CODE OF COMPLIANCE - Willenbrock Fördertechnik
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
CODE OF COMPLIANCE
Code of Compliance
VOR IHNEN LIEGT der Willenbrock Code of Compliance. Darin
stehen die Regeln, nach denen wir bei Willenbrock handeln.
Denn das bedeutet Compliance ja: sich an Gesetze und Unter-
nehmensrichtlinien zu halten. An jeden einzelnen Mitarbeiter
stellen diese Vorschriften hohe Ansprüche. Wir wissen, dass es
schwierig ist, hier den Überblick zu behalten. Aber das ganz
normale Rechts- und Gerechtigkeitsempfinden, über das jeder
Mensch verfügt, reicht leider manchmal nicht aus. Wir müssen
uns auf eine gemeinsame Grundlage verständigen, und zwar
verbindlich – deshalb die Vielzahl an Regeln. Aber sie sind ja
nicht Selbstzweck. Im Gegenteil:
Compliance
Nützt
1. IHNEN PERSÖNLICH: 2. Willenbrock:
Sie bewegen sich in einem vertrauens- Wo Menschen offen und vertrauensvoll
vollen Umfeld. Sie können offen und nach klaren Regeln zusammenarbeiten,
direkt mit Kollegen sprechen. Es gibt ist die Chance höher, innovative Produk-
eine Grundlage gemeinsamer Werte, te oder Produktionsmethoden zu ent-
auf die Sie sich jederzeit beziehen wickeln. Und das dient der Qualität. Hat
können. Und das gibt Ihnen Sicherheit, außerdem ein Unternehmen den Ruf,
wenn Sie Entscheidungen für das dass dort korrekt und rechtmäßig gear-
Unternehmen treffen. beitet wird, ist es für Kunden attraktiver.
Beides zusammen bedeutet:
Bessere Marktchancen.
SIE STEHEN IN IHREM ARBEITSALLTAG ständig vor kleineren und
größeren Entscheidungen. Diese Entscheidungen treffen Sie
nicht persönlich für sich, sondern immer im Namen des Unter-
nehmens. Damit sind Sie auch gegenüber dem Unternehmen
verantwortlich. Wenn Sie aus dem Bauch heraus entscheiden,
ob etwas rechtmäßig ist, dann kann es sein, dass Sie sich irren.
Das kann nicht passieren, wenn Sie sich an die
Compliance-Regeln halten.
Compliance
Schützt
1. SIE PERSÖNLICH: 2. Willenbrock:
Wenn Sie wissen, was in Ihrem Wenn bei Kunden der Eindruck entsteht,
Unternehmen erlaubt ist und was nicht, es geht in einem Unternehmen nicht
sind Sie immer auf der sicheren Seite. rechtmäßig zu, kann das schwere
Fehlverhalten kann ernste Folgen haben wirtschaftliche Schäden zur Folge haben.
und manchmal sind Sie sogar persönlich Besorgte Kunden springen ab und
haftbar. ziehen vielleicht andere nach. Konse-
quent umgesetzte Compliance-Regeln
schützen davor. Dieser Schutz verstärkt
sich, je mehr eine Compliance-Kultur
sich als Selbstverständlichkeit durchsetzt
und etabliert. Und das wirkt gegenseitig:
Auf die verbindlichen Compliance-Re-
geln kann sich jeder berufen, der einzel-
ne Mitarbeiter und das Unternehmen als
Ganzes.
Linde Material Handling strebt einen wirtschaftlichen Erfolg an. Gleichzeitig ist jeder einzelne Vertragshändler für Linde von Bedeutung. Das gilt besonders auf dem Gebiet Compliance. Jedes Fehlverhalten kann nicht nur bei einem Händler, sondern auch bei Linde Schaden anrichten. Bei allem berechtigten und gewünschten Stolz auf das lokale Unternehmen heißt es deshalb für uns alle: Gemeinsames Ziel!
Vorwort....................................... 8 4.6. Vertragliche Grundlage...............30
4.7. Erwartungen an unsere
Geschäftspartner.........................30
1. Grundsätze unseres
Verhaltens................................ 11
5. Finanzen, Kapitalmarkt
und Öffentlichkeit.................... 33
2. Willenbrock
5.1. Umsetzung der finanziellen
und Compliance........................ 13
Unternehmensziele....................33
2.1. Bedeutung von Compliance.......13
5.2. Finanzdokumentation.................33
2.2. Über den Willenbrock
5.3. Aufbewahrung von
Code of Compliance....................13
Unterlagen..................................35
Die richtige Orientierung............15
5.4. Unternehmens-
kommunikation...........................35
3. Willenbrock/Linde unsere
Produkte unsere Services........ 17
6. Willenbrock Intern.................... 37
6.1. Personal.......................................37
4. Umgang mit Geschäftspartnern 6.2. Gesundheitsschutz und
und Dritten............................... 19 Arbeitssicherheit.........................37
4.1. Korruptionsvermeidung und 6.3. Umweltschutz.............................39
-Bekämpfung..............................19
6.4. Vertraulichkeit und Schutz
4.1.1. Zuwendungen an Dritte..............19 von Geschäftsgeheimnissen......41
Auf der sicheren Seite – 6.5. Datenschutz................................42
Die rote Linie...............................23
6.6. Sicherheit der IT-Systeme...........43
4.1.2. Zuwendungen von Dritten.........24
6.7. Nutzung von
4.2. Wettbewerbs- und Firmeneigentum.........................44
Kartellrecht..................................25
4.3. Außenwirtschaftsrecht...............26
7. Ansprechpartner
4.4. Vermeidung von
Compliance............................... 47
Interessenkonflikten...................26
4.5. Zahlungsverkehr und Bekämpf-
ung von Geldwäsche..................28
7
Liebe Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter,
sich an Regeln zu halten, ist für uns Unsere Kunden sind zufrieden mit
Bestandteil des täglichen Lebens. Das Spitzenprodukten, die ihnen in ihrem
bedeutet: Gesetze einhalten, gesell- eigenen Wettbewerb Vorteile ver-
schaftlichen Konventionen folgen, schaffen. Als Mitarbeiter erwarten Sie
Höflichkeitsregeln einhalten und vieles einen attraktiven Arbeitsplatz bei einem
mehr. Im Unternehmen hat die fairen Arbeitgeber.
Einhaltung von Regeln einen Namen:
Compliance. Gemeinsam sind wir Um unsere Strategie erfolgreich
verantwortlich dafür, dass jeder die umsetzen zu können, halten wir uns an
Regeln kennt und befolgen kann. Denn Regeln – sowohl im internen Umgang
Compliance ist Teil unserer Unterneh- miteinander als auch im Verhalten
menskultur und Fundament für unser gegenüber anderen Partnern. So
erfolgreiches wirtschaftliches Handeln. beugen wir Missverständnissen vor und
sorgen dafür, dass wir unsere ganze
Wir verstehen uns als verlässliches, Aufmerksamkeit auf unser Geschäft
solides Unternehmen, dessen Strategie richten können. Was in der Theorie
auf vier wesentliche Bereiche abzielt: einfach klingt, kann in der Praxis jedoch
Wachstum, Profitabilität, Widerstands- gelegentlich anspruchsvoll sein. Der
fähigkeit und Kapitaleffizienz. Die Basis Code of Compliance hilft Ihnen dabei,
für unseren Erfolg sind unsere Mitarbei- Schwierigkeiten im Voraus zu erkennen
ter, die für unsere Kunden jeden Tag ihr und zu lösen, bevor sie zu Problemen
Bestes geben. Ihr täglicher Einsatz und werden.
ihre Kreativität sind Herz und Rückgrat
von Willenbrock.
