ENorm - Basismodul Version 4.X - Bundesregierung
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Impressum Bildnachweis: Fotograf: Titelfoto Martina Lochen Screenshots: Manuela Schroller, Martina Lochen Herausgeber: Bundesministerium der Justiz und für Verbrauchschutz Referat Z C 2 – Informations- und Kommunikationstechnik – IT-Schulung/Projektgruppe eNorm Mohrenstraße 37 10117 Berlin Gesamtprojektleitung eNorm-Regelbetrieb: Frau Dr. Angelika Laitenberger E-Mail: laitenberger-an@bmjv.bund.de Tel.: 030 18 580 - 8722 Fax: 030 18 10 580 - 9525 Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz Mohrenstraße 37 10117 Berlin Technische Betreuung und Gesamtprojektleitung eNorm-Weiterentwicklung: Herr Andreas Kleingünther E-Mail: kleinguenther-an@bmjv.bund.de Tel.: 030 18 580 - 9733 Fax: 030 18 10 580 - 9525 Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz Mohrenstraße 37 10117 Berlin Zentraler eNorm-Anwenderbetreuung des Bundes Tel.-Nr.: 0800 68 58 433 (kostenfrei) E-Mail: enorm-support-extern@bmjv.bund.de Montag bis Donnerstag 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr* Freitag 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr und * in den Sitzungswochen des Deutschen Bundestages Dienstag und Mittwoch bis 20:00 Uhr © BMJV – Projektgruppe eNorm, Berlin 2020 Der Inhalt dieser Schulungsunterlage ist urheberrechtlich geschützt und darf - außerhalb der gesetzlichen Schrankenregelungen - weder ganz noch auszugsweise vervielfältigt, verbreitet, öffentlich wiedergegeben oder verändert werden. Ein Verstoß gegen die Bestimmungen des UrhG kann zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben .
Einführung...................................................................................................................................................... 0 1. eNorm Dokumente ................................................................................................................................. 1 1. 1 Verfügbare eNorm-Funktionen ........................................................................................................................ 2 1. 2 Dokumentgruppe und Dokumenttyp................................................................................................................ 2 2. Neues Dokument erstellen ................................................................................................................... 3 2. 1 Dokumentstrukturen und Inhalte: Text (Metadaten) und Dateibestandteile (Elemente) .................................. 3 2. 2 Die blauen Platzhalter ..................................................................................................................................... 4 2. 3 Farben und Funktionen ................................................................................................................................... 5 3. Die eNorm-Dokumentansicht ............................................................................................................... 7 3. 1 Seitenansicht Entwurf einstellen ..................................................................................................................... 7 3. 2 Breite der Formatvorlagenanzeige anpassen ................................................................................................. 7 3. 3 Fenstergröße und Position des eNorm-Assistenzfensters verändern ............................................................. 8 3. 4 Synchrondarstellung (Fensterteilung Regelungsteil und Begründungsgerüst) ................................................ 8 3. 4. 1 Symbole zur Teilung der Ansicht..................................................................................................................... 9 3. 4. 2 Aufhebung der Teilung .................................................................................................................................... 9 3. 4. 3 Symbole zur Aktivierung bzw. Deaktivierung der Synchronisation .................................................................. 9 4. Strukturen in eNorm ............................................................................................................................ 11 4. 1 Struktur darstellen ......................................................................................................................................... 12 4. 2 Mit der Strukturdarstellung arbeiten .............................................................................................................. 13 4. 3 Verschieben über den Strukturbaum............................................................................................................. 14 4. 4 Statusanzeige im Assistenzfenster „Struktur“................................................................................................ 14 5. Elemente einfügen ............................................................................................................................... 15 5. 1 Was ist ein Element in eNorm? ..................................................................................................................... 15 5. 2 Element einfügen über Symbole ................................................................................................................... 15 5. 2. 1 Artikel ............................................................................................................................................................ 16 5. 2. 2 Paragraph ..................................................................................................................................................... 16 5. 2. 3 Juristischer Absatz ........................................................................................................................................ 16 5. 2. 4 Inhaltsübersicht einfügen und aktualisieren .................................................................................................. 16 5. 2. 5 Fußnoten ....................................................................................................................................................... 18 5. 2. 6 Mit eNorm Grafiken (Bilder) einfügen ............................................................................................................ 18 5. 2. 7 Text aus anderen Dateien und Quellen einfügen .......................................................................................... 18 5. 