Geschäfts- und Transparenzbericht 2017 - Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten - GVL
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Gesellschaft zur
Verwertung von
Leistungsschutzrechten
Geschäfts- und
Transparenzbericht
2017
03
Gesellschaft zur
Verwertung von
Leistungsschutzrechten
Inhaltsverzeichnis
Geschäfts- und Transparenzbericht 2017
ON THE WAY 04
Vorwort der Geschäftsführung 06
Kennzahlen der GVL 10
Anzahl der Berechtigten 2014–2017 11
Gesamteinnahmen 2014–2017 12
Erlösstruktur im Vergleich 2016–2017 13
ONLINE 14
beat17 in der Schlussphase 16
Im Gespräch mit Prof. Dr. Norbert Gronau, Trusted Advisor der GVL 18
label.gvl: Neues Herstellerportal online 20
artsys.gvl: Die Perspektive der Anwender einnehmen 22
ON STAGE 25
Die neue Organisationsstruktur der GVL: effizienter, schlanker, klarer 26
Professionalisierung des GVL-Anforderungsmanagements 30
Wandel beginnt im Inneren 32
ON REQUEST 34
Berechtigtenversammlung 2017 36
ON TOUR 43
GVL vor Ort: Like a Rolling Stone 44
GVL im internationalen Kontext 46
ON TRUST 48
Zuwendungen 2017 50
ON BUSINESS 57
Transparenzbericht (VGG) 58
Impressum 91
04
05 ON THE WAY
06
Vorwort der
Geschäftsführung
Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Berechtigte der GVL,
Veränderung ist wohl der Begriff, der das Jahr 2017 2017 war ein weiteres wirtschaftlich sehr erfolg-
in der deutschen Kreativwirtschaft am treffendsten reiches Jahr für die GVL. Insgesamt wurde im Be-
charakterisiert. Neben einschneidenden personel- richtsjahr das sehr gute Vorjahresergebnis noch-
len Wechseln sorgt die digitale Transformation für mals übertroffen: So betragen in 2017 die Erlöse
Überraschungen, die nicht immer nur negativ sind: der GVL 310,1 Mio. Euro, was einen Zuwachs von
In der Musikwirtschaft scheint die Talsohle durch- 14,1 Prozent gegenüber dem Vorjahr bedeutet.
schritten und die zunehmende Akzeptanz von Strea- Abermals beruht dieser erneute Erlössprung vor
ming lässt auch die GVL nicht unberührt. Als Teil allem auf Nachzahlungen für Privatkopienutzungen
von Kultur und Markt befindet sich die Gesellschaft auf Mobiltelefonen und Tablet-PCs. In den kom-
inmitten dieses Veränderungsprozesses. Das zeit- menden Jahren werden solche Ausnahmeerlöse in
liche Zusammentreffen von Gesetzesnovelle und diesem Feld nicht mehr realisiert werden. Daneben
Lebenszyklen ihrer IT-Systeme stellte die GVL konnten auch die Erträge aus der Sendevergütung
dabei im Berichtsjahr vor eine enorme Herausfor- und der öffentlichen Wiedergabe um jeweils rund
derung, eröffnet jedoch auch besondere Chancen. drei Prozent gesteigert werden. Neben der Er-
lösseite wartet auch die Verteilungsseite in 2017
Nach Inkrafttreten des neuen Verwertungsgesell- mit positiven Ergebnissen auf: Im Vergleich zu den
schaftengesetzes (VGG) hatte die GVL bereits Vorjahren profitierten signifikant mehr Berechtigte
Ende 2016 ihren Gesellschaftsvertrag und ihre von den durchgeführten Verteilungen. So hat sich
Organstruktur reformiert. Das neue Kerngremium die Zahl der partizipierenden ausübenden Künstler
der GVL, die Gesellschafter- und Delegiertenver- verdreifacht.
sammlung, hat zum ersten Mal am 21. Juni 2017
getagt. Das Gremium löste mit seiner Wahl bei Über die im Jahr 2015 durch die GVL eingelegte
der Berechtigtenversammlung am 5. Mai 2017 Verfassungsbeschwerde mit dem Ziel einer Anpas-
den bisherigen Beirat in seiner Funktion ab. Die sung der GVL-Tarife an die Autorentarife der GEMA
neue Struktur gewährleistet eine verzahntere und bei den Beträgen der öffentlichen Wiedergabe hat
gleichberechtigte Kompetenzverteilung zwischen das Bundesverfassungsgericht leider noch immer
Gesellschaftern und Delegierten und fördert eben- nicht entschieden. Aktuell erhält die GVL für die
so wie das zusätzlich geschaffene Aufsichtsgre- Rechte der ausübenden Künstler und Tonträger-
mium den transparenten Interessenausgleich zum hersteller lediglich 20 Prozent der entsprechenden
Wohle aller Berechtigten. Besonders erfreut sind GEMA-Tarife für Musikurheber und Verleger, strebt
wir darüber, zum 31. Dezember 2017 insgesamt aber mindestens eine Gleichstellung an.
154.289 Berechtigte vertreten zu dürfen: ein Zu-
wachs von drei Prozent. Damit konnten wir 2017 Parallel zur Neuordnung der GVL-Gremien vollzieht
über 4.000 ausübende Künstler und mehr als 600 die Gesellschaft intern einen tiefgreifenden Struk-
Tonträgerhersteller hinzugewinnen. turwandel, um den zukünftigen Anforderungen an
07
08
09
ein „Big Data“-Unternehmen Rechnung tragen zu und Film – das Ziel, im September des Folgejahres
können. Bereits im Februar 2017 veränderte die zu verteilen, noch nicht erreicht haben. Auch für
GVL ihre Organisationsstruktur: Die Gesellschaft die Tonträgerhersteller konnten die angestrebten
verfügt nunmehr über vier Unternehmensbereiche, Zeitvorgaben aufgrund der sich schrittweise ver-
in die die vormals zehn Abteilungen eingeglie- bessernden Datensituation in der Initialphase nicht
dert wurden. Innerhalb der Bereiche erfolgt eine eingehalten werden. Der Kommunikation kommt
notwendige Umstrukturierung von Aufgaben und in Zeiten schneller Veränderung eine besondere
Prozessen, die letztendlich bis in das Jahr 2018 Rolle zu. So arbeitet die GVL daran, über vielfältige
andauern wird. Mit der Implementierung der Zie- Kommunikationswege den Wandel transparent und
lorganisation ist ein weiterer großer Schritt zur nachvollziehbar zu vermitteln, zu informieren und
Modernisierung der Leistungs- und Servicefä- den direkten Kontakt zu ihren Berechtigten weiter
higkeit der GVL vollzogen. Eine zentrale Säule, auszubauen.