8
immer wieder hören wir aus den medi- darüber hinaus schulen wir Sie in
en von fällen aus politik und Wirtschaft, wesentlichen Compliance-themen und
in denen es um den Verdacht von sorgen dafür, dass Sie in Compliance-
Korruption geht. in gewissen Größen- fragen auf dem laufenden bleiben.
ordnungen scheinen die fälle klar zu Wenn Sie sich trotzdem unsicher fühlen
sein. aber was ist mit den Grauberei- oder weitere details klären wollen,
chen? Wo fängt Korruption eigentlich steht ihnen unsere Compliance-orga-
an? ist es bereits Korruption, wenn ein nisation zur Seite. die Geschäftsleitung
Geschäftspartner dem anderen eine hält sich nicht nur an die Regeln des
flasche Wein schenkt? fest steht eigent- Code of Compliance, sondern trägt auch
lich nur: Wo immer Verdacht entstehen die Verantwortung für die Compliance-
kann, besteht auch die Gefahr von Kla- organisation. denn Compliance genießt
gen, Strafen, Schadenersatzforderungen bei Willenbrock höchste priorität. dafür
und Rufschädigung. die folgen – sowohl stehe ich auch persönlich.
für den einzelnen als auch für das Unter-
nehmen – sind häufig nicht abzusehen.
Genau deshalb wollen wir solche fälle
komplett vermeiden.
mit diesem Code of Compliance möch-
ten wir Sie dabei unterstützen, richtige Kai Froböse
entscheidungen zu treffen. Geschäftsführender Gesellschafter
9
1. Grundsätze
Unseres Verhaltens
KONSTRUKTIVES HANDELN MENSCHENWÜRDE, MENSCHENRECHTE
Wir wollen auf allen Ebenen konstruktiv, UND DISKRIMINIERUNGSVERBOT
kollegial und vertrauensvoll zusammen- Wir bauen auf gegenseitigen Respekt.
arbeiten. Willenbrock fördert die Hand- Wir achten die persönliche Würde jedes
lungsbereitschaft und die Initiative aller Einzelnen und halten die Menschen-
ihrer Mitarbeiter. Leistungsbereitschaft, rechte ein. Insbesondere dulden wir
Eigenverantwortung, Integrität, Kunden- weder Kinderarbeit noch eine schädi-
orientierung sowie Respekt gegenüber gende Beschäftigung von Jugendlichen
Mensch und Umwelt gehören zu den noch jegliche Art der Zwangsarbeit.
zentralen Werten unserer Unterneh- Wir gehen respektvoll, loyal und fair
menskultur. Sie bilden damit auch die miteinander um. Wir dulden keinerlei
Grundlage für diesen Verhaltenskodex. Diskriminierung zum Beispiel aufgrund
von Nationalität, ethnischer Herkunft,
Religion, Alter, Behinderung, Hautfarbe,
VERANTWORTUNGSVOLLE sexueller Identität, Weltanschauung
UNTERNEHMENSFÜHRUNG oder Geschlecht. Dabei besteht ein Vor-
Willenbrock und Linde sind Wirtschafts- rang gesetzlicher Regelungen. Ebenso
unternehmen und darauf ausgerichtet, dulden wir keine sexuelle Belästigung
ihre wirtschaftlichen Ziele zu erreichen. oder körperliche oder herabwürdigende
Wir streben danach, mit den von uns persönliche Angriffe.
gefertigten Produkten an der Spitze des
technologischen Fortschritts zu stehen.
Wir stellen höchste Anforderungen
an die Qualität und an die Sicherheit
unserer Produkte und Dienstleistun-
gen. Gleichzeitig nehmen wir unsere
Verantwortung für Mensch und Umwelt
wahr, und zwar sowohl für unsere heu-
tige Gesellschaft als auch für künftige
Generationen.
11GRUNDSÄTZE UNSERER allerdings dürfen nur autorisierte perso- KOMMUNIKATION nen für Willenbrock sprechen. außer- Unser Umgang miteinander und mit dem äußern wir uns nicht negativ oder unseren Kunden und Geschäftspartnern abwertend über Kunden, Wettbewerber basiert auf offenheit, ehrlichkeit, Glaub- oder Kollegen. würdigkeit und gegenseitigem Vertrau- en. Wir legen Wert darauf, dass alle FÜHRUNGSKULTUR UND mitarbeiter ihren Kollegen, Kunden und FÜHRUNGSVERANTWORTUNG Geschäftspartnern mit größtem Respekt Compliance kann sich nur durchsetzen, begegnen. das gilt für das persönliche wenn führungskräfte sich vorbild- Gespräch, für telefonate und für schrift- lich verhalten. deshalb sollen unsere liche äußerungen auf papier und als führungskräfte korrektes und recht- e-mail. auch Beiträge im internet, zum mäßiges Verhalten vorleben, bewusst Beispiel in sozialen netzwerken, machen und fördern. Unsere führungs- Weblogs, foren und Chatrooms, rich- kräfte sollen ihren mitarbeitern so viel ten wir an diesen Grundsätzen aus. eigenverantwortung und freiraum wie äußerungen in geschäftlichem zusam- möglich einräumen, ihnen aber auch menhang sind nicht privat. persönliche orientierung bieten. dazu gehört, klare meinungsäußerungen im Rahmen einer Regeln und prozesse festzulegen, die tätigkeit für Willenbrock werden immer mitarbeiter entsprechend zu informie- auch als äußerung des Unternehmens ren und die einhaltung zu kontrollieren. wahrgenommen. Wir verzichten deshalb eine führungskraft behält auch dann auf aussagen zu politischen oder zeit- die Verantwortung für das Verhalten geschichtlichen Vorgängen der Vergan- ihrer mitarbeiter, wenn sie eine aufgabe genheit, Gegenwart oder zukunft. nur, delegiert, also an einen oder mehrere wenn die Unternehmensinteressen mitarbeiter weitergibt. Selbstverständ- betroffen sind, wird sich Willenbrock zu lich entbindet das die mitarbeiter nicht einem politischen thema äußern. von ihrer eigenen Verantwortung. 12
2. Willenbrock
und Compliance
Bei Willenbrock gilt ohne Wenn und Maßnahmen eines Unternehmens ein,
Aber: Wir wollen uns rechtmäßig verhal- die sicherstellen sollen, dass die Mitar-
ten − überall und jederzeit. Das ist für beiter sich gesetzes- und regel-konform
alle Mitarbeiter auf allen Ebenen sowohl verhalten. Compliance umfasst alle
Pflicht als auch Selbstverständlichkeit. existierenden Regelungen, die für ein
Der Code of Compliance ist Ausdruck Unternehmen gültig sind.
dieser Haltung. Grundsätzlich muss jeder
Einzelne für sein Handeln einstehen. Wo
Menschen handeln und entscheiden, 2.2.
können aber auch Fehler geschehen. ÜBER DEN Willenbrock
Wichtig ist, wie wir damit umgehen. CODE OF COMPLIANCE
Einen Fehler zu erkennen, hilft uns, ihn
in Zukunft zu vermeiden. Der Code of Compliance legt fest, wie
Wir ermutigen jeden Mitarbeiter, Proble- wir handeln sollen und warum wir so
me anzusprechen. Ein Problem, handeln sollen. Er erfüllt mehrere
das nicht benannt und dadurch nicht Zwecke: Der Code of Compliance hilft
bekannt wird, kann in Einzelfällen uns bei der täglichen Arbeit. Im Zweifel
schwere Auswirkungen haben. können wir nachschlagen, wie Sach-
verhalte und Situationen geregelt sind.