3 Symbolschaltfläche Element einfügen .......................................................................................................... 19 5. 3. 1 Element geschickt einfügen - Paragraph ...................................................................................................... 19 5. 3. 2 Element geschickt einfügen – Artikel ............................................................................................................ 20 5. 3. 3 Element geschickt einfügen – Vorblatt oder Begründung ............................................................................. 20 5. 3. 4 Element geschickt einfügen – Anlage ........................................................................................................... 21 5. 4 Element einfügen - Gliederungsebenen ........................................................................................................ 21 5. 5 Tabellen einfügen.......................................................................................................................................... 22 5. 6 Formeln einfügen .......................................................................................................................................... 23 5. 7 Weitere Absatzvorlagen ................................................................................................................................ 23 6. Nummerierungsstufen (Gliederungseinheiten) in eNorm ............................................................... 25 6. 1 Gliederung tiefer stufen/höher stufen (Nummerierungsstufen) ..................................................................... 26 6. 2 Nummerierung umschalten ........................................................................................................................... 27 6. 3 Der Sonderfall: Nummerierungen neu starten ............................................................................................... 27 BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung Stand: 08. Dezember 2020
7. Die Funktion Revision ......................................................................................................................... 28 7. 1 Änderungsbefehl und Revisionsfunktion ....................................................................................................... 28 7. 2 eNorm-Funktion Revision ein/aus ................................................................................................................. 28 7. 3 Revision innerhalb eines Änderungsbefehls (Absatz) ................................................................................... 28 7. 4 Revision einer neuen Gliederungseinheit ...................................................................................................... 29 7. 5 Dialogfenster "Revision beginnen" ................................................................................................................ 30 7. 6 Revisionsteile nachbearbeiten ...................................................................................................................... 31 7. 6. 1 Revision einrücken ........................................................................................................................................ 31 7. 6. 2 Startwert setzen ............................................................................................................................................ 31 8. Binnenweise ......................................................................................................................................... 32 8. 1 Binnenverweise erfassen .............................................................................................................................. 33 8. 2 Dialogfenster „Verweis erfassen/ändern“ ...................................................................................................... 33 8. 2. 1 Symbole ........................................................................................................................................................ 34 8. 2. 2 passiven Kästchenmodus ............................................................................................................................. 34 8. 2. 3 aktiver Kästchenmodus: Verweisziele im Strukturbaum auswählen.............................................................. 35 8. 3 Konfliktsituationen bei Übernahme von Verweiszielen .................................................................................. 36 8. 4 Spezialfälle: Verweistext mit Satzangaben u. a. ........................................................................................... 37 8. 5 Mehrere Binnenverweise gleichzeitig erfassen/ändern ................................................................................. 37 8. 6 Ändern von Binnenverweisen ....................................................................................................................... 38 8. 7 Binnenverweise entfernen ............................................................................................................................. 39 8. 7. 1 Verweis entfernen über Befehl Binnenverweise/Kontextmenü ...................................................................... 39 8. 7. 2 Verweis entfernen über Overflow-Button ...................................................................................................... 39 8. 8 Verweis aktualisieren .................................................................................................................................... 39 8. 9 Alle Verweise aktualisieren ........................................................................................................................... 40 8. 10 Zum Verweisziel springen ............................................................................................................................. 42 8. 11 Zum Verweis springen .................................................................................................................................. 42 9. Begründungsgerüst ............................................................................................................................ 43 9. 1 Begründungsgerüst erstellen ........................................................................................................................ 44 9. 1. 