SHK-EINSTELLUNG MIT SAP - ALLGEMEINE INFORMATIONEN - TU Dresden

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SHK-EINSTELLUNG MIT SAP - ALLGEMEINE INFORMATIONEN - TU Dresden
SHK-EINSTELLUNG MIT SAP
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Inhalt:

•   Systemvoraussetzungen - 5
•   Navigation auf der Benutzeroberfläche: I. Anmeldung – 6
•   Navigation auf der Benutzeroberfläche: II. Inbox – 7
•   Navigation auf der Benutzeroberfläche: III. Meine offenen Prozesse – 8
•   Navigation auf der Benutzeroberfläche: III. Meine offenen Prozesse - Detailansicht – 9
•   Einrichten von Vertretungsregelungen – 10 bis 12
•   Beantragung von Berechtigungen – 13
•   Support – 14
•   Verbesserungen im Prozess - 15

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Prozessübersicht - Teil 1:

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Prozessübersicht - Teil 2:

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Systemvoraussetzungen:

•   Webbrowser:
           vorzugsweise Firefox oder Chrome -> die Nutzung verschiedener Browser kann zu unterschiedlichen
           Ergebnissen führen

•   Programm zur Darstellung von PDF-Dokumenten:
           vorzugsweise Adobe Acrobat Reader;
           PDFs möglichst nicht als Vorschau im Browser, sondern direkt öffnen -> bei Firefox: rechts oben im
           Browser: Einstellungen – Allgemein – Anwendungen – „PDF mit Adobe … öffnen“

•   Zulassung von Popups im Webbrowser:

           bei erstmaligem Starten eines Prozesses mit Firefox -> gelbe Zeile oben am Rand

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Navigation auf der Benutzeroberfläche:

I. Anmeldung

•   Links für Internetbrowser (Empfehlung: als Favorit anlegen):
            Produktivsystem ab 01.02.2018:             https://p01.erp.tu-dresden.de:44304/nwbc/

            Testsystem:                                https://q01.erp.tu-dresden.de:44302/nwbc/

•   Anmeldung mit SAP-Login (wie z. B. für SRM / KOPRA)

•   Reiter „SHK-Einstellungen“ suchen
            (evtl. Pfeile rechts nutzen)

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Navigation auf der Benutzeroberfläche:

II. Inbox

•       zeigt alle Datensätze, die zur eigenen Bearbeitung eingegangen sind; enthält Beschreibung des anstehenden
        Prozessschritts
•       Navigation entsprechend Nummerierung
•       Datensätze können weitergeleitet werden („Weiterleiten“)

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Navigation auf der Benutzeroberfläche:

III. Meine offenen Prozesse

•       gibt Überblick zu allen laufenden Vorgängen, bei denen man selbst Bearbeiter/in eines Prozessschrittes ist
        (Datensatz wird aus Ansicht entfernt, sobald Vorgang in Dezernat 2 abgeschlossen)
•       Navigation entsprechend Nummerierung
•       Einstellung der Spalten mittels            möglich

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•       nach Betätigung des „Details“-Buttons erscheint die Detail-Ansicht:

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Navigation auf der Benutzeroberfläche:

III. Meine offenen Prozesse - Detailansicht

•   für Prozessschritte mit dem Status „Beendet“ können Inhalte angeschaut und evtl. Anlagen erneut gedruckt
    werden
•   „zurückziehen“ des Vorgangs möglich

                        Achtung! Eingefügte Kommentare sind von allen Prozessbeteiligten einsehbar!

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Einrichten von Vertretungsregelungen:

•    Unbedingt vor der ersten Nutzung des Systems mindestens Vertretung mit Art „Einspringen“ einrichten!!!
•    Reiter „Inbox“ aufrufen -> Schaltfläche „Vertretung“
•    es erscheint Übersicht angelegter Vertretungsregelungen:

eigene Abwesenheitsvertreter

anderer Nutzer, für den man selbst
als Vertreter/in angelegt ist;
im Vertretungsfall: mit Schaltfläche „Übernehmen“ dessen Datensätze in den eigenen Arbeitsvorrat übernehmen

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Einrichten von Vertretungsregelungen:

•    „Regel anlegen“                                                                        2
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•    Vertreter/in über Eingabehilfe suchen
•    Entscheidung, ob Person nur für „Personalprozesse“ oder für
     „alles“ (SRM + Personalprozesse) vertreten soll (evtl. folgen
     zukünftig weitere Prozesse)
•    Entscheidung bei „Empfänger soll:“
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     „Empfänger erhält meine Aufgaben“ automatisch in unten
     angegebenem Zeitraum (Bsp. Urlaub)

     oder Empfänger kann „für mich einspringen“ (Bsp. Krankheit)
     und aktiv Aufgaben in seine Inbox übernehmen