Geschäftlich tätig zu sein, bringt auch
2.1. rechtliche Risiken mit sich. Verbindliche
BEDEUTUNG VON COMPLIANCE Regeln für alle Mitarbeiter schützen
vor diesen Risiken. Wir sind so besser
„Compliance“ bedeutet so viel wie: „das gegen Fehlverhalten einzelner Mitar-
Sich-daran-Halten“. In vielen Spra- beiter geschützt, das aus Unsicherheit
chen gibt es dafür kein eigenes Wort. und Unwissenheit entsteht. Der Code
Rechtlich bezeichnet Compliance die of Compliance spiegelt unsere Compli-
Einhaltung von Gesetzen und Richtlini- ance-Kultur wider. Damit sind gemeint:
en im Unternehmen. Im weiteren Sinn der Wille, sich jederzeit einwandfrei zu
schließt der Begriff Compliance auch die verhalten, und die Maßnahmen, um
13dieses Verhalten zu ermöglichen, zu same Ziel in Bezug auf Compliance
sichern und weiterzuentwickeln. Indem heißt für jeden Mitarbeiter: Schaden von
wir den Code of Compliance umsetzen, Willenbrock fernhalten durch einwand-
werden wir unserer moralischen und freies Verhalten.
rechtlichen Verantwortung gegen-
über der Gesellschaft und der Umwelt
gerecht. Der Code of Compliance setzt EINHALTUNG DES Willenbrock
zwei Schwerpunkte. Zum einen stellt er CODE OF COMPLIANCE
allgemeine Verhaltensregeln auf, und Der Code of Compliance und die darauf
zum anderen enthält er die wichtigsten aufbauenden Richtlinien und Verfah-
Anwendungsbereiche und Prinzipien rensanweisungen enthalten verbind-
zum Thema Compliance. liche Regelungen. Jeder Mitarbeiter hat
die Pflicht, sie einzuhalten. Gleichzeitig
Bei den Compliance-Themen gibt es im- hat jeder Mitarbeiter das Recht, dass
mer wieder Veränderungen. Daher wird sie ihm gegenüber eingehalten werden.
der Code of Compliance regelmäßig Ein Fehler kann jedem passieren –
angepasst und ergänzt. Dazu werden versehentlich. Denn wir gehen davon
zentral Informationen und Schulungen aus, dass sich alle Mitarbeiter ehrlich
angeboten. Darüber hinaus ist jeder Vor- und rechtmäßig verhalten wollen. Falls
gesetzte dafür verantwortlich, dass die das einige nicht tun, müssen wir aller-
Mitarbeiter in seinem Verantwortungs- dings reagieren – nicht zuletzt, um unser
bereich die für sie geltenden Regelun- Unternehmen zu schützen. Rechtlich
gen kennen und einhalten. gilt: Verstöße gegen Compliance-
Vorschriften können – je nach Art und
Schwere – arbeitsrechtliche Konse-
GELTUNGSBEREICH quenzen haben. Das kann im Einzelfall
Der Code of Compliance gilt für alle Mit- sogar zur Kündigung oder zu Schaden-
arbeiter von Willenbrock. Das schließt
Geschäftsführer ein. Und das gemein-
14DIE RICHTIGE ORIENTIERUNG Ein Kompass, der uns die Arbeit erleich-
tert und unmissverständlich sagt: „Da
ist Norden.“So sehen wir den Code of
VIELLEICHT IST IHNEN AUFGEFALLEN, dass Compliance. Das ist besonders wichtig,
der abgebildete Kompass etwas unge- wenn wir das Gefühl haben, unbekann-
wöhnlich aussieht. Es fehlen Westen, tes Gelände zu betreten. Denn gerade
Osten und Süden, und auch die Skala dann brauchen wir immer eine klare
zeigt 400 Einheiten statt der gewohn- Orientierung.
ten 360 Grad. Es handelt sich um einen
Gon-Kompass. Entwickelt wurde diese
Variante für die Landvermessung. Der
Vorteil: Es lässt sich günstiger rechnen,
wenn ein rechter Winkel 100 Gon und
nicht 90 Grad hat.
ersatzforderungen führen. Ebenso sind Unternehmen eine wichtige Richtschnur
ordnungs- und strafrechtliche Folgen dar. Willenbrock verpflichtet sich
möglich. Jede Compliance-Regel ist insbesondere zur Einhaltung folgender
grundsätzlich allgemein und gilt für alle Abkommen:
Mitarbeiter. Manchen Compliance-
Regeln werden Sie in ihrem Aufgaben- die Erklärung der Menschenrechte der
bereich seltener oder vielleicht gar nicht Vereinten Nationen
begegnen. und die Europäische Konvention
zum Schutz der Menschenrechte
Das heißt aber nicht, dass diese Regeln und Grundfreiheiten
für Sie nicht gelten. Auch Compliance- die Kernarbeitsnormen der
Regelungen, die in anderen Aufgaben- International Labour Organisation
gebieten häufiger auftauchen als in dem (ILO), auch dokumentiert in der ILO-
eigenen, sind wichtig und verbindlich. Erklärung über grundlegende
Prinzipien und Rechte bei der Arbeit
das OECD-Übereinkommen über die
INTERNATIONALE ABKOMMEN Bekämpfung der Bestechung
Neben der nationalen und internatio- ausländischer Amtsträger im
nalen Gesetzgebung gibt es eine Reihe internationalen Geschäftsverkehr
von internationalen Übereinkünften auf die Konvention der Vereinten
staatlicher Ebene. Sie stellen auch für Nationen gegen Korruption
15GENAUE PRÜFUNG BEI VERSCHIEDENEN Es gelten folgende Grundregeln:
RECHTSORDNUNGEN Enthält die lokale Rechtsordnung
Für Willenbrock gilt deutsches Recht. strengere Vorschriften als das
Allerdings müssen wir in allen Ländern, deutsche Recht, gelten die lokalen
in denen wir tätig sind, die jeweiligen Gesetze und Regelungen.
nationalen Gesetze befolgen. Das kann Sind weltweit einzelne lokale Gesetze
in einigen Fällen dazu führen, dass weniger streng als deutsches Recht,
gleichzeitig zu beachtende Vorgaben kann sich Willenbrock entscheiden,
sich widersprechen. Daher muss in dass eine grundsätzlich strengere
jedem einzelnen Fall genau geprüft Regelung gewünscht, sinnvoll oder
werden, welches Recht zu beachten ist. rechtlich notwendig ist. Diese
Regelungen werden dann in
unternehmensinternen Richtlinien
und Anweisungen festgelegt und
bekanntgegeben.
Ansprechpartner in allen rechtlichen
Zweifelsfällen sind die Compliance-
Abteilung oder die Rechtsabteilung.
163. Willenbrock/Linde
Unsere Produkte
und uNsere Services
Unsere Produkte sind für unsere Kunden hend nachzugehen. Wir legen großen
ein wichtiger Baustein zur Optimierung Wert darauf, solche Probleme
ihrer Prozesse. Kunden entscheiden sich umgehend zu klären und zu beheben.
mit dem Kauf eines unserer Produkte
für eine langfristige Investition. Ausge- Unser Service ist schnell und flexibel
zeichnete Qualität und Verlässlichkeit und richtet sich so weit wie möglich
sind deshalb wichtige Entscheidungsfak- nach den Wünschen unserer Kunden.
toren. Wir entwickeln und produzieren Wer ein Produkt einer unserer Marken
aus der Sicht des Kunden. Linde bietet kauft, soll zufrieden sein − das ist unser
eine breite Palette innovativer und Ziel. Gleichzeitig sind wir verpflichtet,
zuverlässiger Produkte für die alles dafür zu tun, dass unsere Produkte
unterschiedlichsten Einsatzbereiche. sicher und zuverlässig sind. Wir halten
uns an alle rechtlichen und technischen
Die Produkte haben eine lange Lebens- Vorgaben und Standards. Beim Thema
dauer und sind darauf ausgerichtet, Produktsicherheit gibt es deshalb kei-
logistische Probleme effektiv zu lösen. nen Verhandlungsspielraum. Wir
Wenn unsere Produkte beim Kunden im erfüllen keine Kundenwünsche, die
Einsatz sind, betreut unser technischer nicht mit den rechtlichen Anforderungen
Service die Geräte vor Ort. Wir bieten übereinstimmen.
unseren Kunden sachgerechte Unter-
stützung bei technischen Umbauten und Unsere internen Prozesse entsprechen
Anpassungen. Dabei achten wir jeder- den gesetzlichen Anforderungen und
zeit auf die Sicherheit der Fahrzeuge. unseren internen Compliance-Regeln.
