Personalbericht der Stadt Offenbach am Main 2021 - Herausgegeben am 28.04.2021
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Personalbericht
Personalamt
der Stadt
Offenbach am Main
2021
Herausgegeben am 28.04.2021
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach REDAKTIONELLER HINWEIS VORWORT INHALTSVERZEICHNIS 1. WER SIND WIR 5 1.1 Das Personalamt in Stichworten 5 1.2 Organigramm 6 1.3 Ansprechpartner*innen 7 1.4 Die Stadtverwaltung als Arbeitgeberin 8 1.5 Unsere Prozesse im Überblick 10 2. WESENTLICHE DATEN UND KENNZAHLEN ZUR PERSONALSTRUKTUR 11 2.1 Detaillierte Darstellung der Bedienstetenzahlen 12 3. CHANCENGLEICHHEIT UND FRAUENFÖRDERUNG 15 4. GESUNDHEITSMANAGEMENT 16 4.1 Sicherheit und Gesundheit 16 5. HEIMARBEITSPLÄTZE 21 6. JOBTICKET 22 7. ORGANISATIONSENTWICKLUNG 25 7.1 Allgemeines 25 7.2 Qualitätsmanagement 26 7.3 Ideenmanagement 27 8. PERSONALENTWICKLUNG 28 8.1 Ausbildung 28 8.2 Fortbildungsprogramm 2020 29 8.3 Bereichs- und zielgruppenbezogene Maßnahmen 29 8.4 Interkulturelle Öffnung 30 8.5 Maßnahmen für Führungskräfte 31 8.6 Beratung und Coaching 32 9. PERSONALKOSTEN 33 9.1 Personalkostenentwicklung und Berichtswesen 33 9.2 Entwicklung der Personalaufwendungen im Städtevergleich 34 9.3 Entgelt- und Besoldungszuwachs 35 HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 1
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 9.4 Stellenbewertung 36 9.5 Stellenplan 37 10. VERSORGUNG UND BEIHILFEN 37 10.1 Versorgungsstatus 37 10.2 Beihilfen nach der HBeihVO 40 11. KENNZAHLEN ZUR FLUKTUATION 41 11.1 Stellenausschreibungen 41 11.2 Bewerbungen 41 11.3 Neueinstellungen 41 11.4 Anträge auf Elternzeit und Beurlaubung 42 11.5 Altersteilzeit 42 11.6 Austritte 42 12. PERSONALMARKETING 43 13. PERSONALKONZEPT 2025 44 14. DIGITALISIERUNG DER PERSONALARBEIT 45 HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 2
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
REDAKTIONELLER HINWEIS
Wir freuen uns, Ihnen den Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach am Main vorzustellen.
Die Stadt Offenbach ist eine attraktive Arbeitgeberin und Dienstleisterin einer Stadt der Vielfalt.
Mit unserem Personalbericht 2021 stellen wir transparent, allen interessierten
Mitarbeiter*innen, sowie der Öffentlichkeit, Informationen zum Thema Personal, leicht
zugänglich, dar. Im vergangenen Jahr 2020 mussten wir in unserem Personalmanagement
und in der Personalentwicklung gemeinsam neue Wege gehen. Die Corona- Krise ließ uns
das mobile Arbeiten im Homeoffice und damit verbundene städtische Regelungen
grundlegend neu überdenken. Es gibt viele Veränderungen, welche wir in unserem
Personalbericht aufzeigen. Wie auch schon in den Jahren zuvor, enthält der Personalbericht
statistische Daten zu Personalstruktur und Personalentwicklung und ist durch seinen autarken
Aufbau ohne Kenntnis weiterer Vorberichte lesbar.
Der Personalbericht 2021 wird auch dieses Jahr wieder im Intranet und im Internet
veröffentlicht.
Viel Freude beim Lesen!
Nicole Kremeier und Christina Walter
IMPRESSUM
Herausgeberin Stadt Offenbach am Main
Personalamt (11)
Berliner Straße 100
63065 Offenbach
Fax: (069) 8065 - 3419
E-Mail: personalamt@offenbach.de
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 3
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
VORWORT
Liebe Leser*innen,
Wie bereits in der letzten Ausgabe mitgeteilt, gab es einen
personellen Wechsel in der Leitung des Personalamtes der
Stadtverwaltung Offenbach. Die Nachfolge habe ich, Thomas
Heberer, zum 1.3.2021 offiziell angetreten und werde nun die
Geschicke des Personalamtes leiten.
Wie mein Vorgänger, werden mein Team und ich Ihnen den
Personalbericht jährlich zur Verfügung stellen. Mit dem
diesjährigen Personalbericht erhalten Sie nicht nur regelmäßig
nachgefragte bzw. benötigte Zahlen, Daten und Fakten des
Personalgeschehens, sondern wir geben auch einen Ausblick auf
die Entwicklung der Stadtverwaltung in den kommenden Jahren.
Dieses Jahr werden wir erstmals neben dem Personalbericht auch einen Ausbildungsbericht
veröffentlichen, welcher Einblicke in das Ausbildungskonzept der Stadtverwaltung Offenbach
gibt.
Die leider immer noch anhaltende Corona-Pandemie hat uns vor große Herausforderungen
gestellt. Es wurden viele aufwendige, aber notwendige Maßnahmen getroffen um einen
möglichst reibungslosen Ablauf der Stadtverwaltung Offenbach zu gewährleisten. Hier gilt
mein Dank allen Kolleg*innen, die zu diesem Gelingen beigetragen haben. Ohne Sie und ihr
Engagement wäre das sicherlich nicht möglich gewesen.
Wir wollen die Erkenntnisse aus der Corona Krise als Chance nutzen, die Stadtverwaltung und
das Personalamt Offenbach moderner, digitaler und zukunftsorientiert aufzustellen.
Eine nachhaltige Personalpolitik ist eine wesentliche Voraussetzung für eine funktionierende
Stadtverwaltung. Hierbei gilt es, die wichtigsten organisatorischen Faktoren zu definieren und
zu fördern. Dabei liegt uns die Weiterentwicklung aller Mitarbeiter*innen, die Förderung von
Vielfalt, Integration und die Investition in unsere Nachwuchskräfte sehr am Herzen. Eines
unsere vielfältigen Ziele ist es, eine lebensphasenorientierte und familienbewusste
Personalpolitik zu etablieren und diese wiederum mit effizienten und effektiven Prozessen in
Einklang zu bringen, sodass die Stadtverwaltung Offenbach auch weiterhin eine attraktive und
mit der Zeit gehende Arbeitgeberin bleibt.
Thomas Heberer
Leiter des Personalamtes
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 4
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
1. WER SIND WIR
1.1 Das Personalamt in Stichworten
34 Mitarbeiter*innen, darunter 20 Teilzeitkräfte mit unterschiedlichsten
Arbeitszeitmodellen
in 3 Abteilungen
- Personal- und Organisationsentwicklung
- Personalkostenbewirtschaftung/-controlling, Stellenbewertung/-plan, Soziale An-
gelegenheiten
- Personalbetreuung
an 2 Standorten (Rathaus und Haus der Wirtschaft)
zuständig für 30 Organisationseinheiten (inklusive die Eigenbetriebe Kindertages-
stätten Offenbach und MainArbeit. Kommunales Jobcenter Offenbach)
betreuen aktuell mehr als 2400 Personen (Aktive und Ehemalige sowie die Eigen-
betriebe Kindertagesstätten Offenbach und MainArbeit. Kommunales Jobcenter
Offenbach, ohne Honorarkräfte u. ä.)
