Mobile Kanzleiarbeit - Legal-Tech.de
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Wie Anwälte neue Chancen nutzen
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Mobile Kanzleiarbeit
Konzepte und Empfehlungen
für mehr Flexibilität und Effizienz
Mobiles Arbeiten, Homeoffice & Telearbeit –
Definition & Konzepte
Voraussetzungen für effizientes mobiles Arbeiten –
Hardware & Software
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Erfahrungsbericht der mobilen Kanzlei LHR
Arbeiten von unterwegs:
Die besten Apps für Anwältinnen und Anwälte
Partnerunternehmen
INHALT
Hier geht es zu
N IM FOKUS
Mobiles Arbeiten, Homeoffice & Telearbeit –
LEGAL-TECH.DE was ist das und wie finde ich das richtige Arbeits-
WIE ANWÄLTE NEUE CHANCEN NUTZEN
konzept für meine Kanzlei?
Katrin Augsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
N IT
Voraussetzungen für effizientes mobiles Arbeiten –
Teil 1: IT-Struktur, Hardware und Zubehör
Holger Esseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
N IT
Voraussetzungen für effizientes mobiles Arbeiten –
Teil 2: Software & elektronische Akte
Holger Esseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
IMPRESSUM
FFI-Verlag
Verlag Freie Fachinformationen GmbH
Leyboldstraße 12 N KANZLEIBERICHT
50354 Hürth
Wie funktioniert mobile Kanzleiarbeit bei LHR?
Ein Erfahrungsbericht
Ansprechpartnerin
für inhaltliche Fragen im Verlag: Arno Lampmann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Jasmin Kröner
02233 80575-16
kroener@ffi-verlag.de
www.ffi-verlag.de
Alle Rechte vorbehalten
N TOOLTIPS
Was können Anwältinnen und Anwälte heute alles
Abdruck, Nachdruck, datentechnische Ver-
mobil erledigen?
vielfältigung und Wiedergabe (auch auszugs-
weise) oder Veränderung über den vertrags- Vier nützliche Tools im Überblick
gemäßen Gebrauch hinaus bedürfen der Tianyu Yuan und Alexandra Milena Stojek . . . . . . . . . . . . . . . 21
schriftlichen Zustimmung des Verlages.
Haftungsausschluss
Die im LEGAL TECH-Magazin enthaltenen
Informationen wurden sorgfältig recherchiert
und geprüft. Für die Richtigkeit der Angaben
sowie die Befolgung von Ratschlägen und
Empfehlungen können Herausgeber/Auto-
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Erscheinungsweise
Zwei Ausgaben pro Jahr, nur als PDF,
nicht im Print. Für Bezieher kostenlos.
EDITORIAL
Liebe Leserin, lieber Leser,
hätte ich dieses Legal Tech-Magazin Spe- und jeder Mitarbeiter künftig ein bis zwei Software und Technologie zu identifizieren.
zial Mobile Kanzleiarbeit doch schon vor Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten Wie man hier die richtige Wahl trifft, the-
einem Jahr in den Händen gehalten! Viel sollte. matisiert im Folgenden Holger Esseling, der
Grübeln, Improvisation und Ärger wären Geschäftsführer eines IT-Dienstleisters.
mir erspart geblieben. Ziemlich genau zwölf Damit hatten wir schon gute Vorarbeit
Monate ist es her, dass wir unsere Kanzlei geleistet für das, was dann plötzlich und Wie das mobile Arbeiten in der Praxis
pandemiebedingt geschlossen ins Homeof- unerwartet kam. Natürlich möchte ich nicht abläuft, beschreibt die Kanzlei Lampmann,
fice geschickt haben. 80 Mitarbeitende verschweigen, dass die überstürzte Umstel- Haberkamm & Rosenbaum, die schon seit
von heute auf morgen raus aus der Kanz- lung auch einen Haufen Probleme mit sich Jahren weitgehend digital unterwegs ist.
lei – hinein in Wohnzimmer, Schlafzimmer brachte. Die virtuelle Telefonie verursachte
und Kinderzimmer. So lauteten die neuen am Anfang Schwierigkeiten, der VPN-Client Vier nützliche Apps stellen die Legal
Arbeitsorte und wir als Arbeitgeber muss- funktionierte nicht so, wie wir es wollten Tech-Enthusiasten Tianyu Yuan und
ten schnellstmöglich dafür sorgen, dass die und auch die Kommunikation über Slack Alexandra Milena Stojek vor, wenn sie
Produktivität in dieser für uns bis dato unge- mussten wir erst noch lernen. Nunmehr die Frage beantworten, welche Arbeiten
wohnten Arbeitsumgebung erhalten blieb. sind wir allerdings im Eiltempo zu einer voll Anwältinnen und Anwälte heute schon
digitalen Kanzlei geworden – inklusive hybri- mobil erledigen können.
Zwei Dinge hatten wir zufällig kurz vor der dem Konferenzraum. Und wir planen schon
Pandemie schon richtig gemacht: Erstens den Umzug in neue Räumlichkeiten. Dort Wer dieses Magazin durchgelesen hat, ist
waren wir mit der gesamten Kanzlei auf soll dann die Kommunikation der Mitarbei- garantiert für die mobile Kanzleizukunft
unsere eigene cloudbasierte Kanzleisoft- tenden untereinander im Vordergrund ste- gerüstet.
ware Legalvisio umgezogen, sodass uns ein hen, denn das Arbeiten kann ja jetzt überall
komplett browserbasiertes Arbeiten mög- stattfinden. Aktuell ist geplant, dass die Mit- Viel Spaß bei der Lektüre wünscht Ihnen
lich war. Ohne Probleme fanden unsere arbeiterinnen und Mitarbeiter ein bis zwei Ihr
Mitarbeitenden also auch auf ihren priva- Tage pro Woche ins Büro kommen. Christian Solmecke
ten Endgeräten (genügend Laptops waren
anfangs nicht zu beschaffen) alleine durch Alles, was wir uns im vergangenen Jahr zum Rechtsanwalt Christian
das Aufrufen ihres Browsers die gewohnte Thema mobile Kanzleiarbeit mühsam erar- Solmecke ist Partner bei
Arbeitsumgebung wieder. Hätten wir zu beiten mussten, finden Sie nun kompakt im WILDE BEUGER SOL-
diesem Zeitpunkt nicht mit einer cloudba- Legal Tech-Magazin Spezial Mobile Kanz- MECKE Rechtsanwälte,
sierten Software gearbeitet, sondern mit leiarbeit. Arbeitsrechtlerin Katrin Augsten Legal Tech-Buchautor
Desktop-Installationen, wäre der blitzarti- stellt verschiedene Arbeitskonzepte vor und und Geschäftsführer
ge Umzug ins Homeoffice ganz bestimmt erläutert die Unterschiede zwischen mobi- der cloudbasierten Kanzleisoftware
nicht so glatt gelaufen. Zweitens hatten wir lem Arbeiten, Homeoffice und Telearbeit. Legalvisio.
kurz vor der Pandemie einen sogenannten
Zukunftsworkshop durchgeführt und für die Hat man sich einmal für eine Arbeitsform
Kanzlei ein Zukunftsbild erstellt. Teil dieses entschieden, geht es darum, die passende
Zukunftsbildes war, dass jede Mitarbeiterin IT-Infrastruktur zu finden und die richtige
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Im Fokus
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Mobiles Arbeiten, Homeoffice & Telearbeit
– was ist das und wie finde ich das richtige
Arbeitskonzept für meine Kanzlei?
