ECM Enterprise Content Management - Ulrich Kampffmeyer
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Ulrich Kampffmeyer
ECM
Enterprise Content Management
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHECM Enterprise Content Management Ulrich Kampffmeyer
Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN 10: 3–936534–09–8 ISBN 13: 978–3–936534–09–8 White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006 Verlag / Herausgeber PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Str. 17 20251 Hamburg Tel. + 49(0)40 46 07 62 20 www.PROJECT-CONSULT.com info@PROJECT-CONSULT.com Printed in Germany Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln © PROJECT CONSULT 2006 Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage sans autorisation de l’éditeur ou du Centre fraçais d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Graands-Augustins, 75006 Paris. All rights reserved. No part of this work covered by the copyright hereon may be reproduced or used in any form or by any means – graphic, electronic or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems – without the written permission from the publisher. Trademark Acknowledgements All trademarks which are mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks may or may not have been appropriately capitalised. The publisher cannot attest to the accuracy of this information. Use of a term of this book should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark. Warning and disclaimer Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book.
Contents Definition 1 Architecture & Scope 7 The « 5 Components » of ECM 13 A model The « 5 C » of ECM 17 Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost A House for 23 Enterprise Content Management ECM Components 27 ECM Suites 73 A View into the Future 77 Literature & Sources 82
Foreword Vorwort Préface
The administration, use, and storage of Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung La gestion, le désenclavement et la conservation
electronic information independent of von elektronischer Information, unabhängig des informations numériques indépendamment
originator, location, format and time is one of von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine du producteur, du lieu, du format et du temps
the central challenges of our generation. The besondere Herausforderung für unsere est un défi majeur pour notre génération. Les
past decades have seen rapid advances in Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden dernières décennies ont vu le développement des
technologies for generating, processing and Technologien entwickelt, die Information technologies pour la production, le traitement et
distributing information. Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das la distribution des informations – la gestion y
management, by contrast, has been largely Management der Information blieb dabei ein est restée l’enfant mal aimé.
ignored by comparison. Stiefkind.
ECM Enterprise Content Management Durch ECM Enteprise Content Management La gestion due contenu dans l’entreprise
advances the methods and technologies for werden die Methoden und Technologien (ECM) propage les méthodes et les technologies
handling information efficiently, using it as vorangetrieben, Information effizient zu pour le maniement efficace des informations
enterprise knowledge and providing it to handhaben, als Wissen in den Unternehmen zu ainsi que leur utilisation comme savoir dans
processes as needed. nutzen und in Prozessen bereitzustellen. ECM l’entreprise et les rendre disponibles pour les
hat den gleichen Stellenwert wie andere processus. ECM a acquis la même valeur que
ECM has gained the same importance as the
Akronyme in der Geschäfts-, Informations- d’autres acronymes des secteurs commerciaux,
other acronyms in common use in business, IT
und Telekommunikationswelt gewonnen. d’information et de télécommunication.
and telecommunications.
This publication defines the objectives, scope Die vorliegende Publikation definiert Ziele, La présente publication définit les objectifs, le
and components of ECM Enterprise Content Umfang und Komponenten von ECM périmètre et les composantes de la gestion du
Management, providing a guide for the wide- Enterprise Content Management und soll so als contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un
ranging world of information management. Leitfaden zur Orientierung in der vielfältigen fil conducteur pour l’orientation dans le monde
Welt des Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations.
Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich KampffmeyerDefinition 1 ECM
The definition of ECM Die Definition von ECM La définition d'ECM
Enterprise Content Management itself is just one Enterprise Content Management selbst ist nur La notion même de la « gestion du contenu de
of the many terms used in the context of Content einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des l'entreprise » n’est qu’un des concepts multiples
Management. Enterprise Content Management, Content Managements. Enterprise Content dans l'environnement de la gestion du contenu.
at least in theory, includes Web Content Management hat den Anspruch, auch Web La notion prétend l’inclusion de la gestion de
Management. Content Management mit einzuschließen. contenu web (WCM).
The general term Content Management itself has Der allgemeine Oberbegriff Content Manage- Le terme générique ‘gestion du contenu’ est
a great many facets, and also includes Web ment ist äußerst facettenreich und schließt extrêmement riche en facettes et englobe de son
Content Management, Content Syndication, seinerseits Web Content Management, Content côté la gestion du contenu Web, la syndication
Digital or Media Asset Management, and Syndication, Digital oder Media Asset du contenu, la gestion des ressources numériques
naturally Enterprise Content Management as Management und natürlich Enterprise Content ou multi-média et – bien sûr - la gestion du
well. This “vicious circle“of terminology merely Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der contenu de l'entreprise. Ce cercle vitieux des
points up the lack of clarity in manufacturers’ Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei concepts indique surtout un manque de clarté
marketing language. den Marketingaussagen der Hersteller. dans les discours de marketing des producteurs.
