PAGES 2018.2 - Abacus Research AG
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Inhalt
Aktuell 4-9 • Feuerwehrverband lässt
administrativ nichts anbrennen –
Abacus-Software bildet einen
• Vorteile mit c-tree – was es bei gesamten Verband ab 58-61
einem Datenbankwechsel zu • Gebäudetechniker vertraut auf die Zukunft –
beachten gilt 4-7 neue Firmenleitung und ERP-Software 62-65
• Ein Einstieg in alle Module – zentrales Login • Hunziker Partner AG rüstet sich mit Abacus
vereinfacht das Leben 8-9 für die digitale Zukunft 66-69
• Abacus sorgt für frischen Wind – Maler Wind
Programme, Produkte, Technologien 10-33 wechselt auf AbaBau 70-72
• Bauen heisst vertrauen: Raif Group verlässt
sich auf Abacus als integrierte Gesamtlösung
• Keine Arbeit ohne Zeiterfassung – für das Baugewerbe 73-76
Arbeitszeiten flexibel über
Plattform registrieren 10-13 Firmenportrait 77-80
• Der Projektstamm ist das Herz
des ERP-Programms – aus Daten
werden Informationen 14-17 • Mit einer Vision zur Goldpartner-
• Datenanalyse für alle KMU – entscheidungs- schaft – Abacus-Partnerin ADVICE
relevante Geschäftsdaten auf einen Blick 18-21 begeht rundes Jubiläum 77-78
• Wohnungsabnahme mit der Business-App • Im Tandem zur Marktführerschaft – Immobilien-
AbaImmo – Protokolle einfach erstellen 22-25 Experten feiern ihr zehnjähriges Betriebs-
• MWST-Abrechnung online einreichen – jubiläum 79-80
XML-Datei einfach nur noch hochladen 26-27
• Aufgefrischter AbaShop 28-33 Produktportrait 81-84
Aus der Praxis für die Praxis – 34-76 • RMail ist mehr als eine smarte
Branchenlösungen Lösung – automatisierter E-Mail-
Versand von Lohnabrechnungen
• Service- und Vertragsmanagement direkt aus Abacus G4 81-84
für Anlagenbauer – Nicht nur
der Aussendienst profitiert von Team 85-89
mobilen Prozessen 34-37
• HERZOG Küchen AG: digitale Zeiterfassung • Mitarbeiter-Filme zum Thema
für Küchen mit Herz 38-41 "Abacus als Arbeitgeber" – ein
• Bahnadministration wird automatisiert – kleines Projekt mausert sich zum
Appenzeller Bahnen kommen mit Abacus Gala-Abend 85-87
ans Ziel 42-45 • Mitarbeiterportrait 88-89
• Bei Müller Gleisbau sorgt Abacus für
freie Fahrt in die digitale Zukunft 46-49 Kurse 90
• Projektcontrolling als Führungsinstrument – • Abacus-Kursprogramm bis März 2019 90
Informatikunternehmen vertraut länder-
übergreifend auf Abacus 50-53 Varia 91
• Hohe Datenvolumen automatisch verarbeiten – • Abacus live erleben 91
Im harten Wettbewerb erfolgreich bestehen 54-57 • Impressum Pages 2/2018 91
Geschätzte Leserin,
geschätzter Leser
An der aktuellen Programmversion "Generation four"
wird kontinuierlich weitergearbeitet. So wurde nun
nach über 15 Einsatzjahren der Motor der ERP-Soft-
ware ausgewechselt: Die bisherige Datenbank Perva-
sive wird durch c-tree ersetzt. Dies bietet vor allem
den Vorteil, dass die Abacus-Software nun auch
Schriftzeichen verarbeiten kann, die in der deutschen
Sprache nicht vorhanden sind. Diese Änderung
kommt auch unserem langjährigen Abacus-Anwender
AdNovum zu Gute, der nun unsere Lösungen auch in
seinen asiatischen Niederlassungen nutzen kann.
Mehr dazu erfahren Sie im entsprechenden Bericht
der vorliegenden Ausgabe des Pages-Kundenmaga-
zins. Neben zahlreichen weiteren Beiträgen über Im- Aktuelle Informationen erfahren Sie auch über
plementierungen unserer Software in den unterschied- unseren Abacus-Newsletter:
lichsten Branchen erfahren Sie in der vorliegenden www.abacus.ch/newsletter
Nummer auch, dass die Software ein neues Login
bekommen hat. Dieses trägt dem Umstand Rech-
nung, dass vermehrt ERP-Benutzer nicht nur im Un-
ternehmen selbst, sondern immer häufiger auch un-
terwegs, wie etwa vor Ort bei Kunden, mit der Soft-
ware arbeiten wollen. Das neue Login erleichtert den
Einstieg in die Programme unabhängig davon, mit
welchem Endgerät Daten erfasst, abgefragt oder
ausgewertet werden. Ausserdem informieren wir
über den Abacus Data Analyzer. Das neuartige Ana-
lyseinstrument erschliesst eine neue Dimension bei
der Auswertung von Daten in der Abacus-Software.
Wir wünschen Ihnen einen goldenen Herbst und viel
Vergnügen bei der Lektüre.
Ihr Pages-Team
Abacus PAGES 2 / 2018
4 Aktuell
Vorteile mit c-tree – was es bei einem
Datenbankwechsel zu beachten gilt
Die Abacus-Software wird ab
der Version 2018 auf der Daten-
bank c-tree der US-amerikanischen
Datenbankherstellerin Faircom auf-
bauen. Seit der Version 2017 kann
sie bereits alternativ zur bisherigen
Datenbank PSQL eingesetzt werden.
Abacus-Anwender können ihre
Mandanten ohne Datenverlust auto-
matisch auf c-tree migrieren.
die Indexfiles aufgrund der Tabel Unterstützung erweiterter
lendateien automatisch zu rekonst Zeichensatz (Mehrsprachigkeit
ruieren. Bei PSQL dagegen musste UTF-8)
bisher in einem solchen Fall die So sollte der sogenannte UTF-
Ein Wechsel der Datenbank Abacus-Supportabteilung eingrei 8-Standard für Sonderzeichen wie
wurde nötig, weil die Herstellerin fen, um in einem aufwendigen Ver etwa fernöstlichen Schriftzeichen,
Pervasive die Unterstützung be fahren die Datenbank-Dateien wie die zum Beispiel im Vietnamesischen
stimmter Funktionen ihrer Daten derherzustellen. zur Anwendung gelangen, unter
bank PSQL nicht garantieren kann, stützt werden.
auf die jedoch grössere und inter Anforderungen von Abacus
national tätige Abacus-Anwender an neue Datenbank
Weil bei c-tree die Index-
angewiesen wären. Dazu gehört Die meisten Abacus-Anwen
der kamen zwar bisher sehr gut mit
und Tabellen-Dateien
beispielsweise die Unterstützung
bestimmter fernöstlicher und kyril der PSQL-Datenbank zurecht.
getrennt voneinander
lischer Schriftzeichen. Zudem er Wenn nun eine neue Lösung zum geführt werden, ist sie
weist sich die neue Datenbank Zug kommt, sollte sie nicht nur sicherer im Betrieb.
