Verantwortlich handeln - Nachhaltig wachsen - Francotyp ...
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Verantwortlich handeln –
Nachhaltig wachsen.
Willkommen im Nachhaltigkeitsbericht der Francotyp-Postalia Holding AG, zum 31. Dezember 2017
Inhalt
1 Einleitung 5 3. Kundenservice mit Exzellenz 16
1.1 Wir danken 6 3.1 Kunde im Fokus (TK 4) 16
1.2 Francotyp-Postalia im Überblick 7 3.2 Ausgeprägte Servicequalität
1.3 Wachstumsstrategie ACT 11 (TK 5) 17
1.4 Nachhaltigkeitsstrategie und 3.3 Beschwerdemanagement (TK 6) 18
deren Management – N achhaltigkeit 3.4 Informationssicherheit und
leben 12 Datenschutz (TK 7) 18
1.5 Stakeholder-Management 13
1.6 Wesentlichkeit und Bestimmung der 4. Wertschöpfung, Qualität und
Berichtsinhalte 14 Produkte Made in Germany 19
4.1 Produktqualität und Produkt
2. Nachhaltige Entwicklung für u
nsere sicherheit (TK 8 und TK 9) 19
Zukunft 14 4.2 Francotyp-Postalia als Vorreiter bei
2.1 Nachhaltige Unternehmenswertstei- Innovation und Entwicklung
gerung (TK 1) 14 (TK 10) 20
2.2 Stärkung der Marktanteile (TK 2) 14 4.3 Qualitätsmanagementsystem
2.3 Compliance (TK 3) 15 (TK 11) 23
2.4 Risiko- und Chancenmanagement 15 4.4 Umweltfreundliche und
energieeffiziente Produkte
(TK 12 und TK 13) 24
4.5 Umwelt-, Klima- und Arbeitsschutz
in der Lieferkette (TK 14) 25
INHALT
3 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017
5. Verantwortung als Arbeitgeber – 6. Energie- und Umweltmanagement
Everybody needs somebody to und der Schutz von Ressourcen 34
ACT 28 6.1 Umwelt- und Energiemanagement
5.1 Unternehmenskultur und Identifika- im täglichen Unternehmensablauf
tion mit FP (TK 15 und TK 16) 28 (TK 24) 35
5.2 Personalentwicklung, Aus- und 6.2 Ressourceneffizienz und Ressour-
Weiterbildung (TK 17 und TK 18) 30 censchutz (TK 25) 35
5.3 Stetiges Lernen und Verbessern
(TK 19) 30 7. Gesellschaftliches und soziales En-
5.4 Ideenmanagement (TK 20) 31 gagement (TK 26 und TK 27) 39
5.5 Vielfalt und Chancengleichheit
(TK 21) 31
5.6 Arbeitssicherheit und Gesundheits
management (TK 22) 32
5.7 Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Die Abkürzung »TK« bezeichnet die als wesentlich indenti-
(TK 23) 34 fizierten Themenkomplexe der Wesentlichkeitsmatrix.
4
1. Einleitung
Verantwortlich handeln,
Nachhaltigkeit, nachhaltig wachsen
sehr geehrte Damen und Herren,
ist in unserem Unternehmen seit langem auf tumsstrategie ACT: Wir gewinnen Marktanteile
vielen Ebenen verankert. Es gibt für viele wichtige in unserem Kerngeschäft. Wir begleiten unsere
Aspekte Richtlinien, Leitlinien, Vorgaben, – aber: Kunden von der analogen in die digitale Welt.
Wir wandeln uns zu einem dynamischen Wachs-
Es sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbei- tumsunternehmen.
ter, die Nachhaltigkeit leben, Tag für Tag. Sie
übernehmen Verantwortung. Sie finden mit un- Und es sind unsere Mitarbeiterinnen und Mit
seren Kunden neue Wege, wie wir unsere Pro- arbeiter, die diesen Wandel voranbringen! Ge-
dukte verbessern können. Sie machen sich stark meinsam schaffen wir eine Kultur der
für neue Leuchtmittel, senken so den CO2-Aus- Innovation, des Tempos und des Teams, des
stoß und unsere Stromkosten. Sie engagieren Mitdenkens und des gemeinsamen Handelns.
sich für soziale Initiativen. Sie überwachen, dass Mit diesem »Mindset«, mit dieser Haltung wer-
wir nach bestem Ermessen rechtliche Vorgaben, den wir ein neues, größeres, erfolgreicheres Un-
Qualitäts- und Umweltstandards genau beach- ternehmen.
ten. Sie tauschen sich mit Behörden, Politikern
und den Mitmenschen an unseren Standorten Nachhaltig zu wachsen ist Teil unserer Verant-
aus. Sie überprüfen unsere Lieferanten – auch wortung als weltweit agierender Konzern:
im Hinblick auf deren Nachhaltigkeitsstan- gegenüber unseren Mitarbeiterinnen und Mit-
dards. Sie sorgen für die Sicherheit unserer In- arbeitern, gegenüber unseren Kunden und Lie-
formationstechnologie. feranten, gegenüber unseren Anteilseignern,
gegenüber unserer sozialen und natürlichen
IT- und Datensicherheit ist für uns dabei keine Umwelt. Indem wir wachsen, bleiben wir in der
Nachhaltigkeitspflicht, sondern Kernkompe- Lage, dieser Verantwortung immer besser ge-
tenz! Schließlich drucken wir Geld: Mehr als recht zu werden.
eine Milliarde Euro wird jedes Jahr über unsere
Frankiersysteme in Briefporto umgewandelt. Wir lehnen uns nicht zurück, denn wir verfolgen
Unsere Kunden und die nationalen Postgesell- ehrgeizige Ziele – für unser Wachstum, die
schaften vertrauen uns diese Gelder an. Denn Wertsteigerung unseres Unternehmens und für
wir stellen kontinuierlich unter Beweis, dass die Nachhaltigkeit unseres Handelns. Der Be-
diese geldwerten Datenströme sicher sind. richt, den wir Ihnen hier vorlegen, dokumen-
tiert unsere Verantwortung, er ist uns Ansporn,
Sicheres Mail-Business und sichere digitale weiter zu gehen.
Kommunikationsprozesse: Auf diesen Gebieten
sind wir Experten. Mit hoher Qualität schaffen Begleiten Sie uns auf diesem Weg!
wir Vertrauen bei unseren Kunden und die
Grundlage für intensivere Zusammenarbeit. Auf
die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unse- Ihr
ren Kunden bauen wir auch in unserer Wachs- Rüdiger Andreas Günther (CEO/CFO)
EINLEITUNG
5 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017
1.1 Wir danken
Innovation, erhöhtes Tempo, Stärkung der
Teams, ein neues Miteinander in einer
Unternehmenskultur der Anerkennung, des
Engagements und des gemeinsamen Handelns.
Wir bedanken uns bei allen Kolleginnen und
Kollegen für ihre Unterstützung, ihre Ideen und
ihre Zeit, die unseren ersten Nachhaltigkeits
bericht ermöglicht haben.
Wir können stolz sein auf das, was wir sind und
was wir leisten, und wir setzen unsere Stärken
ein für die gemeinsame Zukunft.
Was wir bereits erreicht haben, haben wir
gemeinsam erreicht, gemeinsam treiben wir die
nachhaltige Entwicklung der FP voran.
ONE FP. Teamwork and Team works.
6
1.2 Francotyp-Postalia im Überblick Das After-Sales-Geschäft ist der wichtigste Umsatzträger.
Es erwirtschaftet wiederkehrende Umsätze aus dem Ver-
German Mailgeneering: Unser Claim fasst zusammen, kauf von Verbrauchsmaterialien wie Farbbandkassetten
was uns auszeichnet. Er verdichtet die Hinweise von fast und Tintenkartuschen sowie aus Servicedienstleistungen,
1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in den letz- Softwarelösungen für die Kostenstellenverwaltung und
ten 18 Monaten an unserer Fit4Change Initiative – zu- Teleporto.
sammen mit unserem Partner, der Stärkenkompass
GmbH – teilgenommen haben, die Informationen aus Verkauf und Vermietung der Systeme vergrößern unsere
zahllosen Gesprächen mit unseren internationalen Kolle- Basis für die daraus resultierenden wiederkehrenden Um-
ginnen und Kollegen sowie die Ergebnisse unserer Markt- sätze.
forschung.
