Digitalisierungsagenda 2020 - Bisherige Erfolge und Ausblicke auf weitere digitale Projekte im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge - BAMF
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Digitalisierungsagenda 2020
Bisherige Erfolge und Ausblicke auf weitere digitale Projekte im
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
Informationstechnologie
Inhalt
Vorwort5
Die Digitalisierungsagenda 2020 6
Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten 10
Neue digitale Arbeitsweisen 18
IT-Architektur und technologische Grundlagen – Highlights aus neuen Technologien 22
Organisatorische Grundlagen – digitale Kultur des BAMF 27
Die Prioritäten in nächster Zeit 29
Auszeichnungen und internationale Zusammenarbeit 32
Überblick über die Digitalisierungsinitiativen 35
Glossar56
Impressum59
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Vorwort
Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
in bewegenden Zeiten kommt es darauf an, flexibel und zeitnah auf Veränderungen zu reagieren.
Wir als Bundesbehörde müssen uns daher als „digitale, atmende Behörde“ aufstellen, die in allen
Dimensionen auf Änderungen bei Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren kann.
Hierzu kann und muss Informationstechnik einen wesentlichen Beitrag leisten und die technischen
Voraussetzungen schaffen. Gleichzeitig soll Informationstechnik Gestalter und Förderer einer
zeitgemäßen Organisation sein.
Aus diesem Grund entwickelte das BAMF im Sommer 2016 die Digitalisierungsagenda 2020 mit
zahlreichen IT-Initiativen. In dieser Broschüre möchten wir Sie über den aktuellen Stand der
Initiativen informieren und die Agenda fortschreiben.
In den vergangenen zwei Jahren konnten wir bereits Enormes erreichen. Die hier vorgestellten
Erfolgsgeschichten, ergänzt um Erfahrungsberichte unserer Mitarbeitenden, zeigen, dass wir mit
unseren Vorhaben und Maßnahmen auf dem richtigen Weg sind: Mit seinen Initiativen nimmt das
Bundesamt mittlerweile eine Vorreiterrolle im Bereich Digitalisierung ein.
Bei der Umsetzung der Initiativen geht das BAMF neue Wege und nutzt als eine der ersten
deutschen Bundesbehörden innovative Methoden in der Softwareentwicklung, die wir Ihnen
in dieser Broschüre vorstellen. Darüber hinaus erproben wir mit dem IT-Labor zeitgemäße
Zusammenarbeitsmodelle, wie z. B. Design Thinking. Ziel des Bundesamts ist es, Prozesse langfristig
vollständig (von Ende-zu-Ende) zu digitalisieren und dabei nutzerorientiert vorzugehen, also
gemeinschaftlich mit unseren Mitarbeitenden, die die Informationstechnologie nutzen. Dafür haben
wir Räume im BAMF völlig neu gestaltet, um Zusammenarbeit, Diskussionen und Ideenentwicklung
zu fördern.
Mit der Digitalisierungsagenda 2020 und dem Engagement unserer Mitarbeitenden wird ein
wegweisender Beitrag für die Gestaltung effizienter und qualitativ hochwertiger Prozesse bei der
Bearbeitung der Asylverfahren, im Flüchtlingsschutz und in der Integrationsarbeit geleistet.
Eine anregende Lektüre wünscht Ihnen
Dr. Markus Richter
Vizepräsident des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF)
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Digitalisierungsagenda 2020 – Halbzeit auf dem Weg zu der „digitalen, atmenden“ Behörde
Die Digitalisierungsagenda 2020
Halbzeit auf dem Weg zur „digitalen, atmenden Behörde“
Digitalisierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Obwohl 2017 nur noch 220.000 Anträge gegen- Die Digitalisierung ist mehr als nur die Einführung Klassische, monolithische Architekturen der Anwen-
das BAMF. Die hohe Varianz der Antragstellungen, über 750.000 im Jahr 2016 gestellt wurden, bleibt neuer Technologien – sie ist essenzieller Bestandteil dungen müssen aufgebrochen und in eine moderne,
die durch die Mitarbeitenden des BAMF bearbei- die Zahl der Anträge nach wie vor sehr hoch. des fachlichen Erfolgs des BAMF. modulare IT-Architektur überführt werden. Zu-
tet werden – bei gleichzeitig hohem Anspruch an Hinzu kommt seit 2017 ein erneuter Anstieg von Aus diesem Grund verfolgte das BAMF zunächst sätzlich soll die IT-Infrastruktur Abweichungen in
die Qualität der Asylentscheidungen – stellt alle Wiederaufnahme-, Klage- und Familiennachzugs- das Ziel, die IT-Systeme aufzurüsten und zu der Auslastung abfangen und verarbeiten können.
Betroffenen und Beteiligten vor besondere Heraus- verfahren. Dadurch steigen auch die Anforderungen stabilisieren, um die große Zahl der Anträge zu Neben diesen technischen Fähigkeiten müssen neue
forderungen. an die Informationstechnologie (IT) des BAMF: bewältigen und Systemausfälle deutlich zu redu- Arbeitsweisen wie die agile Entwicklung in der Ge-
zieren. Dies wurde durch die Modernisierung der samtorganisation der Behörde eingeführt werden.
IT-Infrastruktur und des Asylverfahrens realisiert.
Nachdem diese Herausforderung gemeistert war,
setzte sich das BAMF das ambitionierte Ziel, eine Welche Meilensteine auf dem
„digitale, atmende Behörde“ bis 2020 zu werden.
Weg zur „digitalen, atmenden
Dies bedeutet im Wesentlichen: Behörde“ erzielt wurden
• Die technische Skalierbarkeit bei sehr stark Ausfallzeiten der Systeme konnten durch die Stabi-
schwankenden technischen und/oder organisa- lisierung und Modernisierung der IT-Infrastruktur
torischen Lastspitzen zu garantieren und seit 2018 auf nahezu null reduziert werden. Der
• die fachliche Flexibilität von Prozessen bei sich Zugang zu Integrations- und Sprachkursen wurde
ändernden Rahmenbedingungen und Anforde- wesentlich verbessert, indem digitale Anbindungen
rungen zu gewährleisten. zu den beteiligten Institutionen geschaffen wurden
und somit jederzeit Transparenz über aktuelle Kurs-
angebote besteht. Des Weiteren wurden und wer-
Wie das Bundesamt vorgeht den für das Bundesamt neue digitale Technologien
erprobt (z. B. Blockchain und künstliche Intelligenz),
Das BAMF ist der Überzeugung: Wenn es darum um interne Prozesse zu optimieren und auf zukünf-
geht, die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben optimal tige Anforderungen zeitnah reagieren zu können.
zu unterstützen, ist Digitalisierung ein zentraler
Bestandteil. So ist es notwendig, Prozesse Ende-
zu-Ende zu digitalisieren (Stichwort: Eliminierung
von Medienbrüchen) und Entscheidungsprozesse
systemisch zu unterstützen (z. B. durch künstliche
Intelligenz).