bewirtschaften ca. 89 Mio. EUR Personalkosten
Thomas Heberer
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 5
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
1.2 Organigramm
Organigramm des Personalamtes (11) Stand:
04.2021
Amtsleitung
der Stadt Offenbach am Main Seite 1 von 1
11.02.01
Amt 11 11.00.10 Christina Walter
Geschäftsstelle
Leitung Thomas Heberer 11.02.02
Nicole Kremeier
Abteilungen
Personal- und 11.10.10 Personalkostenbewirtschaftung/ 11.30.10
11.20.10 Personalbetreuung
Organisations- Beate Röschmann -controlling, Stellenbewertung/ - Theresia Schmerberg
Kerstin Eck
entwicklung Stv. AL plan, Soziale Angelegenheiten
11.31.01
11.11.01 Sigrid Cataldi
Claudia Spiegel, QMB 11.31.02
11.21.01
11.11.02 Martina Dingeldein
Daniela Rothländer
SB Personal- und Silvia Neumann SB Personalkostenbewirt- 11.31.03
11.22.01
Organisationsent- 11.11.03 schaftung/-controlling, Gianna D‘Agostino
Kerstin Schütz
wicklung Simone Mentz Stellenbewertung/ -plan 11.31.04
11.22.02
11.11.04 Sabine Haase
Verena Knaack
Vanessa Messena-Lech 11.31.05
SB Personalbetreuung Andrea Kutzner-Behr
11.31.06
Kerstin Larsen
11.12.01 11.31.07
Sachgebiete / Bereiche
11.23.01
Christoph Günthner, Angelika Haberstock Andreas Neumann
SB Arbeitsschutz
FaSi 11.23.02 11.31.08
und
11.12.02 SB Soziale Mark Krapp Daniela Brunkhorst
Gesundheits-
Martina Heberer Angelegenheiten 11.23.03 11.31.09
management
11.12.03 Heike Nöth Jutta Wacker
N.N. 11.23.04 11.31.10
Heike Rosenberger-Rauh Henriette Frisch
Informell: 11.32.01
Sven Lillig Manfred Keller
Ausbildungsleitung
FaSi (37) 11.32.02
Christina Holzamer
Versorgungsach-
bearbeitung und 11.33.01
Abkürzungen: Betriebsärztin -buchhaltung Cordelia Schwendemann
Betriebsärztlicher Dienst
N.N.
(Weisungsfreiheit nach
- Stv. AL stel lver tretend e A mtsleitung
Servicebüro Systembetreuung 11.34.01
§ 8 ASiG) *
- QMB Qualitä tsmanage me ntbeauftra gte Sarah Golluscio Andrea Kächelein
- FaSi Fachkr aft für Arb eitssich erheit
* siehe auch Organigramm 53; unmittelbare Unterstellung
(Weisungsfreiheit § 8 ASi G)
unter den Oberbürgermeister Personalmarketing 11.35.01
Lara Reichwein
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Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
1.3 Ansprechpartner*innen
In diesem Personalbericht stehen unter den jeweiligen Artikeln die Namen der
Verfasser*innen. Für eventuelle Rückfragen wurde nachfolgende Tabelle erstellt, welche die
Telefonnummern und E-Mail-Adressen aller Autorinnen und Autoren enthält.
Abt. Zuname Vorname Telefon E-Mail Adresse
11.0 Heberer Thomas 2630 Thomas.Heberer@offenbach.de
11.1 Röschmann Beate 3230 Beate.Roeschmann@offenbach.de
11.1 Spiegel Claudia 2814 Claudia.Spiegel@offenbach.de
11.1 Neumann Silvia 2118 Silvia.Neumann@offenbach.de
11.1 Günthner Christoph 2172 Christoph.Guenthner@offenbach.de
11.1 Heberer Martina 2517 Martina.Heberer@offenbach.de
11.2 Eck Kerstin 2640 Kerstin.Eck@offenbach.de
11.2 Schütz Kerstin 3033 Kerstin.Schuetz@offenbach.de
Rosenberger- Heike.Rosenberger-
11.2 Heike 2541
Rauh Rauh@offenbach.de
11.2 Krapp Mark 2905 Mark.Krapp@offenbach.de
11.2 Knaack Verena 2736 Verena.Knaack@offenbach.de
11.2 Haberstock Angelika 2610 Angelika.Haberstock@offenbach.de
11.3 Schmerberg Theresia 2530 Theresia.Schmerberg@offenbach.de
11.3 Reichwein Lara 2509 Lara.Reichwein@offenbach.de
11.3 Kutzner-Behr Andrea 3038 Andrea.Kutzner-Behr@offenbach.de
11.3 Keller Manfred 2996 Manfred.Keller@offenbach.de
11.3 Holzamer Christina 3465 Christina.Holzamer@offenbach.de
11.3 Haase Sabine 2940 Sabine.Haase@offenbach.de
11.3 Dingeldein Martina 2840 Martina.Dingeldein@offenbach.de
Nicole Kremeier und Christina Walter
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Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 1.4 Die Stadtverwaltung als Arbeitgeberin Stadt der Vielfalt Offenbach am Main hat viel zu bieten – auch als Arbeitgeberin Dienstleisterin für die Einwohner*innen zu sein hat für die rund 1.200 Mitarbeiter*innen der Stadt Offenbach oberste Priorität. Dafür brauchen wir Menschen, die sich einbringen und engagieren, die das Zusammenleben in der Stadt mitgestalten wollen und die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Vielfalt Vielfalt und Unterschiedlichkeit prägen nicht nur das Stadtbild, sondern auch die Verwaltung. Wir schätzen die Erfahrung der älteren Kolleg*innen genauso wie die Ideen und den Schwung der Jüngeren. Die Chancengleichheit von Frauen und Männern sowie von unterschiedlichen Lebensformen, Nationalitäten und Religionen sind für uns genauso selbstverständlich wie die gleiche Bezahlung. Unsere Erfahrung zeigt: In gemischten Teams entstehen die besten Erfolge! Ein respektvoller und wertschätzender Umgang miteinander sind uns wichtig. Unsere Mitarbeiter*innen gestalten die Stadt und die Stadtentwicklung, setzen sich für den Umweltschutz ein, arbeiten im gesundheitsmedizinischen Dienst, im Bürgerbüro, im IT- Bereich, in der Kinder- und Jugendarbeit, für Sicherheit und Ordnung, in der Stadtbücherei oder auch im Personalamt. Sie organisieren kulturelle Veranstaltungen, beraten Menschen, die Hilfe benötigen und planen öffentliche Gelder sinnvoll ein. Dafür brauchen wir die unterschiedlichsten Qualifikationen von Ärzt*innen über IT- Systemadministrator*innen, Betriebswirt*innen, Jurist*innen, Sozialarbeiter*innen bis hin zu Verwaltungsangestellt*innen oder Beamt*innen. Beruf, Familie und Freizeit Wir wollen, dass sich die Mitarbeiter*innen bei uns wohl fühlen und erfolgreich sind. Dafür bieten wir einen sichereren Arbeitsplatz, transparente Strukturen, flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit von Teilzeit-, Heim- und Teleheimarbeit sowie Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Frauen und Männer. Die Stadt Offenbach ist Mitglied im Unternehmensnetzwerk "Erfolgsfaktor Familie". Damit bekennt sich die Stadtverwaltung zu einer familienfreundlichen Personalpolitik und will einen Beitrag dazu leisten, Familienfreundlichkeit zu einem Markenzeichen der deutschen Wirtschaft zu machen. HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 8
