NÜTZLICHE TIPPS ZUR ANFERTIGUNG WISSENSCHAFTLICHER ARBEITEN MIT MICROSOFT OFFICE WORD - (Seminar-, Bachelor- und Masterarbeiten) ...

Fachbereich Sozial- und Wirtschaftswissenschaften
              Rechnungslegung und Steuerlehre

NÜTZLICHE TIPPS ZUR ANFERTIGUNG
 WISSENSCHAFTLICHER ARBEITEN
 MIT MICROSOFT® OFFICE WORD

 (Seminar-, Bachelor- und Masterarbeiten)

Tipps zur Anfertigung wissenschaftlicher Arbeiten                                                                                       II

Bei der Anfertigung einer wissenschaftlichen Arbeit sind Formatierungsvorgaben
einzuhalten. Hier finden Sie eine Hilfestellung für die Umsetzung der Vorgaben im
Textverarbeitungsprogramm Microsoft® Office Word 2010.

1.      Vorgaben zur Formatierung ........................................................................................ 1
2.      Layout ......................................................................................................................... 2
3.      Kopfzeile ..................................................................................................................... 2
4.      Formatvorlagen........................................................................................................... 2
5.      Beschriftung von Abbildungen und Tabellen .............................................................. 3
6.     Verzeichnisse ............................................................................................................. 4
     6.1. Inhaltsverzeichnis ................................................................................................ 4
     6.2. Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) ..................................................................... 4
     6.3. Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) ......................................................................... 4
     6.4. Abbildungs-, Tabellen- und Literaturverzeichnis im Inhaltsverzeichnis................ 4
     6.5. Aktualisieren der Verzeichnisse........................................................................... 5
     6.6. Bearbeiten der Verzeichnisse .............................................................................. 5
7.      Gliederung der Arbeit in Abschnitte ............................................................................ 5
8.      Querverweise ............................................................................................................. 6
9.      Shortcuts (Tastenkombinationen) ............................................................................... 6
10. Zu beachten bei Teamarbeiten ................................................................................... 6
11. Weitere Tipps… .......................................................................................................... 7

     Mit der Formatierung nach Fertigstellung der Arbeit wird meist wichtige Zeit
  vergeudet – die Umsetzung der Vorgaben ist daher vor Beginn des Schreibens zu
                                    empfehlen!

Tipps zur Anfertigung wissenschaftlicher Arbeiten                                                  1

1. Vorgaben zur Formatierung
     Deckblatt                               Musterdeckblatt downloaden und verwenden!

     Format
       Seitenformat                          DIN A4, einseitige Beschriftung
       Seitenränder                          links: 2,5 cm; rechts: 2,5 cm; oben: 2,5 cm; unten:
                                              2,0 cm
         Ausrichtung                         Blocksatz
         Zeilenabstand                       1½-zeilig
         Schriftgröße                        12 (Times New Roman) oder 11 (Arial)

     Aufbau                                  Vorspann:
                                               - Titelseite/Deckblatt
                                               - Inhaltsverzeichnis
                                               - Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf)
                                               - Tabellenverzeichnis (bei Bedarf)
                                               - Abkürzungsverzeichnis
                                              Text-Teil:
                                               - Einleitung
                                               - Hauptteil
                                               - Schluss
                                              Nachspann:
                                               - Literaturverzeichnis
                                               - Anhang (bei Bedarf)

     Kopfzeile (einzeilig)
       Schriftgröße                          10
       links                                 Thema der Arbeit
       rechts                                Seitenzählung
                                               - Vorspann:         römische Ziffern (beginnend mit II,
                                                                   weil Deckblatt ohne Seitenzählung)
                                               - Textteil:         arabische Ziffern (beginnend mit 1)
                                               - Nachspann:       fortlaufend mit Text-Teil
        Abgrenzung zum Text                  durchgehende Linie (siehe auf dieser Seite oben)

     Fußnotentext
       Schriftgröße                          10
       Ausrichtung                           Blocksatz
       Zeilenabstand                         1
       Einzug                                0,7 cm, hängend

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2. Layout
     Registerkarte „Seitenlayout“
          Seitenränder, Ausrichtung, Größe etc

