Recherchieren in der Praxis - technische kommunikation
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ausgabe 06 november / dezember 2019 41. jahrgang 11654
Von Wörtern Informationen
und Begriffen intelligent bereitstellen
Grammatik für die Modernes Informationsmanagement
Technische Redaktion 36 am Modell 46
Recherchieren
in der Praxis
Experten interviewen
und Anwender
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Copyright © 2019 SDL plc. Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Bezeichnungen von Unternehmensprodukten oder Dienstleistungen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.
Editorial 03
Das Richtige Noxum
Publishing Studio 2019
zum Frühstück Bring new value to your content
Un
se
erw re E
au xp
f art er
Im Naturkostladen fragt der Verkäufer Software ausgedacht haben. Ganz vorne Ha der en Si ten
lle tek e
freundlich: „Darf ich Ihnen beim Finden stehen dabei die Entwickler. Doch bis zur C2 om
A0 !
helfen?“ Eine überraschende Frage, denn „Hilfe beim Finden“ ist es oft ein weiter 2
sonst heißt es meist: „Suchen Sie etwas Weg. Das Experteninterview ist terminiert,
Globales Arbeiten im Team –
Bestimmtes?“ Wahrscheinlich hat der Ver- eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus
mehrere Redaktionsteams an
käufer vor Kurzem ein Coaching besucht der Technischen Redaktion vor Ort. Der
verschiedenen Standorten –
wie „Kundenbindung leicht gemacht“ oder Gesprächspartner aus der Produktentwick-
Content-Erstellung in
„mit Sympathie im Handel punkten“. lung ist aber introvertiert und hat Mühe zu
unterschiedlichen
Globales Quellsprachen
Arbeiten im Team – mehrere
An der Technischen Kommunikation erklären, was das neue Produkt vom alten
Redaktionsteams an verschiedenen
hat er sich jedenfalls bestimmt nicht be- unterscheidet. Oder das Gegenüber ist Standorten – Content-Erstellung
dient. Denn dort spricht man von „Infor- redselig und detailverliebt und schwärmt in unterschiedlichen Quellsprachen
mationsbeschaffung“, ganz im Zeichen der unablässig von den Neuerungen.
Professionalität. Die Informationsbeschaf- Greifbare Informationen sind allerdings
fung ist Teil eines Modells, das die tekom nicht darunter.
auf ihrer Internetseite veröffentlicht hat. Auf solche Gespräche kann man sich
Es zeigt sieben Arbeitsschritte auf dem vorbereiten und sie trotz allem zielführend
Weg zum Informationsprodukt. beenden. Mehr darüber steht in unserem
Die Informationsbeschaffung oder Schwerpunkt ab Seite 10. Außerdem: Wie
ganz altmodisch auch Recherche ist auf- kann man einen Anwender beim Informa- Technisches Marketing /
wendig: Sie bedeutet, Bestehendes prüfen tionen-Finden unterstützen? Im Grunde E-Commerce –
und Neues ermitteln – in Datenbestän- gelingt das ganz einfach mit einem durch- Multichannel-Lösung
den oder im Gespräch mit den Kollegen, dachten Index und mit klarer Typografie. aus PIM, MAM und CMS
die sich ein neues Produkt oder eine neue Im Naturkostladen ist es unproblema
tischer. Zumindest wenn man auf einen
aufgeweckten Verkäufer trifft. Am Ende
hat der Kunde genau das erhalten, was
er wollte – Dinkelschrot als Zutat für sein
Frühstücksmüsli. So einfach kann es
manchmal sein.
Ihr
Neue Inhaltstypen wie
AR, VR oder 3D
mit klassischem Content verbinden
chefredakteur Gregor Schäfer
telefon 0711 65704-54
redaktion@tekom.de
https://technischekommunikation.info
noxum.com/tekom
06/19
04 Inhaltsverzeichnis
Schwerpunkt
Recherchieren
in der Praxis
10 Wer eine Technische Dokumentation erstellt,
hat meist wenig Zeit, um nach Informationen
zu suchen. Umgekehrt gilt es auch für
jemanden, der in der fertigen Technischen
Dokumentation einen Bedienschritt oder eine
Problemlösung finden will. Was kann die
Technische Redaktion tun, um die Recherche
zu verbessern?
11 Von Vielrednern und stillen Wassern
Die passende Strategie, kombiniert mit praktischen Tipps, ver-
hilft zu aussagekräftigen Antworten im Recherchegespräch.
illustration CSH von Sabine Reich
16 Gesucht und gefunden dank Index
Rubriken Ein gut gemachter Index ist eine Bereicherung für jede
Technische Dokumentation. Er vereinfacht nicht nur die
06 Aus den Unternehmen Suche, eine Person kann auch neue Inhalte entdecken.
von Walter Greulich
08 Neue Medien
09 Termine 20 Überblick garantiert
Wie lassen sich Informationen in Texten besser finden?
67 Stellenanzeige Ganz einfach: mit einer Typografie, die auf Leser und
Leseverhalten abgestimmt ist.
68 Jahrestagung 2019 von Anja Grunwald
69 Vorschau, Impressum
27 Wissen veredeln
70 Zum Schluss: Quellen verbinden und daraus neue Informationen erzeugen,
In rechten Winkeln sind die Aufgaben eines Wissensnetzes. Aber was bringt
es in der Praxis?
von Katharina Munk
beilagenhinweis
D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH
eurocom Translation Services GmbH Software
KERN AG, Sprachendienste
tecteam Bildungsinstitut für Technische Kommunikation GmbH
tecteam Gesellschaft für Technische Kommunikation mbH
31 Publizieren mit WordPress
Mit Hilfe von Plug-ins kann das CMS Wordpress eine
werbeveröffentlichung ganze Menge, zum Beispiel Inhalte als Sprache ausgeben
tcworld GmbH, S. 54–57 oder Apps erzeugen.
von Haeme Ulrich
06/19
05
Sprache
36 Von Wörtern und Begriffen
Wie viele Wörter stecken in „Technische Redaktion“?
Die richtige Antwort gibt der neue Teil unserer
Grammatikreihe.
von Markus Nickl
Lokalisierung und Übersetzung
38 Kundenmeinungen mit Erfolg nutzen
Eine geschickte Sache: Kunden erklären Produkte oder
geben Tipps. Sie sorgen für Input, den die Technische
Redaktion verwenden und übersetzen kann.
von Jörg Schmidt
Recht und Normen
cognitas .
44 Neue Dienstleistungen spezifizieren
Die DIN SPEC 33453 hilft Firmen, neue Dienstleistungen
IHR PARTNER FÜR
zu entwickeln. Auch die Technische Redaktion ist daran
beteiligt.
DAS INFORMATIONS-
von Christopher Rechtien
MANAGEMENT
Mit maßgeschneiderten Dienstleistungen erstellen und
optimieren wir Ihre produktbezogenen Informationen
Informationsentwicklung und entwickeln Konzepte für Ihr vernetztes Informations-
management. Unsere Stärken: langjährige Kompetenz
46 Informationen intelligent bereitstellen
und Erfahrung in der Technischen Dokumentation
Mit Hilfe einer Fabriksimulation zeigt ein Forschungs-
gepaart mit hoher Flexibilität und Innovationskraft. Wir
projekt, wie modernes Informationsmanagement funkioniert
begleiten Sie auf dem Weg der Digitalen Transformation.
