TA X COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEME - Ebner Stolz
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TA X COM PL I A N C E M A N AG EMEN T SYST EME
RISIKEN MINIMIEREN – CHANCEN
UND MEHRWERTE GENERIEREN
Tax Compliance ist schon lange ein Dauerbrenner: So war zunächst die Einrichtung in-
nerbetrieblicher steuerlicher Kontrollsysteme insb. im Zusammenhang mit den drasti-
schen Verschärfungen bei Nacherklärungen und Selbstanzeigen in aller Munde. Denn:
mit einem gelebten Tax Compliance Management System (Tax CMS) lassen sich nicht
nur steuerrelevante Fehler vermeiden, sondern auch etwaige Sanktionen für Unterneh-
men und Organe abwehren. Doch geht es längst nicht nur um Haftungsvermeidung.
Mit einem gelebten Tax CMS lassen sich in Unternehmen auch Mehrwerte generieren.
Tax Compliance ist keineswegs nur ein notwendiges Übel – sie verhilft vielmehr zu
effizienteren und transparenteren Prozessen und ist Kernbestandteil einer fortschrei-
tenden Digitalisierung!
Haben Sie sich die nachfolgendenGesetzgebungsprozess
Fragen schon ein- abgeschlossen
Dazu müssen die notwendigen Informationen aber
mal in Ihrem Unternehmen gestellt: Wurde bei einer erst einmal bei der Steuerfunktion im Unternehmen
Leistung korrekterweise und in richtiger Höhe Um- oder dem steuerlichen Berater ankommen. Daher
satzsteuer ausgewiesen? Unterliegen die an Mitar- ist es eine der wichtigsten Aufgaben eines steuerli-
beiter gewährten Zusatzleistungen der Lohnsteuer chen Kontrollsystems, klar strukturierte, effiziente
und der Sozialversicherung? Haben das Rechnungs- und nachvollziehbare Abläufe vorzugeben und um-
wesen, die Steuerabteilung oder der steuerliche Bera- zusetzen, Schnittstellenverluste zu vermeiden und
ter alle Informationen, um im Namen des Unterneh- eine angemessene Dokumentation zu schaffen.
mens vollständige und richtige Steueranmeldungen Oberste Priorität haben dabei vor allem die Identifi-
oder -erklärungen abzugeben? Und: haben Sie ein kation steuerlicher Risiken und der damit korre
System, das die Antworten auf diese Fragen liefert? spondierende Ausschluss von Fehlerquellen (wie
der fehlenden Weitergabe steuerlich relevanter In-
Im unternehmerischen Alltagsgeschäft sind nicht formationen). Vermeidbare steuerliche Mehrbelas-
nur eine Vielzahl an Geschäftsvorfällen steuerlich zu tungen, wie Steuernachzahlungen, die nach wie vor
bewerten und entsprechend zu erfassen, sondern – 6 % p. a. betragenden Nachzahlungszinsen oder
noch viel wichtiger – auch abteilungsübergreifende Säumnis- und Verspätungszuschläge, schmerzen
Informationsquellen und Vorsysteme auszuwerten. naturgemäß jedes Portemonnaie.
1
Doch geht es in diesem Kontext nicht mehr nur um trieb eine Arbeitshilfe, um Werbemittel und Geschen-
die Vermeidung ggf. überraschender Steuernachzah- ke bereits „an der Quelle“ zu differenzieren? Ist die
lungen durch das Aufdecken von Fehlern in Steuerer- Steuerfunktion eingebunden, wenn die IT ein neues
klärungen. Die Zeiten eines ‚sportlichen‘ Disputs mit Produkt oder eine neue Lohnart einrichtet? Besteht
der Betriebsprüfung sind passé. Vielmehr ist in unse- ein standardisierter Informationsprozess über grenz-
rer Beratungspraxis zu beobachten, dass die Finanz- überschreitende Vorgänge, um die neue Meldepflicht
verwaltung bei Abgabe von berichtigten Steuerer- nach DAC 6 zu erfüllen? Unterziehen Sie Ihre Transak-
klärungen oder bei Feststellungen im Rahmen von tionsdaten einer analytischen Umsatzsteuerprüfung,
Betriebsprüfungen zunehmend mögliche straf- oder um die Vielzahl der Geschäftsvorfälle zu überwachen?
bußgeldrechtliche Sanktionen prüft. Auch werden in
immer mehr Fällen auch nur kleinerer steuerlicher Tax Compliance ist aktueller denn je! In dieser Bro-
Versäumnisse strafrechtliche Ermittlungen wegen ei- schüre zeigen wir Ihnen Handlungsbedarf, Praxishin-
ner leichtfertigen Steuerverkürzung oder gar Steuer- weise und -lösungen sowie Best Practices aus
hinterziehung eingeleitet. Unternehmen auf, um Ihnen Impulse für die Fortent-
wicklung Ihrer eigenen Tax Compliance zu geben.
Tax Compliance „nur“ als Abwehrmaßnahme zu be-
trachten, geht aber eindeutig nicht weit genug. Der
große und oft unterschätzte Mehrwert eines Tax
CMS besteht in der mit der Implementierung einher-
gehenden Strukturierung und Optimierung der un-
ternehmenseigenen steuerrelevanten Prozesse und
Daten sowie der Effizienzsteigerung durch Arbeits-
erleichterungen für mit steuerlichen Prozessschritten
befasste Mitarbeiter. Die Maßnahmen und Kontrol-
len eines Tax CMS unterstützen Unternehmen da- Thomas Herzogenrath, Wirtschaftsprüfer, Steuer-
bei, den Informationstransfer von und zur berater und Partner bei Ebner Stolz in Köln
Steuerfunktion sicherzustellen, steuerliche Entschei-
dungen vor allem bei wiederkehrenden Prozessen
standardisiert zu treffen oder Daten systemseitig
auszuwerten. In einer immer digitaler werdenden
Steuerwelt sind Prozessautomatisierungen und
-standardisierungen sowie die Nutzung von Tools
nicht mehr wegzudenken und werden stetig an Be-
deutung gewinnen.
Claudia Rohe, Steuerberaterin und Senior Manage-
Die möglichen Maßnahmen und Kontrollen sowie rin bei Ebner Stolz in Köln
Einsatzbereiche eines Tax CMS sind mannigfaltig und
betreffen letztlich alle Unternehmensabteilungen:
Nutzen Sie bereits Software zur automatisierten Rech-
nungseingangsprüfung? Haben Marketing und Ver-
2
1
Compliance-
Kultur
7 2
Compliance- Compliance-
Review Ziele
TAX COMPLIANCE
MANAGEMENT
6 SYSTEM 3
Compliance- Compliance-
Kommunikation Risiken
5 4
Compliance- Compliance-
Organisation Programm
Nach IDW PS 980
TAX COMPLIANCE MANAGEMENT
SYSTEME IN MITTELSTÄNDISCHEN
UNTERNEHMEN
Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und orga sollten unabhängig von Rechtsform, Unternehmens-
nisiert – deshalb gibt es erfahrungsgemäß auch keine größe und Branche folgende Schritte bei der Heran-
allgemeingültige Lösung für die Implementierung gehensweise beachtet werden. Die Unterschiede
eines Tax CMS. in der konkreten Ausgestaltung hängen dann in
der Praxis von der Vielzahl, dem Umfang und der
Dennoch sind bei der Implementierung eines Tax Komplexität der jeweiligen Aufgaben ab.
