STÄRKER, BESSER, GEMEINSAM SO HANDELN WIR - UNSER VERHALTENSKODEX - Imperial Brands
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UNSER VERHALTENSKODEX
STÄRKER, BESSER, GEMEINSAM
SO HANDELN WIR
Imperial Brands Verhaltenskodex | (01.07.20)
INHALT
WERTE
EINLEITUNG
DIE BEDEUTUNG UND FUNKTION DES KODEX
WIE WIR DEN KODEX EINHALTEN
UNSERE MITARBEITER
UNSER UNTERNEHMEN
UNSERE KUNDEN UND LIEFERANTEN
UNSERE GEMEINSCHAFTEN
WEITERE INFORMATIONEN FRAGEN & ANTWORTEN SICH ZU WORT MELDEN
i Über diese Schaltfläche erhalten
? Weitere hilfreiche Fragen und
… Klicken Sie auf dieses Symbol für
Sie weitere Informationen zu Antworten finden Sie hier. nähere Hinweise, wie Sie sich zu
dem Thema. Wort melden können.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 02
UNSERE WERTE
Everything is possible, See it, seize it, make it happen My contribution counts, think free,
together we win speak free, act with integrity
New thinking, new actions, Listen, share, Thrive on challenge,
exceed what’s possible make connections make it fun
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 03
LIEBE
KOLLEGINNEN
UND KOLLEGEN,
VERANTWORTUNGSBEWUSSTES HANDELN
IST DER SCHLÜSSEL FÜR DEN ERHALT
UNSERES WELTWEITEN RUFS ALS
VERTRAUENSWÜRDIGER PARTNER UND
ARBEITGEBER. IN BEZUG AUF UNSERE
WERTE HEISST ES BEI UNS: „WIR SIND STOLZ
AUF DAS, WAS WIR TUN UND WIE WIR ES
TUN. VERANTWORTUNGSBEWUSSTES
UND INTEGRES HANDELN HAT UNS
DABEI GEHOLFEN, EIN ERFOLGREICHES
UNTERNEHMEN AUFZUBAUEN UND
DAUERHAFT ZU SICHERN.“
Aufgrund der komplexen Herausforderungen, denen wir in unseren Märkten Unser überarbeiteter Verhaltenskodex (Kodex) ist von großer Bedeutung
und auf globaler Ebene gegenüberstehen, sind wir ständig auf dem Prüfstand. für unsere langfristige Nachhaltigkeit und setzt die Standards für
Wir arbeiten zwar in einem umstrittenen Markt, unsere Arbeitsweise sollte verantwortungsbewusstes Verhalten, die wir alle in jeder Funktion
aber nicht angreifbar sein. bei Imperial Brands befolgen sollten. Zur Unterstützung unserer
Unternehmensstrategie, ist es wichtig, dass Sie die im Kodex festgelegten
Gemeinsame und individuelle Maßnahmen können bedeutende Standards einhalten. Bitte lesen Sie sich den Kodex daher sorgfältig durch und
Auswirkungen auf unseren Ruf bei unseren Verbrauchern, Kunden, vergewissern Sie sich, dass Sie verstehen, was von Ihnen erwartet wird.
Aktionären, Gemeinschaften und bei staatlichen Stellen haben. In einer
immer stärker vernetzten Welt ist es jetzt so wichtig wie noch nie, dass all Stefan Bomhard
unsere Aktivitäten mit höchster Integrität ausgeführt werden. Chief Executive Officer
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 04
LIEBE
KOLLEGINNEN
UND KOLLEGEN,
Jeder von uns trägt die Verantwortung, sich unabhängig von seiner hören, oder wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder einen Experten in
jeweiligen Rolle integer zu verhalten. Bitte nutzen Sie den Kodex, um richtige entsprechender Funktion. Diese werden Ihnen dabei helfen, den richtigen Weg
Entscheidungen zu treffen. zu wählen.
Sie müssen den Kodex jederzeit befolgen, genauso wie unsere Richtlinien und Und wenn Sie Bedenken haben oder etwas beobachten, was gegen das Gesetz
Standards sowie die Gesetze und Vorschriften, die Ihre Rolle betreffen. oder den Kodex verstößt, melden Sie es. Im Kodex wird erklärt, wie Sie dabei
vorgehen.
Aber der Kodex und selbst unsere Richtlinien und Standards können nicht
jede Situation abdecken. Folgen Sie Ihrem Urteilsvermögen und lassen Sie John Downing
sich von unseren Werten leiten. Sollten Sie sich einmal nicht sicher sein, Company Secretary
bitten Sie um Hilfe. Sprechen Sie mit Kollegen, um deren Standpunkt zu
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 05
DIE BEDEUTUNG UND FUNKTION DES KODEX
BEFOLGUNG DES KODEX VERANTWORTUNG DER
Wir erwarten von all unseren Mitarbeitern, dass sie den FÜHRUNGSKRÄFTE
Kodex befolgen. Wir erwarten, dass die Personen, mit Wenn Sie eine Führungskraft sind:
denen wir zusammenarbeiten, den Kodex kennen und • Verbreiten und erklären Sie den Kodex
ihn befolgen, wenn sie in unserem Namen handeln. • Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiter den Kodex
verstehen
Die Abschnitte im Kodex lauten: Unsere Mitarbeiter, • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und befolgen Sie
STÄRKERE Unser Unternehmen, Unsere Kunden und Lieferanten den Kodex
UND BESSERE und Unsere Gemeinschaften. • Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Fragen zu stellen,
ZUSAMMENARBEIT Bedenken zu äußern und sich Gehör zu verschaffen.
Wir haben unser Geschäft Wenn sie es tun, sollten Sie aufmerksam zuhören und
auf stärkerer und besserer
UNSERE VERANTWORTUNG angemessen handeln.
Jeder von uns spielt eine Rolle dabei, ein Arbeitsumfeld
Zusammenarbeit aufgebaut.
zu schaffen, das Integrität, Teamarbeit und Vertrauen
fördert. Jeder von uns ist dafür verantwortlich:
Unsere Werte bilden die Wir können einen sicheren, moralisch
• Gesetze und den Kodex einzuhalten und
Grundlage für diesen Kodex. einwandfreien und vertrauenswürdigen
verantwortungsbewusst, integer und nach bestem
Unsere Werte und der
Gewissen zu handeln
WE CAN Arbeitsplatz schaffen, indem wir unsere
Mitarbeiter unterstützen, wenn sie
Kodex helfen gemeinsam
• Jede andere Person fair und respektvoll zu Fragen stellen oder Bedenken äußern.
dabei, dass wir die richtigen
behandeln, offene Kommunikation zu fördern und zu
Entscheidungen treffen.
berücksichtigen, wie sich unsere Entscheidungen auf
Durch den Kodex können wir
andere auswirken
Situationen, die ethische oder
• Vertrauen aufzubauen, indem er Fragen stellt,
rechtliche Fragen aufwerfen,
Bedenken äußert und sich Gehör verschafft.
besser handhaben.
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 06
MORALISCH EINWANDFREIE ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN
Es ist wichtig, dass wir Entscheidungen treffen, auf die wir stolz sein können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie in einer bestimmten Situation vorgehen
sollten, fragen Sie sich:
Nicht sicher, bitten Sie um Hilfe: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, Rechtsbeistand oder mit Group Legal
NICHT SICHER NICHT SICHER NICHT SICHER NICHT SICHER NICHT SICHER NICHT SICHER NICHT SICHER
Würde ich mich
Wäre es für mich
wohl dabei fühlen,
oder Imperial Brands
Ist es mit dem meinen Kollegen,
Ist es moralisch Setze ich ein gutes Verstehe ich die in Ordnung, wenn
Ist es legal? JA JA Kodex und unseren JA JA JA meiner Familie und JA
einwandfrei? Beispiel? Auswirkungen? mein Verhalten in den
Werten vereinbar? Freunden von meinem
Medien offengelegt
Verhalten
würde?
zu erzählen?
