JURISTEN-SPECIAL - INTELLIGENTE LÖSUNGEN FÜR ANWALT UND NOTAR - NORA-SOFTWARE
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DEUTSCHLAND € 3,90 ÖSTERREICH € 4,10
Intelligente Lösungen
für Anwalt und Notar
Juristen-Special
Wissenswertes
über FACTS
FACTS 10/14:
Special Büromöbel
S
eit fast 25 Jahren liefert FACTS brandaktuelle Storys und
erfreut sich seit dem ersten Tag guter Leserquoten. Ten-
denz steigend. So konnte die Fachzeitschrift in den ver-
gangenen Jahren ihren Umsatz stets erhöhen und hat immer
neue Märkte und Zielgruppen im Visier.
Entscheidend für den anhaltenden Erfolg von FACTS ist vor al-
lem das journalistische Konzept: Die Kombination aus Testma-
gazin und Wirtschaftsmagazin mit den Schwerpunkten Büro-
kommunikation und Büroorganisation setzt eine bestimmte
Ausbildung und Arbeitsweise voraus. In den Anfängen aus-
schließlich auf die Ausarbeitung von Produkttests
fokussiert, baute FACTS im Laufe
der Zeit auch Wirtschaftsartikel in
seine Berichterstattung ein. Die
FACTS 3/15:
Redaktion besteht aus einem er-
sehr gut
IT und Technik
Urteil
fahrenen Team, das seine Kern-
kompetenzen auf dem Gebiet der
5
Bürokommunikation und Büroorga- 10/201
nisation punktgenau an den Leser
bringt. IT-Entscheider, Geschäftsfüh-
rer gehobener mittelständischer Unternehmen, Einkäufer von
Global Playern und Branchenentscheider setzen bei ihrer Inves-
titionsentscheidung auf FACTS.
In den Spezialausgaben behandelt FACTS aktuelle Themen einer
bestimmten Branche und berichtet über Trends in den Bereichen
Hardware, Software und Organisation sowie über intelligente
und stilvolle Büromöbellösungen. Die mehrmals im Jahr publi-
zierten Schwerpunktausgaben, Markt- und Branchen-Specials
sowie Sonderausgaben erreichen – je nach Zielgruppe – zwischen
FACTS-Special 9/15: FACTS 5/15: 40.000 und 60.000 Leser. Insgesamt erreicht die FACTS heute so
Recht, Steuern und Outputmanagement über 500.000 unterschiedliche Entscheider pro Jahr – quer durch
Wirtschaft
alle Branchen. www.factsverlag.de
FACTS VON A bis Z:
Leistungstest, Kauf-
beratung, Company-Story,
Anwenderbericht, Arena
und vieles mehr ...
2 FACTS Sonderveröffentlichung
INHALT Juristen-Special
Branche/Unternehmen komplett elektronisch verlaufenden 74 Alles im grünen Bereich? IT-Monitoring
Rechtsverkehr zu schaffen. erkennt Fehler, noch bevor sie zum
12 Machbar und bezahlbar: Kleine und
32 Hervorragend unterstützt: Rechtsan- Problem werden.
mittlere Unternehmen sind gut beraten,
wälte und Notare haben die Möglichkeit, 136 An der IT kommt keiner vorbei: Für
bei Fragen rund um ihre IT-Strategie
die Kommunikation mit Mandanten und eine moderne IT-Ausstattung bedarf es
auf kompetente und erfahrene
Versicherungen effizienter zu gestalten. der Unterstützung durch Experten.
Partner zu setzen.
38 Output heißt Ergebnis: In vielen INTERIEUR
Betrieben entstehen unnötige Kosten für 8 Anspruch stattgegeben: Seriös, edel
das Ausdrucken papierbasierter Doku- und gediegen – so sollten Juristenkanz-
mente. leien eingerichtet sein.
42 Unterwegs in Sachen Druck: Service- 32 Damit Entscheidungen richtig sitzen:
techniker benötigen eine spezielle Für den Verlauf eines Projekts gibt es
4
Ausstattung: robust, temperaturunemp- nichts Effektiveres als Besprechungen, an
Nora-Impulse: Praxis-
nahe Tipps für Kanzleien findlich und wartungsarm. die sich alle Teilnehmer gerne erinnern.
standen bei der Veran- 40 Auf den Arm genommen: Monitorarme
46 Eng verknüpft – mit NoRA Advanced:
staltung im Vordergrund.
Die Konvergenz von IT-Netzwerken und leisten einen Beitrag dazu, die inkorrekte
Kommunikationslösungen bringt mehr Körperhaltung eines Anwenders zu
Effizienz. verhindern.
AKTUELL 50 Klassiker der Moderne: Charles und
66 „Besser zu geizig als zu großzügig“:
4 Vorbereitung ist alles: Rückblick auf Ray Eames gelang 1958 der Entwurf eines
Ausspäh-Affäre, Datenlecks und
die Kundenveranstaltung „NoRA Impulse Stuhls, der ebenso zeitlos wie unver-
geknackte E-Mail-Konten – das Thema
2015“ in Münster. kennbar für seine Entstehungszeit ist.
Sicherheit beherrscht die IT-Welt derzeit
60 Im Fluss der Arbeit: Moderne Steh-Sitz-
wohl wie kein weiteres.
PRAXIS/Organisation Arbeitsplatzsysteme tragen dazu bei,
16 Mobiler wird’s nicht: Wollen Unter- 58 Raus aus der Grauzone! Mit den GoBD mehr Dynamik in den Arbeitsalltag von
nehmen in der mobilen Arbeitswelt steht erstmals ein verbindliches Nach- Juristen zu bringen.
bestehen, müssen sie ihre Organisation schlagewerk für den Umgang mit elektro-
an die neue Form der Arbeit anpassen. nischen Dokumenten bereit. MEDIZIN UND GESUNDHEIT
68 Wird der Traum Wirklichkeit? 64 Dauerbrenner „Burn-out“: Was es mit
24 Investiert in die Köpfe! Welche
Wie realistisch die Wunschvorstellung dem Modebegriff „Burn-out“ auf sich hat,
Möglichkeiten und Gefahren mit der
des papierlosen Büros ist, erläutert erklärt Prof. Dr. Budde.
zunehmenden Digitalisierung verbunden
sind, erläutert Dirk Remke. Andreas Standopp. TESTS
26 Appetit auf mehr: Die Vodafone-Rechts- 70 „Investieren ist die richtige Entschei- 10 Krug & Priester Aktenvernichter
abteilung stellte von einer überwiegend dung“: Die zunehmende Digitalisierung IDEAL 2503 CC: Mit Sicherheit am besten
papierbasierten Aktenführung auf eine stellt Kanzleien vor die Aufgabe, ihre 42 NoRA App 2.0: Unterwegs, beim
moderne elektronische Form der Akten- Infrastruktur zu überprüfen. Klienten und vor Ort
führung um. 72 So geht kommunizieren heute: Die 48 Francotyp-Postalia PostBase Mini:
30 Heute schon bereit für morgen: Kanzlei grunewald nugel & collegen setzt Zeit gewinnen
Kanzleien tun gut daran, die techni- in Sachen Kommunikation voll auf die 76 Olivetti d-Color MF3504: Der digitale
schen Voraussetzungen für einen Möglichkeiten der modernen Technik. Kanzleihelfer
IMPRESSUM
Verleger: FACTS Verlag GmbH Redaktion Test & Technik und Neue Medien:
Theodor-Althoff-Straße 45, 45133 Essen Christoph Schwantes (cs),
Fax: 0201 87126-810 christoph.schwantes@factsverlag.de
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Norman Patrick Pilz Ressortleitung Media: Sarah Bartel, Urheber- und Verlagsrechte: Alle in dieser Zeitschrift veröffentlichten
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Klaus Leifeld (kl), Bildrechte: Alle Fotos: Produkthersteller oder Fotoagenturen gilt auch für die sonstige Verbreitung, insbesondere in elektronischen Medien.
