Christa Stienen: "New Work - Ein Beitrag für mehr Mut!" Peter Ankerstjerne: "The new era of workplace management - securing great service ...
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BOARDKARTE
flight 10 seat 2018
Christa Stienen:
„New Work – Ein Beitrag für mehr Mut!“
Peter Ankerstjerne:
„The new era of workplace management –
securing great service experiences with IOT”
Messe München:
„Networking mit Erfolg”
Hinter Board Partners stehen national wie Die Board Academy ist eine Initiative für
international versierte Executive Search Bera- Qualifikation, Integrität und gesellschaftliche
ter und Beraterinnen mit der Erfahrung und Verantwortung in Aufsichtsräten und Beiräten.
der Expertise, Fach- und Führungskompeten- 2010 gegründet, wird sie heute von den Part-
zen zu besetzen, Unternehmen mit weiter zu nern Board Partners, BeitenBurkhardt, PWC,
entwickeln und neue Märkte zu generieren. Huckberg, der Commerzbank, dem Corporate
Teamgeist und eine im wahrsten Sinne des Finance Verband corpfina sowie Aufsichtsräten
Wortes grenzenlose Zusammenarbeit zeichnet und Unternehmern begleitet. Mit match. Die
uns dabei aus. Wir spannen damit tragfähige Beiratsinitiative für junge Wachstumsunterneh-
Netzwerke und garantieren unseren Kunden men ist zudem eine Plattform entstanden, um
die besten Ergebnisse. jungen Unternehmen einen pro bono Zugang
zu Beiräten aus der Industrie zu ermöglichen.
Das Tiefen- und Breitenwissen unserer Berater
und Beraterinnen gepaart mit einem stabilen Inzwischen ist die Board Academy die etablier-
und überzeugenden Netzwerk lässt uns tief teste Community für den Dreiklang von Fort-
in Märkte eintauchen und macht den Unter- bildung und Qualifizierung – active Community
schied für unsere Kunden. – Vermittlung von Bei- und Aufsichtsräten. Uns
geht es um die Synchronisierung von Wissen
Überraschungen zu vermeiden, Mut und und Erfahrung gepaart mit den Notwendigkei-
Fantasie auf unsere Kunden und Führungs- ten und Herausforderungen der Zukunft für
persönlichkeiten von Heute und Morgen zu professionelle und in die Zukunft gerichtete
übertragen und dabei den Blick auf Übermor- Gremienarbeit.
gen zu richten, treibt uns an. There's no better
dynamic than Executive Search. Nicht nur unsere Qualität und Passion macht
den Unterschied, sondern auch unser Alumni
Ansatz: Jedes Unternehmen mit dem Interesse
einer Besetzung eines Bei- oder Aufsichtsrates
kann mit uns in den Dialog treten und wenn
wir aus dem Alumni Kreis eine/n interessan-
ten und interessierten potenziellen Bei- oder
Aufsichtsrat haben, vermitteln wir das Mandat
pro bono.
Bangalore Bangkok Beijing Chengdu
India Thailand China China
Dubai Johannesburg München Perth
UAE South Africa Germany Australia
Pfäffikon Seoul Shanghai Singapore
Switzerland South Korea China Singapore
Stockholm Tokyo Warsaw Wuxi
Sweden Japan Poland China
2
Die richtigen Dinge tun...
...und die Dinge dann richtig tun!
run. create. connect. match.
3
VORWORT
N
ew Workplace ist mehr als ein moderner Arbeits-
platz. New Workplace ist New Work-Haltung und
braucht Fantasie, Kultur und Mut.
Christa Stienen, Vizepräsidentin des Bundesverbandes der
Personalmanager (BPM), beschreibt in ihrem Beitrag hier die
Chancen und Herausforderungen neuer Arbeitskonzepte.
New Work überdenkt Hierarchien, lässt aber den notwendi-
gen Raum für Führung. Kollaboration, Team Orientierung und
Wissensmanagement sind, was zählt. Nichts Neues, aber jetzt
eben end2end.
Als erfolgreiches Praxisbeispiel für New Workplace-Management zeigen wir Ihnen dazu
das globale Dienstleistungsunternehmen ISS A/S. Wir haben das Headquarter von ISS in
Kopenhagen besucht und finden es, hier einen Dank an Peter Ankerstjerne, erstklassig.
Zukunft. Lust auf mehr. Kompliment.
Ebenso am Beispiel der Messe München – wo wir einen mehrteiligen Digitalisierungs
Workshop als Beratung begleitet haben – wird deutlich wie viel Spaß es macht, unter-
schiedliche Teams anders oder überhaupt, zusammen zu bringen. Und das Ergebnis ist
vorbildlich. Weiter so, Gloria und Markus.
Nehmen Sie die Boardkarte als Impulsgeber und Praxisblick für mögliche neue Perspek-
tiven motivierender Arbeitskonzepte und tauschen sich bei Interesse mit den Autoren
aus. Den Kontakt stellen wir gerne her. Denn New Work bedeutet auch Netzwerke und
Wissen im Einklang von Geben und Nehmen zu teilen.
In diesem Sinne, viel Freude am Lesen
Ihr
Guido Happe
BOARDKARTE
INHALT
von Christa Stienen
New Work: Ein Beitrag für mehr Mut! ........................................................................................... 6
von Peter Ankerstjerne
The new era of workplace management: Securing great service
experiences with IoT ........................................................................................................................ 10
von Barbara Wittmann
Social Branding: Der CEO als digitale Galeonsfigur .................................................................... 14
von Uwe Kessel
Networking für Aufsichtsräte:
Zeitverschwendung oder Pflicht in Zeiten der Digitalisierung? ............................................... 16
von Gloria Volkheimer und Dr. Markus Dirr
Messe München: Networking mit Erfolg ...................................................................................... 20
von Günter Junk
Zukunftsvision Mobiles Arbeiten: Reisende soll man nicht
aufhalten – mobil ohne Risiko ....................................................................................................... 22
von Gerhard Roggemann
Effizientes Informationsmanagement in Gremien:
Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life: Was haben
diese Führungsgremien gemeinsam? ........................................................................................... 26
von Diligent
Board Portale: 10 kritische Fragen ................................................................................................ 28
von Thorsten Werges
Leadership X.0: Führung, Organisation und Arbeit im digitalen
Zeitalter .............................................................................................................................................. 32
von Dr. Rüdiger Theiselmann
Intelligente Service-Ansätze: Berufliche Spezialisierung braucht
digitale Akquisekanäle .................................................................................................................... 38
von Frank Glückert und Alexander Geschonneck
DICO: Erwartungen an eine Compliance Funktion 4.0 .............................................................. 42
5
NEW WORK
New Work
EIN BEITRAG FÜR MEHR MUT!
I
von Christa Stienen m Zusammenhang mit dem Thema New Work und der über allem „drohenden Digitali-
sierung“ werden Probleme heraufbeschworen, Veränderungen angemahnt, Lösungen
angedacht. Vielerorts ist dazu zu lesen und auch zu hören!
6
BOARDKARTE
ationen, keine oder flache Work? – Und welche gelern-
Doch was ist mit New Hierarchien, virtuelle Zusam- ten Verhaltensweisen und
Work nun wirklich menarbeit, flexibles Arbeiten, Instrumente aus der Zeit vor
anders? Was ist wirklich neue Arbeitszeitmodelle, dem nun zu gehenden neuen
neu? Was kann uns Lebensarbeitszeitkonten, Weg, der Gestaltung der nun
und vor allem wobei Homeoffice, Co-Working, anstehenden Veränderungen,
eigentlich helfen? Agilität, Selbstverantwortung, können uns dabei helfen, die
Entrepreneurship, Gesundheit, Herausforderung New Work
Vorausgeschickt: Unter New Empathie, Persönlichkeitsent- zu meistern?
Work wird vieles verstanden: wicklung …
virtuelles Führen, demo- Geht es doch auch hier, und
kratische Strukturen, Arbeit Und was ist nun wirklich neu wie so oft, um einen Bewusst-
menschenwürdig zu machen, an den Herausforderungen seins- und Verhaltenswandel.
