KISS BY EPIC UNSERE DIGITALE ZUKUNFT - Warum führen wir Epic ein? Das sind die Ziele Kliniken gestalten die Veränderung So holen wir das Beste aus ...
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AUGUST 2021
online:
wir.inselgruppe.ch
KISS BY EPIC
UNSERE DIGITALE
ZUKUNFT
Warum führen wir Epic ein?
Das sind die Ziele
Kliniken gestalten die Veränderung
So holen wir das Beste aus Epic heraus
FR
ÇAIS
FRANOIS ARTICL
ES
S TR UR
Z LE UX S
LISE CIPA H
PE.C
Es geht los mit Epic!
PRIN G RUP
E L
IR .INS Ç A IS .
W RAN
EN F
Mit dem Produkt des amerikanischen Softwareherstellers Epic führen wir ein neues Klinik-
informations- und Steuerungssystem (KISS) ein. Die neue digitale Arbeitsplattform vernetzt
alle Fachbereiche, Kliniken und Berufsgruppen der Insel Gruppe miteinander.
VERKÜNDEN BELEUCHTEN FÖRDERN
Der Vertrag mit Epic ist Was ist Epic? Jetzt den Spitalalltag
unterschrieben neu denken
Seite 4 Seite 6 Seite 16
Die Insel baut – auch digital | 3 Warum führen wir Epic ein? | 7
Welchen Nutzen bringt Epic? | 8
Wie läuft das Projekt ab? | 10
Wen brauchen wir für das Projekt? | 12
Welche Funktionalitäten hat Epic? | 14
TAUSCHEN AUS FANGEN EIN STELLEN VOR
Zwei Jahre nach Freizeittipp: Die Leitung des
Einführung: ein Blick Städtetrip nach Madison Hauptprojekts KISS
nach Luzern (Wisconsin), USA stellt sich vor
Seite 18 Seite 22 Seite 23
Kliniken gestalten die Veränderung | 20 Übrigens ... | 22
Wechselwirkung | 21 Kulinarische Reise | 22
Schon gewusst? | 21 Die Playlist von ... | 24
Quiz | 21 Kurze Frage zum Schluss | 24
Kontaktieren Sie uns unter wir@insel.ch oder über unsere Website wir.inselgruppe.ch
2 SPEZIAL 20 2 1
VERKÜNDEN
Die Insel baut – auch digital
Seit das Inselspital 1354 gestiftet wurde, hat sich unsere Institution ständig verändert
und weiterentwickelt. Gegen aussen wird dies am eindrücklichsten durch neue Gebäude sichtbar.
Wir investieren aber nicht nur in unsere bauliche Infrastruktur, sondern auch in unsere digitale.
Unsere Vision ist, eine der weltweit führenden Spital- wir an der Insel Gruppe viele, nicht miteinander ver-
gruppen für universitäre und integrierte Medizin zu netzte Lösungen für die klinische Dokumentation – ent-
werden. Um diese zu verwirklichen, müssen wir mit der sprechend fragmentiert sind die Informationen abgelegt.
rasanten medizinischen Entwicklung Schritt halten und Mit der Einführung des neuen Klinikinformations- und
diese aktiv mitgestalten. Unsere bauliche und digitale Inf- Steuerungssystems (KISS) machen wir einen grossen
rastruktur soll uns hier bestmöglich unterstützen. Für un- Schritt vorwärts. Epic löst über 50 Anwendungen ab, die
seren langfristigen Erfolg spielt die Digitalisierung aktuell für die klinische Dokumentation im Ein-
eine absolut entscheidende Rolle. Künstliche satz sind. Mit Epic als Gesamtlösung haben wir
Intelligenz, Big Data und die Präzisionsmedi- eine ganzheitliche Sicht auf die Patientinnen
zin werden die Gesundheitsversorgung der und Patienten und können so die Behand-
Zukunft prägen. Deshalb ist ein strategi- lungsqualität und Sicherheitsstandards
sches Ziel der Insel Gruppe, Vorreiterin in weiter erhöhen. Die durchgängige digitale
der digitalen Medizin zu werden. Vernetzung vereinfacht die Zusammenar-
beit – auch über die Insel Gruppe hinaus
Wir machen einen enormen Schritt vorwärts mit Patientinnen und Patienten sowie der zu-
Für die Behandlung ist es entscheidend, dass Infor- weisenden Ärzteschaft. Schliesslich ermöglicht
mationen über Patientinnen und Patienten jederzeit die Digitalisierung auch neue Wege in Forschung und
und überall vollständig verfügbar sind. Aktuell haben Innovation.
Eine grosse Investition – aber es lohnt sich!
Investitionen in die bauliche Infrastruktur, wie der Neu-
bau unseres neuen Hauptgebäudes, sind für alle gut sicht-
bar. Das Ergebnis und den Nutzen unserer Investition in
unsere digitale Infrastruktur sieht man hingegen nicht
ohne Weiteres. Trotzdem müssen wir dafür einen enormen
Aufwand leisten – finanziell, personell und zeitlich. Das
Projekt wird uns viele «Schweisstropfen» kosten – aber
sie sind es wert. Lesen Sie mehr darüber im Interview mit
Illustration neues Haupt-
Marco Rossi und Michael Döring des Luzerner Kantonspitals
gebäude Inselspital (BB12).
Nebst der baulichen
auf Seite 18. Wir werden vom neuen KISS profitieren – und
Infrastruktur müssen auch ich bin sicher, gemeinsam schaffen wir den Kraftakt.
Abläufe und Informationen
perfekt organisiert werden.
Ich freue mich und bin stolz, gemeinsam mit Ihnen die digitale Zukunft
der Insel Gruppe zu gestalten. Die digitale Infrastruktur bildet die
Grundlage für eine hochstehende medizinische Versorgung unserer
Patientinnen und Patienten, für unsere Forschung und Lehre sowie auch
für ein attraktives Arbeitsumfeld für Sie als Mitarbeitende.
Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung und Ihren tagtäglichen Einsatz.
Dr. med. h.c. Uwe E. Jocham, Direktionspräsident Insel Gruppe
2021 SPEZIAL 3
VERKÜNDEN
Der Vertrag mit Epic
Mit der Vertragsunterzeichnung haben w
1. WIR BRAUCH(T)EN EINEN ERSATZ Anfang 2022 startet das Hauptprojekt zu
Das heutige Klinikinformationssystem i-pdos ist am Ende seiner Klinikinformations- und Steuerun
Lebensdauer. Deshalb hat der Verwaltungsrat im Mai 2019
entschieden, ein neues, umfassend integriertes Klinikinforma-
tions- und Steuerungssystem (KISS) einzuführen. Dieses soll
nicht nur i-pdos, sondern möglichst viele Insel-Lösungen ersetzen,
die aktuell im Spitalalltag für die Dokumentation der Patientenbe-
handlung im Einsatz sind.
2. DIE SUCHE NACH DER RICHTIGEN
LÖSUNG
Was muss die neue Lösung können? Welche Funktionalitäten
muss das System erfüllen? Mit Vertreterinnen und Vertretern
aus verschiedenen Fachbereichen und Kliniken wurden die
Anforderungen und Bedürfnisse der Insel Gruppe gesammelt.
Im August 2019 wurde das 180-seitige Pflichtenheft öffentlich
ausgeschrieben. Anschliessend konnten Anbieter ihre Lösungen
präsentieren und ihre Offerten einreichen.
3. EPIC BIETET DAS BESTE GESAMTPAKET
Im Dezember 2019 entschied sich der Verwaltungsrat für den Die Delegationen der Verhandlungsteams,
Systemhersteller Epic aus den USA. Das Unternehmen über- von links nach rechts:
zeugte einerseits mit der besten Lösung und andererseits mit Marcel Affolter (Leiter Projekt KISS),
Michael Stickel (Leiter Teilprojekt KISS),
seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Gesundheitssoftware. Uwe E. Jocham (Direktionspräsident),
Nicht alle Anbieter waren glücklich mit dieser Vergabe. Es kam Judy Faulkner (Founder, CEO Epic),
zu einer Einsprache. Das Verwaltungsgericht des Kantons Bern Mercedes McCoy (Vice President Epic),
hat diese im Juni 2020 abgewiesen. Eli Selinger (Deputy General Counsel Epic),
Pascal Schär (Direktor Technologie und Innovation),
Simon Roth (externer Rechtsanwalt).