Katrin Augsten
Das Coronavirus SARS-CoV-2 hat unsere Homeoffice, Telearbeit, mobiles Form des Telearbeitsplatzes nach § 2
Welt gründlich verändert. Manche Dinge Arbeiten – bitte, was? Abs. 7 ArbStättV erbracht wird, ob wir
mit seltsamen Namen, die vom Nischen- vom selbstgewählten Arbeitsplatz (mobi-
zum Massenphänomen wurden (jede Art Diese Nachfrage, was denn mit dem Begriff les Arbeiten) sprechen oder von klassischen
von Mund-Nasen-Bedeckung) oder von des Homeoffice genau gemeint ist, sollten Tätigkeiten im Außendienst bzw. mit ständig
der Nachricht aus einer anderen Welt Sie sich stets erlauben. wechselnden Einsatzorten.
zur eigenen Erfahrung (Lockdown, Aus-
gangssperre, Homeschooling), werden Bis dato jedenfalls gibt es keine gesetzliche Der Telearbeitsplatz ist letztlich nichts
sich hoffentlich schon bald wieder in ihre Definition des Begriffs im deutschen Recht. anderes als ein klassischer, voll eingerichte-
Nischen zurückziehen oder besser noch Im Allgemeinen – und so werden wir das ter Büroarbeitsplatz im Privatbereich der
gänzlich überflüssig. auch in diesem Artikel halten – wird im Beschäftigten. D. h. bei Vorliegen einer Tele-
deutschen Sprachraum unter Homeof- arbeitsplatzvereinbarung, die zwingende
Die Erfahrung mit Online-Meetings und fice das Arbeiten im Privatbereich oder Voraussetzung ist, ist der Arbeitgeber oder
-schulungen, mit mobilem Arbeiten und an einem vom Beschäftigten grundsätzlich die Arbeitgeberin verpflichtet, für die ord-
dem kritischen Hinterfragen der Notwen- selbstgewählten, geeigneten Arbeitsplatz nungsgemäße und vollständige Ausstattung
digkeit von Terminanfragen – kurz das verstanden. Inhaltlich klarstellen müssen eines Arbeitsplatzes in einem Raum zu sor-
Homeoffice – wird uns aber bleiben. wir deshalb stets, ob das Homeoffice in gen, der dem Privatbereich der Beschäftigten
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zuzurechnen ist. Meist handelt es sich um einen eigenständigen
Arbeitsraum in der Wohnung der Beschäftigten. Denkbar ist
aber auch, dass ein geeigneter Raum an anderer Stelle dafür
vereinbart wird. Vorstellbar wäre zum Beispiel ein Arbeitszim-
ANWALTSKANZLEIEN:
mer in der Wohnung von Verwandten oder Freunden.
LASSEN SIE KEINE
Ein vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin angemieteter
Raum/Bereich, z. B. in einem Coworking Space, würde schon
wieder nicht der Definition des Telearbeitsplatzes unterfallen,
UMSӒTZE AUF DER
da sich dieser eben gerade nicht im Privatbereich der Beschäf-
tigten befinden würde. STRECKE BLEIBEN
Ein solcher Bereich kann aber natürlich durchaus als Arbeits-
ort in Frage kommen, wird dann aber je nach Ausgestaltung
Ob Telefonate oder
der Nutzung im Detail eher als eine Betriebsstätte der betref-
fenden Kanzlei oder Ort zu sehen sein, an dem Beschäftigte
Videomeetings, ob im
gelegentlich mobile Arbeit leisten.
Büro oder anderswo –
Der klassische Außendienst mit ständig wechselnden Einsat-
zorten wird letztlich in der anwaltlichen Praxis vermutlich
Sie haben Ihre
eine eher untergeordnete Rolle spielen. Ausgeschlossen ist es
zwar wohl nicht, dass spezialisierte Beschäftigte ausschließlich
abrechenbaren Tätigkeiten
die Mandantschaftsakquise betreiben und dann wie Versiche-
rungsvertreter die abendliche Dokumentation im Hotelzim-
voll im Blick.
mer absolvieren.
Wir wollen uns im Folgenden aber darauf beschränken,
bei dem Begriff Homeoffice an einen Ort zu denken, den
die Beschäftigten grundsätzlich (und möglicherweise auch
MEHR ERFAHREN
ständig neu) selbst frei wählen (mobiles Arbeiten) und für
dessen Einrichtung und Erscheinungsbild sie grundsätzlich
auch selbst sorgen.
Mit letzterem ist aber noch nichts darüber gesagt, wer in
diesem Zusammenhang welche Kosten trägt und welche
Schlussverantwortung innehat.
Kosten und Verantwortung in der mobilen Kanzlei
Grundsätzlich ist es die ureigene Pflicht und Verantwor-
tung der Kanzleiinhaber:innen, die Kosten zu tragen, die den
Beschäftigten in Ausübung ihrer arbeitsvertraglichen Tätig-
keit entstehen. Daran ändert eine vollständige oder teilweise
Verlagerung des Ortes, an dem diese Tätigkeiten erbracht
werden, aus der eigentlichen Kanzlei in die Wohnung der
Beschäftigten oder an andere Orte natürlich nichts.
Andererseits ist es in den Grenzen der Schutzvorschriften
der Rechtsordnung auf der Basis der Vertragsfreiheit natür-
lich möglich, diesen Grundsatz zu modifizieren. In der Praxis
durchaus üblich und für die meisten Fälle wohl auch angemes-
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Im Fokus
sen und sinnvoll ist es z. B. zu vereinbaren, ggf. Maßnahmen zur Gefahrenminimierung Telearbeit vs. mobile Working
dass der gem. § 670 BGB geschuldete Ersatz zu vereinbaren. Die Umsetzung dieser Maß-
für die Aufwendungen der Beschäftigten, nahmen sollte auch immer wieder in den Entscheiden sich die Arbeitsvertragspartei-
die im Zusammenhang mit Homeoffice z.B. Blick genommen werden. Dies bezieht sich en dafür, dass Homeoffice in der formali-
für Strom, Heizung etc. entstehen, pauschal natürlich ganz wesentlich auch auf Fragen sierten Form des § 2 Abs. 7 ArbStättV als
mit ca. 30 bis 50 Euro monatlich erfolgt. der Ergonomie, Lichtverhältnisse, Gestal- Telearbeit auszugestalten, so hat das im
Sicherheitshalber sollte in solchen Fällen tung des Arbeitsplatzes / -umfelds, Stolper- Wesentlichen folgende Effekte:
die Vertragsklausel auch eine Möglichkeit fallen etc.
für die Beschäftigten vorsehen, ggf. entste- • Der Arbeitsschutz ist umfassender/bes-
hende höhere Aufwendungen im Einzelfall Es mag vertretbar sein, am schlecht beleuch- ser kontrollierbar.
nachzuweisen und erstattet zu bekommen. teten Küchentisch schnell eine kurze Man- • Das Risiko für Datenschutzverstöße ist
dantschaftsfrage per E-Mail zu beantwor- deutlich verringert.
Als Arbeitgeber:innen sind Kanzleiinha- ten, mehrere Stunden oder gar tage- bzw. • Tendenziell entsteht weniger Ablenkung
ber:innen natürlich auch für die Einhaltung wochenlang können Beschäftigte aber so für die Beschäftigten, damit ist konzen-
sämtlicher Schutzvorschriften verantwort- nicht arbeiten. Die Kosten, die sich der trierteres Arbeiten möglich.
lich. Auch in Bezug auf Arbeitsschutz, aber Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin hier zu • Die Beschäftigten in Telearbeit befinden
auch den Schutz der Daten der Beschäf- sparen glaubt, in dem er nicht für angemes- sich an einem fest vereinbarten Arbeits-
tigten und natürlich der Mandantinnen und senes Equipment sogt, werden langfristig platz und sind damit tendenziell auch
Mandanten sind die Anforderungen bei mit Sicherheit durch den Verlust an Pro- besser erreichbar.
einer Tätigkeit im Homeoffice nicht geringer duktivität, Arbeitsfreude und Gesundheit • Eine Telearbeitsvereinbarung schließt die
als in den klassischen Kanzleiräumen. der Beschäftigten und beizeiten durch Ent- freie Wahl des Arbeitsortes durch die
geltfortzahlungskosten übertroffen werden. Beschäftigten aus.