Umsetzen von win-win-Situ- im Zusammenhang mit New Um ein Verständnis dafür, >>
7
NEW WORK
Zeitgeist zu transformieren
und das „erdachte“ Wissen zu
vermehren.
Sicherlich kann es dabei keine
Blaupausen oder gar fertige
Lösungen geben. Aber eines
ist sicher: bei der Lösung
großer Herausforderungen
waren es immer die mutigen
Menschen, die vorangingen
und gestalteten. – Sei dies
nun in der Gesellschaft, Poli-
tik, Ökonomie, in den Natur-
wissenschaften, im Sport …
Hätten Simone de Beauvoir,
Bill Gates, Willy Brandt, Winnie
Mandela (um einige, wenige
zu nennen) die Welt so nach-
haltig verändert, wenn sie
nicht mutig gewesen wären?
Mutig, Neues zu denken,
dass ein einfach ‚weiter so‘, gen für unsere Gesellschaft mutig, Neues und dabei auch
jetzt nun wirklich nicht mehr hin zur Demokratisierung, zur anderes zu tun?
weiterhelfen wird. Auch wenn Industrialisierung und zum Und damit kommen wir alle
dies in Deutschlands Chef- Beginn der Digitalisierung selbst ins Spiel!
etagen vielerorts leider immer vergleichen. Eine Aufgabe von
noch allzu oft der Fall ist. Das historischer Bedeutung liegt Geht es hier nicht und in ers-
ist umso dramatischer, da mit New Work vor uns. Und ter Linie um Werte, um eine
New Work bereits Realität ge- wie wurde damals mit diesen Haltung: wie Freiheit, Struktur,
wordener Alltag ist und nicht Aufgaben/Herausforderungen Selbständigkeit, Partizipation,
erst in der Zukunft an die Tür umgegangen, wer oder was Respekt, Wertschätzung?
der Unternehmen klopfen waren die Treiber der Ent-
wird. wicklung? Sicherlich ist das keine bahn-
brechende neue Erkenntnis,
Dies gilt es ebenso zu meis- Um dies zu beantworten, aber können bei der Realisie-
tern, wie die Tatsache, dass können wir bei der Gestaltung rung von New Work, die jetzt
mittlerweile bis zu fünf Ge- von New Work, beim Gehen ohnehin schon antiquierten,
nerationen in einem Unter- eines New Way aus der Ver- aber leider allzu oft noch stark
nehmen zusammen arbeiten gangenheit und dem Umgang gelebten, Verhaltensweisen
und das selbstverständlich bei mit den damaligen Herausfor- und Muster wirklich weiterhel-
unterschiedlichen Lebensent- derungen lernen. Auch gilt es, fen? Ich sage nein und nenne
würfen, Werten und Denk- das Gelernte in den aktuellen zwei Beispiele dazu:
mustern. • wer propagiert für sich
Und damit kommen wir einen modernen, nicht-hie-
Auch möchte ich, um hier alle selbst ins Spiel! rarchischen Führungsstil,
eine Einordung von New Work Geht es hier nicht lebt im Tagesgeschäft aber
vornehmen und die damit und in erster Linie um etwas völlig anderes?
verbundenen Herausforde- Werte, um eine Haltung: • wer bemüht tagtäglich
rungen in der Dimension ver- wie Freiheit, Struktur, „Change“, fordert diesen
deutlichen zu können, dies in Selbständigkeit, sofort und brutal, knickt
einer Linie mit den Aufgaben Partizipation, Respekt, dann aber beim ersten
und den damit verbundenen, Wertschätzung? lauen „Gegenlüftchen“ im
weitreichenden Veränderun- Change-Prozess ein?
8
BOARDKARTE
Antwort: viele, viel zu viele, auf den Wirtschaftsbereichen New Work ist eine neue
Köpfe in den Unternehmen Montan, Automotive, Maschi- Arbeitswelt. New Work ist der
und auch in den Personal- nenbau und Energie ist vieler- Schlüssel und die Lösung zur
abteilungen sind in Wahrheit orts in der Abwicklung. Diese Schaffung einer neuen Ar-
noch allzu getrieben von Welt wird sich den Folgen beitswelt, eines Teils unserer
Statusdenken, Präsenzkultur, und Herausforderungen, die Gesellschaft. So gestaltet New
Herrschaftswissen und Kenn- Digitalisierung und New Work Work sich selbst und Gesell-
zahlenhörigkeit. Hier gilt es zu an uns stellen, annehmen schaft.
verstehen und anzunehmen,
dass es in der Arbeitswelt, Daher meine Forderungen: raus mit den „Sauriern“ aus
in unserer Gesellschaft eine so manchem Entscheidunggremium. Mut, dies zu sagen
dem völlig entgegenstehende und zu fordern.
Werteentwicklung gibt. Das
alles ist New Work! müssen! Stehen doch hier Realität schafft Wirklichkeit.
und das ist keine Schwarzma- Gestalten wir diese mit, seien
Wird jetzt nicht umso deut- lerei, sehr viele Existenzen auf wir mutig und packen wir es
licher, wer eigentlich schon dem Spiel. an. New Work braucht unse-
heute von gestern ist! Und ren Mut. Und wir brauchen
wie kann er resp. sie dann ein Doch wie kann uns das gelin- New Work. Also Mut zum Mut!
Morgen gestalten? Daher mei- gen? Wie können wir eine Ver- n
ne Forderungen: raus mit den haltensänderung einleiten?
„Sauriern“ aus so manchem Vielleicht sind die Antworten
Christa Stienen
Entscheidungsgremium. Mut, darauf viel einfacher und na-
dies zu sagen und zu fordern. heliegender als wir glauben:
Wir müssen Mut und den
Zu hart, zu einfach? – Nein. mutigen Menschen verstärkt
Denn nun kommt es zum in den Mittelpunkt unserer
Schwur. New Work verlangt Überlegen und HR-Entschei-
diesen von uns und wir sind dungen stellen!
als handelnde Personen in
der Verantwortung: denn so Denn in dieser entscheiden-
manche/r von uns kann sich den, ja bahnbrechenden Zeit
nicht mehr länger wegducken, ist es der mutige Mensch, der
muss nun Farbe bekennen mutige HR’ler der, der den
und sein/ihr Verhalten ändern Unterschied macht! Der mu- Christa Stienen ist Vizeprä-
und zwar schnell, konsequent tige Mensch in Führungsver- sidentin im Bundesverband
und nachhaltig! antwortung! Das heißt: Mut in der Personalmanager. Sie
Unternehmen zu kultivieren, hat über 25 Jahre Berufser-
Dabei muss New Work alle Mut zu haben, neue Wege zu fahrung als Führungskraft in
umtreiben, das bestehende gehen. Mutig zu sein, Ideen verschiedenen Unternehmen
Silodenken zu durchbrechen gegen Widerstände durch- und Branchen, so z. B. Handel,
und nicht nur die HR Commu- zusetzen. Dazu gehört auch, Pharma und Aviation sowie
nity für Organisationsverän- einem in Traditionen verhaf- in Non-Profit Organisatio-
derungen verantwortlich zu teten Chef zu widersprechen. nen. Mit ihrer umfassenden,
machen. – Dabei den Mut zu haben, strategischen und inhaltlichen
den Mensch, den Kopf und Managementerfahrung in
Eine Verhaltensänderung ist nicht den Headcount in den HR gilt sie als ausgewiesene
insbesondere für uns und erst alleinigen, ausschlaggeben- Expertin für Change, Unter-
recht am Standort Deutsch- den Focus zu stellen. Und das nehmenskultur und die Arbeit
land von herausragender heißt auch, den Mut zu haben, in internationalen Matrix-Or-
Bedeutung. Denn unsere Gegenwind zu ertragen und ganisationen. Frau Stienen ist
Wirtschafts- und Arbeitswelt vor allem: Mut zum Scheitern! Aufsichtsrätin und Lehrbeauf-
und damit große Teile unse- tragte.
res Lebens u. a. basierend
9
THE NEW ERA OF WORKPLACE MANAGEMENT
The new era of workplace management
SECURING GREAT SERVICE
EXPERIENCES WITH IOT
W
von e’re entering a new era of Facilities and Service Management. Success is no
Peter Ankerstjerne
longer defined by a stable maintenance of building and facility service assets.