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach Fortbildung und Weiterentwicklung Fort- und Weiterbildung sind uns sehr wichtig, deshalb fördern wir individuelle Entwicklungs- möglichkeiten, organisieren Seminare und Teamentwicklungsprozesse und bieten unseren Führungskräften neben einem Qualifizierungslehrgang auch Coaching und individuelle Beratung an. Da Gesundheit die Basis für Erfolg und Entwicklung ist, investieren wir in die betriebliche Gesundheitsförderung. Unser aktives betriebliches Gesundheitsmanagement wird geprägt und gesichert durch ein dichtes Netzwerk von Dienstvereinbarungen wie z. B. Umgang mit Mobbing und unfair geführten Konflikten, Schutz vor sexueller Belästigung und Suchtprobleme am Arbeitsplatz. Jobticket Offenbach liegt verkehrsgünstig im Rhein-Main-Gebiet, so dass die Stadtverwaltung mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen ist. Deshalb freuen wir uns besonders, dass wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein sehr günstiges Jobticket anbieten können, das für das gesamte Tarifgebiet des RMV gilt und das am Abend und am Wochenende eine Mitnahmeregelung beinhaltet. Offenbach ist kreativ – Offenbach ist vielfältig – Offenbach ist innovativ. Werden Sie ein Teil unserer Stadt und unserer Stadtverwaltung und bleiben Sie bei uns! Wir freuen uns auf Sie! Beate Röschmann HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 9
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
1.5 Unsere Prozesse im Überblick
Prozesslandkarte
Personalamt
Anforderung der Produkte und
Kundinnen und Kunden
Kund*innen Dienstleistungen
Fü hr un gspr oz es se
Vision / Strategie Finanzen Personal Entwicklung/Um- alle von uns
verbindliche
Absprachen und setzung personal- betreuten aktiven
bedarfsorientierte politischer Strategien und ehemaligen
Zielvorgaben / MA-Gespräche Personalmarketing
Ansprechbarkeit und Konzepte Bediensteten
Informations-, Be- politische
breit angelegte ratungs-, Unter- Steuerungsebene
Prozessbeteiligung, Ge sch äftsprozesse
stützungsdienste sowie
Transparenz bei Integrations- und Führungskräfte
Zuständigkeiten und Koordinationsfunkti-
Konzepten Personalkosten- Bearbeitung onen rund ums Personal Frauen- und
Stellen- Aufstellung Gleichstellungsbe-
management einschl. von Beihilfe-
bewertung des Stellenplans
Personalbericht anträgen auftragte, Personal-
Vertraulichkeit Personalmarketing
und Schwerbe-
Personalbe- Koordination des Einstellung nach Beendigung umfassende Steu- hindertenver-
Ausbildung treuung und - Ausschreibungs- und Abschluss des des Arbeits- / erungsinformationen im tretung
Zuverlässigkeit und
beratung Auswahlverfahrens Auswahlverfahrens Dienstverhältnisses Rahmen der Stellen- Eigenbetriebe und
Zeitnähe in den
(plan)bewirtschaftung Konzerntöchter
Bearbeitungs-
Arbeitsschutz und und eines Personal-
strukturen Fortbildung Coaching und Ideen-
Gesundheits- QM und OE kostenmanagements Schüler*innen und
und PE Beratung management
management Auszubildende
Ausbildung
rechtzeitige
Informationen über Personal- und
in bestimmten
gesetzliche und Organisationsent-
Fällen auch Dritte
tarifliche Änderungen wicklung und
(bei Inanspruch-
U nte r st üt zung spr o ze ss e Qualitätsmanage-
nahme von Dienst-
ment
leistungen, als
Erstellung zielgruppen- potentielle
Ideenmanagement
spezifischer und Bedienstete)
Beschaffung Formularwesen Schulung
bedarfsorientierter zeitgemäße operative
Maßnahmen Personalverwaltung
Lenkung von EDV geführten Dokumenten bzw.-betreuung mit Gültig seit 01.21
Verwaltung und Archivierung von Akten IT-Systembetreuung
und Texten aktivem Gesund- Prozesslandkarte 11
heitsschutz
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 10Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
2. WESENTLICHE DATEN UND KENNZAHLEN ZUR PERSONALSTRUKTUR
Zum Stichtag 31.12.2020 waren in
der Kernverwaltung insgesamt 1.343
Mitarbeiter*innen beschäftigt
(Stammbelegschaft einschl.
Auszubildende, Praktikanten und
Projektbeschäftigte). Das
Durchschnittsalter
Über ein Drittel der der Beschäftigten lag
Belegschaft ist über 50 bei 45 Jahren.
Jahre alt.
Der Anteil der
Beamt*innen lag bei
37 %.
Der Frauenanteil der Belegschaft lag
unverändert bei 61 %.
Die Schwerbehindertenquote lag bei
Die Fluktuationsquote lag in 2020 bei 7,8 %. 7,1 %
Die Ausbildungsquote Die Teilzeitquote
lag in 2020 bei 2,8 % lag bei 30 %.
Die Teilzeitquote lag
bei 30 %.
In 2020 beliefen sich die
Personalkosten auf 78 Mio. €
(Personal- und
Versorgungsaufwendungen, ohne
Rückstellungen und Pensionsfonds =
Im Jahr 2020 gab es 113 Austritte bei
89,2 Mio. € abzüglich
der Stadtverwaltung, davon 44 aufgrund
Kostenerstattungen = 11,2 Mio. €).
von Renteneintritten bzw.
Ruhestandsversetzungen. Im Gegenzug
dazu gab es 204 Neueinstellungen.
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 11Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
2.1 Detaillierte Darstellung der Bedienstetenzahlen
Die 1.343 Mitarbeiter*innen, welche zum Stichtag 31.12.2020 in der Kernverwaltung
beschäftigt waren (Stammbelegschaft einschl. Auszubildende und Praktikant*innen und
Projektbeschäftigte), haben sich wie folgt zusammengesetzt:
Stammbelegschaft:
davon
insgesamt
Frauen Männer
Beamt*innen 479 226 253
Beschäftigte 822 560 262
Auszubildende (Beschäftigte) 19 10 9
Anwärter*innen mD und gD 19 12 7
(Beamt*innen)
Jahrespraktikant*innen 4 4 0
Insgesamt 1.343 812 531
Voll- und Teilzeitbedienstete – nach Geschlechtern:
davon
Frauen Männer
insgesamt
Vollzeit Teilzeit Vollzeit Teilzeit
Beamt*innen 479 123 94 243 10
Beschäftigte 822 305 255 223 39
Anwärter*innen mD und gD 19 12 0 7 0
(Beamt*innen)
Auszubildende
(Beschäftigte) 19 10 0 9 0
Jahrespraktikant*innen 4 3 1 0 0
Gesamtsumme: 1.343 462 350 482 49
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 12Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
Altersstruktur (inklusive Anwärter*innen, Auszubildende und Praktikant*innen):
Frauen Männer
insgesamt
gesamt Beamtinnen Beschäft. gesamt Beamte Beschäft.
bis 24 74 43 17 26 31 14 17
25 bis 34 290 167 27 140 123 49 74
35 bis 44 301 173 30 143 128 66 62
45 bis 54 310 194 78 116 116 64 52
55 bis 59 214 132 51 81 82 40 42
ab 60 154 103 35 68 51 27 24
Summe: 1.343 812 238 574 531 260 271
Statusgruppen:
Beamt*innen
davon
insgesamt
Frauen Männer
höherer Dienst 47 20 27
gehobener Dienst 235 149 86
mittlerer Dienst 197 57 140
Beamt*innen Stammbelegschaft 479 226 253
Anwärter*innen mD und gD
19 12 7
(Beamt*innen)
Gesamtsumme 498 238 260
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 13Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
Beschäftigte in vergleichbaren Positionen
davon
insgesamt
Frauen Männer
höherer Dienst 67 41 26
gehobener Dienst 353 229 124
mittlerer Dienst 393 285 108
Sonstige (vergleichbar einfacher Dienst) 9 5 4
Beschäftigte Stammbelegschaft 822 560 262
Auszubildende (Beschäftigte) 19 10 9
Jahrespraktikant*innen 4 4 0
Gesamtsumme 845 574 271
Nichtdeutsche Bedienstete*
davon
insgesamt
Frauen Männer
Beamt*innen 0 0 0
Beschäftigte 47 32 15
Auszubildende (Beschäftigte)
Jahrespraktikant*innen 1 0 1
Gesamtsumme 48 32 16
*Es handelt sich hierbei um Mitarbeiter*innen, die nicht die deutsche Staatsangehörigkeit
besitzen.
