Die Krise als Treiber von E-Services - BRZ
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NR. 3/2020
Das Kundenmagazin des BRZ
Die Krise als Treiber
von E-Services
Von Collaboration Tools bis
zu digitalem Lernen und Wählen
Das Finanzamt der Zukunft
Modernisierung der Finanzverwaltung
Innovatives Management von Fördermitteln
DMS-Lösungen des BRZ optimieren Geschäftsprozesse
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.
Inhalt
Update
Herausragend: Stockerlplätze für Liebe Leserinnen
Österreichs E-Government 4
und Leser!
Keystory
Der Web-Baukasten des Bundes 6
Sieht man eine Krise als Chance, dann kann man den folgenden Worten des
Collaboration Tools: deutschen Unternehmensberaters und Innovationsexperten Arne Gillert einiges
Virtuell an einem Tisch 8 abgewinnen: „Die Zukunft entsteht gerade vor unseren Augen und wir können
mitmachen.“ Einerseits hat sich die Digitalisierung als wichtiges Instrument für
E-Demokratie die Krisenbewältigung bewährt, wie eine aktuelle Studie von Arthur D. Little
6
Wählen in der Krise 11 beweist. Andererseits ist die Krise ein wesentlicher Trigger für die Digitalisie-
rung an sich, kontaktlose Online-Services sind in Zeiten von Social Distancing
Jede E-Stimme zählt 12
wichtiger denn je.
Von Collaboration Tools bis zum
digitalen Lernen: Die aktuelle Krise
Transformation Im aktuellen E-Government Monitor der Initiative D21 wurden auch Fragen
ist ein Treiber für mehr E-Services für Schlankere Verwaltung: zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie gestellt. „Ich habe Behördengänge
Bürger/innen und Unternehmen. Das Finanzamt der Zukunft 16 häufiger als früher online durchgeführt“, sagten da 13 % der befragten Öster
reicher/innen. Ein besserer Wert als die Schweiz mit 12 % und Deutschland mit
7 %. Gut abgeschnitten hat Österreich auch bei der Benchmark-Studie der EU.
International
Das sagt einiges über die hohe Qualität unserer E-Services wie FinanzOnline
Vom Once-Only-Prinzip profitieren 18 oder das Unternehmensserviceportal im Vergleich mit unseren Nachbarn aus.
Innovation Zahlreiche Projekte und Lösungen, die das BRZ für seine Kunden gerade
durchführt oder eben umgesetzt hat, zeigen die Trigger-Wirkung. Das fängt
Digitalen Trends auf der Spur 20
beim Portal Digitale Schule an, das digitales Lernen und Unterrichten unter
stützt, und endet bei einem neuen Content-Management-System für die
BRZ Inside Webseiten des Bundes, einem ersten, wichtigen Schritt der IT-Konsolidierung.
BRZ FemCareer: ein Abend im Aber die Krise macht auch klar, dass wir nicht nur klassische E-Government-
Zeichen der IT-Karriere von Frauen 22 Anwendungen wie das Digitale Amt brauchen, wir benötigen auch Lösungen,
die eine virtuelle Teilnahme an demokratischen Prozessen garantieren.
BRZ gewinnt Best Recruiters Award 23
Das E-Partizipationsportal BRZ eDem ist so eine Lösung. Der praktische
Einsatz bei einem Bürger/innen-Beteiligungsprozess in Scheibbs wurde heuer
Sie wollen mit einem eAward prämiert, im November hat der Verein ISPA damit die Wahl
14
Effizienzsteigerung durch intelligentes Management von
10
Das Portal Digitale Schule (PoDS) erleichtert im Home
noch mehr
über das BRZ &
seines Vorstandes online durchgeführt. Ein großer Schritt für die E-Demokratie
in Österreich.
Fördermitteln für Forschungsprojekte der BOKU. Schooling die Nutzung aller schulischen Online-Tools.
seine Produkte
wissen? Natürlich haben wir noch weitere interessante Themen für Sie. Das intelligente
Bestellen Sie den BRZ- Management von Fördermitteln bei Forschungsprojekten an der Universität
Newsletter unter: für Bodenkultur steht im Mittelpunkt einer Geschichte über Dokumentenma-
www.brz.gv.at
nagement-Lösungen. BRZ-Perspektiven nennt sich nicht nur unsere virtuelle
Talk-Reihe mit Expertinnen und Experten zu Zukunftsthemen wie hybrides
Arbeiten. BRZ-Perspektiven nennen wir auch unsere neueste Publikation zum
Thema Technologietrends. Mehr darüber erfahren Sie auf Seite 18.
Viel Vergnügen beim Lesen – read_it and enjoy_it
Impressum
Herausgeber und für den Inhalt verantwortlich: Bundesrechenzentrum GmbH, Hintere Zollamtsstraße 4, 1030 Wien, E-Mail: read_it@brz.gv.at
Chefredaktion: Mag. Alexander Aigner. Redaktionelle Mitarbeit: Mag. Julian Unger, MA. Gestaltung und Produktion: AWG Verlag GmbH, www.awg-verlag.at.
Fotos/Illustrationen: iStock.com/VectorCookies – iStock.com/bgblue (Cover, S. 2), iStock.com/coffeekai (S. 2, S. 10), BOKU Wien (S. 2, S. 14), BRZ/Alek Kawka (S. 3), BMWD (S. 4),
covidanalysen.at (S. 5), BMDW/Philipp Hartberger (S. 6), BRZ/Klaus Vyhnhalek (S. 7), BRZ/Daniela Feuersinger (S. 8), ISPA (S. 11), Wikimedia Commons (S. 12), BRZ/Natascha Binder (S. 13),
BOKU Wien (S. 14/15), BRZ/Christian Renezeder (S. 15), BRZ/Julian Unger (S. 16), citronenrot photography (S. 17), Fotostudio Franz Pfluegl (S. 17), Georg Nesslinger (S. 18), TOOP (S. 19),
dribbble.com (S.19), BRZ/Ronny Talasz (Grafik S. 20), BRZ/Christian Renezeder (S. 21), BRZ/Julian Unger (S. 22), Raphael Moser & John Kucukcay (S. 23). Druck: Print Alliance HAV Produktions GmbH.
Mag. Alexander Aigner
Chefredakteur
2 read_it 03/2020 read_it 03/2020 3
.
Update Update
. Neuinfektionen in Bezirken pro 100.000 Einwohner/innen
Jeder/jede fünfte
7-Tage-Veränderung, 2020-10-20 08:00
Österreicher/in
wickelt aktuell Quelle: www.covidanalysen.at
Stockerlplätze für
Behördengänge
online ab – Ten-
denz steigend! Vor dem Hintergrund der Corona-
Pandemie: Inwieweit stimmen Sie
Österreichs E-Government folgenden Aussagen zu?
Deutschland
Österreich kann sich bei Studien und Befragungen zum Thema E-Government in Österreich
Schweiz
den letzten Jahren regelmäßig über herausragende Ergebnisse freuen. Die Digita-
lisierungsbemühungen der Republik, zu denen das BRZ einen gewichtigen Anteil
an Innovationskraft und umgesetzten Apps und Services beisteuert, machen sich
bezahlt und schlagen sich in guten Werten nieder.
Open Data Apps basierend
Benchmark der Europäischen Kommis- Was tut der Staat? Transparenz zählt. len: Zwei Drittel der Österreicher/innen
auf Corona-Ampel-Daten
sion. Österreich erreicht im „eGovernment Für den Benchmark Transparenz (82 Pro- sind mit der Abwicklung der Behörden- 44 % 56 % 58 %
Benchmark 2020“ der Europäischen Kom- zent) sind in den einzelnen Indikatoren gänge während der Corona-Epidemie Die Bundesministerien werden vom BRZ hinsichtlich
mission gleichauf mit Lettland heuer den positive Trends ersichtlich. So liegt Öster- sehr zufrieden. Insgesamt resultiert daraus Ich bin sehr zufrieden mit der digitalen Datenbereitstellungsfragen sowie bei der Erarbeitung
dritten Platz von 36 untersuchten Ländern reich im Bereich der Transparenz der Ser- eine höhere Aufgeschlossenheit gegenüber Abwicklung der Behördengänge während der Zeit
von Spezifikationen unterstützt.
der Corona-Pandemie
und gehört mit Malta (Rang 1) und Est- vice-Erbringung mit 82 Prozent auf dem den digitalen Diensten. Gleichzeitig fin-
land zu den Top 3 Nationen in Europa. fünften Rang. Auch beim Indikator Trans- den 77 Prozent der österreichischen Nut- 37 Anwendungen und Visualisierungen. data.gv.at ist das zentrale Portal,
parenz öffentlicher Organisationen, der zer/innen die digitalen Möglichkeiten als an dem alle nicht personenbezogenen, maschinenlesbaren offenen Daten der
Nutzer/innen im Fokus unter anderem organisationale Aspekte, den Erleichterungen gegenüber dem traditio- Verwaltung bereitgestellt werden. Zu Beginn der Corona-Pandemie wurde
Mit 96 Prozent der möglichen Bewertung Zugang zu Informationen, Beschwerde- nellen Gang zum Amt. unter data.gv.at/covid-19 das COVID-19 Open Data Informationsportal ein-
ist Österreich im Top-Level-Benchmark der möglichkeiten und finanzielle Transparenz „Das abermalige hervorragende Abschnei- gerichtet, wo gesammelt alle zugehörigen offenen Daten bereitgestellt werden.
