Was wir für Sie tun können - Leistungsübersicht 19/20 - HGI Systems
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Was wir für
Sie tun können.
Leistungsübersicht 19/20
2
Inhalt dieser Leistungsübersicht
Die bewährte hgi Vorgehensweise zur Projektumsetzung 6
OfficeAssistant - flexibles ERP, das mitwächst 8
Success Story: Gloryfy - mit Innovation, Flexibilität und Qualität zum Erfolg 12
Success Story: KLEMA - Dentalprodukte für die Welt mit IT-Wurzeln aus Lauterach 13
Success Story: Piepmatz - mit OfficeAssistant den SecondHand Handel verwalten 14
Success Story: Sieber Transport - drei Individuallösungen für den Transport 15
Modulübersicht 16
myFactory - Webbasierte Lösungen aus der Cloud 18
Modulübersicht 20
hgi EnterpriseFramework - Individuallösungen nach Maß 22
Success Story: SFS Group - neue Vertriebswege mit toolLOG® 24
Success Story: Dolce Vita - Digitalisierung für einen coolen Zweck 25
SkischulAssistant - Freizeitwirtschaft und Tourismus optimal organisiert 26
die hgi TeamApp 29
SkischulAssistant wird zum OutdoorAssistant 29
VereinsAssistant - Vereine einfach und trotzdem professionell verwalten 30
Success Story: Netz für Kinder - mit „digitalem Herz“ aus Vorarlberg 34
Success Story: Modernisierungsoffensive beim Vorarlberger Skilehrerverband 35
ArtAssistant - Sammlungen richtig organisiert 36
Unsere Kunden 40
Was bedeutet digitale Transformation für Unternehmen eigentlich? 42
3
Liebe Leserinnen und Leser, vor Ihnen liegt die erste zusammen- So werden auf einmal Start-ups zu Die digitale Disruption verändert im- fassende Leistungsübersicht der hgi ernsthaften Mitbewerbern oder mer mehr die bekannten Wertschöp- systems. Darin stellen wir unsere Produzenten stechen ihre eigenen fungsketten und lässt zusätzlich Produkte und Leistungen vor und Großhändler und Retailer aus, indem auch ganz neue Geschäftsmodelle lassen Kunden zu Wort kommen. sie direkt verkaufen. entstehen. Viel wird in diesen Tagen über die Di- Wir unterstützen Kunden mit smar- gitalisierung und ihre Auswirkungen ten Produkten und Dienstleistungen, auf Unternehmen und Wirtschaft die aktuellen aber auch zukünftigen gesprochen. Der Inhalt des Begriffes Herausforderungen zu meistern. Da- scheint mittlerweile allgegenwär- mit schreiben wir gemeinsame Er- tig zu sein. Schließlich digitalisie- folgsgeschichten – eine Win-win-Si- ren wir mit unseren Produkten und tuation, die sich schließlich jeder Leistungen Prozesse in Unterneh- Unternehmer wünscht. Lesen Sie men schon seit 24 Jahren. Dennoch einige dieser Success Stories in der war die technische Durchdringung vorliegenden Leistungsübersicht. und die digitale Transformation gan- Vielleicht dürfen wir schon im nächs- zer Branchen noch nie so groß wie ten Journal über Ihr Erfolgsunter- heute. nehmen berichten. Ihr hgi systems Team Mathias Humml Geschäftsführer 4
Das sind wir. Wir sind zertifiziert.
Seit über 20 Jahren beraten und Dabei spiegelt sich die Erfahrung aus Regelmäßig stellen wir unser Wissen
bedienen wir unsere Kunden im Be- über 500 Projekten in Qualität und auf den Prüfstand und lassen unsere
reich der Prozessoptimierung und Professionalität wider. Entwickler zertifizieren.
Digitalisierung mit smarten Soft-
ware-Lösungen. Die Lösungen Wir leben von unseren Produkten
kommen in den unterschiedlichsten und Lösungen. Vor allem aber le- 8
Branchen im KMU-Segment sowie ben wir von unseren Mitarbeitern.
in Abteilungen von großen Indus- Wir bauen auf ihre Erfahrungen und
trieunternehmen im gesamten- Fähigkeiten. Gekoppelt mit Leiden-
DACH-Raum zum Einsatz. schaft für Technik und Freude am
Service bieten wir einen exzellenten
Unsere individuellen Software- Dienst für unsere Kunden.
Lösungen werden allen Ansprü-
chen einer Business-Software ge- Mit einem Netzwerk aus langjähri-
recht. Das Portfolio reicht von gen Partnern garantieren wir effizi-
vorgefertigten CRM- und ERP-Lösun- ente und abgestimmte Zusammen-
gen über Individualsoftware bis hin arbeit für eine gesamtheitliche und
zu B2B-Lösungen. integrale IT-Architektur.
5
Organisations-
phase
Analyse-
phase
Betriebsphase,
Wartung und
laufende Aktivitäten
Konzeptions- und
Designphase
Umstellungs- und
Installationsphase
Anpassungs- und
Entwicklungsphase
6
Die bewährte hgi Vorgehensweise zur Projektumsetzung. Umstellungs- und Installations-
phase:
In der Umstellungsphase sind
Organisationsphase: Stammdaten aus dem Altsystem
Zu Anfang des Projektes gilt es, die der angestrebte Soll-Zustand aus- zu übernehmen und eventuelle
organisatorischen Voraussetzun- gearbeitet. Hierzu sind sowohl Schnittstellen zu aktivieren.
gen für eine erfolgreiche Durch- Anpassungen aufseiten des Un- Die Anwender können freigeschal-
führung zu schaffen: Projektteam, ternehmens hinsichtlich seiner Ge- ten werden und es kann produktiv
Projektplan, technische Vorausset- schäftsprozesse als auch seitens der gearbeitet werden. Umstellungs-
zungen, Infrastruktur. ERP/CRM-Software in Bezug auf Pro- arten: stichtagsbezogen, Parallelbe-
grammänderungen oder Programm- trieb, Versuchsphase.
Analysephase: erweiterungen auszuarbeiten.
Zu den Aufgaben der Analysephase Betriebsphase, Wartung und
gehört zunächst die Durchführung Anpassungs- und Entwicklungs- laufende Aktivitäten:
einer Bestandsaufnahme im Unter- phase: Nach erfolgreichem Abnahmever-
nehmen: Unternehmensbereiche In der Anpassungsphase sind ne- fahren wird in die Betriebsphase
identifizieren, relevante Geschäfts- ben den Programmierungen und gewechselt. Im regulären Betrieb
prozesse ermitteln, Datenerhebun- den Einstellungen im ERP/CRM-Sys- wird die Software und die Daten-
gen durchführen und Ist-Zustand tem auch im Rahmen des Business sicherheit laufend überwacht. Der
dokumentieren, Schwachstellen Process Reengineerings festgeleg- Anspruch an ein ERP/CRM-System ist
analysieren, Maßnahmen ableiten. ten Reorganisationsmaßnahmen im eine hohe und stetige Verfügbarkeit.
Unternehmen umzusetzen. Laufen- Durch engen Kundenkontakt wer-
Konzeptions- und Designphase: de Tests der Keyuser prüfen die An- den laufende Feinanpassungen und
In der Konzeptionsphase wird passungen und Erweiterungen. Optimierungen vorgenommen.
7
OfficeAssistant
flexibles ERP, das mitwächst.
Ob Handels-, Dienstleistungs-, Second-Hand- oder Pro- ten für die weitere Bearbeitung in die Debitorenverwaltung
duktionsunternehmen - OfficeAssistant ERP ist die ideale übergeben.
Lösung für jede Branche.
