Agile Quick Check How to create lasting benefits - marenas consulting

 
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Agile Quick Check How to create lasting benefits - marenas consulting
Agile Quick Check
How to create lasting benefits
Dezember 2020   |   Ramona Stöckl (marenas), Dr. Ulrich Guddat (SE), Daniel Heygster (marenas)
Agile Quick Check How to create lasting benefits - marenas consulting
Warum haben Sie agile
Arbeitsweisen eingeführt?

• Realisierung von digitalen
  Geschäftsmodellen?
• Das Unternehmen kann und muss
  „schneller“ werden?
• Entwicklungskostenreduzierung?
• Die technische Schuld wird besser
  beherrscht?
• Moderne Arbeitsweisen ziehen Talente
  an?

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?                  Die grundsätzlichen Fragen
                      seit Ihrer Umstellung auf „Agil“

Heute: Wo stehen Sie in Ihrem Transformationsprozess?    Morgen: Wie hilft Agilität bei der Unternehmensentwicklung?

Untersuchung der unterschiedlichen Ebenen im             Untersuchung der Unternehmensziele welche unter
Unternehmen                                              anderem durch die Einführung agiler Arbeitsweise erreicht
                                                         werden sollten
• Welchen Grad an Verknüpfung zu den zukünftigen
  Unternehmensergebnissen treffen wir an?                • Welche Rolle spielt Agilität zur Erreichung der einzelnen
                                                           Unternehmensziele?
• Blinde Flecken: Wo gibt es Handlungsfelder zur
  Erreichung des „agilen Potentials“?                    • Wieviel sollten Sie sich vornehmen? Auf welche kulturelle
                                                           Passform können Sie setzen?
• Was kann besser funktionieren in der Umsetzung?
                                                         • Welche Ziele könnten durch besseres agiles Arbeiten
                                                           noch erreicht werden?
                                                                                                                       3
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?                  Die konkreten Fragen
                       in Zeiten der Pandemie

Corona 1: Erzwungener Aufbruch in die Agilität (top-down)      Corona 2: Virtuell arbeiten (bottom-up)
Situatives Handeln ist überall – es ist in der Pandemie        Das bisherige Mantra der agilen Bewegung (12 Prinzipien
gefragt. Das Erfolgsrezept ist die Kombination aus zentraler   des agiles Manifest) lautet: Möglichst alle Arbeit in
Vorgabe und flexibler dezentraler Umsetzung. Sie haben         gemeinsamer Präsenz an einem Ort. Scrum ist körperlich.
begonnen “agil” zu arbeiten                                    Und nun ist Corona. Die neue Realität der Agilität muss
                                                               adäquat umgesetzt werden
• Werden Entscheidungen „an der richtigen Stelle“ im
  Unternehmen getroffen?                                       • Virtualisierung agiler Arbeitsabläufe (z.B. Daily, Retro)
• Wie bleibt das Vorgehen kundenorientiert?                    • Virtualisierung von Backlogs und ggf. Planungs-Boards
• Wie sieht der Planungsprozess aus? Welchen Horizont          • Training der Teams in virtueller Zusammenarbeit
  hat Ihre Strategie?
                                                                                                                             4
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!   Was ist Ihr
    Nutzen?

    • Eine bessere Einbettung der kulturprägenden Vorgehensweise der
      Agilität in die betriebliche Realität und Zielerreichung
    • Agilität leistet ihren möglichen Beitrag zu einem effektiven und
      effizienten Unternehmen
    • Sie wollen nachhaltig agil bleiben und kennen die notwendigen Schritte
      zur Verankerung der agilen Denk- und Arbeitsweisen
    • Sie haben ihr agiles Arbeiten zukunftssicher in die Virtualität “gebracht”

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Komplementäre Kompetenzen, praxiserprobte Zusammenarbeit

Unser Profil: Strategy Engineers & marenas

                  Entwicklungs                                                                 Agile
                   Know-How          Prozess-                             IT & agiles       Frameworks
                                    management                           Management