The important thing is whether the term ECM or Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Il est crucial pour la survie de la notion même d’y
Enterprise Content Management means more Enterprise Content Management eine neue pouvoir associer une qualité nouvelle, un
functionality and benefit for the user. This Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen excédent de fonctionnalité et d'avantages pour
applies to subsets of ECM as well as to its overall für die Anwender verbinden lässt. Dies ist les usagers. C'est le cas non seulement dans des
claim of managing enterprise content. With all sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim secteurs particuliers mais aussi dans une vision
the comprehensive claims and all the countless ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise intégrante de la gestion du contenu de
components of Enterprise Content Management, Content Management der Fall. Jedoch muss man l'entreprise (ECM). Face aux prétentions
at the end of the day ECM is a vision, a strategy, auch angesichts des allumfassenden Anspruch universelles et les composantes innombrables de
or even a new industry, but it is not a closed und der zahllosen Komponenten von Enterprise la notion force est de constater qu’ECM sera tout
system solution or a distinct product. Content Management konstatieren, dass ECM au plus une vision, synonyme d’une stratégie ou
Therefore, along with DRT (Document Related allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung désignation d'un secteur commercial – mais
Technologies) or DLM (Document Lifecycle einer Branche dienen kann – eine geschlossene certainement pas un système opérationnel ou un
Management), ECM can be considered as just Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist produit spécifique.
one possible catch-all term for a wide range of ECM nicht. On ne peut donc positionner ECM (tout comme
technologies and vendors. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT DRT/Document Related Technologies ou comme
Document Related Technologies oder DLM DLM/Document Lifecycle Management) que
Document Lifecycle Management nur als eine comme une désignation générique et sommaire
mögliche zusammenfassende Gruppen- pour des technologies et entreprises assez
bezeichnung für die verschiedenste Technologien diverses.
und Unternehmen positionieren.
Enterprise Content Management 2Integration of structured and unstructured information
CAPTURE
MANAGE
Business Data Unstructured STORE
Processes
Content
DELIVER
PRESERVE
AIIM International, 2003
AIIM International, 2003
3 ECMECM – Enterprise Content Management ECM – Enterprise Content Management ECM - gestion du contenu de l'entreprise
At first glance, Enterprise Content Management Enterprise Content Management ist auf den A première vue, la gestion du contenu de
is just a transformation of existing technologies ersten Blick nur eine Transformation l'entreprise n’est qu’une re-aggregation des
or even just marketing claims along the lines of bestehender Technologien oder gar nur von technologies existantes ou bien simplement des
“The archive server becomes a document server Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus déclarations de marketing associés et qui fait
becomes a content server becomes a portal server dem Archiv-Server wird ein Document-Server penser aux multiples métamorphoses des ser-
becomes an XYZ server becomes …” wird ein Content-Server wird ein Portal-Server veurs dans le passé, en partant du serveur
The acronym ECM has been reinterpreted and wird ein „xyz“-Server wird ein ...". d’archive passant par le serveur de documents et
redefined many times during the last two years, Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren le serveur de contenu pour aboutir au serveur de
replacing words like “Create” or “Customize” mehrfach neu interpretiert und mit anderen portail ou encore à un server "xyz".
that were originally part of it. Since 2003, the Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich L'acronyme ECM a été reinterprété à différentes
AIIM has defined ECM as follows: verwendete Begriffe wie „Create“ oder reprises au cours des années dernières avec des
“The technologies used to capture, manage, „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 glissements sémantiques diverses (en remplaçant
store, deliver, and preserve information to wurde ECM von der AIIM noch wie folgt par exemple des concepts de la définition
support business processes.” interpretiert: „The technologies used to capture, d’origine tels que "Create" ou "Customize"). En
manage, store, deliver, and preserve information 2003 encore, ECM a été défini par l'AIIM comme
There was another change in 2005 which to support business processes”. suit: "The technologies used to capture, gère,
unfortunately cut out the process component in store, deliver, and preserve information to
the definition: “Enterprise Content Management Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der
leider die Prozesskomponente in der Definition support business processes".
is the technologies, tools, and methods used to
capture, manage, store, preserve, and deliver zum Opfer fiel: “Enterprise Content Manage- L'an 2005 a vu un autre changement avec –
content across an enterprise.“ All the same BPM ment is the technologies, tools, and methods hélas ! - la suppression de la notion de ‘pro-
was accentuated by AIIM as essential component used to capture, manage, store, preserve, and cessus’ de la définition: « Enterprise Content
in white papers and posters. deliver content across an enterprise.“ Immerhin Management is the technologies, tools, and
wurde BPM von der AIIM als wesentliche methods used to capture, manage, store, pre-
Komponente in White Papern und Postern serve, and deliver content across an enterprise. »
herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde Toutefois, l'AIIM a réaffirmée la BPM comme
die Definition also somit lauten: „ECM sind une composante essentielle par la suite. La
Technologien und Methoden zur Erfassung, traduction d’une définition enrichie serait donc :
Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Spei- « La gestion du contenu de l'entreprise est la
cherung und Archivierung von Informationen somme des technologies, des instruments et des
zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im méthodes utilisés pour saisir, gérer / traiter,
Unternehmen.“ stocker, préserver et fournir des informations de
soutien pour les processus commerciaux dans
une entreprise. »
Enterprise Content Management 4This does not seem to be the last change of Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Cependant, d’autres changements de la
definition. The AIIM Show & Conference 2005 in Definiti-on von ECM gewesen sein. Die AIIM définition d'ECM vont sans doute suivre. Ainsi,
Philadelphia was themed „Capture -:- Manage -:- Show & Confer-ence 2005 in Philadelphia stand la présentation de l'AIIM à la Conference 2005
Share -:- Store -:- Comply“. unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- était placé sous la devise « Saisir - Gérer -
Share -:- Store -:- Comply“. Partager - Sauvegarder – Se Conformer".