Seit Anfang 2012 stellen wir alle unsere Frankiersysteme
Geneering ist die Entwicklung und Veränderung einer ausschließlich in einer modernen, flexiblen Produktions-
DNA, auch einer unternehmerischen, um ihr einen neuen stätte in Wittenberge im Bundesland Brandenburg her,
Charakter zu geben. Engineering steht für Ingenieurs die höchste Qualitätsanforderungen erfüllt. Auch das ei-
kunst. German Mailgeneering verbindet somit unsere Ge- gene Service Part Center für den nationalen und interna-
schichte, Herkunft und Tradition mit der Zukunft. tionalen Versand der Verbrauchsmaterialien und
Ersatzteile hat seinen Sitz in Deutschland.
In German Mailgeneering klingen mit
Viele unserer Kunden mit größerem Briefvolumen wollen
• die globale Anerkennung deutscher Ingenieurskunst die Frankierung oder auch nur die postgerechte Anliefe-
• Qualität made in Germany, die auf der Welt geschätzt rung ihrer Briefmengen nicht mehr selbst vornehmen.
wird, Vertrauen und Sicherheit Sie entscheiden sich für das Outsourcing dieser Prozesse.
• Tugend und Herkunft Auch hierbei stehen wir unseren Kunden zur Seite.
• technische Entwicklung und Innovation Im Produktbereich Mail Services holen wir die Sendungen
• das Digitale, der Erfindergeist und die Stärke unserer beim Kunden ab und frankieren sie, falls noch nicht ge-
Ingenieure schehen. Alle Briefe werden nach Postleitzahlen automa-
• Begeisterung und Leidenschaft tisch sortiert und so konsolidiert beim jeweiligen
• unser Wille zur Transformation, unsere Weltoffenheit Briefzentrum der Deutschen Post AG oder bei alternati-
und unsere Lust auf Neues ven Postzustellern angeliefert. Mit acht Sortierzentren im
Bundesgebiet ist FP der führende unabhängige Konsoli-
Fast 1.100 Mitarbeiter weltweit setzen sich für unsere dierer von Geschäftspost in Deutschland. Das größte
Kunden ein. Als international agierender, börsennotierter FP-Zentrum für Konsolidierungen sitzt in Langenfeld bei
Konzern mit Hauptsitz in Berlin blicken wir, die Franco- Düsseldorf – es wird unterstützt durch sieben weitere,
typ-Postalia Holding AG (im Folgenden FP), auf eine kleinere Zentren, unter anderem in Leipzig, München,
95-jährige Geschichte zurück und auf neue Wege digitaler Hamburg, Frankfurt und Berlin.
Kommunikation voraus.
Aber einige Kunden gehen noch weiter: Sie wollen ihre
In Deutschland unterhalten wir 22 Standorte; wir sind in Post auch nicht selbst drucken. Auch hier helfen wir, Kos-
insgesamt zehn Ländern mit eigenen Tochterunterneh- ten zu sparen und umweltfreundlich zu agieren. Der Be-
men aktiv (GRI G4-9). Darüber hinaus verfügen wir über ein reich Softwarelösungen umfasst Hybrid-Mail-Services
eigenes Händlernetzwerk, das sich über 40 weitere Länder und Lösungen rund um die volldigitale Kommunikation.
erstreckt. Die Kunden übermitteln ihre Briefe digital unter Gewähr-
leistung höchster Sicherheitsstandards. FP übernimmt
Der Schwerpunkt unserer Geschäftstätigkeit liegt bei Pro- hocheffizient den Druck, das Kuvertieren, das Frankieren
dukten und Dienstleistungen zur effizienten Postver und die Übergabe an die Post – alles aus einer Hand (FP
arbeitung (Frankier- und Kuvertiersysteme), der Outbound). Die Empfänger erhalten dann im Normalfall
Konsolidierung von Geschäftspost (Mail Services) und einen klassischen Brief.
digitalen Lösungen (Softwarelösungen) für Unternehmen
und Behörden. Aber das geht auch umgekehrt: FP Inbound ergänzt das
Outbound-Angebot. FP übernimmt den Posteingang.
FP entwickelt und fertigt Frankiersysteme. Mit ihrer Briefe an den Kunden gehen ein, werden digitalisiert,
Hilfe können die Kunden ihre Post in kurzer Zeit automa- nach kundenspezifischen Kriterien analysiert und dem
tisiert frankieren. Das ist nicht nur effizient, sondern re- Daten- oder Dokumentensystem des Kunden in elektro-
duziert auch die Portokosten. Diese Systeme verkaufen nischer Form zugeführt. Dass auch diese Abläufe höchs-
und vermieten wir ebenso wie Kuvertiersysteme, die die ten Sicherheitsstandards genügen, versteht sich von
ausgedruckten Briefe automatisch in Kuverts verpacken. selbst. Dazu gehört auch das Angebot, die gesamte Korre-
EINLEITUNG
7 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017
spondenz der Kunden dauerhaft zu speichern und die
digitalen Dokumente mit hoch entwickelter Verschlüsse-
lungs- und Signatursoftware abzusichern. Zukunftswei-
send ist in diesem Bereich das Produkt FP Sign, eine
cloudbasierte Lösung für den rechtssicheren digitalen
Abschluss und Austausch von Verträgen und Dokumen-
ten (GRI G4-3, GRI G4-4, GRI G4-5, GRI G4-6, GRI G4-7, GRI G4-8).
Francotyp-Postalia Holding AG
Francotyp-Postalia GmbH
FP Vertriebs- und Service GmbH
FP Direkt Vertriebs GmbH
Kiel FP InovoLabs GmbH 13089 Berlin
FP IAB - Internet Access GmbH
(Produktion) 12489 Berlin
Hamburg Neubrandenburg
FP IAB - Internet Access GmbH
(Hauptsitz) 12489 Berlin
FP Produktionsgesellschaft mbH
Achim & Co. KG 19322 Wittenberge
freesort Langenfeld
Wittenberge 40764 Langenfeld
Berlin freesort Frankfurt
Hannover 60437 Frankfurt
Fürstenwalde
freesort Weinstadt
Pattensen 71384 Weinstadt
freesort München
Leipzig 80807 München
Bad Salzdetfurth
Düsseldorf Kassel
Dresden freesort Hamburg
22459 Hamburg
Erfurt
Langenfeld freesort Pattensen
30982 Pattensen
freesort Leipzig 04256 Leipzig
Frankfurt
FP Hanse GmbH 28832 Achim
bis 31.12.2017
Mentana Claimsoft GmbH
(Hauptsitz) 15517 Fürstenwalde
Mentana Claimsoft GmbH
(Niederlassung)
31162 Bad Salzdetfurth
Weinstadt
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung)
17034 Neubrandenburg
München
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 01069 Dresden
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 20097 Hamburg
Abbildung 1: Standorte in Deutschland
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 40472 Düsseldorf
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 24105 Kiel
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 34131 Kassel
FP Vertriebs- und Service GmbH
(Niederlassung) 99091 Erfurt
freesort Düsseldorf Düsseldorf
8
Concord
Addison, Illinois
Bromma
Zoetemer
Berlin
Dartford Langenfeld
Hamburg
Wien Wittenberge
Nanterre Fürstenwalde
Bad Salzdetfurth
FP-Tochterunternehmen
Antwerpen
Länder mit FP-Präsenz Mailand
Standort
Abbildung 2: Internationale Gesellschaften auf einen Blick (GRI G4-17)
FP im Überblick
• 22 Standorte in Deutschland • insgesamt 290.000 produzierte Frankier
• Tochtergesellschaften in Deutschland, USA, systeme seit Eröffnung unseres neuen Werkes in
Kanada, Großbritannien, Niederlanden, Belgien, Wittenberge 2012
Frankreich, Österreich, Italien und Schweden • 25 verschiedene Ländervarianten bei PostBase
• internationales Händlernetzwerk in über 40 Ländern • mehr als 2.500 Patente
• 95 Jahre Unternehmenstradition und Erfahrung • mehr als 199 Millionen verarbeitete Briefe im
• mehr als 1.000 Mitarbeiter Bereich Mail Services an den Standorten der
• rund 35.000 produzierte Maschinen der neuen FP-Tochter freesort
PostBase Serie (PostBase Mini, PostBase Classic, • mehr als 64 Millionen gedruckte und verarbeitete
PostBase One) im Jahr 2017 Seiten bei der FP-Tochter IAB
• 1.900 vorgehaltene Ersatzteile und
Verbrauchsmaterialien
EINLEITUNG
9 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017
Als deutsche Aktiengesellschaft unterliegt FP dem deut- Sven Meise ist als Vorstand (CDO) für das Geschäftsfeld
schen Aktienrecht. FP verfügt daher über die Organe Vor- Digitale Lösungen für Mail Services und Software, Pro-
stand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung. Die dukt-Portfolio-Management, Business Development, In-
Unternehmensführung basiert auf einer engen und ver- formationstechnik, Forschung & Entwicklung sowie
trauensvollen Zusammenarbeit aller Organe sowie einem Qualität zuständig.