4. DAS VORPROJEKT NIMMT FAHRT AUF
Anfang 2020 startete das Vorprojekt. Dieses macht die Insel
Gruppe technisch, organisatorisch und fachlich bereit für
das Hauptprojekt zur Einführung von Epic. Zum Vorprojekt
gehören beispielsweise die Bereitstellung der technischen
Infrastruktur, die Vertragsverhandlungen mit Epic, der Auf-
bau der Projektorganisation und die Planung des Projektablaufs.
5. EPIC WIRD UNTER DIE LUPE
GENOMMEN
Im zweiten Halbjahr 2020 stand vor allem die sogenannte
GAP-Analyse im Mittelpunkt. Dabei wurden Funktionsbeschrei-
GAP
bungen aus der Offerte von Epic, die 900 Seiten umfasst, bis
ins kleinste Detail mit unseren Anforderungen aus dem Pflich
Pflich-
tenheft verglichen. Unklarheiten und Fragen wurden an Epic
zurückgespielt oder flossen in die Vertragsverhandlungen ein.
4 SPEZIAL 20 2 1
VERKÜNDEN
c ist unterschrieben
wir einen wichtigen Meilenstein erreicht.
ur Einführung von Epic – unserem neuen 6. DIE INSEL GRUPPE STARTET
gssystem (KISS). Ein Blick zurück. MIT DER HARMONISIERUNG
Anfang 2021 nominierten die Leitungen der Medizinbereiche
in ihren Kliniken knapp 500 Umsetzungsverantwortliche
sowie Fachexpertinnen und -experten. Diese haben aktuell
die Aufgabe, in Arbeitsgruppen Prozesse und Datenobjekte
(Fragebogen, Scores, Formulare) zu bereinigen und zu harmonisie-
ren. So schaffen diese Akteurinnen und Akteure die Entscheidungs-
grundlage für den Ausbau von Epic.
➔ «Jetzt den Spitalalltag neu denken» siehe Seite 16/17
7. VERTRAGSVERHANDLUNGEN MIT EPIC
Nachdem Epic die ersten Vertragskapitel zugestellt wurden, starte-
ten die Verhandlungsrunden – was während der Pandemie nicht
ganz einfach war. Alles musste auf digitalem Weg diskutiert
und ausgehandelt werden. Erst die Verhandlungsrunde
Anfang Juni 2021 konnte vor Ort bei Epic durchgeführt
werden. Dazu reiste eine Delegation des Verhandlungsteams der
Insel Gruppe nach Wisconsin (USA).
8. DER VERTRAG IST UNTERSCHRIEBEN
Im August 2021 war es endlich soweit: Eine Delegation von
Epic reiste für die Vertragsunterzeichnung nach Bern. Damit
ist klar: Anfang 2022 geht es los mit dem Hauptprojekt zur
Einführung von Epic. Bis dahin laufen die letzten Vorberei-
tungen im Vorprojekt. Dazu gehört vor allem die Rekru-
tierung des über 100-köpfigen Projektteams.
➔ «Wen brauchen wir für das Projekt?» siehe Seite 12/13
NACHGE F RAGT
BEI MARCEL AFFOLTER, LEITER PROJEKT KISS
WAS IST ÜBERHAUPT EIN KLINIKINFOR- Interessiert,
MATIONSSYSTEM (KIS)? UND WOHER die digitale Zukunft
mitzugestalten?
KOMMT DAS ZWEITE «S» BEI KISS?
Bewerben Sie sich jetzt!
In einem Klinikinformationssystem (abgekürzt Weitere Informationen finden Sie
KIS) werden die medizinischen und pflegerischen im im Web oder im Intranet unter
Tätigkeiten dokumentiert. Aktuell sind dafür «KISS by Epic».
i-pdos, aber auch weitere Insel-Lösungen im Ein-
satz. Weil die neue Lösung (Epic) in der Lage ist,
die ganze Insel Gruppe digital zu vernetzen und
die anfallenden Datenmengen und Informationen
auszuwerten, kommt nebst der herkömmlichen
Abkürzung KIS noch ein zweites «S» für «Klinik-
informations- und Steuerungssystem» hinzu.
2021 SPEZIAL 5
BELEUCHTEN
Was ist Epic?
Epic ist der Name unseres Systemanbieters aus den USA und gleichzeitig der Produktname.
Wir übernehmen Epic auch als Name für das neue Klinikinformations- und
Steuerungssystem (KISS) der Insel Gruppe.
Der Systemhersteller Epic gehört weltweit zu den Branchen-
führern im Bereich Gesundheitssoftware. Im Jahr 1979 ge-
gründet, beschäftigt das Unternehmen heute über 10 000
Mitarbeitende. Das System von Epic ist eine vollumfängliche
Eigenentwicklung und wird seit 40 Jahren laufend weiter-
entwickelt. Dafür investiert Epic jährlich ein Drittel seines
Betriebsaufwands.
NACHGEFRAGT
BEI PROF. DR. MED. MARTIN FIEDLER,
ÄRZTLICHER DIREKTOR,
MITGLIED LENKUNGSAUSSCHUSS KISS,
TEIL DES EVALUATIONSTEAMS
HÄTTE ES KEINEN GEEIGNETEN
SCHWEIZER ANBIETER GEGEBEN?
Auch ein Schweizer Anbieter hat seine Lösung
präsentiert. Er konnte aber die Anforderungen
im Pflichtenheft der Insel Gruppe nicht erfüllen.
Nach der Evaluationsphase hat Epic als Gesamt-
lösung am meisten überzeugt und deshalb den
Zuschlag erhalten.
Der Campus von Epic in Wisconsin, USA
Die Insel Gruppe wird Teil eines weltweiten Netzwerks Epic begleitet uns mit seiner Erfahrung durch das Projekt
Weltweit arbeiten über 2000 Kliniken mit Epic. Dazu gehö- Epic gibt den Takt vor: Durch die Zusammenarbeit mit dem
ren namhafte wie die Mayo-Kliniken in den USA, die Cle- Unternehmen hat die Insel Gruppe nicht nur das System
veland Clinic (Ohio), das Stanford Hospital (Kalifornien) eingekauft, sondern auch das Vorgehen bei der Einführung
oder das britische Cambridge University Hospital. In Euro- des neuen KISS. Spezialistinnen und Spezialisten von Epic
pa sind es über 100 Kliniken. Sie bilden zusammen ein Netz- begleiten unser Projektteam durch alle Projektphasen, von
werk. Als Teil davon profitiert die Insel Gruppe direkt von Meilenstein zu Meilenstein bis zum Go-live und auch noch
Erfahrungen und Weiterentwicklungen. Als erstes Spital in nach dem Projekt im Betrieb.
der Schweiz und als erstes deutschspra-
chiges überhaupt hat im Herbst 2019
das Luzerner Kantonsspital Epic einge-
führt. FAKTEN
➔ «Blick nach Luzern» siehe Seite 18/19. • 1979 Gründung
• 10 000 Mitarbeitende
• 40 Jahre Erfahrung
• 2000 Kliniken weltweit
Judy Faulkner,
CEO und Gründerin von Epic
6 SPEZIAL 20 2 1
BELEUCHTEN
FR
Warum führen wir Epic ein?
Unser jetziges Klinikinformationssystem (KIS) i-pdos muss ersetzt werden. Doch mit Epic
kommt mehr als ein Ersatz. Mit dem neuen Klinikinformations- und Steuerungssystem
(KISS) möchte die Insel Gruppe neue Massstäbe setzen und die digitale Medizin entschei-
dend weiterentwickeln. Nachfolgend die wichtigsten Gründe für die Einführung von Epic.
Wir werden
eine der weltweit
führenden Spitalgruppen für DIGITALE MEDIZIN
universitäre und integrierte
Medizin, indem wir den Die Insel Gruppe
Menschen mittels wegweisender entwickelt sich
Qualität, Forschung, Innovation bis 2022 zur Vorreiterin
und Bildung eine umfassende der digitalen Medizin.
Gesundheitsversorgung
bieten.
