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P A G E S A B A C U S
Editorial Pages 3/2005
Dankeschön!
Un grand merci !
20 Jahre Très chère lectrice, très cher lecteur
Un feu d'artifice original était le sommet
de la célébration du jubilée pour l'anniver-
saire des vingt ans d'ABACUS. Nous l'a-
vons célébré le 26 août dernier. Le specta-
cle devait exprimer notre joie, de l'idée née
il y a plus de vingt ans de fonder une ent-
reprise de logiciel, qui s'est transposée en
une entreprise développant aujourd'hui de
manière performante.
Il faut aussi en même temps comprendre
que beaucoup d'idées et développements
enflammés doivent aussi à l'avenir être
attendus de l'entreprise ABACUS qui éclai-
rera le marché comme un feu d'artifice.
Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter In die Festfreude mischt sich aber jedoch Dans la joie de la célébration, nous devons
Leser das Bewusstsein, dass der Erfolg und letzt- être conscient que le succès et en fin de
lich das unternehmerische Glück, das uns compte la chance de l'entreprise que l'on
Ein originelles Feuerwerk war der Höhe- bis anhin beschieden war, nicht als selbst- nous a accordés, ne se mélange pas comme
punkt des Jubiläumsfests zum zwanzigjäh- verständlich betrachtet werden dürfen. Die une évidence. Les catastrophes naturelles
rigen Geburtstag der ABACUS. Gefeiert Naturkatastrophen, die dieses Jahr nicht de cette année que nous avons rencontrés,
wurde am 26. August. Das Spektakel sollte nur andere Kontinente und Länder, son- non seulement dans les autres continents
unserer Freude Ausdruck geben, dass die dern diesen Spätsommer auch die Schweiz et pays mais aussi en cette fin de l'été en
vor über zwanzig Jahren entstandene Idee, getroffen haben, führen uns den schmalen Suisse, nous ouvrent clairement les yeux
eine Softwarefirma zu gründen, sich in ein Grad zwischen Glück und Unglück deutlich sur le degré étroit entre la chance et le
nachhaltig entwickelndes Unternehmen vor Augen. Darum haben nicht nur ABACUS malheur. C'est pourquoi ABACUS, en tant
umgesetzt hat. Gleichzeitig darf und soll es als Firma selbst und die Mitarbeiter nach qu'entreprise et les collaborateurs n'ont
durchaus so verstanden werden, dass auch der Tsunami-Katastrophe aus vollen Her- pas seulement fait des dons après la cat-
zukünftig aus dem Hause ABACUS viele zen gespendet. Aus Anlass des zwanzigjäh- astrophe du Tsunami. En raison de cette
zündende Ideen und Entwicklungen zu er- rigen Jubiläums haben wir auch für die année de jubilée, nous avons aussi transfé-
warten sein sollen, die den Markt wie ein Hochwassergeschädigten einen Betrag von ré un montant de 20'000 francs à la chaî-
Feuerwerk erhellen werden. 20'000 Franken an die Glückskette über- ne du bonheur pour les personnes lésées
wiesen. des inondations.
ABACUS
Freundliche Grüsse Avec nos meilleures salutations.
Ihr Pages-Team Votre team Pages
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Pages 3/2005 Aktuell
Erster ABACUS PPS-Berater ist zertifiziert
Eine Investition in die Zukunft
PPS-
T oni Kägi von der bsb.info.partner AG ist der erste ABACUS-Berater, der mit dem ABACUS PPS-Zertifikat
ausgezeichnet worden ist. Er erfüllt dank seinen Qualifikationen und den erfolgreich realisierten PPS-
Projekten alle Anforderungen des neuen ABACUS-Zertifizierungsprogramms.
Voraussetzungen für die Zertifizierung
Mindestens drei produktiv eingeführte Lö-
sungen müssen durch den betreffenden
Berater federführend realisiert worden
sein.
Erfolgreiche Projekte von Toni Kägi bei
der bsb.info.partner AG
Bei den folgenden drei Unternehmen hat
Toni Kägi die ABACUS PPS-Software er-
folgreich implementiert:
Schmid AG, Eschlikon
Mit dieser Zertifizierung startet ABACUS Ziel des Zertifizierungsprogramms Produktion von Holzfeuerungen
ein Programm, in dem qualifizierte Berater Mit der Einführung dieses Programms will Spezialität: Sowohl die Produktion von
sich von der ABACUS für gewisse Produkte ABACUS erreichen, dass Kunden und Inter- Standardheizungen wie auch die individu-
speziell ausweisen lassen können. Alle essenten eine optimale Transparenz über ellen Anlagenprojekte können vollumfäng-
Auszeichnungen erfordern ein Spezialwis- die Qualifikationen von ABACUS-Beratern lich mit dem PPS abgewickelt werden.
sen und werden für die folgenden Bereiche und ihren Unternehmen erhalten. Zudem
vergeben: soll damit auch die Qualität der Beratungs- Riseria SA, Taverne
leistungen gesteigert werden. Reismühle, zum Migros Genossenschafts-
• Produktionsplanung und -steuerung PPS bund gehörig
• AbaShop E-Commerce Nutzen für Vertriebspartner Spezialität: Siloverwaltung auf Basis Kapa-
• Workflow Die Zertifizierung von ABACUS-Beratern zitätsplanung
• AbaForm Rapport Scanning erlaubt den Vertriebspartnern eine Diffe-
renzierung gegenüber Mitbewerbern. Die Lustenberger + Dürst AG, Cham
Weitere ABACUS-Programme, für die sich Auszeichnung kann als Marketing-Instru- Affinage und Verpackung von Käse
Berater zertifizieren lassen können, sind in ment eingesetzt werden. Bei der Lead-Ver- Spezialität: Zwei Lagereinheiten (Laib und
Planung. teilung werden entsprechend qualifizierte Kilogramm) werden durchgängig im Ein-
ABACUS-Berater und ihr Unternehmen von kauf, Verkauf und der Produktion verwal-
der ABACUS besonders berücksichtigt. tet. Chargenverfolgung vom Eingang bis zu
Dies geschieht auch zum Schutz der vom den einzelnen Portionen.
Vertriebspartner getätigten Investitionen in
Ausbildung und Know-how des zertifizier-
ten Beraters.
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Aktuell Pages 3/2005
Berater
Martin Lussi, Lustenberger + Dürst AG, Cham
”Die Implementierung der ABACUS-ERP-Gesamtlösung mit integriertem PPS ist absolut
reibungslos abgelaufen. Dabei sind die Berater auf unsere Bedürfnisse eingegangen und
haben es verstanden, unser spezielles Business der Käseverarbeitung mit der Standard-
software ABACUS umzusetzen. Wir haben heute eine optimale Lösung im Einsatz und
sind damit sehr zufrieden. Toni Kägi als PPS-Spezialist hat uns dabei sehr kompetent und
effizient unterstützt. Dank seiner Unterstützung sind wir in nur dreieinhalb Monaten nach
Auftragserteilung zu einem produktiv laufenden System gekommen.”