CMS einheitliche Standards zu beachten. Dabei
3
1 Compliance-Kultur
› Grundlage für angemessenes und wirksames › Grundeinstellungen und Verhaltensweisen von
Tax CMS Management und Aufsichtsorganen
To-dos:
› Regelmäßige Kommunikation von Compliance- › Sanktionierung bei eventuellen Verstößen
Themen in das Unternehmen hinein › Umfassende Einbindung der Steuerfunktion
› Tone at the top und tone from the top in relevanten Fragen
› Kommunikation der Wichtigkeit der Einhal- › Verhaltenskodex
tung steuerlicher Vorschriften
2 Compliance-Ziele
› Konsistenz der Ziele › Messbarkeit des Grades der Zielerreichung
› Verbindlichkeit und Praktikabilität › Abstimmung mit verfügbaren Ressourcen
To-dos:
› Festlegung und Verschriftlichung von Zielen › Überprüfung der Zielerreichung anhand
› Kommunikation der Ziele an die festzulegender Kriterien
entsprechenden Empfänger
3 Compliance-Risiken
› Identifikation der wesentlichen Compliance- › Einordnung in Risikoklassen nach Eintritts
Risiken bezogen auf die jeweilige Steuerart wahrscheinlichkeit und Folgen bzw. nach
› Systematische Risikoerkennung und -beurteilung Schadenshöhe
To-dos:
› Analyse der Risiken, möglichst getrennt › Clusterung der Risiken (z. B. im Wege
nach Steuerarten einer Heatmap)
› Erstellung einer Risiko-Kontroll-Matrix
4
4 Compliance-Programm
› Implementierung bzw. Überprüfung/Anpas- › Einführung von Maßnahmen und Kontrollen
sung der Prozesse
To-dos:
Präventive Maßnahmen: › Aufgabenbeschreibungen
› Richtlinien und fachliche Anweisungen › Sicherstellung des Zugriffs auf Richtlinien und
› Checklisten Organisationsanweisungen
› Schulungen
› Kommunikation von Rechtsänderungen Detektive Maßnahmen:
› Zuständigkeitsregeln und Funktionstrennungen › Prozessintegrierte Kontrollen
› Vertretungsregelungen › Systematische Datenauswertung
› Unterschriftsregelungen › Organisatorische und technische Kontrollen
› Berechtigungskonzepte › Anlassbezogene oder stichprobenhafte
› Dokumentationsanweisungen Untersuchungen
5 Compliance-Organisation
› Festlegung von Rollen und Verantwortlich- › Überwachung der Durchführung
keiten › Dokumentation
› Aufbau- und Ablauforganisation
› Definition erforderlicher Schnittstellen
To-dos:
› Umfassende und widerspruchsfreie › Definition von Schnittstellen zu anderen
Regelung der Aufgaben und Verantwort- Fachbereichen
lichkeiten in organisatorischer, fachlicher, › Darstellung der Tax Compliance-Organisation
prozesstechnischer, geografischer und in einer Steuerrichtlinie oder einem
bereichsspezifischer Hinsicht Organisationshandbuch
5
6 Compliance-Kommunikation
› Dokumentation und Kommunikation des › Festlegung der Berichtswege bei Risiko-
Tax Compliance-Programmes, der Rollen identifikation, festgestellten Verstößen und
und Verantwortlichkeiten Hinweisen
To-dos:
› Festlegung von Berichtsanlässen, -inhalten › Verantwortlichkeiten für die Kommunikation
und -zuständigkeiten › Verantwortlichkeiten bei Schnittstellen
› Instruktionsprozesse (Steuerabteilung, Risiko-Management,
› Kommunikationsmittel Compliance-Officer, Interne Revision)
7 Compliance-Review
› Laufende Anpassung der Prozesse an › Prüfung der vorhandenen Arbeitsmittel
veränderte Verhältnisse und Dokumentation auf Aktualität
To-dos:
› Festlegung der Zuständigkeiten für die › Bereitstellung von Ressourcen für die
Tax Compliance-Überwachung Überwachung
› Entwicklung eines Überwachungsplans › Untersuchungen durch die interne Revision
zur Einhaltung der Maßnahmen des › Ergebnisberichte und deren Auswertung durch
Tax Compliance-Programms sowie die zuständige Stelle
Überprüfung der Prozessabläufe,
Fortbildungen, Schnittstellen zu externen
Dienstleistern
6
Je nach Unternehmen und Steuerfunktion ist eine › Lohnsteuer
umfassende Soll-Ist-Analyse zu empfehlen. Die › Umsatzsteuer
Praxis zeigt aber, dass oftmals Feststellungen ver- › Ertragsteuern
gangener Betriebsprüfungen die „Top-Risks“ defi- › Meldepflichten
nieren, daher stets prioritär zu behandeln sind und › Verrechnungspreise
Startpunkt in das Projekt sein können. Durch › Zölle und Verbrauchsteuern.
weitere Prozess- und Risikoanalysen kann aber das
gesamte steuerliche Risikoprofil für jeden (Teil-) Abhängig von potenzieller Schadenshöhe und
Prozess ermittelt werden. Besonders hohe Compli- möglicher Eintrittswahrscheinlichkeit sind die Risi-
ance-Risiken bestehen in den Bereichen, in denen ken festzustellen und möglichst in einer Risiko-
eine Vielzahl an Abteilungen/Personen eingebun- Kontrollmatrix festzuhalten. Daraus ergibt sich,
den sind und wiederkehrende Sachverhalte verar- an welcher Stelle innerhalb des Unternehmens
beitet werden. Das sind typischerweise: welche Grundsätze, Maßnahmen oder Kontrollen
zu implementieren bzw. anzupassen sind.
7Ein Tax CMS ist so individuell wie das Unter- Die größte Herausforderung besteht darin, die
nehmen. Abhängig von den unterschiedlichen erforderliche Datenqualität zu schaffen. In der
Geschäftsmodellen, Branchenbesonderheiten, Unternehmensrealität können viele Zahlen, Daten
Ökosystemen, dem Grad der Globalisierung oder und Fakten nicht automatisch aus den Systemen
auch historisch gewachsenen Strukturen ergeben zugeordnet und entnommen werden. Deshalb
sich unterschiedliche Herausforderungen in der ist die Schaffung von Schnittstellen zwischen
Deklaration der verschiedenen Steuerarten. Des- den Systemen von großer Bedeutung. Neben
halb können Tax CMS modular für verschiedene transparenten Strukturen und offener Kommuni-
Steuerarten entwickelt werden; wichtig ist jedoch, kation zwischen den betroffenen Abteilungen
dass diese insgesamt als großes Ganzes kompati- sind dazu möglichst hohe Standardisierungs-
bel sind und überschneidende Bereiche konklu- und Automatisierungsgrade sinnvoll, damit ein
dent abgedeckt werden. Unternehmen die Anforderungen an ein wirksa-
mes Tax CMS mit vertretbaren Mitteln erfüllen
kann.
8COMPLIANCE-HERAUSFORDERUNGEN
IM BEREICH DER LOHNSTEUER
Gemessen an den Steuerausfällen können Compli- Diese verschiedenen Teilprozesse und Zuständig-
ance-Verstöße im Bereich der Lohnsteuer enorme keiten können dazu führen, dass unter mehreren
Auswirkungen haben und auch steuerstrafrecht verantwortlichen Personen keine Abstimmung
liche Relevanz besitzen. erfolgt und der Informationsaustausch nicht voll-
ständig oder zeitgerecht sichergestellt ist. Es ist
In organisatorischer Hinsicht besteht die Herausfor- immer wieder festzustellen, dass „steuerfremde“
derung, dass sich nicht nur in der Personalabtei- Abteilungen nicht wissen, dass bestimmte Sachver-
lung, sondern auch in zahlreichen anderen Unter- halte aus ihrem Fachbereich oder getroffene Ent-
nehmensbereichen personalwirtschaftliche Frage- scheidungen eine steuerliche Implikation haben.
stellungen ergeben. Denn auch wenn die lohnsteu- Darüber hinaus gilt es, fortlaufende gesetzliche
erlich und sozialversicherungsrechtlich relevante Änderungen aus dem Lohnsteuerrecht (Einkom-
Entgeltabrechnung regelmäßig von der Personal- mensteuergesetz, Lohnsteuer-Richtlinien) und aus
abteilung vorgenommen wird, sind weitere Abtei- der Rechtsprechung umzusetzen. Denn gerade bei
lungen am Lohnsteuerprozess beteiligt, etwa der Lohnsteuer können Fehler bei der Analyse von
steuerlichen Begünstigungen bzw. bei der Netto-
› das Management mit entsprechenden Grundent- lohnoptimierung entstehen, insb. dann, wenn es
scheidungen, sich um Auslegungsfragen handelt. Darüber hinaus
› der Einkauf, das Marketing oder der Vertrieb mit sind in der monatlichen Entgeltabrechnung auch
speziellen Zuwendungen (z. B. Geschenke und immer Fristen einzuhalten.