1 2 3
WEIL WIR EINEN ERSATZ WEIL WIR EINE LÖSUNG WEIL WIR EINE VORREI-
FÜR DAS HEUTIGE STATT X INSEL-LÖSUNGEN TERIN IN DER DIGITALEN
SYSTEM BRAUCHEN MÖCHTEN MEDIZIN SEIN WOLLEN
Unser jetziges Klinikinformationssys- Mit dem neuen KISS von Epic soll Die Insel Gruppe hat sich das strategi-
tem (KIS) i-pdos ist am Ende seiner Le- i-pdos abgelöst werden, aber auch alle sche Ziel gesetzt, eine Vorreiterin in der
bensdauer. Eine Weiterentwicklung ist weiteren grösseren Systeme, die aktuell digitalen Medizin zu werden. Die Einfüh-
nicht möglich. Deshalb hat der Verwal- für die klinische Dokumentation im rung von Epic spielt dabei eine wichtige
tungsrat der Insel Gruppe entschieden, Einsatz stehen. Epic wird zur gemein- Rolle. Gleichzeitig fördert die digitale
ein neues, umfassend integriertes Kli- samen digitalen Arbeitsplattform der Vernetzung auch andere strategische
nikinformations- und Steuerungssystem gesamten Insel Gruppe. Alle Informa- Ziele, wie die Patientenorientierung, die
(KISS) zu suchen. Umfassend integriert tionen rund um die Behandlung der Qualitätsführerschaft oder die Innova-
bedeutet, dass die neue Lösung in der Patientinnen und Patienten werden tion bei Diagnostik und Therapie. Diese
Lage ist, die gesamte Insel Gruppe und zentral in Epic gesammelt. Die digitale bringen uns der Vision näher, weltweit
darüber hinaus auch Patientinnen und Vernetzung fördert die Zusammenarbeit, eine der führenden Spitalgruppen für
Patienten sowie Zuweisende miteinan- vor allem aber die ganzheitliche Sicht universitäre und integrierte Medizin zu
der digital zu vernetzen. auf die Patientinnen und Patienten. werden.
WARUM WURDE NICHT DAS BESTEHENDE SYSTEM
NACHGE F RAGT WEITERENTWICKELT?
BEI PASCAL SCHÄR, Das bisherige Klinikinformationssystem i-pdos wird vom Hersteller nicht mehr
DIREKTOR TECHNOLOGIE
weiterentwickelt. Das Nachfolgeprodukt ist per dato noch in Entwicklung
UND INNOVATION (DTI),
VORSITZENDER LENKUNGS- und wenig verbreitet. Um die digitale Medizin entscheidend weiterzuentwi-
AUSSCHUSS KISS ckeln, hat die Insel Gruppe entschieden, nach einer neuen, etablierten und
umfassend integrierten Gesamtlösung als Nachfolge von i-pdos zu suchen.
2021 SPEZIAL 7
BELEUCHTEN
Welchen Nutze
Die digitale Vernetzung sorgt für einen besser
unserer Patientinnen und Patienten. Dank der g
tät und Patientensicherheit weiter erhöht wer
BERUFS- UND FACHÜBERGREIFEND
Statt x Insel-Lösungen haben wir eine Lösung für
alle Medizinbereiche, Standorte, Kliniken und
Berufsgruppen.
Aufgrund der verschiedenen Systeme im Bereich der
klinischen Dokumentation sind Informationen für vor-
und nachgelagerte Fachbereiche oder Berufsgruppen
teilweise unvollständig oder gar nicht verfügbar. Als
digitale Arbeitsplattform für die gesamte Insel Gruppe
ersetzt Epic nach aktuellem Stand 54 Anwendungen.
Diese machen ca. 80–90 % der klinischen
Dokumentation aus.
GANZHEITLICH UND VOLLSTÄNDIG
Alle Gesundheitsinformationen der Patientinnen
und Patienten sind in einem einzigen Dossier
ersichtlich.
Alle Informationen zur Behandlung und Pflege
der Patientinnen und Patienten werden in Epic zentral
gesammelt, dokumentiert und weiterverarbeitet.
Das Zusammentragen von Informationen,
die Übertragung von Daten bei internen
Verlegungen oder auch Mehrfacherfassungen
fallen grösstenteils weg.
JEDERZEIT UND ÜBERALL
Einmal erfasst, haben alle an der Behandlung
beteiligten Fachpersonen Zugriff auf die VERBUNDEN UND PA
Informationen. Auch Patientinnen und Patie
Informationen sind nur wertvoll, wenn sie vollständig, Ärzteschaft erhalten mit n
jederzeit und überall verfügbar sind. Das ist eine Informa
wichtige Voraussetzung für schnelle und richtige Mit Epic können Patientinnen u
Entscheidungen im Spitalalltag. Mit neuen enger in die Behandlung miteinbe
Endgeräten wie Tablets und Smartphones mit «MyChart» ein Portal und ei
können Daten auch unterwegs nen und Patienten, mit «MyC
angeschaut oder erfasst werden. stationäre Patientinnen u
«EpicCare Link» ein Por
Ärztes
Hinweis: Die Namen
die Insel Gruppe um
8 SPEZIAL 20 2 1
BELEUCHTEN
en bringt Epic?
ren Zugriff auf die Gesundheitsinformationen
ganzheitlichen Sicht können Behandlungsquali-
rden. Die digitale Vernetzung konkret erklärt:
INNOVATIV UND PROAKTIV
Mit Epic werden neue Wege in den Bereichen
Diagnostik und Therapien unterstützt und
gefördert.
Künstliche Intelligenz, Big Data und personalisierte
Medizin werden die Gesundheitsversorgung der
Zukunft prägen. Die digitale Vernetzung schafft die
Voraussetzung für diese Entwicklungen. Strukturierte
Daten und Informationen können in Zukunft einge-
setzt werden, um in den Bereichen Diagnostik,
Therapien und Prävention wichtige Erkenntnisse
zu gewinnen und umzusetzen.
STRUKTURIERT UND DURCHGÄNGIG
Auswertbare Daten helfen, die Behandlungsqualität und
Sicherheitsstandards im Spitalalltag weiter zu erhöhen.
Die Informationen in Epic werden grösstenteils strukturiert
erfasst – also in fix vorgegebenen Masken und mit Klicks statt
Freitext. Dadurch können Informationen einfacher ausgewertet
werden. Gleichzeitig denkt das System mit und kann in Form
von Warnhinweisen auf mögliche Fehler hinweisen
(beispielsweise auf Kontraindikationen oder
medikamentöse Wechselwirkungen).
NACHGEFRAGT
BEI PROF. DR. MED. URS MOSIMANN,
DIREKTOR MEDIZIN, TEIL DES EVALUATIONSTEAMS
IST EPIC WIRKLICH SO GUT?
ARTNERSCHAFTLICH Epic gehört aktuell zu den besten Systemen auf
enten sowie die zuweisende dem Markt. Trotzdem wird Epic – vor allem zu
neuen Tools Zugriff auf die Beginn – nicht alle Erwartungen und Wünsche
ationen. erfüllen können. Mit dem «Foundation System»
liefert uns Epic eine bewährte Basis. Der Ausbau
und Patienten sowie Zuweisende
– basierend auf unseren Anforderungen – liegt in
ezogen werden. Dazu bietet Epic
unseren Händen. Hier ist die Zusammenarbeit
ine App für ambulante Patientin- zwischen dem Projektteam (FIX-Rollen) und den
Chart Bedside» eine App für Vertretungen aus den Medizinbereichen (FLEX-
und Patienten sowie mit Rollen) entscheidend für den Erfolg von Epic.
rtal für die zuweisende Denn nur gemeinsam können wir das Beste aus
schaft. Epic herausholen.
der Tools können für
mbenannt werden.
2021 SPEZIAL 9
BELEUCHTEN
Wie läuft das Projekt ab?
Aktuell sind wir noch im Vorprojekt. Anfang 2022 startet das Hauptprojekt mit den Phasen 0 bis 6.
In dieser Zeit gibt Epic den Takt vor und unterstützt uns mit seiner Erfahrung vor Ort. Nach dem
Hauptprojekt wird das System auch im laufenden Betrieb weiterentwickelt.
Entscheidung
Stabilisierung
Betrieb
Harmonisierung
Testen
Vertragsunterzeichnung Go-Live!
August 2021 März 2024
Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6
Vorprojekt Betrieb
Hauptprojekt
Start Hauptprojekt
Anfang 2022
Grundlagenarbeit Schulung & Einführung
Umsetzung
Optimierung
10 SPEZIAL 20 2 1BELEUCHTEN
Vorprojekt Phase 0 Phase 1
In den verschiedenen Fachberei-
Grundlagen Entscheidung
chen bereinigen und harmoni- Gemeinsam mit den Vertre- Wie der Name schon sagt, ist
sieren Arbeitsgruppen Prozesse tungen aus den Fachbereichen das eine entscheidende Phase.
und Datenobjekte ( u. a. Frage- beantwortet das Projektteam In sogenannten Entscheidungs-
bögen, Scores und Formulare). den Grundlagenfragekatalog sessions bestimmen die Vertre-
Damit schaffen sie die Entschei- von Epic. So lernt Epic die Insel tungen aus den Fachbereichen,
dungsgrundlage für den Ausbau Gruppe kennen. wie die Inhalte und Abläufe in
des Systemfundaments (Founda- Epic «ausgebaut» (konfiguriert)
tion System) von Epic. werden sollen.