Digitalisierung betrifft alle Bereiche des BAMF sowie die Schnittstellen zu anderen Behörden
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Digitalisierungsagenda 2020 – Halbzeit auf dem Weg zu der „digitalen, atmenden“ Behörde
Konkrete Anwendungsfelder finden sich z. B. beim wie z. B. die Identitätsfeststellung von Asylantrag- Einzelne Maßnahmen der Agenda beziehen sich „Neue digitale Arbeitsweisen“ nur erfolgreich ein-
Assistenzsystem für Anhörungen (ASA) sowie bei stellenden. Außerdem soll das Schriftgut digitalisiert immer auf eine oder mehrere Ebenen bzw. sind von geführt werden, wenn zuvor die organisatorischen
der behördenübergreifenden Kommunikation und werden. Eine Oberflächengestaltung und ein funkti- guten Voraussetzungen in einer Ebene, sozusagen Grundlagen geschaffen wurden und eine ausrei-
Zusammenarbeit. Zusätzlich wurde ein IT-Labor onaler Umfang, die die Bedürfnisse der internen und als Fundament, abhängig. Zum Beispiel können chende Qualifikation der Mitarbeitenden erfolgt ist.
eingerichtet und im Bundesamt verankert, um Digi- externen Anwender im Blick haben (User-Centric
talthemen durch agile Methoden zügig und partner- Design), sind uns dabei wichtig. Darüber hinaus er-
schaftlich zwischen Fach-und IT-Seite erarbeiten zu möglicht die konsequente Digitalisierung finanzielle
können. Die moderne, modulare IT-Architektur (ba- und zeitliche Einsparungen, die wiederum neuen
sierend auf Microservices) ermöglicht es, fachliche Digitalisierungsinitiativen zugute kommen – die
Anforderungen flexibel umzusetzen. Darüber hinaus Digitalisierung kann sich bei einer positiven Digitali-
durchlief das BAMF auch einen organisatorischen sierungsrendite gewissermaßen selbst finanzieren.
Wandel: Projektmanagementprozesse wurden kom-
plett revidiert und eine Multiprojektmanagement-
Kultur etabliert. Projekte werden nun mit Standard- Prioritäten, die das BAMF
methoden und -werkzeugen verwaltet, die allen
Beteiligten die erforderliche Sicherheit bei der Um- konkret bis 2020 setzen wird
setzung der Vielzahl an Digitalthemen bieten. Diese
Erfolge zeigen, dass die systemische Unterstützung Das Bestreben der Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist
durch IT essenziell für die Zukunft des Bundesamts eine vielschichtige Aufgabe: Neben den rein fach-
ist – ohne IT könnten die hohen Anforderungen an lichen Anforderungen an die Digitalisierung müssen
Qualität, Skalierbarkeit und Flexibilität nicht erfüllt die technologischen und organisatorischen Voraus-
werden. Nur durch die enge Zusammenarbeit aller setzungen geschaffen werden. Aus diesem Grund
Beteiligten – sowohl auf der operativen als auch der hat das BAMF seine Digitalisierungsagenda 2020 in
Managementebene – konnten wir unseren heutigen vier Ebenen unterteilt, die zusammen eine Pyramide
Zwischenstand erreichen. ergeben.
Wie es weitergeht
Das BAMF sieht sich mit seiner Digitalisierungs-
agenda 2020 auch langfristig in einer Vorreiterrolle.
Es geht darum, die „Digitalisierungsrendite“ in den
Vordergrund zu stellen, und nicht darum, Prozesse
um der Digitalisierung Willen zu digitalisieren. Es
sollen diejenigen Prozesse digitalisiert werden, die
den höchsten fachlichen Nutzen mit sich bringen,
Die Digitalisierungspyramide besteht aus vier Ebenen, organisatorische Grundlagen sind ihr Fundament
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Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten
Digitale Initiativen –
aktuelle Erfolgsgeschichten
Produktiv Das Initiativenportfolio möglicht. Der elektronische Versand von Dokumen-
ten (siehe Initiative 11: Elektronisches Gerichts-und
Das Portfolio setzt sich (Stand Oktober 2018) aus Verwaltungspostfach (EGVP)) verbessert außerdem
115 verschiedenen Vorhaben, Projekten und Ver- die Verwaltungsprozesse, da Bearbeitungsfehler
fahren zusammen. (z. B. von Antragstellungen) signifikant reduziert
2018 wurden von der Informationstechnologie des werden.
BAMF 19 Digitalisierungsinitiativen parallel bearbei-
tet. Größere Initiativen wie InGe oder MARiS setzen Die Digitalisierungsinitiativen im Portfolio des
sich aus unterschiedlichen, kleineren Projekten zu- Bundesamts sind in drei Reifegrade unterteilt.
sammen, die aufeinander aufbauen. Darüber hinaus
gibt es verschiedene kleinere IT-Projekte, die neben Die Initiativen des Reifegrads I erfüllen die tech-
der Digitalisierungsagenda umgesetzt wurden. nischen Voraussetzungen für die Digitalisierung
durch eine elektronische Datenhaltung. Ziel dieser
In Entwicklung Die Inhalte und Ziele der 19 Initiativen werden in Initiativen ist es, Dokumente wie z. B. Asylakten
Steckbriefen ab Seite 35 vorgestellt. elektronisch zu speichern und zu übermitteln.
Darauf aufbauend werden durch Initiativen des
Seit der ersten Auflage der Digitalisierungsagenda Reifegrads II Prozesse im BAMF Ende-zu-Ende
im Oktober 2016 hat das BAMF zur Erreichung digitalisiert. Hiermit werden digitale Workflows ge-
seiner Vision der „digitalen, atmenden Behörde“ das schaffen, die manuelle Eingaben durch die Mitarbei-
Initiativenportfolio erweitert. Beim Portfolio von tenden reduzieren und somit die Bearbeitungszeiten
2016 lag der Fokus auf der Bewältigung der hohen verkürzen und die Bearbeitungsqualität erhöhen.
Zahl der Antragstellungen durch Stabilisierung Mittels solch vollständig digitalisierter Prozesse
und Modernisierung der IT-Systeme. Nun steht die können dann Initiativen des Reifegrads III (syste-
Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Dokumenten mische Entscheidungsunterstützung) umgesetzt
services im Fokus, also die Unterstützung der werden. Dazu kommen digitale Technologien wie
Mitarbeitenden des Bundesamts beim Verwalten, Datenanalytik oder künstliche Intelligenz zum Ein-
Bearbeiten und Versenden von Dokumenten. satz, die die Mitarbeitenden bei der Bearbeitung und
Entscheidungsfindung gezielt unterstützen.
Dies bedeutet im ersten Schritt eine Digitalisierung
des Schriftguts (siehe Initiative 14: Zentraler Post- Im Folgenden stellen wir Ihnen aktuelle Erfolgs-
eingang (ZPE)). Der Bearbeitungsprozess wird opti- geschichten von Initiativen aus den Jahren 2017/18
miert, indem z. B. Medienbrüche auf eine „Clearing- vor.
In Planung stelle“ reduziert werden. Darüber hinaus wird die
gegenwärtige papierbasierte Dokumentenhaltung
mit digitalem Schriftgut langfristig verringert und
eine digitale Ende-zu-Ende-Aktenbearbeitung er-
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Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten
Einrichtungen und Verfahren der Deutschen Post Durch die Digitalisierung wird auch die Verwaltung
AG haben gezeigt, dass durch die Flexibilität und der berufsbezogenen Deutschsprachförderung
Skalierbarkeit der Anbindung weiterer Mandanten effizienter: Die Mitarbeitenden können Kurse digital
(z. B. weitere BAMF-interne Verfahren und Behör- verwalten, organisieren und abrechnen.
den) kaum Grenzen gesetzt werden. Die manuelle Datenerfassung bzw. mündliche Aus-
Mit der im Rahmen von ZPE erarbeiteten Lösung kunftserteilung kann zukünftig durch eine digitale
werden die Dokumentenverwaltungsprozesse stark Lösung ersetzt werden – somit werden Angebot und
minimiert. Damit entfällt der Zeitdruck, und die Nachfrage schneller und zuverlässiger zusammen
Qualität wird trotz täglich etwa 20.000 zu scannen- gebracht. Nicht zuletzt erfüllt die digitale Platt-
der Dokumente signifikant erhöht. Da durch die form den gesetzlichen Auftrag zum Monitoring von
Digitalisierung des Posteingangs auch logistische Ergebnissen und Erfolgen, indem sie die Ermittlung
Prozesse vereinfacht werden, werden das Verkehrs- und Auswertung relevanter Kennzahlen auf Knopf-
und Transportaufkommen verringert. druck möglich macht.