3. Kopfzeile
     Titel links in Kopfzeile einfügen
               Registerkarte „Einfügen“
                   „Kopfzeile“
                           „leer“
     Seitenzahl rechts in Kopfzeile einfügen
               Registerkarte „Entwurf“ (erscheint automatisch, wenn man sich in der
                Kopfzeile befindet)
                   Cursor durch Doppelklick auf die rechte Seite stellen
                           „Seitenzahl“
                                  „Seitenzahlen“
                                       „Einfache Zahl“
     Seitenzahl in römischen Ziffern
               Rechtsklick auf die zuvor eingefügte Seitenzahl
                   „Seitenzahl formatieren“
                           Bei „Zahlenformat“ römische Ziffern auswählen
     Trennlinie einfügen
               Registerkarte „Start“
                   Rubrik „Absatz“
                           „Rahmenlinie unten“ auswählen

4. Formatvorlagen
Die Verwendung von Formatvorlagen führt zu einer einheitlichen und zeitsparenden
Formatierung.
    Registerkarte „Start“
          Rubrik „Formatvorlagen“
„Standard“
     Rechtsklick auf „Standard“
          Ändern
                 Schriftgröße 12 (Times New Roman) oder 11 (Arial), Blocksatz,
                   Zeilenabstand 1½

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„Überschrift 1“
     Rechtsklick auf „Überschrift 1“
          Ändern
                 Gewünschte Schriftgröße, fett, … (auf gleiche Schriftart wie „Standard“
                    achten!)

     Die erste Überschrift mit der Formatvorlage „Überschrift 1“ formatieren und diese
      Überschrift markieren
          Registerkarte „Start“
                 Rubrik „Absatz“
                        „Liste mit mehreren Ebenen“
                              Liste „1.Überschrift 1; 1.1.Überschrift 2; 1.1.1 Überschrift
                                 3 …“ auswählen
Überschrift 2 und 3
Durch die oben angeführten Schritte zur Formatierung von Überschrift 1 wird die
Formatierung der Überschriften der unteren Ebenen automatisch angepasst.
     Vorteil: Die Gliederung der Arbeit erfolgt nun automatisch. Die Überschriften
      erhalten die richtige fortlaufende Nummerierung.
Fußnotentext
     Fußnote einfügen durch „STRG + ALT + f“
          Rechtsklick neben die Fußnote
                 Formatvorlagen
                       „Ändern“
                             Blocksatz, Schriftgröße 10, Zeilenabstand 1 (auf gleiche
                               Schriftart wie „Standard“ achten!)
                             „Format“
                                   „Absatz…“
                                           Sondereinzug: hängend, um 0,7 cm

     Vorteil: Jede weitere Fußnote wird nach diesen Vorgaben formatiert. Für weitere
      Fußnoten: „STRG + ALT + F“ und anschließend 1x „Tab“.
     Grundregel: Jede Fußnote beginnt mit einem Großbuchstaben und endet mit
      einem Punkt!

5. Beschriftung von Abbildungen und Tabellen
Einfügen
     Diese Vorgehensweise ist notwendig, um ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis
      wie unter Punkt 6.2 und 6.3 erklärt herstellen zu können.
        Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen
             Registerkarte „Verweise“
                    „Beschriftung einfügen“

     Jetzt kann „Abbildung 1“ um die Bezeichnung der Abbildung/Tabelle ergänzt
      werden.
Formatieren

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        ALT + STRG + Umschalt + s
             Pfeil neben „Beschriftung“ anklicken
                   „Ändern“
                             Gewünschte Formatierung durchführen

6. Verzeichnisse

6.1. Inhaltsverzeichnis
             Registerkarte „Verweise“
                  „Inhaltsverzeichnis“
                         gewünschte Tabelle auswählen

     Vorteil: Das Inhaltsverzeichnis kann einfach erstellt und laufend aktualisiert werden
      – die Seitenzahlen werden automatisch richtig erfasst.
     Achtung: Funktioniert nur bei richtiger Formatierung der Überschriften!