NEIN NEIN NEIN NEIN NEIN NEIN NEIN
Nein, fahren Sie nicht fort: dies könnte schwerwiegende Folgen haben. Holen Sie sich Rat und Anweisungen
WARUM ES WICHTIG IST, HILFE Wenn Sie vermuten, dass gegen ein Gesetz oder Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, mit
ZU SUCHEN UND SICH GEHÖR ZU den Kodex verstoßen wurde, sollten Sie Ihre jemandem im Unternehmen zu sprechen,
Bedenken äußern. Wenden Sie sich an: können Sie Ihre Bedenken unabhängig über
VERSCHAFFEN • Vorgesetzte unseren Speaking-Up-Service äußern.
Wenn wir unsere Meinungen und Bedenken
• Personalabteilung
äußern, können wir zu Innovationen,
• Governance-Team
Verbesserungen und mehr Effizienz beitragen. KEINE TOLERANZ FÜR
• Rechtsbeistand oder Group Legal
Wenn wir andere über unsichere Bedingungen VERGELTUNGSMASSNAHMEN
• Company Secretary.
und unangemessenes Verhalten informieren, Wir tolerieren keine Vergeltungsmaßnahmen gegen
verringern wir Risiken und lösen Probleme, was zu Personen, die einen tatsächlichen oder vermuteten
einem besseren, sichereren Arbeitsplatz führt. Verstoß gegen den Kodex melden oder bei einer
Untersuchung helfen. Vergeltungsmaßnahmen können
zu Disziplinarmaßnahmen bis zur Entlassung führen.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 07
WIE WIR DEN KODEX EINHALTEN
GOVERNANCE UNTERSUCHUNGEN
Wir bedienen uns eines integrierten Ansatzes Wir verfügen über Prozesse, die sicherstellen,
der Unternehmensführung, der dem Modell der dass Bedenken im ganzen Unternehmen
„Drei Verteidigungslinien“ entspricht. Wir stellen übereinstimmend gehandhabt werden. Alle
Orientierungshilfen, Schulungen und Hilfsmittel Untersuchungen werden in Übereinstimmung mit
bereit, damit wir alle den Kodex, unsere Richtlinien unseren rechtlichen Verpflichtungen und, soweit
und Standards sowie die uns betreffenden Gesetze Ich habe die möglich, vertraulich durchgeführt.
und Vorschriften befolgen können. Verpflichtung, mich
I OWN in allem, was ich tue, DISZIPLINARMASSNAHMEN
Unser Company Secretary trägt die Verantwortung integer zu verhalten. Personen, die gegen den Kodex verstoßen haben,
für die Aufsicht der Governance-Strukturen,
müssen mit Disziplinarmaßnahmen bis einschließlich
-Kontrollen und –Aktivitäten der Gruppe.
Entlassung rechnen. Gesetzesverstöße können darüber
Kompetenzzentren „zweiter Linie“ bieten
hinaus mit einer von einem Gericht oder anderen
konzernweit ein klares Verständnis, um ein gutes
staatlichen Stelle auferlegten Strafe geahndet werden.
unternehmerisches und Einzelverhalten zu fördern.
Verhaltenskodex: Legt die Standards der Geschäftspraxis fest, innerhalb welcher wir unsere Aufgaben wahrnehmen
• Managementkontrolle
• Kompetenzzentren
1. • Betriebliche Richtlinien, 2. 3.
• Finanzaufsicht • Interner Audit
VERTEIDIGUNGSLINIE Verfahren, Schulungen VERTEIDIGUNGSLINIE VERTEIDIGUNGSLINIE
• Gruppenausschüsse
und Standards
Risikomanagement, Umsetzung von Prozessen und Kontrollen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherungsmaßnahmen
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 08
STÄRKER, BESSER, GEMEINSAM
MIT UNSEREN MITARBEITERN
10 | V ielfalt und Inklusion 13 | V
erantwortungsbewusste
WIR HABEN EINEN STARKEN EINFLUSS AUF DIE wertschätzen und Nutzung von Social Media
PERSONEN, MIT DENEN WIR ARBEITEN. WIR SIND STETS Belästigung vermeiden
11 | E
inen sicheren und
DARUM BEMÜHT, EIN ARBEITSUMFELD ZU SCHAFFEN, gesunden Arbeitsplatz
DAS INTEGRITÄT, TEAMARBEIT, VIELFALT UND fördern
12 | D ie Menschenrechte
VERTRAUEN FÖRDERT. achten
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 09
VIELFALT UND INKLUSION WERTSCHÄTZEN UND
BELÄSTIGUNG VERMEIDEN
WIR BEHANDELN JEDEN EINZELNEN FAIR UND MIT RESPEKT. WIR SEHEN IN JEDEM
EINZELNEN, WER ER IST UND WAS ER ERREICHEN KANN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Eine stärkere und bessere Zusammenarbeit bedeutet, Wir mögen ein Arbeitsumfeld
dass wir die Ansichten und Meinungen der Anderen der Chancengleichheit, in dem
MENSCHEN SIND respektieren. Es geht hierbei nicht nur um Compliance, WE ENJOY jede Person dafür geschätzt
MENSCHEN sondern darum, das Richtige zu tun. Indem wir vielseitige wird, wer sie ist und was sie
Wir respektieren jede Person Teams zusammenbringen, fördern wir Innovation und beiträgt.
dafür, wer sie ist und was sie Leistung durch herausfordernde Sichtweisen.
beitragen kann, unabhängig
von Alter, Rasse, Herkunft, WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
Geschlecht, sexueller • Wir schaffen ein Arbeitsumfeld der Chancengleichheit, • Diskriminieren
Orientierung, Behinderung, damit unsere Mitarbeiter fair, sicher und in • Billigen oder dazu beitragen, dass eine Person oder
politischen Ansichten, Übereinstimmung mit geltendem Arbeitsrecht eine Gruppe ausgeschlossen wird
Religion, Familienstand, beschäftigt werden • Belästigen, misshandeln oder anstößig,
körperlicher oder geistiger • In den Ländern, in denen es sie gibt, arbeiten einschüchternd, bösartig oder beleidigend zu wirken
Gesundheit und jedem wir mit Betriebsräten, Gewerkschaften und • Schweigen, wenn andere schlecht behandelt werden.
anderen rechtlich geschützten Mitarbeitervereinigungen zusammen
Status. • Wir zeigen Respekt für Andere wegen ihrer Leistungen,
unabhängig von ihrer Kultur, ihrem Glauben oder ihrer
Lebensweise.
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 10EINEN SICHEREN UND GESUNDEN ARBEITSPLATZ
FÖRDERN
WIR MÖCHTEN FÜR ALL UNSERE MITARBEITER, GESCHÄFTSPARTNER, BESUCHER
UND NACHBARGEMEINDEN EIN GESUNDES, SICHERES UND PRODUKTIVES
ARBEITSUMFELD ERREICHEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Es ist wichtig, dass wir auf uns selbst und andere an
DIE ERWARTUNGEN unserem Geschäft beteiligte Personen achten. Das Ich bin engagiert, mich
integer zu verhalten und
ÜBERTREFFEN ist das einzig Richtige und es schafft ein positives I AM einen sicheren und gesunden
Unsere Standards für Umwelt, Arbeitsumfeld.
Arbeitsplatz zu wahren.
Gesundheit und Sicherheit
gehen häufig über die
gesetzlich vorgeschriebenen
Anforderungen hinaus, da WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
wir bestmöglich für unsere • Wir übernehmen Verantwortung für unsere • Unter dem Einfluss von Drogen oder Alkohol zur Arbeit
Mitarbeiter sorgen möchten. Gesundheit, Sicherheit und unser Wohlbefinden und kommen oder diejenigen decken, die es tun
bemühen uns um andere • Gewalt, bedrohendes Verhalten oder körperliche
• Wir befolgen alle Gesundheits- und Einschüchterung tolerieren oder daran teilnehmen
Sicherheitsverfahren am Arbeitsplatz, selbst wenn • Unsere Gesundheit und Sicherheit oder die anderer
sie strenger ausfallen, als die lokalen gesetzlichen Personen durch unser Handeln einem Risiko
Vorschriften es vorsehen aussetzen.