Initiative 15: Berufsbezogene Initiative 7: Integriertes Identitätsmanage-
Deutschsprachförderung (BerD) – auf dem ment: Plausibilisierung, Datenqualität und
Weg zum Gesamtprogramm Sprache im Sicherheitsaspekte (IDM-S) – intelligente
Die Digitalisierungsinitiativen sind in drei Reifegrade eingeteilt
digitalen Zeitalter Systeme zur Entscheidungsunterstützung
Initiative 14: Zentraler Posteingang (ZPE) – BAMF-Standorte können sich somit auf ihre Kerntä- Das BAMF ist für die bundesweite arbeitsmarkt- Die Herkunft von Asylsuchenden ist wichtig bei der
Digitalisierung von Dokumenten und exter- tigkeiten fokussieren, anstatt Zeit für das Dokumen- bezogene Deutschsprachförderung zuständig. Asylentscheidung. Neuartige, digitale Werkzeuge
ner Kommunikation tenmanagement aufwenden zu müssen. Gemeinsam mit den Integrationskursen bildet sie können die in Anhörung und Entscheidung einge-
Mit ZPE werden in Scanzentren der Deutschen das Gesamtprogramm Sprache für alle Neu- und bundenen BAMF-Mitarbeitenden bei der Validie-
Die Initiative Zentraler Posteingang (ZPE) des BAMF Post AG Bestandsakten, Eingangspost und intern Altzuwanderer und ist ein Kernelement der staat- rung zusätzlich unterstützen.
hat zum Ziel, eingehendes Papierschriftgut durch erstellte Dokumente zentral digitalisiert. In den lichen Integrationsmaßnahmen. Zur Verwaltung,
Einscannen zu digitalisieren. Hierzu ist es erforder- Poststellen der BAMF-Standorte treffen die Mitar- Koordination und Abrechnung der berufsbezogenen Durch die bundesweite Einführung des „Integrierten
lich, die heute noch heterogenen Scanprozesse beitenden eine Einschätzung zur Digitalisierbarkeit Deutschsprachförderung (BerD) wird derzeit eine Identitätsmanagements“ (IDM) wurde eine flächen-
und -vorgänge zu standardisieren, zu vereinheit- der eingehenden Post. Im nächsten Schritt wird das zentrale digitale Plattform mit breit gefächerten deckende Infrastruktur zur frühzeitigen, einheitli-
lichen und zu zertifizieren, um eine effizientere, Schriftgut mittels der zu diesem Zweck geschaffe- Nutzungsmöglichkeiten eingerichtet. Hierzu werden chen Registrierung von Schutzsuchenden sowie zur
papierlose und rechtssichere Postbearbeitung zu nen Logistik transportiert. Unter Berücksichtigung Arbeitsagenturen, Jobcenter, Optionskommunen Ausstellung des Ankunftsnachweises geschaffen.
gewährleisten. Mit der Realisierung eines einheitli- der mandantenspezifischen Bedürfnisse werden Do- und Kursträger an die Plattform angebunden. Die Registrierungsdaten werden nun im Kern-
chen Digitalisierungsverfahrens und einer zentralen kumente mit Hilfe modernster Hochtechnologie ge- Das bisherige Papierverfahren bei der berufsbezoge- datensystem gespeichert und stehen den abrufbe-
Bereitstellung der Dokumente im Fachverfahren scannt, qualitätsgesichert, qualifiziert elektronisch nen Sprachförderung wird durch die neue, digitale rechtigten Behörden sofort zur Verfügung, sodass
MARiS können Dokumente elektronisch übermittelt signiert und automatisch an den richtigen Empfän- Lösung vollständig ersetzt. Personen sowohl anhand des Ankunftsnachweises
und verarbeitet werden. Die Mitarbeitenden der ger im Fachverfahren MARiS geleitet. Die genutzten als auch anhand der Fingerabdruckdatei eindeutig
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Digitale Initiativen – aktuelle Erfolgsgeschichten
identifiziert werden können. Mit der Weiterent- Bildbiometrie ist somit neben den Fingerabdrücken werden die in Anhörung und Entscheidung einge- Initiative 11: Elektronisches Gerichts-und
wicklung im Rahmen des Programms „Integriertes eine zusätzliche Identifikationsmöglichkeit. Die bundenen BAMF-Mitarbeitenden entlastet; zugleich Verwaltungspostfach (EGVP) – KI-gestützter
Identitätsmanagement – Plausibilisierung, Daten- Datenqualität wird gesteigert und die Feststellung verbessern sich die Datenqualität und die behör- Sortierprozess des Postverkehrs mit Verwal-
qualität und Sicherheitsaspekte (IDM-S)“ verfolgt von Mehrfachidentitäten erleichtert. denübergreifende Möglichkeit zur Identifikation tungsrichtlinien
das Bundesamt das Ziel, gemachte Angaben im von Personen. Da bestimmte Schreibweisen teil-
Asylprozess zu verifizieren und zu plausibilisieren, 2. Automatische Dialekterken- weise Rückschlüsse auf das Herkunftsland zulassen, Das „Elektronische Gerichts-und Verwaltungs-
um die behördenübergreifende Effizienz und Trans- nung können diese zur Unterstützung bei der Plausibili postfach“ (EGVP) ermöglicht den elektronischen,
parenz weiter zu steigern sowie die Sicherheit im Mittels einer Software für Stimm- sierung der Herkunft herangezogen werden. rechtssicheren sowie verschlüsselten Informa-
Asylverfahren zu erhöhen. biometrie kann für arabische tionsaustausch zwischen dem BAMF und anderen
Großdialekte die Angabe der An- 4. Auswertung mobiler Datenträger Behörden, insbesondere den Verwaltungsgerichten.
