Legal Tech für Einsteiger und Fortgeschrittene - Digitalisierungswissen und Praxisbeispiele für Kanzleien - Pottgiesser ...
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TIS
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Wie Kanzleien neue Chancen nutzen
Spe
z
ausg ial-
abe
Legal Tech für Einsteiger
und Fortgeschrittene
Digitalisierungswissen und Praxisbeispiele
für Kanzleien
Das Legal Tech-ABC
Legal Tech-Timeline
Mit Legal Tech zu exzellenter
Rechtsberatung
Dokumentenerstellung für
Anfänger und Fortgeschrittene
Low-Code: Legal Tech-Werkzeuge für Jedermann?
© Tierney - stock.adobe.com
Nie wieder Legal Tech? Erfahrungen einer digitalen Kanzlei
Von analog zu digital – zwei Anwälte berichten
Partnerunternehmen
INHALT
Hier geht es zu
N IM FOKUS
Das Legal Tech-ABC – neun Begriffe, die Sie als
LEGAL-TECH.DE Jurist oder Juristin gehört haben müssen
WIE ANWÄLTE NEUE CHANCEN NUTZEN
Alessandro Corominas Wittmann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
N RECHTSPRECHUNG
Legal Tech-Timeline
– das sind die regulatorischen
Rahmenbedingungen für Legal Tech . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
N IM FOKUS
Legal Tech: Exzellente Rechtsberatung durch intel-
ligenten Technologie-Einsatz
Tianyu Yuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
IMPRESSUM
FFI-Verlag N PRAXISTIPPS
Verlag Freie Fachinformationen GmbH Dokumentenerstellung für Anfänger und Fortge-
Leyboldstraße 12 schrittene – zwei Anwendungsbeispiele
50354 Hürth Ludwig Wolter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Ansprechpartnerin
für inhaltliche Fragen im Verlag:
Jasmin Kröner
02233 80575-13 N PRAXISTIPPS
kroener@ffi-verlag.de Low-Code:
www.ffi-verlag.de Legal Tech-Werkzeuge für Jedermann?
Anna Slaninkova, Jennifer Hülskötter, Jan Baksa Lesjak . . . . . . 17
Alle Rechte vorbehalten
Abdruck, Nachdruck, datentechnische Ver-
vielfältigung und Wiedergabe (auch auszugs-
weise) oder Veränderung über den vertrags-
gemäßen Gebrauch hinaus bedürfen der
schriftlichen Zustimmung des Verlages.
N KANZLEIBERICHT
Nie wieder Legal Tech?
Haftungsausschluss Erfahrungen einer digitalen Kanzlei
Die im LEGAL TECH-Magazin enthaltenen Andreas Walter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Informationen wurden sorgfältig recherchiert
und geprüft. Für die Richtigkeit der Angaben
sowie die Befolgung von Ratschlägen und
Empfehlungen können Herausgeber/Auto-
ren und der Verlag trotz der gewissenhaften N KANZLEIBERICHT
Zusammenstellung keine Haftung überneh- Rechtsanwalt Stefan Loebisch:
men. Die Autoren geben in den Artikeln ihre Die Frage „In welcher Akte könnte das gewesen
eigene Meinung wieder. sein?“ ist Vergangenheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Bestellungen
ISBN: 978-3-96225-091-1
Über jede Buchhandlung und beim Verlag.
Abbestellungen jederzeit gegenüber dem N KANZLEIBERICHT
Verlag möglich. Rechtsanwalt Cornel Pottgiesser:
„Juristische Beratung ist bereits heute teilweise
Erscheinungsweise ein Commodity-Produkt, das jederzeit schnell
Zwei Ausgaben pro Jahr, nur als PDF, verfügbar sein muss“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
nicht im Print. Für Bezieher kostenlos.
EDITORIAL
Liebe Leserinnen und Leser,
„Legal Tech – Hot or Not?“ – so lauteten Wo sollte man anfangen? Wo lohnt es sich der automatisierten Dokumentenerstellung
noch vor zwei Jahren die Titel von Veran- zu investieren? Die Antwort lautet – wie vorgestellt – unabhängig davon, ob Sie ähn-
staltungen oder Artikeln, die sich mit dem könnte es anders sein – es kommt drauf an! liche Tools längst einsetzen oder sich erst-
Thema Legal Tech auseinandersetzten. Hot Denn eine „One-size-fits-all“-Lösung kann in mals mit dem Thema befassen wollen.
or Not? Diese Frage würde man sich heute diesem Bereich nicht erwartet werden. Zu
wohl nicht mehr stellen. Zu viel ist passiert unterschiedlich sind die verschiedenen Rechts- Die meisten Anwältinnen und Anwälte
in Sachen Digitalisierung der Rechtsbranche, bereiche, Mandantinnen und Mandanten, Fall- können selbst nicht programmieren. Mit
um die Entwicklungen ignorieren zu können. konstellationen und Arbeitsprozesse. Was bei „Low-Code“-Lösungen soll das gar nicht
Die Geschäftsmodelle von Legal Tech-Un- Verkehrsordnungswidrigkeiten, Mietmängeln notwendig sein. Welche Anwendungen man
ternehmen wurden höchstrichterlich für und Abmahnungen funktioniert, kann für Fra- damit konkret entwickeln kann, erfahren
zulässig erklärt, Vertragsgeneratoren eben- gen aus dem Bereich des Familienrechts völlig Sie im Beitrag von Jennifer Hülskötter, Jan
falls. Tausende Klagen in Dieselverfahren ungeeignet sein. Und dennoch lassen sich mit- Baksa Lesjak und Anna Slaninkova.
und Fluggastrechtsfällen wurden erst durch hilfe von Software, z. B. für den rein internen
den Einsatz von Technologie möglich. Im Juni Gebrauch, in jedem Fall Effizienzen heben, die Andreas Walter von der digitalen Kanzlei
verabschiedete der Bundestag das sog. Legal eine fokussierte Rechtsberatung ermöglichen. Yester & Morrow teilt in seinem Beitrag
Tech-Gesetz, welches die Entwicklungen einen praktischen Erfahrungsbericht dazu,
aufgreift. Das Justizministerium NRW ver- Legal Tech bietet uns also Chancen, die wie die Kanzlei Legal Tech von Anfang an
anstaltete mit „JURTECH:JURSTUDY“ einen Rechtsberatung ins 21. Jahrhundert zu brin- eingesetzt hat – und welche Learnings sie
Fachkongress zur Digitalisierung der Juristen- gen und ich freue mich, dass Sie sich ebenfalls daraus gezogen hat.
ausbildung. Das BMJV stellte einen Prototy- für Anwendungsfelder und Möglichkeiten
pen für ein Online-Justizportal und Klagetool interessieren. In dieser Spezialausgabe des Auch die Rechtsanwälte Stefan Loebisch und
vor. Und nun schaffte es der Begriff „Legal Legal Tech-Magazins sollen Sie Antworten Cornel Pottgiesser teilen ihre Erfahrungen
Tech“ erstmals in einen Koalitionsvertrag. auf Ihre Fragen und praxisorientierten Input aus der Umstellung von analog zu digital. Wie
zur Digitalisierung von Rechtsanwaltskanz- Stefan Loebisch den Umstieg auf die digitale
Lange schien die Rechtsbranche davon aus- leien erhalten. Akte erlebte und wie Cornel Pottgiesser auf
zugehen, dass sie eine Wahl habe, ob sie Teil veränderte Erwartungen der Mandantschaft
der digitalen Transformation sein wolle oder Diese Inhalte erwarten Sie: blickt, erfahren Sie in den Interviews.
nicht. Die Stimmen, die dies für sich voll-
ständig ablehnen, werden derweil leiser. Die Alessandro Corominas-Wittmann wird mit Ich bin mir sicher, dass Sie aus den spannen-
Frage des „Ob“ scheint (mehr oder weniger) seinem Legal Tech-ABC grundlegende Fra- den Beiträgen einige Impulse mitnehmen
abschließend erörtert. Wir befinden uns im gen zu den unterschiedlichen Begrifflichkei- können. Ein offener Geist kann sich lohnen.