                                                           1 Team

• Internationale Managementberatung mit Mobilitätsfokus         • Führende Beratung mit Fokus auf agilen Strukturen und
                                                                  Organisationsentwicklung
• Mehrfach ausgezeichneter Beratungsansatz basierend auf
  tiefem Technologieverständnis                                 • Tiefgehende Kenntnisse im agilen Produkt und Service
                                                                  Management; umfangreiche Erfahrung mit
• Bewährte Kompetenzen in Transformationsprozessen der
                                                                  Transformationsprozessen, im Freigabe- und
  Automobilindustrie (z.B. 3x Aufbau eines neuen ItO
                                                                  Anforderungsmanagement
  Prozesses) und im Design / Aufbau neuer
  Geschäftsmodelle                                              • Global Players und großer Mittelstand als Kunden in
                                                                  verschiedenen Sektoren

                                                                                                                          6
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Gemeinsam Erfolg ermöglicht

Auswahl unserer Projekte
                     Automobilkonzern
                     Integrierte Produktstammdaten in       Automobilkonzern                                                                                                      Automotive Entwicklungszentrum
                     Entwicklung, Einkauf, Produktion und   Future IT Sales – Begleitung von       B2B Handelskonzern                  ERP Hersteller                             Schaffung eines dedizierten
                     Vertrieb                               zukunftweisenden Veränderungen         Zukunftsfähige und steuerbare IT    Einführung agile Produktentwicklung        Software-Entwicklungsbereiches

                     • Vier Vorstandsbereiche als           • 3 Teilprojekte                       • > 100 Projektmitglieder            • > 16.000 Software-Entwickler            • Neuschaffung eines Vorstands-
Daten & Fakten

                       Auftraggeber                         • > 100 Projektmitglieder                                                     weltweit                                  bereiches im Auftrag des CEO
                     • Alle Geschäftshauptprozesse                                                                                      • Bereichsübergreifender Ansatz inkl.     • Neue Arbeitsinhalte, Rollen,
                       betroffen                                                                                                          weltweiter Vertriebsorganisation          Kompetenzen, Prozesse und
                     • Budget über Laufzeit >1 Mrd. Euro                                                                                • Umgesetzt!                                Organisation
                     • >1.000 Projektteammitglieder                                                                                                                               • > 450 Projektmitglieder

                     • Vorhaben von noch nie                • Etablierung eines agilen             • Implementierung eines IT-Demand • Einführung von                             • Etablierung der Software-
                       dagewesener Komplexität                Vorgehensmodells mit den               Management Systems                    bereichsübergreifenden Teams an          Entwicklung auf Augenhöhe mit der
Hauptveränderungen

                     • Product Owner Prinzip in den           Projektteams                         • Etablierung einer Priorisierung um    allen Standorten weltweit                mechanischen Hardware-
                       Vorstandsbereichen erstmalig         • Einführung & Begleitung von agilen     nur strategierelevante Großprojekte • Führungskräfteprogramm inkl.             Entwicklung
                       gelebt                                 Artefakten wie Retrospektive,          (z.B. SAP) zu unterstützten/zu        Coaching                               • Fokussierung auf
                     • Konzernübergreifender                  Reviews & Dailys                       starten (Einsparung ca. 5 Mio. Euro                                            Zukunftstechnologien und -
                       Steuerungsprozess                    • Agiles Coaching der                    p.a.)                                                                          Funktionalitäten
                     • BusDevOps etabliert                    Projektteilnehmer                                                                                                   • Ablösung von SOP-bezogenem
                     • Alle Inhalte, Abhängigkeiten,        • Einführung eines einer Fähigkeiten                                                                                    Projektausrichtung durch
                       Entscheidungen in einem Konzern-       Karte zur Planung kunden-                                                                                             kontinuierliche Entwicklung
                       Tool                                   orientierter MVPs                                                                                                   • Einführung agiler Konzepte für
                     • Einführung MVP Konzept                                                                                                                                       einen kompletten Vorstandsbereich