Die Mitarbeitenden des BAMF müssen während tragstellenden zu ihrem Herkunftsland geprüft Die Auswertung mobiler Datenträger Bisher erfolgten die Kommunikation und der Trans-
des Asylverfahrens die von den Antragstellenden werden. Anhand biometrischer Merkmale wird der unterstützt ebenfalls die Feststellung der fer von Akten und Schriftstücken hauptsächlich
gemachten Angaben prüfen und verifizieren. Dies ist gesprochene Dialekt grob geografisch verortet, um Identität und des Herkunftslandes. Im physisch per Post oder Fax. Die Verwendung unter-
ein aufwendiger, weitestgehend manueller Prozess, auf die Herkunftsregion zu schließen. Konkrete Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens schiedlicher Medien führte zu Ineffizienzen sowie
der sich wesentlich auf die Angaben der Asylsu- Rückschlüsse auf Herkunftsländer sind zum jetzigen zur besseren Durchsetzung der Ausreisepflicht wird Qualitätsdefiziten innerhalb des Prozesses. Mit der
chenden stützt. In mehreren Pilotprojekten erprobt Zeitpunkt allerdings nur eingeschränkt möglich. Die vorgesehen, dass das BAMF mobile Datenträger zu Initiative konnte innerhalb nur eines Jahres nahezu
das BAMF nun innovative Verfahren mit dem Ziel, Sprachaufnahmen der Antragstellenden müssen diesen Zwecken auslesen darf. Das Ziel ist, in be- der gesamte Schriftverkehr mit den Verwaltungsge-
den erfahrenen Entscheidenden Assistenzsyste- deutlich und ausreichend lang sein, um aufschluss- stimmten Fallkonstellationen Aussagen zur Identität richten digitalisiert werden, ohne dass signifikante
me zur Verfügung zu stellen, mit denen sie die im reiche Ergebnisse zu erzielen. Die IT-gestützte von Asylsuchenden anhand der z. B. auf dem Smart- Änderungen an der bestehenden IT-Architektur
Rahmen des Asylprozesses erhobenen Informa- stimmbiometrische Analyse ist unabhängig, objektiv phone gespeicherten Metadaten (unter anderem oder dem Kernsystem vorgenommen werden
tionen validieren und plausibilisieren können, z. B. und massentauglich. Sie ermöglicht eine erste Ein- von hinterlegten Geodaten) auf ihre Richtigkeit zu mussten. Analoge Prozesse werden kontinuierlich
die automatische Gesichts-bzw. Dialekterkennung, schätzung, ersetzt jedoch nicht die Beurteilung der prüfen. Beim Auslesen der Daten wird nur auf die optimiert und weiter automatisiert, um die Effizienz
Namenstransliteration und -analyse oder die Aus- Mitarbeitenden des Bundesamts. Metadaten zugegriffen, nicht auf die Inhalte. Aus- in der Bearbeitung stetig zu erhöhen.
wertung mobiler Datenträger. gelesen wird z. B. die Sprache, in der kommuniziert
3. Namenstransliteration und wird, aber nicht der Inhalt von Nachrichten. Genau- Seit Beginn der digitalen Kommunikation via EGVP
1. Automatische Gesichtserken- -analyse so wird nur auf die Geodaten von Bildern, aber nicht werden derzeit pro Tag (Stand August 2018) vom
nung Bisher spielen bei der Namensaufnahme auf die Bildinhalte zugegriffen. Die Analyse mobiler Bundesamt durchschnittlich rund 1.800 Akten und
Die Speicherung eines biometrischen während der Registrierung Faktoren Datenträger wird als ein letztes mögliches Instru- Schriftstücke elektronisch an die Gerichte geschickt
Bildes ist bereits Bestandteil der wie Phonetik und Erfahrungswerte ment (Ultima Ratio) betrachtet und nur in Einzelfäl- und mehr als 7.000 Dokumente täglich über das
Registrierung von Asylsuchenden. des BAMF-Mitarbeitenden eine wesentliche Rolle. len in einem engen gesetzlichen Rahmen angewen- EGVP empfangen. Durch den digitalen Austausch
Ein Abgleich der biometrischen Merkmale mit der Namenstransliteration und -analyse ermöglichen det, z. B. bei Personen ohne gültigen Ausweis, bei profitieren die Verwaltungsgerichte von einer
Datenbank kann den Registrierungsprozess somit aktuell für arabische Großdialekte, dass die An- denen das Herkunftsland oder die Identität nicht schnelleren Zustellung der Asylakten, den neuen
verbessern. Eine spezielle Software unterstützt den tragstellenden selbst über Tastaturen mit sprach- hinreichend plausibilisiert werden können. Möglichkeiten der automatisierten Abwicklung der
Abgleich, indem sie die aufgenommenen Fotos spezifischen Zeichensätzen ihre Namen eingeben; eintreffenden Post sowie von den signifikant gesun-
anhand biometrischer Merkmale mit denen bereits der Transliterationsassistent überträgt die Eingabe kenen Kosten für Zustellung und Verarbeitung der
registrierter Asylantragstellender vergleicht. Die anschließend in lateinische Schriftzeichen. Dadurch Unterlagen. Das Bundesamt und seine Außenstand-
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Erfahrungsberichte: Wie gelingt das Umdenken von analog zu digital?
Sara Michalaki Florian Knape
Mitarbeiterin im Programm Verfahrensreferent
Dokumentenservices Berufssprachkurse
orte wiederum werden durch den wegfallenden Mit Einführung von EGVP 2.0 werden die Arbeits- >> Welche Ziele verfolgt das Bundesamt mit der >> Welche Erfolge konnten Sie mit der
Papierversand deutlich entlastet. Dadurch haben abläufe von Bundesamt und Verwaltungsgerichten Digitalisierung von Dokumentenservices? Deutschsprachförderung bereits verzeichnen?
sich Verarbeitungszeiten und logistischer Aufwand durch die Übermittlung maschinenlesbarer, stan- Durch die Digitalisierung von Dokumentenser- Wir haben in kürzester Zeit ein riesiges
verringert, manuelle Prozessschritte standardisiert dardisierter Daten vereinfacht. Dies ermöglicht eine vices können wir vielfältige Vorteile erzielen. Wir Sprachförderprogramm mit einem Volumen von
oder schrittweise automatisiert. schnellere Erfassung und Integration von Informati- erwarten Zeit- und Kosteneinsparungen bei der über 400 Mio. Euro im Jahr bundesweit gestartet.
onen in die jeweiligen IT-Systeme bei gleichzeitiger Verfahrensbearbeitung, da Dokumente quasi in Der Erfolg ist überwältigend: Binnen zwei Jahren
Mit der nun geplanten Erweiterung zu EGVP 2.0 Reduktion von Fehlern. Darüber hinaus können Pro- Echtzeit ausgetauscht und bearbeitet werden wurden rund 330.000 Berechtigungen erfasst und
wird eine weitere Automatisierung der Prozess- zesse beschleunigt werden, indem Medienbrüche können. Darüber hinaus gehen wir von signifikanten mehr als 10.000 Kurse gestartet. Ohne die Bereit-
schritte durch vollständige Integration in die minimiert werden: Mitarbeitende des BAMF können Qualitätsverbesserungen aus, weil wir viele Pro- stellung einer Datenbank mit den Daten der Teil
Kernanwendung MARiS angestrebt. Die über EGVP eingehende Nachrichten innerhalb weniger Sekun- zessschritte automatisieren und damit potenzielle nehmenden wäre dies unmöglich gewesen. Am
eingehenden Schriftstücke sollen automatisch zu den den erhalten und anschließend bearbeiten. Durch Fehler vermeiden können. 19.03.2018 wurde mit der direkten Übertragung der
entsprechenden Mitarbeitenden geleitet und sukzes- die Migration des Systems hin zu einer nachhaltigen, personenbezogenen Berechtigungsdaten in BerD
sive für die weitere Verarbeitung aufbereitet werden. skalierbaren Plattform wird sichergestellt, dass das >> Wie wird sich damit die Arbeitsweise der Mit- ein zentraler Meilenstein erreicht.
Der EGVP-Versand wird durch die Integration mit BAMF auch zukünftig flexibel auf sich ändernde arbeitenden ändern?
MARiS weiter vereinfacht, im Funktionsumfang Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren Selbstverständlich bedarf der gesteigerte Anteil an >> Gab es Anlaufschwierigkeiten?
ausgebaut und auf eine neue, skalierbare technische kann. Dies ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung einiges an Umdenken bei unseren Im Moment ist die Menge an eingehenden Unter-
Plattform migriert. Gleichzeitig werden weitere Kom- „digitalen, atmenden Behörde“. Mitarbeitenden. Während bisher viele Dokumente lagen ohne den schnelleren weiteren Ausbau des
munikationspartner angebunden (derzeit die Auslän- schriftlich bearbeitet wurden, wird nun an vielen IT-Systems kaum zu bewältigen. Das bedeutet, dass
derbehörden in mehreren Bundesländern). Stellen neue Software eingesetzt. Um dieses Um- wir kontinuierlich neue Verfahren bzw. komplett
denken zu erreichen, werden wir entsprechende neue Softwareelemente aufnehmen oder parallel
Schulungen und Trainings anbieten, um unsere betreiben müssen. Der schnelle Wandel erfordert
Kolleginnen und Kollegen an die neue Arbeitsweise immense Flexibilität und bringt einen hohen Infor
heranzuführen. mationsbedarf und Schulungsaufwand mit sich.
