Assistenz der Direktorin - Besoldungsgruppe Internationale Eingruppierung G5 - ILO
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Stellenausschreibung
Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) in Deutschland
Assistenz der Direktorin
Besoldungsgruppe Internationale Eingruppierung G5
Bewerbungsfrist: 15.11.2021
Arbeitsbeginn: 01.01.2022
Die Internationale Arbeitsorganisation
Die Internationale Arbeitsorganisation ist die älteste Sonderorganisation der Vereinten Nationen und
damit beauftragt, internationale Arbeits- und Sozialstandards auszuarbeiten und mit den
Mitgliedsstaaten umzusetzen. Die ILO veröffentlicht regelmäßig Forschungsberichte, um über die
globalen Arbeitsmärkte und die Anwendung der internationalen Normen zu berichten. Darüber hinaus
liegt eine Aufgabe der ILO in der technischen Zusammenarbeit mit den Mitgliedsstaaten, um diese bei
der Umsetzung der internationalen Arbeits- und Sozialstandards zu unterstützen. All diese Aufgaben
übt die ILO immer im dreigliedrigen Dialog aus: mit den Mitgliedsstaaten und den jeweiligen
Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretungen.
Die Repräsentanz der ILO in Berlin vertritt die ILO in Deutschland und initiiert gemeinsame Aktivitäten
mit der Bundesregierung und den Sozialpartnern zu ILO-Themen, insbesondere zur Zukunft der Arbeit
in Zeiten des technologischen Wandels, zu menschenwürdiger Arbeit (Schwerpunkt: globale
Lieferketten), zu Geschlechterfragen und fairer Migration.
Die ausgeschriebene Stelle ist der Direktion des Büros unterstellt und bietet eine breite Palette an
Aufgaben der Administration und Kommunikation.
Freuen Sie sich auf interessante Aufgaben
• Verwaltungsaufgaben: Sie erledigen Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Verwaltung
amtlicher Unterlagen und Akten, Bedarfsermittlungen, öffentlicher Beschaffung und Verträge.
Dafür stehen Sie sowohl mit externen Partnerinnen und Partnern als auch mit den ILO
Kolleginnen und Kollegen im ILO-Hauptquartier in Genf in Kontakt.
• Veranstaltungsmanagement: Sie wirken an der Organisation und Vorbereitung von Sitzungen
aktiv mit und unterstützen bei der Durchführung von Workshops und Seminaren. Bei Bedarf
übernehmen Sie die Protokollführung.
• Betreuung der ILO Website: Sie pflegen den Internetauftritt der ILO Repräsentanz in
Deutschland, stellen Pressemitteilungen und Forschungsbeiträge ein und ändern bei Bedarf
die Struktur der Seite. Sie führen die dafür notwendigen informellen Übersetzungsarbeiten
durch. Zudem unterstützen Sie die Erstellung des elektronischen Newsletters der ILO
Deutschland.• Finanzen und Personal: Sie veranlassen, bearbeiten und verfolgen Verwaltungsvorgänge in
den Bereichen Personal- und Finanzwesen und überprüfen, ob die Vorgänge mit den
geltenden Normen übereinstimmen. Dabei nutzen Sie das Enterprise Resource Planning
(ERP)System der ILO.
• Außenkommunikation: Sie prüfen und beantworten eingehende Korrespondenz und
Anfragen, auch vertraulicher Art und bereiten den Schriftverkehr vor, der von der Direktion zu
unterzeichnen ist. Sie stellen sicher, dass Anfragen zügig beantwortet werden, gegebenenfalls
unter Einbeziehung anderer ILO-Mitarbeitender. Sie pflegen Kontaktlisten mit Ministerien,
Arbeitgeber- und Arbeitnehmerorganisationen, nationalen, subregionalen und regionalen
Institutionen, UN-Einrichtungen und anderen internationalen Organisationen sowie
Mitgliedern des diplomatischen Corps.
• Reiseplanung: Sie koordinieren die Reiseplanungen der ILO Repräsentanz, tätigen
entsprechenden Buchungen und koordinieren Visa- und Sicherheitsanforderungen.
Ihr Profil
• Sie haben einen Abschluss der Sekundarstufe und mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in
der allgemeinen Verwaltung (öffentlicher Dienst/Privatsektor).
• Sie besitzen Erfahrung in der Arbeit mit einem ERP-System (Enterprise Resource Planning).
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache in Wort und Schrift und haben sehr gute
Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel und PowerPoint) und
haben Spaß daran, mit IT-Systemen zu arbeiten.
• Sie bringen analytische Fähigkeiten mit und haben ein Auge für Details.
• Sie haben ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit
vertraulichen Angelegenheiten.
• Sie arbeiten gern im Team.
• Sie haben gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, Taktgefühl und Diplomatie im Umgang mit
anderen und schätzen die Arbeit in einem internationalen Umfeld.
Was uns noch überzeugt
• Sie haben Kenntnisse einer weiteren Amtssprache internationaler Organisationen.
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit multikulturellen Umfeldern.
Ihre Bewerbung
Die ILO schätzt die Vielfalt ihres Personals und begrüßt Bewerbungen von qualifizierten Bewerberinnen
und Bewerbern - weiblich, männlich, divers - und ermutigt zu Bewerbungen von Menschen mit
Behinderungen.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung in englischer und deutscher Sprache bis zum 15.11.2021 an
berlin@ilo.org.