• Wir melden uns, wenn wir ein Sicherheitsproblem
(zum Beispiel einen Unfall, einen Zwischenfall,
einen Beinaheunfall oder einen Verstoß),
Suchtmittelmissbrauch, Missbrauch oder gewalttätiges
Verhalten beobachten oder vermuten.
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 11DIE MENSCHENRECHTE ACHTEN
WIR SCHÄTZEN DIE SICHERHEIT, DIE WÜRDE UND DAS WOHLBEFINDEN UNSERER
MITARBEITER UND DERJENIGEN, DIE UNSER UNTERNEHMEN UNTERSTÜTZEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Wir achten die Menschenrechte in all unseren
Wir können Gutes bewirken, indem
Tätigkeitsbereichen und erwarten von unseren wir verantwortungsbewusste
DIE RICHTIGE WAHL Geschäftspartnern das Gleiche. Das senkt Risiken WE CAN Geschäftsentscheidungen treffen,
F: Wir sind dabei, eine Partnerschaft mit für unseren Ruf und fördert die partnerschaftliche die die Sicherheit, die Würde und das
einem neuen Lieferanten aufzubauen, Wohlbefinden aller Beteiligten fördern.
Zusammenarbeit. Wir verlangen von unseren Lieferanten
machen uns aber Sorgen, dass die
Arbeitsbedingungen seiner Angestellten
und entsprechenden Organisationen, dass sie
unter dem von uns erwarteten Stand internationale Arbeitsstandards befolgen oder darüber
liegen. Der Lieferant hat die Zusage hinausgehen. WAS WIR NICHT TUN
gemacht, dass er die notwendigen
Änderungen vornehmen wird, wenn wir
• Eine Person beschäftigen, die unter 15 Jahre alt, jünger
ihm den Auftrag erteilen. Können wir Die Achtung der Menschenrechte ist für unsere als das örtlich gültige Mindestalter für Beschäftigung
aufgrund dieser Zusage fortfahren? Mitarbeiter, unseren Ruf, die Nachhaltigkeit unserer oder noch im Schulpflichtalter ist (was immer das
A: Wir erwarten von unseren Versorgungskette und unsere Betriebsgenehmigung älteste Alter ist)
Lieferanten, dass sie ihre Angestellten
von Bedeutung. Wir achten die grundlegendsten • Eine Person, die unter 18 Jahre alt ist, für die
fair behandeln und unsere Standards
und das Gesetz befolgen. Dieser Menschenrechte, darunter das Verbot von Ausführung gefährlicher Aufgaben beschäftigen
Lieferant scheint kein geeigneter Kinder- oder Zwangsarbeit und die Freiheit, • Nicht melden, wenn wir einen Verstoß gegen die
Geschäftspartner zu sein. Sie sollten
Arbeitnehmervertretungen zu bilden. Menschenrechte beobachten.
Ihre Bedenken mit Ihrem Vorgesetzten,
der Group Procurement und dem
Rechtsbeistand besprechen.
WAS WIR TUN
• Wir kümmern uns um die Gesundheit, Sicherheit,
Würde und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter
• Wir befolgen unsere Beschäftigungspraktiken und
-orientierungshilfen
i ? … • Wir berücksichtigen bei potenziellen neuen
Investitionen und Joint Ventures die Menschenrechte
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN • Wir arbeiten mit unseren Lieferanten daran, die
Versorgungskettenstandards zu verbessern.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 12VERANTWORTUNGSBEWUSSTE NUTZUNG VON
SOCIAL MEDIA
WIR NUTZEN SOCIAL MEDIA VERANTWORTUNGSBEWUSST, UM UNS UND DAS
UNTERNEHMEN BESTMÖGLICH DARZUSTELLEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Unser Ruf hängt davon ab, dass wir verantwortungsbewusst
und integer handeln. Social Media können dabei helfen, Wir mögen es, Social Media auf
DIE RICHTIGE WAHL Unternehmensinformationen, unsere Positionen, unsere WE ENJOY eine Art zu nutzen, die Imperial
F: Meine Freunde und ich sind in einem Marken und Produktinformationen mit der Öffentlichkeit Brands unterstützt.
sozialen Netzwerk sehr aktiv. Wir posten zu teilen. Ein kleiner Fehler kann sich aber sehr schnell
Bilder und Berichte über unsere Reisen
und Abenteuer. Nächste Woche mache
negativ auf unseren Ruf auswirken.
ich eine Geschäftsreise und nehme
an einer Arbeitskonferenz teil. Darf WAS WIR TUN • Das Unternehmen auf Social-Media-Plattformen
ich während meiner Reise Bilder und
• Wir achten darauf, dass wir uns und unser repräsentieren, sofern wir dazu nicht befugt sind,
Berichte posten?
Unternehmen in einem positiven Licht präsentieren, dies auf offiziellen Social-Media-Accounts des
A: Sie dürfen während dieser
Geschäftsreise über Ihre Ausflüge und um unsere Werte und unseren Ruf zu schützen Unternehmens zu tun
Aktivitäten während Ihrer Freizeit • Wir unterscheiden zwischen privater und • Vertrauliche, private oder betriebsinterne
posten, sollten aber keine Kommentare
geschäftlicher Kommunikation Informationen über unser Unternehmen, unsere
zum Inhalt der Arbeitskonferenz
• Wenn wir unser Unternehmen oder unsere Produkte Kunden, Lieferanten oder Kollegen offenlegen
machen oder Bilder von sich posten, die
unser Unternehmen negativ dastehen empfehlen, geben wir uns als Mitarbeiter zu erkennen • Inhalte posten, die scheinbar von unserem Unternehmen
lassen.
• Wir befolgen unsere Richtlinien für Social Media. unterstützt oder im Namen des Unternehmens
veröffentlicht werden, wenn dies nicht der Fall ist
• Soziale Medien nutzen, um unsere Produkte zu
WAS WIR NICHT TUN verkaufen oder zu vermarkten, soweit nicht durch
• Unsere Arbeit durch die Nutzung von Social Media örtlich gültiges Recht gestattet und mit Global Brands
beeinträchtigen lassen abgestimmt.
• Negative oder falsche Aussagen machen, die als
Gesetzesverstoß angesehen werden könnten
i ? … • Nutzen der sozialen Medien, um nicht richtige
Informationen zu verbreiten oder Scheinkonten
WEITERE
INFORMATIONEN
FRAGEN &
ANTWORTEN
SICH ZU WORT
MELDEN
einzurichten
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 13STÄRKER, BESSER, GEMEINSAM
MIT UNSEREM UNTERNEHMEN
15 | D
ie Genauigkeit von Informationen
WIR GLAUBEN AN VERTRAUEN, FAIRNESS Unternehmensdokumenten und 20 | Erfolgreiches
UND EHRLICHKEIT UND DIES SPIEGELT SICH IN -veröffentlichungen sicherstellen Informationsmanagement
16 | U
nternehmensressourcen 21 | I nformationen vertraulich
UNSEREM GESAMTEN HANDELN WIDER. nutzen behandeln
17 | Geistiges Eigentum 22 | I nformationssicherheit
18 | Vermeidung von verwalten
Interessenkonflikten 23 | Insiderhandel vermeiden
19 | S chutz von personenbezogenen
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 14DIE GENAUIGKEIT VON UNTERNEHMENSDOKUMENTEN
UND -VERÖFFENTLICHUNGEN SICHERSTELLEN
WIR MELDEN UND ERFASSEN ALL UNSERE FINANZIELLEN UND NICHT-FINANZIELLEN
INFORMATIONEN AUF EHRLICHE, KORREKTE UND OBJEKTIVE WEISE.
