LOHN+GEHALT - ZEITWIRTSCHAFT IM LICHTE DES EUGH-URTEILS - LOHN UND GEHALT
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www.datakontext.com April 2020
LOHN+GEHALT Entgeltabrechnung aus erster Hand
Zeitwirtschaft
im Lichte des EuGH-Urteils
Mitarbeitern mehr #FREUZEIT bieten: Lebensarbeitszeit einfach und flexibel gestalten. Gemeinsam die Besten begeistern. Die Wirtschafts- und Arbeitswelt ist in einem rasanten Wandel. Arbeitgeber suchen nach Wegen aus dem Fachkräftemangel. Arbeitnehmer wollen Arbeit und Privatleben besser verbinden, wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle. Die Lösung für beide: ein R+V-Lebensarbeitszeitkonto. Aus mehr Freizeit wird #FREUZEIT. Mehr Informationen erhalten Sie in den Volksbanken Raiffeisenbanken, R+V-Agenturen oder auf www.ruv.de
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4 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
W
ie die Lage in Spanien ist,
lässt sich spätestens seit
dem EuGH-Urteil vom
vergangenen Jahr gut einschätzen:
Überstunden werden nur ungefähr
zur Hälfte dokumentiert, zumindest
bei der Deutschen Bank in Madrid.
Unterstellt man nun, es liege kein
Branchenphänomen zugrunde, trifft
das, was die spanischen Anwälte
nach Luxemburg als Gutachten mit-
brachten, mit der gefühlten Realität
hierzulande zusammen:
Nach dem Urteil des Ein nicht geringer Anteil der
Europäischen Gerichtshofs EuGH Beschäftigten ist länger am Arbeits-
Spiel auf Zeit
platz, als er müsste, unbezahlte
Mehrarbeit ist in vielen Branchen
die Regel. Allerdings nicht wegen
Viel wird derzeit spekuliert, wie ein neues
Arbeitszeiterfassungsgesetz aussehen
könnte. Tatsächlich sind die Pläne dazu
in Berlin noch höchst vage, die Befürchtungen
der Unternehmen aber umso größer.
Stichwort Bürokratieangst.
LOHN+GEHALT special April 2020 Zeitwi rtschaft 5
fehlender Dokumentation der Zei- zwei Jahre Aufschub erlauben, keine vergangenen 15 Jahre bis ins Jahr
ten, sondern vor allem, weil vorbe- festgelegten Fristen gelten. Das lässt 2020 linear hoch, käme eine erst-
reitende Tätigkeiten oder Fahrten eine Menge zeitlichen Spielraum malige Erfassung von Arbeitszeit
oftmals per Definition längst nicht – nach hinten. Staatliche Arbeits- höchstens auf etwa ein Drittel der
mehr zur bezahlten Arbeitszeit marktforscher verstehen indes die Beschäftigten zu.
zählen. Das Institut für Arbeits- Aufregung um das Urteil als solches Bei den Betrieben sieht die
markt- und Berufsforschung (IAB) ohnehin nicht. Rechnung zwar etwas anders aus:
vermeldet für das dritte Quartal Ein Großteil der Befürchtungen Hier müssten – rein modellthe-
2019 rund 6,2 bezahlte und 5,4 un- sei unnötig, denn für viele Unter- oretisch gerechnet – zwar schon
bezahlte wöchentliche Überstunden nehmen werde sich de facto am rund 55 Prozent der Firmen neu
pro Beschäftigtem. Ende rein in Bezug auf die Pflicht in die Erfassung einsteigen. Aller-
zur Erfassung wohl nicht wirklich dings gilt: Diejenigen Betriebe, von
Nichts Neues vom Minister viel ändern, heißt es aus dem IAB denen hier unterstellt wird, dass sie
Wenn man dies so genau weiß, ist in Nürnberg. Schließlich erfasse ein die Arbeitszeit erfassen, sind nur
es dann nicht wirklich Zeit für eine großer Teil der Firmen auch heute diejenigen, die Arbeitszeitkonten
inhaltlich tiefgehende Neuregelung, Arbeitszeiten, selbst bei Vertrau- anbieten. Selbstverständlich gibt
die mehr tut, als nur die gängi- ensarbeitszeit jenseits der Stechuhr es darüber hinaus auch noch jene,
ge Praxis auf den Buchstaben des dokumentierten Mitarbeiter oftmals die zwar aufzeichnen, aber ihrer
Urteils aus Luxemburg umzuschrei- selbst. Belegschaft diese Möglichkeit nicht
ben? Das fragt sich offenbar auch Eine valide Statistik der Anzahl offerieren, so dass die tatsächliche
das Arbeitsministerium selbst. der Betriebe, die Arbeitszeit exakt Zahl der Unternehmen mit Zeiter-
Hatte die Behörde im Herbst des erfassen, gibt es nicht, wohl aber fassung deutlich über 50 Prozent
vergangenen Jahres noch angekün- eine über Arbeitszeitkonten. Laut liegen dürfte.
digt, die Frage, welche gesetzgeberi- IAB hatten zuletzt – 2016 – fast
schen Konsequenzen aus dem Urteil zwei Drittel der Beschäftigten im Worüber eigentlich
für Deutschland erwachsen würden, Finanz- und Versicherungswesen verhandelt wird
bis zum Jahreswechsel 2019/2020 Arbeitszeitkonten, obwohl nur gut Das heißt allerdings nicht gleich-
klären zu wollen, heißt es nun nur: ein Viertel der Banken und Versiche- zeitig, dass auf sie alle keinerlei
„Vorläufig ist davon auszugehen, rungsunternehmen diese anbot. Das Anpassungsaufwand zukäme,
dass das Urteil Auswirkungen auf indiziert klar, dass vor allem größe- wenn ein neues Gesetz greift. Denn
das deutsche Recht hat.“ re Firmen ihren Mitarbeiterinnen allein die Tatsache, dass die Arbeits-
Das machte auch der EuGH und Mitarbeitern Arbeitszeitkonten zeit irgendwie festgehalten wird,
selbst schon vor zehn Aprilen deut- einrichten – eine Tendenz, die sich heißt nicht, dass dies zukünftigen
lich, indem er die Mitgliedstaaten auch in anderen Branchen findet, Vorschriften genügt. Zumindest
explizit verpflichtete, für ein objek- wenngleich weniger stark. die auf Unternehmen bezogene
tives, verlässliches und zugängliches Gesetzgebung der vergangenen
System zu sorgen, dass den Beson- Höchstens ein Drittel Jahre war oftmals vor allem miss-
derheiten des jeweiligen Tätigkeits- überhaupt betroffen trauensgeprägt und stets darauf
bereichs oder Eigenheiten, sogar der Insgesamt verfügten im selben Jahr bedacht, etwaiges Fehlverhalten von
Größe, bestimmter Unternehmen 2016 rund 56 Prozent der Beschäf- vornherein durch ein hohes Maß an
selbstverständlich Rechnung tragen tigten aller Branchen in Deutsch- Reglement zu unterbinden.
dürfte. Dass bei einer Ausgestaltung land über ein Arbeitszeitkonto, und
des EU-tauglichen Gesetzes in Berlin 35 Prozent der Betriebe boten ein Anders gesagt: Maxime der
nun aber nicht nur die Beschaffen- solches an. Rund 15 Jahre zuvor Gesetzgebung ist es, mit möglichst
heit von Stechuhren, sondern viele waren dies erst 18 Prozent gewesen, hohen bürokratischen Hürden die
allgemeine Arbeitsrechtsgrößen der Anteil der Beschäftigten hatte Umgehung von Vorschriften zu
mitverhandelt werden, liegt auf der damals bei 35 Prozent gelegen. erschweren. Ob dies auch in puncto
Hand. Aus diesen Zahlen lässt sich Arbeitszeiterfassung so sein wird,
schließen, dass zumindest 56 Pro- ist ungewiss. Am wahrscheinlichs-
Zunahme der Arbeitszeit- zent – und inzwischen vermutlich ten ist derzeit, dass das Ergebnis am
konten indiziert freiwillige deutlich mehr – der deutschen Ar- Ende dem Spiel der Kräfte innerhalb
Erfassung beitnehmerinnen und Arbeitnehmer der gegenwärtigen oder künftigen
Nicht umsonst verweist das Arbeits- eine systematische Erfassung ihrer Koalitionäre unterliegt, was ganz
ministerium erneut darauf, dass Zeiten im Dienst erfahren. Denn wo allgemeine Regeln zur Arbeitszeit
zur Umsetzung von Vorgaben aus nichts gemessen werden würde, betrifft. W
EuGH-Entscheidungen anders als könnte nichts ausgeglichen werden.
bei EU-Richtlinien, die in der Regel Rechnet man nun den Zuwachs der Alexandra Buba
6 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
Arbeitszeiterfassung
Vertrauens-
arbeitszeit ade?