Details würden an dieser Stelle den Rahmen
sprengen – bezogen auf den Arbeitsschutz Vor- und Nachteile des mobilen Die Vereinbarung von Homeoffice in
sei aber der Hinweis gegeben, dass die Arbeitens der Variante der mobilen Arbeit, die den
Arbeitsstättenverordnung zwar im Grund- Beschäftigten das Recht gibt, ggf. im Rahmen
satz im Homeoffice nur in der Form der Womit wir bei den möglichen Vor- und erforderlicher und damit zulässig vereinba-
Telearbeit Anwendung findet, das Arbeits- Nachteilen des mobilen Arbeitens wären, rer Einschränkungen eigenverantwortlich
schutzgesetz aber für alle denkbaren Varian- die sowohl für die Entscheidung über das über den Ort zu entscheiden, von dem aus
ten gilt. Es erscheint daher nicht nur sinnvoll, „Ob“ des Homeoffice als auch für die Frage sie ihre Arbeitsleistung erbringen, hat dage-
sondern m. E. besteht auch die gesetzliche des „Wie“ zu beachten sind. gen die nachstehenden Folgen:
Verpflichtung, mit den Beschäftigten vor der
Vereinbarung von Homeoffice auch über • Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitge-
mögliche Gefahrenquellen zu sprechen und berin ist nicht verpflichtet, auf eigene
LESETIPP:
Katrin Augstens Werk
„Mobile Arbeit – Homeoffice – Telearbeit:
Praxisratgeber für Betriebs- und Personalräte“
ist im Mai 2021 beim Bund-Verlag erschienen
Weitere Infos
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Im Fokus
Kosten einen vollständigen, den gesetz- nissen bzgl. Fähigkeiten und Persönlich- • Entscheidungskriterien fair gestalten und
lichen Anforderungen entsprechenden keitsmerkmalen der Beschäftigten. Daher transparent machen
Arbeitsplatz einzurichten; damit sind wird es in den meisten Fällen von Vorteil • Ergonomie nicht vernachlässigen (gute
die Einrichtungskosten i. d. R. deutlich sein, die Möglichkeit zur Arbeit aus dem Ausstattung mit externem Bildschirm
geringer. Homeoffice (nach der Pandemie) auf weni- etc./Schulung und Sensibilisierung der
◦ Dafür steigt aber wie oben dargestellt ge Tage pro Woche bzw. einige im Monat Beschäftigten)
auch das Risiko für Erkrankungen mit zu beschränken. • Beschäftigte in Planungs- und Entschei-
entsprechenden Ausfällen. dungsprozesse einbeziehen/Mitbestim-
• Durch die freiere Wahl des Arbeitsplat- Aus meiner Sicht lässt sich das für die Kanz- mung beachten, soweit in der Kanzlei
zes sind die Beschäftigten flexibler, was lei beste Konzept nur in der betreffenden ein Betriebsrat gewählt wurde
zu besserer Vereinbarkeit privater und Kanzlei finden. Dabei bietet es sich an, die • Meetingzeiten – persönliche Anwe-
beruflicher Anforderungen führen kann objektiven Erfordernisse (Datenschutz, senheit, aber auch virtuelle Termine –
(z. B. Arbeit aus der Wohnung der Mut- Anforderungen an Internetkapazität etc) auf die Erfordernisse des Homeoffice
ter möglich, wenn diese kurzzeitig eine einerseits sowie die Hoffnungen/Erwar- abstimmen (gerade in Zeiten des Home-
gewisse Unterstützung/Anwesenheit tungen und No-Gos aus Sicht der Inhaber schooling, aber auch danach)
benötigt). und aus Sicht der Beschäftigten andererseits • IT- und Datenschutzkonzepte erarbei-
• Reisezeiten können effektiver genutzt zu sammeln, zu strukturieren und aus die- ten, praxisnah halten, Einhaltung kont-
werden, was aber ggf. auch zu höheren sen Leitplanken dann klare Vereinbarungen rollieren
Vergütungsansprüchen führt. abzuleiten, wie Homeoffice-Verträge in der • Für klare Trennung beruflicher und
• Das Risiko für Datenschutzverletzungen Kanzlei zu gestalten sind. privater Daten und Unterlagen der
steigt natürlich umso mehr an, je frei- Beschäftigten sorgen
er der potenzielle Arbeitsort gewählt Dabei ist unbedingt auch auf Transparenz • Zugriff auf die beruflichen Daten und
werden kann, klare Regelungen zu Ver- und Nachvollziehbarkeit der Kriterien zu Unterlagen ermöglichen, falls Beschäftig-
schlüsselung/Sichtschutz/Vermeiden von achten, wenn nicht allen Beschäftigten in te unvorhergesehen aus dem Homeof-
Mithörern etc. werden essenziell. gleichem Maße der Zugang zum Homeof- fice heraus krank werden etc.
fice ermöglicht werden kann. Studienergeb-
Wie finde ich das richtige Arbeits nisse zeigen klar, dass Homeoffice dort, wo Katrin Augsten, Rechts-
konzept für meine Kanzlei – auch mit es als jederzeit wieder entziehbares Privileg anwältin & Mediato-
Blick auf die Zeit nach der Pandemie? gehandhabt oder nach dem „Nasenprinzip“ rin, Fachanwältin für
gewährt wird, die Arbeitszufriedenheit eher Arbeitsrecht, verbindet
In den meisten Fällen wird für Kanzleibe- verringert als steigert. Wissen und Erfahrung
schäftigte, für Anwält:innen wohl noch mehr aus über 20 Jahren Tätig-
als für die Mitarbeiter:innen mit Sekretari- Sein Potenzial, die Zufriedenheit, Betriebs- keit in eigener Anwaltskanzlei mit denen
atsaufgaben, die Vereinbarung von mobiler bindung und Produktivität zu steigern, kann aus angestellter Tätigkeit als Gewerk-
Arbeit mit entsprechender Ausstattung Homeoffice nur in Organisationseinheiten schaftssekretärin im Rechtsschutz, kennt
und Schulung zum ergonomischen Arbei- entfalten, in denen klar und transparent also die Anforderungen an die Kanzleior-
ten sowie klaren Regelungen zu daten- über das „Ob“ und das „Wie“ entschieden ganisation als Inhaberin ebenso wie die
schutzkonformen Verhaltensweisen das wird und zudem die essenziellen Regelun- Sichtweisen einer Beschäftigten. Ihr Pra-
Mittel der Wahl sein, um einerseits dem gen des Arbeitsschutzes (ergonomische xisratgeber „Mobile Arbeit – Homeoffice
Flexibilisierungsinteresse der Beschäftigten Arbeitsgeräte, klare Grenzen der Erreich- – Telearbeit“ ist gerade erschienen. Mit
und andererseits auch den Kosteninteressen barkeit und der Arbeitszeit inkl. Pausen und den Techniken und Erfahrungen als zer-
der Kanzlei Rechnung zu tragen. Ruhezeiten) eingehalten werden. tifizierte Mediatorin (OTH Regensburg)
steht sie Kanzleiteams gern bei der Erar-
Ein großer potenzieller Nachteil von Die wichtigsten Regeln für das beitung passgenauer Homeoffice-Kon-
Homeoffice ist die Vereinsamung und Homeoffice zepte zur Seite.
