Digitalisierungsagenda 2020 - Bisherige Erfolge und Ausblicke auf weitere digitale Projekte im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge - BAMF
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Digitalisierungsagenda 2020 Bisherige Erfolge und Ausblicke auf weitere digitale Projekte im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Informationstechnologie
Inhalt Vorwort5 Die Digitalisierungsagenda 2020 6 Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten 10 Neue digitale Arbeitsweisen 18 IT-Architektur und technologische Grundlagen – Highlights aus neuen Technologien 22 Organisatorische Grundlagen – digitale Kultur des BAMF 27 Die Prioritäten in nächster Zeit 29 Auszeichnungen und internationale Zusammenarbeit 32 Überblick über die Digitalisierungsinitiativen 35 Glossar56 Impressum59 3
Vorwort Sehr geehrte Leserinnen und Leser, in bewegenden Zeiten kommt es darauf an, flexibel und zeitnah auf Veränderungen zu reagieren. Wir als Bundesbehörde müssen uns daher als „digitale, atmende Behörde“ aufstellen, die in allen Dimensionen auf Änderungen bei Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren kann. Hierzu kann und muss Informationstechnik einen wesentlichen Beitrag leisten und die technischen Voraussetzungen schaffen. Gleichzeitig soll Informationstechnik Gestalter und Förderer einer zeitgemäßen Organisation sein. Aus diesem Grund entwickelte das BAMF im Sommer 2016 die Digitalisierungsagenda 2020 mit zahlreichen IT-Initiativen. In dieser Broschüre möchten wir Sie über den aktuellen Stand der Initiativen informieren und die Agenda fortschreiben. In den vergangenen zwei Jahren konnten wir bereits Enormes erreichen. Die hier vorgestellten Erfolgsgeschichten, ergänzt um Erfahrungsberichte unserer Mitarbeitenden, zeigen, dass wir mit unseren Vorhaben und Maßnahmen auf dem richtigen Weg sind: Mit seinen Initiativen nimmt das Bundesamt mittlerweile eine Vorreiterrolle im Bereich Digitalisierung ein. Bei der Umsetzung der Initiativen geht das BAMF neue Wege und nutzt als eine der ersten deutschen Bundesbehörden innovative Methoden in der Softwareentwicklung, die wir Ihnen in dieser Broschüre vorstellen. Darüber hinaus erproben wir mit dem IT-Labor zeitgemäße Zusammenarbeitsmodelle, wie z. B. Design Thinking. Ziel des Bundesamts ist es, Prozesse langfristig vollständig (von Ende-zu-Ende) zu digitalisieren und dabei nutzerorientiert vorzugehen, also gemeinschaftlich mit unseren Mitarbeitenden, die die Informationstechnologie nutzen. Dafür haben wir Räume im BAMF völlig neu gestaltet, um Zusammenarbeit, Diskussionen und Ideenentwicklung zu fördern. Mit der Digitalisierungsagenda 2020 und dem Engagement unserer Mitarbeitenden wird ein wegweisender Beitrag für die Gestaltung effizienter und qualitativ hochwertiger Prozesse bei der Bearbeitung der Asylverfahren, im Flüchtlingsschutz und in der Integrationsarbeit geleistet. Eine anregende Lektüre wünscht Ihnen Dr. Markus Richter Vizepräsident des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) 4 5
Digitalisierungsagenda 2020 – Halbzeit auf dem Weg zu der „digitalen, atmenden“ Behörde Die Digitalisierungsagenda 2020 Halbzeit auf dem Weg zur „digitalen, atmenden Behörde“ Digitalisierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Obwohl 2017 nur noch 220.000 Anträge gegen- Die Digitalisierung ist mehr als nur die Einführung Klassische, monolithische Architekturen der Anwen- das BAMF. Die hohe Varianz der Antragstellungen, über 750.000 im Jahr 2016 gestellt wurden, bleibt neuer Technologien – sie ist essenzieller Bestandteil dungen müssen aufgebrochen und in eine moderne, die durch die Mitarbeitenden des BAMF bearbei- die Zahl der Anträge nach wie vor sehr hoch. des fachlichen Erfolgs des BAMF. modulare IT-Architektur überführt werden. Zu- tet werden – bei gleichzeitig hohem Anspruch an Hinzu kommt seit 2017 ein erneuter Anstieg von Aus diesem Grund verfolgte das BAMF zunächst sätzlich soll die IT-Infrastruktur Abweichungen in die Qualität der Asylentscheidungen – stellt alle Wiederaufnahme-, Klage- und Familiennachzugs- das Ziel, die IT-Systeme aufzurüsten und zu der Auslastung abfangen und verarbeiten können. Betroffenen und Beteiligten vor besondere Heraus- verfahren. Dadurch steigen auch die Anforderungen stabilisieren, um die große Zahl der Anträge zu Neben diesen technischen Fähigkeiten müssen neue forderungen. an die Informationstechnologie (IT) des BAMF: bewältigen und Systemausfälle deutlich zu redu- Arbeitsweisen wie die agile Entwicklung in der Ge- zieren. Dies wurde durch die Modernisierung der samtorganisation der Behörde eingeführt werden. IT-Infrastruktur und des Asylverfahrens realisiert. Nachdem diese Herausforderung gemeistert war, setzte sich das BAMF das ambitionierte Ziel, eine Welche Meilensteine auf dem „digitale, atmende Behörde“ bis 2020 zu werden. Weg zur „digitalen, atmenden Dies bedeutet im Wesentlichen: Behörde“ erzielt wurden • Die technische Skalierbarkeit bei sehr stark Ausfallzeiten der Systeme konnten durch die Stabi- schwankenden technischen und/oder organisa- lisierung und Modernisierung der IT-Infrastruktur torischen Lastspitzen zu garantieren und seit 2018 auf nahezu null reduziert werden. Der • die fachliche Flexibilität von Prozessen bei sich Zugang zu Integrations- und Sprachkursen wurde ändernden Rahmenbedingungen und Anforde- wesentlich verbessert, indem digitale Anbindungen rungen zu gewährleisten. zu den beteiligten Institutionen geschaffen wurden und somit jederzeit Transparenz über aktuelle Kurs- angebote besteht. Des Weiteren wurden und wer- Wie das Bundesamt vorgeht den für das Bundesamt neue digitale Technologien erprobt (z. B. Blockchain und künstliche Intelligenz), Das BAMF ist der Überzeugung: Wenn es darum um interne Prozesse zu optimieren und auf zukünf- geht, die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben optimal tige Anforderungen zeitnah reagieren zu können. zu unterstützen, ist Digitalisierung ein zentraler Bestandteil. So ist es notwendig, Prozesse Ende- zu-Ende zu digitalisieren (Stichwort: Eliminierung von Medienbrüchen) und Entscheidungsprozesse systemisch zu unterstützen (z. B. durch künstliche Intelligenz). Digitalisierung betrifft alle Bereiche des BAMF sowie die Schnittstellen zu anderen Behörden 6 7