Ja, es sieht so aus. Jedenfalls für die bishe-
rigen Formen der Vertrauensarbeitszeit, die
ohne jegliche Zeiterfassung oder Zeitnachweis
auskommen wollen, weil es der Bundesregie-
rung auch mit Unterstützung von Lobbyver-
bänden wohl kaum gelingen wird, die eindeu-
tigen und in nationales Recht umzusetzenden
Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs
(EuGH) zur Erfassung von Arbeitszeiten zu
ignorieren oder superweich zu spülen. Eine
EuGH-konforme Änderung des Arbeitszeitge-
setzes wird unumgänglich sein.
B
ekanntlich hatte der EuGH Damit soll also der Schutz- digital, der tatsächlich geleisteten
mit Urteil vom 14.05.2019 (Az. funktion für Arbeitnehmer*innen Arbeitszeiten, und auch der Ruhe-
C-55/18) der klagenden spa- hinsichtlich der Einhaltung ge- pausen, könnte eine „Rettung“ für
nischen Gewerkschaft CCOO Recht setzlich geregelter täglicher bzw. eine zumindest halbwegs weiterhin
gegeben und damit die Mitglied- wöchentlicher Höchstarbeitszeiten praktizierbare Vertrauensarbeits-
staaten verpflichtet, in Befolgung und Ruhepausen noch stärker Rech- zeit sein. Aber ohne eine wie auch
der europäischen Arbeitszeitrichtli- nung getragen und ungesetzlichen immer geartete Erfassung dieser
nie (2003/88/EG) sowie aufgrund der Überforderungen aus wie auch im- Arbeitszeiten und Ruhepausen wird
europäischen Grundrechtecharta mer entstandenen arbeitszeitlichen es keine großzügige Vertrauens-
(GRCh), hier insbesondere Artikel 31, Überforderungen entgegengewirkt arbeitszeit mehr geben, wenn sie
ihrerseits wiederum die jeweils in- werden. Siehe hierzu auch weiter denn grundsätzlich auch die bereits
ländischen Arbeitgeber zu verpflich- Pressemitteilung Nr. 61/19 des EuGH. jetzt schon bestehenden Restrikti-
ten, ein objektives, verlässliches und Der EuGH hat dabei keine Vor- onen des Arbeitszeitgesetzes, und
zugängliches System zur Messung gaben derart gemacht, dass solche erst recht nach dessen kommender
der tatsächlich geleisteten täglichen Zeiterfassungen beispielsweise Novellierung, nicht beachtet und
Arbeitszeit einzurichten. nur digital erfolgen müssen. Jedes erfüllt.
Im Rahmen der Klage hatte die System, das die ordnungsmäßige Wobei es bereits derzeit außer-
CCOO u. a. damit argumentiert, dass und vollständig dokumentierte Auf- halb des eigentlichen Arbeitszeit-
53,7 Prozent der in Spanien geleis- zeichnung der tatsächlich geleiste- gesetzes eine Vielzahl spezialge-
teten Überstunden nicht erfasst ten Arbeitszeiten sicherstellt, dürfte setzlicher Regelungen gibt, die eine
würden. Bei dieser Zahl kann man den EuGH-Anforderungen genügen, Zeiterfassung ohnehin vorschrei-
sich zwar wundern, wie diese bei demnach also auch die gute alte ben, und diese insofern anzuwen-
fehlenden Aufzeichnungen entstan- Stempelkarte oder die vollständi- den sind. Womit diese speziellen
den sein kann, aber wohl auch das ge ordnungsmäßige Hand- bzw. gesetzlichen Arbeitszeitregelungen
hat den EuGH darin bestärkt, die Selbstaufschreibung durch die Ar- lediglich der Ausdruck dessen sind,
Rechte der Arbeitnehmer*innen beitnehmer*innen. Und genau diese was das eigentliche Arbeitszeitge-
deutlich zu stärken. Selbstaufschreibung, durchaus auch setz seit Jahrzehnten nicht mehr
LOHN+GEHALT special April 2020 Zeitwi rtschaft 7
abdeckt, aufgrund vielfältiger Not- Schutzfunktionen in Bezug auf täg- Mitgliedstaaten, die konkreten
wendigkeiten zum Schutz der Ar- liche und wöchentliche Höchstar- Modalitäten zur Umsetzung eines
beitnehmer*innen aber erforderlich beitszeiten. solchen Systems (objektiv, verläss-
ist. Bei einer generellen und auch Zur grundsätzlichen Zulässig- lich, zugänglich – siehe oben), insbe-
notwendigen gründlichen Überar- keit von Vertrauensarbeitszeit hatte sondere der von ihm anzunehmen-
beitung des Arbeitszeitgesetzes ist sich auch das Bundesarbeitsgericht den Form, zu bestimmen und dabei
der deutsche Gesetzgeber aber über (BAG) im Urteil vom 23.09.2015, 5 gegebenenfalls den Besonderheiten
lange Zeit untätig geblieben. AZR 767/13, Randziffer 31, bereits des jeweiligen Tätigkeitsbereichs
Aber auch ohne derartige verbindlich geäußert. Dort schreibt oder Eigenheiten, sogar der Größe
gesetzliche Regelungen sollten die das BAG: „Vertrauensarbeitszeit be- bestimmter Unternehmen Rech-
Betriebsräte ihre Aufgaben, u. a. deutet nur, dass der Arbeitgeber auf nung zu tragen.“
hinsichtlich der Einhaltung der Ar- die Festlegung von Beginn und Ende Nun liegt es also an unserem
beits- und Ruhezeiten, auch wirk- der täglichen Arbeitszeit verzichtet nationalen Gesetzgeber, das vor-
lich erfüllen und über § 80 BetrVG und darauf vertraut, der betref- handene Arbeitszeitgesetz so zu
eine wirksame Kontrollfunktion fende Arbeitnehmer werde seine novellieren, dass die alternativlose
des Betriebsrats hinsichtlich der Ar- Arbeitspflicht in zeitlicher Hinsicht Umsetzung des EuGH-Urteils mit
beitszeiten und deren Höchstgren- auch ohne Kontrolle erfüllen. Die den möglich gebliebenen Gestaltun-
zen durchsetzen. Dort, wo das so Vertrauensarbeitszeit steht weder gen nicht zu einem Rückschritt bei
erfolgt, gibt es aber dennoch sicher der Führung eines Arbeitszeitkon- den Arbeitszeitmodellen führt. Die
auch weiterhin Möglichkeiten zu tos entgegen noch schließt sie die Vertrauensarbeitszeit hat in einer
einer durchaus auch von Arbeitneh- Abgeltung eines aus Mehrarbeit künftigen Form durchaus noch
mer*innen gewünschten Vertrau- des Arbeitnehmers resultierenden Chancen. W
ensarbeitszeit. Dann allerdings mit Zeitguthabens aus.“
wie auch immer gestalteten Doku- Der EuGH hatte mit dem letzten
mentationspflichten hinsichtlich der Satz seiner o. g. Pressemitteilung Werner Moche, F achreferent und
einzuhaltenden und nachprüfbaren auch mitgeteilt: „Es obliegt den Berater Entgeltabrechnung, Holzminden
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8 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Viel Rauch
um viel zu wenig?
Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung sorgt
weiterhin für viele Fragen und noch mehr
Aufregung. Doch ist all dies gerechtfertigt?
Unser Chefredakteur sprach mit Rechtsanwalt
Dr. Uwe Schlegel über den Kern dieser Recht-
sprechung – und die tatsächlichen Folgen
für die Arbeitswelt in Deutschland. Dr. Schlegel
ist Arbeitsrechtler und Geschäftsführer der
ETL Rechtsanwälte GmbH in Köln.
Herr Dr. Schlegel, wie kam es zu Richterspruch aus Luxemburg keine Ändert sich überhaupt etwas?
dem EuGH-Urteil zur Arbeitszei- unmittelbaren Auswirkungen auf Eine vielleicht überraschende
terfassung? die konkrete Rechtslage in den Mit- Feststellung: Letztlich ändert sich
Der Europäische Gerichtshof gliedstaaten der Europäischen Uni- nichts! Insbesondere ändert sich
(EuGH) war durch ein spanisches on hat. Es bedarf vielmehr in jedem nichts an der Thematik bezahlter
Gericht angerufen worden. Der Land einer Umsetzung in nationales und unbezahlter Überstunden.
zugrunde liegende Fall betraf eine Recht. Das ist in Deutschland bislang Natürlich wird die systematische
spanische Tochtergesellschaft der nicht geschehen. Allerdings soll Erfassung der Arbeitszeit (nahezu)
Deutschen Bank. Es ging um die das zuständige Ministerium nach aller Arbeitnehmer die Arbeitskos-
Bezahlung von Überstunden. Wie Presseberichten an der Erstellung ten erhöhen. Das gilt insbesondere
nicht selten in derartigen Fällen, entsprechender rechtlicher Regelun- für solche Betriebe, in denen bislang
befanden sich die betroffenen gen arbeiten. in großem Stil unbezahlte Über-
Arbeitnehmer in Beweisschwierig- Ob und welche Ausnahmen es stunden geleistet wurden. Das war
keiten. Dem hätte nur durch eine bei der grundsätzlichen Pflicht zur dann aber in der Regel bislang schon
systematische Arbeitszeiterfassung Arbeitszeiterfassung geben wird, illegal.
vorgebeugt werden können. Eine ist derzeit nicht bekannt. Es kann
derartige Pflicht gibt es in Spanien durchaus sein, dass es etwa Ausnah- Kann man eine Bezahlung von
bislang nicht, jedenfalls nicht für men für sogenannte Kleinbetriebe Überstunden nicht arbeitsver-
die konkret maßgebliche Branche. geben wird. Was dann unter einem traglich ausschließen?
Der EuGH hat den ihm vorgelegten Kleinbetrieb zu verstehen ist, muss Nein, das kann man grund-
Fall dazu genutzt, für die gesam- abgewartet werden. Möglicherweise sätzlich nicht. Arbeitsvertragli-
te EU eine branchenunabhängige, orientiert man sich an der im Kün- che Klauseln, die eine pauschale
systematische Arbeitszeiterfassung digungsschutzgesetz maßgeblichen Abgeltung geleisteter Überstunden
einzufordern. Kleinbetriebsklausel (vgl. § 23 KSchG). durch das mit dem Arbeitnehmer
Das liefe darauf hinaus, dass Betriebe vereinbarte Arbeitsentgelt vorse-
Wie steht es um die Umsetzung mit nicht mehr als zehn regelmäßig hen, sind in aller Regel unwirk-
des Urteils in Deutschland? beschäftigten Arbeitnehmern nicht sam. Sie können im Ergebnis einen
Ganz überwiegend wird zur systematischen Arbeitszeiterfas- Anspruch des Arbeitnehmers
davon ausgegangen, dass der sung verpflichtet wären. auf die Vergütung der zusätzlich
LOHN+GEHALT special April 2020 Zei twirtschaft 9
geleisteten Arbeitszeit meistens bereits bislang geltendem Arbeits-
nicht verhindern. Die Schilderung recht und betrieblicher Praxis.
der in diesem Zusammenhang Zusatzbemerkung: Ein weiteres,
maßgeblichen Ausnahmen würde sehr spannendes Feld ist das der ETL-Gruppe
den Rahmen dieses Interviews (un-)bezahlten Reisetätigkeit des
sprengen. Arbeitnehmers. Auch hier wird ein
Thema nicht neu erfunden, sondern Die ETL-Gruppe bietet
Und was ist mit der allseits be- durch die Entscheidung des EuGH ganzheitliche Beratung für
fürchteten Bürokratie? lediglich neu belebt. Unternehmen aller Branchen
Diese Befürchtung halte ich rund um Steuern, Recht, Wirt-
für gänzlich unbegründet. Die in Schaffen das Urteil des EuGH und schaft und Finanzen. Sie ist
letzter Zeit viel zitierte Stechuhr seine Umsetzung in nationales in Deutschland mit über 870
kehrt nicht zurück. Im Kern geht Recht eine Sensibilisierung für Kanzleien vertreten und darü-
es um die Frage, wie betroffene das Thema Arbeitszeit? ber hinaus in über 50 Ländern
Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeits- Eindeutige Antwort: Ja! Das ist weltweit mit 220 Kanzleien
zeiterfassung praktisch umsetzen. aus meiner Sicht die wesentliche präsent. ETL ist Marktführer
Natürlich können beispielsweise Folge der Entscheidung des EuGH. im Bereich Steuerberatung
mehr oder weniger umständlich In diesem Zusammenhang verweise und gehört zu den Top 5 der
Excel-Listen geführt werden, wenn ich gerne auf eine Parallele. Wir ha- Wirtschaftsprüfungs- und
nicht der Gesetzgeber zukünftig eine ben bereits mit der Einführung des Steuerberatungsgesell-
bestimmte Art der Arbeitszeiterfas- gesetzlichen Mindestlohns durch schaften in Deutschland.
sung vorgeben sollte. Andererseits das Mindestlohngesetz (MiLoG) Zur ETL-Gruppe gehört die
gibt es zahlreiche, hoch entwickelte gesehen, dass betroffene Arbeit- eurodata AG mit Sitz in Saar-
Softwarelösungen, die die (digitale) nehmer für das Thema Arbeitszeit brücken.
Arbeitszeiterfassung zum Kinder- verstärkt sensibilisiert wurden. Das
spiel machen. Wer mit einer einfach wird wahrscheinlich auch im Falle
strukturierten App auf seinem Han- der Umsetzung der Entscheidung
dy umgehen kann, der hat gar keine des EuGH in nationales Recht passie-
Probleme. Im Gegenteil: Moderne ren. Insofern gilt erneut: viel Rauch
Software bietet Arbeitgebern im um viel zu wenig!
Zusammenhang mit der Arbeits-
zeiterfassung beispielsweise die Ein letzter Rat an die Arbeitgeber?