Die Software ist variabel einsetzbar und lässt sich an Ihre
Alle Geschäftsbereiche sind über die Benutzerführung in Anforderungen und Geschäftsprozesse anpassen. Damit
einer strukturierten Reihenfolge abgebildet. Funktionen kombinieren Sie die Vorteile einer ausgereiften und moder-
werden dabei intelligent aneinandergekoppelt und Teil- nen Standardsoftware mit den Vorzügen einer speziell für
prozesse automatisiert durchgeführt. Sie entwickelten Lösung.
So wird zum Beispiel beim Ausdruck einer Rechnung sofort Kennzahlen und Auswertungen bieten dabei einen
eine Lagerbuchung durchgeführt, ein Auftrag als erledigt 360°-Blick auf alle Geschäftsbereiche und ermöglichen es,
gekennzeichnet und der fakturierte Betrag als offener Pos- alle relevanten Zahlen auf einen Blick darzustellen.
8 - OfficeAssistant
OfficeAssistant unterstützt Unternehmen aus einer Vielzahl • als Cloudversion oder On-Premise
unterschiedlichster Branchen. Durch eine offene Struktur • für Mac und Windows, PC, Handy und Tablet
passt sich die Software einfach an die vielfältigen Anforde- • Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Interaktion
rungen verschiedener Branchen an und kommt gleicher- mit bestehenden IT-Umgebungen
maßen in Agenturen, Tourismus, Transport, Dienstleistung, • 1 bis 500 Nutzer
Handel, Produktion, Logistik und im Recruiting zum Einsatz.
Viele Schnittstellen sorgen dabei für einen reibungslosen
Anschluss des OfficeAssistant an Ihre IT-Infrastruktur und
Office Assistant
ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung Ihrer komplet-
ten Unternehmensdaten.
OfficeAssistant - 9
Stammdaten verwalten Buchhaltung Lagerverwaltung • Stammdaten • Stapelverarbeitung • Anfragen und Bestellverwaltung • Adressverwaltung • Mahnlauf • mehrlagerfähig • Beziehungsinfos hinterlegen • Zahlungseingangsverwaltung • Stellplatzverwaltung • Kundenadressbuch • offene Posten • Lagerbuchungen/-korrekturen • Lieferantenadressbuch • Kreditorenverwaltung • Inventurlisten • Korrespondenz via E-Mail • Debitorenverwaltung • Lieferantenverwaltung • Serienbrieffunktion • Seriennummern zu Artikeln • Newsletterschnittstelle • Stücklisten • sms und WhatsApp-Nachrichten Auftragsverarbeitung Ladengeschäft Controlling • Auftragswesen • POS-Kassa • Umsatzvergleiche • Erstellen von Angebot, Auftrag, • Barcode-Scanner • gekaufte Artikel nach Kunde Lieferschein, Rechnung, Gut- • Kassenbon • Umsatzstatistiken schrift und Stornobeleg mit • Kassenbuch • Tourenplanung wenigen Klicks • Barausgabenverwaltung • Budgetverwaltung • Zuordnung Rechnungen zu • Arbeitsaufträge Projekten bzw. zu Anlagen • Arbeitsanweisungen • Beleghistorie • Sonderkonditionen • Abo-Verwaltung 10 - OfficeAssistant
Projektverwaltung Schnittstellen Wissenspool
• Projektstammdaten Eine Vielzahl von Schnittstellen sor- • Wissenspool mit Dateien
• Projektkosten gen dafür, dass sich OfficeAssistant • Word, Excel, Bilddateien, pdf
• Projektkalkulation einfach in Ihre bestehende IT-Umge- • Wissenspool nach Adresse
• Projektlauf bung einpasst und einen reibungslo- • Wissenspool nach Mitarbeiter
• interne und externe Beteiligte sen Arbeitsablauf gewährleistet. • Wissenspool auf Projekt
• Mitarbeiter Projekten zuordnen • interne/externe Projektbeteiligte
• Tätigkeiten Projekten zuordnen • MS-Outlook Schnittstelle
• Spesen zu Projekten zuordnen • RZL Software-Schnittstelle
• A-Trust Registrierkassenschnitt- Produktion und Ressourcen
stelle Arbeitsaufträge und Arbeitsanwei-
Mitarbeiterverwaltung • Tableau-Schnittstelle sungen können im Produktions-
• Mitarbeiterverwaltung • websms-Schnittstelle modul hinterlegt und zur besseren
• Urlaubsverwaltung • EDI-Schnittstelle Übersicht direkt zu den richtigen
• Leistungserfassung • Pepperi-Schnittstelle Projekten und Adressen zugeordnet
• Stempeluhr • Newsletter2go und MailChimp werden.
• Spesen • Checkfront-Schnittstelle
• BMD Schnittstelle • Arbeitsaufträge
• Arbeitsanweisungen
Kontaktverwaltung • Stücklistenauflösung
• einfache Kontaktverwaltung • Lagervorschau
• Kontaktmanagement • Ressourcenplanung
• zuordenbare Ansprechpartner • Kostenstellen
• klares Leadmanagement
OfficeAssistant - 11Mit Innovation, Flexibilität
und Qualität zum Erfolg.
Digitalisierung eines Start-up Unternehmens.
Der Skiunfall eines Freundes, bei dem dieser schwere Augenverletzungen durch Branche:
eine gebrochene Brille erlitten hatte, brachte Christoph Egger auf die Idee, un- Herstellung
zerbrechliche Brillen herzustellen.
Bereits in der Start-up-Phase war es dem Geschäftsinhaber wichtig, dass die Unternehmensgröße:
Kerngeschäftsprozesse systemautomatisiert sind. hgi systems setzte daher 10 - 50
auf das ERP-System OfficeAssistant und implementierte von der umfassen-
den Kundenverwaltung über Artikel und Lagerverwaltung bis hin zur Auf- Produkt:
tragsverwaltung sämtliche Module für eine technisch durchgängige und OfficeAssistant ERP und CRM
effiziente Geschäftsabwicklung.
Das Unternehmen:
Parallel zur dynamischen Entwicklung des Unternehmens folgten weitere Die IQ brand, design & production
Projekte mit dem Ziel, möglichst sämtliche Abläufe und Bereiche zu digitali- GmbH produziert und vertreibt unter
sieren. So wurden u.a. Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung geschaffen und dem Namen „gloryfy unbreakable“ un-
eine bidirektionale Anbindung des ERP-Systems an den Webshop von gloryfy zerbrechliche Brillen für verschiedenste
unbreakable eyeware programmiert. Einsatzgebiete.
Flexible Softwarelösungen für eine dynamische Unternehmens- Die Herausforderung:
entwicklung. Ein dynamisches Start-up braucht in
erster Linie effizient und effektiv auto-
Für das weitere rasche Wachstum wurde das Beteiligungsmodell „gloryfy for matisierte Geschäftsprozesse. Darüber
business rebels“ initiiert, wodurch interessierte Menschen mit ihrem Investment hinaus müssen die, sich aufgrund des
am Erfolg des Unternehmens partizipieren können. Im Hintergrund werden da- raschen Wachstums ändernden Pro-
bei sämtliche Prozesse und Dokumentationen für die neuen Anteilseigner über zesse laufend in der Lösung antizipiert
das neue Softwareprogramm abgebildet und gesteuert. werden. Neben der Flexibilität war auch
die hohe Verfügbarkeit der hgi systems
Ein weiterer wichtiger Meilenstein in der langjährigen Partnerschaft ist die ein entscheidendes Erfolgskriterium.
Entwicklung einer App für die Außendienstmitarbeiter des Brillenherstellers.
Diese informiert einerseits den Außendienst laufend über die aktuellen News
aber auch über die Aufgaben aus der Zentrale. Andererseits können durch diese
Lösung die Produkte am iPad digital präsentiert und Aufträge direkt vor Ort
erfasst und abgeschlossen werden.
12 - OfficeAssistantDentalprodukte für die Welt
mit IT-Wurzeln aus Lauterach.
Vom kleinen Familienbetrieb zum internationalen
Private Label-Hersteller.