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Sonderveröffentlichung FACTS 3
AKTUELL Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)
Vorbereitung ist alles
So viel ist sicher: beA kommt.
Laut Bundesrechtsanwalts-
kammer (BRAK) soll die
Ausstattung aller Rechtsan-
wälte mit einem eigenen
Postfach bis Januar 2016
erfolgen. Welche Vorberei-
tungen Kanzleien bereits
heute treffen sollten, um zukünftig einen Weg in die digitale Rechtswelt zu finden,
das stand bei der Kundenveranstaltung „NoRA Impulse 2015“ im Mittelpunkt.
D
as besondere elektroni-
sche Anwaltspostfach
(beA) soll Rechtsanwälten
auf einfache Weise die
Teilnahme am elektroni-
schen Rechtsverkehr er-
möglichen und der Anwaltschaft damit ei-
nen Weg in die digitale Rechtswelt bereiten.
Um Schriftsätze und andere Dokumente auf
elektronischem Weg der Justiz zu übermit-
teln, kann bislang das Elektronische Ge-
richts- und Verwaltungspostfach (EGVP)
genutzt werden. Aber: Während einige Bun-
desländer bereits alle Gerichtsbarkeiten
vollständig für den elektronischen Rechts-
verkehr geöffnet haben, sind in anderen
Ländern die Gerichte bisher nur zum Teil
über das EGVP erreichbar.
Mit dem Gesetz zur Förderung des elekt-
ronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten
(dem sogenanntes ERV-Gesetz) soll die gül-
GUTE RESONANZ:
tige Rechtslage bundesweit vereinheitlicht Fast 150 Besucher
werden, sodass bis spätestens 2020 alle konnte NoRA in
Gerichte elektronisch erreichbar sind. Münster auf dem
Gelände der ehema-
Zwei Jahre später sollen Rechtsanwälte flä-
ligen Germania-Brau-
chendeckend verpflichtet sein, Dokumente erei begrüßen.
den Gerichten elektronisch zu übermitteln.
Daher wird der der EGVP-Bürger-Client am
1. Oktober 2016 endgültig abgeschaltet und
durch einen Nachfolgeclient, der nur der Ausstattung aller Rechtsanwälte mit einem der Kundenveranstaltung „NoRA Impulse
Verwaltung bereits empfangener Nachrich- eigenen beA-Postfach erfolgen. 2015“ zahlreiche nützliche Tipps und Infor-
ten dient und für den kein Support geleistet Wie sich Kanzleien bereits jetzt „fit für mationen. Zum diesjährigen Kundentag lud
wird, ersetzt. Bis Januar 2016 soll laut Anga- beA“ machen und welche Vorbereitungen sie die Unternehmensgruppe mdi & NoRA, ein
ben der Bundesrechtsanwaltskammer die jetzt bereits treffen können – dazu gab auf serviceorientiertes Software- und System-
4 FACTS Sonderveröffentlichung 9/2015 FACTS
CHECKLISTE
Die Experten der Unternehmensgruppe mdi & NoRA gaben den
Besuchern der Kundenveranstaltung einige konkrete Ratschläge
und empfehlen, folgende Vorbereitungen für die Benutzung von
beA zu treffen:
HARDWAREAUSSTATTUNG: ausreichend Arbeitsspeicher sicher-
stellen, aktueller AMD-/Intel-Prozessor, aktuell gängiges
Betriebssystem einsetzen.
KARTENLESEGERÄT: Anschaffung eines Kartenlesegeräts mit
Tastaturblock (PIN-Pad), das in Deutschland für die Erzeugung
einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zugelassen
ist. Zukünftig wird eine Signaturkarte benötigt. Es gibt zudem
Überlegungen, dass dazu eine eigene beA-Karte angeboten
werden soll.
DOKUMENTENSCANNER: Dieser sollte auf verschiedene Auflö-
sungen einstellbar sein – je nach Dokumententyp und Pixel-
dichte. Tipp: Eine geringere Auflösung bedeutet eine geringere
Dateigröße und damit einen einfacheren Versand der Anhänge
einer E-Mail.
SOFTWAREAUSSTATTUNG: Die Eingangspost sollte für die
weitere Bearbeitung und Archivierung digitalisiert werden –
zum Beispiel mithilfe der Postfächer in der „NoRA-Advanced“-
Software.
SPEICHERPLATZ: Achtung! Mit dem Digitalisieren der Hand-
akten wird langfristig mehr Speicherkapazität benötigt.
INTERNETVERBINDUNG: Eine Datenrate von mindestens
2 Mbit/Sekunde sollte vorhanden sein, besser ist eine Rate
von 6 Mbit/Sekunde, die speziell bei Uploads eine größere
Geschwindigkeit bietet.
WEBBROWSER: Firefox, Safari, Chrome, Internet-Explorer.
ARBEITSABLÄUFE: Es empfiehlt sich, alle Unterlagen so bald
wie möglich zu digitalisieren und komplett elektronisch weiter-
zuarbeiten – das heißt, den Schritt hinein in die „papierlose
Kanzlei“ zu tun.
haus mit über 30 Jahren Erfahrung im Um- FACE TO FACE:
gang mit den Ansprüchen und Bedürfnissen Der persönliche
Austausch mit
von Rechtsanwälten, Rechtsabteilungen und
Kunden und Inter-
Notaren, Kunden und Interessenten nach essenten stand
Münster ein – in das Factory-Hotel am Ger- bei der Veranstal-
mania-Campus auf dem Gelände der ehema- tung in Münster
im Vordergrund.
ligen Germania-Brauerei. Mit fast 150 Besu-
chern, vielen davon ist Münster noch aus
ihren Studienzeiten bekannt, gab es in die-
sem Jahre einen neuen Besucherrekord. ternehmensgruppe mdi & NoRA, und machte cher der Spezialsoftware NoRA Advanced
Auch in diesem Jahr standen nützliche Hilfs- den Besuchern damit deutlich, dass es Zeit ist, empfohlen. Welche generellen Vorteile die
mittel und technische Innovationen, die sich zu handeln. Schröders konkrete Empfehlung: Einführung dieser Software – und damit die
für das tägliche Kanzleimanagement einsetzen „Beginnen Sie lieber heute als morgen damit, digitale Aktenführung – für eine Kanzlei oder
lassen, im Mittelpunkt. „Bis zum kommenden Ihre tägliche Eingangspost zu digitalisieren, und ein Notariat hat, verdeutlichte NoRA-Mitar-
Januar müssen Rechtsanwälte so weit vorberei- strukturieren Sie Ihre Arbeitsabläufe so um, dass beiter Michael Stuckenbröker in seinem Vor-
tet sein, dass sie in der Lage sind, Nachrichten sie bestmöglich auf beA ausgelegt sind.“ trag zum Thema „NoRA Best Practices“, der
über beA zu empfangen und zu entschlüsseln“, Als eine mögliche Option in diesem Zu- den Anwendern eine Reihe nützlicher Tipps
sagte Oliver Schröder, Geschäftsführer der Un- sammenhang wurde die Nutzung der Postfä- bot, um das tägliche Arbeiten mit der Soft-
FACTS 9/2011 Sonderveröffentlichung FACTS 5
AKTUELL Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)
zangelegenheiten deutlich beschleunigen.
Laut Angaben von Frank Burkard um bis zu
drei Wochen.