Möglichkeit, Urlaubs- und Krank- Ruhe bewahren und gerade
heitstage digital zu erfassen. Das in den etwas größeren Betrieben eurodata AG
kann dann sogar zur Verringerung zeitnah nach einer praxistauglichen
der unternehmensinternen Büro- Lösung suchen. Auch wenn der
kratie führen. deutsche Gesetzgeber noch nicht Die eurodata Unternehmens-
reagiert hat: Jetzt ist die Zeit, über gruppe entwickelt und be-
Was ist mit den sogenannten Rüs- die Anschaffung einer intelligen- treibt cloudbasierte Software-
tzeiten? ten, digitalen Zeiterfassung – ggf. lösungen und IT-Services – in
Auch hier eine überraschen- gekoppelt mit einer Verwaltung erster Linie kaufmännische
de Antwort: Es ändert sich nichts! von Urlaubs- und Krankheitstagen Anwendungen für die Berei-
Rüstzeiten, also (Arbeits-)Zeit, die – nachzudenken. Meine eigenen che Personal- und Finanzwe-
der Arbeitnehmer damit verbringt, Recherchen haben zu der Erkennt- sen sowie das Management
seine eigentliche Arbeit vor- oder nis geführt, dass es überraschend von Unternehmen. Neben
auch nachzubereiten (Hochfahren kostengünstige und sehr effiziente edlohn, der führenden On-
des Computers, Aufräumen oder Produkte auf dem Markt gibt. Aus line-Lohn- und -Gehaltsab-
Reinigen des Arbeitsplatzes usw.), Datenschutzgründen rate ich zudem rechnung, gehören integrierte
sind Arbeitszeiten, die selbstver- dringend, nach einer Cloudlösung Mandantenlösungen wie ed-
ständlich zu vergüten sind. Es mag mit einem Datenbestand zu suchen, time für Arbeitszeiterfassung
sein, dass das in der Vergangenheit der in der EU, vorzugsweise in und Personaleinsatzplanung
in manchen Betrieben unbezahlte Deutschland gespeichert wird. zum Softwareportfolio des
Arbeit war. Das wird eine allgemei- Unternehmens.
ne und systematische Arbeitszei- Herr Dr. Schlegel, ich danke Ihnen
terfassung dann zukünftig in vielen für dieses Gespräch.
Fällen ändern. Es kommt damit aber
lediglich zu einer Angleichung von Markus Matt
10 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
Zeitwirtschaft
Automatisierung
als Basis für
HR-Management
4.0
Personalwirtschaft im Wandel: Die Digitalisierung
und moderne Konzepte für ortsungebundenes
Arbeiten – Stichwort Homeoffice – verlangen nach
flexibleren Prozessen im Personalmanagement.
Unternehmen, die HR-Abläufe modernisieren
wollen, fassen deshalb vermehrt Tools ins Auge,
welche neben einer digitalen Erfassung von Mit-
arbeiterdaten wie Arbeitszeiten – zum Beispiel via
Zugangschip – auch deren automatisierte Verar-
beitung unterstützen.
S
ie greifen in diesem Zusam- – dies schließt Themen wie Schicht- vermerkt werden. Auch Krank-
menhang zunehmend auf planung oder das Beantragen sowie meldungen lassen sich automa-
integrierte Systeme zurück, Genehmigen von Urlaub ein. tisch mit einer Abwesenheitsnotiz
die Zeitwirtschaftsdaten in Echtzeit des betroffenen Mitarbeiters im
etwa für Auswertungen in der Per- Nachvollziehbare An- und Teamkalender hinterlegen. Andere
sonaleinsatzplanung zur Verfügung Abwesenheitszeiten stärken wichtige Ereignisse wie Dienst-
stellen. Diese Entwicklung belegt die Teamarbeit reisen, Geburtstage, Jubiläen und
auch eine Studie der Hacket Group, Zu den weiteren Vorteilen gehören Mitarbeitergespräche sind ebenfalls
wonach Smart Analytics oder Smart auch individuelle Mitarbeiterkalen- abbildbar. Über den bevorstehen-
Automation im Personalbereich der, mit denen sich beispielsweise den Besuch durch externe Perso-
Produktivitätsfortschritte unter- Urlaubs- und Fehlzeiten komforta- nen gibt eine Besucherverwaltung
stützen und signifikante Einsparun- bel anzeigen lassen. Außerdem kön- tagesaktuell Aufschluss. Ein System,
gen ermöglichen. Zusätzlich erhöht nen turnusgemäße Weiterbildun- das teamrelevante Informationen
sich mit integrierten HR-Lösungen gen, die im People-System unter der automatisch aus dem individuellen
auch die Planungs- und Datentrans- entsprechenden Rubrik gelistet sind, Mitarbeiterkalender ausliest und
parenz in den Bereichen Personal- mit entsprechenden Terminblockern relevanten Team- beziehungswei-
abrechnung und Zeitmanagement automatisch im Mitarbeiterkalender se Projektkollegen zur VerfügungLOHN+GEHALT special April 2020 Zeitwi rtschaft 11
stellt, unterstützt so Collaboration, 20 Arbeitsstunden an einer be- sich mithilfe smarter Tools Daten
Absprache und Planung im Unter- stimmten Maschine verbracht hat. automatisiert konsolidieren und mit
nehmen. Wird diese Informationen mit der präzisen Fragestellungen gezielt
Über ein Korrekturdisplay kön- Gesamtzahl der geleisteten Arbeits- auswerten. Ein Beispiel wäre in die-
nen Führungskräfte darüber hinaus stunden, gespeichert im Perso- sem Zusammenhang die Frage, wie
erfasste Arbeitszeiten bei Bedarf än- nalsystem, in Korrelation gesetzt, gut Teams in puncto Arbeitspensum
dern. Von hohem Wert sind außer- erleichtert es den Planungsverant- ausgelastet sind. HR-Verantwortli-
dem Informationen über den Zeit- wortlichen, Projekte im Hinblick che können etwa aus dem Abgleich
korridor, in dem sich ein spezieller auf ihre Profitabilität und Effizienz der Kennzahl „Summe Überstun-
Mitarbeiter oder das Team bewegen: einzuschätzen sowie auch Einbli- den“ mit dem Anforderungsprofil
Die präzise Definition von Schwel- cke in die Maschinenauslastung zu eines bestimmten Projekts und dem
lenwerten für Unter- und Überstun- gewinnen. Insbesondere der mo- systemseitig erfassten Skillset der
den und eine Echtzeit-Transparenz dulare Charakter solcher Systeme eingesetzten Mitarbeiter im Rah-
hinsichtlich des jeweiligen Mitar- vereinfacht die Verbindung unter- men eines „Was-wäre-wenn“-Sze-
beiters verschaffen Vorgesetzten schiedlicher Lohnarten, Lohnkonten narios ablesen, ob auch tatsächlich
einen verlässlichen Überblick sowie und konkreter Projekte, mit denen die richtigen Personen mit einer
Planungssicherheit. Mitarbeiter befasst sind, mit den bestimmten Aufgabe betraut sind
jeweiligen Zeitarten, beispielsweise oder ob es empfehlenswert ist, das
Mehr Prozesseffizienz durch den angefallenen Produktivstunden, Team-Setup anzupassen. Analysen
neue Workflows und auto- und legt den Grundstein für aussa- zu Über- oder Unterstunden kön-
matisierte Reportings gekräftige automatisierte Zeitwirt- nen außerdem Aufschluss darüber
In einer Vielzahl von Unternehmen, schaftsanalysen. geben, ob zusätzlicher Mitarbeiter-
die sich mit der Implementierung Vor allem Saldenlisten und bedarf besteht oder Überkapazi-
eines neuen Personalsystems Zeitjournale sind Beispiele für Stan- täten vorliegen. Gleichzeitig kann
auseinandersetzen, herrscht beim dardauswertungen, die im HR-Be- eine derart holistische Auswertung
Thema Zeiterfassung der Wunsch reich regelmäßig erstellt werden. auch als Gradmesser für Über- oder
nach einer Software vor, die bereits Darüber hinaus bieten einige neue Unterforderung dienen. Kommt ein
im Standard zentrale Anforderun- HR-Lösungen zusätzlich die Mög- Mitarbeiter mit einer Aufgabe bei-
gen ohne zeitaufwendige und teure lichkeit für firmenspezifische, re- spielsweise nicht zurecht, kann dies
Anpassungen abbildet. Daneben ist gelmäßige Berichte zu Themen wie in Überstunden resultieren.