Wie das Zahnen selbst, ist auch dauerhafter Erfolg ein langwieriger Prozess. Branche:
Dieser begann bei KLEMA Dentalprodukte 1988 mit der Gründung als kleiner Produktion und Herstellung
Familienbetrieb durch Jörg und Maria Kleboth. Know-how, Fleiß und unterneh-
merisches Geschick setzten dem Engagement der beiden bald erste Kronen auf: Unternehmensgröße:
In wenigen Jahren gelang der Ausbau zum modernen Fertigungsbetrieb mit 50 - 100
hohen Wachstumsraten.
Produkt:
Heute ist das Unternehmen mit Sitz in Meiningen ein etablierter, international OfficeAssistant ERP
anerkannter Private Label-Hersteller und eine erfolgreiche Ideenschmiede für
anspruchsvolle Dentalkeramik- und Kunststoff-Konzepte. Das Unternehmen:
Das in Meiningen ansässige Unter-
Wie eine flexible ERP-Lösung rasantes Wachstum unterstützt. nehmen KLEMA Dentalprodukte
GmbH wurde 1988 von Jörg und Maria
KLEMA Dentalprodukte gehört seit 2008 zur Firmengruppe der japanischen GC Kleboth gegründet. Seit 2008 gehört
Corporation, einem der weltweit größten Anbieter von Dentalprodukten. Um KLEMA Dentalprodukte GmbH zu ei-
dem rasanten Wachstum gerecht zu werden, setzte das Unternehmen auf eine nem der weltweit größten Anbieter von
Softwarelösung von hgi systems. Seit 2003 sorgt OfficeAssistant ERP für einen Dentalprodukten.
reibungslosen Ablauf in der Verwaltung, in der Produktion sowie im Lager und
Versand. Die Herausforderung:
KLEMA Dentalprodukte GmbH setzt seit
Durch das frühzeitige Erkennen, Arbeitsabläufe und Geschäftsabwicklungen zu 15 Jahren auf Abteilungslösungen der
digitalisieren, kamen im Laufe der Jahre weitere Anforderungen an die ERP-Soft- hgi systems. OfficeAssistant ERP wur-
ware hinzu. So wurden u.a. zusätzliche Module für die Produktentwicklung und de mit hoher Flexibilität an die ständig
Forschung sowie das Qualitätsmanagement programmiert. Eine Rezeptdaten- neuen und geänderten Anforderungen
bank und Schmelzenverwaltung dient heute für viele Produkte der Firma KLEMA angepasst.
als Ausgangspunkt im Herstellungsprozesses. Eine weitere Herausforderung der
bisherigen Zusammenarbeit war die Entwicklung des Kommissionierungspro- Video auf YouTube:
zesses für spezielle Barcodescanner und Tablets. Die benötigten Module und
Funktionen konnten als integrale Bestandteile des ERP-Systems entwickelt wer-
den und kommen ohne Schnittstellen aus.
OfficeAssistant - 13Mit OfficeAssistant den SecondHand Handel verwalten. Wo Kunden gleichzeitig Lieferanten sind. Eine besondere Art von Handelsunternehmen sind Betriebe, die hauptsächlich Branche: mit Second Hand Ware handeln. Im Gegensatz zu regulären Handelsunterneh- Handel (Second Hand) men haben diese Firmen ganz eigene Anforderungen an eine Lösung. So ist hier in der Regel jeder Artikel einzigartig und nur in einer Variation vorhanden. Unternehmensgröße: Warenlieferanten hingegen hat ein Second Hand Unternehmen viele. Kommis-
Zolllager-Software
made in Vorarlberg.
Digitalisierung in drei Individuallösungen.
Für den Werkstättenbetrieb, die Zollverwaltung und die Sieber Academy wur- Branche:
den der OfficeAssistant eingesetzt und teilweise individualisiert. Transport und Logistik
Die maßgeschneiderte Softwarelösung für die Werkstättenverwaltung um- Unternehmensgröße:
fasst Prozesse für die Artikel- und Lagerbewirtschaftung sowie für die einzelnen 600+ Mitarbeiter
Aufträge (Arbeitsauftrag, Lieferscheine, Leistungsabrechnungen, etc.). Sämt-
liche Rechnungsarten werden automatisiert der Finanzlösung Abacus überge- Produkt:
ben. Steuerung und Monitoring der Prozessschritte ist über mobile Endgeräte OfficeAssistant ERP,
möglich. hgi EnterpriseFramework
Basis für die unternehmensspezifische Zolllagersoftware war das neu entwi- Das Unternehmen:
ckelte hgi EnterpriseFramework. Projektkosten sowie Durchlaufzeit gegenüber Sieber Transporte versteht sich als inno-
einer Individualprogrammierung reduzierten sich damit um rund 50 Prozent. vativer Partner für massgeschneiderte
Die neue Software bildet nunmehr alle relevanten Prozesse der Zolllagerverwal- Lösungen im nationalen und internati-
tung, wie z.B. Wareneingangslagerungen, Umlagerungen, Inventarisierungen, onalen Warenverkehr für Industrie- und
Bewegungsabfragen und Auslagerungen ab. Über die verschiedenen Nummern Handelsunternehmen.
sowie den mitgespeicherten Dokumeten wird eine korrekte und effiziente Ver-
arbeitung gewährleistet. Dies wurde auch von der Schweizer Zollverwaltung Die Herausforderung:
bescheinigt. Eine gesetzliche Veränderung im Zoll-
wesen erforderte rasches Konzipieren
Die Sieber Transport AG sieht laufende Aus- und Weiterbildung interner und ex- und Umsetzen der Zollverwaltung.
terner Mitarbeiter als wichtigen Erfolgsfaktor in der Branche. Zielsetzung war Durch konsequente Abstimmungen
es, die Prozesse der Sieber Academy zu optimieren und zu beschleunigen. Auf mit den jeweiligen Verantwortlichen
Basis des OfficeAssistant ERP wurde in wenigen Wochen der gesamte Bereich war das parallele Arbeiten an verschie-
digitalisiert. Ein effizienter Projektdurchlauf war möglich, da OfficeAssistant be- denen Abteilungslösungen möglich.
reits im Standard eine Kurs- und Seminarverwaltung beinhaltet. Das Programm
übernimmt sämtliche Aufgaben von der Kursanmeldung und der Erfassung der Video auf YouTube:
Teilnehmerdaten über die Kursbestätigung und Verwaltung der Kursstammda-
ten bis hin zur Kursabrechnung inkl. der Ausstellung von Zertifikaten.
OfficeAssistant - 15Modulübersicht.
Hauptmodule Funktionen Dienstleister Agenturen Handel SecondHand
Cockpit
meine Aktivitäten x x x x
meine Kunden x x x
meine Projekte x x x
interne News x x x
Leistungserfassung x x x
Spesenerfassung x x x
Urlaubsverwaltung x x x
CRM
Adressen x x x x
Ansprechpartner x x x x
abweichende Adressen x x x x
Selektionen x x x x
Sonderkonditionen x x x x
Abos x x x x
Aktivitäten x x x x
Korrespondenz x x x x
Protokollverwaltung x x x
Verkaufschancen x x x
Kampagnenverwaltung x x x
Verkauf
Artikel x x x x
Preislisten x x x x
Angebote x x x x
Aufträge x x x x
Dispositionsauftrag x x x x
Lieferschein x x x x
Rechnung x x x x
Gutschrift x x x x
Stornobeleg x x x x
Einkauf
Artikel x x x x
Artikelmodelle x
Artikelsets x
Lagerverwaltung x x
Lagerkorrektur x x
Warenein- und Ausgang x x
Inventur x x
16 - OfficeAssistantOffice Assistant
Hauptmodule Funktionen Dienstleister Agenturen Handel SecondHand
Projektverwaltung
Projekte x x x
Kalkulation x x x
Controlling x x x
Leistungserfassung x x x
Veranstaltungen x x x
Checklisten x x x
Produktion
Produktionsauftrag x
Arbeitsauftrag x
Ressourcenplanung x x x
Kostenstellen x
Finanzen
Debitoren x x x x
Kreditoren x x x x
Registrierkassa x x
Kassenbuch x x x
Budgetverwaltung x x x
Service
Reklamationsmanagement x x x
Shopfloor x x x
Workflow x x x x
Objekte x x x
Anlagen x x x
Geräte x x x x
Verträge x x x
Checklisten x x x
Support-Ticket x x x
Weitere Module
Checklisten Setup x x x
Dokumente x x x x
Inventar x x x
Mitarbeiterverwaltung x x x x
Textbausteine x x x x
Newsverwaltung x x x
Wissenspool x x x x
Vorlagen x x x
OfficeAssistant - 17Webbasierte Lösungen
aus der Cloud.