Veranstaltungen),
› die Finanzbuchhaltung mit der Abstimmung Um die Risiken zu minimieren, sollten die Ver-
der Lohnkonten, den Sachzuwendungen und den antwortlichkeiten im Einzelnen wirksam in den
daraus resultierenden umsatzsteuerrechtlichen betreffenden Abteilungen festgelegt sein und
Konsequenzen, entsprechend kommuniziert werden. Eine abtei-
› die Reisekostenstelle mit der Abrechnung lungsübergreifende Sensibilisierung für „klassische“
und Auslagenerstattung, lohnsteuerlich relevante Sachverhalte sowie stan-
› der Fuhrpark mit der Gestellung von Firmenwa- dardisierte Meldeverpflichtungen können bereits
gen und Fehler reduzieren. Im Rahmen eines wirksamen Tax
› der jeweilige Mitarbeiter mit seinen persönlichen CMS darf nicht vergessen werden, dass Daten aus
Umständen. den verschiedenen Unternehmensbereichen in die
Entgeltabrechnung einfließen – und dafür manuelle
oder technische Schnittstellen erforderlich sind.
9Robert Backes, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz in Köln
IMPLEMENTIERUNG EINES TAX CMS
AM BEISPIEL DER UMSATZSTEUER
Die Implementierung eines Tax CMS scheint auf Herr Backes, die Definitionen von (Tax) Com-
den ersten Blick ein aufwändiges Unterfangen: pliance sind vielfältig – Was bedeutet für Sie
Es müssen – gerade im Bereich der Umsatzsteuer – Tax Compliance?
viele Prozessschritte dokumentiert und Prozessan-
weisungen erstellt werden. Ist es erst einmal Aus meiner Sicht handelt es sich bei einem Tax
implementiert, lassen sich damit laufend Transakti- CMS um eine Organisationsstruktur, mit der
onen überprüfen und Unstimmigkeiten identifi sichergestellt wird, dass sowohl interne als auch
zieren. Mögliche Sorgfaltspflichtverstöße, die zum externe Vorgaben, bspw. in Form von gesetzlichen
Vorwurf einer vorsätzlichen oder leichtfertigen Normen, eingehalten werden. Dabei sollte jedoch
Steuerhinterziehung führen, können verringert der Fokus nicht nur auf der Minimierung von
werden. Ist es den (Implementierungs-) Aufwand Risiken liegen, sondern auch darauf, die Prozesse
also wert? Und was ist der wirkliche Mehrwert zu kontrollieren und zu optimieren.
eines Tax CMS? Darüber sprechen wir mit Robert
Backes, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz Noch sind nicht alle Unternehmen für das
in Köln. Thema Tax Compliance sensibilisiert, es rückt
aber immer mehr in den Fokus – wie nehmen
Sie diese Entwicklung wahr?
10Mittlerweile kann sicher jeder etwas mit dem Es ist sinnvoll, ein Tax CMS nach Steuerarten aus-
Begriff anfangen. Allerdings wird Compliance oft zugestalten, auch wenn es natürlich Schnittstel-
noch vorwiegend mit dem Bereich der Risikomini- len zwischen den Steuerarten gibt. Warum spielt
mierung für Vorstände und Geschäftsführer in aber gerade die Umsatzsteuer eine so große
Zusammenhang gebracht. Rolle?
Die Chance der Unternehmen Wie die Lohnsteuer auch, ist die Umsatzsteuer
auf Verbesserung ihrer eine „Massensteuer“. Schließlich ist jede Transakti-
steuerlichen Prozesse gelangt on umsatzsteuerlich relevant.
erst langsam in den Fokus.
(Robert Backes) System- und Prozessfehler im
Umsatzsteuerbereich können
Außerdem werden viele Unternehmen durch den deswegen schnell zu einem
erwarteten Umfang des Projektes abgeschreckt. Margenkiller werden.
Hier kann ich aber Entwarnung geben. Denn es gibt (Robert Backes)
eine große Bandbreite an Implementierungsmög-
lichkeiten. Es muss nicht immer das große Rad Was den Umgang mit dieser Steuerart zusätzlich
sein. Oftmals reichen auch kleine Schritte, die ein- erschwert, ist, dass das Umsatzsteuerrecht viele
fach umsetzbar sind und einen schnellen Nutzen formelle Anforderungen stellt, die auch noch häu-
bringen. fig geändert werden. Die Umsatzsteuer ist daher
ständig im Wandel – wie zuletzt z. B. durch die
Was raten Sie Unternehmen, die bereits über sog. Quick Fixes oder aktuell durch die Fernver-
ein steuerliches Internes Kontrollsystem verfü- kaufsregelung mit One-Stop-Shop. Solche Ände-
gen: Bringt ein Tax CMS einen zusätzlichen rungen müssen dann in den Umsatzsteuervor-
Mehrwert? anmeldungen kurzfristig umgesetzt werden. Und
schließlich sind unternehmensintern viele Abtei-
Ein steuerliches Internes Kontrollsystem (IKS) ist lungen und Personen in umsatzsteuerliche Prozes-
m. E. nur ein Teilbereich des Tax CMS. Beim IKS se involviert. Das sind neben der Steuerabteilung
geht es vornehmlich um die Kontrolle der imple- z. B. der Einkauf und der Vertrieb, das Rechnungs-
mentierten Prozesse. Dies stellt zwar einen wichti- wesen, die Finanzbuchhaltung, aber auch die
gen Bereich eines Tax CMS dar, jedoch geht das Tax Logistik, das Marketing und die Personalabteilung.
CMS weit darüber hinaus: Im ersten Schritt geht
es um die Aufnahme von Prozessen, anschließend Wie lässt sich die Belegschaft von der Rele-
erfolgt eine Risikobewertung der Prozesse und vanz eines Tax CMS überzeugen?
schließlich können auf Basis des dadurch gewon-
nen Gesamtverständnisses Prozesse und deren Wir verfolgen den Ansatz mit den Leuten zu
Kontrollen optimiert werden. sprechen, die steuerlich relevante Themen im
Unternehmen bearbeiten und diese Leute im Pro-
jekt mitzunehmen. Dabei legen wir zunächst dar,
was wir tun und fragen die Bearbeiter, wo es aus
11ihrer Sicht Verbesserungspotenziale in den be- genheit haben wir die Sachverhalte der Finanzver-
triebsinternen Prozessen gibt. Das legt dann auto- waltung offengelegt und die erforderlichen
matisch einen Fokus auf die Wichtigkeit des Korrekturen vorgenommen.
Themas, da häufig sehr viele Mitarbeiter Verbesse-
rungspotenzial sehen, das sie ggfs. bisher nicht Wie ein Tax CMS konkret gestaltet werden
angesprochen haben. Außerdem versuchen wir sollte, lässt sich einem IDW-Prüfungsstandard
zu kommunizieren, dass das Tax CMS eine Hilfe- und einem IDW-Prüfungshinweis entneh-
stellung für die täglichen Arbeitsabläufe darstellen men (IDW PS 980 und IDW PH 1/2016). Sind
soll. Das beste Tax CMS ist unseres Erachtens diese Vorgaben auch für den Mittelstand
ein System, das letztlich nicht allein als solches geeignet?
wahrgenommen wird, sondern vor allem eine
Hilfestellung im Tagesgeschäft darstellt. Die Grundsätze des IDW PH 1/2016 sollten m. E.