Abkopplung vom Kanzleigeschehen. Das
führt aus Beschäftigtensicht auch oft zu • Erwartungen und Anforderungen klä-
deutlichen Karriere- und/oder Vergütungs- ren (nicht nur bei der Einrichtung des
nachteilen, aus Sicht der Kanzleiinhaber zu Homeoffice, das ist ein stetiger Prozess
einem Verlust an Überblick und Kennt- guter Kommunikation)
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IT
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Voraussetzungen für effizientes
mobiles Arbeiten –
Teil 1: IT-Struktur, Hardware und Zubehör
Holger Esseling
Spätestens seit Beginn der Covid-19-Pan- der IT-Sicherheit sowie des Berufs-, Straf- Homeoffice empfiehlt sich die Verwendung
demie steigt die Nachfrage nach Mög- und Datenschutzrechts zu beachten. Die einer Dockingstation, um mehrere Bildschir-
lichkeiten der mobilen Kanzleiarbeit und gängigsten IT-Konstellationen werden me, Drucker, Maus, Tastatur, Diktiergerät
Lösungen für das Homeoffice rapide. im folgenden Artikel mit ihren Vor- und und Kartenleser einfach anzubinden.
Zuvor wurden durch die Einführung des Nachteilen sowie Kosten dargestellt.
besonderen elektronischen Anwaltspost- Der gesamte Datenbestand der Kanzlei liegt
fachs beA und die flächendeckende Digi- Grundlegende Infrastruktur-Konzepte in diesem Fall auf dem Notebook, was die-
talisierung der Anwaltskanzleien Grund- se Variante besonders einfach, aber auch
lagen für diese Entwicklung geschaffen. Notebook für Einzelkämpfer: besonders anfällig macht. Im Falle eines
Zwar existiert in vielen Kanzleien noch Das Allround-Talent Diebstahls könnten die Daten in falsche
immer eine Papierakte, die führende Hände geraten, daher sollten die Festplatten
und vollständige Akte ist jedoch in der Besteht die Anwaltskanzlei aus exakt einer und auch das Gerät selbst durch Verschlüs-
Regel elektronisch und kann damit auch Person, dann bietet die Arbeit mit einem selung geschützt werden. Darüber hinaus ist
räumlich verteilt bearbeitet werden. Die Notebook die einfachste aller Möglich- eine professionelle Datensicherung unum-
Anforderungen an die zugrundeliegende keiten der mobilen Kanzleiarbeit. Hierbei gänglich, um den Verlust der Daten durch
IT-Infrastruktur steigen dabei mit der wird ein möglichst leistungsfähiges und den- Systemausfall oder Virenbefall zu vermei-
Anzahl der Benutzer und Benutzerinnen. noch handliches Notebook für den mobi- den. Zu beachten ist darüber hinaus: Ist in
Darüber hinaus sind wesentliche Aspekte len Einsatz genutzt. In der Kanzlei oder im absehbarer Zeit die Erweiterung der Kanzlei
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IT
um zusätzliches Personal geplant, muss die nen ist der Terminalserver. In der Regel In einer Anwaltskanzlei gleichen sich die
Kanzlei-IT völlig neu gestaltet werden. In auf Basis von Windows Remote Desktop IT-Bedürfnisse der Nutzer und Nutzerin-
diesem Fall ist es ratsam, gleich zu Beginn Services (RDS) wird hierbei ein zentraler nen weitestgehend: Kanzleisoftware, Dik-
auf eine Lösung zu setzen, die flexibel an Server aufgebaut, der ebenso die virtuellen tiersoftware, Office-Anwendungen und ein
die Anzahl der Nutzer und Nutzerinnen Arbeitsplätze der einzelnen Anwender:in- paar Zusatzprogramme lassen sich ebenso
angepasst werden kann. nen bereitstellt. Ob in der Kanzlei, unter- gut über einen Terminalserver bereitstellen.
wegs oder im Homeoffice: Der Nutzer bzw.
Virtual Private Network (VPN): die Nutzerin verbindet sich mit seinem bzw. Dafür entfallen einige Vorteile bei der Nut-
Die günstige Einstiegslösung ihrem Arbeitsplatz auf dem Server und kann zung einer Virtual Desktop Infrastruktur:
arbeiten wie in der Kanzlei. Dabei fungiert Der Administrationsaufwand steigt und
VPN-Verbindungen dienen in vielen IT-Infra- das Endgerät im Grunde als Fernsteuerung: es ist mehr Serverleistung nötig. Die ein-
strukturen als Grundlage der verschlüsselten Die Speicher- und Rechenleistung wird vom maligen und laufenden Kosten steigen. Bei
Verbindung zwischen zwei Geräten. Eine Server getragen. sehr unterschiedlichen Anforderungen der
einfache Möglichkeit der mobilen Anbindung Benutzer:innen kann VDI jedoch eine gute
einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Aus diesem Grund sind die Anforderungen Lösung sein.
stellt der Aufbau einer VPN-Verbindung an die zugreifenden Endgeräte gering. Auch
von Computer zu Computer dar. Hierfür Peripheriegeräte (Kartenleser, Diktiergerät Software as a Service (SaaS):
muss die Kanzlei-IT keine besonderen Vor- etc.) lassen sich durchschleifen. Die Admi- Einfach loslegen
aussetzungen erfüllen. Die Verbindung ist nistration des Servers erfolgt zentral und
mit Windows-Bordmitteln zu bewältigen verursacht weniger Aufwand. Die Arbeits- Browser öffnen, einloggen, arbeiten: So
und verursacht keine Zusatzkosten. Daher plätze sind weitestgehend standardisiert und einfach wünschen sich wohl die meisten
ist diese Lösung zu Beginn der Corona-Pan- die IT-Sicherheit kann deutlich einfacher Anwender:innen die Nutzung von IT-Diens-
demie von vielen Kanzleien als Übergangs- gewährleistet werden. Durch die zentrale ten. Und diese Arbeitsweise kennen immer
lösung gewählt worden. Haltung aller Daten ist eine vollständige mehr Menschen aus dem Privatleben. Der
Datensicherung möglich. Die Virtualisierung Mailaccount, Social Media-Plattformen
Doch auch diese Lösung hat Nachteile. So der Server ermöglicht zudem die schnelle und selbst einige komplexere Anwendun-
müssen beide verbundenen Rechner ein- Rekonstruktion im Notfall auf einem belie- gen lassen sich mittlerweile als sogenann-
geschaltet sein. Der Rechner in der Kanz- bigen Server. Der einzige Nachteil dieser te Software as a Service nutzen. Es wird
lei wird demnach im Dauerbetrieb laufen, Lösung sind die höheren Anschaffungskos- nicht die Hardware bereitgestellt, sondern
wofür er jedoch nicht ausgelegt ist. Mal fährt ten. Da der Betrieb eines Terminalservers in die vollständig nutzbare Software mit ent-
er sich selbst für ein neues Update herunter, der Kanzlei oder in einem Rechenzentrum sprechenden Apps für Mobilgeräte – um
dann wieder entstehen Probleme, die sich möglich ist, entfallen diese Erstinvestitionen den Rest muss sich der Anwender bzw. die
aus der Ferne nicht lösen lassen – die Ver- jedoch zumindest bei der letzteren Variante. Anwenderin keine Gedanken machen.
bindung einzelner Geräte via VPN erweist Beim Betrieb in der Kanzlei ist ein umfang-
sich in der Praxis als nicht besonders stabil. reicher Servicevertrag mit einem IT-Dienst- Es ist gut möglich, dass Software as a Service
Hinzu kommt, dass mit steigender Anzahl leister unerlässlich. das Modell für die Kanzlei-IT der Zukunft
der Benutzer und Benutzerinnen die Admi- ist. Die Gegenwart sieht jedoch anders aus.