myFactory steht für die webbasierte Unternehmenslösung Arbeiten miteinander. Dabei ist das CRM der zentrale Kern
in unserem Portfolio. Es ist keine Installation notwendig. Die für alle drei Abteilungen und für ein zielgerichtetes Marke-
Unternehmenssoftware kann bequem über jeden Browser ting unerlässlich.
von jedem Endgerät aus aufgerufen werden.
myFactory ERP beinhaltet gleich drei unterschiedliche
Durch den modularen Aufbau kann diese Software dabei Module - CRM, ERP und MIS.
wie ein Baukastensystem direkt an die eigenen Bedürfnisse
angepasst werden, egal, ob Sie „nur“ ein CRM suchen oder Im ERP verwalten Sie alle Informationen zu Kunden, Liefe-
eine umfassende PPS Lösung benötigen. ranten, Ihre Artikel und Ihre Lagerbestände. Einkauf, Dis-
position und Lieferung wird durch den Einsatz des ERP
myFactory CRM verbindet das Marketing mit dem Vertrieb erheblich erleichtert. Das Zusammenspiel verkürzt die Re-
und dem Service und ermöglicht ein prozessoptimiertes aktionszeit zwischen den Abteilungen.
18 - myFactoryÜber das MIS können Umsatzanalysen, Auftragschancen myFactory PPS ist die allumfassende Version. Zusätzlich zu
und Reportings grafisch und für Entscheider nachvollzieh- den bereits genannten Modulen kommt noch das Produkti-
bar dargestellt werden. Das integrierte Finanzmodul ist onsmodul. Mit dem integrierten Produktionsplanungs- und
TÜV-geprüft und deckt sämtliche Funktionalitäten einer Steuerungssystem können Sie Ihre gesamte Produktion
modernen Buchhaltung ab. einfach abwickeln. Dabei ist das Produktionsmodul fest mit
den anderen Modulen verknüft: relevante Informationen
myFactory e-Commerce umfasst zusätzlich zum ERP-, CRM-, werden aus dem ERP-System exportiert und Informationen
Buchhaltungs- und MIS-Modul noch ein eigenes Portal- wieder importiert.
modul zur Verwaltung und Gestaltung des eigenen Web-
auftritts - vom Unternehmensportal bis hin zum Webshop.
Dabei ist der jeweilige Auftritt immer mit dem Backoffice
verknüpft.
myFactory - 19Modulübersicht.
Hauptmodule Funktionen CRM ERP e-Commerce PPS
CRM
Mail x x x x
Aufgaben x x x x
Kalender x x x x
Adressverwaltung x x x x
mobile App x x x x
Marketingmodule x x x x
Auswertungen x x x x
Stammdatenverwaltung x x x x
Zusatzmodul Service und x x x x
Support
ERP
Einkauf x x x
Verkauf x x x
Disposition x x x
Lagerbuchung x x x
Materialverwaltung x x x
Dienstleistung x x x
Vertreterprovisionierung x x x
Provisionsgruppen x x x
Mahnwesen x x x
Sammelrechnungen x x x
Stapeldruck x x x
Schnittstelle zu DATEV x x x
Schnittstelle zu ASCII x x x
Verwaltung offener Posten x x x
MIS
Planung x x x
Umsatzauswertungen x x x
Umsatzanalyse x x x
Grafische Darstellung x x x
Pivottabellen x x x
Reporting x x x
Budgetverwaltung x x x
Auftragschancen x x x
Chancenliste x x x
Einkauf Chancenbewertungsliste x x x
Auswertungsexport x x x
20 - myFactoryHauptmodule Funktionen CRM ERP e-Commerce PPS
Finanzen
Einrichtungsassistent x x x
Periodenbuchhaltung x x x
Budgetierung x x x
Sammelkonten x x x
Sachkonten x x x
Debitoren und Kreditoren x x x
Umsatzsteuervoranmeldung x x x
EU-Umsatzlisten x x x
Zahlungsverkehr x x x
Mahnwesen x x x
Abschlüsse x x x
Kostenrechnung x x x
Buchungsimport x x x
Auswertung x x x
e-Commerce
Multiportal-Lösung x x
multilingual x x
geschützte Seitenbereiche x x
Webshop x x
Layoutdesigner x x
Auswertungen x x
Zusatzmodul Gutscheine x x
Gutscheincodegenerator x x
Produktion
Stammdaten x
Stücklisten x
Losgrößen x
Baukastenstücklisten x
Produktionsprozess x
Teilmengenverarbeitung x
Sammelverarbeitungen x
Auswertungen x
Freigabeliste x
Freigabeprüfung x
Kalkulation x
verlängerte Werkbank x
myFactory - 21Individuallösungen nach Maß
mit hgi EnterpriseFramework.
Jedes Unternehmen und jede Abteilung ist einzigartig und • Vertrieb • Projekte
hat eigene Anforderungen an eine Software. Aus diesem • Einkauf • Services
Grund wurde hgi EnterpriseFramework entwickelt. • Finanzen • Stammdaten / Setup
hgi EnterpriseFramework ist das FileMaker Framework für Auf dieser Basis bauen wir weitere Entwicklungen effizient
eine schnelle Applikations-Entwicklung. Es ermöglicht Pro- auf und ergänzen sie um Ihre gewünschten Module. Damit
jektumsetzungen in kurzer Zeit und in höchster Qualität. Es erhalten wir Softwarelösungen auf dem neuesten Stand
umfasst neben dem CMR aktuell folgende Hauptmodule: der Technologie, ohne hunderte von Stunden Entwick-
lungsarbeit investieren zu müssen.
22 - hgi EnterpriseFrameworkhgi EnterpriseFramework hat eine flexible Navigations- • für Cloudlösungen und On-Premise Lösungen
struktur. Die Hauptmenüpunkte, die Unterpunkte sowie • für Mac und Windows, PC, Handy und Tablet
die Schnellbefehle können in Workspaces zusammenge- • Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Interaktion
fasst und verwaltet werden. mit bestehenden IT-Umgebungen
• Programmierung und technisches Datenbankdesign
Moderne Oberfläche und logische Programmführung er- auf dem neuesten Stand der FileMaker-Technologie
leichtern die Bedienung für den Nutzer und helfen, tägliche • Sauber programmierte und gut dokumentierte Scripte,
Aufgaben effizient und logisch umzusetzen. Layouts, Tabellen, Felder und Beziehungen
Über Schnittstellen wird eine rasche Anbindung an bereits
bestehende IT-Umgebungen ermöglicht.
Enterprise Framework
hgi EnterpriseFramework - 23Neue Vertriebswege
mit toolLOG®.
Weitreichende Digitalisierungsprojekte.