regen und stetigen Informationsfluss zwischen ihnen.
Aktionäre können insbesondere auf der Hauptversamm- Der Vorstand entwickelt die Ausrichtung des Unterneh-
lung Fragen an das Management des Konzerns stellen mens, stimmt diese mit dem Aufsichtsrat ab und leitet
und ihr Stimmrecht ausüben. Wie in der Satzung festge- maßgebend die nachhaltige unternehmerische Entwick-
legt, besteht der Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Hol- lung (GRI G4-42).
ding AG aus drei Mitgliedern. Sie werden von der
Hauptversammlung gewählt. Aus seiner Mitte wählt der Der Vorstand sorgt für die strikte Einhaltung der gesetz-
Aufsichtsrat den Vorsitzenden und einen stellvertreten- lichen Bestimmungen und der unternehmensinternen
den Vorsitzenden. Richtlinien – nicht nur auf Konzernebene, sondern auch
in den jeweiligen Konzerngesellschaften. Er hat ein ange-
Der Aufsichtsrat hat sich selbst eine Geschäftsordnung messenes Chancen- und Risikomanagement eingerichtet.
gegeben. In ihr wird die Arbeitsweise des obersten Kont- Er überwacht es laufend durch ein angemessenes
rollgremiums geregelt (GRI G4-34). Vor der Nominierung Controlling, um bereits im Vorfeld mögliche Gefährdun-
zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds werden mögliche gen, aber auch Potenziale zu erkennen. So kann er gege-
Interessenkonflikte abgefragt (GRI G4-41). Für eine detail- benenfalls Maßnahmen ergreifen, um die Chancen zu
lierte Übersicht der Vergütungen der Aufsichtsratsmit- realisieren und den Risiken entgegenzusteuern.
glieder verweisen wir auf den Konzernlagebericht (GRI G4-51).
Verantwortung in den Dimensionen der Nachhaltigkeit
Der Vorstand besteht zurzeit aus einem Vorstandsvorsit- – der Ökonomie, der Ökologie und dem Sozialen – zu
zenden und zwei Vorstandsmitgliedern. Er leitet das Un- übernehmen, gehört konzernweit zu unserem Selbstver-
ternehmen mit dem Ziel nachhaltiger Wertschöpfung in ständnis und ist Basis aller Entscheidungen. Wir über
eigener Verantwortung und im Unternehmensinteresse, nehmen Verantwortung für Produkte und Prozesse,
also unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, Mitarbeiter, Kunden und Partner genauso wie für Umwelt
der Arbeitnehmer und sonstiger dem Unternehmen ver- und Gesellschaft. Dabei pflegen wir einen offenen Um-
bundener Gruppen unter Beachtung ökonomischer, öko- gang und befinden uns in einem kontinuierlichen Dialog
logischer und sozialer Aspekte (GRI G4-35, GRI G4-38). mit unseren Stakeholdern.
Gemäß der vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsord- Details zur Corporate Governance finden sich im Kon-
nung führt der Vorstand die Geschäfte der Gesellschaft zernlagebericht und in den weiteren Berichten, unter an-
mit einem nachhaltigen Fokus – mit einheitlichen Plänen derem im Bericht des Aufsichtsrats (GRI G4-38), in der
und Richtlinien. Dabei trägt der Vorstand gemeinsam die Konzernerklärung zur Unternehmensführung und im
Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung des Corporate-Governance- sowie im Chancen- und Risikobe-
Konzerns (GRI G4-39). Im Rahmen der Gesamtverantwor- richt.
tung für die Geschäftsführung arbeiten die drei Vorstände
in ihrem jeweils zugewiesenen Aufgabenbereich kollegial FP hat im vergangenen Geschäftsjahr einen Konzer
und vertrauensvoll zum Wohle des Unternehmens zu- numsatz von 206,3 Millionen Euro bei einem EBITDA
sammen. von 26,3 Millionen Euro erwirtschaftet (GRI G4-9).
Rüdiger Andreas Günther, der Vorstandsvorsitzende Ausführliche Erläuterungen zu den finanziellen Kennzah-
(CEO) und Finanzvorstand (CFO), verantwortet die len des Unternehmens ebenso wie zu den wichtigen Ver-
Aufgabenbereiche Strategische Geschäftsentwicklung, änderungen während des Berichtszeitraums bezüglich der
Corporate Communications/Investor Relations, Public Größe, der Struktur und der Eigentumsverhältnisse der
Relations, Finanzen/Rechnungswesen/Controlling/ Organisation, einschließlich möglicher Änderungen des
Steuer/Treasury, Personal/Recht/Compliance, Merger & Standorts oder Veränderungen im Bereich der Geschäfts-
Acquisition sowie Produktion/Einkauf. tätigkeit, der Eröffnung oder Schließung von Produk
tionsstätten und Erweiterungen, finden sich jährlich in
Thomas Grethe verantwortet als Vorstand (CSO) das Ge- den jeweiligen Geschäftsberichten und unterjährig in den
schäftsfeld Frankieren und Kuvertieren (Vertrieb Quartalsmitteilungen und Halbjahresfinanzberichten
Deutschland, Vertrieb International, Produkt-Manage- (GRI G4-13).
ment) sowie Strategisches Marketing/Brand Manage-
ment und Interne Revision.
10Der Nachhaltigkeitsbericht wird nunmehr jährlich als ei- Mit der innovativen PostBase Familie sind wir optimal auf
genständiger Bericht – mit dem jeweiligen Geschäftsbe- die sich verändernden Kundenanforderungen vorbereitet.
richt – veröffentlicht. Zuletzt wurde im Geschäftsbericht Mit einer gezielten Marktentwicklungsstrategie beson-
2016 im Kapitel »Umwelt und gesellschaftliches Engage- ders in den USA und Frankreich wollen wir nun sukzes-
ment« sowie im Umwelt- und Arbeitsschutzbericht be- sive weitere Marktanteile im Kerngeschäft gewinnen und
richtet. Ansprechpartner für den Bereich Nachhaltigkeit die Kundenbasis ausbauen. Zusätzlich planen wir, das
ist Dr. Joachim Fleïng, Leiter Investor Relations (GRI G4-28, Leistungsspektrum durch weitere innovative Produkte
GRI G4-29, GRI G4-30, G4-31). und Services wie zum Beispiel im Bereich Päckchen und
Paketversand zu erweitern.