gegenüber gewissen Hardware- qualitativ mindestens dieselben Ei
Problemen als widerstandsfähiger genschaften und denselben Funk Skalierbarkeit
als ihre Vorgängerin. Weil bei tionsumfang aufweisen wie PSQL, Der heterogene Anwenderkreis der
c-tree die Index- und die Tabellen- sondern darüber hinaus zusätz Abacus-Software – von Treu hän
Dateien getrennt voneinander ge liche, zukunftsweisende Vorteile dern bis zu Gross
unternehmen –
führt werden, ist sie zudem siche bieten: macht es nötig, dass eine einge
rer im Betrieb. So ist es etwa nach setzte Datenbank in der Lage sein
einem Festplattencrash möglich, sollte, sowohl mit einer grossen
Aktuell 5
Anzahl von kleinen Tabellen umzu Entscheid zugunsten von Gute erste Erfahrungen
gehen, wie sie bei den meisten c-tree Nachdem bereits im Lauf des
Treuhandmandanten vorkommen, Das Softwareunternehmen Jahres 2017 die internen An wen
als auch mit sehr grossen Tabellen, Faircom beliefert den Markt seit dungen von Abacus auf c-tree ge
die bei Konzernen Millionen von 1979. Heute unterhält sie im US- wechselt wurden, liessen sich auch
Datensätzen enthalten können. amerikanischen St. Louis und bei nach Umstellungen mehrerer Kun
Mailand in Italien zwei Ent wick deninstallationen keine Leistungs
Einfachheit bei Installation und lungs zentren. Die geografische einbussen sowohl beim Programm
Unterhalt Nähe der Ostschweiz zu Nord aufbau als auch bei Auswertungen
Wie bisher sollte sich eine "Abacus- italien hat sich bereits in der kur grösserer Datenmengen feststel
Datenbank" weiterhin ohne Zutun zen Zeit der Zusammenarbeit als len. Nur gerade beim Speicherbe
des Anwenders noch des Ver ein grosser Vorteil für Abacus er darf musste eine Zunahme konsta
triebspartners zusammen mit dem wiesen. Zudem befindet sich tiert werden. Im Gegensatz zum
Programmcode installieren lassen. Faircom in Privatbesitz und ist so ASCII-Zeichensatz verlangt die
Zudem muss sie unterhaltsarm mit nicht an der Börse kotiert, was UTF-8-Kodierung einen rund drei-
sein, so dass keine regelmässigen für eine nachhaltige Weiter ent bis fünfmal grösseren Speicher
"Aufräumarbeiten" nötig sind. wicklung von c-tree von Bedeutung platz. Deshalb ist es vor einer ent
ist. sprechenden Konvertierung wichtig,
Automatischer Transfer in neue die vorhandenen Res sourcen der
Datenstrukturen Der heterogene Harddisk zu überprüfen. Die Archiv-
Bei Änderungen von Datenstruktu Anwenderkreis der und Dos sierinhalte sind nach
ren, wie sie bei der laufenden Wei erfolgter Konversion gleich gross,
Abacus-Software macht
terentwicklung einer ERP-Software wie etwa übertragene PDF-Do ku
es nötig, dass eine
an der Tagesordnung sind, sollte mente oder Word-Dateien bewie
eingesetzte Datenbank
sichergestellt sein, dass Umwand sen.
lungen von Daten in eine neue
in der Lage sein sollte,
Struk
tur durch eine Datenbank sowohl mit einer grossen Abacus-Version und c-tree
schnell und zuverlässig durchge Anzahl von kleinen Ab September 2018 ist
führt werden. Tabellen umzugehen als c-tree die Standarddatenbank der
auch mit sehr grossen Abacus-Software für die Versionen
Wiederherstellung von einzelnen Tabellen. 2017 und 2018. Ältere Abacus-
Mandanten im laufenden Betrieb Versionen, die nur die Pervasive-
Das Zurückladen von Datensiche Ihre Datenbank c-tree ist weltweit Datenbank unterstützen, werden
rungen einzelner Mandaten sollte verbreitet. So setzen auch Kon ab diesem Zeitpunkt aus lizenz
störungsfrei bei laufendem Betrieb zerne wie VISA Europa, Thomson rechtlichen Gründen nicht mehr an
jederzeit durch den Anwender Reuters und UPS auf dieses Pro Neukunden ausgeliefert. Bisherige
selbst möglich sein. dukt. Da sie sich perfekt in die Anwender können zwischen PSQL
Abacus-Software einbetten lässt, und c-tree wählen respektive auf
Multiplattform-Fähigkeit ist sie somit auch "KMU-tauglich". Wunsch auch einen "gemischten"
Eine Datenbank muss, wie auch die Bei der Weiterentwicklung werden Betrieb je nach Mandant führen.
Abacus-Software selbst, plattfor Wünsche der Abacus-Entwickler Ein solcher Betrieb ist sogar Vo
munabhängig eingesetzt werden berücksichtigt. Aber nicht nur das, raussetzung, dass eine bestehende
können und die Betriebssysteme matchentscheidend ist, dass diese Abacus-Lizenz von der PSQL- auf
Windows, Linux und MacOS unter priorisiert werden. Zudem können die neue c-tree-Datenbank migriert
stützen. die Abacus-Entwickler auf den werden kann.
Quell
code zugreifen, womit ein
hohes Mass an Sicherheit und Au
tonomie garantiert ist.
Abacus PAGES 2 / 2018
6 Aktuell
Update bestehender Update vorgenommen werden, da Backup
Mandanten auf c-tree der gemischte Betrieb möglich ist. Ein Backup funktioniert immer
Grundsätzlich sollte ein Vor allem bei Installationen mit noch gleich wie unter der Pervasive-
Update auf eine aktuelle Abacus- sehr vielen Mandanten muss je Datenbank: Auch c-tree unter
Programmversion mit gleichzeiti doch eine Konvertierung zeitlich stützt den VSS-Writer. Dabei steht
gem Wechsel der Datenbank durch koordiniert werden. Diese ist Be das Kürzel für "Volume Snapshot
den Vertriebspartner erfolgen. standteil des Abacus-Configura Service" und ist Teil der aktuellen
Denn dieser verfügt über die ent tors und kann in diesem über eine Microsoft-Betriebssysteme. Bei ei
sprechende Ausbildung, um den Benutzerschnittstelle für einen ein ner VSS-Sicherung wird ein soge
Versionswechsel erfolgreich durch zelnen oder auch für mehrere Man nannter Snapshot auf Disk-Ebene
zuführen. danten initiiert werden. Zudem be erstellt. Während seiner Erstellung
steht vorgängig die Möglichkeit wird die Datenbank für einen kur
einen Back-up dieser Mandanten zen Moment "eingefroren", so dass
Mit der neuen
zu erstellen. Soll diese Option ge sich zwar dabei keine neuen Än
Datenbank c-tree ist nutzt werden, ist es fast zwingend, derungen auf der Festplatte spei
die Abacus-Software die Speicherressourcen der Fest chern lassen, aber weiterhin daraus
bestens für alle zukünf- platte zu überprüfen. Vor allem bei gelesen werden kann. Das Einfrie
tigen Herausforderungen grösseren Mandanten empfiehlt ren nimmt im Normalfall nur einige
gewappnet. sich deshalb, im Vorfeld eine Test Sekunden in Anspruch. An schlies
konversion durchzuführen. Nach send kann der Snapshot gesichert
Soll ein Update von den Versionen einem Datenbankwechsel ist we werden. Backup-Werkzeuge wie
2015, 2016 oder 2017 auf die der eine Datenanpassung noch zum Beispiel VEEAM verwenden
Version 2018 erfolgen, ist in jedem eine -kontrolle nötig. ebenfalls VSS. Damit können virtu
Fall die parallele Installation der elle Maschinen als Ganzes im lau
beiden Datenbanken Pervasive Datensicherungen von fenden Betrieb gesichert werden.