Weitere Vorteile der WebAkte erläuterte
Dominik Bach, Vorstand der e.Consult AG
und Vorstandsmitglied des Softwareindust-
rieverbands elektronischer Rechtsverkehr
(SIVERV ) in seinem Vortag „Ich bin dann
mal sicher …“. Ein nützliches Feature in die-
sem Zusammenhang stellt dabei insbeson-
dere die Neubeauftragungsfunktion der
WebAkte dar. Diese ermöglicht es einem
ware künftig weiter zu optimieren. In stelle ist die Kanzlei Bulex in der Lage, ,di- Rechtsanwalt, neue Mandate direkt via In-
diesem Zusammenhang wies Stuckenbröker rekt über ihre gewohnte „NoRA Advanced“- ternet zu empfangen. Dank der Harmonisie-
auch auf das Trainings- und Schulungspro- Maske mit der WebAkte zu arbeiten. Das rung durch NoRA ist es zudem möglich, alle
gramm von NoRA hin. Neuerdings werden trägt dazu bei, die Kommunikation mit entsprechenden Daten direkt in die Kanzlei-
diese Fortbildungsveranstaltungen auch als Rechtsschutz- und Kfz-Versicherungen effi- software einzulesen. Der Vorteil dieses Ver-
30- bis 40-minütige Online-Webinare ange- zienter zu gestalten. Dokumente müssen fahrens für die Mandanten besteht darin,
boten, was weite Anfahrtswege und unnöti- damit nicht mehr als Brief an die Versiche- dass sich diese selbstständig rund um die
ge Ausfallzeiten spart. rungen gesendet werden, sondern der Aus- Uhr über den aktuellen Stand der sie betref-
tausch erfolgt schnell und sicher über das fenden Mandate informieren können. Das
Internet. Dadurch lassen sich die Bearbei- wiederum soll die Mitarbeiter in Kanzleien
EFFIZIENTER ARBEITEN
tungszeiten von Schaden- und Rechtsschut- und Sozietäten entlasten. (dam)
Erfahrungsberichte im Umgang mit NoRA
schilderte im Anschluss Rechtsanwalt Frank
Burkard, Gründer und Inhaber der Rechts-
anwaltskanzlei Bulex mit Sitz in Augsburg. MANDATE ONLINE:
Dominik Bach,
Das aus sechs Rechtsanwälten und 35 wei- Vorstand der e.Consult
teren Mitarbeitern bestehende Kanzleiteam AG, informierte
hat sich auf Verkehrsrecht spezialisiert. Als die Besucher über
die sogenannte
Mandanten profitieren Unfallgeschädigte
WebAkte.
und Unternehmen der Automobilbranche
von der Kompetenz und der Erfahrung aus
vielen Tausend Fällen, die die Spezialisten
gesammelt haben. „In unserer täglichen Ar-
beit sind Geschwindigkeit, Flexibilität und
Mobilität ganz zentrale Aspekte“, sagte
Frank Burkard. In all diesen Punkten profi-
tiert die Kanzlei vom Einsatz der NoRA-
Software, die erheblich dazu beigetragen
habe, Workflows effizienter und zeitsparen-
der zu gestalten.
Ein weiteres wichtiges Tool in diesem Zu-
sammenhang stellt für Bulex die Nutzung der
sogenannten „WebAkte“ der e.Consult AG
dar. Bei der WebAkte handelt es sich um eine
sicherheitszertifizierte Plattform für die
Kommunikation mit allen Beteiligten. Zur
Kommunikation mit Versicherungen bei-
spielsweise werden spezielle, strukturierte
Datenwege über das Branchennetz des Ge-
samtverbands der Versicherungswirtschaft
genutzt. Mithilfe einer speziellen Schnitt-
6 FACTS Sonderveröffentlichung 9/2015 FACTS
NoRA Advanced macht
mehr aus Ihren Akten.
NoRA Advanced ist unsere modulare Software für Rechts-
anwälte, Rechtsabteilungen, Notare und Inkassobüros.
Durch Schnittstellen, die Integration in andere Programme
und bedarfsgerechte Module bietet NoRA Advanced für
jede Kanzlei genau das passende Softwaremodell und die
optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Die Nutzung ist dabei intuitiv und schnell zu erlernen.
Mit NoRA werden Sie innerhalb kürzester Zeit Ihre
Abläufe organisieren, optimieren und beschleunigen.
NoRA Advanced wird im ständigen Dialog mit unseren
Kunden weiterentwickelt, sodass Ihnen immer eine
aktuelle Software zur Verfügung steht.
Aus der Praxis, für die Praxis!
Sie haben Fragen zu unserem Produkt?
Tel.: 0 54 51 / 9 21-0 · Fax: 0 54 51 / 9 21-88
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Internet: www.nora-software.de NoRA GmbH · Rudolf-Diesel-Str. 32 · 49479 Ibbenbüren
INTERIEUR Einrichtung
Anspruch stattgegeben
BESONDERE AKZENTE: Anders
als sein großer Bruder, der Einzel-
gänger „Perillo“, fühlt sich „Little
Perillo“ in der Gruppe am wohlsten
und eignet sich somit ganz beson-
ders für den Konferenzbereich.
Seriös, edel und gediegen: Das sind die
Begriffe, die den meisten in den Sinn
kommen, wenn sie an die Einrichtung von
Juristenkanzleien denken. So soll es eigentlich
auch sein, vorausgesetzt es entsteht dadurch
keine langweilige und altmodische Atmo-
sphäre. Eine klassisch-moderne Möblierung,
die viel Spielraum für individuelle Gestaltung
zulässt, ist hier genau das Richtige.
S
olide, wertbeständig: So wol- Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, Dauphin HumanDesign Group, gelingt dies
len sich die meisten Kanzleien auf Möbel im klassisch-modernen Design zu problemlos. Das Möbelsystem, konsequent
präsentieren. Die Mandanten setzen, die viel Gestaltungsspielraum zulas- durchdacht und dennoch einfach in der Hand-
sollen Vertrauen entwickeln sen und es erlauben, Arbeitsplätze nach indi- habung, funktioniert nach dem Baukasten-
können. Wirkt das Ambiente viduellen Bedürfnissen und zugleich einheit- prinzip und besteht aus drei Elementen. Das
auf sie jedoch langweilig und lich einzurichten. verchromte Systemrohr, die Systempaneele
unzeitgemäß, dann ist bei der Einrichtung Unmöglich? Keinesfalls. Mit „modul space“ aus vielen unterschiedlichen Materialien und
etwas schiefgelaufen. von Bosse beispielsweise, einer Marke der nicht zuletzt die geschlossenen Knoten ma-
8 FACTS Sonderveröffentlichung 9/2015 FACTS
KOMPLETTEINRICHTUNG:
Für das Chefbüro und sämt-
liche Arbeitsplätze bietet das
umfangreiche Produktportfolio
der Dauphin-Gruppe unzählige
Gestaltungsmöglichkeiten.
Ergonomische Aspekte sowie
die Anforderungen moderner
Arbeitsweisen werden stets
berücksichtigt.
chen es möglich, die Einzelkomponenten be- wendung. So lässt sich in der gesamten Kanz-
liebig zu kombinieren. Es ist somit ein Leich- lei – vom Empfang über sämtliche Büros und
tes, jeder Raumsituation gerecht zu werden. den Konferenzbereich bis hin zur Küche –
eine Einrichtung in durchgängigem Design
realisieren.
DURCHGÄNGIGES DESIGN
Die stilvollen „modul space“-Lösungen
Das intelligente Bosse-System findet ins- verlangen nach ebenso eleganten Sitzmö- großer Bruder, der Einzelgänger „Perillo“,
besondere in den in allen Bereichen einsetz- beln. Diese bieten die weiteren Marken der fühlt sich „Little Perillo“ in der Gruppe am
baren Regal- und Sideboardlösungen An- Dauphin-Gruppe. So setzt der „Little Perillo“ wohlsten und eignet sich somit ganz beson-
von Züco besondere Ak- ders für den Konferenzbereich, in den er sich
zente. Anders als sein leise, doch elegant einfügt – die Verkleidung
mit hochwertigen
Stoffen oder Le-
der lässt ihn ein-
ladend und kom-
fortabel wirken.
