DIGITALE AKTENFÜHRUNG- DEN CHANGE AKTIV GESTALTEN UND POTENTIALE NUTZEN - Hessischer ...
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Verwaltungsseminar Wiesbaden
DIGITALE AKTENFÜHRUNG –
DEN CHANGE AKTIV GESTALTEN UND POTENTIALE NUTZEN
SEMINARLEITUNG:
JENNY HÖSE
info@hvsv.de www.hvsv.de
Mit welchen Fragen, Erwartungen und/oder Zielen sind
Sie heute hierher gekommen?
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 2
Agenda
• Wesentliche Einflüsse der öffentlichen Verwaltung
• Hemmnisse bei der Durchsetzung von E-Governmentvorhaben
• „Zutaten“ eines erfolgreichen Change-Projektes
• Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 3
Wesentliche Einflüsse der öffentlichen
Verwaltung
Unbeständigkeit Werte-
wandel
Unsicherheit
Digitali-
sierung
Demografie
Quelle: Prognos AG (2018)
Komplexität
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 4
Demografische Entwicklung in Deutschland
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 5Demografische Entwicklung in der
Stadtverwaltung Wiesbaden
ca. 4.800
Mitarbeitende Durchschnittsalter ca. 45,4 Jahre
• ca. 81 % der Mitarbeitenden werden bis zum Jahre 2030 vornehmlich aus Altersgründen
die LHW verlassen
davon 453
Führungskräfte Durchschnittsalter ca. 50,5 Jahre
• von den Führungskräften werden bis zu 96 % vornehmlich aus Altersgründen die LHW
verlassen
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 6Wesentliche Einflüsse der öffentlichen
Verwaltung
Unbeständigkeit Werte-
wandel
Unsicherheit
Digitali-
sierung
Demografie
Quelle: Prognos AG (2018)
Komplexität
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 7Vision
Behörden, Institutionen
(z. B. Gerichtsbarkeit)
Bürger +
Ämter Unternehmen
BePo
online Anträge &
eAkte Bescheide, OZG
u. a.
medienbruchfreies,
prozessorientiertes
Arbeiten
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 8Deutsche Kommunen über ihren Stand der
Digitalisierung
Artikel „Digitalisierung: Kommunen stellen sich schlechtes Zeugnis aus“ in „der neue Kämmerer“
keine gut aufgestellt
Einschätzung 10%
6%
ausreichend bis
sehr schlecht
aufgestellt
84%
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 9Wesentliche Einflüsse der öffentlichen
Verwaltung
Unbeständigkeit Werte-
wandel
Unsicherheit
Digitali-
sierung
Demografie
Quelle: Prognos AG (2018)
Komplexität
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 10Wertewandel
Baby Boomers Generation X Generation Y
(1945-1960) (1961-1980) (1981-1995)
Anteil an 33 % 35 % 29 %
arbeitender
Bevölkerung in %
Ziel Jobsicherheit Work-Life-Balance Freiheit und Flexibilität
Haltung zur Erste IT-Erfahrungen Digital Immigrants Digital Natives
Technologie
Haltung zur Karriere Kariere im Unternehmen, Karriere bezieht sich auf Digitale Unternehmer,
wird von den Angestellten den Beruf, nicht mehr auf Arbeit „mit“
mitgestaltet den Arbeitgeber Organisationen nicht „für“
Organisationen
Typisches Produkt Fernseher PC Tablet/Smartphone
Quelle: Futurebiz, 2018
Medien/ Telefon, face-to-face, E-Mail und SMS Text oder Social Media,
Kommunikation E-Mail Online und Mobile
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 11Wesentliche Einflüsse der öffentlichen
Verwaltung
Welche wesentlichen Faktoren beeinflussen Ihren
Arbeitsalltag in der Verwaltung?
Welches sind die treibenden Themen, die Sie aktuell in
Ihrer Verwaltung beschäftigen?
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 12Agenda
• Wesentliche Einflüsse der öffentlichen Verwaltung
• Hemmnisse bei der Durchsetzung von E-Governmentvorhaben
• „Zutaten“ eines erfolgreichen Change-Projektes
• Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 13Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 14
Hemmnisse bei der Durchsetzung von
E-Governmentvorhaben
„Lock-in-Effekte“ durch vorangegangene
heterogene Endgeräte und Investitionsentscheidungen
Prozesse, Ressourcen
Gesetzliche Vorgaben bzw.