Daniela Rothländer
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 14Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 3. CHANCENGLEICHHEIT UND FRAUENFÖRDERUNG Pandemiebedingt kam es häufig zu Ausfällen der vielfältigen Arbeitsgruppen, so dass leider festgestellt werden muss, dass das Thema Chancengleichheit und Frauenförderung deutlich zu kurz kam. Immerhin ist es aber gelungen, im Jahr 2020 den Startschuss zu einem neuen Projekt zu geben. Projekt: Moderne, geschlechtersensible, nichtdiskriminierende Verwaltungssprache in der Stadtverwaltung Offenbach am Main Auftraggeber: Oberbürgermeister Dr. Felix Schwenke Ziele: Jede Person, egal welchen Geschlechts soll sich von Texten in Formularen und anderen Schriften angesprochen fühlen. Ein einheitliches Bild der Stadt nach Außen ist wichtig, um das Arbeitgeber*innenimage zu stärken. Zudem sollte die Stadt Diskriminierungen aufgrund des Geschlechts vermeiden und unter Beachtung des HGlGs und des AGGs hier ein Vorbild für alle sein. Projektleitung: Martina Jöst / Thomas Heberer Projektbeteiligte: Kommunale FuGlb, FuGlb EKO, Feuerwehr und Stadtverwaltung; Leitung Amt 11, je eine Person von: Amt 13, 50.4, GPR, SBV Projektzeitraum: 01.10.2020 bis 30.09.2021 Erste – meist virtuelle Treffen – haben schon stattgefunden. Es zeigt sich, dass das Thema in einer sehr umfassenden Bandbreite behandelt werden muss. Thomas Heberer HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 15
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 4. GESUNDHEITSMANAGEMENT 4.1 Sicherheit und Gesundheit Durch die SARS-CoV-2-Pandemie haben Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in vielen Bereichen nahezu eine Renaissance erlebt und dem Thema nochmal einen neuen Stellenwert gegeben. Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sind keine Formalität, sondern können über Leben und Tod entscheiden. Das gilt für (leider immer noch häufig verkeilte) Brandschutztüren ebenso wie für ein unsichtbares Virus. Wer arbeitet, muss vor Gesundheitsgefahren am Arbeitsplatz geschützt werden ─ unabhängig vom Auftreten einer Pandemie. Arbeit darf nicht krankmachen. Seit Mitte März 2020 leben wir unter besonderen Bedingungen, was die „Normalität“ davor wie ein Bild aus längst vergangener Zeit erscheinen lässt. Überall galt und gilt es, weitreichende Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zu ergreifen; Amtsleitungen, als Verantwortliche für Sicherheit und Gesundheit sind gefordert wie selten zuvor. Dank des umsichtigen Verhaltens unserer Mitarbeiter*innen ist die Stadtverwaltung 2020 verhältnismäßig sicher durch das Jahr gekommen (15 Arbeitsunfälle – davon 8 meldepflichtig und 12 Wegeunfälle – davon 6 meldepflichtig). Trotz aller notwendigen Entbehrungen und teilweiser massiver Kritik an getroffenen Entscheidungen, zeigte das Jahr 2020 dennoch sehr deutlich, dass die Stadtverwaltung, auch unter schwersten Bedingungen, ihrem Dienst an den Bürger*innen zu jeder Zeit nachgekommen ist. Unsere Bediensteten konnten sich schützen und waren keinen unverhältnismäßigen Gefahren ausgesetzt. Dennoch gab es Infektionen von Bediensteten und leider auch Infektionen mit sehr schweren Verläufen. 2020 kann somit nicht als ein erfolgreiches Jahr gewertet werden. Der Verlauf der krankheitsbedingten Abwesenheit im Jahr 2020 zeigt einen deutlichen Anstieg im März, zu Beginn der Pandemie. Im Jahresverlauf folgte eine deutliche Abnahme der krankheitsbedingten Abwesenheit und der, in den vergangenen Jahren zu verzeichnende Anstieg zum Jahresende, blieb im Jahr 2020 (trotz deutlichem Anstieg der Inzidenz) aus. In nahezu allen Bereichen konnten wir einen deutlich niedrigeren Krankenstand (insg. 6,3%) im Vergleich zu den vorherigen Jahren verzeichnen. HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 16
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
Aufteilung der krankheitsbedingten Abwesenheit 2020
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Krankheit bis 3 Tage (KO) Krankheit über 3 Tage (KM)
Krankheit über 6 Wochen (KÜ)
Durch den Einsatz der Betriebsmedizin konnten wir die Risikogruppen gezielt schützen und
den betroffenen Kolleg*innen in nahezu allen Fällen die sichere Weiterarbeit ermöglichen.
In Folge des Pandemiegeschehens haben sich Zusammenarbeit und Miteinander aktuell
fundamental verändert, sei es durch Maßnahmen zum Abstand, durch die Kontaktbe-
schränkungen, durch das Tragen von Masken sowie durch vermehrte digitale - statt
persönliche - Kommunikation. Für einige gilt es, bisherige Aufgaben in einem neuen Umfeld
zu erledigen, andere haben gänzlich neue Aufgaben übernommen oder sind als neue
Mitarbeiter*innen zu uns gekommen. Für einen sehr kleinen Teil der Stadtverwaltung –
inklusive des Arbeitsschutzes – bedeutet Corona vor allem eins: Mehr Arbeit. Bisherige
Aufgaben sind weiterhin im vollen Umfang zu erledigen und Corona kommt noch zusätzlich
hinzu.
In den Arbeitswissenschaften werden alle Einflüsse (wie z.B. mehr Arbeit, andere
Anforderungen, der Umgang mit einem unbekannten Virus), die von außen auf den Menschen
bei der Arbeit zukommen und psychisch auf ihn bzw. sie einwirken als „psychische Belastung“
bezeichnet. Der Begriff „psychische Belastungen“ wurde in der DIN EN ISO 10075 aber als
neutral formuliert. Psychische Belastungen am Arbeitsplatz können in ihrer Wirkung negativ
aber auch positiv sein. Dennoch sind psychische Belastungen, ob am häuslichen Arbeitsplatz
oder im Büro sind ernstzunehmende Gefährdungen, die frühzeitig erkannt und angegangen
werden müssen. Um die Auswirkungen der Veränderungen der Arbeitsstruktur durch die
Corona-Pandemie zu erfassen, haben wir 6 Monate nach Pandemiebeginn eine Befragung
durchgeführt.