Für Fragen bzgl. des Bewerbungsverfahrens erreichen Sie uns unter berlin@ilo.org.ILO Country OFFICE Germany, BERLIN
Assistant to the Director
Grade: G5
Application deadline: 15.11.2021
Starting date: 01.01.2022
The International Labour Organization
The International Labour Organization is the oldest specialised agency of the United Nations and
mandated to develop and implement international labour and social standards with its member
states. The ILO regularly publishes research reports to inform on the development of global labour
markets and the application of international standards. In addition, one of the ILO's tasks is technical
cooperation with member states to support the implementation of international labour and social
standards. The ILO carries out all these tasks in a tripartite dialogue: with the member states and the
respective employers' and workers' organisations.
The ILO Representative Office in Berlin represents the ILO in Germany and initiates joint activities
with the Federal Government and the social partners on ILO issues, in particular on the future of
work in times of technological change, decent work (focus: global supply chains), gender issues and
fair migration.
The position provides a full range of advanced administrative support functions, communications
and assistance activities.
The position reports to the Office Director.
Key duties and responsibilities
• Provide a range of operational and administrative support services, including maintenance
of various official records and files, in an efficient, effective and client-orientated manner by
evaluating requirements, organizing and carrying out work assignments accordingly and
proposing improvements to work processes.
• Prepare, draft and finalize general and administrative correspondence and undertake quality
control of outgoing documents. Provide informal translation.
• Maintain the official travel plan of the work unit. Make travel and accommodation
arrangements, coordinate visa and security requirements, and process administrative
transactions.
1• Initiate, process and follow up on HR and financial administrative actions, verifying that
information complies with applicable standards. Input complete data in the enterprise
resource planning (ERP) system.
• Perform operations for authorizing and effectuating expenditures. Prepare inputs, run
reports and extracts and compile data to support optimal budget utilization and preparation
of programme and budget and workplan documentation.
• Coordinate and provide a range of administrative support for meetings, workshops and
other events. Ensure the preparation, translation, publication and dissemination of
documents: presentations, briefing files and related materials. Take minutes and follow up
on implementation of decisions.
• Ensure the work unit’s filing systems are maintained, accessible and efficient.
• Update websites and databases. Manage the German Office web site, creating and updating
HTML pages, and converting other electronic information into web pages. Assist in the
preparation and production of the ILO-Germany Electronic Newsletter.
• Keep abreast of changes to administrative rules, regulations, policies, procedures and
guidelines and share information with staff, providing further clarification as required.
• Perform and/or coordinate other general administrative duties such as those related to
attendance and leave recording, office space, registry, inventory and procurement matters.
• Prepare administrative related briefing materials and collect, solicit and coordinate briefing
materials for the Director’s missions and meetings, ensuring that timetables are adhered to.
Assistance to the Director
• Provide and/or coordinate a variety of office and administrative support services to assist
the Director with the smooth running of the Office. Keep informed of important events and
activities of the Office and inform concerned staff.
• Update and maintain the Director’s agenda. Screen and schedule appointments according to
urgency and priority. Coordinate requests from high-level visitors and establish briefing
programmes. Receive visitors and respond to in-person, telephone and email inquiries in a
timely manner.
• Review incoming correspondence and requests including of a confidential and sensitive
nature and provide background information in anticipation of Director’s needs, ensuring
important issues are brought to the Director’s immediate attention. Prepare and/or review
correspondence for the Director’s signature, ensuring compliance with applicable standards.
• Ensure effective and timely follow up on requests for information, briefings and other
actions, emanating from the office of the Director, liaising with concerned staff as
appropriate.
• Maintain contact with and contact lists of ministers, government officials, employers’ and
workers’ organizations, national and/or sub-regional and regional institutions, UN agencies
and other international organizations and members of the diplomatic corps.
• As Office focal point for the Talent Management System, support the Director with
measures to increase compliance with the different Talent Management System modules,
tracking status of compliance of staff in the office and following up with managers and staff
as required.
2Minimum requirements
Education
Completion of secondary school education.
Experience
• Minimum of five years of general administration and office support work experience.
• Experience of working with an enterprise resource planning (ERP) system.
Languages
• Excellent command of German and English.
• Working knowledge of another official language of the Organization is welcome.
Knowledge and Competencies (technical and behavioural)
• Knowledge of general office support and operational areas.
• Awareness of the nature of ILO programme and activities.
• Good knowledge of PC software (including word processor, spreadsheet and presentation
software) such as Microsoft Office. Ability to adapt quickly to new software and systems.
• In addition to the ILO core competencies [Integrity and transparency, Sensitivity to diversity,
Orientation to learning and knowledge sharing, Client orientation, Communication,
Orientation to change, Takes responsibility for performance, Quality orientation,
Collaboration], this position requires: Efficiency in providing administrative support for the
organization of meetings and other events.
• Ability to search, retrieve and compile information from various sources.
• Drafting skills.
• Analytical skills and attention to detail.
• A high degree of discretion with sense of responsibility in dealing with confidential matters.
• Interpersonal skills, tact and diplomacy when dealing with others.
• Ability to work in a multicultural environment and to demonstrate gender-sensitive and non-
discriminatory behaviour and attitudes.
Your application
The ILO values diversity among its staff. We also encourage applicants with disabilities.
We look forward to receiving your application in German and English language by 15.11.2021 to
berlin@ilo.org.
For questions regarding the application process, please contact us at berlin@ilo.org.
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