Traditional Archive, Document Management,
and Workflow functionalities from the Document Aus dem Umfeld von Document Related La fonctionnalité des solutions traditionnelles
Related Technologies field have been converted Technologies werden die Funktionalität traditio- d'archives, de la gestion des documents et du
into or used to generate new product suites that neller Archiv-, Dokumenten-Management- und workflow issues de l'environnement des
combine web-based components with the Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Document Related Technologies est remodelée
conventional products. In this context, Content Content Management umgebaut oder neue pour les besoins de la gestion du contenu ou
Management generally becomes Enterprise Produktsuiten generiert, die Web-basierte Kom- encore de nouvelles suites de produits sont
Content Management. ponenten mit den herkömmlichen Produkten générés qui jumèlent des composantes Web avec
verbinden. Aus Content Management wird in les produits traditionnels. Le plus souvent, cela
This nomenclature is intended to demonstrate
diesem Zusammenhang dann meistens ECM entraine la transformation magique de la simple
that it is not just about a company’s web-oriented
Enterprise Content Management. gestion du contenu en ECM/gestion du contenu
face to the outside world, but about all of the
de l'entreprise.
structured and unstructured information in the Damit soll deutlich gemacht werden, dass es
company. Most solutions therefore still focus on nicht nur um die weborientierte Außenwir- Par là on tente d’indiquer le caractère plus que
intranets, or as they are often called, B2E kung, sondern um die Erschließung aller superficiel de la transformation qui ne se limite
(“business to employee”) systems. strukturierten und unstrukturierten Informa- pas à la présentation extérieure sur le Web mais
tionen im Unternehmen geht. Der Fokus der qui tente de rendre accessibles tout information
But from this approach come new components
meisten Lösungen ist daher häufig noch auf dans une entreprise, soient-elles structurée ou
that make useful additions to Content Manage-
Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, non-structurée. Le foyer de la plupart des
ment - automatic classification, profiling, web
„business to employee“, ausgerichtet. solutions est donc le plus souvent l’Intranet ou –
transations archiving, and more.
par un raccourci différent – le B2E, « business to
Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue
employée ».
Komponenten, die das Content Management
sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Mais ces approches aussi génèrent des nouvelles
Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und composantes qui élargissent le champ de la
andere. gestion du contenu de faç6n fort utile – classi-
fication automatisée, le Profiling, l'archivage de
transaction web et autres.
5 ECMThus, the term Enterprise Content Management Mit dem Begriff Enterprise Content Management On regroupe donc sous la rubrique ECM des
refers to solutions that use Internet technologies, werden daher Lösungen zusammengefasst, die solutions qui font recours aux technologies
but concentrate on in-house information zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber internet mais qui visent la mise à disposition et le
provision. The solutions tend to be enterprise schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informa- traitement des informations au sein de
portals for B2B as extranet and B2E as intranet. tionsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind l’entreprise au premier abord. Les solutions
This category includes most of the former hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als cibles, par conséquent, sont des portails B2B en
Document Management, Groupware, and Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der extranet et de B2E en intranet. La majorité des
Workflow vendors who have not yet fully bisherigen Dokumenten-Management-, Group- fournisseurs traditionnels des solutions de
converted their architecture, but simply put a ware- und Workflow-Anbieter, die ihre Archi- gestion de documents, de messagerie de groupe
web server in front of their applications. tekturen noch nicht vollständig umgestellt haben et du workflow qui n'ont pas encore retravaillé
Enterprise Content Management follows a und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwen- leurs architectures de façon complète et qui
multilayered component approach that provides dungen stellen, finden sich auch in dieser mettent en place simplement un serveur web
the necessary infrastructure for any application. Kategorie wieder. ECM Enterprise Content devant leurs applications se retrouvent dans cette
Management verfolgt dabei einen Komponenten- catégorie. ECM / gestion du contenu de l'entre-
ansatz, der in mehreren Schichten die not- prise y est l’équivalent d’une approche basée sur
wendige Infrastruktur für beliebige Anwen- des composantes organisés en couches bien
dungen bereitstellt. distinctes et qui offre ainsi une infrastructure
pour des applications diverses.
Enterprise Content Management 6Architecture & Scope 7 ECM
Characteristics of Merkmale des Caractéristiques de la gestion
Enterprise Content Management Enterprise Content Management du contenu de l'entreprise
A comparison of the definitions of the different Betrachtet man die Definitionen der unter- A vue des différents définitions des domaines
application fields of ECM and WCM makes it schiedlichen Anwendungsbereiche von ECM d'application de l'ECM et du WCM il est évident,
clear that the existing system category und WCM wird deutlich, dass die heute noch que les différences établies aujourd'hui entre ces
distinctions cannot last long, whether for vorhandenen Unterschiede in den System- catégories de systèmes ne pourront plus être
products and technical platforms or for usage kategorien nicht mehr lange aufrechterhalten maintenus longtemps. Ceci vaut pour les
models. Solutions that are used as pure in-house werden können. Dies gilt für die Produkte und produits et les plateformes techniques aussi que
solutions today will be made accessible to die technischen Plattformen ebenso wie für die pour les modèles d'utilisation. Une solution
partners or customers tomorrow. The content Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine utilisée aujourd'hui encore purement en interne
and structure of today’s outward-directed web Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen peut être rendue accessible le lendemain aux
portal will be the platform for tomorrows bereits dem Partner oder Kunden zugänglich partenaires ou aux clients. Le contenu et les
internal information system. gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen structures d'un site web actuel orienté sur la
eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerich- représentation extérieure pourront demain servir
teten Web-Portals soll morgen bereits die de plate-forme pour la mise à disposition des
Plattform für die interne Informationsbereit- informations en interne.
stellung sein.
