Studienergebnisse "Project Management Waste Index" - Version 1.0
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Studienergebnisse
„Project Management Waste Index“
Prof. Dr. Rainer Erne; Prof. Dr. Claus Hüsselmann;
Heiko Dehning; Claus-Peter Koch, Stefanie Langhardt
Version 1.0
04.08.2021 Folie 1Inhalte
Nr. Thema Link
1. Forschungsfragen …direkt
2. Studiendesign …direkt
3. Demographische Daten …direkt
4. Studienergebnisse …direkt
Verteilung des PMWI …direkt
Zusammenhang zwischen PMWI und Plantreue des Projekts …direkt
Zusammenhang zwischen PMWI und Unternehmensdaten …direkt
Verteilung der Verschwendungsarten …direkt
5. Interpretation …direkt
6. Konsequenzen …direkt
04.08.2021 Folie 2Forschungsfragen [1/3]
Verschwendung in Projekten messbar machen
Kernfrage
• F1 Welche Erkenntnisse lassen sich aus der Bewertung von Verschwendung in Projekten anhand des PMWI (nach aktuellem
Modell) gewinnen?
Unterfragen [UF 1-7]
• UF1 Wie groß ist in der Praxis das Ausmaß der Verschwendung in Projekten, gemessen mit dem PMWI?
• UF2 Wo liegen die Schwerpunkte der Verschwendung in Projekten? Gibt es ggf. eine Verteilung innerhalb einer Kategorie?
04.08.2021 Folie 3Forschungsfragen [2/3]
Verschwendung in Projekten messbar machen
• UF3 Gibt es einen Zusammenhang zwischen PMWI und …
a. dem angewendeten PM-Framework
b. der Branche
c. der Projektart
d. der Rolle
e. der Erfahrungsstufe
f. der Unternehmensgröße
sprich, kann man ggf. hieraus spezifische Kontexte bzw. Benchmarks ableiten?
• UF4 Gibt es einen Zusammenhang zwischen der Projekterfolgsquote im Sinne einer Plantreue und dem PMWI?
(Ist der PMWI also als Indikator für Plantreue geeignet?)
04.08.2021 Folie 4Forschungsfragen [3/3]
Verschwendung in Projekten messbar machen
• UF5 Sind Praktiker in der Lage, anhand einfacher Fragestellungen eine PMWI-Berechnung zu ermöglichen?
sprich, kommen sinnvolle Ergebnisse bei den meisten Teilnehmern heraus?
• UF6 Kann man den PMWI auch bei unvollständiger Beantwortung der Fragen ermitteln bzw. wie ist dies zu tun?
• UF7 Muss die methodische Grundlage des PMWI ggf. angepasst werden?
sprich, gibt es eine Indikation bzw. mathematische Begründung, um das Berechnungsmodell des PMWI anzupassen?
04.08.2021 Folie 5Studiendesign
„Project Management Waste Index“ (PMWI)
Häufigkeit des Auswirkung des Project Management Waste Index
Auftretens (H) Auftretens (A) Σ [H ∗ A]
=
Verschwendung max
Warten 0-4 0-4 Verschwendungsart Warten
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Überbearbeitung 0-4 0-4 Verschwendungsart Überbearbeitung
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Fehler 0-4 0-4 Verschwendungsart Fehler
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Fehlallokation 0-4 0-4 Verschwendungsart Fehlallokolation
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Fehlweisung 0-4 0-4 Verschwendungsart Fehlweisung
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Bewegung 0-4 0-4 Verschwendungsart Bewegung
(3 Fragen) = Σ [H * A]
Unterbearbeitung 0-4 0-4 Verschwendungsart Unterbearbeitung
(3 Fragen) = Σ [H * A]
04.08.2021 Folie 6Studiendesign
„Project Management Waste Index“ (PMWI)
März 2021
• Konzeption Fragebogen
• Pre-Test
mit N=20 Teilnehmern
April 2021
• Überarbeitung Fragebogen
• Kommunikation Studie
• Start Studie
Mai 2021
• Durchführung Studie
mit N=270 Teilnehmern
Juni 2021
• Auswertung Studie
mit N=202 Teilnehmern
04.08.2021 Folie 7Teilnehmer nach Projektrolle
Frage 1 - Ich beantworte die
Fragen aus meiner Sicht als ...