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 17Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach Die Gesamtergebnisse zeigen nahezu keine Unterschiede zwischen den Zeiträumen vor Beginn von Corona und 6 Monate mit Corona. Zwischenzeitlich wurden durch Berufs- genossenschaften vergleichbare Ergebnisse publiziert. Dennoch zeigten sich in der „Feinaus- wertung“ interessante Effekte. Bedienstete in Teilzeit bewerteten sowohl „vor Corona“ als auch „mit Corona“ die Arbeitsbedingungen weniger zufriedenstellend. Ebenso deuten die Daten darauf hin, dass Bedienstete mit Tätigkeiten, welche inhaltlich problemlos im „Homeoffice“ erledigt werden können, die Arbeitsbedingungen und Strukturen positiver bewerten – unabhängig ob Homeoffice genutzt wird oder nicht. Eine weitere Auswertung nach 12 und 18 Monaten ist vorgesehen. In unseren BEM Gesprächen sahen wir keine Häufung von „Corona-bedingten Ausfällen“. Erneut gestiegen ist die Anzahl der Kolleg*innen die überhaupt keine Rückmeldung zur BEM- Einladung geben, obgleich die Antwortschreiben neben dem Terminwunsch auch Antwortoptionen „später“, „überwunden“ und „kein Interesse“ beinhalten. HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 18
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
Rückemeldung auf 247 BEM Anschreiben
16,19%
40,49%
21,46%
9,72%
12,15%
Später Überwunden Kein Interesse
Gespräch keine Rückmeldung
Während das erste Halbjahr 2020 von der praktischen Umsetzung der Schutzmaßnahmen
geprägt war (Gefährdungsbeurteilungen, Hygienepläne, etc.), spielte im zweiten Halbjahr das
Thema der digitalen Arbeit eine zunehmende Rolle. Es mag Personen geben, die vermuten
mit „Homeoffice“ würde die Arbeit für Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement weniger,
jedoch ist genau das Gegenteil der Fall, da nun statt einem, noch ein weiterer Arbeitsplatz pro
Person sicher gestaltet werden muss. Neben der technischen Gestaltung (Tisch, Stuhl, Licht
etc.) muss bei der Arbeit im „Homeoffice“ insb. die psychische Gesundheit beachtet werden.
Das bedeutet auch, dass nicht jeder Antrag auf „Homeoffice“ blind bewilligt werden kann,
sondern dass sich die Tätigkeit tatsächlich auch im Homeoffice sinnvoll ausführen lassen
muss.
Aus der Forschung wissen wir: Arbeiten mit Tätigkeitsspielräumen können eine positive
Wirkung auf das Wohlbefinden haben. Dies gilt auch für Entscheidungsspielräume hinsichtlich
der Arbeitszeit und gegebenenfalls auch des Arbeitsortes. Gleichzeitig sind soziale
Unterstützung durch Kolleg*innen sowie Vorgesetzte von zentraler Bedeutung. Nicht zu
vergessen, die notwendige Erholung zwischen zwei Arbeitstagen und der Schutz vor
Entgrenzung - denn auch im Homeoffice muss um 20:00 Uhr (im Rahmen unserer
Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit) Feierabend sein. Arbeit im Homeoffice kann für Einzelne
auch mit einer Zunahme kognitiver und emotionaler Anforderungen bei der Arbeit verbunden
sein. Gleichzeitig erleichtert es die Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben und spart
Wegezeiten. Chancen und Risiken liegen nahe beisammen.
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 19Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
Neben der Pandemie und den wachsenden Aufgaben können für 2020 dennoch Erfolge
hinsichtlich Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit vermeldet werden.
- Es ist uns bspw. gelungen viele neue Sicherheitsbeauftragte zu rekrutieren, welche
dankenswerterweise dieses Ehrenamt zukünftig ausüben möchten.
- An zwei Tagen haben wir mit Unterstützung eines externen Partners
„Gesundheitstage“ veranstaltet und konnten dort über 200 Einzeltermine für
verschiedene Aktionen anbieten.
- Gemeinsam mit den Aufsichtspersonen der Unfallkasse konnten wir Begehungen
durchführen und bspw. über 8 Stunden gemeinsam mit zwei Mitarbeiterinnen der
Unfallkasse unsere Museen und Archive intensiv (durch die Corona-Pandemie ohne
Kund*innen) hinsichtlich der Sicherheit durchleuchten.
- Dank des Einsatzes des Gesundheitsamtes konnten über 230 Bedienstete gegen
Grippe geimpft werden.
- Im Haus der Stadtgeschichte wurde eine historische Druckwerkstatt eingerichtet.
Zum Jahresende 2020 ziehen leider wieder dunklere Wolken am Horizont herauf. Die
Fallzahlen in Offenbach steigen und erste Stimmen über Virusmutationen werden laut.
Hinsichtlich des Impfens, unsere Hoffnung für 2021, zeigen sich Startschwierigkeiten und erste
Tendenzen bzgl. einer endenden bisherigen Solidarität, beispielsweise im Versuch einen Platz
weit oben auf der Priorisierungsliste für das Impfen zu ergattern. Strategien für Schnelltests
und Impfreihenfolgen sind zu erarbeiten. Gleichzeitig gilt es immer wieder darauf hinzuwirken,
dass die nach der Pandemie verbleibenden Heimarbeitsplätze nicht nur mit Technik, sondern
auch mit geeigneten Stühlen ausgestattet werden.
Im Jahr 2021 wird uns mit Sicherheit noch ein weiteres Virus beschäftigen: Masern - und die
finale Umsetzung des Masernschutzgesetzes.
Christoph Günthner
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 20Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 5. HEIMARBEITSPLÄTZE Corona war in diesem Jahr das beherrschende Thema, beruflich wie privat. Für viele hat sich der Arbeitsalltag seit März 2020 stark verändert. Hat die Stadtverwaltung Offenbach ihren Bediensteten schon von jeher eine Vielzahl von Telearbeitsplätzen und Heimarbeit angeboten, so sind wir stolz, in diesem Jahr eine zusätzliche Arbeitsmöglichkeit geschaffen zu haben. Mit der Anschaffung/Bereitstellung von Mobilen Arbeitsgeräten (Laptops, Headsets etc.) ist die Stadtverwaltung Offenbach schon sehr früh den Anforderungen der Bundesregierung nachgekommen und hat sehr vielen Bediensteten ein Arbeiten von zuhause ermöglicht. Die Ansteckungsgefahr auf dem Weg zur Arbeit konnte somit vermieden werden. Folgende Möglichkeiten des Homeoffice bietet die Stadt Offenbach ihren Mitarbeiter*innen: Telearbeit (zu Hause) Mit Telearbeit wird die Arbeitsorganisation beschrieben, bei der Bedienstete unterstützt durch von der Stadt Offenbach am Main zur Verfügung gestellte Informations- und Kommunikationstechnik ggf. mit Anbindung an das städtische Netz jeweils zeitweise zu Hause wie auch in der Organisationseinheit tätig sind. Dieser Form sind 151 Bedienstete nachgekommen. Es handelt sich um 62 Beamt*innen und 89 Tarifbeschäftigte. Davon waren 34 Männer und 117 Frauen, 86 von ihnen arbeiten in Vollzeit, 65 in Teilzeit. Die Zahlen wurden zum Stichtag 31.12.2020 ermittelt. Mobile Arbeit/Arbeiten mit mobilen Geräten Damit ist jede Arbeitsform mit Hilfe von mobilen Geräten gemeint, die grundsätzlich nicht an einen festen Arbeitsort gebunden ist. Bei der Auswahl der Nutzungsorte sind die einschlägigen Regelungen des Arbeits- und Datenschutzes zu beachten. Grundsätzlich ist mindestens einmal wöchentlich die Arbeitsleistung in der Organisationseinheit zu erbringen. Diese Arbeitsform nutzen 633 Bedienstete. Weitere Angaben sind derzeit nicht möglich, da die statistischen Auswertungen noch ausstehen. MFA Zugang Bei dem sogenannten MFA Zugang (von einem privaten Endgerät auf den dienstlichen PC im Büro) handelt es sich um eine weitere Zugriffsvariante auf den dienstlichen Rechner. Diese Zugriffsmöglichkeit wurde als „Notlösung“ zur Verfügung gestellt, um am Anfang der Pandemie kurzfristig möglichst vielen Bediensteten die Möglichkeit zur „Heimarbeit“ zur Verfügung zu stellen. Hiervon machen 596 Bedienstete Gebrauch. HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 21
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach Heimarbeit Bedienstete arbeiten im Rahmen ihrer regelmäßigen Arbeitszeit stunden- bzw. tageweise in ihrer häuslichen Arbeitsstätte. Hierfür ist entweder keine technische Ausstattung des Arbeitsplatzes erforderlich oder sie wird privat und ohne Zugang zum städtischen Netz zur Verfügung gestellt. Die Arbeitsleistung erfolgt grundsätzlich überwiegend in der Organisationseinheit. Hierzu gibt es keine statistische Auswertung, da diese Arbeitsform zwischen Führungskraft und Mitarbeiter*in vereinbart wird. Aufgrund der Nutzung dieser technischen Möglichkeiten und der hohen Anzahl bereits genutzter Teleheimarbeit, stehen den am Dienstort verbleibenden Bediensteten eine Vielzahl von Einzelbüros zur Verfügung. Martina Heberer HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 22
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
6. JOBTICKET
Seit dem 01.09.1999 wird seitens der Stadt Offenbach am Main aufgrund von gesamtverkehrs-
, umwelt- sowie personalpolitischen Gesichtspunkten ein Jobticket zur Verfügung gestellt.
