SOFTWARE ASSET MANAGEMENT - Richtig und optimal lizensiert - PROFI AG
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SOFTWARE ASSET MANAGEMENT
Richtig und optimal lizensiert
PROFI Engineering Systems AG
Martin Lange
Sr. Lizenz Berater
LIZENZMANAGEMENT AGENDA 01 Generelles zum Thema Lizenzmanagement 02 Warum ist die richtige Lizenzierung so schwer? 03 Veränderungen im IT Markt 04 Bestandteile des Lizenzmanagements 05 Lizenzmanagement ein „Stiefkind“ in der IT 06 Wann ist Lizenzmanagement sinnvoll ? 07 Angebot der PROFI 2 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
LIZENZMANAGEMENT GENERELLES ZUM THEMA LIZENZMANAGEMENT Ziele und Aufgaben Einhaltung der herstellerspezifischen Lizenzbedingungen Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Haftungsrisiken reduzieren (persönliche Haftung der GF / des IT Mngt) Effizienten Einsatz verfügbarer Lizenzen sicherstellen Ungenutze / nicht genutzte Software vermeiden (Shelfware) Optimierung der Lizenzmodelle Wartungsverträge optimal gestalten (Laufzeiten, Vertragsformen) Abteilungs-/ nutzungsgerechte Weiterbelastung von Softwarekosten Illegalen Softwareeinsatz vermeiden 3 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
LIZENZMANAGEMENT
WARUM LIZENZ MANAGEMENT
• Überblick über Anzahl der Lizenzen
• Hardware Abhängigkeiten
• Richtlinien der Hersteller
und laufende Lizenzänderungen
• Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Die Folgen:
• Hohe und ungeplante Ausgaben
(nach Compliance/Audits)
Quelle: http://www.computerwoche.de/management/it-strategie/2493489/
4 25.10.2016 Lizenzmanagement
PROFI Software Check
und Software CheckLIZENZMANAGEMENT VERÄNDERUNGEN IM IT MARKT Auswirkungen auf Hersteller Auswirkung auf Ihr Unternehmen Hardware wird immer performanter Mehr Leistung / mehr Wertigkeit (PVU) Software benötigt immer mehr Aufrüstung oder Neuanschaffung von Ressourcen Hardware Virtualisierung stellt neue Lückenhafte Lizenzmodelle, die zu Anforderungen an Softwarelizenzierung hohen Kosten führen Entwicklungszyklen der Software Erfordert ein gutes Management werden immer kürzer zwischen Maintenance und After Lic. Hersteller müssen ihre Lizenzmodelle Birgt gutes Einsparungspotential, das den neuen Geschäftschancen viel zu wenig genutzt wird entsprechend anpassen 5 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
LIZENZMANAGEMENT
BESTANDTEILE DES LIZENZMANAGEMENTS
Was ist eine Lizenzbilanz?
Kaufmännische Lizenzinventarisierung Softwareinventarisierung
Lizenzrelevante kaufmännische Daten Relevante Nutzungsdaten sammeln, z.B.
sammeln, z.B. anhand von: anhand von:
Reseller-Reports, Matrix42-Daten (für Client-Installationen)
Rechnungen CMDB-Daten (für Server Software)
Verträge Lizenzmetrik Tools (ILMT)
Lizenzdokumente Manuelles Erfassen der Daten (PVUs,
… User, RVUs, usw.)
Effektiven Lizenzbestand ableiten Effektive Nutzung ableiten
(= nachweisbare, vorhandene (= lizenzpflichtig eingesetzte Software-
Nutzungsrechte) Mengen)
Lizenzbilanzierung
Kaufmännisches Lizenzinventar und SW-Inventar
gegenüberstellen
Lizenzbilanz analysieren und bedarfsweise Maßnahmen zur
Behebung von Fehllizenzierungen ableiten.
6 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckLIZENZMANAGEMENT
BESTANDTEILE DES LIZENZMANAGEMENTS
Was ist Lizenzmanagement?