Nutzer/innenzentriertheit besonders gut auf- bemisst, hat sich Österreich um 6 Prozent- den Österreichs in den Rankings der Das BRZ unterstützt hierbei die Ministerien beratend hinsichtlich Daten
gestellt. Vor allem im Bereich der Optimie- punkte auf 86 Prozent leicht verbessert. Kommission und der Initiative D21 bereitstellungsfragen oder Erarbeitung von Spezifikationen und beim Kontakt
rung auf Mobilgeräten gibt es eine Verbes- Aufgeholt hat Österreich im Bereich der zeigt, dass das BRZ als Kompetenzzent- mit der Community. Aus diesen offenen Daten sind bereits 37 Anwendun-
serung von 23 Prozent, die offenbar auf die Cross-Border-Mobility, der Zugänglichkeit rum für Digitalisierung mit seinen Pro- gen und Visualisierungen entstanden, wie z. B. alternative Visualisierung
Veröffentlichung der Plattform oesterreich. von Online-Services aus dem Ausland, und dukten und Services maßgeblich an der (covidanalysen.at) in einem sogenannten Cartogram, das bewusst verzerrt ist
gv.at und der App „Digitales Amt“ zurück- liegt im EU-Vergleich auf dem dritten Rang. Entwicklung der digitalen Zukunft der 44 % 64 % 54 % und in dem die Fläche der Bezirke der Einwohnerzahl entspricht und so besser
zuführen ist. Bei diesen Services ist das BRZ Verwaltung beteiligt ist. Mit innovativen ausdrückt, wie viele Personen in infektionsreichen Gebieten wohnen.
Möglichkeiten zur digitalen Abwicklung wurden
technischer Umsetzungspartner und war E-Government Monitor der Initiative D21 Ideen und sicheren, mobil nutzbaren und sehr schnell angeboten
in der Entwicklung für seinen Kunden, das Auch im jährlich erscheinenden E-Govern qualitativ hochwertigen Anwendungen
Bundesministerium für Digitalisierung und ment Monitor der Initiative D21 aus möchten wir unsere Kunden und damit
Wirtschaftsstandort, maßgeblich beteiligt. Deutschland kann Österreich heuer Österreichs Verwaltung weiter nach vorne
Vor dem Hintergrund der Corona-
hervorragende Ergebnisse erzielen. Der
E-Government untersucht die Situation in
Deutschland, Österreich und der Schweiz.
bringen“, so Mag. Markus Kaiser, BRZ-
Geschäftsführer.
Nutzung Digitales Amt steigt
97 Prozent der in Österreich im Rahmen
der Studie befragten Personen verfügen
Diebstahlsanzeigen ab
sofort online möglich
Pandemie: Inwieweit stimmen Sie
folgender Aussage zu? Dabei werden Interviews und Analysen zu Österreich ist Nummer 1 über ein Smartphone und haben damit
Bekanntheit, Nutzung, Zufriedenheit, Nut- Hinsichtlich der Bekanntheit der Online- die Möglichkeit, über die App „Digitales
zungsbarrieren und der Identifikation im Verwaltungsangebote liegt Österreich im Amt“, die 2019 online ging, Behörden-
Zusammenhang mit digitalen Behörden- Ländervergleich des E-Government Moni- gänge mobil abzuwickeln. Die App wird Erleichterung für Betroffene. In die zentrale Online-Plattform Öster-
Deutschland
Österreich gängen durchgeführt. In Österreich wurden tors in Spitzenposition. Österreich erreicht aktuell von rund jedem/jeder Fünften reichs – www.oesterreich.gv.at – wurde vom BRZ Mitte Oktober die Mög-
13 %
Schweiz für die heurige Ausgabe der Studie 1.008 dabei 97 Punkte, gefolgt von der Schweiz genutzt und ist ähnlich stark nachgefragt lichkeit zur Online-Diebstahlsanzeige eingebunden. Die Online-Anzeige
Personen befragt. mit 94 Punkten und Deutschland mit wie bereits letztes Jahr. wird dabei automatisch an die zuständige Polizeidienststelle bzw. in Wien
93 Punkten. In Österreich nutzen 72 Pro- an das zuständige Polizeikommissariat weitergeleitet. Das bedeutet eine
Corona-Krise: Gute Ergebnisse zent, in der Schweiz 60 Prozent und in große Erleichterung für betroffene Menschen, die sich an die Polizei wen-
In der aktuellen Corona-Krise hat das digi- Deutschland 54 Prozent der untersuchten D21 E-Govern- den. Im Online-Formular kann ausgewählt werden, ob man die Anzeige-
tale Angebot der Verwaltung das Image Onliner/innen digitale Verwaltungsan- EU-Benchmark ment Monitor bestätigung persönlich abholen möchte oder ob sie per Brief bzw. an das
12 % von E-Government-Verfahren in der gebote. Bei der Nutzungshäufigkeit von elektronische Postfach zugestellt werden soll.
7% Bevölkerung positiv beeinflusst. In Bezug
auf die „prompte Reaktion der Behörden
E-Government-Angeboten liegt der Wert
in Österreich wie in den letzten Jahren bei
Alle im Formular ausgefüllten personenbezogenen Daten werden vom
Bundesministerium für Inneres im Auftrag der zuständigen Sicherheits-
auf die Pandemie – im Sinne einer schnel- 3,5 Aktivitäten pro Jahr und somit über behörde auf einem Formular-Server verarbeitet. Diese Daten unterliegen
Ich habe Behördengänge häufiger len Bereitstellung digitaler Alternativen“ den Werten von Deutschland (3,2) und naturgemäß dem Datenschutz und werden nach dem Absenden an die
als früher online durchgeführt kann Österreich die besten Werte erzie- der Schweiz (3,1). zuständige Sicherheitsbehörde vom Formular-Server gelöscht.
4 read_it 03/2020 read_it 03/2020 5
Transformation Transformation
secure_it
Matthias Lichtenthaler
ist Head of Digital Government & Innovation im BRZ
Virtuelle Zusammenarbeit?
BCMS 2.0: Aber sicher!
Der Web-Bau- Digitale Zusammenarbeit wird in der aktuellen Situation in der Regel auf
die verschiedensten, mehr oder weniger sicheren Videokonferenz-Lösun-
kasten des Bundes automatisch an das jeweilige Endgerät – vom Desk-
Kondolenzbuch gen reduziert. Im Ergebnis hat man sich im Zweifel freundlich ausgetauscht,
wenn es dann mal alle geschafft haben, sich einzuwählen bzw. dann auch
für Terroropfer
noch das „Mikrofon einschalten“-Knopferl gefunden haben.
top-PC bis zum Smartphone – an. Die barrierefreie
Ein erstes Projekt der IT-Konsolidierung im Bund ist das neue Umsetzung basiert selbstverständlich auf den zurzeit
Bundes-Content-Management-System für die Webportale Aber wie steht es um eine echte, interaktive Zusammenarbeit, bei der
gültigen WCAG-Kriterien. Zu den Standard-
in Wien
auch nächste Schritte oder gar verbindliche Beschlüsse sauber dokumen-
der Ministerien. funktionen zählen Suche, Sitemaps, automatisch
tiert und möglicherweise auch rechtssicher festgehalten werden – und
generierte Übersichtsseiten, Kurz-URLs für Kam
das auch noch in einer hochsicheren Umgebung? Das beinhaltet virtuelle
Auf Kundenwunsch. Das Bundes-Content- pagnen-Websites und Mehrsprachigkeit.