Alle Prozesse, die Einfluss auf die Qualität
In seltenen Fällen können Probleme unserer Produkte haben, sind gemäß
beim Einsatz unserer Produkte auftre- der DIN ISO 9001 dokumentiert, au-
ten. Jeder unserer Mitarbeiter ist ditiert und zertifiziert. Auch weitere Nor-
aufgerufen, solchen Hinweisen umge- men werden bei Bedarf berücksichtigt.
174. uMGANG MIT
gESCHÄFTSPARTNERN
UND dRITTEN
4.1. gefährlich sein. Im Geschäftsumfeld
KORRUPTIONSVERMEIDUNG kann vermeintlich unverfängliches
UND -BEKÄMPFUNG Verhalten gesetzlich eingeschränkt oder
sogar verboten sein. Verlassen Sie sich
Korruption ist in Deutschland eine deshalb nicht nur darauf, was Sie privat
Straftat und ein schwerwiegender für angemessen und erlaubt halten.
Verstoß gegen die Grundsätze des fairen
Wettbewerbs. Linde MH stellt hochwer- Der Willenbrock Code of Compliance legt
tige Produkte her. Die Qualität unserer fest, wie wir uns verhalten wollen, um
Produkte und Dienstleistungen ist Korruption auszuschließen. Vermeiden
unsere Stärke im Markt. Dieses Argu- Sie Missverständnisse und verhindern
ment würde durch Korruption an Bedeu- Sie unabsichtliche Verstöße. Im Zwei-
tung verlieren. Das gefährdet nicht felsfall fragen Sie Ihren Vorgesetzten.
nur unsere Marktposition, sondern den
fairen Wettbewerb insgesamt. Willen-
brock unterstützt deshalb ausdrück- 4.1.1.
lich den Kampf gegen jede Form von ZUWENDUNGEN AN DRITTE
Korruption.
In jeder Gesellschaft bestehen aner-
Korruption ist für Compliance ein beson- kannte Vorstellungen, mit welchen
ders wichtiges Thema. Es gibt immer Gesten Menschen sich untereinander
wieder Verlockungen, vom rechten Weg Respekt bezeugen sollen und dürfen.
abzuweichen und sich persönlich oder Das gilt auch für den geschäftlichen
dem Unternehmen einen unrechtmäßi- Bereich. Wird eine Geste allgemein als
gen Vorteil zu sichern. höflich angesehen und nicht als
unrechtmäßige Beeinflussung eines
Sich daran zu orientieren, wie man im Geschäftspartners, nennen wir sie sozial
privaten Umfeld handeln würde, kann angemessen. Was als sozial angemes-
19sen gilt, kann von Land zu Land unter- GESCHENKE
schiedlich sein, insbesondere wenn es Werbegeschenke oder sonstige
um den Wert von Geschenken, Bewir- Geschenke an Geschäftspartner sind
tungen und Einladungen geht. Detail- unbedenklich, solange ihr Wert
lierte landesspezifische Bestimmungen nicht unangemessen hoch ist. Ausge-
können Mitarbeiter bei den jeweiligen schlossen sind Geldgeschenke in jeder
lokalen Geschäftsführungen und bei der Form und nicht in Rechnung gestellte
Compliance Abteilung erfragen. Zuwen- Dienstleistungen. Angemessene
dungen an Dritte müssen bestimmte Geschenke zu Standardanlässen wie
Voraussetzungen erfüllen, damit sie Geburtstagen oder wichtigen Feiertagen
zulässig sind: sind in der Regel unproblematisch.
Als Mitarbeiter unseres Unternehmens dürfen Sie Folgendes auf keinen Fall:
jemanden bezahlen etwas tut, was er eigentlich
jemandem etwas geben nicht tun darf, oder
damit er
jemandem etwas versprechen etwas schneller oder überhaupt
tut, was er ohnehin tun müsste.
sich von jemandem etwas tun, was Sie eigentlich
bezahlen lassen nicht tun dürfen, oder
damit Sie
sich etwas geben lassen etwas schneller oder überhaupt
sich etwas versprechen lassen tun, was Sie ohnehin tun müssen.
Kurz gesagt: Sie dürfen Ihre Befugnisse nie ausnutzen, um Willenbrock
oder sogar sich selbst einen unerlaubten Vorteil zu verschaffen.
Korruption Justiz. Es spielt keine Rolle, ob der Vor-
Wer eine Vertrauensstellung oder teil materiell ist, d. h. in Geld oder
Machtposition ausnutzt, um einen recht- Sachwerten besteht, oder eine immate-
lich unbegründeten Vorteil rielle Form aufweist, also etwa eine
zu erlangen, begeht Korruption. Eine Bevorzugung darstellt. Korruption
solche Machtposition folgt zum Beispiel begeht sowohl derjenige, der den Vor-
aus verantwortlichen Tätigkeiten in Wirt- teil anbietet oder gewährt, als auch der-
schaft, Politik, Verwaltung oder jenige, der ihn annimmt oder fordert.
20BEWIRTUNGEN oder Veranstaltungen, die offiziell von
Um wirtschaftlich erfolgreich zu sein, Willenbrock gesponsert werden, sind in
müssen wir auch den Kontakt zu un- der Regel erlaubt. Allerdings muss der
seren Geschäftspartnern und Kunden geschäftliche Anteil überwiegen und der
pflegen. Zu diesem Zweck dürfen Sie als Freizeitanteil darf lediglich von geringer
Willenbrock Mitarbeiter Geschäfts- Bedeutung sein.
partner und Kunden in einem ange-
messenen Umfang zu Geschäftsessen Mit Zuwendungen dürfen Sie denje-
einladen. Um zu beurteilen, ob eine nigen, der sie empfängt, nicht dazu
Einladung angemessen ist, sind ver- bringen, sich abhängig zu fühlen und
schiedene Kriterien zu berücksichtigen. folglich nicht mehr unabhängig
Das können zum Beispiel sein: der entscheiden zu können. Es darf nicht
geschäftliche Anlass des Essens, das einmal der Anschein entstehen, dass
Land, in dem das Essen stattfindet, Sie eine Gegenleistung erwarten. Nicht
und die Stellung, die Sie und Ihre in Frage kommen zum Beispiel
Geschäftspartner in ihren jeweiligen Zuwendungen vor einem Vertrags-
Unternehmen einnehmen. Wenn Sie abschluss. Das kann als Vorteilsgewäh-
beispielsweise einen größeren Vertrag rung aufgefasst werden, mit der Sie die
abgeschlossen haben, kann eine Entscheidungsfindung des Empfängers
Einladung großzügiger ausfallen, als unrechtmäßig beeinflussen wollen.
wenn das Essen lediglich der Kontakt- Zuwendungen an Ehegatten, Ange-
pflege dient. hörige, persönliche Freunde oder private
Gäste sind grundsätzlich nicht gestattet.
VERANSTALTUNGEN
Ähnliches gilt für Einladungen zu
Veranstaltungen und Events. Auch hier
dürfen die Kosten einen angemessenen
Umfang nicht überschreiten. Einladun-
gen zu Veranstaltungen Dritter (etwa
Sportereignisse, Konzerte etc.) haben Eine erste Prüfung − der „Öffentlich-
häufig einen höheren Wert als ange- keitstest“: Können Sie mit gutem
messen und sind deshalb rechtlich prob- Gewissen jedem von dem Geschenk
lematisch. Darüber hinaus gilt: Wenn Sie oder der Einladung erzählen?
zu einer solchen Veranstaltung einla- Etwas, das Sie lieber vor der
den, müssen Sie zwingend auch selbst Öffentlichkeit verbergen wollen, ist
daran teilnehmen. Einladungen zu vermutlich nicht angemessen.