nistration immer komplexer wird. Zudem Virtual Desktop Infrastructure (VDI): Es existieren einige wenige Anbieter, die
lassen sich Peripherie-Geräte wie Karten- Individualisierung nach Maß rein webbasierte Lösungen zur Verfügung
leser und Diktiergeräte nicht aus der Ferne stellen. Für einfache Anwendungen wie die
bedienen. Als Einstiegs- oder Übergangslö- Während auf einem Terminalserver recht Akten- und Adressverwaltung sowie die
sung ist die direkte VPN-Anbindung aller- einheitliche Arbeitsplätze zentral bereitge- Dokumentenspeicherung sind diese Ange-
dings eine kostengünstige und pragmatische stellt werden, bietet eine Virtual Desktop bote hervorragend geeignet. Für die vollum-
Variante. Infrastruktur (VDI) die Möglichkeit, einzelne fängliche Nutzung aller im Kanzleibetrieb in
Arbeitsplätze sehr individuell zu gestalten. der Regel erforderlichen Funktionen sind sie
Terminalserver (WTS): Für jeden Anwender und jede Anwenderin jedoch nicht geeignet. Die Anbindung von
Der effiziente Standard wird eine eigene virtuelle Instanz aufgebaut, Endgeräten ist nur sehr eingeschränkt mög-
die seinen oder ihren Anforderungen ent- lich, ebenso fehlen Schnittstellen zu ande-
Der De-facto-Standard für die verteilte spricht. Das ist umso sinnvoller, je unter- ren Anwendungen. Hinzu kommt, dass die
Kanzleiarbeit mit mehreren Benutzer:in- schiedlicher die Nutzungsverhalten sind. Abhängigkeit von einem Anbieter sehr groß
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IT
ist und der Einfluss auf die Einhaltung von prüfen. Auch hier hat sich die Nutzung eines keiten meist nicht umsetzen. Auch deshalb
berufsrechtlichen Vorgaben entsprechend Terminalservers zum Standard entwickelt. entscheiden sich immer mehr Anwaltskanz-
gering. Wer eine einfache Lösung zur grund- Die Kanzlei kann den vollen Funktionsum- leien für eine Auslagerung der Kanzlei-IT.
legenden Mandatsverwaltung sucht, für den fang nutzen, die Verantwortung für die
können SaaS-Dienste jedoch die passende Verfügbarkeit und Sicherheit liegt jedoch Bei der Wahl des Rechenzentrums sind
Wahl sein. Die laufenden Kosten unterschei- beim Betreiber des Rechenzentrums. Die allerdings einige berufsrechtliche Beson-
den sich je nach Funktionsumfang erheblich. hohen Einmalinvestitionen für einen Ter- derheiten zu beachten. Die entscheiden-
Dabei spielen einmalige Kosten in der Regel minalserver werden in diesem Konzept auf den Fragen lauten: Wo werden die Daten
eine untergeordnete Rolle. die Nutzungsdauer umgelegt. Dafür werden gehalten? Können die zugriffsberechtigen
die Server über die Jahre automatisch den Mitarbeiter:innen namentlich benannt wer-
Das Rechenzentrum: Artgerechte aktuellen technischen Gegebenheiten ange- den und können sie einzeln zur Verschwie-
Haltung für die Kanzlei-IT passt und erneuert. Der aufwändige und genheit verpflichtet werden? Mit wem teilt
regelmäßig wiederkehrende Neuanschaf- sich die Kanzlei die Server, wer sind also die
Die Anforderungen einer Anwaltskanzlei fungsprozess entfällt. Nachbarn im Rechenzentrum? Werden die
an die IT lassen sich mit wenigen Worten Server vom Anbieter selbst betrieben oder
zusammenfassen: Es soll einfach laufen und Ein wesentlicher struktureller Vorteil des wird letztlich nur ein Server in einem gro-
wir möchten so wenig wie möglich damit Rechenzentrums gegenüber dem Betrieb in ßen Rechenzentrum gemietet? Es empfiehlt
zu tun haben. Diese Ziele lassen sich bei der Kanzlei: Es ist eine „artgerechte Haltung“ sich zusammenfassend ein Anbieter, der
eingeschränkter Nutzungsmöglichkeit mit des Servers möglich: 24/7 Zutrittskontrolle, eigene Server ausschließlich für Rechtsan-
SaaS-Lösungen erfüllen. Bei komplexeren Gaslöschanlage, redundante Server, mehrfa- waltskanzleien betreibt und die vollständige
Anwendungen empfiehlt es sich, den Betrieb che Strom- und Datenleitungen – all diese Kontrolle gewährleisten kann. Unter diesen
der Kanzlei-IT in einem Rechenzentrum zu Punkte lassen sich in den Kanzleiräumlich- Voraussetzungen ist die Nutzung eines Ter-
When you have to be right
AnNoText
Flexibles juristisches
Arbeiten neu gedacht.
Smarte Anwälte nutzen die smarte AnwaltsAkte von AnNoText.
Nehmen Sie Ihre Kanzleiakten auf Ihrem Tablet überall mit hin –
und bleiben jederzeit mit der Kanzlei synchronisiert.
Die smarte AnwaltsAkte von AnNoText ermöglicht es, Dokumente
nicht nur als Ansichts-PDF einzusehen, sondern mobil zu bearbeiten.
• Akteninhalte in Sekundenschnelle finden
• Markieren, Schwärzen, Annotieren – auch per Stifteingabe
• Überblick behalten: dank Labels und des Zeitstrahls
Der Clou: Microsoft Word-Dokumente können mobil in der App nativ
bearbeitet werden und stehen in AnNoText direkt z.B. in der Kanzlei
zur Verfügung. Dabei werden alle Daten sicher in der smarten
AnwaltsAkte Ende-zu-Ende verschlüsselt.
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Vereinbaren Sie eine Online-Präsentation annotext.deIT
minalservers im Rechenzentrum aktuell die Eingeschränktes Multitalent: Das Tablet dem Smartphone eine hervorragende und
Möglichkeit der Wahl für die Kanzlei-IT. günstige Lösung sein. Mit steigender Nut-
Noch größere Mobilität durch geringere zerzahl werden die Anforderungen kom-
Verwendete Endgeräte und Größe und Gewicht verspricht das Tablet. plexer. Der Weg zu mobiler Kanzleiarbeit
Nutzungsarten In der Praxis erweist es sich jedoch weniger und Homeoffice führt in der Regel über
als Arbeitsgerät und mehr als Lesegerät mit einen Terminalserver in der Kanzlei oder in
Alles drin, alles dran: Der Personal Zusatzfunktion. Die meisten Kanzleianwen- einem Rechenzentrum. Webbasierte Soft-
Computer (PC) dungen bieten mittlerweile Apps für diese warelösungen sind verlockend, bieten aber
Geräte, die jedoch häufig eingeschränkte bisher noch nicht den Funktionsumfang, den
Zur vollumfänglichen Aktenbearbeitung Funktionen bereitstellen. Zum Lesen von viele Kanzleien erwarten.