Portrait Toni Kägi
1992 Abschluss Ingenieurstudium am NTB Buchs SG
1999 Abschluss Wirtschaftsingenieur STV an der KS St. Gallen
1999 Erstes PPS-Projekt als Projektleiter bei Heberlein Fasertechnologie AG in
Wattwil
2000 - 2004 idesco AG: Mitarbeit bei diversen PPS-Projekten
Seit 2004 Projektleiter bei bsb.info.partner AG
Toni Kägi zum PPS-Partner-Zertifikat Für Auskünfte zu den realisierten PPS-Pro-
”Ich bin stolz, dass ich der Erste bin, der mit einem ABACUS PPS-Zertifikat ausgezeich- jekten wenden Sie sich an:
net worden ist. Mit Jürg Stricker, dem heutigen ABACUS-Supportleiter, habe ich während
dreieinhalb Jahren einen kompetenten und erfahrenen PPS-Spezialisten als ”Lehrmeis-
ter” gehabt. Die bsb.info.partner bietet mir das ideale Umfeld, um mein Know-how in
vielfältigen Kundenprojekten umzusetzen wie zum Beispiel zurzeit im Anlagenbau und in
der Lebensmittelbranche. Ich bin der Meinung, dass dieses Zertifizierungsprogramm ein
guter Schritt in die richtige Richtung ist, um die Beratungsqualität weiter zu steigern.” bsb.info.partner AG
Toni Kägi
Sonnenstrasse 27
CH-9000 St. Gallen
Telefon 071 243 60 10
toni.kaegi@bsbip.ch
www.bsb-info-partner.ch •
zertifiziert
v.l.n.r.: Andreas Brauchli, bsb; Toni Kägi, bsb;
Martin Riedener, ABACUS; Christian Schneider, bsb
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Pages 3/2005 Aktuell
Lieferantenrechnungen digitalisieren
und archivieren
digita
Steuerverwaltung gibt OK für digitales Archiv
M it der ABACUS Archivierung besteht die Möglichkeit, Papierrechnungen mit einem Scanner einzulesen
und als digitalisierte Dokumente in elektronischen Dossiers oder Archiven abzuspeichern. Die Eidge-
nössische Steuerverwaltung hat auf eine entsprechende Anfrage von ABACUS bestätigt, dass auch digital
aufbewahrte Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Die schriftliche Antwort der Hauptabtei-
lung Mehrwertsteuer der Eidgenössischen
Steuerverwaltung lautet wie folgt:
Frage 1: Die eingescannten Belege
können jederzeit angeschaut und
wenn nötig auf Papier ausgegeben
werden. Somit wäre die Ziffer 947 der
Wegleitung eingehalten. Doch reicht
dies für Vorsteuerbelege?
Im 1. Absatz von Randziffer (Z) 0947 der
Wegleitung 2001 (WL) wird gesagt, dass
die übrigen Geschäftsbücher, die Bu-
chungsbelege und die Geschäftskorres-
pondenz auch elektronisch aufbewahrt
werden können. Kreditorenrechnungen Frage 2: Wir können wenn nötig beim a. die Vollständigkeit und Richtigkeit der
werden der Geschäftskorrespondenz zu- Scannen auch die eingescannten Bele- Informationen gewährleistet bleiben;
gerechnet. Im Original aufbewahrt wer- ge signieren, so dass eine allfällige spä- und
den müssen nur Unterlagen und Belege, tere (böswillige) Veränderung des PDF b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit
bei denen die Möglichkeit der Wieder- ersichtlich ist. den gesetzlichen Anforderungen wei-
gabe in beliebiger Anzahl zu Unklarhei- terhin genügen.
ten oder Missbrauch Anlass geben könn- Gestützt auf Art. 3 der Verordnung über
te; z.B. Einfuhrsteuerausweise und Aus- die Führung und Aufbewahrung der Ge- Dies heisst, dass entsprechende Vorkeh-
fuhrdokumente der EZV (Z 948). schäftsbücher (GeBüV) muss die Ge- ren getroffen worden sein müssen, um
schäftskorrespondenz so erfasst und auf- diese Bestimmungen einzuhalten. Die
bewahrt werden, dass sie nicht geändert Notwendigkeit einer digitalen Signatur
werden kann, ohne dass sich dies fest- richtet sich gemäss Art. 9 GeBüV nach
stellen lässt. Beim Übertrag auf andere der Art des Aufbewahrungsmediums. Die
Informationsträger muss gemäss Art. 10 GeBüV erwähnt digitale Signaturver-
ar
Abs. 2 GeBüV fahren bei veränderlichen Datenträgern
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lisieren
Digitale Signatur für Authentizität und
nur als Beispiel. Würde jedoch ein ande- Unverändertheit Vorteile der ABACUS Archivierung
rer Integritätsschutz verwendet, so wäre Für das Scannen von Originalbelegen wie
ein solcher nur zulässig, wenn er nach- Rechnungen wird in der kommenden • Einfache Lösung ohne grossen Schu-
weislich das gleiche oder ein höheres Ni- ABACUS-Version 2006 die Möglichkeit ge- lungsaufwand
veau aufweisen würde, wie dies mit schaffen, dass die als PDF gescannten Un- • Belege können mit AbaScan als PDF
asymmetrischen Kryptoverfahren erreicht terlagen digital signiert werden können. digitalisiert und volltextindexiert wer-
werden kann. Durch das digitale Signieren der Belege den
wird das Dokument nicht nur mit der digi- • Einfache und schnelle Suche mit
Frage 3: Ziel ist es, die Vorsteuer-Pa- talen Signatur der entsprechenden Person, AbaPilot über Stammdaten, Bewe-
pierbelege nach der Digitalisierung sondern auch mit einem Zeitstempel verse- gungsdaten, Archive/Dossiers
nicht mehr in Papierform abzulegen. hen, so dass erkennbar ist, wann und • Visualisierung gescannter Belege di-
durch welche Person die PDF-Datei erstellt rekt aus der Auswertung oder AbaPilot
Gemäss Art. 957 Abs. 4 des Obligatio- wurde. • Daten können auf einen Datenträger
nenrechts hat elektronisch aufbewahrte (z.B. CD/DVD) ausgelagert werden. Da-
Geschäftskorrespondenz die gleiche Be- Komfortables Auffinden der Belege bei wird ein neuer Suchindex auf dem
weiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel Mit der Suchmaschine AbaPilot lassen sich entsprechenden Datenträger erstellt.
lesbar ist. Wie zu Ihrer ersten Frage aus- einzelne Belege und auch deren Verknüp-
geführt, stehen auch die mehrwertsteuer- fungen mit den entsprechenden Buchun-
lichen Bestimmungen einer elektroni- gen und Transaktionen in kürzester Zeit
schen Aufbewahrung nicht entgegen. selbst bei grossen Datenmengen finden. ABACUS Archivierung
Dies bedeutet jedoch nicht, dass die auf- Sie können am Bildschirm angezeigt und Preise
bewahrungspflichtige Unternehmung auf Wunsch auch auf dem Drucker ausge- Single-User
nicht für die damit verbundenen Risiken geben werden. Grundversion Archivierung +
einzustehen hat. Der Aufbewahrungs- digitale Signatur * Fr. 2'500.–
pflichtige hat die Vor- und Nachteile einer Fazit AbaScan * Fr. 2'500.–
ausschliesslich in elektronischer Form Die elektronische Archivierung von ABACUS AbaPilot Volltextsuch-
aufbewahrten Geschäftskorrespondenz hat sich bereits in mehreren Unternehmen maschine Fr. 1'000.–
abzuwägen und zu verantworten. im praktischen Einsatz bewährt. Sie kön-
nen schon jetzt von den Vorteilen einer di- *) inkl. 10 Mandanten / Geschäftsbereiche
gitalen Archivierung profitieren. Bei diesen
Unternehmen hat die Zukunft bereits be-
gonnen, in der das Papierarchiv endgültig
der Vergangenheit angehört. Diese Firmen
schätzen vor allem die nahtlose Integration
der digitalisierten Belege in die ABACUS-
Auswertungen wie beispielsweise in die
Kreditorendisposition oder die Kontoaus-
züge.
ABACUS-Vertriebspartner geben gerne
Auskunft über die notwendigen Schritte
für eine rasche Implementierung der Lö-
sung.•
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Post übernimmt SwissSign
Post will digitalen Poststempel lancieren
D ie Schweizerische Post baut ihre elektronischen Dienstleistungen weiter aus. Sie steigt in den Markt der
sicheren Signierung und Verschlüsselung von elektronischen Daten und Dokumenten ein und will den
digitalen Poststempel lancieren. Basis dafür ist die neue Kommunikationsplattform incaMail, die in elektro-
nischer Form den Lettre Signature oder den eingeschriebenen Brief rechtsgültig abbildet. Mit der SwissSign
AG in Zürich übernimmt die Post gleichzeitig eine Firma, die als eine Pionierin auf dem Gebiet des sicheren
elektronischen Datenaustauschs gilt. Als weiteren Schritt gibt die Post Pilotprojekte und Kooperationen mit
dem Schweizerischen Bundesgericht und ABACUS Research mit ihren 30'000 KMU-Kunden im Business-
Software-Bereich bekannt.