SQL und c-tree auf dem gleichen Mandanten konvertieren
System nötig. Zu beachten ist, Mandantendaten einer Erfolgt der Einsatz unter Linux wird
dass bei einer Hybrid-Installation Datensicherung im PSQL-Format für einen Backup im laufenden
der beiden Datenbanken zwischen lassen sich jederzeit in die aktuelle Betrieb ein sogenannter Dump der
zwei bis vier GByte mehr Arbeits Abacus-Version zurückladen und Datenbank erstellt, währendem
speicher benötigt wird. Diese ist gleichzeitig ins neue Format von neue Transaktionen aufgezeichnet
Bestandteil der üblichen Abacus- c-tree konvertieren. Nach der Kon werden. Dieser Dump kann bei
Konfiguration. Im Rahmen der Ins version ins neue Datenbankformat Bedarf unter allen Betriebssystemen
tallation der neuen Abacus-Version muss anschliessend noch ein wieder zurückgeladen werden.
2018 werden automatisch alle zen Update der Daten dieses Man
tralen Tabellen ins c-tree-Format danten auf die aktuelle Abacus- Diese Funktionen stehen sowohl
konvertiert. Werden danach neue Version gestartet werden. Die ASR- mit dem Backup-Programm "Q96
Mandanten angelegt, erfolgt dies Sicherungen dürfen nicht einen Mandant sichern" zur Verfügung,
stets im c-tree-Format. älteren Stand als denjenigen der können aber auch direkt zum Bei
Version 2017 aufweisen. Weist eine spiel beim Einsatz von externen
Bestehende Mandanten verbleiben Mandantensicherung jedoch einen Backupprogrammen genutzt wer
im Ursprungsformat und dürfen älteren Versionsstand auf, muss den. Wird die Software in einem
erst nach dem erfolgreichen Up zuerst ein Update auf die Version Rechenzentrum betrieben, lässt
date auf die Version 2018 ins 2017 vorgenommen werden, bevor sich auch ein ganzer Scope inklusi
c-tree-Format konvertiert werden. die Umstellung auf c-tree möglich ve Benutzerverwaltung und zentra
Die Konvertierung muss nicht zwin ist. ler Tabellen abspeichern. Mit des
gend unmittelbar an das Programm- sen Hilfe lassen sich mehrere
Aktuell 7
Abacus-Installationen mit eigenen Fazit
Benutzerverwaltungen auf dem Mit der neuen Datenbank
gleichen Server betreiben. Eine c-tree ist die Abacus-Software
solche Datensicherung ist vor allem bestens für alle zukünftigen He http://www.faircom.com/
dann nützlich, wenn zum Beispiel rausforderungen gewappnet. Bis
Kun dendaten auf einen anderen herige Abacus-Anwender, die über
Server und eine andere virtuelle viele Jahre gut mit der PSQL-
Maschine verschoben werden müs Datenbank gefahren sind, haben
sen. mit c-tree heute ein absolut gleich
wertiges Pendant zur Verfügung.
Mit der laufenden Weiterentwick
lung von c-tree durch die Entwick
lungsfirma Faircom ist die Garantie
gegeben, dass diese Datenbank für
viele weitere Jahre das solide
Fundament der Abacus-Software
bilden wird.
Abacus PAGES 2 / 2018
8 Aktuell
Ein Einstieg in alle Module – zentrales Login
vereinfacht das Leben
Haben die Softwaremodule
von Abacus bislang nur über lokale
Netzwerke und Internet miteinander
kommuniziert, so sind sie heutzutage
vermehrt auch über Webportale und
mobile Apps miteinander verbunden.
Um dafür den Einstieg zu erleichtern,
hat Abacus ein zentrales Login
entwickelt. Das erhöht den Benutzer-
komfort und sorgt gleichzeitig aber
auch für eine einfachere Wartung
durch den Systemadministrator und
den Benutzer selber.
Die Zeiten, in denen mehrere tern lassen. Gleichzeitig wird damit
Login-Dialoge mit entsprechend auch die Sicherheit erhöht und die
verschiedenen Benutzernamen und Nutzung erleichtert. So kann etwa
Passwörtern für den Einstieg in die ein Benutzer selber seine Mobile ID
Abacus-Applikationen verwendet oder SuisseID mit seinem Login
werden mussten, sind endgültig verknüpfen, ohne dafür einen Sys-
vorbei. Ein und dasselbe Login- temadministrator bemühen zu
Verfahren lässt sich jetzt sowohl müssen. Ausserdem können mit
für das aktuelle Abacus-ERP, das Hilfe des seit dem Frühling 2018
Informationsportal MyAbacus, die verfügbaren OpenID Connect-Pro-
mobile Spesen- und Zeiterfassungs- tokoll (OIDC) externe Identitäts-
App AbaCliK, die stationäre "Stem- anbieter schnell und einfach in die
peluhr" AbaClocK und die Online- Abacus-Software eingebunden wer-
Fakturierungslösung AbaNinja als den. OIDC erweitert das Angebot
auch für künftige Apps und Portale an Login-Möglichkeiten beträcht-
nutzen. lich. Zu den Identitätsanbietern
zählen neben der SuisseID und
Der zentrale Login-Prozess der ihrem Nachfolger SwissID unter
Abacus-Software basiert nun auf anderem Mobile ID, Microsoft,
dem sogenannten OAuth-Protokoll. Google, Facebook, Twitter sowie
Das ist ein weit verbreiteter Auto- firmeninterne Identity Provider wie
risierungs-Standard, dank dem sich etwa Microsoft Active Directory
Anmeldeprozeduren flexibel erwei- Federation Services (ADSF).
Aktuell 9
Ausbau der LDAP-Anbindung in der Version 2018 die Funktion rundet wird dies mit einem voll-
Zeitgleich zu den Login- "Passwort zurücksetzen" einge- ständig überarbeiteten Reporting.
Ne
uerungen ist auch die LDAP-/ führt. Um ein eigenes Passwort zu Es stellt Berechtigungen der Be
Active-Directory-Anbindung über- rückzusetzen, muss jetzt lediglich nutzer, Zugriffe auf Mandanten,
arbeitet worden. Das Netzwerk der Zugriff auf ein hinterlegtes von Mandanten, Kategorien, Abos
protokoll Lightweight Directory. E-Mail-Konto gestattet werden. und anderes dar.