die diesen Change getragen hat, waren und sind
die Mitarbeiter der GVL: Trotz teilweise harter Während für die Künstler die Schlussverteilung
Schnitte, hoher Arbeitsbelastung und grundle- der Verteilungsjahre 2010 bis 2012 im Vorder-
gender Änderungen der Aufgaben überwogen grund stand, mussten sich die Hersteller in 2017
Kooperation und Flexibilität. Am Ende stand eine an neue Erfordernisse gewöhnen. Die Initialpha-
komplette Organisationsumstellung, die nahezu se der digitalen Neuausrichtung brachte neben
alle Arbeitsprozesse und -abläufe der GVL auf technischen auch prozessuale Umstellungen auf
die Digitalisierung ausrichtet. Seiten der Labels und Hersteller mit sich: Reper-
toiredaten müssen ab sofort aktiv und in standar-
Bedingt durch die tiefgreifenden Umstellungs- und disierter Datenqualität geliefert werden, um eine
Feinjustierungsprozesse in der IT-Systemland- trackgenaue Verarbeitung und Vergütung sicher zu
schaft konnte die GVL im Rahmen der Schlussver- stellen. Auch wenn das Gros dieser Zuarbeit eine
teilung zeitlich leider keine Punktlandung hinlegen. einmalige, initiale Leistung im Jahr 2017 darstell-
Gesetzliche Fristen nehmen keine Rücksicht auf te, erfordern diese Prozesse an vielen Stellen ein
Projektfortschritte. Die durch die neue Genera Umdenken sowie eine enge Abstimmung zwischen
tion von Systemen notwendigen Testverfahren und der GVL und den Tonträgerherstellern. Dass es
Datenläufe parallel zum Tagesgeschäft nahmen im Zuge dieser Neuausrichtung hin und wieder
mehr Kapazitäten in Anspruch als absehbar und auch zwischen den Beteiligten hakelte, gehört zum
geplant waren. Dies führte bei vielen Berechtigten Erfahrungsbild einer digitalen Transformation. An
zu verständlichen Irritationen, die wir bedauern. Mit dieser Stelle sei deshalb allen Mitarbeiterinnen
jeder über die neuen Systeme absolvierten Vertei- und Mitarbeitern herzlich gedankt, die auch über
lung stellt sich sukzessive jedoch eine Verstetigung das Jahr 2017 hinweg zusätzlich zum Tagesge-
der Ergebnisse ein. schäft die „neue GVL“ weiter vorangetrieben und
die Doppelbelastung in Projektarbeit und Linie
Dennoch kann nicht zufriedenstellen, dass insbe- geschultert haben.
sondere einige Unterbudgets der Künstlervertei-
lung noch nicht ausgeschüttet werden konnten und Ein aufrichtiger Dank gebührt auch den Berech
dass wir auch bei den wirtschaftlich wichtigsten tigten für ihre Geduld und ihr Verständnis.
Verteilbereichen für ausübende Künstler – Tonträger
Ihre
Guido Evers Dr. Tilo Gerlach
Geschäftsführer Geschäftsführer Berlin, im August 2018
10 Kennzahlen der GVL Abweichungen durch Rundungsdifferenzen möglich in Tsd. Euro 2017 2016 Abw. VJ in % Sendevergütung Radio, TV und Videoclips 87.005 83.482 4,2 % Öffentliche Wiedergabe 42.509 41.510 2,4 % Vervielfältigung 169.285 132.690 27,6 % Vermietung und Verleih 2.396 2.389 0,3 % Kabelweitersendung 2.219 2.075 7,0 % Weiterleitung von Schwestergesellschaften 3.988 5.649 -29,4 % TTH-Schutzfristverlängerung 1 41 Sonstige Erträge und Zinsen 2.653 3.898 -31,9 % Erträge gesamt 310.056 271.733 14,1 % GVL-eigener Verwaltungsaufwand 22.722 17.676 28,5 % Personalaufwand 8.633 9.859 -12,4 % Inkassoprovisionen 6.336 6.105 3,8 % Pirateriebekämpfung 600 600 0,0 % Abschreibungen, sonstige und 2.349 2.067 13,6 % außerordentliche Aufwendungen Zuwendungen 3.100 3.339 -7,2 % Aufwendungen gesamt 35.107 29.787 17,9 % Brutto-Verteilungsbetrag 274.949 241.946 13,6 % Gesperrter Betrag ZPÜ 39.570 51.385 -23,0 % Gesperrter Betrag öffentliche Wiedergabe 3.000 2.000 50,0 % Netto-Verteilungsbetrag 232.379 188.561 23,2 % Jahresüberschuss 0 0 0% Bilanzsumme 700.597 551.355 27,1 % Anzahl Beschäftigte im Jahresschnitt 138 155 -11,0 % Ausübende Künstler 142.928 138.721 3,0 % davon Musikinterpreten 124.307 120.590 3,1 % davon Wortinterpreten 18.641 18.131 2,8 % Veranstalter 68 60 13,3 % Tonträgerhersteller/VC-Hersteller 11.293 10.647 6,1 % Berechtigte der GVL gesamt 154.289 149.428 3,3 %
11
Anzahl der Berechtigten
2014–2017
Künstler
2014 117.256 17.521 134.720
2015 118.743 17.831 136.574
2016 120.590 18.131 138.721
2017 124.307 18.641 142.928
Musikinterpreten Wortinterpreten
Hersteller
2014 9.994 57 10.051
2015 10.345 58 10.403
2016 10.647 60 10.707
2017 11.293 68 11.361
Hersteller Veranstalter
Im Jahr 2017 konnte die GVL bei der Zahl ihrer Zuge der Systemumstellung 2017 über 20.000
Berechtigten die 150.000er-Marke deutlich über- L abelcodes an Schwestergesellschaften vergeben,
schreiten. Mit 154.289 Berechtigten zum Ende des dem weiteren Ausbau des Systems der internatio-
Jahres 2017 liegt der Wert um über drei Prozent hö- nalen Gegenseitigkeitsabkommen entsprechend.
her als im Vorjahr. So konnte die GVL nicht nur über Grundsätzlich empfiehlt die GVL ihren Herstellern
4.000 ausübende Künstler dazugewinnen, sondern trotz der Umstellung auf die trackbasierte Verteilung
auch mehr als 600 Tonträgerhersteller. Damit gehört auch weiterhin die Anmeldung und Verwendung des
die GVL auch weiterhin zu den größten Verwertungs- Labelcodes. Aktuell spielen viele deutsche Rund-
gesellschaften für Leistungsschutzrechte weltweit. funksender ausschließlich Musik, die mit einem La-
belcode versehen ist, um sicherzugehen, dass es
Besonders bemerkenswert ist der Anstieg der bei sich um ein offizielles Label mit den entsprechenden
der GVL gemeldeten Labels auf über 78.000. Eine Nutzungsrechten handelt. Angesichts dieser Tat
Ursache dafür ist unter anderem der wachsende sache vergibt die GVL an alle Hersteller standard
Trend vieler Künstler zur Selbstvermarktung über mäßig weiterhin den Labelcode, auch wenn er für die
ein eigenes Label. Darüber hinaus hat die GVL im Vergütungsverteilung nicht mehr obligatorisch ist.12
Gesamteinnahmen
2014–2017
310.056
271.733
Im Jahr 2017 konnte die GVL eine neue Rekord-
marke bei den Gesamteinnahmen verbuchen.
Insgesamt rund 310,1 Millionen Euro nahm das
Unternehmen über Lizenzierungserlöse, Zinsen
und andere Umsätze ein. Damit sind die Gesamtein-
nahmen um insgesamt 14,1 Prozent im Vergleich
zum Vorjahr gestiegen.
Dieses zweite Ausnahmejahr in Folge basiert auf
weiteren Nachzahlungen im Bereich der privaten
Vervielfältigung (ZPÜ). Wie bereits 2016 konnte
die GVL auch in 2017 Sondereinnahmen für Tablet-
PCs und Mobiltelefone erzielen. Damit sind die
Einnahmen in diesem Erlösbereich noch einmal
163.370 161.842 um 36,6 Millionen Euro auf 169,3 Millionen Euro
gestiegen. Ab 2018 erwartet die GVL für die meis-
ten Gerätetypen nur noch periodische Zahlungen.
Insgesamt sind die Einnahmen aus den Vervielfälti-
gungsrechten der mit Abstand größte Erlösb ereich
der GVL. Er macht über 50 Prozent der Gesamt
einnahmen aus. Wie bereits in den Vorjahren muss-
te ein Sperrbetrag gebildet werden, da nicht alle
gebuchten Erlöse zum Zeitpunkt des Jahresab-
schlusses liquide zur Verfügung standen. In 2017
beträgt dieser Sperrbetrag 39,6 Millionen Euro.