Teil eines jeden Tax CMS sein. Der IDW PH 1/2016
Ein Tax CMS bietet nicht nur den Vorteil der enthält die sieben Grundelemente des Tax CMS
Prozessoptimierung, es kann auch in steuer- (siehe S. 3) und ist somit ein wichtiger Anhalts-
lich brisanten Situationen weiterhelfen. Wie punkt für die entsprechende Ausgestaltung. Diese
ist hier Ihre Erfahrung, lassen sich durch die Ausgestaltung ist dann Voraussetzung für eine
Implementierung eines Tax CMS bspw. Selbst- etwaige Zertifizierung des Tax CMS.
anzeigen abwenden?
Natürlich würden wir einem mittelständischen
Ob bei unseren Mandanten durch die Implementie- Unternehmen nicht empfehlen, denselben Auf-
rung konkret Selbstanzeigen abgewendet werden wand zu betreiben wie ein DAX-Konzern. Viel-
konnten, ist im Nachhinein schwierig zu beantwor- mehr sollte die Ausgestaltung auf die Bedürfnisse
ten, da wir ja nicht wissen, ob der Mandant ohne des Unternehmens abgestimmt werden. Wir be-
das Tax CMS Fehler gemacht hätte. Ich gehe sprechen bei unseren Projekten daher von Anfang
jedoch davon aus, dass ein Unternehmen, das ein an immer sehr genau, wie die Ausgestaltung so
Tax CMS implementiert hat, eine höhere Sensibili- erfolgen kann, dass es zu dem Unternehmen, zum
sierung für Problemfälle entwickelt und so Fehler Budget und zu den vorhandenen Kapazitäten
vermieden werden. passt.
In einem Fall haben wir gemeinsam mit dem Welchem (Grund-)Element eines Tax CMS
Mandanten eine Selbstanzeige gestellt. Im Rahmen kommt aus Ihrer Sicht die größte Bedeutung
des laufenden Strafverfahrens ist das Tax CMS zu?
ein wichtiger Bestandteil unserer Argumentation
gegen grobe Fahrlässigkeit und wird auch von der Das Herzstück des Tax CMS ist u. E. die Risiko- und
Finanzverwaltung positiv gesehen. Prozessanalyse. Man erkennt dadurch den Status
quo des Unternehmens, deckt etwaige Lücken auf
In anderen Fällen haben wir im Rahmen der Imple- und legt Maßnahmen und Kontrollen fest. Dies
mentierung des Tax CMS Fehler aufgedeckt, die stellt die Voraussetzung für die Implementierung
wir dann direkt abgestellt haben. Für die Vergan- des Tax CMS dar.
12Sie haben schon viele Unternehmen bei der In welchem Projektschritt steckt bei der
Implementierung eines Tax CMS begleitet. Einführung eines Tax CMS der meiste Auf-
Hand aufs Herz: Was sind die größten Schwie- wand?
rigkeiten bei der konkreten Ausgestaltung ei-
nes Tax CMS? Den größten Aufwand verursacht nach unserer
Erfahrung die konkrete Umsetzung des Tax CMS.
Sind Führungskräfte und Mitarbeiter nicht überzeugt Es müssen viele Prozessschritte dokumentiert
von den Chancen, die ein Tax CMS bietet, ist auch und Prozessanweisungen erstellt werden. Zudem
die Umsetzung schwierig. Hier kommt es ganz müssen Mitarbeiter geschult werden, damit mög-
besonders auf ein wirksames Change-Management lichst viele Abteilungen mit den für sie relevanten
an. Schwierig wird es auch, wenn die personellen Arbeitshilfen umgehen können. Außerdem ist ein
Kapazitäten für das Projekt fehlen, denn selbstver- Tax CMS nur dann nachhaltig, wenn es „lebt“.
ständlich gehen fristgebundene Themen immer vor. Das bedeutet, dass relevante Änderungen der
Es ist auch immer notwendig, im Einzelfall zwischen rechtlichen Grundlagen und Änderungen in den
notwendiger Dokumentation und Überregulierung Geschäftsprozessen eine Anpassung des Tax CMS
abzuwägen und dafür ein geeignetes Maß zu finden. nach sich ziehen.
Damit sprechen Sie das Problem an, dass Wie kann man sich ein Tax CMS genau vor-
ein Tax CMS möglicherweise als zeitintensive stellen: Welche präventiven bzw. deduktiven
Überregulierung empfunden werden kann. Kontrollen würden Sie z. B. im Bereich der
Compliance-Überwachung und die daraus Umsatzsteuer empfehlen?
resultierenden Vorteile setzen aber eine aus-
reichende Dokumentation voraus. Wie lässt Grundsätzlich sind alle Kontrollen sinnvoll, die dazu
sich dieser Konflikt lösen? Und wie umfang- führen, dass die vorhandenen Geschäftsvorfälle
reich muss die schriftliche Dokumentation sein? steuerlich zutreffend abgebildet werden. Präventiv
wirkt die Steuerfindung im System. Eine deduktive
Die schriftliche Dokumentation ist m. E. elementar. Kontrolle ist die anschließende Überprüfung der
Die Finanzverwaltung wird voraussichtlich nur eine Wirksamkeit des Systems. Hier wird auch kontrol-
schriftliche Dokumentation als belastbar ansehen. liert, ob gegebenenfalls manuelle Eingaben erfolgt
Hierzu gehört neben der Tax CMS-Beschreibung sind. Die ist effizient durch eine Datenanalyselö-
auch die Abbildung eines Tax CMS in entsprechen- sung, wie z. B. unser VAT Audit Tool, möglich, mit
den Tools, wie z. B. Prozessmanagement- oder GRC- dem sich u. a. umsatzsteuerliche Unplausibilitäten
Tools. Vor allem liegt die Würze hier in der Kürze. identifizieren lassen und das auf das Unternehmen
Nach meiner Erfahrung hat niemand Zeit oder Lust, angepasste Compliance-Checks und Analysen
hunderte Seiten starke Handbücher zu lesen. Daher bietet. Process Mining bietet an dieser Stelle auch
sollte man die Dokumentationen auf das Wesentliche eine gute Möglichkeit, um Transaktionen zu identi-
beschränken. Außerdem ist es wichtig, diese Doku- fizieren, die den Prozess abweichend von der Regel
mentation den mit den jeweiligen Prozessschritten durchlaufen haben.
befassten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
13Tax Compliance ist ein laufender Prozess. Mit Zum Abschluss kurz zusammengefasst: Ihre
einer einmaligen Umsetzung ist es also nicht wichtigsten Tipps zur Ausgestaltung eines
getan. Wie lässt sich sicherstellen, dass Tax Tax CMS?
Compliance nach der Einführung auch weiter-
hin von den Mitarbeitern „gelebt“ wird? › Alle betroffenen Abteilungen sollten eingebun-
den werden, um eine möglichst umfassende
Wichtig ist, dass Compliance- und Prozessverant- Optimierung der Prozesse zu erreichen und
wortliche im Unternehmen benannt werden. Eine dabei die operativ betroffenen Mitarbeiter mit
große Bedeutung spielen auch Schulungen der gestalten zu lassen.