wird mehr benötigt als nur ein Endgerät. Akten und Schriftsätzen, zur Erstellung
Der Personal Computer (PC) hat sich von Notizen und zur Verfassung kürzerer Für welche Lösung sich eine Anwalts-
daher zum Standard entwickelt. Fest an E-Mails sind Tablets eine schöne Ergänzung. kanzlei auch entscheidet, der Notfall soll-
einem Schreibtisch aufgebaut ermöglicht er te mitbedacht werden. Insbesondere eine
die dauerhafte Verbindung zu Diktiergerä- Immer dabei: Das Smartphone lupenreine Datensicherungslösung mit
ten, Druckern, Netzwerk, Kartenlesegerät regelmäßigen Rekonstruktionsübungen ist
und allen weiteren benötigten Komponen- Der größte Vorteil des Smartphones: Man Pflicht. Hier sollte ein IT-Dienstleister hin-
ten. Mit einem PC lassen sich alle zuvor hat es immer dabei. Allerdings sind die zugezogen werden, um böse Überraschun-
genannten IT-Infrastrukturen komfortabel Ein- und Ausgabemöglichkeiten so einge- gen zu verhindern. Auch der Einsatz von
bedienen und es sind alle Nutzungsarten schränkt, dass nur wenige Nutzungsmög- Verschlüsselungsmethoden und ein durch-
möglich. Darüber hinaus ist er vergleichs- lichkeiten sinnvoll sind. E-Mail und Kalender dachtes Sicherheitskonzept sollten zwin-
weise günstig. Nur ist der PC eben an einen sind die wichtigsten Standardfunktionen. gend Bestandteil des IT-Konzepts sein. Viele
Standort gebunden. Mehr Flexibilität bieten Darüber hinaus lassen sich kürzere Texte Fragen lassen sich durch die Übergabe der
die folgenden Endgeräte. und Schriftsätze einsehen oder Informati- Betriebsverantwortung an einen Rechen-
onen recherchieren. Auch der Zugriff auf zentrumsbetreiber delegieren – doch Augen
Mobiles Arbeitstier: Das Notebook SaaS-Lösungen und sogar Terminalserver auf bei der Wahl des Anbieters. Die Erläu-
ist möglich, wenn auch nicht komforta- terungen in diesem Artikel mögen bei der
Die zunehmende Mobilität hat in Anwalts- bel. Ein zunehmender Einsatzbereich des Gestaltung der eigenen Kanzlei-IT hoffent-
kanzleien dazu geführt, dass der PC zumin- Smartphones ist das mobile digitale Diktat, lich hilfreich sein.
dest bei Berufsträgern, aber auch zuneh- auch wenn das Diktieren von unterwegs
mend bei Mitarbeitern durch das Notebook aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht Dipl.-Kfm. Holger
in Verbindung mit einer Dockingstation immer sinnvoll ist. Esseling ist Geschäfts-
verdrängt wird. So vereint das Gerät die führer der Michgehl &
umfangreichen Möglichkeiten des PCs mit Fazit: Alles ist möglich, aber nicht Partner GmbH, einem
weitreichender Mobilität. Am Arbeitsplatz alles gleichzeitig IT-Dienstleister mit über
werden alle Peripheriegeräte über die 30 Jahren Erfahrung in
Dockingstation einfach verbunden. Unter- Einfach, sicher und kostengünstig: So soll seiner einzigen Zielgruppe: Anwaltskanz-
wegs ist immer noch ein komfortables Kanzlei-IT sein, auch für die mobile Nut- leien. Als Berater für Kanzleistrategie,
Arbeiten möglich, wenngleich einige Funk- zung. Dumm nur, dass diese drei Ansprüche Digitalisierung und IT-Sicherheit kennt
tionen wie mehrere Monitore, Diktiergerät häufig im Widerspruch zueinanderstehen. er sich nicht nur bestens im relevanten
und Kartenleser schwerer nutzbar sind. Bei Daher ist die Entwicklung einer IT-Strategie Berufs- und Strafrecht aus, vor allem
der Anschaffung eines Notebooks für den sinnvoll, um die eigenen Ziele zu definieren verfügt er über einen reichen Erfah-
regelmäßigen mobilen Einsatz sollte ein ein- und dann die Umsetzungsmöglichkeiten zu rungsschatz an IT-Pannen und Best
gebauter Mobilfunk-Kartenslot in Erwägung evaluieren, die diese am besten erfüllen. Practices. Gerne teilt er dieses Wissen,
gezogen werden. Auch die Verwandlungs- Für Einzelanwälte und -anwältinnen ohne in der Überzeugung, dass es sich dadurch
möglichkeit einiger Notebooks zum Tablet Mitarbeitende und Wachstumswunsch mehrt.
ist eine praktische Funktion. kann ein Notebook in Verbindung mit
11 |IT
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Voraussetzungen für effizientes
mobiles Arbeiten –
Teil 2: Software & elektronische Akte
Holger Esseling
Digitalisierung und Cloud sind nur zwei legen, Verantwortliche benennen, Zeit zur Einführung des beA, aber auch durch immer
Begriffe, die Anwaltskanzleien suggerie- Verfügung stellen, Maßnahmen- und Zeitplan mehr digitale Mandantenkommunikation
ren, dass sie jetzt eine Weichenstellung definieren, Anbieter sondieren, strukturiert wird es jedoch immer aufwändiger, E-Mails
vorzunehmen hätten: modern zum Erfolg umsetzen. Je kleiner die Kanzlei, desto ein- auszudrucken und analoge Schriftsätze wie-
oder traditionell ins Verderben. Dabei facher sind die entscheidenden Fragen zu der einzuscannen, um sie über das beA zu
gibt es diese Zweiteilung nur scheinbar: beantworten und desto kürzer die Entschei- versenden. Die rein analoge Kanzleiarbeit
Cloud oder nicht Cloud, digital oder ana- dungswege. Ist die grundlegende Kanzleist- ist erzwungenermaßen ein Auslaufmodell.
log – das sind keine Gegensätze, sondern rategie definiert, dann können die folgenden Doch sie hat auch einige seit Jahrzehnten
Facetten einer sich erweiternden Welt Ausführungen hoffentlich bei der Auswahl bewährte Vorteile, die es zu beachten und
der Kanzleiorganisation. Im Kern gibt es der passenden Werkzeuge behilflich sein. in Abhängigkeit mit der Kanzleistrategie zu
eine Kanzleistrategie, aus der sich ablei- bewahren gilt.
tet, was in welcher Weise digitalisiert Die vier Stufen der Digitalisierung
werden sollte – und was auch durchaus Stufe II: Lokale elektronische
analog bleiben darf. Stufe I: Analoge Kanzleiarbeit Aktenführung
Zur fundierten Entscheidung bedarf es eines Das bewährte Fundament der analogen Der entscheidende Schritt hin zur elekt-
klassischen Projektmanagements: Ziele fest- Kanzleiarbeit ist die Papierakte. Im Zuge der ronischen Akte ist eine Entscheidung: Die
12 |IT
führende Akte ist nicht mehr die Papierak- tralen Datenspeicher in der Kanzlei gehal- werden. Das ermöglicht die mobile Kanz-
te, sondern die digitale Akte. In der Folge ten. Daraus ergeben sich Vor- und Nachteile leiarbeit, aus dem Homeoffice, unterwegs
muss das allerdings nicht bedeuten, dass und es ist keineswegs gewiss, ob sich dieser und an verschiedenen Kanzleistandorten.
die Papierakte wegfällt. Zunächst einmal erste Digitalisierungsschritt wirtschaftlich Hierfür sind allerdings weitere Vorberei-
bedeutet es nur, dass die vollständigen Infor- lohnt. Zwar entfallen in der Regel einige tungen in der IT-Struktur zu treffen. Die
mationen in der Kanzleisoftware und nicht überflüssige Arbeiten (Heraussuchen der Kanzleidaten müssen irgendwie über das
zwischen zwei Aktendeckeln zu finden sind. Akten für Wiedervorlagen, Gerichtstermi- Internet erreichbar sein und zugleich den
ne etc.) und es werden durch elektronische strengen berufsrechtlichen Anforderungen
Trotzdem sollte dieser Schritt wohlüberlegt Übersendung Portokosten gespart. Auch entsprechend abgesichert sein.