Seit drei Jahren steigen auch die Erlöse aus der
Sendevergütungen stetig an, zuletzt um 4,2 Prozent
auf 87,0 Millionen Euro. Ertragsgrundlage sind die
Gesamtverträge mit den Sendeunternehmen und
Kabelnetzbetreibern, wobei die Verträge mit pri-
vaten Fernseh- und Radioveranstaltern seit 2006
bzw. 2009 auf interimistischer Basis geführt wer-
den. Bei den Erträgen aus der öffentlichen Wie-
2014 2015 2016 2017 dergabe konnte die GVL einen Zuwachs in Höhe
von 1,0 Millionen. Euro auf 42,5 Millionen. Euro
verzeichnen. Dieser enthält allerdings Forderun-
gen von 3,0 Millionen Euro, die bislang noch nicht
in die Abrechnung eingegangen sind und daher
Stand des jeweiligen Jahresabschlusses | in Tsd. Euro zurückhaltend geschätzt wurden.13
Erlösstruktur im Vergleich
2016–2017
Die Einnahmen aus Vermietung und Verleih
2017 2016
sind mit 2,4 Millionen Euro weitgehend konstant
geblieben. Im Bereich der Kabelweitersendung gab
es einen leichten Anstieg um sieben Prozent auf
2,2 M
illionen Euro.
In 2017 lagen die Weiterleitungen von Vergütun-
gen ausländischer Schwestergesellschaften bei 4,0
Millionen Euro und waren damit 29 Prozent geringer
als 2016. Hintergrund dafür sind hohe aperiodische
Zahlungen in der Vergangenheit. Auch im internatio-
nalen Vergütungsaustausch gilt: Die Rechte können
innerhalb einer mehrjährigen Meldefrist beansprucht
werden und fließen der GVL daher nicht immer direkt
im Anschluss an ein Verteilungsjahr zu.
Angesichts des aktuellen Zinsniveaus musste die
GVL im Bereich der „sonstigen Erträge und Zinsen“
mit 2,7 Millionen Euro (davon 2,4 Millionen Euro
Zinsen) ein Drittel weniger Umsätze verbuchen als
noch in 2016. Höhere Zinsen lassen sich aufgrund
der mündelsicheren Anlagepolitik, zu der die GVL
nach dem VGG verpflichtet ist, am Markt gegen-
wärtig nicht erzielen.
Stand des jeweiligen Jahresabschlusses | in Tsd. Euro
169.285
132.690
42.509
41.510
87.005
83.482
2.219
2.396
2.389
2.654
3.939
3.988
5.649
2.075
Vergütung für
Kabelweitersendung
künstlerischer
Darbietungen
Vergütung für
Vermietung
und Verleih
Sonstige
Erträge
und Zinsen
ausländische
Schwester-
gesellschaften
Vergütung für
die öffentliche
Wiedergabe
Sende
vergütung
Vergütung für
Vervielfälti
gungsrechte14
ONLINE15
16
beat17 in der
Schlussphase
Die GVL befindet sich ausgehend von den ersten Planungs-
ansätzen seit 2014 in einem anhaltenden Modernisierungs-
prozess. Die zur Erfüllung der ab 2016 hinzugetretenen neuen
gesetzlichen Vorgaben entwickelte Systemlandschaft erfüllt
dabei jedoch noch einen weiteren wichtigen Zweck: Dank
innovativer Informationstechnologien positioniert sich die GVL
in ihrem Segment als eine der führenden Verwertungsgesell-
schaften und stellt sich den digitalen Herausforderungen des
Marktes von morgen. Die Basis für diesen Change bildet das
beat17-Programm, welches mit dem Jahreswechsel in seine
Endphase eintritt.
Eine moderne Infrastruktur mit flexiblen, zukunfts- Anpassungen an neue Rahmenbedingungen und in
fähigen IT-Lösungen zu schaffen, war und ist zent- weiten Teilen neu definierte Abläufe in den Kern-
rales Ziel des GVL-Modernisierungsprozesses. Das und Unterstützungsprozessen bilden die Grundlage
Projekt „beat17“ bündelte bei der GVL sowohl die für diese tiefgreifenden technischen Neuentwick-
technischen, strukturellen als auch organisatori- lungen bei der GVL.
schen Anpassungen, die die GVL mit Blick auf
das neue Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG)
durchgeführt hat. Der Begriff „beat“ steht dabei als Wichtige Meilensteine
Akronym für die Begriffe „Best Practise“, „Effizi- in 2017 erreicht
enz“, „Agile Entwicklung“ und „Technologie“. Die 17
im Namen verweist auf die zeitliche Dimension des Ein zentraler Meilenstein wurde bereits Anfang
Programms: Bis zur dreifachen Künstlerschluss- 2017 erreicht: Die Tonträger- und Videohersteller
verteilung Ende des Jahres 2017 sollte dieser übermittelten ab Beginn des Jahres alle relevan-
Prozess vollzogen sein. Das Jahr 2017 war somit ten Daten über label.gvl, die neue Online-Platt-
ein Schlüsseljahr im Wandlungsprozess der GVL. form für Hersteller, die das alte Herstellerportal
trisys.gvl ersetzt. Das Portal label.gvl ist eine fast
Für die VGG-konforme Durchführung der Vertei- vollständige Neuentwicklung, über die die Her-
lungen wurde 2017 die Implementierung einer steller Tracks melden, potenzielle Rechtekonflikte
neuen Software-Architektur vorangetrieben. Die lösen und zukünftig ihre Stammdaten sowie weitere
neuen Systeme weisen einerseits erweiterte Da- Datensätze im Self-Service anpassen können. Zu-
tendimensionen und Funktionsumfänge aus, um vor wurde bereits das bekannte Portal artsys.gvl
auch international größtmögliche Kompatibilität für Künstler und Mitwirkende technisch vollstän-
und Datenqualität zu bieten. Andererseits werden dig überarbeitet und in seiner Nutzerfreundlichkeit
über das Zusammenspiel der zwölf neuen Systeme verbessert (mehr zu den Portalen auf Seite 20).
Verarbeitungsprozesse standardisiert und flexibili-
siert. Auf diese Weise kann die GVL auf zukünftige Im Zeitalter von „Big Data“ rüstet sich auch die
Anforderungen und Regeländerungen mit verhält- GVL dafür, Massendaten in bisher ungekannter
nismäßig geringem Entwicklungsaufwand reagie- Größenordnung zu verarbeiten und aufzubereiten.
ren. Die gesamte Software der GVL ist dabei an Die Verknüpfung der neu aufgestellten Prozess-
eine neu entstandene Datenbanklösung geknüpft, landschaften und Datenbanksysteme bietet der
die sämtliche Stammdaten von Herstellern und GVL die Möglichkeit, diese massive Menge an
Künstlern ebenso verwaltet, wie die umfassenden Informationen wesentlich effizienter zu verarbei-
Nutzungsdaten ihrer Produktionen. ten. Zudem konnte die Qualität von Mitwirkungs-,17
utzungs- und Mandatsinformationen deutlich
N Neu-Systeme hat sich als wesentlich anspruchsvol-
verbessert werden. Die Vielzahl an technisch ler und zeitintensiver herausgestellt, als ursprüng-
überholten, schwer zu pflegenden Prozess- und lich geplant und erwartet. „Unsere Mitarbeiter ha-
Datensystemen gehört nun der Vergangenheit an. ben hart daran gearbeitet, die Herausforderung
zu meistern. Da jedoch noch nicht alle Systeme
und Prozesse zum notwendigen Zeitpunkt so rei-
Ausbau der internen IT-Expertise bungslos liefen, wie wir es uns gewünscht hatten,
wäre es unverantwortlich gewesen, eine insoweit
Die Implementierung dieser neuen IT-Lösungen vorgreifliche Verteilung vorzunehmen“, erklärte Tilo
erfordert speziell befähigte und geschulte Mitar- Gerlach. „Die Zuverlässigkeit der Verteilung hat für
beiter, weshalb in 2017 auch das Mitarbeiter-Re uns absolute Priorität.“
cruiting eine besondere Herausforderung für die
GVL darstellte. Denn bevor neu programmierte Die dreifache Künstlerschlussverteilung erfolg-
Systeme in die Routinearbeit eingegliedert werden te demnach leider nicht, wie im Rahmen des
können, müssen u. a. deren Funktionalitäten um- b eat17-Projekts ursprünglich geplant, Ende 2017,
fassend getestet und Fehler behoben werden. Für sondern erst Anfang 2018. Trotzdem befindet sich
solche Prozesse bedarf es qualifizierter Experten die GVL mit ihren technischen Innovationen auf
mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen, dem richtigen Weg: Nach einer Phase der An-
die ihre Erfahrungen in die GVL einbringen. Aus fangsinvestition wird die neue Systemarchitektur
diesem Grund hat die GVL in den vergangenen mittelfristig nicht nur Kosten reduzieren, sondern
Jahren insbesondere das IT-Recruiting stark in- auch dafür sorgen, dass die GVL flexibel auf neue
tensiviert. Das Expertenwissen in der Informations- Rahmenbedingungen, Nutzungsformen und Ver-
technologie war 2017 ein besonders knappes Gut, wertungsmuster reagieren kann – ganz im Sinne
denn die geschaffene Systemlandschaft konnte nur ihrer Berechtigten.