1.3 Wachstumsstrategie ACT Customer Journey: Neue Lösungen und Services
für Bestands- und Neukunden entwickeln
Ist der Markt für Frankiersysteme ein sterbender Markt? FP antizipiert die sich verändernden Kundenbedürfnisse
Kann FP mit seinen Systemen nicht mehr wachsen? Wer- und entwickelt sich zum Begleiter der Digitalisierung von
den wir von der Digitalisierung überrollt? Nein, dreimal Prozessen rund um die ein- und ausgehende Geschäfts-
nein. kommunikation in Unternehmen und Behörden. Bereits
bestehende Services der Tochtergesellschaft IAB werden
Wir haben uns 2016 diesen Fragen gestellt. Wir haben dazu mithilfe der bundesweiten Sortierzentren der
Märkte und Trends analysiert, unsere Qualitäten und FP-Tochter freesort systematisch ausgebaut. Auf diese
Chancen gründlich ausgewertet und eine neue Strategie Weise entstehen Digitalisierungs-Hubs für die Eingangs-
entwickelt. Sie widerlegt die Mythen, die über unseren post. Mit zusätzlichen Innovationen stärken wir unsere
Markt und unser Geschäft kursierten, und öffnet uns Marktposition. Zukunftsweisend ist das auf der CeBIT
neue Perspektiven für eine nachhaltige Unternehmen- 2017 vorgestellte Produkt FP Sign.
sentwicklung. Im November 2016 stellten wir sie den Mit-
arbeitern und der Öffentlichkeit vor. ACT hat eine neue Paradigmenwechsel in der FP
Ära eingeläutet, die FP zu einem dynamischen und profi- FP kann die Segmentverschiebung zugunsten kleinerer
tablen Wachstumsunternehmen macht. Systeme nutzen. Wir können die bestehende Kundenbasis
von rund 200.000 Unternehmen weiter ausbauen. Zu-
ACT: Der Name der Strategie steht für Attack, Customer gleich eröffnet sich bei jedem bestehenden Kunden und
Journey und Transformation. Die Strategie richtet sich mit jedem neuen Kunden die Möglichkeit, ihn auf dem
auf Umsatzwachstum und gesteigerte Profitabilität. Sie Weg der digitalen Transformation zu begleiten. Über die
umfasst auch Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz klassische Sendungsverarbeitung hinaus bieten wir unse-
und der Umsetzungsstärke in allen Bereichen mit den vier ren Kunden Produkte und Services rund um die digitale
Schwerpunkten: Finanzen, Personal, Vertrieb und Digita- Kommunikation an. Insgesamt führt dies zu einer stärke-
lisierung. ren Kundenbindung und einem höheren, nachhaltig pro-
fitablen Wachstum pro Kunde.
Attack: Ausbau der Kundenbasis und Erhöhung
des Marktanteils im Kerngeschäft Transformation: Entwicklung neuer, digitaler Ge-
Das Kerngeschäft der FP mit ihren Frankiersystemen ver- schäftsfelder
fügt über mehr Wachstumspotenzial als in der Vergan- Wenn wir die Kunden auf ihrem Weg von der analogen in
genheit angenommen. Tatsächlich kommt es im die digitale Welt begleiten wollen, dann muss sich auch FP
Frankiermaschinenmarkt mit Vordringen der E-Mail zu verändern. Worum geht es? Zum Beispiel um die Imple-
erheblichen Veränderungen: Immer mehr Unternehmen mentierung und Nutzung neuer, agiler Innovationsme-
ersetzen große Systeme für hohe Briefaufkommen durch thoden. Mit ihnen können wir uns besser und schneller
kleinere Systeme. Hier liegt eine besondere Chance, denn strategisch positionieren und unser Kerngeschäft an die
gerade bei kleineren Frankiersystemen haben wir unsere sich wandelnden Kundenbedürfnisse anpassen. Damit er-
Stärke. In diesem Marktsegment sind wir hervorragend kunden und testen wir zukünftige Märkte, Produkte und
positioniert und investieren weiter in Forschung & Ent- Geschäftsmodelle. Alle diese Initiativen fußen auf der
wicklung. Welche Chancen das eröffnet, das zeigte sich FP-eigenen DNA (Kryptografie, Sensorik, Aktorik, Kon-
bereits im Geschäftsjahr 2016. Aber auch 2017 setzte sich nektivität). Sie eröffnet uns weiter gehende strategische
der Aufwärtstrend fort. Der Umsatz im Bereich Frankie- Optionen für die Transformation von FP.
ren wuchs währungsbereinigt um 2,8 %, der Umsatz aus
Produktverkäufen stieg sogar um 7,1 %. Wir verfügen über Die Digitalisierung erfolgt Schritt für Schritt
eine installierte Basis von rund 225.000 Frankiersystemen Die Digitalisierung verläuft gerade im Bereich der Kom-
und sind mit ca. 11 % Marktanteil im Frankiermaschinen- munikations- und Dokumentenprozesse eher zögerlich.
markt weltweit das drittgrößte Unternehmen in diesem Denn die Kunden sind verunsichert, wie sie die digitalen
Bereich.
EINLEITUNG
11 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017Medien und Kommunikationskanäle sinnvoll und effizi- Nachhaltigkeit als Anspruch und Auftrag
ent nutzen können. Viele Unternehmen halten an be- Den hohen Stellenwert des Themas Nachhaltigkeit auch
währten Prozessen und Medien gerade für vertrauliche gegenüber den Kunden verdeutlicht die regelmäßige Zer-
Informationen fest. Die E-Mail nutzen sie vorwiegend nur tifizierung des Integrierten Managementsystems nach
für den Versand einfacher Korrespondenz. den entsprechenden Normstandards.
Die Digitalisierung in unserem Markt verläuft in der Regel Integriertes Managementsystem
über drei Stufen: Unser zertifiziertes Integriertes Managementsystem (ISO
9001:2015, ISO 14001:2015, BS OHSAS 18001:2007, ISO
1. Digitalisierung der Eingangspost 50001:2001, ISO/IEC 27001:2013) untersteht Sven Meise,
Mitglied des Vorstands. Geführt wird es durch die dafür
2. Produktion und Verarbeitung der Ausgangspost zuständige Abteilung »Integriertes Managementsystem
Controlling« für Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitsschutz
3. Vollständiges digitales Dokumenten- und Transakti- und Informationssicherheit. Die Verantwortung für die
onsmanagement damit verbundenen Aufgaben liegt bei dem Beauftragten
für das Integrierte Managementsystem (IMB), der auch
Die Digitalisierung dieser Bereiche erfolgt also sukzessive. zum Energiemanagement-Beauftragten (EMB) der Fran-
In den meisten Fällen führt sie nicht dazu, dass aus den cotyp-Postalia Holding AG für die deutschen Standorte
zuvor vollständig analogen, papierbasierten Abläufen berufen wurde. Ihm obliegt die Aufgabe, First und Second
über Nacht ausschließlich digitale Kommunikations- und Party Audits, Ergebnismeldungen und Feststellungen
Dokumentenprozesse entstehen. Vielmehr laufen beide nach qualitativen, energetischen sowie umwelt-, arbeits-
Kommunikationskanäle nebeneinander. Die Digitalisie- schutz- und informationssicherheitsrelevanten Anforde-
rung führt also nicht zu einer disruptiven Veränderung rungen zu überwachen.
des Marktes, sondern mündet in einen länger andauern-
den Transformationsprozess beim Kunden. Feststellungen des Controllings der Prozessdokumentati-
onen, regelmäßige Betriebsbegehungen, Sitzungen des
Arbeits- und Umweltschutzausschusses, relevante Infor-
1.4 Nachhaltigkeitsstrategie und deren mationssicherheitsmeldungen, Kunden- und Zertifizie-
Management – Nachhaltigkeit leben rungsaudits sowie weitere Meldungen zum Umwelt- und
Arbeitsschutz werden stetig überwacht sowie anhand von
Nachhaltiges Handeln und die Übernahme von Verant- Erledigungs- und Wirksamkeitsnachweisen aktualisiert.
wortung für alle Mitarbeiter, Kunden und Partner sowie
die Gesellschaft sind Grundgedanke des täglichen Han- Das Integrierte Managementsystem wird mit den ermit-
dels. Ein Integriertes Managementsystem gewährleistet telten internen und externen Stakeholdern zentral über-
eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungen zum wacht. Zu diesem Zweck wird eine Übersicht aller
Nutzen der Kunden und zum Schutz der Mitarbeiter Systemaspekte, der wesentlichen gesetzlichen Rechtsge-
sowie der Umwelt. Zu den wichtigen Aspekten zählen: biete sowie der strategischen und jährlich aktualisierten
operativen Ziele geführt. Ein laufendes Controlling stellt
• Geregelte, wiederkehrende Arbeitsabläufe sicher, dass alle Chancen und Risiken überprüft und bear-
• Festgelegte Verantwortungen beitet werden.