WARUM DAS WICHTIG IST
Dank ehrlicher und vollständiger Finanz- und
Geschäftsaufzeichnungen können wir bessere
Ich bin bei der Meldung aller
Unternehmensentscheidungen treffen, unsere
Finanzinformationen ehrlich,
DIE RICHTIGE WAHL Ressourcen sichern und unsere gesetzlichen und
aufsichtsrechtlichen Anforderungen erfüllen. Die
I AM da dies zum zukünftigen
F: Wir befinden uns in der letzten Woche Erfolg unseres Unternehmens
dieses Berichtszeitraums. Darf ich einen Fälschung von Aufzeichnungen und Konten oder die
Verkauf jetzt erfassen, der erst nächste
beiträgt.
verfälschte Darstellung von Fakten ist Betrug.
Woche in Rechnung gestellt und
geliefert wird, damit wir ein besseres
Ergebnis verbuchen können?
WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
• Wir sind in all unseren Berichten, Veröffentlichungen, • Irreführende Informationen erstellen oder verbreiten
A: Nein. Kosten und Erlöse müssen
in den korrekten Zeiträumen erfasst
Prognosen und Analysen ehrlich und genau • Unehrliche oder täuschende Einträge in einem Bericht oder
werden. Der Verkauf ist erst dann • Wir befolgen alle Gesetze, externe einer Akte machen
offiziell abgeschlossen, wenn es Rechnungslegungsvorschriften und Unternehmensprozesse für • Den tatsächlichen Zweck einer Transaktion verfälscht angeben
eine Verkaufsvereinbarung gibt, das
die Meldung von Informationen • Eine nicht erfasste oder falsch beschriebene Zahlung leisten
Wareneigentum übergegangen ist und
der Verkaufspreis feststeht und fällig • Wann immer dies möglich ist, vermeiden wir Bartransaktionen. • Unternehmenswerte ohne die vorherige Genehmigung und
ist. Bis zu diesem Zeitpunkt wäre es Wenn es keine Alternative gibt, sorgen wir dafür, dass die entsprechenden Unterlagen verkaufen, übertragen oder
eine Falschdarstellung, diesen Verkauf die Bartransaktionen autorisiert und korrekt erfasst und veräußern
aufzunehmen.
aufgezeichnet werden • Umsatzvolumen oder Gewinne fälschlicherweise überhöht
• Wir sind ehrlich bei der Einreichung und Genehmigung von angeben oder zwischen Berichtszeiträumen bewegen
Reisekosten- und Spesenforderungen • Unternehmensunterlagen unsachgemäß verändern oder
• Wir stellen sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen, die wir beschädigen
im Namen unseres Unternehmens eingehen, ordnungsgemäß • Informationen über unsere Transaktionen weitergeben, die es einem
genehmigt werden Kunden oder Lieferanten ermöglichen würden, fehlerhafte oder
• Bedenken über die Genauigkeit oder Vollständigkeit von irreführende Finanzberichte zu erstellen.
i ? … Finanzberichten äußern wir. • Absichtliches und illegales Hinterziehen von Steuern oder diese
• Einhaltung aller anwendbaren Steuergesetze und Vorschriften Hinterziehung im Namen anderer ermöglichen.
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
in Ländern, in denen wir tätig sind und offen und transparent
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
mit den Steuerbehörden zusammenarbeiten.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 15UNTERNEHMENSRESSOURCEN NUTZEN
WIR SORGEN FÜR DIE ORDNUNGSGEMÄSSE UND ANGEMESSENE NUTZUNG VON
UNTERNEHMENSRESSOURCEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Zu den Unternehmensressourcen gehören Geld,
Informationssysteme (wie Laptops und Telefone), Ich habe die Verantwortung,
DIE RICHTIGE WAHL Ausstattung (wie Fahrzeuge), Einrichtungen, I OWN Unternehmensressourcen zu
F: Ich arbeite als Buchhalter und eine Informationen, geistiges Eigentum und schützen
meiner Hauptaufgaben besteht darin, Unternehmenszeit. Diese Ressourcen werden uns
die Zahlung von Rechnungen in die
Wege zu leiten. Jeden Monat zahle
zu Geschäftszwecken zur Verfügung gestellt. Die
ich einem Beratungsunternehmen unangemessene Nutzung von Unternehmensressourcen
einen Vorschuss, aber ich bin mir nicht hat eine direkte Auswirkung auf die Rentabilität unseres
bewusst, dass dieses Unternehmen
uns tatsächlich Produkte oder
Unternehmens.
Dienstleistungen bereitstellt. Soll ich
diesen Vorschuss weiter zahlen?
A: Die Zahlung von Diensten,
WAS WIR TUN • Wir achten das Eigentum und die Ressourcen
die wir nicht erhalten, wäre eine • Wir nutzen Unternehmensressourcen auf anderer Organisationen, wie zum Beispiel unserer
missbräuchliche Verwendung von angemessene, vernünftige und rechtmäßige Art Geschäftspartner
Unternehmensressourcen. Sie sollten und Weise • Wir melden es, wenn wir bemerken, dass
die Person, die die Zahlung autorisiert,
fragen, wofür sie ist. Wenn Sie keine
• Wir stellen sicher, dass wir Geld des Unternehmens in Unternehmensressourcen nicht ordnungsgemäß
zufriedenstellende Antwort erhalten, seinem besten Interesse ausgeben verwendet werden.
sollten Sie sich an Ihren Vorgesetzten • Wir befolgen die Unternehmensrichtlinien zu
wenden und unter Umständen mit
einem Mitglied des Finanzteams
Reisekosten und Spesen WAS WIR NICHT TUN
sprechen. • Wir wissen, dass die Arbeit, die wir für das • Unternehmensressourcen auf eine Art verwenden, die
Unternehmen leisten, dem Unternehmen gehört unserem Unternehmen schaden könnte
• Wir achten das Eigentum und die Ressourcen • Unternehmensressourcen zur persönlichen
anderer Organisationen, wie zum Beispiel unserer Bereicherung verwenden.
i ? … Geschäftspartner
• Wir nutzen die Unternehmensinformationssysteme,
WEITERE
INFORMATIONEN
FRAGEN &
ANTWORTEN
SICH ZU WORT
MELDEN wie E-Mail oder Telefone, nur auf vernünftige und
erlaubte Weise
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 16GEISTIGES EIGENTUM
WIR SCHÜTZEN UNSER GEISTIGES EIGENTUM UND RESPEKTIEREN
DIE RECHTE GEISTIGEN EIGENTUMS ANDERER.
WARUM DAS WICHTIG IST
Unsere Warenzeichen, Designrechte, Patente, Wir können
Urheberrechte und vertraulichen Geschäftsinformationen wettbewerbsvorteile
DIE RICHTIGE WAHL schützen die Ergebnisse unserer harten Arbeit und WE CAN sicherstellen, indem wir
F: Wir haben ein neues Produkt geben uns einen Wettbewerbsvorteil. Wenn unser unser geistiges Eigentum
entwickelt, das in Kürze eingeführt geistiges Eigentum missbräuchlich verwendet wird,
wird. Bei dem Produkt handelt es sich
identifizieren und schützen.
um eine Erweiterung einer unserer
werden unsere Interessen und die unserer Verbraucher
existierenden internationalen Marken. geschädigt.
Ich weiß, dass wir die Rechte an dieser
Marke haben, ist es also notwendig,
rechtliche Prüfungen durchzuführen? WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
A: Ja. Selbst wenn Sie einen • Wir schützen unser geistiges Eigentum und melden • Bei den Werbe- oder Verkaufsförderungsmaßnamen
Markennamen verwenden, den wir
alle Nachahmerprodukte, mutmaßlich gefälschten unserer Produkte Namen, Warenzeichen oder andere
bereits besitzen, kann Ihr neues Produkt
neue Elemente enthalten, wie Logos, Produkte oder andere Artikel, die unsere Rechte Designelemente verwenden, die Verbraucher mit
Bilder oder abweichende Namen, geistigen Eigentums verletzen Anderen in Verbindung bringen könnten
welche die Rechte und Vermögenswerte • Wir respektieren das geistige Eigentum anderer • Technologie, einschließlich Software, verwenden, die
anderer verletzen könnten. Gleichen
Sie alle neuen Produkt- oder • Wir sorgen dafür, dass wir für alle von uns die Rechte geistigen Eigentums anderer verletzen
Werbeentwicklungen mit der zu Group geschaffenen oder entwickelten Materialien oder könnte.