Access Protocol (LDAP) ermöglicht
die Anbindung eines Verzeichnis Einige der geplanten neuen
Zeiten, in denen mehrere
dienstes wie Microsoft Active Funktionen im Überblick:
Login-Dialoge für den
Directory. Ausserdem lassen sich • Policy-basiertes Berechtigungs
nun mehrere LDAP-Server und
Einstieg in die Abacus- konzept
Domains in die Abacus-Version
Applikationen verwendet • Kein Standard-Passwort mehr
2018 einbinden. werden mussten, sind • Neue Passwortvergaberichtlinien
endgültig vorbei. mit diversen neuen Funktionen
Mobiler Zugriff auf Abacus- • Unterstützung von Sonderzei
Software Eine ähnliche Funktion steht auch chen, Zahlen, Gross-/Klein
Firmenmitarbeitende sind Administratoren zur Verfügung. Sie schreibung und Passwort-
vermehrt zu Hause und unterwegs können Anwendern aus der Benut Chronik
tätig, so dass sie deshalb immer zerverwaltung heraus Mails versen- • Blacklist von Passwörtern
öfter einen Zugriff auf das Abacus- den, über die sich ein Initialpass • Dashboards
ERP von Extern brauchen. Nun wort setzen oder ein neues Pass • Aufteilung von Maskenelemen
können die Anforderungen an einen wort vergeben lässt. ten auf unterschiedliche Bild
Login solcher Anwender leicht schirme
umgesetzt werden. Während für Ausblick Version 2019 • Neue Globalmutationen
Die fundamentalen Ände
rungen in Bezug auf die Benutzer Mit diesen zusätzlichen Funktionen
Ein und dasselbe Login-
verwaltung sind erst für die Version wird die Benutzerverwaltung der
Verfahren lässt sich jetzt 2019 vorgesehen. Die Benutzerver Version 2019 den Alltag der Admi
sowohl für das Abacus- waltung wird dann komplett neu nistratoren und Anwender markant
ERP, MyAbacus, AbaCliK, programmiert werden. Sie wird erleichtern.
AbaClocK als auch für über ein neues Berechtigungskon
AbaNinja nutzen. zept verfügen. Zudem wird sie
auch eine verbesserte Funktion zur
mo
bile Nutzer eine Mehrfaktor Benutzersuche aufweisen. Abge
authenti
fizierung zwingend ist,
können sich Benutzer interner
Netze auf Wunsch über weniger Mobile ID von Swisscom – die 2-Faktor-
starke Authentifizierungsverfahren Authentifizierungslösung der Schweiz
wie Benutzername und Passwort
einloggen. Mobile ID löst SMS-OneTimePass-Codes und -Passwörter ab, ist eine
einfache Lösung für Logins und Transaktionsbestätigungen und gilt
Prozesse vereinfachen dank persönlichem PIN-Code und Zugang zum eigenen Mobiltelefon
Abläufe rund um das Login- derzeit als eine der sichersten 2-Faktor-Authentifizierungen. Die Tech
Verfahren nologie basiert auf der SIM-Karte als Hard-Token und erfüllt die aktu
Mit der Abacus Business Pro ellen Anforderungen gesteigerter Mobilität. Mobile ID ermöglicht den
cess Engine werden nun Funktionen sicheren Zugang zu Online-Portalen, Cloud Services, mobilen Apps,
zur Verfügung gestellt, die helfen, VPN-Zugängen, Remote Arbeitsplätzen sowie CRM- und ERP-Work
Abläufe im Zusammen hang mit flows. Es unterstützt unabhängig vom jeweiligen Telekommunikations
dem Login-Verfahren zu vereinfa- anbieter fast alle marktüblichen Handys, Smartphones und m obilen
chen wie etwa in dem Fall, wenn Betriebssysteme.
ein Benutzer sein Passwort verges-
sen hat. Dafür wird beispielsweise Weitere Informationen unter: www.mobileid.ch
Abacus PAGES 2 / 2018
10 Programme, Produkte, Technologien
Keine Arbeit ohne Zeiterfassung –
Arbeitszeiten flexibel über Plattform
registrieren
Das Arbeitsgesetz verpflichtet
Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer
Mitarbeitenden aufzuzeichnen.
Die Abacus Zeiterfassungs-Plattform
bietet administrative Entlastung,
indem sie mehrere Möglichkeiten
unterstützt, um der gesetzlichen
Pflicht effizient, unkompliziert und
ortsunabhängig nachzukommen.
Die Abacus Zeiterfassungs- immer zu erfassen. Dank der voll- Pausenkorrekturen können durch
Plattform besteht aus der hybriden ständigen Integration in die Abacus die Abbildung von Reglementen ge-
Hard- und Softwarelösung AbaClocK, Software sind die Daten jederzeit setzeskonform automatisiert und
der App AbaCliK, dem MyAbacus in Echtzeit verfügbar, so dass so- Überstunden und Überzeit ge-
Mitarbeiter-Portal und der Abacus wohl die Mitarbeitenden als auch trennt voneinander ausgewiesen
Business Software. Sie ermöglicht die Vorgesetzten gemeinsam mit werden. Die verschiedenen GAV-
es Arbeitnehmern und Arbeitge- ihrer HR-Abteilung stets den Über- Richtlinien sind ebenfalls auf der
bern, Arbeitszeiten überall und blick über die Arbeitszeiten haben. Zeiterfassungs-Plattform abbildbar.
Die verschiedenen Elemente der Abacus Zeiterfassungs-Plattform kann jedes Unternehmen nach seinen Bedürfnissen
einsetzen und kombinieren.Programme, Produkte, Technologien 11
AbaClocK AbaCliK dem können über die App Absen
Die Hybridlösung ermöglicht Die Smartphone-App AbaCliK zen oder Ferien be antragt und
die Aufzeichnung der Arbeitszeit bietet Mitarbeitenden die Mög Spesen erfasst werden.
an fix definierbaren Orten mit Hilfe lichkeit, ihre Arbeitszeiten jederzeit
eines oder mehreren stationären und überall mobil zu erfassen. Die MyAbacus
iPad. Das Apple-Tablet dient als Aufzeichnung wird manuell oder Über das Portal MyAbacus
Erfassungsterminal. Mehrere Aba automatisch über RFID (Android), sind Mitarbeitende in der Lage, ihre
ClocK-Terminals lassen sich via Barcode oder GPS-Technologie Arbeitszeiten auch via Browser am
Cloud miteinander verbinden, so unterstützt. Bei der Erfassung mit Arbeitsplatzrechner zu erfassen.
dass sich Mitarbeitende an ver- GPS zeichnet die App automatisch Da
mit sie jederzeit über die ver-
schiedenen Orten an- und abmel- auf, wann Mitarbeitende ihren Ar schiedenen Saldi wie etwa Gleitzeit
den können. Die Identifikation am beitsplatz betreten oder verlassen. und Feriensaldo informiert sind,
Terminal erfolgt über NFC-Aus Die App funktioniert auch dann, steht eine Übersicht zur Verfügung.
weiskarten, die vorgängig den Mit wenn keine Internetverbindung Zu den erfassten Stunden kann zu
arbeitenden zugewiesen werden. vorhanden ist. Denn alle Angaben dem ein Monatsrapport und eine
lassen sich auch offline erfassen
und erst nachträglich bei funktio-
Abacus bietet für Dank der vollständigen
nierendem Netzzugang mit der
jeden Betrieb die Integration sind die
Abacus Business Software synchro
passende Lösung zur Daten jederzeit überall
nisieren.