Rahmen des „Wie“. Oder auch: der Zwei- ten, die im Rahmen der Digitalisierung der
Stufen-Theorie der Digitalisierung. Rechtsberatung verwendet werden, beant- Herzliche Grüße
worten. Zusätzlich gibt es eine Timeline, in Alisha Andert
Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte haben der die wesentlichen gerichtlichen Entschei-
für sich erkannt, dass ihnen die Digitalisierung dungen und politischen Entwicklungen, rund Alisha Andert (LL.M.)
viele Vorteile bieten kann: mehr schaffen in um das Thema Legal Tech, dargestellt sind. ist Volljuristin und
weniger Zeit, ortsunabhängiges Arbeiten, Co-Founderin des
größere Reichweite in der Mandatsakquise. Tianyu Yuan geht auf die Frage ein, warum Unternehmens This
Nun befassen wir uns also mit der Frage, WIE man Legal Tech für sich nutzen sollte. Was is Legal Design, mit
die Digitalisierung der rechtlichen Tätigkeiten ist Legal Tech und welche konkreten Vor- dem sie sich zum Ziel
aussehen kann. Und schnell stellt man fest: teile und Chancen gibt es? gemacht hat, die Rechtsbranche kunden-
Die Möglichkeiten scheinen endlos. E-Akte, freundlicher zu machen. Sie ist HPI-zerti-
Workflow-Automatisierung, Dokumenten- „Hands-on“ wird es mit dem Beitrag von fizierte Design Thinkerin und Mitgründe-
management, Online-Marketing, Self-Ser- PACTA-Gründer Ludwig Wolter. Hier wer- rin und Vorstandsvorsitzende des Legal
vice-Tools, Knowledge-Management u. v. m. den Ihnen zwei mögliche Anwendungsfälle Tech Verband Deutschland e.V.
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Im Fokus
© flashmovie - stock.adobe.com
Das Legal Tech-ABC – neun Begriffe,
die Sie als Jurist oder Juristin gehört
haben müssen
Alessandro Corominas Wittmann
Liebe Leserinnen und Leser, ich vermu- zu mehr als nur einem kurzweiligen Trend weiteren elektronischen Sensoren produ-
te, dass Sie beim Lesen der Überschrift entwickelt und wird aus der juristischen ziert werden. In der Regel überschreiten sie
schon den ein oder anderen Begriff im Welt nicht mehr wegzudenken sein. die Kapazität herkömmlicher Datenbanken,
Kopf hatten, den Sie persönlich mit Legal was die Erfassung, Verwaltung und Verarbei-
Tech verbinden. Vielleicht arbeiten Sie in Aufgrund meines LL.M. Legal Tech-Studiums tung betrifft. Big Data sind folglich Daten, die
Ihrer Kanzlei schon mit Legal Tech oder an der Universität Regensburg habe ich mich eine größere Vielfalt enthalten und in immer
kennen zumindest ein:e Kolleg:in, der/die mit verschiedenen Aspekten von Legal Tech größeren Mengen und mit immer höherer
sich mit diesem Phänomen in seinen ver- auseinandersetzen dürfen und möchte diese Geschwindigkeit anfallen. Dies ist unter ande-
schiedensten Facetten auseinandersetzt. Erfahrungen in neun (für mich wichtigen) rem bekannt als „die drei Vs“ – Volume (Men-
Doch was ist Legal Tech genau? Begriffen mit Ihnen teilen, die Sie zu Legal ge des Datenbestandes), Velocity (Geschwin-
Tech gehört haben sollten. digkeit, in der Daten anfallen, gesammelt und
Um diese Frage beantworten zu können, verarbeitet werden), Variety (Datenvielfalt).
müssten Sie aus Platzgründen auf die fol- B wie Big Data
genden Artikel verzichten, die spannende B wie Blockchain
Einblicke in die Einsatzmöglichkeiten von Big Data steht für die riesigen Mengen an
Legal Tech sowie Erfahrungsberichte von Daten, die uns täglich zur Verfügung stehen Die Grundlage der Blockchain-Technologie
Kanzleien liefern. Denn Legal Tech hat sich und von Computern, Mobilgeräten und sind eine dezentrale Datenbank mit einem
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Im Fokus
Peer-to-Peer-Netzwerk von Ebenbürtigen C wie Cloud Computing und der Anwendung technologiegestützter
(aus dem Englischen: „peer“) und die soge- Lösungen (Legal Tech) im Rechtsmarkt und
nannte Distributed-Ledger-Technologie. Der Begriff Cloud (auf Deutsch: Wolke) deren Einsatz in Unternehmen, Kanzleien
Dieser Distributed Ledger ist ein verteil- meint das Zusammenspiel von mehreren und Start-ups.
tes, öffentlich einsehbares Verzeichnis, in Servern. Die Server übernehmen Aufga-
dem alle jemals getätigten Transaktionen ben, wie etwa die Datenspeicherung oder K wie Künstliche Intelligenz (KI)
festgehalten sind. Diese werden in Form komplizierte Programmabläufe, wie die
von Blöcken in einer Kette gespeichert, Ausführung einer Kanzleisoftware. Dabei Unter dem Begriff Künstliche Intelligenz (KI)
daher der Name Blockchain (auf Deutsch: bemerkt ein Cloud-Nutzer nicht, wie viele oder Artificial Intelligence (AI) versteht man
Blockkette). Jeder Teilnehmer im Netz- Server an der entsprechenden Ausführung den Versuch, die menschliche Intelligenz
werk erhält eine Kopie dieses digitalen beteiligt sind. nachzubilden. Dies bedeutet, Computer-
Kontobuchs. systeme und deren Software so zu model-
Selbst wenn ein Server ausfällt, hat dies kei- lieren und zu programmieren, dass der
Dadurch gibt es nicht nur eine zentrale Ins- ne Auswirkungen auf das gesamte System. Entscheidungsablauf „menschlich“ ist. Die
tanz zur Kontrolle, sondern Hunderte oder Durch die Nutzung von Cloud Computing KI kann somit, ohne menschlichen Eingriff,
Tausende davon in Form von „Nodes“ oder schützen Sie sich unter anderem vor lokalen eigenständig Probleme erkennen, bearbei-
Knotenpunkten. Jeder der einzelnen Blöcke Ausfällen und können verschiedene Endge- ten und lösen.
wird mittels einer sogenannten Hash-Funk- räte gleichzeitig nutzen. Diese Unabhängig-
tion kryptographisch verschlüsselt. Die wohl keit von den einzelnen Servern wird daher Ähnlich der Digitalisierung ist auch bei der
bekannteste Anwendung, die auf dieser mit Cloud bezeichnet, da Nutzende selbst Definition der Künstlichen Intelligenz kei-
Technologie basiert, ist die Kryptowährung keinen Überblick über die einzelnen Einhei- ne klare Abgrenzung möglich, da bereits
Bitcoin. ten haben müssen. Die Cloud ist das große der Begriff der Intelligenz unterschiedlich
Ganze dieser Recheneinheiten. bestimmt wird. Künstliche Intelligenz ist
C wie Chatbot somit auch eine Art Automatisierung in
D wie Dokumentenautomatisierung Bezug auf das menschliche Denken und
Ein Chatbot ist ein Dialogsystem, das text- Lernen, mit dem Ziel eines intelligenten
oder sprachbasiert kommunizieren kann. Durch die fortschreitenden Entwicklungen Verhaltens.