Ob für den
Empfangs- und
Wartebereich, das
Chefbüro oder
den Konferenz-
raum: Das um-
fangreiche Pro-
duktportfolio der
„MODUL SPACE“: Dauphin-Gruppe bietet anspruchsvollen
Das durchdachte Möbel- Kanzleien dank der Bündelung der einzelnen
system funktioniert nach
Marken Dauphin, Züco, Trendoffice und Bos-
dem Baukastenprinzip –
die Einzelkomponenten se durchdachte Produkte und unzählige Ge-
lassen sich beliebig staltungsmöglichkeiten. Ergonomische As-
kombinieren, sodass es
pekte sowie die Anforderungen moderner
ein Leichtes ist, jeder
Raumsituation gerecht Arbeitsweisen werden dabei stets berück-
zu werden. sichtigt. (mim)
Sonderveröffentlichung FACTS 9
LangzeitteSt Aktenvernichter IDEAL 2503 CC
Mit Sicherheit am besten
Das Vernichten von Akten ist in einer Rechtsanwaltskanzlei gerade im Hinblick auf
Sicherheitsaspekte ein nicht zu vernachlässigendes Thema. Rechtsanwalt Martin
Lamster aus Freiburg erklärte sich Anfang des Jahres bereit, für die FACTS-Redaktion
den IDEAL 2503 CC von Krug & Priester unter die Lupe zu nehmen, da sein bishe-
riger Aktenvernichter seinen Ansprüchen nicht mehr genügte.
FaCtS: Stellen Sie uns doch bitte Ihre Kanzlei vor. Lamster: Wir versuchen, stets auf dem neusten das Angebot der FACTS-Redaktion angenom-
Martin Lamster: Ich habe die Kanzlei 2012 ge- Stand der Technik zu sein. Unsere Mitarbeiter men, uns den Aktenvernichter IDEAL 2503 CC
gründet. Seit Oktober 2013 unterstützt mich arbeiten mit einem modernen IT-Equipment einmal genauer anzuschauen.
mein Kollege Rechtsanwalt Martijn Stolte. und im Bereich Diktiersysteme haben wir im
Derzeit beschäftigen wir neun Mitarbeiter in vergangenen Jahr komplett von der analogen FaCtS: Wie haben Sie den neuen Aktenvernich-
unserer Kanzlei, die dafür sorgen, dass der auf die digitale Technik umgestellt. ter eingesetzt?
Kanzleialltag optimal verläuft. Unsere Man- Lamster: Pro Woche fallen etwa sieben bis
danten sind mittelständische Unternehmen, FaCtS: Sie hatten sich Anfang des Jahres dazu zehn Säcke zu vernichtende Dokumente an.
Selbstständige und Privatpersonen. entschieden, einen neuen Aktenvernichter an- Hierbei handelt es sich hauptsächlich um Ak-
zuschaffen. Was war der Grund dafür? tenmaterial. Der Aktenvernichter wurde bei
FaCtS: Welche Fachgebiete bedienen Sie? Lamster: Die Anschaffung eines Neugeräts uns bislang hauptsächlich zur professionel-
Lamster: Zu unseren Fachgebieten gehören wurde dringend notwendig, da sich die Si- len Vernichtung von Dokumenten aus Papier
unter anderem das Arbeitsrecht, das Versiche- cherheitsstandards verändert haben. Doku- eingesetzt. Insbesondere nach Ablage der ak-
rungsrecht, das Baurecht, das Erb- und Gesell- mente aus dem Bereich der anwaltlichen Tä- tiven Akten in der Registratur werden die Pa-
schaftsrecht sowie das Zwangsvollstreckungs- tigkeit unterliegen besonderer Vertraulichkeit pierakten auf ein Minimum reduziert, da die
recht und Inkasso. und müssen mit entsprechender Sicherheits- Mandantenakten größtenteils auch in elekt-
stufe vernichtet werden. Diesen Anforderun- ronischer Form vorhanden sind. Problemlos
FaCtS: Wie ist Ihre Kanzlei in technischer Hin- gen war unser alter Aktenvernichter nicht möglich ist mit dem IDEAL 2503 CC aber
sicht ausgestattet? mehr gewachsen. Daher haben wir sehr gern auch das Vernichten von Kreditkarten, CDs
und DVDs.
FaCtS: Welche Erfahrungen haben Sie mit
dem IDEAL 2503 CC gemacht und hat er Ihre
Erwartungen an einen Aktenvernichter er-
füllt?
PRoFESSIonELL
GETESTET: Auch Lamster: Der IDEAL 2503 CC ist mehrmals
die Auszubildende täglich rund 30 Minuten im Einsatz. Die
Isabel Filusch hat Leistungsfähigkeit des Geräts ist beeindru-
den IDEAL 2503
ckend. Es hat während der gesamten Test-
CC im täglichen
Einsatz überprüft. phase stets zuverlässig gearbeitet. Selbst
Heftklammern machen dem Gerät nichts
aus. Der Aktenvernichter bewältigt 13 bis 15
Blatt auf einmal. Werden versehentlich doch
mal mehr Dokumente eingeführt, verhin-
dert die Reversierautomatik mit automati-
scher Abschaltung einen Papierstau. Beson-
ders erfreulich ist auch die Tatsache, dass
der Shredder sehr laufruhig arbeitet. Der
Wechsel des Schnittgutbehälters ist eben-
falls einfach und problemlos möglich. Prak-
10 FACTS Sonderveröffentlichung 9/2015 FACTSGUT DURCHDACHT: Die Bedienung des EnERGIESPAREnD: Diese Funktion sorgt SICHER: Ein zentrales Element des Safety
IDEAL 2503 CC erfolgt intuitiv über den für eine Abschaltung und damit für einen Protection-Systems (SPS) ist die elektronisch
Easy-Switch-Schalter mit Farbsignalen null-Energie-Verbrauch nach 30 Minuten kontrollierte Sicherheitsklappe, die einen
und Leuchtsymbolen. im Stand-by-Modus. Eingriffschutz für die Zuführöffnung bietet.
tisch ist darüber hinaus die Tatsache, dass FaCtS: Was gibt es zur Datensicherheit zu sagen? FaCtS: Wie lautet Ihr Fazit nach dem Test?
das Gerät mit Rollen ausgestattet und des- Lamster: Datensicherheit ist in unserer Kanzlei Lamster: Beim IDEAL 2503 CC handelt es sich
halb ein Standortwechsel leicht möglich ist. ein zentraler Aspekt. Sämtliche Schriftstücke, um ein „Rundum-sorglos-Gerät“, das eine
Die Bedienung des Aktenvernichters erfolgt die Adressdaten oder sonstige personifizierte große Entlastung im täglichen Kanzleiablauf
intuitiv über das Bedienelement Easy- Daten enthalten, werden zu 100 Prozent sorg- darstellt und auf das wir zukünftig nicht mehr
Switch. Lediglich hinsichtlich der selbst fältig vernichtet, damit der Datenschutz ge- verzichten möchten.
durchzuführenden Wartungsarbeiten ist es währleistet ist. Und das ist genau der richtige Klaus Leifeld
hilfreich, die Bedienungsanleitung zu lesen, Einsatzbereich für den IDEAL 2503 CC, da er
denn von Zeit zu Zeit müssen die Schnitt- die Sicherheitsstufe P-4 erfüllt – diese garan-
rollen geölt werden. Die Frage, ob unsere tiert, dass nach dem Shreddern nicht rekonst-
Anforderungen erfüllt wurden, können wir ruierbare Schnittpartikel von nur 4 x 40 Milli-
insgesamt klar mit Ja beantworten. metern erzeugt werden.