maßgeschneidert entlang den Anforderungen der
GVL entworfen werden. Erschwerend wirkte sich Trotz des Einsatzes dieser innovativen Technologi-
leider die angespannte Situation am Arbeitsmarkt en muss berücksichtigt werden, dass damit auch
aus, weshalb einige IT-Stellen zunächst länger un- zukünftig nicht der gesamte Datenpool der GVL
besetzt bleiben mussten. Die GVL holte sich in dem automatisch die notwendige Qualität besitzen wird:
Maße, in dem eigene Experten fehlten, externe Nicht alle Daten werden maschinell aufgewertet
Dienstleister mit ins Boot, um die anstehenden werden können, die Performance der GVL wird
Aufgaben zu bewältigen. auch in den nächsten Jahren zu einem gewissen
Grad von der Güte der gelieferten Quelldaten ab-
Um die vollen Möglichkeiten der neuen Program- hängen. Erhebliche Verbesserungen werden daher
me nutzen zu können, stand auch die Schulung von der in der Einführung befindlichen Fingerprin-
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz oben ting-Technologie für die automatische Erkennung
auf der Agenda. Angefangen vom CRM (Custo- von Musiknutzungen erwartet.
mer Relationship Management) über Nuclos, dem
seit Januar 2017 installierten Tool zur Verifikation Die GVL setzt ihren umfassenden Wandel auch
von Mitwirkungsmeldungen, bis hin zur neuen Ver- 2018 fort. Die ersten Verteilläufe auf Basis track-
teilungs- und Abrechnungssoftware – knapp 30 genauer Abrechnungsdaten sind über die neuen
Schulungen fanden allein zu den modernisierten Systeme absolviert, begleitende Optimierungspro-
Systemen in 2017 statt. zesse sind initiiert. Im neu aufgestellten IT-Bereich,
in dem die zentralen Ressourcen für die Entwick-
lung, das Testing, den Betrieb und den Service
Verzögerung der Verteilungen der Systemlandschaft gebündelt sind, werden die
bestehenden Lösungen kontinuierlich bewertet
Trotz der intensiven Bemühungen aller Beteiligten und weiterentwickelt. Ziel des Jahres 2018 ist es,
waren nicht alle neuen Systeme bis Ende 2017 in in einen strukturierten Regelbetrieb überzugehen
vollem Umfang funktionsfähig. Insbesondere der und eine reibungslose und effiziente Verteilungs-
Umzug der bestehenden Daten von den Alt- in die maschinerie sicherzustellen.18
Im Gespräch ...
mit Prof. Dr. Norbert Gronau
Prof. Dr. Norbert Gronau, Inhaber des Lehrstuhls für Wirt-
schaftsinformatik, Prozesse und Systeme an der Universität
Potsdam, ist Experte für IT-Systemlandschaften. Als Trusted
Advisor berät und begleitet er die GVL seit 2014 beim Neubau
ihrer Systemarchitektur und der Digitalisierung ihrer Prozesse.
Im Gespräch mit der GVL berichtet er über die Herausforderun-
gen, vor denen die GVL in ihrem Modernisierungsprozess stand
und steht.
und Transparenz zu schaffen. Gleichzeitig waren
eine große Erwartungshaltung und großer Respekt
vor der Aufgabe zu spüren. Der Respekt war durch-
aus berechtigt, denn die Größe der Aufgabe nahm
ja auf die Größe der Organisation keine Rücksicht.
Zugleich gab es innerhalb der GVL nur eine kleine
Software-Entwicklungsgruppe und ein paar Kollegen,
die die Software und die Infrastruktur gepflegt haben.
Parallel dazu wurden sehr viele Dinge manuell ge-
macht – aus meiner Sicht als Wirtschaftsinformatiker
auch mit unzureichenden Werkzeugen.
Vor welchen Herausforderungen stand die GVL
zu diesem Zeitpunkt?
Die Aufgabe war es, die Arbeit der GVL in moderne,
sichere, gut beherrschbare Prozesse zu überführen.
Es musste das, was automatisiert werden konnte,
automatisiert werden und die neue Systemlandschaft
durch Spezialisten gepflegt werden. Der Fokus des
Programms beat17 lag darauf, die IT-Landschaft der
GVL von Grund auf neu zu entwickeln und zukunfts-
fähige Systeme zu implementieren. Dabei musste
alles angefasst werden: die Organisationsstruktur,
die Abläufe, die Verantwortlichkeiten, die Kooperati-
Die GVL befindet sich seit mehreren Jahren in onspartner, die Portale, die Datenstrukturen. Kurzum:
einem umfassenden technischen Wandel, den Alles! Abgesehen von den Gebäuden blieb kein Stein
Sie beratend begleiten. Wo stand die GVL, als auf dem anderen.
Sie 2014 dazugekommen sind?
Bei der GVL herrschte 2014 eine unglaubliche Auf- Warum war diese massive Umstellung
bruchsstimmung. 2014 ist die EU-Richtlinie in Kraft notwendig?
getreten, die eine gewisse Vorschau auf das bot, was Um es ganz klar zu sagen: Die Anforderungen des
sich später auch in der nationalen Gesetzgebung neuen VGG wären in keinem Fall und unter keinen
wiederfinden würde. Alle haben die großen Chancen Umständen mit dem alten System abbildbar gewe-
gesehen, die das neue Verwertungsgesellschaften- sen. Die Investition in völlig neue Be- und Abrech-
gesetz bietet. Die im VGG definierten Anforderungen nungssysteme war zwingend erforderlich. In diesem
machten es notwendig, alle Abläufe, alle Systeme, Kontext lag es nahe, auch vorgelagerte Prozesse wie
alle Verfahren, alle Kanäle zu den Berechtigten und die Erfassung von Nutzungsdaten in dem Maße zu
das Reporting auf eine neue Grundlage zu stellen automatisieren, in dem es möglich war.19
Warum war der Umbau der GVL-IT-Landschaft nicht wesentlich gestiegen. Das heißt, viel mehr Un-
ein so umfassender Prozess? ternehmen kämpfen um nahezu die gleiche Zahl an
Die Aufgaben der GVL sind so einzigartig, dass Absolventen. Das hat natürlich auch Konsequenzen
sie nicht mit Standardsoftware abgedeckt wer- für ein Unternehmen wie die GVL. Als Organisation
den können. Das heißt, dass alles, was die GVL an hat sie keinen Ruf wie BMW, Google, zalando – wo es
Spezialsoftware braucht, einzeln angefertigt und indi- derzeit die jungen Absolventen hinzieht. Gleichzeitig
viduell programmiert werden musste. Das hatte zwar bietet sie Mitarbeitern echte Vorteile: Sie bietet si-
den Vorteil, dass die Software auch speziell für den chere Arbeitsplätze, ein ansprechendes Arbeitsklima
Geschäftszweck der GVL geeignet ist. Das führte und eine auch technisch extrem spannende Aufgabe
aber immer zu längeren Projektzeiten gegenüber der an einem Thema, was uns alle bewegt.