es allerdings auch unverzichtbar, die Pausen- oder Kernzeitverletzung Chatbots, mit denen Mitarbei-
Software auf individuelle Bedürf- und beantragten Korrekturen. Mit- ter mündlich Urlaubsanträge oder
nisse des Anwenders zuzuschnei- hilfe spezieller Dashboards lassen Krankmeldungen ans System stel-
den und bestimmte Prozesse wie sich zudem automatisierte Auswer- len, sind ein weiteres Beispiel für
beispielsweise personalbezogene tungen für die künftige Entwick- KI-gestützte Tools, die Abläufe im
Reportings zu automatisieren, wo lung des gesamten Unternehmens Personalwesen automatisieren. Ein
dies möglich ist. Hier bewähren sich sowie unterschiedlicher Abteilun- zusätzlicher, wichtiger Hebel, um
IT-Systeme, die modular aufgebaut gen und Geschäftsbereiche vorneh- etwa Zeiterfassungsabläufe effizien-
sind. Anwender erhalten so die Opti- men. So lässt sich beispielsweise ter zu gestalten, ist Optical Character
on, ihre Personalsoftware mit genau analysieren, wie sich ein Bereich im Recognition (OCR). Durch automati-
jenen Funktionen und automati- Vergleich zum Gesamtunternehmen sches Auslesen und Umwandeln von
sierten Anwendungen zu versehen, entwickelt. Sowohl Performance als Dokumenten in digitale Formate
die im Praxiseinsatz auch wirklich auch Entwicklungspotenzial ein- mittels Scanner oder Digitalkamera
verlangt werden. Ändern sich die zelner Standorte oder Abteilungen plus Speicherung im System lassen
Anforderungen mit der Zeit, lässt können aufgrund der erfassten und sich potenzielle Fehlerquellen mi-
sich auch die Lösung entsprechend mit Produktionsdaten korrelierten nimieren, die sich durch manuelles
dem neuen Bedarf anpassen. Gerade Zeitwirtschaftsdaten automatisch Abtippen unweigerlich ergeben.
was die Zusammenführung von aufgezeigt und ausgewertet werden. So lassen sich etwa Arbeitsunfä-
Daten aus verschiedenen IT-Sys- higkeitsbescheinigungen mithilfe
temen mithilfe von Schnittstellen Intelligente IT-Funktionalitäten von OCR und Chatbot automatisch
angeht, besteht ein ausgeprägtes als Entscheidungshilfe wesentlich schneller und effizienter
Automatisierungspotenzial – seien Längst erweisen sich Zu- als zuvor übermitteln und Zeitwirt-
es produktionsbezogene Daten aus kunftstechnologien wie Künstliche schaftsprozesse im Backoffice damit
dem ERP-System oder HR-seitig er- Intelligenz (KI) und Machine Lear- spürbar effizienter gestalten. W
fasste Arbeitszeiten. Ein Beispiel aus ning (ML) auch im Personalwesen
der Praxis: Über die ERP-Software und im Umfeld der Zeiterfassung Oliver Henrich, Vice President Product
wird erfasst, dass ein Mitarbeiter als wertvolle Hilfsmittel. So lassen Engineering Central Europe bei Sage12 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
Zeitwirtschaft im Zuge des EuGH-Urteils
Chancen für Unternehmen
Arbeitszeit systematisch erfassen: Das führte zu vielen Diskussionen im
vergangenen Mai. Unternehmen können die bevorstehenden Anpassungen
jedoch als Chance für mehr Agilität sehen.
N
ach dem Urteil des Europä- Zeiterfassung mbH mit Hauptsitz in Essen hat sich
ischen Gerichtshofs (EuGH) systematisieren unter anderem auf die Entwicklung
zur Arbeitszeiterfassung In vielen Branchen ist die Zeiter- von Workforce-Management-Soft-
vom Mai 2019 fingen Unternehmen fassung bereits ein fester Bestand- ware mit integrierter Zeitwirtschaft
relativ schnell an, sich Gedanken teil des Arbeitsalltags. Hier gilt es spezialisiert. Die verschiedenen Lö-
über die möglichen Auswirkungen lediglich, eine Systematisierung sungen des Softwarehauses decken
zu machen. Das Urteil legte fest, dass einzuführen, falls diese noch nicht unterschiedliche Anforderungen
die europäischen Mitgliedstaaten die gegeben ist. Es wird sich zeigen, ob jeglicher Unternehmensgrößen ab
Arbeitszeiten systematisch erfassen Gesetzesanpassungen den einfachen und berücksichtigen damit gleich-
müssen. Bei der Umsetzung ließ der Stundenzettel oder die Erfassung zeitig gesetzliche, tarifliche oder
EuGH den Mitgliedstaaten jedoch der Arbeitszeit in Tabellenprogram- betriebliche Regelungen.
Freiheiten. Bislang ist nur die ver- men weiter dulden. Gegebenenfalls
pflichtende Aufzeichnung von Über- muss eine Software zum Einsatz Neue Chancen beim Thema
stunden an Sonn- und Feiertagen kommen, welche die Arbeitszeiten Überstunden
im Arbeitszeitgesetz festgeschrieben jedes Mitarbeiters auf einem indivi- Die Absicht hinter dem EuGH-Urteil
– das heißt, es müsste noch erwei- duellen Stundenkonto speichert und war es in erster Linie, den Arbeit-
tert werden. Sonderregelungen im somit für eventuelle Prüfungen aus- nehmer zu schützen, da in vielen
Hinblick auf Branche oder Berufe wertbar macht. Die Erfassung kann europäischen Ländern viele, zum
sind nicht auszuschließen. Doch auf verschiedenen Wegen erfolgen: Großteil unbezahlte Überstunden
wie können mögliche Änderungen am PC, mit einem Chip am Termi- gemacht werden. Zu hohe Arbeits-
aussehen und welche Chancen oder nal, an diversen Maschinen in der belastung kann auf Dauer gesund-
Anpassungen ergeben sich dadurch Produktion oder mit dem Smartpho- heitliche Folgen für die Betroffenen
für Unternehmen und Mitarbeiter? ne mittels Web oder App. Die GFOS haben. Deshalb sind etwa auchLOHN+GEHALT special April 2020 13
ZEUS®
Ruhezeiten im Arbeitszeitgesetz ermöglicht Unternehmen zudem
LÖSUNG FÜR
DIE
verankert. Eine systematische die Implementierung neuer Ar- ZEITERFASSUNG
Erfassung aller geleisteten Stun- beitszeitmodelle wie z. B. Gleit- UND SICHERHEIT
den gibt sowohl Arbeitgebern als zeit: Dann können Mitarbeiter
auch Arbeitnehmern die Möglich- ihre geplante Wochenarbeitszeit
keit, die Überstunden schwarz selbst einteilen, solange das Soll
auf weiß abzulesen. Arbeitgeber am Ende des Monats erfüllt wird.
sehen somit, dass Handlungsbe- Das bietet neue Chancen für die
darf besteht, um die Arbeit fairer eigene Work-Life-Balance, zumal
aufzuteilen und Mitarbeiter in diverse Studien darauf hinwei-
ihrem Workload zu entlasten. sen, dass konzentriertes Arbeiten
für acht Stunden am Tag nahezu
unmöglich ist.