Whiteboards / Flipcharts mit Post-Its, digitale Workshop-Tools mit Break
Management-System (CMS) ist ein einheitliches Die Umsetzung des BCMS 2.0 beruht auf Mag- Das Online-Service des Bundeskanzler-
out-Sessions, Online-Sitzungen mit Beschlussfassung – abgesichert in der
Redaktionssystem für die Erstellung, Pflege und nolia, einem State-of-the-Art System, das einfache amts bietet eine moderierte Plattform Blockchain etc.
Darstellung von Web-Auftritten der öffentlichen Benutzung, intelligente Prozessautomatisierung und für Worte des Mitgefühls der Bevölke-
Verwaltung. Es wird vom BRZ als Shared Service Continuous Delivery sicherstellt. Das Open-Source-
rung nach den Anschlägen in Wien. An solchen digitalen Lösungen arbeitet das BRZ bereits – hierbei werden
auf einer hochverfügbaren Plattform betrieben. Es System basiert auf Java und wird in mehr als 100
die Applikationen auf unserer Infrastruktur betrieben (nicht irgendwo in der
besteht aus mehreren technischen Komponenten, Ländern eingesetzt. Als Webstatistik-System wird
Cloud) und vollständig in hochsichere Videokonferenzlösungen integriert.
die optimal aufeinander abgestimmt sind. Die das ebenfalls im BRZ/LFRZ gehostete Produkt Umsetzung über Nacht. Noch immer sitzt der
Dabei geht es mittelfristig nicht nur um vollständig digitale, sondern auch
Navigation und der Aufbau der mit dem Bun- Matomo eingesetzt, das eine DSGVO-konforme, Schock über die schrecklichen Ereignisse in der
hybride Ansätze – einige Teilnehmer/innen werden dann auch wieder
des-CMS erstellten Websites sind ähnlich gestaltet. minimale Verarbeitung der Userdaten garantiert. Wiener Innenstadt am Abend des 2. Novembers
physisch zusammenkommen, während andere aus der Ferne virtuell teil
Das Grunddesign ist vorgegeben und wird inhalt- Ergänzt wird das Produkt durch ein auf Magnolia tief. Für das Bundeskanzleramt war es besonders
nehmen. Dabei ist nach unserer Erfahrung aber eine gewisse Netiquette
lich individuell und je nach Wunsch der jeweiligen basierendes und ebenfalls im BRZ/LFRZ gehoste- wichtig, den Österreicherinnen und Österrei-
wichtig – z. B. sollten die persönlich im Raum Anwesenden nicht miteinander
Kunden und nach deren unterschiedlichen Corpo- tes Newsletter-Tool, das in Abstimmung mit den chern eine Plattform zu bieten, auf der diese ihr
tuscheln, um zu vermeiden, dass die digital Teilnehmenden sich ausge-
rate-Design-Vorgaben gestaltet. Kunden bei Bedarf eingerichtet werden kann. Mitgefühl und ihre Gedanken zum Ausdruck
schlossen fühlen. Wenn solche Meetings aber gut vorbereitet werden, das
bringen können.
Whiteboard schon mal mit Templates und Grundstrukturen befüllt ist und
Responsiv, DSGVO-konform und barrierefrei Einmal entwickelt, mehrfach verwendet Das BRZ wurde am 3. November am frühen
ein/e Moderator/in strukturiert und mit genauem Zeitmanagement durch
Das Corporate Design der Online-Auftritte der Das Konzept des Bundes-CMS spiegelt den Grund- Nachmittag informiert, dass das Bundeskanzler
die digitale Zusammenkunft führt, dann kann die Digital Collaboration sehr
Ministerien orientiert sich an den Vorgaben der gedanken von Shared IT Services wider: kosten amt (BKA) in Zeiten des Corona-Virus nach
zielführend und erfolgreich eingesetzt werden – sicher auch in besseren
nun einheitlichen Corporate Identity des Bundes. effizienter Mehrfacheinsatz entwickelter Lösungen. einer digitalen Kondolenzbuch-Lösung sucht.
Zeiten, wenn man wegen eines zweistündigen Meetings nicht mehr zwin-
Dank Responsive Design passen sich die Webseiten Bereits umgesetzte Funktionen – z. B. die Sitemap Binnen weniger Stunden wurde dem Bundes-
gend quer durch das Land reisen muss.
oder die „Suche“ – können ohne erneuten Program- kanzleramt – gemeinsam mit einem externen
mieraufwand bei allen Bundes-CMS-Projekten ver- Dienstleister – eine Lösung präsentiert, die über
Und dennoch fehlt uns dabei etwas: der persönliche Austausch außer
„Die Digitalisierung ist ein wichtiges wendet werden. Neuentwicklungen eines Kunden Nacht umgesetzt wurde.
der Reihe bzw. am Rande eines physischen Events – den kann man sicher
kommen allen Bundes-CMS-Kunden zugute. Das Das Projekt zeichnet sich durch Besonderheiten
Instrument zur Krisenbewältigung. neue Bundes-Content-Management-System wurde wie einen Freigabe-/Moderationsprozess für
nicht ersetzen. Aber auch hier gibt es bereits Ansätze, einen individu-
Andererseits ist die Krise ein vom BRZ bereits erfolgreich für neun Ministerien Beiträge, Blacklisting auf IP-Basis sowie eine
ellen Austausch zumindest ansatzweise zu ermöglichen – ein teilweise
zufälliges „Business Speed Dating“ im Rahmen einer Online-Konferenz ist
Treiber für mehr E-Services für umgesetzt. limitierte Anzahl von veröffentlichten Beiträgen
durchaus spannend. Schaffen wir’s, in einem auf 3 Minuten beschränkten
Für die Bürger/innen erleichtert die Einheitlichkeit aus. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wurde
Bürger/innen und Unternehmen. Es der neuen Ministerien-Webseiten die Bedienung kein Tracking implementiert. Durch den beson-
Einzel-Videocall eine menschliche Connection und vielleicht einen inter-
freut mich, dass das BRZ als Kompetenzzentrum enorm. Usability im Internet ist dann gegeben, ders starken Zusammenhalt des BRZ-Teams, das
essanten Geschäftskontakt aufzubauen? Probieren Sie es aus – fad wird’s
sicher nicht!
für Digitalisierung mit zahlreichen Projekten und wenn die User intuitiv die gesuchten Inhalte fin- an diesem sensiblen Projekt gearbeitet hat, war
den und sich nicht auf jeder Website neu zurecht- es möglich, quasi über Nacht ein customized
Lösungen wie dem Ausbau des Digitalen Amts finden müssen. Ein wichtiger Schritt dabei ist die product für den Kunden anzubieten, das bereits
Haben Sie noch Fragen?
und BCMS 2.0 hier federführend unterstützt.“ optimale mobile Bedienbarkeit, die mittlerweile am 4. 11. um 9:37 Uhr erfolgreich gelauncht
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme: matthias.lichtenthaler@brz.gv.at
Dr. Margarete Schramböck, Digitalisierungsministerin ein „Must-have“ ist. wurde.
6 read_it 03/2020 read_it 03/2020 7
Transformation Transformation
Welche Vorteile haben hybride Meetings? virtuelles und hybrides Arbeiten einen enormen
Karin Wegscheider: Asynchrones Arbeiten ist Schub gegeben. Ich bin zuversichtlich, dass sich
möglich, auch außerhalb festgelegter Zeiten. Die die Arbeitswelt nach dem Ende der Krise flexibler
Dokumentation ist einfacher, weil sie meistens darstellen wird.
bereits im digitalen Raum stattfindet. Unter Karin Wegscheider: Das sehe ich auch so, es gibt aber
Collaboration
Umständen kann es auch hilfreich sein, Kollegin- Vor- und Nachteile des „neuen Arbeitens“. Durch die
nen und Kollegen aus anderen Bereichen schneller technischen Möglichkeiten sind Mitarbeiter/innen oft
in ein Meeting dazuzuholen. lange erreichbar, die Grenze zwischen Arbeit und Pri-
Tools: Virtuell
vatleben verschwimmt mitunter. Hier empfehlen wir,
Welche Herausforderungen ergeben sich? Regeln festzulegen, die für alle gelten. Beispielsweise
Karin Wegscheider: Mein Eindruck ist, dass in ein Meeting-freier Nachmittag, der für konzentriertes
an einem Tisch virtuellen Umgebungen die Verbindlichkeit von
Aussagen oder Beschlüssen weniger hoch einge-
schätzt wird als bei realen Treffen. Das sollte nicht
Arbeiten reserviert wird.