vorbereitet und umgesetzt werden. Wie entfällt die lästige Frage: „Wo ist die 16/21?“
lässt sich die bisherige Aktenstruktur in der und Mandantenanfragen können umgehend Hierfür haben sich zwei wesentliche
Kanzleisoftware abbilden? Welche Kanz- beantwortet werden, da jeder Mitarbeiter IT-Konzepte etabliert, die gar nicht so
leisoftware bietet den dafür hinreichenden und jede Mitarbeiterin der Kanzlei soforti- unterschiedlich sind, wie ihre vielfältigen
Funktionsumfang? Wie nehme ich Notizen gen Zugriff auf alle aktenrelevanten Informa- Namen vermuten lassen: Cloud Compu-
und Anmerkungen in den Dokumenten tionen hat. Auf der anderen Seite steigen die ting, Rechenzentrum, Terminalserver, Soft-
vor? Letztlich stellt sich in der Praxis immer Anforderungen an die Sicherheit und Leis- ware as a Service, Virtual Desktop, Remote
wieder die Frage: Ich habe mich so daran tungsfähigkeit der IT-Systeme deutlich. Die Desktop Service, Virtual Private Network.
gewöhnt, Papier in einer bestimmten Form Umstellung auf die elektronische Aktenfüh- Auf die hardwareseitigen Grundlagen wur-
zu bearbeiten – wie bekomme ich das digi- rung bildet allerdings die Basis für zwei wei- de bereits in Teil 1 dieser Artikelserie ein-
tal hin? Will ich das überhaupt? Die Ant- tere Entwicklungsschritte, die einen echten gegangen. Im nächsten Kapitel werden die
wort auf diese Frage ist hochindividuell und Mehrwert bieten können: Mobile Arbeit beiden wesentlichen Konzepte „Software as
letztlich kann sie auch dadurch beantwortet und zumindest teilweise Automatisierung. a Service“ und Terminalserver aus Anwen-
werden, dass einige Dokumente weiterhin dersicht gegenübergestellt.
ausgedruckt und auf Papier bearbeitet wer- Stufe III: Mobile elektronische
den. Bei einem Fristenbuch beispielsweise Aktenführung Stufe IV: (Teil-)automatisierte
ist es mehr als ratsam, es weiterhin (auch) Kanzleiarbeit
analog zu führen. Auch eine papiergebunde- Sobald die führende und vollständige Akte
ne Handakte bei Gerichtsterminen ist eher elektronisch geführt wird, ergibt sich eine Bevor wir zum Vergleich der Möglichkeiten
die Regel als die Ausnahme. Möglichkeit, die durch die Corona-Pande- mobiler Kanzleiarbeit übergehen, sollte ein
mie weiter an Attraktivität gewonnen hat: Punkt nicht unerwähnt bleiben: Ein wesent-
Bei der lokalen elektronischen Aktenführung Grundsätzlich kann auf einen Datenbestand liches Potenzial der Digitalisierung liegt in
werden alle Informationen auf einem zen- zu jeder Zeit von jedem Ort zugegriffen der Vereinfachung und Automatisierung von
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Arbeitsschritten. Dabei gilt das Dogma: Jede Bereitstellungskonstrukten meinen: Soft- Preis
repetitive digitale Arbeit lässt sich automa- ware as a Service oder Terminalserver.
tisieren. Es ist nur eine Frage von Kosten Die Kosten einer Kanzleisoftware stehen zu
und Nutzen. Software as a Service versus Beginn des Auswahlprozesses meist im Vor-
Terminalserver dergrund, rücken im Verlauf der weiteren
Es ist gang und gäbe, dass in Kanzleien Text- Sondierung jedoch häufig weiter nach hinten.
bausteine verwendet werden und Vorlagen Aus Sicht der Anwaltskanzlei geht es um Was bringt mir eine günstige Anwendung,
für wiederkehrende Fälle existieren. Wenn folgende Frage: Wie können wir mög- wenn sie nicht das bietet, was ich brauche?
allerdings alle Informationen in den Daten- lichst komfortabel, sicher und wirtschaft- Grundsätzlich lässt sich aktuell feststellen,
strukturen der Akte vorhanden sind, dann lich von jedem Ort zu jeder Zeit unserer dass die meist jüngeren Anbieter von Soft-
ist der nächste Entwicklungsschritt möglich: Arbeit nachgehen? Die Antwort liegt in ware as a Service-Diensten ihr Gesamt-
Die ersten Schriftsätze können vollautoma- einem Zugriff auf den Datenbestand und konzept zu niedrigeren Preisen anbieten als
tisch erstellt und versendet werden. eine entsprechende Anwendung über das die etablierten Kanzleisoftwarehersteller
Internet. Die etablierten Marktführer der in Verbindung mit einem Terminalserver-
Wie weit diese Entwicklung getrieben wird, Kanzleisoftware-Anbieter setzen hierfür konzept. Ein wesentlicher Grund dafür ist
liegt in der Struktur und Spezialisierungstiefe auf das Konzept Terminalserver. Die von die Einsparung der Lizenzgebühren für die
jeder Kanzlei – und im Selbstverständnis der Microsoft entwickelte Standard-Infrastruk- benötigten Microsoft-Serverdienste. Je nach
Berufsträger. Deutlich wird auf jeden Fall: tur ermöglicht die Nutzung jeder gängigen gewünschtem Leistungsumfang können aber
Ein tragfähiges Geschäftsmodell neben eini- Anwendung eines lokalen Servers oder gerade diese Dienste sinnvoll sein.
gen anderen ist der Aufbau einer zumindest Arbeitsplatzes über das Internet. Das hat für
teilautomatisierten Mandatsbearbeitung für Anwendende und Hersteller einen wesentli- Leistungsumfang
ausgewählte und abgegrenzte Fälle. Es ent- chen Vorteil: Es muss nicht die gesamte Soft-
steht ein skalierbares Geschäftsmodell, das ware umprogrammiert werden, es müssen Die Kernfrage bei der Auswahl der passen-
auch Investoren für förderungswürdig hal- keine neuen Schulungen und Einweisungen den Kanzleisoftware lautet: „Welche Funkti-
ten. Diese Entwicklung wird in immer mehr erfolgen – die bisherige Kanzlei-IT wird onen brauche ich eigentlich?“. Die Antwort
Rechtsbereichen zu einer starken Konzen- einfach auf einen Terminalserver umgezo- fällt höchstindividuell aus und sollte fundiert
tration führen – zu größeren Kanzleien gen und es kann genauso weitergearbeitet erarbeitet werden. Am besten erstellt die
oder Unternehmen, die lukrative Mandate werden wie zuvor, nur eben zu jeder Zeit Kanzlei eine Übersicht der wirklich wichti-
mit sinkenden Grenzkosten bearbeiten. Sich an jedem Ort. Dabei ist der Standort des gen Leistungsbestandteile und lässt die ver-
hier zu positionieren, ist eine Herausforde- Servers aus Nutzersicht zweitrangig: Er schiedenen Anbieter zunächst strukturiert
rung für Anwaltskanzleien. Spezialisierung kann in der Kanzlei stehen oder in einem beantworten, welche Anforderungen sie
und Kooperation ist eine naheliegende professionell betriebenen Rechenzentrum. erfüllen, um sich im Anschluss in einer Prä-
Grundstrategie. Zur Abwägung zwischen diesen Varianten sentation von den favorisierten Herstellern
finden Sie wesentliche Hinweise in Teil 1 einen Eindruck zu verschaffen.
