SHK-EINSTELLUNG MIT SAP - ALLGEMEINE INFORMATIONEN - TU Dresden
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
SHK-EINSTELLUNG MIT SAP ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Inhalt:
• Systemvoraussetzungen - 5
• Navigation auf der Benutzeroberfläche: I. Anmeldung – 6
• Navigation auf der Benutzeroberfläche: II. Inbox – 7
• Navigation auf der Benutzeroberfläche: III. Meine offenen Prozesse – 8
• Navigation auf der Benutzeroberfläche: III. Meine offenen Prozesse - Detailansicht – 9
• Einrichten von Vertretungsregelungen – 10 bis 12
• Beantragung von Berechtigungen – 13
• Support – 14
• Verbesserungen im Prozess - 15
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 2Prozessübersicht - Teil 1:
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 3Prozessübersicht - Teil 2:
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 4Systemvoraussetzungen:
• Webbrowser:
vorzugsweise Firefox oder Chrome -> die Nutzung verschiedener Browser kann zu unterschiedlichen
Ergebnissen führen
• Programm zur Darstellung von PDF-Dokumenten:
vorzugsweise Adobe Acrobat Reader;
PDFs möglichst nicht als Vorschau im Browser, sondern direkt öffnen -> bei Firefox: rechts oben im
Browser: Einstellungen – Allgemein – Anwendungen – „PDF mit Adobe … öffnen“
• Zulassung von Popups im Webbrowser:
bei erstmaligem Starten eines Prozesses mit Firefox -> gelbe Zeile oben am Rand
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 5Navigation auf der Benutzeroberfläche:
I. Anmeldung
• Links für Internetbrowser (Empfehlung: als Favorit anlegen):
Produktivsystem ab 01.02.2018: https://p01.erp.tu-dresden.de:44304/nwbc/
Testsystem: https://q01.erp.tu-dresden.de:44302/nwbc/
• Anmeldung mit SAP-Login (wie z. B. für SRM / KOPRA)
• Reiter „SHK-Einstellungen“ suchen
(evtl. Pfeile rechts nutzen)
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 6Navigation auf der Benutzeroberfläche:
II. Inbox
• zeigt alle Datensätze, die zur eigenen Bearbeitung eingegangen sind; enthält Beschreibung des anstehenden
Prozessschritts
• Navigation entsprechend Nummerierung
• Datensätze können weitergeleitet werden („Weiterleiten“)
1
3
2
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 7Navigation auf der Benutzeroberfläche:
III. Meine offenen Prozesse
• gibt Überblick zu allen laufenden Vorgängen, bei denen man selbst Bearbeiter/in eines Prozessschrittes ist
(Datensatz wird aus Ansicht entfernt, sobald Vorgang in Dezernat 2 abgeschlossen)
• Navigation entsprechend Nummerierung
• Einstellung der Spalten mittels möglich
1
zur eindeutigen Zuordnung der Papierunterlagen o.
Supportanfragen
3
2
• nach Betätigung des „Details“-Buttons erscheint die Detail-Ansicht:
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 8Navigation auf der Benutzeroberfläche:
III. Meine offenen Prozesse - Detailansicht
• für Prozessschritte mit dem Status „Beendet“ können Inhalte angeschaut und evtl. Anlagen erneut gedruckt
werden
• „zurückziehen“ des Vorgangs möglich
Achtung! Eingefügte Kommentare sind von allen Prozessbeteiligten einsehbar!
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 9Einrichten von Vertretungsregelungen:
• Unbedingt vor der ersten Nutzung des Systems mindestens Vertretung mit Art „Einspringen“ einrichten!!!
• Reiter „Inbox“ aufrufen -> Schaltfläche „Vertretung“
• es erscheint Übersicht angelegter Vertretungsregelungen:
eigene Abwesenheitsvertreter
anderer Nutzer, für den man selbst
als Vertreter/in angelegt ist;
im Vertretungsfall: mit Schaltfläche „Übernehmen“ dessen Datensätze in den eigenen Arbeitsvorrat übernehmen
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 10Einrichten von Vertretungsregelungen:
• „Regel anlegen“ 2
3
1 4
• Vertreter/in über Eingabehilfe suchen
• Entscheidung, ob Person nur für „Personalprozesse“ oder für
„alles“ (SRM + Personalprozesse) vertreten soll (evtl. folgen
zukünftig weitere Prozesse)
• Entscheidung bei „Empfänger soll:“
4
„Empfänger erhält meine Aufgaben“ automatisch in unten
angegebenem Zeitraum (Bsp. Urlaub)
oder Empfänger kann „für mich einspringen“ (Bsp. Krankheit)
und aktiv Aufgaben in seine Inbox übernehmen
Die Änderung von angelegten Vertretungsregelungen ist nur möglich,
indem die Regelung mit einer neuen Regelung überschrieben wird.