Zeiterfassung. in Echtzeit verfügbar.
AbaCliK dient nicht nur zur Erfas
Die Terminals erfassen nicht nur sung von Arbeitszeiten. Die Emplo Absenzübersicht angezeigt wer-
die Arbeitszeiten, sondern zeigen yee-Self-Service-Funktion gestat- den. Das bietet speziell Vorgesetz
auch die Soll-, Arbeits- und Gleit tet Mitarbeitenden das Ab fragen ten die Übersicht über die Ar
zeiten sowie den Feriensaldo eines der Arbeits-, Soll- und Gleitzeiten beitsstunden ihrer Mitarbeitenden.
Mitarbeitenden in Echtzeit. sowie des Feriensaldos. Bei Bedarf Eine weitere Ansicht bereitet eine
lassen sich auch ein de taillierter Liste aller momentan angemelde-
Monats- und der Ferienrapport auf ten Mitarbeitenden, inklusive ihren
dem Smartphone aufbereiten. Zu Kontaktdaten, auf.
Mittag Abend
7:30h 11:50h 12:30h 17:30h 18:30h 19:30h
Die Abacus Zeiterfassungs-Plattform unterstützt die Mitarbeitenden während des gesamten Tagesablaufs mit der einfa-
chen und verlässlichen Bedienbarkeit. Der Aussendienstmitarbeiter kommt am Morgen ins Büro und stempelt über das
Badge-System AbaClocK ein. Für die Zeit über Mittag mit anschliessendem Kundenbesuch nutzt er die mobile App
AbaCliK, um seine Zeiten zu dokumentieren. Zurück im Büro stempelt er für den Feierabend über das AbaClocK Terminal
aus. Zuhause angekommen prüft er im MyAbacus Mitarbeiter-Portal die erfassten Zeiten seines Teams.
Abacus PAGES 2 / 2018www.pwc.ch HR goes digital: Nehmen Sie Fahrt auf Die Digitalisierung verändert Menschen, Märkte und Unternehmen. Zukunftsfähige Anwendungen halten Sie am Puls dieses digitalen Tempos und helfen Ihnen, Ihre Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Den grössten Mehrwert eines Projekts schaffen Sie durch eine flotte und qualifizierte Einführung. Darum haben wir von PwC digitale Standards entwickelt, die Sie schneller machen – und damit erfolgreicher. Sprechen Sie mit uns über Ihre digitale Zukunft. PwC Schweiz Brigitte Zulauf, Leiterin Treuhand, Schweiz Birchstrasse 160, CH-8050 Zürich, +41 58 792 47 50, brigitte.zulauf@ch.pwc.com © 2018 PwC. PwC refers to the PwC network and/or one or more of its member firms, each of which is a separate legal entity. Please see www.pwc.com/structure for further details.
Programme, Produkte, Technologien 13
Verfügbarkeit
Alle Funktionen zu Zeiterfassung stehen mit der Version 2018 zur
Verfügung. Die Abacus-Vertriebspartner unterstützen Kunden bei der
Implementierung der Zeiterfassungs-Plattform.
Weitere Informationen unter: www.abacus.ch/arbeitszeiterfassung
Preise
Voraussetzung: Lohnsoftware
AbaClocK-Terminal: CHF 790.– pro Gerät
Firmen-Abo: CHF 2.– pro Mitarbeiter/Monat
(mind. 25 Mitarbeiter)
Zeiterfassungs-Plattform – Fazit
ein Gewinn für das HR Abacus stellt für jeden Be
Die Abacus-Zeiterfassungs- trieb die passende Zeiterfassungs
Plattform schafft für das HR lösung zur Verfügung. Dabei ent-
Rechtssicherheit und administrati- scheiden Mitarbeitende selbst, ob
ve Entlastung. Dank der vollständig sie ihre Stunden mobil, stationär,
integrierten Zeiterfassungs-Platt online oder in der Abacus Business
form hat das HR auf alle Daten der Software erfassen wollen. Diese
Mitarbeitenden in Echtzeit Zugriff. Kombination bietet eine hohe Fle
Arbeitsstunden inklusive Überstun xibilität und gewährleistet die ge
den und Überzeit werden getrennt setzeskonforme, vollintegrierte und
voneinander und somit leicht nach- ortsunabhängige Zeiterfassung.
vollziehbar dargestellt. Eine Über
zeit kann direkt über den Lohn
aus
bezahlt werden. Bei Bedarf
lässt sich ein Zeitnachweis zusam-
men mit der Lohnabrechnung ver-
schicken.
Abacus PAGES 2 / 201814 Programme, Produkte, Technologien
Der Projektstamm ist das Herz des ERP-
Programms – aus Daten werden Informationen
Informationen schnell und am
richtigen Ort zu finden ist nicht
immer einfach angesichts grosser
Datenvolumen die sich in einem
ERP-System ansammeln können.
Abacus hat in den letzten zwei Pro
grammversionen viel investiert, damit
zusammenhängende Projektdaten
auf Anhieb gefunden, bearbeitet und
auch ausgewertet werden können.
Mit den aktuellen Ent wick Für einen Überblick über bereits für verrechnungen gestellt wurden.
lungen des Leistungs-/Projektab ein Projekt erstellte Rechnungen Da
zu zählen auch verrechnete
rechnungsprogramms AbaProject gibt es die Funktion "Faktura Servicedienstleistungen, fakturier
lässt sich der "Projektstamm" als übersicht". Sie bereitet alle pro te Verträge aus dem Programm für
Informations-Cockpit nutzen. Dafür Projekt erstellten Rechnungen auf das Service- und Vertragsmanage
stehen sämtliche Projektdaten und ment und Rechnungen, die in der
Informationen zentral zur Verfü Branchensoftware AbaBau erstellt
Das Programm
gung. wurden. Zusätzlich lassen sich
"Projektstamm" lässt sich
auch Rechnungen aus Dritt soft
Alles rund um die Rechnung
nun als eigentliches
warelösungen darin aufführen, so
Von der Rechnungserstellung
Informations-Cockpit fern sie in der Debitorensoftware
bis zur Fakturaübersicht sind alle nutzen. eingelesen wurden.
Funktionen rund um die Verrech
nung direkt im Projektstamm ver und totalisiert sie. In der dazuge
fügbar. Rechnungsgrundlagen wie hörigen Liste ist ebenfalls der
Der Projektstamm von
Akontobuchungen, Pauschalbuchun Zahlungsstatus ersichtlich, damit
AbaProject ist zum Dreh-
gen und Rapportierungen können
ein Projektleiter nicht nur erkennt, und Angelpunkt des
direkt im Projektstamm erfasst, ob eine Rechnung gestellt, sondern ERP-Systems geworden.
bearbeitet und kontrolliert werden. ob sie auch bereits bezahlt ist.
Mit der Funktion "Rechnung erstel Darin sind nicht nur Rechnungen Über das Kontextmenü, das auf
len" lässt sich eine Rechnung auf aufgeführt, die direkt in AbaProject einer Rechnungsposition leicht mit
bereiten, ausdrucken und versenden. für ein Projekt erstellt wurden, son der rechten Maustaste aufgerufen
dern alle weiteren Rechnungen, die werden kann, lassen sich einerseits
im Programm Auftragsbearbeitung die Rechnungsansicht und auch die
für damit verbundenen Material entsprechende DebitorenbuchungProgramme, Produkte, Technologien 15
anzeigen. Andererseits kann auch
sofort eine eingegangene Zahlung
für die betreffende Rechnung er
fasst werden.