The claimed benefit of an Enterprise Content Der Anspruch eines Enterprise Content L'ambition d'un système de gestion de contenu
Management System is reduced to three key Management Systems reduziert sich dann auf d'entreprise se limite alors à trois idées
ideas that distinguish such solutions from Web drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom essentielles qui distinguent de telles solutions de
Content Management: Web Content Management unterscheiden: la gestion de contenu web générique:
• Middleware • Middleware • Logiciel standard intégrant
• Services • Dienste • Services indépendants
• Federated repository • Übergreifend nutzbarer Speicherort • Depôt unique
Enterprise Content Management 8ECM as vertical information system infrastructure
AIIM International
E-Business
ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise
Applications
EAI Integration
Workflow Collaboration
Enterprise
Content
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management
Mining Management Imaging
File
Domino Exchange RDMS Infrastructure
System
Source: AIIM 2001 Industry Study
9 ECM• Enterprise Content Management as integrative • Enterprise Content Management als integra- • Gestion du contenu de l'entreprise comme
middleware tive Middleware logiciel standard intégrant
ECM is used to overcome the restrictions of ECM soll die Restriktionen bisheriger ver- ECM doit contribuer à surmonter les restric-
former vertical applications and island tikaler Anwendungen und „Insel“-Archi- tions des applications traditionnelles ‘verti-
architectures. The user is basically unaware of tekturen überwinden. Der Anwender sieht im cales’ et des architectures isolées. En principe,
using an ECM solution. ECM offers the Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung l'usager n’a aucune conscience de travailler
requisite infrastructure for the new world of arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, avec une solution ECM. Pour le nouveau
web-based IT, which is establishing itself as a die sich quasi als dritte Plattform neben monde des technologies web qui se mettent en
kind of third platform alongside conventional herkömmlichen Host- und Client-/Server- place comme troisième plate-forme à côté de
host and client/server systems. Therefore, EAI Systemen etabliert, bietet ECM die notwen- systèmes traditionnels en central ou en archi-
– Enterprise Application Integration – will dige Infrastruktur. Für die Einführung und tecture client-serveur ECM offre l'infra-
play an important role in the implementation Nutzung von ECM spielt daher EAI Enter- structure indispensable. Pour l'introduction et
and use of ECM. ECM is an essential com- prise Application Integration eine besondere l'utilisation d'ECM la EAI (Intégration des
ponent of SOA service-oriented applications. Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil Applications d’Entreprise) joue donc un role
von SOA Service-orientierten Architekturen. particulier. Par conséquent, ECM est une
composante importante des architectures de
service du type SOA.
• Enterprise Content Management components • Enterprise Content Management Komponen- • Composantes de la Gestion du contenu de
as independent services ten als unabhängige Dienste l'entreprise comme services indépendants
ECM is used to manage Information without ECM soll Informationen unabhängig von der L’ECM doit gérer des informations indépen-
regard to the source or the required use. The Quelle und unabhängig von der benötigten damment de la source et indépendamment de
functionality is provided as a service that can Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird l'utilisation en vue. La fonctionnalité a est
be used from all kinds of applications. The hier als Dienst bereitgestellt, der von den offerte comme un service qui peut être utilisé
advantage of a service concept is that for any verschiedensten Anwendungen genutzt wer- par des applications diverses. L'avantage
given functionality only one general service is den kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes d'une conception de service est la disponibilité
available, thus avoiding redundant, expensive ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein d’un service générique pour chaque fonc-
and difficult to maintain parallel functions. allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und tionnalité et que la redondance technique
redundante, aufwendig zu pflegende und couteuse en temps et en argent peut être
teuere Parallelität gleicher Funktionalität ver- évitée.
mieden wird.
Enterprise Content Management 10• Enterprise Content Management as a uniform • Enterprise Content Management als einheit- • Gestion du contenu de l'entreprise comme
repository for all types of information liches Repository für alle Typen von Infor- depôt unique pour tous types d’information
ECM is used as a content warehouse (both mationen L’ECM dans sa fonction de ‘ContentWare-
data warehouse and document warehouse) ECM soll als ContentWarehouse (über- house’ (et qui comprend à la fois le Data-
that combines company information in a repo- greifend für DataWarehouse und Docu- Warehouse et le DocumentWarehouse) doit
sitory with a uniform structure. Expensive mentWarehouse) Informationen des Unter- réunir des informations de l'entreprise dans
redundancies and associated problems with nehmens in einem einheitlich strukturierten un environnement de stockage structuré de
information consistency are eliminated. All Repository zusammenführen. Aufwendige façon homogène. La redondance coûteuse et
applications deliver their content to a single Redundanz und damit verbundene Probleme les problèmes liés de la consistance d'infor-
repository, which in turn provides needed der Konsistenz von Informationen werden mations sont ainsi résolus. Toutes les appli-
information to all applications. überwunden. Alle Anwendungen liefern cations versent leur contenu dans un dépôt
ihren Content in einem einheitlichen Reposi- homogène qui à son tour met à la disposition
tory ab, das wiederum allen Anwendungen de toutes les applications les informations
die benötigten Informationen bereitstellt. requises.