1 Kombination von Begründungselementen/Einzelbegründungen ................................................................... 45 9. 1. 2 Fehlermeldung bei der Erstellung des Begründungsgerüsts ......................................................................... 46 9. 2 Zur Begründung wechseln ............................................................................................................................ 46 9. 3 Synchrondarstellung Begründungsgerüst-Regelungsteil .............................................................................. 46 9. 3. 1 Darstellung des Begründungsgerüsts im Strukturbaum ................................................................................ 47 9. 4 Begründungsgerüst aktualisieren .................................................................................................................. 48 9. 4. 1 Fehlermeldung bei der Aktualisierung des Begründungsgerüsts .................................................................. 49 9. 4. 2 Ausnahmen bei der Aktualisierung des Begründungsgerüsts ....................................................................... 50 9. 4. 3 Besonderheit bei aktiver Word-Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ......................................................... 50 9. 5 Begründungsgerüst bereinigen ..................................................................................................................... 50 9. 6 Begründungsbereich erzeugen ..................................................................................................................... 51 9. 6. 1 Sonderfälle .................................................................................................................................................... 52 10. Nutzung der Bundesrechtsdatenbank (Juris) .................................................................................. 53 10. 1 Zitat erfassen und überprüfen ....................................................................................................................... 53 10. 2 Vollzitat mit der Formatvorlage Verweis formatieren ..................................................................................... 54 10. 3 Verweis entfernen für Zitate .......................................................................................................................... 54 10. 4 Volltext der zitierten Norm ............................................................................................................................. 55 BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 1 Stand: 08. Dezember 2020
11. Prüfen und Korrigieren der Dokumentqualität (DQP) ...................................................................... 56 11. 1 Aktivierung der DQP .................................................................................................................................... 57 11. 2 Weitere Funktionen im Menü „Dokumentqualität“ ......................................................................................... 58 11. 2. 1 Prüfergebnisse entfernen .............................................................................................................................. 58 11. 2. 2 Optionen ....................................................................................................................................................... 58 11. 3 Hervorgehobene DQP-Fehler korrigieren und Korrektur-Optionen ............................................................... 58 11. 3. 1 Fehler automatisch korrigieren ...................................................................................................................... 59 11. 3. 2 Fehler interaktiv korrigieren ........................................................................................................................... 60 11. 3. 3 Übrige Fehler und Warnungen bearbeiten .................................................................................................... 60 11. 3. 4 Hilfe zur Beseitigung von DQP-Fehlern ........................................................................................................ 61 11. 3. 5 DQP: Versteckte Fehler bei geänderten Formatvorlagen ............................................................................. 61 11. 3. 6 Folgefehler bei der Strukturberechnung ........................................................................................................ 61 12. Dokumente speichern, drucken, weitergeben .................................................................................. 62 12. 1 Aktionen vor dem Schließen eines Dokumentes ........................................................................................... 62 12. 2 Aktionen vor dem Drucken eines Dokumentes ............................................................................................. 62 12. 3 eNorm-Dokumente für die Weitergabe vorbereiten ....................................................................................... 63 12. 3. 1 eNorm Arbeitsweg und Datei-Ausgabeformate ............................................................................................. 63 12. 3. 2 Bereinigt speichern ....................................................................................................................................... 63 13. eNorm-Optionen .................................................................................................................................. 65 13. 1 Anzeige ......................................................................................................................................................... 65 13. 2 Barrierefreiheit............................................................................................................................................... 65 13. 3 PDF mit Lesezeichen .................................................................................................................................... 66 14. eNorm-Tipps......................................................................................................................................... 67 14. 1 Zoom ............................................................................................................................................................. 67 14. 2 Seitenzahl/ Seitennummerierung .................................................................................................................. 