Veranstaltungen von Willenbrock selbst
21ZUSAMMENARBEIT MIT AMTSTRÄGERN Dabei handelt es sich immer um
UND STAATLICHE AUFTRÄGE Korruption. Es darf auf keinen Fall der
Der Umgang mit Amtsträgern ist Eindruck entstehen, dass Willenbrock
gesetzlich besonders streng geregelt. auf diesem Weg eine Amtshandlung
Willenbrock steht im Wettbewerb – auch oder eine Bevorzugung im geschäft-
um staatliche Aufträge. Wir nehmen lichen Verkehr bewirken will.
keinerlei unrechtmäßigen Einfluss auf Geschenke und Einladungen von sehr
Amtsträger und ihre Entscheidungen. geringem Wert kommen grundsätz-
Das bedeutet auch, dass wir jederzeit lich in Frage. Dabei gelten niedrigere
alle Gesetze und Bestimmungen Höchstgrenzen als in der Privatwirt-
zum staatlichen Beschaffungswesen schaft. Wenn Sie sich nicht sicher sind,
einhalten. ob Sie es mit einem Amtsträger zu
tun haben, ziehen Sie die Compliance-
Sie dürfen als Willenbrock Mitarbeiter Abteilung zu Rate.
einem Amtsträger keine Vorteile anbie-
ten, versprechen oder gewähren.
SPENDEN UND SPONSORING
Auch bei Spenden und Sponsoring
handelt es sich um Zuwendungen an
Unter Amtsträgern versteht man: Dritte. Um jeden Verdacht der Korruption
Beamte auszuschließen, entscheidet bei Willen-
sonstige Mitarbeiter brock ausschließlich die Geschäftsfüh-
von Behörden oder anderen rung über die Vergabe von Spenden und
öffentlichen Einrichtungen die Vereinbarung von Sponsoring-Ver-
Mitarbeiter von Unternehmen trägen.
in öffentlicher Hand
Mitarbeiter von internationalen Andere Mitarbeiter, die von Dritten
Organisationen wegen Spenden oder Sponsoring an-
gesprochen werden, leiten die Anfrage
Welche Person oder welche entsprechend weiter.
Organisation in welchem Land als
Amtsträger gilt, kann sich Allgemein gilt:
unterscheiden. Wenn Sie sich nicht Willenbrock kann Geld- und Sachspen-
sicher sind, ob Sie es mit einem den für soziale und humanitäre Zwecke,
Amtsträger zu tun haben, wenden für Bildung und Wissenschaft, für Kunst
Sie sich an Ihre Ansprechpartner und Kultur und für Projekte zum Schutz
für Compliance. der Umwelt und zur Schonung ihrer
Ressourcen leisten. Dabei muss trans-
22AUF DER SICHEREN SEITE –
DIE ROTE LINIE
DAS KENNT MAN: Eine rote Linie trennt müssen. Das Problem: Diese Linie ist
einen gefährlichen Bereich ab. Der nicht sichtbar.
Vorteil: Rot ist gut sichtbar und außer-
dem eine Signalfarbe, die sagt: Stopp! Die Grundlage dafür schafft der Willen-
oder: Gefahr! In Wirklichkeit kommt brock Code of Compliance. Aber auch
eine echte rote Linie allerdings gar er kann nicht in jedem Einzelfall alle
nicht so oft vor − und trotzdem weiß Unsicherheiten beseitigen. Deshalb
jeder, was gemeint ist: Bis hierhin und sorgen wir dafür, dass Sie mit Ihrer
nicht weiter. Entscheidung im Zweifel nicht allein
dastehen. Alle Führungskräfte und die
Bei Willenbrock gibt es auch für Einla- Compliance-Abteilung helfen Ihnen
dungen und Geschenke eine rote Linie. dabei, die rote Linie zu erkennen und
Sie trennt das, was Sie annehmen nicht zu überschreiten.
dürfen, von dem, was Sie ablehnen
parent sein und dokumentiert werden,
wer die Spende empfängt und wofür sie Spenden
verwendet wird. sind freiwillige Geld- oder Sach-
leistungen an Organisationen, die
Wir spenden nicht an Einzelpersonen nicht mit Willenbrock in Zusam-
und gewinnorientierte Organisationen. menhang stehen. Spenden werden
Spenden auf private Konten und geleistet, ohne dass ein Anspruch
Spenden, die das Ansehen unseres auf Gegenleistung besteht oder eine
Unternehmens schädigen können, sind Gegenleistung erwartet wird.
verboten. Die Ziele des Empfängers und
23unsere Unternehmensgrundsätze 4.1.2.
dürfen sich nicht widersprechen. ZUWENDUNGEN VON DRITTEN
Politische Spenden an Einzelpersonen,
Parteien oder andere Organisationen Zuwendungen von Dritten folgen den
sind ausgeschlossen. gleichen Prinzipien wie Zuwendungen
an Dritte. Nur die Rollen der beteiligten
Das Sponsoring von Veranstaltungen ist Personen sind umgekehrt. Ein Willen-
bei Willenbrock zulässig, wenn damit brock Mitarbeiter darf seine Position
Werbe- und andere Marketing- oder Funktion im Unternehmen keines-
möglichkeiten verbunden sind. Spon- falls dazu benutzen, dem Unternehmen
soring-Maßnahmen dürfen aber nicht oder sich einen persönlichen Vorteil
teurer sein als vergleichbare Werbemög- zu verschaffen. Insbesondere ist es
lichkeiten. Außerdem gilt: Alle Spon- verboten, von einem Geschäftspartner
soring-Aktivitäten müssen transparent Vorteile dafür zu fordern oder anzuneh-
sein und in Form eines schriftlichen men, dass man ihn bevorzugt.
Vertrages niedergelegt werden. Sie
müssen einem seriösen geschäftlichen Seien Sie im Umgang mit Zuwendun-
Zweck dienen und in angemessenem gen immer besonders vorsichtig. Eine
Verhältnis zum Gegenwert stehen, den Zuwendung anzunehmen kann
der Veranstalter bietet. auch zu einem Interessenkonflikt führen
und den guten Ruf von Willenbrock
gefährden.
GESCHENKE
Für das Annehmen von Geschenken
Sponsoring gelten grundsätzlich die gleichen Regeln
bedeutet für Willenbrock: wie für die Gewährung. Als Geschenk
eine Zuwendung in Form von kann jeder Vorteil aufgefasst werden,
Geld oder Sachmitteln für der einem Mitarbeiter oder einer ihm
eine Veranstaltung, die nicht durch nahestehenden Person gewährt wird.
Willenbrock organisiert wird. Sie dürfen Geschenke jeglicher Art
Anders als bei einer Spende erhält grundsätzlich nicht annehmen. Verboten
Willenbrock dafür eine sind auch hier Geldgeschenke in jeder
Gegenleistung und kann als Form und nicht in Rechnung gestellte
Sponsor beispielsweise im Rahmen Dienstleistungen. Ausnahmen sind Auf-
der Veranstaltung werben. merksamkeiten von geringem Wert und
kleine Werbeartikel mit Firmenaufdruck.
24Beachten Sie auch hier unbedingt die verbieten Sitte und Höflichkeit die
Verhältnismäßigkeit. Ist ein Geschenk zu Zurückweisung von Geschenken und
teuer oder zu wertvoll, reicht es in der Einladungen. Machen Sie in diesem Fall
Regel aus, es nicht deutlich, dass Sie die Zuwendung nicht
anzunehmen. Liegt das Geschenk persönlich, sondern für Willenbrock
allerdings deutlich über dem Höchstbe- annehmen. Informieren Sie Ihren Vorge-
trag und ist eindeutig nicht mehr sozial setzten und die Compliance-Abteilung
angemessen, soll es Sie vermutlich in und besprechen Sie die weitere
einer Entscheidung beeinflussen. Dann Vorgehensweise.
müssen Sie außerdem Ihren Vorgesetz-
ten informieren.
4.2.