Enterprise Content Management is working pro- Enterprise Content Management funktioniert La gestion du contenu de l'entreprise fonctionne
perly when it is effectively invisible to users. ECM dann richtig, wenn der Anwender praktisch parfaitement si son existence même n’est presque
technologies are intrastructures that support davon nichts merkt. ECM-Technologien sind pas remarquée par les usagers. Les technologies
specialized applications as subordinate services. Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste ECM font partie de l'infrastructure de soutien
Fachanwendungen unterstützen. pour les applications spécialisées.
ECM thus is a collection of infrastructure compo- ECM ordnet sich so als eine Sammlung von ECM s’intègre donc comme une accumulation de
nents that fit into a multi-layer model and include Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichten- composantes infrastructurelles dans une
all Document Related Technologies (DRT) for modell ein und umfasst alle DRT Document architecture à plusieurs couches et englobe toute
handling, delivering, and managing poorly Related Technologies zur Handhabung, Er- les technologies documentaires (DRT) pour la
structured data. As such, Enterprise Content schließung und Verwaltung schwach strukturier- manipulation, le désenclavement et la gestion
Management is one of the necessary basic com- ter Daten. ECM Enterprise Content Management des données peu structurées. La gestion du
ponents of the overarching E-Business application stellt damit eine der notwendigen Basiskompo- contenu de l'entreprise constitue ainsi une des
area. ECM also sets out to manage all the infor- nenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E- composantes de base indispensables dans le do-
mation of a WCM and cover archiving needs as a Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, maine applicatif plus général du e-business. ECM
universal repository. alle Informationen eines WCM mit zu verwalten prétend également de comprendre l’administra-
und als universelles Repository die Anforde- tion des informations WCM et – en tant que
rungen der Archivierung mit abzudecken. depôt universel – de repondre également aux
exigences de l’archivage.
11 ECMEnterprise Content Management 12
The « 5 Components » of ECM A model 13 ECM
The five major ECM components and techno- Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Tech- Les composantes et technologies ECM plus impor-
logies can be categorized as: nologien lassen sich in fünf Hauptkategorien tants peuvent être groupés dans cinq différentes
• Capture, einordnen, von der catégories, tels que
• Manage, • Erfassung (Capture), • Enregistrement (Capture),
• Store, • Verwaltung (Manage), • Gestion (Manage),
• Deliver, and long-term • Speicherung (Store), • Stockage (Store),
• Preserve. • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen • Distribution (Deliver)
• Sicherung (Preserve). • Préservation à long terme (Preserve).
The traditional application areas Die bisherigen Anwendungsfelder Les domaines d'utilisation connus tels que
• DM or Document Management, • DM Document Management (DMS, Doku- • DM / gestion des documents,
• Collaboration (of supporting systems, group- mentenmanagement), • Collaboration (systèmes de soutien pour le tra-
ware), • Collaboration (die Zusammenarbeit unter- vail en groupe),
• WCM or Web Content Management (including stützende Soft-ware, Groupware), • WCM / gestion de contenu web (y compris les
portals), • WCM Web Content Management (ein- portails),
• RM or Records Management (archive and filing schließlich Portale), • RM / gestion de documentation (logiciels
management systems) and • RM Records Management (Archiv- und Ab- pour administration des systèmes d'archivage)
• Workflow / BPM or Business Process Manage- lageverwaltungssysteme) und et
ment • Workflow / BPM Business Process Manage- • Workflow et BPM / Business Process manage-
ment (Vorgangsbearbeitung) ment (traitement des processus)
form the “manage” components that connect bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, s’y intègrent en tant que composantes de gestion
Capture, Store, Deliver and Preserve and can be die Capture, Store, Deliver und Preserve qui intègrent les opérations de base tels que
used in combination or as alternatives. While verbinden und kombiniert oder alternativ ‘Capture’, ‘Store’, ‘Deliver’ et ‘Preserve’ et qui
Document Management, Web Content eingesetzt werden können. Während Document peuvent être utilisées en combinaison ou encore
Management, Collaboration, Workflow and Management, Web Content Management, alternativement. La gestion de la documentation,
Business Process Management are more for the Collaboration, Workflow und Business Process la gestion de contenu web, les services de
dynamic part of the life cycle of information, Management eher für den dynamischen Teil des Collaboration, le Workflow et la gestion des
Records Management takes care of information Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist processus commerciaux y visent plutôt la partie
which will no longer be changed. die Aufgabe des Records Management die dynamique du cycle de vie de l'information, alors
Verwaltung nicht mehr zu verändernder que la tâche de l’archivage électronique est la
Information. gestion des informations statiques et qui ne
peuvent plus être modifiées.