Wie kann das BRZ seine Kunden im Bereich
In Zeiten des reduzierten persönlichen Kontakts haben vir- sein. Meine Empfehlung daher: Verbindliche neue Arbeitsweisen und hybrides Arbeiten
tuelle Arbeits-Settings an Bedeutung gewonnen. In Zukunft Kommunikation nicht in Kanälen laufen lassen, unterstützen und beraten?
die sonst eher für informellen Austausch verwendet Bernhard Lukas: Das BRZ hat schon vor der
wird hybrides Arbeiten mehr und mehr zum Alltag gehören, werden, wie etwa Gruppen-Chats, sondern wie Krise begonnen, virtuelle Meetings und Home
sind unsere BRZ-Expertin Karin Wegscheider und -Experte gewohnt z. B. als E-Mail senden. Office zu implementieren. Diese Erfahrungen
Bernhard Lukas überzeugt. Kann man hier einen Kulturwandel erkennen? Bernhard Lukas: In Gruppen-Settings ist es oft geben wir gerne weiter. Als Kompetenzzentrum
Bernhard Lukas: Ja, und die Umstellung auf hybri- schwer, alle gleichermaßen zu erreichen. Manche für die Digitalisierung des Public Sectors ist es
des Arbeiten ist auch ein großes Change-Thema. Es Teilnehmer/innen verhalten sich speziell remote aber auch unsere Rolle, die spezifischen Anfor-
Was versteht man unter hybridem Arbeiten? braucht hier neue und andere Regeln der Zusam- still und fühlen sich nicht angesprochen. Als derungen im IT-Umfeld zu kennen. Das BRZ
Karin Wegscheider: Wenn Kolleginnen und menarbeit und auch Zeit, diese Regeln umzusetzen Workshopleiter ist es hier meine Aufgabe, die arbeitet derzeit an Produkten, die virtuelles
Kollegen sowohl vor Ort als auch über eine techni- und in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Einfüh- Teilnehmer/innen stärker zu aktivieren. Im virtu- und hybrides Arbeiten im öffentlichen Bereich
sche Verbindungslösung von zu Hause oder einem rung eines neuen Collaboration-Tools ist technisch ellen Raum braucht es meist mehr Pausen, da die sicherer und einfacher machen.
anderen Ort zusammenarbeiten, sprechen wir vielleicht gar nicht so komplex, jedoch braucht es Bildschirmarbeit samt Tools mehr Aufmerksamkeit
von hybridem Arbeiten. Disloziertes Arbeiten, wo rundherum ein hohes Maß an Kommunikation und damit Energie braucht!
niemand tatsächlich gemeinsam an einem Tisch und firmeninternen Policies, um die Umstellung Dr. Karin Wegscheider ist Leiterin der Abteilung
sitzt, kennen wir bereits aus der ersten Phase des erfolgreich durchzuführen. War die Pandemie ein Treiber für Innovatio- Kundenlösungen im Product Management.
Corona-Lockdowns. Hybrides Arbeiten geht eine nen in diesem Bereich? Mag. Bernhard Lukas ist Principal Consultant
Stufe weiter und ist auch außerhalb von Krisen- Wie hole ich Mitarbeiter/innen ins Boot, die Bernhard Lukas: Ja, auf jeden Fall. Die Notwen- und Design Thinking Facilitator in der Abteilung
zeiten gut einsetzbar. Hier werden reale Anwesen- weniger offen für neue Arbeitsweisen sind? digkeit, von zu Hause zu arbeiten, hat dem Thema Digital Government & Innovation des BRZ.
heit etwa in einem Büro und virtuelle Teilnahme Bernhard Lukas: Ich leite auch Workshops, bei
über eine Messenger- oder Collaboration-Lösung denen Teilnehmer/innen sowohl physisch anwesend
kombiniert. sind wie auch remote mitarbeiten. Wesentlich ist es
bei hybriden Settings, einen Check-in durchzufüh-
Collaboration Tools Go-To-Meeting*
Inwieweit hat hybrides Arbeiten Zukunft? ren. Einerseits, um technische Probleme aus dem *Cloud only
Bernhard Lukas: Die aktuelle Krise wird, davon Weg zu räumen, und andererseits, um den Teil- Cisco Webex
darf man ausgehen, ein Ende finden. Die Fort- nehmerinnen und Teilnehmern die Gelegenheit zu
schritte und Erfahrungen, die wir und viele geben, sich mit den Tools vertraut zu machen. Mein Avaya
andere Organisationen und Unternehmen mit Tipp: Zu Beginn einer längeren hybriden Session
neuen Arbeitsweisen und Tools gemacht haben, sollten Sie als Moderator/in oder Workshopleiter/in Collaboard Eyeson
sind enorm. Es haben sich aber auch Problem- kleine Aufgaben einbauen, die zeigen, wie fortge-
bereiche gezeigt, an denen es noch zu arbeiten schritten die Teilnehmer/innen in Bezug auf die Mentimeter* Zoom
gilt. Tools für die gemeinsame Kreativarbeit Nutzung von Technik und Software sind. Techni-
und für Workshop-Settings sind bereits vor- sche Probleme können gelöst werden, bevor es an die Conceptboard Jitsi Meet Brella*
handen, können aber für die Arbeit mit sensib- großen Arbeitsaufgaben des virtuellen Termins geht.
Mural* Big Blue Button Hopin*
len Daten aufgrund offener Karin Wegscheider: Mein Tipp ist, vor der Umstel-
Datenschutzthemen häufig nur lung auf hybrides Arbeiten die neuen technischen
Miro* MS Teams (inkl. Planer, Whiteboard, Forms, Events)*
eingeschränkt oder gar nicht Lösungen und Abläufe zu einer Zeit auszuprobieren,
Der BRZ Perspektiven-
Talk #4 zum Thema
empfohlen werden. Hier ist auch wo es weniger stressig ist. Ich habe selbst gute Erfah- Kaltura
hybrides Arbeiten das BRZ dabei, Lösungen zu rungen gemacht, mit meinem Team schon hybrid
steht auf YouTube erarbeiten, die in Österreich auf zu arbeiten, wenn es noch nicht unbedingt notwen-
Digital Ideation, Digital Training, Remote/Hybrid
zum Abruf bereit. unseren eigenen Servern zur Ver- dig gewesen wäre. So konnten wir schon Probleme Projects Knowledge Workforce
Online Events
fügung gestellt werden können. identifizieren, bevor es zeitlich kritisch wurde.
8 read_it 03/2020 read_it 03/2020 9
Transformation E-Demokratie
.
.
Stundenplan Wochensicht
Wählen in der Krise
. Der Verein ISPA setzt auf die E-Partizipations-Lösung BRZ eDem
Digitales Lernen und und macht damit einen großen Schritt für die E-Demokratie.
.
Unterrichten vereinfachen Die Zukunft ist digital. Zwei kleine
Punkte. Ein großer Unterschied. Natür-
Wahl teilnehmen, die nicht zur Gene-
ralversammlung nach Wien anreisen. In
lich nicht Wahlen in der Krise, sondern den vergangenen zwei Jahren erarbeitete
Das Portal Digitale Schule, das mit Unterstützung des Wählen in der Krise ist das Thema. eine Arbeitsgruppe einen Anforderungs-
BRZ online gestellt wurde, erleichtert im Home Schooling Auch während einer Pandemie, wenn katalog und überprüfte bestehende
die Nutzung aller schulischen Online-Tools. Social Distancing die Devise ist und Online-Wahlsysteme.
notfalls auch Ausgangssperren verhängt Schnell stellte sich heraus, dass die BRZ
werden, muss eine demokratische eDem-Plattform des BRZ an die Anfor-
.