Legal gehörenden Group IP ab. Produkte Inhaber des geistigen Eigentums sind.
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 17WANN BESTEHT EIN VERMEIDUNG VON INTERESSENKONFLIKTEN
INTERESSENKONFLIKT?
Interessenkonflikte können aus
verschiedenen Situationen entstehen,
zum Beispiel:
• Ein Partner, Familienmitglied oder
WIR HANDELN EHRLICH UND TRANSPARENT, INDEM WIR INFORMATIONEN
enger Verwandter ist bei einem ÜBER PERSÖNLICHE BEZIEHUNGEN, WIRTSCHAFTLICHE BETEILIGUNGEN,
unserer Wettbewerber, Lieferanten
oder Kunden beschäftigt NEBENBESCHÄFTIGUNGEN UND GESCHÄFTSGELEGENHEITEN OFFENLEGEN, DIE
• Liebesbeziehungen zwischen UNSER UNTERNEHMEN AUF JEDWEDE WEISE BEEINFLUSSEN KÖNNTEN.
Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten
• Eine Berichtspflicht an Verwandte
• Ein Mitarbeiter, Partner,
Familienmitglied oder enger
WARUM DAS WICHTIG IST
Verwandter hat ein finanzielles Private Beziehungen und Interessenkonflikte können Ich habe die Verantwortung,
Interesse an einem aktuellen unsere Fähigkeit, Entscheidungen im besten Interesse Interessenkonflikte zu vermeiden,
oder potenziellen Wettbewerber, indem ich alles offenlege, was gegen
Lieferanten oder Kunden
des Unternehmens zu treffen, beeinträchtigen. I OWN eine Unternehmensrichtlinie verstoßen
• Eine Nebenbeschäftigung schränkt die oder meine Fähigkeit, meine Arbeit
Fähigkeit eines Mitarbeiters ein, seine auszuführen, beeinträchtigen könnte.
Arbeit auszuführen, oder verursacht
andere Probleme.
Wenn Sie Grund zu der Annahme
haben, dass Sie sich in einer Position WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
befinden, oder befinden könnten, in
• Wir vermeiden Situationen, in denen private • Unsere Position missbrauchen - für persönlichen
der es zu einem Interessenkonflikt
kommen könnte, sollten Sie dies Ihrem Beziehungen oder finanzielle Interessen die besten Nutzen oder den Nutzen einer Person, mit der wir eine
Vorgesetzten melden. Interessen unseres Unternehmens beeinflussen oder private Beziehung haben
im Konflikt mit ihnen stehen • Ein private Beziehung, Verbindung oder Beschäftigung
• Private Investitionen, die mit den besten Interessen verbergen, die einen Interessenkonflikt darstellen
unseres Unternehmens im Konflikt stehen könnten, könnte
legen wir offen oder erbitten die Zustimmung im • Geschäftsgelegenheiten des Unternehmens absichtlich
Voraus ignorieren oder verbergen.
• Wir befolgen die Beschaffungsverfahren für
alle potenziellen Geschäftsgelegenheiten oder
Investitionen.
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 18SCHUTZ VON PERSONENBEZOGENEN
INFORMATIONEN
WIR SCHÜTZEN PERSONENBEZOGENE INFORMATIONEN UND HANDHABEN
SIE SORGFÄLTIG UND IN ÜBEREINSTIMMUNG MIT UNSEREN RECHTLICHEN
VERPFLICHTUNGEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Wir haben personenbezogene Informationen über
DIE RICHTIGE WAHL unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und andere. Ich verpflichte mich,
die personenbezogenen
F: Ich möchte einer Kollegin Wir sind dazu verpflichtet, diese Informationen zu I ENGAGE Informationen zu schützen, auf
als Überraschung ein schützen, um Datenschutzgesetze einzuhalten. Einige
Geburtstagsgeschenk nach personenbezogene Informationen sind vertraulich die ich Zugriff habe.
Hause schicken. Ich habe die und dürfen nur mit besonderer Sorgfalt rechtmäßig
Personalabteilung gebeten, mir verarbeitet werden.
ihre Privatadresse zu geben,
aber sie hat sich geweigert. WAS WIR TUN • Die Rechte der Einzelnen respektieren, auf ihre
Mir wurde gesagt, dass ich die • Wir erfassen und verwenden personenbezogene personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu ändern,
Privatadresse nicht erhalten Informationen nur zu rechtmäßigen Zwecken zu löschen oder deren Nutzung zu widersprechen
kann, da dies ein Verstoß • Wir erklären, warum wir die personenbezogenen • Unsere Prozesse und Systeme mit dem Datenschutz im
gegen den Datenschutz wäre. Informationen benötigen und wie sie verwendet werden; Hinterkopf gestalten.
Stimmt das? wo erforderlich, holen wir die Zustimmung ein
A: Ja. Die Personalabteilung • Nur Informationen weitergeben, wenn wir das dürfen
hat nicht die Erlaubnis, Ihnen
WAS WIR NICHT TUN
und wenn wir passende Kontrollen haben
• Personenbezogene Informationen in andere Länder
die Privatadresse Ihrer Kollegin • Wir bewahren personenbezogene Informationen sicher auf
übertragen, es sei denn dies ist zulässig und verfügt
ohne deren ausdrückliche • Den Zugriff auf personenbezogene Informationen auf
über den passenden Schutz
Zustimmung zu geben. diejenigen beschränken, die sie kennen müssen oder
• Personen, die ihre Verantwortung nicht verstehen,
Anrecht darauf haben, sie zu kennen
gestatten, personenbezogene Informationen zu
• Wir halten personenbezogene Informationen genau
handhaben.
i ? … und auf dem neuesten Stand
• Wir löschen oder vernichten personenbezogene
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT Informationen, sobald es angebracht ist
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 19DIE RICHTIGE WAHL
F: Ich habe Akten erhalten, die
ERFOLGREICHES INFORMATIONSMANAGEMENT
Dokumente und E-Mails von
einem Kollegen enthalten, der
das Unternehmen verlassen IN UNSEREN GESCHÄFTSUNTERLAGEN ERFASSEN WIR WERTVOLLE INFORMATIONEN,
hat. Die meisten Dokumente MIT DENEN WIR DIE ERFÜLLUNG UNSERER REGULATORISCHEN UND GESETZLICHEN
wirken recht alt und sind für
VERPFLICHTUNGEN NACHWEISEN.
mich von keinem Nutzen.
Ich würde sie gern entsorgen,
auch wenn sie sich auf einen WARUM DAS WICHTIG IST
alten Kunden beziehen. Darf Unternehmensunterlagen gibt es in verschiedener Form Ich verpflichte mich zu einem
ich das tun? und können auf unterschiedliche Art aufbewahrt werden, verantwortungsbewussten Management
unserer Geschäftsunterlagen, indem ich
A: Prüfen Sie dies mit sowohl innerhalb unseres Unternehmens als auch bei I ENGAGE sichergehe, dass die für das Unternehmen
Ihren Kollegen und Ihrem unseren Geschäftspartnern. Wir sind aufgrund von notwendigen Informationen klar und
Vorgesetzten. Denken Gesetzen, Regulierungen und Geschäftsanforderungen zugänglich für alle sind, die sie benötigen.
sie daran, Sie sollten sich dazu verpflichtet, Unterlagen für bestimmte Zeit zu
vergewissern, dass es verwahren, je nach Inhalt und Art.