>> Welche Erfolge konnten Sie schon verzeich- >> Welche weiteren digitalen Innovationen ver-
nen? Welche Herausforderungen mussten Sie folgen Sie für das kommende Jahr?
bewältigen? Wir haben höchste Erwartungen für 2019. Wir
Mit ZPE und EGVP konnten wir bereits erste Erfolge müssen dutzende Excel-Listen und die aktuell zwei
bei der Digitalisierung von Dokumenten sowie beim produktiven IT-Anwendungen von BerD zu einer
digitalen Austausch mit anderen Behörden ver- Anwendung im Live-Betrieb zusammenführen. Ende
zeichnen. Die große Herausforderung ist die Vielzahl 2019 ist unser Ziel, den Mitarbeitenden alle relevan-
der Beteiligten im übergreifenden Programm – dies ten Informationen in einem Dashboard so schnell
stellt neue Anforderungen an das Projektmanage- und übersichtlich wie möglich bereitzustellen, so-
ment des Bundesamts. dass sie vor Ort gute Entscheidungen für die Durch-
führung der Berufssprachkurse treffen können.
Das EGVP erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Bundesamt und Verwaltungsgerichten
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Neue digitale Arbeitsweisen
Neue digitale Arbeitsweisen
Mit der Digitalisierungsagenda hat sich das BAMF Um Scrum im Bundesamt bei Softwareentwicklungs Bereits zu Beginn der Pilotierungsphase erwies sich sungsnotwendigkeiten gemeinsam mit der Fachseite
ein sehr ambitioniertes Programm vorgenommen. projekten erfolgreich anwenden zu können, wurden Scrum als besonders hilfreich. Zum einen sind erste Er- zu identifizieren und Änderungen einfach umzusetzen,
Um die vielen Initiativen, die Teil dieses Programms drei neue Räume zu einem IT-Labor umgebaut (ein gebnisse unmittelbar nach den Sprints verfügbar. Zum ohne dass bis dahin erbrachte Arbeitsergebnisse ob-
sind, zeitnah abschließen zu können, beschreitet das Arbeitsraum, ein Kommunikationsraum sowie ein anderen ermöglichen die regelmäßigen Absprachen solet sind. Bei traditionellen Vorgehensweisen wären
Bundesamt auch bei der Umsetzung neue Wege. Präsentations-bzw. Besprechungsraum). Der Arbeits- zwischen Fachseite und IT eine enge, partnerschaft- solche Korrekturen erst nach Abschluss der Ent
Zum einen nutzt es als erste deutsche Behörde ein raum bietet Arbeitsplätze mit neuester technischer liche Zusammenarbeit. Durch die frühzeitige Demons- wicklungsphase aufgefallen und hätten einen erheb-
IT-Labor, um in der Softwareentwicklung struk- Ausstattung und ermöglicht die enge Zusammenar- tration der Arbeitsergebnisse ist es möglich, Anpas- lich größeren Mehraufwand bedeutet.
turiert agile Entwicklungsmethoden einzusetzen. beit von Fachseite und IT. Der Kommunikationsraum
Zum anderen ist die Pilotierung mittels minimal kann für Diskussionen und das gemeinschaftliche
funktionsfähiger Produkte (Minimum Viable Pro- Entwickeln neuer Ideen genutzt werden. Diverse
ducts/MVPs) ein wesentliches Werkzeug, um Ideen Sitzgelegenheiten fördern den informellen Aus- Das IT-Labor ist ein wichtiger Beitrag zur
zügig zu erproben und in den Produktivbetrieb zu tausch. Im Präsentations-und Besprechungsraum erfolgreichen Digitalisierung im BAMF
überführen. können Ergebnisse vorgestellt werden und Vorfüh-
rungen oder Besprechungen stattfinden. Eigens für die engere Zusammenarbeit
zwischen Entwicklerinnen und Entwicklern
Das IT-Labor – Design Thinking Nachdem in der Pilotierungsphase vereinzelt Pilot- wurde das aus drei Räumen bestehende
teams nach dem Scrum-Modell gearbeitet haben, ist IT-Labor geschaffen.
im Bundesamt nun ein permanentes und leistungsstarkes Scrum-
Team in das IT-Labor eingezogen, das sukzessive
Ziel des IT-Labors ist es, die Zusammenarbeit weitere Projekte umsetzt. Somit hat das BAMF sein
mittels agiler Softwareentwicklungsmethoden zu IT-Labor in den Tagesbetrieb integriert. Das Scrum-
fördern. Zum Einsatz kommt dabei insbesondere -Vorgehen wird damit Stück für Stück auch bei
Scrum (engl. „Gedränge“, „viel auf einmal“) – ein anderen IT-Projekten innerhalb der Organisation
iteratives und inkrementelles Vorgehensmodell. Im eingeführt.
Scrum-Prozess wird neue Software in Sprints entwi-
ckelt – das heißt in wiederkehrenden Entwicklungs Die Resonanz auf die neu etablierte Arbeitsweise ist
zeiträumen von in der Regel zwei Wochen, die zu sehr positiv – bisher konnten im IT-Labor vier P
rojek-
Beginn gemeinsam vom Team geplant werden. Das te abgeschlossen und bereits mehrere Mitarbeitende
Ergebnis jedes Sprints ist ein MVP bzw. Produktin- als Scrum-Master geschult werden.
krement, das unbedingt erforderliche Basisfunktio- Darüber hinaus kooperiert das Bundesamt mit drei
nen umfasst. deutschen Universitäten, um im Rahmen von Vorträ-
gen und Vorlesungen seine Erfahrungen im B ereich
Das Besondere bei Scrum ist, dass die Fachseite sehr der agilen Zusammenarbeit zu teilen. Langfristig
eng mit dem Entwicklungsteam zusammenarbeitet plant das Bundesamt, an diese Erfolge anzuknüpfen
und das jeweilige Projekt somit bei Veränderungen und einen Großteil seiner digitalen Lösungen agil zu
(z. B. infolge fachseitig wechselnder Anforderungen) entwickeln.
einfach angepasst werden kann.