Breite Kooperation. Pandemiebedingt rung des Ausbaus der Digitalisierung Sokrates Bund sowie die Contentportale Mitbestimmung problemlos möglich derungen der ISPA-Statuten angepasst
liegt Home Schooling im Trend. Je nach im Schulwesen wird etwa die Nutzung Eduthek und Edutube in das Portal sein. Wie das Funktionieren kann, hat werden kann. Die Entscheidung, dieses
geltender Verordnung wird der Unter- von schulischen Online-Tools wie zum ein- oder zumindest angebunden. Eine nun der Verein der Internet Service elektronische Wahlsystem gemeinsam
richt von den Klassenzimmern in die Beispiel des Stundenplans vereinfacht. Suchfunktion für Lerncontent ermög- Providers Austria (ISPA) zusammen mit mit dem BRZ entsprechend zu adap- Zwei Fragen an den
Kinder- und Jugendzimmer verlegt. Auch Im Zentrum steht aber ein neues Por- licht raschen Zugriff zu zahlreichen dem BRZ Mitte November praktisch tieren und 2020 bei der Vorstandswahl Generalsekretär der ISPA,
PC, Notebook oder Tablet, bis vor Kur- tal, nämlich das Portal Digitale Schule Übungsmaterialien und Lernvideos. bewiesen. probeweise einzusetzen, erwies sich als Dr. Maximilian Schubert, LL.M.
zem noch eher für Spaß und Zeitvertreib (PoDS), das vor kurzem mit Unterstüt- Zunächst sollen alle Lehrkräfte sowie goldrichtig. So konnte die General- Welche Anforderungen an Technologie
im Einsatz, wird zum permanent präsen- zung des BRZ und in enger Zusammen- die Schüler/innen in Bundesschulen auf Mehr als 200 Mitglieder versammlung am 12. November trotz und Prozesse hatte die ISPA?
ten Begleiter des Schulalltags. Eine Situ- arbeit mit Kooperationspartnern wie das Portal zugreifen können. Später ist Der Verein ISPA ist eine freiwillige Corona-Pandemie und Lockdown light Unsere Vereinsstatuten sehen ein komplexes
ation, die nicht nur Österreichs Schüler/ bitmedia, Untis oder Accenture online geplant, das Angebot auf Erziehungs- Interessenvertretung mit mehr als 200 reibungslos durchgeführt werden. Wahlsystem mit unterschiedlichen Abstim-
innen herausfordert. Laut einer Umfrage gestellt wurde. berechtigte zu erweitern. So könnten Mitgliedern aus allen Bereichen rund um mungs- und Wahlprozessen vor. Das Tool
des Bundeselternverbandes, bei der ca. Hauptziel ist eine einfachere Nutzung etwa Frühwarnungen oder Entschuldi- das Internet. Zu den Aufgaben gehö- Token kommt per Post musste also flexibel sein, um diese unter-
12.000 Erziehungsberechtigte befragt aller schulischen Online-Tools. Diese gungen für Fehlstunden künftig online ren die Vermittlung von Expertise und BRZ eDem garantiert eine anonyme schiedlichen Prozesse abzubilden. Beson-
deren Augenmerk legten wir zudem auf
wurden, stößt Home Schooling aufgrund Vereinfachung erfolgt technisch durch abgewickelt werden. Das BRZ hat hier Know-how sowie die Erarbeitung von Abstimmung und die korrekte Abbil-
Transparenz bei der Tool-Entwicklung, damit
verschiedener Online-Tools vielfach auf eine vereinheitlichte Plattform mit durch Infrastruktur und den Einsatz von Stellungnahmen zu relevanten Gesetzes dung des ISPA-Wahlsystems inklusive wir die Sicherheit gewährleisten konnten.
Verwirrung und Unverständnis. Single-Sign-on-Funktionalität. In einem Identifikationsmanagement unterstützt. entwürfen oder von Mustervorlagen für Stimmgewichtung. Alle stimmberech- Zusätzlich musste die Anonymität bei der
Das Bundesministerium für Bildung, ersten Schritt wurden das elektronische Die künftige Entwicklung umfasst auch allgemeine Geschäftsbedingungen oder tigten Mitglieder bekamen ein Token Stimmabgabe sichergestellt sein.
Wissenschaft und Forschung hat darauf Klassenbuch WebUntis, die Lernplatt- die Öffnung zu weiteren Anbietern von von Sicherheitskonzepten. Der Verein per Post zugeschickt, mit dem sie bei
entsprechend reagiert. Mit der Forcie- formen LMS.at und Moodle-Eduvidual, Tools und Inhalten. sieht in der Nutzung digitaler Techno- der Wahl abstimmen konnten. Voraus- Wie wurde die neue E-Partizipa-
logien die Grundlage für eine gesunde setzungen sind lediglich eine Internet- tions-Möglichkeit von Ihren Mit-
Wirtschaft und eine fortschrittliche verbindung, ein Endgerät (PC, Laptop, gliedern angenommen?
Gesellschaft. Tablet, …) und das Token. Um den Unsere Mitglieder haben die Mög-
lichkeit zur elektronischen Stimmab-
richtigen Zeitpunkt für die jeweilige
Dem Virus gurgelnd auf der Spur
gabe sehr gut angenommen, denn
Ortsunabhängig wählen Abstimmung zu kennen, wurde die sie profitierten von der einfachen
Teil der ISPA-Mission ist auch die Generalversammlung in den Räumlich- Handhabung des Tools. Uns wurden
Schaffung optimaler Rahmenbedingun- keiten des BRZ auf der ISPA-Webseite keine technischen Schwierigkeiten
Gurgelstudie. Die Maßnahmen an den heimischen Schulen zur Grundlage für künftige Entscheidungen der Ressorts über Maß- gen für eine digitale Zukunft. Um das im Mitgliederbereich live gestreamt. Jede gemeldet, unabhängig welche
Eindämmung von COVID-19 haben diese ordentlich gefordert. nahmen an Schulen und Bildungseinrichtungen dar. Zweck ist, die Mission Statement auch mit Leben zu Abstimmung wurde einzeln freigeschal- Geräte und Betriebssysteme
Dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung Verbreitung von COVID-19 möglichst effektiv zu bekämpfen. erfüllen, wurde bereits 2017 beschlossen, tet. Aufgrund der Corona-Pandemie verwendet wurden. Wir
sind schon gespannt, wie
war es daher wichtig, mehr über Ausbreitung und Verlauf des Virus Die Studie erstreckt sich über das gesamte Schuljahr 2020/21. Die dass die Wahl des 5-köpfigen Vorstandes waren vor Ort nur 10 Personen zugelas-
das Tool noch weiterent-
zu erfahren. Dafür wurde eine „Gurgelstudie“ an Schulen und Probandinnen und Probanden gurgeln 10 Mal jeweils im Abstand im Rahmen der Generalversammlung sen, die eigentliche Generalversammlung wickelt wird und welche
Bildungseinrichtungen gestartet, die das BRZ mit Infrastrukturen von 3 bis 5 Wochen mit einer kleinen Menge Salzlösung. Um die künftig auch elektronisch und somit sowie die Wahlen fanden somit erstmals zusätzlichen Funkti-
und Pen-Tests unterstützte. Diese Studie wird Informationen über Motivation vor allem bei kleineren Schülerinnen und Schülern ortsunabhängig möglich sein soll. So rein virtuell, aber trotzdem sicher und onen zur Verfügung
die Ausbreitung von COVID-19 an Schulen liefern und stellt eine hochzuhalten, gibt es sogar einen eigenen Song! können auch ISPA-Mitglieder an der transparent statt. stehen werden.
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E-Demokratie E-Demokratie
Zurzeit sind drei partizipative Instrumente in die BRZ
eDem-Plattform integriert. Diese kommen abhängig
von den inhaltlichen Zielen, der Zielgruppe und dem
analyze_it
Grad der Sicherheitsbedürfnisse zum Einsatz.
Tool zur Ideengenerierung
Jede E-Stimme zählt
Mit dem elektronischen Tool zur Ideengenerierung Mag. Carl-Markus Piswanger, MSc
können Ansichten und Gedanken zu einem Thema E-Governent-Architekt im BRZ
oder zu einem ganzen Projekt gewonnen werden.
Die BRZ eDem-Plattform
Teilnehmer/innen können damit online diskutieren,
Bürger/innenbeteiligung, Abstimmung oder Ideensammlung: Vorschläge machen, vorhandene Inhalte bewerten
Sichere und transparente E-Democracy-Tools erleichtern oder kommentieren, eigene Initiativen und innovative
demokratische Partizipation über Grenzen und Krisen hinweg.
Ideen vorstellen oder andere aktiv unterstützen.
ist erst der Anfang
eConsultation Tool
Mit dem eConsultation Tool kann man Online-Diskus- Wenn es um E-Government geht, dann kann sich Österreich bei Studien
sionen und -Kommentare zu strukturierten Doku- zum Thema regelmäßig über herausragende Ergebnisse freuen. Als
Digitale Bürger/innenbeteiligung. Der BRZ forscht und entwicklelt menten als Ganzes sowie zu einzelnen Absätzen Kompetenzzentrum für die Digitalisierung des Public Sectors hat auch
Scheibbser Bürgermeister Franz Aigner ging bei Das BRZ beschäftigt sich schon seit 2004 mit ermöglichen. Daher kann es dringend benötigtes das BRZ Anteil am Erfolg. Eine Unterdisziplin von E-Government ist die
Feedback in den Entscheidungsprozess einbringen,
einem Brückenbau-Projekt Ende letzten Jahres E-Demokratie. Aus allen Bereichen quer durchs E-Demokratie. Auf diesem Gebiet hat das BRZ schon viel erreicht.
indem eine stärkere Beteiligung gefördert wird.
neue Wege. Er wollte die Bürger/innen seiner Unternehmen haben Mitarbeiter/innen zum
.