Möglichkeiten für mehr Die Flexibilisierung der
Mobilität Arbeitszeiten macht jedoch
Auch beim Thema Mobilität gleichzeitig Anpassungen des
kann eine systematische Arbeits- Arbeitszeitgesetzes vonnöten – ZEITWIRTSCHAFT
zeiterfassung einen Mehrwert denn darin sind die Ruhepausen Der optimale Einsatz individueller und hochflexib
schaffen: Denn sie macht Ho- festgelegt, die ein Mitarbeiter zu ler Arbeitszeiten ist entscheidend im Wettbewerb,
meoffice-Regelungen oder das erfüllen hat. Arbeitet dieser noch um qualifizierte Mitarbeiter zu erhalten. Durch die
Arbeiten von unterwegs bzw. auf abends um 23 Uhr und geht er Zeiterfassung von ISGUS passen Sie Ihre Arbeits
Dienstreisen leichter umsetzbar. am nächsten Morgen wieder um zeiten flexibel an die jeweilige Auslastung an. Mit
der ZEUS® Zeitwirtschaft digitalisieren Sie Ihre
Zeiten können dadurch einfach 6 Uhr ins Büro, werden diese
Prozesse und schaffen nachhaltigen Mehrwert, on
überall eingetragen werden – und nicht eingehalten. Im Interview premise oder in der ISGUS Cloud.
das in Echtzeit. Außerdem kön- mit dem Tagesspiegel sensibili-
nen verkehrsbelastete Straßen sierte der Bundesminister für Ar-
durch weniger Pendeln entlastet beit und Soziales für diese nötigen
werden, wodurch Unternehmen Anpassungen: Er führte aus, dass
gleichzeitig die Chance bekom- starre Modelle keine gute Lösung
men, etwas im Hinblick auf die seien und neue Regelungen im
Nachhaltigkeit in der Firmenpoli- Hinblick auf die flexible Eintei-
tik zu tun. Hier ist jedoch Balance lung des Arbeitspensums geschaf-
gefragt: Eine Stanford-Studie hat fen werden müssten.
gezeigt, dass dauerhaftes Arbeiten
im Homeoffice nicht die Ideallö-
Fazit: Der Arbeitsalltag ZUTRITTSKONTROLLE
sung ist, da den Mitarbeitern der
Austausch mit Kollegen im Büro kann agiler werden Ein modernes Sicherheitskonzept ist heute für
Unternehmen und öffentliche Gebäude unabding
fehlt – auch wenn sie zu Hause Zeiterfassungssoftware kann bar. Die ZEUS® Zutrittskontrolle sorgt zuverlässig
durchaus produktiver arbeiten als dazu beitragen, bestehende und rund um die Uhr für den Schutz Ihrer Mitar
am Unternehmensstandort. Strukturen im Arbeitsalltag agiler beiter, Besucher und Daten.
zu gestalten – sei es durch neue
Mehr Flexibilität
Arbeitszeitmodelle oder durch die DIGITALES WORKFORCE
flexiblere Einteilung der Arbeits-
ermöglichen MANAGEMENT
zeiten bzw. -orte. Mitarbeiter pro-
Die Zeiterfassung kann auch als fitieren somit von mehr Freiraum
Arbeitszeitmanagement betrach- und Unternehmen im Gegenzug
tet werden: Mit einer syste- von motivierteren Arbeitneh-
matischen Dokumentation der mern, die ihre Work-Life-Balance
erbrachten Arbeitszeit erfahren besser an die individuellen Le-
sowohl Mitarbeiter als auch bensumstände anpassen können.
Unternehmen mehr Transparenz. Es bleibt jedoch die Frage, wie die
Bei fehlenden Buchungen kann Bundesregierung das Arbeitszeit-
eine Zeiterfassungssoftware gesetz anpassen wird. W
den Mitarbeiter und den Vorge-
setzten daran erinnern, sodass Katharina Röhrig, Leiterin Orga-
alles korrekt verzeichnet ist. Eine nisations- und Unternehmensent-
systematische Aufzeichnung wicklung, GFOS mbH, Essen
www.isgus.de14 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
Flexible Arbeitswelt 4.0 versus präzise Zeiterfassung
Widerspruch oder Chance?
Rechtsprechung ist bindend, aber ist sie auch immer auf der Höhe der Zeit?
Die Frage drängt sich auf angesichts des historischen Urteils des Europäischen
Gerichtshofs (EuGH) aus dem Mai 2019, das Arbeitgeber in der EU verpflichtet,
Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Viele Beobachter aus dem Bereich Personalma-
nagement wittern hier einen Widerspruch zum grundsätzlich eher auf Flexibilität
angelegten Paradigma „Arbeiten 4.0“. Eine genaue Betrachtung deckt auf, wo
entscheidende Vor- und Nachteile im Spannungsfeld von Gerichtsentscheid und
bereits einsatzfähigen Digitalisierungsstrategien im Personalsektor liegen.
D
as Thema Arbeitszeiterfas- ist es hilfreich, sich Klarheit darüber Arbeitszeiterfassung war immer
sung ist nicht kategorisch zu verschaffen, dass die Konzepte schon mit Aufwand für die Arbeitge-
neu. Bereits mit der Einfüh- Arbeiten 4.0 oder „New Work“ gewiss ber verbunden. Darüber hinaus deu-
rung des Mindestlohns wurde für nicht für alle Branchen und Tätigkei- ten Zeitungsüberschriften wie „Das
viele der Nachweis über geleistete ten anwendbar sind. Ende der Vertrauensarbeitszeit“ an,
Arbeitszeit verpflichtend. Parallel dass Zeiterfassung auch im Ruf steht,
dazu erfahren Homeoffice, Flexibi- Anforderungen an Zeitwirt- die Aufgabe von Freiheit, Flexibilität
lisierung der Arbeit und die Mög- schaft und Zeiterfassung und Vertrauen nach sich zu ziehen.
lichkeit, die Arbeit frei einteilen zu haben sich signifikant ver- Hier setzen Methoden und Techno-
können, auf breiter Front eine hohe ändert logie der neuesten Generation einen
Wertschätzung. Allerdings bergen Von modernen Zeiterfassungssyste- deutlichen Gegenimpuls, denn sie
derlei Konzepte nicht nur die Chance men wird insbesondere Flexibilität unterstützen alle Beteiligten bei der
auf eine bessere Work-Life-Balance, hinsichtlich der aktuellen Entwick- Umsetzung eines Konzepts Arbeit 4.0,
sondern auch die Gefahren des ge- lungen in der Arbeitswelt erwartet. in dem die Zeiterfassung genau die
nauen Gegenteils: Ständige Erreich- Immerhin betreffen die Verände- Wunscheigenschaften der modernen
barkeit und die Erwartungen kurzer rungen durch die Digitalisierung Arbeitswelt erfüllt: flexibel, mobil
Reaktionszeiten sorgen für immer und ihre Folgen einen Großteil und überall verfügbar. Stechuhren
mehr Druck auf Arbeitnehmerseite. der Arbeitnehmer. Zwar wird es oder stationäre Zeiterfassungstermi-
Hier bietet Zeiterfassung auch eine weiterhin Arbeitsfelder geben, in nals sind in diesem Umfeld Schnee
Chance, die Balance zu wahren. denen hohe Flexibilisierung und von gestern.
Vor diesem Hintergrund müssen Freiheitsgrade bei der autonomen
moderne Zeitwirtschaftssysteme Einteilung der Arbeitszeit ausblei- Digitalisierung als Treiber
indessen wesentlich mehr leisten, ben. Gleichwohl ist die Frage, wie für Anwenderfreundlichkeit
als nur Zeiten aufzuzeichnen. Sie Zeiterfassungssysteme auch im und Funktionalität
müssen ein geeignetes User-Interface Kontext der Gesetzeslage zum Vor- Immer mehr Zeiterfassungslösun-
auch für den mobilen Einsatz und vor teil von Mitarbeitern und Unterneh- gen verfügen über smarte Funkti-
allem leistungsfähige Assistenzsyste- men eingesetzt werden können, von onen. Sie verringern den Aufwand
me zur Verfügung stellen. Außerdem übergeordneter Bedeutung. für Arbeitnehmer und ArbeitgeberLOHN+GEHALT special April 2020 Zei twirtschaft 15
Abweichungen von kritischen Pa- der Wirtschaftlichkeit eine Rolle.