WETTBEWERBS- UND KARTELLRECHT
EINLADUNGEN UND BEWIRTUNG
Einladungen zu Geschäftsessen oder Für Willenbrock ist die Einhaltung der
anderen gesellschaftlichen Ereignis- Regeln zum fairen Wettbewerb eine
sen dürfen Sie annehmen, wenn sie Selbstverständlichkeit. Zum Wettbe-
angemessen sind. So müssten Sie zum werbs- und Kartellrecht sind
Beispiel in der Lage – nicht verpflichtet international zahlreiche Gesetze und
– sein, bei anderer Gelegenheit selbst Regelungen in Kraft. Verstöße können
eine vergleichbare Einladung auszu- zu empfindlichen Strafen und Geld-
sprechen, ohne eine Gegenleistung zu bußen und zu hohen Schadenersatzfor-
erwarten. Sie dürfen auch Einladungen derungen führen, für das Unternehmen
von Lieferanten und Geschäftspartnern ebenso wie für die beteiligten Perso-
zu Veranstaltungen, für die Flug-, Hotel- nen. Außerdem können sie das Ansehen
oder andere Reisekosten übernommen von Willenbrock beschädigen.
werden, nicht annehmen. Wenn Sie
nicht sicher sind, ob Sie ein Geschenk Wir treffen mit unseren Wettbewerbern
oder eine Einladung annehmen dürfen, niemals Absprachen, die den Wettbe-
wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten. werb verzerren oder beeinflussen.
Wichtig ist: Nicht die äußere Form der
KULTURELLE UNTERSCHIEDE Absprache ist entscheidend, sondern ihr
Beachten Sie bei der Annahme von Inhalt. Sogar im informellen, vermeint-
Zuwendungen jeweils die landesspezi- lich privaten Rahmen dürfen Sie mit
fischen Bestimmungen. Details finden einem Wettbewerber auf keinen Fall die
Sie in den entsprechenden internen folgenden Themen besprechen:
Richtlinien. In manchen Kulturen
25Preise, Produktionsleistung, Zu den zum Teil sehr komplizierten Re-
Kapazitäten, Vertriebskanäle, gelungen, die beachtet werden müssen,
Gewinnmargen, Marktanteile, gehören unter anderem:
Investitionen, Strategien Personenkontrollen
die Abgabe von Scheinangeboten Güterkontrollen
bei Ausschreibungen Verwendungskontrollen und Embargos
die Aufteilung von Kunden, Gebieten Importgesetze und -bestimmungen
oder Produktionsprogrammen einschließlich der Zollgesetze
Wettbewerbsverzichte
Mitarbeiter, die mit der Ein- und Ausfuhr
Schon der Austausch von Informationen von Produkten zu tun haben, müssen
mit Wettbewerbern kann einen Verstoß darauf achten, dass alle geltenden
gegen das Wettbewerbsrecht darstellen. Vorschriften und Regeln eingehalten
Teilweise werden Verbandstreffen zu werden. In Zweifelsfällen sind die
unzulässigen Absprachen unter Wettbe- zuständigen Experten zu Rate zu ziehen.
werbern genutzt. An solchen unzuläs-
sigen Besprechungen dürfen Sie nicht
teilnehmen. Falls Sie Zweifel haben, ob 4.4.
ein Gespräch überhaupt und über die VERMEIDUNG VON
vorgesehenen Inhalte geführt werden INTERESSENKONFLIKTEN
darf, wenden Sie sich an die Complian-
ce-Abteilung. Interessenkonflikte, häufig auch als
4.3. Eine Person befindet sich in einem
AUSSENWIRTSCHAFTSRECHT Interessenkonflikt, wenn sie
zwischen zwei oder mehreren
Das Außenwirtschaftsrecht regelt die Interessen wählen muss, die nicht
Ein- und Ausfuhr von Devisen, Waren, miteinander vereinbar sind. In dieser
Dienstleistungen, Kapital und sonstigen Situation befindet sich ein Mitar-
Wirtschaftsgütern im internationalen beiter vor allem dann, wenn er ein
Geschäftsverkehr. Darunter fallen auch persönliches Interesse hat und sein
Hardware, Software und Technologie. dienstliches Interesse dem entge-
Auch die elektronische Übermittlung, gensteht. Dann hindert ihn
zum Beispiel per E-Mail oder Download, das persönliche Interesse möglicher-
gilt als Ein- bzw. Ausfuhr. weise daran, im besten Interesse des
Unternehmens zu entscheiden.
26Loyalitätskonflikte bezeichnet, können Logistik an.Wenn wir Aufträge vergeben,
dem Unternehmen erheblichen achten wir darauf, die Anbieter gleich
Schaden zufügen. Durch eine dienstliche zu behandeln. Dabei stellt der Einkäufer
Handlung im Privatinteresse überschrei- sicher, dass alle Anbieter
tet man außerdem leicht die Grenze zur die gleichen Unterlagen erhalten und
Korruption. dass kein Anbieter Wettbewerbsinfor-
mationen über einen anderen erhält.
Ein Konflikt kann auch entstehen, wenn
ein naher Verwandter eines Mitarbeiters Wenn Sie Aufträge vergeben, müssen
aus dessen dienstlicher Entscheidung Sie unabhängig entscheiden können.
einen Vorteil ziehen kann. Dann muss Wenn ein Anbieter privat unentgeltlich
der Mitarbeiter zwischen dem Interesse oder zu Vorzugskonditionen für Sie Ar-
seines Verwandten und dem Interesse beiten ausführt, besteht die Gefahr, dass
des Unternehmens wählen, sofern die Sie sich diesem Anbieter verpflichtet
beiden Interessen nicht vereinbar sind. fühlen. Geschäftliche Kontakte dürfen
Alle Mitarbeiter, die sich in einem Inter- Sie deshalb nicht für private Geschäfte
essenkonflikt befinden oder in einen und Einkäufe von Waren oder Dienstleis-
Interessenkonflikt zu geraten drohen, tungen ausnutzen.
sind daher verpflichtet, ihren Vorgesetz-
ten umgehend darüber zu informieren. Sie dürfen nicht an einer Vergabeent-
scheidung an eine Firma beteiligt sein,
Ein Interessenkonflikt oder auch nur der in der Sie selbst eine Tätigkeit ausüben.
Anschein eines solchen ist unter allen Sie oder Mitglieder Ihrer Familie dürfen
Umständen zu vermeiden. Transparenz nicht finanziell an der Firma beteiligt
ist der wirksamste Schutz gegen einen sein. Erlaubt sind Streubesitzaktien,
Verdacht. Im Zweifel können Mitarbeiter wenn ihr Anteil nicht mehr als fünf
sich bei ihrem lokalen Compliance- Prozent des Gesamtkapitals der Firma
Ansprechpartner informieren und beraten beträgt. Und Sie dürfen zur Geschäfts-
lassen. führung oder zu den Eigentümern der
Firma keine verwandtschaftlichen
Beziehungen haben. Wenn derartige
KRITERIEN FÜR Beziehungen zu Lieferanten bestehen,
EINKAUFSENTSCHEIDUNGEN müssen Sie diese Ihrem Vorgesetzten
Einkaufsentscheidungen richten wir gegenüber offenlegen.
am Unternehmensinteresse aus. Dabei
kommt es ausschließlich auf objektive
Kriterien wie Qualität, Technik, Preis, AUSSERBERUFLICHES ENGAGEMENT
Produktionsanforderungen oder Willenbrock als Arbeitgeber begrüßt es,
27wenn sich Mitarbeiter gesellschaftlich, indirekt daran beteiligt sein. Wesentlich
politisch und sozial engagieren, sei es ist eine Beteiligung dann, wenn der
in Vereinen, Parteien oder sozialen Ein- Mitarbeiter die Möglichkeit hat, auf das
richtungen. Solche Tätigkeiten müssen Management dieses Unternehmens
allerdings so gestaltet sein, dass sie Einfluss zu nehmen. Diese Möglich-
mit den vertraglichen Verpflichtungen keit nimmt man in der Regel bei einer
gegenüber Willenbrock vollständig Beteiligung von über fünf Prozent des
vereinbar sind. Gesamtkapitals an. Wer eine solche
Beteiligung hält oder zu erwerben be-
absichtigt, muss die Personalabteilung
NEBENTÄTIGKEITEN informieren.
Die Aufnahme einer Nebentätigkeit
gegen Entgelt bedarf der vorherigen
Abstimmung mit der Personalabteilung. 4.5.
