachen
interessiert sie sich sehr für aktuelle IT-Themen. Beim Bloggen für agiles kann sie ihre Freude
am Schreiben mit dem Interessensgebiet Informatik kombinieren.
Ihr Kontakt:
agiles Informationssysteme GmbH
Spitaler Tor, Kurze Mühren 2 - 4
20095 Hamburg
Telefon: +49 40 30 95 33 0
E-Mail: info@agiles.de
Web: www.agiles.de
Ausgabe 10/2020 Seite 20 ©SPOTS-BSS GmbHSPOTSi Schlau – Ihr Magazin
fastGUIDE Ein Modul das Ihnen den
Alltag erleichtert
von: Madeleine Gasser, RS Business Technologies GmbH,
Bad Saulgau
Später Nachmittag, Sie haben Zeitdruck. Der Lieferschein und die Rechnung
müssen im Verkauf gebucht werden. Beim Buchen müssen Sie feststellen, für
den Artikel fehlen mal wieder die Referenzen, bei dem Debitor fehlt die Zahlungsbedingung
und für den Auftrag fehlt natürlich der Lieferbedingungscode. Die für Sie wichtigen
Informationen sind nicht vorhanden. Als Sie den zuständigen Kollegen erreichen wollen, wird
Ihnen mitgeteilt, dass dieser erst wieder am nächsten Tag verfügbar ist.
Solche Situationen sind ärgerlich und man begegnet ihnen in manchen Unternehmen leider
täglich.
Unvollständig gepflegten Datensätzen können die unterschiedlichsten Ursachen zugrunde
liegen. Meist wird ein Datensatz verwendet, ohne auf die Vollständigkeit zu achten, weil es in
NAV/BC keine Möglichkeit gibt, durch einen Status am Datensatz zu zeigen, ob dieser für die
Weiterverarbeitung schon freigegeben ist. Hierdurch kann es später leicht zu Komplikationen
kommen.
Die Lösung
Mit dem neuen Status- und Pflichtfeldmodul „fastGUIDE“ können Sie solche Situationen
vermeiden indem Sie dem NAV/BC – Standard unter die Arme greifen.
Um Sie zu unterstützen und Ihre Datenqualität zu verbessern, bietet „fastGUIDE“ Ihnen eine
breite Palette an unterschiedlichen Features an.
• Definition von Pflichtfeldern, Prüfungen gegen spezifische Feldwerte oder
Schemaprüfungen
Prüfen Sie die Felder u.a. der Tabellen Artikel, Debitor, Kreditor, Einkaufsbelege,
Verkaufsbelege und Fertigungsaufträge und deren Seitentabellen ganz nach Ihren
Bedürfnissen. Variieren Sie Ihre Prüfungen abhängig von bestimmten Feldwerten, z.B.
Ländercode des Debitors oder der Artikelkategorie.
Die Art der Prüfung variiert hierbei vom typischen Pflichtfeld über spezifische Feldwerte
(ähnlich den Stammdatenvorlagen) bis hin zu Schemaprüfungen für z.B. Umsatzsteuer-
Identnummern.
Gliedern Sie die Prüfungen in einen Statusworkflow ein und fügen Sie Einrichtungen für
unerwünschte Datenänderungen, Löschungssperren oder Buchungssperren hinzu.
Stellen Sie dies gezielt Ihren Anwendern zur Verfügung und minimieren Sie damit
Fehleingaben, Versäumnisse und Einarbeitungszeiten.
Ausgabe 10/2020 Seite 21 ©SPOTS-BSS GmbHSPOTSi Schlau – Ihr Magazin
• Schnelleingabe der Daten
Durch die innovative Prüf-/Schnelleingabemaske erfolgt die Datenpflege standardisiert für
alle Anwender und gibt direktes Feedback als Klartext bei Fehleingaben oder
Versäumnissen. Die Maske wird automatisch beim Statuswechsel aufgerufen – die
konfigurierten Prüfungen greifen noch während der Dateneingabe. Ebenfalls geprüfte
Seitentabellen werden hier zusätzlich als Unterebenen in einer Baumstruktur angezeigt.
Fehleingaben oder fehlende Feldwerte werden hierbei farblich gekennzeichnet.
Beschleunigen Sie die Dateneingabe und sparen Sie sich das mühsame Suchen in den
zahllosen FastTabs und Seitentabellen. Wir ermöglichen Ihnen sogar die Pflege auf nicht
eingeblendete Felder - ohne eine Objektanpassung.
Abbildung 1 - Prüfmaske am Beispiel Debitor beim Statuswechsel 1 zu 10
Ausgabe 10/2020 Seite 22 ©SPOTS-BSS GmbHSPOTSi Schlau – Ihr Magazin
• Guideline Prüfung
Die „Guideline Prüfung“ bietet Ihnen die Möglichkeit ihre bereits vorhandenen Daten auf
deren Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Hierbei kann sowohl gegen den aktuell
gültigen Regelkatalog als auch gegen eine Alternative geprüft werden. Die Ergebnisse
werden in Berichtsform bereitgestellt - wahlweise im Word, Excel oder PDF-Format - und
können somit direkt als Grundlage zur Datenkorrektur verwendet werden.
Abbildung 2 - Guidelineprüfung für Status 20 "Verwendbar" am Beispiel Debitor
• Ereignisse & Folgeprozesse
Zusätzlich zu den bisherig genannten Features können Sie für einen noch effektiveren
Alltag automatische Ereignisse und Folgeprozesse verwenden. Mit diesen beiden
Features ist es möglich automatisiert beim Statuswechsel spezifische Feldwerte zu setzen
oder sogar neue Workflows anzustoßen. Sperren Sie Debitoren oder geben Sie einen
Auftrag nur durch einen Statuswechsel frei. Sie können beliebige Reports oder Codeunits
auch mit Eigenprogrammierungen beim Statuswechsel auslösen.
• Statusgruppen
Erstellen Sie Statusgruppen, in denen Sie die obigen Features kombinieren und
koordinieren. Die Regelkataloge können anschließend einzelnen Benutzern oder ganzen
Benutzergruppen zugewiesen werden.
Abbildung 3 – Einrichtung der Statusgruppe „Demo“ am Beispiel Debitor
Ausgabe 10/2020 Seite 23 ©SPOTS-BSS GmbHSie können auch lesen