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Mit der Einführung eines digitalen Post- incaMail – elektronisch eingeschrieben Bei incaMail handelt es sich um eine zuver-
stempels will die Schweizerische Post den Bereits heute bietet die Post für sichere Da- lässige, sichere, rechtskonforme, flexible
rechtsgültigen, sicheren elektronischen Da- tenübertragungen alle notwendigen Infra- und ausbaubare Kommunikationsplatt-
tenaustausch gewährleisten. Wie der her- strukturen und Prozesse an. Basis ist die form. Sie integriert die elektronische Sig-
kömmliche Stempel vermittelt auch die di- Dokumentenaustausch-Plattform incaMail, natur und die Verschlüsselungsmöglichkeit
gitale Fassung essentielle Informationen dank der landesweit der elektronische Ein- der Sendung. Daher ist sie eine Plattform,
über den Verkehr und die Zustellgarantien schreibebrief und die dazugehörige ”elek- die in elektronischer Form den eingeschrie-
von Daten und Dokumenten. In der tradi- tronische Identität” lanciert werden kann. benen Brief (Lettre Signature) rechtsgültig
tionellen Post-Welt kommt für die Sicher- Das Akronym ”inca” setzt sich zusammen abbilden kann. Die elektronische Struktur
stellung von Authentizität und garantierter aus den Anfangsbuchstaben der engli- bietet mit Hilfe der PKI (Public Key Infra-
Zustellung wie beispielsweise beim einge- schen Begriffe integer, non repudiable, structure) genannten Technik ähnliche Ei-
schriebenen Brief ein klar umschriebenes confidential, authentic. genschaften wie der konventionelle Brief-
System mit amtlich beglaubigten Ausweis- verkehr: Der Inhalt der Nachricht ist nicht
papieren und einer persönlichen Unter- • Integrität (integer): Daten, die online sichtbar bzw. verschlüsselt, der Absender
schrift zum Einsatz. Die Vertraulichkeit und versendet werden, können unterwegs signiert den Inhalt, der Transport der Nach-
Integrität der Informationen wird durch nicht verändert werden. richt wird protokolliert und der Empfänger
den verschlossenen Briefumschlag und das • Nicht-Abstreitbarkeit (non repudiable): bestätigt mit seiner Signatur den Empfang,
Postgeheimnis gewährleistet. In der digita- Ein Absender kann nicht abstreiten, dass dies wird dem Sender quittiert und sorgt
len Welt gelangt hierfür ein mehrstufiges er eine Nachricht verschickt hat. für Beweisbarkeit der Sendungsaufgabe.
System mit Verschlüsselung und digitalen • Vertraulichkeit (confidential): Ausge-
Zertifikaten zum Einsatz. Zur Identifizie- tauschte Informationen sind für Dritte
rung der Antragsteller plant die Post, ihre nicht lesbar.
Poststellen als Registrierstellen einzuset- • Authentizität (authentic): Die Identität
zen. eines Kommunikationspartners kann
zweifelsfrei belegt werden.
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Post
Aktuell Pages 3/2005
digitaler
SwissSign – Schweizerische JusLink: Dokumentenaustausch zwischen 010101
PKI-Technologie vor der Zertifizierung Anwälten und Gerichten 101010
Die eingesetzte PKI-Lösung stammt von Mit dem Schweizerischen Bundesgericht 010101
der Zürcher Entwicklungsfirma SwissSign. hat die Post bereits eine Zusammenarbeit 101010
Das Pionierunternehmen wurde von der über die spezielle Nutzung von incaMail 010101
Schweizerischen Post rückwirkend per 1. vereinbart. Das Pilotprojekt mit dem Na- 101010
Juni 2005 von den Gründern und Mitarbei- men JusLink dient dazu, incaMail als elek-
010101
tern sowie der Minderheitsaktionärin, der tronische Zustellplattform für den Doku-
ABACUS Research AG, zu 100 Prozent mentenaustausch zwischen Anwälten und
übernommen. SwissSign wird in den Kon- Gerichten zu installieren. Es handelt sich
zern integriert und als Profit-Center weiter um ein gemeinsames Vorhaben des
geführt. CEO bleibt Joseph Doekbrijder, Schweizerischen Anwaltsverbandes, des
ebenso arbeitet der bisherige CTO Michael Bundesamts für Justiz und des Bundes-
Hauber in gleicher Position weiter. Zu den gerichts in Zusammenarbeit mit der Post,
bisherigen Kunden zählen unter anderem den kantonalen Gerichtsbehörden und der
SWITCH, ABACUS Research und die Kran- Bundeskanzlei. Juslink wird die Basis für
kenkasse Helsana. SwissSign steht kurz vor den elektronischen Rechtsverkehr mit Vor-
der gesetzeskonformen Zertifizierung der instanzen und Parteien, wie er vom
PKI. Das Bundesgesetz über die Zertifizie- Schweizerischen Bundesgericht und vom
rungsdienste im Bereich der elektronischen Eidgenössischen Versicherungsgericht ab
Signatur (ZertES) ist seit dem 1. Januar dem 1. Januar 2007 ermöglicht werden
2005 in Kraft und verlangt zwingend ein soll.
Audit von PKI-Lösungen.
ABACUS ist strategischer Partner
Das Pre-Audit durch die im Auftrag des Darüber hinaus hat die Schweizerische
Bundes handelnde KPMG ist abgeschlos- Post mit ABACUS Research AG, der bisheri-
sen. Die Akquisition von SwissSign ist Teil gen Mitaktionärin von SwissSign, eine
der E-Business-Strategie von PostMail. erste strategische Partnerin für incaMail
Aufgrund der offenen Standards erlaubt gewinnen können. Das Softwarehaus will
die PKI-Umgebung von SwissSign eine fle- künftig die Datenaustauschprozesse mit
xible Interoperabilität mit nahezu allen Ap- ihrer betriebswirtschaftlichen Lösung
plikationen und Geräten, welche ebenfalls ”digital erp” über incaMail abwickeln. •
auf offenen Standards basieren. Die Post
geht davon aus, dass sich ihre Lösung spe-
ziell für B2B-Projekte eignet.
stempel 9
Aktuell Pages 3/2005
3. Schweizer KMU-Tag am 28. Oktober 2005
”KMU im Wandel:
KMU
Wege – Grenzen – Horizonte”
D er 3. Schweizer KMU-Tag widmet sich am 28. Oktober 2005 dem Thema ”KMU im Wandel: Wege –
Grenzen – Horizonte”. Mit 850 Teilnehmenden im letzten Jahr gehört die Tagung bereits nach kurzer
Zeit zu den grössten Schweizer Veranstaltungen dieser Art für KMU. Diesmal referieren unter anderem
Bundesrat Joseph Deiss, Wirtschaftsprofessor Bruno S. Frey, Ballonfahrer Bertrand Piccard und Trisa-Chef
Adrian Pfenniger.
