KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...

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KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
AUGUST 2021

                                                                  online:
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              KISS BY EPIC
              UNSERE DIGITALE
              ZUKUNFT
              Warum führen wir Epic ein?
              Das sind die Ziele
              Kliniken gestalten die Veränderung
              So holen wir das Beste aus Epic heraus
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
FR

                                                                                                                                   ÇAIS
                                                                                                                               FRANOIS ARTICL
                                                                                                                                              ES
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                                                                                                                        LISE       CIPA              H
                                                                                                                                               PE.C

                          Es geht los mit Epic!
                                                                                                                            PRIN         G RUP
                                                                                                                                     E L
                                                                                                                             IR .INS        Ç A IS .
                                                                                                                           W          RAN
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         Mit dem Produkt des amerikanischen Softwareherstellers Epic führen wir ein neues Klinik-
        informations- und Steuerungssystem (KISS) ein. Die neue digitale Arbeitsplattform vernetzt
               alle Fachbereiche, Kliniken und Berufsgruppen der Insel Gruppe miteinander.

          VERKÜNDEN                                      BELEUCHTEN                                       FÖRDERN
    Der Vertrag mit Epic ist                      Was ist Epic?                                    Jetzt den Spitalalltag
    unterschrieben                                                                                 neu denken
    Seite 4                                       Seite 6                                          Seite 16

    Die Insel baut – auch digital | 3             Warum führen wir Epic ein? | 7
                                                  Welchen Nutzen bringt Epic? | 8
                                                  Wie läuft das Projekt ab? | 10
                                                  Wen brauchen wir für das Projekt? | 12
                                                  Welche Funktionalitäten hat Epic? | 14

          TAUSCHEN AUS                                   FANGEN EIN                                       STELLEN VOR
    Zwei Jahre nach                               Freizeittipp:                                   Die Leitung des
    Einführung: ein Blick                         Städtetrip nach Madison                         Hauptprojekts KISS
    nach Luzern                                   (Wisconsin), USA                                stellt sich vor
    Seite 18                                      Seite 22                                        Seite 23

    Kliniken gestalten die Veränderung | 20       Übrigens ... | 22
    Wechselwirkung | 21                           Kulinarische Reise | 22
    Schon gewusst? | 21                           Die Playlist von ... | 24
    Quiz | 21                                     Kurze Frage zum Schluss | 24

                               Kontaktieren Sie uns unter wir@insel.ch oder über unsere Website wir.inselgruppe.ch

2      SPEZIAL 20 2 1
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
VERKÜNDEN

    Die Insel baut – auch digital
      Seit das Inselspital 1354 gestiftet wurde, hat sich unsere Institution ständig verändert
und weiterentwickelt. Gegen aussen wird dies am eindrücklichsten durch neue Gebäude sichtbar.
 Wir investieren aber nicht nur in unsere bauliche Infrastruktur, sondern auch in unsere digitale.

Unsere Vision ist, eine der weltweit führenden Spital-                  wir an der Insel Gruppe viele, nicht miteinander ver-
gruppen für universitäre und integrierte Medizin zu                     netzte Lösungen für die klinische Dokumentation – ent-
werden. Um diese zu verwirklichen, müssen wir mit der                   sprechend fragmentiert sind die Informationen abgelegt.
rasanten medizinischen Entwicklung Schritt halten und                   Mit der Einführung des neuen Klinikinformations- und
diese aktiv mitgestalten. Unsere bauliche und digitale Inf-             Steuerungssystems (KISS) machen wir einen grossen
rastruktur soll uns hier bestmöglich unterstützen. Für un-              Schritt vorwärts. Epic löst über 50 Anwendungen ab, die
seren langfristigen Erfolg spielt die Digitalisierung                          aktuell für die klinische Dokumentation im Ein-
eine absolut entscheidende Rolle. Künstliche                                      satz sind. Mit Epic als Gesamtlösung haben wir
Intelligenz, Big Data und die Präzisionsmedi-                                       eine ganzheitliche Sicht auf die Patientinnen
zin werden die Gesundheitsversorgung der                                             und Patienten und können so die Behand-
Zukunft prägen. Deshalb ist ein strategi-                                             lungsqualität und Sicherheitsstandards
sches Ziel der Insel Gruppe, Vorreiterin in                                           weiter erhöhen. Die durchgängige digitale
der digitalen Medizin zu werden.                                                     Vernetzung vereinfacht die Zusammenar-
                                                                                     beit – auch über die Insel Gruppe hinaus
Wir machen einen enormen Schritt vorwärts                                          mit Patientinnen und Patienten sowie der zu-
Für die Behandlung ist es entscheidend, dass Infor-                              weisenden Ärzteschaft. Schliesslich ermöglicht
mationen über Patientinnen und Patienten jederzeit                         die Digitalisierung auch neue Wege in Forschung und
und überall vollständig verfügbar sind. Aktuell haben                   Innovation.

                                                                        Eine grosse Investition – aber es lohnt sich!
                                                                        Investitionen in die bauliche Infrastruktur, wie der Neu-
                                                                        bau unseres neuen Hauptgebäudes, sind für alle gut sicht-
                                                                        bar. Das Ergebnis und den Nutzen unserer Investition in
                                                                        unsere digitale Infrastruktur sieht man hingegen nicht
                                                                        ohne Weiteres. Trotzdem müssen wir dafür einen enormen
                                                                        Aufwand leisten – finanziell, personell und zeitlich. Das
                                                                        Projekt wird uns viele «Schweisstropfen» kosten – aber
                                                                        sie sind es wert. Lesen Sie mehr darüber im Interview mit
                                       Illustration neues Haupt-
                                                                        Marco Rossi und Michael Döring des Luzerner Kantonspitals
                                       gebäude Inselspital (BB12).
                                       Nebst der baulichen
                                                                        auf Seite 18. Wir werden vom neuen KISS profitieren – und
                                       Infrastruktur müssen auch        ich bin sicher, gemeinsam schaffen wir den Kraftakt.
                                       Abläufe und Informationen
                                       perfekt organisiert werden.

       Ich freue mich und bin stolz, gemeinsam mit Ihnen die digitale Zukunft
          der Insel Gruppe zu gestalten. Die digitale Infrastruktur bildet die
         Grundlage für eine hochstehende medizinische Versorgung unserer
       Patientinnen und Patienten, für unsere Forschung und Lehre sowie auch
              für ein attraktives Arbeitsumfeld für Sie als Mitarbeitende.
       Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung und Ihren tagtäglichen Einsatz.
                              Dr. med. h.c. Uwe E. Jocham, Direktionspräsident Insel Gruppe

                                                                                                                  2021    SPEZIAL   3
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VERKÜNDEN

                                                               Der Vertrag mit Epic
                                                                                    Mit der Vertragsunterzeichnung haben w
       1. WIR BRAUCH(T)EN EINEN ERSATZ                                              Anfang 2022 startet das Hauptprojekt zu
            Das heutige Klinikinformationssystem i-pdos ist am Ende seiner                Klinikinformations- und Steuerun
            Lebensdauer. Deshalb hat der Verwaltungsrat im Mai 2019
            entschieden, ein neues, umfassend integriertes Klinikinforma-
            tions- und Steuerungssystem (KISS) einzuführen. Dieses soll
       nicht nur i-pdos, sondern möglichst viele Insel-Lösungen ersetzen,
       die aktuell im Spitalalltag für die Dokumentation der Patientenbe-
       handlung im Einsatz sind.

       2. DIE SUCHE NACH DER RICHTIGEN
          LÖSUNG
             Was muss die neue Lösung können? Welche Funktionalitäten
             muss das System erfüllen? Mit Vertreterinnen und Vertretern
            aus verschiedenen Fachbereichen und Kliniken wurden die
           Anforderungen und Bedürfnisse der Insel Gruppe gesammelt.
          Im August 2019 wurde das 180-seitige Pflichtenheft öffentlich
       ausgeschrieben. Anschliessend konnten Anbieter ihre Lösungen
       präsentieren und ihre Offerten einreichen.

       3. EPIC BIETET DAS BESTE GESAMTPAKET
           Im Dezember 2019 entschied sich der Verwaltungsrat für den          Die Delegationen der Verhandlungsteams,
              Systemhersteller Epic aus den USA. Das Unternehmen über-         von links nach rechts:
              zeugte einerseits mit der besten Lösung und andererseits mit     Marcel Affolter (Leiter Projekt KISS),
                                                                               Michael Stickel (Leiter Teilprojekt KISS),
             seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Gesundheitssoftware.     Uwe E. Jocham (Direktionspräsident),
            Nicht alle Anbieter waren glücklich mit dieser Vergabe. Es kam     Judy Faulkner (Founder, CEO Epic),
           zu einer Einsprache. Das Verwaltungsgericht des Kantons Bern        Mercedes McCoy (Vice President Epic),
       hat diese im Juni 2020 abgewiesen.                                      Eli Selinger (Deputy General Counsel Epic),
                                                                               Pascal Schär (Direktor Technologie und Innovation),
                                                                               Simon Roth (externer Rechtsanwalt).
       4. DAS VORPROJEKT NIMMT FAHRT AUF
             Anfang 2020 startete das Vorprojekt. Dieses macht die Insel
               Gruppe technisch, organisatorisch und fachlich bereit für
                 das Hauptprojekt zur Einführung von Epic. Zum Vorprojekt
                 gehören beispielsweise die Bereitstellung der technischen
                 Infrastruktur, die Vertragsverhandlungen mit Epic, der Auf-
             bau der Projektorganisation und die Planung des Projektablaufs.