Das Bestellsystem toolLOG® optimiert Bestellwege, schafft neue Vertriebswege Branche:
und erhöht die Kundenbindung. Großhandel
hgi systems ist seit über 15 Jahren zertifizierter Softwarelieferant der SFS Group Unternehmensgröße:
und entwickelte bis dato unterschiedlichste Abteilungslösungen für das Unter- 10000+
nehmen. Bei den jüngsten Aufträgen handelt es sich um weitreichende Digitali-
sierungsprojekte in den Bereichen Werkzeugvertrieb und Nachschubsteuerung. Produkt:
Zentral beim neu entwickelten Bestellsystem toolLOG® sind die Bestelltermi- toolLOG® Bestellsystem
nals, welche direkt bei den Werkzeugausgaben der Kunden von SFS installiert
werden. Über diese Terminals können die Kunden direkt aus ihren Werkshallen Das Unternehmen:
heraus den Nachschub für Werkzeug- und Verbrauchsgüter bei SFS und wei- SFS ist ein weltweit führendes Unter-
teren Lieferanten bestellen. Die Bestellungen gehen automatisiert bei SFS ein nehmen für mechanische Befesti-
und werden in das SAP-ERP-System eingespielt. Die Betriebsmittelorganisation gungssysteme und ein Werkzeug-Groß-
mit aufwendigen abteilungs- und unternehmensübergreifenden Bestellprozes- händler für Industrie und Gewerbe. Sie
sen ist durch toolLOG® abgelöst. Bestellungen laufen automatisiert, sämtliche beliefern verschiedene Absatzmärkte,
Warenbewegungen werden transparent aufgezeichnet, der Standort der Werk- wie Bau-, Automobil-, Elektronik- und
zeuge kann stets nachvollzogen werden und die Bewegungen werden unmittel- Luftfahrtindustrie.
bar finanziell abgebildet.
Die Herausforderung:
Es können auch Fremdartikel einfach integriert werden. Somit steht toolLOG® Ein einfach zu bedienendes und
einerseits für ein äußerst effizientes Bestellsystem und stellt gleichzeitig ein touch-fähiges Bestellsystem, die An-
effektives Kundenbindungsinstrument dar. bindung an mehrere Systeme, der
mehrsprachige Aufbau sowie das Zu-
sammenspiel von verschiedensten Un-
Mehr Agilität in Unternehmen. ternehmensbereichen.
Für die hgi systems sind Aufträge wie jene von SFS eine Bestätigung für die
Digitalisierungsfortschritte in Betrieben. Und es gibt noch jede Menge Potenzial Video auf YouTube:
zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in den Unternehmen.
Mit hgi EnterpriseFramework können Sie rasch und unkompliziert entlang der
gesamten Wertschöpfungskette Prozesse automatisieren und beschleunigen.
Das bringt mehr Agilität in Ihr Unternehmen.
24 - hgi EnterpriseFrameworkDigitalisierung für einen
coolen Zweck.
Digitaler Vorsprung in einer Eismanufaktur.
Die Eismanufaktur „Dolce Vita“ hat mit einer Individuallösung auf Basis des hgi Branche:
EnterpriseFramework die Eisproduktion zum Nutzen der Kunden digitalisiert. Herstellung und Produktion
Was Eisgenuss mit ERP und Warenwirtschaft zu tun hat. Unternehmensgröße:
Die Eismanufaktur Dolce Vita erzeugt an Spitzentagen bis zu 1.000 Liter Spei- 10 - 50 Mitarbeiter
seeis. Dabei ist die rechtzeitige Bereitstellung aller Zutaten sowie die Planung
des Produktionsprozesses von rund 70 Eissorten eine echte Herausforderung. Produkt:
Um der steigenden Anzahl an Kunden und Aufträgen gerecht zu werden, wur- Individuallösung auf Basis des
de Ende 2017 ein Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekt gestartet. Ziel hgi EnterpriseFramework
war es, die Administration weitestgehend zu vereinfachen und wiederkehrende
Prozesse zu automatisieren. Das Unternehmen:
Mit 6 Filialen in Österreich, der Schweiz
Wie durch neue Abläufe und Prozesse Kundennutzen entsteht. und Liechtenstein vertreibt Dolce
Wir setzten bei der Umsetzung auf hgi EnterpriseFramework und implemen- Vita ihre in der eigenen Manufaktur in
tierten von der Kunden- und Lieferantenverwaltung über die Artikel- und Rech- Hohenems zubereiteten Eissorten im
nungsverwaltung bis hin zum Bestellwesen mit Chargenverwaltung sämtliche gesamten Alpenrheintal.
Module für eine moderne Auftragsbearbeitung.
Die Herausforderung:
Um die interne Administration der Eismanufaktur zu entlasten und den Gewer- Das Projekt sollte in möglichst kurzer
bekunden eine 24-Stunden Bestellmöglichkeit zu bieten, wurde zusätzlich ein Zeit umgesetzt werden. Dabei musste
B2B-Bestellsystem von uns entwickelt. Die von den Gewerbekunden aufgege- die Einbindung eines B2B-Bestellsys-
benen Onlinebestellungen werden direkt in die Auftragsverwaltung des Eis- tems in das ERP System ebenso be-
herstellers eingespielt und auf großen Monitoren just in time in der Produktion rücksichtigt werden, wie die Geräteein-
angezeigt. Dort wurden einzelne Schritte, wie das Abwiegen und Etikettieren bindung einer Waage, eines Scanners
der Speiseeiswannen, in der Prozesskette neu angesiedelt und mobile Barcodes und der Touchscreen-Elemente.
implementiert. Auch die Verwaltung der Produktionschargen sowie die Rück-
verfolgbarkeit der Herstellung wurde optimiert. Die Herausforderung bestand in Video auf YouTube:
einer sehr kurzen Umsetzungszeit zwischen Neujahr und Ostern. Es ging darum,
Prozesse zu optimieren und die Software zu entwickeln. Bedarfsgerecht aus-
gewählte Systemkomponenten wie Waagen, Scanner und Etikettendrucker
wurden dann in diese Prozesse und Software integriert.
hgi EnterpriseFramework - 25SkischulAssistant
Freizeitwirtschaft und Tourism
SkischulAssistant ermöglicht die einfache und zeitspa- Die Buchungsverwaltung wird so zum Kern Ihres Unter-
rende Steuerung und Verwaltung sämtlicher Daten von Ski- nehmens, vom BackOffice über E-Commerce bis hin zur
lehrern, Gästen und Partnern. So haben Sie Tag für Tag alle Team- und Gästeverwaltung. SkischulAssistant verbindet
Abläufe, Reservierungen und Buchungen im Blick und sind alle Aspekte Ihrer Skischule miteinander. Das Back-Office
jederzeit über alle Fakten im Bilde - vom Ticketverkauf bis stellt dabei das Zentrum der Datenverwaltung dar. Hier
hin zu den Tagesabschlüssen und Umsatzstatistiken. kommen Anfragen wie Onlinebuchungen an, Dispositio-
nen können verwaltet werden und über die TeamApp ste-
Konsequente Durchgängigkeit vereinfacht dabei Ihre Pro- hen die SkilehrerInnen dauerhaft und ortsunabhängig mit
zesse. Ihr SkischulAssistant wird zur zentralen Plattform Ihrem BackOffice in Kontakt. Ändern sich Buchungen oder
und verbindet den gesamten Prozess von der Anfrage und kommen neue Buchungen dazu, wird dies im BackOffice
der Onlinebuchung über die Disposition bis zu den After zentral organisiert und ist dank der mobilen App auch für
Sales. alle SkilehrerInnen auf der Piste sofort ersichtlich.
26 - SkischulAssistantmus optimal organisiert.
Die eigene Website mit Buchungssystem ist dabei an den • als Cloudversion oder On-Premise
SkischulAssistant angebunden. Hier können sich potentiel- • für Mac und Windows, PC, Handy und Tablet
le Kunden ein Bild über Ihr Angebot machen und Kurse zu • Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Interaktion
gewünschten Terminen buchen. in bestehende IT-Umgebungen
Egal ob Terminal, Ticketdrucker oder -scanner - sämtliche Was im Winter für die Skischulen optimal passt, eignet
Zubehörgeräte, die Sie benötigen, sind bei uns bereits sich auch für den Sommertourismus. Somit ist der Ski-
als Komplettpaket erhältlich. SkischulAssistant wird stän- schulAssistant genau genommen ein OutdoorAssistant.
dig weiterentwickelt, um neue Technologien und Trends
schnell in die Skischulen zu bringen.