Regelmäßige Software- bzw. Lizenzinventur
Lizenzvertragsverwaltung
Nutzungsrichtlinien für Software
Aktualisierungsplanung
Bedarfsplanung neuer Software
Beschaffungsplanung
7 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckLIZENZMANAGEMENT LIZENZMANAGEMENT EIN „STIEFKIND“ IN DER IT Lizenzmanagement, unabdingbar für Unternehmen Entscheider beschäftigen sich intensiv mit: Software Auswahlprozessen / -vergleichen Kosten- / Nutzenanalysen Ein aktives Software Lizenzmanagement betreiben die meisten jedoch nicht. Sie sollten das EINE tun ohne das ANDERE zu lassen! Entsprechende Befragungen der IT Abteilungen (experton Group 2010) ergaben: 50% der Unternehmen größer 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein 70% der Unternehmen kleiner 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein Bei schätzungsweise > 75% der Unternehmen liegt eine Fehllizenzierung vor. 8 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
LIZENZMANAGEMENT LIZENZMANAGEMENT EIN „STIEFKIND“ IN DER IT Daraus resultiert: Unternehmen bezahlen zu viel für nicht benötigte Software für zu viel bezogene Software (Umverteilung) Softwarewartung Supportkosten, ohne dass es im operativen Geschäft auffällt. 15 – 25% der Softwarebeschaffungen sind falsch oder nicht bedarfsgerecht erworben. Bezogen auf jeden einzelnen Arbeitsplatz werden ca. 300 bis 1.000 Euro pro Jahr verschwendet (lt. Deloitte). 9 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
LIZENZMANAGEMENT
RICHTIG LIZENZIEREN ABER WIE?
Software Beschaffung
Budgetierung
Bedarfs- Auswahl
Planung Bestellung
Asset
Lizenzpool Software Management
Lifecycle
Software Verwendung
Installation
Inventarisierung
Wartung
Stilllegung
Veränderungen
Ersetzen
De-installation
10 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckLIZENZMANAGEMENT
SOFTWARE ASSET MANAGEMENT WERKZEUGE
Discovery Interpretation
Keine Software
Centennial ermöglicht eine
Discovery Interpretation
Fokus Desktop
BDNA
iQuate
IBM
Snow Software
Managesoft
Microsoft Miss Marple
SMS (Adlon)
Altiris/Symantec
Acresso
Inventarisierung Monitoring Quelle: Deloitte
Fokus Server
11 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckLIZENZMANAGEMENT
ERGREIFEN SIE DIE INITIATIVE
Warten kann teuer werden!
Sprechen sie Ihren Lizenznehmer aktiv auf das Thema an.
Arbeiten Sie daran, optimal Lizenziert zu sein – lassen Sie es sich vom
Hersteller bestätigen – oft werden anderen Zertifikate nicht anerkannt.
Hilfe, ich werde geprüft – auf was muß ich achten?
Erwarten Sie eine Lizenzprüfung? Sprechen Sie mit Spezialisten. Sie
sparen viel Zeit und Geld, weil Sie vorbereitet in den Check gehen.
Am Ende der Prüfung erfolgt mit Ihnen ein Abschlussgespräch – erwirken
Sie in dem Gespräch einen Konsens – er beeinflusst das Ergebnis.
Haben Sie Geduld, der Prüfer macht „nur“ seinen Job.
12 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckPROFI LIZENZBERATUNG
ABDECKUNG VERSCHIEDENER HERSTELLER
PROFI AG
IBM
Software Asset Management
Software Asset Management
VMware
Prozess
Tools
SAP
Microsoft
OracleT Y P I S C H E U N T E R N E H M E N S S I T U AT I O N
Penalty
Kosten
Unter-
lizenziert Mehr-
ausgaben
Über- Über-
lizenziert lizenziert
Zu Notwendige
Gekauft Genutzt lizenzieren Ausgaben
Haben Sie Ihre Softwareausgaben im Griff?
25.10.2016 Lizenz und Software Asset ManagementLIZENZMANAGEMENT
KOSTEN EINES LIZENZ AUDITS DURCH HERSTELLER
Referenzbeispiel*
Produkt Ergebnis aus Hersteller-Audit Nachberechnung zu
Listenpreisen
IBM Tivoli Storage Manager for DB 1.800 Processor Value Units 22.500,00 €
+ Renewal 2.+3. Jahr rückwirkend als 8.956,80 €
Strafe
IBM Websphere MQ Series 960 Processor Value Units 63.984,00 €
+ Renewal 2.+3. Jahr rückwirkend als 25.593,60 €
Strafe
Aufwandskosten 20 Tage 20.000,00 €
SUMME 141.034,40 €
Produkt Ergebnis aus PROFI Software Check Nachberechnung zu
Projektpreisen
Produkte siehe oben Unterlizenzierung siehe oben
SUMME 51.868,00 €
Ersparnis: 89.166,4,00 €
*Die Nachberechnung durch den Hersteller fand nicht statt, da die PROFI AG rechtzeitig eingebunden und die Differenz vorher bereinigt wurde.