Patronat
Ehrenpatronat: Bundesrat Joseph Deiss
Patronatskomitee:
Ueli Forster, Präsident economiesuisse
Die gesamtschweizerisch ausgerichtete rat ”Innovation und Mitarbeiterorientie- Hans-Rudolf Früh, Ehrenpräsident
Tagung steht unter dem Ehrenpatronat von rung: Wege und Grenzen in einer Familien- Schweizerischer Gewerbeverband
Bundesrat Joseph Deiss. Patronate über- aktiengesellschaft” auf. Giselle Rufer, Prä- Edi Engelberger, Präsident Schweizeri-
nommen haben auch der Schweizerische sidentin und CEO von Delance, zeigt ”Aus- scher Gewerbeverband
Gewerbeverband (SGV), economiesuisse, sergewöhnliche Wege zu lukrativen Märk- Hubertus Schmid, Vizepräsident und
die Industrie- und Handelskammer St. Gal- ten” auf. Mit Bruno S. Frey ist einer der Delegierter Industrie- und Handelskam-
len-Appenzell und der Kantonal St. Galli- prominentesten Wirtschaftsprofessoren der mer St. Gallen-Appenzell
sche Gewerbeverband. Organisiert wird Schweiz zu Gast: Er widmet sich dem spe- Hans-Werner Widrig, Präsident Kantonal
der Anlass vom Schweizerischen Institut für ziellen Thema ”KMU im Grenzbereich von St. Gallischer Gewerbeverband
Klein- und Mittelunternehmen an der Uni- Wirtschaft und Glück”. Bertrand Piccard Urs Fueglistaller, Direktor Schweizeri-
versität St. Gallen (KMU-HSG) und von der schliesslich ist ein Abschlussredner, der im sches Institut für Klein- und Mittelunter-
Kommunikationsagentur freicom AG. wahrsten Sinn des Wortes Horizonte öffnen nehmen (Präsident Patronatskomitee)
kann: ”Auf dem Weg zu neuen Horizonten:
KMU im Wandel – Impulse und Tipps Erfahrungsberichte eines Überfliegers” ist
vermitteln der Titel seines Referats.
Unter dem Motto ”KMU im Wandel” wer-
den am 28. Oktober namhafte Referenten Unterstützt wird der Anlass wiederum durch
Stellung nehmen – zum Umgang, zu Chan- namhafte Hauptsponsoren: Helvetia Patria,
cen und Risiken des Wandels im KMU- Raiffeisen, OBT, mediaswiss (gate 24),
Bereich. Das Eröffnungsreferat zum Thema ABACUS, axpo und Kommunikationspartner
”Die Wirtschaftspolitik als Wegbereiter für Swisscom Mobile. Tagungsort ist erneut die
KMU?” hält Bundesrat Joseph Deiss, der Halle 9 der Olma Messen, St. Gallen.
den Anlass seit Beginn mit seinem Ehren-
patronat unterstützt. Informationen zum Schweizer KMU-Tag
gibt es auf www.kmu-tag.ch, wo auch die Bundesrat Joseph Deiss hält am 3. Schweizer
Der bekannte Wirtschaftspublizist Beat Anmeldung online erfolgen kann (Frühbu- KMU-Tag das Eröffnungsreferat (Bild pd).
Kappeler spricht anschliessend unter dem cher-Rabatt bis 31. Juli 2005), oder unter
Titel ”Horizont 2010: Alle Hoffnungen – der Adresse:
und alle Lasten – auf den KMU?” Adrian
Tagung
Pfennigers Trisa-Produkte kennt in der Schweizer KMU-Tag
Schweiz jedes Kind. Dass hinter den erfolg- Rorschacher Strasse 304, Postfach 145
reichen Produkten ein ganz besonderes CH-9016 St. Gallen
Mitarbeitermodell steht und welche Wege Tel. 071 282 21 31, Fax 071 282 21 30
dahin führen, erläutert er mit seinem Refe- info@kmu-tag.ch •
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Pages 3/2005 Finanzbuchhaltung
Das Budget fest im Griff
Neue Option ”Erweiterte Budgetierung”
”
M it der Option ”Erweiterte Budgetierung” in der Finanzbuchhaltung steht nun ein weiteres Instrument
zur ausgefeilten Budgetierung zur Verfügung.
• Wie ist das Budget entstanden?
• Wer hat das Budget erstellt?
• Wie lassen sich mehrere Budgetvarian-
ten und/oder Instanzen verwalten?
• Aus welchen Positionen setzt sich das
Die bestehende Budgetierungsoption in Vor allem aus dem Bereich der öffentlichen Budget eines Kontos zusammen?
der ABACUS Finanzbuchhaltung deckt alle Verwaltungen entstand so die Anforderung • Wie lässt sich ein Budget für eine Kom-
Bedürfnisse für die Budgetierung der Kon- nach einer integrierten Detailbudgetie- bination von zwei Kostenstellen, Kosten-
ten, Kostenstellen, Kostenträger oder Pro- rung, welche die Erfassung von mehreren trägern oder Projekten erstellen?
jekte auf Jahres- oder Monatsebene ab. Budgetpositionen pro Konto ermöglicht. In
Für den Aufbau der Budgets kommen in der Finanzbuchhaltung können nun neu Übersicht
den Unternehmen aber immer wieder mit der Option ”Erweiterte Budgetierung” In der untenstehenden Grafik sind die
Excel- oder Word-Dokumente zur Anwen- ergänzende Angaben zum Budget erfasst wichtigsten Elemente der ”Erweiterten
dung, um alle notwendigen Details zum werden, welche Antworten auf Fragen ge- Budgetierung”dargestellt.
Budget festzuhalten. Dies beeinträchtigt ben wie zum Beispiel:
die Transparenz über die Elemente eines
Budgets und hat auch die unliebsame
Nebenwirkung, dass ein zeitaufwändiger
Budgetprozess entsteht.
Elemente der ”Erweiterten Budgetierung”
12Finanzbuchhaltung Pages 3/2005
Erweiterte
Budgetvarianten
Eine wesentliche Neuerung der ”Erweiter-
ten Budgetierung” sind die Budgetvarian-
ten. Damit können beliebig viele Budgets
parallel geführt werden. Beispiele für sol-
che Budgetvarianten sind:
• Ursprüngliches Budget
• Bereinigtes Budget
• Best Case
• Worst Case
Bei der Eröffnung einer Budgetvariante las-
sen sich die Daten aus einer bestehenden
Budgetvariante mit Hilfe von Filterfunktio-
nen gezielt übernehmen.
Budgets in Kombination von Kosten-
stellen, Kostenträgern und Projekten
Die ”Erweiterte Budgetierung” bietet die Erfassung von Detailbudgetpositionen für eine Kostenarten-Kostenstellen-Kombination
Möglichkeit, detaillierte Budgets für Kom-
binationen von Kostenstellen, Kostenträ- Die Instanzen gestatten es, dass die Verän- Erfassen von Detailbudgetpositionen
gern und Projekten zu erfassen. derungen des Budgets kontrollier- und Die Reihenfolge und die zu erfassenden
nachvollziehbar sind. Es ist ersichtlich, wer Eingabefelder pro Detailbudgetposition
So kann zum Beispiel ein Budget für die das Budget verändert hat und in welcher lassen sich frei definieren. Dies ermöglicht
Werbeabteilung (Typ Kostenstelle) und Instanz das geschehen ist. Pro Budgetvari- eine einfache und schnelle Erfassung der
gleichzeitig für ein Projekt der Werbeab- ante können bis zu neun Instanzen frei be- Detailbudgetpositionen.
teilung (Typ Kostenträger oder Projekt) er- stimmt werden.
stellt werden. Für den Anwender ist auf einen Blick er-
Detailbudgetpositionen sichtlich, auf welchem Konto, welcher Kos-
Instanzen für Budgetprozess Eine wesentliche Erweiterung der bisheri- tenstelle, welchem Kostenträger oder Pro-
Mit den so genannten ”Instanzen” werden gen Budget-Funktionalität besteht aus der jekt die Detailbudgetposition erfasst wird.
die verschiedenen Abteilungen oder Bud- Erfassung von Detailbudgetpositionen. Die Wenn innerhalb der Budgetvarianten mit
get-Verantwortlichkeitskreise bestimmt, wichtigsten Elemente einer Budgetdetail- Instanzen gearbeitet wird, kann auch die
die ein Budget durchlaufen muss. Die Rei- position sind dabei: Veränderung des Budgets innerhalb der
henfolge der Instanzen wird auf der Bud- • User: Angabe des Benutzers, der die De- Instanzen verfolgt werden.
getvariante festgelegt. tailbudgetposition erfasst hat.
