Content Management gegen das Datenchaos - Online und Guides - IS Report
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www.isreport.de 26. Jahrgang 1/2022 10 EUR
Content Management
gegen das Datenchaos
Weitere Themen:
• KI in der Rechnungsverarbeitung
• CRM im mobilen Kundendienst
• Blockchain in Finanzwesen und Controlling
• HomeOffice und Datensicherheit
• Compliance im Personalbereich
” Unternehmen
denken nach,
Thought Leader
denken voraus!
„
Mehr Infos dazu im Printmagazin
SCAN ME
und online auf www.it-daily.net
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editorial
Anregungen
Stefan Raupach
Mitinhaber des is report
Auf ein Neues im Jahr 2022
Da dies die erste Ausgabe des is report Bemühungen ernsthafter fortgeführt
im Jahr 2022 ist, ist es glaube ich noch werden.
legitim, Ihnen ein gutes, erfolgreiches Jetzt noch was in eigener Sache.
und vor allem gesundes Jahr 2022 zu Ursprünglich war geplant, das Thema
wünschen. Blockchain in den Fokus dieser Aus-
Da sind wir auch schon beim ersten gabe zu stellen. Dann „überfielen“ uns
Wir digitalisieren Ihre
Thema – Gesundheit! Vor wenigen Ta- aber die DMS‘ler /ECM‘ler mit ihrem
gen war der 2. Jahrestag, an dem die Input, sodass wir jetzt einen sehr aus-
erste Covid19-Infektion in Deutsch- führlichen DMS/ECM Schwerpunkt Geschäftsprozesse
und managen Ihre
land (genau im Schwabinger Kran- haben, der sich sehen lassen kann.
kenhaus, München) entdeckt wurde. Das geht von einem Überblicksarti-
Mittlerweile kann keiner mehr das kel, in dem 6 Lösungen kurz vorge- Dokumente!
Thema Corona hören. Corona hier, stellt werden, über ECM & Cloud oder
Corona da – Corona ist allgegenwärtig. Homeofficeanwendungen bis hin zur
Nur hören kann es keiner mehr. Ich automatisierten Angebots/Ausschrei-
glaube, im Moment kennt keiner so bungserstellung! Solche Beiträge wol-
wirklich die derzeit gültigen Regeln. len Sie doch sicher auch in Zukunft Rechnungen, Aufträge, Bestellun-
Stattdessen diskutieren wir über eine lesen… nur ist das durch die schlichte
Impfpflicht. Was gibt es da zu diskutie- Verarbeitung Ihrer Einreichungen al-
gen und Auftragsbestätigungen.
ren? Machen oder nicht. lein nicht zielführend. Eine Pressemit- Vom Posteingang über Akten bis
Viel stärkere Auswirkungen könnte teilung macht den Kühlschrank nicht ins Archiv. Alles mit der xSuite®.
der Ukraine-Konflikt haben. Darüber voll. Das tun nur bezahlte Inhalte, also
sollte man mal nachdenken. Da ste-
hen sich 100.000sende Soldaten ge-
Anzeigen. Im Gegensatz zu den meis-
ten unserer Wettbewerber sind unsere Unsere Topics
genüber. Wenn da einer die Nerven Artikel kostenfrei – dafür behalten wir • S/4HANA
verliert, dann sind viele Tote innerhalb aber auch die journalistische Frei- • XRechnung
kürzester Zeit möglich. Und unsere heit.
Verteidigungsministerin schickt der Wenn Sie uns unterstützen wollen,
• P2P-Prozesse aus
Ukraine 5.ooo Stahlhelme. Wenn man schalten Sie bei uns Anzeigen oder der Cloud
mit einem 3er oder 4er Metallbohrer abonnieren den is report – dann kön-
ein paar Löcher in die Helme bohrt, nen wir noch einmal 25 jahre is report
dann hat die ukrainische Armee im- in Angriff nehmen! Vielen Dank!
merhin ausreichend Nudelsiebe zur
info@xsuite.com
Verfügung. Sorry, aber diese Geste der Viel Spaß beim Lesen!
neuen deutschen Regierung ist völlig www.xsuite.com
daneben. Und sich dann auch noch
hinstellen und sagen, man stünde da-
mit an der Seite der Ukraine. Bleibt
zu hoffen, dass die diplomatischen Stefan Raupach
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1/2022
inhalt
Lese-Argumente
Titelfoto: Ro Ma / Pixabay
Dokumentenmanagement Customer Relationship management
6 Inhalte intelligent verwalten 19 Mobile CRM
Content Management ordnet das Datenchaos Mobiler Kundendienst hat einen schweren Angang
Papiergebundene Abläufe hemmen immer noch viele Unterneh- Mobile Lösungen für Customer Relationship Management
men. Dabei liefert die IT mit Systemen für das Enterprise (CRM) rangieren auf der Wunschliste sehr hoch. In der Praxis
Content Management längst einen bewährten Schmierstoff für beklagt der Vertrieb oft fehlende Kundendaten und komplexe
reibungslose Abläufe. Systeme.Vier Anwenderberichte liefern Erfolgsbeispiele.
11 Home-Office-Gebot öffnet Potenziale IT-Strategie
Gewachsene Sensibilität fürs digitale Büro
Neuland in mehrfacher Hinsicht: Die Pandemie hat zu vielen 26 Betriebsvarianten für Software
Erfahrungen und Erkenntnissen geführt. Es ist zu kollateralen 6 Trends prägen künftig die Multi-Cloud-Szenarien
Schäden gekommen, aber auch zu Gewinnen. Das gilt insbeson- Das Modell der Multi-Cloud setzt sich nach und nach durch.
dere für Digitalisierungsprojekte, die aus der Not heraus mehr VMware, ein Anbieter derartiger Systeme, prognostiziert sechs
in den Fokus rücken. Trends, bei denen es um Container, Sicherheit und ortsunabhän-
giges Arbeiten.
13 Wie Künstliche Intelligenz die Rechnungsverarbeitung
weiter automatisiert 28 Die Blockchain im Finanzwesen und Controlling
Einer gängigen Auffassung folgend, wird von Künstlicher Die Blockchain-Technologie wird Volkswirtschaften erschüttern
Intelligenz dann gesprochen, wenn eine Maschine Dinge oder ganze Branchen auf den Kopf stellen. So oder so ähnlich
verrichten kann, für die ein Mensch Intelligenz benötigt. Dies gilt könnte eines Tages eine Headline einer Zeitung aussehen. Aber
jedoch gemeinhin bereits als „starke KI“ – im Gegensatz zur was macht diese Technologie so spannend und fasziniert uns nun
schwachen Ausprägung. seit 10 Jahren daran?
17 Intelligente Suchmaschinen IT-Security
Insight Engines straffen die Angebotserstellung
Hoher Wettbewerbsdruck, gestiegene Kundenansprüche und 30 Sicherheit im Homeoffice
umfangreiche Portfolios: das Management von Ausschreibungen Das Home-Office fordert die Datensicherheit heraus
hat sich stark gewandelt. Mit den passenden Technologien Mehr als zwölf Millionen Berufstätige arbeiten aktuell im
entsteht das Angebot schnellt. Homeoffice.Viele IT-Verantwortliche sind darüber besorgt, denn
Heimarbeitsplätze gelten nicht gerade als sicher. Abhilfe schaffen
Enterprise Resource Planning virtuelle Datenräume, bei denen der Zugriff aus dem Browser
oder über einer Mobile App erfolgt.
24 Projekt des Monats
Personalwesen
Uhrenhersteller steuert Business mit proALPHA
32 Lernmanagementsysteme
5 Strategien für Compliance im Personalbereich
International aktive Unternehmen müssen beim Workforce-
Management, lokal geltende Compliance-Regeln beachten.