Sein Hauptanwendungsfall liegt grundsätz- im Legal Tech-Bereich wird es immer ein-
lich in der automatisierten Antwort auf facher und attraktiver, Rechtsdokumente M wie (digitales) Marketing
Anfragen. Je nach Einstellung und vorheri- automatisch zu generieren. Im Fokus ste-
ger Programmierung handelt der Chatbot hen hier standardisierte Dokumente und Der Begriff Marketing wird Sie nun viel-
eigenständig. Um unterschiedliche Anfragen Verträge, die vorher selbst angelegt werden leicht bei der Auflistung der TOP 9 Legal
zu bearbeiten, nutzt der Chatbot Wissens- können. Die Erstellung von AGB, Testamen- Tech-Begriffe ein wenig verwundern. Den-
datenbanken oder Verhaltensmuster, um ten, Arbeitsverträgen usw. kann dadurch noch wirken sich die Veränderungen in die-
eine entsprechende Antwort zu geben. Sein schneller und kostengünstiger durchgeführt sem Bereich auch auf das Kanzleimarketing
Wissensstand ist demnach abhängig von der werden, ohne Qualität durch Quantität zu aus. Hier sind zwei Bereiche zu betrachten:
Pflege dieser Datenbanken und den hinter- ersetzen. Mittlerweile gibt es verschiedene Auf der einen Seite gibt es durch die tech-
legten Regeln, die der Chatbot befolgen Anbieter auf dem Markt – ein Thema, mit nischen Möglichkeiten nun Unternehmen
muss. Stellen Sie sich vor, Ihre Datenbank ist dem Sie sich auseinandersetzen sollten, soll- und Kanzleien, die sich auf Massenverfah-
so ausgereift, dass Sie nie wieder mit Ihrer ten Sie Bausteine Ihres Schriftsatzes mehr ren fokussiert haben. Oftmals im Verbrau-
Mandantschaft sprechen müssten? als einmal verwenden. cherrecht. Durch die direkte Anwendung
verschiedenster Legal Tech-Software kann
Fügt man zu diesen einfachen Erkennungs- E wie ELTA (European Legal Tech hierbei eine hohe Zahl an Fällen zu einem
mustern noch KI (Künstliche Intelligenz) Association) günstigeren Preis angeboten werden. Um in
hinzu, ist es tatsächlich möglich, dass der diesem Bereich in Zukunft wettbewerbsfä-
Chatbot selbstständig lernt. Die Umsetzung ELTA ist ein Zusammenschluss von ver- hig bleiben zu wollen, müssen Sie sich deut-
wirklich guter Chatbots ist demnach sehr schiedenen Kanzleien, Unternehmen, Legal lich positionieren und spezialisieren.
aufwendig und sollte nur ganz gezielt ein- Tech-Anbietern, Start-ups und Privatperso-
gesetzt werden. nen aus ganz Europa. Sie definiert sich als Darüber hinaus wird es immer wichtiger,
eine Plattform zur Förderung des Wissens digital gefunden zu werden. Es geht nicht
6 |
mehr um die Frage, ob Sie Marketing betreiben wollen,
sondern nur noch darum, welches Ziel Sie damit erreichen
möchten. Wollen Sie über digitale Kanäle mehr Mandanten
NEUES E-BOOK:
und Mandantinnen gewinnen oder nur einen professionellen
Auftritt kreieren, da Sie ausgelastet sind? Selbst, wenn Sie
Ihre Mandate aus Ihrem Netzwerk oder aus Empfehlungen
LEITFADEN
beziehen – Sie werden dennoch mindestens einmal gegoogelt.
S wie Smart Contracts
FÜR KӒUFER:
Eine allgemeine anerkannte Definition von Smart Contracts HOSTED VOIP
FÜR RECHTS-
ist bislang nicht ersichtlich. Der Begriff geht auf den US-ame-
rikanischen Informatiker und Juristen Nick Szabo zurück.
Im Allgemeinen lassen sich bei der Begriffsbestimmung zwei
Gruppen ausmachen: Die eine Seite vertritt die Ansicht, dass
es sich bei Smart Contracts um Software handelt, die bei
ANWALTS-
Eintritt der zuvor festgelegten Bedingungen die darin ver-
ankerten vertraglichen Rechte und Pflichten selbstständig
ausführen kann.
KANZLEIEN
Smart Contracts ermöglichen eine automatisierte Ausführung
von Wenn-Dann-Beziehungen.
Beispiel: Wenn die Leasingrate des Pkw bezahlt ist, dann
E-BOOK HERUNTERLADEN
schaltet die Zündung des Pkw frei.
Diese Gedanken führen zu dem von Szabo definierten Begriff:
„Ein Smart Contract ist eine Reihe von Zusagen, die in
digitaler Form spezifiziert sind, einschließlich Protokollen,
innerhalb derer die Parteien diese Zusagen einhalten.“
Darüber hinaus werden Smart Contracts als computerisierte
Transaktionsprotokolle verstanden, die zur Dokumentation
von Vertragsabschlüssen und deren (Teil-)Automatisierung
genutzt werden können. Die Rechte und Pflichten der Par-
teien sowie die vertragswesentlichen Rahmenbedingungen
werden in digitaler Form gespeichert, sodass die Erfüllung
selbstständig auslöst, ohne eine weitere Instanz zu benötigen.
Alessandro Corominas Wittmann ist
Diplom-Jurist und Inhaber der Coromin-
as Consulting GmbH. Mit seinem Team
unterstützt er Rechtsanwaltskanzleien und
Steuerkanzleien in der digitalen Mandan-
ten- und Personalgewinnung.
Leserreaktion an info@ffi-verlag.de
7 |
Rechtsprechung
Legal Tech-Timeline
– das sind die regulatorischen
Rahmenbedingungen für Legal Tech
Während Legal Tech vor rund zehn Jahren noch ein Fremdwort war, boomt
der Legal Tech-Markt mittlerweile – und die Anbieter schießen aus dem
Boden. Doch die Legal Tech-Branche kann ohne rechtliche Grundlage nicht
florieren. Was ist in den letzten Jahren in Sachen Legal Tech-Rechtspre-
chung schon passiert? Die Legal Tech-Timeline bietet einen Überblick:
29. November 2019:
BGH-Urteil zu wenigermiete.de
Der BGH entscheidet am 29. November 2019 (Az. VIII ZR 285/18), dass das Geschäftsmodell
von wenigermiete.de (inzwischen CONNY) nicht gegen das RDG verstößt und somit zulässig
ist. Die Marke der 2016 von zwei Anwälten gegründeten Mietright GmbH (jetzt: Conny GmbH)
hilft Mieterinnen und Mietern in ganz Deutschland bei der Durchsetzung ihrer Rechte. Kunden
zahlen nur im Erfolgsfall ein Honorar.
5. März 2020:
Rechnungsstellung für automatisierte Mahnschreiben – das LG Köln entscheidet
Am 5. März 2020 hat das LG Köln (Az. 120 C 137/19) erstmals bestätigt, dass eine Kanzlei
auch Mahnschreiben in Rechnung stellen darf, die automatisiert erstellt wurden. Die anwalt-
liche Dienstleistung besteht darin, den Algorithmus entsprechend zu programmieren.