                     • Budgetierung und Ressourcen-         • Effektive, ergebnisorientiere        • Vendoren Produkte um 50%           •   ~200 Mio. € Einsparung                • Dedizierter E/E-Architektur und –
Ergebnisse

                       bereitstellung über 1 Mrd. €           Zusammenarbeit sichergestellt          reduziert                          •   Time-to-Market: 6 Monate (statt 24)     Software- Entwicklungsbereich
                     • Neue Kernfähigkeiten aus             • Pragmatische Lösungen entwickelt                                          •   Höhere adoption-rate der Kunden         eingeführt
                       Ursprungsplanung um bis zu drei        & umgesetzt                                                               •   Höhere Mitarbeiterzufriedenheit       • Software Qualität verbessert
                       Jahre vorgezogen                                                                                                     (gemessen vom Betriebsrat)            • Entwicklungszeit verkürzt

                                                                                                                                                                                                                        7
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Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung agilen Arbeitens sind
vielschichtig

Erfolgsfaktoren

                                                                                                                       Beachtung                        Überwindung der
                                                               Klare Ziele                                             kultureller                       Komponenten-
                                                                                               Offene                 Unterschiede                       denke in der IT
                               Klarer Fokus &                                                Fehlerkultur
                                Priorisierung

                                                                                                                                      “Realistischer”
                                                                                                                                       Erfolgsdruck
                                                                             Größtmögliche
                                             Durchgängigkeit                  Transparenz                   Herausforderungen
             Umgang mit
                                              der Prozesse                                                   bei der Einführung
             räumlicher &                                                                                   agiler Arbeitsweisen
         zeitlicher Trennung                                                                                                                                  Starkes
                                                                                                                                                         Kommittment auf
                                                                                                                                                           allen Ebenen

                                   Umgang mit
                                Splitterkapazitäten
                                                                    Synchrone
                                                                                                                                     Team- anstatt
                                                                   Taktung der
                                                                                                                                     Individualziele
                                                                   „Fligh level“

                                                                                                                                                                           8
Wir bieten ein umfassendes Beratungsangebot

Unser Angebot

                                                 Experten-
                                                  wissen

                                                                                  Tagessatzbasiert1

Begleitende Expert:innen                                Analyse der Ergebnisse                        Umsetzung der Maßnahmen
• Wir erfassen präzise die Umstände                     • Wir betrachten gemeinsam mit                • Wir setzen mit Ihnen gemeinsam
  Ihrer individuellen Situation                           Ihnen die gewonnenen                          die entwickelten Maßnahmen um
                                                          Erkenntnisse
• Wir sind schnell im Thema und                                                                       • So stellen wir sicher, dass die
  erarbeiten maßgeschneiderte                           • Mit Eigen- und                                Maßnahmen bleiben
  Lösungen                                                Fremdwahrnehmung kommen wir
                                                          zu einem gemeinsamen Bild
1)   Wir rechnen genau das ab was wir brauchen und sind dabei maximal effizient                                                           9
Die grundsätzlichen Fragen seit
Ihrer agilen Umstellung:

• Status der agilen Transformation
• Wirkung auf die Unternehmensziele

                                      10
Wie ist der Stand der agilen Transformation? Hilft die Agilität bei der
Zielerreichung? Wie ist die Umsetzung in den Teams?

Fragen nach der Agilen Umstellung

              Design             Code         Test & Ship   2.       Ansatz*
                                                                          Interviews
                                                                          Event-Teilnahme
                                Teams                                     KPI-Analyse

                       Mittleres Management                      ?   3.
                                                                                            ROI
                                                                     Ansatz*
                                CXO                                       Unternehmens-
                                                            1.            ziele
                                                                          Strategie
                                                                          Zielabgleich

*) Schwerpunktsetzung möglich                                                                     11
Was sind Elemente agilen Arbeitens?