       5. EPIC WIRD UNTER DIE LUPE
          GENOMMEN
           Im zweiten Halbjahr 2020 stand vor allem die sogenannte
            GAP-Analyse im Mittelpunkt. Dabei wurden Funktionsbeschrei-
            GAP
            bungen aus der Offerte von Epic, die 900 Seiten umfasst, bis
           ins kleinste Detail mit unseren Anforderungen aus dem Pflich
                                                                  Pflich-
          tenheft verglichen. Unklarheiten und Fragen wurden an Epic
       zurückgespielt oder flossen in die Vertragsverhandlungen ein.

4   SPEZIAL 20 2 1
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VERKÜNDEN

c ist unterschrieben
wir einen wichtigen Meilenstein erreicht.
ur Einführung von Epic – unserem neuen                       6. DIE INSEL GRUPPE STARTET
 gssystem (KISS). Ein Blick zurück.                          MIT DER HARMONISIERUNG
                                                             Anfang 2021 nominierten die Leitungen der Medizinbereiche
                                                             in ihren Kliniken knapp 500 Umsetzungsverantwortliche
                                                             sowie Fachexpertinnen und -experten. Diese haben aktuell
                                                             die Aufgabe, in Arbeitsgruppen Prozesse und Datenobjekte
                                                             (Fragebogen, Scores, Formulare) zu bereinigen und zu harmonisie-
                                                             ren. So schaffen diese Akteurinnen und Akteure die Entscheidungs-
                                                             grundlage für den Ausbau von Epic.
                                                             ➔ «Jetzt den Spitalalltag neu denken» siehe Seite 16/17

                                                             7. VERTRAGSVERHANDLUNGEN MIT EPIC
                                                             Nachdem Epic die ersten Vertragskapitel zugestellt wurden, starte-
                                                             ten die Verhandlungsrunden – was während der Pandemie nicht
                                                             ganz einfach war. Alles musste auf digitalem Weg diskutiert
                                                             und ausgehandelt werden. Erst die Verhandlungsrunde
                                                             Anfang Juni 2021 konnte vor Ort bei Epic durchgeführt
                                                             werden. Dazu reiste eine Delegation des Verhandlungsteams der
                                                             Insel Gruppe nach Wisconsin (USA).

                                                             8. DER VERTRAG IST UNTERSCHRIEBEN
                                                             Im August 2021 war es endlich soweit: Eine Delegation von
                                                             Epic reiste für die Vertragsunterzeichnung nach Bern. Damit
                                                             ist klar: Anfang 2022 geht es los mit dem Hauptprojekt zur
                                                             Einführung von Epic. Bis dahin laufen die letzten Vorberei-
                                                             tungen im Vorprojekt. Dazu gehört vor allem die Rekru-
                                                             tierung des über 100-köpfigen Projektteams.
                                                             ➔ «Wen brauchen wir für das Projekt?» siehe Seite 12/13

                     NACHGE F RAGT
         BEI MARCEL AFFOLTER, LEITER PROJEKT KISS

        WAS IST ÜBERHAUPT EIN KLINIKINFOR-                                            Interessiert,
          MATIONSSYSTEM (KIS)? UND WOHER                                          die digitale Zukunft
                                                                                    mitzugestalten?
           KOMMT DAS ZWEITE «S» BEI KISS?
                                                                                Bewerben Sie sich jetzt!
        In einem Klinikinformationssystem (abgekürzt                          Weitere Informationen finden Sie
        KIS) werden die medizinischen und pflegerischen                       im im Web oder im Intranet unter
        Tätigkeiten dokumentiert. Aktuell sind dafür                                   «KISS by Epic».
        i-pdos, aber auch weitere Insel-Lösungen im Ein-
        satz. Weil die neue Lösung (Epic) in der Lage ist,
        die ganze Insel Gruppe digital zu vernetzen und
        die anfallenden Datenmengen und Informationen
        auszuwerten, kommt nebst der herkömmlichen
        Abkürzung KIS noch ein zweites «S» für «Klinik-
        informations- und Steuerungssystem» hinzu.

                                                                                                                     2021     SPEZIAL   5
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
BELEUCHTEN

                                            Was ist Epic?
        Epic ist der Name unseres Systemanbieters aus den USA und gleichzeitig der Produktname.
                 Wir übernehmen Epic auch als Name für das neue Klinikinformations- und
                                Steuerungssystem (KISS) der Insel Gruppe.

    Der Systemhersteller Epic gehört weltweit zu den Branchen-
    führern im Bereich Gesundheitssoftware. Im Jahr 1979 ge-
    gründet, beschäftigt das Unternehmen heute über 10 000
    Mitarbeitende. Das System von Epic ist eine vollumfängliche
    Eigenentwicklung und wird seit 40 Jahren laufend weiter-
    entwickelt. Dafür investiert Epic jährlich ein Drittel seines
    Betriebsaufwands.
                                                                                         NACHGEFRAGT
                                                                              BEI PROF. DR. MED. MARTIN FIEDLER,
                                                                                     ÄRZTLICHER DIREKTOR,
                                                                              MITGLIED LENKUNGSAUSSCHUSS KISS,
                                                                                  TEIL DES EVALUATIONSTEAMS

                                                                                HÄTTE ES KEINEN GEEIGNETEN
                                                                               SCHWEIZER ANBIETER GEGEBEN?
                                                                           Auch ein Schweizer Anbieter hat seine Lösung
                                                                           präsentiert. Er konnte aber die Anforderungen
                                                                           im Pflichtenheft der Insel Gruppe nicht erfüllen.
                                                                           Nach der Evaluationsphase hat Epic als Gesamt-
                                                                           lösung am meisten überzeugt und deshalb den
                                                                           Zuschlag erhalten.

    Der Campus von Epic in Wisconsin, USA

    Die Insel Gruppe wird Teil eines weltweiten Netzwerks           Epic begleitet uns mit seiner Erfahrung durch das Projekt
    Weltweit arbeiten über 2000 Kliniken mit Epic. Dazu gehö-       Epic gibt den Takt vor: Durch die Zusammenarbeit mit dem
    ren namhafte wie die Mayo-Kliniken in den USA, die Cle-         Unternehmen hat die Insel Gruppe nicht nur das System
    veland Clinic (Ohio), das Stanford Hospital (Kalifornien)       eingekauft, sondern auch das Vorgehen bei der Einführung
    oder das britische Cambridge University Hospital. In Euro-      des neuen KISS. Spezialistinnen und Spezialisten von Epic
    pa sind es über 100 Kliniken. Sie bilden zusammen ein Netz-     begleiten unser Projektteam durch alle Projektphasen, von
    werk. Als Teil davon profitiert die Insel Gruppe direkt von     Meilenstein zu Meilenstein bis zum Go-live und auch noch
    Erfahrungen und Weiterentwicklungen. Als erstes Spital in       nach dem Projekt im Betrieb.
                        der Schweiz und als erstes deutschspra-
                        chiges überhaupt hat im Herbst 2019
                        das Luzerner Kantonsspital Epic einge-
                        führt.                                         FAKTEN
                        ➔ «Blick nach Luzern» siehe Seite 18/19.                   • 1979 Gründung
                                                                                   • 10 000 Mitarbeitende
                                                                                   • 40 Jahre Erfahrung
                                                                                   • 2000 Kliniken weltweit
                          Judy Faulkner,
                          CEO und Gründerin von Epic

6      SPEZIAL 20 2 1
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
BELEUCHTEN
                                                                                                                               FR

   Warum führen wir Epic ein?
     Unser jetziges Klinikinformationssystem (KIS) i-pdos muss ersetzt werden. Doch mit Epic
      kommt mehr als ein Ersatz. Mit dem neuen Klinikinformations- und Steuerungssystem
    (KISS) möchte die Insel Gruppe neue Massstäbe setzen und die digitale Medizin entschei-
    dend weiterentwickeln. Nachfolgend die wichtigsten Gründe für die Einführung von Epic.

                                                            Wir werden
                                                         eine der weltweit
                                                   führenden Spitalgruppen für                     DIGITALE MEDIZIN
                                                    universitäre und integrierte
                                                     Medizin, indem wir den                          Die Insel Gruppe
                                                  Menschen mittels wegweisender                       entwickelt sich
                                                  Qualität, Forschung, Innovation                bis 2022 zur Vorreiterin
                                                   und Bildung eine umfassende                    der digitalen Medizin.
                                                     Gesundheitsversorgung
                                                               bieten.