• Organisierte Informationsflüsse zu internen und
externen Schnittstellen Hieraus werden – in Zusammenarbeit mit dem Beauftrag-
• Stetiges Controlling zur Sicherung der Qualität von ten des Managements – quartalsweise entsprechende Re-
Arbeitsschritten ports und jährlich ein Management-Review erarbeitet, die
strategische und operative Ziele sowie einzuleitende
In den Jahren von 2004 bis 2016 haben wir für unsere Maßnahmen darlegen.
deutschen Standorte zertifizierte Managementsysteme
eingeführt, die unter anderem die Aspekte Arbeits- und Das Integrierte Managementsystem unterstützt zudem
Gesundheitsschutz sowie Umwelt, Energie, Qualität und bei einer effizienten Kommunikation und fördert eine of-
Informationssicherheit erfassen. Mit dem Fokus auf fene Informationspolitik gegenüber unseren Mitarbeite-
Nachhaltigkeit sind wir Vorreiter im Wettbewerb und rinnen und Mitarbeitern, unseren Kunden und unseren
weltweit der einzige Anbieter von Frankiersystemen und Lieferanten.
Postlösungen, der alle grundlegenden Normstandards er-
füllt und nach diesen zertifiziert ist. Engagierte und überzeugte Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter füllen es mit Leben. Deren Umwelt- und Sicher-
heitsbewusstsein schärfen wir kontinuierlich durch
entsprechende Informationen und Schulungen.
12Bereits in der Produktentwicklung achten wir auf den 1.5 Stakeholder-Management
Umweltschutz und die Schonung von Ressourcen. So ent-
spricht das Frankiersystem PostBase, unsere wichtigste Mit der Wachstumsstrategie ACT sind die Bedürfnisse
Produktreihe, modernsten Ansprüchen an das umweltbe- und Erwartungen der Stakeholder verstärkt in den Fokus
wusste Frankieren. Das innovative System weist gegen- gerückt. Ihre genaue Kenntnis ist maßgebliche Vorausset-
über Vorgänger- und Wettbewerbsprodukten ein deutlich zung unseres unternehmerischen Erfolgs, prägen sie doch
reduziertes Gewicht auf, Bauteile können wiederverwen- nicht nur unsere Absatzmärkte, sondern bestimmen auch
det werden, alle verwendeten Kunststoffe sind gekenn- die regulatorischen Rahmenbedingungen und unsere Re-
zeichnet. putation als Konzern. Deshalb suchen und pflegen wir
den Dialog mit unseren Stakeholdern sowohl auf Konzer-
Beim Energieverbrauch erfüllt PostBase die strengen An- nebene als auch vor Ort in den Regionen, in denen wir
forderungen des US-Umweltstandards Energy Star in der tätig sind. Zu unseren Stakeholdern zählen Analysten und
Version 2.0. Weiterhin können unsere Kunden ver- Investoren, Mitarbeiter, Kunden, Nachbarn, Lieferanten,
brauchte Tintenkartuschen umweltfreundlich entsorgen Partner, Politik, Behörden, Wissenschaft und Nicht
bzw. einer Wiederverwendung zuführen. regierungsorganisationen – ein Netzwerk an Beziehun-
gen, das in dem Maße wächst wie unsere Marktpräsenz
Die FP-Tochter Mentana-Claimsoft erhielt 2016 als eines (GRI G4-24, GRI G4-25).
der ersten Unternehmen in Deutschland die Zertifizie-
rung TR-RESISCAN. Ist ein Prozess damit zertifiziert, Die gesamte FP mit all ihren Tochtergesellschaften und
können Anwender bisher archivierte Dokumente einscan- Konzernbereichen führt einen engen Dialog mit allen
nen und das Papier anschließend vernichten, ohne den ihren Stakeholdern, um eine gute und enge Partnerschaft
Beweiswert des Dokuments einzubüßen. zu entwickeln und zu pflegen. Darüber hinaus vernetzen
sich Konzernbereiche und Tochtergesellschaften, sobald
Die englische Tochtergesellschaft Francotyp-Postalia Ltd. es sich um übergreifende Themen handelt. Beispielhaft
hat 2015 ihr Qualitätsmanagement nach BS EN ISO sei hier die Entwicklung von neuen Frankiersystemen
9001:2008 wie auch das Umweltmanagementsystem nach oder digitalen Produkten und Services genannt.
BS EN ISO 14001:2004 zertifizieren lassen. Die Einhal-
tung und die Garantie von Umweltstandards wurden 2017 Vier wesentliche Stakeholder-Gruppen sind unsere Mitar-
zusätzlich durch die Zertifizierung nach dem Schema beiter und Kunden, die jeweiligen Gesetzgeber und Orga-
»Transform WEEE Compliance« auditiert. nisationen sowie allgemein die Öffentlichkeit.
Mit der Wachstumsstrategie ACT und um den eigenen Unsere Mitarbeiter
Anforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit in einem Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Quelle
hohen Maße zu entsprechen, wurde 2017 ein eigenes unserer Innovation und der Wertschöpfung für unsere
CSR-Team ins Leben gerufen und die Einführung eines Kunden. Sie sind die Triebfeder für das Wachstum und die
entsprechenden Nachhaltigkeitsmanagements beschlos- Profitabilität unseres Unternehmens. Ein entsprechendes
sen (GRI G4-37). Die sich daraus ergebenden Erkenntnisse Augenmerk muss also auf die Förderung unserer Mitar-
und Fragestellungen werden ebenfalls in den dafür einge beiter gelegt werden. Dazu zählen eine Reihe von Maß-
richteten Gremien und darüber hinaus in den Vorstands- nahmen, denen sich unser Unternehmen gerade mit der
und Aufsichtsratssitzungen diskutiert und besprochen Wachstumsstrategie ACT verschrieben hat. Regelmäßige
(GRI G4-36, G4-43, GRI G4-48). Mitarbeiterbefragungen und ein enger Dialog mit den
Mitarbeitern, aber auch mitarbeiterfreundliche Rahmen-
Um die Nachhaltigkeitsberichterstattung auf allen Ebe- bedingungen sind hierbei unerlässliche Prämissen für un-
nen vergleichbar und für die kommenden Jahre verläss- seren Erfolg. Hier stehen wir noch am Anfang, sind uns
lich zu gestalten, haben wir uns entschieden, die dieser Verantwortung aber durchaus bewusst.
Standards der Global Reporting Initiative (GRI) zugrunde
zu legen (GRI G4-15) und in der Übereinstimmungsoption Unsere Kunden
»Kern« zu berichten (GRI G4-32). Eine externe Prüfung des Mit Einführung unserer Wachstumsstrategie ACT rücken
Berichts durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder unsere Kunden noch maßgeblicher in den Vordergrund.
eine andere Institution wurde nicht vorgenommen (GRI Es ist unser erklärtes Ziel, verstärkt die sich verändernden
G4-33). Entsprechend § 171 Aktiengesetz wurde er durch Kommunikationsprozesse unserer Kunden in den Fokus
den Aufsichtsrat geprüft. zu nehmen und sie entlang ihrer Customer Journey nicht
nur zu begleiten, sondern schon vorausblickend zu bera-
ten. Insofern planen wir den regelmäßigen Austausch mit
unseren Kunden entweder in agilen Entwicklungsprozes-
sen oder auch über das klassische Medium der Kundenbe-
fragung und der Marktvorbaustudien.