Likewise, the skills desired need to go way beyond great engineering and
workplace administration.
In this new era, Facilities and architects and service desig- tion and developing a work-
Service Managers are increa- ners responsible for removing place environment in which
singly turning to experience obstacles, fostering collabora- peer-to-peer information
10BOARDKARTE
From building to Data intelligence as the
people-centricity key competitive parameter
To secure gains in perfor- To create these personalized
mance and facilitate the workplace experiences and
movement of information, create stronger knowled-
people and objects – Work- ge-based business outco-
place Managers must become mes – measuring the diverse
more people-centric and put touch-points is becoming
greater effort in identifying paramount.
where, when and how to add
value that leads to positive Applying data intelligence
outcomes during all stages of offers the opportunity for
user interaction. interactions to be based on
the personality of the emplo-
This requires thorough con- yee, by understanding their
siderations of the physical attitudes and adapt services
and service related workpla- based on factors such as their
ce structures; how and to real-time work schedule or
which extend the workplace location.
environment supports the
daily activities of employees. Not only will the use of data
Be it client meetings, team result in provision of persona-
meetings, concentrated lized service experiences, bu-
work, creative brainstorming, sinesses can also benefit from
informal interactions, collegial increased revenue through
knowledge-sharing or access predictive analysis be it data
to facility services including mining, machine learning or
service-desks, IT support, artificial intelligence algorith-
catering and other well-being ms.
related services.
Avoiding disadvantageous ser-
Focusing beyond the physical vice and facility interactions
workplace, identifying the before they occur and being
diverse archetypes that are able to allocate resources just
Greater value is
present in our respective of- where they are needed will
placed on workforce
fices – mapping their behavior benefit businesses with in-
facilitators who can
and understanding where the creased cost-efficiencies and
make marginal gains in
single biggest emotional diffe- new revenue streams.
performance in every
rence can be created is a key.
employee
While the workplace for some Technology conver-
employee types can create gence as a service experi-
sharing and innovation the single biggest difference ence enabler
can thrive. in their life by helping creating Even though most our re-
a work-life balance through sources increasingly will be
Greater value is placed on daycare or babysitting ser- committed to a people-first
workforce facilitators who can vices - for others the single approach – the maintenance
make marginal gains in per- biggest opportunity gap may of buildings will not be com-
formance in every employee lie in creating a stronger tech- promised.
– and facilitate a workplace nological set up when working
environment that can bring from home or other remote Provided with a dashboard
together people, place and places. displaying the most important
process to enable better busi- building metrics and self-
ness outcomes and secure a adaptation technologies ca-
strong competitive advantage. pable of reacting to user >>
11THE NEW ERA OF WORKPLACE MANAGEMENT
behavior – Workplace Ma- le have had lunch already and
nagers will have much fewer how many are still likely to eat. Peter Ankerstjerne
manual adjustments to do.
Being able to have these
While sensors in meeting insights at the finger points
rooms or on chairs and in real-time will automatically
tablets can report on space free more time to focus on
occupancy, energy used - and the users of the building and
cancel unwanted meetings constantly adopt the workpla-
– sensors in entrance areas ce environment and services
combined with sensors where they can create the
on plate dispensers can ana- single biggest difference. n
lyze how many people are in
the building; how many peop- Peter Ankerstjerne is Chief
Marketing Officer at ISS and
his responibilities include
Branding, Web/Digital, Busi-
ness Analytics and Research/
Development. Peter has wor-
ked within the ISS Group for
close to 24 years. He is Fellow
of the International Facility
Management Association
(IFMA) where he also serves at
the Board of Directors.
12BOARDKARTE
13SOCIAL BRANDING
Social Branding:
DER CEO ALS DIGITALE
GALEONSFIGUR
D
von ie wenigsten Geschäftsführer sind in den sozialen Medien aktiv. Dabei profitieren Unter-
Barbara Wittmann nehmen enorm, wenn ihre Führungsfigur nach außen in Erscheinung tritt. Barbara Witt-
mann, Mitglied der Geschäftsleitung Deutschland, Österreich und Schweiz bei LinkedIn
erklärt die Vorteile des Netzwerkens für CEOs.
Twitter für kurzen Gedan- wegzudenken.Unternehmen dabei jedoch am seltensten
kenaustausch, Instagram nutzen die verschiedenen in Erscheinung tritt ist die
für das Teilen von Bildern Plattformen, um mit der Person an der Spitze. So
oder LinkedIn als Netzwerk Öffentlichkeit in Kontakt kommunizieren die we-
für berufliche Belange und zu treten, auf Neuerungen nigsten CEOs über digitale
die Unternehmenspräsenz - aufmerksam zu machen und Kanäle mit der Öffentlichkeit
Soziale Medien sind aus der Einblicke in die Unterneh- – und verschenken damit viel
heutigen Welt nicht mehr menskultur zu geben. Wer Potenzial.
14BOARDKARTE
Das Schweigen im Gleichzeitig kann er so selbst ein Technologie-Unterneh-
digitalen Wald die Entwicklungen in sei- men werden“, sagt LinkedIn
CEOs gestalten das Un- nem Sektor einfach im Auge Gründer Reid Hoffmann. Das
ternehmen und sitzen auf behalten. gilt besonders für den CEO.
der Reise durch die Um- Er darf sich nicht vor neuen
wälzungen der Digitalen Paradebeispiele für den Technologien verschließen,
Transformation am Steuer Social Media-kompetenten sondern muss vielmehr dem
– so lautet die Theorie. In Chef sind Ex-Opel-CEO Dr. Unternehmen als Digitaler
Wahrheit sieht es mit den Karl Thomas Neumann und Transformer voranstehen. n
Digitalkompetenzen der Daimler-Chef Dr. Dieter
Vorstandschefs mau aus, wie Zetsche, die seit geraumer
Barbara Wittmann
eine Studie der Hochschule Zeit auf LinkedIn aktiv sind.
für Technik und Wirtschaft Als Influencer im deutsch-
(HTW) in Berlin zeigt. Dem- sprachigen Raum teilen sie
nach bringt nicht einmal regelmäßig Einblicke in ihren
jeder zehnte Vorstandschef Alltag oder schreiben auf ih-
relevante Kenntnisse mit. rem LinkedIn-Blog Analysen
oder Meinungen zum aktuel-
Das spiegelt sich auch im len Branchengeschehen.