Mitarbeiter und die Durchführung von regelmäßi-
gen Kontrollen. Außerdem sollten turnusmäßig › Die Digitalisierung spielt eine große Rolle: Es
Risiken überprüft und das Tax CMS bei Rechts empfiehlt sich der Einsatz von Software zur
änderungen oder Änderungen der Prozessabläufe Prozessaufnahme, Risikoaufnahme und Umset-
und Geschäftsvorfälle an die neuen Gegebenhei- zung, da diese einen guten Rahmen darstellt und
ten angepasst werden. Anpassungen einfach vorgenommen werden
können. Auch eine umsatzsteuerliche Datenana-
Einer der Vorteile eines Tax CMS ist, dass lyse ist essenziell, da nur so die Massentransakti-
die Einhaltung der notwendigen Sorgfalt im onen sinnvoll überprüft werden können.
Hinblick auf die Erfüllung steuerlicher Pflich-
ten dokumentiert werden kann. Muss ein Tax › Bei knappen Ressourcen ist eine Implementie-
CMS testiert sein, damit es von der Finanzver- rung nach Steuerarten und einzelnen Prozessen
waltung als wirksam angesehen wird? Und ratsam, um nicht direkt das ganz große Rad dre-
testiert Ebner Stolz Tax CMS? hen zu müssen.
Wir testieren bei Ebner Stolz Tax CMS. Die Finanz- › Die Implementierung des Tax CMS sollte mög-
verwaltung ist aber nicht an ein Testat gebunden lichst praxisnah durch prägnante Dokumen
ta-
und erteilt auch keine verbindlichen Auskünfte tionen erfolgen, so dass jeder Mitarbeiter in
über ein vorhandenes Tax CMS. Wichtig ist zu- Zweifelsfällen schnell eine Hilfestellung findet
nächst, dass es ein Tax CMS gibt. Doch gerade und sich in Vertretungsfällen zügig in die Aufga-
bei selbst implementierten Tax CMS stellt ein Testat ben von Kollegen einarbeiten kann.
durch einen Wirtschaftsprüfer eine erhöhte Sicher-
heit für den Vorstand oder die Geschäftsführung
dar, dass das Tax CMS wirksam ist.
14
14COMPLIANCE-HERAUSFORDERUNGEN
IM BEREICH DER UMSATZSTEUER
Die Komplexität der Umsatzsteuer steigt zu › Prozesse – von der Stammdatenpflege mit Identi-
nehmend – und mit ihr die Fehleranfälligkeit und fizierung von Kreditoren und Debitoren, v. a. Prü-
-häufigkeit im Unternehmen. In den umsatzsteuer- fung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern,
lichen Masseverfahren kann es dabei schnell teuer von Produkten und Dienstleistungen sowie deren
werden, da sich die Fehler mit jedem Geschäfts Konditionierung im ERP-System, bis hin zum
vorfall multiplizieren. Financial Reporting und zum VAT Reporting – zu
identifizieren und zu reviewen und mit einem
Denn gerade in der Umsatzsteuer kann sich enor- Konzept von Berechtigungen, Zuständigkeiten
mer Berichtigungsbedarf durch unzutreffend ge- und Verantwortlichkeiten zu versehen.
buchte, abgerechnete oder erklärte Umsätze und › wesentliche Geschäftsvorfälle zu identifizieren,
in Folge Steuernachzahlungen und Zinsrisiken erge- zutreffend zu beurteilen und zu reviewen.
ben. Schnell steht eine zumindest leichtfertige › Umsatzsteuer und Vorsteuer zeitlich und inhalt-
Steuerhinterziehung im Raum. Darüber hinaus ist lich korrekt zu erfassen und abzurechnen.
die Unternehmensführung dem Vorwurf von syste- › Geschäftsvorfälle mit Auslandsbezug zur Feststel-
matischen Fehlern und Organisationsverschulden lung etwaiger Registrierungspflichten im Ausland
ausgesetzt. Mit einer funktionierenden Umsatz- zu reviewen.
steuer Compliance kann der Vorwurf der Aufsichts- › umsatzsteuerliche Melde- und Erklärungs-, ggf.
pflichtverletzung vermieden und entsprechend das Berichtigungs-, Anzeige-, Dokumentations- Pflich-
Haftungsrisiko der Geschäftsführung verringert ten einzuhalten.
werden. › umsatzsteuerliche Risiken mit Einschätzung über
Eintrittswahrscheinlichkeiten und materiellen
Vor diesem Hintergrund ist es bei der Umsatzsteuer Auswirkungen zu erkennen und zu beseitigen.
wichtig, › Kontrollen zu implementieren, um sicherzustel-
len, dass keine hohen Risiken aus systemischen
Fehlern oder manuellen Eingriffen resultieren.
15Knut Christians, Leiter der Steuerabteilung der Wieland-Werke AG
TAX COMPLIANCE MANAGEMENT
NACH DER APFELKUCHEN-METHODE
Die Wieland-Gruppe ist der global führende Spezia- umgesetzt wird, besprechen wir mit Knut Christians,
list für Kupfer und Kupferlegierungen. Für die gegen- Leiter der Steuerabteilung der Wieland-Werke AG,
wärtigen globalen Herausforderungen wie Klima- Prof. Dr. Thomas Zinser, Steuerberater und Partner
wandel, Digitalisierung und Ressourcenschonung, bei Ebner Stolz in München und Robert Backes, Steu-
gestaltet die Unternehmensgruppe mit ihren Produk- erberater und Partner bei Ebner Stolz in Köln.
ten, Dienstleistungen und Technologien nachhaltige
und innovative Lösungen – und ist weltweit vernetzt. Es führt kein Weg daran vorbei: im Rahmen
Das Geschäftsgeheimnis: zuhören – um den Ge- eines funktionierenden innerbetrieblichen
schäftspartnern genau das zu bieten, was ihren Kontrollsystems sind Tax CMS unerlässlich.
Anforderungen entspricht. Gemeinsam mit ihnen Dennoch schrecken viele Unternehmen davor
entwickeln sie für Zukunftsfelder wie E-Mobilität, zurück, weil sie den großen Aufwand fürch-
Energie- und Datenübertragung sowie Kälte- und ten. Wie haben Sie sich dieser Thematik genä-
Klimatechnik die richtigen Komponenten für deren hert, Herr Christians?
Bedürfnisse. Zugehört wird aber nicht nur den Ge-
schäftspartnern. Auch im Rahmen des umsatzsteuer- Knut Christians: Die Wieland-Werke AG hat 2017
lichen Tax CMS spielt das eine große Rolle. Wie es zu eine Inhouse-Steuerabteilung aufgebaut. Wir als
der legendären sog. Apfelkuchen-Methode kam, wie Steuerabteilung haben uns dann unmittelbar, nach-
dadurch die fachübergreifende Kommunikation dem die Kernmannschaft stand, mit der grundsätzli-
gefördert und Tax Compliance im Unternehmen chen Ausrichtung und dem Thema Tax Compliance
16als primärem Ziel beschäftigt. Um neben dem Tages- Umsatzsteuer mittlerweile eine enorm komplexe
geschäft dem Thema Compliance die angemessene und fehleranfällige Materie geworden, so dass diese
Priorität zukommen zu lassen, haben wir Meilensteine regelmäßig das größte Steuerrisiko für Unterneh-
definiert und dem Top-Management einen Fahrplan men darstellt. Risikosteigernd kommt hinzu, dass
präsentiert. Die offene Kommunikationsstruktur und auch häufig steuerrelevante Entscheidungen von
eine zielgerichtete Arbeitsweise, bei der alle bestehen- einem eher fachfremden Personenkreis (etwa aus
den und nicht bestehenden Prozesse erfasst und do- dem Einkauf oder dem Vertrieb) getroffen werden.