67 14. 3 Hyperlinks ..................................................................................................................................................... 67 14. 4 Die Überarbeiten-Funktion von MS Word und eNorm ................................................................................... 67 14. 5 Die Funktionen Rückgängig / Wiederherstellen in eNorm ............................................................................. 68 14. 6 Geschützte Leerzeichen in eNorm-Dokumenten einfügen ............................................................................ 68 14. 7 Dokumentschutz ........................................................................................................................................... 69 14. 8 Schnellformat-Codes für Stamm- und Änderungsdokumente ....................................................................... 69 Anlage 1 Liste Schnellformat-Codes ....................................................................................................... 70 Anlage 2 Liste Tastenkombinationen eNorm und Word ........................................................................ 71 BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 2 Stand: 08. Dezember 2020
Einführung eNorm ist eine Softwareerweiterung in Microsoft Word, mit der Gesetzes- und Verordnungstexte, Vertragsgesetze und die Formulierungshilfen für das parlamentarische Verfahren erstellt werden können. Die zur Verfügung stehenden Formatvorlagen und Funktionen unterstützen Sie komfortabel bei der Erarbeitung Ihrer Gesetzes- und Verordnungsentwürfe. eNorm erleichtert mit Formatvorlagen und Funktionen die Einhaltung rechtsförmlicher und redaktioneller Vorgaben, so dass Sie sich nach der Einarbeitung in die Handhabung der Software auf Ihre fachliche Arbeit konzentrieren können. Das Dokumentenformat eNorm soll den Austausch zwischen den Bundesbehörden, die anschließende Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt sowie die Dokumentation in der Bundesrechtsdatenbank vereinfachen. Ein weiterer Vorteil ist das zugrundeliegende Word- Format, mit dem Empfänger ohne eNorm-Installation die eNorm-Dateien normal lesen und bearbeiten können. eNorm ist in der Bundesregierung und im Bundestag seit 2006 im Einsatz. In einigen Bundesländern werden auf der BReg-Version basierende eigene Bundesländerversion eingesetzt. Der formale Aufbau der Gesetzestexte orientiert sich an den im Handbuch der Rechtsförmlichkeit (HdR, 3. Auflage) festgelegten Regeln. Dies betrifft z. B. die Abfolge von Elementen, die Auswahl und Nummerierung von Elementen, die Erstellung von Inhaltsübersichten. In eNorm erhalten Sie an den passenden Stellen Hinweise auf die Regelungen, die Sie über die Verknüpfungen in eNorm-Dokumenten direkt im Browser aufrufen können. Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu dieser Anleitung haben, schreiben Sie bitte eine E-Mail an schulung-it@bmjv.bund.de. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung Stand: 08. Dezember 2020
1. eNorm Dokumente Das Programm eNorm ist in Word integriert. Ist die Registerkarte eNorm aktiv, erscheint das Menüband mit den Funktionsgruppen eNorm, Platzhalter, Einfügen, aktueller Absatz, Dokument und Extras u. a. Innerhalb jeder Funktionsgruppe gibt es eine Anzahl von Programmsymbolen. Falls Sie Dokumente, in denen die Verknüpfung zu eNorm entfernt wurde, wieder in der eNorm-Umgebung verwenden möchten, können Sie mit dem eNorm-Befehl „Als eNorm-Dokument bereitstellen“ die Verknüpfung zu eNorm wiederherstellen. Sie finden diesen Befehl in der eNorm- Registerkarte, in der Gruppe „eNorm“, Beim Öffnen eines eNorm-Dokumentes prüft das Programm eNorm, ob es aktualisiert werden muss. Zunächst wird geprüft, ob die Dokumentvorlage aktueller ist, als die eNorm-Version, mit der das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Ist dies der Fall, dann müssen Formatvorlagen und Nummerierungen korrigiert und bei Bedarf Revisionen neu ausgerichtet werden. Anschließend wird geprüft, ob spezielle Aktualisierungen zwischen der eNorm-Version, mit der das Dokument zuletzt bearbeitet wurde und der aktuellen eNorm-Version vorgenommen werden sollen. Es erscheint der folgende Dialog: Hinweise: Prüfen Sie die Aktualisierungen kritisch. Hinweise zu den Layout-Anpassungen finden Sie in der eNorm-Hilfe. Es wird grundsätzlich keinerlei Text entfernt oder hinzugefügt. Im Einzelfall werden Startwerte automatisch nummerierter Word-Absätze zurückgesetzt, so dass sie von den (fehlerhaften) Werten im Ausgangsdokument abweichen. Der Startwert wird automatisch von Word ermittelt, um eine logische und konsistente Nummerierungs- abfolge zu gewährleisten (z. B. der erste Absatz eines Paragraphen stets mit „(1)“). Wurden in der bisherigen Bearbeitung grob falsche Absatzformatvorlagen verwendet, so gelingt die Ermittlung der „richtigen“ Nummerierung auch einmal nicht! BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 1 Stand: 08. Dezember 2020
1. 1 Verfügbare eNorm-Funktionen Die Anzahl der Funktionen, die Sie in einer Funktionsgruppe sehen, ist vom eNorm- Dokumententyp und der Breite des Programmfensters abhängig. Zum Beispiel sind im Dokumententyp Stammgesetz und Stammverordnung die Funktionsgruppen eNorm, Platzhalter, Einfügen, aktueller Absatz, Dokument und Extras aktiviert. In den Dokumententypen Artikelgesetz und Artikelverordnung ist neben den vorgenannten auch die Gruppe Revisionen aktiviert. 1. 2 Dokumentgruppe und Dokumenttyp Wenn Sie eine neue eNorm-Datei erstellen, müssen Sie vorher wissen, welche Normkategorie Sie für die Arbeit mit eNorm benötigen. Die Hauptkategorien sind Gesetz, Verordnung, Vertragsdokument und Formulierungshilfe. Hinweis: Die Dokumentkategorie und Dokumenttyp werden bei der Erzeugung der Datei endgültig festgelegt. Sie bestimmen später die in der Datei nutzbaren eNorm-Funktionen. Ein Umschalten zu einer anderen Dokumentkategorie oder anderem -typ ist nicht möglich! Dokumentgruppe Dokumenttyp Gesetz Stammgesetz Artikelgesetz Verordnung Stammverordnung Artikelverordnung Vertragsdokumente Gesetz zu einem zweiseitigen Vertrag Gesetz zu einem mehrseitigen Vertrag Gesetz über den Beitritt zu einem mehrseitigen Vertrag Gesetz zu einer Änderung eines mehrseitigen Vertrages Begründung zum Vertragsgesetz Verordnung zu einem zweiseitigen Vertrag Verordnung zu einem mehrseitigen Vertrag Formulierungshilfen Maßgabe / Änderungsantrag Zusammenstellung (Synopse): wird aus Stamm- oder Änderungsdokumenten erstellt BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 2 Stand: 08. Dezember 2020