– und wo es an Grenzen stößt.
von Martin Ley cognitas ist ein eigenständiges Tochterunternehmen von
Canon Deutschland. Die Dienstleistungen von cognitas
und die Digitalisierungslösungen von Canon schaffen
einen unternehmensweiten Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Informationsmanagement
58 Delivery zwischen Kontext und Content Dienstleistungsbereiche
Nicht immer stellt ein Delivery-Portal die benötigten Technische Redaktion und
Informationen bereit. Doch dafür lassen sich Lösungen Übersetzungsmanagement
finden, zum Beispiel mit microDocs. Informationsmanagement und Content Delivery
von Wolfgang Ziegler
Digital Assistance
Blended Learning
Technisches Marketing
Beruf und Karriere
Consulting
62 Digital Detox – lieber ins Gefängnis
Digitale Demenz, Sucht oder auch Burnout – die Nachteile
des Smartphones machen sich schleichend bemerkbar. Aber cognitas.
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vielleicht bleiben Technische Redakteure ja davon verschont?
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06/19
06 Aus den Unternehmen
Vera Across gds, Ovidius
Dworak
Wissenswertes Einheitlicher
über MÜ Markenauftritt
unterstützt das
Team um Beate
Früh, Büro b3
Terminologie Die Across Systems GmbH bietet ein kosten- Die gds GmbH, Sassenberg, und ihre Toch-
management, als Terminologin und loses Whitepaper über Maschinelle Überset- tergesellschaft Ovidius GmbH, Berlin, bün-
Sprachwissenschaftlerin bei Beratung und zung (MÜ) an. Unternehmen erfahren, wie deln alle Aktivitäten unter der Dachmarke
Projektleitung des Bereichs Terminologie sie MÜ erfolgreich in ihre Prozesse imple- gds. Bereits 2016 hat die gds GmbH die
dienstleistungen. Weitere Schwerpunkte mentieren können. Auf 20 Seiten geht es Mehrheit an der Ovidius GmbH übernom-
sind Terminologietools, Datenbankkonzep etwa um die Chancen und Risiken Maschi- men. Die Produkte und Markennamen blie-
tion und Terminologieleitfäden. Die staatlich neller Übersetzung, die Faktoren bei der ben bislang getrennt. Das ändert sich nun,
geprüfte Übersetzerin, Fachrichtung Tech- Wahl und Einführung eines Übersetzungs- denn ab sofort wird das gesamte Lösungs-
nik, war zuvor in der Touristik beschäftigt. systems oder auch darum, warum eine spektrum unter der Marke gds vertrieben.
foto Steinbauer GmbH MÜ-Engine an ein Translation-Management- Bestehende Vereinbarungen und Verträge
System angebunden werden sollte. Eine mit der Ovidius GmbH behalten ihre Wirk-
Checkliste rundet das Dokument ab. samkeit und gehen auf die gds GmbH über.
Dominik www.across.net www.gds.eu
Grau
verstärkt die
Geschäftsführung KRENKO
des Beuth Verlags,
Berlin. Gemeinsam Neuer Solution Partner
mit Geschäftsführerin Marion Winkenbach
wird Grau das operative Geschäft leiten Das Unternehmen Kreative Engineering Konzepte, kurz „KRENKO“,
sowie die strategische und digitale Aus hat von SOLIDWORKS den Status als „Solution Partner“ für die Soft-
richtung von Beuth weiter vorantreiben. ware SOLIDWORKS Composer erhalten. Damit ist KRENKO weltweit
Zuletzt arbeitete er als Verlagsleiter der einzige Solution Partner für dieses Autorenwerkzeug. Ausschlag- Der Solution Partner
Fachinformationen bei der Tagesspiegel gebend für den Status sind Zusatzprodukte, die KRENKO entwickelt hat auch ein eigenes
Verlagsgruppe in Berlin. Außerdem war hat: Composer Toolbox, SVG Handler und Service Assistent. Darüber Zeichen.
quelle SOLIDWORKS
er für den Ebner Verlag als Managing hinaus bietet das Dortmunder Unternehmen Beratung, Schulung
Director und später als Chief Officer und Dienstleistungen für alle Kunden, die CATIA oder SOLIDWORKS
Innovation und Mitglied der Geschäfts Composer einsetzen. www.krenko.de
leitung tätig. Weitere Karrierestationen
waren Hubert Burda Media, BurdaYukom
Publishing und IDG.
foto Lena Müller berns, Kaleidoscope gds, parson
Gegenseitige Neue Zielgruppen
Nicolas
Stumpf Unterstützung erschließen
führt die Online- Die berns language consulting GmbH, Die parson AG, Hamburg, ist neuer Integrati-
Plattform cross Düsseldorf, und Kaleidoscope GmbH, Wien, onspartner der gds GmbH. Die Kooperation
Market, die eigen- kooperieren. Es geht hierbei um die Bera- hat zum Ziel, die Redaktionssysteme docu-
ständige Business tung bei Terminologieprozessen, den Aus- globe und XR einem erweiterten Kunden-
Unit der Across Systems GmbH. Aufgrund bau von Kundenreichweite und Angebot. stamm anzubieten. Durch die Partnerschaft
seiner Erfahrung in der Medien- und Online- Dazu unterstützt das Düsseldorfer Unter- möchte gds seine Systeme nun auch Inter-
Gaming-Industrie verantwortet er alle nehmen Kaleidoscope bei Kundenprojekten essenten an die Hand geben, die bislang
strategischen Entscheidungen rund um in Deutschland, umgekehrt hilft Kaleido- keine Verbindung zu dem Dienstleistungs-
die Plattform. Der aus Karlsruhe stammende scope bei der Durchführung fremdsprachi- unternehmen haben. Der Schwerpunkt
Diplom-Wirtschaftsinformatiker war zuvor ger Terminologiearbeit. Die berns language der parson AG liegt auf neutraler Strategie-
in Führungspositionen unterschiedlicher consulting GmbH (blc) unterstützt internati- und Lösungsberatung für die Technische
Start-ups tätig sowie als Product Director onal ausgerichtete Kunden, zum Beispiel Dokumentation. Zudem gehören das
bei der Firma Gameforge. Zusätzliche bei ihren Übersetzungsprozessen. Die Erstellen von Technischer Dokumentation,
Expertise konnte er durch den Aufbau Kaleidoscope GmbH ist Anbieter von Soft- agiles Projektmanagement, Schulung sowie
einer eigenen Online-Community mit warelösungen sowie Sprachdienstleister. Entwickelung und Migration strukturierter
über 10.000 Mitgliedern gewinnen. www.berns-language-consulting.de Dokumente zu den Leistungen.
foto Across www.kaleidoscope.at www.gds.eu, www.parson-europe.com
06/19
Medizinische & pharmazeutische
Fachübersetzungen
kompletter
Übersetzungsworkflow
effizienter Einsatz
verschiedener CAT-Systeme
Audio- & Videoübersetzungen
Publikationsdienstleistungen
Softwarelokalisierung
Transkription
Anfragen an: mt-g.com mt-g medical translation
GmbH & Co. KG
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Tel. +49 731 . 176 397-0 Stuttgarter Straße 155
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08 Aus den Unternehmen / Neue Medien
Congree gds, Ovidius
Transline
Neuer Standort Einheitlicher
Zertifizierung
in Karlsruhe Markenauftritt
für Post-Editing
Nach dem Schritt in die Eigenständigkeit Die gds GmbH und ihre Tochtergesellschaft
Der Sprachdienstleister Transline hat die Congree Language Technologies Ovidius GmbH bündeln alle Aktivitäten
Deutschland GmbH hat die Zertifizie- GmbH nun auch eigene Räumlichkeiten unter der Dachmarke gds. 2016 hat gds die
rung nach ISO 18587 abgeschlossen. bezogen. Wegen des Wachstums haben die Mehrheit an Ovidius übernommen. Die
Die Norm zum Postediting stellt sicher, bisherigen Räume den Ansprüchen nicht Produkte und Markennamen blieben bis-
dass computergestützte Übersetzun- mehr genügt. Um für die Zukunft besser lang getrennt. Ab sofort wird das Lösungs-
gen nach Qualitätsstandards nachbear- aufgestellt zu sein und weiteres Wachstum spektrum unter der Marke gds vertrieben.