1                                         2                                         3
WEIL WIR EINEN ERSATZ                     WEIL WIR EINE LÖSUNG                       WEIL WIR EINE VORREI-
FÜR DAS HEUTIGE                           STATT X INSEL-LÖSUNGEN                     TERIN IN DER DIGITALEN
SYSTEM BRAUCHEN                           MÖCHTEN                                    MEDIZIN SEIN WOLLEN
Unser jetziges Klinikinformationssys-     Mit dem neuen KISS von Epic soll           Die Insel Gruppe hat sich das strategi-
tem (KIS) i-pdos ist am Ende seiner Le-   i-pdos abgelöst werden, aber auch alle     sche Ziel gesetzt, eine Vorreiterin in der
bensdauer. Eine Weiterentwicklung ist     weiteren grösseren Systeme, die aktuell    digitalen Medizin zu werden. Die Einfüh-
nicht möglich. Deshalb hat der Verwal-    für die klinische Dokumentation im         rung von Epic spielt dabei eine wichtige
tungsrat der Insel Gruppe entschieden,    Einsatz stehen. Epic wird zur gemein-      Rolle. Gleichzeitig fördert die digitale
ein neues, umfassend integriertes Kli-    samen digitalen Arbeitsplattform der       Vernetzung auch andere strategische
nikinformations- und Steuerungssystem     gesamten Insel Gruppe. Alle Informa-       Ziele, wie die Patientenorientierung, die
(KISS) zu suchen. Umfassend integriert    tionen rund um die Behandlung der          Qualitätsführerschaft oder die Innova-
bedeutet, dass die neue Lösung in der     Patientinnen und Patienten werden          tion bei Diagnostik und Therapie. Diese
Lage ist, die gesamte Insel Gruppe und    zentral in Epic gesammelt. Die digitale    bringen uns der Vision näher, weltweit
darüber hinaus auch Patientinnen und      Vernetzung fördert die Zusammenarbeit,     eine der führenden Spitalgruppen für
Patienten sowie Zuweisende miteinan-      vor allem aber die ganzheitliche Sicht     universitäre und integrierte Medizin zu
der digital zu vernetzen.                 auf die Patientinnen und Patienten.        werden.

                                                  WARUM WURDE NICHT DAS BESTEHENDE SYSTEM
                           NACHGE F RAGT          WEITERENTWICKELT?
                         BEI PASCAL SCHÄR,        Das bisherige Klinikinformationssystem i-pdos wird vom Hersteller nicht mehr
                      DIREKTOR TECHNOLOGIE
                                                  weiterentwickelt. Das Nachfolgeprodukt ist per dato noch in Entwicklung
                      UND INNOVATION (DTI),
                     VORSITZENDER LENKUNGS-       und wenig verbreitet. Um die digitale Medizin entscheidend weiterzuentwi-
                          AUSSCHUSS KISS          ckeln, hat die Insel Gruppe entschieden, nach einer neuen, etablierten und
                                                  umfassend integrierten Gesamtlösung als Nachfolge von i-pdos zu suchen.

                                                                                                                 2021       SPEZIAL   7
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
BELEUCHTEN

                                                                       Welchen Nutze
                                                                        Die digitale Vernetzung sorgt für einen besser
                                                                       unserer Patientinnen und Patienten. Dank der g
                                                                         tät und Patientensicherheit weiter erhöht wer

      BERUFS- UND FACHÜBERGREIFEND
    Statt x Insel-Lösungen haben wir eine Lösung für
      alle Medizinbereiche, Standorte, Kliniken und
                      Berufsgruppen.
     Aufgrund der verschiedenen Systeme im Bereich der
    klinischen Dokumentation sind Informationen für vor-
     und nachgelagerte Fachbereiche oder Berufsgruppen
     teilweise unvollständig oder gar nicht verfügbar. Als
    digitale Arbeitsplattform für die gesamte Insel Gruppe
     ersetzt Epic nach aktuellem Stand 54 Anwendungen.
           Diese machen ca. 80–90 % der klinischen
                      Dokumentation aus.

                                                       GANZHEITLICH UND VOLLSTÄNDIG
                                                     Alle Gesundheitsinformationen der Patientinnen
                                                       und Patienten sind in einem einzigen Dossier
                                                                        ersichtlich.
                                                         Alle Informationen zur Behandlung und Pflege
                                                     der Patientinnen und Patienten werden in Epic zentral
                                                        gesammelt, dokumentiert und weiterverarbeitet.
                                                            Das Zusammentragen von Informationen,
                                                            die Übertragung von Daten bei internen
                                                          Verlegungen oder auch Mehrfacherfassungen
                                                                    fallen grösstenteils weg.

                JEDERZEIT UND ÜBERALL
       Einmal erfasst, haben alle an der Behandlung
          beteiligten Fachpersonen Zugriff auf die                                                 VERBUNDEN UND PA
                       Informationen.                                                            Auch Patientinnen und Patie
     Informationen sind nur wertvoll, wenn sie vollständig,                                       Ärzteschaft erhalten mit n
        jederzeit und überall verfügbar sind. Das ist eine                                                           Informa
        wichtige Voraussetzung für schnelle und richtige                                         Mit Epic können Patientinnen u
           Entscheidungen im Spitalalltag. Mit neuen                                            enger in die Behandlung miteinbe
            Endgeräten wie Tablets und Smartphones                                               mit «MyChart» ein Portal und ei
                  können Daten auch unterwegs                                                        nen und Patienten, mit «MyC
                 angeschaut oder erfasst werden.                                                         stationäre Patientinnen u
                                                                                                          «EpicCare Link» ein Por
                                                                                                                            Ärztes
                                                                                                                   Hinweis: Die Namen
                                                                                                                     die Insel Gruppe um

8   SPEZIAL 20 2 1
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
BELEUCHTEN

en bringt Epic?
ren Zugriff auf die Gesundheitsinformationen
ganzheitlichen Sicht können Behandlungsquali-
rden. Die digitale Vernetzung konkret erklärt:

                                                                                    INNOVATIV UND PROAKTIV
                                                                               Mit Epic werden neue Wege in den Bereichen
                                                                                Diagnostik und Therapien unterstützt und
                                                                                                gefördert.
                                                                              Künstliche Intelligenz, Big Data und personalisierte
                                                                               Medizin werden die Gesundheitsversorgung der
                                                                              Zukunft prägen. Die digitale Vernetzung schafft die
                                                                             Voraussetzung für diese Entwicklungen. Strukturierte
                                                                              Daten und Informationen können in Zukunft einge-
                                                                                setzt werden, um in den Bereichen Diagnostik,
                                                                               Therapien und Prävention wichtige Erkenntnisse
                                                                                         zu gewinnen und umzusetzen.

                             STRUKTURIERT UND DURCHGÄNGIG
                        Auswertbare Daten helfen, die Behandlungsqualität und
                        Sicherheitsstandards im Spitalalltag weiter zu erhöhen.

                          Die Informationen in Epic werden grösstenteils strukturiert
                         erfasst – also in fix vorgegebenen Masken und mit Klicks statt
                        Freitext. Dadurch können Informationen einfacher ausgewertet
                         werden. Gleichzeitig denkt das System mit und kann in Form
                              von Warnhinweisen auf mögliche Fehler hinweisen
                                   (beispielsweise auf Kontraindikationen oder
                                       medikamentöse Wechselwirkungen).

                                                                                                         NACHGEFRAGT
                                                                                               BEI PROF. DR. MED. URS MOSIMANN,
                                                                                           DIREKTOR MEDIZIN, TEIL DES EVALUATIONSTEAMS

                                                                                                   IST EPIC WIRKLICH SO GUT?
ARTNERSCHAFTLICH                                                                          Epic gehört aktuell zu den besten Systemen auf
 enten sowie die zuweisende                                                               dem Markt. Trotzdem wird Epic – vor allem zu
neuen Tools Zugriff auf die                                                               Beginn – nicht alle Erwartungen und Wünsche
ationen.                                                                                  erfüllen können. Mit dem «Foundation System»
                                                                                          liefert uns Epic eine bewährte Basis. Der Ausbau
und Patienten sowie Zuweisende
                                                                                          – basierend auf unseren Anforderungen – liegt in
  ezogen werden. Dazu bietet Epic
                                                                                          unseren Händen. Hier ist die Zusammenarbeit
 ine App für ambulante Patientin-                                                         zwischen dem Projektteam (FIX-Rollen) und den
 Chart Bedside» eine App für                                                              Vertretungen aus den Medizinbereichen (FLEX-
 und Patienten sowie mit                                                                  Rollen) entscheidend für den Erfolg von Epic.
 rtal für die zuweisende                                                                  Denn nur gemeinsam können wir das Beste aus
 schaft.                                                                                  Epic herausholen.
 der Tools können für
 mbenannt werden.

                                                                                                                         2021      SPEZIAL   9
KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
BELEUCHTEN

                  Wie läuft das Projekt ab?
      Aktuell sind wir noch im Vorprojekt. Anfang 2022 startet das Hauptprojekt mit den Phasen 0 bis 6.
       In dieser Zeit gibt Epic den Takt vor und unterstützt uns mit seiner Erfahrung vor Ort. Nach dem
                  Hauptprojekt wird das System auch im laufenden Betrieb weiterentwickelt.