N=202
04.08.2021 Folie 8Teilnehmer nach Projekterfahrung
Frage 2 - Ich arbeite seit dieser
Zeit in Projekten ...
N=201
04.08.2021 Folie 9Teilnehmer nach Branche
Frage 3 - Ich arbeite in
folgender Branche:
N=179
04.08.2021 Folie 10Teilnehmer nach Organisationsgröße
Frage 4 - Ich arbeite für eine Organisation mit ...
N=202
04.08.2021 Folie 11Teilnehmer nach Projektart I
Frage 5 - Ich beantworte die Fragen
aus Sicht von ...
N=202
04.08.2021 Folie 12Teilnehmer nach Projektart II
Frage 6 - Meine Antworten
basieren auf meiner
Erfahrung mit folgender
Projektart:
N=202
04.08.2021 Folie 13Teilnehmer nach Projektmanagement-Framework
Frage 7 - Ich arbeite im Projekt auf Basis
eines definierten Standards/Frameworks ...
N=202 (Mehrfachnennungen möglich)
04.08.2021 Folie 14Teilnehmer nach Projektmanagement-Framework
Frage 7 - Ich arbeite im Projekt auf Basis eines definierten
Standards/Frameworks ...
N=202
04.08.2021 Folie 15Studienergebnisse
Verteilung des PMWI
Häufigkeiten Boxplot (Quartile)
N=202
04.08.2021 Folie 16Studienergebnisse
Verteilung des PMWI
N=202
04.08.2021 Folie 17Erfolgsquoten
Plantreue [%] im Mittel und Verteilung nach Dimension
Termintreue
Qualitätstreue
04.08.2021
Budgettreue Folie 18Erfolgsquoten
Plantreue [%] gesamt in der Verteilung
Gesamt (Mittelwert T/B/Q)
04.08.2021 Folie 19Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Plantreue des Projekts
nach den 10% und 20% Top-Performern und Low-Performern
N=202
04.08.2021 Folie 20Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Plantreue (gesamt, [%]) des Projekts
N=185
04.08.2021 Folie 21Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Termintreue [%] des Projekts
N=194
04.08.2021 Folie 22Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Budgettreue [%] des Projekts
N=190
04.08.2021 Folie 23Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Qualitätstreue [%] des Projekts
N=195
04.08.2021 Folie 24Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Branche
N=179
04.08.2021 Folie 25Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Unternehmensgröße
N=202
04.08.2021 Folie 26Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Projektart
N=202
04.08.2021 Folie 27Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Auftraggeber
N=202
04.08.2021 Folie 28Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Projektmanagement-Framework, bereinigt
N=202
04.08.2021 Folie 29Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Projektrolle
N=202
04.08.2021 Folie 30Studienergebnisse
Zusammenhang zwischen PMWI und Projekterfahrung
N=201
04.08.2021 Folie 31Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsarten
Verschwendungsarten
4,00
3,50
3,00
Warten
Fehlallokation
2,50
Auswirkungen
Fehler
2,00
Fehlweisung Unterbearbeitung
1,50
Überbearbeitung
1,00 Bewegung
0,50
0,00
0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 32Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart WARTEN
Verschwendungsart Warten
4,00
Warten auf
3,00 Zulieferungen
Warten auf
Entscheidungen
Auswirkungen
Warten auf
2,00
Informationen
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 33Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart ÜBERBEARBEITUNG
Verschwendungsart Überbearbeitung
4,00
3,00 Überbearbeitung aufgrund
von 'Information Overload'
Auswirkungen
Überbearbeitung aufgrund
von Forderungen
2,00
Überbearbeitung aufgrund
von 'Vergolden'
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 34Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart FEHLER
Verschwendungsart Fehler
4,00
3,00
Mangelhafte
Fehlerbearbeitung Fehlerhafte
Informationen
Auswirkungen
2,00
Unklarheit über Fehler
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 35Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart FEHLALLOKATION
Verschwendungsart Fehlallokation
4,00
Fehlende
3,00 Personalkapazitäten
Fehlende Kompetenzen
Auswirkungen
Fehlende materielle
2,00 Ressourcen
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit N=202
04.08.2021 FolieStudienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart FEHLWEISUNG
Verschwendungsart Fehlweisung
4,00
3,00
Unklare
Auswirkungen
Verantwortlichkeiten
2,00 Unklare Prioritäten
Unklarer Projektnutzen
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 37Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart (unnötige) BEWEGUNG
Verschwendungsart Bewegung
4,00
3,00
Task Switching
Auswirkungen
2,00 Unnötige
Aufgabenänderungen
Unnötige physische
Bewegungen
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit N=202
04.08.2021 Folie 38Studienergebnisse
Verteilung der Verschwendungsart UNTERBEARBEITUNG
Verschwendungsart Unterbearbeitung
4,00
3,00
Unzureichende
Dokumentation
Unzureichende
Auswirkungen
Kommunikation
2,00 Oberflächliches
Arbeiten
1,00
0,00
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00
Häufigkeit
N=202
04.08.2021 Folie 39Interpretation
„Project Management Waste Index“ (PMWI) insgesamt
• Der „Project Management Waste Index“ (PMWI) liegt bei 202 auswertbaren Datensätzen im Mittelwert bei 25% (Median: 23,5%).