beitet werden. Dabei geht es auch um zu ermöglichen, fiel die Entscheidung auf Bestehende Vereinbarungen und Verträge
die Kompetenzen der Übersetzer und einen Umzug in die ehemalige Bonbonfabrik mit der Ovidius GmbH behalten ihre Wirk-
Post-Editoren und deren Arbeitsprozes- im Ragolds-Park in der Karlsruher Oststadt. samkeit und gehen auf die gds GmbH über.
se. So verlangt die Norm etwa, dass der www.congree.com www.gds.eu
Sprachdienstleister für das Post-Editing
Fachübersetzer einsetzt. Beim Post-
Editing unterscheidet die Norm zwei
Varianten: leichtes und vollständiges Empolis, HOMAG
Post-Editing. Bei der leichten Variante
entsteht lediglich ein verständlicher Auszeichnung für Service
Text. Das vollständige Post-Editing zielt
auf ein Ergebnis ab, das mit der Über- Auf dem „Empolis:Exchange Technical Summit 2019“ am 11. September in Darmstadt wurde
setzung durch einen Humanübersetzer die HOMAG Group mit dem Empolis Customer Solution Award 2019 ausgezeichnet. Die
vergleichbar ist. Zu den Dienstleistun- HOMAG Group ist weltweit führender Anbieter von integrierten Lösungen für die Produk
gen von Transline gehört auch das so tion in der holzbearbeitenden Industrie und dem Handwerk. Empolis würdigte mit der Aus-
genannte Pre-Editing. Ein mutter- zeichnung die Lösung „eSupport“ von HOMAG. Ein intelligentes System, das allen Service-
sprachlicher Profi analysiert den Quell- technikern den schnellen Zugriff auf über zwei Millionen Dokumente über mehrere Tausend
text des Auftraggebers und beurteilt, Maschinen ermöglicht. Im Durchschnitt hat „eSupport“ die benötigte Zeit für einen Service-
ob sich der Text für die maschinelle auftrag inzwischen um etwa zehn Prozent reduziert. Der nächste Empolis:Exchange
Übersetzung eignet. Technical Summit findet am 17. September 2020 wieder in Darmstadt statt.
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Neue Medien
Technik visualisieren
Der Berater und Referent Dietrich Juhl zeigt in seinem neuen Buch, Funktions- und Systemverständnis. Kon
wie vielfältig die Ziele sind, mit denen Technische Redakteurinnen zepte und Methoden werden ausführlich
und Redakteure Bilder einsetzen können. Die Palette reicht von der vorgestellt, systematisiert und an Beispielen
realen Anschauung bis zum Bild als Fixpunkt beim Verstehen. Auch veranschaulicht. Mit dem Buch wendet sich
die Anzahl gebräuchlicher Darstellungsarten ist groß und reicht der Autor an Fachleute für Technische
Dietrich Juhl; BoD-Verlag,
vom Foto über technische Pläne bis zu Blockdiagrammen und Kommunikation, die Anleitungen schreiben ISBN 978-3-749-48479-9,
Piktogrammen. Außerdem geht es um die Inhalte in Anleitungen, und Bilder einsetzen. 79,90 Euro, 268 Seiten.
die visualisiert werden sollen: Geräte- und Handlungswissen, www.juhl.de quelle Dietrich Juhl
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06/19
Aus den Unternehmen / Termine 09
WORTLIGA
Werkzeug zur Termine 2019/2020
Textanalyse Veranstaltung Termin Ort Informationen
39. KVD Service Kongress Europäische 7.–8. 11. München www.service-kongress.de
Die WORTLIGA Textanalyse soll beim ver- Fachmesse und Kongress rund um Service
ständlichen Schreiben helfen und Zeit tekom-Jahrestagung Internationale Tagung 12.–14. 11. Stuttgart https://tagungen.tekom.de/h19
beim Redigieren sparen. Lange Sätze, für Technische Kommunikation mit begleiten-
Füllwörter oder Passivkonstruktionen der Messe und Schwerpunktveranstaltungen
werden von der Anwendung markiert. tcworld conference Englischsprachige 12.–14. 11. Stuttgart https://conferences.tekom.de/
Die Textanalyse prüft Texte nach den Regeln Konferenz im Rahmen der tekom- tcworld19
des Hamburger Verständlichkeitsmodells Jahrestagung
auf Prägnanz, Ästhetik und Lesbarkeit. World Usability Day Weltweiter Aktionstag 14. 11. deutsch- www.worldusabilityday.de
Verdächtige Stellen markiert das Tool und für nutzbare Produkte landweit
schlägt Änderungen vor. Die Grundversion
Online Educa Berlin – oeb Internationale 27.–29. 11. Berlin https://oeb.global
ist kostenlos bis 1.200 Zeichen. Die
Konferenz und Messe für technologisch
Premiumvariante prüft auch längere Texte gestützte Aus- und Weiterbildung
und hat außerdem die Rechtschreib- und
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Bord. Mit der neuen Schnittstelle (API) lässt tekom-Frühjahrstagung Tagung für 22.–23. 4. Würzburg https://tagungen.tekom.de
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integrieren. Wenn Unternehmen die
API-Integration testen wollen, erstellt ihnen tekom-Jahrestagung Internationale Tagung 3.–5. 11. Stuttgart https://tagungen.tekom.de
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10 Schwerpunkt
Recherche
in der Praxis
06/19Schwerpunkt 11
Von Vielrednern
und stillen Wassern
Gespräche mit Expertinnen und Experten aus Entwicklung, Produktmanagement und Support sind ein
wichtiger Teil der Recherche für die Technische Dokumentation – und eine echte Herausforderung.
Eine gründliche Vorbereitung und eine gute Durchführung des Recherchegesprächs führen zum Ziel.
text Sabine Reich
Bevor es an das Erstellen von Technischer ner Einarbeitung ins Thema an, bevor Sie
Dokumentation geht, ist eine umfangreiche Ihre Fragen stellen: Welche Hintergrund-
Vorarbeit in Form einer Recherche unerläss- informationen liefern die Dokumente, die
lich. Spezifikationen, Lastenhefte, Design- im Team bereits vorhanden sind? Vielleicht
Papiere oder Besprechungsprotokolle hel- gibt es eine Spezifikation, ein Lastenheft
fen der Technischen Redaktion weiter. Oft oder eine Liste von Anforderungen bzw.
bleiben aber noch Fragen offen. An dieser Backlog-Items, die das Entwicklungsteam
Stelle muss eine Expertin oder ein Experte abarbeitet. Machen Sie sich Notizen, was
befragt werden. eventuell relevant für die Technische Do-
Ideal ist natürlich, wenn die Technische kumentation sein könnte und welche Fra-
Redaktion Teil des Entwicklungsteams ist. gen noch zu klären sind.