Dieses finanziert sich aus einem Arbeitgeberzuschuss und den zu zahlenden Eigenanteilen
der Jobticket-Nutzer*innen. Es erfreut sich bei den Bediensteten einer großen Beliebtheit, was
nicht zuletzt die seit der Einführung des Jobtickets stark gestiegenen Abnahmezahlen zeigen.
Es stellt somit auch eine wichtige Maßnahme zur Mitarbeiter*innengewinnung und -erhaltung
dar.
Zum 01.07.2015 wurde mit dem RMV die Aufnahme der Mitnahmeregelung in den
bestehenden Jobticket-Vertrag vereinbart. Durch die Mitnahmeregelung haben die
Inhaber*innen des erweiterten Jobtickets die Möglichkeit, innerhalb der freigegebenen
Tarifgebiete werktags ab 19 Uhr und an Samstagen, Sonn- und Feiertagen ganztägig einen
weiteren Erwachsenen und beliebig viele Kinder (im Alter von 6 bis 14 Jahren) mit dem
Jobticket unentgeltlich mitzunehmen.
Ab dem 01.11.2017 wurden die vorhandenen Papiertickets gegen das E-Ticket ersetzt,
wodurch es zu einer Erleichterung des verwaltungstechnischen Aufwands (u.a. weniger not-
wendige persönliche Vorsprachen), sowohl für die Stadt als auch der einzelnen Nutzerinnen
und Nutzer gekommen ist.
Am 01.01.2019 wurde das Premium-Jobticket eingeführt. Dieses Ticket hat RMV-Weite
Gültigkeit (inkl. der Mitnahmeregelung).
Jobticket-Periode von bis Teilnahme der Anzahl der
Bezugsberechtigten Personen
1. bis 09/99 08/00 32 % 347
10. 01/09 12/09 70 % 737
11. 01/10 12/10 75 % 787
12. 01/11 12/11 75 % 815
13. 01/12 12/12 76 % 759*
14. 01/13 12/13 77 % 779
15. 01/14 12/14 79 % 796
16. 01/15 12/15 81 % 807
17. 01/16 12/16 83 % 841
18. 01/17 12/17 81 % 844
19. 01/18 12/18 81 % 857
20. 01/19 12/19 87 % 954
21. 01/20 12/20 91 % 1058
(durchschnittliche Anzahl der Personen, Prozentangaben gerundet)
* Gründung Eigenbetrieb MainArbeit. Kommunales Jobcenter Offenbach zum 01.01.2012. Durch den Wechsel einiger
Bediensteten in den Eigenbetrieb, hat sich die durchschnittliche Personenanzahl für das Jahr 2012 geringfügig verringert.
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 23Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach Das derzeit gültige Angebot bietet gegenüber einer vergleichbaren RMV-Jahreskarte Preisstufe 7 mit RMV-Netzwirkung bei monatlicher Abbuchung Preisvorteile zwischen 2541 € und 2739 € (abhängig von der monatlich zu zahlenden Eigenbeteiligung). Weitere Informationen können der DV Nr. 36 / GPR – Neufassung 2018 über die Bereitstellung von Jobtickets entnommen werden. Diese stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung. Wir hoffen, dass sich diese positive Resonanz fortsetzen wird, damit auch in Zukunft sowohl die Stadt Offenbach am Main als auch die Mitarbeiter*innen von den Vorteilen des Jobtickets profitieren können. Mark Krapp HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 24
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach
7. ORGANISATIONSENTWICKLUNG
7.1 Allgemeines
Eine zentrale Aufgabe im Rahmen der Organisationentwicklung ist die Beratung von
Dezernent*innen und Amtsleitungen bei der Durchführung von Organisationsent-
wicklungsprozessen.
Die Prozesse werden von uns begleitet und moderiert, von der Auftragsvergabe bis hin zur
Evaluation. Je nach vereinbarter Unterstützungsleistung, laden wir zu den Sitzungen der
Steuerungs- und ggf. weiterer Projektgruppen ein, moderieren diese, fassen Ergebnisse
zusammen, erstellen Protokolle, leiten Arbeitsgruppen und sorgen für Transparenz unter allen
Projektbeteiligten.
Uns ist es wichtig, neben den Führungskräften und Verantwortlichen der Ämter auch die
jeweiligen Mitarbeiter*innen sowie die Abteilung Organisation des Hauptamtes (10.2), die
Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten sowie die Personal- und Schwerbehinderten-
vertretung möglichst frühzeitig einzubinden. Zur besseren Information und Kommunikation
innerhalb der Prozesse werden Plattformen im Intranet oder Ordner in den vorhandenen
Laufwerken eingerichtet, auf die die Projektbeteiligten zugreifen können.
Je nach Themenstellung, Komplexität und Umfang des Prozesses arbeiten wir mit externen
Beraterinnen und Beratern zusammen.