Anpassung einer Standard-Software.
An welchen Punkt befindet sich die GVL aktuell
Wo steht die GVL im Vergleich zu anderen in ihrem Modernisierungsprozess?
Unternehmen, die einen solchen Change-
Die GVL ist gut vorangekommen, aber noch immer
Prozess durchlaufen haben? in der Umstellung. Das VGG hat uns nicht viel Zeit-
Grundsätzlich muss man sagen, dass solche IT-Pro- und Spielraum gelassen. Es gab nicht die Chance
jekte, in denen die jeweiligen Organisationen ja Neu- zu sagen: „Wir machen mal ein paar Sachen in drei
land betreten, mit einem hohen Risiko verbunden sind. Jahren und ein paar noch später.“ Wir mussten alles
Ich habe internationale Statistiken herangezogen und gleichzeitig angehen. Deswegen sind einige Dinge
festgestellt, dass die GVL im Vergleich zu Unterneh- noch nicht fertig oder noch nicht so gut gelungen,
men, die ähnliche Projekte durchgeführt haben, mit wie wir es vorgesehen hatten. Aber wenn wir jetzt
Blick auf Kosten und Fertigstellung eine gute Leis- den Atem und die Ausdauer haben, dann kommen
tung vollbracht hat. Bei den rund 8.000 Projekten, wir sehr schnell weiter voran.
die mit beat17 vergleichbar sind, verdoppelten sich in
rund der Hälfte der Fälle die Kosten und die Laufzeit. Was steht 2018 im Fokus?
Hier befindet sich die GVL auf jeden Fall noch im Die Ausschüttungen der vergangenen Monate fan-
Bereich einer nur leichten Kostenüberschreitung und den erstmalig auf Basis der neuen Systemlandschaft
einer hohen Fertigstellungsleistung zum ursprünglich statt. Es war durchaus ein erheblicher Kraftakt, die
geplanten Zeitpunkt. Verteilungen soweit lauffähig zu machen. Nun gilt es,
aus den bisherigen Verteilungen zu lernen und die
Auf welchen Ebenen wirkt sich ein solches Verteilungen noch produktiver durchzuführen. Ideal
Großprojekt wie beat17 innerhalb der Organi- wäre es, wenn wir zukünftig quasi aus dem Handge-
sation aus? lenk Verteilungsläufe in einem reibungslosen Prozess
So eine Umstellung wie bei der GVL betrifft nicht durchführen könnten. Während wir jetzt noch vier Wo-
nur die Systeme. Es gibt mindestens noch zwei ganz chen für die Durchführung einer Verteilung brauchen,
wichtige andere Dinge, die zum Erfolg beitragen. wird sie hoffentlich Ende des Jahres in weniger als
Das eine sind die Abläufe, die vor den Systemen einer Woche absolviert werden können. Ich bin sehr
anfangen und nach den Systemen aufhören und die optimistisch, dass das klappen wird. Außerdem müs-
zu den Systemen passen müssen. Noch wichtiger als sen 2018 die Prozesse wetterfest gemacht werden
Systeme und Abläufe sind aber die Menschen, die und die Schnittstellen zu den Berechtigten – von der
diese Systeme konzipieren, entwickeln und betreiben. Eingabe in den Portalen bis zum Reporting u. a. über
Die GVL hat es geschafft, eine tolle Truppe aufzu- die Detailreports – weiter optimiert werden.
bauen von vielen, vielen fachkundigen Menschen, die
genau diese Aufgaben jetzt wahrnehmen. Sie können Was sind Themen, die als nächstes auf der
die besten Prozesse und schönsten Systeme haben. Agenda stehen? Welche technischen Potenziale
Wenn Sie aber nicht die Menschen haben, die diese sehen Sie für die GVL?
Dinge miteinander verbinden und daran auch noch Ein großes Thema für die GVL ist das sogenannte
Spaß haben, nützt beides nichts. Ich sehe, dass bei „Fingerprinting“. Das bedeutet, dass bei Musik
der GVL unglaublich engagierte Menschen arbeiten. stücken bereits wichtige Informationen hinterlegt
sind und der Track durch Computer genau erkannt
Die GVL baut verstärkt auf interne Kompetenzen wird. Sobald das in die GVL-Systeme eingebaut ist,
insbesondere im IT-Bereich. Wie ist die aktuelle werden einige Prozesse z.B. das Matching deutlich
Situation auf dem IT-Arbeitsmarkt? verbessert. Außerdem sehe ich bei der GVL mit Blick
Die Lage auf dem Arbeitsmarkt ist – aus Arbeitge- auf Künstliche Intelligenz und Machine Learning
bersicht – zum Verzweifeln. Der Bedarf an Informatik- noch große Potenziale.
fähigkeiten hat in der gesamten Wirtschaft aufgrund
des Trends zur Digitalisierung, Industrie 4.0, Internet
of Things etc. drastisch zugenommen. Gleichzeitig Vielen Dank für das Gespräch,
ist die Zahl der Absolventen aus den Hochschulen Herr Prof. Dr. Gronau.20
label.gvl: Neues
Herstellerportal online
Das Jahr 2017 bedeutete auch für die in der GVL versammelten
Hersteller Wandel und Veränderung. So wurde mit dem
Launch des neuen Herstellerportals label.gvl im Januar zugleich
auch der Startschuss für ein ausschließlich trackbezogenes
Verteilungssystem gegeben.
Benutzerfreundlichkeit, Einfachheit, Übersicht- nachzuvollziehen, welche Tracks wie oft, wie lange
lichkeit – diese Ziele standen ganz im Fokus der und von wem genutzt wurden. Dazu betont Guido
Konzeption von label.gvl. Zugleich galt es bei den Evers: „Die Mühe, die mit der notwendigen Umstel-
Planungen des neuen Herstellerportals aber auch, lung des Verteilungssystems einherging, wird sich
den Vorgaben des VGG an die Verteilung Rechnung zukünftig durch zusätzliche und differenzierte Infor-
zu tragen und diese in label.gvl umzusetzen. Vor mationen für die Hersteller und Labels auszahlen.“
dem Hintergrund dieser komplexen Anforderungen Das Portal label.gvl unterliegt einem ständigen
ging am 2. Januar 2017 das neue Meldeportal für Optimierungsprozess, im Rahmen dessen sowohl
Hersteller online. bestehende Funktionen verbessert als auch neue
Features ergänzt werden. „Wir wissen, dass der
Die Umstellung von dem technologisch veralteten Start von label.gvl von vielen als sehr holprig wahr-
Herstellerportal trisys.gvl auf das neue label.gvl war genommen wurde und noch einige Kinderkrankhei-
direkt mit der Umstellung des Verteilungssystems ten beseitigt werden müssen“, erklärt Guido Evers.
verknüpft. So werden ab dem Verteilungsjahr 2016, „Leider gelingt eine so fundamentale und technisch
für das über label.gvl erstmalig gemeldet werden anspruchsvolle Umstellung nicht auf Knopfdruck
konnte, Vergütungen auf Track-Ebene zugeordnet. sondern nur schrittweise. Entsprechend konnten
Der Labelcode bleibt den Berechtigten aber als wir seit dem Launch des Portals viele Fortschritte
eindeutig identifizierbares Kennzeichen weiterhin verzeichnen.“ So wurde im Laufe des Jahres 2017
erhalten. der Excel-Upload für die Repertoire-Meldungen
verbessert. Der für viele Hersteller relevante Claim
Die Umstellung des Verteilungssystems und des Dispute Handler – kurz CDH – wurde um not-
Meldeportals war für die Tonträgerhersteller initial wendige Funktionen erweitert, um den Herstellern
mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Immer- die Konflikterkennung und -lösung noch weiter zu
hin mussten sie erstmalig ihr komplettes Repertoire erleichtern.