Wenn das Team Tür an Tür sitzt, lassen sich Klug ist es auch, regelmäßig an den Be-
viele Fragen sofort klären. Was aber, wenn sprechungen des Teams teilzunehmen.
der entscheidende Experte schwer erreich- Hier bekommt man mit, welche Themen
bar, vielbeschäftigt oder wenig zugänglich als Nächstes angegangen werden. Und hier
ist, womöglich an einem anderen Stand- können Sie sich auch einschalten und nach-
ort sitzt? Einen Teil der Fragen kann man haken, welche dieser Themen für die Tech-
sicher auch per E-Mail verschicken. Spä- nische Dokumentation relevant sind. Man-
testens wenn die Fragestellung kompliziert che der besprochenen Themen berühren die
wird, eine Produkt- oder Software-Demo Technische Dokumentation nicht unmittel-
erforderlich ist, ist ein persönliches oder te- bar. Sie sind aber wichtig für das Grundver-
lefonisches Gespräch mit dem zuständigen ständnis der entwickelten Lösung. Wenn Sie
Experten unumgänglich. regelmäßig bei Teambesprechungen dabei
sind, werden Sie auch leichter als Mitglied
Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg des Teams wahrgenommen. Wenn Sie aller-
Experten sind meist vielbeschäftigt. Sie be- dings überhaupt nicht eingeladen werden,
trachten zwar die Zuarbeit für die Techni- dann haken Sie nach und bitten Sie um eine
sche Redaktion möglicherweise als not- Einladung.
wendige, aber häufig als lästige Pflicht. Hier Zum Glück müssen Sie bei Ihrer Recher-
kann die Technische Redaktion punkten, che nicht immer selbst aktiv werden: Qua-
indem die Redakteurin oder der Redakteur litätsbewusste Entwickler haben die Do- >
gut vorbereitet zum Gespräch erscheint und
keine Fragen zu Themen stellt, die auch über
andere Quellen leicht zu klären sind. Spezi- Dr. Sabine Reich hat Englisch, Mathematik und
ell Anfänger in der Technischen Redaktion Pädagogik an der Universität zu Köln und an der
stehen möglicherweise zunächst vor einem University of Birmingham studiert und in Englischer
Philologie promoviert. Seit 2000 ist sie als Technische
Berg ungeklärter Fragen. Da ist es verfüh-
Redakteurin bei der SAP SE beschäftigt. Neben
rerisch, diese beim Experten „abzuladen“ Technischer Dokumentation erstellt sie Videos,
– keine besonders clevere Strategie. Es sei White Papers und Blogs zu SAP-Software. Außerdem
denn, man will ihm oder ihr auf die Ner- schult sie seit 2005 regelmäßig Kollegen in
ven gehen. Technischer Redaktion. Unter dem Twitter-Account
@sabinereichUA veröffentlicht sie Neuigkeiten zu
Ganz klar, der Schlüssel zu den richti-
Software-Dokumentation und zu User Assistance.
gen Antworten ist eine gute Vorbereitung sabine.reich@sap.com
auf das Gespräch. Fangen Sie also mit ei-
06/1912 Schwerpunkt
Strategien für den unkooperativen Strategien für den
oder viel beschäftigten Entwickler stillen Experten
→ Bieten Sie eine Gegenleistung an, zum Beispiel das Testen einer neuen Entwicklung. → Versuchen Sie, eine gute Atmosphäre
→ Erzeugen Sie ein schlechtes Gewissen: Weisen Sie darauf hin, dass alle anderen zu schaffen, eventuell mit etwas
Entwickler bereits ihren Input für die Technische Redaktion abgeliefert haben. Smalltalk am Anfang des Gespräches.
Der Hinweis muss natürlich auch wahr sein und darf keine Notlüge sein. → Schicken Sie die Fragen vorab, so dass
→ Halten Sie die Gespräche kurz und effektiv. sich der Experte vorbereiten kann.
→ Befragen Sie den Experten erst, wenn Sie mit allen übrigen Ansprechpartnern Das kann übrigens auch bei einem
schon gesprochen haben. Dann fehlen nur noch sehr spezialisierte Informationen, gesprächigen Experten nützlich sein.
die ausschließlich der Experte liefern kann. → Fragen Sie nach einer Demonstration
→ Treten Sie höflich, aber bestimmt auf: Manchmal hilft ein klares Wort, um zur der Neuentwicklung. Sie könnte
Kooperation zu verpflichten. Schwung in Ihr Gespräch bringen.
→ Informieren Sie ihn, dass die Technische Dokumentation ein rechtlich verpflichtender → Stellen Sie offene Fragen, auf die der
Bestandteil des Produkts ist. Experte mit mehr als nur einem „Ja“ oder
→ Verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen und nutzen Sie eine gemeinsame „Nein“ antworten kann.
Kaffee- oder Mittagspause, um ein paar Fragen anzusprechen. → Wenn das Gespräch gar nicht gut
→ Lassen Sie sich nicht abwimmeln: Vielleicht können Sie persönlich im Büro erscheinen läuft: Fragen Sie nach bevorzugten
und auf ein Gespräch bestehen? Manchmal hilft auch Humor oder schlichte Kommunikationskanälen des Experten.
Hartnäckigkeit: „Ich gehe hier nicht weg, bis ich Antworten auf meine Fragen habe.“ Vielleicht läuft die Kommunikation
→ Als letzter Ausweg: Machen Sie Druck über den Projektleiter oder Vorgesetzten. über Textnachrichten oder E-Mail
Setzen Sie dieses Mittel aber sehr sparsam ein. besser.
inf. 01 quelle Sabine Reich inf. 02 quelle Sabine Reich
> kumentation natürlich im Hinterkopf und von Artikel zu Artikel schwanken. Ein Wiki-
kommen von selbst auf Sie zu, wenn es etwas pedia-Artikel bietet aber eine erste Einfüh-
zu dokumentieren gibt. rung in ein Thema. Versteht man erst ein-
mal die wichtigsten Termini, kann man mit
Fragen in Eigenregie abarbeiten schwierigerer Lektüre fortfahren.
Bevor Sie ein längeres Gespräch mit einem Wenn möglich, versuchen Sie neue Ent-
Experten einplanen, versuchen Sie, so viele wicklungen vorab selbst zu testen. Doku-
Fragen wie möglich erst einmal selbst zu be- mentieren Sie Software, ist es in der Regel
antworten: Je kürzer Ihre Fragenliste für den kein Problem, einen Zugang für das Ent-
Experten ist, desto effizienter das Gespräch wicklungs- oder Testsystem zu erhalten. Bei
und desto mehr Zeit bleibt, um eventuell bei der Gelegenheit können Sie auch gleich prü-
Einzelfragen in die Tiefe zu gehen. fen, ob die Texte auf dem User Interface oder
Ihnen fehlt Hintergrundwissen, weil die Systemmeldungen in Ordnung sind oder
Sie neu im Thema, Team oder Unterneh- noch Nacharbeiten erfordern. Dazu zäh-
men sind? Besorgen Sie sich eine Einfüh- len Terminologieklärung, Beseitigung von
rung: Eventuell gibt es nützliche Bücher, Vi- Tippfehlern oder Überarbeitung von Mel-
deos, E-Learnings oder Blogs, die Ihnen die dungen.