Lernmanagementsysteme helfen dabei, wie SumTotal Systems
34 Impressum / Vorschau erläutert, ein Experte für Human Capital Management.
6 19 28 30 32
Papiergebundene Abläufe Mobile Lösungen für Custo- Die Blockchain-Technologie Mehr als zwölf Millionen Be- International aktive Unter-
hemmen immer noch viele mer Relationship Manage- wird Volkswirtschaften er- rufstätige arbeiten aktuell im nehmen müssen beim
Unternehmen. Dabei liefert ment (CRM) rangieren auf schüttern oder ganze Bran- Homeoffice.Viele IT-Verant- Workforce-Management
die IT mit Systemen für das der Wunschliste sehr hoch. chen auf den Kopf stellen. So wortliche sind darüber be- lokal geltende Compliance-
Enterprise Content Ma- In der Praxis beklagt der Ver- oder so ähnlich könnte eines sorgt, denn Heimarbeitsplät- Regeln beachten. Lernma-
nagement längst einen be- trieb oft fehlende Kundenda- Tages eine Headline einer ze gelten nicht gerade als nagementsysteme helfen
währten Schmierstoff für ten und komplexe Systeme. Zeitung aussehen. Aber was sicher. Abhilfe schaffen virtu- dabei, wie SumTotal Sys-
reibungslose Abläufe. Vier Anwenderberichte lie- macht diese Technologie so elle Datenräume, bei denen tems erläutert, ein Experte
fern Erfolgsbeispiele. spannend und fasziniert uns der Zugriff aus dem Browser für Human Capital Manage-
nun seit 10 Jahren daran? oder Mobile App erfolgt. ment.
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trends & analysen
News News News News News News New
Unzuverlässige IT-Systeme IT als Bindeglied zwischen (Customer Relationship Management), ERP
vergraulen Mitarbeiter Mitarbeiter und Unternehmen (Enterprise Resource Planning), FiBu (Fi-
Mangelnde Ausstattung und IT-Probleme sind „Die anhaltende Pandemie und das daraus nanzbuchhaltung, HRM (Personalverwal-
für viele Angestellte ein Ärgernis, das bis zur resultierende Homeoffice rücken aktuell tung), POS-Kasse, eCommerce, Produktion
Kündigung reichen kann. Laut einer Studie von die Bedeutung von Employee Experience in MIS (Management Information System) und
Nexthink wendet sich allerdings der Großteil den Vordergrund“, berichtet Yassine Zaied, die Groupware Business Manager.
der Mitarbeiter nicht ans unternehmensinter- Chief Strategy Officer von Nexthink. „Insbe-
ne Helpdesk. sondere geht es auch um die Rolle der IT, die Dashboards liefern Schlüsselkennzahlen
Eine problembehaftete IT-Ausstattung ist der Mitarbeitererfahrungen positiv oder negativ Die mobile Oberfläche wurde bei sämtlichen
drittwichtigste Faktor für Mitarbeiterfluktu- beeinflusst. Schließlich sind digitale Umge- Funktionalitäten speziell für Außendienst
ation und Burnout – nach schlechter Bezah- bungen das Bindeglied zwischen Mitarbei- und Geschäftsleitung grundlegend grafisch
lung und einer ungesunden Arbeitskultur. tern und dem Unternehmen.“ überarbeitet und verbessert. Beispiele sind
Das zeigt eine aktuelle Studie von Nexthink, Die häufig als schwach beschriebene Digital der mobile Überblick über Artikel oder den
einem Anbieter von Lösungen für Digital Ex- Employee Experience passt für Nexthink nicht Auftragseingang, detaillierte Dashboards
perience. Marktforscher von Vanson Bourne zu den Bemühungen der Unternehmen, diese zu Schlüsselkennzahlen, die mobile Zei-
haben dafür einen Blick den Umgang der Un- Erfahrung zu überwachen und zu optimieren. terfassung und der stets verfügbare Zugriff
ternehmen mit allfälligen IT-Problemen ge- „Angesichts der Aussage von Mitarbeitern, auf Tickets; Support- und Servicefälle so-
worfen. Befragt wurden 1500 Mitarbeiter und dass sie ihren Job wegen einer schlechten IT- wie Kundenanliegen, die allesamt nun auf
IT-Entscheider aus Unternehmen in Deutsch- Erfahrung verlassen würden, sollten Unter- Knopfdruck verfügbar sind.
land, England, Frankreich und den USA. Die nehmen derartige Schwächen aktuell besser Mit dem Digitalisierungstemplate „Ange-
eine Hälfte der Befragten kam aus Betrieben nicht riskieren“, warnt Zajed. jf bot“ können die Empfänger eines Angebots
mit mehr als 5000 Mitarbeitern, die andere dieses direkt im Browser annehmen, ableh-
aus solchen mit 1000 bis 5000 Mitarbeitern. myfactory Cloud ERP nen oder eine Rückfrage dazu stellen. Auf
Angesichts der Knappheit von Fachkräften zielt auf mobile Nutzung Sicherheitsaspekte wurde dabei strikt geach-
sind die Ergebnisse der Studie ein Warn- Die mobile Nutzung sowie Termplates für die tet. So hat beispielsweise nur der tatsächliche
schuss: 20 Prozent der 1500 Befragten wür- Angebotserstellung und die Terminfindung sind Empfänger Zugriff auf das Portal mit dem für
den ihren Arbeitsplatz wechseln, sollte die zwei Highlights der Version 7.2 von myfactory ihn bestimmten Angebot. Das Template lässt
IT-Erfahrung schlecht sein. Bei den 25- bis Cloud ERP. Die automatische Umstellung er- sich zudem eng in ein Unternehmensportal
34-Jährigen beträgt dieser Wert 28 Prozent. folgt kostenlos und ohne jeden Aufwand für einbinden. Vom Anwender festgelegte De-
Außerdem geben 30 Prozent an, dass sie nicht den Kunden. signs werden auch bei der Erstellung derar-
wüssten, ob für die Digital Employee Experi- Funktionserweiterung: Mehr als 1.600 Neu- tiger Angebote automatisch beachtet.
ence jemand im eigenen Unternehmen ver- erungen und Verbesserungen liefert Version
antwortlich sei. 7.2 von myfactory Cloud ERP laut Aussage des Wenig Aufwand bei der Terminfindung
Herstellers. Besondere Highlights seien eine Das Digitalisierungstemplate „Terminvor-
Ständig bocken irgendwelche Systeme optimierte Oberfläche für den mobilen Ein- schlag“ soll den Abstimmungsaufwand bei
68 Prozent der leitenden Mitarbeiter berich- satz sowie die Digitalisierungstemplates „An- der Festlegung eines Termins reduzieren.
ten von wenigstens einem IT-Problem in der gebot“ und „Terminvorschlag“. Die mobile Laut Aussage des Anbieters ist es künftig
Woche. 54 Prozent berichten, dass dies schon Oberfläche sei grundlegend überarbeitet und nicht mehr erforderlich, sich mühsam via
zu unschönen Situationen mit Kunden oder modernisiert worden, so dass Mitarbeiter im E-Mail über einen passenden Termin abzu-
Geschäftspartnern geführt hat. In einigen Fäl- Außendienst und die Geschäftsleitung sämtli- stimmen. Verschickt wird einfach ein Link
len sind es auch hausgemachte Gründe, die che ERP-Funktionen schnell und einfacher im mit einem Terminvorschlag sowie einem
zu einem unzureichenden IT-Erlebnis führen. Zugriff haben. Mit den Digitalisierungstemp- dazugehörigen Zeitfenster, in dem der Ter-
82 Prozent der leitenden IT-Entscheidungs- lates stellt myfactory seinen Kunden kontinu- min stattfinden soll.
träger sind der Ansicht, dass die Mitarbeiter ierlich neue Werkzeuge zur Digitalisierung Das System weiß zudem, zu welchen anderen
in ihrem Unternehmen nicht erkennen, wie und Automatisierung von Unternehmenspro- Terminen der Versender Zeit hat. Abwesen-
oft sie selbst die Ursache für frustrierende di- zessen zur Verfügung. Version 7.2 kommt mit heiten, Arbeitszeiten und bereits bestehende
gitale Erfahrungen sind. zwei Funktionen, die den Anwender sowohl Termine werden dabei berücksichtigt.