19. Juni 2020:
OLG Köln entscheidet zugunsten von Smartlaw
Das von drei Juristen gegründete Unternehmen Smartlaw möchte eine rechtssiche-
re Alternative zu allgemein formulierten und häufig veralteten Musterformularen
schaffen. Im Frühjahr 2014 wird Smartlaw Teil von Wolters Kluwer. Das OLG urteilt
im Juni 2020 (Az. 6 U 263/19), dass das automatisierte Erstellen von Verträgen nach
einem Frage-Antwort-Katalog keine unerlaubte Rechtsdienstleistung darstellt.
8 |
Rechtsprechung
23. Juni 2020:
Keine Unterscheidung zwischen elektronisch geführter Akte und Handakte
Der BGH entscheidet mit Urteil vom 23. Juni 2020 (Az. VI ZB 63/19), dass Anwältin-
nen und Anwälte sich bei elektronischer Aktenführung nicht nur auf digitalisierte Kalen-
der verlassen dürfen, sondern in den analogen Handakten überprüfen müssen, ob die
entsprechenden Fristen auch intern korrekt wiedergegeben werden. Eine elektronische
Führung der Handakte führt damit nicht zu einer geringeren Überprüfungspflicht.
9. September 2021:
Zulässigkeit eines digitalen Vertragsdokumentengenerators
Der BGH entscheidet mit Urteil vom 9. September 2021 (Az. I ZR 113/20), dass es sich
bei Smartlaw um keine (zulassungspflichtige und deshalb regelmäßig eine Anwaltszulas-
sung voraussetzende) Rechtsdienstleistung im Sinne von § 2 Abs. 1 RDG handelt.
1. Oktober 2021:
Das Gesetz zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im
Rechtsdienstleistungsmarkt – kurz: Legal Tech-Gesetz tritt in Kraft
Das Gesetz zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt
– wie es offiziell heißt – hat das Ziel, Anwaltschaft und Legal Tech-Unternehmen bezüg-
lich ihrer Rechte und Pflichten einander anzugleichen, um letztlich den Zugang zum Recht
zu steigern. Zum einen wird das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz bezüglich der Möglichkeit
zur Vereinbarung von Erfolgshonoraren gelockert, andererseits werden die Regularien des
RDG für die als Inkassodienstleister agierenden Legal Tech-Unternehmen verschärft.
Ausblick:
Die Bundesregierung soll bis zum 30. Juni 2022 einen Gesetzesentwurf vor-
legen, der vorsieht, dass die Aufsicht über die Inkassodienstleister zent-
ral einer Stelle, nämlich dem Bundesamt für Justiz, übertragen wird.
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Im Fokus
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Legal Tech: Exzellente Rechtsberatung
durch intelligenten Technologie-Einsatz
Tianyu Yuan
Während die Diskussion um Legal Tech tener Kürze für all jene einen Grundstein Tech betrifft den Einsatz von Technologie
in interessierten Kreisen bereits über ein legen, die mit hochgekrempelten Ärmeln bei der Durchführung juristischer Tätig-
halbes Jahrzehnt alt ist, muss auch im Jahr in das Thema starten und ihre Kanzlei keiten. Allerdings würde ein derart weites
2021 noch festgestellt werden, dass die oder Rechtsabteilung auf ein noch bes- Verständnis dazu führen, dass selbst ein
Bedeutung des Themas sowie zumindest seres und zukunftssicheres Fundament Computer zu Legal Tech wird, weil zufällig
ein gewisses Grundverständnis darüber stellen wollen. ein juristisch arbeitender Mensch davorsitzt.
längst nicht in der Breite angekommen Deshalb ist im Sinne einer trennschärferen
ist.1 Deshalb soll dieser Beitrag in gebo- Was ist Legal Tech? Definition, welche zwischen Legal Tech und
bloßer Technologie unterscheidet, Legal
1
In den letzten Jahren hat der Autor in vielfälti- Legal Tech ist an sich sehr einfach zu verste- Tech als der „Einsatz spezieller Informati-
gen Kontexten viele Hundert Rechtsanwält:in-
hen. Schließlich setzt sich der Begriff aus den onstechnologie zur Durchführung juristi-
nen, Unternehmensjurist:innen, Richter:innen,
Staatsanwält:innen, Rechtsreferendar:innen Worten „Legal“ und „Technology“ zusam- scher Tätigkeiten“ zu verstehen.2
und Studierende zu den Themen Legal Tech men und eine schlichte Wortlaut-Auslegung
und Digitalisierung im Recht aus- und fortge- zeigt bereits in die richtige Richtung: Legal
2
Näheres zum Begriffsverständnis, siehe Yuan,
bildet und zu Beginn der Veranstaltungen den Legal Tech und juristische Entscheidungsau-
Kenntnisstand erhoben. Dabei war Interesse tomatisierung, in: Fateh-Moghadam/Zech
selbstredend stets vorhanden, allerdings hat- menden bereits Kenntnisse oder Erfahrungen (Hrsg.), Transformative Technologien, 2021,
ten nur weniger als fünf Prozent der Teilneh- in dem Bereich. S. 156 ff.
10 |Im Fokus
Für ein praktisch orientiertes Begriffsver- men neue Phänomene wie Massenklagen, darüber, dass Legal Tech eine Investition
ständnis lässt sich Legal Tech jedoch ein- die nicht nur die Gerichte, sondern auch erfordert und der Nutzen (häufig) erst eini-
fach als Digitalisierung der Rechtsbranche die Parteivertreter mit Schriftsätzen fluten. ge Monate später erfassbar wird. Insoweit
verstehen. Denn am Ende des Tages ist es Blickt man schließlich auf die demographi- fehlte es schlicht am Know-how, was die
egal, ob ein Technologie-Produkt als „Legal sche Entwicklung, so wird bis 2030 allein technologischen Möglichkeiten anbelangt,
Tech“ bezeichnet wird oder nicht; sondern im Bereich der Justiz jede zweite Richter:in- was aber vor dem Hintergrund der juris-
die Technik muss ein relevantes Problem bei nen- und Staatsanwält:innen-Stelle neu zu tischen Ausbildung nur als Feststellung und
der juristischen Arbeit gut lösen. besetzen sein. Nicht sonderlich besser sieht natürlich nicht als Vorwurf zu verstehen ist.
es in Kanzleien und Rechtsabteilungen aus;
Warum Legal Tech einsetzen? auch nicht, was Rechtsanwaltsfachangestell- Juristisches Wissensmanagement als
te oder Assistenzkräfte angeht. Deshalb ist Fundament für Legal Tech
Welches Ziel haben nun Kanzleien, Rechts- Automatisierung durch Legal Tech eine
abteilungen, Verwaltungen oder die Jus- Notwendigkeit, damit juristisch arbeitende In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass
tiz vor Augen, wenn sie über Legal Tech Organisationen vor dem Hintergrund wach- ein in großen Kanzleien und Unternehmen
nachdenken? Der prägende Wunsch ist sender Aufgaben und geringer werdendem bereits etabliertes Thema ein wichtiges Fun-
über all diese Gruppen hinweg identisch: Personal weiterhin auf hohem juristischem dament für erfolgreiche Legal Tech-Projekte
Es geht um Arbeitsautomatisierung. D. h. Niveau arbeitsfähig bleiben. darstellt: Es geht um juristisches Wissensma-
bestimmte Arbeitsschritte, die zuvor ein nagement in einer digitalisierten Arbeitswelt.