Suchräume
                                                                                                                                                Mensch
Organisationskultur

                      Organisation                                                                                         Mitarbeiter
                                                                    Kundenorientierung
                      Zusammensetzung von Teams, Lebenszyklus,                                                             Personalsuche, Mitarbeiterentwicklung, Rollen und
                                                                    Der Kunde steht im Fokus.
                      Kommunikation und Information                                                                        Kompetenzen, Laufbahnen/Karrieremodelle

                                                                                                                           Anerkennung
                      Aufgaben                                      Arbeitsplatz
                                                                                                                           Vergütung und Incentivierung, Motivationstreiber,
                      Arbeitsteilung, Prozesse, Strategie, Regeln   Arbeitszeit und Arbeitsort; Infrastruktur
                                                                                                                           Überprüfung der Leistung, Performance Review

                                                                                                                           Ergebnisqualität
                      Entscheidungsbefugnis                         Messung
                                                                                                                           Die Qualität der Ergebnisse wird kontinuierlich
                      Führung, Führungsstil, Freiräume              KPIs und Messgrößen, Steuerungsprozess (Gremien)
                                                                                                                           überprüft und verbessert.
Führung

                                                                    Zielbild                                               Mindset
                      Informationsverteilung                        Das Zielbild berücksichtigt alle Akteure, Rollen und   Menschenbild (zB: Vertrauen), Ganzheitlichkeit,
                      Lenkung von Information                       Artefakte sowie deren Beziehungen.                     Feedbackkultur & Weiterentwicklung,
                                                                                                                           Freiheitsgrade & Autonomie

                                                                    Innovation & Liefermethoden
                      Technologie
                                                                    Design Thinking, Scrum etc. und Verankerung der        …
IT

                      IT Architektur & Entwicklungsprozesse
                                                                    Kundenperspektive

                                                                                                                                                                               12
Im Agile Quick Check können wir sowohl das Gesamtbild betrachten –
oder gezielt ins Detail gehen

Agile Quick Check: Vorgehensweise

                                                                                                                                                 Mensch                                                                                                                                                                         Mensch
 Organisationskultur

                                                                                                                                                                                Organisationskultur
                       Organisation                                                                                         Mitarbeiter                                                               Organisation                                                                                         Mitarbeiter
                                                                     Kundenorientierung                                                                                                                                                             Kundenorientierung
                       Zusammensetzung von Teams, Lebenszyklus,                                                             Personalsuche, Mitarbeiterentwicklung, Rollen und                         Zusammensetzung von Teams, Lebenszyklus,                                                             Personalsuche, Mitarbeiterentwicklung, Rollen und
                                                                     Der Kunde steht im Fokus.                                                                                                                                                      Der Kunde steht im Fokus.
                       Kommunikation und Information                                                                        Kompetenzen, Laufbahnen/Karrieremodelle                                   Kommunikation und Information                                                                        Kompetenzen, Laufbahnen/Karrieremodelle

                                                                                                                            Anerkennung                                                                                                                                                                    Anerkennung
                       Aufgaben                                      Arbeitsplatz                                                                                                                     Aufgaben                                      Arbeitsplatz
                                                                                                                            Vergütung und Incentivierung, Motivationstreiber,                                                                                                                              Vergütung und Incentivierung, Motivationstreiber,
                       Arbeitsteilung, Prozesse, Strategie, Regeln   Arbeitszeit und Arbeitsort; Infrastruktur                                                                                        Arbeitsteilung, Prozesse, Strategie, Regeln   Arbeitszeit und Arbeitsort; Infrastruktur
                                                                                                                            Überprüfung der Leistung, Performance Review                                                                                                                                   Überprüfung der Leistung, Performance Review

                                                                     Messung                                                Ergebnisqualität                                                                                                        Messung                                                Ergebnisqualität
                       Entscheidungsbefugnis                                                                                                                                                          Entscheidungsbefugnis
                                                                     KPIs und Messgrößen, Steuerungsprozess                 Die Qualität der Ergebnisse wird kontinuierlich                                                                         KPIs und Messgrößen, Steuerungsprozess                 Die Qualität der Ergebnisse wird kontinuierlich
                       Führung, Führungsstil, Freiräume                                                                                                                                               Führung, Führungsstil, Freiräume
                                                                     (Gremien)                                              überprüft und verbessert.                                                                                               (Gremien)                                              überprüft und verbessert.
 Führung