Lieferantenrechnungen pro
Projekt
Alle Lieferantenrechnungen
sind über die Funktion "Kreditoren
übersicht" für ein bestimmtes Pro
jekt auf einen Blick ersichtlich. To
talisierungen kann der Benutzer auf
einfache Weise selbst vornehmen.
Dazu muss er nur im Kontextmenü
Alle für ein Projekt erstellten Rechnungen werden in der Fakturaübersicht im
die entsprechende Funktion an Projektstamm angezeigt.
Im Projektstamm sind
alle Rechnungen für
ein Projekt aufgeführt,
egal aus welcher Quelle
sie stammen.
wählen, um eine oder auch mehrere
Spalten zu totalisieren oder etwa
die Zahlen pro Lieferant in Gruppen
darzustellen. Bei Bedarf kann die
Liste über das Kontextmenü auch
umgehend ins Excel exportiert
werden. Alle für ein Projekt erfassten Lieferantenrechnungen werden in der Kreditoren
rechnungsübersicht angezeigt und pro Lieferant auf Wunsch auch totalisiert.
Aktivitäts- und Aufgaben
management
Immer wichtiger wird im Pro
jektmanagement die Funktion der
Aktivitäten, welche die Abacus-
Software bietet, damit die zu erle
digenden Aufgaben für ein Projekt
schnell und übersichtlich darge
stellt werden können. Im Projekt
stamm können die Projektaktivitäten
direkt erstellt, angezeigt, bearbei
tet und überprüft werden. Dafür
muss nicht ein Zusatzprogramm
"Aktivitäten" gestartet werden,
sondern der Benutzer hat alle offe
nen und bei Bedarf auch erledigten Damit nichts vergessen geht, können pendente Aktivitäten bzgl. eines Projekts
Auf
gaben im Projektstamm über überwacht und selbstverständlich auch neue erfasst werden.
sichtlich präsentiert.
Abacus PAGES 2 / 201816 Programme, Produkte, Technologien
Verknüpfung mit AbaBau
Im Projektstamm von Aba-
roject werden auch alle Offerten
P
sowie Aufträge von AbaBau ange
zeigt und können direkt geöffnet
werden. Dadurch wird der Projekt
stamm auch für AbaBau-Benutzer
zum eigentlichen Informations-
Cockpit.
Service und Vertrags
management
Resultiert aus einem Auftrag
resp. einem Projekt ein Serviceob
Unternehmen, welche AbaBau als Auftragsprogramm nutzen, haben im Projektstamm
jekt, kann auch dieses im Projekt von AbaProject sämtliche Offerten und Aufträge für ein Bauprojekt im direkten Zugriff.
stamm von AbaProject dargestellt
werden.
Damit die Mitarbeiter des Kunden
diensts nur ein einziges Programm
verwenden müssen, lassen sich
auch die Serviceauftragshistorie
und die Vertragsübersicht in den
Projektstamm integrieren. So können
sie dem Kunden bei einem Telefon
anruf sofort umfassend Aus kunft
geben und ihn optimal beraten,
gleichgültig ob der Kunde eine
Anfrage zu einem AbaBau-Auftrag
Serviceaufträge für ein Objekt und auch die gesamte Servicehistorie dazu stehen
oder einem Serviceauftrag hat.
übersichtlich zur Verfügung.
Effizientes Controlling eines
Projekts
Der Stand und die Rentabilität
eines Projekts sind jederzeit auf
Knopfdruck ersichtlich. Die De
ckungsbeitragsrechnung ist dabei
über die Funktion der "Saldo-Lis
ten" übersichtlich dargestellt. So
kann ein Projekt proaktiv gesteuert
und geführt werden.
Der Deckungsbeitrag ist für jedes Projekt sofort einsehbar.Programme, Produkte, Technologien 17
Fazit
In einigen Unternehmen ist
der Projektstamm von AbaProject
bereits zum eigentlichen Dreh- und
Angelpunkt des ERP-Systems ge
worden, da er auf der einen Seite
Informationszentrale ist und gleich
zeitig als verbindendes Element zu
unterschiedlichen Programmmodu
len fungiert.
Für die Programmbenutzer ist das
Arbeiten mit diesem Programm sehr
komfortabel, denn sie brauchen
lediglich am Morgen den Projekt
stamm zu öffnen und haben darin
alle wichtigen Informationen zu
Kunden, Gebäuden oder Projekten
verfügbar. Mit den Ver linkungen
aus dem Projektstamm zu verschie
denen Abacus-Programmen werden
dem Benutzer automatisch jeweils
die richtigen Programme geöffnet
und die entsprechende Datenan
sicht angezeigt. So werden aus
Daten Informationen und jede An
spruchsgruppe wie Projektmitar
beiter, Projektleiter, Service leiter,
Disponent, Buchhalter oder Control
ler findet sich schnell zurecht.
Verfügbarkeit
Die beschriebenen Funktionen ste
hen mit der Version 2018 zur Ver
fügung.
Unterstützung bei der Einrichtung
des Projektstamms zum Infor ma
tions-Cockpit bieten die Abacus-
Vertriebspartner.
Abacus PAGES 2 / 201818 Programme, Produkte, Technologien
Datenanalyse für alle KMU –
entscheidungsrelevante Geschäftsdaten
auf einen Blick
Wer immer noch der Meinung
ist, Business Intelligence sei nur etwas
für Grossunternehmen, der täuscht
sich. Mit dem Data Analyzer macht
Abacus Research die professionelle
Datenanalyse auch für KMU attraktiv.
Damit lassen sich schnell und auf
intuitive Weise Einblicke in alle
Bereiche einer Firma tätigen. Aus-
sagekräftige Berichte werden im
Handumdrehen erstellt und zur unter-
nehmensweiten Nutzung verfügbar
gemacht.
Um entscheidungsrelevante visuell auf. Mit Hilfe diverser Filter Widgets. Da diese Elemente eine
Informationen aus der Abacus- kriterien lassen sich blitzschnell gemeinsame Datenbasis aufwei-
Software zu beziehen, bedarf es relevante Hintergrundinformatio sen, können sie automatisch mit
keiner aufwändigen Analysen von nen präzise eruieren und auf inter- einer gewählten Selektion interagie
statischen Auswertungen mehr – aktiven Dashboards visualisieren. ren. So lassen sich einzelne Sparten
mit oder ohne Hilfe von Excel- Dazu braucht es nicht einmal Pro wie Abteilungen, Produkte oder
Konstrukten. Das alles gehört end- grammierkenntnisse. Jahresperioden gezielt auswerten
gültig der Vergangenheit an. Der und miteinander vergleichen.