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19Neue digitale Arbeitsweisen
welche die digitale Lösung anwenden werden) wer- auszufinden, wie er sich im späteren Projekt reali-
den von Beginn an in den Lösungsfindungsprozess sieren lässt. Im Falle eines positiv verlaufenden PoC
eingebunden und sind Bestandteil des Kernteams. wird das Projekt gestartet. PoCs können z. B. darauf
Das Bundesamt plant somit, eine Ende-zu-Ende abzielen, die zu Grunde liegenden Algorithmen, die
Digitalisierung von Prozessen zu ermöglichen. technische Umsetzung oder auch einen Prozess
zu testen. Das Vorgehen hat sich bereits in vielen
Szenarien bewährt, z. B. bei Blockchain (Initiative 10)
Proof of Concepts – schnell zu sowie dem IDM-S-Tool Intelligente Systeme zur
Entscheidungsunterstützung (Initiative 7).
funktionsfähigen Lösungen
Mit der Einführung integrierter Teams sind von Beginn an sowohl die Fachseite als auch die IT eingebunden gelangen
Minimum Viable Products (MVPs) – Basis,
Umbau des IT-Labors zum Prozesslabor – sammelt, können erste Hypothesen erarbeitet werden. um zügig Feedback zu erhalten
Design Thinking Auf dieser Basis können während der Phase der Ideen- Pilotierung vor Projektstart
findung möglichst viele Ansätze erarbeitet werden, um Im Rahmen solcher PoCs werden keine finalen,
Gerade wegen der Erfolge durch agile Softwareent- die Aufgabe zu lösen. Zum Design Thinking gehört, Als wesentlicher Grundbaustein, um frühzeitig über digitalen Lösungen angestrebt, sondern vielmehr
wicklung strebt das BAMF einen weiteren Schritt an dass Teammitglieder in einem Brainstorming ihren Ideen sprechen zu können, sind Piloten zu sehen. ein MVP, das sich ausschließlich auf die unbedingt
– hin zur Etablierung eines „Prozesslabors“ im Sinne Ideen freien Lauf lassen. Wenn alle Ideen bewertet Das Bundesamt ist folglich dazu übergegangen, erforderlichen Basisfunktionen konzentriert. Mittels
von Design Thinking. Beim Design Thinking geht es und möglichst detailliert beschrieben sind, werden für viele neue Projekte, vor allem innovative Konzepte, dieses minimalen Funktionsumfangs können zügig
darum, Personen verschiedener Disziplinen in einem Erfolg versprechende Ideen Prototypen entwickelt. vor ihrer Durchführung in einem Proof of Concept Nutzungstests durchgeführt werden, um Feedback
die Kreativität fördernden Umfeld zusammenzubrin- Diese müssen zunächst keine fertigen Produkte sein – (PoC) zu testen. Diese Vorprojekte dienen dazu, den einzuholen und Iterationen der digitalen Lösung
gen. Gemeinschaftlich bearbeiten sie Fragestellun- vielmehr werden mittels der Prototypen Ideen auf ihre jeweils herausforderndsten Teil des Vorhabens im voranzutreiben.
gen zur Maximierung des Nutzens für Endanwender Umsetzbarkeit getestet, um schnellstmöglich Feed- Vorfeld einer Praxisprüfung zu unterziehen, um her-
(User-Centric Design) unter gleichzeitiger Einhaltung back zu erhalten.
der Wirtschaftlichkeit und geltenden Architekturprin- Diese Stadien des Design Thinking müssen nicht
zipien. Die Lösungsentwicklung beim Design Thinking chronologisch durchlaufen werden. Vielmehr ist es Teil
orientiert sich dabei an den typischen Stadien des De- des kreativen Design-Thinking-Prozesses, je nach Be-
signs: verstehen, beobachten, Standpunkt definieren, darf zwischen den verschiedenen Stadien zu wechseln.
Prototypen entwickeln und testen. Es ist natürlich, dabei Fehler zu machen, um daraus zu
lernen und neue Lösungsmöglichkeiten zu finden.
Zunächst geht es darum, im Team ein gemeinsames
Verständnis der Aufgabe zu entwickeln. In der nächs- Welchen Mehrwert hat die Design-Thinking-
ten Phase steht das Beobachten im Fokus. Dabei sollen Methode für das Bundesamt? Im Wesentlichen
möglichst viele Fakten zusammengetragen werden, profitiert das Bundesamt von einem vollständig nut-
um ein übergreifendes Verständnis der Problemlage zu zerzentrierten Entwicklungsprozess. Nutzerinnen
entwickeln. Sind alle erforderlichen Informationen ge- und Nutzer digitaler Lösungen (z. B. Mitarbeitende,
Ein MVP wird mit der minimalen Anzahl benötigter Features gestartet, um schnelle Erkenntnisse über das Nutzungsverhalten zu gewinnen
20
21IT-Architektur und technologische Grundlagen – Highlights aus neuen Technologien
IT-Architektur und technologische
Grundlagen – Highlights aus neuen
Technologien
Funktionalitäten steht den Anwenderinnen und
Anwendern somit schnell neue Software zur Verfü-
gung. Darüber hinaus bekommen die Entwicklerin-
nen und Entwickler schneller Rückmeldung, ob eine
Auf dem Weg zur „digitalen, atmenden Behörde“ hat füllen, müssen auch einige technische Anforderungen
Funktionalität noch Verbesserungsbedarf besitzt,
das BAMF ein klares Zielbild für seine IT-Architektur erfüllt werden, wie z. B. die Anmeldung einer Nutzerin
und können zügig darauf reagieren. Die Grundla-
definiert, das aus vier zentralen Bausteinen besteht: bzw. eines Nutzers (Identity and Access Management
ge für den Erfolg dieses Vorgehens ist Continuous
1. den Applikationen und Services, aus denen sich (IAM)). In klassischen, monolithischen Softwarearchi-
Delivery (CD). Durch die Etablierung von CD in der
digitale Lösungen zusammensetzen, tekturen werden solche Funktionen oftmals redundant
Softwareentwicklung ist die kontinuierliche Bereit-
2. der Plattform, die den flexiblen Zusammenbau realisiert, das heißt, jede Anwendung beinhaltet ihr
stellung neuer Funktionalitäten möglich.
digitaler Lösungen ermöglicht, eigenes IAM.
3. der Infrastruktur, die den „Motor“ (die Rechenka- Mit der modernen Architektur des Bundesamts wer-
pazität) der digitalen Applikationen bildet, sowie den Funktionalitäten wiederverwendbar in Microser-
4. dem Zugang zu den Applikationen durch die vices gekapselt: Anwendungen, die ein IAM benötigen, Infrastruktur – Skalierbarkeit
Nutzerinnen und Nutzer. können diesen Microservice nutzen. Stehen Ände- mittels Cloud
rungen in den Anforderungen an das IAM an, müssen
diese einmal auf der Plattform durchgeführt werden
Applikationen und Services – und nicht mehr in den einzelnen Fachanwendungen.
Effizienz in der Entwicklung
durch Wiederverwendung Plattformabstraktion –
Historisch bedingt sind Softwaresysteme in vielen Flexibilität durch Kapselung
öffentlichen Institutionen und Unternehmen oftmals
unflexibel, da sie über Jahre hinweg entwickelt wurden In der Regel wird neu entwickelte Software den
und damit gewachsen sind. Diese Softwaremonolithen Anwendenden in einem neuen Release bereitge
löst das BAMF in seinem Zielbild durch eine flexible stellt. In diesem Release sind alle Funktionalitäten
Softwarearchitektur auf, die auf Microservices (leicht- enthalten, die seit dem letzten Softwarerelease
gewichtige, feingranulare IT-Komponenten) aufbaut. (oder seit Beginn der Entwicklung) nicht enthalten
Diese Microservices können zu größeren Applikationen waren (z.B. neue Elemente in der grafischen Ober-
zusammengesetzt werden, um die fachlichen Anforde- fläche). Die übliche Dauer zwischen den Releases im
rungen zu erfüllen. Applikationen können somit flexibel Bundesamt beträgt mehrere Monate, da gewartet
kombiniert werden, ohne massiven Entwicklungsauf- wird, bis alle für den Release geplanten Funktio
wand bei Erweiterungen der Funktionalität zu betreiben. nalitäten programmiertechnisch umgesetzt wurden.