Obwohl die IT-Abteilung von diesen „selbst- bei der Angebotsverwaltung als auch bei der Die Partner von myfactory sind mit der neuen
sabotierenden Verhaltensweisen“ weiß, ge- Findung von Gesprächs- beziehungsweise Version bereits vertraut. Für Anwender in
ben Mitarbeiter laut Studie schlechte Ange- Meeting-Terminen unterstützen. Deutschland, Österreich und der Schweiz
wohnheiten nur ungern zu. Beispiele dafür myfactory Cloud ERP ist eine webgestützte ist das Release im Januar 2022 in der Public
sind das Speichern persönlicher Dateien und Business Software auf Basis von Microsoft Cloud verfügbar. Die automatische Umstel-
Arbeitsdokumenten auf dem Desktop oder in .NET, die sich an kleine und mittlere Unter- lung erfolgt kostenlos und ohne jeden Auf-
kostenlosen Filesharing-Plattformen sowie nehmen aus Handel und Produktion rich- wand für den Kunden. Auch für die Daten der
das Ignorieren von Sicherheitsmeldungen tet. Eng integriert, sind in dieser betriebs- Kunden bringt der Release-W echsel keiner-
auf Bildschirmen. wirtschaftliche Lösung die Modulen CRM lei Einschränkungen mit sich. jf
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dokumentenmanagement
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Inhalte intelligent verwalten
Content Management ordnet das Datenchaos
Papiergebundene Abläufe hemmen immer noch viele Unternehmen. Dabei lie-
fert die IT mit Systemen für das Enterprise Content Management längst einen
bewährten Schmierstoff für reibungslose Abläufe.
Der Markt für Dokumentenma- lichen Kanälen so miteinander, dass das Anlegen und Verwalten komple-
nagement- und Archivierungssysteme Anwender eine ganzheitliche und xer Ordnerstrukturen.
(DMS) wächst rasant, denn im deut- vorgangsbezogene Sicht auf ihre In-
schen Mittelstand herrscht in Sachen formationen bekommen. ACTIWARE.IO verknüpft
Enterprise Content Management ein In der nachfolgenden Übersicht Dateninseln zu einem Wissens-
enormer Nachholbedarf. In der Ver- zeigt der is report fünf Lösungen, mit speicher
gangenheit waren die der Auslöser denen Unternehmen Inhalte digital Im Zuge ihrer Digitalisierung etab-
für Projekte vor allem die hohen Ab- verwalten und einem breiten Mitar- lieren viele Unternehmen zum be-
lagekosten, der schwerfällige Zugriff beiterkreis verfügbar machen. Die reits vorhandenen Set individueller
sowie die mangelnde IT-Integration Beispiele umfassen zwei Systeme Werkzeuge und Anwendungen wei-
von Papierlösungen. Neuerdings für revisionssichere Archivierung tere Einzellösungen. Ein derartiges
kommen Schwierigkeiten mit unge- in einer abgesicherten Cloud, einen Vorgehen erschwert den Projekter-
ordneten elektronischen Archiven Content-Management-Bot für Mi- folg. Mit ganzheitlichen Lösungen
hinzu. Außerdem zeigt sich ein Trend crosoft Teams, ein Dokumentenma- läuft es einfacher, wie Jens Feuring,
zu kollaborativen Lösungen. nagement für das Rechnungswesen, Geschäftsführer der ACTIWARE Info
Ein Mittel gegen digitales Chaos eine Lösung zum Anreichern von systems GmbH, erläutert: „Digitali-
stellt die digitale Akte dar. Eine derar- Dokumenten mit Informationen aus sierung erfordert eine konsequent
tige verknüpft Daten aus unterschied- Datenbanken sowie zwei Systeme für ausgerichtete Vernetzung von Syste-
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dokumentenmanagement
ternehmen und Organisationen jeder
Branche und Größe. Da Investitionen
in eine lokale IT-Infrastruktur und
aufwändige selbständige Pflege ent-
fallen, eignet sich d.velop documents
laut Aussage des Anbieters auch für
sehr kleine Unternehmen. Dank der
Bereitstellung über den d.velop store
lassen sich der gewünschte Funkti-
onsumfang und zusätzliche Apps zur
digitalen Optimierung von Geschäfts-
prozessen zusammenstellen und auf
Basis vorgefertigter Templates direkt
nutzen. Je nach Anwendungsfall und
gewünschtem Nutzungsgrad sind drei
Silos für Daten und Dokumente zu einem unternehmensweiten Wissensspeicher unterschiedliche Pakete (basic, busi-
verknüpfen – dieses Ziel verfolgt die Digitalisierungsplattform ACTIWARE.IO. ness und ultimate) verfügbar.
Quelle: ACTIWARE Infosystems GmbH Technisch basiert d.velop docu-
ments auf der etablierten Technologie
men zu einem Wissensspeicher, der hip Management/CRM) eng in das von d.velop. Im Rahmen von Software
Dokumenten- und Datensilos auf- Informationsmanagement integrie- as a Service ist dieses Angebot ein
bricht und beispielsweise Informati- ren. Auf Basis von Standards verknüp- fester Bestandteil der umfassenden
onen aus Applikationen zum Internet fen IT-Architekten einzelne Module Produktfamilie des Unternehmens.
der Dinge in Business-Anwendungen zu einer Gesamtlösung. Application Dank der durchgängigen Software-
fließen lässt.“ Templates liefern vorgefertigte Inte- Architektur und eines intelligenten
Mit der Digitalisierungsplattform grations- und Datenabfragedefinitio- Connectors gestalte sich der Wech-
ACTIWARE.IO hat sich ACTIWARE nen für Systeme wie ABAS ERP, SAP sel aus der Cloud zu einer lokal ins-
Infosystems diesem Ziel verschrie- S/4HANA und Microsoft Dynamics tallierten Lösung ebenso leicht wie
ben. Es handelt sich um eine Gesamt- 365 Business Central sowie Microsoft der Wechsel von einer bestehenden
lösung, die als individuelles Content- Dynamics Finance and Operations. On-Premise-Installation in die Cloud
Management-System starten kann Solution Templates stellen branchen- oder die Entscheidung für ein hybri-
und später den Ausbau zu einem basierte Vorlagen für das Organisie- des Szenario. Die Datenspeicherung
unternehmensübergreifenden In- ren der Inhalte bereit. könne wahlweise über bereits vor-
formationsmanagement ermöglicht. Assistenten erkennen auf Basis handene Storage-Hardware oder in
Laut Aussage des Anbieters können Künstlicher Intelligenz Daten aus un- der d.velop cloud erfolgen.
Unternehmen damit schrittweise in strukturierten Texten und verknüpfen Im Eingangskanal erfasst die Lö-
eine Gesamtlösung hineinwachsen. sie mit bestehenden Geschäftsobjek- sung Dokumente und Dokumen-
Durch das Zusammenführen unter- ten. Das System zeigt dabei Zusam- tenstapel automatisch via Scan und
schiedlichster Daten – maschineller menhänge auf und macht Vorschläge E-Mail. Im zweiten Schritt werden
und kaufmännischer Art – schafft für das Verknüpfen. Darüber hinaus sie mit Hilfe Künstlicher Intelligenz
ACTIWARE.IO einen gemeinsamen stellt es Funktionen für die automa- klassifiziert, an die zuständigen An-
Wissensspeicher für sämtliche Mitar- tische Interaktion mit anderen Sys- sprechpartner verteilt oder archiviert.
beiter. Die integrierte Workflow-En- temen in der unternehmensweiten Das Archiv gestattet die revisionssi-
gine ermöglicht eine übergreifende IT-Landschaft bereit. chere und gesetzeskonforme Ablage
Zusammenarbeit – von der Produkt- digitaler Unterlagen. Berücksichtigt
entwicklung, Projektarbeit über die d.velop-Lösungen reichen werden auch Aufbewahrungsfristen
Produktion bis zum Service. vom Archiv bis zum Workflow und Fälligkeiten gemäß der Grund-
ACTIWARE.IO ist auf das Zusam- d.velop documents ist die Cloud-App sätze zur ordnungsgemäßen Aufbe-
menspiel mit bestehenden Lösungen von d.velop für den einfachen Ein- wahrung von Büchern und Aufzeich-
ausgerichtet – mit starken Integratio- stieg in die Welt des professionel- nungen (GoBD). Abgerundet wird
nen und hoher Gestaltungsfreiheit. So len Dokumentenmanagements. Die das Produkt mit Blick auf den Daten-
lassen sich ERP-Lösungen (Enterprise Lösung umfasst intelligente Archi- schutz durch ein individuelles Rech-
Resource Planning) und Systeme zur vierungsmöglichkeiten in einer si- tekonzept für den ortsunabhängigen
Kundenpflege (Customer Relations- cheren Cloud und richtet sich an Un- Archivzugriff.