Produkt: IDEAL 2503 CC
Beschreibung: Aktenvernichter mit
Sicherheitsstufe P-4
anbieter: IDEAL Krug & Priester
Kontakt: www.ideal.de
IL
WENDERURTE
AN
0
note: 1,
9/2015
BeURteiLUng DeS anWenDeRS
MARTIn LAMSTER, Rechtsanwalt Lieferung / inbetriebnahme:
Funktionalität:
BeWeRtUngSSCHLÜSSeL
1,0 – 1,9 = sehr gut Sicherheit:
2,0 – 2,9 = gut
3,0 – 3,9 = befriedigend
4,0 – 4,9 = ausreichend Preis-Leistungs-Verhältnis:
ab 5,0 = mangelhaft
Sonderveröffentlichung FACTS 11Branche Unternehmen
Machbar und
bezahlbar
Trendthemen wie cloud-computing, BYOD oder Unified communications,
die Frage nach einer effizienten IT-Infrastruktur oder die Themen-
„Dauerbrenner“ IT-Sicherheit und Datenschutz: Kleine und mittlere
Unternehmen sind gut beraten, bei allen Fragen rund um ihre IT-Strategie
auf kompetente und erfahrene Partner zu setzen. Das ist bisweilen mit
einiger Überzeugungsarbeit verbunden, wie hans-hermann Göcke,
Geschäftsführer des IT-Komplettdienstleisters nora, im Gespräch mit
FacTS erläutert.
FacTS: Die Unternehmensgruppe NoRA entwi- schutzbeauftragten im Rahmen des Bundes- Unsere Kunden beschäftigen sich sehr inten-
ckelt und vertreibt nicht nur Spezialsoftware für datenschutzgesetzes bereit. siv mit diesen Themen – je nach Größe und
Rechtsanwälte und Notare, sondern bietet auch Relevanz allerdings durchaus unterschiedlich.
alle Dienstleistungen eines IT-Systemhauses. FacTS: Laut einer Studie, die der IT-Anbieter Daher ist es für uns sehr wichtig, zu diesen
Bitte beschreiben Sie die Unternehmensstruktur Dell in Auftrag gegeben hat, ist der Umgang Themen zum einen über eine hohe Beratungs-
und das Dienstleistungsangebot genauer. mit Trendthemen in der IT wie Cloud-Compu- kompetenz zu verfügen und zum anderen na-
hans-hermann Göcke: Unsere Gruppe steht ting, Big Data, Bring Your Own Device (BYOD) türlich auch die Lösungskompetenz unseren
auf drei Säulen. Zunächst ist dort die Soft- und Desktop-Virtualisierung gerade in mittel- Kunden bereitstellen zu können. Wir haben
ware-Entwicklungs- und Beratungsgesell- ständischen Unternehmen eher zurückhaltend. diese Kompetenzen bereits vor fünf Jahren ge-
schaft für Notare und Rechtsanwälte NoRA Können Sie diese Einschätzung bestätigen? bündelt und ein eigenständiges Unternehmen
GmbH, die sich auf den Zielmarkt „Juristen“ Göcke: Die Ergebnisse dieser IT-Studie kön- innerhalb unserer Gruppe gegründet – die
und „Juristische Fachabteilungen“ speziali- nen wir aus unserer Sicht nicht bestätigen. S+G Web-Services.
siert hat. Dann natürlich unser IT-Systemhaus
mdi GmbH & Co. KG, das sich auf alle Themen IT-eXPeRTen: die unternehmensgruppe noRa
des IT-Geschäfts konzentriert – von der Bera- mit Hauptsitz im westfälischen Ibbenbüren.
tung bis zur technischen Umsetzung und Be-
treuung. Die dritte Säule ist unsere S+G Web-
Services, die sich um die Bereitstellungen von
Diensten und Dienstleistungen rund um das
komplexe Thema Internet kümmert. Hier
handelt es sich um Consulting-, Hosting-Leis-
tungen und typische Rechenzentrumsleistun-
gen. Ein sehr wichtiger Faktor ist aber auch
der Datenschutz und die Datensicherheit. Wir
stellen für unsere Kunden auch den Daten-
12 FACTS SonderveröffentlichungFacTS: Wie unterstützen Sie Ihre Kunden beim
Einsatz und bei der Nutzung von den genann- „Die IT-Infrastruktur eines
ten Technologien?
Göcke: Nehmen wir doch nur ein einziges
Unternehmens wird als ein
Beispiel aus dem genannten Themenkom- Werkzeug zur Erledigung
plex – nämlich BYOD. Jeder, der über ein
anstehender Aufgaben
Smartphone verfügt, möchte natürlich auch
seine E-Mails damit empfangen können – sei wahrgenommen – und sollte
es auf Dienstreisen oder auch nur am Abend. dementsprechend auch
Insofern wird an die IT-Verantwortlichen und
nicht zuletzt an die Geschäftsleitungen der
regelmäßig gepflegt und
Wunsch herangetragen, das zu gestatten – gewartet werden.“
wenn es nicht sogar einfach so eingerichtet
wird. Hier entstehen dann plötzlich ganz HanS-HeRMann gÖCKe,
neue Probleme und Risiken für Unterneh- geschäftsführer des
men und deren Beschäftigte. Wie ist zum Bei- IT-Komplettdienstleisters
noRa gmbH
spiel mit einem Verlust eines Smartphones
umzugehen? Was geschieht bei Datenverlust
oder wie ist zuverlässiger Virenschutz zu ge-
währleisten? Viele Fragen entstehen, die un-
bedingt vor einer Freigabe geklärt werden
müssen. Hier stehen wir dann unseren Kun- übersehen, dass jedes Werkzeug – also auch zeugen. Jedes Produktionsunternehmen
den zur Verfügung und klären die möglichen die IT – gepflegt und gewartet werden muss. kümmert sich ständig und intensiv um seine
Risiken – von der Nutzungsvereinbarung für Wir verstehen darunter, dass regelmäßig Up- Produktionsmaschinen, damit die Fertigung
die Beschäftigten bis zum Virenschutz. dates und Patches eingespielt werden müs- reibungslos funktioniert. Leider wird das bei
sen, dass Firewall und Virenschutz immer up der IT-Infrastruktur oft übersehen. Ein sehr
FacTS: In welchen Bereichen der IT-Infrastruk- to date sein müssen, dass veraltete Produkte, wichtiger Themenkomplex, dem oft nicht ge-
tur haben kleine und mittelständisch geprägte sowohl Hardware als auch Software, durch nug Bedeutung beigemessen wird, ist der Da-
Betriebe Ihrer Einschätzung nach den größten aktuelle Produkte ersetzt werden müssen, tenschutz und die Datensicherheit.
Optimierungsbedarf? dass alle Systeme kontinuierlich überwacht
Göcke: Die IT-Infrastruktur wird in den Un- werden müssen, damit Ausfälle vermieden FacTS: Gerade in diesem Bereich mussten ins-
ternehmen als das wahrgenommen, was sie werden, und insbesondere auch die Ausbil- besondere große Konzerne in jüngster Vergan-
ist: ein Werkzeug zur Erledigung der anste- dung der Beschäftigten im sicheren und ver- genheit so manche Panne und so manchen
henden Aufgaben und Arbeiten. Oft wird aber antwortungsvollen Umgang mit den IT-Werk- Skandal eingestehen. Wie ist es um das Thema
in kleineren Betrieben aktuell gestellt: Haben
die Negativschlagzeilen der Vergangenheit eine
erhöhte Aufmerksamkeit und Investitionsbe-
auf nuMMeR SICHeR: Bei der nutzung reitschaft im Hinblick auf das Sicherheitsthe-
von Smartphones und Tablet-PCs sollten ma bewirkt?
nutzungsvereinbarungen und Themen wie
Virenschutz unbedingt bedacht werden.