mit Rechteinhaberschaften und Aufnahmedaten
der GVL melden und häufig eine Vielzahl von Rech- Auch auf anderen Baustellen wird gearbeitet: Her-
tekonflikten klären und auflösen. steller sollen zukünftig einfach und übersichtlich
alle ihre Labels auf label.gvl verwalten können. Für
Im Rahmen der Verteilung veröffentlichte Detailre- die An- und Abmeldung von Labels reichen dann
ports ermöglichen es den berechtigten Herstellern nur noch ein paar Mausklicks.21
22
artsys.gvl: Die Perspektive
der Anwender einnehmen
Bereits in 2016 stellte die GVL auf technischer Ebene alle
Weichen für ihre tiefgreifende Neuausrichtung. Parallel zum
Tagesgeschäft trimmen die über drei Dutzend Fach- und
IT-Experten der GVL die im Vorjahr etablierte Prozesslandschaft
und deren Datenbanksysteme kontinuierlich auf eine noch
höhere Anwenderfreundlichkeit. Das für die gut 140.000 durch
die GVL vertretenen ausübenden Künstler wichtigste Instrument
stellt dabei das Künstlerportal artsys.gvl dar.23
Seit ihrer Einführung in 2011 wird die Künstler- ihre Mitwirkungsmeldung benötigt haben. Rich-
Plattform artsys.gvl regelmäßig mit neuen Funk- tig identifizierte Vorschläge können Berechtigte
tionalitäten ausgestattet, die es den Berechtigten in diesem Bereich nun per Mausklick bestätigen.
immer effizienter ermöglichen, ihre Mitwirkungen Neue mobile Services mit zusätzlichem Nutzen
zu melden. Integrierte Algorithmen und der dadurch sind in der Planung.
wachsende Grad an Automatisierung unterstützen
die Berechtigten auf artsys.gvl bei der weiterhin Neben der stetigen Verbesserung von Funktio-
notwendigen Pflege ihrer Daten. Denn nur dies nalitäten wurde auf dem Portal artsys.gvl im Jahr
führt schlussendlich zu einer verlässlichen Vergü- 2017 ebenso der Umfang der Produktkategorien
tung ihrer Verwertungsrechte. erweitert, für die Künstler ihre Mitwirkung melden
können und auf die dann eine Vergütung erfolgt.
Unter dem Strich lässt sich auf der digitalen Seite So umfasst die das Portal speisende Datenbank
der GVL der Erfolg in möglichst zeitsparenden seither auch die so genannten „Offenen Budgets“,
und intuitiven Prozessen für die Berechtigten in denen Kreativschaffende ihre Beteiligung an
messen. Hier ist die GVL auf einem guten Weg. Werken wie Musik in Hörspielen, TV- und Radiojing-
Optimierte Suchfunktionen erleichtern die Orien- les, klassischer TV- und Radio-Werbung anzeigen
tierung in der Masse an Daten. Automatisch vom können. Neben den regelmäßigen Künstlervertei-
System generierte und versandte Vorschlagslisten lungen für Tonträger, Radioeigenproduktionen und
über die M itwirkung an bestimmten TV-Produk- TV-Produktionen bilden die „Offenen Budgets“
tionen verkürzen nun bereits Schauspielern und zukünftig eine zusätzliche Vergütungskategorie
Synchronsprechern die Zeit, die sie vormals für für viele tausend Berechtigte der GVL.24
25 ON STAGE
26
Die neue Organisationsstruktur
der GVL: effizienter, schlanker, klarer
Im Februar 2017 hat die GVL auch ihre Organi- Geschäftsprozesse auszurichten. Darüber hinaus
sationsstruktur den neuen Anforderungen ange- ermöglicht die verschlankte Führungsstruktur eine
passt. Aus ehemals elf Abteilungen wurden vier schnellere A
bstimmung mit der Geschäftsführung
operative Bereiche. Die Leiter der Stabstellen und innerhalb bzw. zwischen den Bereichen. Der
Zuwendungen und Human Resources berichten Verantwortungs- und Handlungsspielraum der
ebenso wie der Datenschutzbeauftragte weiterhin Bereichsleiter hat sich deutlich erweitert. Das
direkt an die Geschäftsleitung. Ziel dieser neuen Organigramm wurde im Laufe des Jahres 2018
Struktur ist es, die Expertise der GVL stärker zu leicht angepasst (vergleiche den Stand des Be-
bündeln und an den Anforderungen der neuen richtsjahres 2017 auf Seite 63).
Zuwendungen
Geschäftsführung Rolf Becker
Datenschutz Dr. Tilo Gerlach
Guido Evers
Human Resources
Annette Lehne
Berechtigten- Legal and
IT Verwaltung
Service Business Affairs
Marc Westphal Dirk Kietzer
Andrea Böhlke Burkhard Sehm
Controlling, Projekt-
Service & Vertrag Datenmanagement Legal Service
Management-Office
Unterhaltungsmusik & Architektur, Qualitäts-
Verteilungsfinanzen
Agenturbetreuung Change & Test management
Klassik, Klangkörper & Facility- International Affairs &
Entwicklung
Zuwendungen Management Business Development
Rechteinhaberschafts-
Wort & Schauspiel Systemmanagement Kommunikation
clearing & Beschwerde
Competence Center
Rechnungswesen Grundsatzthemen
Berechtigten-Service
Verteilregeln
Das Organigramm der GVL 201827
Geschäftsführung
Die GVL wird geführt durch die beiden gleichberechtigten Geschäftsführer Dr. Tilo Gerlach und
Guido Evers, die von den GVL-Gesellschaftern DOV und BVMI berufen wurden. Dr. Tilo Gerlach ist für die
ausübenden Künstler zuständig. Guido Evers verantwortet im Schwerpunkt die Kategorie der Hersteller
(Tonträgerhersteller, Videoclipproduzenten und Veranstalter). Sie sind die gesetzlich vertretungsberech-
tigten Personen der Gesellschaft.
Dr. Tilo Gerlach begann 1996 als Justitiar bei Guido Evers ist im September 2009 in die Ge-
der GVL, seit 2001 ist er Geschäftsführer. Zudem schäftsleitung der GVL eingetreten. Der gebürtige
ist der promovierte Jurist Präsident der AEPO- Hamburger studierte Literaturwissenschaft, Polito-
ARTIS (Europäische Dachorganisation der Ver- logie, Journalistik sowie Medien- und Wirtschafts-
wertungsgesellschaften für ausübende Künstler) recht und hat zuvor verschiedene Positionen in der
und Board-Member der SCAPR (Internationale Rundfunk- und Filmwirtschaft wahrgenommen, un-
Dachorganisation der Verwertungsgesellschaften ter anderem am Hans Bredow Institut, bei der UFA,
für ausübende Künstler). Der gebürtige Berliner als langjähriger Konzernsyndikus bei der Senator
ist ferner Lehrbeauftragter an der Humboldt- Entertainment AG sowie als Director Corporate
Universität zu Berlin und veröffentlichte zahlreiche Development und General Counsel bei der Odeon
Publikationen zum Urheberrecht und zum Recht Film AG. Er war überdies in den Aufsichtsgremien
der ausübenden Künstler. verschiedener IT- und Medienunternehmen sowie
als Rechtsanwalt und Mediator tätig.28
Bereiche
Berechtigten-Service IT Verwaltung
Andrea Böhlke Marc Westphal Dirk Kietzer
Bei der GVL stehen die Berechtigten im Auf dem Weg zu einer der modernsten Die Verwaltung bündelt alle das Kern-
Mittelpunkt – sie stellen das Herzstück Verwertungsgesellschaften verarbeitet geschäft unterstützenden Funktionen
der GVL dar. Der von Andrea Böhlke ver- die GVL riesige Datenmengen, vor allem innerhalb der GVL. Dirk Kietzer, Leiter
antwortete Berechtigten-Service b ietet Nutzungs- und Mitwirkungsmeldungen. des Bereichs, verantwortet mit seinen
den GVL-Berechtigten eine fundierte und Marc Westphal – Bereichsleiter IT – und Mitarbeitern u. a. das Projektmanage-
umfassende Beratung zu allen Themen sein Bereich sorgen dafür, dass die GVL ment der GVL und hilft anderen Be-
rund um die GVL. für diese Aufgabe heute und in Zukunft reichsleitern mit Prozessentwicklung
gewappnet ist. Mit einem Team aus Ent- und -auswertungen sowie Kennzahlen
Egal ob Künstler, Hersteller oder Veran- wicklern, System- und Anforderungs- effizient zu arbeiten. Zu seinen Kernthe-
stalter – Fragen vom Vertragsabschluss managern und Testern entwickelt und men zählt auch das Vorantreiben der
bis zur Verteilung, zu Repertoiremel- betreibt der Bereich moderne Portale Marke und der Unternehmensstrategie.