kumentiert wurden, haben uns vergegenwärtigt, wo
wir ansetzen müssen. Der Schwerpunkt lag insb. auf Mit einem angemessen ausgestalteten und auch
dem Erfassen der unternehmens- und branchentypi- tatsächlich gelebten Tax CMS werden nun Struktu-
schen Risiken. Das Kernteam für die Vorbereitung im ren geschaffen, die dazu beitragen, die Erfüllung
Bereich Umsatzsteuer bestand aus drei Mitarbeiter/- der steuerrechtlichen Pflichten sicherzustellen – und
innen, inklusive meiner Person. Zunächst wurde in- auch dem strafrechtlichen Damoklesschwert vor-
tern diskutiert, wie die bestmögliche Lösung aussieht, beugen. Oberste Priorität haben dabei vor allem die
die Reibungsverluste oder Schnittstellen-Themen gar Identifikation steuerlicher Risiken und der damit kor-
nicht erst aufkommen lässt. So sind wir mit einer respondierende Ausschluss von Fehlerquellen, wie
schlagkräftigen Einheit gestartet. Die Unterstützung etwa der fehlenden Weitergabe steuerlich relevan-
des Managements ist hervorzuheben. Unser Ansatz ter Informationen. Insb. im Bereich der Umsatzsteu-
hat Compliance nie in Widerspruch zu Effizienz und er bietet ein derartiges System aber noch viel mehr:
Effektivität gestellt, im Gegenteil. Den Hype um Big Durch die Überprüfung der Abläufe in der Steuerab-
Data Analysis und die Tatsache, dass die Mitarbeiter teilung und in jenen Fachbereichen, die (steuerliche)
in der steuerlichen Beratung IT-Spezialkenntnisse Daten aufbereiten, lassen sich Optimierungspoten
besitzen oder sich erarbeiten sollten, haben wir als ziale erkennen und die Effizienz verbessern.
Beschleuniger genutzt. Der Aufwand war definitiv
groß, aber der daraus resultierende Nutzen ist enorm. Bei einem Tax CMS geht es in erster Linie darum,
Prozesse im Unternehmen zu implementieren,
Warum sollte man sich ausgerechnet in der um Fehler von vorneherein zu vermeiden. Wie
Umsatzsteuer mit Tax Compliance beschäfti- geht man hier idealerweise vor, Herr Backes?
gen, Herr Prof. Dr. Zinser?
Robert Backes: Die wichtigste Grundregel ist, den
Prof. Dr. Thomas Zinser: Die Umsatzsteuer ist für Umfang der Implementierung beherrschbar zu
ein Tax CMS geradezu prädestiniert. Das umsatz- halten. Immerhin geht es darum, sämtliche steuer-
steuerliche „Massenverfahren“ – also typischerweise lichen Prozesse im Unternehmen aufzunehmen,
hohe Transaktionsvolumina – führt dazu, dass z. B. auf den Prüfstand zu stellen, Risiken zu erkennen
unzutreffend beurteilte und erklärte Umsätze sehr und die Prozesse oftmals durch Standardisierung
schnell einen erheblichen Berichtigungsbedarf her- oder Automatisierung zu verbessern. Die Prozesse
vorrufen. Damit einher gehen hohe Risiken für das sowie die dazugehörigen Maßnahmen und Kontrol-
Unternehmen durch steuerliche Mehrbelastungen, len sind zu dokumentieren und regelmäßig zu über-
wie Steuernachzahlungen, die nach wie vor 6 % wachen. Außerdem müssen die betroffenen
p. a. betragenden Nachzahlungszinsen oder Säum- Mitarbeiter mitgenommen und auf neuen Prozes-
nis- und Verspätungszuschläge. Zudem ist die sen geschult werden. Dies alles kommt Unterneh-
17men häufig als unüberwindbare Hürde vor, und Uns war schnell klar, dass wir
zwar insb. deshalb, weil die Implementierung des eine geeignete Kommunikations-
Tax CMS meist neben dem Tagesgeschäft erfolgen strategie brauchen, damit das
soll. Daher kommt der richtigen Planung bei der Im- Thema an Attraktivität gewinnt.
plementierung entscheidende Bedeutung zu. Insb., Knut Christians
sofern kein externer Berater mit der Implementie-
rung beauftragt ist, sollte immer ein steuerlicher Klare personalisierte Handlungsanweisungen sind der
Prozess nach dem anderen angegangen werden. Schlüssel. Nicht jeder Mitarbeiter möchte den gesam-
Startet man mit einem überschaubaren Prozess, wie ten UStAE lesen. Es gibt so viele Stichworte im Erlass,
z. B. der oft schon standardisierten Eingangsrech- die verdeutlichen, was man alles regeln kann. In unse-
nungsbearbeitung, kann man schnelle Erfolge ver- ren selbst gehaltenen Umsatzsteuerschulungen dür-
buchen. Das wirkt motivierend. Die Bearbeitung des fen die Kolleginnen und Kollegen jeweils ein Wort
nächsten Prozesses fällt sofort viel leichter und das sagen, dass ihnen einfach so in den Sinn kommt – wir
Tax CMS nimmt schnell Gestalt an. Um dies zu un- konnten uns sicher sein, dass das Stichwort in den 758
terstützen, entwickeln wir Tools und Arbeitshilfen, Seiten (Stand 2020) irgendwo enthalten ist.
arbeiten mit Softwareanbietern zusammen und
bieten Workshops an, um den Umgang damit zu Herr Christians, das bei Wieland implementier-
lernen. Zusätzlich ist eine zentrale Projektkoordinati- te Tax CMS für die Umsatzsteuer setzt sehr
on erforderlich, um den Überblick zu behalten und stark auf Digitalisierung und Automatisierung.
sicherzustellen, dass gesetzte Fristen eingehalten Wie funktioniert dieses Tax CMS und was wa-
werden. ren die Herausforderungen bei der Einführung?
Und wie setzt man so ein Tax CMS dann ope- Knut Christians: Wir haben nach einer 360° Risiko-
rativ im Unternehmen am besten um, Herr inventur systematisch alle Daten aus unserem ERP
Christians? System ausgelesen und ausgewertet. Der IT-affine
Mitarbeiter aus der Steuerabteilung ist quasi der neue
Knut Christians: Wir waren bei der Umsetzung Musterathlet. Mit der Macht über die Daten kann
von drei Zielen geleitet: wir brauchen den vollstän- man dann ein Compliance-System ausrollen. Die au-
digen Überblick über alle Prozesse und müssen da- tomatisierte Steuerfindung in SAP ist das Herzstück
bei verstehen, was automatisiert abläuft und was unseres Systems, da einfache, klar nachvollziehbare
noch manuell einfließt. Daneben wollten wir in Algorithmen niedergelegt und verstanden werden
kürzester Zeit eine Gruppierung alle existierenden müssen. Dank exzellenter Vernetzung mit der IT-Ab-
Falltypen haben, um aus einer Erwartungshaltung teilung hatten wir hier schnell den erforderlichen
offensichtliche Ungereimtheiten sofort erkennen Überblick. Alles was digitalisiert werden kann, wurde
zu können. Dabei wollten wir alle wesentlichen gleich umgesetzt oder sofort auf die Warteliste ge-
und unwesentlichen Beeinträchtigungen mit nommen. Der Rest ging frei nach dem Motto: just do
einem Blick erfassen. Die Ideen des IDW PS980 it oder „Schaffa isch a Gschäft“, wie man im Schwa-
und IDW PH 1/2016 haben wir in verdauliche benland sagt. Zur nachweisbaren Überprüfung ha-
Stückchen zerlegt und das Verständnis solcher ben wir dann mithilfe statistischer Methoden – in
Themen trainiert. Anlehnung an das MUS (monetary unit sampling)
Verfahren – unser Kontrollsystem eingerichtet.