Umgang mit sozialen Medien
wider: Von den Chefs der Zetsche ging dabei sogar
20 größten DAX-Unterneh- so weit, zuerst auf LinkedIn
men finden sich nur drei auf Stellung zum aktuellen Ab-
LinkedIn und mit SAP-Chef gasskandal zu beziehen und Barbara Wittmann ist seit Mai
Bill McDermott sogar nur ein damit den klassischen Weg 2016 bei LinkedIn Leiterin für
einziger auf Twitter. Damit der Unternehmenskommu- den Bereich Rekrutierungslö-
sind im internationalen nikation zu verkürzen. Aber sungen in der DACH-Region
Vergleich deutsche CEOs auf auch der Humor darf nicht und bildet mit Alexandra
dem letzten Platz, wie eine zu kurz kommen. So hatte er Kolleth die Geschäftsführung
Ecco-Untersuchung ans Licht die Lacher auf seiner Seite, im deutschsprachigen Raum.
bringt. als er einen Screenshot pos- Davor war sie Senior Vice
tete, in dem zu sehen ist, wie President of Sales and Opera-
Dabei bieten Netzwerke der LinkedIn-Algorithmus tions bei ImmobilienScout 24
für die Chefs dieser Welt, ihm Jobs bei BMW vorschlug. und bekleidete verschiedene
sowohl für die eigene Re- leitende Positionen bei Dell.
putation als auch für das Eine hohe Social-Me-
Wohl ihrer Firma, zahlreiche dia-Kompetenz schärft nicht
Vorteile. Der Glanz eines di- nur das eigene Profil in
gital präsenten Chefs strahlt der Öffentlichkeit, sondern
weiter als es die Unterneh- schafft wie beim Beispiel
mensseite alleine könnte. Zetsche in Kombination mit
Er gibt dem Unternehmen der Unternehmenskommuni-
nicht nur ein menschliches kation synergetische Effekte
und authentisches Gesicht, für die Markenbildung des
sondern macht sich selbst Unternehmens – bei Investo-
auch greifbarer für die Au- ren, Kunden und möglichen
ßenwelt und nicht zuletzt die neuen Mitarbeitern.
eigenen Mitarbeiter. Zudem
kann er die verschiedenen Fazit: Digitalisierung ist
Kanäle nutzen, um sich Chefsache
(und dadurch die Firma) als
industrielles Vordenker zu „Um in Zukunft bestehen zu
positionieren und Stimme können, muss jedes Unter-
der Industrie zu werden. nehmen über kurz oder lang
15NETWORKING FÜR AUFSICHTSRÄTE
Networking für Aufsichtsräte:
ZEITVERSCHWENDUNG
ODER PFLICHT IN ZEITEN DER
DIGITALISIERUNG?
K
von Uwe Kessel aum ein Wirtschaftsmagazin oder Karriere-Ratgeber, der nicht die Wichtigkeit von
Networking betont und gar zur Pflichtaufgabe für Manager und Unternehmer erklärt.
Insbesondere die Jungen und Ehrgeizigen laufen mit vielen hundert Visitenkarten auf
Veranstaltungen, um dann unzählige Visitenkarten von anderen Teilnehmern wieder mitzu-
nehmen. Andere wählen den Online-Weg und kontaktieren auf diversen Business-Plattformen
fleißig Menschen, die sie persönlich noch nie gesprochen haben.
Welche dieser Personen können sie 14 Tage später anrufen und um einen persönlichen oder
geschäftlichen Gefallen bitten?
16BOARDKARTE
In den oberen Führungskrei- verführen minütlich zum • Motivation:
sen wird man mit Einladungen permanenten „digital over- Warum verwenden Sie ihre
überschüttet. Es wird priori- flow“. Man ist on. Viele der wertvolle Zeit für den Aufbau
siert und viele raffen sich am Führungskräfte haben keine von Beziehungen? Was wollen
Ende eines langen Arbeits- Zeit, jede Woche mehrere sie bewegen?
tages auf, schleppen sich zu Veranstaltungen zu besuchen
Veranstaltungen mit mehr oder sich stundenlang um • Persönlich:
oder weniger hochkarätigen ihre Online-Präsenz zu küm- Der Aufbau und die Pflege
Referenten und führen im An- mern: Sie führen Unterneh- von Beziehungen sind nicht
schluss an den Impuls drei bis men, treiben ihre Geschäfte delegierbar. Orientieren sich
vier kurze Gespräche – bleibt voran oder verbringen die nur an Persönlichkeiten und weni-
die Frage, wie relevant der Re- knapp bemessene Freizeit mit ger an der aktuellen Funktion.
ferent wirklich für den Aufbau ihrer Familie. Rolle und Funktionen ändern
und die Pflege von qualitativ sich häufig im Berufs- und Un-
hochwertigen Kontakten ist. In Zeiten der Digitalisierung ternehmerleben. Der Mensch
Und wie groß ist die Chance, hat Geschwindigkeit zur Er- dahinter und seine Motiva-
dass unter den drei bis vier stellung eines Angebots oder tion ist letztlich der Treiber
Gesprächspartnern eine für zur Entwicklung neuer Lösun- wirtschaftlicher und sozialer
sie relevante Person dabei ist? gen für innovative Unterneh- Themen in der Zukunft.
men enorm an Bedeutung
Natürlich trifft man bei derlei gewonnen. Viele Unterneh- • Reziproker Austausch:
Veranstaltungen potenzielle men sind mit einer internen Ein erfolgreicher Aufbau erfor-
Geschäftspartner. Aber wie Orientierung zu langsam im dert auch die Bereitschaft, bei
viele davon müssen Sie ins- Markt und können nicht mit einem aktuellen Anlass tätig
gesamt besuchen, um 30 bis Start-ups mithalten. Was also zu werden und jemanden aus
40 Schlüsselkontakte für Ihr tun? dem Netzwerk zu unterstüt-
zukünftiges Geschäft aufzu- zen. Seien sie bereit zu geben
bauen? Wie häufig müssen Sie Knappe Zeit sinnvoll und fordern sie auch aktiv ein.
teilnehmen, um aktivierbare nutzen – Beziehung statt Was Sie aus Ihrem Möglich-
Beziehungen zu entwickeln? Kontakt keitsraum einbringen, ist
Wer hat so viel Zeit? Können Letztendlich geht es aber um fallabhängig und immer eine
Sie sich auf diesem Weg posi- den Aufbau von Beziehungen, persönliche Entscheidung.
tionieren? deshalb spricht man im Ro-
tonda Business Club vom • Zeit:
Problem vieler Veranstal- Beziehungspotenzial. Es reicht nicht aus, eine E-Mail
tungen ist jedoch, dass die Eine Beziehung entsteht erst zu schreiben. Gute Beziehun-
Teilnehmer unterschiedliche dann, wenn Entscheider sich gen bauen auf Vertrauen auf
Motive für einen Besuch ha- so gut kennen und vertrauen, und wachsen über die Zeit.
ben. Der eine sucht Kunden, dass sie bereit sind, für den Daher ist eine mittelfristige
der andere den Blick über anderen aktiv zu werden. Um Orientierung sehr wichtig. Sie
den Tellerrand, wieder andere das zu erreichen, ist es aus sollten über gute Beziehun-
fachlichen Input oder Inspira- unserer Sicht unerlässlich, gen verfügen, wenn Sie Un-
tion. In Zeiten der Digitalisie- sich – auch häufiger – von terstützung brauchen. Wenn
rung und erhöhtem Verän- Angesicht zu Angesicht zu Sie dann erst mit dem Aufbau
derungstempo ist es für viele treffen, zu sprechen, gemein- beginnen, ist es zu spät.
Unternehmen entscheidend sam zu denken und in einer
vernetzt zu arbeiten. Wie kann inspirierenden Atmosphäre Im Rotonda Business Club un-
man nah am Markt sein, ohne auszutauschen. Für den Auf- terstützen wir unsere Mitglie-
sich zu verzetteln? bau und die Vertiefung von der bei diesem Prozess. Bei
diesen persönlichen Bezie- neuen Mitgliedern klärt der
Online Plattformen mit An- hungen sollten folgende Pers- Clubmanager insbesondere
fragen über Xing, LinkedIn, pektiven betrachtet werden: die persönliche Zielsetzung
Facebook und Whatsapp und Motivation. >>
17NETWORKING FÜR AUFSICHTSRÄTE
Kernfragen im Rahmen des • Können Sie mir einen
Aufnahmeprozesses sind: Experten empfehlen? Uwe Kessel
• Welche Ziele verfolge ich? • Wir suchen einen zuver
• Wie möchte ich mich lässigen Lieferanten?
positionieren? • Für unseren Marktein tritt in
• Wen möchte ich treffen und Deutschland suchen wir
wen nicht? einen Importeur. Können
• Welche Themen finde ich Sie jemanden empfehlen?
spannend? • Ich möchte mich beruflich
• Was kann ich anderen verändern. Können Sie mir
Mitgliedern bieten? beim Zugang in die Lebens-
• Was würde mir oder mittelbrache helfen?
meinem Geschäft helfen? • Wie gehen andere Entschei-
der mit dem Thema Digitali- Uwe Kessel ist Geschäftsfüh-
Der Ansatz ist, dass der sierung um? rende Gesellschafter vom
Clubmanager in der Stadt zu • Wir suchen Partner für ein größten Business Club mit 8
den 30 bis 40 Schlüsselkon- gemeinsames Projekt? Standorten in Deutschland.
takten des Mitglieds gehört • ... Als Clubmanager bringt er
und als Kurator agiert. Er lädt unternehmerisch denkende
Mitglieder zu geschlossenen So stehen heute neben den Menschen zusammen.