Mensch durchgeführt hat, sollen nun mit- Warum hat Legal Tech bisher noch Schließlich sind Jurist:innen sog. „Wissens-
tels technischer Lösungen automatisiert nicht gut funktioniert? arbeiter“ par excellence. Unsere Wert-
werden.3 Aber welche Motive liegen hinter schöpfungsgrundlage ist unsere juristische
diesem Wunsch? Während viele auf dem Es gibt etliche Gründe, weshalb bisher viele Expertise, die wir im Rahmen der Beratung
Standpunkt stehen, die wahrgenommene Legal Tech-Projekte nicht den erwarteten anderer zum Einsatz bringen. Soweit es um
Bedrohung durch Legal Tech für sich in eine Erfolg geliefert haben oder gescheitert sind. die Automatisierung bestimmter inhaltlicher
Chance umwandeln zu wollen, liegt ein ver- Eine große Fehlerquelle der letzten Jahre Arbeitsschritte durch Legal Tech geht, wie
ständigeres Motiv in der Perspektive, Legal liegt darin, dass Legal Tech zunächst zu stark z. B. die intelligente Schriftsatzanalyse oder
Tech als Notwendigkeit für künftiges juristi- von den technologischen Möglichkeiten her die automatische Vertragserstellung, hängt
sches Arbeiten zu sehen: Eine viel beachtete gedacht wurde. Erst (viel zu) spät kam die die Qualität der Arbeitsergebnisse selbst-
wissenschaftliche Studie hat gezeigt, dass die Beschäftigung mit den Fragen, wie sinnvolle redend entscheidend von der Qualität der
Komplexität des Rechts im regulatorischen Arbeitsprozesse aussehen müssen, um das juristischen Vorarbeit ab, die als Grundlage
Mehrebenensystem stetig zunimmt4 und Potenzial der Digitalisierung und Automati- dieser Systeme dienen. Dafür bedarf es als
auch der Blick in die Justiz-Statistik lässt sierung optimal auszunutzen (Prozessanaly- ersten Schritt, dass effektive Wissensma-
erkennen, dass die Zivilverfahren immer se und Prozessoptimierung), und was getan nagement-Arbeiten getätigt werden, um
länger dauern, was sehr wahrscheinlich werden muss, damit die betroffenen Men- überhaupt zu qualitätsgesichertem juristi-
auf den immer umfangreicher werdenden schen in die neue Arbeitsrealität mitgenom- schen Wissen zu gelangen, das dann wiede-
Prozessstoff zurückzuführen ist. Hinzu kom- men werden (Change Management). All die- rum Teil anderer Automatisierungslösungen
se Aspekte müssen bei erfolgreichen Legal werden kann. 5
3
An dieser Stelle werden viele Menschen Tech-Projekten gleichsam bedacht werden,
von einem kleinen Impuls der Panik erfasst während ein sinnvoller Anfang sogar eher Mehr Profitabilität durch Legal Tech
und es werden (fehlgeleitete) Fantasien von
beim Thema Change Management sowie
Roboter-Juristen entwickelt, die einen selbst
überflüssig werden lassen. Diese Sorge ist der Prozessanalyse und Prozessoptimierung Mit Problembewusstsein und Sachverstand
unbegründet. Selbst heutige KI-Technologien liegt, bevor einzelne Technologielösungen in eingesetzt, kann Legal Tech nicht nur die
können nicht in dem Sinne (juristisch) denken, den Blick genommen werden.
wie wir Menschen es tun. Vielmehr wird die
zunehmende Technologisierung dazu führen, 5
Näheres zur Umsetzung von juristischem
dass Jurist:innen mehr Zeit für ihre Kerntätig- Was bisher auch häufig fehlte, war ein ver- Wissensmanagement im digitalen Zeitalter in
keiten haben. ständiger Blick darauf, was Legal Tech-Pro- Rechtsabteilungen, siehe Yuan, Digitales Wis-
4
Kat/Coupette/Beckedorf/Hartung, Complex dukte und andere Digitalisierungslösungen sensmanagement, in: Halft/Henning (Hrsg.),
societies and the growth of the law, Nature Die digitale Zukunft der Rechtsabteilung,
überhaupt leisten können. Vielfach waren
Scientific Reports, 30.10.2020, abrufbar 2021, S. 92-105. Die dortigen Ausführungen
unter: https://www.nature.com/articles/ die Erwartungen stark überzogen, und lassen sich entsprechend auch auf Kanzleien,
s41598-020-73623-x gleichzeitig war man sich nicht im Klaren die Verwaltung oder die Justiz übertragen.
11 |Im Fokus
juristische Arbeitsgeschwindigkeit steigern, nen, können das Verhältnis ihrer abrechen- Tianyu Yuan ist Rechts-
sondern auch die Qualität der Arbeit absi- baren Stunden zu den tatsächlich geleisteten anwalt und geschäftsfüh-
chern. Denn Automatisierung führt nicht Arbeitsstunden durch Legal Tech erhöhen render Gesellschafter
nur dazu, dass gewisse Arbeitsschritte und damit die Profitabilität steigern. Und bei der Codefy GmbH, die
schneller vonstattengehen, sondern gut der Abrechnung nach RVG kann Legal Tech intelligente Automatisie-
automatisierte Prozesse sorgen auch dafür, den wirtschaftlichen Erfolg noch deutlicher rungslösungen für juris-
dass die Qualität der Arbeit gesichert wird. steigern, da das Honorar nicht davon abhän- tische Arbeitsprozesse schafft. Er berät
Erfolgreiche Kanzleien leben insbesonde- gig ist, ob man eine oder hundert Stunden Rechtsabteilungen, Kanzleien und die
re davon, dass durch eine Spezialisierung für das Mandat gearbeitet hat. Justiz zu den Themen digitale Transfor-
exzellente Rechtsberatung in bestimmten mation, Prozessoptimierung, Wissensma-
Gebieten erbracht werden kann. Genau Alle, die dem Gedanken einen gewissen nagement, Legal Operations und Legal
diese Spezialisierung kann durch Legal Tech Charme abgewinnen können, dass durch die Process Outsourcing. Mit akademischen
noch besser zur Geltung gebracht werden, Digitalisierung der juristischen Arbeitspro- Hintergründen sowohl in der Robotik als
indem häufig auftauchende Themen in einer zesse unliebsame Teile der eigenen Arbeit auch der Rechtswissenschaft befasst sich
qualitätsgesicherten Weise (teil)automati- automatisiert werden können, die eigene Tianyu Yuan intensiv mit der Automati-
siert bearbeitet werden können. Rechtsberatung noch schneller und qualita- sierung juristischer Entscheidungen und
tiv hochwertiger werden kann und sich dies Künstlicher Intelligenz.
Dies wirkt sich am Ende auch in betriebs- zusätzlich positiv auf die Kanzleiergebnisse
wirtschaftlicher Hinsicht positiv aus: Selbst auswirkt, werden an Legal Tech Spaß haben. Leserreaktion an info@ffi-verlag.de
Kanzleien, die nur auf Stundenbasis abrech- Jetzt geht es „nur“ noch darum, loszulegen.