Phase 2 Phase 3 Phase 4
Umsetzung Testen Schulung und
In dieser Phase werden die Ent- Epic wird vom Projektteam wie Einführung
scheidungen aus der Phase 1 in auch von den Vertretungen aus Alle Mitarbeitenden werden vor
Epic umgesetzt. Dabei steht das den Fachbereichen auf Herz und dem Go-live in Epic geschult.
Projektteam in ständigem Aus- Nieren getestet. In dieser Phase Anschliessend heisst es: üben,
tausch mit den Vertretungen kommen weitere FLEX-Rollen üben, üben. In dieser Phase sind
aus den Fachbereichen und de- (Super-User, Fach-/Ärztetrainer- die Super-User eine tatkräftige
finieren mit ihnen den Detail- innen und -trainer) aus den Fach- Unterstützung. In einem Big
ausbau. bereichen hinzu. Bang wird die ganze Insel Grup-
pe mit Epic live gehen.
Phase 5 Phase 6 Betrieb
Stabilisierung Optimierung Nach dem Projekt ist Epic nicht
Nach dem Go-live gilt es, sich Langsam tritt in der Handha- fertig. Der Systemhersteller
mit Epic vertraut zu machen. bung des Systems Routine ein, wird regelmässige Upgrades
Störungen im System werden und die meisten Störungen sind vornehmen, aber auch die
mit Hochdruck behoben. Die behoben. Aber es gibt noch ei- Applikationsanalystinnen und
Super-User sorgen dafür, dass niges zu tun, bis alles glatt läuft. -analysten der Insel Gruppe ent-
trotz der Umstellung möglichst In dieser Phase können erste wickeln das System gemeinsam
alles reibungslos läuft. Optimierungen in Epic umge- mit den Vertretungen aus den
setzt werden. Fachbereichen weiter.
2021 SPEZIAL 11BELEUCHTEN Interesse?
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Wen brauchen wir
für das Projekt?
Epic wird nur so gut, wie wir es alle gemeinsam umsetzen. Damit wir das Beste aus Epic
herausholen können, brauchen wir alle an Bord: Die Vertretungen aus den Medizinbereichen
(FLEX-Rollen), das Projektteam (FIX-Rollen) und alle Mitarbeitenden der Insel Gruppe.
Steckbriefe FIX-Rollen
Technische Medizinische Trainerin/Trainer Berufsgruppen-
Projektmitarbeitende Projektmitarbeitende (Principal Trainer) vertreterin/-vertreter
• Sie haben einen IT-Hinter- (Application Analyst) • Sie arbeiten zu Beginn als (Champion)
grund und betreiben Epic auf • Sie haben vorwiegend einen medizinische Projektmitar- • Sie vertreten die grössten
den verschiedenen Servern in klinischen Hintergrund und beitende. Berufsgruppen der Ärzte-
unseren Datencentern. bauen Epic nach den Anforde- • Als Trainerin oder Trainer schaft, der Pflege, der Thera-
• Sie entwickeln und unter- rungen der Insel Gruppe aus. bereiten sie die Trainingsum- pien und der Administration.
halten eine grosse Anzahl • Sie arbeiten eng mit den Ver- gebung sowie die Schulungs- • Sie unterstützen das Projekt
Schnittstellen zur Einbindung tretungen der Medizinbereiche unterlagen vor. fachlich und sorgen dafür,
von Epic in die Systemland- und Kliniken (FLEX-Rollen) • Sie schulen zuerst die Fach- dass die spezifischen Anfor-
schaft und zur Sicherstellung sowie Epic-Mitarbeitenden zu- und Ärztetrainerinnen und derungen ihrer Berufsgruppe
der Datenflüsse. sammen. -trainer, gemeinsam mit ih- in den Ausbau von Epic ein-
• Dazu gehören auch Schnitt- • Sie organisie- nen die Super-User sowie die fliessen.
stellen zu medizini- ren und leiten Mitarbeitenden. • Aufgrund ihrer
schen Geräten oder Workshops und • Nach dem Go- Erfahrung und Re-
verbleibenden Sys- nehmen die Be- live erstellen sie putation sind sie in
temen für die klini- dürfnisse aus weitere Anleitun- der Lage, Entschei-
sche Dokumenta- den Fachberei- gen und schulen dungen zu beglei-
tion. chen auf. neueintretende ten und diese auch
Mitarbeitende. zu vertreten.
FAK T EN ZU D EN FIX- ROLLEN
Die FIX-Rollen wechseln in das über 100-köpfige Projektteam. Sie bauen Epic gemäss den Anforderungen der Insel
Gruppe aus. Dazu stehen sie in engem Austausch mit den FLEX-Rollen aus den Medizinbereichen bzw. Kliniken. Zu Beginn
des Projekts werden sie von Epic geschult und erhalten so das nötige Know-how.
• Anbindung: Sie wechseln temporär in die Projektorganisation, angegliedert im Bereich Direktion/Stab.
• Pensum: Sie arbeiten zwischen 80 und 100 % im Projekt mit – die Berufsgruppenvertretungen (Champions) zu 50 %.
• Personalgewinnung: Sie werden in einem Rekrutierungsverfahren vom Projektteam ausgewählt.
• Organisatorisches: Der Arbeitsvertrag bleibt bestehen, es gibt eine zusätzliche Projektvereinbarung. Die Projektmitarbei-
tenden können jederzeit zurück in ihre angestammte Tätigkeit.
• Start: Die FIX-Rollen starten im Hauptprojekt Anfang 2022.
• Ausblick: Auch im Betrieb braucht es weiterhin Projektmitarbeitende, die das System weiterentwickeln.
12 SPEZIAL 20 2 1BELEUCHTEN
Steckbriefe FLEX-Rollen
Umsetzungsverantwortliche Fachexpertin/Fachexperte Super-User
(Operational Readiness Owner) (Subject Matter Experts) • Sie werden bereits vor der Schulung
• Sie fördern in den Medizinbereichen • Sie entscheiden mit beim inhaltlichen der Mitarbeitenden geschult, damit sie
und Direktionen die Eigenverantwor- Ausbau von Epic. ihr Wissen und ein Netzwerk unterein-
tung für eine erfolgreiche Einführung • Sie sind Teil von Arbeitsgruppen, die ander aufbauen können.
von Epic. spezifische Themen und Fragen bearbei- • Sie prüfen das Schulungsmaterial und
• Dazu gehören die Erken- ten und klären. helfen mit beim Testen.
nung und Umsetzung von • Sie testen das System, ma- • Sie unterstützen die Traine-
Prozessanpassungen und chen sich mit den Funktio- rinnen und Trainer bei der
-optimierungen. nen von Epic vertraut und Schulung der Mitarbeiten-
• Sie testen das System, ma- unterstützen ihre Teams. den.
chen sich mit den Funktio- • In der Regel übernehmen • Nach der Einführung sind
nen von Epic vertraut und sie die Rolle des Super-Users, sie für ihre Teams die erste
unterstützen ihren Bereich. einzelne auch die Rolle als Ansprechperson bei Schwie-
Fach-/Ärztetrainerin und rigkeiten und Fragen.
-trainer.
Fach-/Ärztetrainerin/-trainer Klinische Analystin/
(STS-Trainer/CT-Trainer) Klinischer Analyst
• Sie schulen vor dem Go-live spezifisch • Zu klinischen Analystinnen und Ana-
die Ärzteschaft oder Mitarbeitende aus lysten werden im Verlauf oder nach dem
bestimmten Fachbereichen. Projekt Mitarbeitende ausgebildet, die
• Sie werden im Vorfeld von den Traine- klinisch tätig sind.
rinnen und Trainer aus dem Projektteam • Sie erhalten eine vertiefte
ausgebildet. Schulung zu den Funktionen
• Teilweise übernehmen sie und Tools von Epic.
auch die Rolle des Super- • Anschliessend können sie
Users und unterstützen ihre selbst Inhalte oder Formulare
Teams nach der Einführung anpassen, Modifikationen vor-
im Umgang mit Epic. nehmen oder Hilfsmittel der
klinischen Dokumentation aus-
bauen.