keinen rechtlichen oder
geschäftlichen Grund dafür
WAS WIR TUN mit dem Gesetz vernichtet werden müssen (unter
gibt, die Dokumente zu anderem zur Einhaltung von Datenschutzregeln)
• Wir erfassen die Geschäftsaktivitäten, für die wir
verwahren, bevor Sie sie • Wir befolgen alle Anfragen, die Vernichtung von
verantwortlich sind, auf sorgfältige und korrekte Art
entsorgen. Unterlagen auszusetzen, insbesondere für anhängige
und Weise
• Wir verwahren Informationen organisiert, Rechtsverfahren oder behördliche Untersuchungen
identifizierbar und zugänglich • Wir halten uns an die gesetzlich festgelegten
• Wir stellen sicher, dass Unterlagen so verwahrt werden, Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen.
dass sie angemessen geteilt werden können
• Wo möglich, Informationen klassifizieren, um sie WAS WIR NICHT TUN
einfacher handhaben und angemessen schützen zu • Geschäftsunterlagen mit Personen teilen, die sie nicht
können sehen müssen
• Wir befolgen alle rechtlichen und • Geschäftsunterlagen an einem Ort lagern, an dem sie
Unternehmensanforderungen zur Verwahrung von von den Personen, die sie benötigen, nicht gefunden
i ? … Unterlagen werden können
• Wir prüfen regelmäßig alle Unterlagen und vernichten • Geschäftsunterlagen entsorgen, ohne sie vorher zu
WEITERE
INFORMATIONEN
FRAGEN &
ANTWORTEN
SICH ZU WORT
MELDEN
auf sichere Art und Weise diejenigen, die nicht mehr prüfen
verwahrt werden müssen oder die in Übereinstimmung • Geheimhaltungskennzeichnungen ignorieren.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 20INFORMATIONEN VERTRAULICH BEHANDELN
WIR TEILEN VERTRAULICHE INFORMATIONEN NUR MIT DENJENIGEN, DIE SIE
SEHEN MÜSSEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Jeden Tag erschaffen, nutzen und teilen wir vertrauliche Ich habe die Verantwortung,
Informationen. Es ist wichtig, ihre Vertraulichkeit zu vertrauliche Informationen
WAS SIND wahren, um unsere eigenen Interessen und Ruf sowie die I OWN sicherzustellen und sie nur mit
VERTRAULICHE des Unternehmens zu schützen. denjenigen zu teilen, die sie
INFORMATIONEN? kennen müssen.
Beispiele für vertrauliche
Informationen sind Produkt-
und Verfahrensentwicklung,
WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
• Wir teilen vertrauliche Informationen nur mit • Anderen im Unternehmen Informationen offenlegen,
Verkauf, Marketing- und
denjenigen, die sie kennen müssen oder ein Recht die nicht öffentlich verfügbar sind, soweit sie keinen
Finanzdaten, Geschäftspläne,
haben, sie zu kennen geschäftlichen Grund haben, sie zu kennen
Veränderungen in
• Wir vergewissern uns, dass die Personen, denen • Nicht genehmigte Anwendungen oder Software auf
der Geschäftsleitung
wir vertrauliche Informationen mitteilen, die für sie Informationssystemen des Unternehmens installieren
und Informationen zu
geltenden Beschränkungen verstehen • Versuchen, vertrauliche Informationen zu anderen
Akquisitionen und Fusionen
• Wir unternehmen bei Bedarf zusätzliche Personen, einschließlich unseren Wettbewerbern,
sowie sensible Geschäftsdaten.
Sicherheitsschritte, zum Beispiel sichere Passwörter zu erhalten oder zu nutzen, selbst wenn wir die
Wenn Sie sich nicht sicher
oder Verschlüsselung Informationen indirekt erhalten
sind, ob ein Punkt als
• Wir gewährleisten stets die Sicherheit unserer • Vertrauliche Informationen von einem früheren
vertraulich gilt, wenden Sie
Informationen, wenn wir Internet/Web-Dienste nutzen Arbeitgeber nutzen.
sich an Ihren Vorgesetzten.
• Wir arbeiten mit Geheimhaltungsvereinbarungen, wenn
wir Informationen mit unseren Geschäftspartnern teilen
• Wir schützen die vertraulichen Informationen, die
i ? … anderen gehören.
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 21DIE RICHTIGE WAHL
F: Ich arbeite an einem
INFORMATIONSSICHERHEIT VERWALTEN
dringenden Projekt und
muss einige Daten mit
nach Hause nehmen, um WIR SCHÜTZEN UNSERE UNTERNEHMENSINFORMATIONEN, GESCHÄFTSABLÄUFE
dort weiterzuarbeiten. UND -SYSTEME VOR MISSBRAUCH.
Ich werde die Daten auf
meinem persönlichen Cloud-
Speicherdienst hochladen. WARUM DAS WICHTIG IST
Entsteht dadurch ein Problem Informationen über unser Unternehmen, unsere
für die Informationssicherheit? Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner Ich habe die Verantwortung,
A: Ja. Der Anbieter Ihres unsere Informationssysteme,
sind wichtig für unseren Unternehmenserfolg und wir I OWN Geschäftsabläufe und
persönlichen Cloud- sind dazu verpflichtet, sie sicher zu verwahren und vor
Speicherdienstes hat keine Verlust oder Schäden und vor unautorisiertem Zugriff, -informationen zu schützen.
rechtliche Verantwortung, die Verwendung, Änderung oder Offenlegung zu schützen.
Unternehmensinformationen
sicher zu verwahren. Sie WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
dürfen diese Daten auf • Wir schützen Unternehmensinformationssysteme vor • Unsere geschäftliche E-Mail-Adresse oder Internet/Web-
keinen Cloud-Speicherdienst unautorisierter Nutzung oder Diebstahl Dienste (Cloud-Dienste, File-Hosting, Social Media usw.)
hochladen, der nicht vom • Wir verwenden sichere Passwörter auf eine Art nutzen, die dem Ruf unseres Unternehmens
Unternehmen genehmigt ist. • Wir schützen sensible Informationen, wenn wir reisen schaden oder das Unternehmen zu etwas verpflichten
Wenden Sie sich an Ihren oder sie mit anderen teilen könnte, wozu wir keine Befugnis haben
lokalen IT-Manager oder an • Wir gewährleisten stets die Sicherheit unserer • Nicht genehmigte Anwendungen oder Software auf
Group IT. Informationen, wenn wir Internet/Web-Dienste nutzen Informationssystemen des Unternehmens installieren
• Wir geben nur denjenigen Zugriff auf unsere • Sicherheitsmaßnahmen auf Informationssystemen des
Informationen, Geschäftsabläufe oder Unternehmens deaktivieren oder umgehen
Informationssysteme, die einen legitimen Geschäftsgrund • Auf irgendetwas zugreifen, es speichern oder teilen,
haben und über die notwendige Autorisierung verfügen was von anderen als anstößig empfunden werden oder
• Wir arbeiten mit Lieferanten, die unsere Informationen das Unternehmen rechtlichen Maßnahmen aussetzen
und Informationssysteme schützen könnte.
• Wir melden es, wenn wir feststellen, dass Informationen,
i ? … Geschäftsabläufe oder Informationssysteme auf
unangemessene Art genutzt werden
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT • Den Verlust von sensiblen Geschäftsdaten oder einen
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
Angriff auf unsere Informationssysteme melden.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 22WAS SIND BEISPIELE INSIDERHANDEL VERMEIDEN
FÜR INSIDER-
INFORMATIONEN?
• Finanzergebnisse vor ihrer
Veröffentlichung WIR MÜSSEN SICHERSTELLEN, DASS WIR GEGEN KEINE GESETZE ZUM
• Der Inhalt der Entwürfe INSIDERHANDEL VERSTOSSEN.
unseres Jahresabschlusses
• Erhebliche organisatorische
Veränderungen WARUM DAS WICHTIG IST
Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf nicht-öffentliche Ich bin vertrauenswürdig und
• Werkschließungen oder werde keinen unangemessenen
andere Umstrukturierung- Informationen über die finanzielle Leistungsfähigkeit
Gebrauch von nicht öffentlich
smaßnahmen oder Zukunftspläne des Unternehmens. Wenn diese I AM zugänglichen Finanz- oder
• Neuigkeiten zu Informationen unseren Aktienpreis oder Entscheidungen
von Investoren beeinflussen könnten, handelt es sich Geschäftsinformationen
möglichen Akquisitionen, machen.