Abacus Data Analyzer entdeckt Selektionen und das Setzen von
ver
borgene Trends und Muster Kriterien erfolgen über Klicks auf Integrierte Kartenfunktion
zum Beispiel in Form von Untern eh grafische Elemente innerhalb eines Mit dem Data Analyzer kön-
menskenn zahlen und bereitet sie Dashboards, den sogenannten nen auch Unternehmensdaten mit
Mit einem Klick auf das Klassierungselement "Stühle" werden die Jahresumsätze gefiltert dargestellt.Programme, Produkte, Technologien 19
räumlichen Informationen ver-
knüpft werden. So lassen sich etwa
im System gespeicherte geografi-
sche Daten auf interaktive Karten
übertragen.
Die möglichen Darstellungsvarian
ten sind nahezu grenzenlos: Dazu
gehören etwa Vergleiche zu Vorpe
Umsatzvergleiche von Abteilungen und gearbeiteten Stunden lassen sich mit dem
rioden, Gegenüberstellungen von
Data Analyzer einfach erstellen.
Umsatz und geleisteten Stunden,
TopN-Debitoren, Maschinenaus
lastungswerte und Lohn- sowie
Personalbestandsentwicklungen.
Zugriff nach Mass
Je nach Position und Funktion
eines Firmenmitarbeitenden inte-
ressieren ihn unterschiedlichste
Daten und Datensichten. Muss sich
ein CEO etwa öfters einen Über
blick über den Gesamtzustand sei-
nes Unternehmens verschaffen,
Mitarbeiterbeurteilungen werden mit dem Data Analyzer transparent.
Der Data Analyzer ent- Bereiche oder Perioden einge- AbaReport sind solche Änderungen
deckt verborgene Trends grenzt, lassen sich solche Daten ins umgehend sicht- und kontrollier-
und Muster und bereitet Excel exportieren und bei Bedarf bar. Das Hinzufügen neuer Spalten
sie visuell auf. an Personen ohne Zugriff auf den wird zum Kinderspiel. Ist eine ge
Data Analyzer weiterschicken. wünschte Datenbasis erstellt, wird
dürfte sich einer seiner Abteilungs sie über den Data Analyzer gela-
leiter eher für die Auslastungswerte Zugriffsschutz und Echtzeit- den und aufbereitet. Die nahtlose
einer Maschine ins Bild setzen wol- Daten dank Integration Integra
tion dieses Werkzeugs ins
len, ohne dabei detaillierte Finanz Durch die Integration des ERP sorgt dafür, dass ein Zugriffs
zahlen zu benötigen. Mit der Mög Data Analyzer ins Abacus-ERP ent- schutz auf De tail
daten im Pro
lichkeit der Dashboard-Zuweisung fällt die Datenextraktion in ein gramm aufrechterhalten bleibt und
pro Benutzer sehen alle Mitarbei externes Datawarehouse. Mit dem auf Wunsch auch Daten in Echtzeit
tende immer nur genau das, was vorgeschalteten Werkzeug Aba dargestellt werden können.
sie interessieren muss und wofür Report lassen sich Daten direkt aus
sie eine Berechtigung erhalten ha der Datenbank abrufen und bei Externe Daten einbinden
ben. Um eine Analyse von Umsatz
zahlen zum Beispiel nicht nur auf
Die Darstellungsvarianten
Drilldown & Export Daten innerhalb des ERP-Systems
Werden Problembereiche in
sind nahezu grenzenlos. zu beschränken, bietet der Data
einem Unternehmen festgestellt, Analyzer die Möglichkeit, zusätz-
können diese in einem tieferen De Bedarf so transformieren, dass die liche Daten aus Drittsystemen in
taillierungsgrad näher analysiert gewünschte Datengrundlage ent- die Analyse miteinzubeziehen. Das
werden. Sind die entsprechenden steht. Über die Direktvorschau von kann nützliche Hinweise geben,
Abacus PAGES 2 / 2018Treuhand | Steuer- und Rechtsberatung
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ZürichProgramme, Produkte, Technologien 21
wenn Umsatzwerte von Konsum
produkten mit Wetterdaten in Ver
bindung gebracht werden sollen,
wie etwa bei Bestellungen von
Bierharassen durch Detaillisten vor
einem angekündigten Jahrhundert
hoch.
AbaReport unterstützt neben dem
Zugriff auf Excel- und andere Da
tenformate auch eine ODBC-
Schnittstelle, über die Datenbanken
ad
ressiert und Applikationen von Der Teamleiter sieht im Team-Dashboard auf dem Mitarbeiterportal die Informationen
zu seinem Team.
Drittherstellern miteinbezogen wer
den können.
Ausblick
Auswertungen im Browser Bereits sind weitere Ausbauschritte Fazit
Über die neuen Abacus- des Data Analyzers auf die Version Mit dem Data Analyzer erwei-
Portale können Dashboards auch 2019 in Arbeit: tert Abacus Research die Produkte
im Browser aufgerufen werden. palette um ein professionelles
Damit lassen sich auch Daten auf Neue Auswertungstabellen Auswertungs- und Visualisierungs
einem öffentlichen Dashboard dar- Eine gute Analyse setzt immer eine werkzeug. Dank den applikations-
stellen. So wird beispielsweise eine gepflegte Datengrundlage voraus. übergreifenden Verknüpfungsmög
grafische An- und Abwesen heits Damit die Erstellung von sinnvollen lichkeiten werden Datenanalysen
liste von Mitarbeitenden im Pau Dashboards ohne umfassende vereinfacht und durch die Fähigkeit,
sen
raum einer Firma möglich, die Datenbankkenntnisse möglich ist, Informationen aus externen Daten
sich in frei definierbaren Abständen werden sogenannten Data-Ware quellen zu übernehmen, neue Er
automatisch aktualisieren lässt. house-Tabellen eingeführt. Diese kenntnisse ermöglicht. Durch die
enthalten bereits die wichtigsten intuitive Benutzeroberfläche ist der
Daten der Applikationen in einer Data Analyzer leicht verständlich
Mit Hilfe diverser
sinnvollen Auswertungsform, so und wird deshalb gerne von den
Filterkriterien lassen sich
dass sie sich jederzeit bei entspre- Programmanwendern genutzt.
Informationen präzise chenden Zugriffsrechten um zu
eruieren und auf inter- sätzlich benötigte Daten erweitern
aktiven Dashboards lassen.
visualisieren.
Standard-Dashboards von Abacus
Über das Mitarbeiterportal wird Bald dürften sowohl Standard-
automatisch auch der Organisa Dash boards pro Applikation als
tionszugriffsschutz garantiert. Ein auch übergreifende Dashboards
Teamleiter sieht demnach in den zum Beispiel für Finanzprogramme
Auswertungen und Dashboards nur zusammen mit der ERP-Software
seine eigene Gruppe, ohne dass ausgeliefert werden. Dabei liegt
die Datenbasis dafür angepasst der Fokus auf solchen Daten, die
werden müsste. von den meisten Abacus-Kunden
benötigt werden und somit die
Basis für ein sinnvolles Dashboard
bilden.
Abacus PAGES 2 / 201822 Programme, Produkte, Technologien
Wohnungsabnahme mit der Business-App
AbaImmo – Protokolle einfach erstellen
Wohnungsabnahmen gehören
zum Geschäftsalltag von Immobilien-
bewirtschaftern. Mit der App AbaImmo
wird das Führen von Checklisten ob-
solet, da sich alle Schadenserfassun-
gen und -meldungen direkt am iPad
vor Ort tätigen und online mit der
Bürosoftware synchronisieren lassen.