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12 | Kanzleisoftware haufe AdvoluxPra xistipps
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Dokumentenerstellung für
Anfänger und Fortgeschrittene –
zwei Anwendungsbeispiele
Ludwig Wolter
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisie- Anwendungsbeispiel 1: zu bezahlen, sinkt. Entsprechend steigt das
rung wird im juristischen Sprachgebrauch Interne Automatisierung repetitiver Interesse bei Kanzleien, solche verhältnis-
kein anderer Begriff so häufig verwendet und standardisierter Verträge/ mäßig einfachen Dokumentenautomatisie-
wie der des „Legal Tech“. Dabei fällt Dokumente rungen umzusetzen.
es Papierakten-Liebhabern teils eben-
so schwer, dieses Thema konkret zu Als ersten Schritt bietet es sich für Kanz- Zahlreiche Kanzleien starten bei der Auto-
beschreiben wie den selbsternannten leien an, die internen, repetitiven Prozesse matisierung von Dokumenten natürlich
Legal Tech-Gurus. zu automatisieren. Dabei wird jede Anwäl- nicht mit der 50-seitigen Klageerwiderung,
tin bzw. jeder Anwalt bestätigen, dass die sondern mit kleineren Verträgen wie Man-
Um das Thema greifbarer zu machen, Dokumentenerstellung selbst bei indivi- datsvereinbarungen, NDAs, Arbeitsverträ-
tauchen wir in diesem Beitrag anhand duellster Beratung Textbausteine enthält, gen oder Mietverträgen. Dadurch kann sich
einfacher und fortgeschrittener Anwen- die bereits zum Einsatz kamen. Der Digi- eine Kanzlei der Automatisierung langsam
dungsbeispiele in das Thema Dokumen- talisierungsdruck steigt bei Kanzleien durch annähern, um dann im Laufe der Zeit immer
tenerstellung ein. Statt sich mit Begriff- Mandant:innen wie Unternehmen, die selbst größere Bereiche zu automatisieren.
lichkeiten aufzuhalten, zeigen wir anhand derartige Software im Einsatz haben. Die
tatsächlich umgesetzter Business Cases, Bereitschaft, hohe dreistellige Stundensät-
was Legal Tech unter anderem sein kann. ze für Formatierungen oder das Gendern
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Doch wie kann man sich eine solche Anwendungsbeispiel 2: Aufwandsabschätzung:
Dokumentenautomatisierung praktisch Eigene Mandantenplattform
vorstellen? Der Aufwand, eine eigene Plattform für
Nach der Automatisierung von Dokumen- die Mandantschaft aufzubauen, ist noch vor
Absolute Grundvoraussetzung für eine ten kann die eigene Mandantenplattform als einigen Jahren für eine kleine oder mittel-
Dokumentenautomatisierung ist eine intui- nächster Digitalisierungsschritt eine neue ständische Kanzlei nicht umsetzbar gewesen.
tive Software, die jeder verstehen kann. Da Welt in der Arbeit mit der Mandantschaft Selbst Großkanzleien tun sich mit derartig
die juristische Denkweise bereits komplex eröffnen. Die Kommunikation wird direkter, komplexen IT-Projekten trotz teils 30-köpfi-
sein kann, sollte die Software nicht auch die rechtliche Arbeit effizienter und wirt- ger Teams schwer. Aber auch das haben Tei-
noch schwierig zu bedienen sein. Bevor schaftlicher. Selbst passives Einkommen le der Legal Tech-Szene erkannt und bieten
ein Dokument automatisiert werden kann, kann dadurch erstmalig in der Anwaltschaft daher Möglichkeiten, um ein solches Projekt
werden die ohnehin meist vorhandenen nachhaltig und skalierbar funktionieren. umsetzen zu können.
Vorlagen des Vertragstyps harmonisiert. Es
wird also ein Word-Dokument geschaffen, Eine Mandantenplattform bietet der Man- Natürlich ist die Komplexität eine andere als
dass alle Alternativen für diesen Vertragstyp dantschaft im besten Fall die Möglichkeit, bei der Dokumentenautomatisierung. Aber
beinhaltet. Daneben werden Platzhalter für Dokumente zu lagern, einfache Verträge insbesondere Kanzleien, die bereits das
individuelle Eingaben markiert. selbst via Fragenkatalog zu erstellen, Doku- Anwendungsbeispiel 1 umsetzen konnten,
mente gemeinsam zu verhandeln und zu haben die perfekten Voraussetzungen, um
Dieses vorbereitete Dokument kann dann signieren und nach wirksamer Signatur für auch eine Mandantenplattform aufbauen zu
im besten Fall durch Kopieren und Einfü- das eigene Reporting zu verwalten. können. Wichtig ist, dass Sie im Vorfeld klare
gen in die Automatisierungssoftware ein- Strukturen schaffen. Das betrifft wirtschaft-
gepflegt werden. Nach einmaliger Bear- Dabei können die im Anwendungsbeispiel liche, juristische und personelle Bereiche.
beitung kann das so erstellte intelligente 1 für interne Zwecke erstellten Formulare Benennen Sie z. B. eine(n) Verantwortli-
Formular selbst verwendet oder mit dem nach Bearbeitung auch extern zum Einsatz che(n), der oder die zu jederzeit den Pro-
Team oder Teilen des Teams wie dem kommen. So können Sie beispielsweise ein zess überwacht (Projektmanager bzw. Pro-
Sekretariat oder Referendar:innen geteilt (teil-)standardisiertes NDA-Formular mit jektmanagerin). Lassen Sie sich bei IT-Fragen
werden. Neben dem effizienten und juris- einem Mandanten teilen und dieser zahlt extern beraten. Wenn das Projekt größer
tisch sicheren Erstellen eines Dokuments Ihnen eine monatliche Pauschale für die wird, können Sie auch über die Einstellung
– ein Kollege kann nur im vom Ersteller (un)limitierte Nutzung dieses Formulars. technikaffiner „Legal Engineers“ nachdenken.
des Formulars vorgegebenen Rahmen Daneben kann Ihre Kanzlei nun für diesen
Entscheidungen treffen – ist damit auch Mandanten bei hochindividualisierten Sach- Zusammenfassung:
das strukturierte Wissensmanagement verhalten hohe Stundensätze verlangen. Der Über die E-Akte hinausdenken
innerhalb der Kanzlei ein enormer Vor- Mandant weiß infolge des standardisierten
teil. Einem neuen Mitarbeiter kann eine NDA-Formulars, dass Sie nur in speziellen Wichtig ist die Erkenntnis, dass die Digita-
Abteilung/Rolle zugeordnet werden und Fällen individuell beraten. Sie schaffen also lisierung auch vor dem Rechtsmarkt nicht
er sieht sofort alle für ihn wichtigen Transparenz, nach der sich viele Unterneh- haltmacht und Unternehmen Kanzleien
Dokumente. men zunehmend bei der Rechtsberatung schon jetzt einen gewissen Digitalisierungs-
sehnen. druck spüren lassen, den sie jährlich erhöhen.
Aufwandsabschätzung: Daneben muss eine Kanzlei, die als modern
Selbst die Lizenzierung Ihrer eingekauften wahrgenommen werden will, mehr machen,
Die Umstellung der Kanzleidokumente auf Software an Ihre Mandantschaft ist bei als E-Akten zu verwenden.
intelligente bzw. automatisierte Formulare einem Feature-Spektrum, wie dem oben
ist deutlich einfacher als die Umstellung von beschriebenen, möglich. Dadurch wer- Die Mandantschaft will digitale Nähe zu
der Papierakte auf die E-Akte. Insgesamt ist den Sie in letzter Stufe selbst zum Legal ihrer Kanzlei und effizient mit ihrer Kanzlei
die größte Hürde der Einstieg. Benutzt man Tech-Anbieter und kämpfen gegen alternati- arbeiten. Es kommt den Kanzleien zugute,
eine intuitive Software, steht aber auch die- ve Rechtsberatungsunternehmen mit deren dass die Anbieter es ihnen immer einfacher
se Hürde in keinem Verhältnis zum Nutzen. eigenen Waffen – mit dem Unterschied, machen, diesem Digitalisierungsdruck zu
Auch Juristen und Juristinnen ohne tech- dass Sie den Markt und Ihre Mandantschaft begegnen. Auch sind Unternehmen häufig
nischen Bezug können solche Formulare kennen. bereit, Pilotprojekte Ihrer Kanzlei mitzuge-
bauen.
15 |stalten. Sie müssen also die Digitalisierung weder allein noch
unwirtschaftlich umsetzen.
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Low-Code:
Legal Tech-Werkzeuge für Jedermann?