Göcke: Aus unserer Sicht gibt es noch immer
erheblichen Nachholbedarf. Denn gerade
kleine Unternehmen und auch der Mittel-
stand glauben oft: So etwas kann uns nicht
passieren, denn wer interessiert sich schon
wirklich für uns? Diese Ansicht ist völlig falsch.
Einerseits hat der Gesetzgeber klare Vorgaben
für den Datenschutz gemacht, die für jedes
Unternehmen, egal wie groß es ist, gültig sind.
Viele Unternehmen haben auch keine sinn-
volle Strategie im Umgang mit mobilen Gerä-
ten wie dem Notebook oder dem Smartphone
und wissen nicht, welche Geräte im Einsatz
und welche Daten darauf gespeichert sind.
FACTS 6/2013 Sonderveröffentlichung FACTS 13Branche Unternehmen
Göcke: Einerseits bieten wir unseren juristi-
augen auf! Vor allem in
kleinen und mittelständischen schen Kunden verschiedene Online-Dienste
Betrieben wird das Thema an. Das sind beispielsweise Adressermittlun-
IT-Sicherheit vielfach gen, gesicherte und direkte Online-Kommuni-
vernachlässigt. Im
kation mit Versicherungen oder auch Re-
ernstfall hat das
fatale folgen. porting-Leistungen. Wir stellen Dienste für
die gesicherte Kommunikation zwischen An-
walt und Mandant bereit, die aktenbezogen in
beide Richtungen abläuft. Und natürlich de-
cken wir die klassischen Webdienstleistungen
wie etwa Providing, Hosting und so weiter ab.
Technisch gesehen garantieren wir unseren
Kunden mit unserem Rechenzentrum eine
hohe Verfügbarkeit, gesicherte und schnelle
Leitungsverbindungen und natürlich, dass ih-
re Daten in unserem Rechenzentrum an unse-
rem Standort liegen – und nicht irgendwo auf
Mit anderen Worten: Viele kleine und mitt- es nach wie vor großen Beratungsbedarf gibt. dieser Welt.
lere Unternehmen gehen mit ihrem Know- Wir empfehlen: Unternehmen müssen sich
how und ihren Daten fahrlässig um. mit der Art und Weise, wie mit Kunden, Liefe- FacTS: Welchen Vorteil hat der Kunde von ei-
ranten und Partnern kommuniziert wird, aus- ner Kooperation mit NoRA?
FacTS: Können Sie das an einem konkreten einandersetzen und sich hierfür Beratung Göcke: Der Vorteil für unsere Kunden ist recht
Beispiel erläutern? leisten. Denn zum Thema Unified Communi- einfach zu beschreiben: Der Kunde hat mit
Göcke: Gerne: Wir sind gerade für eine Orga- cations gehören auch die Einbindung von unserer Unternehmensgruppe einen Partner,
nisation tätig, die mehrere Niederlassungen ERP- und CRM-Systemen, der Webauftritt und der sich um die Infrastruktur, die Anwen-
betreibt. Alle arbeiten auf einem zentralen letztlich sogar der Belegdruck. dungslösung, die Kommunikation, den Web-
Terminalserver. Es existiert keine Firewall, auftritt und die Sicherheit kümmert – also
kein vollständiger Virenschutz und kein wirk- FacTS: Was raten Sie Ihren Kunden hinsicht- einen „All-inclusive-Partner“.
liches Back-up der Daten. Ein Datenschutzbe- lich des Themas?
auftragter ist nicht benannt und so weiter und Göcke: Erst, wenn Ist- und Soll-Zustand fest- FacTS: Die Unternehmensgruppe NoRA wird
so fort. Wenn etwas passiert wäre, hätte die stehen, können Unternehmen eine Strategie in diesem Jahr 40 Jahre alt. In welchem Rah-
komplette Existenz der Organisation auf dem festlegen, ein Ziel beschreiben und ein Bud- men wird dieses Jubiläum gefeiert?
Spiel gestanden. Man hat einfach nur Investi- get bereitstellen. Während der Umsetzungs- Göcke: Um es ganz genau zu nehmen: Das Sys-
tionen gescheut, weil die Verantwortlichen phase, die immer einen längeren Zeitraum temhaus mdi GmbH & Co. KG wird 40 Jahre
dachten, dass diese Ausgaben zu hoch seien. umfasst, muss die Strategie immer wieder alt, die NoRA GmbH 30 Jahre und die S+G
Hier konnten wir letztendlich ein Umdenken überprüft und gegebenenfalls angepasst wer- Web-Services wird fünf Jahre alt. Das sind 75
erreichen und für eine komplette Sicherheit den. Ein kleines oder mittleres Unternehmen Jahre IT-Kompetenz. Wir werden aber kein
sorgen, weil wir nachweisen konnten, dass an- hat in der Regel nicht die personellen Kapazi- großes Fest veranstalten, sondern uns um un-
gemessene IT-Sicherheit nicht nur machbar, täten, um die Strategie zu definieren und ein sere Kunden kümmern. Unser diesjähriger
sondern dabei auch noch bezahlbar ist. solches Projekt erfolgreich umzusetzen. Da- Kundentag findet deshalb in einem eher un-
her der Rat, ein kompetentes Systemhaus, das gewöhnlichen Rahmen statt. Noch in diesem
FacTS: Ein anderes kontrovers diskutiertes sich mit dem gesamten Themenkomplex bes- Monat treffen wir uns mit unseren Kunden in
Thema sind Lösungen rund um das Thema tens auskennt, für die Beratung und dann für der Automanufaktur Wiesmann in Dülmen im
Unified Communications. Für die einen das die Umsetzung zu beauftragen, damit die Vor- Münsterland. Wiesmann ist ein handwerkli-
Zukunftsthema überhaupt, sind andere weit- teile, die Unified Communications bieten, cher Hersteller von edlen Roadstern, die unter
aus skeptischer und verweisen auf hohe Inves- sich auch einstellen und sich damit auch sehr Kennern höchste Anerkennung genießen. Wir
titionskosten, eine unüberschaubare Komple- schnell „rechnen“. werden unsere Kunden über unsere neuesten
xität und hohen Schulungsaufwand in der Produkte informieren, intensive Gespräche
Einführungsphase. Wie ist Ihr Eindruck? FacTS: Über die S+G Web-Services bietet NoRA führen, die Manufaktur wird sich präsentieren
Göcke: In vielen kleinen und mittleren Unter- ihren Kunden auch Webdienstleistungen an, und wir werden es uns natürlich auch ein we-
nehmen herrscht der Gedanke vor, mit Uni- die über ein eigenes Rechenzentrum bereitge- nig gut gehen lassen. Wir freuen uns schon
fied Communications sei die Einführung einer stellt werden. Für welche Kunden ist dieser Be- riesig darauf.
neuen Telefonanlage gemeint. Das zeigt, dass reich besonders interessant? Daniel Müller g
42
14 FACTS 6/2013
FACTS Sonderveröffentlichung 6/2013 FACTS
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Mobiler
wird’s nicht
Die neue Arbeitswelt ist „mobil“ – so viel steht fest.
Wollen Unternehmen in dieser Welt dauerhaft
bestehen, müssen sie als Erstes die dafür notwen-
digen Rahmenbedingungen schaffen, das heißt ihre
Organisation und vor allem ihre Unternehmenskultur
an diese neue Form der Arbeit anpassen. Denn
längst reicht es nicht mehr aus, sich die Technologie
zunutze zu machen.