Anlässe für Organisationsentwicklungsprozesse können z. B. sein:
die Zusammenlegung von Organisationseinheiten
die Optimierung von Arbeitsabläufen und Minimierung von Schnittstellen
die Einführung neuer Organisationsstrukturen
die Neuverteilung von Arbeitsaufgaben
die Einführung neuer Software-Programme
das Ausscheiden langjähriger Führungskräfte und die Neuausrichtung der
Organisation
Beate Röschmann
HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 25Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 7.2 Qualitätsmanagement Die Themen Qualität und Qualitätssicherung sind für die Stadt Offenbach am Main nach wie vor aktuell, auch wenn es seit 2009 keine externe Zertifizierung nach DIN ISO EN 9001 mehr gibt. Das zentrale Steuerungselement des QM-System sind die Managementreviews, ein Gespräch mit einem Bericht zwischen Dezernat und Amtsleitung zur Management- und Zielerreichungsbewertung von 2019 sowie zur Zielvereinbarung für 2020. Ab März 2020 wurden alle Managementreviewgespräche nur noch digital geführt, um die Kontakt- beschränkungsregeln einzuhalten. Auch konnten Corona bedingt zum ersten Mal nicht alle Managementreviews stattfinden. Die Volkshochschule Offenbach und das (inzwischen aufgelöste) Amt für Arbeitsförderung, Statistik und Integration haben zusätzlich ein QM-System installiert, das auf der Basis der AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) extern von der DQS zertifiziert wird. Beide Zertifizierungsaudits haben trotz Corona, unter Einhaltung von strengen Hygieneauflagen, stattgefunden. Wir beraten und unterstützen sowohl die Volkhochschule als auch die Organisationseinheit „Übergangsmanagement Schule-Beruf“, die ins Jugendamt integriert wurde, bei der Weiterentwicklung ihres QM-Systems und führen dort auch die jährlichen internen Audits durch. Claudia Spiegel HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 26
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 7.3 Ideenmanagement Im Jahr 2020 sind beim Ideenmanagement der Stadtverwaltung Offenbach am Main 50 Vorschläge eingegangen, davon waren 37 gültige Verbesserungsvorschläge im Sinne der Dienstvereinbarung Nr. 38 /GPR zum Ideenmanagement. 13 Vorschläge waren lt. DV keine Verbesserungsvorschläge, da sie mit früher eingereichten Vorschlägen oder mit bereits bestehenden bzw. nachweislich initiierten Regelungen im Wesentlichen inhaltsgleich waren, bzw. nur allgemeine, pauschale Anregungen oder bloße Hinweise auf Mängel enthielten. Vier der eingereichten Verbesserungsvorschläge in 2020 konnten positiv begutachtet und prämiert werden. Deren Wirkungen sind qualitative und arbeitsplatzübergreifende sowie prozessorientierte Verbesserungen. 17 der Verbesserungsvorschläge konnten bei der Prämierung nicht berücksichtigt werden, deren Gutachten fielen negativ aus. Die verbleibenden 16 Verbesserungsvorschläge sind noch in Bearbeitung. Martina Heberer HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 27
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 8. PERSONALENTWICKLUNG 8.1 Ausbildung Die deutliche Erhöhung der Ausbildungszahlen in Folge der demografischen Entwicklung hat sich im Jahr 2020, wie bereits im Vorjahr, auf ähnlichem Niveau fortgesetzt. Die im vergangenen Jahr an dieser Stelle getroffene Aussage, dass auch in den Folgejahren mindestens zwei Auswahlverfahren notwendig sein werden, um alle Ausbildungsplätze besetzen zu können, hat sich leider auch 2020 bestätigt. So konnten die angebotenen Stellen erst nach einer zweiten Ausschreibung im Frühjahr 2020 für den Ausbildungsbeginn am 01.09.2020 zum Großteil besetzt werden. Dies wird auch dem Umstand zugeschrieben, dass der Anteil der Bewerber*innen, die am schriftlichen Eignungstest scheitern oder trotz einer Einladung nicht erscheinen, seit Jahren kontinuierlich zunimmt. Weiterhin beschäftigt auch uns das Thema „Corona“ rund um die interne Ausbildung und unser Auswahlverfahren für den Ausbildungsbeginn 2021. Der Ausfall der meisten Berufs- bildungsmessen hat einen Rückgang der Bewerbungen befürchten lassen. Erfreulicherweise ist die Anzahl an Bewerbungen auf die einzelnen Ausbildungs- und Studiengänge bezogen trotzdem gleichgeblieben oder sogar teilweise höher ausgefallen. Es ist zu früh, von einer geänderten Berufsorientierung in Folge der Pandemie zu sprechen. Eine Auswertung kann frühestens in den nächsten Personalbericht für das Jahr 2021 aufgenommen werden. Mehr Auszubildende und Beamtenanwärter*innen benötigen automatisch auch mehr adäquate Ausbildungsplätze. Einige Plätze konnten in den Jahren zuvor „reaktiviert“ oder neu geschaffen werden, dazu zählt die Sozialverwaltung und der Haushaltsbereich. Der Mangel an geeigneten Ausbildungsplätzen zum Jahreswechsel 2019/2020 beschränkte sich im Jahresverlauf nicht nur auf den Bereich der Querschnittsverwaltung. Mittlerweile fehlen in allen Bereichen, ausgenommen der allgemeinen Verwaltung, geeignete Ausbildungsplätze. Die Betreuung der Nachwuchskräfte und Beratung der ausbildenden Organisationseinheiten ist aufgrund der Erhöhung der Ausbildungsquote weiterhin mit einem höheren zeitlichen Aufwand verbunden, hinzu kommen nun die Regelungen aufgrund der Corona-Pandemie, die allen Ausbilder*innen in den Ämtern zusätzlich Schwierigkeiten im Hinblick auf eine qualitativ angemessene Ausbildung bereiten. Eine Teillösung versprechen wir uns durch eine bessere technische Ausstattung unserer Auszubildenden mit Notebooks. Aufgrund von Liefer- engpässen im Bereich der Informationstechnik, wird dies jedoch leider noch etwas Zeit brauchen. Wir bleiben dran. Unsere derzeitigen Auszubildenden stellen sich dem „homeschooling“, den situationsbedingt geänderten und neuen Aufgabenstellungen und sie müssen dennoch weiterhin alle notwendigen Ausbildungsinhalte vermittelt bekommen. Dies ist für alle Beteiligte eine Herausforderung und wichtige Aufgabe zugleich, um für die Zukunft mit qualifiziertem Nachwuchs gewappnet zu sein. Manfred Keller / Christina Holzamer HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 28
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 8.2 Fortbildungsprogramm 2020 Die Corona-Pandemie mit ihren Kontaktverboten hat die Durchführung der Fortbildungsveranstaltungen im Jahr 2020 sehr beeinflusst. Das vielfältige Programm, das wir unseren Bediensteten jährlich bieten, konnte nur eingeschränkt und unter besonderen Schutzmaßnahmen durchgeführt werden. Von den insgesamt 51 Präsenzseminaren aus den Bereichen der Kommunikation, des Verwaltungsmanagements und der sozialen Kompetenz, konnten nur 14 Maßnahmen stattfinden. Die Gesundheitskurse mussten vorzeitig beenden werden, und wir konnten nur sieben amtsspezifische Fortbildungen bzw. Team- entwicklungsmaßnahmen, bei denen die Ämter konzeptionell, finanziell und organisatorisch durch die Abteilung 11.1 unterstützt werden, durchführen. Im EDV-Bereich waren wir auf die Pandemie vorbereitet. Die Ende 2019 eingerichtete Lernplattform SITOS stand allen Bediensteten unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung. Die Mitarbeiter*innen konnten hier individuell auch im Homeoffice ihre Kenntnisse im Word und Excel erweitern. Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, die Digitalisierung voranzutreiben und sich somit den Veränderungen in der Arbeitswelt zu stellen. Unser Ziel ist es, neue Wege zu gehen und den Mitarbeiter*innen auch in der Pandemiezeit ein umfangreiches Seminarangebot zu präsentieren. Hierbei werden wir verstärkt Online-Seminare anbieten. Silvia Neumann 8.3 Bereichs- und zielgruppenbezogene Maßnahmen Neben den Maßnahmen im Fortbildungsprogramm ist es ein besonderes Anliegen der Abteilung 11.1, neben den Fachfortbildungen auch bereichsbezogene Maßnahmen in den einzelnen Ämtern zu fördern, um damit sowohl ein hohes und von allen Mitarbeiter*innen gewährleistetes Qualitätsniveau sicher zu stellen, als auch die berufliche Handlungssicherheit und damit die persönliche Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Deshalb werden die Ämter sowohl finanziell als auch bei der inhaltlich-konzeptionellen Planung von bereichsbezogenen Maßnahmen unterstützt. Finanziert wurden im Jahr 2020 sowohl Inhouse-Schulungen mit externen Bildungs- träger*innen und Seminaranbieter*innen als auch Fachfortbildungen und Qualifizierungs- lehrgänge für einzelne Mitarbeiter*innen, sofern sie einen Nutzen für die jeweilige Organisationseinheit hatten und dadurch Knowhow aufgebaut werden konnte. HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 29