Grundbegriffe der Technologie oder Bran-
che vermitteln, für die Ihr Produkt entwi- Vom Allgemeinen zum Speziellen
ckelt wird. Existiert vielleicht ein Team-Wiki Wenn Sie mehrere Expertinnen und Exper-
mit Grundlageninformationen? Sind schon ten befragen müssen, hat es sich bewährt,
Produktdokumentationen vorhanden, die vom Allgemeinen zum Speziellen vorzu-
Sie nur ergänzen müssen? Bestimmt finden gehen: Fangen Sie mit einem Experten an,
sich auch Kolleginnen oder Kollegen aus der der einen guten allgemeinen Überblick über
Technischen Redaktion, die Ihnen eine Ein- die neue Entwicklung hat. So können Sie zu-
führung geben können. nächst die Entwicklung einordnen: Was sind
Unverständliche Terminologie können die Kundenanforderungen? Welche Proble-
Sie durch eine Internetrecherche oder eine me des Kunden soll die Entwicklung lösen?
Recherche in firmeninternen Informations- Solche Fragen kann zum Beispiel jemand
ressourcen klären, zum Beispiel mit Hilfe aus dem Produktmanagement beantworten.
der unternehmenseigenen Terminologieda- Arbeiten Sie sich dann weiter vor. Gehen
tenbank. Auch Wikipedia ist eine durchaus Sie immer speziellere Themen an, bis Sie bei
nützliche Quelle: Zwar kann die Qualität Experten sind, die als einzige zu ausgewähl-
06/1913
| Kommunikation – weiter gedacht
Strategien für Experten aus
anderen Kulturen Technische Dokumentation
→ Wenn Sie in einer Fremdsprache kommunizieren müssen, schicken Sie die Fragen
vorab. Dann können sich der Experte und auch Sie besser vorbereiten.
→ Wenn Sie die Fremdsprache selbst nicht gut beherrschen: Machen Sie sich Redaktionskonzepte
mit den wichtigsten Fachausdrücken vertraut, die Sie im Gespräch benötigen
Textqualität
könnten.
→ Haben Sie öfter mit Experten aus anderen Kulturen zu tun? Dann lohnt sich ein Content-Automatisierung
Training in interkultureller Kommunikation.
→ Achten Sie auf besondere Höflichkeit. Denken Sie daran, dass Dinge, die Sie als
normal empfinden, in anderen Kulturen vielleicht als unhöflich betrachtet werden. Technisches Marketing
Während Deutsche einen geschäftsmäßigen, sofortigen Einstieg ins Thema eher
bevorzugen, wird in vielen Kulturen zunächst Smalltalk geschätzt. Auch die
Tendenz der Deutschen, Kritik sehr direkt zu äußern, kann in anderen Kulturen Produktmarketing
als eher aggressiv wahrgenommen werden. Web-Portale
→ Sprechen Sie über unverfängliche Themen wie das Wetter. Vermeiden Sie heikle
Themen wie Religion oder Politik. Mobile Apps
→ In vielen Kulturen, zum Beispiel im asiatischen Raum oder in den USA, wird es
honoriert, wenn man in Kontakt bleibt. Schreiben Sie unmittelbar nach dem
Gespräch eine E-Mail. Bedanken Sie sich für das Gespräch und fassen Sie wichtige doctima Produkte
Punkte zusammen.
inf. 03 quelle Sabine Reich ContentConnect
ContentRuleset
ten, hochspezialisierten Fragen antworten te Zeit fast verstrichen ist und Sie nur einen
ContentAudit
können. Diese Taktik empfiehlt sich, weil Sie Teil Ihrer Fragen stellen konnten. Kennen
auf diese Weise nicht verfrüht mit einem Ex- Sie die Kollegin oder den Kollegen gut, kön-
perten sprechen. Von ihm erhalten Sie sonst nen Sie den Redefluss zumindest gelegent- Seminare und Workshops
Auskünfte, die Sie mangels Hintergrundwis- lich höflich, aber bestimmt unterbrechen.
sen zu einem früheren Zeitpunkt nicht ein- Manchmal möchte man aber einen Exper-
ordnen können. ten nicht stoppen, denn er oder sie nimmt Content Knowledge
sich ja Zeit für Sie und versucht, technische
Gesprächige und stille Experten Workflow Tools
Details näher zu bringen. Dann hilft es, un-
Menschen sind verschieden: Manche sind geklärte Fragen per E-Mail nachzureichen
eher introvertiert, andere äußerst gesprä- und um rasche Beantwortung zu bitten. Unser Seminarprogramm
chig. Einige Kollegen schätzen die Techni- Das Gegenstück zum Vielredner ist der seminare.doctima.de
sche Redaktion als wertvolle Mitarbeiter, die stille Kollege. Möglicherweise ist ihm das
sich um zentrale Dinge wie gute UI-Texte Gespräch mit Ihnen unangenehm. Hier
und nützliche Produktdokumentation küm- könnten Sie das Eis brechen und Ihr Ge- Besuchen Sie uns bei der Jahrestagung 2019
mern und auch zum UI-Design hilfreiche genüber um eine Systemdemo bitten. Viel- Grammatik für die Technische Redaktion
Markus Nickl, Mi 9-10.45 / Do 14-15.45 Uhr, C 9.3
Rückmeldungen geben. Andere Experten in leicht ist der Kollege oder die Kollegin aber
der Entwicklung finden Gespräche mit der auch nur deshalb still, weil Sie sich in ei- Im guten (Work)Flow - Redaktionsprozesse gestalten
Romy Stauch, Do 10-10.45 Uhr, C 4.2
Technischen Redaktion eher lästig oder gar ner Fremdsprache miteinander unterhalten
Error Message in a Bottle - Writing Helpful Error
überflüssig. Weiß man, wie die Experten ti- müssen. Wenn zumindest ein Gesprächs- Messages
cken, kann man mit ein paar Strategien das partner sich in der Sprache nicht zu Hause Maria Mäthger, Di 10.45-12.30 / Mi 11.15-13 Uhr, K1
Gespräch besser steuern (inf. 01–03). fühlt oder sie nur unzureichend beherrscht, Mobile Apps im Arbeitsschutz
Ein gesprächiger Experte kann einen kann ein Gespräch schnell ins Stocken kom- Benjamin Rauschenberger, Mi 10-17 Uhr, Arena C1
St
Technischen Redakteur durchaus zur Ver- men. In diesem Fall wäre es ratsam, einen A and
zweiflung treiben, wenn er oder sie gerne Teil der Fragen per E-Mail zu klären. Dann H a 01
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1 C
und ausführlich über die neuen Entwick- kann auch der sprachlich wenig versierte
doctima GmbH
lungen spricht: Eine Flut von technischen Kollege sich seine Antworten in Ruhe über- Melli-Beese-Straße 19
Details bricht dann auf Sie ein. Vielleicht legen, anstatt in einem Gespräch nach Wor- 90768 Fürth
verstehen Sie nur Teile davon, vielleicht ten zu ringen.
TEL.: +49 (0) 911 975670 - 0
dämmert Ihnen auch schnell, dass nur ein
Keine Zeit, keine Lust FAX: +49 (0) 911 975670 - 188
kleiner Teil der Informationen für Ihre Ar-
beit wirklich wichtig ist. Nach einem Blick Was aber tun, wenn der Experte keine Zeit info@doctima.de
www.doctima.de
auf die Uhr stellen Sie fest, dass die angesetz- oder – schlimmer – einfach keine Lust hat, >
06/19Schwerpunkt 15
wichtigsten Fragen beim Essen schnell los-
zuwerden.