6.2. Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf)
     im laufenden Text unter einer Abbildung
       Registerkarte „Verweise“
              „Beschriftung einfügen“
                   Bei „Bezeichnung“ „Abbildung“ auswählen

     um Verzeichnis zu erstellen
       Registerkarte „Verweise“
            „Abbildungsverzeichnis einfügen“
                   Bei „Beschriftungskategorie“ „Abbildung“ auswählen

6.3. Tabellenverzeichnis (bei Bedarf)
     im laufenden Text unter einer Abbildung
       Registerkarte „Verweise“
              „Beschriftung einfügen“
                   Bei „Bezeichnung“ „Tabelle“ auswählen

     um Verzeichnis zu erstellen
       Registerkarte „Verweise“
            „Abbildungsverzeichnis einfügen“
                   Bei „Beschriftungskategorie“ „Tabelle“ auswählen

6.4. Abbildungs-,             Tabellen-        und   Literaturverzeichnis   im   Inhalts-
verzeichnis
     Sämtliche Verzeichnisse und der Anhang (bei Bedarf) sollen im Inhaltsverzeichnis
      enthalten sein, und zwar auf derselben Ebene wie 1., 2., usw.
     Daher müssen deren Überschriften als „Überschrift 1“ formatiert werden (ALT + 1).
     Die Nummerierung ist in diesem Fall nicht erwünscht und muss daher entfernt
      werden:
       Cursor hinter die Nummerierung der Überschrift stellen (z.B. „10.
         Literaturverzeichnis“)

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                Nummerierung mit der Backspace-Taste löschen

6.5. Aktualisieren der Verzeichnisse

        Drücken der Tastenkombination: „STRG + A“, anschließend F9
           Alle Verzeichnisse und Verweise (siehe Punkt 8) werden aktualisiert!
              Einzelne Verzeichnisse aktualisieren:
                Cursor auf Verzeichnis richten
                       Rechte Maustaste
                             „Felder aktualisieren“
                                    „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“

6.6. Bearbeiten der Verzeichnisse
     Die Formatierung der Verzeichnisse kann verändert werden:
           Cursor auf Verzeichnis richten
                Rechte Maustaste
                       „Feld bearbeiten“
                              Kategorie: Index und Verzeichnisse
                              Feldname: TOC
                                     „Inhaltsverzeichnis …“

7. Gliederung der Arbeit in Abschnitte
     Die Gliederung in zwei Abschnitte ist notwendig, um die Seitenzahlen des
      Vorspanns anders formatieren zu können wie jene des Text-Teils.
       Cursor unter das Inhalts- bzw. Abkürzungsverzeichnis stellen
             Registerkarte „Seitenlayout“
                   „Umbrüche“
                          „nächste Seite“
     Abschnitt 1
            Doppelklick in die Kopfzeile im Abschnitt 1 – Sie befinden sich nun in der
               Registerkarte Entwurf
                           Erste Seite anders  das Deckblatt ist somit ohne
                            Kopfzeile
     Abschnitt 2
       Doppelklick auf Kopfzeile im Abschnitt 2
            Rechtklick auf Seitenzahl
                   „Seitenzahlen formatieren“
                          Zahlenformat ändern auf arabische Ziffern
                          Beginnen mit „1“
                                 OK

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8. Querverweise
     Verweisen auf ein anderes Kapitel der Arbeit (z.B. siehe Kapitel 2.3):
       Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen
             Registerkarte „Verweise“
                   „Querverweis“
                                Verweistyp auswählen:
                                  z.B.      Nummeriertes         Element/Absatznummer
                                  (vollständiger Kontext) oder Fußnote/-nummer
                                       „Einfügen“
     Wichtig: Regelmäßig Aktualisierung durchführen!

9. Shortcuts (Tastenkombinationen)
Durch den Einsatz von Shortcuts kann wichtige Zeit gespart werden! Die wichtigsten
Tastenkombinationen in Microsoft® Office Word 2010:

STRG + ALT + F                              Fußnote einfügen
ALT + 1                                     Überschrift 1
ALT + 2                                     Überschrift 2
ALT + 3                                     Überschrift 3
markieren, STRG + C                         kopieren
markieren, STRG + X                         ausschneiden
           STRG + V                         kopiertes Element einfügen
STRG + A                                    alles markieren
STRG + A, F9                                sämtliche Verzeichnisse, Querverweise aktualisieren
STRG + Z                                    letzte Eingabe rückgängig machen
STRG + –                                    Silbentrennung (Abtrennung nur wenn nötig)
F7                                          Rechtschreibprüfung