dungen und den Zuwendungen werden für die GVL-Stakeholder und stellt die In das Aufgabenfeld der Verwaltung fal-
von den Mitarbeitern des Berechtigten- komplette technische Infrastruktur be- len außerdem das Qualitäts- und Risiko
Services auf allen vorhandenen Kanälen reit, so auch die Software-Umgebung management, das Rechnungswesen und
beantwortet, so auch bei den regelmä- für die internationale Verteilung. Dabei Controlling, die Kommunikation sowie
ßigen deutschlandweiten Workshops. tauscht sich der Bereich kontinuierlich das Facility Management. Zugleich
Mit viel Erfahrung und Sachkenntnis mit den Fachgruppen aus und arbeitet ist Dirk Kietzer verantwortlich für die
werden im Berechtigten-Service die eng mit ihnen zusammen. F inanz- und Anlageplanung sowie das
abgegeben Mitwirkungsmeldungen ge- finanzielle B erichtswesen.
prüft und b earbeitet, um die Vergütung Bevor Marc Westphal 2018 zur GVL kam,
für die Berechtigten sicherzustellen. war er IT-Consultant und zuletzt Head of Der Diplom-Mathematiker und ausge
Technology und Senior Vice President bildete Aktuar (Deutsche Aktuar ver
Andrea Böhlke war nach ihrem Musik- eines großen Entertainment-Unterneh- einigung) Dirk Kietzer hat vor seinem
studium als Veranstaltungsmanagerin mens. Einstieg bei der GVL in 2013 u. a. in
und als selbständige Unternehmerin im verschiedenen Versicherungskonzernen
Musikalienhandel tätig, bevor sie 2010 gearbeitet.
zur GVL kam.29
Stabsfunktionen
Legal and Business Affairs Stabstelle Zuwendungen Stabstelle Human Resources
Burkhard Sehm Rolf Becker Annette Lehne
Als Verwertungsgesellschaft ist die GVL Die GVL stellt jährlich bis zu fünf P
rozent Annette Lehne verantwortet den Per-
Mittler auf nationaler wie auf interna- des Verteilungsvolumens für kulturelle sonalbereich der GVL. Sie und ihr Team
tionaler Ebene zwischen den Rechte- Förderung und soziale Zwecke zur betreuen und beraten die rund 150
inhabern und Rechtenutzern. Entspre- Verfügung. Rolf Becker kümmert sich GVL-Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag
chend vielfältig sind die Aufgaben, die darum, dass kulturpolitische Zuwen- an in allen Facetten des Personalwesens,
der Bereich Legal and Business Affairs dungen ihre Bestimmung erreichen. Er unter anderem mit Blick auf die Mitarbei-
und Leiter Burkhard Sehm wahrnehmen: bereitet Anträge auf Kulturförderung für terentwicklung. Weitere Schwerpunkte
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Abstimmung in der Gesellschafter- der Stabstelle liegen auf dem Recruiting
des Bereiches betreuen nicht nur die und Delegiertenversammlung auf und und dem Personalmarketing – denn als
Zusammenarbeit mit derzeit über 40 begleitet die geförderten Projekte von eine der größten Verwertungsgesell-
Schwestergesellschaften weltweit, son- Seiten der GVL. schaften für Leistungsschutzrechte
dern konzipieren, planen, berechnen und ist die GVL immer auf der Suche nach
schütten die diversen Verteilungen der Rolf Becker blickt zurück auf eine Talenten, die helfen, Plattformen und
GVL aus. Darüber hinaus berät das Team langjährige Karriere als Cellist an der Services noch weiter zu verbessern.
um Burkhard Sehm die Geschäftsfüh- Deutschen Oper Berlin. Außerdem
rung in sämtlichen juristischen Frage- war er ehrenamtlich in der Deutschen Vor ihrem Einstieg bei der GVL verant-
stellungen und zur Tarifgestaltung. Auch Orchestervereinigung und im Deutschen wortete die studierte Betriebswirtin als
der Kundenservice für Rechtenutzer und Musikrat aktiv. Von 1993 bis 2003 war Personalleiterin, Personalreferentin und
die Bearbeitung von Lizenzverträgen ist er Vorsitzender des GVL-Beirats. Leiterin eines Kundencenters diverse
in diesem Bereich angesiedelt. Themen der Human Resources sowie
die Organisationsentwicklung von Unter-
Burkhard Sehm ist Rechtsanwalt sowie nehmen in der Versicherungswirtschaft,
Diplom-Kultur- und Medienmanager und Pharma- und Biotechbereich sowie
seit 2003 bei der GVL, zunächst war dem Online-Handel. Sie sammelte zu-
er Justiziar, seit 2010 ist er Abteilungs- dem langjährige Erfahrungen im Hoch-
bzw. Bereichsleiter. Bevor er zur GVL schulmarketing, Recruiting und aus ihrer
kam, war er unter anderem bei einem A rbeit für eine Personalberatung.
führenden internationalen Medienkon-
zern und in Kanzleien tätig.30
Bereich IT:
Professionalisierung des
GVL-Anforderungsmanagements
Die Systemarchitektur der GVL basiert auf modular
aufgebauten IT-Lösungen, mit denen die GVL flexibel auf sich
verändernde Rahmenbedingungen und Bedürfnisse der Nutzer
reagieren kann. Um die Vielzahl sehr unterschiedlicher e
xterner
und interner Anforderungen an diese Systeme strukturiert
bearbeiten zu können, ist das Anforderungsmanagement seit
2015 fester Bestandteil der GVL-Organisation.