Das soll einem möglichen Interes- ZAHLUNGSVERKEHR UND BEKÄMPFUNG
senkonflikt oder einem Konflikt mit VON GELDWÄSCHE
geltenden Arbeitsschutzbestimmungen
vorbeugen. BARZAHLUNGEN
Barzahlungen sind heute im Geschäfts-
verkehr nicht mehr üblich, wenn es um
KONKURRENZ ZU Willenbrock größere Beträge geht. Barzahlung oder
Auch ein Mitarbeiter, der für ein anderes andere unübliche Zahlungswege können
Unternehmen tätig ist, kann in einen unter anderem Steuerhinter-
Interessenkonflikt geraten. Mitarbeiter ziehung, Korruption, Betrug, Untreue
von Willenbrock dürfen daher nicht für oder Geldwäsche begünstigen. Über-
ein Unternehmen arbeiten, das mit weisungen sind deshalb nicht nur
Willenbrock im Wettbewerb steht. praktisch, sondern vermeiden auch die
genannten Risiken.
BETEILIGUNG AN DRITTUNTERNEHMEN Wir müssen uns davor schützen, bei der
Die Beteiligung an einem anderen Abwicklung des Zahlungsverkehrs in
Unternehmen kann einen Mitarbeiter illegale Geschäfte verwickelt zu werden.
ebenfalls in einen Interessenkonflikt Und wir müssen die entsprechenden
bringen. Deshalb gilt: Ein Mitarbeiter Gesetze befolgen. Deshalb gilt bei uns:
darf kein Unternehmen führen, das
mit Willenbrock im Wettbewerb oder Zahlungsverkehr findet grundsätzlich
in einer Geschäftsbeziehung steht. Er bargeldlos statt, also in Form von
darf auch nicht wesentlich direkt oder Überweisungen.
28EUR 5.000 aufsummieren.
Geldwäsche Für Barzahlung von Summen ab einer
Verdient jemand Geld mit illegalen Höhe von EUR 15.000 gelten aufgrund
Aktivitäten, kann er es nicht einfach der Geldwäschebestimmungen beson-
auf sein Konto einzahlen. Das Risiko, dere Regelungen – unabhängig von
entdeckt zu werden, wäre viel zu der internen Genehmigung:
groß. Dieses „schmutzige“ Geld wird – Der Einzahler oder Überbringer muss
dann beispielsweise durch Barzah- anhand gültiger amtlicher Personal
lung in den legalen Finanzkreislauf dokumente identifiziert werden.
eingeschleust. Dabei spricht man von – Die Aufzeichnungen darüber sind
Geldwäsche. Das Geld wird „sauber“, mindestens sechs Jahre
ist also von Zahlungen rechtmäßiger aufzubewahren.
Herkunft nicht mehr zu unterscheiden.
BARGELDLOSE ZAHLUNGEN
Es kann vorkommen, dass unsere Aber nicht nur bei Barzahlungen gilt es,
Geschäftspartner darauf bestehen, in jede Nähe zu illegalen Aktivitäten zu
bar zu zahlen oder eine Barzahlung zu vermeiden. Auch für den bargeldlosen
erhalten. Bis zu einer Grenze von EUR Zahlungsverkehr gelten einige Regeln.
5.000 können Beträge ausnahmsweise
in bar angenommen oder gezahlt Unsere Zahlungsverpflichtungen
werden, zum Beispiel kleinere Beträge erfüllen wir immer nur durch Zahlung
für Ersatzteile. Das erfordert vorab an den Geschäftspartner, der in den
immer die Zustimmung der Geschäfts- Vertragsdokumenten genannt ist. Wir
führung. Die Compliance-Abteilung zahlen außerdem nur auf ein Konto in
muss über die Zahlung informiert dem Land, in dem dieser seinen Sitz
werden. hat. Bittet Sie ein Geschäfts-
Informieren Sie die Compliance- partner,
Abteilung umgehend, wenn Ihnen auf ein Auslandskonto oder an einen
ungewöhnliche Zahlungsvorgänge Dritten zu zahlen, dürfen Sie dieser
(auch bargeldlos) auffallen oder ein Bitte nur nachkommen, wenn die
Kunde oder Lieferant auf der Zahlung Compliance-Abteilung zustimmt.
einer größeren Summe in bar besteht. Es kommt vor, dass Dritte fremde
Zu den ungewöhnlichen Zahlungsvor- Rechnungen bezahlen, also solche,
gängen gehören z. B. mehrere zeitlich die ursprünglich auf einen anderen
dicht aufeinanderfolgende Zahlungen Vertragspartner ausgestellt sind. Die
kleinerer Bargeldbeträge durch einen Annahme dieser Zahlungen ist nicht
Vertragspartner, die sich auf mehr als ausgeschlossen. Sie sind aber genau
29zu prüfen. Bei ungewöhnlichen oder auf die wir in Verträgen und Vereinba-
auffälligen Zahlungen, beispielsweise rungen mit unseren Geschäftspartnern
von Auslandskonten in sogenannten Bezug nehmen. So stellen wir sicher,
„Steueroasen“, müssen Sie die dass wir gemeinsam die gesetzlichen
Geschäftsführung und zusätzlich die Bestimmungen und die Compliance-
Compliance-Abteilung informieren. Grundsätze einhalten.
Willenbrock stellt seinen Partnern
4.6. nicht die Bedingung, den Willenbrock
VERTRAGLICHE GRUNDLAGE Code of Compliance zu übernehmen.
Umgekehrt akzeptieren wir auch nicht
Wir arbeiten nur mit Geschäftspartnern die Bedingung eines Partners, einen
zusammen, denen wir vertrauen. Verhaltenskodex für Geschäftspartner zu
Trotzdem schließen wir Verträge oder unterzeichnen. Wir streben statt-
Vereinbarungen grundsätzlich schriftlich dessen die Anerkennung des Willen-
ab. Das gilt auch für veränderliche Ver- brock Code of Compliance im Rahmen
tragsbestandteile wie Produktspezifika- der Vertragsverhandlungen an.
tionen, Preise oder Nebenabreden. Das
dient einerseits der Rechtssicher-
heit und andererseits dazu, alle COMPLIANCE-GRUNDSÄTZE
gemeinsam getroffenen Vereinbarun- Wir erwarten von unseren Geschäfts-
gen nachvollziehen zu können. Verträge partnern, dass sie:
prüfen wir vor der Unterzeichnung auf
ihre Wirksamkeit und auf Risiken, die sich an alle geltenden Gesetze halten
mit den getroffenen Vereinbarungen auf Korruption verzichten
verbunden sein können. die Menschenrechte achten
die Gesetze gegen Kinderarbeit
einhalten
4.7. die Verantwortung für Gesundheit
ERWARTUNGEN AN UNSERE und Sicherheit ihrer Mitarbeiter
GESCHÄFTSPARTNER übernehmen
die relevanten nationalen Gesetze und
Compliance ist für unsere Geschäfts- internationalen Standards zum
partner genauso selbstverständlich wie Umweltschutz einhalten und
für uns. Für Lieferanten und externe ihre Mitarbeiter entsprechend schulen.
Vertriebspartner wie zum Beispiel
Händler, Berater und Vermittler haben Von den unmittelbaren Lieferanten
wir jeweils Grundsätze formuliert, von Willenbrock erwarten wir, dass sie
30selbst diese Grundsätze einhalten und Es gelten folgende Regeln:
auch sorgfältig darauf achten, dass Vor Aufnahme der Tätigkeit schließen
diese Grundsätze in ihrer eigenen die Geschäftspartner einen
Zulieferkette eingehalten werden. schriftlichen Vertrag.