Skischul Assistant
SkischulAssistant - 27SkilehrerInnenverwaltung Kursverwaltung und Disposition Artikelverwaltung
• Zuordnungen zu Einsatzbereichen • verbesserte Kursverwaltung • Artikelstammdaten
• Verfügbarkeitseingabe • Kalenderübersicht • Lagerverwaltung
• Kalenderübersicht • Kurztermine verwalten • Lieferantenpreislisten
• Ausrüstungseingabe • Zuordnung der Lehrer • eigene Preislisten definieren
• Stammdaten • Zuordnung der Leistungsgruppe • Kombi- und Setartikel
• Lohn- und Arbeitszeitverwaltung • Zuordnung des Gastes zum Kurs • Artikelverleih organisieren
• hgi TeamApp • Übersicht aller Kursteilnehmer • Artikelverkauf ermöglichen
• Filtern nach Sprache und • übersichtliche Vordisposition • Zuordnung Artikel zu Kursen
Qualifikation • verbesserte Anzeige
• Drag & Drop Funktion
Gästeverwaltung Stammdaten und Korrespondenz Onlineverkauf und Reservierung
• Übersichtliche Familieneingabe • Stammdaten Webshop direkt mit dem Skischul-
• Familien und Clans verwalten • Leistungsgruppen Assistant verknüpfen für Ticketver-
• Unterkünfte zuordnen • Öffnungszeitenverwaltung kauf über die eigene Website.
• Wunschlehrer • MS Outlook Schnittstelle • Ticketverkauf offline
• Stammdatenverwaltung • Newsletter-Schnittstelle • Ticketverkauf online
• Reservierungen • sms und WhatsApp-Schnittstelle • Schnittstelle zu Checkfront
• Sonderwünsche • verbesserte Serienbrieffunktion • Bezahlung mit Kreditkarte
• Aktivitäten/Notizen pro Gast • Bezahlung mit Paypal
• Foto pro Gast • Reservierung
• Reservierung mit Deposit
28 - SkischulAssistanthgi TeamApp ist die ideale Erweiterung zum SkischulAssistant. Die App
lässt sich einfach auf Ihrem Handy oder Tablet installieren. Nach dem
Login mit Ihren persönlichen Daten können Sie auf ausgewählte Menü-
punkte Ihrer hgi systems Software zugreifen.
Aktualisierte Listen von SchülerInnen, Änderungen bei der Einteilung
von Kursen sind genauso wie wichtige Infos über z.B. Lawinenwarnun-
gen sind für Ihre SkilehrerInnen sofort auf dem Handy abrufbar. Und für
Notfälle sind in der App bereits alle wichtigen Kontakte - auch innerhalb
der Skischule - hinterlegt.
Selbstverständlich kann auch die hgi TeamApp komplett an die eige-
nen Bedürfnisse angepasst werden. hgi TeamApp ist damit genauso fle-
xibel, wie Sie es von anderen Produkten der hgi systems gewohnt sind.
Für iOS und Android. Benötigt iOS 9.3 oder höher. Kompatibel mit
iPhone, iPad und iPod Touch. Benötigt Android 6.0 oder höher. Über
Apple App Store und Google Play Store kostenlos verfügbar. Zum
Nutzen der App wird ein Login für den SkischulAssistant benötigt.
die hgi TeamApp.
SkischulAssistant wird zum OutdoorAssistant.
Meistens sind die Anforderungen, die eine Skischule an ein Programm
stellt, der eines Outdoor-Unternehmens ähnlich. Anstelle von Skikursen
können zum Beispiel Bungy-Sprünge gebucht werden und statt Grup-
penkursen werden Touren durch Berge oder Höhlen gebucht - auch
mehrtägig.
Ebenso können hier Tourleiter oder Guides zu den unterschiedlichen
Aktivitäten zugeordnet und dispositioniert werden. Benötigen Touren
und Aktivitäten bestimmte Kleidungs- oder Ausrüstungsstücke, welche
vom Outdoor-Unternehmen gestellt werden, können diese in der Arti-
kelverwaltung hinterlegt, vermietet oder sogar verkauft werden.
Auch der Onlineshop ist direkt mit der Software verknüpfbar. So kön-
nen Sie online Beschreibungen zu Ihren jeweiligen Aktivitäten anbie-
ten und gleichzeitig die Möglichkeit geben, diese zu buchen. Über die
Mitarbeiterverwaltung sehen Sie auf einen Blick, an welchem Tag Ihnen
wie viele Guides, Tourleiter oder Lehrer für bestimmte Aktivitäten zur
Verfügung stehen und können diese sogar ausgewählten Themenbe-
reichen zuordnen.
Die Gästeübersicht bietet auch im Outdoorbereich eine ideale Möglich-
keit, Ihre Kunden perfekt zu organisieren und individuell zu bedienen.
SkischulAssistant - 29VereinsAssistant - Vereine
einfach und trotzdem professio
Sie leiten einen Verein und wollen diesen so effizient und Die hochwertige Software profitiert aus unserer Erfahrung
einfach wie möglich verwalten? mit über 500 Business-Kunden sowie über 500 Vereins-
Kunden im gesamten deutschsprachigen Raum.
Mit VereinsAssistant 6.0 erhalten Sie eine Software, die
schon im Standard kaum einen Wunsch offen lässt. Und Dank vieler AddOns und Schnittstellen kann VereinsAssis-
wenn doch, dann passen wir die Software an die Erfor- tant zu 100% an die Anforderungen Ihres Vereins angepasst
dernisse Ihres Vereins an. Genau darin liegt die Stärke von werden. Es ist möglich, die eigene Website mit VereinsAs-
VereinsAssistant: Die Software ist standardisiert im Aufbau sistant zu koppeln, eine App für Mitglieder zu generieren
der Module und dennoch individuell in der Konfiguration. oder Kurse und Schulungen und deren Anmeldungen über
Dank mobiler Oberflächen und der Cloud-Technologie ist VereinsAssistant zu organisieren. Für Vereinsveranstaltun-
VereinsAssistant ortsunabhängig flexibel einsetzbar und gen mit externen Besuchern können Verkäufe übers Kassen-
bietet dennoch laufend gesicherte Daten. Modul gebucht werden. Die Buchhaltung wird durch eine
30 - VereinsAssistantonell verwalten.
Serienbrief- und Serienmailfunktion genauso entlastet, wie • als Cloudversion oder On-Premise
durch die EURO-Beamer-Funktion, mit der sich Bankdaten • für Mac und Windows, PC, Handy und Tablet
einfach importieren lassen. • Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Interaktion
mit anderen Dienstleistungsanbietern
Zahlscheinvorlagen für Mitgliedsbeiträge erlauben eine • Entwickelt in Zusammenarbeit und mit der Erfahrung
einfache Verwaltung der jährlichen Vorschreibungen. Mit aus über 500 Softwareprojekten mit Vereinen aus dem
der VereinsCARD lassen sich im Handumdrehen Mitglieder- deutschsprachigen Raum
karten generieren.