Pro Empfänger ist nur eine der beiden Varianten gleichzeitig möglich. 5
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 11Unterschiede bei Varianten der Vertretungsregelung:
A
Variante AA
- Anlegen vor geplanter Abwesenheit, bestenfalls zeitlich begrenzt
- Datensätze sind vorerst bei beiden Anwendern sichtbar; sobald der B
Datensatz geöffnet wurde, erscheint er nur noch bei diesem
Anwender; bei Rückkehr des Abwesenden muss u. U. der Datensatz
vom Vertreter per Schaltfläche „Weiterleiten“ zurück gegeben werden
Variante BB
- sollte grundsätzlich ab erstmaliger Nutzung angelegt werden
- für den Fall ungeplanter Abwesenheit = Einsicht in Inbox des
Abwesenden
- Übernahme: Schaltfläche „Vertretung“ -> in unterer Tabelle,
Zeile mit Abwesendem -> Schaltfläche „Übernehmen“
-> Datensätze erscheinen bei Vertreter in der Inbox
- Beendigung der Vertretung: Schaltfläche „Vertretung“ -> in unterer
Tabelle, Zeile mit Abwesendem -> Schaltfläche „Übernahme … Für identische Zeiträume kann nicht dieselbe
beenden“ -> Datensätze erscheinen wieder beim Abwesenden Person mit verschiedenen Varianten angelegt
- fällt Vertreter selbst aus, ist keine Einsicht durch Vertreter des werden; besser: Variante A immer befristet ->
Vertreters möglich! Variante B unbefristet angelegt würde
automatisch gesplittet werden.
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 12Beantragung von Berechtigungen:
• Voraussetzungen für die Nutzung:
Berechtigungsantrag
in Pilotphase verantwortlich Hr. Dr. Ludwig (CHE) und Fr. Winkler (MW)
Antragsvordruck: https://tu-dresden.de/intern/services-und-hilfe/sap_am/downloads
Process Owner derzeit: Hr. Dr. Herzog (Dezernat Personal)
Rolle zum Mittelgenehmigen und Veto einlegen:
ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_BEARB
Rollen zum Einstellungsanträge erstellen:
ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_BEARB
ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_PI
soll für Schritt „Vetorecht ausüben“ grundsätzlich nur eine Vertretungsregelung in Anspruch genommen
werden, müssen keine Berechtigungen beantragt werden -> an Fr. Püschmann, D6, wenden
SAP0-Schulung
kurze Schulung im SHK-Prozess
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 13Support:
• Personaldezernat
Frau Döring / Herr Schmall (SG 2.4)
• SAP Application Management
Ulrike Püschmann (SG 6.1)
Unterstützung über ISL (Fernwartungssystem) möglich
in Pilotphase auch erreichbar über erp@tu-dresden.de
Betreff = „HCM SHK-Einstellung: …“
Daten zum Prozess (Prozess-Referenznummer, Screenshot u. ä.) bereithalten
keine personenbeziehbaren Daten in unverschlüsselte E-Mails (z. B. Ticketsystem)
• Schulungsunterlagen bzw. Kurzanleitung auf der SHK/ WHK-Homepage www.verw.tu-dresden.de/shkwhk
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 14Verbesserungen im Prozess:
• voraussichtlich kurzfristigere Einstellung von SHKs möglich durch
Parallelisierung der Arbeitsschritte
bessere Antragsqualität aufgrund elektronischer Unterstützung
Umstellung des Prozesses zur Vermeidung mehrfacher Unterschriftsleistungen der SHK
Reduzierung von Postlaufzeiten
• anwendungsfreundlicher
für SHK: durch Anbieten bereits vorhandener Daten + Vorschlagslisten + Ausfüllhilfen
für Prozessinitiatoren: durch Vorschlagslisten + Ausfüllhilfen; Vorbereitung einzureichender Anlagen
für Dekanat: Beteiligung am Einstellungsprozess nur auf Wunsch -> Entlastung
für Sachbearbeiter/innen Dez. Personal: bessere Datenqualität, automatische Datenübernahme in SAP, kein
umständlicher Arbeitsvertragsdruck, weitere el. Unterstützung
• Transparenz für alle Prozessbeteiligten bezüglich des Sachstandes; automatische Informationsmails
• rechtssichere Verträge durch Sicherstellung der Vertragsunterschrift vor Vertragsbeginn
• rechtzeitige Bezügezahlung sowie Vermeidung von sv-rechtlichen Nachteilen wird ermöglicht durch Einhaltung der
Bearbeitungszeit Bezügestelle
25.06.2018 SHK-Einstellungsprozess mit SAP Folie 15Sie können auch lesen