46
16 FACTS 2/2015
FACTS Sonderveröffentlichung 2/2015 FACTSD
er Effizienzdruck, das
Voranschreiten neuer
Technologien und nicht
zuletzt die Globalisie-
rung zwingen Unter-
nehmen wirtschafts-
weit dazu, mehr Flexibilität in ihre
Organisation zu bringen.
Somit entstehen neue Arbeitsformen,
wie die Durchführung von Projekten in vir-
tuellen Teams oder die Teilnahme an Web-
konferenzen. Vor allem das Arbeiten von
zu Hause im sogenannten „Home-Office“
oder an jedem beliebigen Ort zu jeder be-
liebigen Zeit gewinnt an Bedeutung und
sowohl Unternehmen als auch ihre Be-
schäftigten versprechen sich davon etliche
Vorteile. Das Genießen dieser Vorzüge
setzt allerdings voraus, dass den „Mobilen“
die richtigen Werkzeuge und geeignete
Strukturen zur Verfügung stehen.
ChaotisChe ZustänDe
Damit sie ihre Tätigkeit von unterwegs
mit der gleichen Effizienz wie am Arbeits-
platz verrichten können, sind die „Laptop-
Nomaden“ darauf angewiesen, von überall
und mit jedem Endgerät auf die benötig-
ten Systeme und Informationen problem-
los zugreifen zu können. Die technischen
Voraussetzungen dafür sind zentralisierte
ITK-Architekturen, die den Anwendern
den Echtzeitzugriff auf Daten und Appli-
kationen garantieren und es erlauben,
verschiedene Systeme und Anwendungen
unter ein Dach zu bringen. Im Gegensatz
zu wildwüchsigen und heterogenen IT-
Strukturen lassen sie sich ohne großen
Aufwand und mit reduzierten Betriebs-
kosten pflegen und administrieren. Insge-
samt kann der Einsatz von Virtualisie-
rungstechnologien deutliche Vorzüge
schaffen: Nicht nur, dass er es möglich
macht, die IT-Ressourcen besser aufzutei-
len; auch stellt er Server- oder Desktop-
Applikationen ohne örtliche Installation
zur Verfügung.
Doch wie sieht es in der Praxis aus mit
der Mobilität? Viel zu oft müssen sich mobi-
le Arbeiter mit unzureichenden oder gar
schlechten Leistungen der benutzten Anwen-
dungen herumplagen und beschweren
FACTS
2/2015 FACTS
Sonderveröffentlichung 47
17Praxis Mobiles Arbeiten
sich infolgedessen vehement bei den zu-
ständigen IT-Kollegen. Der Grund: Die durch MobiLe MiTArbeiTer: sie sind darauf angewiesen, von
die Pflege der immer zahlreicher werdenden überall und mit jedem endgerät auf die benötigten systeme
Systeme und Applikationen überlasteten IT- und informationen problemlos zugreifen zu können.
Abteilungen schaffen es nicht, das reibungs-
lose Funktionieren aller Anwendungen zu si-
chern. So herrscht zunächst Chaos, wo
eigentlich eine Verbesserung der Geschäfts-
abläufe eintreten sollte.
Vor allem siCherheit
Hinzu kommt ein Aspekt, der viel zu oft in
Vergessenheit gerät: die Sicherheit. Bedauerli-
cherweise gehen sowohl Unternehmen als
auch ihre Beschäftigten mit dem Thema im-
mer noch überaus sorglos um. Denn nicht nur
verlässlich, sondern auch sicher sollte er sein,
der Zugriff auf die Firmennetze. „Der Schutz
sensibler Informationen muss gewährleistet
werden. Das heißt, nur berechtigte Mitarbei-
ter dürfen Zugang zu bestimmten Inhalten
haben und der Zugriff auf Dokumente und In der Tat bedürfen die Endgeräte und die gang zu unternehmenskritischen Anwendun-
Anwendungen von mobilen Geräten muss si- Kommunikation mit dem Unternehmensnetz gen ein großes Risiko darstellt.
cher sein“, erläutert Norbert Höpfner, Head of der gleichen Absicherung wie Systeme und Zu- Schwierigkeiten bereitet dabei vor allem die
Printing Solutions Samsung Electronics GmbH. gänge im lokalen Netz. Daher will ihre Integra- Vielfalt der Geräte und der Kommunikations-
„Ein umfassendes Sicherheitskonzept und tion in die IT-Infrastruktur gut überlegt sein. technologien. Notebooks oder Tablet-PCs, die
leistungsfähige, darunter auch cloudbasierte Fakt ist aber, dass in vielen Unternehmen sich per WLAN über öffentliche Hotspots ins
Lösungen sind daher sehr wichtig.“ die Nutzung mobiler Endgeräte für den Zu- Unternehmensnetz einbinden lassen, brau-
chen die gleiche Unterstützung wie etwa
Smartphones, die mit unterschiedlichen Syste-
„Nur berechtigte Mitarbeiter dürfen Zugang zu men laufen und mobile Datendienste wie GPRS
(General Packet Radio Service) oder UMTS
bestimmten Inhalten haben und der Zugriff (Universal Mobile Telecommunication System)
auf Dokumente und Anwendungen von nutzen. Sehr oft benutzen sogar Mitarbeiter
unterwegs ihr privates System, und die Sicher-
mobilen Geräten muss sicher sein. Ein
heitsverantwortliche haben darauf keinen Zu-
umfassendes Sicherheitskonzept griff. Klar, dass sich da Virenschreibern und
und leistungsfähige, darunter anderen Hackern viele Angriffswege bieten.
In der Tat steigt laut Studien von Markt-
auch cloudbasierte Lösungen beobachtern die Anzahl an Mitarbeitern –
sind daher sehr wichtig.“ im Übrigen nicht nur mobilen –, die ihre
privaten Notebooks auch am Arbeitsplatz
norberT höPfner, head of Printing benutzen. Besonders kleine und mittelstän-
solutions samsung electronics gmbh dische Unternehmen (KMU) seien von die-
ser Sparmöglichkeit angetan: Mehr als die
Hälfte von ihnen würde es ihren Angestellten
„gestatten“, mit dem im eigenen Besitz ste-
henden Gerät in der Firma zu arbeiten – die
anderen müssten wohl oder übel ihren Be-
schäftigten die Nutzung von privaten Smart-
phones, Tablets und Ähnlichem am Arbeits-
platz gestatten. Mitarbeiter würden lediglich
48
18 FACTS 2/2015
FACTS Sonderveröffentlichung 2/2015 FACTSfen. Die Absicherung gegen unerwünschten
Zugriff ist umso einfacher und effektiver, je
weniger mobile Plattformen und Technologie
es zu verwalten gilt.
Wichtig: Die Geräte sollte ausschließlich
die IT-Abteilung konfigurieren. Auch sollte
sie so wenig Anwendern wie möglich Zu-
griffsrechte erteilen, und dies ohne Ausnah-
me, wie etwa für leitende Mitarbeiter.
Daten können aber auch auf noch einfa-
chere Weise als durch kriminelle Angriffe in
falsche Hände geraten, beispielsweise, wenn
Laptops oder Smartphones irgendwo verges-
sen oder verloren werden. Gegen Verlust oder
Diebstahl hilft nur eine vollständige Ver-
schlüsselung der Daten auf dem Gerät. Den
Zugang zu den Daten erschweren bereits häu-
fig wechselnde Passwörter: Dies können auch,
je nach System und Einsatzbereich, biometri-
sche Verfahren wie etwa Fingerabdruckleser
sein. Es ist jedenfalls wichtig, dass die Policy
genau festlegt, wer im Fall von Verlust oder
Diebstahl zu benachrichtigen ist. So kann das
Technische DefiziTe: Viel zu oft müssen sich mobile Arbeiter mit unzureichenden verloren gegangene Gerät unmittelbar vom
oder gar schlechten Leistungen der benutzten Anwendungen herumplagen.