Enterprise Content Management 14The 5-component-model of ECM
MANAGE
Collab
DM
CAPTURE STORE WCM DELIVER
WF/
BPM
RM
PRESERVE
15 ECMWhile BPM and workflow are being considered Während BPM und Workflow als Rückgrat von Alors que le BPM et le Workflow sont considérés
as the backbone of ECM, managing components ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 comme la colonne vertébrale d'ECM, on y a ajouté
as e-mail management and digital asset Manage-Komponenten wie E-Mail-Management en l’an 2005 des composantes de gestion comme
management were added in 2005 as combination und Digital-Asset-Management sowie Schnitt- pour la messagerie électronique et le Digital-
components, as well as interfaces, content inte- stellen, Content Integration und Enterprise- Asset-Management aussi bien que des interfaces,
gration and enterprise application integration. Application-Integration als Verbindungskompo- de l'intégration de contenu et l'intégration des
nenten ergänzt. applications d'entreprise comme des composantes
de liaison.
The utilization of the information is paramount Über allem schwebt die Nutzung der Infor- L’idée générale y est l'utilisation de l'information,
throughout, whether through independent mation, sei durch eigenständige Clienten der soit par des clients autonomes des composantes de
clients of the ECM system components, or by ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines Système d'ECM, soit par l’’Enabling’ des
enabling existing applications that access the „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf applications existantes qui font recours à la
functionality of ECM services and the stored die Funktionalität der ECM-Dienste und die ge- fonctionnalité des services ECM et les infor-
information. The integration of existing techno- speicherten Informationen zugreifen. Besonders mations qui y sont stockées. En particulier lors de
logies makes it clear that ECM is not a new pro- durch die Integration bestehender Technologien cette intégration de technologies existantes il est
duct category, but an integrative force. wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue évident qu'ECM n’est pas une nouvelle catégorie
Produktkategorie auftritt, sondern sich als de produits, mais plutôt se positionne comme
integrierende Kraft positioniert. force intégrante.
Enterprise Content Management 16The « 5 C » of ECM Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost 17 ECM
The “five C’s” of Die „fünf C“ des Les « cinq C" de la
Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise
Five important terms which start with “C” cha- Fünf wichtige Begriffe, die im angloameri- Cinq concepts clés commencent par "C" en
racterize the ECM application environment kanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren anglais caractérisent aujourd'hui le contexte
today. heute das Anwendungsumfeld von ECM. applicatif de l'ECM.
Content Content Contenu
The term “content” stands for any electronic Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektro- La notion de "contenu" représente des contenus
contents, including records, data, and metadata, nische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und numériques quelconques. Elle couvre les
as well as documents and websites. It no longer „Metadata“ ebenso wie Dokumente und données d’archives, les informations sur le web
means just weakly structured or unstructured Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur et les métadonnées de la même façon que des
information, but now includes structured data für schwach- oder unstrukturierte Informationen documents ou des sites web. Le terme no couvre
that is administered in an ECM solution or sondern schließt auch strukturierte Daten, die in plus seulement des informations sans structure
describes objects in ECM. There are distinct types ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die ou peu structurées mais englobe aussi des
of content based on their use and life cycle: Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. données structurées et qui sont gérées dans des
dynamic content that can still be changed during Content wird entsprechend seiner Nutzung und solutions ECM ou bien qui décrivent des objets
use, seinem Lebenszyklus unterschieden: dans un système ECM. Le contenu est différencié
and static, unchangeable content (also called dynamischer, noch veränderbarer Content en raison de son utilisation et son cycle de vie :
fixed content) held in the archive. während der Bearbeitung; contenu plutôt dynamique, encore modifiable au
If content must be retained for legal reasons or is statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed- cours de sa création;
otherwise worth keeping, it turns into records. Content genannt, im Archiv. contenu statique, invariable, dénommé aussi
ECM’s job is to capture content, administer it Ist Content aufbewahrungspflichtig oder auf- contenu figé, dans les archives.
securely, and make it available in processes. bewahrungswürdig werden aus ihm Records. Si le contenu est assujetti à des règles de
Content has value only when it is usable as ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, conservation ou digne de conservation il atteint
knowledge in processes. sicher zu verwalten, zu erschließen und in Pro- le statut des registres. La tâche de l’ECM est de
zessen bereitzustellen. Nur wenn Content als saisir, de gérer et de rendre accessible le contenu
Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird à travers des processus transparents. Seul le
hat Content einen inhärenten Wert. contenu rendu utilisable en tant que savoir dans
des processus connus possède une valeur in-
hérente.
Enterprise Content Management 18Collaboration Collaboration Collaboration
ECM supports collaboration processes, by pro- ECM unterstützt die Prozesse der Zusam- ECM soutient les processus de collaboration en
viding information as needed, regardless of time menarbeit, in dem es die benötigten Informa- exerçant un contrôle effectif sur les informations
or location. tionen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort requises et par leur mise à disposition indépen-
bereitstellt. damment du temps et du lieu de leur utilisation.