FA K T E N ZU D EN FLEX- ROLLEN
Die FLEX-Rollen vertreten ihren Medizinbereich bzw. ihre Klinik im Projekt. Sie wissen am besten, was ihr Fachbereich
braucht. Sie unterstützen das Projektteam inhaltlich beim Ausbau von Epic. Je nach Rolle helfen sie mit beim Training vor
dem Go-live und/oder beim Support direkt nach dem Go-live.
• Anbindung: Sie verbleiben in der Linienorganisation.
• Pensum: Sie investieren ein Teilzeitpensum in das Projekt (durchschnittlich 10 bis 15 %, die Auslastung ist phasenabhängig).
• Personalgewinnung: Sie werden von den Leitungen der Medizinbereiche nominiert.
• Organisatorisches: Die Arbeitszeit wird von den Medizinbereichen bereitgestellt.
• Start: Die ersten Rollen (Umsetzungsverantwortliche, Fachexpertinnen/-experten) sind bereits im Vorprojekt gestartet.
Weitere FLEX-Rollen kommen im Verlauf des Hauptprojekts dazu.
• Ausblick: Auch im Betrieb braucht es weiterhin FLEX-Rollen für die Weiterentwicklung des Systems.
2021 SPEZIAL 13BELEUCHTEN
Welche Funktionalitäten
hat Epic?
Epic liefert uns mit dem «Foundation System» eine bewährte Basis, die bereits in über 2000 Klini-
ken im Einsatz ist. Der Ausbau des Systems liegt in unseren Händen. Epic bietet viele Werkzeuge,
damit wir das System an unsere Anforderungen anpassen und auch nach dem Go-live weiter
optimieren können. Epic besteht aus verschiedenen Modulen, die ineinander integriert sind.
Nachfolgend eine Übersicht der Module, welche die Insel Gruppe eingekauft hat:
Stationäre Module (Inpatient)
«ASAP» (Notfall) «Behavioral Health» «Bugsy» (Infektiologie)
«ASAP» ist das Modul für die Dokumentation in (Verhaltensmedizin) «Bugsy» ist das Modul für den Bereich
der Notaufnahme. Zusätzlich verfügt es über ein «Behavioral Health» ist das Modul für den Bereich Infektiologie und Spitalhygiene. Es unterstützt
einfach zu bedienendes Planungstool. In diesem mentale Gesundheit. Es unterstützt beispielsweise einerseits die Überwachung von Patientinnen und
Tool können der Patientenfluss und die die Koordination von Gruppentherapien oder die Patienten mit einem Infektionsrisiko und
Patientenbewegung in Echtzeit verfolgt werden. Erstellung von Behandlungsplänen. andererseits die Identifikation jener Patientinnen
und Patienten, die isoliert werden müssen.
«Rover»/«Haiku»/«Canto» «Orders» (Verordnungen) «Clin Doc»
(mobile Apps für Mitarbeitende) «Orders» (auch «Computerized Physician Order (stationäre Dokumentation)
«Rover», «Haiku» und «Canto» sind die mobilen Entry», kurz CPOE genannt) ist das Modul zur «Clin Doc» (auch «Inpatient» genannt) ist das
Apps für die Ärzteschaft, die Pflege, den Bereich Erfassung und Verwaltung von elektronischen Modul für die abteilungs- und rollenübergreifende
Therapien und den Transportdienst. Sie ermöglichen Anordnungen und Anweisungen. «Orders» minimiert stationäre Versorgung. Alle Behandlungsteams
jederzeit und überall den Zugriff auf Verordnungen Fehler wie Doppelverordnungen oder falsche arbeiten mit einer einzigen Patientenakte.
und die Dokumentation via Smartphone oder Tablet. Dosierungen und vereinfacht die Verbuchung von Klinische Entscheidungen beruhen auf den
Leistungen. aktuellsten Informationen, die Versorgung kann
optimal koordiniert werden.
«Stork» «Willow»
(Schwangerschaft und (Pharmazie und Medikation)
Geburtshilfe) «Willow» ist das Modul für die Pharmazie. Es
«Stork» ist das Modul für die Geburtshilfe sowie verwaltet die Kerndatenbank der Medikamente und
den Gebärsaal. Es orchestriert den kompletten die Prozesse rund um die Spitalapotheke wie beispiels-
Ablauf der geburtshilflichen Versorgung und weise die Überwachung der Medikamentenverord-
unterstützt den Dokumentations-Workflow im nungen. Durch das Anzeigen von Kontraindikationen
Gebärsaal. oder Interaktionen wird die Patientensicherheit
erhöht.
Ambulante Module (Outpatient)
«Ambulatory» «Beacon» (Onkologie) «Bones»
(ambulante Dokumentation) «Beacon» ist das Modul für die Onkologie. Es (Orthopädie, Rheumatologie,
«Ambulatory» ist das Modul für die ambulante erstellt Behandlungspläne auf Grundlage von Traumatologie)
klinische Dokumentation. Dazu bietet es Standardprotokollen und schlägt anhand von «Bones» ist das Modul für die orthopädische
verschiedene Werkzeuge, Best-Practice-Hinweise Entscheidungshilfen entsprechende Therapien vor. Dokumentation. Es bietet effiziente Arbeitsabläufe
und eine Workflow-Management-Funktion an, und Unterstützung bei Gelenkinjektionen und
beispielsweise für Bestellungen, den Rezeptver- baut auf bestehenden Workflows und klinischen
sand und die Durchführung von Kleineingriffen. Inhalten auf.
14 SPEZIAL 20 2 1BELEUCHTEN
«EpicCare Link» «Fertility» «Kaleidoscop» (Ophtalmologie)
(Zuweiserportal) (Reproduktionsmedizin) «Kaleidoscop» ist das Modul für die Dokumenta-
«EpicCare Link» ist das Portal für Zuweisende und «Fertility» ist das Modul für die Dokumentation tion in der Ophthalmologie. Es bietet Werkzeuge,
verstärkt die Kooperation bei der Versorgung und im Bereich Kinderwunsch. Dazu gehören auch die die auf die Bedürfnisse von Subspezialitäten
Behandlung. Mit dem Einverständnis der daraus resultierenden Untersuchungen und zugeschnitten sind.
Patientinnen und Patienten erhalten auch sie Therapien.
Zugriff zu Informationen in Epic – über einen
sicheren, webbasierten Zugang.
«MyChart» (Portal/App für «MyChart Bedside» (App für «Phoenix» (Transplantation)
ambulante Patientinnen und stationäre Patientinnen und Das Modul «Phoenix» bietet transplantationsspe-
Patienten) Patienten) zifische Dokumentationswerkzeuge wie z. B. das
«MyChart» ist das Portal bzw. die App für «MyChart Bedside» ist die App für stationäre Pati- Wartelistenmanagement. Es ist in die Arbeitsab-
ambulante Patientinnen und Patienten. Via Web entinnen und Patienten. Sie können sich während läufe integriert, um Daten für den klinischen
oder App erhalten diese schnell und sicher Zugriff ihres Aufenthalts über geplante Untersuchungen Betrieb, die Forschung und Registerberichterstat-
auf ihre Patientenakte. Das Portal bzw. die App informieren, eruieren, wer zu ihrem Behandlungs- tung zu verfolgen.
ermöglicht u. a. Terminvereinbarungen, team gehört, Anfragen vornehmen oder auch
Videokonsultationen, Patientenedukation oder Bildungsmaterialien in Form von Videos oder
Telemedizin. Bildern konsumieren.
«Research» (Forschung)
«Research» ist das Modul für die klinische
Forschung und das Studienmanagement zur
Dokumentation und Überwachung von klinischen
Studien.
Module für Unterstützungsprozesse und Spezialitäten (Ancillary & Speciality)
«Anesthesia» (Anästhesie) «Base Genomics» (Humangene- «Beaker Clinical Pathology» (CP)
«Anesthesia» ist das Modul für den Bereich tik/Pharmakogenetik) (Labor klinische Chemie)
Anästhesie. Integriert in andere Module, optimiert «Base Genomics» ist das Modul für den Bereich Das Modul «Beaker» entspricht dem Laborinfor-
«Anesthesia» die rollenübergreifende Dokumen- Humangenetik. Es ermöglicht die Verfolgung mationssystem von Epic. Es unterstützt alle
tation (Station, OP, Eingriff, Aufwachraum) und genetischer Daten. Vermerke in der Patientenakte Abläufe von der Verordnung über die Probenent-
unterstützt gleichzeitig die prä-, intra- und können auf ein mögliches genetisches Risiko für nahme bis hin zur Analyse und Befundübermitt-
postoperative Dokumentation und Auswertung. eine bestimmte Erkrankung oder eine Empfind- lung von Laborwerten.
lichkeit gegenüber einem Medikament hinweisen.