Die Änderung von angelegten Vertretungsregelungen ist nur möglich,
indem die Regelung mit einer neuen Regelung überschrieben wird.
Pro Empfänger ist nur eine der beiden Varianten gleichzeitig möglich.                   5

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Unterschiede bei Varianten der Vertretungsregelung:
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Variante AA
- Anlegen vor geplanter Abwesenheit, bestenfalls zeitlich begrenzt
- Datensätze sind vorerst bei beiden Anwendern sichtbar; sobald der                                                      B
  Datensatz geöffnet wurde, erscheint er nur noch bei diesem
  Anwender; bei Rückkehr des Abwesenden muss u. U. der Datensatz
  vom Vertreter per Schaltfläche „Weiterleiten“ zurück gegeben werden

Variante BB
- sollte grundsätzlich ab erstmaliger Nutzung angelegt werden
- für den Fall ungeplanter Abwesenheit = Einsicht in Inbox des
  Abwesenden
- Übernahme: Schaltfläche „Vertretung“ -> in unterer Tabelle,
  Zeile mit Abwesendem -> Schaltfläche „Übernehmen“
  -> Datensätze erscheinen bei Vertreter in der Inbox
- Beendigung der Vertretung: Schaltfläche „Vertretung“ -> in unterer
  Tabelle, Zeile mit Abwesendem -> Schaltfläche „Übernahme …                        Für identische Zeiträume kann nicht dieselbe
  beenden“ -> Datensätze erscheinen wieder beim Abwesenden                          Person mit verschiedenen Varianten angelegt
- fällt Vertreter selbst aus, ist keine Einsicht durch Vertreter des                werden; besser: Variante A immer befristet ->
  Vertreters möglich!                                                                  Variante B unbefristet angelegt würde
                                                                                           automatisch gesplittet werden.

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Beantragung von Berechtigungen:

•   Voraussetzungen für die Nutzung:

            Berechtigungsantrag

                         in Pilotphase verantwortlich Hr. Dr. Ludwig (CHE) und Fr. Winkler (MW)

                         Antragsvordruck: https://tu-dresden.de/intern/services-und-hilfe/sap_am/downloads

                         Process Owner derzeit: Hr. Dr. Herzog (Dezernat Personal)

                         Rolle zum Mittelgenehmigen und Veto einlegen:
                         ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_BEARB

                         Rollen zum Einstellungsanträge erstellen:
                         ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_BEARB
                         ZT_1000_P_HCM_ASR_HIR_PI

                         soll für Schritt „Vetorecht ausüben“ grundsätzlich nur eine Vertretungsregelung in Anspruch genommen
                         werden, müssen keine Berechtigungen beantragt werden -> an Fr. Püschmann, D6, wenden

            SAP0-Schulung

            kurze Schulung im SHK-Prozess

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Support:

•   Personaldezernat
           Frau Döring / Herr Schmall (SG 2.4)

•   SAP Application Management
           Ulrike Püschmann (SG 6.1)
           Unterstützung über ISL (Fernwartungssystem) möglich
           in Pilotphase auch erreichbar über erp@tu-dresden.de
                         Betreff = „HCM SHK-Einstellung: …“
                         Daten zum Prozess (Prozess-Referenznummer, Screenshot u. ä.) bereithalten
                         keine personenbeziehbaren Daten in unverschlüsselte E-Mails (z. B. Ticketsystem)

•   Schulungsunterlagen bzw. Kurzanleitung auf der SHK/ WHK-Homepage www.verw.tu-dresden.de/shkwhk

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Verbesserungen im Prozess:

•   voraussichtlich kurzfristigere Einstellung von SHKs möglich durch
            Parallelisierung der Arbeitsschritte
            bessere Antragsqualität aufgrund elektronischer Unterstützung
            Umstellung des Prozesses zur Vermeidung mehrfacher Unterschriftsleistungen der SHK
            Reduzierung von Postlaufzeiten

•   anwendungsfreundlicher
            für SHK: durch Anbieten bereits vorhandener Daten + Vorschlagslisten + Ausfüllhilfen
            für Prozessinitiatoren: durch Vorschlagslisten + Ausfüllhilfen; Vorbereitung einzureichender Anlagen
            für Dekanat: Beteiligung am Einstellungsprozess nur auf Wunsch -> Entlastung
            für Sachbearbeiter/innen Dez. Personal: bessere Datenqualität, automatische Datenübernahme in SAP, kein
            umständlicher Arbeitsvertragsdruck, weitere el. Unterstützung

•   Transparenz für alle Prozessbeteiligten bezüglich des Sachstandes; automatische Informationsmails

•   rechtssichere Verträge durch Sicherstellung der Vertragsunterschrift vor Vertragsbeginn

•   rechtzeitige Bezügezahlung sowie Vermeidung von sv-rechtlichen Nachteilen wird ermöglicht durch Einhaltung der
    Bearbeitungszeit Bezügestelle

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