                                                                                                                                                                                Führung
                                                                     Zielbild                                               Mindset                                                                                                                 Zielbild                                               Mindset
                       Informationsverteilung                        Das Zielbild berücksichtigt alle Akteure, Rollen und   Menschenbild (zB: Vertrauen), Ganzheitlichkeit,                           Informationsverteilung                        Das Zielbild berücksichtigt alle Akteure, Rollen und   Menschenbild (zB: Vertrauen), Ganzheitlichkeit,
                       Lenkung von Information                       Artefakte sowie deren Beziehungen.                     Feedbackkultur & Weiterentwicklung,                                       Lenkung von Information                       Artefakte sowie deren Beziehungen.                     Feedbackkultur & Weiterentwicklung,
                                                                                                                            Freiheitsgrade & Autonomie                                                                                                                                                     Freiheitsgrade & Autonomie

                                                                     Innovation & Liefermethoden                                                                                                                                                    Innovation & Liefermethoden
                       Technologie                                                                                                                                                                    Technologie
                                                                     Design Thinking, Scrum etc. und Verankerung der        …                                                                                                                       Design Thinking, Scrum etc. und Verankerung der        …
  IT

                                                                                                                                                                                 IT
                       IT Architektur & Entwicklungsprozesse                                                                                                                                          IT Architektur & Entwicklungsprozesse
                                                                     Kundenperspektive                                                                                                                                                              Kundenperspektive

 Detailbild auf Basis ausgewählter Aspekte                                                                                                                                                                                          Gesamtbild auf Basis aller Facetten
 • Detailliertes Bild des Status Quo                                                                                                                                                                                                 • Gesamthaftes Bild des Status Quo
   ausgewählter Aspekte
                                                                                                                                                                                                                                     • Identifikation aller Handlungsfelder
 • Fokussierungen sind sowohl
                                                                                                                                                                                                                                     • Gesamtunternehmen oder einzelne
   hinsichtlich der Themen als auch
                                                                                                                                                                                                                                       Unternehmensbereiche
   hinsichtlich der Unternehmensbereiche
   denkbar
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               13
Wir führen unseren Agile Quick Check in vier Schritten durch

Agile Quick Check: Ablauf

Stakeholder Interviews        Event-Teilnahme                Strukturanalyse                Ergebnisvorstellung

• Kundeninterviews durch SE • Expertenteilnahme an          • Online und Offline Analyse   • Workshop
  / marenas mit zentralen     agilen Events Ihrer             bestehender Strukturen
                                                                                           • Vorstellung & Diskussion
  Stakeholdern auf allen drei Organisation
                                                            • Fit Tool und Arbeitsmodell     der Erkenntnisse samt
  Flughöhen                   – Planning                                                     möglicher Maßnahmen
• Fragenkatalog für jedes     – Daily                                                        (Ausblick)
  “agile Cluster”             – Retrospective
                                                                                           • Teilnehmer:innen:
• Self Assessment des        • Special Topic Communities                                     Auftraggeber:in, Vertreter:in
  Kundens als Vorbereitung     (Architecture Com, Process                                    weiterer “Flughöhen”
                               Com etc.)
                                                                                                                             14
Für jedes Handlungsfeld stellen wir Ihre Eigenbewertung unserer
Experteneinschätzung gegenüber

Agile Quick Check: Self-Assessment

     Fähigkeiten                                                  Bewertung1                                  Einschätzung marenas & SE

     Cluster 1                                                       1          2           3           4
                                                                                                              • Punkt 1
                                                                                                              • Punkt 2
     Handlungsfeld 1                                     3,0                                                  • Punkt 3
     Handlungsfeld 2                                     2,6
     Handlungsfeld 3                                     3,7
     Cluster 2                                                       1          2           3           4
                                                                                                              • Punkt 1
                                                                                                              • Punkt 2
     Handlungsfeld 4                                      2,1
     Cluster 3                                                       1          2           3           4
                                                                                                              • Punkt 1
                                                                                                              • Punkt 2
     Handlungsfeld 5                                     2,5