15 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckLIZENZMANAGEMENT
OPTIMIERUNG versus BLINDER ERNEUERUNG
Referenzbeispiel
Produkt Lizenzierungs- Ergebnis aus Laufende Wartungskosten
Modell Hersteller-Audit
IBM Communications CEO Modell ausreichend
Bundle lizenziert / compliant
Summe laufende 144.376,00 €
Wartungskosten (für 3 Jahre)
„Ausreichend“ (compliant) ist nicht gleich „optimal“!
Produkt Lizenzierungs- Ergebnis aus Umstellung Laufende
Modell PROFI Software Lizenzierungs- Wartungskosten
Check Modell
IBM Lotus Notes User / PVU downgrade Client/Server
IBM Lotus Enterprise Server LIzenzierung
Summe laufende 107.830,00 €
Wartungskosten (für 3 Jahre)
Ersparnis: 36.546,00 €
16 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software CheckIBM Software Verträge – Management Summary
Wichtige Hinweise für mögliche
Weitere Hersteller auf Anfrage! Relevant bei Preisverhandlungen
Falsch- bzw. UnterlizenzierngLIZENZMANAGEMENT
WANN IST LIZENZMANAGEMENT SINNVOLL?
Wenn folgende Aussagen für Sie zutreffend sind, macht ein SW Check Sinn:
a „Wir setzen IBM Software ein“
a „Die Wartung unserer Software läuft demnächst aus“
a „Wir wissen, dass ein Lizenz Audit durch den Software Hersteller ansteht“
a „Wir betreiben unsere Software auf einer virtualisierten Infrastruktur (x86, Unix,
Mainframe)“
a „Die Wartungsverträge für unsere Software Lizenzen enden zu unterschiedlichen
Zeitpunkten“
a „Wir wissen nicht, ob wir ausreichend und/oder optimal lizenziert sind“
a „Wir möchten die Software Kosten intern einfacher verrechnen können“
a „Wir haben verschiedene Standorte und möchten unsere Lizenzen konsolidieren“
a „Wir möchten ein anderes Unternehmen kaufen“
a „Wir werden durch ein anderes Unternehmen gekauft“
a „Wir suchen Einsparungspotential ohne technische Einschränkungen“
18 25.10.2016 PROFI Software CheckLIZENZMANAGEMENT
DIE HÄUFIGSTEN GRÜNDE FÜR UNTERLIZENZIERUNG
- Neue Hardware Infrastruktur (Server, Storage (Tape), Virtualisierung)
- z.B. neue Hardware für Virtualsierung: VMware, POWER VIOS, z/VM, etc.
- Neue Hardware, gleiche Anzahl Sockets, gleiche Anzahl Kerne und dennoch unterlizenziert
- PVU Zählung ist zu komplex
- Insbesondere in virtualisierten, stark dynamischen Umgebungen
- Außenstellen, mit dezentralem Einkauf
- Durch die Existenz mehrerer Verträge bei den Herstellern, verliert der Kunde den Überblick
- Einbindung von externen Mitarbeitern und Partnern
- Falsche Lizenzierung externer User gleicht einer Unterlizenzierung
- Keine dedizierte Person für Lizenz Management
- IT-Mannschaft pflegt die Bestände manuell neben dem daily Business
- IT-Administratoren sind verantwortlich für Applikation, jedoch nicht für Lizenzierung
- Unternehmenswachstum
- Einstellung neuer Mitarbeiter, Kauf von Unternehmen, Beteiligung an Unternehmen.
- Falsche Beratung
- IT-Partner mit hohem technischen Skill, jedoch fehlendem know-how im Lizenz Management
- etc….
19 25.10.2016 PROFI Software CheckLIZENZMANAGEMENT DAS ANGEBOT DER PROFI AG Wir helfen Ihnen den richtigen Weg zu finden 1. Start up Workshop Gemeinsam werden Ziele definiert. Z. B.: Welche Hersteller sollen beleuchtet werden? Ist der Einsatz eines SAM Tools bei Ihnen sinnvoll? Wie ist die aktuelle IST Situation im SAM Management vs. „Wunsch“, etc. 2. Priorisierung und Durchführung der gewünschten SAM Beratung / Implementierung Sprechen Sie uns an! ! ! 20 25.10.2016 Lizenzmanagement und Software Check
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT MARTIN LANGE SR. LIZENZ BERATER TEL: 06151-8290-7540 EMAIL: M.LANGE@PROFI-AG.DE
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