Digitalisierungsagenda 2020 – Halbzeit auf dem Weg zu der „digitalen, atmenden“ Behörde Konkrete Anwendungsfelder finden sich z. B. beim wie z. B. die Identitätsfeststellung von Asylantrag- Einzelne Maßnahmen der Agenda beziehen sich „Neue digitale Arbeitsweisen“ nur erfolgreich ein- Assistenzsystem für Anhörungen (ASA) sowie bei stellenden. Außerdem soll das Schriftgut digitalisiert immer auf eine oder mehrere Ebenen bzw. sind von geführt werden, wenn zuvor die organisatorischen der behördenübergreifenden Kommunikation und werden. Eine Oberflächengestaltung und ein funkti- guten Voraussetzungen in einer Ebene, sozusagen Grundlagen geschaffen wurden und eine ausrei- Zusammenarbeit. Zusätzlich wurde ein IT-Labor onaler Umfang, die die Bedürfnisse der internen und als Fundament, abhängig. Zum Beispiel können chende Qualifikation der Mitarbeitenden erfolgt ist. eingerichtet und im Bundesamt verankert, um Digi- externen Anwender im Blick haben (User-Centric talthemen durch agile Methoden zügig und partner- Design), sind uns dabei wichtig. Darüber hinaus er- schaftlich zwischen Fach-und IT-Seite erarbeiten zu möglicht die konsequente Digitalisierung finanzielle können. Die moderne, modulare IT-Architektur (ba- und zeitliche Einsparungen, die wiederum neuen sierend auf Microservices) ermöglicht es, fachliche Digitalisierungsinitiativen zugute kommen – die Anforderungen flexibel umzusetzen. Darüber hinaus Digitalisierung kann sich bei einer positiven Digitali- durchlief das BAMF auch einen organisatorischen sierungsrendite gewissermaßen selbst finanzieren. Wandel: Projektmanagementprozesse wurden kom- plett revidiert und eine Multiprojektmanagement- Kultur etabliert. Projekte werden nun mit Standard- Prioritäten, die das BAMF methoden und -werkzeugen verwaltet, die allen Beteiligten die erforderliche Sicherheit bei der Um- konkret bis 2020 setzen wird setzung der Vielzahl an Digitalthemen bieten. Diese Erfolge zeigen, dass die systemische Unterstützung Das Bestreben der Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist durch IT essenziell für die Zukunft des Bundesamts eine vielschichtige Aufgabe: Neben den rein fach- ist – ohne IT könnten die hohen Anforderungen an lichen Anforderungen an die Digitalisierung müssen Qualität, Skalierbarkeit und Flexibilität nicht erfüllt die technologischen und organisatorischen Voraus- werden. Nur durch die enge Zusammenarbeit aller setzungen geschaffen werden. Aus diesem Grund Beteiligten – sowohl auf der operativen als auch der hat das BAMF seine Digitalisierungsagenda 2020 in Managementebene – konnten wir unseren heutigen vier Ebenen unterteilt, die zusammen eine Pyramide Zwischenstand erreichen. ergeben. Wie es weitergeht Das BAMF sieht sich mit seiner Digitalisierungs- agenda 2020 auch langfristig in einer Vorreiterrolle. Es geht darum, die „Digitalisierungsrendite“ in den Vordergrund zu stellen, und nicht darum, Prozesse um der Digitalisierung Willen zu digitalisieren. Es sollen diejenigen Prozesse digitalisiert werden, die den höchsten fachlichen Nutzen mit sich bringen, Die Digitalisierungspyramide besteht aus vier Ebenen, organisatorische Grundlagen sind ihr Fundament 8 9
Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten Produktiv Das Initiativenportfolio möglicht. Der elektronische Versand von Dokumen- ten (siehe Initiative 11: Elektronisches Gerichts-und Das Portfolio setzt sich (Stand Oktober 2018) aus Verwaltungspostfach (EGVP)) verbessert außerdem 115 verschiedenen Vorhaben, Projekten und Ver- die Verwaltungsprozesse, da Bearbeitungsfehler fahren zusammen. (z. B. von Antragstellungen) signifikant reduziert 2018 wurden von der Informationstechnologie des werden. BAMF 19 Digitalisierungsinitiativen parallel bearbei- tet. Größere Initiativen wie InGe oder MARiS setzen Die Digitalisierungsinitiativen im Portfolio des sich aus unterschiedlichen, kleineren Projekten zu- Bundesamts sind in drei Reifegrade unterteilt. sammen, die aufeinander aufbauen. Darüber hinaus gibt es verschiedene kleinere IT-Projekte, die neben Die Initiativen des Reifegrads I erfüllen die tech- der Digitalisierungsagenda umgesetzt wurden. nischen Voraussetzungen für die Digitalisierung durch eine elektronische Datenhaltung. Ziel dieser In Entwicklung Die Inhalte und Ziele der 19 Initiativen werden in Initiativen ist es, Dokumente wie z. B. Asylakten Steckbriefen ab Seite 35 vorgestellt. elektronisch zu speichern und zu übermitteln. Darauf aufbauend werden durch Initiativen des Seit der ersten Auflage der Digitalisierungsagenda Reifegrads II Prozesse im BAMF Ende-zu-Ende im Oktober 2016 hat das BAMF zur Erreichung digitalisiert. Hiermit werden digitale Workflows ge- seiner Vision der „digitalen, atmenden Behörde“ das schaffen, die manuelle Eingaben durch die Mitarbei- Initiativenportfolio erweitert. Beim Portfolio von tenden reduzieren und somit die Bearbeitungszeiten 2016 lag der Fokus auf der Bewältigung der hohen verkürzen und die Bearbeitungsqualität erhöhen. Zahl der Antragstellungen durch Stabilisierung Mittels solch vollständig digitalisierter Prozesse und Modernisierung der IT-Systeme. Nun steht die können dann Initiativen des Reifegrads III (syste- Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Dokumenten mische Entscheidungsunterstützung) umgesetzt services im Fokus, also die Unterstützung der werden. Dazu kommen digitale Technologien wie Mitarbeitenden des Bundesamts beim Verwalten, Datenanalytik oder künstliche Intelligenz zum Ein- Bearbeiten und Versenden von Dokumenten. satz, die die Mitarbeitenden bei der Bearbeitung und Entscheidungsfindung gezielt unterstützen. Dies bedeutet im ersten Schritt eine Digitalisierung des Schriftguts (siehe Initiative 14: Zentraler Post- Im Folgenden stellen wir Ihnen aktuelle Erfolgs- eingang (ZPE)). Der Bearbeitungsprozess wird opti- geschichten von Initiativen aus den Jahren 2017/18 miert, indem z. B. Medienbrüche auf eine „Clearing- vor. In Planung stelle“ reduziert werden. Darüber hinaus wird die gegenwärtige papierbasierte Dokumentenhaltung mit digitalem Schriftgut langfristig verringert und eine digitale Ende-zu-Ende-Aktenbearbeitung er- 10 11
Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten Einrichtungen und Verfahren der Deutschen Post Durch die Digitalisierung wird auch die Verwaltung AG haben gezeigt, dass durch die Flexibilität und der berufsbezogenen Deutschsprachförderung Skalierbarkeit der Anbindung weiterer Mandanten effizienter: Die Mitarbeitenden können Kurse digital (z. B. weitere BAMF-interne Verfahren und Behör- verwalten, organisieren und abrechnen. den) kaum Grenzen gesetzt werden. Die manuelle Datenerfassung bzw. mündliche Aus- Mit der im Rahmen von ZPE erarbeiteten Lösung kunftserteilung kann zukünftig durch eine digitale werden die Dokumentenverwaltungsprozesse stark Lösung ersetzt werden – somit werden Angebot und minimiert. Damit entfällt der Zeitdruck, und die Nachfrage schneller und zuverlässiger zusammen Qualität wird trotz täglich etwa 20.000 zu scannen- gebracht. Nicht zuletzt erfüllt die digitale Platt- der Dokumente signifikant erhöht. Da durch die form den gesetzlichen Auftrag zum Monitoring von Digitalisierung des Posteingangs auch logistische Ergebnissen und Erfolgen, indem sie die Ermittlung Prozesse vereinfacht werden, werden das Verkehrs- und Auswertung relevanter Kennzahlen auf Knopf- und Transportaufkommen verringert. druck möglich macht. Initiative 15: Berufsbezogene Initiative 7: Integriertes Identitätsmanage- Deutschsprachförderung (BerD) – auf dem ment: Plausibilisierung, Datenqualität und Weg zum Gesamtprogramm Sprache im Sicherheitsaspekte (IDM-S) – intelligente Die Digitalisierungsinitiativen sind in drei Reifegrade eingeteilt digitalen Zeitalter Systeme zur Entscheidungsunterstützung Initiative 14: Zentraler Posteingang (ZPE) – BAMF-Standorte können sich somit auf ihre Kerntä- Das BAMF ist für die bundesweite arbeitsmarkt- Die Herkunft von Asylsuchenden ist wichtig bei der Digitalisierung von Dokumenten und exter- tigkeiten fokussieren, anstatt Zeit für das Dokumen- bezogene Deutschsprachförderung zuständig. Asylentscheidung. Neuartige, digitale Werkzeuge ner Kommunikation tenmanagement aufwenden zu müssen. Gemeinsam mit den Integrationskursen bildet sie können die in Anhörung und Entscheidung einge- Mit ZPE werden in Scanzentren der Deutschen das Gesamtprogramm Sprache für alle Neu- und bundenen BAMF-Mitarbeitenden bei der Validie- Die Initiative Zentraler Posteingang (ZPE) des BAMF Post AG Bestandsakten, Eingangspost und intern Altzuwanderer und ist ein Kernelement der staat- rung zusätzlich unterstützen. hat zum Ziel, eingehendes Papierschriftgut durch erstellte Dokumente zentral digitalisiert. In den lichen Integrationsmaßnahmen. Zur Verwaltung, Einscannen zu digitalisieren. Hierzu ist es erforder- Poststellen der BAMF-Standorte treffen die Mitar- Koordination und Abrechnung der berufsbezogenen Durch die bundesweite Einführung des „Integrierten lich, die heute noch heterogenen Scanprozesse beitenden eine Einschätzung zur Digitalisierbarkeit Deutschsprachförderung (BerD) wird derzeit eine Identitätsmanagements“ (IDM) wurde eine flächen- und -vorgänge zu standardisieren, zu vereinheit- der eingehenden Post. Im nächsten Schritt wird das zentrale digitale Plattform mit breit gefächerten deckende Infrastruktur zur frühzeitigen, einheitli- lichen und zu zertifizieren, um eine effizientere, Schriftgut mittels der zu diesem Zweck geschaffe- Nutzungsmöglichkeiten eingerichtet. Hierzu werden chen Registrierung von Schutzsuchenden sowie zur papierlose und rechtssichere Postbearbeitung zu nen Logistik transportiert. Unter Berücksichtigung Arbeitsagenturen, Jobcenter, Optionskommunen Ausstellung des Ankunftsnachweises geschaffen. gewährleisten. Mit der Realisierung eines einheitli- der mandantenspezifischen Bedürfnisse werden Do- und Kursträger an die Plattform angebunden. Die Registrierungsdaten werden nun im Kern- chen Digitalisierungsverfahrens und einer zentralen kumente mit Hilfe modernster Hochtechnologie ge- Das bisherige Papierverfahren bei der berufsbezoge- datensystem gespeichert und stehen den abrufbe- Bereitstellung der Dokumente im Fachverfahren scannt, qualitätsgesichert, qualifiziert elektronisch nen Sprachförderung wird durch die neue, digitale rechtigten Behörden sofort zur Verfügung, sodass MARiS können Dokumente elektronisch übermittelt signiert und automatisch an den richtigen Empfän- Lösung vollständig ersetzt. Personen sowohl anhand des Ankunftsnachweises und verarbeitet werden. Die Mitarbeitenden der ger im Fachverfahren MARiS geleitet. Die genutzten als auch anhand der Fingerabdruckdatei eindeutig 12 13
Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten identifiziert werden können. Mit der Weiterent- Bildbiometrie ist somit neben den Fingerabdrücken werden die in Anhörung und Entscheidung einge- Initiative 11: Elektronisches Gerichts-und wicklung im Rahmen des Programms „Integriertes eine zusätzliche Identifikationsmöglichkeit. Die bundenen BAMF-Mitarbeitenden entlastet; zugleich Verwaltungspostfach (EGVP) – KI-gestützter Identitätsmanagement – Plausibilisierung, Daten- Datenqualität wird gesteigert und die Feststellung verbessern sich die Datenqualität und die behör- Sortierprozess des Postverkehrs mit Verwal- qualität und Sicherheitsaspekte (IDM-S)“ verfolgt von Mehrfachidentitäten erleichtert. denübergreifende Möglichkeit zur Identifikation tungsrichtlinien das Bundesamt das Ziel, gemachte Angaben im von Personen. Da bestimmte Schreibweisen teil- Asylprozess zu verifizieren und zu plausibilisieren, 2. Automatische Dialekterken- weise Rückschlüsse auf das Herkunftsland zulassen, Das „Elektronische Gerichts-und Verwaltungs- um die behördenübergreifende Effizienz und Trans- nung können diese zur Unterstützung bei der Plausibili postfach“ (EGVP) ermöglicht den elektronischen, parenz weiter zu steigern sowie die Sicherheit im Mittels einer Software für Stimm- sierung der Herkunft herangezogen werden. rechtssicheren sowie verschlüsselten Informa- Asylverfahren zu erhöhen. biometrie kann für arabische tionsaustausch zwischen dem BAMF und anderen Großdialekte die Angabe der An- 4. Auswertung mobiler Datenträger Behörden, insbesondere den Verwaltungsgerichten. Die Mitarbeitenden des BAMF müssen während tragstellenden zu ihrem Herkunftsland geprüft Die Auswertung mobiler Datenträger Bisher erfolgten die Kommunikation und der Trans- des Asylverfahrens die von den Antragstellenden werden. Anhand biometrischer Merkmale wird der unterstützt ebenfalls die Feststellung der fer von Akten und Schriftstücken hauptsächlich gemachten Angaben prüfen und verifizieren. Dies ist gesprochene Dialekt grob geografisch verortet, um Identität und des Herkunftslandes. Im physisch per Post oder Fax. Die Verwendung unter- ein aufwendiger, weitestgehend manueller Prozess, auf die Herkunftsregion zu schließen. Konkrete Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens schiedlicher Medien führte zu Ineffizienzen sowie der sich wesentlich auf die Angaben der Asylsu- Rückschlüsse auf Herkunftsländer sind zum jetzigen zur besseren Durchsetzung der Ausreisepflicht wird Qualitätsdefiziten innerhalb des Prozesses. Mit der chenden stützt. In mehreren Pilotprojekten erprobt Zeitpunkt allerdings nur eingeschränkt möglich. Die vorgesehen, dass das BAMF mobile Datenträger zu Initiative konnte innerhalb nur