Anna Slaninkova, Jennifer Hülskötter, Jan Baksa Lesjak
Legal Tech ist seit einigen Jahren ein die diese Möglichkeiten noch nicht hat- etablieren, die immer mehr Situationen im
präsentes Thema und viele Kanzleien ten und oft auf kostspielige Eigenent- Kanzleialltag abdecken.
arbeiten bereits weitgehend digital. Für wicklungen angewiesen waren.
Kanzleien, die sich aktuell erst mit der Es sind sogenannte Low-Code-Plattformen,
Digitalisierung beschäftigen, gibt es aber Womit kann ein Legal Tech- die die Erstellung solcher Abläufe ohne Pro-
einen mit einem Spätanfang verbunde- Einsteiger anfangen? grammiererkenntnisse ermöglichen und so
nen Vorteil: Der Markt bietet mittler- im Vergleich zu individueller Softwareent-
weile erprobte Lösungen, mit denen Workflow-Automatisierungstools bieten die wicklung zeit- und kosteneffizient sind. Das
man nicht nur das Backoffice digitali- Möglichkeit, ganze Sequenzen von Arbeits- bedeutet, dass Tools schneller und effektiver
sieren kann, sondern relativ schnell, schritten, die sonst analog oder ineffizient in erstellt werden können. Dazu können auch
unkompliziert und ohne Programmie- der Kanzlei stattfinden, zu automatisieren. mehrere Versionen und Varianten entste-
rerkenntnisse digitale Workflows in Dabei ist es möglich, mit einfachen stan- hen, um herauszufinden, was am besten
der Kanzlei implementieren kann – im dardisierbaren Workflows anzufangen und funktioniert und wie man einen Mehrwert
Gegensatz zu den Legal Tech-Pionieren, nach und nach komplexere Workflows zu generieren kann.
17 |Pra xistipps
Solche Plattformen erlauben es, das pro- Mensch nicht überzeugt bin, dass die Kanzlei Software bietet zusammen mit der Kanz-
zessuale Know-how einer Kanzlei in eine professionell und effektiv arbeitet, werde ich leisoftware advoware eine Schnittstelle an,
Software zu übertragen und den Service wahrscheinlich schnell online eine andere die es erlaubt, Mandantendaten auf der
schneller und effektiver an mehr Rechtssu- Kanzlei bzw. ein Online-Rechtsportal mit Homepage über ein Kontaktformular zu
chende zu liefern. guten Bewertungen finden und dort meinen „sammeln“, über ein Webportal zu entschei-
Fall bearbeiten lassen. den, ob ein Mandat oder eine Mandantin
Entwicklung eines Online- angenommen werden soll oder nicht – und
Kontaktformulars mit ersten Angaben Praxisbeispiel das Beste: direkt die Akte mit den ersten
zum Sachverhalt Dokumenten in advoware anzulegen. Das
Stellen wir uns vor, wie ein imaginärer spart in der Kanzlei pro Mandat etwa 30 bis
Laufkundschaft, die sich zufällig in die Kanz- Rechtsanwalt Max Müller, der gerne Ord- 45 Minuten und reduziert den Aufwand für
leiräume verirrt, gibt es heutzutage selten. nungswidrigkeiten im Straßenverkehr bear- die Evaluation, ob sich ein Mandat lohnt oder
Amazon und anderen Online-Shopping- beitet, im Legal Tech-Bereich aber noch nicht. Herr Müller bestimmt selbst, welche
plattformen sei Dank, sucht ein immer nicht besonders versiert ist, ein Kontakt- Daten er von dem potenziellen Mandanten
höherer Anteil an potenziellen Mandanten formular und Workflow-Automatisierung bzw. der Mandantin haben will. Außer Kon-
und Mandantinnen nach einer Lösung für mit der Low-Code-Plattform ShakeSpea- taktdaten können das etwa erste Angaben
ihre rechtlichen Belange online. re® Software einsetzen könnte und welche und Dokumente zum Fall sein. Für OWi-Fäl-
Vorteile diese Form der Prozessautomatisie- le hat ein Mandant etwa die Möglichkeit,
Um hier den „Zuschlag“ zu bekommen, gibt rung bieten würde: einen Bußgeldbescheid und die dazugehö-
es klar umrissene Faktoren. Die passenden rigen wichtigen Daten direkt hochzuladen.
Schlagwörter auf der Website in Kombina- Die wichtigste Frage: Warum will er das Für die jeweiligen Rechtsgebiete gibt es hier
tion mit einer oder mehr geradlinig gestalte- überhaupt machen? Seine Kanzlei sitzt in standardisierte, ausgearbeitete Workflows.
ten Landingpages, die den Fokus der Kanzlei München und er merkt, dass der Konkur- Generell können die Workflows auf jede
möglichst zielgerichtet einem potenziellen renzdruck stetig steigt, denn seine Kolleg:in- weitere standardisierbare Rechtsdienstleis-
Mandanten näherbringen. Daneben Google nen bleiben auch nicht stehen. Insbesonde- tung zugeschnitten werden.
AdWords, um die Sichtbarkeit im Internet re größere mittelständische Kanzleien, mit
zu erhöhen. größerem finanziellem Rahmen, haben in Mittels eines Webformulars auf seiner Kanz-
den letzten Jahren viel investiert und bie- lei-Website melden sich bei ihm neue Man-
Befindet sich ein potenzieller Mandant auf ten einen erstklassigen Mandantenservice. danten und Mandantinnen, die die Kanzlei
der Landingpage, hilft ein passend gestalte- Er selbst hat viel Zeit in seine Spezialisierung online gefunden haben, aber auch solche,
tes Kontaktformular, das den ersten Kon- auf Verkehrsrecht und Ordnungswidrigkei- die ihn auf anderem Wege kontaktiert
takt zu der Kanzlei unkompliziert möglich ten investiert, hat zwei Mitarbeiterinnen im haben, die er aber gebeten hat, ihm ihre
macht und dem Anwalt oder der Anwältin Sekretariat und ist froh letztes Jahr – trotz Angaben via Formular zukommen zu lassen.
die ersten wichtigen Daten zur Vorstellung Pandemie – eine Auszubildende gefunden Nach dem Login in seinen Benutzerbereich
des Falls liefert – und einen guten Ausgangs- zu haben. Er merkt, dass abends auf dem sieht Herr Müller alle neuen Anfragen, die
punkt für das Mandat gibt. Ein Must-have Anrufbeantworter viele Anfragen von er jetzt prüfen und genehmigen kann.
für jede moderne Kanzlei. Das Wichtigs- Mandanten und Mandantinnen landen, die
te: eine klare, zielgerichtete und moderne bezüglich einer Erstberatung anfragen. Dies Der Übergang zum Legal Tech-Profi
Onlinepräsenz, die die Anfrage bzw. den nachzuarbeiten, erfordert insbesondere sei- ist fließend
„Kauf“ eines Rechtsproduktes so einfach ne Zeit, aber auch die der Mitarbeitenden
wie möglich macht. und stören den Tagesablauf. Ein Callcenter Da Herr Müller mit seinem Kontaktformu-
wäre eine Möglichkeit – oder weitere Mit- lar sehr gute Erfolge verzeichnen konnte,
Mit zunehmender Verbreitung von Smart- arbeitende für die Abendstunden einstellen. möchte er den Workflow erweitern und
phones, digitalem Shopping und insbeson- Das ist aber zu teuer. mehr Schritte einbeziehen, beispielsweise
dere schnelleren Entscheidungen zum Kauf dass die Mandantschaft Vollmachten bereits
wird auch die Entscheidung, welche Kanzlei Aus diesem Grund hat Herr Müller sich online unterzeichnen kann. Nach dem Ein-
ich mein individuelles Rechtsproblem bear- entschieden, sich auf neue, moderne Wege stellen bekommt er gleich eine neue Anfrage
beiten lassen will, durch die Verfügbarkeit der Mandantenannahme und Akquise zu von Frau Erika Schnell. Der ganze Ablauf
digitaler Services beeinflusst. Wenn ich als konzentrieren. Die Firma ShakeSpeare® sieht jetzt so aus:
18 |Pra xistipps
• Das Formular wird um mehrere Felder Welche (IT-)Kompetenzen benötige Bedingungen an welche Stelle in den
zur Erstellung der Vollmacht erweitert. ich, um ein solches Projekt in Angriff Unterlagen kommen.