Veranstaltungen ein, die für innovativen Expertenforen Zusätzlich ist er als Vorstand
die genannten Ziele wirk- auch wie „Board Lounge“, eine der Business Angel, AIF Beirat
lich relevant sind; er bringt Networking-Veranstaltung für und Unternehmer aktiv.
Mitgliedern zusammen, die Vorstände und Aufsichtsräte,
sich in ihren Anliegen weiter- eine Startup-Sprechstunde
helfen können; er ist in vielen oder auch Gründerpokern auf
Netzwerken, Runden und dem Programm.
Gruppen aktiv, um zielgerich-
tet und an geeigneter Stelle Was können Sie vom
zu erwähnen, zu verbinden Rotonda Ansatz lernen?
und vorzustellen. Gehen Sie ihren eigenen Weg.
Klären Sie Ihre Motivation
Mitglieder können über den und seien Sie bereit andere
Service mir Ihren geschäft- zu unterstützen. Qualität
lichen Anliegen gezielt das wird durch Beziehungstiefe
Club-Netzwerk bis in die höchs- und nicht durch die aktuelle
ten Entscheiderkreise nutzen. Funktion definiert. Systemati-
Typische Anfragen sind: scher Aufbau eines Netzwerks
• Wir wollen in einer neuen ist sehr wichtig, nutzen Sie
Branche Fuß fassen und Plattformen und bestehenden
suchen einen Partner? Netzwerke selektiv und im
• Ich suche einen Nachfolger Hinblick auf die eigene Positi-
für mein Unternehmen? onierung. n
• Wir benötigen Kapital für
unser Start-Up?
18BOARDKARTE
PASSION FOR CUSTOMERS.
UNSERE PASSION?
CUSTOMER JOURNEY MANAGEMENT IN 360°.
Ihre Kunden glücklich machen und damit zu Ihrem Erfolg
beitragen. Das ist das Ziel der Kundenmanagement-
Experten von ec4u.
Wie wir dieses Ziel erreichen? Mit exzellentem Customer
Journey Management in 360°. Und einer Menge Passion
für das, was wir tun.
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ec4u expert consulting ag | Zur Gießerei 19 - 27 B | 76227 Karlsruhe | Tel +49 (0) 721 46 476-100 | info@ec4u.com | www.ec4u.com 19MESSE MÜNCHEN
Messe München
NETWORKING MIT ERFOLG
E
von in gutes intercompany Netzwerk als Grundlage für die kollaborative Umsetzung
Gloria Volkheimer neuer Produktideen: Eine Woche mit der Messe München – gemeinsam ergebnisori-
& Dr. Markus Dirr
entiert im Sinne der Organisation
Seit Januar 2017 gibt es bei Methode von Google Ventu- am Freitag an KundInnen tes-
der Messe München den res (die nichts mit den Scrum ten. Ziel des Workshops war,
Geschäftsbereich (GB) Digital, Sprints zu tun hat). Diese er- ein Konzept für eine neue
der unter der Leitung von Dr. streckt sich über eine Arbeits- Veranstaltungs-App zu entwi-
Markus Dirr aufgebaut wird, woche und verfolgt folgende ckeln, deren Fokus auf einer
mit dem Ziel attraktive digitale Inhalte: Montags wird die Networking-Funktion liegt.
Produkte sowie neue Ge- Ausgangssituation analysiert
schäftsmodelle gruppenweit und eine konkrete Fragestel- Rundumblick im
zu entwickeln und zu etablie- lung herausgearbeitet. Für Projektteam
ren. Im November 2017 be- diese werden am Dienstag Das Workshop-Team bestand
schäftigte sich der GB Digital Lösungsideen entwickelt. Am aus VertreterInnen unter-
der Messe München gemein- Mittwoch entscheidet man, schiedlicher Bereiche und
sam mit einem Projektteam mit welchen Lösungsansätzen Messeformate und lieferte
eine ganze Woche mit dem man weiterarbeitet und es damit verschiedene Perspek-
Thema Messe-App. Um in kur- wird ein Storyboard skizziert. tiven, um cross-funktional und
zer Zeit einen großen Sprung Dieses wird am Donnerstag in auf Wissensmangement der
voranzukommen, nutzte das einen ersten Prototyp einge- gesamten Organisation auf-
Team die sogenannte SPRINT arbeitet und lässt sich bereits bauende Expertise zu setzen,
20BOARDKARTE
was einen enormen Mehrwert
Gloria Volkheimer Dr. Markus Dirr
darstellte: Fabian Schäfer
(TAS/Messeservice),
Isabella Bayer/Carolin Hellen-
schmidt (Projektgruppe EXPO
REAL), Daniel Keppler (Pro-
jekt-Marketing), Birgit Mittel-
meier (Projektgruppe trans-
port logistic), Ralf Spettnagel
(ZB IT). Die Runde ergänzte
Guide Happe von Board
Partners, der als „Networker“
die Zielgruppe für die Networ-
king-Funktion abbildete. Gloria Volkheimer wechselte Dr. Markus Dirr ist Chief
Für den GB Digital waren innerhalb der Messe Mün- Digital Officer (CDO) der
Gloria Volkheimer als Work- chen in den Geschäftsbereich Messe München. Unter
shop-Leiterin und Dr. Markus Digital und unterstützt dort seiner Leitung entwickelt der
Dirr als Entscheider dabei, mit Hilfe ihrer langjährigen Geschäftsbereich Digital die
beide Rollen werden durch Messe Erfahrung als Senior Digitalstrategie der Messe
die SPRINT-Methode vorgege- Digital Business Manager. München weiter und etabliert
ben. n Neben ihrer Berufserfahrung neue Geschäftsmodelle. Be-
im Marketing, E-Commerce vor Dr. Markus Dirr zur Messe
und Eventbereich besitzt sie kam war er über 16 Jahre im
eine hohe Digitalaffinität. E-Commerce und Online-Mar-
Diese konnte sie in ihrem Stu- keting tätig. Sein neues Buch
dium der Soziologie vertiefen „Irgendwas mit Internet – mit
und die gesellschaftlichen der 45 Minuten-Toolbox auf
Aspekte der Digitalisierung in die digitale Erfolgsspur“ ist
den Fokus wissenschaftlicher gerade im Hanser Verlag er-
Arbeit rücken. schienen. Ein Probekapitel ist
unter www.45min-Toolbox.com
erhältlich.
21ZUKUNFTSVISION MOBILES ARBEITEN
Zukunftsvision Mobiles Arbeiten
REISENDE SOLL MAN NICHT
AUFHALTEN – MOBIL OHNE RISIKO
22BOARDKARTE
L
ässt man Sonderfälle wie Völkerwanderung und Columbus außen vor, so wurden die von Günter Junk
Menschen erst mit der Erfindung der Dampflokomotive richtig mobil. Die Einschränkungen
waren trotzdem erheblich. „Mobiles Arbeiten“ blieb eine Ausnahme, und der „Reisende“
oder der „fahrende Händler“ galten als eigene Berufsstände. Die Arbeitskräfte konnten zwar
halbwegs mobil sein, die Ressourcen, die man für die Verrichtung der Arbeit benötigte, waren in
der Regel jedoch ziemlich ortsfest. Was nicht in den Musterkoffer passte, musste zurückbleiben,
und die Reiseschreibmaschine war ein Notbehelf.