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dokumentenmanagement
Im Eingangskanal erfasst d.velop documents Dokumente und Dokumentenstapel automatisch via Scan und E-Mail. Im zwei-
ten Schritt werden sie mit Hilfe Künstlicher Intelligenz klassifiziert, an die zuständigen Ansprechpartner verteilt oder archi-
viert. Quelle: d.velop
Die digitale Dokumentenarchivie- einzugehen. Neue Features können gen Rechnungen automatisch in den
rung erfüllt nicht nur alle geltenden die Kunden laut Anbieter nun jeder- Freigabezyklus und können mit einer
Compliance-Anforderungen, sondern zeit in einer Entwicklungsumgebung digitalen Rechnungsmanagement-
legt gleichzeitig die Basis für weiter- testen. Software weiterverarbeitet werden.
gehende, transparente Geschäftspro- Die erste Erweiterung ging Anfang Das Modul ELO for DATEV ver-
zesse. Schließlich lassen sich digitale Dezember des vergangenen Jahres zahnt die Dokumentenmanagement-
Workflows nur mit permanent und an den Start: der ELO BOT for Micro- Suite eng mit der DATEV Software für
zentral verfügbaren Informationen soft Teams. Bereits in der vorherigen das Rechnungswesen. Mit wenigen
effizient gestalten. Eine 30-Tage-Test- Version konnten Anwender über den Klicks lassen sich so Belege in der +
version von d.velop documents ohne Button ‚In Microsoft Teams teilen‘ auf archivieren, ein Freigabe-Workflow
automatische Vertragsverlängerung Dokumente im ELO System zugreifen starten und die Belege im Anschluss
oder weitere Verpflichtungen ist kos- und diese in einem Teams-Channel an DATEV übergeben.
tenfrei über die Webseite von d.velop teilen. Mit dem Bot geht der ECM- Ein serverseitiges E-Mail-Ma-
verfügbar. Hersteller einen Schritt weiter: Nun nagement für Microsoft 365 und Mi-
können die Nutzer innerhalb eines crosoft Exchange steuert das Modul
ELO ECM Suite integriert Teams-Chats Dokumente suchen, die ELO XC. Damit werden Postfächer
sich eng in Microsoft Teams im ELO-System abgelegt sind. entlastet und E-Mails automatisch
Mit der Version 21 der ELO ECM Laut Hersteller lässt sich die ELO rechtskonform in der Dokumenten-
Suite hat der Hersteller ELO Digital ECM Suite modular erweitern: Für management-Suite abgelegt. Die in
Office im Sommer 2021 einen Stra- eine intelligente Analyse und die au- E-Mail-Nachrichten und Anhängen
tegiewechsel vollzogen. Seither bie- tomatisierte Verarbeitung eingehen- enthaltenen Informationen lassen
ten die Stuttgarter die Suite in Form der Dokumente eigne sich der ELO sich in nachgelagerten Unterneh-
themenbezogener Feature-Releases DocXtractor. Dieser Erfassungsas- mensprozessen nutzen.
sowie als alle zwei Jahre erhältliches sistent extrahiert Informationen wie Funktional erweitern lässt sich die
Long-Term-Support-Release an. etwa Rechnungsposten, gleicht diese Suite darüber hinaus mit den vorkon-
Ziel des Umbaus war es, die ECM- mit einer betriebswirtschaftlichen Lö- figurierten ELO Business Solutions.
Software flexibler auszurichten und sung (Enterprise Resource Planning/ Verfügbar sind bisher die Fachlösun-
zudem verstärkt auf individuelle An- ERP) ab und prüft sie mit Künstlicher gen für das Rechnungs-, Vertrags-,
forderungen in den Unternehmen Intelligenz auf Korrektheit. So gelan- Wissens-, Weiterbildungs-, Bewer-
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dokumentenmanagement
Structures von id-netsolutions Digital
Solutions lassen sich komplexe Ord-
ner-Strukturen mit unterschiedlichen
Objekttypen, Sortierreihenfolgen und
Zugriffsrechten anlegen. Zum Bei-
spiel eine Fahrzeug-Akte.
Geht es um den Business-Nutzen
dieser Erweiterungen, verweist id-
netsolutions Digital Solutions auf
zwei Beispiele: Im ersten Fall werden
mittels Business Solution FileImpor-
ter Projekt-Unterlagen aus dem Dat-
eisystem ins ELO-System importiert.
Dort werden die Dokumente über
den Business Solution DocumentFi-
ler mit zusätzlichen Informationen
aus Projekt- und Kundendatenbanken
angereichert und zu Projekt-Akten
gebündelt. Intelligent vorkonfiguriert
läuft eine derartige Kombination fast
Seit der Version 21 bietet ELO Digital Office die ELO ECM Suite in Form themen-
vollautomatisch ab. Das zweite Bei-
bezogener Feature-Releases sowie als alle zwei Jahre erhältliches Long-Term-
spiel betrifft die Personalabteilung:
Support-Release an. Quelle: ELO Digital Office
Dort werden Lohn-und Gehaltsab-
ber-, Sitzungs- sowie Besucherma- banken. Der Business Solution Docu- rechnungen über den Business So-
nagement. mentFiler verarbeitet ausschließlich lution FileImporter ins ELO-System
Dokumente, die bereits in ELO vor- kopiert, über den Business Solution
Spezialmodule erweitern das handen sind. Den Import von Doku- DocumentFiler um Metadaten aus
ELO-Dokumentenmanagement menten in das ELO-System steuert dem Personalinformationssystem
Value added Reseller liefern ihren der Business Solution FileImporter angereichert und schließlich in eine
Kunden Mehrwerte, indem sie Stan- von id-netsolutions Digital Solutions. strukturierte Personalakte einsor-
dardlösungen technisch und funktio- Mit der Lösung Business Solution tiert.
nal erweitern. So auch das Unterneh-
men id-netsolutions Digital Solutions,
das sich im Umfeld von ELO des Stutt-
garter Herstellers ELO Digital Office
GmbH einen Namen gemacht hat.
ELO bietet Business-Solutions an,
welche die hauseigene Applikation
für Enterprise Content Management
ergänzen. Beispielsweise Module für
Besucherverwaltung, Rechnungsver-
arbeitung, Vertragsmanagement, Hu-
man Resources und Recruiting, Wis-
sensmanagement und E-Learning.
id-netsolutions Digital Solutions hat
sich auf eigenentwickelte Business-
Solutions spezialisiert, die das Ange-
bot von ELO funktional erweitern.