Fragen an eine Expertin Ihr Experte hat vielleicht Zeit, aber gar
keine Lust? Weisen Sie den Kollegen darauf
oder einen Experten hin, dass Technische Dokumentation ein
rechtlich verpflichtender Bestandteil eines
Die folgenden Fragen sind beispielhaft für → Gibt es Testfälle oder Beispieldaten,
Produkts ist und nicht nur ein nettes Ext-
ein Gespräch mit einem Softwareentwickler, mit denen ich die Applikation testen
ra. Ein Hilferuf oder eine Beschwerde beim
der eine neue Applikation für eine könnte?
Vorgesetzten des Experten oder beim Pro-
existierende Softwarelösung entwickelt hat: → Wer im Team kann mir noch mehr
jektleiter sollte nur der letzte Ausweg sein.
→ Welche Hauptfunktion hat die zu den betriebswirtschaftlichen
Wenn Sie diese Karte zu oft ausspielen, er-
Applikation? Was kann ein Benutzer oder technischen Hintergründen
zeugt das nur mehr Unwillen beim Exper-
damit erreichen? der Applikation sagen?
ten, Ihnen zuzuarbeiten.
→ Was sind die Einsatzszenarios für die
Applikation? Das Gespräch mit dem Experten wäre Nach dem Gespräch
→ Gibt es Kundenanforderungen oder auch die Gelegenheit, Feedback zum
Vergessen Sie nicht, sich während oder so-
Rückmeldungen aus dem Support, die UI-Design zu geben und eventuell
fort nach dem Gespräch Notizen zu machen.
die Applikation notwendig machen? Vorschläge zur Verbesserung des
Speziell wenn Sie mit Ihrem Gesprächspart-
→ Kann ich eine Demo dieser Applikation Designs zu machen. Per E-Mail oder
ner in einer Fremdsprache kommunizieren,
sehen? direkt im Gespräch kann man noch
kann sich eine kleine Zusammenfassung
→ Welche Funktion hat Drucktaste xxx Folgendes klären:
des Gesprächs lohnen. Die Zusammenfas-
oder Menüeintrag yyy? → Sind die UI-Texte bereits auf
sung könnten Sie Ihrem Gesprächspartner
→ Wie ist die Applikation mit der terminologische und sprachliche
mit der Bitte um Bestätigung der Richtig-
existierenden Softwarelösung integriert? Korrektheit geprüft?
keit schicken. Das lohnt sich bei schwierigen
Welche Abhängigkeiten gibt es? → Gibt es Systemmeldungen zur
Themen immer, auch unabhängig von der
→ Kann der Benutzer oder der Applikation, die überarbeitet werden
Sprache des Gesprächspartners: So haben
Systemadministrator die Applikation müssten?
Sie alle Punkte schwarz auf weiß. Manch-
konfigurieren oder personalisieren?
mal fallen einem dann noch Themen ein, bei
Wann ja, wo und wie?
denen man tiefer bohren muss.
inf. 04 quelle Sabine Reich Sobald Sie die Technische Dokumenta-
tion auf der Basis des Gesprächs mit dem
Experten aktualisiert haben, schicken Sie
> sich mit Ihnen länger zu unterhalten? Dann sche Dokumentation in attraktiver Form schließlich die Dokumentation noch zur
heißt es, nicht zu verzweifeln, das passiert vorliegt, weiß das zumindest ein Teil Ihres Durchsicht und Freigabe. Bestätigt der Ex-
immer wieder mal. Als grundsätzliche Stra- Teams zu schätzen. Für den Rest müssen Sie perte die Richtigkeit Ihrer Inhalte, ist ein
tegie ist es hilfreich, sich durch qualitativ sich andere Strategien überlegen. großer Schritt in Richtung qualitativ hoch-
hochwertige Arbeit den Respekt der Kol- Wenn ein Experte durchaus für Tech- wertiger Technischer Dokumentation ge-
legen zu erarbeiten. Beteiligen Sie sich an nische Dokumentation aufgeschlossen ist, tan.
Produkttests und geben Sie Feedback zum aber wenig Zeit hat, dann sammeln Sie die
UI-Design. Wenn Sie einen Zugang zum Fragen, die wirklich nur der Experte be-
literatur
Entwicklungssystem haben, sind Sie für Ih- antworten kann. Für den Rest der Fragen [1] Baumert, Andreas; Reich, Sabine (2012): Interviews
re Softwareentwickler ein Betatester. Mög- versuchen Sie, Kolleginnen oder Kollegen in der Recherche. Redaktionelle Gespräche zur
licherweise sind Sie also der erste Benut- mit mehr Zeit anzusprechen. Manchmal Informationsbeschaffung, 2. Auflage. Springer VS,
zer, der die Software sieht und ausprobiert. lohnt es sich, Fragen in einer Liste zu sam- Wiesbaden.
[2] Leif, Thomas (2010): Telefon-Recherche – Bessere
Überarbeiten Sie die UI-Texte und System- meln und in einem einzigen Gespräch mit
Informationsakquise mit einem unterschätzten
meldungen sorgfältig – die Kunden und dem vielbeschäftigten Kollegen gezielt ab- Recherche-Werkzeug. In: Leif, Thomas (Hrsg.)
auch Ihre Entwickler werden es Ihnen dan- zuarbeiten. Wenn alles nicht hilft: Gehen Trainingshandbuch Recherche. Informationsbe
ken. Wenn dann schließlich noch gut ver- Sie doch mit Ihrem Team Mittag essen, schaffung professionell, 2. Auflage. VS Verlag,
ständliche, fundiert recherchierte Techni- möglichst regelmäßig. Versuchen Sie, Ihre Wiesbaden, S. 96–99.
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06/1916 Schwerpunkt
Gesucht und
gefunden dank Index
Durch die heutige Volltextsuche ist der Nutzen eines Index oder auch Registers in
Vergessenheit geraten. Dabei kann er moderne Verfahren sehr gut ergänzen.
Eine passende Gelegenheit, um das Image des Indexierens aufzupolieren.
text Walter Greulich
Technische Dokumentationen haben am dexeintrags, dass ein markiertes Wort zum on sind praktisch alle Aspekte enthalten,
Ende häufig einen Index. Nicht selten al- Inhalt eines Feldes wird, das im Text einge- die den Weg hin zu einem guten Index be-
lerdings gibt dessen nähere Untersuchung bettet wird. Man spricht auch von Embed- schreiben:
Anlass zu der Vermutung, er sei im letzten ded Indexing. Was selten genutzt wird, ist → einheitliche Kriterien
Moment etwas lieblos erstellt worden. Das die Möglichkeit, leere Indexfelder zu erzeu- → Systematik
Erzeugen eines Index scheint so manche gen und diese manuell mit Inhalt zu ver- → alphabetische Anordnung
Technische Redakteurin und so mancher sehen, mit anderen Worten: Schlagwor- → Aufnahme von Themen, Schlagwörtern,
Redakteur als Last, als notwendige Pflicht te selbst zu vergeben. Die Aufnahme von Begriffen und Dokumenteigenschaften
empfunden zu haben. Gründe dafür gibt es Schlagworten erhöht die Qualität eines In- Mit anderen Worten: Ein Index sollte nicht
sicher einige. Ein wichtiger, wenn nicht gar dex immens. Hieße das etwa, dass auf Me- auf die Schnelle erzeugt werden, denn dann
entscheidender Grund ist die Tatsache, dass tadaten verzichtet werden kann, wenn ein bleiben notgedrungen die einheitlichen Kri-
der Sinn und der Nutzen von Indexen heute guter Index erstellt wird? Die Antwort lau- terien und die Systematik auf der Strecke.