«Cupid» «OpTime» (Operationen) «Radiant» (Radiologie)
(Herz-/Gefässkrankheiten) «OpTime» ist das Modul für Aktivitäten im Das Modul «Radiant» ist das Radiologieinforma-
«Cupid» ist das Modul für die Kardiologie. Es Operationssaal. Es bietet Werkzeuge für alle tionssystem von Epic. Es unterstützt den Prozess
unterstützt die multimodale, klinische Dokumen- wichtigen perioperativen Prozesse, einschliesslich der Befunddokumentation und -kommunikation
tation zusammen mit einem optimierten Terminplanung, Verwaltung von Präferenzkarten von radiologischen Untersuchungen.
Arbeitsablauf für Konsultationen, Nachuntersu- (Rüstlisten), präoperative Beurteilungen,
chungen und Überweisungen. Eingriffsaufzeichnungen und Dokumentationen.
Module für das Patienten-Fall-Handling / Berechtigungen (Revenue & Access)
«Cadence» (Terminplanung) «Grand Central / Prelude» «Health Information Manage-
«Cadence» ist das Modul für die Termin- und (Bettenplanung und Verlegung) ment (HIM)» (Verwaltung von
Ablaufplanung. Es kann kontextspezifische «Grand Central / Prelude» ist das Modul für die Gesundheitsinformationen)
Anweisungen, Konfliktprüfungen und Lösungen Bettenplanung und Verlegung. Es bietet die «HIM» ist das Modul für die Verwaltung von
bei der Koordination von komplexen Terminmög- Möglichkeit, Krankenhausaufenthalte von der Gesundheitsinformationen. Es unterstützt die
lichkeiten bieten. Voraufnahme bis zur Entlassung zu verwalten und Administration der Patientenakten wie beispiels-
verbessert die Bettenauslastung. weise die Freigabe von Informationen oder Akten-
korrekturen.
2021 SPEZIAL 15FÖRDERN
FR
Jetzt den Spitalalltag
neu denken
Die Einführung von Epic bietet die einmalige Chance, unseren Spitalalltag zu optimieren oder gar
neu zu denken. Denn die digitale Vernetzung mit Epic funktioniert nur, wenn auch die Prozesse
im System effizient sind. Deshalb gilt: bereinigen, harmonisieren und optimieren.
Gastbeitrag von Dr. med. Bea Höhener, Leiterin Teilprojekt Harmonisierung im Vorprojekt
Bisher hat jede Klinik an der Insel Gruppe die klinische Do- des dichten Zeitplans nicht alle Prozesse ana-
kumentation zu einem grossen Teil eigenständig organisiert. lysiert und überarbeitet werden. Deshalb
Das hat zur Folge, dass an der Insel Gruppe kaum ein Prozess haben wir gemeinsam mit dem Prozessteam
oder Datenobjekt (Formulare, Fragebogen, Scores) einheitlich der Insel Gruppe bereits im Vorprojekt das
organisiert ist. Dies ist jedoch eine wichtige Voraussetzung Teilprojekt Harmonisierung gestartet. Seit
für eine funktionierende digitale Vernetzung. März sind über 60 Arbeitsgruppen im Einsatz,
die in ihren Fachbe-
Harmonisierte Prozesse reichen, aber auch
fokussiert entwickeln Unklar definierte quer durch die ganze Insel Gruppe
Es wäre sehr aufwendig und in- Prozesse werden in Epic Prozesse und Datenobjekte analy-
effizient, alle bestehenden und nicht plötzlich effizient sieren und wo möglich vereinheit-
unterschiedlich gehandhabten lichen. Dazu haben die Leitungen
funktionieren.
Prozesse in Epic abzubilden. Bei- der Medizinbereiche Anfang 2021
spielsweise gibt es zig Varianten, über 500 sogenannte FLEX-Mitar-
wie man an der Insel Gruppe ein Konsil anmeldet (Telefon, beitende aus allen Fachbereichen, Berufsgruppen und Stand-
Fax, E-Mail, Rohrpost, persönlich etc.) und triagiert. Ja, orten nominiert.
sogar das An- Es gibt Umsetzungsverantwortliche, welche die Arbeitsgrup-
meldeformular pen fachlich leiten und gleichzeitig in einem Gremium die
für ein Konsil überarbeiteten Prozesse und Datenobjekte überprüfen und
gibt es in ver- abnehmen. Dann gibt es die Fachexpertinnen und -experten,
schiedenen Aus- die nahe an der Patientin bzw. am Patienten arbeiten und
führungen. Das dadurch Arbeitsabläufe und Herausforderungen aus erster
Ziel ist es, in Hand kennen. Sie helfen in den Arbeitsgruppen mit, die
Epic einen mög- Inhalte zusammenzutragen und zu vereinheitlichen.
lichst einheitli-
chen Anmelde- und Triageprozess abzubilden (gegebenen- Es konnte schon einiges «ausgemistet» werden
falls mit kleineren, klinikinternen Anpassungen). So kann Die Arbeitsgruppen kommen gut voran. Bisher wurden vor
sich auch das Projektteam beim Ausbau von Epic auf diesen allem aktuelle Arbeitsweisen und Datenobjekte zusammen-
einen Prozess fokussieren und diesen somit besser ausbauen, getragen. Dabei konnte einiges «ausgemistet»
als wenn es zig ähnliche Prozesse abbilden müsste. Aus an- werden. Entweder, weil es schon lange nicht
deren Epic-Einführungen ist bekannt, dass Diversität die mehr gebraucht wurde, oder weil mehrere ähn-
Komplexität im System und damit den Zeitaufwand für die liche Formulare existierten und man sich auf
Dokumentation erhöht. eines einigen konnte. Im nächsten Schritt geht
es darum, wie wir die Prozesse zukünftig in Epic
Über 60 Arbeitsgruppen stehen im Einsatz gestalten wollen und welche Datenobjekte (For-
Unklar definierte Prozesse werden in Epic nicht plötzlich mulare, Fragebogen, Scores) digital in Epic um-
effizient funktionieren. Im Hauptprojekt können aufgrund gesetzt werden sollen.
16 SPEZIAL 20 2 1FÖRDERN
Alte Gewohnheiten loslassen Resultate Umfrage Kaderkonferenz (März 2021):
Die Kliniken haben bislang ihre Abläufe und Datenobjekte Wo sehen Sie die grösste Chance, die sich durch die
selbst organisiert. Deshalb sind diese heute perfekt auf die Einführung von Epic bietet?
45%
einzelnen Fachbereiche ausgerichtet. Harmonisieren heisst
nun leider auch, dass spezifische Eigenentwicklungen teil-
weise aufgegeben werden müssen. Dadurch können einzelne
27%
Arbeitsschritte vielleicht sogar aufwändiger werden. Doch
über die gesamte Insel Gruppe hinweg werden alle von der
Harmonisierung und der digitalen Vernetzung profitieren. 13%
11%
Das hat auch die Umfrage an der Kaderkonferenz im März 5%
2021 gezeigt. Fast die Hälfte der Teilnehmenden sehen im
Effizienzgewinn durch die Harmonisierung die grösste Informationen Patientenzen- Bessere Erhöhung der Effizienzgewinn
Chance, die sich durch die Einführung von Epic bietet. Dazu jederzeit und trierte Vernetzung mit Behandlungs- durch
überall digital Dokumentation Zuweisenden qualität und Harmonisierung
braucht es die Mitarbeit jedes Einzelnen. abrufbar statt fall- oder und Patienten Patienten-
klinikbezogen sicherheit
Das Engagement ist gross – herzlichen Dank!
Wir sind überwältigt von den vielen nominierten Mitarbei-
tenden, die uns bereits im Vorprojekt unterstützen. Es wird Über die gesamte
extrem motiviert mitgearbeitet und die Chance gepackt, nun Insel Gruppe hinweg
die Dinge zu verbessern, die im heutigen Spitalalltag behin- werden alle von der
dern. Wir möchten das Beste aus Epic herausholen, damit
Harmonisierung und
uns Epic im Spitalalltag optimal unterstützen wird. Ein gros-
ses Dankeschön an alle, die in den letzten Monaten mitge- der digitalen Vernetzung
arbeitet haben. Ihre Arbeit ist extrem wichtig – vielen Dank! profitieren.