Veräußerungen, um „Insider-Informationen“. Es ist illegal, Insider-
Übernahmen, Fusionen oder Informationen (oder „wesentliche Insider-Informationen“)
Joint Ventures. zu nutzen, um Wertpapiere wie Unternehmensanteile zu
kaufen oder zu verkaufen.
WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
• Wir behalten Insider-Informationen im Unternehmen • Imperial Brands-Aktien oder andere Wertpapiere auf
• Wir befolgen unsere Regeln zur Veröffentlichung von Grundlage von Insider-Informationen handeln. Aktien
Informationen sind auch „American Depositary Shares“ (ADSs oder
• Wir stellen sicher, dass wir die Erlaubnis haben, ADRs)
Imperial Brands-Aktien zu handeln (falls erforderlich). • Eine andere Person, ob innerhalb oder außerhalb des
Unternehmens, zum Kauf oder Verkauf von Aktien auf
Grundlage von Insider-Informationen bewegen
• Gebrauch von auf andere Unternehmen bezogenen
Insider-Informationen machen
• Falsche oder ungenaue Informationen über
börsennotierte Anteile verbreiten, um den Preis dieser
i ? … Anteile zu beeinflussen, eine als „Marktmissbrauch“
bekanntes Verhalten.
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 23STÄRKER, BESSER, GEMEINSAM
MIT UNSEREN KUNDEN UND
LIEFERANTEN
25 | I llegalen Handel bekämpfen 31 | B
estechung und Korruption
UNSERE BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN, 26 | Fairer Wettbewerb bekämpfen
LIEFERANTEN UND GESCHÄFTSPARTNERN 27 | W ettbewerbsinformationen 32 | Geschenke und Einladungen
sammeln 33 | Geldwäsche vermeiden
SOLLTEN OFFEN, STARK UND FAIR SEIN UND 28 | Q ualität, Werte und Dienste liefern 34 | Einhaltung von zoll- und
AUF VERTRAUEN BASIEREN; BEI UNSERER 29 | V erantwortungsbewusstes steuerrechtlichen Vorschriften
Marketing 35 | Einhaltung von internationalen
ZUSAMMENARBEIT MIT IHNEN FOLGEN WIR 30 | E rfolgreiche Sanktionen und
Lieferantenpartnerschaften Handelsbeschränkungen
UNSEREN WERTEN UND STANDARDS.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 24ILLEGAL GEHANDELTE ILLEGALEN HANDEL BEKÄMPFEN
PRODUKTE SIND
UNTER ANDEREM ...
Schmuggelware. Rechtmäßig
hergestellte Produkte, die WIR LEHNEN ILLEGALEN HANDEL IN JEDER FORM AB UND ARBEITEN MIT BEHÖRDEN
entweder versteuert oder WELTWEIT ZUSAMMEN, UM ZU VERHINDERN, DASS ILLEGALE TABAKPRODUKTE
unversteuert gekauft werden, EINEN WEG AUF DEN LEGALEN MARKT FINDEN.
dann aber in andere Märkte
geschmuggelt und dort unter
Verletzung der geltenden Steuer- WARUM DAS WICHTIG IST
oder Zollgesetze illegal verkauft Es gibt eindeutige Belege dafür, dass illegaler Handel
werden. Diese Produkte sind weltweit das organisierte Verbrechen und den Terrorismus Wir können unsere Marken
auch als „Schwarzmarktware“
bekannt.
finanziert, was die Unterbindung des illegalen Handels zu WE CAN schützen, indem wir den
einer unserer wichtigsten Prioritäten macht. Wir liefern illegalen Handel bekämpfen.
Fälschungen. Produkte, die nur hochwertige Produkte und illegaler Handel schädigt
vorhandene Marken illegal
unseren Ruf und unser geistiges Eigentum.
nachahmen und unter
Verletzung der jeweiligen
Schutzrechte hergestellt bzw. WAS WIR TUN Schulungen anzubieten, Untersuchungen zu
verkauft werden. Sie werden oft • Wir liefern Produkte nur in den Mengen, die dem unterstützen und forensische Analysen von
in andere Märkte geschmuggelt, Inlandsverbrauch im Zielmarkt und dem zulässigen beschlagnahmten Tabakprodukten durchzuführen.
um dort illegal verkauft zu Bedarf des reisenden Verbrauchers entsprechen Außerdem beraten wir zu Maßnahmen gegen illegalen
werden. • Wir machen nur Geschäfte mit und liefern Produkte Handel, um sicherzustellen, dass zum Schutz unserer
‘Illicit Whites’. Zigarettenwaren, nur an Kunden, bei denen wir überzeugt sind, dass sie Marken gehandelt wird
die von kleinen Herstellern ehrlich und integer arbeiten, einen guten Ruf haben • Wir überprüfen jährlich alle Kundendaten.
produziert werden (die für und unsere Compliance Richtlinie zu Produktlieferung
die Herstellung nur minimale erfüllen
Steuern zahlen müssen). Oft
WAS WIR NICHT TUN
• Wir untersuchen alle Vorfälle von abgezweigten
• Uns bei der Erfassung oder Meldung mutmaßlichen
werden sie in andere Märkte Produkten gründlich und unternehmen angemessene
illegalen Handels in Gefahr begeben oder einem
geschmuggelt und dort illegal Schritte, um das Risiko zukünftiger Abzweigungen
persönlichen Risiko aussetzen
verkauft. gering zu halten
• Kunden, die an illegalem Handel beteiligt sind, weiter
• Wir informieren unsere Kunden über unsere Haltung
beliefern
i ? … gegen illegalen Handel und ihre Verantwortung, das
• Verdachtsmomente ignorieren, dass ein Kunde oder
Gesetz und unsere Standards zu befolgen
Lieferant daran beteiligt sein könnte, unsere Produkte
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT • Wir arbeiten proaktiv mit Strafverfolgungs- und
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN aus der legitimen Lieferkette abzuzweigen.
anderen Behörden weltweit zusammen, um
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 25FAIRER WETTBEWERB
WIR ENGAGIEREN UNS DAFÜR, FAIREN UND EHRLICHEN WETTBEWERB ZU BETREIBEN UND DAS FÜR UNSERE
GESCHÄFTSTÄTIGKEIT GELTENDE KARTELL- UND WETTBEWERBSRECHT EINZUHALTEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Wettbewerbsrecht soll einen freien Markt schaffen und Verbraucher und Unternehmen
schützen. Diese Gesetze sind zwar komplex und von Land zu Land unterschiedlich, wir Wir können den
Unternehmenserfolg
müssen sie aber unbedingt achten und befolgen. Wenn wir dies nicht tun, kann das ernste WE CAN ankurbeln und gleichzeitig die
Konsequenzen haben, zum Beispiel sehr hohe Bußgelder, Rufschädigung oder sogar
Gefängnisstrafen. Wettbewerbsgesetze befolgen.
WAS WIR TUN • Einhaltung relevanter Wettbewerbsrechte beim Sammeln oder Austausch von Informationen. Siehe
• Wir stellen sicher, dass wir das für unseren Markt geltende Wettbewerbsrecht kennen und befolgen Abschnitt „Wettbewerbsinformationen sammeln“ im Kodex.
• Unsere Wettbewerbs- und Anti-Kartellrichtlinen und andere für den Wettbewerb relevante
Materialien kennen und einhalten
• Unsere Geschäftstätigkeit findet unabhängig von unseren Wettbewerbern statt
WAS WIR NICHT TUN
• Unsere marktbeherrschende Stellung unfair und entgegen der geltenden Wettbewerbsgesetze nutzen
• Wir vermeiden es, wirtschaftlich sensible Informationen mit Wettbewerbern zu besprechen, wie z.B.