2. Neues Dokument erstellen Hinweise: Für den Wechsel in eine andere Dokumentgruppe, z. B. vom Stamm- in ein Änderungs- dokument, erzeugen Sie bitte eine neue Datei mit den benötigten Einstellungen für Dokumentgruppe und -typ und übernehmen den Text „portionsweise“ mit Copy & Paste. 2. 1 Dokumentstrukturen und Inhalte: Text (Metadaten) und Dateibestandteile (Elemente) Nur bei den Gesetzen bzw. Verordnungen und den ihnen zugeordneten Dokumenttypen öffnet sich das Dialogfenster zur Erfassung von Textbestandteilen, die zugleich Metadaten sind. In der Kategorie Vertragsdokumente und Formulierungshilfen wird sofort die Datei erstellt. Es können Dokumentteile, Elemente und Hilfetexte für die Erzeugung ausgewählt werden. Hinweis: Elemente wie Vorblatt und Begründung lassen sich später noch im Dokument ergänzen. Textplatzhalter können ebenfalls direkt in der Datei laufend angepasst werden. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 3 Stand: 08. Dezember 2020
Zusammenfassung Gruppe Bedeutung Texte/Metadaten Dokumentstatus – später direkt im Text Initiant anpassen Bezeichnung Kurzbezeichnung und Abkürzung (Nur bei Stammdokument!) Ausnahme: Federführung (Nur Metadaten!) Elemente Der Regelungsteil wird immer erstellt! – später über Elemente das Vorblatt kann ausgewählt werden einfügen die Begründung kann ausgewählt werden Fußnote Entwurf dient der Umsetzung von EU-Recht Hinweistexte Erstellung nur mit neuer Datei möglich! – Ausfüllhilfen nur jetzt! Hinweise: Die Bezeichnung im Bereich Regelungsteil ist ein Pflichtfeld. Nur bei Stammdokumenten in den Feldern Kurzbezeichnung und Abkürzung entsprechende Eintragungen vornehmen. 2. 2 Die blauen Platzhalter Die Platzhalter 1. […] blaue eckige Klammern, die drei Punkte einschließen oder 2. blauer Text (mit Zustimmung des Bundesrates) sind die Stellen, die Sie mit Text überschreiben. Hinweis: Nutzen Sie hierzu die Platzhalter-Funktionen im eNorm-Menüband. Mit den Pfeil- Symbolen navigieren Sie durch die blauen Platzhalter des Dokumentes. Mit der Navigation wird der Platzhalter komplett markiert und Sie können, ohne dass Sie die Entf-Taste betätigen müssen, direkt den Text eingeben. Der eingegebene Text wird blau dargestellt. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 4 Stand: 08. Dezember 2020
Platzhalter- eNorm-Befehl Symbol Einfügemarke springt zum vorherigen Platzhalter und markiert ihn komplett. Tastenkombination: (ª)+(F11) Einfügemarke springt zum nächsten Platzhalter Tastenkombination: (F11) Einfügemarke springt zum vorherigen leeren blauen Platzhalter Einfügemarke springt zum nächsten leeren Platzhalter Damit fügen Sie einen leeren Platzhalter an der Position der Einfügemarke ein. Sie können den leeren Platzhalter an einer beliebigen Stelle im Dokument einfügen Alle Platzhalter entfernen: Bereinigung des Dokuments von den Platzhaltern und Hinweistexten. Dabei werden die folgenden drei Aktionen ausgeführt: Löschen aller grünen Hinweistexte, soweit diese in eckigen Klammern eingeschlossen sind. Sie können den eNorm-Befehl „Alle Platzhalter entfernen“ beliebig oft aufrufen, jedoch werden die Hinweistexte bereits mit dem ersten Aufruf entfernt. Sie lassen sich nicht erneut einfügen. Löschen aller verbleibenden leeren Platzhalter. Entfernen der Platzhalter-Formatierung. Dadurch werden die blauen Texte mit der Textfarbe „Automatisch“ dargestellt (i. d. R. schwarz) und die Revisionstexte rotbraun. 2. 3 Farben und Funktionen eNorm-Dateien enthalten zur Kennzeichnung von Absatz- und Zeichenformaten bis zu fünf verschiedenen Farben. Bis zum Schluss bleiben die Farben Schwarz, Rotbraun, Dunkelblau und die Feldmarkierungen erhalten, wenn entsprechende eNorm-Funktionen verwendet wurden. Die Zeichenformatierungen der blauen und grünen Texte können einfach und mit der eNorm- Funktion Platzhalter entfernen automatisch auf die eigentlichen Absatz- und Zeichenformatvorlagen umgestellt werden. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 5 Stand: 08. Dezember 2020
Farbe funktionale Bedeutung Schwarzer Text Standardfarbe für Text, kann überarbeitet werden (Absatzformatierung) Schwarzer Text Feste Bestandteile wie Überschriften, Strukturen oder Formulierungen, fett z. B. im Vorblatt (vgl. Anl. 3 zu § 42 Abs.1 GGO) (Absatzformatierung) Blaue Platzhalter – Die Leerstellen […] für den Normtext komplett überschreiben eckige Klammern (Zeichenformatierung) […] und Text Grüne Ausfüllhinweise zur Information und über Hyperlinks Aufruf von Hilfe/Hinweis- zusätzlichen Informationen, z. B. HdR (Absatz- und Zeichenformatierung) Texte „Rotbrauner Text“ „Revisionen“ kennzeichnen Wörter und Absätze, die im bestehenden Recht geändert werden sollen. (Absatz- und Zeichenformatierung) Dunkelblauer Text Verweise (Zitierungen) sind Verknüpfungen auf Vollzitate und Einzelnormen (Zeichenformatierung) Grau und hellgrau Feldmarkierungen des automatischen Begründungsgerüsts und hinterlegter Text dynamischer Binnenverweise BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 6 Stand: 08. Dezember 2020
3. Die eNorm-Dokumentansicht Das neue eNorm-Dokument verfügt neben einer spezifischen Datei-Darstellung über farbige Zeichen- und Absatzformatvorlagen sowie Platzhalter für die Bearbeitung. Die eNorm-Datei wird in der Ansicht „Entwurf“ dargestellt. Der Fokus liegt auf der Textdar- stellung mit Absatz- und Zeichenformatierung. Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen etc. sind ausgeblendet. Im linken Fensterbereich werden die im Einsatz befindlichen Formatvorlagen angezeigt. Auf der rechten Seite des Fensters erscheint der eNorm-Assistenzfenster mit den Registern „Struktur“ und „DQP-Hilfe“. 3. 1 Seitenansicht Entwurf einstellen Ist der linke Spaltenbereich der Formatvorlagenanzeige nicht mehr sichtbar, aktivieren Sie diese Ansicht über die Registerkarte „Ansicht“ mit einem Klick auf „Entwurf“. 3. 2 Breite der Formatvorlagenanzeige anpassen Bewegen Sie den Mauszeiger auf die vertikale Linie zum Text. Wenn die Anzeige des Zeigers einen Doppelpfeil darstellt, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und halten den Klick und ziehen den Bereich auf die gewünschte Breite. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 7 Stand: 08. Dezember 2020