Wenn Frau Schnell ihre Anfrage absen- zu nehmen? • Einstellen, wann im Ablauf Schreiben,
det, bekommt sie sofort eine E-Mail basierend auf den Vorlagen, erstellt
mit einer Bestätigung, dass ihre Daten Kann also Herr Müller den ganzen Ablauf werden sollen, und ob sie automatisch
eingegangen sind, ebenso wird Herr allein „programmieren“? Wir werden nicht versendet werden.
Müller über den Eingang der Anfrage lügen – für die meisten oben beschrie-
informiert. benen Schritte ist ein Mindestmaß an Nach und nach lernt Herr Müller, immer
• Die Angaben, die Frau Schnell im For- IT-Kenntnissen vorausgesetzt. Allerdings besser mit dem System umzugehen. Für
mular macht, reichen dafür, dass eine keine Programmiererkenntnisse oder ein schwierige Fragen standen ihm Spezialisten
Vollmacht automatisch erstellt und ihr IT-Studium! zur Verfügung, die er ab und zu konsultierte.
als E-Mail-Anhang zugesendet wird. Aber jetzt überlegt er sich schon, welchen
• Herr Müller loggt sich in seinen Benut- Wichtig ist, dass beim Implementierungspro- Workflow er mit seiner Low-Code-Platt-
zerbereich ein und sieht eine neue zess von ShakeSpeare® Software die Perso- form als Nächstes baut …
Anfrage von Frau Schnell. Er schaut sich nen beteiligt sind, die die Abläufe innerhalb
die Anfrage an. Gleich korrigiert er einen der Kanzlei kennen und wissen, bei wel- Fazit: Durch die von ihm erstellten Work-
Tippfehler in der Adresse. chen Prozessschritten welches Dokument flows spart er pro Woche nicht nur Arbeits-
• Wenn alle Informationen vorhanden erzeugt wird, welche Wiedervorlage und zeit, sondern konnte diese auch für neue
und richtig sind, lässt Herr Müller den Frist eingetragen werden muss. Idealerweise Mandate nutzen und so seine Mandatszahl
letzten Check durchlaufen: die Kolli- geht dies als Team mit den entsprechenden im OWi-Bereich um 100 Prozent steigern.
sionsprüfung. Da sein System mit der Fachkräften aus dem Sekretariat und Per- Damit konnte er einen monatlichen Meh-
Kanzleisoftware advoware verbun- sonen, die das juristische Fachwissen haben. rertrag, nach Abzug aller Kosten, von rund
den ist, geschieht dies automatisch im Ein solches Team kann entscheiden, welche 4000 Euro erzielen.
Hintergrund per Abgleich der Daten- Prozesse automatisiert werden sollen, und
banken. Danach bestätigt Herr Müller einschätzen, welche Vorteile das IT-Tool für Anna Slaninkova ist Legal Engineer bei
die Annahme des Mandats mit einem die Kanzlei bringen kann, um Prozesse zu ShakeSpeare® Software. Sie studier-
Klick. Frau Schnell bekommt in diesem automatisieren. te Jura und hat einen Master of Laws
Moment eine weitere E-Mail, die sie (LL. M.) von der University of Cambridge.
darüber informiert. Dieser E-Mail sind Welche Schritte aus unserem Beispiel
Datenschutzerklärung und Mandatsver- könnte Herr Müller selbst machen? Jennifer Hülskötter ist Geschäftsfüh-
trag beigefügt. rerin und Workflowenthusiastin bei
Parallel wird in der Kanzleisoftware • Den gesamten Prozess (Workflow) Hülskötter & Partner, dem größten
eine neue Akte mit allen Adressdaten, gestalten – was wann in welcher Rei- Händler für advoware Kanzleisoftware
Beteiligten und den referatsspezifischen henfolge geschehen soll. in Deutschland.
Daten zu ihrem Mandat angelegt. • Den Inhalt des Formulars gestalten,
• Dokumente zum Fall, etwa Einspruch Datenfelder bestimmen und benennen. Jan Baksa Lesjak ist Geschäftsführer bei
und Akteneinsicht, werden automatisch • E-Mails erstellen und entscheiden, wel- ShakeSpeare® Software und in dieser
erstellt und mit vorhandenen Mandan- che E-Mails zu welchem Zeitpunkt und Funktion für die DACH-Region und das
tendaten befüllt. an wen gesendet werden sollen und Management der 42DBS GmbH in Mün-
• Mit einem weiteren Klick werden die dies entsprechend einstellen, Anhänge chen verantwortlich.
Unterlagen an die entsprechende Buß- einstellen
geldstelle versendet. • Individuelle Vorlagen erstellen, die mit Leserreaktion an info@ffi-verlag.de
• Ebenfalls werden die erstellten und den Daten aus dem Formular befüllt
versendeten Dokumente automatisch werden und entscheiden, welche Daten
in der Kanzleisoftware in der passenden oder Textbausteine unter welchen
Akte gespeichert.
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Nie wieder Legal Tech?
Erfahrungen einer digitalen Kanzlei
Andreas Walter
Die Kanzlei Yester & Morrow hat es sich Als wir 2018 bestehende Kanzleistruktu- die Kanzlei als Spiegelbild Deutschlands:
zum Ziel gemacht, prozessintegrierte ren bewertet haben, war die Ernüchterung eine beharrliche Kombination aus gewach-
Rechts- und Steuerberatung marktfähig groß: personenabhängige Mandatsbezie- senen Strukturen, Pensionszusagen und
zu machen – und arbeitet zur Erreichung hungen, heterogene Verwaltungs- und USM-Möbeln.
dieses Ziels interdisziplinär, ressource- Kommunikationsprozesse, ein IT-Flicken-
neffizient und digitalisiert. Doch auch teppich auf Basis der Aktenbearbeitung auf Wie verheißungsvoll dagegen die Schlag-
Kanzleien, die Legal-Tech-affin sind, erle- Papier – verbunden mit eklatant gegenläu- worte der Legal Tech-Szene: App-gestütz-
ben im Zuge des Aufbaus ihrer digitalen figen Positionen in der Partnerschaft. Vor tes, agiles, projektbasiertes, dezentrales
Infrastruktur nicht nur positive Effekte allem jedoch: keine Vision für die digitale Arbeiten mit Kanban- und Scrum, empow-
wie Zeit- und Kosteneinsparungen. Was Transformation der Wertschöpfungskette erte Mitgestalter und Mitgestalterinnen, die
andere Kanzleien aus den Erfahrungen der Mandantschaft und den sich daraus interdisziplinär und gemeinsam an der effi-
von Yester & Morrow lernen können, ergebenden Anforderungen an die öko- zienten, digitalen, transformierten Beratung
verrät Kanzleigründer Andreas Walter nomisch tragfähige Rechts- und Steuerbe- der Zukunft arbeiten. Lässig, jung, schnell,
im Erfahrungsbericht. ratung der Zukunft. Mit anderen Worten, aufgeschlossen, skalierbar.
20 |Sie können auch lesen