• Wettbewerber vom Markt drängen oder verhindern, dass neue Wettbewerber den Markt betreten
Preisgestaltung, Geschäftsbedingungen und neue Produkteinführungen
• Wettbewerbswidrige Vereinbarungen mit Wettbewerbern abschließen, wie etwa:
• Wir begrenzen die Interaktion mit Wettbewerbern und nehmen rechtliche Beratung in Anspruch,
• Preisabsprachen
bevor wir eine Vereinbarung mit einem Wettbewerber eingehen
• Ausschreibungsmanipulationen
• Hohe Vorsicht bei Treffen der Wirtschaftsverbände - selbst beiläufige einmaliger/einseitiger
• Aufteilung von Märkten, Kunden oder Produktkategorien
Informationsaustausch mit den Wettbewerbern kann gegen die Wettbewerbsgesetze verstoßen
• Boykott eines Lieferanten, Kunden oder Händlers
• Wir stellen sicher, dass wir umgehend aus fragwürdigen oder unangemessenen Gesprächen, die ein
• Informationen ohne gesetzliche Genehmigung direkt mit den Mitbewerbern oder über einen
Wettbewerber mit uns führen möchte, aussteigen und melden den Vorfall
Vermittler austauschen (dies gilt für alle Kommunikationsformen, u.a. soziale Medien,
• Wir nehmen dort, wo wir eine starke Marktposition haben, Hilfe unserer Rechtsabteilung in
Nachrichtensysteme und informellen Austausch)
Anspruch, um Marketingaktivitäten und Verkaufsinitiativen wie Ermäßigungen, Werbeaktionen
• Gebiete oder Kundengruppen, an die unsere Kunden und Händler weiterverkaufen dürfen,
oder Handelsprogramme zu besprechen, damit ein Missbrauch unserer Position vermieden und
einschränken, soweit wir dafür keine angemessene Begründung haben
sichergestellt wird, dass wir die geltenden Gesetze weiterhin einhalten
• Einen festen oder Mindestwiederverkaufspreis bei Kunden oder Händlern festlegen oder mit ihnen
abstimmen oder ihre Gewinnspannen oder maximal von ihnen zu gewährende Preisnachlässe
vorschreiben (soweit wir nicht durch lokale Gesetze dazu verpflichtet sind).
i ? …
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 26WETTBEWERBSINFORMATIONEN SAMMELN
WIR BEOBACHTEN UNSER WETTBEWERBSUMFELD UND ANALYSIEREN TRENDS, UM
UNSER GESCHÄFT ZU ENTWICKELN UND DIE ANFORDERUNGEN UNSERER KUNDEN
ZU ERFÜLLEN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Das Umfeld, in dem wir arbeiten, zu kennen, ermöglicht Ich bin davon überzeugt,
WAS SIND AKZEPT- es uns, auf die Anforderungen unserer Kunden zu dass die von uns erfassten
ABLE QUELLEN FÜR reagieren, aber wir müssen sicherstellen, dass es sich I AM Wettbewerbsinformationen
WETTBEWERBSINFOR- dabei um Informationen handelt, die legal erfasst und auf korrekte Art und Weise
verwendet werden. Der Austausch von Informationen gesammelt werden.
MATIONEN? mit Wettbewerbern kann ein schwerer Verstoß gegen
Hier ist eine Liste einiger allgemein akzeptabler
Quellen für Wettbewerbsinformationen: das Wettbewerbsrecht sein, auch wenn er über einen
• Die Medien Mittelsmann erfolgt.
• Das Internet und Unternehmenswebsites
• Seriöse Industrieumfragen
• Jahresberichte WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
• Öffentliche Reden von
Unternehmensführern • Wir sammeln unsere Informationen auf korrekte und • Betriebsgeheimnisse oder andere vertrauliche
• Öffentlich verfügbare Einreichungen bei legale Weise Informationen eines Wettbewerbers erbitten oder
Behörden
• Datenerfassung an einer Verkaufsstelle • Genehmigung vom Rechtsberater, externen entgegennehmen
über von dem Unternehmen bereitgestellte Rechtsberatern oder dem Rechtsberater des • Auf Industriespionage oder verdeckte Ermittlungen
elektronische Ausrüstung
• Gespräche mit Kunden (aber nicht, um Konzerns einholen, bevor Datenaustauschprozesse zurückgreifen, um Informationen zu beschaffen, die
vertrauliche Informationen über unsere implementiert werden, wie z.B. die Bereitstellung von nicht öffentlich zugänglich sind
Wettbewerber zu erhalten).
Daten für oder von unseren Mitbewerbern (u.a. über • Mitarbeiter von Konkurrenten anwerben, um
Vermittler oder dritte Parteien) vertrauliche oder aus geschäftlicher Sicht sensible
• Sicherstellen, dass Branchenberichte/Benchmark- Informationen zu erhalten
Umfragen, für die wir Daten (wie Preise/Volumendaten) • An die Kunden oder Mitarbeiter von Konkurrenten
zur Verfügung stellen, richtig zusammengestellt und herantreten, um vertrauliche Informationen zu erhalten
i ? … historisch sind. • Aus geschäftlicher Sicht sensible Informationen
oder Daten (einschließlich Verkaufsdaten) mit
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT Wettbewerbern (einschließlich über Mittelsmänner oder
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
Dritte) entgegen der Wettbewerbsrechte austauschen.
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 27QUALITÄT, WERTE UND DIENSTE LIEFERN
WIR LIEFERN UNSEREN KUNDEN UND VERBRAUCHERN HOCHWERTIGE PRODUKTE
UND DIENSTE, INDEM WIR STÄNDIG UNSERE ARBEITSPRAKTIKEN ÜBERPRÜFEN UND
VERBESSERN.
WARUM DAS WICHTIG IST
Unsere Nachhaltigkeit, unser Erfolg und unser Ruf
DIE RICHTIGE WAHL hängen von unserer Fähigkeit ab, unseren Kunden Wir mögen es, hochwertige,
F: Ich kümmere mich um einen
Verkaufsbereich, während der übliche
und Verbrauchern ausgezeichnete Marken und Dienste WE ENJOY ausgezeichnete Produkte zu
zu liefern. liefern.
Vertreter im Urlaub ist. Ich habe
Beschwerden von Kunden erhalten,
dass der übliche Vertreter manchmal
unfreundlich und nicht hilfsbereit
ist. Sie übertreiben vielleicht, aber
ich möchte ihre Beschwerde nicht WAS WIR TUN WAS WIR NICHT TUN
ignorieren. Was soll ich tun? • Wir setzen bei allem, was wir herstellen und was wir • Schlechte Standards akzeptieren oder ignorieren
A: Sprechen Sie mit Ihren Kollegen tun, den Schwerpunkt auf Qualität • Nach Feststellung eines Qualitätsproblems nicht
über Ihre Bedenken, um festzustellen,
• Wir streben stets danach, die Effizienz in unseren handeln.
ob sie bei diesen Kunden ähnliche
Erfahrungen gemacht haben. Wenn Geschäftsabläufen, Diensten und unserer
der übliche Vertreter aus dem Urlaub Produktqualität zu verbessern
zurückkehrt, teilen Sie ihm und Ihrem • Wir befolgen und erhalten unsere definierten Prozesse
Vorgesetzten Ihre Erfahrung auf offene,
ehrliche und sachliche Art mit, damit sie
• Wir stellen sicher, dass unsere Beziehungen zu
das Problem gemeinsam lösen können. Geschäftspartnern, einschließlich Kunden, Lieferanten
und Drittherstellern, in Übereinstimmung mit unseren
Standards verwaltet werden
• Wir ermutigen zu Teamarbeit, um unsere
Leistungsstandards zu verbessern
• Wir haben wirksame Kontrollen eingerichtet, damit
i ? … Standard- oder Qualitätsprobleme umgehend
identifiziert werden können.
WEITERE FRAGEN & SICH ZU WORT
INFORMATIONEN ANTWORTEN MELDEN
INHALT Imperial Brands Verhaltenskodex | 28Sie können auch lesen