Stadt in die Entscheidungsfindung, welcher Thema geforscht und dabei wurden auch mehr eSurvey Tool Natürlich konzentrieren wir uns als Technologieunternehmen auf die
Entwurf realisiert werden soll, einbinden. „Noch als zehn Projekte in der Praxis umgesetzt. Diese Das eSurvey Tool bietet eine Vielzahl von Fragetypen technische Umsetzung von E-Demokratie. Sehr hohe Qualität ist dabei
vor dem ersten Spatenstich konnten wir die E-Demokratie-Projekte wurden größtenteils und es ist möglich, erweiterte Fragebögen zu erstel- aber nur möglich, wenn man auf entsprechende Erfahrung zurückgrei-
fertige Brücke realitätsnah und in 3D simuliert funktional in bestehende technische Grund- len, um Feedback und Meinungen von den Bürgerin- fen kann. Wir haben bereits sehr interessante Projekte umgesetzt und
präsentieren“, erzählt Aigner. Dabei setzte er auf komponenten integriert. „Dieser Ansatz brachte nen und Bürgern zu erhalten. Durch die Verwendung dabei wichtige Erfahrungen gesammelt, die Teil unseres umfangreichen
von Einmal-Zugriffstoken kann die BRZ eDem-Platt-
das langjährige Know-how des BRZ in Sachen Vor-, aber auch Nachteile mit sich“, erklärt Mag. technischen wie organisatorischen Know-hows wurden.. Begleitend
form einen einmaligen Zugriff auf die Umfrage sicher-
E-Demokratie und BRZ eDem. Mit dieser elekt- Carl-Markus Piswanger, MSc, E-Government- stellen, wodurch mehrere Interaktionen einer/eines zur technischen Entwicklung unserer Lösungen haben wir dafür auch
ronischen Partizipationsplattform konnten Aigner Architekt im BRZ. „Vorteilhaft war, dass beste- einzelnen Benutzerin/Benutzers verhindert werden. rigorose Governance-Maßnahmen – etwa organisatorische Sicherheits-
und sein Team sichergehen, dass ein sicheres und hende technische Konzepte übernommen werden prozesse – etabliert.
faires Abstimmungsverfahren durchgeführt wird. konnten und schneller adaptierbar waren. Ein
Durch die Verwendung eindeutiger Tokens ist Nachteil waren technische Einschränkungen durch E-Demokratie-Anwendungen werden im BRZ bei der Entwicklung aus
BRZ eDem das Tool der Wahl für moderne und vorhandene Technologien, die oft den Anforde- BRZ eDem praktisch erprobt vielen Blickwinkeln betrachtet. Zu einer solchen 360°-Analyse gehören
einfache Bürger/innen-Beteiligungsprozesse. rungen von E-Demokratie nicht gerecht wurden.“ Eine mittels Blockchain-Technologie gesicherte der Einsatz modernster Technologien wie Künstliche Intelligenz und
Online-Umfrage im Rahmen der Wirtschafts- virtuelle Umgebungen, aber auch der Einbezug bestehender For-
Prämierte Abstimmungsplattform Die Lösung: BRZ eDem gespräche am Forum Alpbach 2018 war die schungsergebnisse, die User Experience und natürlich viel Sicherheit.
„Gemeinsam mit der Stadt Scheibbs zeigten Auch heute noch setzt das BRZ auf eine Kom- offizielle Premiere der neuen Plattform BRZ Diese Sichtweise hat uns bereits zweimal eine eAward-Auszeichnung
wir bei diesem Projekt, dass bination aus Forschung und Entwicklung. Die eDem. Weitere Einsatzgebiete waren eine For- beschert.
elektronische Bürger/innen- Ergebnisse – sowohl aus technischer als auch schungsumfrage für das Bundeskanzleramt, eine
E-Demokratie in Europa Beteiligung einfach und sicher organisatorischer Sicht – sind bis heute vielfältig. Unternehmensbefragung im Unternehmensser- Die E-Partizipations- und E-Demokratie-Projekte fristen im Vergleich zu
Estland: Gilt als Vorreiter. Alle
möglich ist – und zwar dank Das gesammelte Know-how und eine Best- viceportal für das Bundesministerium für Digita- nur E-Government- oder E-Health-Lösungen europaweit ein wenig ein
öffentlichen Wahlen werden der ausgereiften Software- Practice-Analyse bildeten 2018 die Grundlage lisierung und Wirtschaftsstandort, eine Umfrage Nischendasein. Noch! Denn gerade Krisenzeiten wie die COVID-19-Pan-
auch online angeboten. Lösung BRZ eDem. Dieses für die E-Partizipationsplattform BRZ eDem. zur Gerichtsstrukturreform für das Justizminis- demie machen uns allen klar, dass wir nicht nur E-Government-An-
Schweiz: Experimente mit Tool für E-Partizipation kann Die Anwendung wurde sinnvoll mit Techno- terium sowie eine Umfrage zu Zollthematiken wendungen brauchen, um Behördenwege online zu erledigen. Wir
Online-Wahlen und -Abstim Städte und Gemeinden unter- logien für Sicherheit, Moderation und Analyse für das Bundesministerium für Finanzen sowie benötigen auch Lösungen, um als Bürger/innen betrugssicher und
mungen. stützen, Verwaltungsagenden kombiniert. Wobei das Ganze außerdem mit aktuell das ISPA-Wahlsystem (siehe S. 7). anonym an demokratischen Prozessen teilnehmen zu können.
Deutschland: Online-Ab-
für Bürger/innen so einfach und einem umfassenden technischen und organisa
stimmungen über die Platt-
form „Bürgerhaushalte“.
sicher wie möglich zu machen“, torischen Governance-Rahmen verwoben ist. Sicherheit und Transparenz Unsere BRZ eDem-Plattform ist erst der Anfang. Bei uns im BRZ geht
Finnland: Lokale Angebote zur so Mag. Clemens Schwaiger, Einen völlig neuen Bereich, insbesondere in die Forschung und Entwicklung in Sachen E-Demokratie laufend weiter,
Teilnahme an öffentlichen Anhö- Bereichsleiter der Bereiche Pro- Mit Sicherheit in der Blockchain der E-Demokratie, stellt der intelligente, aber damit wir unseren Kunden in Zukunft auch auf diesem Gebiet zukunfts-
rungen etwa in Helsinki. duct Management und Digital Mit der BRZ eDem-Plattform lassen sich Betei- vorsichtige Einsatz von Analysewerkzeugen dar. weisende Technologien kombiniert mit Sicherheit und
Slowakei: Online-Abstimmungen Advisory im BRZ. Das Projekt ligungsprojekte mit einer beweisbaren Anonymi- „Diese Analysewerkzeuge, die heute oft auf Big operativer Prozessbegleitung anbieten können.
auf lokaler Ebene für Gemeinde- war nicht nur für die Scheibbser sierung der teilnehmenden Personen umsetzen. Data oder KI setzen, unterstützen die Bewer-
und Stadträte.
Bürger/innen ein Gewinn. Beim Bei Bedarf stehen Blockchain-Technologie für die tungen und die Moderation in verschiedenen Sie haben noch weitere Fragen?
EU: Seit 2012 ist E-Partizipation
via European Citizen Initiative
eAward 2020, einem der größten Transparenz und AI-unterstützte Funktionen für Perspektiven, dürfen aber die wichtige Beziehung Wenden Sie sich an das eDem-Team:
für Abstimmungen möglich. IT-Wirtschaftspreise Österreichs, die Ergebnisauswertung zur Verfügung. Sie kön- der menschlichen Interaktion nicht umgehen“, eDem@brz.gv.at
Bsp.: Öffentliche Konsultation wurde das BRZ gemeinsam mit nen mit der BRZ eDem-Plattform die einzelnen so Piswanger. „Wichtige Aspekte bei allen par- Was wir tun:
zur Sommerzeitregelung 2018. der Stadt Scheibbs Sieger in der Funktionen zu mehrstufigen Beteiligungsprojekten tizipatorischen Prozessen sind Sicherheit und E-Partizipation – BRZ eDem
Kategorie „E-Government“. kombinieren, da diese modular aufgebaut ist. Transparenz.“
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Innovation Innovation
„Mit unseren DMS-Lösungen
digitalisieren wir nicht einfach nur
Inhalte, um diese sicher abzulegen.