So bietet etwa der Business Solution
DocumentFiler von id-netsolutions
Digital Solutions eine vom Anwender Mit der Lösung Business Solution Structures von id-netsolutions Digital Solutions
konfigurierbare Lösung für das Anrei- lassen sich komplexe Ordner-Strukturen mit unterschiedlichen Objekttypen,
chern der Dokumente mit Metadaten Sortierreihenfolgen und Zugriffsrechten anlegen. Zum Beispiel die hier gezeigte
aus unternehmenseigenen Daten- Fahrzeug-Akte. Quelle: id-netsolutions Digital Solutions
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dokumentenmanagement
Die aufeinander abgestimmten ergän- chive Helix lässt sich übe eine Pro- hat sich xSuite an den Standards ihrer
zenden Lösungen von id-netsolutions grammschnittstelle mit On-Premises- On-Premises-Lösung orientiert: Dank
Digital Solutions haben inzwischen Systemen verbinden. So können die Volltextindexierung sind Dokumente
selbst Suite-Charakter erlangt. Durch Kunden lokal installierte Workflowlö- schnell auffindbar, ein Webclient zeigt
die Abtrennung von der Standardlö- sungen des Herstellers um Archiv- Treffer per Preview und Highlighting
sung lassen sich die Erweiterungen funktionen aus der Cloud ergänzen. an. Gehostet wird das Archiv in einem
ohne großen Aufwand pflegen. Nach Ein Cloud-basiertes Archivsystem soll deutschen, ISO-zertifizierten Rechen-
einem Update der ELO-Kernlösung Unternehmen dabei unterstützen, zentrum, den Betrieb übernimmt der
profitieren sie sofort von den hinzu- ihre ansteigenden Datenvolumina Hersteller.
gekommenen Funktionen. und die zunehmende Digitalisierung Die On-Premises-Variante der
zu bewältigen. Außerdem werden Ahrensburger heißt xSuite Archive
Ein Cloud Archiv von xSuite damit alle Datenschutzvorschriften Prism. Es handelt sich dabei um ein
bringt Daten ins Home Office erfüllt. Belegarchiv für SAP-Systeme, das
„Unsere Kunden haben die Wahl, ob Angesichts des Homeoffice-Trends dank der Schnittstellen SAP Archive-
sie ihr Archiv im hauseigenen Re- dürfte ein Archiv in der Cloud für Link und SAP ILM eine sichere Arbeit
chenzentrum oder in der Cloud im- viele Unternehmen das Mittel der mit Dokumenten direkt aus SAP her-
plementieren“, berichtet Matthias Wahl sein, um einer hohen Anzahl aus erlaubt. Darüber hinaus lässt sich
Lemenkühler, CEO der xSuite Group, an Beschäftigten an verteilten Stand- xSuite Archive Prism auch mit ERP-
die sich auch Archivierung und Rech- orten einen sicheren Zugriff auf Systemen von anderen Herstellern
nungsverarbeitung spezialisiert hat. Dokumente zu gewähren. Das Ar- verwenden. Die Archivlösung steht
Eine durchgängige Digitalisierung chiv lässt sich von überall her über als Web-Service bereit und arbeitet
funktioniert nach Einschätzung von beliebige Endgeräte nutzen. Hohe mit beliebigen Eingangsszenarien
Lemenkühler nur unter Einbezug der Performance und Sicherheit, einge- und -formaten, der Recherche-Client
Cloud. Die meisten Kunden der xSu- sparte IT-Ressourcen vor Ort sowie basiert auf dem Framework SAP-UI5.
ite Group beherzigen diesen Rat und das automatische Einspielen techni- Eine schnelle NoSQL-Datenbank
nutzen hybride Szenarien. scher Updates sind die anerkannten sorgt für hohe Performance. Die Zu-
Auch in der Archivierung setzt Vorteile der Cloud. Sie gelten glei- griffe laufen über einen Web-Client,
der Softwareherstelle auf die Hybrid chermaßen beim Thema Archiv. Was über den das Archiv auch administ-
Cloud. Das Cloud-Archiv xSuite Ar- die Bedienungsfreundlichkeit angeht, riert wird. jf
Dank Volltextindexierung lassen sich Dokumente in den Archivlösungen xSuite Archive Helix und xSuite Archive Prism
schnell auffinden. Ein Webclient zeigt die Treffer per Preview und Highlighting an. Quelle: xSuite Group
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1/2022 www.isreport.dedokumentenmanagement
Foto: Gehring Group GmbH
Home-Office-Gebot öffnet Potenziale
Gewachsene Sensibilität fürs digitale Büro
Neuland in mehrfacher Hinsicht: Die Pandemie hat zu vielen Erfahrungen und Er-
kenntnissen geführt. Es ist zu kollateralen Schäden gekommen, aber auch zu Gewin-
nen. Das gilt insbesondere für Digitalisierungsprojekte, die aus der Not heraus mehr
in den Fokus rücken.
Die Corona-Arbeitsschutzver- zwischen den Abteilungen per Schub- dringlichsten Dokumente flugs ge-
ordnung hat grundsätzlich alle Ar- karre zu verteilen und einzusammeln, scannt und per E-Mail intern verteilt
beitgeber zum Angebot von Home- kann in Remote-Szenarien nicht funk- haben, um den Geschäftsbetrieb auf-
office verpflichtet – überall, sofern tionieren. rechtzuerhalten. Dabei waren selbst-
nicht zwingende betriebliche Gründe Davon wissen all jene leidvoll zu verständlich auch die Vorgaben der
entgegenstehen. Dies hat die Be- berichten, die in den ersten Wochen Datenschutz-Grundverordnung (DS-
triebe branchenübergreifend und ge- nach Ausbruch der Pandemie ihre GVO) umzusetzen, die in Pandemie-
fühlt von einem Tag auf den anderen
wachgerüttelt, ihre althergebrachten
Präsenz-Arbeitsmodelle auf den Prüf-
stand zu stellen.
Wer digital handeln will, muss
digital denken
Schnell wurde dabei klar: Wenn die
Kommunikationswege schollenge-
bunden sind, reicht die Ausstattung
mit geeigneter Hardware nicht aus,
um ortsunabhängig arbeiten zu kön-
nen. Die Post und zu bearbeitende
Akten nämlich bildlich gesprochen
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1/2022 11dokumentenmanagement
zeiten keineswegs außer Kraft gesetzt ler Strukturen mehr,
wurden. Das bedeutete eine zusätzli- gleichzeitig wurden
che Herausforderung gerade für die die Prozesse effizien-
Unternehmen, die sich damit bis da- ter und sicherer.
hin noch nicht intensiv beschäftigen
mussten. Die digitale
Poststelle als
Dreh- und Angelpunkt für Dienstleistung
Dokumenten-Workflow Das Einrichten und
Gerade in diesen Zeiten waren pa- der Betrieb einer
pierlose Konzepte und Workflows digitalen Poststelle
gefragt, die das medienbruchfreie erfordert Know-how
Bereitstellen, Ablegen und Wieder- und Erfahrung, die
auffinden von Dokumenten handeln in den meisten Un-
– in Einklang mit der Compliance, ternehmen nicht vor-
zuverlässig und präzise. Die digitale handen sind. Genau
Poststelle erfüllt genau diese Anfor- in diesem Themen-
derungen. Das zeigen die Beispiele feld bieten Spezialis-
jener Unternehmen, die sich früh- ten ihre modularen
zeitig von der klassischen Poststelle Dienstleistungen für
zugunsten eines modernen und effi- Organisationen aller
zienten Dokumenten-Managements Branchen und Grö-
losgelöst haben. ßenordnungen an.