Die Microservice-Architektur hat darüber hinaus einen In seinem Zielbild sieht das Bundesamt vor,
weiteren Vorteil: Um die fachliche Anforderung zu er- Softwarefunktionalitäten direkt nach ihrer Fertig-
Das Zielbild der technischen Architektur des BAMF besteht aus vier Bausteinen
stellung bereitzustellen. Durch die Kapselung der
22
23Interview: Wie sieht das Zielbild der technischen Architektur des BAMF aus?
Markus Ziegelmeier
Referent
Softwareentwicklung
Im Status quo laufen die verschiedenen Fachanwen- greifen. Deshalb ist es unerlässlich, einen sicheren, >> Welchen Mehrwert zieht das BAMF aus der muss weitervermittelt werden, denn gerade durch
dungen des Bundesamts auf zugeordneten Servern. durchgängigen und einfachen Zugriff auf bestimmte neu eingeführten Middleware (Initiative 9)? die vielen kleinen und verteilten Funktionen ist der
Ein solcher Server ist in der Regel ein physischer, Systeme des BAMF bereitzustellen. Die zentrale Serviceplattform (Middleware) bietet Test des Zusammenspiels im großen System umso
leistungsfähiger Computer. Werden auf Grund stei- übergreifende Querschnittsdienste an, die sowohl wichtiger.
gender Lasten (z. B. steigende Anzahl an Registrie- Um dies zu erreichen, strebt das BAMF einen der Bereitstellung und dem Austausch von Daten
rungsprozessen oder Wiederaufnahmeverfahren) die einheitlichen Zugang an, der über mehrere Geräte dienen als auch die Basis für weitere Initiativen >> Wie würden Sie rückblickend den Erfolg des
Anwendungen des Bundesamts stark beansprucht, (z. B. Smartphone, Tablet und Computer) und bilden. Die Middleware basiert dabei auf einer Vorhabens bewerten? Was würden Sie anders
können Server an die Grenzen ihrer Rechenkapazität Kanäle (z. B. Website, App oder Spracherkennung) Microservice-Architektur, die bereits jetzt künftigen machen?
gelangen. In einer klassischen IT-Infrastruktur müs- möglich ist. So können interne und externe Nut- Anforderungen wie Skalierbarkeit und Cloudfähig- Das Projekt ist ein voller Erfolg und die hohe
sen neue Rechenkapazitäten beschafft werden, um zerinnen und Nutzer jederzeit sicher auf Infor- keit Rechnung trägt und damit auch die Wieder- Wiederverwendung einzelner Services bestätigt
diese Lastspitzen zu kompensieren. Dies ist oftmals mationen zurückgreifen (z. B. den Status eines verwendbarkeit einzelner Komponenten ermög- dies. Was unterschätzt wurde, ist der anfängliche
ein langwieriger Prozess – eine flexible Skalierung Wiederaufnahmeverfahrens). licht. Neue Projekte müssen die Dienste nur noch Betreuungs- und Beratungsaufwand für einzelne
der verfügbaren Rechenkapazität ist mit dieser einbinden und nicht mehr selbst implementieren. Projekte, welche die Middleware verwenden wollen
Infrastruktur kaum möglich. Ändert sich ein Service, erfolgt dies nur zentral an und auch sollen. Hinzu kam, dass die Middleware
einer Stelle, so dass im Idealfall keine angebundene nur parallel zu den ersten Projekten (Initiative 11:
Aus diesem Grund strebt das BAMF in seinem Ziel- Anwendung angefasst werden muss. Mit der Ein- Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach
bild eine Private-Cloud-Infrastruktur an, welche die führung von Microservices wurde ebenfalls darauf (EGVP), Initiative 14: Zentraler Posteingang (ZPE)
Einschränkung durch zugeordnete Server auflöst. geachtet, flexiblere Deployment-Mechanismen zu und Teilprojekt Initiative 12: eArchiv) umgesetzt
Auf Lastspitzen kann die IT schnell und angemessen realisieren und das Konfigurationsmanagement werden konnte und nicht schon als Basis vorhanden
reagieren – durch eine hochskalierbare und effizient handhabbarer zu machen. war. Dies erhöhte den Druck auf die eigene Imple-
die Last verteilende Cloud. Durch die selbstständige mentierung und trieb den Abstimmungsaufwand
Verwaltung der Infrastruktur (SelfManagement) >> Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit den erheblich in die Höhe. Auf Grund des hohen Zeit-
skaliert die Infrastruktur erforderliche Kapazitäten vielzähligen Schnittstellen? drucks entschied man sich zudem, das Projekt agil
hoch bzw. herunter und passt sich somit dynamisch Je mehr Systeme eine Schnittstelle verwenden, umzusetzen, was sowohl im BAMF als auch für viele
an die Lasten an. umso wichtiger ist eine gute Planung und detail- Beteiligte ebenfalls ein Novum darstellte – anders
lierte Beschreibung der Funktion und der auszutau- wäre es aber vermutlich nicht in der gleichen Zeit
schenden Daten. Gerade bei neuen Schnittstellen ist umsetzbar gewesen.
Zugang – sicherer, durchgängi- eine möglichst frühe Spezifikation ausschlaggebend
>> Auf welche Innovationen dürfen wir uns in
dafür, wie hoch das Risiko für Verzögerungen durch
ger und vereinfachter Zugriff Fehlentwicklungen ist. Zukunft freuen?
Besonders wichtig ist dabei, dass für jedes Projekt Bei jedem Projektvorhaben wird sowohl die Archi-
Die IT-Funktionalitäten der Fachanwendungen des tektur als auch die Verwendung der Middleware
genau dokumentiert wird, welche Daten es in wel-
Bundesamts werden von einer Vielzahl an Perso- analysiert. Dabei wird geprüft, ob bereits vorhan-
chem Format liefert und erwartet. Ebenso wichtig
nen genutzt. Neben den Mitarbeitenden des BAMF dene Services verwendet werden können und ob
ist, ein valides Verhalten im Fehlerfall zu bedenken,
(sowohl in der Zentrale in Nürnberg als auch in den neue Funktionen über das Projektvorhaben hinaus
was, wie die Erfahrung zeigt, leider oft vernachläs-
Außenstandorten) können auch andere Behörden- für andere Projekte von Interesse sein könnten. Im
sigt wird. Auch die Bedeutung von Integrationstests
mitarbeitende auf bestimmte Informationen zu-
24
25Organisatorische Grundlagen –
digitale Kultur des BAMF
letzteren Fall wird im Nachgang entschieden, ob voranzutreiben. Die beteiligten Expertinnen und
eventuell neue Middleware-Dienste zentral umge- Experten verstehen sich als Treiber und Vorreiter
setzt werden sollen. digitaler Innovationen und Methoden. Am Netzwerk
Antje Kiss
beteiligt sind Akteure aus rund 20 verschiedenen
Aktuell ist ein zentraler generischer Taskmanager in Abteilungsleiterin Behörden, unter anderem aus dem Innen-, Bundes-
Planung, der z. B. nach einer bestimmten Frist einen Informationstechnik, finanz- und Verteidigungsressort sowie dem Aus-
Controlling, Statistik,
bestimmten Task ausführt, ein Event auslöst, eine Risikomanagement
wärtigen Amt. Das Themenspektrum der insgesamt
Schnittstelle aufruft oder eine Mail verschickt. sechs thematischen Werkstätten reicht von neuen
Technologien bis hin zu neuen Arbeitsweisen und
Um die digitale Transformation zu ermöglichen, ist
Künftig soll es nur noch eine zentrale Schnittstelle Kommunikation entlang der Digitalisierungspyrami-
ein außerordentliches Engagement der Mitarbeiten-
geben, um digitalisierte Dokumente zu verwalten, de. Innerhalb der Werkstätten werden darüber hin-
den erforderlich. Nur durch ein solches Engagement
das heißt, um sie zwischen Anwendungen auszu- aus neue Ideen und Initiativen entwickelt, die später
konnte das Bundesamt in den vergangenen Jahren
tauschen oder sie langfristig im Archiv zu speichern Prozesse und Abläufe in Behörden optimieren.