Vereins Assistant
VereinsAssistant - 31Mitgliederverwaltung Buchhaltung Vereinsverwaltung Einfaches Verwalten von Mitglie- VereinsAssistant erleichtert und Kümmern sich in Ihrem Verein meh- dern, Sponsoren und Adressen. automatisiert die Buchhaltung und rere Personen gleichzeitig um die Dabei bietet VereinsAssistant die Buchführung. Zusätzliche Schnitt- Verwaltung? Mit VereinsAssistant Möglichkeit, jede Adresskatego- stellen zum EURO-Beamer erlauben können Sie anderen Mitarbeitern rie in einzelnen Adressbüchern zu einen automatischen Import aller Aktivitäten senden und offene Ak- sortieren, um den Überblick zu be- Überweisungsdaten in VereinsAssis- tivitäten beobachten. So behalten wahren. Allen Adressgruppen steht tant und einen sofortigen Abgleich Sie den Überblick über Punkte, die eine Versand- und Serienfunktion der noch offenen Rechnungen mit noch erledigt werden müssen. Zu- für Briefe, E-Mails oder Newsletter den Überweisungen. Häufig wieder- sätzlich können Mitglieder- oder zur Verfügung. Dank Schnittstellen kehrende Buchungen können dabei Kontaktdaten mit Aktivitäten ver- zu websms, Newsletterdiensten und zur Zeitsparung als Favoriten gesetzt knüpft werden. Exakte Zeiterfassung MS Outlook erreichen Sie so schnell werden. ermöglicht minutengenaue Zeitab- Ihre Zielgruppe. rechnung für jedes aktive Mitglied. • Mitgliederadressen • Buchungsassistant • Aktivitäten für Mitarbeiter • Sponsorenadressen • Saldenliste • Aktivitäten auf Mitglieder • Adressenübersicht • Kontrollliste • Aktivitäten auf Projekte • Vorschreibungsverwaltung • Journal • Schnittstelle zu MS-Outlook • Versand und Serienfunktion • USt. Verprobung • Aktivitäten per e-Mail senden • Mitgliederausweise • USt. Voranmeldung • Schnittstelle zu Google Kalender • Newsletterschnittstelle • Laufender Saldo • Zeiterfassung allgemein • Social Media Daten • Zeiterfassung auf Mitglieder 32 - VereinsAssistant
Zusammenkünfte Mitgliedsbeiträge Start-Infozentrale
Zusammenkünfte können mit Für schnelle und zeitsparende Bei- Die Start-Infozentrale ist das Cockpit
VereinsAssistant einfach organi- tragsverrechnung entwickelten wir des VereinsAssistant. Dabei wurde
siert werden. Versenden Sie Ein- im VereinsAssistant ein eigenes Ab- bereits in der Entwicklung darauf
ladungen mit VereinsAssistant per rechnungsmodul. Hier sehen Sie geachtet, dass dieses besonders in-
E-Mail, Newsletter, Brief, Websms sofort, welche Beiträge - aber auch tuitiv ist und alle relevanten Informa-
oder WhatsApp! Über die jeweilige Artikel - verrechnet wurden. Über tionen auf einen Blick zeigt. So sehen
Versandliste zu der Veranstaltung das Mahnwesen werden Mahnun- Sie hier alle Ihnen zugewiesenen,
führen Sie am Tag der Mitgliederver- gen versendet und automatisch alle offenen Aktivitäten, Ihre neuesten
sammlung eine Anwesenheitsstatis- offenen Rechnungen ausgedruckt. Mitglieder sowie alle Jubiläen und
tik. Protokolle können schnell und Schnittstellen zu Outlook erlauben Geburtstage. Glückwünsche können
strukturiert über das Protokollmodul den Versand per E-Mail. Selbstver- Sie direkt aus dem VereinsAssistant
erstellt werden. ständlich ist aber auch eine Serien- als E-Mail oder als SMS versenden.
brieffunktion implementiert.
• strukturierte Protokolle • Verrechnen von Beiträgen • offene Aktivitäten
• automatischer E-Mail Versand • Mahnwesen • neue Mitglieder
• direkt Aufgaben erstellen • EURO Zahlscheinformate • aktuelle Jubiläen und Geburtstage
• Vereinsveranstaltungen • EURO-Beamer • Schnellbuttons
• Mitgliederversammlungen • Serienbrieffunktion • SMS, WhatsApp und E-Mail an Ge-
• Anwesenheitsstatistik • Massendruck burtstagskinder versenden
• Schnittstelle zu Google Kalender • E-Mail Versand
VereinsAssistant - 33Netz für Kinder - mit
„digitalem Herz“ aus Vorarlberg.
Das Herz von Netz für Kinder.
Wie wir mit dem VereinsAssistant die Verwaltung digitalisiert haben und die Branche:
Software so zum „digitalen Herz“ von „Netz für Kinder“ wurde: Verein
Die erste Version des Programms VereinsAssistant entstand in den späten 1990 Produkt:
Jahren in Zusammenarbeit mit dem Sportservice Vorarlberg und dem Büro für VereinsAssistant
Zukunftsfragen der Vorarlberger Landesregierung. Mittlerweile ist das Verwal-
tungsprogramm für Vereine in seiner sechsten Entwicklungsstufe und bei rund Der Verein:
500 Vereinen und Organisationen im ganzen DACH-Raum im Einsatz. Mitte der 90er zeichnete sich ab, dass
die Ausgaben der öffentlichen Hand für
Im Jahre 2013 suchte der Verein „Netz für Kinder“ nach einer neuen Lösung und Soziales auch in Vorarlberg eine Gren-
entschied sich für den VereinsAssistant. Die zuvor mit Exceltabellen erledigten ze erreicht haben. Der damalige Ge-
Arbeiten waren weder zeitgemäß noch effizient in der Bearbeitung. Mit der schäftsführer der ifs Familienarbeit, Dr.
neuen Vereinsverwaltungssoftware wurden vom Start weg die Mitglieder und Hubert Löffler, sah einen steigenden
Beiträge verwaltet sowie die Spendenverwaltung und das Fundraising abgewi- Unterstützungsbedarf für jene Kinder,
ckelt. Serienbriefe, Sponsorenrechnungen und Etiketten werden ebenso damit die in ihrer familiären Situation gefähr-
erstellt wie Finanzberichte und Spendenlisten. det waren. Daher machte er sich auf
die Suche nach Menschen, die die Idee
Conny Amann, zuständig für Fundraising, Marketing und Kommunikation bei eines Vereins zur finanziellen und ide-
„Netz für Kinder“ sieht den VereinsAssistant heute als das digitale Herz der Ver- ellen Unterstützung von gefährdeten
waltung. Laut ihrer eigenen Aussage würde sie ohne diese professionelle Lö- Kindern in Vorarlberg mittragen.
sung die Fülle an Arbeit nicht mehr alleine erledigen können. Als Erfolgsfaktor
der langjährigen Zusammenarbeit gilt neben der gegenseitigen Wertschätzung Die Herausforderung:
auch das Verständnis für neue digitale Prozesse und eine flexible Softwarelösung Tätigkeitsbereiche, die zuvor über Ex-
die sich ständig an die täglichen Anforderungen anpasst und diese erleichtert. cel-Tabellen verwaltet wurden, in ein
übersichtliches Programm zu bringen.
Video auf YouTube:
34 - VereinsAssistantModernisierungsoffensive
beim Vorarlberger Skilehrerverband.
Digitalisierung des Vorarlberger Skilehrerverbandes.
Mit dem Wechsel an der Spitze des Vorarlberger Skilehrerverbandes wurde eine Branche:
Digitalisierungsoffensive gestartet. Dabei setzt der Verband auf die Digitalisie- Verband
rungskompetenzen des VereinsAssistant.
Produkt:
Als Serviceorganisation für die Vorarlberger Schneesportanbieter und Verbands- VereinsAssistant mit Web-Schnittstelle
mitglieder sollten die Geschäftsprozesse einfach und effizient gestaltet werden.
Die besondere Herausforderung bestand dabei darin, die konsequente Durch- Der Verband:
gängigkeit der Gesamtlösung und somit der Daten zu bewerkstelligen. Am Bei- Die Vorarlberger Skilehrer prägen das
spiel des Datensatzes „Skilehrer“, welcher einen Geschäftsprozess durchläuft, Image des Winterurlaubs in Vorarlberg.
kann das Zusammenspiel der unterschiedlichen Applikationen veranschaulicht Der Skilehrerverband ist die Interes-
werden: sensvertretung der 42 Skischulen mit
rund 1.800 Skilehrer in Vorarlberg und
Die Anmeldung zu einem Skilehrerkurs wird inklusive der notwendigen Doku- organisiert und überprüft z.B. deren
mente direkt über das Online-Kursmodul auf der Webseite durchgeführt. Die Aus- und Weiterbildung.