Cloud oder nicht Cloud – dieser Artikelserie.
das ist hier die Frage Grundsätzlich lässt sich sagen, dass den
Die Alternative bieten vergleichsweise junge größten Funktionsumfang die etablierten
Bei den soeben vorgestellten vier Stufen der Kanzleisoftware-Anbieter: Sie sparen sich Platzhirsche der Kanzleisoftware bieten,
Kanzlei-Digitalisierung stößt man ab Stufe III den Umweg über den Microsoft Terminal- die ihre Dienste in der Regel über Termi-
auf die Herausforderung, zu jeder Zeit und server und nutzen für ihre Anwendungen nalserverkonzepte anbieten. Wer hingegen
an jedem Ort auf die Daten der Kanzleisoft- direkt internetfähige Programmiersprachen. zunächst nur eine Adressen-, Mandats- und
ware zugreifen zu können. Der interessierte Einfach einwählen und loslegen – so lautet Dokumentenverwaltung benötigt, wird die-
Berufsträger trifft sodann auf eine über- das zentrale Versprechen. Der Anbieter se Grundfunktionen auch bei jedem Startup
wältigende und verwirrende Begriffsvielfalt stellt die Software und die dahinterstehen- finden. Es ist allerdings zu beobachten, dass
und im Kern immer wieder auf irgendeine de Infrastruktur zum monatlichen Fixpreis sich hier die Verhältnisse langsam verschie-
Form von „Cloud“. Da der Wolkenbegriff zur Verfügung. Entscheidend für den Ver- ben: Die Software as a Service-Anbieter
allerdings in den letzten Jahren immer mehr gleich der Alternativen sollten Preis, Leis- bauen ihren Leistungsumfang kontinuierlich
negativ konnotiert wird, vermehren sich die tungsumfang, Sicherheit und Flexibilität aus. Die etablierten Anbieter hingegen ent-
Worthülsen, die im Kern eines von zwei sein. Auf diese Punkte wird im Folgenden wickeln hilfreiche Apps und neue Zugriffs-
eingegangen. konzepte, um ihre umfassenden Dienste
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immer smarter zu machen. Letztlich muss das grundsätzlich auch aus dem Browser beiden Komponenten, muss nur die Hälfte
jede Kanzlei die angebotenen Leistungen heraus erreichbar ist. Die meisten Anbieter des Gesamtkonstrukts aufgelöst werden
mit ihren Anforderungen abgleichen und raten allerdings davon ab, da die separate und mithilfe des jeweils anderen Anbieters
eine informierte Entscheidung treffen. Eine Einwahl über ein Virtual Private Network verändert werden. Ist die Verfügbarkeit
Übersicht relevanter Anbieter und Lösun- sicherer ist. oder Leistung des Terminalservers unzu-
gen finden Sie auf: reichend, kann die hoch standardisierte
Bei der Frage nach dem Notfall hat die Software als virtuelle Maschine auf einem
Terminalserver-Lösung eindeutig die Nase beliebigen anderen Server oder in einem
anwaltskanzleisoftware.de/
vorn: Während die SaaS-Anbieter höchs- anderen Rechenzentrum betrieben wer-
vergleich
te Datensicherheit garantieren, können den. Passt die Software nicht mehr zu den
Datensicherungen vom Terminalserver Anforderungen der Kanzlei, können auch
Sicherheit auch in die Kanzlei gesendet werden. Da es hier über standardisierte Schnittstellen die
sich um eine standardisierte Infrastruktur Daten in eine andere Kanzleisoftware über-
Ein zentraler Aspekt bei der Auswahl einer handelt, können die Daten auf jedem gän- tragen werden, wobei die IT-Infrastruktur
Kanzleisoftware und der dazugehörigen gigen Microsoft-Serversystem schnell wie- bestehen bleiben kann.
IT-Infrastruktur sollte für Anwaltskanzleien derhergestellt werden. Auch der Umzug in
die Sicherheit der Daten sein. Entscheidend ein anderes Rechenzentrum ist recht geräu- Im Hinblick auf die Flexibilität ist die Ter-
für den Berufsträger sollten folgende Fragen schlos möglich. Unabhängig vom Anbieter minalserverlösung daher die bessere Wahl.
sein: der Software ist die Kanzlei handlungsfähig Eine Software as a Service bedeutet in der
und kann einen Notfallplan erstellen, den sie Regel eine deutlich größere Abhängigkeit
• Kann ich die zugriffsberechtigten Perso- selbst beherrscht. vom Anbieter. Hier sollten die Austrittssze-
nen namentlich benennen und persön- narien vertraglich klar festgehalten werden.
lich zur Verschwiegenheit verpflichten? Flexibilität
• Weiß ich, wer mein Nachbar auf dem Fazit: Die Software
Server ist? Grundsätzlich können beide Systeme auf muss zur Strategie passen
• Ist der Zugriff von außen bestmöglich Veränderungen der Nutzerzahl oder Leis-
geschützt? tungsanforderungen flexibel reagieren. Im Die Grundlage für die Auswahl einer Kanz-
• Habe ich eine wirkliche Kontrolle über Hinblick auf die Abhängigkeit vom Anbieter leisoftware bilden die Strategie und die
die Datensicherungen? unterscheiden sie sich allerdings grundle- Prozesse der Anwaltskanzlei. Sind mobile
• Bin ich im Notfall selbständig handlungs- gend. Der Software as a Service-Anbie- Arbeit oder Homeoffice erwünscht, ist eine
fähig? ter liefert ein Gesamtkonzept, das sich Entscheidung zwischen Software as a Ser-
• Innerhalb welchen Zeitraums kann ich anschließend nicht mehr trennen lässt. Die vice oder einem Terminalserverkonstrukt zu
im Notfall die Betriebsbereitschaft wie- Anwendung lässt sich bei Leistungs- oder treffen. Dabei ist zu beachten, dass mobile
derherstellen? Verfügbarkeitsproblemen nicht einfach auf Arbeit häufig mit Komforteinbußen einher-
einer anderen Infrastruktur betreiben. Es geht, insbesondere wenn die notwendige
Diese elementaren Sicherheitsfragen mün- wäre der Wechsel sowohl des Software- Peripherie nicht vorhanden ist: Drucker,
den nicht in eine eindeutige Präferenz für als auch des Hardwareanbieters notwendig. Scanner, Kartenlesegeräte und Diktiergerä-
Software as a Service oder Terminalserver. Und dann stellt sich die Frage, ob sich die te müssen für eine vollwertige Kanzleiarbeit
Ein begrenzter zugriffsberechtigter Perso- Daten aus der Cloudlösung so einfach in verbunden werden.
nenkreis findet sich nur bei kleineren spe- eine neue Anwendung konvertieren lassen.
zialisierten Anbietern, unabhängig von der Die Abhängigkeit von einem Software as Neben dem Zugriff auf die Kanzleisoftware
Bereitstellungsform. Eine Liste der Nach- a Service-Anbieter ist sehr hoch. und den Aktenbestand bietet sich zudem
barn auf dem Server wird auch nur ein die Nutzung diverser Apps an, die in der
solcher Anbieter liefern können, und nur In einem Terminalserverkonzept – auch im Regel eine eingeschränkte, aber zielgerich-
spezialisierte Anbieter wie das Deutsche Rechenzentrum – gibt es zwei Anbieter: tete Arbeit auf mobilen Geräten ermögli-
Anwaltsrechenzentrum können zusichern, Der Hersteller der Kanzleisoftware liefert chen. So sind Gesetze und Kommentare,
dass auch nur Anwaltskanzleien dort zu die Software und entwickelt sie weiter, der Online-Recherchen oder Prozesskosten-
finden sind. Der Zugriff von außen ist bei Infrastrukturanbieter sorgt dafür, dass der rechner auch bei Gericht schnell auf dem
Software as a Service in der Tendenz weni- Terminalserver sicher und verfügbar läuft. Smartphone oder Tablet unabhängig von
ger sicher als beim Terminalserverkonzept, Kommt es nun zu Problemen mit einer der der eingesetzten Kanzleisoftware verfügbar.
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