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach Daneben gab es in 2020 in mehreren Ämtern Entwicklungsprozesse, sei es mit einzelnen (Führungskräfte-) Teams, Abteilungen oder auch dem ganzen Amt. Das Besondere an dieser Form der Prozesse ist die Möglichkeit, auf die speziellen Bedarfe einzelner Organisationseinheiten gezielt eingehen zu können, in unterschiedlichster Art und Weise und dem jeweiligen Thema und der Zielgruppe angepasst. Solche internen Entwicklungsprozesse stellen hohe Anforderungen sowohl an die Prozessbegleiter*innen als auch an die beteiligten Mitarbeiter*innen, da sie häufig zeitintensiv sind, die Bereitschaft erfordern, das eigene Handeln zu reflektieren und nicht selten konfliktbehaftet sind. Die Klärung des Auftrags, der Ziele, ein transparentes, nachvollziehbares Vorgehen, die Einbindung der Beschäftigten sowie die Bereitschaft alte Pfade zu verlassen und neue Wege zu gehen, sind wichtige Voraussetzungen für das Gelingen eines solchen amtsinternen Prozesses. Corona bedingt konnten die Veranstaltungen in 2020 nicht immer in dem geplanten Rahmen stattfinden, sondern mussten konzeptionell und räumlich angepasst, manchmal leider auch abgesagt bzw. verschoben werden. Beate Röschmann 8.4 Interkulturelle Öffnung Die Arbeitsgruppe zur interkulturellen Öffnung hat sich Corona bedingt im Jahr 2020 nicht getroffen. Geplant ist es, die Arbeit im Jahr 2021 mit regelmäßigen Treffen fortzusetzen, unter anderem mit dem Schwerpunkt ein Berichtssystem aufzubauen, mit dem die „Interkulturelle Öffnung der Verwaltung“ evaluiert werden kann. Beate Röschmann und Thomas Heberer HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 30
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 8.5 Maßnahmen für Führungskräfte Im Jahr 2020 startete ein weiterer Führungskräftelehrgang mit 5 Modulen und 16 Teilnehmenden, der mit einer Abschlussveranstaltung am 26.04.2021 beendet wird. Corona bedingt konnten nur die Auftaktveranstaltung sowie das erste Seminarmodul als Präsenzveranstaltung in zwei Gruppen à 8 Personen durchgeführt werden. Alle anderen Module sowie die Workshops und die Präsentationen fanden Online über das Konferenzmodul Zoom statt. Diese neue Form des Lernens stellte hohe Anforderungen an das Trainerteam, da die Lehrgangsinhalte entsprechend aufbereitet und die Gruppe mitgenommen werden mussten. Doch auch die Teilnehmenden waren stark gefordert, weil sie sich an die Technik gewöhnen und Vertrauen untereinander herstellen mussten, auch wenn keine persönlichen Begegnungen möglich waren. Viele waren erstaunt, wie gut das doch funktioniert hat, doch die meisten gaben als Rückmeldung an, dass Präsenzseminare intensiver sind, da sie den Austausch untereinander fördern, der ganze Mensch zu sehen ist und die Bildung von Netzwerken erleichtert wird. Wir hoffen, dass der nächste Lehrgang, der im September 2021 starten soll, als Präsenzveranstaltung durchgeführt werden kann. Beate Röschmann HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 31
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 8.6 Beratung und Coaching Trotz oder auch gerade wegen Corona wurde 2020 das Angebot der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung, Beratung und Coaching in Anspruch zu nehmen, von den Führungskräften und Mitarbeiter*innen wieder häufig genutzt. Neben der internen Beratung durch die Abteilung 11.1, nahmen in 2020 viele Führungskräfte und Führungsteams ein externes Coaching in Anspruch, das durch 11.1 vermittelt und finanziert wurde. Die Rückmeldungen hierzu sind in der Regel sehr positiv und bestärken diejenigen, die es nutzen. Corona bedingt wurden viele Coachings online oder als Telefoncoaching durchführt, was ohne größere Schwierigkeiten umsetzbar war und gut angenommen wurde. Sowohl bei der internen als auch bei der externen Beratung geht es um die persönliche Unterstützung, damit komplexe, schwierige und belastende Arbeitssituationen besser bewältigt werden können. Im Fokus stehen dabei immer die nachfragende Person und deren Arbeitsumfeld sowie die ziel- und lösungsorientierte Bearbeitung der belastenden Situation. Im Jahr 2020 ging es dabei häufig auch um Themen wie Führen von virtuellen Teams, Führen von Mitarbeitenden im Homeoffice, Belastungen durch die besondere Arbeitssituation, Homeoffice, Homeschooling etc. Interne Beratung kann von allen Mitarbeiter*innen in Anspruch genommen werden, externes Coaching hingegen i. d. R. nur von Führungskräften, Projektleiter*innen sowie Sachbearbeiter*innen in herausgehobener Funktion, jeweils nach vorheriger individueller Beratung durch 11.1. Ein entsprechender Pool an qualifizierten externen Berater*innen, Coachs sowie Mediator*innen steht für diese Aufgabe zur Verfügung. Beate Röschmann HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 32
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 9. PERSONALKOSTEN 9.1 Personalkostenentwicklung und Berichtswesen Grundsätzliche Vorgaben zur Personalbewirtschaftung finden sich in der jeweiligen Haus- haltsgenehmigung. Für 2021 ist diese am 06.04.2021 eingegangen. Weiterhin bilden die Inhalte des zwischen dem Land Hessen und der Stadt Offenbach am Main geschlossenen Konsolidierungsvertrages und dem dort festgeschriebenen und von der Kämmerei über- wachten finanziellen Gesamtrahmen den derzeitigen Handlungskorridor auch für die Personalaufwendungen. Demnach ist weiterhin eine restriktive Personalkostenbewirtschaftung erforderlich. Im Rahmen dessen wurden in den vergangenen Jahren Personalkostenerstattungen von den Fachämtern für neu geschaffene Stellen angefordert, da durch die Auflagen des Regierungspräsidiums der Personalkostenetat auf das Rechnungsergebnis 2010 „gedeckelt“ wurde. In den letzten beiden Jahren wurde das Augenmerk auf den Gesamthaushalt verlagert und Stellenschaffungen konnten auch ohne eine entsprechende Refinanzierung, z. B. durch Mehreinnahmen, erfolgen. Daher sind die internen Personalkostenerstattungen zum 01.01.2021 entfallen. Das vorläufige Rechnungsergebnis 2020 liegt bei 78 Mio. € (Ergebnis ohne Rückstellungen und Pensionsfonds) und damit unter dem geplanten Ansatz von 82,8 Mio. €. Um die geplanten Personalkosten im Blick zu haben, werden monatliche Hochrechnungen erstellt und die Einhaltung des Planansatzes überprüft. Dies soll rechtzeitig ein Gegensteuern bei Abweichungen durch das Ergreifen personalwirtschaftlicher Maßnahmen ermöglichen. Kerstin Eck HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 33
Personalbericht 2021 der Stadt Offenbach 9.2 Entwicklung der Personalaufwendungen im Städtevergleich Um die Personalaufwendungen überörtlich einwerten zu können, haben wir bislang auf Angaben des Hessischen Statistischen Landesamtes zurückgegriffen. Durch die Stellenschaffungen der vergangenen Jahre sind Zweifel aufgetreten, ob die Stadtverwaltung weiterhin die niedrigsten Personalkosten im Vergleich zu den anderen kreisfreien Städten hat. In diesem Zusammenhang wurde mit dem Hessischen Statistischen Landesamt die Vergleichbarkeit erörtert. Das Hessische Statistische Landesamt greift auf die Haushaltspläne der jeweiligen Städte zurück. Durch unterschiedlich erfolgte Ausgliederungen und Organisationstrukturen ist eine Vergleichbarkeit nicht wirklich gegeben. Die anstehende 222. Vergleichende Prüfung wurde aufgrund der aktuellen Situation durch das Coronavirus zunächst ausgesetzt. Bislang liegt nur ein vorläufiges Prüfungsergebnis vor, dass jedoch zu den Personalkosten im Städtevergleich keine Aussage trifft. Der Kommunale Arbeitgeberverband hat eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich mit der Vergleichbarkeit von statistischen Erhebungen befasst. Hier geht es darum festzulegen, welche Erhebungen sinnvoll sind und wie sie vergleichbar sein können. Diese Arbeitsgruppe ist seit Beginn der Pandemie nicht mehr zusammengekommen. Kerstin Eck HERAUSGEGEBEN AM 28.04.2021 34
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