1)   1; Vorhanden, strukturiert und etabliert; 2: vorhanden, aber nur in Teilen strukturiert und etabliert;                      Range        15
     3: vorhanden, aber nicht strukturiert und etabliert; 4: nicht vorhanden                                                     Mittelwert
Die konkreten Fragen in Zeiten
der Pandemie:

• Neue Governance
• Virtuelles agiles Arbeiten

                                 16
Das agile Manifest schließt virtuelle Arbeit nicht aus
– die agilen Artefakte können in die Virtualität übersetzt werden

Virtualisierung agiler Artefakte

        Führung in der virtuellen Welt

        Tipps & Coaching für Führungskräfte bei der Arbeit mit
        dezentralen Teams                                           • Analyse Ihres Bedarfs & der
                                                                      aktuellen technischen
                                                                      Voraussetzungen
                                                                    • Erarbeitung eines Zielbildes
        Meeting ohne physisch anwesende TeilnehmerInnen?              zur virtuellen
        – Tipps & Coaching zur Gestaltung virtueller Meetings         Zusammenarbeit
                                                                    • Priorisierung der ersten
                                                                      Maßnahmenpakete und
                                                                      Start des Coachings und
                                                                      Begleitung der Umsetzung
        Backlog, Kanban Board in die Virtualität übersetzt –
        individuelle Tool-Lösungen für ihren Kontext

                                                                                                     17
Effiziente Kommunikation und Kollaboration auf digitale Wegen
 basiert auf drei Grundprinzipien

 Grundprinzipien der Virtuellen Zusammenarbeit

01                                               Wir nehmen uns Zeit für eine Vorstellungsrunde wenn neue
                 Vertrauen aufbauen              Teammitglieder oder Kunden in „Calls“ sind, samt Beantwortung von
                                                 Fragen zu unserer Person, unserem Hintergrund oder Erfahrungen.

02                                                  Wenn wir irritiert sind oder es fachliche Unklarheiten geben sollte,
                                                    bitten wir unsere Gesprächspartner dies direkt im Call oder im
                 Offen kommunizieren
                                                    Anschluss zu äußern. Allgemein ist es auch förderlich Wünsche,
                                                    Erwartungen und Ziele offen anzusprechen.

03                                                      Durch den Chat oder im Call kann man nicht immer sehen, ob
                                                        jemand vielleicht einen schlechten Tag erwischt hat oder
                 Rücksicht nehmen
                                                        schlecht geschlafen haben könnte. Wir fragen nach, hören zu
                                                        und nehmen Rücksicht.

                                                                                                                       18
Unsere zehn Tipps für Führungskräfte bei der Arbeit mit
dezentralen Teams

Führung in der Digitalen Welt
  01   Vertrauen schenken, Kontrolle abgeben.                                               06   Richtig kommunizieren!
       Das Vertrauen der Führungskraft in die Arbeit der einzelnen Teammitglieder ist die        Je intensiver und persönlicher Sie kommunizieren, desto besser. Also: Tools mit
       Basis für erfolgreiche dezentrale Teams. Ihre Mitarbeitenden danken Ihnen dieses          Kamera vor Telefon vor Mail vor Text. Kommunizieren Sie klar und wertschätzend.
       Vertrauen häufig mit entsprechender Leistungsbereitschaft. Gewöhnen Sie sich an           Emoticons sind übrigens nicht nur für Ihre Kinder – sie können auch in schriftlicher
       den Gedanken, ein Stück Kontrolle abzugeben.                                              Business-Kommunikation für einen positiven Kontext sorgen. ;-)

  02   Je weniger Infrastruktur desto besser.                                               07   Konflikte schnell klären.
       Sorgen Sie für eine funktionierende Remote-Infrastruktur, zu der jeder Zugang hat         Entwickeln Sie eine noch höhere Sensibilität für mögliche Konflikte. Konflikte
       und die jeder bedienen kann. Limitieren Sie die Tools, mit denen Sie arbeiten. Für        möchten schnell und nachhaltig geklärt werden. Denken Sie immer daran:
       jede Aufgabe (max.) eine separate Plattform: Video, Voice, Text, Daten.                   „Separate People from Problems!“ Und vielleicht mal mit „Ich-Botschaften“ nach
       Idealerweise in einem integrierten Collaboration Tool wie z.B. Microsoft Teams.           Marshall Rosenberg kommunizieren: https://tinyurl.com/tdf8gdx