nicht mehr gesehen werden. Denn macht die tet klar nein. Denn beide Ansätze besitzen Die Konsequenz ist, dass dem Leser eines
Volltextsuche in PDFs oder in EPUB-basier- eigene Merkmale, durch die sie zu vonein- solchen Index der Zugang zum Inhalt des
ten E-Books einen Index nicht überflüssig? ander unabhängigen Methoden der Inhalts- Dokuments nicht erleichtert, sondern er-
Schützenhilfe erhalten Indexkritiker durch erschließung werden. Die Metadatenerzeu- schwert wird. Er greift zu anderen Mitteln,
iiRDS, den intelligent information Request gung nach iiRDS und die Indexerzeugung um Inhalt zu finden, etwa zur Nutzung des
and Delivery Standard [1]. Den Standard hat sind keine Konkurrenten, sondern können Inhaltsverzeichnisses oder – bei PDFs und
die tekom gemeinsam mit anderen Partnern sich sehr gut ergänzen. E-Books – zur Volltextsuche.
entwickelt. Mit iiRDS wird die Handhabung
von Metadaten geregelt, die für Dokumen- Eigenschaften eines guten Index Unterschiede der Verfahren
te vergeben werden können. Ein wichtiger Was ist ein Index oder auch ein Register ge- Metadaten, Indexe und Volltextsuchen sind
Aspekt dabei ist die bessere Erschließbar- nau? Wer schon an einem der Themenaben- letztlich dazu da, das Finden von Informa-
keit der Inhalte. de teilgenommen hat, die ich in lockerer tionen zu erleichtern. Informationen sind
Reihenfolge bei den tekom-Regionalgrup- nicht irgendwelche Daten. Es handelt sich
Eigene Schlagworte definieren pen abgehalten habe, kennt folgende Defini- eher um solche, die eine Person interessie-
Im Grunde ist aber genau das auch Aufgabe tion: „Ein Register oder Index ist eine nach ren, zum Beispiel, weil sie ein Problem bei
eines guten Index: Inhalte einer Benutzerin einheitlichen Kriterien systematisch erstell- der Handhabung eines Geräts lösen möch-
oder einem Benutzer zugänglich zu machen. te, meist alphabetisch angeordnete Liste von te. Die Frage lautet also: Sind alle Suchver-
Die Vergabe von Metadaten läuft, verein- Themen, Schlagwörtern, Begriffen und Do- fahren gleichermaßen in der Lage, die inter-
facht ausgedrückt, auf eine Verschlagwor- kumenteigenschaften, die dem Leser den essanten Textstellen zugänglich zu machen?
tung des Inhalts hinaus. Schlagworte sind Zugang zum Inhalt des Dokuments erleich- Schaut man sich an, wie Technische Do-
Begriffe, die so geschrieben nicht unbedingt tert.“ kumente heute erstellt werden, so rückt ein
im Dokument vorkommen müssen. Viel- Die Definition stammt von Hans H. Aspekt in den Vordergrund: die Modula-
mehr muss sie sich die Technische Redak- Wellisch, einem der Registerpäpste im an- risierung. Egal, ob mit einem Redaktions-
teurin oder der Redakteur ausdenken und gelsächsischen Raum [2]. In der Definiti- system, einem Layout- oder Textverarbei-
dem Dokument zuweisen. Ein Index da-
gegen wird oft als reine Sammlung von im
Dokument enthaltenen Begriffen gesehen: Der Physiker, Redakteur, Lektor und Indexer Walter Greulich setzt seit fast
Wörter werden markiert und als Indexein- 30 Jahren digitale Techniken ein, darunter auch Microsoft Word. In Workshops
trag festgelegt. und Seminaren gibt er sein Wissen und seine Erfahrung zur Generierung und
Bearbeitung technisch-naturwissenschaftlicher Publikationen an Studierende
In den gängigen Programmen wie Mi-
und Kollegen weiter.
crosoft Word, Adobe InDesign und Frame- walter.greulich@publishing-and-more.de, www.publishing-and-more.de
Maker bedeutet das Festlegen eines In-
06/19Schwerpunkt 17
tungsprogramm – immer wird versucht, in kunde damit zufriedengestellt werden kann. dex muss nicht erläutert werden, sondern
kleinen Portionen zu arbeiten, von denen Die Volltextsuche kommt komplett ohne erschließt sich intuitiv. Vorausgesetzt, er ist
sich möglichst viele für unterschiedliche eine Vorbereitung durch die Technische Re- gut gemacht (inf. 01, s. 18).
Zwecke kombinieren lassen. Wenn dabei daktion aus. Die Programme, in denen eine Indexbegriffe sind, falls eine Technische
nach gewissen Standards systematisch vor- Suche gestartet wird, gehen jeweils den Dokumentation modular erstellt wurde,
gegangen wird, reduziert sich bei der Erzeu- kompletten Wortbestand (einen Volltext- mit Textstellen im Inneren der Module ver-
gung eines Gesamtdokuments nicht nur die index im Hintergrund) durch – mit hoher knüpft und bilden daher andere Eigenschaf-
Fehlerquote, sondern auch der Aufwand. Geschwindigkeit, was sicherlich einer der ten von Modulen ab als Metadaten. Inhalte
Genau das ist auch ein Ziel von iiRDS. Hauptvorteile ist. Die Modularisierung von von Modulen, aber auch von ganzen Doku-
Was das Auffinden von Informationen Dokumenten bzw. die Synthese von Modu- menten zu analysieren und als Analyseer-
betrifft, zeigt sich dabei ganz deutlich, wel- len hat keinerlei Auswirkung auf das Funk- gebnis die passenden Begriffe in einen Index
che Rolle die verschiedenen Suchverfahren tionieren einer Volltextsuche. Die Volltext- aufzunehmen, macht die Kunst des Indexie-
einnehmen. Metadaten werden zum Beispiel suche hat aber den Nachteil, dass jegliche rens aus. Das modulare Vorgehen erfordert
für ein Modul als Ganzes vergeben und be- Informationen über Zusammenhänge feh- allerdings immer einen gewissen Anpas-
schreiben dessen Eigenschaften. In vernetz- len. Als Suchergebnis erhält man nicht wirk- sungsaufwand, denn die Gewichtung von
ten digitalen Umgebungen müssen Modu- lich Informationen, sondern eine Liste mit Indexbegriffen kann sich verschieben, wenn
le nicht mehr zu einem Gesamtdokument Fundstellen bzw. unstrukturierten Daten. Module zu einem Ganzen vereinigt werden.