Auch die Verbreitung der IT puter wogen um die Zehn immobil auf Servern oder im
änderte das zunächst nicht Kilogramm und Ressour- Rechenzentrum. Wesentlich
grundsätzlich. Tragbare Com- cen blieben weitestgehend geändert hat sich das >>
23ZUKUNFTSVISION MOBILES ARBEITEN
aber in den letzten zwanzig lich eine Herausforderung. über kontrollierte Netze läuft,
Jahren: Per Web und Cloud Nutzer wollen heute mit sind mobile Geräte bevor-
kann man nun die gesamten ihrem Wunschgerät arbeiten, zugte Ziele von Cyber-Krimi-
Ressourcen eines Unterneh- am besten sogar mit dem, nellen. Informationen lassen
mens prinzipiell an jedem das auch privat genutzt wird. sich relativ leicht abfangen,
internetfähigen Ort der Der damit entstehende Pro- beispielsweise wenn sich
Welt nutzen: Datenbanken, duktivitätsvorsprung sollte ein Mitarbeiter an einem
ERP-Systeme, Unterneh- Unternehmen schon ein öffentlichen Hotspot oder
mensanwendungen – mobile paar wenige organisatorische via Mobilfunknetz einloggt.
und stationäre Clients unter- Extra-Maßnahmen wert sein; Angreifer können zum Bei-
scheiden sich kaum noch. zumal es dafür ja mittler- spiel mit einer infizierten App
Mit den Möglichkeiten sind weile entsprechende Lösun- Bewegungsprofile von Ver-
gen gibt. triebsmitarbeitern erstellen
Mit den Möglich- und so feststellen, mit wem
keiten sind auch Dabei haben es Unterneh- ein Unternehmen gerade
die Anforderungen men beim Thema Mobility verhandelt.
gestiegen. vor allem mit einer großen
Herausforderung zu tun: mit Auch die Möglichkeiten
auch die Anforderungen der Sicherheit. Anders als des Dual-Use, der Benut-
gestiegen. In Zeiten der nicht-mobile Systeme werden zung von mobilen Geräten
ersten Laptops hat man Smartphones und Tablets für private und berufliche
den E-Mail-Anschluss und in so genannten unsicheren Zwecke, ist eine besondere
einen halbwegs zeitnahen Umgebungen betrieben, also Gefahrenquelle für IT und
File-Transfer freudig unter in Zonen, die nicht unter Kon- Datenschutz. Die IT möchte
erfolgreiches mobiles Arbei-
ten verbucht. Heute bedeutet Dabei haben es Unternehmen beim Thema
mobiles Arbeiten, dass die Mobility vor allem mit einer großen Herausforderung
im Unternehmen üblichen zu tun: mit der Sicherheit. Anders als nicht-
Workflows in vollem Umfang mobile Systeme werden Smartphones und Tablets
auch mit mobilen Systemen in so genannten unsicheren Umgebungen betrieben,
genutzt werden können – also in Zonen, die nicht unter Kontrolle der ei-
wie gesagt: es sollen keine genen IT-Administration stehen, beispielsweise in
Unterschiede zwischen mo- Verkehrsmitteln, in Hotels oder in Privatwohnungen.
biler und stationärer Arbeit
bestehen. Und nicht nur der trolle der eigenen IT-Adminis- den privaten Nutzen auf ein
"klassische Reisende" soll tration stehen, beispielsweise Minimum einschränken. Der
seine Arbeitsprozesse mobil in Verkehrsmitteln, in Hotels Anwender möchte jedoch
ausführen können, sondern oder in Privatwohnungen. genau das Gegenteil.
im Prinzip jeder Mitarbeiter. Hier können sie verloren ge-
hen oder gestohlen werden; Dass angesichts solcher
Flexibler Zugriff auf die Res- sofern Unternehmensdaten Risiken mancher IT-Verant-
sourcen ist das eine, flexi- auf dem Gerät sind, hat ein wortliche mit einer Rückkehr
ble Endgeräte das andere: unbefugter Nutzer alle Zeit zur Immobilität liebäugelt,
reserviert man den Zugriff der Welt, sich mit ihnen zu mag verständlich sein. Aber
auf bestimmte Geräte und befassen. ein Zurück zur Dampflokmo-
Systeme, so bleibt die Mo- bilität wird es sicher nicht
bilität eingeschränkt. Die Und dies ist fast noch der geben. Unternehmen müs-
Vielzahl der Smartphones einfachere Fall, weil man in sen sich vielmehr auf diese
und Tablets mit ihren diver- der Regel bald merkt, dass Risiken einstellen. Ein Appell
sen Betriebssystemvarianten, das Gerät weg ist. Da der an den verantwortungsvollen
ihren verschiedenen Größen Zugriff auf die Ressourcen Umgang mit mobilen Syste-
und Auflösungen ist natür- des Unternehmens nicht men wird allerdings nicht viel
24BOARDKARTE
fruchten: Die Mitarbeiter wol- Container lassen sich auf
len schließlich den Komfort nahezu allen mobilen Gerä- Günter Junk
und die Bequemlichkeit ihrer ten problemlos einrichten,
Geräte nutzen und haben egal ob das Gerät privat ist
in der Regel zu viele andere (BYOD) oder vom Unterneh-
Dinge im Kopf, als dass sich men gestellt wird. Unterneh-
eine IT auf ihren guten Willen men können damit ihre An-
und ihre Sorgfalt verlassen wendungen und Daten auch
dürfte. Notwendig sind daher auf mobilen Geräten in einer
Notwendig sind daher technische Lösungen, die
vom Zutun der Nutzer weitgehend unabhängig
funktionieren. Voraussetzung dafür ist eine strikte
Trennung von geschäftlichen und privaten Daten Günter Junk ist CEO der
auf den mobilen Geräten, was sich mit einer Virtual Solution AG. Günter
Container-Lösung ohne großen Aufwand erreichen Junk war maßgeblich für das
lässt. Dabei wird auf dem mobilen Gerät ein Wachstum der Firma Cisco
verschlüsselter Container eingerichtet, in dem sich Systems verantwortlich, als
alle Unternehmensdaten und -prozesse befinden Geschäftsführer in Deutsch-
land und später als VP Opera-
technische Lösungen, die von übrigen Apps zuver- tion in der gesamten Region
vom Zutun der Nutzer weit- lässig isolierten Umgebung EMEA.
gehend unabhängig funktio- betreiben und verwalten.
nieren. Voraussetzung dafür Auf diese Weise ist mobiles Umfangreiche Erfahrung
ist eine strikte Trennung von Arbeiten – mit Zugriff auf alle in der Sicherheitsindustrie
geschäftlichen und priva- Ressourcen eines Unterneh- erwarb er bei dem Netzwerk-
ten Daten auf den mobilen mens – auch in unsicheren sicherheitsspezialisten Astaro
Geräten, was sich mit einer Umgebungen ohne Risiken und dem Sicherheits-Spe-
Container-Lösung ohne möglich. Ein weiterer Schritt zialisten Sophos, zuletzt als
großen Aufwand erreichen zur Realisierung des großen General Manager der Sophos
lässt. Dabei wird auf dem Traums von Mobilität, nicht Security Group.
mobilen Gerät ein verschlüs- nur für Reisende. n
selter Container eingerichtet, guenter.junk@
in dem sich alle Unterneh- virtual-solution.com
mensdaten und -prozesse www.virtual-solution.com
befinden: E-Mails, Kalender,
Kontakte, Aufgaben, Notizen,
Dokumente und Browser
sind so vor unbefugtem
Zugriff geschützt. Die Daten
und Anwendungen können
damit Teil des Unterneh-
mensnetzes werden, obwohl
sie sich nach wie vor auf
einem Smartphone oder
einem Tablet befinden. Auch
wenn das Gerät abhanden-
kommen sollte, sind die
Daten sicher; und auch wenn
der WLAN-Hotspot korrum-
piert ist, Zugriff auf den si-
cheren Container bekommen
die Angreifer trotzdem nicht.