  03   Regeln regeln.                                                                       08   Für „unproduktive Zeit“ sorgen.
       Sorgen Sie für Klarheit über Rollen- und Aufgabenverteilung, Kompetenzen und              Schaffen Sie bewusst Raum für informellen Austausch, z.B. virtuelle Kaffeepausen
       Prozesse, Medien- und Daten-Etikette, Work Management (virtuelle Meetings inkl.           oder Mittagspausen mit Kollegen und Kolleginnen gemeinsam. Bringen Sie
       Agenda und Protokolle, Timings) und den Umgang mit Konflikten.                            bewusst etwas Leichtigkeit in den Alltag.

  04   Vision und Ziele vermitteln!                                                         09   Als Vorbild führen.
       Kommunizieren Sie klare und messbare Ziele für das Team und jeden                         „Der Fisch stinkt vom Kopf her.“ Seien Sie sich immer der Wirkung Ihres Handelns
       Mitarbeitenden persönlich. Begeistern Sie alle dafür und halten Sie die Ziele             bewusst und als Führungskraft ein positives und inspirierendes Vorbild.
       transparent und verbindlich nach. Justieren Sie nach, wo nötig.

                                                                                            10   Jeden Mitarbeitenden individuell wertschätzen.
  05   Strukturgeben, Freiheit lassen.                                                           Der persönliche individuelle tägliche Kontakt mit jedem Mitarbeitenden sollte –
       Tägliche virtuelle Teammeetings sorgen dafür, dass alle auf dem neuesten Stand            gerade in diesen Zeiten - für Sie Pflicht sein: Er dient der Beziehungspflege, dem
       sind, alle nötigen Informationen haben und Projekte ggf. angepasst werden können.         Adressieren individueller Wünsche, Sorgen und Bedürfnissen, der Motivation, der
       Ansonsten freuen sich Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie ihnen Raum, Zeit und Freiheit         Problemlösung, der Unterstützung, der frühestmöglichen Identifikation von
       geben, eigenständig ihren Aufgaben nachzugehen.                                           Problemen, sowie – last but not least – als Zeichen der individuellen
                                                                                                 Wertschätzung für Ihre Teammitglieder!

                                                                                                                                                                                        19
Mit diesen grundlegenden Tipps können erfolgreich virtuelle Meetings
gestaltet werden

Gestaltung Virtueller Meetings
Allgemeines & Inhaltsgestaltung                                        Technik
 Keine allzu langen Calls einstellen, ab 90 Minuten                     Kamera an! Jedoch nur, wenn die Bandbreite dies zulässt.
 zwei virtuelle Meetings daraus machen                                  Falls nicht, wenigstens kurz am Anfang zur Vorstellung.
 Keine überladenen Folien präsentieren – weniger ist mehr!              Falls technisch möglich die „Weichzeichner“ Funktion für
 Nicht jede Folie muss gezeigt werden – sie kann auch im Nachgang       den Hintergrund nutzen → Privatsphäre ist wichtig
 versendet werden                                                       Stummschalten, wenn man zuhört
 Jedes Meeting hat eine Moderation, es gibt zu Beginn eine klare und    Sind alle Teilnehmer anwesend? Dies auch zwischendurch
 kurze Agenda                                                           sicherstellen
 Zusammenfassung der Ergebnisse zum Schluss                             Den Chat ebenfalls beachten, jemand könnte hier etwas geschrieben
 Ausblick und Follow-up Planung                                         haben