EINLEITUNG
13 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017Gesetzgeber und Organisationen (GRI G4-18). Sie wurden zu 27 Themenkomplexen (TK)
Nach wie vor ist der Markt, in dem wir uns bewegen, zusammengefasst, die als wesentlich anzusehen sind
streng reguliert und wir müssen den Spezifikationen der (GRI G4-19, GRI G4-27) und über die in den folgenden Kapiteln
regulierenden Behörden entsprechen. Hierzu bedarf es umfassend berichtet wird. Die Ableitung der Wesentlich-
eines regelmäßigen und engen Austausches mit den jewei- keiten sowie die Verwendung derartiger Aspekte ist auch
ligen Behörden und Institutionen. Anforderung des Integrierten Managementsystems der
FP (GRI G4-22, GRI G4-23).
Selbstverständlich pflegen wir auch Beziehungen zu Bran-
chenverbänden und anderen gesellschaftlichen Organisa- In einem weiteren Schritt planen wir, zum Abgleich der
tionen. Neben dem Bundesverband Briefdienste e. V. und Nachhaltigkeitsberichterstattung eine Befragung bei aus-
dem Competence Center für die Elektronische Signatur gewählten Stakeholder-Gruppen durchzuführen und den
im Gesundheitswesen e. V. unterstützen wir auf regiona- Dialog noch enger zu gestalten (GRI G4-26).
ler Ebene auch den Stifterverband für die Deutsche Wis-
senschaft, die Berlin Partner sowie den Allgemeinen
Verband der Wirtschaft für Berlin und Brandenburg e. V. 2. Nachhaltige Entwicklung für
Bei der BITKOM e. V. ist FP strategischer Partner und in unsere Zukunft
einer Vielzahl von Arbeitskreisen aktiv. Auch im Cybersi-
cherheitsrat e. V. waren wir bis zum Jahresende 2017 2.1 Nachhaltige Unternehmenswertsteige-
vertreten (GRI G4-16). Im Rahmen der FutureConvention rung (TK 1)
wurde FP für über 40 Jahre Mitgliedschaft beim Deut-
schen Verband für Post, Informationstechnologie und Die verschiedenen Stakeholder betrachten den Unterneh-
Telekommunikation e. V. geehrt. Im Sommer 2017 unter- menswert aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
zeichnete FP die Krypto-Charta des Nationalen IT-Gipfels
der Bundesregierung. Mit der Digitalen Agenda setzt sich Für unsere Anteilseigner steht der übergreifende Unter-
die Bundesregierung zum Ziel, die Sicherheit und den nehmenserfolg mit der angemessenen Widerspiegelung
Schutz im Netz so zu stärken, dass die Digitalisierung ihr im Börsenkurs sowie in der Dividendenpolitik im Vorder-
volles Potenzial für die deutsche Gesellschaft und die grund. Sie erwarten, dass sich ihre Investition rentiert,
Wirtschaft entfalten kann. durch eine Steigerung der durch den Börsenkurs ihrer
Anteilsscheine bestimmten Marktbewertung sowie be-
Öffentlichkeit gleitend auch durch die Ausschüttung von Anteilen am
Als börsennotiertes Unternehmen ist es für uns mehr als Unternehmensgewinn. Den Anteilseignern ist das ganze
nur eine Pflicht, eine sehr gute Beziehung zu unseren In- Unternehmen primär und maßgeblich verpflichtet.
vestoren zu pflegen. Auch gegenüber den Medien gehen
wir weit über die uns durch Gesetz oder Börsenvorschrif- Die Entwicklung des Börsenkurses und damit des Unter-
ten vorgegebenen Anforderungen hinaus. Der intensive nehmenswertes wird täglich verfolgt. Er ist allerdings
und gute Austausch dient in jedem Fall dazu, uns im Sinne auch von externen Faktoren abhängig, wie beispielsweise
von ACT zu entwickeln und stets weiter zu optimieren. dem allgemeinen Kapitalmarktumfeld, die der Einfluss-
nahme durch das Unternehmen entzogen sind.
Der Austausch zwischen den Stakeholdern und den Kon-
trollorganen ist über das Berichtswesen geregelt. Dabei Eine gute Unternehmensführung ist jedoch der wesentli-
berichten die einzelnen Tochtergesellschaften und Kon- che Faktor, um die an uns gestellten Erwartungen nach-
zernbereiche regelmäßig an den Vorstand, der wiederum haltig zu erfüllen, den Umsatz und Gewinn zu steigern
mindestens viermal im Jahr an den Aufsichtsrat berichtet und den Unternehmenswert zu erhöhen. Eine nachhaltige
(GRI G4-37). und gute Unternehmensführung dokumentiert sich
in den erfolgreichen Steuerungssystemen der FP sowie
aller – in diesem Bericht aufgezeigten – Bereiche. Erfolg-
1.6 Wesentlichkeit und Bestimmung der reich ist die Unternehmensführung, wenn sie die Erwar-
Berichtsinhalte tungen aller Anspruchsgruppen umfassend erfüllt.
Nach der Gründung unseres CSR-Teams fanden zur Be-
stimmung der Wesentlichkeiten sowie der Berichtsinhalte 2.2 Stärkung der Marktanteile (TK 2)
verschiedene intensive Diskussionsrunden statt.
Ziel ist es, unsere Marktanteile nachhaltig zu stärken. Un-
Unter Berücksichtigung der Interessen unserer Stakehol- sere Wachstumsstrategie im Kerngeschäft ist klar defi-
der wurden im ersten Schritt insgesamt 54 verschiedene niert. Wir werden in den weltweit attraktivsten Märkten
Themen aus den Bereichen Unternehmen, Kunden, Mit- USA und Frankreich unsere Aktivitäten deutlich verstär-
arbeiter, Produkte, Umwelt und Gesellschaft analysiert ken. Gleichwohl wollen wir auch im Heimatmarkt
14Deutschland unsere führende Rolle weiter verbessern und Umfang und Intensität unserer Compliance-Aktivitäten
in anderen Märkten angreifen. Wir bieten eine Vielzahl ergeben sich aus einer konzernweiten Risikoanalyse, die
innovativer Produkte, die für Unternehmen und Behör- halbjährlich durchgeführt wird, sowie aus eventuell auf-
den gleichermaßen interessant sind. Unser Produktport- tretenden aktuellen Ereignissen (GRI G4-SO3). Das Risiko
folio deckt die Bedürfnisse unserer Kunden umfassend ab. individueller Rechtsverstöße wird durch fortlaufende In-
formation und Schulung minimiert. Aufgedecktes Fehl-
Wir sind mit rund 11 % Marktanteil die Nummer 3 verhalten wird unverzüglich und konsequent verfolgt. Die
weltweit. Das heißt: 89 % des Marktes können unternehmensinterne Compliance-Richtlinie dient allen
noch erobert werden. Mitarbeitern zur Orientierung für ein integres Verhalten
im Geschäftsverkehr. Führungskräfte und Mitarbeiter
Die Entwicklung unserer Marktanteile wird laufend kon- werden regelmäßig zur Compliance-Richtlinie geschult.
trolliert. Dies ist Bestandteil der Vertriebssteuerung.