                                Entscheidung
                                                                                    Stabilisierung

                                                                                                               Betrieb
     Harmonisierung
                                                              Testen

                Vertragsunterzeichnung                                           Go-Live!
                August 2021                                                      März 2024

                            Phase 0 Phase 1      Phase 2       Phase 3          Phase 4 Phase 5      Phase 6
        Vorprojekt                                                                                                 Betrieb
                                                           Hauptprojekt
       Start Hauptprojekt
             Anfang 2022

                  Grundlagenarbeit                                       Schulung & Einführung

                                               Umsetzung

                                                                                                      Optimierung

10       SPEZIAL 20 2 1
BELEUCHTEN

        Vorprojekt                          Phase 0                               Phase 1
In den verschiedenen Fachberei-
                                           Grundlagen                           Entscheidung
chen bereinigen und harmoni-       Gemeinsam mit den Vertre-              Wie der Name schon sagt, ist
sieren Arbeitsgruppen Prozesse     tungen aus den Fachbereichen           das eine entscheidende Phase.
und Datenobjekte ( u. a. Frage-    beantwortet das Projektteam            In sogenannten Entscheidungs-
bögen, Scores und Formulare).      den Grundlagenfragekatalog             sessions bestimmen die Vertre-
Damit schaffen sie die Entschei-   von Epic. So lernt Epic die Insel      tungen aus den Fachbereichen,
dungsgrundlage für den Ausbau      Gruppe kennen.                         wie die Inhalte und Abläufe in
des Systemfundaments (Founda-                                             Epic «ausgebaut» (konfiguriert)
tion System) von Epic.                                                    werden sollen.

        Phase 2                               Phase 3                             Phase 4
       Umsetzung                               Testen                           Schulung und
In dieser Phase werden die Ent-    Epic wird vom Projektteam wie                 Einführung
scheidungen aus der Phase 1 in     auch von den Vertretungen aus          Alle Mitarbeitenden werden vor
Epic umgesetzt. Dabei steht das    den Fachbereichen auf Herz und         dem Go-live in Epic geschult.
Projektteam in ständigem Aus-      Nieren getestet. In dieser Phase       Anschliessend heisst es: üben,
tausch mit den Vertretungen        kommen weitere FLEX-Rollen             üben, üben. In dieser Phase sind
aus den Fachbereichen und de-      (Super-User, Fach-/Ärztetrainer-       die Super-User eine tatkräftige
finieren mit ihnen den Detail-     innen und -trainer) aus den Fach-      Unterstützung. In einem Big
ausbau.                            bereichen hinzu.                       Bang wird die ganze Insel Grup-
                                                                          pe mit Epic live gehen.

         Phase 5                            Phase 6                                 Betrieb
      Stabilisierung                      Optimierung                     Nach dem Projekt ist Epic nicht
Nach dem Go-live gilt es, sich     Langsam tritt in der Handha-           fertig. Der Systemhersteller
mit Epic vertraut zu machen.       bung des Systems Routine ein,          wird regelmässige Upgrades
Störungen im System werden         und die meisten Störungen sind         vornehmen, aber auch die
mit Hochdruck behoben. Die         behoben. Aber es gibt noch ei-         Applikationsanalystinnen und
Super-User sorgen dafür, dass      niges zu tun, bis alles glatt läuft.   -analysten der Insel Gruppe ent-
trotz der Umstellung möglichst     In dieser Phase können erste           wickeln das System gemeinsam
alles reibungslos läuft.           Optimierungen in Epic umge-            mit den Vertretungen aus den
                                   setzt werden.                          Fachbereichen weiter.

                                                                                                 2021        SPEZIAL   11
BELEUCHTEN                                              Interesse?
                                                                                                                         Bewerben Sie
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                             Wen brauchen wir
                              für das Projekt?
          Epic wird nur so gut, wie wir es alle gemeinsam umsetzen. Damit wir das Beste aus Epic
        herausholen können, brauchen wir alle an Bord: Die Vertretungen aus den Medizinbereichen
           (FLEX-Rollen), das Projektteam (FIX-Rollen) und alle Mitarbeitenden der Insel Gruppe.

                                                     Steckbriefe FIX-Rollen

     Technische                       Medizinische                      Trainerin/Trainer                 Berufsgruppen-
     Projektmitarbeitende             Projektmitarbeitende              (Principal Trainer)               vertreterin/-vertreter
     • Sie haben einen IT-Hinter-     (Application Analyst)             • Sie arbeiten zu Beginn als      (Champion)
     grund und betreiben Epic auf     • Sie haben vorwiegend einen      medizinische Projektmitar-        • Sie vertreten die grössten
     den verschiedenen Servern in     klinischen Hintergrund und        beitende.                         Berufsgruppen der Ärzte-
     unseren Datencentern.            bauen Epic nach den Anforde-      • Als Trainerin oder Trainer      schaft, der Pflege, der Thera-
     • Sie entwickeln und unter-      rungen der Insel Gruppe aus.      bereiten sie die Trainingsum-     pien und der Administration.
     halten eine grosse Anzahl        • Sie arbeiten eng mit den Ver-   gebung sowie die Schulungs-       • Sie unterstützen das Projekt
     Schnittstellen zur Einbindung    tretungen der Medizinbereiche     unterlagen vor.                   fachlich und sorgen dafür,
     von Epic in die Systemland-      und Kliniken (FLEX-Rollen)        • Sie schulen zuerst die Fach-    dass die spezifischen Anfor-
     schaft und zur Sicherstellung    sowie Epic-Mitarbeitenden zu-     und Ärztetrainerinnen und         derungen ihrer Berufsgruppe
     der Datenflüsse.                 sammen.                           -trainer, gemeinsam mit ih-       in den Ausbau von Epic ein-
     • Dazu gehören auch Schnitt-     • Sie organisie-                  nen die Super-User sowie die      fliessen.
               stellen zu medizini-   ren und leiten                    Mitarbeitenden.                   • Aufgrund ihrer
               schen Geräten oder     Workshops und                     • Nach dem Go-                    Erfahrung und Re-
               verbleibenden Sys-     nehmen die Be-                    live erstellen sie                putation sind sie in
               temen für die klini-   dürfnisse aus                     weitere Anleitun-                 der Lage, Entschei-
               sche Dokumenta-        den Fachberei-                    gen und schulen                   dungen zu beglei-
               tion.                  chen auf.                         neueintretende                    ten und diese auch
                                                                        Mitarbeitende.                    zu vertreten.

                                                    FAK T EN ZU D EN FIX- ROLLEN

        Die FIX-Rollen wechseln in das über 100-köpfige Projektteam. Sie bauen Epic gemäss den Anforderungen der Insel
        Gruppe aus. Dazu stehen sie in engem Austausch mit den FLEX-Rollen aus den Medizinbereichen bzw. Kliniken. Zu Beginn
        des Projekts werden sie von Epic geschult und erhalten so das nötige Know-how.
        • Anbindung: Sie wechseln temporär in die Projektorganisation, angegliedert im Bereich Direktion/Stab.
        • Pensum: Sie arbeiten zwischen 80 und 100 % im Projekt mit – die Berufsgruppenvertretungen (Champions) zu 50 %.
        • Personalgewinnung: Sie werden in einem Rekrutierungsverfahren vom Projektteam ausgewählt.
        • Organisatorisches: Der Arbeitsvertrag bleibt bestehen, es gibt eine zusätzliche Projektvereinbarung. Die Projektmitarbei-
          tenden können jederzeit zurück in ihre angestammte Tätigkeit.
        • Start: Die FIX-Rollen starten im Hauptprojekt Anfang 2022.
        • Ausblick: Auch im Betrieb braucht es weiterhin Projektmitarbeitende, die das System weiterentwickeln.

12      SPEZIAL 20 2 1
BELEUCHTEN

                                               Steckbriefe FLEX-Rollen

Umsetzungsverantwortliche                    Fachexpertin/Fachexperte                       Super-User
(Operational Readiness Owner)                (Subject Matter Experts)                       • Sie werden bereits vor der Schulung
• Sie fördern in den Medizinbereichen        • Sie entscheiden mit beim inhaltlichen        der Mitarbeitenden geschult, damit sie
und Direktionen die Eigenverantwor-          Ausbau von Epic.                               ihr Wissen und ein Netzwerk unterein-
tung für eine erfolgreiche Einführung        • Sie sind Teil von Arbeitsgruppen, die        ander aufbauen können.
von Epic.                                    spezifische Themen und Fragen bearbei-         • Sie prüfen das Schulungsmaterial und
• Dazu gehören die Erken-                    ten und klären.                                helfen mit beim Testen.
nung und Umsetzung von                       • Sie testen das System, ma-                   • Sie unterstützen die Traine-
Prozessanpassungen und                       chen sich mit den Funktio-                     rinnen und Trainer bei der
-optimierungen.                              nen von Epic vertraut und                      Schulung der Mitarbeiten-
• Sie testen das System, ma-                 unterstützen ihre Teams.                       den.
chen sich mit den Funktio-                   • In der Regel übernehmen                      • Nach der Einführung sind
nen von Epic vertraut und                    sie die Rolle des Super-Users,                 sie für ihre Teams die erste
unterstützen ihren Bereich.                  einzelne auch die Rolle als                    Ansprechperson bei Schwie-
                                             Fach-/Ärztetrainerin und                       rigkeiten und Fragen.
                                             -trainer.