In Zusammenarbeit mit bishe- den Auftrag der Wohnungsab-
rigen AbaImmo-Anwendern wurde nahme an die App des zugewiese-
die neue Business-App für die nen Bewirtschafters, wo diese
Wohnungsabnahme entwickelt. Sie chronologisch in eine entsprechen-
ist für die Abacus-Version 2018 de Liste eingefügt wird. Nach dem
gedacht und ab sofort im App-
Store verfügbar. Sie beschleunigt
Mit der App AbaImmo
und vereinfacht den Prozess für
lassen sich adminis-
eine Wohnungsabnahme markant.
trative Arbeiten rund
So lässt sich etwa ein Protokoll
direkt auf dem iPad unterschreiben
um Aus- und Einzüge
und umgehend via E-Mail an die von Mietern wesentlich
betroffenen Parteien versenden. vereinfachen.
Terminierung der Aktivieren der App wird eine
Wohnungsabnahme Übersicht mit den wichtigsten In-
Bevorstehende Wohnungsab- formationen für anstehende Ab-
nahmen müssen im Programm nahmen aufbereitet. Ausserdem
AbaImmo terminiert und einem ver- lässt sich zu jedem gebuchten
antwortlichen Bewirtschafter expli- Termin ein Routenplaner zum be-
zit zugewiesen werden. Es über- troffenen Mietobjekt aufstarten.
trägt anschliessend automatisch Für jede Abnahme werden Datum, Zeit, Ort, Objekt und
die ein- respektive ausziehende Partei angezeigt.Programme, Produkte, Technologien 23
Wohnungsabnahme
Noch bevor mit dem gemein-
samen Kontrollgang in einem Miet-
objekt begonnen wird, werden als
Erstes stets die Daten der ein-
oder ausziehenden Parteien über-
prüft und bei Bedarf aktualisiert.
Zur Optimierung der Abnahme
kann pro Objekt ein Grundriss oder
ein Wohnungsplan hinterlegt wer-
den. Darin können zudem vor der
ersten Abnahme die Links zu den
Erfassungsseiten der einzelnen
Räume platziert werden. Der Rund-
gang für die Abnahme und der
Start der jeweiligen Erfassungssei-
ten werden somit optisch durch die
App unterstützt. Informationen zu den ein- respektive ausziehenden Parteien
werden geprüft und gegebenenfalls aktualisiert.
Dank vordefinierten
Vorschlägen erfolgen
Eingaben zu Mängeln
schnell und einfach.
Mit einem Fingertipp auf den Raum,
der überprüft wird, werden alle
benötigten Details angezeigt. Die-
se können einzeln bearbeitet wer-
den oder, falls erwünscht und keine
Mängel festgestellt wurden, sofort
als erledigt gekennzeichnet wer-
den. Dank individuell definierbaren
Vorschlägen und hinterlegten Pau-
schalbeträgen sind Schäden schnell
erfasst. Pro Beanstandung können
zudem Fotos oder zusätzliche
Texte einem mangelhaften Objekt
zugewiesen werden. Änderungen
lassen sich bereits während der
Abnahme mit AbaImmo synchroni-
sieren.
Ein Bewirtschafter muss auf seinem Rundgang nur auf die Zimmerbezeichnung tippen,
um anschliessend seine Meldungen und Kommentare zu Schäden zu erfassen.
Abacus PAGES 2 / 201824 Programme, Produkte, Technologien
Sämtliche Raumdetails lassen sich via Fingertipp einem Dank vordefinierten Vorschlägen erfolgen Eingaben zu
bestimmten Status zuweisen. Ist ein Raum grundsätzlich Mängeln schnell und problemlos.
in Ordnung, kann der Bewirtschafter mit einem Finger-
tipp auf das oberste Kreissymbol alle Details als erledigt
markieren.
Unterschrift und Protokoll
Ein Abnahmeprotokoll lässt unterzeichnen und via E-Mail an die PDF im Mieterdossier in AbaImmo
sich unabhängig von seiner Länge Parteien verschicken. Das Protokoll abgelegt.
ausdrucken, direkt auf dem iPad wird beim Versand automatisch als
In der Zusammenfassung des Protokolls werden festge- In der Druckvorschau werden sämtliche Daten des Proto-
stellte Mängel aufgeführt. kolls angezeigt. So kann es von den involvierten Parteien
nochmals geprüft werden.Programme, Produkte, Technologien 25
Verfügbarkeit
AbaImmo-App für die Wohnungsabnahme steht ab Version 2018
für Apple-iOS zur Verfügung.
Kosten
Die App benötigt ein AbaSmart-Abo für iPad:
• Einmalige Kosten AbaSmart CHF 29.–
• AbaSmart-Abo für iPad CHF 9.– pro Monat/iPad
Synchronisation mit AbaImmo Fazit
Dank der automatischen Syn Mit der neuen AbaImmo-App
chronisierung der Daten mit der für die Wohnungsabnahme werden
Abnahme-App kann in der AbaImmo- administrative Arbeiten rund um
Software ohne weitere Aufwände Aus- und Einzüge von Mietern we
direkt auf aktualisierte Objektda sentlich vereinfacht. Mit Hilfe der
ten zugegriffen werden. iPad-App kann Bewirtschaftern beim
Erstellen von Wohnungsabnahme
protokollen ein höherer Bedienungs
komfort geboten werden, weil sich
handschriftliche Notizen damit er
übrigen. Ausserdem können solche
Aufgaben schneller erledigt wer-
den, da im Büro keine Checklisten
mehr manuell im Programm erfasst
werden müssen. Dank der Synchro
nisation der Daten entfällt die Mehr
facherfassung von Informationen.
Abacus PAGES 2 / 201826 Programme, Produkte, Technologien
MWST-Abrechnung online einreichen –
XML-Datei einfach nur noch hochladen
Die jüngste Abacus-Programm
version unterstützt den direkten
Export von Abrechnungen der Mehr
wertsteuer (MWST) als XML-Datei
auf das Portal der Bundesverwaltung
"ESTV-Suisse Tax". Diese Funktion
reduziert den administrativen Auf
wand, da der Postversand des
Formulars entfällt.
Die elektronische Einreichung
der Abrechnung bietet nebst
einem erhöhten Komfort für Buch
halter auch den Vorteil, dass sich
Fehler vermeiden lassen, wie sie in
der Vergangenheit beim Abtippen
von Zahlen auf dem ESTV-Portal
(ESTV-Suisse Tax) leicht geschehen
konnten. Zusätzlich lässt sich auch
die Jahresabstimmung resp. Fina
lisierung als XML-Datei erstellen,
um sie direkt bei der ESTV elektro
nisch einzureichen.
Die MWST-Abrechnung lässt sich einfach im Programm 539 erstellen.
Es funktioniert sehr einfach wertsteuer-Formular" braucht man
Die XML-Datei der MWST- nur die entsprechende Abrech
Ab
rechnung lässt sich in der nungs
periode zu selektieren und
Abacus-Software mit wenigen Klicks den Button "MWST-Abrechnung als
erstellen. Im Programm 539 "Mehr XML ausgeben" zu aktivieren, umSie können auch lesen