• Textfeld: 90 Zeichen Buchungstext Notizen und Dossier
• Beispiele von Instanzen einer Kantons- • Freier Sort: nummerischer oder alpha- Zur Erfassung bestimmter Detailbudget-
verwaltung nummerischer Sortierschlüssel für die positionen ist es wichtig, dass die Grund-
1. Instanz: Erste Lesung durch alle Bestimmung der Reihenfolge von Detail- lagen für das Budget in Form von beliebi-
Budgetverantwortlichen budgetpositionen gem Text oder beliebigen Dokumenten hin-
2. Instanz: Zweite Lesung durch alle • Notiz: Freies Textfeld für die Eingabe von terlegt werden können. Hier bietet die ”Er-
Departementsleiter zusätzlichem Text weiterte Budgetierung” im Prinzip unbe-
3. Instanz: Grossrat • Instanz: Maximal können neun Instan- schränkte Möglichkeiten an. Pro Detail-
4. Instanz: Regierungsrat zen pro Budgetvariante geführt werden. budgetposition kann beliebig viel Text mit
• Anzahl, Faktor, Ansatz: Für die Erfassung freien Gestaltungsmöglichkeiten erfasst
• Beispiele von Instanzen eines KMU von Mengeneinheiten können diese Fel- werden. Diese Daten lassen sich auch ins
1. Instanz: Abteilungsleiter der wahlweise angezeigt werden. Excel exportieren und dort weiterbearbei-
2. Instanz: Filialleiter, Departements- • Einmalige Detailbudgetposition: Norma- ten.
leiter lerweise werden Detailbudgetpositionen
3. Instanz: Geschäftsleitung für die Eröffnung einer neuen Budget-
variante übernommen. Einmalige Detail-
budgetpositionen können markiert wer-
den und werden somit nicht übernom-
men. 13Pages 3/2005 Finanzbuchhaltung Budgetier Zudem können im Dossier auf der Ebene der Detailpositionen Originaldokumente wie zum Beispiel Grundlagen für den Bud- getierungsprozess in Form von Word-, Excel oder PDF-Dokumenten hinterlegt werden. Individuelle Auswertungsmöglichkeiten Es werden vielfältige Standardauswer- tungen mit verschiedensten Gestaltungs- und Selektionsmöglichkeiten angeboten. Mit der Option ”Bilanzsteuerung” bietet sich zudem die Möglichkeit, Budgetvarian- ten mit den Ist-Zahlen zu vergleichen und damit Detailbudgetpositionen in beliebiger Form darzustellen. Dies ist für ein über- sichtliches Reporting und aussagekräftige Informationen auf jeder Stufe des Betrie- Erfassen von Notizen auf Stufe Konto, Kostenart/-stelle oder pro Detailbudgetposition bes entscheidend. Sämtliche Auswertun- gen können zudem via Mail im PDF-Format versendet werden. Ist das Melde- und Informationssystem AbaNotify im Einsatz, lassen sich Auswer- tungen der ”Erweiterten Budgetierung” auch automatisch an die zuständigen Per- sonen verschicken. Der Versand wird je- weils zu einem beliebig bestimmbaren Zeitpunkt mit den Auswertungen als PDF im Anhang automatisch ausgeführt. Resumée Die Option ”Erweiterte Budgetierung” er- möglicht Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, den Budgetprozess bis ins Detail transparent und effizient zu gestal- ten. Die Budgetprozesse werden verein- heitlicht, die Übersichtlichkeit ist dank den Standardauswertung Budgetjournal mit Angabe der Detailbudgetpositionen und Notizen sowie umfassenden Notiz- und Dossierfunktio- Totale der Budgets auf Ebene Klassierungen nen optimal. Nicht zu vergessen ist, dass im zweiten Jahr der Budgetprozess nochmals erheblich erleichtert werden kann, können doch dank selektiven Kopierfunktionen die Ba- sisdaten für eine weitere Budgetvariante oder ein Budgetjahr übernommen werden. 14
Finanzbuchhaltung Pages 3/2005
ung”
Die ”Erweiterte Budgetierung” im
Einsatz bei der Stadt Chur
chen Schulung – reduziert werden. Da
die detaillierten Begründungen immer
Herr Guidali, wir danken Ihnen für das
Gespräch.
Die ABACUS/NEST-Programme sind bei den Einzelpositionen zugeordnet werden,
der Stadt Chur seit dem 1. Januar 2004 wird es einfacher zu überprüfen, ob Peter Guidali, Leiter Controlling
produktiv im Einsatz. Bereits im Rahmen Budgetversprechen eingelöst werden. Stadt Chur
der Evaluation und Ausschreibung einer Finanz- und Liegenschaftenverwaltung
neuen Finanzsoftware wurde von den In welchen Bereichen setzen Sie die CH-7002 Chur
Verantwortlichen der Stadt Chur eine er- ”Erweiterte Budgetierung” ein? Telefon 081 254 42 62
weiterte Budgetierung als unbedingte peter.guidali@chur.ch
Anforderung definiert. Obwohl das Pro- Die ”Erweiterte Budgetierung” wird flä- www.chur.ch
gramm noch nicht ganz fertig war, wur- chendeckend in allen Bereichen der
den im Sommer 2004 bereits die Daten Stadtverwaltung eingesetzt. Da es sich ABACUS-Budgetierung im Einsatz
des Voranschlags 2005 mit dem neuen um rund 30 Dienststellen/Abteilungen bei der Stadt Chur
Programm erfasst. Auf Grund der gewon- handelt, war der Schulungsaufwand für • Im Einsatz seit: Sommer 2004
nen Erfahrungen konnten noch verschie- die Finanzverwaltung zu Beginn relativ • Anzahl erfasste Detail-
dene Programmanpassungen vorgenom- gross. Das Programm ist aber sehr ein- budgetpositionen: 3000
men werden. Im Sommer 2005 wurde der fach in der Bedienung und deshalb • Budgetierende Bereiche: 30
Voranschlag 2006 damit erstellt. Das schnell erlernbar. Anzahl Mitarbeiter, die mit
Programm ist damit nun voll einsatzbe- der ”Erweiterten Budgetierung”
reit. Wo sehen Sie die grössten Vorteile der arbeiten: 25
”Erweiterten Budgetierung”? • Budgetierter Umsatz: 300 Mio. Fr.
Interview mit Peter Guidali, Leiter
Controlling, Stadt Chur Die grössten Vorteile liegen in der ratio-
nellen Erfassung, so dass keine Papier-
vorlagen mehr nötig sind, in der Einheit- Option ”Erweiterte Budgetierung”
lichkeit der Auswertungen, der Transpa-
renz, der Flexibilität des Systems und der Verfügbarkeit
Möglichkeit, sehr detailliert zu budgetie- Ab Version 2004
ren. Weil zehn Bereiche in Form von Ab-
teilungen und Dienststellen eine Kosten- Preis *
rechnung führen ist die Möglichkeit, Fr. 1'600.– (Single-User)
kostenstellen- und kostenartenweise zu
budgetieren, besonders wertvoll. Die *Setzt die Option ”Budgetierung” voraus.
Für Gemeinden / Öffentliche Verwaltungen
Pages: Herr Guidali, wieso setzen Sie Transparenz und Controllingvorausset- gelten separate Bestimmungen. Preisan-
die ”Erweiterte Budgetierung” ein? zungen werden wesentlich verbessert. frage über den ABACUS-Vertriebspartner.