wesentliche Erfolge bei seiner Digitalisierung er-
(Teilprojekt der Initiative 12). Für die Anwendungen
reichen. Darüber hinaus mussten prozessuale und
selbst ist ein Dokument dann dauerhaft und trans- Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Kulturwan-
organisatorische Grundlagen geschaffen werden,
parent über eine eindeutige ID verfügbar, egal ob es dels im BAMF ist die enge Zusammenarbeit zwischen
die essenziell für die Erreichung der ambitionierten
nur zum Austausch zwischengespeichert oder aber verschiedenen Disziplinen. Nur die Arbeit in interdis-
Ziele der Digitalisierungsinitiativen sind.
im Langzeitarchiv abgelegt wurde. ziplinären, integrierten Teams (etwa mit fachlichen
und technischen Expertinnen und Experten) ermög-
Weitere Innovationen sind unter anderem die licht eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Prozesse.
BAMF-Coding-Guidelines, die ebenfalls zu homo- Kulturwandel im BAMF
generen Systemen und besserer Wartbarkeit führen
Ein wesentlicher Schritt zur Erreichung der Ziele
sollen. Es bleibt spannend und mit jedem neuen
war der Kulturwandel, der sich durch alle Ebenen
Erhöhte Wichtigkeit
Projektvorhaben kommen neue Herausforderungen.
des BAMF zog. Die Erfolge der vergangenen Jahre von Projekt- und
konnten nur durch die gute Zusammenarbeit aller Qualitätsmanagement
Mitarbeitenden des BAMF – sowohl auf Leitungs-
als auch auf operativer Ebene erreicht werden. Mit seiner Digitalisierungsagenda hat sich das Bun-
desamt eine Vielzahl an Einzelmaßnahmen vorge-
Fester Bestandteil der Innovationskultur im BAMF nommen, von denen bereits mehrere umgesetzt wur-
ist darüber hinaus der regelmäßige Austausch mit den. Um die ambitionierten Ziele dieser Maßnahmen
anderen Institutionen – sowohl Behörden als auch voranzutreiben, mussten auch organisatorisch und
wissenschaftlichen Instituten. So unterstützte das prozessual geeignete Grundlagen geschaffen werden.
Bundesamt z. B. die Einrichtung von „Netzwerk – Aus diesem Grund wurde im Juni 2017 ein Projekt zur
Experten digitale Transformation der Verwaltung“ Weiterentwicklung des Projektportfoliound Multi-
(NExT). Dieses Innovationsnetzwerk hat zum Ziel, projektmanagements in der IT des BAMF begonnen
die Digitalisierung des öffentlichen Sektors aktiv und im August 2018 abgeschlossen. Es verfolgt die
26
27Die Prioritäten in nächster Zeit
Vision, alle IT-Projekte nach einem einheitlichen, dynamische Gesamtorganisation im Blick behalten Im Bereich Digitalisierung setzt das BAMF in 1. Digitalisierung des Schrift-
nutzenorientierten und transparenten Methoden- werden, da das Vorhaben bei laufendem Betrieb im- nächster Zeit – neben den bereits beschriebenen guts: Mit der Initiative ZPE
und Werkzeugkasten umzusetzen. Im Rahmen des plementiert wurde. Übergeordnetes Ziel der Metho- Vorhaben und Initiativen – auf drei Schwerpunk- wurde eine Lösung zur Digita-
Rollouts des einheitlichen Projektmanagement- dik ist es, die Kompetenzen aller Akteure zu steigern, te: Aus fachlicher Sicht werden weiterhin digitale lisierung von Schriftgut etabliert, die zukünftig suk-
-Vorgehensmodells wurden Projektleiterinnen und die an IT-Projekten des BAMF beteiligt sind. Die Dokumentenservices etabliert und intelligente zessive für alle Bereiche des BAMF ausgebaut wird.
Projektleiter sowie wesentliche Interessenvertrete- Betroffenen werden mit verbesserten Methoden und Assistenzsysteme in allen Kernbereichen des Bun
rinnen und -vertreter (Stakeholder) hausintern um- Werkzeugen ausgestattet und in die Lage versetzt, desamts umgesetzt. Aus technischer Sicht wird das 2. Papierlose Dokumentenhaltung: Durch
fangreich geschult. effektiver zu arbeiten. So trägt die Schaffung einer Zielbild der IT-Architektur weiter verfolgt, insbe- die papierlose Dokumentenhaltung strebt das
Projekt- bzw. Projektmanagementkultur im Haus sondere unter Anwendung neuer Technologien wie BAMF die Reduktion von Personalund Lager-
Bei der Einführung der neuen Methodik stand ins- zu einer erfolgreichen Umsetzung der Digitalisie Blockchain und Cloud. Zuletzt geht das BAMF auch kosten an, indem der Dokumentenbestand durch
besondere die Weiterentwicklung im Fokus der Mit- rungsagenda bei. Für die Jahre 2018/2019 steht daher aus organisatorischer und prozessualer Sicht neue vereinfachtes Suchen, Lagern und Archivieren weiter
arbeitenden, nicht die Definition von starren Prozes- die praktische Nutzung und Weiterentwicklung der Wege: Neben der breiteren Etablierung innovativer an Effizienz gewinnen kann.
sen und Werkzeugen. Gleichzeitig musste stets die Methoden und Werkzeuge im Fokus. Zusammenarbeitsmodelle wird auch das Thema
Innovationsmanagement ein wesentlicher Schritt 3. Digitale Dokumentenbearbeitung:
hin zur „digitalen, atmenden Behörde“ sein. Langfristig strebt das Bundesamt an, Doku-
mente (die in elektronischer Form vorlie-
gen) möglichst automatisiert zu verarbeiten. So kann
Ende-zu-Ende-Digitalisierung es flexibel auf zukünftige Lastspitzen reagieren und
die Anzahl der zu bearbeitenden Anträge verringern.
digitaler Dokumentenservices
4. Echtzeitbearbeitung: Eine vollständig
Die fortlaufende Ende-zu-Ende-Digitalisierung elektronische Vorgangsbearbeitung er-
der gesamten Dokumentenverwaltung im BAMF möglicht es, langfristig Anträge in Echtzeit
schafft wesentliche Effizienzen, z. B. durch Auto- zu erfassen und zu recherchieren. Somit können
matisierung von heute manuellen Aufgaben. Hierzu Informationen, z. B. der Bearbeitungsstatus von An-
hat das BAMF sechs Handlungsfelder und -bedarfe trägen, immer aktuell abgerufen werden.
identifiziert, die in Teilen bereits heute in Initiativen
bearbeitet und auch in Zukunft im Fokus stehen 5. Elektronischer Versand: Mit Hilfe der
werden: Digitalisierung von Dokumenten können
diese elektronisch ausgetauscht werden.
Damit ist davon auszugehen, dass die Zusam
menarbeit innerhalb des BAMF und mit externen
Einheiten (Außenstandorten sowie andere Behörden)
durch eine Beschleunigung des Dokumentenaus-
tauschs und eine höhere Qualität der übergreifenden
Verwaltungsprozesse deutlich verbessert wird.
Im NExT-Innovationsnetzwerk stehen sechs Themen im Fokus
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