3. 3 Fenstergröße und Position des eNorm-Assistenzfensters verändern Das eNorm-Assistenzfenster können Sie vergrößern oder verkleinern. Bewegen Sie den Mauszeiger an den linken Rand des Assistenzbereiches. Wenn der Mauszeiger sich ändert, klicken Sie mit links den Rand des Fensters an, halten den Klick und ziehen es in die gewünschte Größe. Lassen Sie die Maus los. Bei Bedarf könne Sie das Fenster auch ganz loslösen, in dem Sie mit der Maus an den oberen Rand des Fensters fahren und wenn sich der Mauszeiger ändert, mit gedrückter linken Maustaste das Fenster verschieben. 3. 4 Synchrondarstellung (Fensterteilung Regelungsteil und Begründungsgerüst) Mit dem Befehl „Teilen“ im eNorm-Menüband in der Gruppe „Darstellung“ wird der Textbearbeitungsbereich und die Strukturdarstellung im eNorm- Assistenzfenster geteilt. Sie können gleichzeitig im Regelungsteil und im Begründungsgerüst arbeiten und navigieren. Hinweise: nur für Stamm- und Änderungsdokumente nur aktiviert bei Entwurf und konsolidierter Fassung BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 8 Stand: 08. Dezember 2020
3. 4. 1 Symbole zur Teilung der Ansicht Fenster ungeteilt (Standard) Fenster geteilt und synchronisiert Fenster geteilt, nicht synchronisiert Die Position des Mauszeigers jeweiligen Fenster bestimmt, welcher Dokumentbereich angezeigt bzw. fokussiert wird. 3. 4. 2 Aufhebung der Teilung Die Aktivierung des „Ungeteilt“-Buttons bewirkt die Beendigung der Teilung. Auch ein Doppelklick auf den Trennbalken in der geteilten Ansicht oder die Verschiebung des Trennbalkens in den oberen oder unteren Rand bewirkt die Aufhebung der Teilung. 3. 4. 3 Symbole zur Aktivierung bzw. Deaktivierung der Synchronisation Es existiert keine Fensterteilung Die Synchronisation ist aktiv. Der obere und der untere Teil der Fenster werden bzgl. Position aneinander angepasst. Im eNorm-Assistenzfenster werden zwei Strukturbäume übereinander mit getrennten Bildlaufleisten (Scroll-Balken) dargestellt. Im Strukturbaum gibt es zwei identische Bäume untereinander, wobei im oberen Baum der Fokus auf dem Regelungselement, im unteren Baum auf dem korrespondierenden Begründungselement. Die Aufteilung im Textbereich beträgt 50 % zu 50 %, im Strukturbaum 70 % zu 30 %. Diese Anteile sind mit MS Word-Mitteln veränderbar durch Bewegen des Trennbalkens mit Hilfe des Mauszeigers. Die Fokussierung im jeweils anderen Textbereich ergibt sich aus der Synchronisierungsauswahl. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 9 Stand: 08. Dezember 2020
Wenn keine Zuordnung z. B. im Vorblatt oder im Allgemeinen Teil der Begründung existiert, wird im unteren Fenster der Beginn des Begründungsgerüsts bzw. oben der Beginn des Regelungsteils fokussiert. Bei Beginn der Teilung wird der MS Word-Kommentarbereich (wenn geöffnet) im gleichen Fenster geschlossen. Die Synchronisation ist inaktiv. Der obere und der untere Teil der Fenster werden bzgl.der Position nicht automatisch aneinander angepasst. Sie müssen unabhängig voneinander in den Fenstern durch das Dokument bzw. dessen Strukturbaum navigieren Hinweise: Wird die Teilung über die Word-Funktion „Teilen“ in der Registerkarte „Ansicht“ aktiviert, öffnet eNorm das aktive Dokument ebenfalls in beiden Fensterteilen, aber ohne Synchronisation. Gibt es kein direkt korrespondierendes Element (z. B. „Zu Absatz 3“ fehlt), wird das nächstpassende Element in der Hierarchie darüber angesprungen (z. B. „Zu § 2“). Wird der Bildausschnitt in den Teilfenstern über der Bildlaufleiste verändert, so kann die Synchronisation verloren gehen. Sie wird wiederhergestellt, wenn der Fokus des Mauszeigers durch Klicken in ein Textelement oder Bewegen des Mauszeigers in ein anderes Textelement neu gesetzt wird. Liegt der Fokus im oberen oder unteren Fenster im Vorblatt oder der Begründung, erfolgt im jeweils anderen Fenster keine Synchronisation. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 10 Stand: 08. Dezember 2020
4. Strukturen in eNorm Die Strukturen in eNorm sind streng hierarchisch, die einzelnen Elemente stehen in direkter Beziehung und Abhängigkeit zu- und voneinander. Auf diesen festgelegten Strukturen setzen die meisten eNorm-Funktionen auf. Der Dokumenttyp ist das wichtigste Element! Die nächste Ebene ist das Vorblatt; es ist das erste Hauptelement (Ebene 1). Der Regelungsteil (Ebene 2) ist das Kernelement. Dem Regelungsteil als Untereben zugeordnet sind die Anlagen. Die Begründung ist der dritte und letzte Dokumentteil (Ebene 3) mit den Unterebenen Teil A und Teil B. Diesen Elementen sind spezifische Absatzformatvorlagen zugeordnet, die ihrerseits zueinander in logischen und hierarchischen Beziehungen stehen. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 11 Stand: 08. Dezember 2020
4. 1 Struktur darstellen Mit der Version 4.x wurde die Nutzung der Struktur-darstellung grundlegend überarbeitet und steht nun als sogenannte „Nebenläufige Strukturdarstellung“ im Register „Struktur“ des eNorm- Assistenzfensters parallel zum Dokumentenbereich standardmäßig am rechten Bildrand zur Verfügung. Mit Hilfe der Symbolschaltfläche "Struktur darstellen" können Sie das eNorm-Assistenzfenster inklusive der Register (Struktur) und (DQP- Hilfe) aus- bzw. einschalten. Die Strukturdarstellung unterstützt beim Navigieren sowie beim Auswählen von Elementen, um diese zu löschen oder zu verschieben. Außerdem überprüft eNorm permanent die Korrektheit der Dokumentenstruktur, sofern im Assistenzfenster der Befehl Automatische Aktualisierung aktiviert wurde. Sie ist die erste Funktion für die Qualitätssicherung. Die gelben Ordner bilden alle vorhandenen Elemente in dem aktuellen eNorm-Dokument ab. Das oberste Element bezeichnet den Dokumenttyp (z. B. Stammgesetz). Auf der ersten Ebene darunter befinden sich als Unterelemente die Dokumentteile Vorblatt, Regelungsteil mit Bezeichnung (Dokumentkategorie) und Begründung. Den Ordnern ist ein Minus- oder Pluszeichen vorangestellt. Wenn Sie ein vorhandenes Zeichen anklicken, können Sie betreffenden Element- Ebenen weiter öffnen oder schließen, um die zugeordneten Elemente anzuzeigen oder auszublenden. In der Abbildung sind offene und geschlossene gelbe Ordner oder Elemente zu sehen. Gelb kennzeichnet korrekte Elemente, die logische Strukturen enthalten. Pink kennzeichnet Ordner, die in den Unterebenen mindestens einen Strukturfehler enthalten. Fehlerhafte Elemente sind Rot dargestellt und mit der Fehlerbezeichnung. Die Ursachen sind in den meisten Fällen falsche oder fehlende Formatvorlagen in der Struktur! Im Begründungsgerüstmodus kann der Strukturbaum geteilt dargestellt werden, um die Strukturbäume von Regelungsteil und Begründungsgerüst hierarchisch präsentieren und bearbeiten zu können. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 12 Stand: 08. Dezember 2020