Various approaches support group work and Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kom- Pour soutenir le travail en groupe et la com-
communication: munikation kommen dabei verschiedene Ansätze munication différents approches entrent en jeu:
zum tragen:
• Direct communication with chats, forums, • Soutien de la communication directe par les
instant messaging, whiteboards, video confe- • Unterstützung der direkten Kommunikation Chats, forums, messagerie instantanée, White
rencing and other technologies mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, conférence vidéo et autres techno-
Boards, Video Conferencing und anderen logies.
• Support of the processing cycle with infor-
Technologien.
mation, and by providing information in • Soutien du cycle d'élaboration des infor-
processes • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von mations et leur mise à disposition dans des
Informationen und deren Bereitstellung in processus définis.
• Project work support by various means
Prozessen.
• Soutien du travail de projet avec des outils
• Knowledge management support via the tar-
• Unterstützung der Projektarbeit mit geeig- appropriés.
geted location, provision, and preparation of
neten Werkzeugen.
the required information • Soutien de la gestion du savoir par un
• Unterstützung von Wissensmanagement mit désenclavement ciblé, la mise à disposition et
der zielgerichteten Erschließung, Bereitstel- le conditionnement des informations requises.
lung und Aufbereitung benötigter Informa-
tion.
The support of collaborative activity is one of the Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist Le soutien d'activités de collaboration est un des
major challenges for more efficient office work. eine der großen Herausforderungen für effi- grands défis de la bureautique avancée.
zientere Arbeit in der Bürowelt.
19 ECMCompliance Compliance Compliance
Compliance is one of the market drivers for Compliance ist einer der Markttreiber für den La conformité légale est un des moteurs
ECM. Fulfillment of legal and regulatory Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und principaux pour l’établissement d'ECM sur le
requirements with process documentation, regulativer Vorgaben durch die Prozesse marché. Le respect des objectifs légales et
secure storage, and traceability of transactions is begleitende Dokumentation, sichere Speicherung régulateurs par la documentation accompagnant
a vital necessity for any enterprise or und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in les processus, la sauvegarde sûre et reproduisible
administrative office. This is not just a matter of allen Unternehmen und Verwaltungen des transactions est indispensable dans toutes les
complying with regulations, but also of usability unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um entreprises et les administrations. Pourtant, il ne
of information in own processes. The die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die s’agit là non seulement de l'accomplissement des
improvement of quality and implementation of Nutzung der Informationen in den eigenen objectifs mais aussi de l'utilisation des informa-
more efficient processes are economic factors that Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und tions dans les propres processus. L'amélioration
should be kept in mind when establishing die Umsetzung effizienterer Prozesse sind de la qualité et la réalisation des processus plus
procedures to comply with legal requirements wirtschaftliche Aspekte, die man bei der efficaces sont des aspects économiques que l'on
such as GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, ne devrait pas perdre de vue lors de
and others. ECM can contribute to making the GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer l'accomplissement des objectifs légales comme
investment in compliance profitable. nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Bâle II et autres.
hier einen Beitrag liefern, die notwendigen En ce contexte, ECM peut rendre une utilité
Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich économique aux les investissements nécessaires
nutzbar zu machen. pour la conformité légale.
Enterprise Content Management 20Continuity Continuity Continuité
Business Continuity is a term whose significance Business Continuity ist ein Begriff, dessen La continuité commerciale est une notion dont la
in the context of ECM has not received enough Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch valeur est encore loin d’être suffisamment
credit. We are more and more dependent on the längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir reconnue dans le contexte ECM. Nous dépendent
availability and correctness of electronic befinden uns in einer immer größeren toujours davantage de la disponibilité et de la
information. Assuring information availability is Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und justesse des informations numériques. L’assu-
costly. ECM offers technologies and methods for Richtigkeit elektronischer Information. Die rance de la disponibilité est fort couteuse. ECM
storing information securely with central Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheb- fournit ici des technologies et des méthodes pour
administration and distributed availability, lichen Kosten verbunden. ECM liefert hier conserver des informations de façon sure, pour
making transactions traceable, protecting Technologien und Methoden, um Informationen rendre disponibles dans un contexte décentralisé
information from unauthorized access, making it sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung des informations gérés de façon centrale, pour
intelligently retrievable in databases and search auch verteilt bereit zustellen, die Nach- garantir la reproduction des transactions, pour
engines, presenting it in virtual electronic folders, vollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, protéger des informations des accès non
saving data in applications, and using recovery Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu autorisés, pour les rendre accessibles de façon
tools to restore information in the event of schützen, sie intelligent mit Datenbanken und intelligente à l’aide des bases de données et des
disaster. In these areas, ECM has the same Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen moteurs de recherche et pour les présenter dans
significance as CRM, ERP and other operative elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus des dossiers électroniques virtuels, pour
systems, without which a modern enterprise is Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit sauvegarder des données applicatives et pour
not competitive or even viable. Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit fournir aux applications les données et
geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im documents requis et finalement pour restituer
Katastrophenfall die Information wieder zur des informations à l’aide des outils appropriés en
Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den cas de calamité majeure. L’ECM y a acquis la
gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere même importance que les systèmes opérationnels
operative Systeme, ohne die ein modernes CRM, ERP et autres sans lesquels une entreprise
Unternehmen nicht mehr arbeits- und kon- moderne ne serait plus opérationnelle et
kurrenzfähig ist. compétitive.