eines Jahres nahezu das BAMF nun innovative Verfahren mit dem Ziel, Sprachaufnahmen der Antragstellenden müssen diesen Zwecken auslesen darf. Das Ziel ist, in be- der gesamte Schriftverkehr mit den Verwaltungsge- den erfahrenen Entscheidenden Assistenzsyste- deutlich und ausreichend lang sein, um aufschluss- stimmten Fallkonstellationen Aussagen zur Identität richten digitalisiert werden, ohne dass signifikante me zur Verfügung zu stellen, mit denen sie die im reiche Ergebnisse zu erzielen. Die IT-gestützte von Asylsuchenden anhand der z. B. auf dem Smart- Änderungen an der bestehenden IT-Architektur Rahmen des Asylprozesses erhobenen Informa- stimmbiometrische Analyse ist unabhängig, objektiv phone gespeicherten Metadaten (unter anderem oder dem Kernsystem vorgenommen werden tionen validieren und plausibilisieren können, z. B. und massentauglich. Sie ermöglicht eine erste Ein- von hinterlegten Geodaten) auf ihre Richtigkeit zu mussten. Analoge Prozesse werden kontinuierlich die automatische Gesichts-bzw. Dialekterkennung, schätzung, ersetzt jedoch nicht die Beurteilung der prüfen. Beim Auslesen der Daten wird nur auf die optimiert und weiter automatisiert, um die Effizienz Namenstransliteration und -analyse oder die Aus- Mitarbeitenden des Bundesamts. Metadaten zugegriffen, nicht auf die Inhalte. Aus- in der Bearbeitung stetig zu erhöhen. wertung mobiler Datenträger. gelesen wird z. B. die Sprache, in der kommuniziert 3. Namenstransliteration und wird, aber nicht der Inhalt von Nachrichten. Genau- Seit Beginn der digitalen Kommunikation via EGVP 1. Automatische Gesichtserken- -analyse so wird nur auf die Geodaten von Bildern, aber nicht werden derzeit pro Tag (Stand August 2018) vom nung Bisher spielen bei der Namensaufnahme auf die Bildinhalte zugegriffen. Die Analyse mobiler Bundesamt durchschnittlich rund 1.800 Akten und Die Speicherung eines biometrischen während der Registrierung Faktoren Datenträger wird als ein letztes mögliches Instru- Schriftstücke elektronisch an die Gerichte geschickt Bildes ist bereits Bestandteil der wie Phonetik und Erfahrungswerte ment (Ultima Ratio) betrachtet und nur in Einzelfäl- und mehr als 7.000 Dokumente täglich über das Registrierung von Asylsuchenden. des BAMF-Mitarbeitenden eine wesentliche Rolle. len in einem engen gesetzlichen Rahmen angewen- EGVP empfangen. Durch den digitalen Austausch Ein Abgleich der biometrischen Merkmale mit der Namenstransliteration und -analyse ermöglichen det, z. B. bei Personen ohne gültigen Ausweis, bei profitieren die Verwaltungsgerichte von einer Datenbank kann den Registrierungsprozess somit aktuell für arabische Großdialekte, dass die An- denen das Herkunftsland oder die Identität nicht schnelleren Zustellung der Asylakten, den neuen verbessern. Eine spezielle Software unterstützt den tragstellenden selbst über Tastaturen mit sprach- hinreichend plausibilisiert werden können. Möglichkeiten der automatisierten Abwicklung der Abgleich, indem sie die aufgenommenen Fotos spezifischen Zeichensätzen ihre Namen eingeben; eintreffenden Post sowie von den signifikant gesun- anhand biometrischer Merkmale mit denen bereits der Transliterationsassistent überträgt die Eingabe kenen Kosten für Zustellung und Verarbeitung der registrierter Asylantragstellender vergleicht. Die anschließend in lateinische Schriftzeichen. Dadurch Unterlagen. Das Bundesamt und seine Außenstand- 14 15
Erfahrungsberichte: Wie gelingt das Umdenken von analog zu digital? Sara Michalaki Florian Knape Mitarbeiterin im Programm Verfahrensreferent Dokumentenservices Berufssprachkurse orte wiederum werden durch den wegfallenden Mit Einführung von EGVP 2.0 werden die Arbeits- >> Welche Ziele verfolgt das Bundesamt mit der >> Welche Erfolge konnten Sie mit der Papierversand deutlich entlastet. Dadurch haben abläufe von Bundesamt und Verwaltungsgerichten Digitalisierung von Dokumentenservices? Deutschsprachförderung bereits verzeichnen? sich Verarbeitungszeiten und logistischer Aufwand durch die Übermittlung maschinenlesbarer, stan- Durch die Digitalisierung von Dokumentenser- Wir haben in kürzester Zeit ein riesiges verringert, manuelle Prozessschritte standardisiert dardisierter Daten vereinfacht. Dies ermöglicht eine vices können wir vielfältige Vorteile erzielen. Wir Sprachförderprogramm mit einem Volumen von oder schrittweise automatisiert. schnellere Erfassung und Integration von Informati- erwarten Zeit- und Kosteneinsparungen bei der über 400 Mio. Euro im Jahr bundesweit gestartet. onen in die jeweiligen IT-Systeme bei gleichzeitiger Verfahrensbearbeitung, da Dokumente quasi in Der Erfolg ist überwältigend: Binnen zwei Jahren Mit der nun geplanten Erweiterung zu EGVP 2.0 Reduktion von Fehlern. Darüber hinaus können Pro- Echtzeit ausgetauscht und bearbeitet werden wurden rund 330.000 Berechtigungen erfasst und wird eine weitere Automatisierung der Prozess- zesse beschleunigt werden, indem Medienbrüche können. Darüber hinaus gehen wir von signifikanten mehr als 10.000 Kurse gestartet. Ohne die Bereit- schritte durch vollständige Integration in die minimiert werden: Mitarbeitende des BAMF können Qualitätsverbesserungen aus, weil wir viele Pro- stellung einer Datenbank mit den Daten der Teil Kernanwendung MARiS angestrebt. Die über EGVP eingehende Nachrichten innerhalb weniger Sekun- zessschritte automatisieren und damit potenzielle nehmenden wäre dies unmöglich gewesen. Am eingehenden Schriftstücke sollen automatisch zu den den erhalten und anschließend bearbeiten. Durch Fehler vermeiden können. 19.03.2018 wurde mit der direkten Übertragung der entsprechenden Mitarbeitenden geleitet und sukzes- die Migration des Systems hin zu einer nachhaltigen, personenbezogenen Berechtigungsdaten in BerD sive für die weitere Verarbeitung aufbereitet werden. skalierbaren Plattform wird sichergestellt, dass das >> Wie wird sich damit die Arbeitsweise der Mit- ein zentraler Meilenstein erreicht. Der EGVP-Versand wird durch die Integration mit BAMF auch zukünftig flexibel auf sich ändernde arbeitenden ändern? MARiS weiter vereinfacht, im Funktionsumfang Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren Selbstverständlich bedarf der gesteigerte Anteil an >> Gab es Anlaufschwierigkeiten? ausgebaut und auf eine neue, skalierbare technische kann. Dies ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung einiges an Umdenken bei unseren Im Moment ist die Menge an eingehenden Unter- Plattform migriert. Gleichzeitig werden weitere Kom- „digitalen, atmenden Behörde“. Mitarbeitenden. Während bisher viele Dokumente