Dr. med. Bea Höhener
stellvertretende Leiterin Projekt KISS, im Hauptprojekt
zusätzlich Leiterin Teilprojekt Unterstützungsprozesse
und Spezialitäten.
Die fachlichen Leads der Arbeitsgruppen aus dem Medizinbereich
Neuro an einer gemeinsamen Besprechung mit dem organisatorischen
Lead aus dem KISS-Team
2021 SPEZIAL 17TAUSCHEN AUS
Zwei Jahre nach Einführung:
ein Blick nach Luzern
Am 19. September 2019 führte das Luzerner Kantonspital (LUKS) Epic ein – als erstes Spital in der
Schweiz und deutschsprachiges Spital überhaupt. Das LUKS ist mit 6000 Mitarbeitenden und vier
Standorten das grösste Zentrumsspital in der Schweiz.
Im Interview mit Marco Rossi, Chefarzt Infektiologie und Spitalhygiene,
und Michael Döring, Departementsleiter Pflege und Soziales am Luzerner Kantonspital
Was ist das Fazit knapp zwei Jahre nach der Einfüh- Der engere Einbezug der Patientinnen und Patienten ist auch
rung von Epic, das bei Ihnen LUKiS genannt wird? ein grosser Mehrwert. Mit dem neuen Patientenportal kön-
Michael Döring: Es war definitiv der richtige Schritt. Ich nen Patientinnen und Patienten enger in die Behandlung
war selbst Patient bei uns im Spital – miteinbezogen werden. Ein riesiges
ich habe keine Pflegefachperson ge- Potenzial steckt aus meiner Sicht
Mit Epic kann ich
troffen, die wieder zurückwollte. vor allem im Bereich Telemedizin.
Selbstverständlich gibt es immer nun die Infektionsrate Hier drängen bereits andere Anbie-
noch Optimierungen und neue Ideen, einer Population ins ter wie z. B. Krankenkassen auf den
die wir umsetzen möchten. Verhältnis setzen. Markt. Hier müssen wir uns als
Spitäler frühzeitig positionieren.
Marco Rossi: Die Einführung war
anspruchsvoll und schwierig, auch die ganzen Vorbereitungen Als letzten Vorteil möchte ich die Unterstützungsmechanis-
waren sehr aufwendig. Doch insgesamt profitiere ich in mei- men erwähnen, die das System bietet. Wenn ich eine Pfle-
nem Berufsumfeld deutlich von Epic. Abschliessend kann ich gediagnose erfasse, erhalte ich automatisch eine Taskliste.
sagen, dass es eine gute Sache ist. Bei der Medikation erhalte ich Warnmeldungen, wenn es
Kontraindikationen oder Wechselwirkungen gibt. Auch
Welche Vorteile zeigen sich ganz konkret im Spitalall- wenn immer noch wir als Pflegefachpersonen die Entschei-
tag durch LUKiS? dungen treffen, das System denkt und hilft mit.
Michael Döring: Die Schrift der Ärzteschaft ist jetzt lesbar
(lacht). Ernsthaft, der grösste Vorteil ist die Verfügbarkeit Marco Rossi: In meiner Tätigkeit als Konsiliararzt für In-
der Informationen. Jederzeit und überall. Die digitale Ver- fektiologie und Spitalhygiene ist es ein entscheidender Vor-
netzung gibt uns die Sicherheit, dass wir vollständig über teil, dass es nur noch ein Dossier pro Patientin bzw. Patient
unsere Patientinnen und Patienten im Bild sind; auch wenn gibt. Die Informationen sind nicht mehr in eine stationäre,
die Vorabklärungen zu einem anderen Zeitpunkt in einem eine ambulante oder eine fachspezifische Dokumentation
anderen Fachbereich stattgefunden haben. fragmentiert. Alle Behandlungsinformationen werden zen-
tral in Epic gesammelt. Ich kann mir in kurzer Zeit einen
Ein weiterer Vorteil ist die Datenauswertung. Ich kann auf Überblick verschaffen. Ich weiss, was in der Vergangenheit
eine Taste drücken und weiss, wie die Dekubitusrate aktuell, war und was der aktuelle Stand ist. Das geht deutlich schnel-
aber auch zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum ler als vorher.
in der Vergangenheit war. Früher musste das die Pflege-
fachperson auf den verschiedenen Abteilungen von Hand Die Dashboards sind ebenfalls eine grosse Unterstützung.
zusammentragen und auswerten. Zahlen, die ich früher mühsam in mehreren Stunden Arbeit
18 SPEZIAL 20 2 1TAUSCHEN AUS
Dr. med. Marco Rossi, Chefarzt der Infektiologie und Spitalhygiene am Michael Döring, Departementsleiter Pflege und Soziales am Luzerner
Luzerner Kantonsspital Kantonsspital
zusammentragen musste, kann ich heute mit ein paar Klicks strukturierte Datenerfassung. Doch diese «Prozessuntreue»
sehen. Beispielsweise kann ich als Leiter einer ambulanten stört alle nachfolgenden Prozessschritte und erhöht letztlich
Sprechstunde die Entwicklung der Patientenzahlen einfach den Arbeitsaufwand – nicht unbedingt für den Verursacher,
verfolgen. Oder in meinem Fall kann ich den Einsatz zent- aber für alle nachfolgend involvierten Personen. Deshalb ist
ralvenöser Katheter überwachen. Wie viele Blutvergiftungen es so schwierig, diese Workarounds zu unterbinden.
lösen die venösen Katheter aus? Vor Epic konnte ich zwar
die Infektionen messen; die Details in Erfahrung zu bringen, Marco Rossi: Ich habe vorher betont, dass die ganzheitliche
war aber schwierig. Mit Epic kann ich nun die Infektions- Sichtweise auf die Patientinnen und Patienten ein grosser
rate einer Population ins Verhältnis setzen zu einer Beob- Vorteil ist. Gleichzeitig ist der Aufwand, diese Informationen
achtungsperiode und zur Anzahl Kathetertage. Das unter- auf dem aktuellen Stand zu halten, höher als mit den hand-
stützt die Präventionsarbeit enorm. geschriebenen Dossiers. Das hat allgemein mit der Digitali-
sierung zu tun, nicht spezifisch mit der Wahl des Systems.
Persönlich stufe ich das neue Patientenportal und die App Der Mehraufwand ist vor allem im ambulanten Bereich spür-
«MeinLUKS» (entspricht «MyChart») als grosse Erfolgsge- bar. Deshalb weichen Mitarbeitende von vorgegebenen Pro-
schichte ein. Durch die Corona-Pandemie hat «MeinLUKS» zessen in Epic ab: Beispielsweise werden Rezepte oder Ar-
starken Aufwind erhalten. Die COVID-Abstriche wie auch beitsunfähigkeitsbescheinigungen teilweise wieder von
die ganzen Impfanmeldungen können wir über «MeinLUKS» Hand ausgestellt. Auf kurze Sicht ist das zwar ein Zeitgewinn,
abwickeln. Seit Kurzem ist auch das COVID-Zertifikat über unterbricht aber die Nachvollziehbarkeit der Dokumentati-
«MeinLUKS» abrufbar. on – wozu wir grundsätzlich verpflichtet sind. So müssen die
Rezepte dann nachträglich im System erfasst werden. Letzt-
Wo gibt es noch Schwierigkeiten oder Herausforder- endlich kosten uns diese Workarounds mehr Zeit und beein-
ungen? trächtigen die Patientensicherheit.
Michael Döring: Es gibt vor allem dort Schwierigkeiten,
wo wir individuelle Lösungen im System Epic umgesetzt
haben – sogenannte Workarounds. Es hat sich klar gezeigt,
dass Individualität die Komplexität des Systems erhöht,
während Standardisierung und Harmonisierung vieles ver-
einfachen. Epic sollte also nicht «verbogen» werden, um die WEITERLESEN
eigenen Prozesse abzubilden. In diesem Fall muss der Pro- Das vollständige Interview und ihre Tipps an
zess Epic angepasst werden. Bei den Workarounds nimmt die Insel Gruppe finden Sie im Web.
die Qualität der Dokumentation ab. Klar ist eine Handnotiz
oder ein Freitext in gewissen Bereichen schneller als die
2021 SPEZIAL 19TAUSCHEN AUS
FR
Kliniken gestalten
die Veränderung
Die Einführung von Epic wird unseren Spitalalltag stark verändern. Doch darauf können wir uns
heute schon vorbereiten. Wie wir das Beste aus Epic herausholen, erklärt Marcel Affolter,
Leiter Projekt KISS.