Peter Guidali: Von der Geschäftsprü- Wie war die Zusammenarbeit während
fungskommission als Aufsichtsorgan wer- der Entstehungsphase des Program-
den in Bezug auf den Voranschlag nicht mes?
nur detaillierte Zahlen, sondern auch Be-
gründungen erwartet. Die ”Erweiterte Das Programm wurde in enger Zusam-
Budgetierung” erlaubt es uns, die Zahlen menarbeit mit ABACUS entwickelt. Unse-
sehr detailliert zu erfassen und die Be- re Wünsche und Anregungen wurden
gründungen in Form von Notizen zu hin- praktisch vollständig berücksichtigt. Fest-
terlegen. Da die Budgetierung dezentral gestellte Fehler oder Unzulänglichkeiten
von rund 30 Dienststellen/Abteilungen wurden jeweils innert kürzester Frist
erfolgt, ist durch den Einsatz eines einzi- behoben. Ich möchte die Gelegenheit
gen Systems die Einheitlichkeit gewähr- nutzen und den Mitarbeitern der ABACUS
leistet. Zudem kann der zentrale Aufwand für die sehr angenehme und intensive
für die Budgetierung – spätestens ab Zusammenarbeit herzlich danken. •
dem zweiten Jahr, nach einer anfängli-
15Pages 3/2005 Debitorenbuchhaltung
LSV+
Neues Lastschriftverfahren der Schweizer
Banken
LSV+
D as Lastschriftverfahren (LSV) der Schweizer Banken wurde überarbeitet, um Abläufe zu vereinfachen.
Daraus sollen Kosteneinsparungen für alle Beteiligten resultieren. Die wichtigste Neuerung besteht
darin, dass ein LSV-Ersteller von seinem Finanzinstitut eine detaillierte Gutschriftsdatei in elektronischer
Form zurückerhält, die sich in der Debitorenbuchhaltung automatisch verarbeiten lässt.
Beim bisherigen LSV-System wurde nach Neuerungen bei LSV+ im Überblick Wie bereits vom Datenträgeraustausch mit
der Einlieferung der gesamte Betrag einem Im neuen LSV-System – LSV+ genannt – DTA-Dateien bekannt, können jetzt auch
Begünstigten gutgeschrieben. Da konnte wurden insbesondere die folgenden An- die LSV+-Dateien bei einigen Finanz-
es durchaus vorkommen, dass einige passungen vorgenommen: instituten direkt eingeliefert werden. Für
Beträge nachträglich wieder abgebucht die restlichen steht weiterhin die Telekurs
werden mussten, weil zum Beispiel eine • Jeder einzelne Einzug muss vom erstel- als Einlieferungsstelle zur Verfügung.
Unterdeckung auf dem Konto des Zah- lenden System – in unserem Falle von
lungspflichtigen bestand oder einzelne im der Debitorenbuchhaltung – eine ein- Terminplan der Finanzinstitute
LSV-Lauf mitgelieferte Stammdaten falsch deutige Referenznummer erhalten. Diese Da der Wechsel von LSV zu LSV+ einen
waren. Solche Rückzüge müssen aber in Referenz wird an alle involvierten Syste- grossen Einfluss auf die Grosssysteme der
der Buchhaltung korrekt behandelt wer- me weitergeleitet. Banken hat und auch die Buchhaltungs-
den. Dazu wurde der Buchhaltungsab- • Alle erfolgreich eingezogenen Positionen programme der Unternehmen davon be-
teilung vom Finanzinstitut ein Dokument werden vom Finanzinstitut in einer troffen sind, wurde folgender Terminplan
zur Verfügung gestellt, aufgrund dessen elektronischen Datei an den Aussteller für den Übergang auf LSV+ aufgestellt:
die notwendige Korrektur manuell vorge- der LSV+-Datei zurückgemeldet.
nommen werden konnte. • Nicht erfolgreich eingezogene Positio- • November 2005: Offizieller Start von
nen können nach einer Karenzzeit von LSV+
rund fünf Tagen in einem neuen Lauf • Ab Oktober 2006: Nur noch LSV+
wieder eingezogen oder alternativ über • Bis Oktober 2006: Einlieferung alter
das normale Mahnverfahren der Debito- LSV-Dateien
renbuchhaltung gemahnt werden.
• LSV ohne Widerspruchmöglichkeit wurde Dieser Terminplan für die Umstellung auf
abgeschafft. LSV+ ist sowohl für die Finanzinstitute wie
• Der Kunde, dem via Lastschriftverfahren auch für die Softwarehersteller sehr knapp.
Rechnungsbeträge belastet werden, hat
30 Tage nach schriftlicher Avisierung
durch die Bank Zeit, Einspruch zu erhe-
ben.
• Die Einlieferung von LSV+-Dateien via
Disketten ist nicht mehr möglich.
16Debitorenbuchhaltung Pages 3/2005
Anpassungen in der ABACUS-Software
Diese Änderungen im Lastschriftverfahren
haben einen grossen Einfluss auf das bis-
herige LSV-System in der Debitorenbuch-
haltung. Konnten bis anhin nach der Ein-
lieferung der LSV-Datei alle offenen Posten
in der Debitorenbuchhaltung sofort als
ausgebucht und bezahlt gekennzeichnet LSV+-Aufträge senden oder exportieren via ABACUS Electronic Banking
werden, muss mit der neuen Version des
LSV auf das entsprechende Zahlungsfile LSV+-Referenz Da der Aufbau der Referenzzeile demjeni-
des Finanzinstituts gewartet werden. Wie bereits erläutert, muss neu jede einzu- gen des ESR-Einzahlungsscheins ent-
Damit diese Datei automatisch in der Debi- ziehende Position mit einer eindeutigen spricht, können die Finanzinstitute ihren
torenbuchhaltung verarbeitet werden Referenznummer versehen sein. Diese wird Kunden eine eindeutige Identifikation lie-
kann, müssen die einzelnen Einzüge ein- in der Gutschriftsdatei des Finanzinstituts fern. Damit diese Referenznummer in der
deutige Referenznummern aufweisen. Die bei erfolgreicher Einziehung der Forderung ABACUS Debitorenbuchhaltung korrekt
Parametrisierung dieser Referenznummern erneut als Identifikationsmerkmal mitgelie- erstellt werden kann, wurde ein neues Pro-
kann in einem neuen Definitionsprogramm fert. Dadurch ist es in der Debitorenbuch- gramm für die Stammdatendefinitionen
in den Stammdaten vorgenommen wer- haltung möglich, den offenen Posten der geschaffen. In diesem lassen sich die Teil-
den. Auch ist nun die Einlieferung der Da- entsprechenden Rechnung automatisch nehmernummer und die Referenznummer
teien direkt bei den Finanzinstituten mög- auszugleichen. analog der ESR-Definitionen durch den An-
lich, obwohl dies bereits bei einigen Ban- wender erstellen.
ken schon heute über deren Web-Portale
möglich ist. IBAN und Firmenzahlstelle
Bis anhin wurde der Firmenzahlstelle ledig-
Integration Electronic Banking lich die LSV-Identifikation hinterlegt. Weil
Damit das Übermitteln der LSV+-Daten neu beim Einzug eine spezielle Referenz-
aus der Debitorenbuchhaltung direkt an nummer errechnet wird muss bestimmt
die einzelnen Finanzinstitute möglich ist, werden können, mit welcher LSV+-Defini-
wird die ABACUS-Applikation Electronic tion gearbeitet werden soll. Deshalb ist es
Banking in den Ablauf des Lastschriftver- jetzt möglich, der entsprechenden Firmen-
fahrens eingebunden. Dabei werden die zahlstelle die gewünschte LSV+-Definition
Definitionsprogramm für LSV+
LSV+-Daten gleich wie beim Datenträger- zu hinterlegen.
austausch in der Kreditorenbuchhaltung
ins Programm ABACUS Electronic Banking
übertragen. Von da aus können die Daten
entweder direkt an das betreffende Fi-
nanzinstitut übermittelt oder in Form einer
LSV+-Datei auf die Festplatte gespeichert
werden.