Auf Homeoffice-Arbeit im grö- Diese beinhalten weit
ßeren Stil umzustellen, um aus der über bloßes Scannen
Ferne oder auch hybrid arbeiten zu hinaus das automati-
können, stellte für sie keine größere sierte Indexieren und
Herausforderung mehr dar. Schließ- stimmige Verteilen
lich wurde bereits alles dafür getan, aller Dokumente in
die ein- und ausgehende Korrespon- effiziente Workflows.
denz, Rechnungen und Belege sowie Alle relevanten In-
Papierformulare aller Art kontinuier- formationen gelangen so schnell zur nale eine Langzeitaufbewahrung im
lich digitalisiert und indexiert in den richtigen Person, um dort bearbeitet ausgelagerten Hochsicherheitsarchiv
geordneten Umlauf zu bringen. Das zu werden. oder ihre fachgerechte Vernichtung
reibungslose Funktionieren von Rou- Zu den übernommenen Aufgaben- und Entsorgung.
tineabläufen bedurfte keinerlei loka- gebieten als externe digitale Post- Angebote wie diese lassen sich
stelle gehört das Scannen der bereit- wahlweise komplett oder in Teilen
gestellten Unterlagen beispielsweise und ergänzt um skalierbare Eigen-
Der Autor mit einem selbstentwickelten Scan- leistungen abrufen. Auf Wunsch kön-
Client. Dieser schließt eine OCR (Op- nen sie auch beim Kunden vor Ort
tical Character Recognition)-Voll- umgesetzt werden; hierfür bringt der
texterkennung und automatisierte Dienstleister das technische Equip-
Indexierung ein; lediglich etwaige ment und erfahrene Mitarbeiter in
Klärfälle erfordern nachträglich eine die Projekte ein. Bei der erbrachten
händische Verschlagwortung. Im An- Leistung kann es sich je nach Bedarf
schluss erfolgt das Übertragen der aber auch lediglich um das Bereitstel-
Foto: Gehring Group GmbH
indexierten Post ins Enterprise-Con- len von Soft- und/oder Hardware oder
tent-Management (ECM)-System und das Schulen von eigenen Mitarbeitern
damit einhergehend in die Workflows handeln. Ob extern oder inhouse:
der Postbearbeitung; grundsätzlich ist Sämtliche Verarbeitungsschritte soll-
aber auch eine Übergabe an jedes be- ten sich dabei unter strikter Beach-
liebige führende Kundensystem mög- tung der Vorgaben der DSGVO und
Nils Gehring, lich. Anschließen kann sich je nach der nationalen Datenschutzgesetze
Gehring Group GmbH
Archivierungswürdigkeit der Origi- vollziehen. Gehring/we
12 Online und Guides
1/2022 www.isreport.dedokumentenmanagement
Wie Künstliche Intelligenz die Rech- vielseitige Anwendungsgebiete im Ge-
schäftsleben ebenso wie im privaten
nungsverarbeitung weiter automatisiert Umfeld, etwa im Bereich von Chat-
bots, bei Kaufempfehlungen im On-
line-Handel oder für Risikoanalysen
Wie der Begriff „Künstliche gen in kürzester Zeit zu durchsuchen. zum Schutz vor Betrugsversuchen.
Intelligenz“ zu definieren ist und ob es Darin machen sie dann Muster aus- Gleichzeitig eröffnet sich durch den
eine finale Definition überhaupt geben findig, die ein Mensch so schnell nicht Einsatz von KI für Unternehmen eine
kann, darüber wird in Informations- erkennt. Ausgehend von diesen Er- Möglichkeit, Geschäftsprozesse wie z.
technologie, Neurowissenschaft, Phi- fahrungen ist das System in der Lage, B. die Rechnungsverarbeitung effizi-
losophie und Linguistik derzeit noch Ergebnisse zu verbessern und Lösun- enter zu steuern und fehlerminimiert
kontrovers diskutiert. Einer gängigen gen zu generie Mensch kann es Daten ablaufen zu lassen.
Auffassung folgend, wird von Künst- intelligent miteinander verknüpfen,
licher Intelligenz dann gesprochen, Zusammenhänge erfassen und Vor- Rechnungsbearbeitung ohne
wenn eine Maschine Dinge verrichten hersagen mit einer bestimmten Wahr- Automatisierung: Erfassung ist die
kann, für die ein Mensch Intelligenz scheinlichkeit treffen. Achillesferse
benötigt. Dies gilt jedoch gemeinhin Das Potenzial, KI für eine automa-
bereits als „starke KI“ – im Gegensatz Künstliche Intelligenz ist in der tisierte Rechnungsverarbeitung zu
zur schwachen Ausprägung. Bei der Praxis angekommen nutzen, ist groß. Bei einem analogen
starken KI denkt die Maschine mit und Neuentwicklungen im Bereich Deep Prozess waren das Erfassen und Vali-
handelt eigeninitiativ, was aber bislang Learning als Weiterentwicklung trei- dieren eingehender Rechnungen, die
vornehmlich Science-Fiction ist. Die ben diesen Trend voran. Hierbei wer- Übertragung von Rechnungsdaten in
schwache Künstliche Intelligenz findet den dann weniger Daten benötigt, um das ERP-System sowie die Weiterlei-
hingegen schon vielfach Anwendung ein gleich gutes Suchergebnis zu schaf- tung der Rechnungsdokumente in
im Alltag. Darunter versteht man le- fen. „Few shot learning“ und „Transfer einen Freigabeprozess noch weitge-
diglich, dass einzelne menschliche learning“ sind Ausprägungen in die- hend manuelle Tätigkeiten. Beson-
Fähigkeiten auf Maschinen übertra- sem Umfeld. Auch die Toolsets werden ders bei hohen Belegvolumina treten
gen werden, etwa das Erkennen von sich verbessern; man benötigt also we- die negativen Begleiterscheinungen
Texten und Bildern, Spracherkennung niger Fähigkeiten für die Nutzung von dieser „Handarbeit“ zutage: Durch ih-
etc. Die technische Entwicklung in die- Software, die solche KI-Algorithmen ren monotonen Charakter ist sie zeit-
sen Bereichen schreitet in den letzten nutzt. Da zugleich die Kosten für derar- raubend und fehleranfällig. Verloren
Jahren rasant voran. In Bezug auf den tige Technologien weiter sinken, wird gegangene oder fehlende Papierrech-
Einsatz in der Rechnungsverarbeitung die Akzeptanz von KI für den Einsatz in nungen, lange Bearbeitungszeiten und
und anderen betriebswirtschaftlichen verschiedensten praktischen Anwen- dadurch Verlust von Skonti und Rabat-
Prozessen wird im Folgenden vom Be- dungsfeldern noch weiter steigen. ten sind typische Effekte, wenn ohne
griff der schwachen KI ausgegangen. Durch die fortschreitende Digitali- Automatisierung gearbeitet wird.
Im Prinzip sind es verschiedene sierung ist das Thema in den vergan- Der Einsatz einer Software für au-
Teilbereiche unterschiedlicher Tech- genen Jahren den Versuchslaboren tomatisierte Rechnungserfassung mi-
nologien, die unter dem Oberbegriff entwachsen. Mittlerweile finden sich nimiert hier Fehler und beschleunigt
KI subsummiert werden. Zu ihnen
gehören Machine Learning (und
seine Weiterentwicklung Deep Lear-
ning), neuronale Netze und Natural
Language Processing. In der Praxis
wird mit dem Begriff KI heute jedoch
oft nur eine dieser Unterformen asso-
ziiert, das Machine Learning. Darun-
ter versteht man Algorithmen, die auf
Grundlage von Erfahrungen eigen-
ständig aus Informationen und Daten
lernen können.
Computer sind aufgrund ihrer mitt-
lerweile gewaltigen Rechenkapazitä- Beispiel Kontierungsvorschlag mit einer ermittelten Wahrscheinlichkeit
ten in der Lage, sehr große Datenmen- Quelle: xSuite
www.isreport.de Online und Guides
1/2022 13dokumentenmanagement
Prognose für den durchschnittlichen Rechnungsbetrag und Rechnungsanzahl für das kommende Jahr Quelle: xSuite
die Abläufe. KI-Komponenten führen der Software angepasst werden. An Rechnungserfassung zu erkennen,
zugleich zu einem Zugewinn an Effi- dieser Stelle lässt sich nun Künstli- erstellt eine Rechnungsverarbeitungs-
zienz, und zwar je größer, desto höher che Intelligenz einsetzen, sodass man Software mit künstlicher Intelligenz
das Belegvolumen. Die Software er- solche Anpassungen nicht mehr von selbstständig Templates, auf die sie
leichtert die Dateneingabe und macht Hand vornehmen muss. KI geht dabei in der Folge zurückgreift. Die KI lernt
eine manuelle Bearbeitung von Papi- nach dem erläuterten Grundprinzip dabei kontinuierlich durch Änderun-
errechnungen überflüssig. Diese wer- vor, dem Lernen aus Mustern von Da- gen, die in der Validierung vorgenom-
den digitalisiert, die darin enthaltenen ten. Je höher also die bereitgestellte men werden und passt das Template
Daten mittels zentraler Extraktion Datenmenge ist – in diesem Falle das fortwährend an. Ändert zum Beispiel
ausgelesen und anschließend zur Va- Rechnungsvolumen – desto mehr In- ein Kreditor sein Rechnungslayout,
lidierung zur Verfügung gestellt. formationen verleibt sich das System erkennt die Software die Änderungen
Bei der Extraktion war es bisher ein. In der Folge vermag es durch er- und passt das Template wiederum au-
üblich, dass vorab definierte Temp- kannte Muster neu eintreffende Rech- tomatisch an. Benötigt die Sachbear-
lates festlegen, an welcher Stelle des nungen schneller und genauer aus- beitung zusätzliche Felder für einen
Dokuments bestimmte Daten erfasst zulesen. Das Training reicht von der Beleg, so können die Merkmale zu den
werden. Eine Rechnungsnummer Dokumententrennung über die Beleg- Daten durch die/den Bearbeiter*in an-
wird etwa im Bereich der Kopfdaten lesung und Lieferantenerkennung bis gelegt werden. Die Software erkennt
erwartet, Positionsdaten im mittleren hin zur Auslesung einzelner Feldin- dann zukünftig das neue Feld und er-
Bereich, Angaben zum Kreditor fin- halte. So könnte die KI einem Debi- gänzt es in dem Template.