lagen ohne den schnelleren weiteren Ausbau des munikationspartner angebunden (derzeit die Auslän- schriftlich bearbeitet wurden, wird nun an vielen IT-Systems kaum zu bewältigen. Das bedeutet, dass derbehörden in mehreren Bundesländern). Stellen neue Software eingesetzt. Um dieses Um- wir kontinuierlich neue Verfahren bzw. komplett denken zu erreichen, werden wir entsprechende neue Softwareelemente aufnehmen oder parallel Schulungen und Trainings anbieten, um unsere betreiben müssen. Der schnelle Wandel erfordert Kolleginnen und Kollegen an die neue Arbeitsweise immense Flexibilität und bringt einen hohen Infor heranzuführen. mationsbedarf und Schulungsaufwand mit sich. >> Welche Erfolge konnten Sie schon verzeich- >> Welche weiteren digitalen Innovationen ver- nen? Welche Herausforderungen mussten Sie folgen Sie für das kommende Jahr? bewältigen? Wir haben höchste Erwartungen für 2019. Wir Mit ZPE und EGVP konnten wir bereits erste Erfolge müssen dutzende Excel-Listen und die aktuell zwei bei der Digitalisierung von Dokumenten sowie beim produktiven IT-Anwendungen von BerD zu einer digitalen Austausch mit anderen Behörden ver- Anwendung im Live-Betrieb zusammenführen. Ende zeichnen. Die große Herausforderung ist die Vielzahl 2019 ist unser Ziel, den Mitarbeitenden alle relevan- der Beteiligten im übergreifenden Programm – dies ten Informationen in einem Dashboard so schnell stellt neue Anforderungen an das Projektmanage- und übersichtlich wie möglich bereitzustellen, so- ment des Bundesamts. dass sie vor Ort gute Entscheidungen für die Durch- führung der Berufssprachkurse treffen können. Das EGVP erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Bundesamt und Verwaltungsgerichten 16 17
Neue digitale Arbeitsweisen Neue digitale Arbeitsweisen Mit der Digitalisierungsagenda hat sich das BAMF Um Scrum im Bundesamt bei Softwareentwicklungs Bereits zu Beginn der Pilotierungsphase erwies sich sungsnotwendigkeiten gemeinsam mit der Fachseite ein sehr ambitioniertes Programm vorgenommen. projekten erfolgreich anwenden zu können, wurden Scrum als besonders hilfreich. Zum einen sind erste Er- zu identifizieren und Änderungen einfach umzusetzen, Um die vielen Initiativen, die Teil dieses Programms drei neue Räume zu einem IT-Labor umgebaut (ein gebnisse unmittelbar nach den Sprints verfügbar. Zum ohne dass bis dahin erbrachte Arbeitsergebnisse ob- sind, zeitnah abschließen zu können, beschreitet das Arbeitsraum, ein Kommunikationsraum sowie ein anderen ermöglichen die regelmäßigen Absprachen solet sind. Bei traditionellen Vorgehensweisen wären Bundesamt auch bei der Umsetzung neue Wege. Präsentations-bzw. Besprechungsraum). Der Arbeits- zwischen Fachseite und IT eine enge, partnerschaft- solche Korrekturen erst nach Abschluss der Ent Zum einen nutzt es als erste deutsche Behörde ein raum bietet Arbeitsplätze mit neuester technischer liche Zusammenarbeit. Durch die frühzeitige Demons- wicklungsphase aufgefallen und hätten einen erheb- IT-Labor, um in der Softwareentwicklung struk- Ausstattung und ermöglicht die enge Zusammenar- tration der Arbeitsergebnisse ist es möglich, Anpas- lich größeren Mehraufwand bedeutet. turiert agile Entwicklungsmethoden einzusetzen. beit von Fachseite und IT. Der Kommunikationsraum Zum anderen ist die Pilotierung mittels minimal kann für Diskussionen und das gemeinschaftliche funktionsfähiger Produkte (Minimum Viable Pro- Entwickeln neuer Ideen genutzt werden. Diverse ducts/MVPs) ein wesentliches Werkzeug, um Ideen Sitzgelegenheiten fördern den informellen Aus- Das IT-Labor ist ein wichtiger Beitrag zur zügig zu erproben und in den Produktivbetrieb zu tausch. Im Präsentations-und Besprechungsraum erfolgreichen Digitalisierung im BAMF überführen. können Ergebnisse vorgestellt werden und Vorfüh- rungen oder Besprechungen stattfinden. Eigens für die engere Zusammenarbeit zwischen Entwicklerinnen und Entwicklern Das IT-Labor – Design Thinking Nachdem in der Pilotierungsphase vereinzelt Pilot- wurde das aus drei Räumen bestehende teams nach dem Scrum-Modell gearbeitet haben, ist IT-Labor geschaffen. im Bundesamt nun ein permanentes und leistungsstarkes Scrum- Team in das IT-Labor eingezogen, das sukzessive Ziel des IT-Labors ist es, die Zusammenarbeit weitere Projekte umsetzt. Somit hat das BAMF sein mittels agiler Softwareentwicklungsmethoden zu IT-Labor in den Tagesbetrieb integriert. Das Scrum- fördern. Zum Einsatz kommt dabei insbesondere -Vorgehen wird damit Stück für Stück auch bei Scrum (engl. „Gedränge“, „viel auf einmal“) – ein anderen IT-Projekten innerhalb der Organisation iteratives und inkrementelles Vorgehensmodell. Im eingeführt. Scrum-Prozess wird neue Software in Sprints entwi- ckelt – das heißt in wiederkehrenden Entwicklungs Die Resonanz auf die neu etablierte Arbeitsweise ist zeiträumen von in der Regel zwei Wochen, die zu sehr positiv – bisher konnten im IT-Labor vier P rojek- Beginn gemeinsam vom Team geplant werden. Das te abgeschlossen und bereits mehrere Mitarbeitende Ergebnis jedes Sprints ist ein MVP bzw. Produktin- als Scrum-Master geschult werden. krement, das unbedingt erforderliche Basisfunktio- Darüber hinaus kooperiert das Bundesamt mit drei nen umfasst. deutschen Universitäten, um im Rahmen von Vorträ- gen und Vorlesungen seine Erfahrungen im B ereich Das Besondere bei Scrum ist, dass die Fachseite sehr der agilen Zusammenarbeit zu teilen. Langfristig eng mit dem Entwicklungsteam zusammenarbeitet plant das Bundesamt, an diese Erfolge anzuknüpfen und das jeweilige Projekt somit bei Veränderungen und einen Großteil seiner digitalen Lösungen agil zu (z. B. infolge fachseitig wechselnder Anforderungen) entwickeln. einfach angepasst werden kann. 18 19