Fach-/Ärztetrainerin/-trainer                Klinische Analystin/
(STS-Trainer/CT-Trainer)                     Klinischer Analyst
• Sie schulen vor dem Go-live spezifisch     • Zu klinischen Analystinnen und Ana-
die Ärzteschaft oder Mitarbeitende aus       lysten werden im Verlauf oder nach dem
bestimmten Fachbereichen.                    Projekt Mitarbeitende ausgebildet, die
• Sie werden im Vorfeld von den Traine-      klinisch tätig sind.
rinnen und Trainer aus dem Projektteam       • Sie erhalten eine vertiefte
             ausgebildet.                    Schulung zu den Funktionen
             • Teilweise übernehmen sie      und Tools von Epic.
             auch die Rolle des Super-       • Anschliessend können sie
             Users und unterstützen ihre     selbst Inhalte oder Formulare
             Teams nach der Einführung       anpassen, Modifikationen vor-
             im Umgang mit Epic.             nehmen oder Hilfsmittel der
                                             klinischen Dokumentation aus-
                                             bauen.

                                               FA K T E N ZU D EN FLEX- ROLLEN

   Die FLEX-Rollen vertreten ihren Medizinbereich bzw. ihre Klinik im Projekt. Sie wissen am besten, was ihr Fachbereich
   braucht. Sie unterstützen das Projektteam inhaltlich beim Ausbau von Epic. Je nach Rolle helfen sie mit beim Training vor
   dem Go-live und/oder beim Support direkt nach dem Go-live.
   • Anbindung: Sie verbleiben in der Linienorganisation.
   • Pensum: Sie investieren ein Teilzeitpensum in das Projekt (durchschnittlich 10 bis 15 %, die Auslastung ist phasenabhängig).
   • Personalgewinnung: Sie werden von den Leitungen der Medizinbereiche nominiert.
   • Organisatorisches: Die Arbeitszeit wird von den Medizinbereichen bereitgestellt.
   • Start: Die ersten Rollen (Umsetzungsverantwortliche, Fachexpertinnen/-experten) sind bereits im Vorprojekt gestartet.
     Weitere FLEX-Rollen kommen im Verlauf des Hauptprojekts dazu.
   • Ausblick: Auch im Betrieb braucht es weiterhin FLEX-Rollen für die Weiterentwicklung des Systems.

                                                                                                                      2021     SPEZIAL   13
BELEUCHTEN

                   Welche Funktionalitäten
                          hat Epic?
     Epic liefert uns mit dem «Foundation System» eine bewährte Basis, die bereits in über 2000 Klini-
     ken im Einsatz ist. Der Ausbau des Systems liegt in unseren Händen. Epic bietet viele Werkzeuge,
       damit wir das System an unsere Anforderungen anpassen und auch nach dem Go-live weiter
        optimieren können. Epic besteht aus verschiedenen Modulen, die ineinander integriert sind.
              Nachfolgend eine Übersicht der Module, welche die Insel Gruppe eingekauft hat:

     Stationäre Module (Inpatient)

      «ASAP» (Notfall)                                     «Behavioral Health»                                      «Bugsy» (Infektiologie)
      «ASAP» ist das Modul für die Dokumentation in        (Verhaltensmedizin)                                      «Bugsy» ist das Modul für den Bereich
      der Notaufnahme. Zusätzlich verfügt es über ein      «Behavioral Health» ist das Modul für den Bereich        Infektiologie und Spitalhygiene. Es unterstützt
      einfach zu bedienendes Planungstool. In diesem       mentale Gesundheit. Es unterstützt beispielsweise        einerseits die Überwachung von Patientinnen und
      Tool können der Patientenfluss und die               die Koordination von Gruppentherapien oder die           Patienten mit einem Infektionsrisiko und
      Patientenbewegung in Echtzeit verfolgt werden.       Erstellung von Behandlungsplänen.                        andererseits die Identifikation jener Patientinnen
                                                                                                                    und Patienten, die isoliert werden müssen.

      «Rover»/«Haiku»/«Canto»                              «Orders» (Verordnungen)                                  «Clin Doc»
      (mobile Apps für Mitarbeitende)                      «Orders» (auch «Computerized Physician Order             (stationäre Dokumentation)
      «Rover», «Haiku» und «Canto» sind die mobilen        Entry», kurz CPOE genannt) ist das Modul zur             «Clin Doc» (auch «Inpatient» genannt) ist das
      Apps für die Ärzteschaft, die Pflege, den Bereich    Erfassung und Verwaltung von elektronischen              Modul für die abteilungs- und rollenübergreifende
      Therapien und den Transportdienst. Sie ermöglichen   Anordnungen und Anweisungen. «Orders» minimiert          stationäre Versorgung. Alle Behandlungsteams
      jederzeit und überall den Zugriff auf Verordnungen   Fehler wie Doppelverordnungen oder falsche               arbeiten mit einer einzigen Patientenakte.
      und die Dokumentation via Smartphone oder Tablet.    Dosierungen und vereinfacht die Verbuchung von           Klinische Entscheidungen beruhen auf den
                                                           Leistungen.                                              aktuellsten Informationen, die Versorgung kann
                                                                                                                    optimal koordiniert werden.

      «Stork»                                              «Willow»
      (Schwangerschaft und                                 (Pharmazie und Medikation)
      Geburtshilfe)                                        «Willow» ist das Modul für die Pharmazie. Es
      «Stork» ist das Modul für die Geburtshilfe sowie     verwaltet die Kerndatenbank der Medikamente und
      den Gebärsaal. Es orchestriert den kompletten        die Prozesse rund um die Spitalapotheke wie beispiels-
      Ablauf der geburtshilflichen Versorgung und          weise die Überwachung der Medikamentenverord-
      unterstützt den Dokumentations-Workflow im           nungen. Durch das Anzeigen von Kontraindikationen
      Gebärsaal.                                           oder Interaktionen wird die Patientensicherheit
                                                           erhöht.

     Ambulante Module (Outpatient)

      «Ambulatory»                                         «Beacon» (Onkologie)                                     «Bones»
      (ambulante Dokumentation)                            «Beacon» ist das Modul für die Onkologie. Es             (Orthopädie, Rheumatologie,
      «Ambulatory» ist das Modul für die ambulante         erstellt Behandlungspläne auf Grundlage von              Traumatologie)
      klinische Dokumentation. Dazu bietet es              Standardprotokollen und schlägt anhand von               «Bones» ist das Modul für die orthopädische
      verschiedene Werkzeuge, Best-Practice-Hinweise       Entscheidungshilfen entsprechende Therapien vor.         Dokumentation. Es bietet effiziente Arbeitsabläufe
      und eine Workflow-Management-Funktion an,                                                                     und Unterstützung bei Gelenkinjektionen und
      beispielsweise für Bestellungen, den Rezeptver-                                                               baut auf bestehenden Workflows und klinischen
      sand und die Durchführung von Kleineingriffen.                                                                Inhalten auf.

14      SPEZIAL 20 2 1
BELEUCHTEN

 «EpicCare Link»                                      «Fertility»                                          «Kaleidoscop» (Ophtalmologie)
 (Zuweiserportal)                                     (Reproduktionsmedizin)                               «Kaleidoscop» ist das Modul für die Dokumenta-
 «EpicCare Link» ist das Portal für Zuweisende und    «Fertility» ist das Modul für die Dokumentation      tion in der Ophthalmologie. Es bietet Werkzeuge,
 verstärkt die Kooperation bei der Versorgung und     im Bereich Kinderwunsch. Dazu gehören auch die       die auf die Bedürfnisse von Subspezialitäten
 Behandlung. Mit dem Einverständnis der               daraus resultierenden Untersuchungen und             zugeschnitten sind.
 Patientinnen und Patienten erhalten auch sie         Therapien.
 Zugriff zu Informationen in Epic – über einen
 sicheren, webbasierten Zugang.

 «MyChart» (Portal/App für                            «MyChart Bedside» (App für                           «Phoenix» (Transplantation)
 ambulante Patientinnen und                           stationäre Patientinnen und                          Das Modul «Phoenix» bietet transplantationsspe-
 Patienten)                                           Patienten)                                           zifische Dokumentationswerkzeuge wie z. B. das
 «MyChart» ist das Portal bzw. die App für            «MyChart Bedside» ist die App für stationäre Pati-   Wartelistenmanagement. Es ist in die Arbeitsab-
 ambulante Patientinnen und Patienten. Via Web        entinnen und Patienten. Sie können sich während      läufe integriert, um Daten für den klinischen
 oder App erhalten diese schnell und sicher Zugriff   ihres Aufenthalts über geplante Untersuchungen       Betrieb, die Forschung und Registerberichterstat-
 auf ihre Patientenakte. Das Portal bzw. die App      informieren, eruieren, wer zu ihrem Behandlungs-     tung zu verfolgen.
 ermöglicht u. a. Terminvereinbarungen,               team gehört, Anfragen vornehmen oder auch
 Videokonsultationen, Patientenedukation oder         Bildungsmaterialien in Form von Videos oder
 Telemedizin.                                         Bildern konsumieren.

 «Research» (Forschung)
 «Research» ist das Modul für die klinische
 Forschung und das Studienmanagement zur
 Dokumentation und Überwachung von klinischen
 Studien.