Die Digitalisierung und der globale Wettbewerb technischen Wandels bei der GVL gehen jährlich
haben auch auf die Arbeit von Verwertungsge- mehrere hundert unterschiedlichste Anforderun-
sellschaften einen immer größeren Einfluss. Wert- gen beim Team Anforderungsmanagement ein. Die
schöpfungsketten und Verarbeitungsprozesse detailliert formulierten Bedürfnisse, die so ermittelt
müssen komplexen Anforderungen genügen und werden, bilden den Optimierungsbedarf innerhalb
flexibel auf Veränderungen reagieren können. Um der Systemarchitektur ab und helfen, die Systeme
sich diesen Herausforderungen zu stellen, betrieb aus Anwender- und Berechtigtenperspektive zu
die GVL in den vergangenen Jahren eine tiefgrei- verstehen und kontinuierlich zu verbessern. In der
fende Neuausrichtung. Nicht nur weitreichende Konsequenz sichert das Anforderungsmanagement
technische Umbrüche fanden im Rahmen dieser damit die stetige Optimierung der Nutzerfreund-
Umstrukturierungen statt. Auch organisatorisch lichkeit an internen und externen Schnittstellen zur
und strukturell wurde der sich kontinuierlich wan- GVL und wirkt damit im Sinne aller Stakeholder.
delnden Umgebung Rechnung getragen. Eine zen-
trale Aufgabe übernimmt hier das Anforderungs- Eine besondere Herausforderung ist die kom-
management: Das Team, das 2015 seine Arbeit plexe Verflechtung dieser Systeme und die aus
aufgenommen hat, wurde 2017 weiter ausgebaut Veränderungen resultierenden Auswirkungen auf
und stärker mit den internen Strukturen und jede Teilkomponente der IT-Landschaft. Bei der
Fachabteilungen der GVL verzahnt. Bearbeitung der Anforderungen muss das An-
forderungsmanagement in der Lage sein, diese
Aufgabe des Anforderungsmanagements ist es, Auswirkungen auf das Gesamtsystem realistisch
die Bedürfnisse, Probleme und Notwendigkeiten zu bewerten. Gemeinsam mit den GVL-Entwicklern
in Bezug auf die technischen Systeme der GVL werden in der Folge zielführende Verbesserun-
zu sammeln, strukturiert aufzuarbeiten und abge- gen in Form von IT-Lösungen konzipiert. Sofern
stimmte Lösungsansätze zu formulieren. Hierbei das Priority Review Board auf dieser Basis die
gilt es insbesondere, die Menge der Anforderun- Umsetzung einer Anforderung beschlossen hat,
gen vor dem Hintergrund ihres Nutzens und der unterstützt das Anforderungsmanagement bei der
Kosten zu bewerten. Diese Bewertung wird ge- Steuerung und der Überwachung des Fortschrittes.
meinsam mit dem im Priority Review Board vertre- Bei größeren Vorhaben erfolgt die Übergabe an
tenen GVL-Management vorgenommen. In diesem ein Projekt. In Projekten unterstützt das Anforde-
Kreis wird dann final über Zeitraum und Form der rungsmanagement ebenfalls bei der Erhebung von
Umsetzung entschieden. In dieser Hochphase des Anforderungen und der Ableitung von Lösungen.31
IT-Anforderungen Umsetzung nicht
zugestimmt
Anforderungsmanagement
Anforderung A
Anforderung B Umsetzung
… zurückgestellt
Anforderungen
werden gesichtet,
erweitert und
zur Priorisierung
vorbereitet
Priority
Review Board
(PRB)
Umsetzung
zugestimmt
Entscheidung:
Entscheidung: Bündelungen zu
Change/Maßnahme einem Projekt
Umsetzung in der IT-Linie Umsetzung als
Wartung/Pflege Projekt:
Softwareentwicklung Projektportfolio
Der Anforderungsprozess der GVL32
Wandel beginnt
im Inneren
Ein wichtiger Leitsatz für Organisationen im unktionalitäten und Feinheiten der darin integ-
F
digitalen Wandel besagt, dass diese Unternehmen rierten neuen technischen Systeme. Den Vorträgen
sich nicht reformieren, sondern nur transformieren schloss sich eine Dialogrunde an, in der alle bis
lassen. Und diese Transformation muss von innen dato offenen Fragen beantwortet wurden.
heraus stattfinden. Seit dem Jahr 2017 laufen die
Kernprozesse der „neuen GVL“ im Wesentlichen Insgesamt wurden bis in den Nachmittag reihum
über zwölf digitale und permanent interagierende 62 einzelne Fachvorträge zu den neuen Prozes-
Systeme. Diese Systemlandschaft wurde in rund sen und Systemen gehalten, die die jeweils in
drei Jahren Projektarbeit neben dem Tagesge- Gruppen aufgeteilten Kolleginnen und Kollegen
schäft und entlang individueller Anforderungen auf den aktuellen Stand brachten. Die in der Re-
entwickelt. gel sehr anschaulichen und mit aussagekräftigen
Beispielen belegten Präsentationen halfen enorm,
Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die eine Verständnisbrücke für jene teils komplexen
neuen Prozesse, Systeme und die damit verbun- Verfahren zu schaffen, die in der GVL zwischen
denen Arbeitsweisen frühzeitig in der Gesamt- der Einnahme von Vergütungen und der Ausschüt-
schau näher zu bringen, veranstaltete die GVL am tung an die Berechtigten stattfinden. Im Rahmen
13. Juli 2017 in einem Berliner Hotel einen Info- der Prozess-Workshops wurden sowohl die neuen
tag. Unter dem Motto „Die neue GVL – Prozesse Arbeitsabläufe im Umgang mit Nutzerverträgen
und Systeme" investierten über vierzig Kollegen und Nutzungen von Lizenznehmern als auch die
mehrere Tage Vorbereitungszeit in die Erstellung Themen Rechteinhaberschaft und Mandate erläu-
verständlicher und anschaulicher Präsentations- tert. Die komplexen Abläufe der Verteilung und die
vorträge zu ihren Fachthemen: Die Experten aus Modalitäten der Ausschüttung standen jedoch als
den eigenen Reihen informierten und erklärten Kernprozesse der GVL im Mittelpunkt der Vormit-
sowohl die neuen Prozessabläufe als auch die tagsagenda.33
Am Nachmittag wurden die wichtigsten neuen Zur Verfestigung des erworbenen Wissens wurde
IT-Systeme und deren Funktionen präsentiert. So mit Unterstützung eines Dienstleisters eigens ein
stellten die Referenten anschaulich dar, wie das Online-Quiz mit spezifischen Wissensfragen über
GVL-Verteilsystem arbeitet und welche Daten in die neuen GVL-Systeme und Prozesse entwickelt.
welcher Form im System der Verteilfinanzen pro- Eingeteilt in sechs Gruppen quizzten die Teilneh-
zessiert werden, um eine Auszahlung an Berech- mer so am Nachmittag spielerisch über ihre eige-
tigte ausführen zu können. Des Weiteren erklärten nen Mobiltelefone um die Wette: Die Teams mit
die IT-Experten, welche Datenbanken die übrigen den meisten richtig beantworteten Fragen wurden
Systeme speisen, nach welchen Regeln Daten- am Abend mit Preisen ausgezeichnet.
sätze abgeglichen, geprüft und weiterverarbeitet
werden und wie alle diese Vorgänge rechtssicher Das Ziel des Infotages, einen guten Gesamtüber-
dokumentiert werden. blick über die komplexen Prozesse und Systeme
zu vermitteln und gleichzeitig nicht zu überfor-
Ein zentraler Programmpunkt dieses Tages war das dern, wurde erfüllt. Die zwölf wichtigsten neuen
Thema Personalentwicklung. Im Rahmen einer um- Systeme der GVL-Informationstechnologie und
fangreichen Präsentation stellte die Gruppe Human deren Einordnung entlang der Kernprozessket-
Resources die geplanten Konzepte für die kontinu- te wurden für alle Mitarbeiter verständlich und
ierliche Personalentwicklung dar und beantwortete greifbarer. Das Konzept der gegenseitigen Wis-
alle Fragen zu diesem Komplex. Insbesondere vor sensvermittlung in Gruppen, über anschauliche
dem Hintergrund der laufenden Transformation zu Präsentationen und im persönlichen Dialog wurde
einer stark digitalisierten und in Teilen automati- von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als
sierten Organisation und der sich damit wandeln- sehr förderlich empfunden. Ein Feedback, das die
den Arbeitsumwelten wurde diesem Vortragsthema GVL ermutigt, die kommenden Informationstage
besondere Aufmerksamkeit geschenkt. in dieser Weise fortzusetzen.Sie können auch lesen