Neue digitale Arbeitsweisen welche die digitale Lösung anwenden werden) wer- auszufinden, wie er sich im späteren Projekt reali- den von Beginn an in den Lösungsfindungsprozess sieren lässt. Im Falle eines positiv verlaufenden PoC eingebunden und sind Bestandteil des Kernteams. wird das Projekt gestartet. PoCs können z. B. darauf Das Bundesamt plant somit, eine Ende-zu-Ende abzielen, die zu Grunde liegenden Algorithmen, die Digitalisierung von Prozessen zu ermöglichen. technische Umsetzung oder auch einen Prozess zu testen. Das Vorgehen hat sich bereits in vielen Szenarien bewährt, z. B. bei Blockchain (Initiative 10) Proof of Concepts – schnell zu sowie dem IDM-S-Tool Intelligente Systeme zur Entscheidungsunterstützung (Initiative 7). funktionsfähigen Lösungen Mit der Einführung integrierter Teams sind von Beginn an sowohl die Fachseite als auch die IT eingebunden gelangen Minimum Viable Products (MVPs) – Basis, Umbau des IT-Labors zum Prozesslabor – sammelt, können erste Hypothesen erarbeitet werden. um zügig Feedback zu erhalten Design Thinking Auf dieser Basis können während der Phase der Ideen- Pilotierung vor Projektstart findung möglichst viele Ansätze erarbeitet werden, um Im Rahmen solcher PoCs werden keine finalen, Gerade wegen der Erfolge durch agile Softwareent- die Aufgabe zu lösen. Zum Design Thinking gehört, Als wesentlicher Grundbaustein, um frühzeitig über digitalen Lösungen angestrebt, sondern vielmehr wicklung strebt das BAMF einen weiteren Schritt an dass Teammitglieder in einem Brainstorming ihren Ideen sprechen zu können, sind Piloten zu sehen. ein MVP, das sich ausschließlich auf die unbedingt – hin zur Etablierung eines „Prozesslabors“ im Sinne Ideen freien Lauf lassen. Wenn alle Ideen bewertet Das Bundesamt ist folglich dazu übergegangen, erforderlichen Basisfunktionen konzentriert. Mittels von Design Thinking. Beim Design Thinking geht es und möglichst detailliert beschrieben sind, werden für viele neue Projekte, vor allem innovative Konzepte, dieses minimalen Funktionsumfangs können zügig darum, Personen verschiedener Disziplinen in einem Erfolg versprechende Ideen Prototypen entwickelt. vor ihrer Durchführung in einem Proof of Concept Nutzungstests durchgeführt werden, um Feedback die Kreativität fördernden Umfeld zusammenzubrin- Diese müssen zunächst keine fertigen Produkte sein – (PoC) zu testen. Diese Vorprojekte dienen dazu, den einzuholen und Iterationen der digitalen Lösung gen. Gemeinschaftlich bearbeiten sie Fragestellun- vielmehr werden mittels der Prototypen Ideen auf ihre jeweils herausforderndsten Teil des Vorhabens im voranzutreiben. gen zur Maximierung des Nutzens für Endanwender Umsetzbarkeit getestet, um schnellstmöglich Feed- Vorfeld einer Praxisprüfung zu unterziehen, um her- (User-Centric Design) unter gleichzeitiger Einhaltung back zu erhalten. der Wirtschaftlichkeit und geltenden Architekturprin- Diese Stadien des Design Thinking müssen nicht zipien. Die Lösungsentwicklung beim Design Thinking chronologisch durchlaufen werden. Vielmehr ist es Teil orientiert sich dabei an den typischen Stadien des De- des kreativen Design-Thinking-Prozesses, je nach Be- signs: verstehen, beobachten, Standpunkt definieren, darf zwischen den verschiedenen Stadien zu wechseln. Prototypen entwickeln und testen. Es ist natürlich, dabei Fehler zu machen, um daraus zu lernen und neue Lösungsmöglichkeiten zu finden. Zunächst geht es darum, im Team ein gemeinsames Verständnis der Aufgabe zu entwickeln. In der nächs- Welchen Mehrwert hat die Design-Thinking- ten Phase steht das Beobachten im Fokus. Dabei sollen Methode für das Bundesamt? Im Wesentlichen möglichst viele Fakten zusammengetragen werden, profitiert das Bundesamt von einem vollständig nut- um ein übergreifendes Verständnis der Problemlage zu zerzentrierten Entwicklungsprozess. Nutzerinnen entwickeln. Sind alle erforderlichen Informationen ge- und Nutzer digitaler Lösungen (z. B. Mitarbeitende, Ein MVP wird mit der minimalen Anzahl benötigter Features gestartet, um schnelle Erkenntnisse über das Nutzungsverhalten zu gewinnen 20 21
IT-Architektur und technologische Grundlagen – Highlights aus neuen Technologien IT-Architektur und technologische Grundlagen – Highlights aus neuen Technologien Funktionalitäten steht den Anwenderinnen und Anwendern somit schnell neue Software zur Verfü- gung. Darüber hinaus bekommen die Entwicklerin- nen und Entwickler schneller Rückmeldung, ob eine Auf dem Weg zur „digitalen, atmenden Behörde“ hat füllen, müssen auch einige technische Anforderungen Funktionalität noch Verbesserungsbedarf besitzt, das BAMF ein klares Zielbild für seine IT-Architektur erfüllt werden, wie z. B. die Anmeldung einer Nutzerin und können zügig darauf reagieren. Die Grundla- definiert, das aus vier zentralen Bausteinen besteht: bzw. eines Nutzers (Identity and Access Management ge für den Erfolg dieses Vorgehens ist Continuous 1. den Applikationen und Services, aus denen sich (IAM)). In klassischen, monolithischen Softwarearchi- Delivery (CD). Durch die Etablierung von CD in der digitale Lösungen zusammensetzen, tekturen werden solche Funktionen oftmals redundant Softwareentwicklung ist die kontinuierliche Bereit- 2. der Plattform, die den flexiblen Zusammenbau realisiert, das heißt, jede Anwendung beinhaltet ihr stellung neuer Funktionalitäten möglich. digitaler Lösungen ermöglicht, eigenes IAM. 3. der Infrastruktur, die den „Motor“ (die Rechenka- Mit der modernen Architektur des Bundesamts wer- pazität) der digitalen Applikationen bildet, sowie den Funktionalitäten wiederverwendbar in Microser- 4. dem Zugang zu den Applikationen durch die vices gekapselt: Anwendungen, die ein IAM benötigen, Infrastruktur – Skalierbarkeit Nutzerinnen und Nutzer. können diesen Microservice nutzen. Stehen Ände- mittels Cloud rungen in den Anforderungen an das IAM an, müssen diese einmal auf der Plattform durchgeführt werden Applikationen und Services – und nicht mehr in den einzelnen Fachanwendungen. Effizienz in der Entwicklung durch Wiederverwendung Plattformabstraktion – Historisch bedingt sind Softwaresysteme in vielen Flexibilität durch Kapselung öffentlichen Institutionen und Unternehmen oftmals unflexibel, da sie über Jahre hinweg entwickelt wurden In der Regel wird neu entwickelte Software den und damit gewachsen sind. Diese Softwaremonolithen Anwendenden in einem neuen Release bereitge löst das BAMF in seinem Zielbild durch eine flexible stellt. In diesem Release sind alle Funktionalitäten Softwarearchitektur auf, die auf Microservices (leicht- enthalten, die seit dem letzten Softwarerelease gewichtige, feingranulare IT-Komponenten) aufbaut. (oder seit Beginn der Entwicklung) nicht enthalten Diese Microservices können zu größeren Applikationen waren (z.B. neue Elemente in der grafischen Ober- zusammengesetzt werden, um die fachlichen Anforde- fläche). Die übliche Dauer zwischen den Releases im rungen zu erfüllen. Applikationen können somit flexibel Bundesamt beträgt mehrere Monate, da gewartet kombiniert werden, ohne massiven Entwicklungsauf- wird, bis alle für den Release geplanten Funktio wand bei Erweiterungen der Funktionalität zu betreiben. nalitäten programmiertechnisch umgesetzt wurden. Die Microservice-Architektur hat darüber hinaus einen In seinem Zielbild sieht das Bundesamt vor, weiteren Vorteil: Um die fachliche Anforderung zu er- Softwarefunktionalitäten direkt nach ihrer Fertig- Das Zielbild der technischen Architektur des BAMF besteht aus vier Bausteinen stellung bereitzustellen. Durch die Kapselung der 22 23