Gemeinsam mit externen Dienstleistern finden Audits
Eine Erweiterung unserer Kundenbasis eröffnet zugleich hinsichtlich der Einhaltung weiterer rechtlicher Vorgaben
Wege, unseren Kunden weitere Produkte und Dienstleis- statt.
tungen anzubieten. Mit der Wachstumsstrategie ACT
werden wir sie auf dem Weg ihrer digitalen Transforma- Im Berichtsjahr 2017 gab es unserer Kenntnis nach keinen
tion begleiten. Hierdurch werden wir einen wichtigen Bei- Korruptionsfall (GRI G4-SO5). Im zweiten Quartal 2017
trag zum Umsatz des Unternehmens leisten. waren wir allerdings von dolosen Handlungen bei der Er-
fassung und Abrechnung von Briefmengen im zeitkriti-
Die Stärkung der Marktanteile hat auf diese Weise ten- schen Konsolidierungsgeschäft betroffen. Wir haben die
denziell positive Effekte, auch für andere wesentliche Fak- Effizienz, Qualität und Stabilität der Prozesse im Inter-
toren wie die Kundenzufriedenheit und die Sicherung der esse unserer Kunden und Partner im Bereich Mail Ser-
Arbeitsplätze. vices sowie im Bereich Software auf den Prüfstand gestellt
und Maßnahmen zur Vermeidung der berichteten Risiken
umgesetzt.
2.3 Compliance (TK 3)
Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Be- 2.4 Risiko- und Chancenmanagement
stimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien
zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Kon- Unser Risiko- und Chancenmanagementsystem dient
zernunternehmen hin. Fragen der Compliance sind regel- dazu, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen und
mäßig Gegenstand der Beratung zwischen dem wahrzunehmen bzw. einzugrenzen. Grundsätzlich ist die
Aufsichtsrat bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Risiko- und Chancenpolitik darauf ausgerichtet, den Be-
Vorstand. Unsere Unternehmenskultur ist von Vertrauen stand unseres Unternehmens nachhaltig zu sichern und
und gegenseitigem Respekt sowie dem Willen zur strikten die Wettbewerbsfähigkeit kontinuierlich zu verbessern.
Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen ge- Der detaillierte Risiko- und Chancenbericht findet sich im
prägt. Dies ist nicht nur eine selbstverständliche Ver- Konzernlagebericht.
pflichtung, sondern entspricht auch den Erwartungen
sämtlicher Stakeholder. Unser Risiko- und Chancenmanagement ist in die werto-
rientierte Steuerung und die bestehenden Strukturen ein-
Dennoch sind Rechtsverstöße durch individuelles Fehl- gebunden, um mögliche Signale frühzeitig zu erkennen
verhalten nie ganz auszuschließen. Mitarbeiter und Dritte und zu bewerten. Es ist aus den strategischen Zielen
haben die Möglichkeit, Fehlverhalten im Unternehmen zu abgeleitet. Der Chancenerkennung dienen hierbei unter
melden. Aufgrund des organisatorischen Aufwands wird anderem detaillierte Markt- und Wettbewerbsanalysen
auf ein System verzichtet, das die Möglichkeit einräumt, und Prognoseszenarien sowie die intensive Aus
geschützt Hinweise zu geben (Whistleblower-System). einandersetzung mit relevanten Wert- und Kostentrei-
Wir setzen alles daran, das Risiko von Rechtsverstößen so bern. Für die Risiken ist ein Überwachungssystem nach
weit wie möglich zu minimieren sowie Fehlverhalten auf- § 91 Abs. 2 AktG eingerichtet. Dieses System dient auch
zudecken und konsequent zu verfolgen. Von zentraler der Früherkennung bestandsgefährdender Risiken. Wir
Bedeutung ist die Beachtung rechtlicher und ethischer verstehen unser Risikomanagement als kontinuierlichen
Regeln und Grundsätze. Regeln und Grundsätze sind, wie und durchgängigen Prozess.
auch der verantwortungsbewusste Umgang mit Insiderin-
formationen, in der Compliance-Richtlinie festgeschrie- Darüber hinaus werden unterjährig identifizierte Risiken,
ben (GRI G4-SO4). die eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und ein hohes
potenzielles Schadensausmaß haben, unverzüglich im
Rahmen von Berichtslinien an den Vorstand kommuni-
N ACHHALTIGE ENTWICKLUNG FÜR U
NSERE ZUKUNFT
15 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017ziert. Das Risiko- und Chancenfrüherkennungssystem Insgesamt wurden zum Bilanzstichtag elf wesentliche
wird im Rahmen der Abschlussprüfung vom Abschluss- Einzelrisiken (A) identifiziert. Davon sind sieben Risiken
prüfer evaluiert, um sicherzustellen, dass das System ge- sogenannte Schlüsselrisiken (A1), deren Eintritt den
eignet ist, alle potenziell den Bestand des Unternehmens Bestand des Konzerns voraussichtlich gefährden würde
gefährdenden Risiken rechtzeitig zu erfassen, zu bewer- (GRI G4-2).
ten und zu kommunizieren (GRI G4-45). Das Verfahren zur
Risikobewertung wurde im Berichtsjahr 2017 geändert.
Um das Risikomanagementsystem klarer vom Überwa- 3. Kundenservice mit Exzellenz
chungssystem nach § 91 Abs. 2 AktG abzugrenzen, wurden
die Risikogruppen neu definiert. Die Gesamtverantwor- Unsere Kunden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns.
tung für das Risiko- und Chancenmanagementsystem Wir entwickeln neue Lösungen und Services entlang der
liegt beim Vorstand. Der Vorstand wird über die aktuelle Customer Journey.
Risikosituation der FP durch den Risikokoordinator in-
formiert und ordnet gegebenenfalls weitere Maßnahmen ACT – wir handeln aus der Sicht des K
unden.
an. Nachdem der Vorstand den Konzernrisikobericht ver- ACT ist Neugier –
abschiedet hat, wird er dem Aufsichtsrat vorgelegt. neue Ideen, neue L ösungen,
neue Menschen.
Im Auftrag des Vorstands überwacht der Risikokoordina-
tor die Implementierung einer einheitlichen Risikostrate- Rund 35.000 produzierte Frankiersysteme der neuen
gie und Methodik, die Identifikation, Analyse und PostBase Serie im Jahr 2017 und mehr als 200.000 be-
Bewertung von Chancen und Risiken sowie die anschlie- treute Unternehmen bedeuten eine Vielzahl von Aufga-
ßende Chancenrealisierung und Risikobehandlung. Er ben und Herausforderungen, denen wir uns jeden Tag im
wird dabei von Berichtsempfängern unterstützt. Alle Be- Rahmen der unternehmerischen Nachhaltigkeit stellen.
richtsempfänger bilden ein Gremium, das sich in regelmä- Wir streben eine langfristige und erfolgreiche Geschäfts-
ßigen Abständen über die Identifikation, Analyse und entwicklung an und werden zugleich einen positiven Bei-
Bewertung von Chancen und Risiken abstimmt (GRI G4-46). trag zur nachhaltigen Entwicklung leisten. Genau hier
Für die Beobachtung, Bewertung und Meldung der Chan- setzt unsere Wachstumsstrategie ACT an.
cen und Risiken sind Berichtsverantwortliche benannt,
die aus dem folgenden Personenkreis bestehen: Ge-
schäftsführer der in- und ausländischen Gesellschaften, 3.1 Kunde im Fokus (TK 4)
Bereichsleiter und Beauftragte für die implementierten
Managementsysteme. Customer first: Wir arbeiten stets kundenorientiert. Des-
halb sind wir schon seit über 95 Jahren erfolgreich am
Die Berichtsverantwortlichen erheben für ihr Themenfeld Markt. Aber wir wollen noch näher an den Kunden heran-
die Chancen und Risiken und sind für die Realisierung der rücken. Jeden Tag arbeiten wir daran, bestehende Kun-
Chancen und die Vermeidung der Risiken zuständig (GRI den zu begeistern und neue Kunden von unseren
G4-44). Hierfür erhalten sie durch den Risikokoordinator Lösungen zu überzeugen.