18Nun müssen Sie uns aber schon noch berich- Knut Christians: Ich denke, das Patentrezept
ten, was sich hinter der Apfelkuchen-Metho- ist wie bei einer guten Speise. Man muss schon
de verbirgt. beim Anschauen Appetit bekommen und dabei
werden verschiedene Sinne angesprochen. Bei uns
Knut Christians: Der Bereich Umsatzsteuer erstreckt ist es nicht anders wie in anderen Häusern: Wenn
sich über unglaublich viele Stellen im Unternehmen, ein Mitarbeiter der Steuerabteilung einen Mitarbei-
von denen die Mitarbeiter den Bezug zur Steuer ter aus dem Einkauf oder Vertrieb anspricht,
teilweise noch nicht wahrnehmen. Daher ist ein Ice- schwingt beim Empfänger erstmal grundsätzlich
breaker und wesentlicher Baustein unserer Strategie Unbehagen mit, weil er ja gar nicht weiß, was
die Apfelkuchen-Methode: ihn erwartet. Dem sind wir zuvorgekommen,
indem meine Mitarbeiterinnen sich ungezwungen
Bei schwierigen oder überbordenden zum normalen Austausch und auch zum Small Talk
Themen schafft ein selbstgebackener mit einem Kaffee oder Espresso im Hause bewegt
Apfelkuchen so gut wie immer die haben. Wir haben alle Anfragen genutzt, um die
richtige Gesprächsatmosphäre. Kollegen kennenzulernen und die Sicht der Dinge
Knut Christians aus einer anderen Perspektive zu erfahren. Dabei ist
die wirksame Kommunikation das A und O.
Eigens dafür frisch geschlagene Sahne unterstreicht Das macht den Beteiligten die Komplexität klar
das gemeinsame Ziel und macht die Umsatzsteuer und führt zu einer Wertschätzung, wenn man
kulinarisch erlebbar. Kurz: man konzentriert sich Arbeitshilfen, Richtlinien und Checklisten in genau
auf den Genuss und kann beiläufig gewich- auf den Empfänger zugeschnittenen Portionen
tige Themen lösen. Bei guter Vorarbeit backt die verteilt. Kurz: Man muss den Elfenbeinturm verlas-
Steuerabteilung, und wenn ein Auskunftssuchen- sen, um die eigentliche Funktion des Wissenstrans-
der vorrangige Bearbeitung haben will, geht fers übernehmen zu können. Es gibt also hier auch
das auch nur gegen harte Währung: Apfelkuchen. ein paar Tricks und Kniffe. Oberste Maxime ist
Einige Kollegen kennen die Vorlieben der Steuerab- dabei, dass es keinesfalls langweilig werden darf.
teilung bereits so gut und toppen das Gebäck
mit gerösteten Mandeln und Marzipan-Belag. Herr Backes, Sie haben das Tax CMS für die
Naja, was soll ich sagen: da ist schnelle Bearbeitung Umsatzsteuer bei Wieland zertifiziert. Gab es
garantiert. Das Kaffeekränzchen versüßt den Alltag Ansätze, die Sie in Ihre praktische Arbeit bei
und verbindet Schwieriges mit Angenehmen. der Implementierung von Tax CMS überneh-
men? Wo bestand Verbesserungspotenzial?
Es dürfte doch schwierig sein, im Elfenbein-
turm der Steuerabteilung die Arbeitsweisen Robert Backes: Es ist immer wieder bereichernd,
in den operativen Abteilungen, etwa im neue Ansätze im Rahmen von Tax CMS zu entdecken,
Einkauf oder im Vertrieb, zu verstehen. Um- die man nicht selber mitentwickelt hat. Das, was die
gekehrt ist es für diese Abteilungen schwie- Steuerabteilung bei Wieland mit der Implementierung
rig, mit der Schnelllebigkeit des Steuerrechts des umsatzsteuerlichen Tax CMS geleistet hat, ist sehr
Schritt zu halten. Gibt es hierfür ein Patent- beeindruckend. Man hat es geschafft, hochkomplexe
rezept, Herr Christians? umsatzsteuerliche Sachverhalte durch Automatisie-
rung und gezielte Schulung von Mitarbeitern in den
19Griff zu bekommen. Den Mitarbeitern werden durch arbeiten wir an eigenen Schulungsvideos, um die
die Systeme viele Themen abgenommen, die nicht in Wahrnehmung der Steuerfunktion zu erhöhen.
ihrer Kernkompetenz liegen und zu Unsicherheiten Auch hier gilt, dass die Themen den Kollegen/
führen würden. Trotzdem hat man durch eine entspre- -innen möglichst persönlich zugeordnet werden.
chende Kommunikation eine Kultur geschaffen, die Dann wird dies als sinnvolle Hilfestellung verstan-
sicherstellt, dass steuerliche Risiken, die von den Syste- den. Ein Tax CMS darf nach der Zertifizierung nicht
men noch nicht erfasst, von Mitarbeitern erkannt und stoppen: Die eingerichteten Kontrollen sind besten-
an die Steuerabteilung adressiert werden. Was mich falls automatisiert und eine freigeräumte Kapazität
persönlich dabei am meisten beeindruckt ist, dass die muss sich regelmäßig um die Nacharbeit bemühen.
Steuerabteilung bei Wieland es durch ihre Kommuni-
kationsstrategie schafft, dass die Mitarbeiter dem The- Abschließend eine persönliche Frage, Herr
ma Umsatzsteuer aufgeschlossen und positiv gegen- Christians: Was war für Wieland die Motivation
überstehen. Dazu trägt auch ein selbst entwickeltes zur Einführung eines Tax CMS? Ist ein solches
Umsatzsteuer-Quiz bei. Den Kommunikationsansatz CMS ein Bürokratietiger, der dazu dient, die
der Apfelkuchenmethode werden wir sicherlich auch Regularien zu erfüllen, um dadurch die Haf-
in andere Projekte mitnehmen. Denn: Sicherzustellen, tungsrisiken zu minimieren? Oder hat sich
dass die steuerlichen Ansprechpartner von anderen für Wieland durch die Einführung des Tax CMS
Mitarbeitern über steuerlich relevante Sachverhalte ein Mehrwert in der praktischen Arbeit erge-
frühzeitig informiert werden, ist oft eine der größten ben?
Herausforderungen.
Knut Christians: Wieland strebt in den Geschäfts-
Natürlich haben wir auch bei Wieland Verbesse- prozessen nach Exzellenz und will die berühmte
rungspotential entdeckt. Dies betraf insb. die Struk- Extra-Meile gehen. So ist es auch in den Zentral-
turierung der Dokumente. Zu Beginn des Projektes funktionen. Wir sind quasi Überzeugungstäter.
war es für uns als Außenstehende sehr schwer zu Daher ist die Enthaftung des Managements die
überblicken, welche Prozessanweisungen, Doku- primäre Aufgabe. Daneben sind aber die Identifi-
mentationen, Checklisten oder Richtlinien zu wel- zierung von Digitalisierungspotentialen und die
chen Prozessen gehören und wie miteinander in Standardisierung von nahezu gleicher Bedeutung.
Verbindung stehen, da schlicht Referenzierungen Wir gehen davon aus, dass sich für die umsatzsteu-
und Übersichten fehlten. Diese wurden jedoch erlichen Prozesse bereits erste Standards für eine
innerhalb von kürzester Zeit erstellt und wir konnten Überprüfung in Echtzeit durchgesetzt haben. Der
uns einen Überblick verschaffen. Mehrwert ist, dass man zielgerichtet das gesamte
System aufnimmt und bewertet, und sich nicht in
Ein Tax CMS muss ja laufend überwacht und kleineren unbedeutenden Details verliert. Jetzt
aktualisiert werden. Wie gehen Sie hierbei können wir jede Frage richtig einordnen und dann
vor, Herr Christians? bereits ein zielgerichtetes Portfolio an entsprechen-
den Antworten bereithalten Das schafft Freiraum
Knut Christians: Wir haben eine systematische für andere Aufgaben. Und für Apfelkuchen.
Auswertung der Rechtsprechung und legen im
monatlichen Jour fixe die nächsten Schritte fest.