Föderalismus Rechtsunsicherheit
Mangelnde Veränderungsbereitschaft, die Wahlzyklen
durch Rechtsunsicherheit noch befördert
wird
Finanzielle Mittel
Faktisches Risiko der Nichtakzeptanz durch
übergeordnete Behörden, Gerichte und
Prüfungsinstanzen Erhöhte (praxisferne) Anforderungs-
kriterien an die digitale Akte im
Einbindung von Fachverfahren Gegensatz zur herkömmlichen
Papierakte = Verkomplizierung
IT-Sicherheit
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 15Agenda
• Wesentliche Einflüsse der öffentlichen Verwaltung
• Hemmnisse bei der Durchsetzung von E-Governmentvorhaben
• „Zutaten“ eines erfolgreichen Change-Projektes
• Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 16Erfolg
Was Menschen sehen
Was Menschen nicht sehen
Beharrlichkeit Enttäuschungen
Aufopferung
harte Arbeit
Rückschläge
Disziplin
Jenny HöseWarum scheitern so viele Projekte in der Verwaltung? Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019
Erfolgsfaktoren bei Veränderungsprozessen
Mobilisierung und Engagement sicherstellen
Situation und Umfeld analysieren und verstehen
Führung fördern
Organisation und Prozesse erfassen und gestalten
Erfolge identifizieren und verankern
Qualifizierung und Entwicklung
zielgruppenorientiert durchführen
Ausrichtung forcieren
Quelle: Capgemini Consulting, 2010
Strukturen und Monitoring entwickeln und
aufbauen
Konflikte und Widerstände reduzieren/vermeiden
Kultur weiterentwickeln
0 10 20 30 40 50 60 70
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 19Spannungsfelder der Entwicklung
Wohin Wohin
wollen wir? dürfen wir?
machbare
Entwicklungsvorhaben
Was Wohin
können müssen
wir? wir?
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 20… das Problem bei Veränderungen ist … Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 21
… dass Menschen ihre Aufgaben
• über eine lange Zeit
• auf eine bestimmte Art und Weise getan haben
und
• dass sie nicht gesagt bekommen wollen, dass sie
ihr Verhalten in Zukunft ändern sollen…
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 22Ziele Prozesse, Abläufe
Organisation
Arbeitsmittel, Technik
Regeln, Normen
Sinn Emotionale Blockaden
Vertrauen
Ängste
Persönliche Motive
Hoffnungen
Erfahrungen
Beziehungen
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 23Faktoren zum Erreichen des Zieles
Ziel
Unsicher-
heit
Konkrete Ziel- und ausreichende Ressourcen
Auftragsklärung
erfahrenes Risikomanagement
Projektmanagement &
Machtpromotoren
Umfassende Kommunikation
Anwenderakzeptanz
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 24Schlüssel für mehr Anwenderakzeptanz, u. a.
• motivierte Mitarbeiter und Führungskräfte
• Arbeits- und Prozessoptimierung
• erfolgreiche Anwenderqualifizierung
• klare Implementierungsstrategie und Kommunikation
• Sicherstellung eines anwenderorientierten Supports
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 25Aufgaben von Führungskräften
Prozesse
Ziele setzen
analysieren
informieren,
Ergebnisse Maßnahmen
kontrollieren kommunizieren, planen
motivieren
Organisieren
Entscheidungen
und
herbeiführen
realisieren
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 26Aufgaben von Führungskräften
… nimmt die Menschen mit
… nimmt eine Vorbildfunktion ein
… trifft klare Entscheidungen
… kommuniziert die Veränderungen aktiv
… initiiert und gestaltet die Veränderung
… überzeugt ihre Mitarbeiter, dass der Wandel
zum Besseren führt
… treibt den Veränderungsfortschritt voran und
kontrolliert ihn
… löst Konflikte
… bindet Mitarbeiter durch vertrauensbildende
Maßnahmen
… vermittelt hierachieübergreifend (Mittlerfunktion
ziwschen oben und unten)
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 27motivierte Mitarbeiter und Führungskräfte
Motivation,
Prozesse zu Gemeinsames
hinterfragen und Agieren (top-
ggf. neu down/bottom-up)
auszurichten
Flexibilität und Lernen wie nicht-
Lernbereitschaft Lernen zieht
aller Mitarbeitenden Veränderung nach
fördern sich
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 28Kennzeichen eines erfolgreichen Projektes
Veränderungen
Ergebnisse fließen
sind mit Stabilität
in den Alltag ein
ausbalanciert
Regelmäßige
Zielüberprüfung +
ggf.
Gegensteuerungs-
…
maßnahmen
Hessischer Verwaltungsschulverband Jenny Höse 19.03.2019 29Hessischer Verwaltungsschulverband
Verwaltungsseminar Wiesbaden
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Hessischer Verwaltungsschulverband 19.03.2019Sie können auch lesen