25EFFIZIENTES INFORMATIONSMANAGEMENT IN GREMIEN
Effizientes Informationsmanagement in Gremien
RESOLUTION GROUP, DEUTSCHE
BÖRSE, FRIENDS LIFE: WAS
HABEN DIESE FÜHRUNGSGREMIEN
GEMEINSAM?
G
von erhard Roggemann ist seit vielen Jahren Aufsichtsratsmitglied in sechs verschiedenen
Gerhard Roggemann Führungsgremien, darunter die im FTSE 100- Index gelistete Versicherungsgesellschaft
Resolution Group sowie die Deutsche Börse AG, deren stellvertretender Vorsitzender
er ist. Gerhard Roggemann nutzt Diligent Board™ zurzeit in mehreren Führungsgremien. Einen
Großteil seiner beruflichen Laufbahn verbrachte GerhardRoggemann bei dem Finanzdienstleis-
tungsunternehmen J.P. Morgan, wo er unter anderem Geschäftsführer für J.P. Morgan Frankfurt
und Finanzleiter für J.P. Morgan Asia Pacific war. Darüber hinaus saß Gerhard Roggemann ins-
gesamt 13 Jahre lang im Vorstand zweier deutscher Landesbanken. Angesichts dieser Fülle an
Erfahrungen weiß er nur zu gut, welche Nachteile Sitzungsunterlagen mit sich bringen können.
Herausforderung dessen Einhaltung es erforder- innerhalb Europas viel reist,
Gerhard Roggemann hat lich macht, dass er in seiner um seinen Verpflichtungen ge-
einen vollen Terminkalender, Heimat Deutschland sowie genüber den sechs Führungs-
26BOARDKARTE
gremien nachzukommen. gistik. Ich nehme jeden Monat so einfach in der Anwendung
Die regelmäßigen Board-Mee- an zwei bis drei Board-Mee- und steht den ursprünglichen
tings bedürfen Vorbereitung, tings teil, die ich zu einer Papierunterlagen in nichts
für die Gerhard Roggemann Geschäftsreise zusammenlege. nach. Sie können sie lesen,
einen beträchtlichen Teil seiner Da es sich um vertrauliche markieren und Anmerkungen
Zeit aufwendet. Vor dem Ein- Unterlagen handelt, und ich in ihr machen, genau so, wie
satz von Diligent Boards die Flugzeit zum Durchlesen Sie es auch auf Papier können.
erstellte das Sekretariatsteam nutzen wollte, habe ich die Un- Aktualisierungen und Überar-
jedes einzelnen Unternehmens terlagen in meinem Handge- beitungen werden nun jedoch
die Sitzungsunterlagen päck verstaut. Man möchte ja in Echtzeit bereitgestellt. Und
manuell und lieferte sie ihm nicht, dass sie verloren gehen! was noch besser ist: Sie kön-
per Kurier an seine Privatan- Der Transport von drei bis vier nen sich von all dem schweren
schrift. Jeder Unterlagensatz Sätzen Sitzungsunterlagen Papier verabschieden.“
umfasste bis zu 1.000 Seiten. auf einer einzigen Reise war
Oftmals mussten überarbeite- jedoch irgendwann nicht mehr Ergebnisse
te Versionen oder einzelne zu bewältigen.“ Nach der schnellen Annah-
Seiten nachgeliefert werden. Auch die ordnungsgemäße me der Lösung durch die
Bedingt durch seine häufigen Entsorgung der Unterlagen Gremienmitglieder bei der
Reisen erhielt Herr Roggemann war schwierig. Es kam vor, dass Deutschen Börse unter-
diese Informationen oft erst bis zu vier große Kisten voll stützte Gerhard Roggemann
Tage später. mit Sitzungsunterlagen darauf die Einführung von Diligent
warteten, entsorgt zu werden. Boards unter anderem bei
Außerdem stellte das Herum- Friends Life. Aus Sicht von
schicken von Papierunterlagen, Herangehensweise Herrn Roggemann haben sich
die höchst vertrauliche Die Sekretariatsmitarbeiter durch die Nutzung der Dili-
Unternehmensdaten enthiel- bei der Resolution Group gent Boards-Lösung bereits
ten, ein Sicherheitsrisiko dar. verglichen verschiedene konkrete Vorteile in puncto
Da Gerhard Roggemann oft- Board-Portal-Provider in Bezug Zeitersparnis, Funktionsum-
mals unterwegs war, wurden auf Benutzerfreundlichkeit, fang, Sicherheit und Komfort
die Unterlagen auch schon Sicherheit, Preis und allge- bemerkbar gemacht. n
mal im Vorgarten oder bei meine Funktionalität. Nach
einem Nachbarn deponiert. Gesprächen mit der Führungs-
Ein weiteres Problem ergab riege, darunter auch Gerhard
sich durch das bloße Gewicht Roggemann, setzte das Sekre-
mehrerer zu transportieren- tariat bestimmte Prioritäten:
der Berichte. Ein einziger Satz Es sollte eine intuitive Lösung
Unterlagen konnte einen sein, die von ihrer Struktur her
Aktenkoffer füllen. Für den einer herkömmlichen Sitzungs-
Transport mehrerer Unterla- mappe ähnelt, gleichzeitig aber
gensätze wurde ein Reisekoffer die Vorzüge einer modernen
benötigt. Da es sich um hoch digitalen Lösung mitbringt.
vertrauliche Daten handelte Auf dem ersten Board-Meeting
und Gepäck auf Reisen schon der Resolution Group, bei dem
einmal verloren gehen kann, die Diligent Boards-iPad-App
trug Gerhard Roggemann die eingesetzt wurde, wurde den
Unterlagen im Handgepäck Teilnehmern freigestellt, ob
bei sich. Dies wurde jedoch sie iPads oder herkömmliche
angesichts der zunehmenden papierbasierte Sitzungsun-
Gewichtsbeschränkungen zu terlagen nutzen wollten. „Die
einer Herausforderung. Aufsichtratsmitglieder waren
„Es war nicht nur das Gewicht schon nach der erstmaligen
der Unterlagen, mit dem ich Nutzung des Diligent-Vorstand-
auf meinen Reisen zu kämpfen sportals überzeugt“, so Ger-
hatte, sondern auch die Lo- hard Roggemann. Die App ist
27BOARD PORTALE
Board Portale
10 KRITISCHE FRAGEN
G
von DILIGENT
enauso wie die Technologie den Zugriff auf und den Austausch von Informationen
zu Hause und bei der Arbeit revolutioniert hat, verändert sie auch, wie in Führungs-
gremien Informationen bereitgestellt werden und wie diese heute zusammenarbei-
ten. Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen sind jedoch häufig ver-
traulich und von äußerster strategischer Bedeutung. Viele Online-Tools und Apps sind
aus diesem Grund nicht für die Arbeit mit sensiblen Unterlagen geeignet. Daher wurde
das Board-Portal entwickelt, eine digitale Plattform ausgerichtet auf die spezifischen Be-
dürfnisse moderner Führungsgremien. Hier finden Sie einige der häufig gestellten Fragen
zu Board-Portalen und wie diese Führungsmitgliedern sowie dem Unternehmenssekretari-
at helfen, ihre Arbeit effektiver und sicherer zu gestalten.
28BOARDKARTE
leitungs-, Vorstands- und le viele der Eigenschaften
Aufsichtsratssitzung sowie aufgreifen, die die Arbeit mit
von archivierten Dokumenten Papierunterlagen bisher so
aus vorherigen Sitzungen und praktisch gemacht haben.
zusätzlichen Informationen Hierzu zählen das schnelle
des Führungsgremiums wie Durchblättern, Reiter und
Statuten, Ausschusssatzun- Lesezeichen zur besseren
gen und Nachfolgeplänen. Übersicht und die Möglich-
Ebenso gehören Terminka- keit, handschriftliche Anmer-
lender und ein Adressbuch kungen, Markierungen und
zum Funktionsumfang. Nutzer Haftnotizen hinzuzufügen.
können überall und jederzeit Außerdem kann das Unter-
über Tablets oder Laptops auf nehmenssekretariat die Direk-
diese Informationen zugrei- toren über Aktualisierungen
fen. Dabei erhalten sie stets informieren, während diese
die allerneueste Version der das Portal als Basis für ihre
Unterlagen, da das Sekreta- Diskussionen verwenden.
riat des Führungsgremiums
die Dateien mit minimalem
Aufwand aktualisieren kann.