Anpassungen werden früh kommuniziert. Derzeit
20COMPLIANCE-HERAUSFORDERUNGEN
IM BEREICH DER ERTRAGSTEUERN
Bei der Ermittlung des Gewinns des Unternehmens, Wichtig ist deshalb, bereits bei der buchhalteri-
der der Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer schen Erfassung der Geschäftsvorgänge die richti-
sowie der Gewerbesteuer unterliegt, sind zahl- gen Weichenstellungen zu treffen. Die Steuer-
reiche handelsbilanzielle und steuerrechtliche funktion im Unternehmen oder der externe Steuer-
Vorgaben zu berücksichtigen. Eine fehlerhafte berater haben angesichts der Vielzahl der
Behandlung von Geschäftsvorfällen oder von Geschäftsvorfälle regelmäßig keine Chance, die
rechtlichen Vorgaben wird oftmals erst mit deutli- Einzelbuchungsebene zu prüfen. Sie sind typischer-
chem Zeitverzug im Rahmen einer Betriebsprüfung weise darauf angewiesen, dass die Sachverhalte
aufgedeckt. Daraus resultierende Steuernachzah- korrekt und vollständig auf den einschlägigen
lungen mindern nicht nur die Rentabilität, sondern Buchungskonten erfasst werden. Gleichermaßen
beeinträchtigen auch empfindlich die Liquiditäts- sind die Mitarbeiter des Rechnungswesens ihrer-
planung des Unternehmens. Zudem fallen nach seits auf ausreichende Informationsbereitstellung
wie vor – ungeachtet des unvermindert andauern- durch die übrigen Abteilungen angewiesen; nicht
den Niedrigzinsniveaus – jährlich 6 % Nachzah- immer reicht der reine Beleg aus, um das volle
lungszinsen darauf an. Auch kann die Finanz- Sachverhaltsverständnis zu erlangen.
verwaltung eine steuerstrafrechtliche Relevanz
annehmen, die es unbedingt zu vermeiden gilt! Mithin sind klare Vorgaben zu machen und
Anweisungen zu geben, wie Sachverhalte gebucht
und dokumentiert werden, damit deren handels-
bilanzielle und steuerrechtliche Relevanz richtig
gewertet werden kann. Der Informationsfluss im
Unternehmen spielt hierbei eine tragende Rolle. So
ist z. B. eine korrekte buchhalterische Erfassung
und steuerliche Bewertung von Bewirtungen nur
21möglich, wenn der Finanzbuchhaltung insb. Anlass Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, bietet sich
und Teilnehmer – im besten Fall standardisiert auf auch eine laufende Kontrolle steuerrelevanter
geeigneten Arbeitspapieren – mitgeteilt werden. Bereiche an. Erreichen z. B. die Zinsaufwendungen
Auch müssen bspw. Daten zu Leasingverträgen im Laufe des Geschäftsjahres bald die Höhe der
an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden, bei der Zinsschranke vorgesehenen Freigrenze von
damit dort korrekt erfasst werden kann, inwieweit 3 Mio. Euro, sollte geprüft werden, ob ggf. Maß-
Mietzahlungen geleistet werden, die der gewerbe- nahmen zur Vermeidung der Anwendung der
steuerlichen Hinzurechnung unterliegen, oder ob Zinsschranke ergriffen werden können. Eine nur
etwa laufende Betriebskosten getragen werden. retrospektive Betrachtung nach Ablauf des
Geschäftsjahres bei der Erstellung des Jahresab-
Angesichts der Unterschiedlichkeit der Unterneh- schlusses und der jährlichen Steuererklärungen
men ist es empfehlenswert, neben allgemein- verschließt ein solches Handlungspotential.
gültigen Checklisten auch auf wiederkehrende
unternehmensbezogene Einzelfälle abzustellen, Die unternehmensspezifischen Herausforderungen
aufkommende Fragestellungen zu klären und eine im Bereich der Buchhaltung und der Ertragsbesteue
konkrete Sensibilisierung zu schaffen. Besteht rung des Unternehmens lassen sich dabei klar
bereits eine Bilanzierungsrichtlinie, sollte geprüft und strukturiert in einem Tax CMS abbilden. Da-
werden, ob und inwieweit hier auch steuerliche durch werden Prozesse entwickelt, die es den
Hinweise enthalten bzw. sinnvollerweise noch Unternehmensbereichen erleichtern, Geschäfts
aufzunehmen sind. Hierbei wird es regelmäßig vorfälle richtig zu würdigen und buchhalterisch zu
nicht notwendig sein, sämtliche Mitarbeiter in behandeln. Auch lässt sich dadurch Optimierungs-
die (Un)Tiefen der steuerrechtlichen Würdigung potential heben.
einzuführen, sondern diese zumindest soweit
einzubinden, dass die Einzelperson weiß, welche
Informationen sie wann, wie und an wen weiter-
zugeben hat. Ziel ist es, der Person, die am Ende
die steuerliche Bewertung vorzunehmen hat, ein
vollständiges Bild über die Existenz und den
Umfang der Sachverhalte zu geben.
22COMPLIANCE-HERAUSFORDERUNGEN
IM BEREICH DER MELDEPFLICHTEN
AM BEISPIEL VON DAC 6
Grenzüberschreitende Steuergestaltungen sind der Die Ergebnisse aus der Prüfung vergangener Kon
Finanzverwaltung bei Erfüllung bestimmter Kenn- stellationen beinhalten wichtige Informationen für
zeichen (sog. Hallmarks) innerhalb von 30 Tagen zu den Umgang mit vergleichbaren künftigen Sach-
melden: Dabei erstrecken sich die Meldepflichten verhalten und bergen damit großes Optimierungs-
keineswegs nur auf Steuervermeidungsstrategien. potential. Um dieses zu nutzen, empfiehlt sich eine
Erfasst werden vielmehr auch Sachverhalte, die sich strukturierte Dokumentation, in der Sachverhalts-
klar an den gesetzgeberisch gesetzten Grenzen gruppen gebildet werden. Aus identifizierten mel-
orientieren und keinerlei missbräuchliche Tendenz depflichtigen Sachverhalten lassen sich oftmals
aufweisen. effiziente Prozesse ableiten, um vergleichbare
künftige Konstellationen rechtzeitig erkennen und
Im Zusammenhang mit diesen Meldepflichten eine fristgerechte Meldung vornehmen zu können.
sind Prozesse im Unternehmen zu definieren und in Hilfreich ist zudem die Dokumentation von Sach-
ein CMS zu integrieren. Unternehmer sollten sich verhalten, für die eine DAC 6-Meldung nach ent-
deshalb folgende Fragen stellen: sprechender Würdigung des Einzelfalls begründet
abgelehnt wurde. Dies gilt insb. für Fälle, in denen
› Inwiefern könnten in meinem Unternehmen mel- eine Meldepflicht über den nicht erfüllten Rele-
depflichtige Konstellationen vorliegen? vanztest verneint wird, d. h., dass keiner der Haupt-
› Ist eine effiziente Erfüllung der Meldepflichten vorteile der Gestaltung in der Erlangung eines
sichergestellt? steuerlichen Vorteils liegt.
Um den Meldepflichten effizient nachzukommen, › Wurden die relevanten Sachverhalte ordnungsge-
bedarf es klarer Prozesse, bei denen alle Unterneh- mäß gemeldet?
mensbereiche mit potenziellen Berührungspunkten › Wurden auch die Meldepflichten im Ausland ein-
zu den DAC 6-Meldepflichten eingebunden sind. gehalten?
› Sind die bestehenden Prozesse up to date? Da die Meldepflichten auf EU-rechtlichen Vorga-
› Werden die Prüfergebnisse ordnungsgemäß do- ben beruhen, bestehen in den anderen EU-Mit-
kumentiert? gliedstaaten entsprechende Regelungen. Deshalb
ist zu klären, ob originär eine Meldepflicht in
Deutschland und/oder im EU-Ausland besteht.
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