Das bedeutet, dass die meisten Projekte ein Viertel der maximal möglichen Verschwendung gemäß unseres Modells aufweisen.
• Es lässt sich eine klare Korrelation zwischen dem PMWI einerseits und der Plantreue des Projekts („on time, on spec, on budget“)
feststellen. Das lässt darauf schließen, dass der Indikator „Project Management Waste Index“ ein guter Prädikator für den
Projekterfolg darstellt bzw. dass gute oder schlechte Plantreue des Projekts sich auf Verschwendung im Projektmanagement
zurückführen lässt.
• Dabei lassen sich eindeutig „Top Performer“ mit einem durchschnittlichen PMWI von 12,4% und „Low Perfomer“ mit einem
durchschnittlichen PMWI von 31,4% unterscheiden. Das lässt darauf schließen, dass Verschwendung im Projektmanagement keine
„natürliche Redundanz“ darstellt, sondern ein Ergebnis guten bzw. weniger guten Projektmanagements auf der Ebene der
Organisation, des Projekts und/oder der Personen.
04.08.2021 Folie 40Interpretation
Zusammenhang zwischen PMWI und Unternehmens-/Projektdaten [1/2]
• Die Studie weist einen größeren PMWI bei bestimmten Branchen (z.B. Baugewerbe, Gesundheits-/Sozialwesen) und bei
bestimmten Projektarten (z.B. Bau-/Infrastrukturprojekte, Forschungsprojekte) auf. Dieser Befund kann aber nicht als gesichert
gelten, da die Teilnehmer dieser Branchen unterdurchschnittlich in der Studie vertreten waren.
• Es lässt sich kein Zusammenhang zwischen dem PMWI und der Unternehmensgröße feststellen, auch wenn auch hier die
Einschränkung gilt, dass in der Studie v.a. Teilnehmer aus Organisationen mit über 251 Mitarbeitern vertreten waren.
• Ein auffälliger Unterschied besteht zwischen dem PMWI bei externen und internen Projekten (Auftraggeber außerhalb oder
innerhalb der eigenen Organisation): Externe Projekte weisen einen erkennbar niedrigeren PMWI auf als interne Projekte. Dies
lässt darauf schließen, dass externe Projekte offenbar fokussierter bearbeitet und effizienter gesteuert werden als interne
Projekte.
04.08.2021 Folie 41Interpretation
Zusammenhang zwischen PMWI und Unternehmens-/Projektdaten [2/2]
• Die Studie weist auch auf, dass Projekte, die nach einem agilen oder hybriden Projektmanagement-Framework geplant und
gesteuert werden, einen niedrigeren PMWI aufweisen als diejenigen, die nach einem unternehmensindividuellen oder keinem
Modell abgewickelt werden. Klassische Projektmanagement-Frameworks liegen auf der Ebene des PMWI-Mittelwert. Auch dieser
Zusammenhang kann zunächst als Hypothese gelten, die noch zu validieren ist.
• Der Zusammenhang zwischen der Projektrolle und der Einschätzung des PMWI lässt keine klaren Schlussfolgerungen zu.
Offensichtlich ist jedoch, dass Projektmitarbeiter mit einer Projekterfahrung von mehr als 10 Jahren kritischer in der Einschätzung
der Verschwendung sind als Projektmitarbeiter mit geringerer Projekterfahrung. Dies ist insofern plausibel, als erfahrenere
Mitarbeiter über bessere Vergleichswerte und Referenzpunkte in der Beurteilung von Projekten verfügen.