Daten werden systemautomatisiert direkt ins Kernsystem, den VereinsAssistant,
eingespielt. In diesem System wird die Kursrechnung erzeugt und die Teilneh- Die Herausforderung:
merliste für die Prüfung sowie das Prüfungsprotokoll mit den notwendigen Thomas Egger, Obmann des Vorarlber-
Daten gespeist. Nach erfolgter Prüfung werden die Noten im VereinsAssistant ger Skilehrerverbandes, startete das
eingetragen, womit über die Behörde automatisch das Zeugnis generiert wird. Digitalisierungsprojekt. Dieses Projekt
Damit ist der Kursprozess von der Anmeldung bis hin zur Zeugnisausstellung umfasste sämtliche Kerngeschäftspro-
durch die Behörde nahezu vollautomatisiert. zesse mit dem Ziel, die Datenqualität
und den Service spürbar zu erhöhen.
Im laufenden Betrieb kann der Skilehrer mithilfe des Online-Portals seine Daten
selbst pflegen. Über dieses Portal pflegt der Skischulleiter auch die Zuordnung
der Skilehrer zu seiner Skischule. Damit kann zum Saisonende auch der Verband
die Beiträge pro Skilehrer automatisch erstellen und den Skischulen verrechnen.
Video auf YouTube:
Der durchgängige Kreis schließt sich somit vom Skilehrerkurs als Vorausset-
zung für den Einstieg in eine Skischule über die laufende Organisation und Ver-
waltung der Skilehrer während der Saison bis hin zur Verbandsabrechnung zu
Saisonende.
VereinsAssistant - 35ArtAssistant - Sammlungen
richtig organisiert.
In dem Buch von DI Dr. Franz Wojda „Das Sammeln zeit- wesentlich über seine Erfordernisse hinausgingen, gleich-
genössischer Kunst; ein ganzheitlicher Ansatz“ (Verlag für zeitig aber wichtige Module fehlten.
moderne Kunst, 2015) ist auch ein Abschnitt der „digitalen
Sammlungsverwaltung“ (Harald Krämer) gewidmet. Dr. Wojda hatte daraufhin Anforderungen spezifiziert,
welche für ihn, aber auch für ein breites Spektrum von „Pri-
In der diesbezüglichen Umsetzung für seine umfangreiche vatsammlerInnen“ relevant sein sollten und deren Bedürf-
„Privatsammlung“ suchte er unter jenen, am Markt ver- nisse schwerpunktmäßig abdeckten.
fügbaren Softwareprodukten nach einer Version, welche
seinen Anforderungen gerecht werden konnte. Mit diesen Anforderungen haben wir den ArtAssistant ge-
schaffen. Er gewährleistet eine breite Anwendbarkeit, die
Dabei musste er erkennen, dass vielfach Softwareproduk- mit geringem Aufwand an individuelle Bedürfnisse des
te angeboten werden, die einerseits mit ihren Funktionen jeweiligen Anwenders angepasst werden kann.
36 - ArtAssistantArtAssistant verbindet das technische Know-How von hgi • Entwickelt in Zusammenarbeit mit DI Dr. Franz Wojda
systems mit dem Wissen des erfahrenen Sammlers und Uni- • als Cloudversion oder On-Premise
versitätsprofessors DI Dr. Franz Wojda. Die zusammen ent- • für Mac und Windows, PC, Handy und Tablet
wickelte Software deckt die Bedürfnisse von Sammlern ab, • Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Interaktion
gewährleistet eine breite Anwendbarkeit und garantiert in bestehende IT-Umgebungen
gleichermaßen eine einfache und nutzerfreundliche Bedie-
nung. Wichtig in der Entwicklung der Software war außer-
dem, dass eine breite Verfügbarkeit mit der Kompatibilität
für PC, Mac, Handy und Tablet gewährleistet werden sollte.
Art Assistant
ArtAssistant - 37Beschreiben Dokumentieren Filtern
Beschreiben Sie Kunstwerke einzeln Sehen Sie auf einen Blick die kom- Filtern Sie die Werke in Ihrer Samm-
und in ihrer Gesamtheit. Zum Bei- plette Werkbiographie mit Vorpreve- lung nach selbst gewählten Merk-
spiel mit ID-Nummer, Foto, Künst- nienz, Ausstellungen, Publikationen malen, wie ID-Nummer, KünstlerIn,
lerIn, Herstelljahr, Titel, Abmaße, und Literaturhinweisen sowie Res- Herstelljahr, Titel, Abmaße, Lagerort,
Erwerb, Wert und vielen weiteren taurierungen. Wert und Ähnliches.
Eigenschaften.
Schützen
Archivieren Schätzen Informationen wie Kaufpreise, Lis-
Erstellen Sie ein Bildarchiv mit Fotos, Teilen Sie Kunstwerken verschlüs- tenpreise und Versicherungswerte
Bildrechten, Zertifikaten und Verträ- selt ökonomische Daten wie Listen- werden immer mit einem zusätzli-
gen. preise, Ankaufspreise und Versiche- chen Passwort geschützt.
rungswerte zu.
Planen Auswerten
Planen und dokumentieren Sie Verleihen Werten Sie Einzelwerke mit Foto und
Events wie Ausstellungen und hal- Dokumentieren Sie den Verleih und relevanten Daten aus und erhalten
ten Sie alle Informationen der am behalten Sie Überblick über die Auf- Sie eine Gesamtübersicht aller sich in
Sammlungsprozess Beteiligten im enthaltsorte Ihrer Kunstwerke. Ihrer Sammlung befindlichen Werke.
ArtAssistant fest.
Kategorisieren Exportieren Grenzenloses Sammeln
Kategorisieren Sie Kunstwerke und Exportieren Sie Ihre gewünschten Es gibt keine Restriktion darüber, wie
sortieren und filtern Sie sie nach ge- Daten. Zum Beispiel als pdf oder in viele Kunstwerke Sie in Ihrer Daten-
wünschten Kategorien und Gruppen. einem Excel-Dokument. bank haben!
38 - ArtAssistantKommunizieren ArtAssistant wird bei einer Vielzahl
Verwalten Sie Ihre Kontakte und von Sammlern und Sammlungsver-
ordnen Sie diese - wenn gewünscht waltern eingesetzt.
- Kunstwerken zu.
Als privater Kunstsammler können
Teilen Sie mit ArtAssistant Ihre Schmuck-
Egal ob alleine, zu zweit, als Gruppe stücke bequem verwalten.
oder im Team - in ArtAssistant kön-
nen Sie mehrere Nutzer mit unter- Auch Kunsthäuser genießen die
schiedlichen Berechtigungsstufen Vorzüge, Werke und Objekte im ei-
anlegen und die Sammlung gemein- genen Haus bequem über ArtAssis-
sam verwalten. tant zu strukturieren.
Scannen Als Galerie behalten Sie den Über-
Erstellen und drucken Sie Barcodes blick darüber, wie lange ein Kunst-
zu Ihren Werken und scannen Sie werk bereits ausgestellt ist.
diese für eine erleichterte Inventur
oder einen Warenein- oder Ausgang. Exponatverwalter haben ihre gela-
gerten Werke immer im Blick und se-
hen, wie lange ein Kunstwerk schon
Noch Wünsche? in Ihrer Obhut und Verwaltung ist.
Wenn Sie eine Funktion vermissen,
erstellen wir gerne ein Angebot für Und Museen können Werke über-
die entsprechende Entwicklung. sichtlich nach Räumen sortieren.
ArtAssistant - 39Sie können auch lesen