Wir setzen die Daten unserer
Kunden in den Kontext von
Geschäftsprozessen, um wertvolle Informationen
sinnvoll nutzbar zu machen. So werden diese
Prozesse effizienter gestaltet.“
Mag. Robert Schlee, Product Manager im BRZ
An der BOKU laufen aktuell 171 Forschungsprojekte. Davon
werden 76 von der EU gefördert und bereits über die neue
BRZ-Lösung abgewickelt. 2021 wird auch der von der Öster-
Geschäftsprozesse optimieren
Intelligentes
reichischen Forschungsförderungsgesellschaft unterstützte
Rest ins DMS übernommen.
Innovatives Dokumentenmanagement ist nicht nur
Management von ein File-System, sinnvoll eingesetzt, optimiert es auch
Geschäftsprozesse.
Fördermitteln Organisatorisch waren einige Herausforderungen
zu bewältigen. „Der Abrechnungsprozess von
und zentral gesammelt. So führen wir alle für
das Förderprojekt relevanten Daten übersichtlich
15.000 User im Finanzministerium. Die DMS-Lösungen des BRZ
werden natürlich nicht nur an der Universität für Bodenkultur erfolgreich
Drittmittelprojekten erfolgte dezentral. Unterlagen zusammen. Damit ist erstmals auch eine vollelek- eingesetzt. Die größte Installation betreibt das BRZ für das Bundesminis
Die Universität für Bodenkultur hat gemeinsam mit mussten oft aus verschiedenen Instituten sowie aus tronische Auditierung dieser Projekte möglich. terium für Finanzen. Dort arbeiten rund 15.000 User mit der Lösung
dem BRZ einen Prozess aufgesetzt, um Fördermittel Rechnungswesen und Personalabteilung zusammen- Solche Audits sind auch via Remote-Zugriff durch- eOffice, mit der ca. 4.660.000 Dokumente in 593.000 Ordnern verwaltet
für Forschungsprojekte effizient zu managen. getragen werden und dann in dicken Aktenordnern führbar, gerade in Zeiten einer Pandemie ein großer werden. Im Bundesverwaltungsgericht ist das Dokumentenmanagement-
der Wirtschaftsprüfungskanzlei oder der Förderstelle Vorteil.“ BoKuBizzRec gewährleistet die Siche- system stark mit den Geschäftsprozessen verzahnt. Das Tool Elektronische
Effizienzsteigerung. Dokumentenmanagement physisch übermittelt werden“, erzählt ObRätin rung eines nachhaltigen Abrechnungserfolgs und Verfahrensadministration (EVA) verwaltet Aktenlauf, Fristen, Metadaten,
wird gerne mit Begriffen wie Compliance oder Melanie Löffler, Leiterin der Servicestelle für Projek- gewährleistet eine revisionssichere, über die Projekt- Rechtsgrundlagen und strukturiert Akten. Das DMS ist tief in EVA inte-
Archivierung in Verbindung gebracht. Ziel ist tabrechnungen & Audit. „Es gab weder einheitliche laufzeit hinausgehende Archivierung. Es vereinfacht griert, übernimmt automatisch Aktenstruktur, Zugriffsrechte, Metadaten
oft, Dokumente revisionssicher abzulegen, um Standards noch eine Qualitätssicherung der Abrech- die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit über und hält alle Dokumente zum Verfahren. Im DMS liegen dort aktuell
.
gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, und nung. Vorhandenes Know-how und Förderquoten eine zentrale, gemeinsame, laufende Dokumen- 3,8 Mio. Dokumente. Beim Bundesverwaltungsgericht spielt das DMS
um Dokumente unternehmensweit problemlos konnten so nicht optimal genutzt werden.“ tenablage. Über vordefinierte Metadaten wird eine darüber hinaus noch eine Rolle als Collaboration-Werkzeug. Für die Öster-
wiederzufinden. Aber Dokumentenmanagement- einheitliche Ablagesystematik sichergestellt. Der reichische Beteiligungs AG spielt das DMS eine wesentliche Rolle bei der
systeme (DMS) können viel mehr, wie das BRZ Digitalisierung gemeinsam mit BRZ aktuelle Letztstand von Informationen ist jetzt Verwaltung von Beteiligungen. Viele Dokumente sind sehr vertraulicher
gemeinsam mit der Universität für Bodenkultur All diese Herausforderungen sollten mit einer jederzeit zweifelsfrei verifizierbar. Natur, deshalb schätzt der Kunde das feingranulare Berechtigungskonzept
(BOKU) bewiesen hat. Der Bereich Fördermit- Digitalisierungsoffensive bewältigt werden. Ziel und die Möglichkeiten, über die Berechtigungen auch Berichte ziehen zu
telmanagement der BOKU wollte nicht nur war es, papierlos zu werden und gleichzeitig eine DMS als zentrale Informationsdrehscheibe können. Damit ist gewährleistet, dass eine effektive Kontrolle über Zugriffe
ein gesetzeskonformes Ablagesystem. Die neue einheitliche, standardisierte Sicht auf Daten und Löffler empfiehlt die Lösung allen Organisationen, auch bei organisatorischen Änderungen effizient und nachvollziehbar
Dokumentenmanagement-Lösung sollte auch Dokumente im Abrechnungsprozess zu erhalten. die Projekte abwickeln und SAP als Buchhaltungs- sichergestellt werden.
die Effizienz der Arbeitsprozesse steigern. Nur so ist eine abteilungs- und systemübergreifende system verwenden. „Die Integrationsfähigkeit des
Zusammenarbeit möglich. DMS in SAP-Geschäftsprozesse, aber auch die
Prozessoptimierung im Fokus Auf Basis des Produkts BRZ-DMS – OpenText Möglichkeit, kundenspezifische Anforderungen zu
Eine Prozessoptimierung war dem Kunden deshalb Extended Enterprise Content Management wurde berücksichtigen, sind für mich der Schlüssel zum Dokumentenmanagement
wichtig, weil der Bereich Fördermittelmanagement gemeinsam mit dem BRZ als Kompetenzzentrum Erfolg und machen das DMS zu einer wichtigen, Dokumentenmanagement kommt aus der Ablage und Durchsuchbar
künftig als zentrale Servicestelle für Projektabrech- für die Digitalisierung des Public Sectors Boku- zentralen Informationsdrehscheibe für uns.“ Auch machung von Dokumenten bzw. der Vorgangsbearbeitung und bietet
nungen und Audits agieren sollte. Dafür wurden in BizzRec entwickelt. Der Nutzen dieser innovativen Auditorinnen und Auditoren sowie Wirtschaftsprü- starke Möglichkeiten, Compliance- und Governance-Vorgaben umzusetzen.
diesem Bereich sämtliche Aufgaben und intuitiv anwendbaren Lösung liegt für Löffler fer/innen nehmen die Lösung sehr positiv auf. „Die Akzeptanz erreicht es zumeist aber über die Integration von Dokumenten
gebündelt, die zur ordnungsgemä- auf der Hand: „In BokuBizzRec werden Daten aus Tatsache, dass das DMS vom BRZ betrieben wird, in Geschäftsprozesse. Automatische Versionierung, Protokollierung von
ßen qualitätsgesicherten Abrech- unserem Forschungsinformationssystem, in dem stellte die bisherigen Prüfer/innen immer zufrieden. Zugriffen im Sinne der Nachvollziehbarkeit, Volltextsuche, Filterung von
Alle Infos über Dokumentenbeständen oder Suchergebnissen nach Metadaten sowie
die Services zum nung von EU-Forschungsprojek die Projekte erfasst sind, sinnvoll etwa mit Sach- insbesondere auch in Bezug auf die Revisionssicher-
Lifecycle-Management von der Erstellung des Dokuments bis zur DSGVO-
Dokumenten ten nötig sind. Außerdem sollten kostenbelegen aus dem SAP verknüpft sowie alle heit. Man akzeptiert, dass das BRZ mit Sicherheit konformen Löschung nach Erreichen des Endes der Aufbewahrungsfrist sind
management Forscherinnen und Forscher bei weiteren für die Abrechnung von Förderprojekten innovativ ist“, schmunzelt Löffler. Aufgrund des wesentliche Vorteile, wenn man die Arbeit mit Dokumenten gesamtheitlich
im BRZ. allen damit verbundenen Audits relevanten Unterlagen (wie etwa die Projektzeiten Erfolgs soll BoKuBizzRec auf weitere Förderschie- betrachtet.
bestmöglich unterstützt werden. erfassung) mit dem Zeiterfassungs-Tool verknüpft nen und Geschäftsprozesse ausgerollt werden.