halbjährlich eine Aufforderung zur Meldung der Chancen
und Risiken. Die Berichtsverantwortlichen entwickeln für Die Kundenbedürfnisse werden sich verändern und wir
ihr Themenfeld die zur Behandlung der erhobenen Risi- sind darauf vorbereitet. Wir entwickeln uns zum Begleiter
ken geeigneten Maßnahmenoptionen, die von den Be- bei der schrittweisen Digitalisierung von Prozessen rund
richtsempfängern ausgewertet und vom Vorstand um die ein- und ausgehende Geschäftskommunikation in
beschlossen werden. Unternehmen und Behörden. Mit unseren Tochtergesell-
schaften, der IAB, der freesort und der Mentana-
Es werden zweimal im Jahr alle rechtlichen sowie alle Ge- Claimsoft, sind wir hervorragend aufgestellt, um die
schäfts-, Betriebs-, Finanz- und IT-Risiken und -Chancen Digitalisierung in unserer Branche aktiv mitzugestalten.
in der FP inventarisiert (GRI G4-47). Die erfassten Risiken
werden nach Maßgabe der möglichen Schadenshöhe und Customer Journey
der Eintrittswahrscheinlichkeit danach beurteilt, ob sie 81 % der Unternehmen nutzen für vertrauliche und wich-
wesentlich und gegebenenfalls bestandsgefährdend sind. tige Kommunikation nach wie vor den Geschäftsbrief.
Diese Risiken werden gesondert festgehalten und weiter Dennoch entsteht ein wachsender Bedarf an digitalen Al-
beobachtet. Um Aussagekraft darüber zu erhalten, welche ternativen. Bei vielen Unternehmen herrscht Verunsiche-
Risiken wesentlich sein können, werden alle Risiken rung hinsichtlich der Vertraulichkeit, Sicherheit und
gemäß ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und der Höhe Verbindlichkeit von digitalen Lösungen. 53 % der Unter-
des möglichen Schadens in fünf verschiedene Klassen nehmen nutzen das Potenzial digitaler Alternativen noch
(1 bis 5) eingeteilt. nicht, jedoch sehen 66 % der Unternehmen ihre Optimie-
rungspotenziale bei der Digitalisierung der Eingangspost.
16Diese Chance werden wir nutzen (www.fp-francotyp.com/ Der Second Level und der Third Level Support unterstüt-
Effizienzreport). zen das Produktmanagement zusätzlich bei Ausschrei-
bungen und bei der Erwirkung von Postzulassungen in
Wir haben die Kompetenz, um Lösungen entlang der den jeweiligen Ländern. Weiterhin obliegt die Erstellung
Customer Journey zu entwickeln und unsere Kunden bei von Service-Dokumentationen (ca. drei pro Jahr für Fran-
der Realisierung dieser Optimierungspotenziale zu unter- kiersysteme und zwei pro Jahr für Kuvertiersysteme ein-
stützen. schließlich entsprechender Updates) sowie die Erstellung
von Service-Bulletins (ca. 50 pro Jahr für Frankiersysteme
Wir stellen unsere Kunden in den Mittelpunkt un- und 20 pro Jahr für Kuvertiersysteme einschließlich ent-
seres Handelns und begleiten sie in der analogen sprechender Updates) dem Third Level Support. Ser-
und digitalen Welt mit innovativen Lösungen. vice-Bulletins beinhalten technische Details sowie
organisatorische und länderspezifische Informationen,
Wichtigstes Produkt im Bereich Postverarbeitung ist un- die dem nationalen Support bei der täglichen Betreuung
sere PostBase Familie: Das Sortiment reicht von einem der Kunden helfen.
kleinen System für Einsteiger bis zum Profi-Frankiersys-
tem. Das klassische Einstiegsmodell ist die PostBase Mini Um einen reibungslosen Kundenservice anzubieten, un-
für Unternehmen mit kleinem Postvolumen. Mit den terhalten wir in Deutschland ein dichtes Technikernetz
PostBase Modellen und der PostBase One bietet die Post- mit insgesamt 45 Technikern, die den Kunden bei techni-
Base Produktfamilie für das mittlere und hohe Briefvolu- schen Störungen, die nicht durch unsere Service Hotline
men die ideale Lösung im Tagesgeschäft. Wir haben für behoben werden können, oder Wartungen vor Ort be-
jede Anforderung die passende Lösung. treuen. Sofern der Einsatz einer technischen Fachkraft
vonnöten ist, ist diese innerhalb weniger Stunden vor
Ort, um einen möglichen Defekt schnell zu beheben. In
3.2 Ausgeprägte Servicequalität (TK 5) einigen Ländern sind unsere Handelspartner für diesen
Service zuständig.
Um die Vielzahl an betreuten Unternehmen und die
Summe der verschiedenen Frankiersysteme und Kuver- In Deutschland, in den USA, in England, in Schweden, in
tiersysteme zu handhaben, sind wir im Bereich Service auf den Niederlanden, in Frankreich und in Italien haben wir
nationaler sowie internationaler Ebene gut aufgestellt. jeweils eine eigene Zentralwerkstatt, die es ermöglicht,
Insgesamt werden durch den internationalen Support ca. Frankier- und Kuvertiermaschinen zu reparieren, wenn
50 Länder betreut. dies nicht durch eine technische Fachkraft vor Ort geleis-
tet werden kann.
FP – wir schreiben Zukunft seit 95 Jahren.
Die Vision für unsere eigene: Im Durchschnitt werden in Deutschland pro Jahr insge-
Wir machen unseren Kunden mit unseren innovati- samt 1.700 Frankier- und Kuvertiermaschinen repariert,
ven und effizienten Produkten und Dienstleistun- gewartet oder altersbedingt ordnungsgemäß verschrottet
gen das Leben leichter und schenken ihnen Zeit und recycelt. Kunden haben im Falle einer Reparatur die
für ihr Kerngeschäft. Möglichkeit, für deren Dauer eine Leihmaschine zu nut-
zen, die innerhalb von 24 Stunden angeliefert und nach
In Deutschland ebenso wie im Ausland hat jeder Kunde Rückgabe servicefreundlich wieder beim Kunden abgeholt
die Möglichkeit, sich an unsere Service Hotline zu wenden wird.
(First Level Support). In Deutschland unterstützen insge-
samt 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unsere Kunden Das deutsche Service Part Center hält unter anderem
bei ihren Anliegen. Die Service Hotline kann für weiter mehr als 1.900 verschiedene Ersatzteile und Verbrauchs-
gehende Fragen wiederum den nationalen Second Level materialien vor. Von hier aus wird der gesamte weltweite
Support in Anspruch nehmen. Darüber hinaus kann sich Markt beliefert – mit Tintenkartuschen, Farbbändern,
der Landesservice an den internationalen Third Level Briefumschlägen, Ersatzteilen und Etiketten. Dabei wird
Support wenden, der gegebenenfalls in Verbindung mit stets die schnellstmögliche Belieferung angestrebt.
der Entwicklung schnellstmöglich eine Lösung herbei-
führt. Um das hierfür benötigte fundierte und pro- Mit der Einführung unserer internationalen Kollaborati-
duktspezifische Fachwissen zu erwerben, braucht es viele onsplattform haben wir eine ideale Voraussetzung
Jahre an Erfahrung, da wir mit insgesamt 20 verschiede- geschaffen, um weltweite Möglichkeiten zum Wissens
nen zu betreuenden Modellen von Frankiersystemen und transfer zwischen den technischen Fachkräften zu eröff-
15 Modellen von Kuvertiersystemen verschiedener Al- nen. Diese spezifischen Trainings zu unseren Produkten
tersklassen ein breites Spektrum an Produkten anbieten. und Dienstleistungen bilden eine solide Basis für die
zuverlässige und sichere Betreuung unserer Kunden.
Die Sales-, Service- und Support-Teams ebenso wie un
KUNDENSERVICE MIT EXZELLENZ
17 FRANCOTYP-POSTALIA HOLDING AG – NACHHALTIGKEITSBERICHT 2017Sie können auch lesen