Vor Vertragsabschluss wird:
HÄNDLER, BERATER UND VERMITTLER – die Notwendigkeit eines Beraters
Im Ausland nehmen wir im Vertrieb oder Vermittlers geprüft und
auch die Dienste von Beratern und dokumentiert
Vermittlern in Anspruch, die für uns – der Berater oder Vermittler
Geschäfte anbahnen, uns bei Verhand- entsprechend den vorgeschriebenen
lungen unter- internen Verfahren ausgewählt
stützen und bei der Zusammenarbeit – seine Identität überprüft (kein „Stroh-
mit Behörden helfen. Sie erhalten mann“, keine „Briefkastenfirma“).
für ihre Tätigkeit eine Provision oder Vor Zahlung eines Honorars wird die
Vergütung. erbrachte Leistung geprüft.
Die Zahlung erfolgt ausschließlich
Wir vertrauen den Partnern, mit denen auf ein Konto in dem Land, in dem der
wir zusammenarbeiten und die wert- Berater ansässig ist. Außerdem muss
volle Dienste für uns leisten. Zusätzlich er der Inhaber des Kontos sein.
müssen wir die Möglichkeit ausschlie- Der Partner muss unsere Compliance-
ßen, dass Berater ihre Honorare nutzen, Grundsätze schriftlich anerkennen
um illegale Zahlungen zu tarnen. Diese und als Teil des Vertrags zusichern,
Maßnahme ist Teil unseres Risiko- dass er sich streng an Recht und
managements und soll nicht unser Miss- Gesetz hält und insbesondere die
trauen ausdrücken. gezahlten Honorare nicht zur
Bestechung von Dritten verwendet.
315. Finanzen, Kapitalmarkt
und Öffentlichkeit
5.1.
UMSETZUNG DER FINANZIELLEN Vier-Augen-Prinzip nennt man eine
UNTERNEHMENSZIELE Form der internen Kontrolle. Es
verhindert, dass ein Mitarbeiter (der
Unsere wirtschaftlichen Ziele zu sogenannte Erstunterzeichner)
erreichen, liegt im Interesse unserer wichtige Entscheidungen allein
Gesellschafter, unserer Geschäfts- trifft oder kritische Tätigkeiten allein
partner und unserer Mitarbeiter, und durchführt. Es bedeutet, dass eine
damit im Interesse von Willenbrock. unabhängige Person den Vor-
Wenn wir diese Ziele erreichen, können gang oder das Dokument ebenfalls
wir unseren Mitarbeitern einen sicheren sorgfältig prüft und anschließend
und attraktiven Arbeitsplatz bieten unterzeichnet oder freigibt. Wer ein
und unseren Gesellschaftern eine Dokument mitunterzeichnet, ist auch
angemessene Rendite für ihr investiertes für die damit verbundene Maßnahme
Kapital zahlen. mitverantwortlich.
Wir machen mit unseren Geschäftsplä-
nen ehrgeizige, aber realisierbare Vorga- sicher genug fühlen, Probleme offen
ben. Als Mitarbeiter sind Sie und unbefangen anzusprechen. Nur
aufgefordert, daran mitzuarbeiten; un- wenn wir auf mögliche Abweichungen
sere finanziellen Ziele zu erreichen. rechtzeitig aufmerksam werden, besteht
ausreichend Zeit, um auftretenden
Es kann vorkommen, dass wir in be- Schwierigkeiten zu begegnen und
stimmen Bereichen unsere Ziele, etwa Lösungen zu finden.
Budget- oder Umsatzvorgaben, nicht
einhalten können. Diese Ziele regelmä-
ßig zu überprüfen, ist Aufgabe unserer 5.2.
Führungskräfte. Außerdem sollen sie FINANZDOKUMENTATION
eine Unternehmenskultur fördern und
erhalten, in der sich alle Mitarbeiter Bei der Unterzeichnung von Verträgen,
33der Freigabe von Zahlungen und allen Zahlen des Rechnungswesens ist streng
anderen relevanten geschäftlichen untersagt und kann unter anderem auch
Transaktionen gilt das Vier-Augen- strafrechtliche Konsequenzen nach sich
Prinzip. ziehen. Solche Manipulationen können
sein: Buchung fingierter Umsätze,
Willenbrock hat gesetzliche Rech- Vorziehen von Umsätzen, Verschlei-
nungslegungspflichten und vertragliche erung von Kosten oder Überbewertung
Berichtspflichten beispielsweise gegen- von Vorräten.
über Kreditinstituten zu erfüllen.
Dafür müssen alle Geschäftsvorfälle Viele Geschäftsprozesse des Unter-
verbucht, dokumentiert und an die für nehmens wie zum Beispiel Einkauf,
die Finanzberichterstattung zustän- Rechnungsstellung oder Vorratsmanage-
digen Stellen gemeldet werden. ment sind computergestützt. Dadurch
Das muss zutreffend, rechtzeitig, in ist die erforderliche Datenverarbeitung
der dafür vorgesehen Weise und unter gesichert. Diese Prozesse müssen richtig
Verwendung der vorgeschriebenen angewendet werden, damit sie zu-
Computerprogramme geschehen. treffende Ergebnisse erzielen können.
Maßnahmen zur Verschleierung von Bitte unterstützen Sie unsere Mitarbeiter
Verlusten oder Budgetüberschreitungen aus den Abteilungen Rechnungs-
sind verboten. Jede Manipulation der wesen, Controlling und Internal Audit
34bei ihrer Arbeit. In besonderer Weise auffindbar sind. Nur so ist der Schutz
sind Mitarbeiter in Bezug auf die Reise- des Unternehmens gewährleistet.
kostenrichtlinie von der Dokumenta- Wir bewahren Unterlagen so auf, dass
tionspflicht betroffen. Hier sind Mitar- geistiges Eigentum geschützt,
beiter in ihrem eigenen Interesse zu Vertraulichkeit gewahrt und Daten-
großer Sorgfalt angehalten, da es um schutz gewährleistet ist. Die gleichen
Beträge geht, die sie privat auslegen. Anforderungen gelten für die Ver-
Kosten, die die Richtlinie nicht abdeckt, nichtung von Unterlagen.
können grundsätzlich nicht erstattet Wir bewahren Unterlagen so auf, dass
werden. sie vor Verlust, Zerstörung und
Diebstahl gesichert sind.
Außerdem weisen wir darauf hin, dass
Falschangaben bei der Abrechnung von Diese Regeln betreffen alle Abteilungen
Reisekosten arbeitsrechtliche Konse- und Funktionen von Willenbrock. Die
quenzen haben können. Einzelheiten zu den Aufbewahrungs-
pflichten ergeben sich aus dem lokal
geltenden Recht und den unternehmens-
5.3. internen Aufbewahrungsregeln.
AUFBEWAHRUNG VON UNTERLAGEN
Bitte bedenken Sie: Es gibt rechtlich
Willenbrock bewahrt viele Unterlagen keinen Unterschied zwischen E-Mails
über die Zeit hinaus auf, in der sie aktiv und geschriebenen Briefen. Bitte wen-
verwendet werden. Zum einen erfüllen den Sie daher bei beiden dieselbe Sorg-
wir damit gesetzliche Pflichten und be- falt in Bezug auf Form und Inhalt an.
stehende behördliche Vorschriften wie Elektronische Kommunikation unterliegt
z. B. Bestimmungen aus Genehmigun- denselben strengen Aufbewahrungsvor-
gen. Zum anderen kann es aus Sicht des schriften wie sonstiger Schriftverkehr.
Unternehmens sinnvoll sein, Unterlagen
als Nachweis bereitzuhalten.
5.4.
Das bedeutet unter anderem: UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION
Wir bewahren alle Unterlagen
mindestens so lange auf, wie gesetz- ERSCHEINUNGSBILD IN DER ÖFFENT-
liche und behördliche Vorschriften, LICHKEIT UND CORPORATE IDENTITY
bestehende Genehmigungen und Wie Willenbrock in der Öffentlichkeit
Ähnliches es verlangen. erscheint, ist von großer Bedeutung für
Wir bewahren Unterlagen so auf, dass unseren unternehmerischen Erfolg. Des-
sie bei Bedarf zeitnah und vollständig wegen müssen wir bei unserer täglichen
35Sie können auch lesen