Hinweise: Das Manipulieren oder Imitieren von eNorm-Formatvorlagen führt unweigerlich zu Strukturfehlern! Lassen Sie sich beim strukturellen Aufbau und den Formatierungen Ihres Dokumentes von eNorm leiten. Abweichungen von zugelassenen Formatvorlagen/ Formatierungen quittiert eNorm mit Strukturstörungen. In Synopsen und Vertragsdokumenten gibt es keine Strukturdarstellung. 4. 2 Mit der Strukturdarstellung arbeiten Die aktuelle Position der Einfügemarke im Dokument wird automatisch auch in Strukturbaum angezeigt, in dem das entsprechende Element blau markiert wird. Klicken Sie in der Baumansicht auf ein Element, springt die Dokumentansicht an dieselbe Stelle und markiert den Text. Klicken Sie auf andere Elemente, wechselt die Markierung im Text auf das jeweils geklickte Element. Machen Sie im Strukturbaum mit der Maus einen Rechtsklick auf einen Ordner, bekommen Sie die Möglichkeit dieses Element über das Kontextmenü vollständig auf- oder zuzuklappen bzw. zu löschen. Hinweis: Wählen Sie „Element löschen“, wird dieses Element sofort gelöscht! Mit der Tastenkombination STRG+Z können Sie es wieder rückgängig machen. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 13 Stand: 08. Dezember 2020
4. 3 Verschieben über den Strukturbaum Klicken Sie im Strukturbaum mit der linken Maustaste auf das zu verschiebende Element. Mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle gehen, dann erst loslassen. Wenn durch den Verschiebevorgang Binnenverweise und/oder Verweise des Begründungsgerüstes möglicherweise nicht mehr aktuell sind, erscheint folgendes Dialogfenster: Hier können sie durch setzen des Hakens das Begründungsgerüst und/oder den Binnenverweis aktualisieren. 4. 4 Statusanzeige im Assistenzfenster „Struktur“ Es wurden keine Strukturfehler gefunden. Es wurden Strukturfehler gefunden. Seit der letzten Strukturaktualisierung wurde im Dokument eine Änderung vorgenommen, die möglicherweise strukturrelevant ist ein Strukturabgleich ist erforderlich. Die automatische Strukturdarstellung wird im aktuellen eNorm-Zustand nicht unterstützt, z. B., wenn bei aktivierter Änderungsverfolgung (Word- Registerkarte „Überprüfen“) Textkorrekturen am Dokument vorgenommen wurden und danach der Originalzustand des Dokuments angezeigt werden soll. Hinweis: Haben Sie das „Änderungen nachverfolgen“ von Word aktiviert, steht Ihnen die Strukturberechnung/-prüfung nicht zur Verfügung. in diesem Fall wird Ihnen der Status angezeigt: „Struktur in Originalansicht nicht unterstützt“ BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 14 Stand: 08. Dezember 2020
5. Elemente einfügen Bei der Erzeugung eines Dokuments legt eNorm die erforderlichen Grundstrukturen (Elemente) an. 5. 1 Was ist ein Element in eNorm? Elemente können als kleinste Einheit eine Absatz- oder Zeichenformatvorlage und als größte Einheit ein Dokumentteil sein, wie z. B. Vorblatt oder Regelungsteil, die aus einer Vielzahl von einzelnen Elementen in Form von Absatz- und Zeichenformatvorlagen bestehen. Andere Elemente bestehen aus zwei oder drei aufeinander abgestimmten Absatzformatvorlagen. Das Element Paragraph besteht aus der logischen Abfolge der drei Absatzformatvorlagen: 1. Paragraphenbezeichner § (Nummer), 2. der Paragraphenüberschrift 3. und dem ersten nummerierten juristischen Absatz. Das Element Artikel hat einen ähnlichen dreigliedrigen Aufbau. Diese Absatzformatvorlagen haben eine festgelegte Reihen- und Abfolge. Sie sind in der Grundstruktur eines eNorm-Dokuments im Regelungsteil zugelassen. Die Reihenfolge der Elemente und deren Zeichen- und Formatvorlagen entsprechen den Vorgaben des Handbuchs der Rechtsförmlichkeit (HdR). Hinweis: Mit der Funktion „Element einfügen“, „Geschickt einfügen“ können Sie die wichtigsten Elemente der Dokumentkategorie strukturell korrekt in Ihr Dokument einfügen. 5. 2 Element einfügen über Symbole Darstellung der Symbole aus dem eNorm-Menüband BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 15 Stand: 08. Dezember 2020
5. 2. 1 Artikel Neuer Artikel unterhalb des aktuellen Absatzes (Änderungsdokumente) Tastenkombination (Strg)+Umschalttaste(ª)+(A) 5. 2. 2 Paragraph Paragraph unterhalb des aktuellen Absatzes Tastenkombination (Strg)+Umschalttaste(ª)+(P) 5. 2. 3 Juristischer Absatz Neuer juristischer Absatz unterhalb des aktuellen Absatzes Diese Funktion gibt es in Stamm- und Änderungsdokumenten Tastenkombination (Strg)+Umschalttaste(ª)+(J) Juristische Absätze im Paragraphen erstellen Sie einfacher, wenn Sie am Ende eines Juristischen Absatzes die Eingabetaste (Knickpfeiltaste) drücken. Hinweis: Die Funktionen sind kontextsensitiv, das heißt, wenn Sie sich in einer „Revision“ befinden (Revisionsmodus noch nicht abgeschlossen), wird das Element in der entsprechenden Revision Formatvorlage XY eingefügt! 5. 2. 4 Inhaltsübersicht einfügen und aktualisieren Mit der Funktion erstellen Sie eine Inhaltsübersicht an der korrekten Stelle im Dokument. Diese gibt es nur in Stamm- und Änderungsdokumenten. 5.2.4.1 In Stammdokumenten: Die Position ist fest definiert und unabhängig von der aktuellen Position der Einfügemarke. Sie wird automatisch aus den vorhandenen Überschriftelementen wie Artikel oder Paragraphen und - sofern vorhanden - den Gliederungsebenen Buch, Teil, Kapitel etc. gebildet. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 16 Stand: 08. Dezember 2020
5.2.4.2 In Artikeldokumenten: Es können mehrere Inhaltsübersichten enthalten sein. Befindet sich die Einfügemarke in einem Artikel Stammnorm, das in einem Artikelgesetz mit Stammgesetz(en) enthalten ist, öffnet sich ein Dialogfenster zur Nachfrage, welche Inhaltsübersicht eingefügt werden soll. Hinweis: Ja = Inhaltsübersicht für den aktuellen Stammgesetz-Artikel. Nein = Inhaltsübersicht für das Änderungsdokument (Artikel). 5.2.4.3 Inhaltsübersichten aktualisieren Inhaltsübersichten können aktualisiert werden durch: 1. Inhaltsübersicht einfügen, 2. Dokumentqualitätsprüfung (DQP) oder 3. über das Dialogfenster vor dem Schließen. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 17 Stand: 08. Dezember 2020