vereinigt werden, vielmehr lassen sich ein- Sie müssen recht mühsam durchforstet wer- Ähnlich wie bei der Metadatensuche ver-
zelne Module mit den interessierenden Ei- den. mittelt ein guter Index Zusammenhänge. Er
genschaften treffsicher über die Metadaten liefert Informationen und führt eine Person
finden, zum Beispiel die Beschreibung einer Ergebnis einer Analyse ebenfalls schnell und sicher zum Ziel. Dass
Fehlerbehebung. Das Problem bei Metada- Solange Gebrauchs- und Betriebsanleitun- das funktioniert, liegt in erster Linie dar-
ten besteht aber darin, dass nicht alle Nutzer gen in gedruckter Form oder als PDF er- an, dass die Technische Redaktion bei der
Zugriff auf sie haben. Im Herstellungs- und stellt werden, können Indexe ihr Potenzi- Verschlagwortung und Festlegung eines In-
Wartungsprozess wird die Verwendung von al als Such- und Findehilfe entfalten. Einen dexeintrags Bedeutung und Relevanz der
Metadaten sicher zu einer höheren Effekti- Index mitzuliefern, dürfte grundsätzlich Begriffe abwägt und intelligente Entschei-
vität führen. Fraglich ist aber, ob der End- kein Problem sein. Die Nutzung eines In- dungen fällt. Metadaten und gute Indexe >
Wir
digitalisieren
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Die neue Version TIM 4.4 und unsere
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tekom-Jahrestagung 2019, Stand C2/D04
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> fungieren als Filter für die wichtigen Infor- Suche herauskommt. Dass beim Durchse- ten ergibt. Sie liefert aber als Ergebnis kei-
mationen in einem Modul oder Dokument. hen der Ergebnisliste eventuell auch Din- ne Informationen, sondern unstrukturierte
ge entdeckt werden, an die man bei der Daten. Das gewünschte Ziel zu erreichen, ei-
Erinnern und Entdecken Eingabe nicht gedacht hat, ist eher ein Ne- ne Information zu finden, ist möglich, kann
Aus der Sicht der suchenden Person spielt benaspekt. Falls nichts Interessantes gefun- aber mühsam sein.
noch ein weiterer Punkt eine große Rolle: den wurde, muss die Suche mit einer abge- Jegliche Arbeit, die zusätzlich in die Be-
die Art der Recherche. Sie kann auf zwei wandelten Schreibweise des Begriffs oder schreibung von Inhalten einfließt, wertet
grundsätzlich verschiedene Weisen durch- gleich mit ganz anderen Suchkriterien er- Dokumente auf und erleichtert die Suche
geführt werden [3]: neut durchgeführt werden. nach Informationen. Metadaten können
→ Die Person ist sicher, dass in einem Ein guter Index dagegen erlaubt von ihre volle Kraft in Produktions- und War-
Dokument ein bestimmter Aspekt vornherein eine ungezielte Suche. Eine tungsprozessen entfalten. Bei der Endkun-
behandelt wird, weiß aber nicht wo. Möglichkeit für eine solche Entdeckungs- din oder dem Endkunden dagegen ist ein
Das kann als Zielrecherche bezeichnet recherche wäre, probehalber verschiede- guter Index das Mittel der Wahl, wenn es um
werden, manchmal spricht man auch ne Stellen der alphabetischen Liste auf sich das Finden von Informationen geht. Indexe
von Erinnerungsrecherche. wirken zu lassen. Dabei bekommt man un- sind nicht nur in der Handhabung leicht zu
→ Es gibt aber Situationen, in denen nicht vermutet Anregungen, die das Suchen ein- verstehen. Wie keine andere Methode bieten
klar ist, wonach gesucht werden soll. facher machen. Beispielsweise wird es in ei- sie die Möglichkeit, ungezielt zu suchen und
Die Person kennt zum Beispiel die nem guten Index Querverweise geben, die Anregungen zu erhalten. Indexe sind daher
Begriffe nicht, die in einer Bedienungs- von einem Alternativbegriff zu demjenigen auch heute nicht überflüssig.
anleitung verwendet werden, um ein Registerbegriff führen, der von der Tech- Die Art und Weise, wie sie erstellt wer-
Problem und dessen Lösung zu nischen Redakteurin oder dem Redakteur den, ändert sich mit den Anforderungen,
beschreiben. Dann ist es hilfreich, im Anleitungstext verwendet wurde. Der die sich durch den technischen Wandel er-
wenn die Anleitung neben dem zugehörige Seitenverweis führt schließlich geben. Zum Beispiel steht für das Embed-
Inhaltsverzeichnis ein alphabetisches zur Fundstelle im Text. Das gezielte Suchen, ded Indexing in Microsoft Word und Adobe
Verzeichnis anbietet, das eine Ent also eine Erinnerungsrecherche, ist in einem InDesign das Zusatzprogramm IndexMana-
deckungsrecherche erlaubt. Index natürlich genauso möglich. ger zur Verfügung, das eine interaktive Ver-
Man sollte sich klarmachen, dass sowohl bindung zwischen den Einträgen im Regis-
bei der Metadaten- als auch der Volltext- Ein echter Zusatznutzen ter und den Eintragsfeldern im Dokument
suche immer ein bestimmtes Ziel gesucht Heute ist die Volltextsuche sozusagen ein schafft. Wird ein Eintrag im Register bear-
wird. Eine Person gibt den Zielbegriff zu- nützliches Abfallprodukt, das sich automa- beitet, sind die Änderungen sofort auch im
nächst ein und wartet auf das, was bei der tisch aus der Digitalisierung von Dokumen- zugehörigen Feld zu sehen und umgekehrt.
Merkmale eines guten Index/Registers
Äußere Merkmale: → Er ist kein reines Stichwortregister (Extraktionsindex),
→ Er enthält keine Schreibfehler. sondern enthält ausreichend viele Schlagworte, die den
→ Er besitzt konsistente Schreibweisen. Inhalt beschreiben (Zuteilungsindex).
→ Er enthält keine Einzahl-Mehrzahl-Fehler. → Er bietet ausreichend viele sinnvolle Querverweise. Diese
→ Er ist korrekt sortiert. lassen sich sehr gut bilden, wenn man Schlagworte aufnimmt,
→ Er gibt nicht mehr als fünf Seitenzahlen nach dem jeweiligen zum Beispiel Synonyme zu im Text vorhandenen Begriffen.
Thema an. → Er bietet dem Leser mehrere Einstiege zu wichtigen Themen.
→ Er enthält Seitenbereichsangaben, nicht nur Verweise auf Erreicht wird das neben der Aufnahme von Synonymen durch
einzelne Seiten. das so genannte Double Posting. Ein Beispiel wäre, nicht nur
→ Er ist optisch gut gegliedert, das heißt, er weist wenigstens Begriff und Unterbegriff aufzunehmen, sondern auch die
zwei, höchstens drei Stufen (Ebenen) auf und arbeitet mit Umkehrung – selbstverständlich nur, wenn der Unterbegriff
Einzügen für die Untereinträge. als Hauptthema geeignet ist, sich also wieder ein vernünftiger
Allein durch die Erfüllung dieser äußeren Merkmale erhöht sich Eintrag ergibt. Wenn Sie es ausprobieren, werden Sie feststellen,
die Brauchbarkeit eines Index so sehr, dass die Leser daran ihre dass ein Double Posting erstaunlich oft möglich ist, und das
Freude haben. bei äußerst geringem Aufwand.
Innere Merkmale: Zur Erfüllung der inneren Merkmale ist ein gewisser Aufwand nötig,
→ Er ist möglichst vollständig und enthält alle wichtigen Begriffe. und es gehört etwas Übung dazu. Je mehr Indexe man erstellt hat,
→ Er enthält ausreichend viele, trotzdem aber keine redundanten umso leichter fällt es, im richtigen Moment, an der richtigen Stelle
Untereinträge. im Dokument die optimale Indexeintragsentscheidung zu treffen.
→ Er zeigt vor allem durch die geschickte Wahl von Untereinträgen Nicht zu unterschätzen ist darüber hinaus die Hilfe, die technische
Zusammenhänge zwischen den Begriffen auf. Verfahren bieten können.
inf. 01 quelle Walter Greulich
06/19Sie können auch lesen