rametern auftreten. Der Einsatz des Die Frage, wie hoch Investitionen
digitalen Assistenten ermöglicht es in die Digitalisierung sein dürfen,
Anwendern via Sprachsteuerung, wird am Ende durch eine ROI-Be-
alle Eingaben ins System bis hin trachtung beantwortet. Hier wirken
zu automatisierten Terminver- sich Skaleneffekte mit zunehmen-
schiebungen dank Integration des der Unternehmensgröße aus. Die
Microsoft-Outlook-Kalenders orts- grundsätzlichen Anforderungen an
unabhängig und einfach zu tätigen. Funktionsbreite und Funktionstie-
Überforderung Fehlanzeige – und fe werden derweil eher von der
dazu tragen die Digitalisierung und Branche, Tarifen, Schichtmodellen
die Nutzung von KI maßgeblich bei. und der Organisation der Produk-
tionsabläufe bestimmt. Häufig
Zeiterfassung muss in die kommen weitere Funktionen wie
HR-Infrastruktur integriert zum Beispiel Zutrittskontrolle und
sein Besucherverwaltung oder Personal-
Wo immer Vergütung auf Basis einsatzplanung zum Einsatz.
geleisteter Arbeitszeit erfolgt, bildet Darüber hinaus sollte ein
die Zeiterfassung die Ausgangsbasis Zeitwirtschaftssystem betriebli-
für die Lohn- und Gehaltsabrech- che Belange wie Rufbereitschaft,
nung. Zugleich beinhaltet sie die automatische Schichterkennung und
Option, Arbeitszeitmodelle und flexible Pausenregelungen möglichst
Arbeitszeitkonten mit minimalem lückenlos abdecken. Die Umsetzung
Aufwand zu verwalten. Zudem von Mehrschichtbetrieb und Voll-
leistet sie Unterstützung bei der konti-Modellen gehören zum Stan-
Personaleinsatzplanung. Daher ist dard einer guten Zeitwirtschaft.
eine unverzichtbare Voraussetzung
für ein modernes Zeiterfassungs- Fazit
system, dass es sich nahtlos in die Zeitwirtschaftssysteme helfen bei
deutlich und gewährleisten eine IT-Infrastruktur des Unternehmens der lückenlosen Dokumentation von
vorbildliche Benutzererfahrung. einbetten lässt. Damit Daten in Arbeitszeiten, erleichtern die Res-
Dabei spielen Künstliche Intelligenz Echtzeit verfügbar sind, empfiehlt sourcenplanung und sorgen für eine
(KI), Mobilität und Verfügbarkeit sich eine offene Architektur, die es effektive Zutrittskontrolle. Zusätz-
eine tragende Rolle. Beispiel Smart- erlaubt, relevante Daten mit Lohn- lich leisten sie gerade im Kontext
phones: Die Endgeräte sind heute und Gehalts- sowie ERP-Systemen der Digitalisierung wertvolle Unter-
grundsätzlich überall verfügbar und bidirektional und permanent auszu- stützung bei der aktiven Gestaltung
im Einsatz. Sie eignen sich perfekt tauschen. Für einen automatisierten der Arbeitszeit durch die Mitarbeiter
für die Zeiterfassung – und noch Datenaustausch ohne manuelle und gewährleisten somit eine aus-
mehr. Urlaubsanträge, Dienstreisen Eingriffe müssen Zeiterfassungs- gewogen Work-Life-Balance. Ar-
sowie Arbeitsunfähigkeit lassen systeme über die erforderlichen beitszeiten aufzuzeichnen, ist eine
sich unkompliziert erfassen. Dabei APIs und Web-Services verfügen. gesetzliche Pflicht angesichts des
kommt im Lösungsansatz von Voraussetzung für einen reibungs- EuGH-Urteils und des Mindestlohns.
SD Worx ein digitaler Assistent zum losen Betrieb ist, dass die Systeme Mit einer hochwertigen Benutzerer-
Einsatz, dem der Nutzer einfach sein nicht nur miteinander sprechen, fahrung durch ein smartes Zeiter-
Anliegen mitteilt. Das System im sondern bei der Implementierung fassungssystem sind Unternehmen
Hintergrund steuert den Prozess, so ausgelegt sind, dass die Prozesse gut gerüstet, neue Wege in puncto
führt eine Plausibilisierung durch vollständig digitalisiert sind, richtig Selbstkontrolle, Transparenz und
und leitet die Informationen an den interpretiert werden und korrekte Planung zu beschreiten. W
zuständigen Vorgesetzten und die Ergebnisse geliefert werden.
HR-Abteilung weiter. Auf diese Wei- Sigurd Seifert, Director Marketing &
se werden die Systeme in Echtzeit Strikte Orientierung an den Business Development, SD Worx
auf den aktuellen Stand gebracht. Anforderungen der Unter-
Klarer Vorteil: Der Schichtleiter nehmen
wird dadurch in die Lage versetzt, Welche Rolle die Unternehmensgrö-
auch bei ungeplanten Abwesenhei- ße bei der Zeiterfassung einnimmt,
ten schneller zu reagieren. Eingriffe ist eher von untergeordneter Be-
in Prozesse erfolgen nur, wenn deutung, spielt aber bei Betrachtung16 Z e i t w i r ts c h a f t LOHN+GEHALT special April 2020
Zeitfresser eliminieren
Fünf Dinge, an denen Sie
gute Zeitwirtschaft erkennen
Mit einer smarten Lösung für Zeitwirtschaft sparen Sie wertvolle Stunden,
die monatlich für die korrekte Erfassung der Daten, ihre Auswertung und
Weiter-verarbeitung anfallen. Ein modernes Zeiterfassungssystem minimiert
den Aufwand und sorgt für transparente Abläufe.
Arbeitszeitregelungen sowie ein für Zeitwirtschaft sorgt für maxi-
Workflow-Management, welches male Aktualität durch die sofortige
Führungskräfte und Mitarbeiter Bearbeitung von Ausfallzeiten und
einbindet. Dazu muss aber vor allem Abwesenheiten. Achten Sie darauf,
eines stimmen: Das Gesamtpaket dass die Daten bei einem Krank-
des Softwareanbieters muss Sie heitsfall für Entgeltersatzleistungen
persönlich komplett überzeugen. täglich automatisiert an die entspre-
Fragen Sie sich, ob Sie dem Anbieter chende Stelle gemeldet werden. Eine
und der Kompetenz seiner Mitarbei- smarte Zeitwirtschaft minimiert
W
ter vertrauen. Überzeugen Aspekte Ihren Aufwand für solche Tätigkei-
ir stellen Ihnen fünf wie Vertrieb, Projektmanagement ten und beseitigt zudem mögliche
Kriterien vor, die ein sowie Beratung und Schulung von Fehlerquellen.
passendes IT-gestütztes Spezialisten, die Sie auch fachlich
Zeiterfassungssystem kennzeich- weiterbringen? 4. Personalmanagement-
nen, und erläutern, was eine Lösung und Zutrittslösung auf
leisten muss. 2. Zuschläge werden auto- Wunsch verknüpfen
matisiert verarbeitet Das System sollte zu einer kom-
Zeiterfassung: Darauf Zeitwirtschaft ist elementar für pletten Personalmanagement- und
kommt es an effiziente Abläufe bei Abrechnung Zutrittslösung ausbaubar sein. Ihr
Wappnen Sie die Personalabteilung: und Gehaltsauszahlung: Das passen- Unternehmen wird profitieren,
Konkrete Modalitäten zur Umset- de System berechnet beispielsweise wenn Zeiterfassung und Zutritts-
zung eines angemessenen Systems Zuschläge automatisiert und fehler- kontrolle miteinander verknüpft
zur Zeiterfassung wird die Bundes- frei. Reibungslose Prozesse sind so sind. Werden alle Prozesse der
regierung nach der Entscheidung gewährleistet. Ganz ohne manuelle Arbeitszeiterfassung, Zutrittskon-
des Europäischen Gerichtshof vom Berechnung gehen die erfassten Zei- trolle und Personaleinsatzplanung
14. Mai 2019 zur Zeiterfassung in ten im Idealfall an das Entgelt-Ab- berücksichtigt, sorgt das für eine
Kürze festlegen. Um vorbereitet zu rechnungssystem. Solch ein auto- Entlastung der Personalabteilung.