5. 2. 5 Fußnoten eNorm-Funktion Fußnote einfügen Tastenkombination (Strg) + Umschalttaste(ª) + (N) Der Standard ist Numerisch; dem Fußnotenzeichen wird automatisch eine Klammer hinzugefügt. Die Fußnoten werden im gesamten Dokument fortlaufend nummeriert. Alternativ kann ein selbst gewähltes Fußnotenzeichen verwendet werden. Hinweise: Nicht die MS Word-Funktion zum Einfügen von Fuß- und Endnoten benutzen! Die eNorm-Fußnoten mit Word nicht in Endnoten umwandeln! 5. 2. 6 Mit eNorm Grafiken (Bilder) einfügen Mit dieser eNorm-Funktion werden mit eNorm-Bilddateien einfügt. Es wird automatisch die entsprechende Formatvorlage benutzt. Hinweise: Beachten Sie, dass die Dateien im Druckformat (eps/epsf, tif/tiff) gespeichert sein müssen. Verwenden Sie keine Bilddateien im Format JPG/BMP und verwenden nicht die Word- Funktion! 5. 2. 7 Text aus anderen Dateien und Quellen einfügen Mit dem eNorm-Befehl „Unformatierten Text aus der Zwischenablage einfügen“ (Tastenkombination: STRG + ALT + V) können Sie den Text der Zwischenablage einfügen. Der eingefügte Text wird hierbei mit der aktuellen Absatzformatvorlage formatiert. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 18 Stand: 08. Dezember 2020
5. 3 Symbolschaltfläche Element einfügen Klicken Sie das Schaltflächen-Symbol, öffnet sich das Dialogfenster. Die wichtigsten Elemente wie Anlage, Begründung und Vorblatt sowie Artikel und Paragraph finden Sie gleich oben in der Liste, um sie direkt auszuwählen. Darunter sind in der alphabetischen Liste alle eNorm-Formatvorlagen aufgelistet. 5. 3. 1 Element geschickt einfügen - Paragraph Öffnen Sie das Dialogfenster und tragen im Feld „Filter“ die ersten Buchstaben von Paragraph ein (die Liste wird sofort gefiltert), oder wählen Sie im oberen, festen Teil der Liste „Paragraph“ direkt aus. Da das Element „Paragraph“ an mehreren Stellen in einem Dokument positioniert werden kann, öffnet sich das Dialogfenster „Geschickt einfügen“ und zeigt Ihnen alle möglichen Einfüge- positionen auf. Durch das Anklicken einer Position navigieren Sie im Dokument an die entsprechende Stelle. Ist die richtige Position gefunden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“. Das Element Paragraph wird eingefügt. BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 19 Stand: 08. Dezember 2020
5. 3. 2 Element geschickt einfügen – Artikel Das Einfügen eines Artikels in Dokumenttypen Artikelgesetz und Artikelverordnung ist dem Einfügen eines Element Paragraph ähnlich. Nachdem die Position für den Artikel gesetzt ist, erfolgt nach der Funktion „Einfügen“ zusätzlich eine Abfrage, welcher Artikeltyp eingefügt werden soll. Option „Änderungen/Geltungszeitbestimmungen“ aktivieren, um die zugehörigen Absatzformatvorlagen für einen Artikel mit einem juristischen Absatz einzufügen. Option „Stammgesetz/ Stammverordnung“ aktivieren, um nach dem Artikel Bezeichner die zugehörigen Absatzformatvorlagen für einen Artikel mit einem eingebetteten Stammgesetz bzw. Stammverordnung einzufügen. Hinweise: Achten Sie bei den Artikel-Optionen darauf, dass Sie vorher den an der richtigen Position festgelegt haben. Wenn Sie nicht sicher sind, klicken Sie auf Abbrechen. Erfassen Sie die Federführung bei der Einbettung eines Stammgesetzes/einer Stammverordnung! 5. 3. 3 Element geschickt einfügen – Vorblatt oder Begründung Klicken Sie in der Listenanzeige auf den Eintrag „Vorblatt“ oder „Begründung“. Der Dokument- teil „Vorblatt“ oder „Begründung“ wird sofort eingefügt. Ist das Element schon vorhanden, öffnet ein entsprechendes Dialogfenster: BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 20 Stand: 08. Dezember 2020
5. 3. 4 Element geschickt einfügen – Anlage Die erste Anlage wird sofort (ohne Abfrage) nach dem Regelungsteil eingefügt. Ist ein Element „Anlage“ vorhanden, öffnet sich das Dialogfenster „Geschickt einfügen“. Legen Sie die gewünschte Position für die Anlage mit einem Klick auf die Einfügemarkierung „Mögliche Einfügeposition für Anlage“ fest. Hinweis: eNorm nummeriert eingefügte Anlagen automatisch (Anlage 1). Bei einer einzigen Anlage ist keine Nummerierung erforderlich. 5.3.4.1 Elemente direkt einfügen (darunter) Juristische Absätze im Paragraphen erstellen Sie schnell, wenn Sie am Ende eines Juristischen Absatzes (Formatvorlage Juristischer Absatz (nummeriert)) die Eingabetaste (Knickpfeiltaste) drücken. Die Funktion „Darunter einfügen“ im Dialogfenster „Element einfügen“ entspricht dem direkten Einfügen von Elementen insofern, dass Sie den Platz im Dokument bestimmen, an dem eNorm ein neues Strukturelement nach einem bestehenden Element einfügen soll. Hinweis: Darunter Einfügen: Zuerst die Einfügemarke am Ende des Absatzes positionieren, unter dem Sie ein neues Element einfügen wollen! 5. 4 Element einfügen - Gliederungsebenen Bei großen Normsetzungsvorhaben (20 +) können Sie zusätzlichen Gliederungsebenen (Buch, Teil, Kapitel, Abschnitt, Unterabschnitt, Titel und Untertitel) über das Symbol Element einfügen mit einem Klick auf den kleinen Pfeil auswählen und einfügen. Hinweise: Stellen Sie zuerst die Einfügemarke in den Absatz – oder an das Ende des Absatzes – oberhalb der Stelle, an der Sie die Gliederungsebene einfügen wollen! Diese Elemente/Absatzformatvorlagen gibt es nur in Stammdokumenten oder in Artikel 1 von Änderungsdokumenten, wenn eine neue Stammnorm enthalten ist! BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 21 Stand: 08. Dezember 2020
Die gewählte Gliederungsebene wird nach Auswahl direkt unterhalb des aktuellen Absatzes mit der Einfügemarke eingefügt. Alternativ können Sie das gewünschte Element mit Tastenkombinationen einfügen: Formatvorlage Tastenkombination Buch Strg+Umschalttaste+1 Teil Strg+Umschalttaste+2 Kapitel Strg+Umschalttaste+3 Abschnitt Strg+Umschalttaste+4 Unterabschnitt Strg+Umschalttaste+5 Titel Strg+Umschalttaste+6 Untertitel Strg+Umschalttaste+7 5. 5 Tabellen einfügen Die Tabellenstruktur wird mit Word über Register Einfügen erstellt. eNorm stellt Formatvorlagen zur Benutzung innerhalb von Tabellen zur Verfügung. Nutzen Sie innerhalb der Word-Tabelle die eNorm- Formatvorlagen unter Weitere Absatzvorlagen. Hier finden Sie geeignete Formatvorlage für Text, Überschriften, Listen, Aufzählungen usw. Daneben können Sie in Tabellen auch Formeln und Grafiken verwenden. Hinweis: Fügen Sie keine MS Excel Tabellen ein oder binden diese als Objekt ein! BMJV – Referat Z C 2 – IT-Schulung 22 Stand: 08. Dezember 2020
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