Module für Unterstützungsprozesse und Spezialitäten (Ancillary & Speciality)

 «Anesthesia» (Anästhesie)                            «Base Genomics» (Humangene-                          «Beaker Clinical Pathology» (CP)
 «Anesthesia» ist das Modul für den Bereich           tik/Pharmakogenetik)                                 (Labor klinische Chemie)
 Anästhesie. Integriert in andere Module, optimiert   «Base Genomics» ist das Modul für den Bereich        Das Modul «Beaker» entspricht dem Laborinfor-
 «Anesthesia» die rollenübergreifende Dokumen-        Humangenetik. Es ermöglicht die Verfolgung           mationssystem von Epic. Es unterstützt alle
 tation (Station, OP, Eingriff, Aufwachraum) und      genetischer Daten. Vermerke in der Patientenakte     Abläufe von der Verordnung über die Probenent-
 unterstützt gleichzeitig die prä-, intra- und        können auf ein mögliches genetisches Risiko für      nahme bis hin zur Analyse und Befundübermitt-
 postoperative Dokumentation und Auswertung.          eine bestimmte Erkrankung oder eine Empfind-         lung von Laborwerten.
                                                      lichkeit gegenüber einem Medikament hinweisen.

 «Cupid»                                              «OpTime» (Operationen)                               «Radiant» (Radiologie)
 (Herz-/Gefässkrankheiten)                            «OpTime» ist das Modul für Aktivitäten im            Das Modul «Radiant» ist das Radiologieinforma-
 «Cupid» ist das Modul für die Kardiologie. Es        Operationssaal. Es bietet Werkzeuge für alle         tionssystem von Epic. Es unterstützt den Prozess
 unterstützt die multimodale, klinische Dokumen-      wichtigen perioperativen Prozesse, einschliesslich   der Befunddokumentation und -kommunikation
 tation zusammen mit einem optimierten                Terminplanung, Verwaltung von Präferenzkarten        von radiologischen Untersuchungen.
 Arbeitsablauf für Konsultationen, Nachuntersu-       (Rüstlisten), präoperative Beurteilungen,
 chungen und Überweisungen.                           Eingriffsaufzeichnungen und Dokumentationen.

Module für das Patienten-Fall-Handling / Berechtigungen (Revenue & Access)

 «Cadence» (Terminplanung)                            «Grand Central / Prelude»                            «Health Information Manage-
 «Cadence» ist das Modul für die Termin- und          (Bettenplanung und Verlegung)                        ment (HIM)» (Verwaltung von
 Ablaufplanung. Es kann kontextspezifische            «Grand Central / Prelude» ist das Modul für die      Gesundheitsinformationen)
 Anweisungen, Konfliktprüfungen und Lösungen          Bettenplanung und Verlegung. Es bietet die           «HIM» ist das Modul für die Verwaltung von
 bei der Koordination von komplexen Terminmög-        Möglichkeit, Krankenhausaufenthalte von der          Gesundheitsinformationen. Es unterstützt die
 lichkeiten bieten.                                   Voraufnahme bis zur Entlassung zu verwalten und      Administration der Patientenakten wie beispiels-
                                                      verbessert die Bettenauslastung.                     weise die Freigabe von Informationen oder Akten-
                                                                                                           korrekturen.

                                                                                                                                         2021       SPEZIAL    15
FÖRDERN
     FR

                         Jetzt den Spitalalltag
                              neu denken
     Die Einführung von Epic bietet die einmalige Chance, unseren Spitalalltag zu optimieren oder gar
      neu zu denken. Denn die digitale Vernetzung mit Epic funktioniert nur, wenn auch die Prozesse
             im System effizient sind. Deshalb gilt: bereinigen, harmonisieren und optimieren.
            Gastbeitrag von Dr. med. Bea Höhener, Leiterin Teilprojekt Harmonisierung im Vorprojekt

     Bisher hat jede Klinik an der Insel Gruppe die klinische Do-  des dichten Zeitplans nicht alle Prozesse ana-
     kumentation zu einem grossen Teil eigenständig organisiert.   lysiert und überarbeitet werden. Deshalb
     Das hat zur Folge, dass an der Insel Gruppe kaum ein Prozess  haben wir gemeinsam mit dem Prozessteam
     oder Datenobjekt (Formulare, Fragebogen, Scores) einheitlich  der Insel Gruppe bereits im Vorprojekt das
     organisiert ist. Dies ist jedoch eine wichtige Voraussetzung  Teilprojekt Harmonisierung gestartet. Seit
     für eine funktionierende digitale Vernetzung.                 März sind über 60 Arbeitsgruppen im Einsatz,
                                                                                            die in ihren Fachbe-
     Harmonisierte Prozesse                                                                 reichen, aber auch
     fokussiert entwickeln                             Unklar definierte                    quer durch die ganze Insel Gruppe
     Es wäre sehr aufwendig und in-               Prozesse werden in Epic                   Prozesse und Datenobjekte analy-
     effizient, alle bestehenden und               nicht plötzlich effizient                sieren und wo möglich vereinheit-
     unterschiedlich gehandhabten                                                           lichen. Dazu haben die Leitungen
                                                        funktionieren.
     Prozesse in Epic abzubilden. Bei-                                                      der Medizinbereiche Anfang 2021
     spielsweise gibt es zig Varianten,                                                     über 500 sogenannte FLEX-Mitar-
     wie man an der Insel Gruppe ein Konsil anmeldet (Telefon,     beitende aus allen Fachbereichen, Berufsgruppen und Stand-
     Fax, E-Mail, Rohrpost, persönlich etc.) und triagiert. Ja,    orten nominiert.
                                                 sogar das An-     Es gibt Umsetzungsverantwortliche, welche die Arbeitsgrup-
                                                 meldeformular     pen fachlich leiten und gleichzeitig in einem Gremium die
                                                 für ein Konsil    überarbeiteten Prozesse und Datenobjekte überprüfen und
                                                 gibt es in ver-   abnehmen. Dann gibt es die Fachexpertinnen und -experten,
                                                 schiedenen Aus-   die nahe an der Patientin bzw. am Patienten arbeiten und
                                                 führungen. Das    dadurch Arbeitsabläufe und Herausforderungen aus erster
                                                 Ziel ist es, in   Hand kennen. Sie helfen in den Arbeitsgruppen mit, die
                                                 Epic einen mög-   Inhalte zusammenzutragen und zu vereinheitlichen.
                                                 lichst einheitli-
     chen Anmelde- und Triageprozess abzubilden (gegebenen-        Es konnte schon einiges «ausgemistet» werden
     falls mit kleineren, klinikinternen Anpassungen). So kann     Die Arbeitsgruppen kommen gut voran. Bisher wurden vor
     sich auch das Projektteam beim Ausbau von Epic auf diesen     allem aktuelle Arbeitsweisen und Datenobjekte zusammen-
     einen Prozess fokussieren und diesen somit besser ausbauen,   getragen. Dabei konnte einiges «ausgemistet»
     als wenn es zig ähnliche Prozesse abbilden müsste. Aus an-    werden. Entweder, weil es schon lange nicht
     deren Epic-Einführungen ist bekannt, dass Diversität die      mehr gebraucht wurde, oder weil mehrere ähn-
     Komplexität im System und damit den Zeitaufwand für die       liche Formulare existierten und man sich auf
     Dokumentation erhöht.                                         eines einigen konnte. Im nächsten Schritt geht
                                                                   es darum, wie wir die Prozesse zukünftig in Epic
     Über 60 Arbeitsgruppen stehen im Einsatz                      gestalten wollen und welche Datenobjekte (For-
     Unklar definierte Prozesse werden in Epic nicht plötzlich     mulare, Fragebogen, Scores) digital in Epic um-
     effizient funktionieren. Im Hauptprojekt können aufgrund      gesetzt werden sollen.

16      SPEZIAL 20 2 1
FÖRDERN

Alte Gewohnheiten loslassen                                          Resultate Umfrage Kaderkonferenz (März 2021):
Die Kliniken haben bislang ihre Abläufe und Datenobjekte             Wo sehen Sie die grösste Chance, die sich durch die
selbst organisiert. Deshalb sind diese heute perfekt auf die         Einführung von Epic bietet?
                                                                                                                   45%
einzelnen Fachbereiche ausgerichtet. Harmonisieren heisst
nun leider auch, dass spezifische Eigenentwicklungen teil-
weise aufgegeben werden müssen. Dadurch können einzelne
                                                                                               27%
Arbeitsschritte vielleicht sogar aufwändiger werden. Doch
über die gesamte Insel Gruppe hinweg werden alle von der
Harmonisierung und der digitalen Vernetzung profitieren.                   13%
                                                                                                                                11%
Das hat auch die Umfrage an der Kaderkonferenz im März                                                          5%
2021 gezeigt. Fast die Hälfte der Teilnehmenden sehen im
Effizienzgewinn durch die Harmonisierung die grösste                    Informationen       Patientenzen-       Bessere      Erhöhung der    Effizienzgewinn
Chance, die sich durch die Einführung von Epic bietet. Dazu              jederzeit und           trierte    Vernetzung mit   Behandlungs-          durch
                                                                         überall digital   Dokumentation Zuweisenden          qualität und   Harmonisierung
braucht es die Mitarbeit jedes Einzelnen.                                  abrufbar        statt fall- oder und Patienten      Patienten-
                                                                                            klinikbezogen                      sicherheit

Das Engagement ist gross – herzlichen Dank!
Wir sind überwältigt von den vielen nominierten Mitarbei-
tenden, die uns bereits im Vorprojekt unterstützen. Es wird                                    Über die gesamte
extrem motiviert mitgearbeitet und die Chance gepackt, nun                                   Insel Gruppe hinweg
die Dinge zu verbessern, die im heutigen Spitalalltag behin-                                  werden alle von der
dern. Wir möchten das Beste aus Epic herausholen, damit
                                                                                             Harmonisierung und
uns Epic im Spitalalltag optimal unterstützen wird. Ein gros-
ses Dankeschön an alle, die in den letzten Monaten mitge-                                  der digitalen Vernetzung
arbeitet haben. Ihre Arbeit ist extrem wichtig – vielen Dank!                                     profitieren.