10.    Zu beachten bei Teamarbeiten
     Absprechen: Bei wissenschaftlichen Arbeiten, die im Team angefertigt werden, ist
      es notwendig, sich mit dem Partner genau abzusprechen! Sämtliche
      Formatierungen (Überschriften, Beschriftung usw.) müssen im gesamten Dokument
      einheitlich sein. Auch Aufzählungszeichen sollten einheitlich verwendet werden.
     Zusammenfügen der Arbeiten: Zwei Dokumente mit den gleichen
      Formatierungen können auch problemlos zusammengefügt werden. Eines der
      beiden sollte als Hauptdokument bestimmt werden. Das Deckblatt wird in dieses
      Dokument eingefügt und die Verzeichnisse werden von diesem Dokument
      übernommen. Vom zweiten Dokument wird alles andere kopiert und an der
      passenden Stelle eingefügt oder angehängt.
      Die Überschriften, Seitenzahlen, Nummerierungen, etc. werden in diesem Fall
      automatisch angepasst. Die Verzeichnisse müssen – wie unter Punkt 6 bzw 6.5
      erklärt – aktualisiert werden.
Das Absprechen dauert 5 Minuten, das Zusammenfügen eine Minute – i.U. dazu ist die
einzelne Anpassung der Überschriften, Abstände usw. eine überflüssige, mühevolle und
zeitaufwendige Arbeit!

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11.    Weitere Tipps…
     Rechtschreibprüfung: Aktivieren, um Tippfehler zu vermeiden.
                   Registerkarte „Überprüfen“
                       „Rechtschreibung und Grammatik…“
                               „Optionen“
                                      Rechtschreibung während der Eingabe prüfen
                                      Grammatikfehler während der Eingabe markieren
                                            OK
           Um die rot unterwellten Wörter einzeln zu kontrollieren F7 drücken.

     Überflüssige Leerzeichen oder Absätze können eher verhindert werden, wenn
      während des Schreibens die Funktion „Alle anzeigen“ aktiviert ist:
               („STRG + *“) oder
               Registerkarte „Start“
                    Klick auf das Symbol „¶“

     Silbentrennung: Durch den Blocksatz kann es bei langen Wörtern zu optisch nicht
      idealen Verteilungen in einer Zeile kommen. Um das zu verhindern kann ein
      Bindestrich als Silbentrennung eingefügt werden. Ratsam ist es, dieses Zeichen mit
      STRG + Bindestrich einzufügen – dann ist er nicht mehr sichtbar, falls es durch
      Änderungen im Text zu Verschiebungen kommt.

     Verhinderung des Zeilenwechsels: Gewisse Symbole oder Zeichen sollten nicht
      durch einen Zeilenwechsel voneinander getrennt werden, zB § 4 EStG. Verwenden
      Sie hierfür zwischen § und der Ziffer kein normales Leerzeichen, sondern die
      Tastenkombination „Shift + Strg + Leerzeichen“.

     Absatzkontrolle: Verhindern, dass der erste Satz eines neuen Absatzes „verloren“
      am Ende einer Seite steht:
                   Registerkarte „Start“
                       Klick auf den kleinen Pfeil rechts unten in der Rubrik „Absatz“
                               „Zeilen- und Seitenumbruch“
                                       Absatzkontrolle
                                           OK

     Aktualisieren: Vor Abgabe der Arbeit das Aktualisieren nicht vergessen!

     Literatur zum Thema wissenschaftliches Arbeiten:
                 Karmasin/Ribinig, Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten, 10.
                   Auflage, WUV Facultas Wien 2019
                 Kerschner, Wissenschaftliche Arbeitstechnik und Methodenlehre für
                   Juristen: Leitfaden für juristische Seminar-, Diplom-, Master- und
                   Bachelorarbeiten, 6. völlig neu bearbeitete Auflage, WUV Facultas
                   Wien 2014
     Für eine weiterführende und detaillierte Anleitung zur Formatierung
      wissenschaftlicher Arbeiten in Microsoft Word 2010:
                 http://www.lessino.de/media/word2010-wissenschaftliches-arbeiten/