Damit die Daten direkt an die Finanzinsti-
tute gesendet werden können, ist eine En-
terprise-Lizenz des ABACUS Electronic
Banking nötig. Ohne diese Lizenz können
die Daten nur als Datei exportiert werden,
damit sie anschliessend zum Beispiel über
payCOMweb an die Telekurs oder via Web-
Portal an ein entsprechendes Finanzinstitut
übermittelt werden kann.
Definitionen für LSV+ im Firmenzahlstellenprogramm
17Debitorenbuchhaltung Pages 3/2005
Damit eine LSV+-Datei bei den Finanz- Belastungslauf LSV+-Gutschriftsfile im Format ESR-Typ 3
LSV+ wird wie die bisherige Variante des einlesen
instituten automatisch verarbeitet werden
kann, muss die Kontonummer in Form der Lastschriftverfahrens (LSV) und die Vari-
IBAN (International Bank Account Number) ante der PostFinance mit DebitDirect als Ist in der LSV+-Gutschriftsdatei eine Belas-
erfasst werden. Sobald auf einer Firmen- eine neue Belastungsart behandelt. Im sel- tungsposition enthalten, die in der ABACUS
zahlstelle eine LSV+-Referenz hinterlegt ben Belastungslauf können gleichzeitig Debitorenbuchhaltung als bereits bezahlt
ist, wird beim Speichern der Firmenzahl- Belastungen nach dem System der Post- markiert ist, wird daraus keine Vorauszah-
stelle durch das Programm geprüft, ob die Finance (DebitDirect) wie auch nach dem lung generiert. Hingegen wird im Fehler-
Bankkontonummer dem IBAN-Format ent- System der Banken mit LSV und LSV+ protokoll darauf hingewiesen, dass dieser
spricht. Falls diese nicht korrekt erfasst durchgeführt werden. Betrag vom Sachbearbeiter überprüft wer-
wurde, erscheint eine entsprechende Feh- den muss.
lermeldung. Die LSV+-Positionen werden durch das
neue Programm 2345 ”LSV+-Einzugsda- Nicht gutgeschriebene Positionen
Kundenstamm teien erstellen” an das ABACUS Electronic Wird ein neuer Belastungslauf in der Debi-
Da während der Übergangsfrist von einem Banking übertragen. Dabei kann das Er- torenbuchhaltung ausgelöst, überprüft das
Jahr sowohl die alte als auch die neue LSV- stellungs- und auch das Belastungsdatum Programm zuerst, ob alle vorherigen LSV+-
Methode unterstützt werden, kann der noch mutiert werden. Allfällige Belas- Einzüge in der Zwischenzeit als ausge-
Anwender den Zeitpunkt für die Umstel- tungen nach dem alten LSV-Verfahren oder glichen markiert werden konnten. Ist dies
lung auf die neue Methode selber bestim- nach dem Verfahren der PostFinance mit für einzelne Positionen nicht der Fall, wer-
men. DebitDirect werden nach wie vor lediglich den diese in den neuen Lauf mit spezieller
als Datei exportiert und diese muss an- Auszeichnung wieder aufgenommen. In
Bei den Belastungsmethoden in den Kun- schliessend vom Sachbearbeiter wie vor- einem Protokoll wird der Anwender zudem
denstammdaten steht zusätzlich die Mög- gängig beschrieben über das Web-Portal darauf hingewiesen, diese Positionen ge-
lichkeit ”LSV+” zur Verfügung. So können dem Finanzinstitut übermittelt werden. nau zu prüfen.
gezielt einzelne Kunden oder neu zu erfas-
sende Kunden manuell auf LSV+ umge- Im Programm 2346 ”LSV+-Aufträge” wer- Der Anwender kann den Belastungslauf
stellt respektive zugewiesen werden. Dies den die LSV+-Daten anschliessend aufbe- bearbeiten und diese Position(en) zum er-
erlaubt bereits heute, erste Erfahrungen reitet und entweder direkt an die verschie- neuten Einzug freigeben oder für den or-
mit dem neuen System zu sammeln. denen Finanzinstitute gesendet oder alter- dentlichen Mahnlauf vorbereiten.
nativ als Datei auf die Festplatte zur Wei-
Mit einem Globalmutationsprogramm, das tersendung gespeichert. Misslingt eine Fazit
im Programm 411 ”Firmenstamm” gestar- Datenübermittlung, stehen verschiedene LSV+ kann beitragen, in Zukunft die Ak-
tet wird, lassen sich alle LSV-Belastungs- Storno- und Wiederaufbereitungsmöglich- zeptanz dieses Zahlungsverfahrens zu stei-
wege in LSV+-Belastungswege mutieren. keiten zur Verfügung. gern, da mit dem neuen System der Debi-
tor bei Belastungen für einen allfälligen
Gutschriftsfile des Finanzinstitutes Widerspruch eine längere Frist zur Verfü-
verarbeiten gung hat. Durch die kurze Übergangsfrist
Bei den Gutschriftsdateien gibt es zwei auf das neue LSV+-Verfahren wurden die
unterschiedliche Typen: ESR-Typ 3 und umfangreichen Anpassungen in der
IBAN-XML. Den ESR-Typ 3 unterstützen ABACUS-Software auch noch in der Version
alle Finanzinstitute, der Typ IBAN-XML 2005 vorgenommen, damit die ABACUS-
wird bis jetzt allerdings nur von einigen Anwender genügend Zeit haben, LSV+ in
wenigen angeboten. Deshalb wird es in ihren Betrieben einzuführen und von den
einer ersten Phase nur möglich sein, den neuen Vorteilen so rasch als möglich zu
ESR-Typ 3 in der ABACUS Debitorenbuch- profitieren. •
Globale oder selektive Umstellung von LSV haltung zu verarbeiten.
auf LSV+
Die Gutschriftdatei wird im gleichen Voraussetzung für LSV+
ABACUS-Programm eingelesen wie die • LSV+ wird ab der Version 2005.2 im
ESR-Files. Der Anwender kann dabei wäh- 4. Quartal 2005 unterstützt.
len, ob eine ESR- oder LSV+-Gutschrifts- • ABACUS Electronic Banking Modul für
datei verarbeitet werden soll. Direkteinlieferung an Finanzinstitute
19Pages 3/2005 Human Recources
Beurteilung und Zielvereinbarung
Strukturiert und trotzdem individuell
Be
J ede Persönlichkeit ist einzigartig und subjektiv speziell. Das schlägt sich bei der Wahrnehmung des eige-
nen Selbst und anderer nieder, die wie beispielsweise bei der Beurteilung eines Mitarbeiters durch den
Vorgesetzten in seltenen Fällen identisch ist. Diese unterschiedlichen individuellen Sichtweisen sollten sich
deshalb in einem Beurteilungs- und Zielvereinbarungssystem widerspiegeln, ohne dabei vorhandene Struk-
turen des HR-Prozesses auszuhebeln. Schliesslich soll die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen
gewährleistet bleiben. Trotzdem wird auch dieser Anspruch von moderner Business-Software berücksichtigt,
stellt jedoch hohe Anforderungen an ihre Flexibilität.
Die persönliche Mitarbeiterbeurteilung und Mögliche Felder für die Beurteilung: Mögliche Felder für die Zielvereinbarung:
eine mit einem Mitarbeiter abgesprochene • ”Bezeichnung Kriterium” • ”Bezeichnung Ziel”
Zielvereinbarung sollten sich im Prinzip • ”Bewertung I” • ”Menge”
von einer zeitgemässen Business-Software • ”Gewichtung” • ”vereinbart”
kongruent darstellen lassen. Dazu muss • ”Bewertung II” • ”erreicht”
das IT-Werkzeug den Beurteilungs- und • ”Beliebige weitere Informationsfelder” • ”Zielerreichung”
den Zielvereinbarungsprozess vollständig • ”Beliebige weitere Informationsfelder”
abbilden und sich nach den individuellen
Vorgaben einer HR-Abteilung gestalten
lassen. Dieses Ziel kann nur durch einen
hohen Grad an Flexibilität der eingesetzten
HR-Software erreicht werden. Das ABACUS-
Programm Human Resources erfüllt diese
Anforderung mit der neuen Version 2005.