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Transformation Transformation
innovate_it
Daphne Aiglsperger, BA &
Helmut Fritsch
Das Finanzamt
leiten die IT-Umsetzung
Modernisierung Finanz
verwaltung im BMF
der Zukunft Modernisierung der
Finanzverwaltung
Die aktuelle Struktur der österreichischen Steuer- und Zollverwaltung
besteht seit über 15 Jahren. In dieser Zeit haben sich die Anforderungen
Von 40 auf 5 an die Verwaltung stark verändert. Die Digitalisierung der Gesellschaft,
die Internationalisierung der Wirtschaft und eine zunehmende Kom-
Die neue Organisationsreform der Finanzverwaltung schafft Mit hybridem plexität der Rechtssysteme sind hierfür maßgeblich. Zudem hat sich
die Erwartungshaltung der Bürger/innen in Bezug auf Erreichbarkeit
einheitliche Standards und eine schlankere Verwaltung.
Ansatz zum Erfolg der Verwaltung stark verändert. Die Zahl der Telefonanrufe hat sich
beispielsweise von rund 2,5 Mio. im Jahr 2003 auf rund 5,8 Mio. im Jahr
Derzeit laufen die Umsetzungen ver- 2017 mehr als verdoppelt.
Verbessertes Service. Was Ende 2018 An die Stelle von 39 Finanzämtern mit fahndung und der Finanzämter in ihrer Die Finanzverwaltung selbst steht durch nahende Pensionierungen vor
bliebener IT-Projekte, die mit Beginn
vom Bundesministerium für Finanzen allgemeinem Aufgabenkreis und des bisherigen Funktion als Finanzstrafbe- einem demographischen Wandel. Dies erfordert neue Ansätze im Perso-
(BMF) angekündigt wurde, soll nächstes Finanzamtes für Gebühren, Verkehrsteu- hörde wahrnehmen wird. Hinzu kommt des Jahres 2021 abgeschlossen sind. nalmanagement. Themen wie Wissenstransfer, Erhalt der Arbeitsfähigkeit
Jahr Realität werden. Das neue Logo ern und Glücksspiel treten ab 1. Jänner der bereits mit Gesetz eingerichtete Die Generalprobe für die Produktiv- und der Umgang mit der Digitalisierung werden immer wichtiger. Innova-
des fusionierten Finanzamts Österreich nächsten Jahres zwei Abgabenbehörden Prüfdienst für lohnabhängige Abgaben setzung findet im November statt. tive Ansätze sind notwendig, um mit vorhandenen Personalressourcen die
wurde beim Finanzamt Wien-Mitte mit bundesweiter Zuständigkeit, näm- und Beiträge. vielfältigen Herausforderungen zu lösen. Daher stehen beim Programm
schon im April 2019 enthüllt. Wegen der lich das Finanzamt Österreich und das „Modernisierung der Steuer- und Zollverwaltung“ die verstärkte Nutzung
Corona-Krise wurde die schon beschlos- Finanzamt für Großbetriebe. Sämtliche Somit gibt es in Zukunft fünf Abgaben- Hybrides Modell. Das Finanzministerium von digitalen Werkzeugen, eine Neuverteilung und Bündelung von Auf
sene Reform der Finanzverwaltung bisherigen Standorte bleiben erhalten. behörden des Bundes: und das BRZ haben sich bei der Umsetzung gaben sowie die Anpassung der bisherigen Strukturen im Mittelpunkt.
aber auf Anfang 2021 verschoben. Ziel Die neun Zollämter werden ebenfalls zu inanzamt Österreich
F des IT-Programms „Modernisierung Finanz- Für diese Organisationsreform sind umfangreiche Anpassungen aller
der Reform ist es, die Verfahren für die einer Abgabenbehörde mit bundesweiter Finanzamt für Großbetriebe verwaltung“ für ein hybrides Vorgehens- IT-Verfahren der Steuer- und Zollverwaltung notwendig. Außerdem
Steuerzahler zu verkürzen, das Service Zuständigkeit zusammengeführt, dem Zollamt Österreich modell entschieden. Dieses Modell vereint werden mit einer bundesweiten Arbeitsverteilung, und damit im Zusam-
für Bürger/innen und Unternehmen zu Zollamt Österreich. Weiters wird ein Amt Amt für Betrugsbekämpfung das bewährte Projektmanagementvorgehen menhang einem neu entwickelten Dashboard, neue Maßstäbe in der
verbessern und gezielter gegen Betrug und für Betrugsbekämpfung errichtet, das die Prüfdienst für lohnabhängige Abgaben mit einem agilen Entwicklungsansatz. „Wir Bearbeitung und Steuerung gesetzt.
Steuerhinterziehung vorgehen zu können. Aufgaben der Finanzpolizei, der Steuer- und Beiträge haben dieses Modell gewählt, da während der
Umsetzung des Programms unterschiedliche Das IT-Programm „Modernisierung Finanzverwaltung“ besteht aus
Arbeitsweisen bestehender BMF-Applika folgenden Projekten:
tionen in einem Projekt konfliktfrei zusam- Das Projekt „Unveränderliche Steuernummer“ schafft die Voraussetzun-
Unveränderliche Steuernummer menarbeiten müssen“, erklärt Dr. Karin
Wegscheider, Product Manager für Kunden-
gen für den neuen Behördenaufbau zu einem Finanzamt Österreich und
zu einem Finanzamt für Großbetriebe.
Eine fixe Steuernummer ist ein erster wichtiger Schritt zur Reform der Finanzverwaltung. lösungen im BRZ. „Das hybride Vorgehens- Das Projekt „Zuständigkeit“ garantiert die Implementierung der neuen
modell setzt eine sehr enge partnerschaftliche Aufbauorganisation in allen IT-Verfahren.
Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Durch das Projekt „Rollen und Rechte“ wird eine Bearbeitung der Kern-
Neun zufällige Ziffern. Am 4. Juli wurde Als Kompetenzzentrum für die Digitali- im BMF. „Dank eines vertrauensvollen IT-Dienstleister voraus.“ Bereits jetzt plant prozesse durch sämtliche Mitarbeiter/innen in der neuen Aufbauorgani-
das erste große IT-Projekt im Rahmen sierung des Public Sectors hat das BRZ Zusammenspiels zwischen BRZ und das Programmteam die Produktivsetzung sation sichergestellt.
der Modernisierung der Finanzverwal- das IT-Projekt „unveränderliche Steuer- BMF konnte das Projekt mit einer kleinen für Anfang nächsten Jahres bis ins Detail. Das Projekt „Arbeitsverteilung“ stellt den bundesweiten Arbeitsvorrat in
tung produktiv gesetzt: die unveränderli- nummer“ für das und gemeinsam mit Verzögerung letztendlich aber erfolgreich „Im November findet die Generalprobe zur bestimmten Teilen der Finanzverwaltung auf Basis der neuen Aufbau-
che Steuernummer. Diese löst die bisher dem Bundesministerium für Finanzen von umgesetzt werden.“ Ein wesentlicher Teil Produktivsetzung statt, wenn das Deploy- organisation sicher.
verwendete Abgabenkontonummer ab Oktober 2019 bis Juli 2020 umgesetzt. „Im der Umsetzungsarbeiten ab Mitte März ment auf die Qualitätssicherungsumgebung Das Projekt „Dashboard“ stellt wesentliche Daten der Arbeitsverteilung
und ist der persönliche Ordnungsbegriff Laufe der Monate März und April ging es erfolgte aus dem Home Office. „Dadurch auf Basis des Drehbuchs für die echte Pro- als Steuerungsinstrument zur Verfügung.
im Bereich der Steuerverwaltung. Sie aufgrund des COVID-19-Lockdowns in konnte wertvolle Erfahrung gesammelt duktivsetzung im Jänner 2021 stattfindet. Das Projekt „Zoll“ implementiert alle IT-Anpassungen aufgrund der
hat auch weiterhin 9 Ziffern, wird aber den Projektteams unglaublich turbulent zu werden, wie sich zeitkritische komplexe Die projekt- und applikationsübergreifen geänderten Aufbauorganisation der Zollverwaltung.
per Zufallsgenerator erstellt. Die bisher und es sah zu Beginn fast so aus, als müsste Projekte auch disloziert sehr gut koordinie- den Abnahmetests im Dezember stellen den Das Projekt „Außenauftritt“ passt alle automationsunterstützt erstellen
bestehenden Nummern werden in das das Projekt gestoppt werden“, erzählt Mag. ren und durchführen lassen“, so DI Klaudia letzten Schritt vor dem großen Go-Live dar“, Schriftstücke aufgrund der neuen Behördenstruktur an.
neue System übertragen. Gerald Takehisa-Silvestri, Projektmanager Erhardt, Projektleiterin im BRZ. so Wegscheider.
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