Zugang zum Netz getrennt werden. Bei Smart-
phones oder Handys wird die SIM-Karte sofort
von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, Vor allem sollten sie festlegen, welche mobi- gesperrt.
weil sie die langsamen Firmenrechner und len Geräte die Mitarbeiter für den Zugriff auf Und schließlich bilden Malware und Soft-
das dadurch mühsame Erledigen ihrer Auf- Unternehmensanwendungen benutzen dür- warefehler ebenfalls ein erhebliches Risiko.
gaben leid wären. Zwar sollen den Experten
nach in vielen Fällen durch dieses Phäno-
men, das sogenannte BYOD (Bring Your Own
Device), Produktivitätssteigerungen zustan-
de kommen, doch die Sicherheit kommt da-
bei häufig zu kurz.
WiChtige sChutZmassnahmen
Um alle diese Gefahren in Schach zu hal-
ten, erweisen sich ausführliche Schutzmaß-
nahmen als unverzichtbar. Damit ist nicht
nur die Absicherung der Systeme und des
Zugangs zu Unternehmensdaten gemeint,
sondern auch organisatorische Maßnah-
men. Die Unternehmen und ihre IT-Admi-
nistratoren sind gut beraten, Sicherheits-
richtlinien für die Mitarbeiter sowie Regeln
für das Management der Geräte zu definieren
und konsequenterweise für ihre Einhaltung
zu sorgen.
Diese Richtlinien oder sogenannten Poli-
cys für Notebooks, WLANs, PDAs und Han- höchsT beDenkLich: bedauerlicherweise gehen sowohl Unternehmen als auch ihre
beschäftigten mit dem Thema sicherheit immer noch überaus sorglos um.
dys müssen ein paar wichtige Aspekte regeln.
FACTS
2/2015 FACTS
Sonderveröffentlichung 49
19Praxis Mobiles Arbeiten
Access-Points verbinden können, die außer-
halb der Firewalls angesiedelt sind: Die Mitar-
beiter gehen ihren Tätigkeiten nach, als wären
sie auf Reisen.
Und schließlich nicht zu vergessen: wenn
mobile Mitarbeiter Voice over IP (VoIP) nut-
zen. Dies erfolgt meistens über WLAN und
öffentliche Hotspots. Um das Telefonieren
über digitale Netze abhörsicher zu machen,
gibt es ebenfalls die Möglichkeit, ein VPN ein-
zusetzen. Bei VPNs werden mittels IP-sec eine
Zugangskontrolle sowie die Datenintegrität,
die Teilnehmerauthentifizierung und die kom-
plette Verschlüsselung der Sprachdaten si-
chergestellt. Bestens geeignet für den Schutz
von VoIP-Verkehr ist jedoch der Standard
SRTP-(Secure Real Time Transport Protocol)
RFC 3711. Es handelt sich dabei um ein Proto-
koll, das die Signalisierungsdaten und die
Nutzdaten verschlüsselt, und zwar ohne Qua-
litätsverlust der Sprachübertragung.
Ungebrochener TrenD: Laut studien von Marktbeobachtern steigt die Die riChtige Betreuung
Anzahl an Mitarbeitern – im Übrigen nicht nur mobilen –, die ihre privaten
notebooks auch am Arbeitsplatz benutzen. Was die heute zur Verfügung stehende
Technologie angeht, sind also die Vorausset-
zungen dafür vorhanden, eine zwar nicht
Dagegen hilft nur ein effektives, zentral ge- der Firma auf. Über diesen „Tunnel“ ist es hundertprozentige, aber doch relativ gute Si-
steuertes Update-Management, das sowohl nun möglich, Informationen zu kommuni- cherheit beim Arbeiten fern der Firmengelän-
die Aktualisierung der Antivirensoftware als zieren. Eine VPN-Software erlaubt es, die Da- de zu garantieren. Doch ist eine Kette nur so
auch die Patches für Softwarefehler oder neue ten zu verschlüsseln und sie an eine Gegen- stark wie ihr schwächstes Glied. Und wie so oft
Realeases verwaltet. Gegen technische Defek- stelle zu senden. ist das der Mensch, der durch Achtlosigkeit die
te, die Datenverlust verursachen, hilft nur die Ein VPN ist allerdings nur dann sicher, strengsten Maßnahmen zunichtemacht. Des-
Rücksicherung der Daten. wenn nicht gleichzeitig die Möglichkeit be- halb sind Unternehmen und ihre Administra-
Deutlich mehr Aufwand als der Schutz der steht, eine direkte Verbindung ins Internet zu toren gut beraten, das Management der exter-
Geräte verursacht die Absicherung der Zu- erstellen. In diesem Fall wird das VPN zur nen Netzwerkzugänge zu zentralisieren, um
gangsnetze. Wenn Mitarbeiter von unterwegs Schwachstelle und dient als Einfallstor zum diese besser kontrollieren zu können. Ange-
zum Beispiel per WLAN über öffentliche Hot- Firmennetz. Überhaupt können alle Geräte nehme Nebenwirkung: eine beträchtliche
spots auf das Unternehmensnetz zugreifen, mit einer IP-fähigen drahtlosen Schnittstelle, Senkung der IT-Kosten.
garantiert ein virtuelles privates Netz (VPN) ob Bluetooth, WLAN, GPRS oder UMTS, zu Die Bereitstellung technisch erprobter
mit einem von der IT-Abteilung kontrollierten einer Bedrohung für das Firmennetz werden, Werkzeuge reicht allein dennoch nicht aus, um
Endpunkt die bestmögliche Sicherheit, lautet wenn sie wieder mit ihm verbunden sind. Ei- Unternehmen in Sachen Mobilität auf die
die Empfehlung des Bundesamtes für Sicher- nerseits können sie infiziert sein, andererseits Überholspur zu bringen. Es gilt, die „Mobilen“
heit in der Informationstechnik (BSI). kann es passieren, dass die Schnittstelle noch auch richtig zu betreuen. Sonst droht Chaos.
aktiv ist. Somit ist ein eventueller Angreifer in Das Risiko, dass die Mitarbeiter jenseits der
der Lage, das Gerät als Router oder Bridge zu Firmengelände mit der Zeit der Isolation ver-
DurCh Den „tunnel“
nutzen und sich so in das Firmennetz einzu- fallen und somit die Kohäsion der Arbeitsteams
In der Tat werden VPNs oft benutzt, wenn binden. Dagegen hilft es, mittels Skripten zu infrage stellen, ist ziemlich groß. Für Unter-
es darum geht, Mitarbeitern außerhalb eines testen, ob sich das Gerät im Firmennetz be- nehmen und ihre Manager gilt es daher, die
Unternehmens Zugriff auf das interne Netz findet, und wenn dies der Fall ist, alle draht- Produktivität von Männern und Frauen, die sie
zu gewähren. Dabei baut der Computer des losen Schnittstellen abzudrehen. Oder es nur sporadisch sehen, so gut wie möglich zu
Mitarbeiters eine VPN-Verbindung zu dem wird veranlasst, dass drahtlose Geräte auch optimieren. Dabei gibt es einige Punkte, denen
ihm bekannten VPN-Gateway (Computer) auf dem Firmengelände sich immer nur mit sie unbedingt Beachtung schenken sollten.
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FACTS Sonderveröffentlichung 2/2015 FACTSSie können auch lesen