Zugriffsberechtigungen lassen
3. Welche Vorteile bietet
ein Board-Portal ge-
genüber dem Versenden von
sich so festlegen, dass be- PDFs per e-Mail oder der Nut-
stimmte Dokumente nur für zung von File-Sharing-Plattfor-
ausgewählte Mitglieder zu- men?
gänglich sind. Das Sekretariat
hat dabei jederzeit die Mög- Viele Unternehmen haben
lichkeit, diese Berechtigungen den Schritt zur digitalen
neu anzupassen. Mitglieder Sitzung gewagt, indem sie Un-
des Führungsgremiums terlagen im PDF-Format per
können die Dokumente mit E-Mail versenden oder Mitglie-
persönlichen Kommentaren dern die Möglichkeit bieten,
versehen, ihre Kommentare diese über File-Sharing oder
1. Was ist ein Board-Portal? mit anderen Mitgliedern ihrer
Wahl teilen oder über Be-
schlüsse abstimmen und an
öffentliche Cloud- Dienste (im
Gegensatz zu privat gehos-
teten Board-Portal-Diensten)
Hierbei handelt es sich um Befragungen teilnehmen. abzurufen. Diese scheinbare
ein Software-as-a-Service-An- Verbesserung hält jedoch
gebot, mit dessen Hilfe
Führungsgremien Sitzungs-
unterlagen erhalten und
2. Welche Vorteile
bietet ein Board-Portal
gegenüber Papier?
nicht, was sie verspricht. Da
PDFs meist nicht für das Le-
sen am Bildschirm optimiert
Informationen teilen können. sind, drucken viele Anwender
Dieser Dienst übernimmt die Unternehmen, die noch im- sie letztlich aus. Damit ver-
sichere digitale Verwahrung mer gedruckte Sitzungsunter- lagert sich die unliebsame
von Unterlagen wie Berichten, lagen versenden, profitieren Aufgabe des Ausdruckens
unmittelbar von Einsparun- und der Versionskontrolle
Dieser Dienst gen, da keine umfangreichen letztlich vom Sekretariat des
übernimmt die sichere Pakete mit Sitzungsunterlagen Führungsgremiums auf die
digitale Verwahrung mehr zusammengestellt und einzelnen Führungsmitglie-
von Unterlagen per Kurier verschickt wer- der. Zudem unterstreichen
den müssen. Die Anwender kürzlich bekannt gewordene,
Arbeitsdokumenten und Anla- werden außerdem feststellen, schwerwiegende Sicherheits-
gen für die nächste Geschäfts- dass ausgereifte Board-Porta- lücken bei renommierten >>
29BOARD PORTALE
Cloud-Diensten die Tatsache, Board-Portal-Anbieter ein da der Zugriff auf das Portal
dass diese nicht für die Bereit- „Rundum-Sorglos-Paket“ zentral durch das Unterneh-
stellung sensibler Dokumente anbieten, zu dem auch persön- menssekretariat oder speziell
geeignet sind. Unternehmen, liche Schulungen gehören, die autorisierte Mitarbeiter des
die diesen Ansatz verfolgen, speziell auf die Erfahrung und jeweiligen Kunden kontrolliert
werden die höhere Sicherheit, Vorkenntnisse des jeweiligen wird, lässt sich der Zugriff bei
die Versionskontrolle und Anwenders zugeschnitten sind. Verlust oder Diebstahl eines
professionellen Support zu Zusätzlich kann das Sekretariat Geräts unterbinden.
schätzen wissen, die des Führungsgremiums denjeni-
ein Board-Portal bietet.
Mitglieder von Führungsgremien
gen Direktoren, die dies explizit
wünschen, weiterhin gedruckte
Unterlagen zur Verfügung stel-
7. Wie steigern Board-
Portale die Effizienz von
Geschäftsleitungs-, Vorstands-
haben über ihre Tablets oder Laptops len. Sobald die weniger techno- und Aufsichtsratssitzungen?
jederzeit Zugriff auf die aktuellsten logieaffinen Mitglieder sehen,
Versionen der Sitzungsunterlagen – wie einfach die Nutzung des Die meisten Organisationen
online und offline. Board-Portals ist, werden sie mit entscheiden sich anfangs für
der Zeit ebenfalls umsteigen. ein Board- Portal, weil das
4. Welche Art von
Unternehmen nutzt
Board-Portale? 6. Wie sorgen Board-Por-
tale für Informationssi-
Sekretariat damit Sitzungs-
unterlagen effizienter vertei-
len und verwalten kann. Die
cherheit? Anwender erkennen jedoch
Als Board-Portale vor über häufig, dass ein Board-Portal
zehn Jahren zum ersten Mal Gedruckte Unterlagen kön- auch die Arbeit der Führungs-
aufkamen, wurden sie haupt- nen verloren gehen, private gremien effizienter gestaltet.
sächlich von großen bör- E-Mail-Konten sind häufig Sie können mühelos zwischen
sennotierten Unternehmen nicht sicher und wenn ein Mit- Tagesordnungspunkten
genutzt, die einen praktikab- glied ein Führungsgremium navigieren, gezielt Informa-
leren Umgang mit Daten der verlässt, möchten Unterneh- tionen aufrufen und finden
Unternehmensführung ein- men mitunter den Informati- alle ihre Notizen auf einen
führen wollten. Seitdem sind onszugang sperren. Blick. Das beschleunigt den
Board-Portale wesentlich Die führenden Board-Por- Ablauf der Sitzungen und
benutzerfreundlicher gewor- tal-Anbieter verfolgen viele die Mitglieder können sich
den und werden inzwischen verschiedene Strategien zum auf die wesentlichen Diskus-
nicht nur von börsennotier- Datenschutz. Sie verfügen sionspunkte konzentrieren.
ten Unternehmen genutzt, über eigene Server, die in Die Möglichkeit, Kommen-
sondern von Organisationen hochsicheren Rechenzent- tare für andere sichtbar in
jeglicher Größe, darunter Pri- ren stehen. Die Daten jedes Dokumente einzufügen, gibt
vatunternehmen, Stiftungen, Kunden werden getrennt den restlichen Gremienmit-
Behörden und Kommunalver- von denen anderer verwahrt. gliedern die Chance, sich mit
waltungen. Jede Organisation, Sämtliche Daten werden mit- diesen bereits vorab ver-
deren Führungsmitglieder hilfe bewährter Verschlüsse- traut zu machen. Damit sind
sich häufig an unterschiedli- lungstechnologien geschützt. die jeweiligen Standpunkte
chen Orten aufhalten, kann Die Arbeitsprozesse des bereits vor der Sitzung klar,
von einem Board-Portal Portals folgen international und im eigentlichen Treffen
profitieren, ebenso wie jene, anerkannten Branchenstan- bleibt mehr Zeit zur Konsens-
bei denen große Mengen an dards für den Umgang mit findung und zur Besprechung
Informationen für die Füh- vertraulichen Informationen. wichtiger Themen.
rungsgremien anfallen. Die Rechenzentren beschäf-
5. Was ist mit weniger
technologieaffinen
tigen ausschließlich ausge-
suchtes Personal und nutzen
physische Sicherheitsvor-
8. Welchen Beitrag
leisten Board-Portale
zur besseren Sitzungsvorbe-
Anwendern? kehrungen wie biometrische reitung?
Zugangskontrollen sowie
In Sachen Support sollte ein Überwachungskameras. Und Mitglieder von Führungsgre-
30Sie können auch lesen