Zusätzlich zum komplett überarbeiteten Er-
scheinungsbild dieses Programmteils wur-
den verschiedene neue Funktionen integ-
riert, die das Abbilden und Auswerten der
Informationen wesentlich vereinfachen.
Individuelle Felddefinitionen für den
Aufbau der Beurteilung und Zielverein-
barung
Es lassen sich beliebig viele Beurteilungs-
kriterien und Ziele definieren. Die darin
enthaltenen Informationen können je nach
Branche, Betrieb und Position sehr unter-
schiedlich sein. Aus diesem Grund können
für die Beurteilungskriterien und die Ziele
eine beliebige Anzahl von Feldern hinter-
legt werden.
Zielverein
Einrichten der Informationsfelder für die Beurteilung und Zielvereinbarung
20Human Recources Pages 3/2005
urteilung
Feldformate und Attribute
Ein Feld kann die Formate ”Text”, ”Num-
merisch” oder ”Datum” aufweisen. Für die
Formate ”Text” und ”Nummerisch” kön-
nen Attribute wie Textlänge oder Anzahl
Vor- und Nachkommastellen bestimmt
werden. Diese Einstellungen ermöglichen
Formate für die Informationsfelder definieren
eine einheitliche Erfassung der Daten und
erhöhen somit die Datenqualität.
Berechnete Felder
Für die automatische Weiterberechnung
von Werten kann einem Feld auch eine For-
mel hinterlegt werden. Bei der Definition
dieser Formel lassen sich bestehende Fel-
der, Operatoren wie auch Funktionen ver-
wenden. So kann zum Beispiel die Bewer-
tung II auf dem Wert der Bewertung I ba-
sieren, multipliziert mit dem Gewich-
tungsfaktor. Ähnlich kann mit dem Zieler-
reichungsgrad verfahren werden.
Skala für Bewertungen
Wird ein Feld für das Abbilden der Bewer-
tung oder den Zielerreichungsgrad verwen-
det, kann darauf eine Skala hinterlegt wer-
den. Dafür werden vorgegebene Feldwerte
in einer Tabelle definiert, auf die der Benut-
zer bei der Erfassung zwingend zurückgrei-
fen muss.
Neues Beurteilungsfeld mit einer Formel definieren Hilfetext für klare Benutzerinformation
Für jedes Feld kann eine kurze Beschrei-
bung, auch ”Tool Tip” genannt, erfasst
werden. Dieser Tipp wird angezeigt, sobald
im Personalstamm der Mauszeiger über
das entsprechende Feld gezogen wird. Der
Tool Tip kann als Hilfetext für die Eingabe
der verlangten Werte dienen. Ist die Er-
fassung eines Feldes zwingend, kann das
Feld als ”obligatorisch” markiert werden.
Freie Gestaltung der Programmmasken
Die Darstellung der Informationsfelder in
der Programmmaske kann in Form von
Spalten oder Zeilen erfolgen und die Rei-
henfolge der Felder lässt sich individuell
festlegen. Mit diesen Funktionen werden
die benötigten Informationen für die Beur-
teilung und Zielvereinbarung der Mitar-
beiter sowie die Präsentation der Daten in
barung
den Stammdatenprogrammen auf die Be-
Skala festlegen zum Beispiel für die Beurteilung
21Pages 3/2005 Human Recources
Beurteilun dürfnisse der Unternehmung individuell
angepasst. Fehlende oder überflüssige Fel-
der in einer Maske gehören der Vergan-
genheit an.
Beurteilungskriterien und Ziele
definieren
Die Beurteilungskriterien und Ziele können
auf die verschiedenen Abteilungen eines
Unternehmens massgeschneidert werden.
Darstellung der Informationen am Beispiel der Beurteilung
Das heisst, dass für jede Abteilung unter-
schiedliche Kriterien hinterlegt werden
können oder für Kadermitarbeiter andere
als für Sachbearbeiter. Jedes Beurtei-
lungskriterium und jedes Ziel lässt sich mit
einer Beschreibung versehen. Für spezifi-
sche Informationen zu einem bestimmten
Beurteilungskriterium oder Ziel stehen ad
hoc zusätzliche Felder zur Verfügung. Diese
sind dann nur für das ausgewählte Kri-
terium gültig und ergänzen die allgemein
zugewiesenen Felder. Es ist somit nicht
nötig, generell auf allen Kriterien ein Feld
zu führen, selbst wenn es nur für ein ein-
zelnes Kriterium verwendet wird.
Die Beurteilungskriterien und Ziele können
strukturiert dargestellt werden. Dafür wer-
den diese einer Klassierung zugewiesen
und in Gruppen zusammengefasst. Für je-
de Gruppe kann der Durchschnitt oder das
Total der darin enthaltenen Beurteilungs-
kriterien errechnet werden. Die Baumstruk-
tur einer Klassierung kann durch das Erfas-
sen von zusätzlichen Ästen und Ebenen
Detaillierte Informationen erfassen für Beurteilungskriterien und Ziele beliebig verfeinert werden. Die Anzahl der
Äste und Ebenen ist nicht in der Anzahl
beschränkt und lässt sich jederzeit erwei-
tern. Für die schnelle Suche nach Beurtei-
lungskriterien kann der Anwender anhand
der Baumstruktur vorgehen.
Mitarbeiter beurteilen und Ziele
festlegen
Die Maske für die Erfassung der Beurtei-
lung und Ziele pro Mitarbeiter ist von ei-
nem versierten Anwender oder Vertriebs-
partner frei definier- und anpassbar. Sind
für einen Mitarbeiter beispielsweise keine
Ziele vereinbart, kann für diesen die ent-
sprechende Lasche inaktiviert werden. In-
dividuelle Bemerkungen werden im Notiz-
block direkt auf einem Eintrag erfasst.
22Human Recources Pages 3/2005
g Dank der übersichtlichen Darstellung er-
folgt die Eingabe der Beurteilung und der
Ziele auf eine einfache und zielgerichtete
Weise.
Beurteilung und Zielvereinbarung
auswerten
Die im Personalstamm erfassten Beurtei-
Beurteilung für Mitarbeiter erfassen
lungen und Ziele können nach verschiede-
nen Aspekten ausgewertet werden. Dabei
stehen eine Vielzahl von Sortierungsmög-
lichkeiten und Selektionskriterien zur Ver-
fügung. Aufgrund der variablen Anzahl Fel-
der werden die Spalten und Zeilen des Re-
ports automatisch ausgerichtet und den
Seitenverhältnissen angepasst. Das struk-
turierte und übersichtliche Layout macht
brach liegendes Potential oder Lücken von
einzelnen Mitarbeitern evident und sorgt
für die notwendige Transparenz.
Fazit
Das überarbeitete Programm zur Beurtei-
lung und Zielvereinbarung bietet von den
frei definierbaren Feldern über das flexible
Maskendesign bis hin zu ausführlichen
Auswertungen eine Reihe neuer Funktio-
nen. Es erlaubt, das Beurteilungs- und Ziel-
vereinbarungssystem einer Organisation
Ziele für Mitarbeiter erfassen unter Berücksichtigung der vorhandenen
Strukturen abzubilden und ermöglicht es
dem Anwender somit, von besseren Infor-
mationen profitieren zu können. •
Preise Human Resources Single-User
• Grundversion inkl. Beurteilung
und Zielvereinbarung ab Fr. 900.–
• Option Bewerber Fr. 900.–
• Option Budget Fr. 900.–
• Option Kontoführung Fr. 900.–
Verfügbarkeit
Ab Version 2005
Beispiel einer Auswertung über die Beurteilung und Zielvereinbarung
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