04.08.2021 Folie 42Interpretation
Verschwendungsarten
• Die bedeutendsten Verschwendungsarten in Projekten sind gemäß der Studie Warten, Fehlallokation und Unterbearbeitung. Die
am wenigsten relevanten Verschwendungsarten Fehlweisung und Bewegung. Fehler und Überbearbeitung liegen in Häufigkeit und
Auswirkung etwa in der Mitte zwischen diesen beiden Extremen.
• Bei der Verschwendungsart „Warten“ kommt das Warten auf Zulieferungen besonders häufig und mit großen Konsequenzen vor.
• Bei der Verschwendungsart Fehlallokation werden vor allem fehlende Personalkapazitäten als häufig und schwerwiegend
klassifiziert.
• Die Verschwendungsart Unterbearbeitung bezieht sich vor allem auf unzureichende Dokumentation, die in Projekten häufig und
mit großen Auswirkungen vorkommt.
• Daneben wird auch unnötiges Task Switching als häufige und schwerwiegende Verschwendungsart in Projekten bewertet.
04.08.2021 Folie 43Konsequenzen
Für die ORGANISATIONSPRAXIS
• Da sich die hier darstellten Ergebnisse auf einen Mittelwert beziehen, wäre es für die Organisationspraxis unerlässlich, zunächst
einen organisationsspezifischen PMWI sowie die individuellen „Hot Spots der Verschwendung“ zu ermitteln. Dies kann über eine
organisationsspezifische Befragung und eine Konsolidierung der Ergebnisse in einem Workshop geschehen.
• In einem zweiten Schritt müssten dann die organisationsspezifischen Ursachen für die „Hot Spots“ in einer gemeinsamen
Ursachenanalyse ermittelt werden. Auch dafür haben wir bereits Hypothesen und Methoden entwickelt, die in einem
organisationsspezifischen Workshop anwendbar sind.
• In einem dritten Schritt können dann Ursachen priorisiert und mit wirksamen und umsetzbaren Maßnahmen versehen werden.
Dies geschieht in Form einer „Heat Map der Verschwendung in Projekten“.
• Die Umsetzung der Maßnahmen kann dann beraten und in ihrer Wirksamkeit und Umsetzbarkeit untersucht werden.
04.08.2021 Folie 44Konsequenzen
Für die FORSCHUNGSPRAXIS [1/2]
Weiterführende Fragen für darauf aufbauende Studien:
• Existiert eine Korrelation zwischen PMWI den dem objektiv feststellbaren Projekterfolg (Erreichung geplanter Termine, Budgets
und Qualitätsmetriken)?
• Kann der PMWI in laufenden Projekten den Projekterfolg auch prognostizieren?
• Lässt sich ein Zusammenhang zwischen dem PMWI und bestimmten Branchen und/oder Projektarten validieren, d.h., weisen
bestimmte Branchen oder Projektarten einen höheren oder geringeren Verschwendungsgrad auf?
• Weshalb ist der PMWI bei externen Projekten geringer als bei internen? Lassen sich anhand dieser Gründe Parameter, die bei
externen Projekten festgestellt werden, auch auf interne Projekte übertragen, so dass der Erfolg interner Projekte größer wird?
04.08.2021 Folie 45Konsequenzen
Für die FORSCHUNGSPRAXIS [2/2]
• Lässt sich ein Zusammenhang zwischen dem PMWI und dem verwendeten Projektmanagement-Framework validieren, d.h.,
weisen bestimmte Projektmanagement-Frameworks einen höheren oder geringeren Verschwendungsgrad auf?
• Was sind die Ausprägungen und Ursachen für die größten Verschwendungsarten (Warten, Fehlallokation, Unterbearbeitung) und
welche Maßnahmen sind wirksam und umsetzbar, um diese Verschwendungsarten zu minimieren?
• Ist die Methode des PMWI anzupassen mit Blick auf den Praxiseinsatz, z.B. im Hinblick auf eine Konzentration der
Bewertungskriterien Ausmaß und Häufigkeit?
04.08.2021 Folie 46Kontakt
Wenn Sie an einer organisationsspezifischen Minimierung von Verschwendung oder einer weiterführenden Studie zu
dem Thema interessiert sind, freuen wir uns über eine Nachricht an:
studie@leanpm.net
Mit herzlichen Grüßen
Prof. Dr. Rainer Erne; Prof. Dr. Claus Hüsselmann;
Heiko Dehning; Claus-Peter Koch, Stefanie Langhardt
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