den sich wiederum in der Absender- toren automatisch und auf Basis von Rechnungen können auf unter-
adresse eines Beleges sowie innerhalb Mustern eine Zahlungserinnerung schiedliche Art im Unternehmen
der Fußzeile mit Daten zur Kontover- schicken. Oder sie gibt dem Sachbear- eingehen: digital per E-Mail, über ein
bindung, USt-ID oder Steuernummer. beiter den Hinweis, einen bestimmten Portal oder auf dem klassischen Post-
Regelbasiert lässt sich eine Rech- Teil der Rechnung zu überprüfen, weil weg per Papier. Einseitig oder bis zu
nungsnummer identifizieren (sobald dort mit gewisser Wahrscheinlichkeit mehreren 100 Seiten umfassend. Al-
sie einer bestimmten Zeichenfolge ein Erkennungsfehler aufgetreten ist. les, was in Papierform eintrifft, gilt es
entspricht) oder ein Fälligkeitsdatum zunächst zu digitalisieren. Hier exis-
(über einen Anker „fällig am“). Von der Felderkennung bis zur tieren zwei Ansätze, um Belege (die
Sobald sich solche Regeln für Kre- Dokumententrennung i.d.R. unterschiedlich viele Seiten um-
ditoren, Rechnungsnummern etc. än- Um aus wiederkehrenden Belegen fassen) voneinander zu trennen. Beim
dern, müssen sie in der Konfiguration Informationen für die automatisierte ersten erhält jeder Beleg vor dem Ein-
14 Online und Guides
1/2022 www.isreport.dedokumentenmanagement
Prognose für die zu erwartenden Gesamtrechnungsbeträge Quelle: xSuite
scannen einen Barcode-Aufkleber. Die Softwareindustrie entwickelt ihre Pro- tischen Mustern ab, und dies in einer
Erfassungssoftware erkennt daran die dukte permanent weiter und versetzt vom Menschen nicht erreichbaren
erste Seite einer Rechnung und führt sie durch die Integration von KI in die Geschwindigkeit und Präzision. Kurz
die Dokumententrennung durch. Lage, Herausforderungen in der heu- gesagt: Eine KI-Anwendung kann nur
Beim zweiten Ansatz werden die tigen Geschäftswelt intelligent und das tun, wozu sie entwickelt wurde.
Belege erst nach ihrer Digitalisierung selbstständig umzusetzen. Sie ist ein Werkzeug und kann nicht
manuell getrennt. Auch hier kann Im Fokus steht dabei stets, Be- mitdenken. Aus diesem Grund ist bei
Künstliche Intelligenz unterstützen, schäftigte zu entlasten, damit sie sich ihrem Einsatz einiges zu beachten:
indem sie Unterschiede zwischen besser auf ihre Kernaufgaben und
neuen Belegen anhand abweichen- -prozesse konzentrieren können. Bei ••Rechtliche und ethische Aspekte:
der Layouts, Seitenzahlen und Da- aller Begeisterung über das weiterhin Wer ist verantwortlich, wenn die KI
tenfelder selbstständig identifiziert. große Potenzial von KI in der Praxis eine Fehlentscheidung trifft? Zum
Im Zuge einer Validierung kann an- darf eine kritische Auseinanderset- Beispiel im Falle von Unfällen beim
schließend manuell noch korrigiert zung mit dem Thema jedoch nicht autonomen Fahren?
werden. Aus diesen Änderungen wie- ausbleiben. Zurecht gibt es durchaus ••Gefahr der Voreingenommenheit: KI
derum lernt die Softwarelösung, zieht ethische Bedenken. Was geschähe lernt aus den Daten, die sie erhält,
die Trainingseffekte für zukünftige etwa, wenn man Maschinen die Ent- hinterfragt diese aber nicht. Wenn
Erkennungen heran und leitet daraus scheidungsvollmacht über Fragen die Lernmenge eine Ausprägung in
weitere Regeln ab. zum Schutz der Privatsphäre oder eine bestimmte Richtung aufweist,
der menschlichen Selbstbestimmung übernimmt die KI diese. Das kann
Kritische Fragen überließe? Niemand darf heute er- beispielsweise zu Diskriminierung
KI hat innerhalb der vergangenen warten, dass eine künstlich geschaf- führen, wenn KI bei Recruiting-Pro-
zehn Jahre gewaltige Entwicklungs- fene Intelligenz echte Verantwortung zessen eingesetzt wird und die Lern-
sprünge vollzogen. Vielfältige prak- übernehmen kann. menge nicht gewichtet ist.
tische Anwendungsgebiete wurden Es gibt noch keine starke KI, die in ••Nachvollziehbarkeit und Vertrauen:
erschlossen und das Potenzial ist der Lage ist, flexibel und eigeninitiativ KI leitet aus der Lernmenge selbst
noch längst nicht erschöpft. Güns- zu handeln und umfassend zu denken. die Entscheidungskriterien ab.
tige Rechenkapazitäten und eine Alle derzeit eingesetzten Technolo- Damit sind KIAnwendungen eine
hinreichend große Anzahl digitaler gien folgen lediglich der schwachen Blackbox: Es ist für den Anwen-
Datensätze befeuern den Einsatz von Ausprägung. KI arbeitet demnach klar denden nicht transparent nachvoll-
Machine und Deep Learning. Die definierte Teilaufgaben nach syntak- ziehbar, warum eine Entscheidung
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1/2022 15dokumentenmanagement
so oder so getroffen wurde. Eine und weniger gut dokumentierten Pro- tomatisierung geeignet als z. B. eher
Lösung für dieses Vertrauenspro- zessen und Verantwortlichkeiten ist es einmalige oder temporäre Objekte
blem wäre, dass die Anwendung relativ aufwändig, im System zu hin- wie SD-Aufträge oder Projekte.