sein, sollten Sie jetzt schon darauf matisierter Prozess mindert Ihren
achten, dass die entsprechende Lö- Aufwand und eliminiert mögliche Eine moderne Zutrittskontrolle
sung alle denkbaren Gestaltungsva- Fehlerquellen – die Verarbeitung sollte unter anderem bieten:
rianten abbilden kann, um in jedem erfolgt selbstverständlich nach den • flexible Zutrittskontrolle durch die
Fall konform mit der Gesetzeslage jeweils hinterlegten Regeln des Un- einfache Zuweisung und Pflege
zu sein. ternehmens. Im Ergebnis hat Ihre von Zutrittsmodellen,
Personalabteilung einen deutlichen • Absicherung durch Online-
1. Das gesamte Dienstleitungs- Zugewinn an Zeit, weil umständli- und Offlinekomponenten je nach
paket muss stimmig sein che Berechnungen obsolet werden. Sicherheitsbedarf,
Auf jeden Fall bieten sollte die Soft- • sicheren Zutritt durch aktuelle
ware Ihrer Wahl gewisse Must-ha- 3. A
uch Abwesenheiten und RFID-Technologie oder Biometrie.
ves: einen modularen Aufbau, Krankheitsfälle werden
jederzeit erweiterbar und flexibel automatisiert übergeben Lassen Sie sich hierzu von Spezialis-
integrierbar, Self-Services, die Ein- Fehlerfrei, nachvollziehbar und ten beraten, so dass die Lösung per-
haltung gesetzlicher und tariflicher effizient: Eine zeitgemäße Software fekt zu Ihren Anforderungen passt.LOHN+GEHALT special April 2020 Zeitwi rtschaft 17
Es empfiehlt sich eine integrierte • E-Learning-Plattformen, VEDA bietet seit über 40 Jahren ver-
Lösung aus Zeit, Zutritt, Entgelt und • einfache Zugänge zur Hotline, netzte HR-Software und Services,
Personalmanagement. So geben Sie • Spezialisten im Service, die Unternehmen im Personalma-
Stammdaten nur einmal ein und nut- ‚‚die Ihre Anliegen gut verstehen. nagement wirkungsvoll unterstüt-
zen die vorhandenen Daten. Zeichnet zen. Software-Lösungen von VEDA
sich das Zutritts- und Zeiterfassungs- Fazit für Recruiting, Personalentwicklung
system durch Einfachheit aus, profi- Jeder einzelne Mitarbeiter profi- und Weiterbildung oder für operati-
tieren sämtliche Mitarbeiter, ob per tiert von moderner Zeitwirtschaft. ve Themen wie
Stempeluhr, Vertrauensarbeitszeit Wählen Sie die Lösung daher mit Entgeltabrechnung und Zeiter-
oder als Leiharbeiter. Bedacht und analysieren Sie den fassung steigern die Wertschöpfung
Markt sorgfältig: Durch die rich- von HR in den Unternehmen.
5. Betreuung nach Produkt- tige Umsetzung garantieren Sie Die VEDA-Services Consul-
einführung ist gesichert beim Berechnen von Arbeitszeiten, ting, Training, Outsourcing und
Die Nachbetreuung sollte schon vor dass interne Betriebsvereinbarun- IT-Infrastruktur ergänzen das
der Wahl des Anbieters geregelt und gen und alle tariflichen Vorgaben Produkt-Portfolio, damit Kunden
geprüft werden. Nehmen Sie genau beachtet werden. Lesen Sie mehr in passgenaue Lösungen für ihre
unter die Lupe, wie stark der poten- unserem kostenlosen Whitepaper Herausforderungen im HR-Manage-
zielle Anbieter Ihrer Wahl aufge- unter www.veda.net/Zeiterfassung ment erhalten. W
stellt ist. Stellen Sie sicher, dass bei und erhalten Sie mit der ausführli-
aufkommenden Fragen jederzeit ein chen Analyse zu den Hintergründen Alexander Kern,
Fachmann beratend zur Seite stehen moderner Zeiterfassungssysteme Niederlassungsleiter
wird. Weitere Kriterien, die abge- nützliche Hinweise, wie auch Sie VEDA Zeit GmbH
deckt sein sollten: von smarter Software für Zeitwirt-
• Schulungen von Spezialisten, schaft und ihren vielfältigen Mög-
auch zu Fachthemen, lichkeiten profitieren können.
Flexible
Arbeitszeiten?
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Sicherheitskonzepte
Besucher und Dienstleister
per Zutrittskontrolle steuern
Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Besucher und Dienstleister
zuverlässig zu kontrollieren. In sicherheitskritischen Bereichen,
etwa der Chemie-, Pharma- oder Stahlindustrie, muss nachvollziehbar
sein, wer zu welchem Zweck Unternehmensareale besucht hat und
wer dafür eine Zutrittsberechtigung erteilt hat.
B
esucher müssen registriert oder über das System vom Eintreffen Interflex bietet dafür im Zu-
und belehrt werden und der Besucher. Ebenso automatisch trittsmanagement-System IF-6040
zudem sicher mit eigenem oder durch das Personal erhalten das Modul „Belehrung“. Damit ist
Personal zusammenkommen kön- Besucher ein Zutrittsmedium. Ist ein es möglich, dass der Besucher die
nen. Außerdem benötigen Fremdfir- Besuch beendet, wird der Besucher notwendigen Belehrungen bequem
men-Mitarbeiter genug Bewegungs- über das Empfangspersonal, den von jedem Ort aus erhält – am
freiheit, um ihre Aufgaben erfüllen Gastgeber oder automatisiert ausge- Self-Check-in-Terminal vor Ort oder
zu können. Eine zusätzliche Hürde checkt. Das System Interflex online. Das System führt dann die
bildet das Evakuierungs-Manage- IF-6040 ist in der Lage, automatisier- notwendigen Zertifikate mit der je-
ment, für das sowohl das eigene te Prozesse von der Stammsatzanla- weiligen Gültigkeit. Auf diese Weise
Personal als auch Besucher und ge über die Vergabe von Zutrittsbe- sind Unternehmen absolut aussage-
externe Dienstleister im Gebäude rechtigungen bis zur automatisierten fähig darüber, wann welche Beleh-
adressiert werden müssen. Das Vergabe von Identmedien zu realisie- rungen erfolgt sind, und sichern den
Zutrittskontrollsystem IF-6040, eine ren. Hinterlegte Regeln machen das Zutritt ausschließlich für berechtigte
Entwicklung der Interflex Datensys- ständige, händische Eingreifen von Personen.
teme GmbH, hält für diese Anfor- Personal überflüssig.
derungen automatisierte Prozesse Zutritt für betriebsfremde
bereit, die sich exakt an den Unter- Von der Belehrung Personen
nehmensbedarf anpassen lassen. zum Zertifikat Eine komplexere Situation entsteht,
Besucher im klassischen Of- Anspruchsvoller wird die Situation wenn unbekannte Personen entwe-
fice-Umfeld sind vergleichsweise dann, wenn der Besucher aufwen- der unregelmäßig Zutritt benötigen
leicht zu verwalten. Der Gastgeber diger belehrt werden muss oder oder sehr viele Personen zum selben
lädt den Besucher über Outlook ein, Zertifikate zum Betreten des Areals Zeitpunkt erscheinen. Denkbar sind
dieser identifiziert sich am Empfang benötigt. Denkbar sind solche Sze- beispielsweise regelmäßige Revisi-
oder am Self-Check-in und wird im narien etwa in industriellen Wer- onsarbeiten im industriellen Bereich
System als anwesend geführt. Der ken, auf Flughäfen, Seehäfen oder in oder Industriebetriebe mit einem
Gastgeber erfährt durch Personal Kraftwerken. großen Anteil an Fremdarbeitern.Sie können auch lesen