Kommunikation                                                          Bildschirmfreigabe
 Immer aktive Zustimmung einfordern, aktiv nachfragen auf                               Alle Pop-ups schließen, Chatnachrichten,
 Verständnisfragen → Miteinander reden, nicht übereinander                              email-Nachrichten oder Erinnerungen erscheinen so
 „Schweigepausen“ vermeiden und beschreiben, was man gerade tut                         auch nicht beim Teilen des Bildschirms.
 „ich denke gerade nach“, „ich sehe in meinen Unterlagen nach“, „ich                    Keine anderen Fenster offen haben, als die für das
 musste mir gerade etwas notieren“                                                      Meeting angedachten
 Den Call mit Feedback abschließen – „Was können wir das nächste                        Keine privaten Seiten oder andere Anwendungen
 Mal besser machen? Was sollten wir unbedingt beibehalten?“ /
 Technik, Agenda, Methoden, ....

                                                                                                                                             20
Ob Dateiaustausch, Chats oder Videokonferenzen – der markt für
Tools zur virtuellen Zusammenarbeit ist nicht erst seit COVID-19 groß

Tools für die Virtuelle Zusammenarbeit

                                                                        Achtung: IT-Sicherheitsexperten warnen bzgl. der Sicherheitsstandards von
                                                                        Zoom und der damit verbundenen Möglichkeiten für Cyber-Kriminalität mehr …

                                                                                                                                                     21
Wir sehen zwei zentrale Rollen in der Workshop-Vorbereitung und –
Durchführung – mit diesen Tipps gelingt die erfolgreiche Gestaltung

Gestaltung Virtueller Workshops
Rollen                                                                                     Checkliste
                                                                                           ✓Termineintrag an Teilnehmende versenden
                                                                                           ❑
                                                                                            – Zielsetzung
                    Strategischer                               Operativer
                    Owner                                       Owner                       – Agenda
                                                                                            – Dokumente zur Vorabinformation
 Übernimmt die inhaltliche Steuerung des
 Termins inkl. der inhaltlichen
                                             Steuert die Terminorganisation inkl.
                                             Agendabereitstellung und ist
                                                                                           ✓Meeting-Präsentation vorbereiten
                                                                                           ❑
 Vorbereitung und entscheidet, wer           verantwortlich dafür, dass alle Materialien    – Einleitung (Ziel, Teilnehmende, Ergebnisse)
 welchen Input bringen muss. Definiert die   „griffbereit“ sind, die für den Termin
 Agenda und legt die Teilnehmenden fest.     benötigt werden. Legt fest, wer die
                                             Bildschirmsteuerung übernimmt (vor dem
                                                                                            – Agenda
                                             Termin) und ob/wie protokolliert werden
                                             sollte.
                                                                                            – Workshop-Unterlage
                                                                                            – Nächste Schritte
• Es gibt zwei wesentliche Rollen: “Operativer Owner” und                                  ❑ (Ergebnis-)Präsentation versenden
  “Strategischer Owner”
                                                                                           ❑ Anschlusstermin organisieren oder nächste Schritte /
• Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein                                            Ergebnisse kommunizieren
• Je nach Kontext werden die Rollen durch eine oder zwei
  Personen besetzt

                                                                                                                                                    22
Was geschieht mit den
Ergebnissen unserer Analyse?

                               23
Was passiert mit den im Agile Quick Check erarbeiteten Ergebnissen?

Agile Quick Check: Ausblick

         Handlungsempfehlung   Umsetzungsplan mit   Begleitung der Umsetzung    Tracking der
                                 den jeweiligen                                Zielerreichung
                                 Stakeholdern
                                                                                                24
Unsere Expert:innen

                      25
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Ihre Kontakte

                 Ramona Stöckl /marenas
                                                        Dr. Ulrich Guddat / Strategy Engineers
                 Senior Managerin
                                                        Partner
                 Mitglied im Management Team
                                                        ugu@strategyengineers.com
                 r.stoeckl@marenas-consulting.com
                                                        +49 (151) 1616 6877
                 +49 (160) 76 48 162

                 Daniel Heygster / marenas
                 Senior Consultant & Agile Specialist
                 d.heygster@marenas-consulting.com
                 +49 (151) 29 12 99 88

                                                                                                 26
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