                                                                                                    Dr. med. Bea Höhener
                                                                                     stellvertretende Leiterin Projekt KISS, im Hauptprojekt
                                                                                     zusätzlich Leiterin Teilprojekt Unterstützungsprozesse
                                                                                                        und Spezialitäten.

Die fachlichen Leads der Arbeitsgruppen aus dem Medizinbereich
Neuro an einer gemeinsamen Besprechung mit dem organisatorischen
Lead aus dem KISS-Team

                                                                                                                                         2021         SPEZIAL   17
TAUSCHEN AUS

       Zwei Jahre nach Einführung:
          ein Blick nach Luzern
      Am 19. September 2019 führte das Luzerner Kantonspital (LUKS) Epic ein – als erstes Spital in der
      Schweiz und deutschsprachiges Spital überhaupt. Das LUKS ist mit 6000 Mitarbeitenden und vier
                          Standorten das grösste Zentrumsspital in der Schweiz.

                    Im Interview mit Marco Rossi, Chefarzt Infektiologie und Spitalhygiene,
              und Michael Döring, Departementsleiter Pflege und Soziales am Luzerner Kantonspital

     Was ist das Fazit knapp zwei Jahre nach der Einfüh- Der engere Einbezug der Patientinnen und Patienten ist auch
     rung von Epic, das bei Ihnen LUKiS genannt wird?               ein grosser Mehrwert. Mit dem neuen Patientenportal kön-
     Michael Döring: Es war definitiv der richtige Schritt. Ich     nen Patientinnen und Patienten enger in die Behandlung
     war selbst Patient bei uns im Spital –                                                   miteinbezogen werden. Ein riesiges
     ich habe keine Pflegefachperson ge-                                                      Potenzial steckt aus meiner Sicht
                                                        Mit Epic kann ich
     troffen, die wieder zurückwollte.                                                        vor allem im Bereich Telemedizin.
     Selbstverständlich gibt es immer                nun   die  Infektionsrate                Hier drängen bereits andere Anbie-
     noch Optimierungen und neue Ideen,               einer Population ins                    ter wie z. B. Krankenkassen auf den
     die wir umsetzen möchten.                          Verhältnis setzen.                    Markt.   Hier müssen wir uns als
                                                                                              Spitäler frühzeitig positionieren.
     Marco Rossi: Die Einführung war
     anspruchsvoll und schwierig, auch die ganzen Vorbereitungen    Als letzten Vorteil möchte ich die Unterstützungsmechanis-
     waren sehr aufwendig. Doch insgesamt profitiere ich in mei- men erwähnen, die das System bietet. Wenn ich eine Pfle-
     nem Berufsumfeld deutlich von Epic. Abschliessend kann ich     gediagnose erfasse, erhalte ich automatisch eine Taskliste.
     sagen, dass es eine gute Sache ist.                            Bei der Medikation erhalte ich Warnmeldungen, wenn es
                                                                    Kontraindikationen oder Wechselwirkungen gibt. Auch
     Welche Vorteile zeigen sich ganz konkret im Spitalall- wenn immer noch wir als Pflegefachpersonen die Entschei-
     tag durch LUKiS?                                               dungen treffen, das System denkt und hilft mit.
     Michael Döring: Die Schrift der Ärzteschaft ist jetzt lesbar
     (lacht). Ernsthaft, der grösste Vorteil ist die Verfügbarkeit  Marco Rossi: In meiner Tätigkeit als Konsiliararzt für In-
     der Informationen. Jederzeit und überall. Die digitale Ver- fektiologie und Spitalhygiene ist es ein entscheidender Vor-
     netzung gibt uns die Sicherheit, dass wir vollständig über     teil, dass es nur noch ein Dossier pro Patientin bzw. Patient
     unsere Patientinnen und Patienten im Bild sind; auch wenn      gibt. Die Informationen sind nicht mehr in eine stationäre,
     die Vorabklärungen zu einem anderen Zeitpunkt in einem         eine ambulante oder eine fachspezifische Dokumentation
     anderen Fachbereich stattgefunden haben.                       fragmentiert. Alle Behandlungsinformationen werden zen-
                                                                    tral in Epic gesammelt. Ich kann mir in kurzer Zeit einen
     Ein weiterer Vorteil ist die Datenauswertung. Ich kann auf     Überblick verschaffen. Ich weiss, was in der Vergangenheit
     eine Taste drücken und weiss, wie die Dekubitusrate aktuell, war und was der aktuelle Stand ist. Das geht deutlich schnel-
     aber auch zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum          ler als vorher.
     in der Vergangenheit war. Früher musste das die Pflege-
     fachperson auf den verschiedenen Abteilungen von Hand          Die Dashboards sind ebenfalls eine grosse Unterstützung.
     zusammentragen und auswerten.                                  Zahlen, die ich früher mühsam in mehreren Stunden Arbeit

18      SPEZIAL 20 2 1
TAUSCHEN AUS

Dr. med. Marco Rossi, Chefarzt der Infektiologie und Spitalhygiene am   Michael Döring, Departementsleiter Pflege und Soziales am Luzerner
Luzerner Kantonsspital                                                  Kantonsspital

zusammentragen musste, kann ich heute mit ein paar Klicks               strukturierte Datenerfassung. Doch diese «Prozessuntreue»
sehen. Beispielsweise kann ich als Leiter einer ambulanten              stört alle nachfolgenden Prozessschritte und erhöht letztlich
Sprechstunde die Entwicklung der Patientenzahlen einfach                den Arbeitsaufwand – nicht unbedingt für den Verursacher,
verfolgen. Oder in meinem Fall kann ich den Einsatz zent-               aber für alle nachfolgend involvierten Personen. Deshalb ist
ralvenöser Katheter überwachen. Wie viele Blutvergiftungen              es so schwierig, diese Workarounds zu unterbinden.
lösen die venösen Katheter aus? Vor Epic konnte ich zwar
die Infektionen messen; die Details in Erfahrung zu bringen,            Marco Rossi: Ich habe vorher betont, dass die ganzheitliche
war aber schwierig. Mit Epic kann ich nun die Infektions-               Sichtweise auf die Patientinnen und Patienten ein grosser
rate einer Population ins Verhältnis setzen zu einer Beob-              Vorteil ist. Gleichzeitig ist der Aufwand, diese Informationen
achtungsperiode und zur Anzahl Kathetertage. Das unter-                 auf dem aktuellen Stand zu halten, höher als mit den hand-
stützt die Präventionsarbeit enorm.                                     geschriebenen Dossiers. Das hat allgemein mit der Digitali-
                                                                        sierung zu tun, nicht spezifisch mit der Wahl des Systems.
Persönlich stufe ich das neue Patientenportal und die App               Der Mehraufwand ist vor allem im ambulanten Bereich spür-
«MeinLUKS» (entspricht «MyChart») als grosse Erfolgsge-                 bar. Deshalb weichen Mitarbeitende von vorgegebenen Pro-
schichte ein. Durch die Corona-Pandemie hat «MeinLUKS»                  zessen in Epic ab: Beispielsweise werden Rezepte oder Ar-
starken Aufwind erhalten. Die COVID-Abstriche wie auch                  beitsunfähigkeitsbescheinigungen teilweise wieder von
die ganzen Impfanmeldungen können wir über «MeinLUKS»                   Hand ausgestellt. Auf kurze Sicht ist das zwar ein Zeitgewinn,
abwickeln. Seit Kurzem ist auch das COVID-Zertifikat über               unterbricht aber die Nachvollziehbarkeit der Dokumentati-
«MeinLUKS» abrufbar.                                                    on – wozu wir grundsätzlich verpflichtet sind. So müssen die
                                                                        Rezepte dann nachträglich im System erfasst werden. Letzt-
Wo gibt es noch Schwierigkeiten oder Herausforder-                      endlich kosten uns diese Workarounds mehr Zeit und beein-
ungen?                                                                  trächtigen die Patientensicherheit.
Michael Döring: Es gibt vor allem dort Schwierigkeiten,
wo wir individuelle Lösungen im System Epic umgesetzt
haben – sogenannte Workarounds. Es hat sich klar gezeigt,
dass Individualität die Komplexität des Systems erhöht,
während Standardisierung und Harmonisierung vieles ver-
einfachen. Epic sollte also nicht «verbogen» werden, um die                         WEITERLESEN
eigenen Prozesse abzubilden. In diesem Fall muss der Pro-                           Das vollständige Interview und ihre Tipps an
zess Epic angepasst werden. Bei den Workarounds nimmt                               die Insel Gruppe finden Sie im Web.

die Qualität der Dokumentation ab. Klar ist eine Handnotiz
oder ein Freitext in gewissen Bereichen schneller als die

                                                                                                                             2021     SPEZIAL   19
TAUSCHEN AUS

          FR

                              Kliniken gestalten
                               die Veränderung
       Die Einführung von Epic wird unseren Spitalalltag stark verändern. Doch darauf können wir uns
          heute schon vorbereiten. Wie wir das Beste aus Epic herausholen, erklärt Marcel Affolter,
                                            Leiter Projekt KISS.