21 ECMCost Cost Cost
Cost savings is a top priority, along with Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung La réduction des coûts range tout en haut sur des
efficiency improvement and establishment of und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf listes des priorités des décideurs, tout comme
new business areas. ECM per se is very cost- Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist l’augmentation de l’efficacité et la création de
intensive, especially in the implementation sehr kostenintensiv, besonders in der Ein- nouveaux champs d’activité commerciale.
phase. However, the investment quickly pays for führungsphase. Durch die Zusammenführung L’ECM elle même est très coûteuse,
itself by bringing together information where it is von Informationen, Unterstützung der Zusam- particulièrement dans la phase d'introduction.
needed, supporting collaboration and processes, menarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Mais l’intégration des informations, le soutien de
simplifying administration and operations, Administration und des Betriebes von Systemen, processus de collaboration, la simplification de
improving working methods, and in many other Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, l'administration et de l'exploitation de systèmes,
ways. ECM assembles and controls information und viele andere Potentiale lassen sich die l’amélioration manières de travail et des
from different sources, thus reducing costs in the Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet déroulements des opérations ainsi que beaucoup
ECM core areas as well as in every other area of die notwendige Klammer um Informationen aus d'autres potentiels promettent un rendement
enterprise IT. When looking at this factor, the unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen rapide de cet investissement. ECM permet
primary focus should not be on upfront ROI, und zu kontrollieren. Damit verringern sich die l’intégration et le contrôle des informations
which is very quickly attained, but on the lasting Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM provenant de sources diverses. Cela conduit à
transformation of the enterprise. ECM has sondern in allen anderen Bereichen der IT- une réduction des coûts non seulement de l’'ECM
become a necessary infrastructure for efficient Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht même, mais aussi dans toutes les autres
business operations. From the point of view of der ROI im Vordergrund stehen, der bei domaines informatisées de l'entreprise. Dans
cost, the question is no longer “if,” but only einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, cette perspective il ne faut pas tant privilégier le
“how” and “when.” sondern die nachhaltige Veränderung des retour de l’investissement mais le changement
Unternehmens. ECM ist heute als notwendige substantiel et durable de l’entreprise. ECM doit
Infrastruktur zu betrachten, um ein Unter- être considéré aujourd'hui comme une
nehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch infrastructure indispensable pour la gestion
unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine économique d’une entreprise. Même en raison
Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und des coûts l’introduction de l’ECM n’est pas une
„Wann“. question de principe, mais uniquement de la
manière et du moment de son introduction.
Enterprise Content Management 22A House for Enterprise Content Management 23 ECM
A house for Enterprise Content Ein Haus für Enterprise Content Une maison pour le Contenu de l’Entreprise
In recent years, AIIM International and others Die AIIM International und andere haben in den L'AIIM International et d'autres ont créé dans les
have created a series of posters and graphics that vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und derniers années une rangée des posters et des
show the complexity and functions of Enterprise Grafiken kreiert, die die Komplexität und den graphiques destinés à représenter la complexité
Content Management. The “Lifecycle Model” Funktionsumfang von Enterprise Content et l'ampleur fonctionnelle de la gestion du
was developed in 2001. This poster defines the Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 contenu de l'entreprise. L'an 2001 a vu le
extent of ECM, and also serves as the basis for an wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses développement du modèle « Cycle de vie ». Ce
ECM course by AIIM International with 10 Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM poster n'a pas seulement défini l'étendue de
learning units. In the US, beginning courses are sondern diente auch als Grundlage für einen l'ECM mais a servi de base également pour un
traditionally numbered “101,” and accordingly ECM-Kurs der AIIM international mit 10 cours d'introduction à l’ECM offert sur le plan
this poster has become known has “ECM 101.” Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA international par l'AIIM et qui comporte 10
werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in unités d'apprentissage. Aux Ètats Unis, les cours
PROJECT CONSULT derived its version from
Ausbildungsprogrammen für den einführende d’initiation sont souvent désignés par le sigle
the original AIIM model, adding 5 detail illustra-
Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich "101" et ainsi la désignation "ECM 101" s'est
tions that are also available with the associated
auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ répandue pour ce poster.
Wikipedia.de texts, and have become widely
eingebürgert.
circulated under GNU license. PROJECT CONSULT a déduit son modèle du
Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete modèle originel de l'AIIM. À part la vision
In 2003 AIIM brought out two new posters, one
PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem générale 5 visions de détail ont été crées et mises
from the US and one by AIIM UK. The American
Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch à la disposition du public avec les textes
poster uses a puzzle approach, in which the
mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de accompagnants dans Wikipedia.de sous la
individual ECM components can be freely
zur Verfügung gestellt wurden und unter der licence GNU. Ainsi, ce modèle connaît
combined to form an overall solution.
GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung aujourd’hui une propagation importante.
gefunden haben.
En 2003 deux nouveaux posters ont suivi, l'un
Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue provenant des Etats Unis et l’autre de l'AIIM
Poster, eines aus den USA und eines von der Europe en Angleterre. Le poster américain part
AIIM Europe aus England. Das amerikanische de l’idée d'un puzzle dans lequel on peut
Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei librement combiner les différentes composantes
dem die einzelnen Komponenten von ECM d'ECM pour créer une solution globale.
beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert
werden können.
Enterprise Content Management 24Sie können auch lesen