Interview: Wie sieht das Zielbild der technischen Architektur des BAMF aus? Markus Ziegelmeier Referent Softwareentwicklung Im Status quo laufen die verschiedenen Fachanwen- greifen. Deshalb ist es unerlässlich, einen sicheren, >> Welchen Mehrwert zieht das BAMF aus der muss weitervermittelt werden, denn gerade durch dungen des Bundesamts auf zugeordneten Servern. durchgängigen und einfachen Zugriff auf bestimmte neu eingeführten Middleware (Initiative 9)? die vielen kleinen und verteilten Funktionen ist der Ein solcher Server ist in der Regel ein physischer, Systeme des BAMF bereitzustellen. Die zentrale Serviceplattform (Middleware) bietet Test des Zusammenspiels im großen System umso leistungsfähiger Computer. Werden auf Grund stei- übergreifende Querschnittsdienste an, die sowohl wichtiger. gender Lasten (z. B. steigende Anzahl an Registrie- Um dies zu erreichen, strebt das BAMF einen der Bereitstellung und dem Austausch von Daten rungsprozessen oder Wiederaufnahmeverfahren) die einheitlichen Zugang an, der über mehrere Geräte dienen als auch die Basis für weitere Initiativen >> Wie würden Sie rückblickend den Erfolg des Anwendungen des Bundesamts stark beansprucht, (z. B. Smartphone, Tablet und Computer) und bilden. Die Middleware basiert dabei auf einer Vorhabens bewerten? Was würden Sie anders können Server an die Grenzen ihrer Rechenkapazität Kanäle (z. B. Website, App oder Spracherkennung) Microservice-Architektur, die bereits jetzt künftigen machen? gelangen. In einer klassischen IT-Infrastruktur müs- möglich ist. So können interne und externe Nut- Anforderungen wie Skalierbarkeit und Cloudfähig- Das Projekt ist ein voller Erfolg und die hohe sen neue Rechenkapazitäten beschafft werden, um zerinnen und Nutzer jederzeit sicher auf Infor- keit Rechnung trägt und damit auch die Wieder- Wiederverwendung einzelner Services bestätigt diese Lastspitzen zu kompensieren. Dies ist oftmals mationen zurückgreifen (z. B. den Status eines verwendbarkeit einzelner Komponenten ermög- dies. Was unterschätzt wurde, ist der anfängliche ein langwieriger Prozess – eine flexible Skalierung Wiederaufnahmeverfahrens). licht. Neue Projekte müssen die Dienste nur noch Betreuungs- und Beratungsaufwand für einzelne der verfügbaren Rechenkapazität ist mit dieser einbinden und nicht mehr selbst implementieren. Projekte, welche die Middleware verwenden wollen Infrastruktur kaum möglich. Ändert sich ein Service, erfolgt dies nur zentral an und auch sollen. Hinzu kam, dass die Middleware einer Stelle, so dass im Idealfall keine angebundene nur parallel zu den ersten Projekten (Initiative 11: Aus diesem Grund strebt das BAMF in seinem Ziel- Anwendung angefasst werden muss. Mit der Ein- Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach bild eine Private-Cloud-Infrastruktur an, welche die führung von Microservices wurde ebenfalls darauf (EGVP), Initiative 14: Zentraler Posteingang (ZPE) Einschränkung durch zugeordnete Server auflöst. geachtet, flexiblere Deployment-Mechanismen zu und Teilprojekt Initiative 12: eArchiv) umgesetzt Auf Lastspitzen kann die IT schnell und angemessen realisieren und das Konfigurationsmanagement werden konnte und nicht schon als Basis vorhanden reagieren – durch eine hochskalierbare und effizient handhabbarer zu machen. war. Dies erhöhte den Druck auf die eigene Imple- die Last verteilende Cloud. Durch die selbstständige mentierung und trieb den Abstimmungsaufwand Verwaltung der Infrastruktur (SelfManagement) >> Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit den erheblich in die Höhe. Auf Grund des hohen Zeit- skaliert die Infrastruktur erforderliche Kapazitäten vielzähligen Schnittstellen? drucks entschied man sich zudem, das Projekt agil hoch bzw. herunter und passt sich somit dynamisch Je mehr Systeme eine Schnittstelle verwenden, umzusetzen, was sowohl im BAMF als auch für viele an die Lasten an. umso wichtiger ist eine gute Planung und detail- Beteiligte ebenfalls ein Novum darstellte – anders lierte Beschreibung der Funktion und der auszutau- wäre es aber vermutlich nicht in der gleichen Zeit schenden Daten. Gerade bei neuen Schnittstellen ist umsetzbar gewesen. Zugang – sicherer, durchgängi- eine möglichst frühe Spezifikation ausschlaggebend >> Auf welche Innovationen dürfen wir uns in dafür, wie hoch das Risiko für Verzögerungen durch ger und vereinfachter Zugriff Fehlentwicklungen ist. Zukunft freuen? Besonders wichtig ist dabei, dass für jedes Projekt Bei jedem Projektvorhaben wird sowohl die Archi- Die IT-Funktionalitäten der Fachanwendungen des tektur als auch die Verwendung der Middleware genau dokumentiert wird, welche Daten es in wel- Bundesamts werden von einer Vielzahl an Perso- analysiert. Dabei wird geprüft, ob bereits vorhan- chem Format liefert und erwartet. Ebenso wichtig nen genutzt. Neben den Mitarbeitenden des BAMF dene Services verwendet werden können und ob ist, ein valides Verhalten im Fehlerfall zu bedenken, (sowohl in der Zentrale in Nürnberg als auch in den neue Funktionen über das Projektvorhaben hinaus was, wie die Erfahrung zeigt, leider oft vernachläs- Außenstandorten) können auch andere Behörden- für andere Projekte von Interesse sein könnten. Im sigt wird. Auch die Bedeutung von Integrationstests mitarbeitende auf bestimmte Informationen zu- 24 25
Organisatorische Grundlagen – digitale Kultur des BAMF letzteren Fall wird im Nachgang entschieden, ob voranzutreiben. Die beteiligten Expertinnen und eventuell neue Middleware-Dienste zentral umge- Experten verstehen sich als Treiber und Vorreiter setzt werden sollen. digitaler Innovationen und Methoden. Am Netzwerk Antje Kiss beteiligt sind Akteure aus rund 20 verschiedenen Aktuell ist ein zentraler generischer Taskmanager in Abteilungsleiterin Behörden, unter anderem aus dem Innen-, Bundes- Planung, der z. B. nach einer bestimmten Frist einen Informationstechnik, finanz- und Verteidigungsressort sowie dem Aus- Controlling, Statistik, bestimmten Task ausführt, ein Event auslöst, eine Risikomanagement wärtigen Amt. Das Themenspektrum der insgesamt Schnittstelle aufruft oder eine Mail verschickt. sechs thematischen Werkstätten reicht von neuen Technologien bis hin zu neuen Arbeitsweisen und Um die digitale Transformation zu ermöglichen, ist Künftig soll es nur noch eine zentrale Schnittstelle Kommunikation entlang der Digitalisierungspyrami- ein außerordentliches Engagement der