Was ist aus Deiner Sicht die grösste Veränderung, Wie schaffen wir die Verände-
die auf uns zukommt? rung?
Marcel Affolter: Mit der Einführung von Epic wird es eine Marcel Affolter: Indem wir uns ge-
grosse Veränderung geben, die sich aus vielen kleinen zu- meinsam bewusst werden, dass Ver-
sammensetzt: Mit Epic kommen neue Abläufe, Strukturen änderung ständig passiert. Es gibt das
und auch Rollen. Es ist aber nicht so, dass diese bei der Zitat: Veränderung ist die einzige
Einführung plötzlich da sind. Die Medizinbereiche und Kli- Konstante. Auch wenn Epic nicht alle
niken müssen bereits jetzt Teil dieser Veränderung werden Erwartungen und Wünsche erfüllen Marcel Affolter,
und diese mitgestalten. Beispielsweise indem sie ihre Pro- wird, haben wir einen entscheiden- Leiter Projekt KISS
zesse optimieren und vereinheitlichen. In der Projektphase den Vorteil: Wir können das System
können sie entscheidend Einfluss nehmen auf den Ausbau selbst gemäss unseren Anforderungen anpassen, auch noch
von Epic. Denn sie wissen am besten, welche Anforderungen nach dem Go-live. Damit wir das Beste aus Epic herausholen
sie an Epic stellen. Schlussendlich wird Epic ihr tägliches Ar- können, müssen in den Kliniken auch die besten Mitarbei-
beitsinstrument sein. tenden ins Projekt involviert werden. Mitarbeitende, die
ihren Bereich und damit ihre Bedürfnisse sehr gut kennen
Diese Veränderungen aktiv zu gestalten, ist eine grosse Zu- und motiviert sind, die digitale Zukunft der Insel Gruppe
satzaufgabe, die nun zum anforderungsreichen Tagesgeschäft mitzugestalten.
hinzukommt. Doch das Engagement der Kliniken ist erfolgs-
entscheidend für die Effizienz in unserer digitalen Zukunft. Mit dem Start des Teilprojekts Harmonisierung und der No-
Auch die Zusammenarbeit zwischen Projekt und Kernge- mination der über 500 Umsetzungsverantwortlichen und
schäft bringt die eine oder andere Veränderung mit sich. Epic Fachexpertinnen und -experten im Vorprojekt haben wir
wird Zeit beanspruchen, manchmal auch kurzfristiger als bereits einen wichtigen Meilenstein erreicht. Ich bin froh,
man es von der herkömmlichen Planung gewohnt ist. Das dass viele Kliniken schon aktiv dabei sind. Es ist erfreulich,
ist vor allem bei der Planung von Terminen eine Herausfor- wie diese kollektive Intelligenz bereits jetzt die berufs- und
derung und so gut wie möglich zu berücksichtigen. Diese fachübergreifende Standardisierung vorangetrieben hat.
Friktionen lassen sich beseitigen, bedingen aber beidseitige Wir schaffen so eine wichtige Grundlage für die Einfühung
Flexibilität und Dialogbereitschaft. von Epic.
WIE BEREITET SICH DER MEDIZINBEREICH HERZ/GEFÄSS AUF EPIC VOR?
NACHGEFRAGT BEI
Im Austausch mit dem Luzerner Kantonsspital haben wir festgestellt, dass für eine
NICOLE AERNI, erfolgreiche Einführung von Epic eine intensive Vorbereitung nötig ist. Dazu ge-
EPIC-VERANTWORTLICHE
EPIC hören die vorgängige Optimierung der eigenen Prozesse und effizient gestaltete
MEDIZINBEREICH HERZ/GEFÄSSE Konfigurationen im System – abgestimmt auf die eigenen, spezifischen Anforde-
rungen. Deshalb ist es mein persönliches Anliegen, die richtigen Personen in das
Projekt zu involvieren und ihnen auch genügend Zeit zur Verfügung zu stellen.
20 SPEZIAL 20 2 1TAUSCHEN AUS
W E C H S E LWIR K UNG
«DIE EINE ODER
ANDERE STIRNFALTE IST SCHON GEWUSST?
DAZUGEKOMMEN.»
DIE INSEL ALS ERSTES JÄHRLICH TREFFEN SICH
DEUTSCHSPRACHIGES VERTRETERINNEN UND
UNIVERSITÄTSSPITAL VERTRETER ALLER KLINIKEN
Weltweit arbeiten über 2000 Kliniken mit Jeden Sommer findet auf dem Campus
Epic – vorwiegend in Amerika, aber auch von Epic das sogenannte «User Group
in Australien oder Singapur. In Europa Meeting», kurz UGM, statt. Hier treffen
arbeiten über 100 Kliniken mit Epic, vor sich Vertretungen aus allen Kliniken welt-
allem in den nördlichen Ländern wie Eng- weit zum Austausch. Über mehrere Tage
land, Dänemark, Finnland oder Belgien. finden Vorträge und Seminare zu ver-
Als erstes Spital in der Schweiz und als schiedenen Themen statt. Auch am UGM
Marcel Affolter (Leiter Projekt erstes deutschsprachiges überhaupt hat stellt Epic die neusten Entwicklungen des
KISS, Insel Gruppe) stellt Xaver das Luzerner Kantonsspital Epic einge- Systems vor.
Vonlanthen (ehem. Projektleiter führt. Damit ist die Insel Gruppe das ers-
Einführung Epic am Luzerner te deutschsprachige Universitätsspital, EPIC IST EINE KOMPLETTE
Kantonsspital) folgende brisante das mit Epic zusammenarbeitet. EIGENENTWICKLUNG
Fragen: Im Unterschied zu vielen anderen Sys-
EPIC STARTETE VOR ÜBER temherstellern und Konkurrenten hat das
1. Was sind die Herausforderungen 40 JAHREN IN EINEM KELLER Unternehmen Epic sein System selbst
bei einer Epic-Einführung? Das Unternehmen Epic wurde 1979 von entwickelt und baut es immer weiter aus.
der Informatikerin Judy Faulkner in einem Epic hat bisher weder eine Übernahme
2. Du hast das eine oder andere Keller gegründet. Sie investierte 70 000 getätigt noch Risikokapital aufgenom-
graue Haar – kommt das von der US-Dollar in die Firma. Ihre erste Beleg- men und ist bis heute nicht börsenkotiert.
Einführung? schaft bestand aus zwei Teilzeitangestell-
ten. Heute beschäftigt Epic über 10 000 DAFÜR STEHT DAS ZWEITE «S»
3. Was sind die positiven oder Mitarbeitende. Diese entwickeln das Sys- BEI DER ABKÜRZUNG «KISS»
schönen Erinnerungen an das tem weiter und betreuen die weltweit Weil die neue Lösung (Epic) in der Lage
Projekt? über 2000 Kliniken. ist, die ganze Insel Gruppe digital zu ver-
netzen und die anfallenden Datenmengen
4. Hand aufs Herz: Welche Schwie- und Informationen auszuwerten, kommt
rigkeiten hattest du im Projekt? nebst der herkömmlichen Abkürzung KIS
für «Klinikinformationssystem» noch ein
5. Konntest du noch schlafen? zweites «S» für «Klinikinformations- und
Steuerungssystem» hinzu.
6. Würdest du die Rolle als Projekt-
leiter nochmals übernehmen?
7. Wir stehen noch ganz am Anfang.
Was gibst du uns mit? MACHEN SIE MIT BEIM QUIZ UND
! GEWINNEN SIE EINES VON
QUIZ DREI iPADS!
Testen Sie hier Ihr Wissen über das Projekt zur
Einführung unseres neuen Klinikinformations-
und Steuerungssystems (KISS) von Epic! Nach
Die Antworten von einer gründlichen Lektüre des WIR. Spezial sollte
Xaver Vonlanthen finden dieses Quiz keine Hürde für Sie darstellen, oder?
Sie im Video auf Teilnahmeschluss: 30. September 2021
wir.inselgruppe.ch
2021 SPEZIAL 21Sie können auch lesen