     Was ist aus Deiner Sicht die grösste Veränderung,                 Wie schaffen wir die Verände-
     die auf uns zukommt?                                              rung?
     Marcel Affolter: Mit der Einführung von Epic wird es eine         Marcel Affolter: Indem wir uns ge-
     grosse Veränderung geben, die sich aus vielen kleinen zu-         meinsam bewusst werden, dass Ver-
     sammensetzt: Mit Epic kommen neue Abläufe, Strukturen             änderung ständig passiert. Es gibt das
     und auch Rollen. Es ist aber nicht so, dass diese bei der         Zitat: Veränderung ist die einzige
     Einführung plötzlich da sind. Die Medizinbereiche und Kli-        Konstante. Auch wenn Epic nicht alle
     niken müssen bereits jetzt Teil dieser Veränderung werden         Erwartungen und Wünsche erfüllen           Marcel Affolter,
     und diese mitgestalten. Beispielsweise indem sie ihre Pro-        wird, haben wir einen entscheiden-        Leiter Projekt KISS
     zesse optimieren und vereinheitlichen. In der Projektphase        den Vorteil: Wir können das System
     können sie entscheidend Einfluss nehmen auf den Ausbau            selbst gemäss unseren Anforderungen anpassen, auch noch
     von Epic. Denn sie wissen am besten, welche Anforderungen         nach dem Go-live. Damit wir das Beste aus Epic herausholen
     sie an Epic stellen. Schlussendlich wird Epic ihr tägliches Ar-   können, müssen in den Kliniken auch die besten Mitarbei-
     beitsinstrument sein.                                             tenden ins Projekt involviert werden. Mitarbeitende, die
                                                                       ihren Bereich und damit ihre Bedürfnisse sehr gut kennen
     Diese Veränderungen aktiv zu gestalten, ist eine grosse Zu-       und motiviert sind, die digitale Zukunft der Insel Gruppe
     satzaufgabe, die nun zum anforderungsreichen Tagesgeschäft        mitzugestalten.
     hinzukommt. Doch das Engagement der Kliniken ist erfolgs-
     entscheidend für die Effizienz in unserer digitalen Zukunft.      Mit dem Start des Teilprojekts Harmonisierung und der No-
     Auch die Zusammenarbeit zwischen Projekt und Kernge-              mination der über 500 Umsetzungsverantwortlichen und
     schäft bringt die eine oder andere Veränderung mit sich. Epic     Fachexpertinnen und -experten im Vorprojekt haben wir
     wird Zeit beanspruchen, manchmal auch kurzfristiger als           bereits einen wichtigen Meilenstein erreicht. Ich bin froh,
     man es von der herkömmlichen Planung gewohnt ist. Das             dass viele Kliniken schon aktiv dabei sind. Es ist erfreulich,
     ist vor allem bei der Planung von Terminen eine Herausfor-        wie diese kollektive Intelligenz bereits jetzt die berufs- und
     derung und so gut wie möglich zu berücksichtigen. Diese           fachübergreifende Standardisierung vorangetrieben hat.
     Friktionen lassen sich beseitigen, bedingen aber beidseitige      Wir schaffen so eine wichtige Grundlage für die Einfühung
     Flexibilität und Dialogbereitschaft.                              von Epic.

                                                      WIE BEREITET SICH DER MEDIZINBEREICH HERZ/GEFÄSS AUF EPIC VOR?
                              NACHGEFRAGT BEI
                                                      Im Austausch mit dem Luzerner Kantonsspital haben wir festgestellt, dass für eine
                                 NICOLE AERNI,        erfolgreiche Einführung von Epic eine intensive Vorbereitung nötig ist. Dazu ge-
                            EPIC-VERANTWORTLICHE
                            EPIC                      hören die vorgängige Optimierung der eigenen Prozesse und effizient gestaltete
                          MEDIZINBEREICH HERZ/GEFÄSSE Konfigurationen im System – abgestimmt auf die eigenen, spezifischen Anforde-
                                                      rungen. Deshalb ist es mein persönliches Anliegen, die richtigen Personen in das
                                                      Projekt zu involvieren und ihnen auch genügend Zeit zur Verfügung zu stellen.

20      SPEZIAL 20 2 1
TAUSCHEN AUS

         W E C H S E LWIR K UNG

   «DIE EINE ODER
ANDERE STIRNFALTE IST                                    SCHON GEWUSST?
 DAZUGEKOMMEN.»
                                       DIE INSEL ALS ERSTES                         JÄHRLICH TREFFEN SICH
                                       DEUTSCHSPRACHIGES                            VERTRETERINNEN UND
                                       UNIVERSITÄTSSPITAL                           VERTRETER ALLER KLINIKEN
                                       Weltweit arbeiten über 2000 Kliniken mit     Jeden Sommer findet auf dem Campus
                                       Epic – vorwiegend in Amerika, aber auch      von Epic das sogenannte «User Group
                                       in Australien oder Singapur. In Europa       Meeting», kurz UGM, statt. Hier treffen
                                       arbeiten über 100 Kliniken mit Epic, vor     sich Vertretungen aus allen Kliniken welt-
                                       allem in den nördlichen Ländern wie Eng-     weit zum Austausch. Über mehrere Tage
                                       land, Dänemark, Finnland oder Belgien.       finden Vorträge und Seminare zu ver-
                                       Als erstes Spital in der Schweiz und als     schiedenen Themen statt. Auch am UGM
Marcel Affolter (Leiter Projekt        erstes deutschsprachiges überhaupt hat       stellt Epic die neusten Entwicklungen des
KISS, Insel Gruppe) stellt Xaver       das Luzerner Kantonsspital Epic einge-       Systems vor.
Vonlanthen (ehem. Projektleiter        führt. Damit ist die Insel Gruppe das ers-
Einführung Epic am Luzerner            te deutschsprachige Universitätsspital,      EPIC IST EINE KOMPLETTE
Kantonsspital) folgende brisante       das mit Epic zusammenarbeitet.               EIGENENTWICKLUNG
Fragen:                                                                             Im Unterschied zu vielen anderen Sys-
                                       EPIC STARTETE VOR ÜBER                       temherstellern und Konkurrenten hat das
1. Was sind die Herausforderungen      40 JAHREN IN EINEM KELLER                    Unternehmen Epic sein System selbst
  bei einer Epic-Einführung?           Das Unternehmen Epic wurde 1979 von          entwickelt und baut es immer weiter aus.
                                       der Informatikerin Judy Faulkner in einem    Epic hat bisher weder eine Übernahme
2. Du hast das eine oder andere        Keller gegründet. Sie investierte 70 000     getätigt noch Risikokapital aufgenom-
  graue Haar – kommt das von der       US-Dollar in die Firma. Ihre erste Beleg-    men und ist bis heute nicht börsenkotiert.
  Einführung?                          schaft bestand aus zwei Teilzeitangestell-
                                       ten. Heute beschäftigt Epic über 10 000      DAFÜR STEHT DAS ZWEITE «S»
3. Was sind die positiven oder         Mitarbeitende. Diese entwickeln das Sys-     BEI DER ABKÜRZUNG «KISS»
  schönen Erinnerungen an das          tem weiter und betreuen die weltweit         Weil die neue Lösung (Epic) in der Lage
  Projekt?                             über 2000 Kliniken.                          ist, die ganze Insel Gruppe digital zu ver-
                                                                                    netzen und die anfallenden Datenmengen
4. Hand aufs Herz: Welche Schwie-                                                   und Informationen auszuwerten, kommt
  rigkeiten hattest du im Projekt?                                                  nebst der herkömmlichen Abkürzung KIS
                                                                                    für «Klinikinformationssystem» noch ein
5. Konntest du noch schlafen?                                                       zweites «S» für «Klinikinformations- und
                                                                                    Steuerungssystem» hinzu.
6. Würdest du die Rolle als Projekt-
  leiter nochmals übernehmen?

7. Wir stehen noch ganz am Anfang.
  Was gibst du uns mit?                                      MACHEN SIE MIT BEIM QUIZ UND
                                                     !       GEWINNEN SIE EINES VON
                                           QUIZ              DREI iPADS!
                                                             Testen Sie hier Ihr Wissen über das Projekt zur
                                                             Einführung unseres neuen Klinikinformations-
                                                             und Steuerungssystems (KISS) von Epic! Nach
  Die Antworten von                                          einer gründlichen Lektüre des WIR. Spezial sollte
  Xaver Vonlanthen finden                                    dieses Quiz keine Hürde für Sie darstellen, oder?
  Sie im Video auf                                           Teilnahmeschluss: 30. September 2021
  wir.inselgruppe.ch

                                                                                                               2021      SPEZIAL   21
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