Mitarbeiten- geben, um digitalisierte Dokumente zu verwalten, de. Innerhalb der Werkstätten werden darüber hin- den erforderlich. Nur durch ein solches Engagement das heißt, um sie zwischen Anwendungen auszu- aus neue Ideen und Initiativen entwickelt, die später konnte das Bundesamt in den vergangenen Jahren tauschen oder sie langfristig im Archiv zu speichern Prozesse und Abläufe in Behörden optimieren. wesentliche Erfolge bei seiner Digitalisierung er- (Teilprojekt der Initiative 12). Für die Anwendungen reichen. Darüber hinaus mussten prozessuale und selbst ist ein Dokument dann dauerhaft und trans- Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Kulturwan- organisatorische Grundlagen geschaffen werden, parent über eine eindeutige ID verfügbar, egal ob es dels im BAMF ist die enge Zusammenarbeit zwischen die essenziell für die Erreichung der ambitionierten nur zum Austausch zwischengespeichert oder aber verschiedenen Disziplinen. Nur die Arbeit in interdis- Ziele der Digitalisierungsinitiativen sind. im Langzeitarchiv abgelegt wurde. ziplinären, integrierten Teams (etwa mit fachlichen und technischen Expertinnen und Experten) ermög- Weitere Innovationen sind unter anderem die licht eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Prozesse. BAMF-Coding-Guidelines, die ebenfalls zu homo- Kulturwandel im BAMF generen Systemen und besserer Wartbarkeit führen Ein wesentlicher Schritt zur Erreichung der Ziele sollen. Es bleibt spannend und mit jedem neuen war der Kulturwandel, der sich durch alle Ebenen Erhöhte Wichtigkeit Projektvorhaben kommen neue Herausforderungen. des BAMF zog. Die Erfolge der vergangenen Jahre von Projekt- und konnten nur durch die gute Zusammenarbeit aller Qualitätsmanagement Mitarbeitenden des BAMF – sowohl auf Leitungs- als auch auf operativer Ebene erreicht werden. Mit seiner Digitalisierungsagenda hat sich das Bun- desamt eine Vielzahl an Einzelmaßnahmen vorge- Fester Bestandteil der Innovationskultur im BAMF nommen, von denen bereits mehrere umgesetzt wur- ist darüber hinaus der regelmäßige Austausch mit den. Um die ambitionierten Ziele dieser Maßnahmen anderen Institutionen – sowohl Behörden als auch voranzutreiben, mussten auch organisatorisch und wissenschaftlichen Instituten. So unterstützte das prozessual geeignete Grundlagen geschaffen werden. Bundesamt z. B. die Einrichtung von „Netzwerk – Aus diesem Grund wurde im Juni 2017 ein Projekt zur Experten digitale Transformation der Verwaltung“ Weiterentwicklung des Projektportfoliound Multi- (NExT). Dieses Innovationsnetzwerk hat zum Ziel, projektmanagements in der IT des BAMF begonnen die Digitalisierung des öffentlichen Sektors aktiv und im August 2018 abgeschlossen. Es verfolgt die 26 27
Die Prioritäten in nächster Zeit Vision, alle IT-Projekte nach einem einheitlichen, dynamische Gesamtorganisation im Blick behalten Im Bereich Digitalisierung setzt das BAMF in 1. Digitalisierung des Schrift- nutzenorientierten und transparenten Methoden- werden, da das Vorhaben bei laufendem Betrieb im- nächster Zeit – neben den bereits beschriebenen guts: Mit der Initiative ZPE und Werkzeugkasten umzusetzen. Im Rahmen des plementiert wurde. Übergeordnetes Ziel der Metho- Vorhaben und Initiativen – auf drei Schwerpunk- wurde eine Lösung zur Digita- Rollouts des einheitlichen Projektmanagement- dik ist es, die Kompetenzen aller Akteure zu steigern, te: Aus fachlicher Sicht werden weiterhin digitale lisierung von Schriftgut etabliert, die zukünftig suk- -Vorgehensmodells wurden Projektleiterinnen und die an IT-Projekten des BAMF beteiligt sind. Die Dokumentenservices etabliert und intelligente zessive für alle Bereiche des BAMF ausgebaut wird. Projektleiter sowie wesentliche Interessenvertrete- Betroffenen werden mit verbesserten Methoden und Assistenzsysteme in allen Kernbereichen des Bun rinnen und -vertreter (Stakeholder) hausintern um- Werkzeugen ausgestattet und in die Lage versetzt, desamts umgesetzt. Aus technischer Sicht wird das 2. Papierlose Dokumentenhaltung: Durch fangreich geschult. effektiver zu arbeiten. So trägt die Schaffung einer Zielbild der IT-Architektur weiter verfolgt, insbe- die papierlose Dokumentenhaltung strebt das Projekt- bzw. Projektmanagementkultur im Haus sondere unter Anwendung neuer Technologien wie BAMF die Reduktion von Personalund Lager- Bei der Einführung der neuen Methodik stand ins- zu einer erfolgreichen Umsetzung der Digitalisie Blockchain und Cloud. Zuletzt geht das BAMF auch kosten an, indem der Dokumentenbestand durch besondere die Weiterentwicklung im Fokus der Mit- rungsagenda bei. Für die Jahre 2018/2019 steht daher aus organisatorischer und prozessualer Sicht neue vereinfachtes Suchen, Lagern und Archivieren weiter arbeitenden, nicht die Definition von starren Prozes- die praktische Nutzung und Weiterentwicklung der Wege: Neben der breiteren Etablierung innovativer an Effizienz gewinnen kann. sen und Werkzeugen. Gleichzeitig musste stets die Methoden und Werkzeuge im Fokus. Zusammenarbeitsmodelle wird auch das Thema Innovationsmanagement ein wesentlicher Schritt 3. Digitale Dokumentenbearbeitung: hin zur „digitalen, atmenden Behörde“ sein. Langfristig strebt das Bundesamt an, Doku- mente (die in elektronischer Form vorlie- gen) möglichst automatisiert zu verarbeiten. So kann Ende-zu-Ende-Digitalisierung es flexibel auf zukünftige Lastspitzen reagieren und die Anzahl der zu bearbeitenden Anträge verringern. digitaler Dokumentenservices 4. Echtzeitbearbeitung: Eine vollständig Die fortlaufende Ende-zu-Ende-Digitalisierung elektronische Vorgangsbearbeitung er- der gesamten Dokumentenverwaltung im BAMF möglicht es, langfristig Anträge in Echtzeit schafft wesentliche Effizienzen, z. B. durch Auto- zu erfassen und zu recherchieren. Somit können matisierung von heute manuellen Aufgaben. Hierzu Informationen, z. B. der Bearbeitungsstatus von An- hat das BAMF sechs Handlungsfelder und -bedarfe trägen, immer aktuell abgerufen werden. identifiziert, die in Teilen bereits heute in Initiativen bearbeitet und auch in Zukunft im Fokus stehen 5. Elektronischer Versand: Mit Hilfe der werden: Digitalisierung von Dokumenten können diese elektronisch ausgetauscht werden. Damit ist davon auszugehen, dass die Zusam menarbeit innerhalb des BAMF und mit externen Einheiten (Außenstandorten sowie andere Behörden) durch eine Beschleunigung des Dokumentenaus- tauschs und eine höhere Qualität der übergreifenden Verwaltungsprozesse deutlich verbessert wird. Im NExT-Innovationsnetzwerk stehen sechs Themen im Fokus 28 29
Sie können auch lesen