nur Vorschläge unterbreitet und die terlegen, welcher Mitarbeitende un-
Entscheidung damit weiterhin beim ter welchen Bedingungen für welche Fazit: KI gezielt und nutzenorien-
Anwendenden liegt. Man spricht Belege und Arbeitsschritte zuständig tiert einsetzen
hier auch von algorithmen-basie- ist. Hier könnte Künstliche Intelligenz In der Rechnungsverarbeitung als
renden Entscheidungen, welche die Aufwand einsparen. Eine Alterna- klassischem unternehmerischen Ge-
Selbstbestimmung des Menschen tive wäre es, die Entscheidungslogik schäftsprozess hat Künstliche Intel-
nicht einschränken – im Gegensatz manuell zu hinterlegen. Gerade das ligenz enormes Potenzial, für noch
zu algorithmen-getriebenen bzw. Thema der Bearbeiterfindung hat mehr Effizienz zu sorgen – wenn sie
-determinierten Entscheidungen, in Bezug auf die Rechnungsfreigabe an den richtigen Stellen eingesetzt
bei denen die Autonomie mehr und auch rechtliche Aspekte. Diese kön- wird. So ist stets zu beachten, wel-
mehr an das System übergeht. nen in hinterlegten Regelwerken che Informationen aus welchen Sys-
••Komplexität vs. Einfachheit: Indem klar definiert und abgeleitet werden. temen notwendig sind, um Prozesse
Künstliche Intelligenz sich selbst Eine KI kann hier nicht immer eine durch KI zu automatisieren. Oft rei-
Entscheidungskriterien ableitet, 100%ige Sicherheit bieten. Daher gilt chen hier die historischen Daten der
ist sie prädestiniert für den Einsatz es abzuwägen, ob hier eine Vollauto- ERP-Systeme nicht aus, sondern es
bei komplexen Zusammenhängen, matisierung durch KI-Algorithmen werden zahlreiche weitere Informa-
das heißt, wenn sich Entscheidun- möglich ist. tionen benötigt, welche nicht immer
gen nicht anhand einfacher Wenn- Geht es an die Beleglesung, so sind in geeigneter digitaler Form vorlie-
Dann-Regeln treffen lassen. Im die Inhalte einer eingehenden Rech- gen. Wer solche Einschränkungen
Umkehrschluss kann ein festes Re- nung durch gesetzliche Regelungen in die KI-Einsatzplanung einbezieht,
gelwerk aber die wesentlich effizien- weitgehend vorgegeben – das Layout verfügt über ein überaus nützliches
tere Lösung für einfache Fragestel- aber nicht. Auch wenn die Unter- Werkzeug, um Abläufe weiter zu
lungen sein. Das gilt es abzuwägen. schiede nur Nuancen sind, gibt es na- vereinfachen und zu automatisieren.
hezu unendlich viele Variationen, wie Damit hat KI das Potenzial, die Auto-
Nicht jeder Geschäftsprozess eine Rechnung aussehen kann. Für matisierung von dokumentenbasier-
eignet sich hunderte oder tausende Lieferanten ten Prozessen auf die nächste Stufe zu
Für die Automatisierung von Ge- händisch ein Training für das System heben. D. Haack/we
schäftsprozessen ist Künstliche In- durchzuführen, wo genau welche In-
telligenz keine Allzweckwaffe; auch formationen zu finden sind, ist nicht Weitere Informationen:
hier gibt es gute und weniger gute effizient. Hier ist KI eine sehr sinnvolle www.xsuite.com
Anwendungsbeispiele. Wenn KI ein Unterstützung.
Hammer ist, heißt das nicht, dass je-
der Geschäftsprozess zwingend ein
Alle Regeln für die Kon-
tierung von Rechnungen im
Die Autorin
Nagel wäre. Vorfeld zu spezifizieren, ist
Auch bei der Eingangsrechnungs- recht aufwändig. Zumeist
verarbeitung lassen sich mehr oder lassen sich alle Fälle vorab
weniger geeignete Einsatzszenarien aber auch gar nicht berück-
von KI darstellen. Zum Beispiel bei sichtigen. Hier ist eine durch
der Feststellung der Belegart: Die Ent- das System generierte Vor-
scheidung, ob es sich um eine FI- oder schlagsliste nützlich. Diese
MM-Rechnung handelt, lässt sich auf kann auf KI basieren oder
eine einzelne Ja-/ Nein-Frage herun- einfach die Historie der letz-
terbrechen: „Ist eine Bestellnummer ten Kontierungen anzeigen, Dina Haack, Head of Marketing, xSuite Group GmbH
auf der Rechnung vorhanden?“ Diese beides ist hilfreich. Kommt KI Dina Haack ist seit mehr als 10 Jahren in der B2B-
Aufgabe ist damit perfekt für ein fest zum Einsatz, muss man wis- Softwarebranche zu Hause. Bei der weltweit tätigen
hinterlegtes Regelwerk geeignet, KI sen, welche Informationen xSuite Group aus Ahrensburg verantwortet sie das
Marketing. Thematisch befasst sie sich im Schwer-
an dieser Stelle einzusetzen wäre un- für die Findung der richtigen
punkt mit SAP-integrierten Geschäftsprozessen so-
sinnig. Kontierung benötigt werden. wie den zukunftsweisenden E-Rechnungen. Den Weg
Ein anderes Beispiel ist die Bearbei- So sind wiederkehrende Ele- in die Cloud hat sie dabei schon längst gefunden.
terfindung: In Unternehmen mit über mente wie Sachkonto oder https://de.linkedin.com/in/dinahaack
viele Jahre gewachsenen Strukturen Kostenstelle besser zur Au- https://www.xing.com/profile/Dina_Haack
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Foto: Fotolia
Intelligente Suchmaschinen
Insight Engines straffen die Angebotserstellung
Hoher Wettbewerbsdruck, gestiegene Kundenansprüche und umfangreiche
Portfolios: das Management von Ausschreibungen hat sich stark gewandelt. Mit
den passenden Technologien entsteht das Angebot schneller.
MaSSarbeit: Individuelle kun- zu optimieren – angefangen bei der Insight Engines unterstützen die
denorientierte Angebote sowie das Vorselektion und Planung bis hin zur Unternehmen bei der Entscheidungs-
detaillierte Beantworten von Aus- proaktiven Beantwortung der Aus- findung, indem sie Ähnlichkeiten
schreibungen sind wichtige Erfolgs- schreibungsunterlagen. und Zusammenhänge zwischen den
faktoren für die Wirtschaftlichkeit aktuellen Unterlagen und früheren
eines Unternehmens. Das steigende Vorselektion als erster Schritt Ausschreibungen identifizieren. Die
Qualitätsbewusstsein und die wach- Die Teilnahme an Ausschreibungen Lösungen durchsuchen eingereichte
sende Preissensibilität von poten- ist meist mit einem erheblichen Auf- oder gewonnene Ausschreibungen
ziellen Kunden machen zunehmend wand verbunden. Das Erstellen der (Request for Information, Request for
mehr Individualität und effizientere Angebote ist komplex und äußerst Proposals) zu gleichen oder ähnlichen
Abläufe im Ausschreibungsmanage- zeitintensiv und erfordert einen um- Themen, verknüpfen sie miteinander
ment erforderlich. fassenden Zugang zu Informationen zu und stellen die Erkenntnisse aus
Um diese Herausforderung zu aus dem gesamten Unternehmen. vorangegangen Projekten bereit. So
meistern, braucht es leistungsfähige Um nicht unnötig Ressourcen bieten sie eine gute Basis, um die ge-
Lösungen, die aus den verfügbaren und Kapazitäten zu binden, gilt es stellten Fragen zu beantworten und
Daten die passenden Informationen in einem allerersten Schritt den Ge- fundierte Entscheidungen zu treffen.
filtern, aufbereiten und dem Nutzer genstand der Ausschreibung einer Gibt es Showstopper, wird die Aus-
zur Verfügung stellen. Genau hier fokussierten Prüfung zu unterzie- schreibung nicht weiterverfolgt. An-
bewähren sich intelligente Wissens- hen und eine Entscheidung über die dernfalls beginnt das Team mit dem
managementlösungen, sogenannte Teilnahme zu fällen. In diesem Zu- Erstellen der Unterlagen.
Insight Engines. Diese Applikationen sammenhang wird unter anderem
verknüpfen Methoden künstlicher geklärt, ob alle Anforderungen erfüllt Die Datenbeschaffung
Intelligenz mit dem Verstehen von werden, die erforderlichen Ressour- überspringt Silogrenzen
Inhalten wie Fragen oder Texten. So cen bereitstehen sowie rechtliche In den meisten Fällen befinden sich
sind sie in der Lage, den gesamten und technische Rahmenbedingungen sämtliche zur Beantwortung einer
Prozess des Angebotsmanagements übereinstimmen. Ausschreibung relevanten Informa-
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